Généralités sur les Tableaux de bord et la performance

Mr. HADDOUGUI Driss :Cadre de santé . Chef de PSI à CHP

Mohammedia Le Mardi 29/09/2015
 Notions des tableaux de bord
Introduction

Définition du TB

Rôles essentiels du TB

Fonctions du TB

Présentation

Méthodologie
 INTRODUCTION
Les tableaux de bord représentent l’un des moyens
essentiels de l’auto contrôle de l’unité de soins.
Ils sont de grande utilité pour l’infirmier chef et pour
l’équipe de travail.
De ce fait, il constitue l’expression visuelle de la situation
de l’unité, la mise en image des données disponibles.
˝la prise de température n'a jamais guéri qui que ce
soit. Elle reste cependant indispensable pour établir
un diagnostic et conduire à la guérison. ˝
 1. Définition du tableau de bord
Ensemble organisé d’indicateurs renseignés périodiquement ;
Outil de synthèse qui permet une visualisation des situations
décrites et des constats effectués par les indicateurs ;
Support de communication sur une situation qui est aussi
une aide à la prise de décision ;
outil de pilotage et de compte-rendu permettant à l’équipe
de réagir en temps réel par rapport à un objectif clairement
fixé.
 Définition du tableau de bord
un tableau de bord est un instrument de mesure
de la performance facilitant le pilotage "pro-actif"
d'une ou plusieurs activités dans le cadre d'une
démarche de progrès.
Il contribue à réduire l'incertitude et facilite la
prise de risque inhérente à toutes décisions.
C'est un instrument d'aide à la décision.
 2-Les rôles essentiels d’un TB
 Stabilise l’information : Le TB ne présente que les
informations essentielles.
Réduit  Maîtrise le risque : Toute décision est une prise de
l’incertitude
risque, le tableau de bord offre une meilleure
Dynamise la Maîtrise le appréciation du risque de décision.
réflexion risque
 Réduit l’incertitude : L’incertitude handicape toute
prise de décision.

Le  Dynamise la réflexion : Le TB propose des outils

Facilite la Stabilise
communication tableau l’information d’analyse puissants pour étudier la situation.
de bord
 Facilite la communication : Le TB offre une
perception unifiée de la situation.
3. Les fonctions du tableau de bord

1-Informer sur l’évolution

2-Analyser les écarts et
et les tendances des
les tendances
performances
LE TABLEAU
DE BORD

3-prendre des décisions

4-suivre les réalisations
et faire prendre des
afin de corriger
décisions.
 4-Présentation du tableau de bord
Caractéristiques :
présentation claire, synthétique, information facile à lire ;
regroupement des indicateurs en fonction de leurs facteurs de
corrélation ;
production des commentaires à l’appui du tableau de bord.
Plusieurs types de présentation :
en affichage (avec graphiques, tableaux, cartes…) ;
en documents (tableaux et/ou graphiques avec analyse et
commentaires) ;
en fichiers informatiques.
 5-Approche méthodologique :
organisation en fonction des objectifs/références
Afin de concevoir un TdB, plusieurs étapes sont nécessaires :
établir des objectifs clairs, connus et mesurables ;
pour chacun de ces objectifs, on liste les indicateurs s’y rapportant en
distinguant les indicateurs qui mesurent l’efficacité, la qualité et l’équité ;
formaliser les indicateurs dans un tableau de bord et s’assurer de la
clarté du document ;
suivre l’évolution des principaux indicateurs pour les cinq dernières
années ;
visualiser le bilan des réalisations de l’année précédente ;
suivre et comparer les réalisations mensuelles et/ou trimestrielles pour
l’année en cours par programme et activité en rapportant une valeur de
référence, l’objectif, l’écart et l’analyse de l’écart.
 6-Objectifs du TB au sein de l’US
Le tableau de bord représente un support aidant l’Infirmier Chef à:
 piloter l’unité de soins
Atteindre les objectifs fixés par le SSI
Veiller au fonctionnement optimal de l’unité de soin.
Connaître et analyser en permanence le fonctionnement de sa zone de
responsabilité
 LE CONTENU DU TB
 Le TB implique l’élaboration de plusieurs indicateurs mesurant l’agencement optimal
des moyens de production en regard de la mission et de la finalité de l’unité de soins et
ce, en terme de performance de l’activité infirmière

 Il comporte:
Des indicateurs spécifiques à l’unité de soins appelés: indicateurs à
vocation locale
Des indicateurs appartenant à l’environnement de l’unité de soins
appelés: indicateurs à vocation globale.
Définition

Typologies et
classification des
indicateurs

Caractéristiques des
indicateurs
 1- Indicateur: Définition
Les indicateurs de santé peuvent servir à documenter les politiques
en matière de santé, à gérer le système de santé et à affiner
notre vision commune des déterminants globaux de la santé.
Nombreuses sont les significations attribuées au concept indicateur.
Selon l’OMS, les indicateurs sont définis comme des «variables
aidant à mesurer les changements». On les utilise surtout lorsque
ces changements ne peuvent être mesurés directement ;
Selon l’ONU, les indicateurs sont des «variables qui aident à
mesurer les changements intervenus dans une situation donnée.
Ce sont des moyens de suivre et d’évaluer les effets d’une
activité».
 Indicateur: Définition
On déduit de ces définitions les informations
suivantes :
un indicateur est une mesure reflétant une situation, un état ou
l’évolution d’un phénomène, d’une activité ou d’un programme ;
un indicateur doit nécessairement être accompagné d’une
norme d’interprétation ou d’une base de comparaison ;
un indicateur est un outil de mesure des performances et des
résultats ;
un indicateur est un outil d’évaluation et d’aide à la décision
grâce auquel on va pouvoir mesurer de façon objective une
activité, à un instant donné et dans un espace quelconque.
 2-Typologie et classification des indicateurs

Il existe plusieurs types d’indicateur :

direct vs indirect ;
simple vs composé ;
quantitatif vs qualitatifs ;
par niveau systémique ;
par niveau de performance ;
par dimension de la qualité ;
les indicateurs de desserte.
 Par niveau systémique
 Les indicateurs d’activités : ils mesurent une production. Par exemple : le
nombre d’accouchements, CPN, CC.
 Les indicateurs de ressources : ils représentent les moyens humains, les
équipements et les ressources financières nécessaires à la prise en charge
des patients.
 Les indicateurs de processus : ils renseignent principalement sur les
pratiques professionnelles appliquées lors des différentes tâches ainsi que
sur les modalités de fonctionnement et de coordination des secteurs
d’activités concernés.
 Les indicateurs de résultats : ils peuvent être soit des indicateurs de
résultats négatifs, tels que la morbidité ou la mortalité soit des indicateurs
de résultats positifs tels que la satisfaction des usagers.
 Les indicateurs de productivité ou d’efficience : ils mesurent la relation
entre les ressources utilisées et le résultat obtenu, par exemple, le nombre
de CC/méd ou le nombre d’accouchements/SF.
 Par dimension de la qualité
 L’indicateur peut aussi s’intéresser aux différentes dimensions de la qualité:
 un indicateur d’efficacité exprime le rapport entre les résultats obtenus et les objectifs
fixés ;
 un indicateur d’efficience exprime le rapport entre les résultats obtenus et les moyens mis
en œuvre ;
 un indicateur de disponibilité exprime le rapport entre les ressources et les besoins des
usagers au regard des objectifs et/ou références ;
 un indicateur d’accessibilité définit le rapport entre la quantité de services et les besoins
des usagers. La disponibilité est souvent utilisée comme indicateur de l’accessibilité: on
suppose que si des ressources sont disponibles, alors les services sont accessibles ;
 un indicateur d’utilisation définit une interaction entre deux comportements, celui de
l’individu (bénéficiaire) qui entreprend une démarche de recours aux soins et celui du
professionnel de la santé qui dirige le malade dans le système de soins. L’utilisation du
service est l’existence d’un contact réel entre la population cible et le service. Il est mesuré
par le pourcentage de la population-cible ayant utilisé au moins une fois le service.
 Autres types d’indicateur
Les indicateurs quantitatifs mesurent une quantité pouvant faire
l’objet d’un énoncé statistique, par exemple : pourcentage de la
population-cible atteinte par la campagne de vaccination, incidence
de paludisme, nombre de participants à un cours de formation.
Les indicateurs qualitatifs jugement et perception, fondé pour
l’essentiel sur une analyse objective, par exemple : qualité des soins
antituberculeux reçus par les patients dans les CS, niveau de
satisfaction des clientes de la PF.
Les indicateurs proxy : quantitatifs ou qualitatifs, ils ne sont pas une
mesure directe du résultat énoncé, mais une mesure indirecte de la
situation, par exemple: taux d’alphabétisation comme indicateur de
la qualité du système d’éducation, mortalité maternelle comme
indicateur de la qualité des services de santé.
 3-Caractéristiques des indicateurs
Le choix des indicateurs se fait en fonction des objectifs fixés et de la spécificité
de la zone d’intervention. Un indicateur doit avoir les caractéristiques suivantes :
simple, donc facile à utiliser : sa structure est légère, ses procédures de recueil des
données et de circulation de l’information sont rapides et standardisées ;
acceptable : simple, opérationnel et crédible ;
valide : il doit refléter ce qu’il est censé mesurer, c.à.d. fournir les repères
nécessaires à l’appréciation de l’état ou de l’évolution du phénomène pour lequel il a
été choisi ;
sensible : il doit être apte à varier beaucoup et rapidement lorsqu’apparaissent des
variations, même de faible amplitude, du phénomène étudié ;
spécifique : il ne doit varier que si le phénomène à l’étude subit des modifications.
 Evaluation de la performance
Définition de la
performance

Pourquoi et pour qui

mesure-on la
performance?

Comment on mesure la
performance
hospitalière?
 Définition de la performance

La performance d’un système de santé

correspond à sa capacité à remplir les missions
pour lesquelles il est considéré comme responsable.
Selon l’OMS la performance est la
« recherche des meilleurs résultats avec les mêmes
ressources »
 Pourquoi et pour qui mesure-on la
performance ?
 Pourquoi pour qui
2 tendances (universelles ?) ❶Le public : imputabilité
❶Demandes croissantes ❷Le gouvernement :
d’imputabilité : imputabilité
❷Pressions croissantes ❸Les gestionnaires :
pour améliorer amélioration
l’utilisation des
ressources, la qualité et ❹Les professionnels et les
les résultats gestionnaires des
opérations : amélioration
 Comment on mesure la performance
hospitalière? les approches
Hôpital = Une organisation
Performance organisationnelle
Ref. Modèle intégrateur de F. Champagne
Hôpital = un système
Performance fonctionnelle
Ref. Modèle empirique DHSA
 APPROCHE ORGANISATIONNELLE
Hôpital = Organisation
Hôpital = Organisation =
But/Mission SPECIFIQUE
Une division de travail (spécialisation/départementalisation)
Structuration des relations (organigramme)
Des règles de fonctionnement
Administratives: Règlement intérieur,
Technique: Organisation des soins, manuel de procédures
Des moyens de production
Des moyens de contrôle: Hiérarchie / Contrat / Accréditation
Hôpital # Entreprise :
Centré sur Mission d’utilité publique : Soins
Dualité organisationnelle (Professionnels VS Gestionnaires)
 Principaux indicateurs de performance

Efficacité clinique et sécurité des patients Préoccupation envers le patient

 Mortalité  Annulations de dernière minute des chirurgies

 Perception/satisfaction générale des patients
 Réadmission dans le même établissement  Perception des patients quant aux aspects interpersonnels
 Réadmission à un niveau de soins supérieur dans les 48  Perception des patients quant à l’information et
heures l’autonomisation
 Césariennes  Perception des patients quant à la continuité des soins
 Admission suite à une chirurgie d’un jour Gouverne responsable
 Antibioprophylaxie  Allaitement maternel à la sortie
 Événements sentinels  Perception des patients quant à la continuité des services
Efficience Préoccupation envers le personnel

 Chirurgie d’un jour  Budget prévention et promotion de la santé du personnel

 Durées de séjour  Absentéisme

 Accidents d’exposition au sang
 Gestion des stocks de médicaments
 Durée de travail excessive
 Intensité d’utilisation des salles d’opération  Formation professionnelle
 Approche fonctionnelle
Hôpital = Ensemble de fonctions
Performance hospitalière =
Réalisation des missions de l’hôpital (Efficacité)
Assurer les fonctions des hôpitaux (fonctionnalité)
Rentabiliser les ressources (efficience)
Cadre de l’analyse de la performance
systémique
 Approche fonctionnelle: Lien avec la
performance
La performance des SS correspond à leur
aptitude à obtenir les meilleurs résultats possibles,
compte tenu des ressources disponibles (capacité à
remplir Mission/fonctions)
Performance par rapport à quelles Fonctions ?
Pour réaliser quels attributs ?
Avec quels indicateurs et quelle technique de
recueil des données ?
 Pré requis 1: Fonctions de l’Hôpital
Mission Développement
Mission de soins professionnel

Mission de santé Mission économique et

publique managériale
Pré requis 1:Les 6 FONCTIONS DU RESSP
4-Fonction de 3-Fonction
formation et d’organisation et de
d’encadrement gestion

5-Communication et
liaison 2-Fonction de santé
publique

6-Fonction de Fonctions
développement
communautaire et assurées 1-Fonction de soins
collaboration au niveau
intersectorielle d’une CS
 PREREQUIS 2: CADRE D’ANALYSE
Intrants ou ressources Processus Extrants ou produits Résultats
Contexte
Prestations de

Chaînes de Production
•Population / Aire géogr.
Diagnostic Soins
•Besoins
efficaces
•Politique sanitaire
•Enjeux et opportunités Prestations de
Usagers
(AMO/RAMED) Soins
satisfaits
Ressources
•Infrastructure Prestations Budget
•Compétences d’hôtellerie Équilibré
•Budget
Responsabilité Prestations de Fonctionnalité
•Statut
Gestion sociale
•Obligations/Incitation
Autres prestations
Objectifs
 Pré requis 3 : Attributs de performance

Mesure de l’efficience
Ressources
Productivité

ACTIVITE/PRODUIT
Bénéficiaires (FONCTION) Résultat

Mesure de la production Mesure de l’efficacité

 Matrice d’analyse de la performance hospitalière

FONCTIONS ATTRIBUTS DE PERFORMANCE

Production Efficacité Efficience
Soins
Urgence
CSE
Hospitalisation
Diagnostic
Imagerie
Laboratoire Pré requis 4 :
Hôtellerie Indicateurs de mesure de la performance
Séjour
Gestion
Finance
Ressources humaines
Logistique
Matrice d’analyse de la performance ESSP

FONCTIONS ATTRIBUTS DE PERFORMANCE

Production Efficacité Efficience

Fonction de soins

Fonction de santé publique

Fonction d’organisation et de
gestion
Fonction de formation et
d’encadrement
Communication et liaison
Indicateurs de mesure de la performance
Fonction de développement
communautaire et
collaboration intersectorielle
Exemples d’indicateurs de mesure
FONCTIONS ATTRIBUTS DE PERFORMANCE

Production Efficacité/Qualité Efficience/Productivité

(V. Absolue et relative)

Soins
Urgence Tx de Fréquentation des urgences % admissions urgentes

CSE Tx de Fréquentation des CSE Délai de RV pour CSE

Admission Tx d’hospitalisation Mortalité intra-hospitalière DMS

Délai RV pour admission
Tx infections nosocomiales

Diagnostic
Imagerie Nb d’ex. d’imagerie /hab

Laboratoire Nb d’ex. de labo /hab

Hôtellerie
Séjour Fréquentation litière TROT TOM

Gestion
Finance Évolution des ressources propres Capacité d’autofinancement Dépenses par admission
Recouvrement des recettes Couverture des dépenses
Ressources humaines

Logistique
 Annexes
 Annexe 1: Indicateurs de Performance hospitalière
au Maroc
 Exemple de TB d’un service de maternité
 La performance de la fonction soins
Hospitalisation / Urgences /CSE

Production Productivité / Efficience

CSE Chirurgie d’un jour,
Hospitalisation Interventions chirurgicales par
Passages aux urgences PU chirurgien
interventions chirurgicales, Interventions chirurgicales par
salle opératoire
accouchements,
Intensité d’utilisation des salles
Hémodialyse opératoires
Séances d’hémodialyse par
générateur
 La performance de la fonction soins
Hospitalisation / Urgences /CSE

Accessibilité Equité (géographique,

 Hosp/1000 hab, économique)
 CSE / 1000 hab,  géographique : Comparer ratio (Cas rural/pop
rurale par rapport au cas urbains sur la
 PU/1000 hab…., population urbaine).
Qualité  Economique
 Le taux de mortalité hospitalière Satisfaction globale de la
 Taux de réadmission population
 Le délais de RDV  Annulation de programme opératoire à la
 Le taux d’infection nosocomiale, dernière minute
 Le taux d’évasion  Satisfaction générale des patients(enquête)
 Le taux de sortie contre avis médical
(SCAM)
 Le taux d’évacuation
La performance de la fonction hôtellerie La performance de la fonction diagnostic

Production Production
JH Examens de labo
Linge lavé Examens de Radiologie
Repas servis Examens d’échographie
Productivité Examens de scanographe
La durée moyenne de séjour Proportion d’examens en interne
(tributaire de la part relative à Proportion d’examens en externe
l’activité d’obstétrique) Proportion d’examens en urgence
Le Taux d’Occupation Moyen des Productivité / Efficience
lits
Examens par technicien et par jour
 La performance de la fonction financière

 Production  Recette de radiologie / Nombre

d’examens radiologiques
 Recettes d’hospitalisation
 Recettes de laboratoire  Taux d'exécution du budget en recettes
(Recettes recouvrées / recettes
 Recettes d’imagerie médicale prévisionnelles)
 Recettes de certificats médicaux  Taux d'engagement (dépenses engagées
/ dépenses prévues),
 Recettes de tiers payant
 Capacité d'autofinancement
 Efficacité / Efficience
 Recettes par journée d’hospitalisation
 Recettes d’hospitalisation / nombre (recettes d’hospitalisations / nombre de
de malades hospitalisés JH)
 Recettes de laboratoire / nombre  Dépenses rapportées aux
d’examens de laboratoire hospitalisations
 MATRICE: MODE D’UTILISATION DE L’HÔPITAL

Dimensions Indicateurs
Admissions totales
Hospitalisation complète(HC)
Hospitalisation du jour(HDJ)
Taux d‘admission
Journées d'hospitalisation(JH)
Activités Taux d'occupation moyen (TOM)
hospitalières Consultations spécialisées externes (CSE)
Consultations des soins d'urgence (CSU) [PU]
Interventions chirurgicales Majeures
Prestations de rééducation fonctionnelle (PRF)
Accouchements
Césariennes
Dimensions Indicateurs
Examens de mammographie
Malades pris en charge pour Kc
ALD
Malades dialysés au niveau de l’hôpital
Admissions en psychiatrie
Greffes de rein
ALC Greffes de cornée
Chirurgie cardiaque
Tx de mortalité intra-hospitalière
Mortalité Tx de mortalité maternelle intra-hospitalière
Tx de mortalité néonatale hospitalière
RP (+10%/an)
Finance
% AMO dans RP
Malades/Générateur
Productivité ICM/chir/sem
Interv / Salle op fonct
SAMU Transferts inter hospitaliers
Proposition d’un TB pour le service de Maternité
 Principaux objets de gestion de l’infirmier chef

Gestion de Gestion des

ressources médicaments et Gestion de soins
Humaines dispositifs médicaux

L’infirmier chef

Gestion des équipements

Gestion des patients Gestion des lits
biomédicaux
1/Gestion des ressources humaines
 La mise en place d’un TB de gestion des ressources
humaines a pour but la connaissance de l’état de
situation concernant le personnel.
 la gestion des ressources humaines au niveau du
service concerne les variables absentéisme,
formation continue et congés annuels.
 Taux d’absentéisme
l’absentéisme: « Le fait de ne pas se présenter au travail lorsqu’on est censé le faire »
( Encyclopédie Universalys)

Pourquoi ?

Sujet de management très important

Facteur perturbateur des processus et des plannings orientés

Un indicateur de démotivation et de désengagement

Générateur de coût supplémentaire

Objectif à atteindre: identifier, analyser et agir sur le phénomène

 Taux d’absentéisme
 mode de calcul:
Total des journées perdues *100
J. théorique de travail *effectif agent

 Le clignotant: taux d’absentéisme dépasse 30%.

 2/Gestion des soins
 Les variables proposées par le groupe de travail pour la bonne gestion des
soins sont au nombre de deux à savoir le taux d’escarre et la réadmission.

 Mode de calcul:

Nombre de nouveaux cas d’escarre pendant une période déterminée

Nombre d’entrées pendant la même période

 le clignotant: présence de cas d’escarres

 3/Gestion des lits
 Le TOM renseigne sur la gestion des lits et il est très utile pour déterminer les
besoins réels en lits pour chaque spécialité. Il met en relation le nombre de lits
ouverts et dotés en personnel et le nombre de patients qui ont occupé ces lits
 mode de calcul:
TOM (%) = nombre de Journées d’hospitalisation x100
Nombre total des lits fonctionnels(période
 Clignotant: lorsque Le TOM < à 50% on doit agir.
 4/Gestion des patients

 Le groupe a retenu les variables suivantes : Admission,

satisfaction et séjour.

 (NMA) =nombre d’admissions de la période

La période

 Le clignotant: La tendance stagnante ou décroissante

 Les plaintes et réclamations
 C’est la manifestation d’attentes auxquelles il n’y a pas eu satisfaction
 Les objectifs:
 Déceler les dysfonctionnements et apporter des actions correctives
 Mesurer l’insatisfaction des usagers
 Améliorer la qualité de la P.E.C
 Développer une culture de l’écoute à tous les niveaux
 Favoriser l’expression des usagers
Mode de calcul:
nombre de plaintes
nombre de bénéficiaire
 La DMS
 La DMS fournit une indication sur l’efficience des soins prodigués aux
malades.
 Objectif: Réduire la durée de séjour par la dispensation des soins de
qualité.
 Mode de calcul: DMS=nombre de journées d’hospitalisation/Nombre
d’admission
 le clignotant: la DMS dépasse sept jours
 5/Gestion des médicaments et dispositifs médicaux

 L’enregistrement régulier des prescriptions et l’administration des médicaments aux patients est une
activité primordiale pour assurer la traçabilité de ces produits depuis leur commande jusqu’à leur
utilisation par le patient.
 Les indicateurs utilisés dans La gestion des médicaments sont :
 Proportion des médicaments reçus par rapport à la commande
 Période de rupture de stocks par produit

 Les objectifs:
 Assurer le suivi de la consommation : Adéquation entre les médicaments reçus et les médicaments commandés
 Ajuster les commandes et identifier les produits qui sont souvent en rupture.
 Suivre le budget des médicaments alloués au DM.
 5/Gestion des médicaments et dispositifs médicaux (2)

 Mode de calcul :
total des médicaments commandés période =
proportion des médicaments reçus (PMR)/médicaments
commandés (MC)
 C’est un agenda de rupture de stocks pour chaque produit
dans l’année avec le nombre de jours.
Clignotants:
 Quantité reçue < à la quantité commandée

 Médicament commandé en rupture

 6/Gestion des équipements biomédicaux

 Les informations nécessaires pour une bonne gestion de ces équipements peuvent être
résumées dans les délais d’intervention pour un appareil en panne, la périodicité de la
maintenance préventive.
 Objectifs:
 Réduire le délai des pannes des équipements biomédicaux pour avoir un équipement disponible
 Maintenir un délai régulier d’intervention de la maintenance préventive pour le bon fonctionnement
des équipements biomédicaux
 Indicateurs de production :
 Temps moyen de bon fonctionnement en jours(TMBF)
 Maintenance préventive réalisée sur ces équipements
 6/Gestion des équipements biomédicaux

Mode de calcul :C’est un agenda d’immobilisation pour

chaque équipement dans le mois de l’année avec le
nombre de jours.
Les clignotants
 La maintenance préventive non réalisée
 Equipement en panne dépassant une semaine
 Références
 Manuel de formation en gestion de la circonscription sanitaire édité par la
DHSA / Novembre 2014
 Présentation sur la performance hospitalière: Dr Naciri DHSA
 Travaux de groupes: La construction du tableau de bord /cas du service de
gynécologie de la maternité des orangers