INSTITUT NATIONAL DES SCIENCES DE GESTION

GROS BOUQUET BP : 190 Libreville / GABON

Tel / Fax : +241 01 73 28 45

RAPPORT DE STAGE DE FIN DE CYCLE

EN VUE DE L’OBTENTION DE LICENCE PROFESSIONELLE
Option :
INFORMATIQUE DE GESTION

Thème :
DÉMATERIALISATION DE DOCUMENTS
COMPTABLES EN VUE D’UN ARCHIVAGE
NUMÉRIQUE
Cas de Paperscan Pro

Stage effectué à
La Direction Nationale de La
Banque des États d’Afrique Centrale
pour le GABON

Présenté par :
ALOGO NKOGO ÉLISÉE KÉVIN JARROD

TUTEUR PROFESSIONNEL TUTEUR PEDAGOGIQUE

M. NGOYE Jean Claude Pr Emmanuel MOUSSONE
Chef du service affecté Enseignant - Chercheur
Session de Juillet 2024
 INSTITUT NATIONAL DES SCIENCES DE GESTION
GROS BOUQUET BP : 190 Libreville / GABON
Tel / Fax : +241 01 73 28 45

RAPPORT DE STAGE DE FIN DE CYCLE

EN VUE DE L’OBTENTION DE LICENCE PROFESSIONELLE
Option :
INFORMATIQUE DE GESTION

Thème :
DÉMATERIALISATION DE DOCUMENTS
COMPTABLES EN VUE D’UN ARCHIVAGE
NUMÉRIQUE
Cas de Paperscan Pro

Stage effectué à
La Direction Nationale de La
Banque des États d’Afrique Centrale
pour le GABON

Présenté par :
ALOGO NKOGO ÉLISÉE KÉVIN JARROD

TUTEUR PROFESSIONNEL TUTEUR PEDAGOGIQUE

M. NGOYE Jean Claude Pr Emmanuel MOUSSONE
Chef du service affecté Enseignant - Chercheur
Session de Juillet 2024
DÉDICACE

Nous dédions ce rapport de stage, à nos parents qui nous ont soutenu tout au long de notre
parcours académique. Ce soutien a été de taille et nous a aidé à persévérer pendant toute la
période de stage. La confiance qu’ils plaçaient en nous nous a aidé à ne pas renoncer à trouver
un thème de stage et à nous s’y accrocher.

1
REMERCIEMENTS

Nous tenons à remercier toutes les personnes qui ont contribué au succès de notre projet et qui
nous ont aidé lors de la rédaction de ce rapport.

Tout d'abord, nous adressons nos remerciements à l’institut national de sciences de gestion y
compris au Professeur Emmanuel MOUSSONE, pour ses conseils avisés.

Nous tenons à remercier vivement notre maitre de stage, M. Jean Claude NGOYE responsable
du service Comptabilité, Budget et Contrôle de Gestion au sein de la Direction Nationale de la
BEAC (GABON), pour son accueil, le temps passé ensemble, le partage de ses idées de
rédaction du rapport et l’archivage actuelle.

Mais aussi, nos remerciements s’adressent aussi M. Sylvestre MBA Aimé, qui fût d'une aide
précieuse.

Nous remercions également toute l'équipe du service pour leur accueil, leur esprit d'équipe et en
particulier Mr Shultz MBOTOTO, qui nous a beaucoup aidé à comprendre la plupart de nos
préoccupations...

Enfin, nous tenons à remercier toutes les personnes qui nous ont conseillé et relu lors de la
rédaction de ce rapport de stage : notre famille, y compris notre père M. ALOGO NKOGO
Justin, agent de la Direction nationale de la Banque des États pour l’Afrique Centrale pour le
GABON.

2
AVANT-PROPOS
Créé en 1973 par ordonnance n°51/73 du 19 avril 1973 et modifié par l'ordonnance n°006/88,
l’Institut National des Sciences de Gestion (INSG) est un établissement d'enseignement
supérieur public dans le domaine des sciences de gestion. Connu comme la première école de
gestion de la sous-région, il a su se positionner parmi les leaders en termes d'enseignement au
Gabon et en Afrique. Depuis lors, il occupe une place de renom.

Anciennement rattaché à l'Université Omar Bongo, l'INSG se situe désormais dans les locaux
de l'Institut National de la Poste, des Technologies de l’Information et de la Communication
(INPTIC). Depuis sa création, l'INSG a pour mission de former les futurs cadres moyens et
supérieurs aussi bien nationaux qu'étrangers aux métiers de la gestion. Son accession par voie
de concours est ouverte à tout candidat ayant obtenu le baccalauréat, sans distinction de
nationalité.

À partir de l'année académique 2004-2005, l'établissement a dû s'arrimer au système LMD

(Licence-Master-Doctorat) afin d'offrir à ceux qui le désirent un cursus scolaire complet. Il
propose deux régimes d’étude que sont la formation initiale réservée à ceux ayant obtenu le
concours d'entrée, et la formation continue.

S’agissant de la formation initiale, les diplômes délivrés sont les suivants :

➢ Parcours Licence professionnelle (BAC+3) :

- Banque Finance ;

- Gestion des Ressources Humaines (GRH) ;

- Management des Opérations Internationales (MOI) ;

- Marketing Commerce et Communication (MCC) ;

- Gestion Touristique et Environnementale (GTE).

➢ Parcours licence fondamentale (BAC+5) :

- Finance-Comptabilité (FC) ;

3
 - Marketing et Commerce Internationale (MCI).

➢ Parcours Master (BAC+5) :

- Comptabilité, Contrôle & Audit (CCA) ;

- Finance ;

- Marketing Stratégique Internationale (MSI) ;

- Management des Affaires Internationales (MAI).

S’agissant de la Formation Continue, l'Institut National des Sciences de Gestion à travers la

formation continue, délivre trois (3) types de diplômes, à savoir :

➢ Le Brevet de Technicien Supérieur (BTS) (en cours du jour) :

- Actions Commerciales (AC) ;

- Comptabilité Gestion des Organisation (CGO).

➢ Le Brevet de Technicien Supérieur (BTS) (en cours du soir) :

- Action Commerciale (AC) ;

- Comptabilité Gestion des Organisations (CGO) ;

- Commerce International (CI) ;

- Comptabilité-Contrôle-Audit (CCA).

➢ La Licence Professionnelle :

- Gestion Financière et Comptable (GFC) ;

- Logistique et Gestion Commerciale (LGC).

➢ Le Master Professionnel :

- Administration des Entreprises (AE) ;

- Audit et Contrôle de Gestion (ACG) ;

- Gestion des Entreprises (GE) ;

- Gouvernance et Management Public (GMP) ;

4
 - Management en Environnement et Développement Durable (MEDD) ;

- Management des Ressources Humaines (MRH) ;

- Marketing et Stratégie à l'Internationale (MSI).

En outre, l'Institut National des Sciences de Gestion a également ouvert des formations "double
compétence" orientée ingénierie des sciences de gestion et informatique, qui préparent aux
diplômes suivants :

➢ Licence professionnelle en informatique de gestion.

➢ Bachelor en ingénierie de gestion avec plusieurs options à savoir :

- Biotechnologies et industries agroalimentaires ;

- Energie, transport, matériaux et environnement ;

- Ingénierie des données.

➢ Master en informatique de gestion avec les options suivantes : -

- E-Business;

- Marketing digital et Big Data.

➢ Master en ingénierie de gestion accompagné d’options qui suivent :

- Biotechnologie et industries agroalimentaires ;

- Energie, transport, matériaux et environnement ;

- Ingénierie des données.

Sont admis en licence toute personne titulaire d'un Bac A, B, C, D ou E. Pour l'admission en
master, être titulaire d'une licence en sciences fondamentales ou appliquées, en gestion, en
économie ou informatique. Les dossiers de candidature sont à retirer à la Direction Générale de
l'INSG située au Feu Rouge Gros Bouquet.

5
LA TABLE DES ABRÉVIATIONS

• BEAC : Banque des États

d’Afrique Centrale ;
• BICIG : Banque Internationale
pour le Commerce et l'Industrie du Gabon ;
• CBCG : Comptabilité, Budget et
Contrôle de Gestion ;
• CEMAC : Communauté Economique et
Monétaire de l’Afrique Centrale ;
• COBAC : Commission Bancaire d’
Afrique Centrale ;
• CNEF : Comité National
Économique et Financier ;
• FCFA : Franc de la Coopération Financière en Afrique ;
• FMI : Fonds Monétaire International ;
• NTIC : Nouvelles Technologies
de l’Information et de la Communication ;
• RH : Ressources Humaines ;
• SCBCG : Service Comptabilité, Budget
Et Contrôle de Gestion ;
• S.I : Système d’information ;
• SYGMA : Système de gros montants automatisé ;
• SYSCOBEAC : Système comptable de la BEAC ;
• SYSTAC : Système de Télécompensation en Afrique Centrale ;
• TPG : Trésor Public Gabonais ;
• TWAIN: Technology Without An Interesting Name;
• UGB : Union Gabonaise de Banque ;
• WIA : Windows Image Acquisition ;

6
SOMMAIRE

DÉDICACE .............................................................................................................................................. 1

REMERCIEMENTS ................................................................................................................................. 2

AVANT-PROPOS .................................................................................................................................... 3

LA TABLE DES ABRÉVIATIONS ........................................................................................................ 6

SOMMAIRE ............................................................................................................................................. 7

INTRODUCTION GÉNÉRALE .............................................................................................................. 8

PARTIE I : DÉROULEMENT DU STAGE....................................................................................... 11

CHAPITRE 1 : PRÉSENTATION DE LA BEAC GABON ............................................................. 12

SECTION 1 : Historique de la BEAC ............................................................................................ 12

SECTION 2 : Activités, Organisation, Fonctionnement de la BEAC GABON .......................... 13

CHAPITRE 2 : PRÉSENTATION DU STAGE ET TRANSFORMATION DIGITALE ............. 21

SECTION 1 : Le stage dans le service Comptabilité, Budget et Contrôle de gestion ................ 21

SECTION 2 : La transformation digitale et choix du thème ....................................................... 27

PARTIE II : ANALYSE DU PROCESSUS DE LA DÉMATÉRIALISATION DE DOCUMENTS

COMPTABLES EN VUE D’UN ARCHIVAGE NUMÉRIQUE A PAPERSCAN PRO ............... 29

CHAPITRE 3 : Le cadre d’étude ........................................................................................................ 30

SECTION 1 : Les techniques d’investigations .............................................................................. 30

SECTION 2 : Présentation de la méthodologie appliquée à la dématérialisation ...................... 36

CHAPITRE 4 : RÉSULTATS, ANALYSE ET RECOMMANDATIONS ...................................... 60

SECTION 1 : Présentation des résultats ........................................................................................ 60

SECTION 2 : L’analyse et recommandations par rapport à la méthodologie ........................... 62

CONCLUSION GÉNÉRALE ................................................................................................................. 65

BIBLIOGRAPHIE .................................................................................................................................. 68

ANNEXES A .......................................................................................................................................... 70

ANNEXES B .......................................................................................................................................... 79

GLOSSAIRE........................................................................................................................................... 82

7
INTRODUCTION GÉNÉRALE

Le support papier reste l’élément fondamental d’archivage de l’information à la BEAC. De

manière générale, les entreprises, continuent toujours à l'utiliser, notamment au Gabon. Il rend
encore service aux entreprises gabonaises constituant l’essentiel de leurs archives actuelles.

L’archivage sur support papier a longtemps été la méthode privilégiée pour conserver des
informations au Gabon. Voici quelques arguments en faveur de cette approche :

Conservation physique : Le support papier permet de stocker des documents physiquement, ce

qui garantit leur préservation à long terme. Contrairement aux supports numériques, les
documents papier ne sont pas sujets à des pannes matérielles ou à l’obsolescence
technologique1.

Accessibilité : Les archives papier sont accessibles sans dépendre de logiciels spécifiques ou de
matériels particuliers. Tout utilisateur peut consulter un document papier, qu’il s’agisse d’un
chercheur, d’un étudiant ou d’un citoyen lambda2.

Preuve légale : Les documents papier ont une valeur probante dans les procédures légales. Ils
servent de preuve dans les litiges, les transactions commerciales et les affaires administratives3.

Confidentialité : Les archives papier peuvent être stockées dans des endroits sécurisés,
protégeant ainsi la confidentialité des informations. Cela est particulièrement important pour les
documents sensibles ou confidentiels4.

Il n’est d’ailleurs pas rare de voir une multiplication massive du papier au sein de ses
entreprises. Cependant, il est essentiel de noter que l’archivage numérique gagne en popularité
pour deux raisons au moins :

1
Clotaire Messi Me Nang dans AFRIQUE & HISTOIRE 2005/1, volume 3, pages 157 à 164
(https://www.cairn.info/revue-afrique-et-histoire-2005-1-page-157.htm)
2
Clotaire Messi Me Nang dans AFRIQUE & HISTOIRE 2005/1, volume 3, pages 157 à 164
(https://www.cairn.info/revue-afrique-et-histoire-2005-1-page-157.htm)
3
https://www.economie-numerique.gouv.ga/object.getObject.do?id=995
4
https://www.tootinfo.com/article/stockage/634-les-etapes-d-archivage-des-documents

8
Espace de stockage : Les archives numériques permettent de stocker d’énormes quantités de
données dans un espace réduit. Cela est particulièrement avantageux lorsque l’espace physique
est limité5.

Recherche et accès facilités : Les systèmes d’archivage numérique offrent des fonctionnalités
de recherche avancées, permettant aux utilisateurs de trouver rapidement des informations
spécifiques. De plus, l’accès aux documents numériques peut être étendu à un plus grand
nombre d’utilisateurs6.

C’est dans ce contexte, que notre rapport traitera du sujet suivant :

DÉMATÉRIALISATION DE DOCUMENTS COMPTABLES EN VUE D’UN ARCHIVAGE

NUMERIQUE.

Le stage, à la Direction Nationale de la BEAC Gabon, pour le service Comptabilité, Budget et

Contrôle de Gestion a une durée de deux mois du 19 Juin au 18 Août 2023. Sous la direction de
M. NGOYE7, tout en effectuant des tâches du service en parallèle afin de soutenir, au mieux,
ma compréhension du monde du travail.

Après une semaine environ de stage, on constate, qu’il y a possibilité d’améliorer la manière
dont les archives sont gérées. Une question nous est alors venue à l’esprit :

Comment se passer des archives comptables physiques au profit d’archives numériques qui
seront archivées en local ?

Nous traiterons des éléments des réponses à cette question dans la deuxième partie. Le sujet
précité, porte à intérêt, d’une part, grâce à son innovation locale apportée dans l’usage des NTIC
au sein du service CBCG et l’apparition de méthodes d’archivage révolutionnant les archives
actuelles de ce service. Mais d’autre part, une conservation et réutilisation plus efficaces des
données comptables sous format numérique.

Le plan de notre rapport sera divisé en deux grandes parties :

56
Francoise Banat-Berger et Claude Huc, auteurs du module 7 - Gestion et archivage des documents
numériques (https://www.piaf-archives.org/se-former/module-7-gestion-et-archivage-des-
documents-numeriques)

7
M. NGOYE : Chef du service affecté et Maître de stage.
9
• La première partie : Le déroulement du stage. Elle va aborder la présentation de la
Banque des États d’Afrique Centrale dans le premier chapitre. Et dans le second chapitre,
la présentation du service d’accueil et des outils technologiques utilisés pour notre sujet.
• La seconde partie : Analyse du processus de la dématérialisation de documents
comptables en vue d’un archivage numérique a paperscan pro. Elle va mentionner le
cadre d’étude et la méthodologie choisie dans le premier chapitre. Et dans le second
chapitre, les résultats, analyses et propositions obtenues.

10
 Partie I

DÉROULEMENT DU STAGE

Dans cette partie, nous abordons dans le premier chapitre, une présentation globale et spécifique
de la BEAC au GABON sous trois axes : « Activités », « Organisation » et « Fonctionnement ».
Et dans le deuxième chapitre, nous parlons cette fois-ci, du stage à proprement dit, à savoir le
service qui nous a accueilli. Ainsi que les outils choisis pour la transformation digitale à
appliquer, sans oublier une justification du thème en question.

11
CHAPITRE 1 :

PRÉSENTATION DE LA BEAC GABON

Dans ce chapitre, nous ferons connaissance avec la BEAC, son historique et ses activités
(section 1).
Ainsi que son organisation et fonctionnement (section 2).

SECTION 1 : Historique de la BEAC

Son historique est composé de plusieurs éléments qui suivent :

- Création ;
- Statut juridique.

Ils sont abordés dans cette section.

I- CRÉATION

La Banque des États de l’Afrique Centrale est née des Accords dits de Brazzaville, signés les
22 et 23 novembre 1972 à Brazzaville (République du Congo). Elle traduit dans les faits, la
volonté des six États membres de maintenir entre eux et la France une coopération monétaire
mutuelle profitable, dans le respect de leur souveraineté nationale, et sans cesse adaptée à leur
évolution politique et économique.
De 1955 à 1960, l’émission monétaire était assurée en Afrique Centrale par l’Institut d’Émission
de l’Afrique Équatoriale et du Cameroun, établissement public français, crée pour prendre la
relève de la Caisse Centrale de la France Libre (1942-1955). Cette dernière avait repris, pendant
la seconde guerre mondiale, les activités de la Banque de l’Afrique Occidentale (BAO), banque

12
française privée qui avait le monopole de l’émission de la monnaie dans les colonies françaises
d’Afrique.
A l’issu des accords de coopération signés le 22 novembre 1972 entre cinq États (Cameroun,
Congo, Gabon, Tchad et RCA), La Banque des États de l’Afrique Équatoriale et du Cameroun
(BCEAEC), est devenue la Banque des États de l’Afrique Centrale (BEAC). La Guinée
Équatoriale y adhère le 1er janvier 1985, et devient le sixième État membre. Il convient toutefois
de signaler que le nouvel Institut d’Émission n’a démarré effectivement ses activités que le 02
avril 1973 et le transfert de son siège de Paris à Yaoundé a eu lieu le 1er janvier 1977.

II- STATUT JURIDIQUE

Selon la note annexe du RAPPORT GÉNÉRAL DES COMMISSIONS DES COMPTES8, il est
dit : «

La Banque des Etats de l’Afrique Centrale (BEAC ou Banque Centrale), dont le siège

central est situé Avenue Mgr Vogt à Yaoundé (Cameroun), est un établissement public

multinational africain régi par la convention régissant l’Union Monétaire de l’Afrique

Centrale (UMAC ou Union Monétaire), la Convention de Coopération Monétaire passée

entre la France et les Etats membres de cette Union et ses Statuts (révisés en novembre

2021). Les États membres de l’UMAC sont : le Cameroun, la Centrafrique, le Congo, le

Gabon, la Guinée Equatoriale et le Tchad. »

SECTION 2 : Activités, Organisation, Fonctionnement de la BEAC GABON

Les activités de la BEAC sont effectuées par des services pour offrir des produits à l’ensemble
de la zone CEMAC. Les activités et produits y sont donnés.

Son organigramme est décrit dans cette section.

8
https://www.beac.int/wp-content/uploads/2022/05/BEAC-Etats-financiers-IFRS-
certifi%C3%A9s-2021.pdf

13
En plus, le fonctionnement de la BEAC est détaillé par les activités des Directions, des
départements et des Services. Il y est aussi décrit.

I- ACTIVITÉS

a- Produits

La BEAC produit du papier appelé FRANC CFA. Le FCFA est la monnaie ayant cours légal et
pouvoir libératoire dans la circulation sur la zone CEMAC. Elle permet, à cet effet, aux acteurs
économiques d’effectuer des échanges sans recourir aux ajustements du fait de son taux de
change en fixe.

b- Services (Voir la page 16)

Les services offerts par la Direction Nationale de la BEAC au GABON sont répartis en deux
pôles :

• Un Pôle « Exploitation » ; (Voir le III.a.2- à la page 16)

• Un Pôle « Études et Contrôle Bancaire ». (Voir le III.a.4- à la page 17)

II- ORGANISATION
Les organes de décision de la BEAC sont :

➢ La conférence des chefs d’État de la CEMAC.

Autorité de l’union monétaire, la conférence des Chefs d’États composés de ses dirigeants.
➢ Le Comité Ministériel de l’UMAC
Le Comité Ministériel est le deuxième organe de décision de la BEAC. Il est composé de deux
ministres par État dont celui en charge des finances.
➢ Le Conseil d’Administration de la Banque
La Banque est administrée par un conseil d’administration de 13 membres dont quatre
représentent le Cameroun, trois la France, deux le Gabon et un pour chacun des autres États
(Centrafrique, Congo, Guinée Équatoriale, Tchad).
➢ Les Comités Économiques et Financiers Nationaux

14
Il est composé dans chaque État de deux Ministres membres du Comité Ministériel ou leurs
représentants, des Administrateurs de la Banque et d’une personnalité nommée par le
gouvernement, ainsi que du Gouverneur de la Banque ou de son représentant.
➢ Le Gouvernement de la Banque
Le Gouvernement de la BEAC est composé de six (6) membres nommés par la Conférence des
Chefs d’États de la CEMAC pour un mandat de sept (7) ans non renouvelables. Il s’agit de :
Le gouverneur ;
Le vice-gouverneur ;
Le Secrétaire Général ;
Trois Directeurs Généraux.
Sous l’autorité du Gouvernement de la Banque, l’administration des services du siège central
est supervisée par les Directeurs Centraux, assistés de leurs Adjoints et des Chefs de
Département. En outre, le Gouvernement de la Banque est représenté dans chacun des six États
par un Directeur National.
➢ Le Collège des Censeurs
Le Collège des Censeurs est composé de trois membres désignés par les États membres et la
France dont un Camerounais, un Gabonais (représentant les États membres autres que le
Cameroun et le Gabon) et un Français.

a- Organisation de la Direction Nationale

Placés sous l’autorité du Directeur National, les services de la Direction Nationale de la BEAC
pour le Gabon à Libreville se présentent comme suit :

• Un Département de cellule interne de contrôle ;

• Un Conseiller du Directeur National ;
• Deux adjoints au Directeur National
• Un Pôle « Exploitation » supervisé par le 1er Adjoint au Directeur National qui regroupe
les services ci-après ;
Émission Monétaire et Circulation Fiduciaire ;
Comptabilité, Budget et Contrôle de Gestion ;
Ressources Humaines, Formation et Organisation ;
Systèmes et Moyens de Paiement ;

15
 Systèmes d’Information ;
Patrimoine, Moyens Généraux et Relations Publiques.
• Un Pôle « Études et Contrôle Bancaire » supervisé par le 2ème Adjoint au Directeur
National qui regroupe les services ci-après ;
Études et Recherches ;
Statistiques Monétaires et Balance des Paiements ;
Stabilité Financière, Activités Bancaires et Financement des Économies ;
Gestion Administrative des Marchés et Affaires Juridiques ;
Études des Transferts et Suivi de la Réglementation des Changes ;
Secrétariat Général du Comité National Économique et Financier.

Tous les services regroupés par pôle, sont composés de la manière suivante :
1. Chef de Service
2. Section
a. Un Chef de Section ;
b. Agent de Saisie (nombre dépendant du service).
3. Secrétaire
4. Huissier

III- FONCTIONNEMENT

La BEAC contient plusieurs éléments importants participant à son fonctionnement, on explique

les activités de quelques-uns.

Les services de la D.N ont aussi des sections activités bien précises.

Éléments de fonctionnement Missions

La conférence des chefs Décide de l’adhésion d’un nouveau membre ;
d’États de la CEMAC. Prends acte du retrait d’un membre de l’union ;
Fixe le siège de l’Institut d’Émission ;
Nomme et révoque les membres du Gouvernement de la
Banque, sur proposition du Comité Ministériel.
Le Conseil d’Administration Administre la Banque
de la Banque

16
a- Fonctionnement de la BEAC GABON

1- 1er Adjoint au Directeur National

A- Activités

Supervise le pôle d’exploitation

2- Fonctionnement du pôle d’exploitation

A- Émission Monétaire et Circulation Fiduciaire

A.1- Section d’activités :
• Caisse courante ;
• Salle de tri ;
• Administration, Comptabilité et Mouvement de fonds ;
• Maintenance.

B- Comptabilité, Budget et Contrôle de Gestion

B.1- Missions
En application de la note de service n°59/2021 et conformément à l’organigramme type des
Directions Nationales, le service Comptabilité, Budget et Contrôle de Gestion est placé sous la
supervision de 1er Adjoint au Directeur National.

Il a pour mission essentielle, la gestion et l’analyse des comptes de la BEAC. Il assure également
le contrôle budgétaire pour l’exécution des dépenses de la Banque, procède à la prévision des
recettes budgétaires et suit leur réalisation. Il gère les comptes des Institutions Financières et
s’occupe du traitement des ordres de transferts et de virement de ces dernières via les systèmes
et moyens de paiement.

B.2- Section d’activités :

• FrontOffice ;
• Back office ;
• Budget et Contrôle de Gestion.

17
C- Ressources Humaines, Formation et Organisation
C.1- Section d’activités :
• Administration du Personnel et Discipline ;
• Paie et Prévoyance Sociale ;
• Affaires Médico-Sociales ;
• Avances et Prêts ;
• Formation, Organisation et Projets.

D- Systèmes et Moyens de Paiement

D.1- Section d’activités :
• SYSTAC ;
• SYGMA ;
• Règlements Internationaux ;
• Banque de Règlements ;
• Centrale des Incidents de Paiements.

E- Systèmes d’Information
E.1- Section d’activités :
• Exploitation et Maintenance ;
• Réseaux, Télécom et Maintenance ;
• Administration et Technique des SMP ;
• Continuité et Activité.

F- Patrimoine, Moyens Généraux et Relations Publiques

F.1- Section d’activités :
• Patrimoine ;
• Moyens Généraux ;
• Sécurité ;
• Protocole et Relations Publiques.

18
 3- 2e Adjoint au Directeur National
A- Activités

Dirige le pôle « Étude et contrôle bancaire ».

4- Fonctionnement du pôle « Étude et contrôle bancaire »

A- Études et Recherches
A.1- Section d’activités :
• Études et Recherches ;
• Archives et Documentation.

B- Statistiques Monétaires et Balance des Paiements

B.1- Section d’activités :
• Financement des Économies (Marché Monétaire) ;
• Contrôle Bancaire.

C- Stabilité Financière, Activités Bancaires et Financement des Économies

C.1- Section d’activités :
• Statistiques Monétaires ;
• Balance des Paiements et Position Extérieure.

D- Gestion Administrative des Marchés et Affaires Juridiques

D.1- Section d’activités :
• Gestion Administrative des Marchés ;
• Affaires Juridiques.

E- Études des Transferts et Suivi de la Réglementation des Changes

E.1- Section d’activités :
• Études des Transferts ;
• Suivi de la Réglementation des Changes.

19
F- Secrétariat Général du Comité National Économique et Financier
F.1- Section d’activités :
• Banque et Finance ;
• Économie et Statistique ;
• Juridique ;
• Comptabilité et Gestion.

20
CHAPITRE 2 :

PRÉSENTATION DU STAGE

ET TRANSFORMATION DIGITALE

Durant la période du 19 Juin au 19 Août 2023, le stage s’est effectué au sein du bâtiment où se
trouve la Direction Nationale de la BEAC au GABON. Accueilli au sein du service
COMPTABILITÉ, BUDGET ET CONTROLE DE GESTION, il nous a ouvert les portes aux
conditions de travail dans une entreprise bancaire.

Dans ce chapitre, il y a :

-Présentation du SERVICE COMPTABILITÉ, BUDGET ET CONTROLE DE

GESTION (SCBCG) ;

- Description des différentes tâches effectuées pour le service CBCG ;

- Une analyse critique de notre stage ;

- Présentation des outils technologiques et numériques dans la transformation digitale ;

- Justification du choix du thème.

SECTION 1 : Le stage dans le service Comptabilité, Budget et Contrôle de

gestion

La découverte des locaux du service Comptabilité, Budget et Contrôle de gestion de la BEAC

GABON, a été une expérience professionnelle particulière.

Cette section présente de manière descriptive, le Service CBCG et son organisation puis
quelques tâches auto-effectuées et d’une analyse critique du stage pour compléter cette section.

21
Le service CBCG de la BEAC GABON

Au rez-de chaussée, à côté du hall du bâtiment de la Direction Nationale de la BEAC à

Libreville, se situe le service COMPTABILITÉ, BUDGET ET CONTROLE DE GESTION.

Dont les chefs de service actuels sont :

• M. NGOYE Jean Claude (Chef de Service) ;

• Mme LENDJOUNGOU Sidonie (Adjoint au Chef de Service).

Il est constitué de trois sections d’activités à savoir :

• FRONT-OFFICE avec pour membres actuels : Mme Patricia ELLA (Chef de section) ;
M. Martial NZOGHET EYENET (Agents de saisie).
• BACK OFFICE avec pour membres actuels : M. NDOUNGA Blanchard (Chef de
section) ; M. Mackosso ROMUALD (Agents de saisie).
• BUDGET ET CONTRÔLE DE GESTION avec pour membre actuel : M. MBOTOTO
Schultz (Chef) ;

Et d’un SECRÉTARIAT dont la secrétaire par intérim est : NZANG EVOUNA

Habituellement appelé CBCG, pour raccourcir, ce service se trouve au rez-de-chaussée plus

précisément au hall juste à droite. Les éléments retrouvés fréquemment dans chaque salle de
travail mise à la disposition dudit service sont :

o Un bureau avec un plan de travail, des tiroirs, une chaise et un modem

téléphonique plus un ordinateur de bureaux de marque HP.
o Une imprimante réseau pouvant également scanner des documents.
o Les logiciels fréquemment utilisés par le service CBCG sont :
▪ GL (Application WEB) ;
▪ SYSCOBEAC ;
▪ SYSTAC (Système de Télécompensation en Afrique Centrale) ;
▪ Microsoft Excel.
o Un modem téléphonique et des câbles Ethernet.

22
Un Broyeur de documents physiques se trouve dans la pièce de travail commune aux agents de
saisie et à l’huissier du service. Il y a aussi une salle de bureau par chef de section, chef de
service et une dernière pour la secrétaire. Ce qui donne cinq bureaux avec quatre ordinateurs
dans la pièce commune. Six salles de bureaux dont trois pour l’ensemble des chefs de section,
deux pour l’ensemble des chefs de service et un pour la secrétaire par intérim.

Une salle des archives physiques existe contenant un nombre volumineux d’archives physiques
datant notamment de plus de dix ans.

µ
Service CBCG
• Chefs de service
M. NGOYE JEAN CLAUDE
Mme LENDJOUNGOU SIDONIE

Secrétariat
• Secrétaire par intérim
NZANG EVOUNA

BackOffice
Budget et Contrôle de Chef de Section FrontOffice
Gestion
M. NDOUGA Blanchard Chef de Section
Chef de Section
Agent : M. Mackosso M. NDOUGA Blanchard
M. MBOTOTO Schultz Ronald Agent : M. NZOGHET
Ella Martial

23
Source : ORGANIGRAMME SHÉMATIQUE

Rapport des tâches accomplies au sein du service

Lors de notre stage au sein du service Comptabilité, Budget et Contrôle de Gestion, un bureau
contient certains éléments de base pour effectuer la plupart des tâches. Pour d’autres éléments,
la demande est faite auprès du service RH en suivant le protocole requis.

Des tâches nous ont été confiés par toutes les sections. Les taches rapportées sont séparées en
deux sous-catégories : celles informatisées et celles manuscrites tout en précisant dans quelle
section elle se situe.

Section Back Office

Aidés par un collègue, certaines tâches sont, pour la plupart, manuelles et d’autres,
informatisées.

CRÉATION D’UNE JOURNÉE COMPTABLE SOUS FORMAT D’ENVELOPPE

PHYSIQUE (Tâches physiques)

Au troisième tiroir d’un bureau, on prend une enveloppe vierge retirée A4.

Mais aussi, non loin de là, un papier modèle contenant :

• le nom de la structure d’accueil.

• Un endroit en pointillé où on doit renseigner la journée comptable.
• Des vides montrant les mouvements de la journée en FCFA,
• Des endroits en pointillés désignant le nombre d’écritures, le nombre de pièces, la date
de vérification et les visas du chef de division et celui du chef de service. Que je ne
devais pas remplir.

Le papier modèle est collée avec de la colle sur l’enveloppe vierge plus précisément au centre
du dos de l’enveloppe qu’on a. Puis, selon une journée comptable donnée, sont renseignée, avec
un marqueur, en jours/mois/année à l’endroit en pointillé.

L’enveloppe physique obtenue, désigne à présent, une journée comptable où plusieurs

documents comptables journaliers physiques seront insérés à l’intérieur.

24
CRÉATION DE TRAITEMENTS COMPTABLES PHYSIQUES (Tâches informatisées)

Plusieurs traitements comptables existent au sein de GL SYSCOBEAC. Ces traitements sont

utilisables par jour. Les traitements sont à tirer au nombre de deux. Ils sont :

o COMPTE RENDU DES OPÉRATIONS (CRO)

Il reprend le numéro de l’opération, la somme manuscrite au débit et au crédit,
le compte et son intitulé, ainsi que le libellé de la transaction.
o JOURNAL COMPTABLE
Il retrace l’ensemble des mouvements de la journée.

Pour les créer, les traitements disponibles de GL SYSCOBEAC pour lancer un nouveau
traitement plus précisément le nom du traitement comptable voulu. Il a des paramètres modèles
que le logiciel demande à renseigner. Dès que les bons paramètres sont renseignés, le lancement
du traitement voulu est réalisé. Puis on rafraîchit les données manuellement pendant qu’il est en
cours. Le traitement comptable s’achève et que la sortie devient possible. Elle se lance alors
sous un format de document numérique et on l’imprime sans recto-verso.

TRANSPORT DE PIÈCES COMPTABLES PHYSIQUES VERS UN APPROBATEUR

(Tâches physiques)

A l’aide d’un parapheur, au sein duquel, chaque page est soutenue par deux trombones.

Sur le verso de la première page en carton, on joint le justificatif de la pièce comptable

numérotée. Sur le recto de la page suivante, on joint le compte rendu d’opérations obtenu de la
tâche CRÉATIONS DE TRAITEMENTS COMPTABLES PHYSIQUES (le cas du CRO, par
exemple). Et ceci est répétitif jusqu’à la fin du parapheur.

CLASSEMENT EN ORDRE CROISSANT DE DOCUMENTS COMPABLES D’UNE

ENVELOPPE DONNÉE (Tâches physiques)

Dans une enveloppe comptable, les pièces (CRO et Justificatifs agrafées) sont empilées afin
d’être mieux contrôlées par le chef de service. On classe cette pile manuellement sur notre plan
de travail. Du haut de la pile vers le bas, dans un certain ordre suivant :

DU PLUS PETIT NUMÉRO AU PLUS GRAND

LES TYPES DE JOURNAUX ENTRE EUX

25
Pour ça, la pile des documents comptables est sortie, un à un, tout en observant par types de
journaux.

Tout en désempilant ces pièces, avec les mêmes types de journaux, on regarde le numéro du
document au dos du CRO de chacun. On dépose les types de journaux différents, à des endroits
éloignés sur notre plan de travail.

Selon un type de journal précis, on constate si des numéros de documents sont déjà rangés du
plus grand au plus petit pendant qu’on désempile. Dans ce cas, ils restent empilés tel quel. Si
c’est l’inverse, on les renverse documents comptables à chaque fois. Et enfin si les numéros sont
non consécutifs, on les place à des petits endroits où se trouvait le même type de journal.

Ainsi s’achève le classement des pièces comptables dans une enveloppe par journée et par type
de journal.

Analyse critique du stage

Comme analyse critique, voici notre diagnostic (forces et faiblesses) qui est donnée ci-dessus,
suivie d’un bilan résumant notre stage passé à la BEAC GABON.

FORCES FAIBLESSES

1) Une excellente ambiance 1) Une interruption lors du travail

entre les collègues. venant de l’extérieur au service.
2) Les chefs de section et le chef de service 2) Des collègues d’autres services se
adjoint sont à l’écoute et compréhensif. servant du papier de l’imprimante
4) Le chef de service est sans en apporter de nouveau.
gentil, aimable assez compréhensif. 3) Difficulté pour moi de sortir où d’entrer
5) Des collègues expérimentés. due au manque de badge.
6) On se salue lorsqu’on se croise
dans le service pour la première fois.
7) Des collègues du service formateurs
et qui sont concentrés lors du travail.
8) Une pause à midi de 30 minutes environ.

26
Bilan du Stage

Le stage s’est bien déroulé. Les tâches données n’étaient pas au début, facile mais le sont
devenues avec le temps. Ce n’était pas évident. Mais au final avec de l’adaptation, dans la
section affectée, cela s’est amélioré.
Concernant le BACKOFFICE, M. Mackosso nous donne souvent pour tâche, la création de
pièce comptable avec des informations écrites sur des post-it pour bien créer une pièce précise.
Les autres pièces, il nous explique oralement la démarche à suivre. Et il corrige ce qui est
imprimé s’il n’y avait pas d’erreur dans le résultat.
C’est devenu assez simple avec une bonne concentration et une bonne adaptation au clavier
AZERTY. Ce qui n’était pas notre cas au début.
Un certain nombre erreurs sont souvent arrivées, du moins à nos débuts.
Ce n’est qu’à quelques semaines de la fin de notre stage, que le nombre d’erreurs a été
finalement réduit.
Au final, la section BUDGET ET CONTRÔLE DE GESTION nous a attiré et beaucoup moins
les autres sections.

Les tâches effectuées dans ces différentes sections ont été assimilés en dépit la lenteur de la
machine de service.

Et pour des motifs personnels, il nous est arrivé de suivre la démarche prévue nous autorisant
de nous absenter pendant une période horaire précise du travail et, plus rarement, de s’absenter
pendant un nombre de jours précis.

Les tâches confiées par M. MBOTOTO sont assez basiques et plus simple à réaliser, grâce à ses
explications.

SECTION 2 : La transformation digitale et choix du thème

Ici, comme son nom l’indique, afin de mener à bien notre thème, les détails concernant les outils
technologiques qui nous y ont permis sont donnés et l’explication de notre choix du thème dans
cette section.

27
 Les outils technologiques retenus

L’application de notre sujet a nécessité l’intervention des outils suivants :

• Notre ordinateur portable.

• Une imprimante.
• Mon câble de branchement.

L’usage d’outils informatiques, ont aidé à mettre en pratique :

1. La numérisation de documents physiques.

• PAPERCAN, version 4.0.9 (crack) Application de Numérisation TWAIN & WIA

Innovante
Le logiciel de numérisation PaperScan est développé par Orpalis autour d’une idée : rendre
l’acquisition de documents facile pour tous.
2. L’archivage électronique de documents numérisés.
• L’usage de l’explorateur de fichiers pour la création de la base de données
d’archivage.
• L’usage du logiciel PaperScan pour archiver les documents dématérialisés.
3. La recherche électronique de documents numérisés.
• L’usage d’un utilitaire de recherche nommés « xsearch ».
4. La création d’une base de données d’archivage.
• L’utilisation de l’explorateur de fichiers (logiciel de gestions de fichiers de base sur
le système d’exploitation)

Le choix du thème

Nous avons choisi ce thème, dans un cadre de stage de deux mois. Au niveau du service, la visite
de la salle des archives a lieu. Étant étudiant en informatique de gestion et jeune, la situation sur
un angle plus ouvert a été consulté. De cette visite, s’en est conclu ceci :

Cette gestion d’archives ne pouvait plus continuer. Il fallait que ça change.

Cette conclusion mêlée à notre détermination d’effectuer un thème remplissant les conditions de
validation d’un rapport de stage professionnel de l’institut durant le temps imparti, ont été le
moteur pour choisir ce thème cité en introduction générale. Notre empreinte dans le service
CBCG finirait par être apposée, vue aussi que ce thème est innovant au sein de la BEAC à la
Direction Nationale à LIBREVILLE.

28
 Partie II

ANALYSE DU PROCESSUS DE LA DÉMATÉRIALISATION DE

DOCUMENTS COMPTABLES EN VUE D’UN ARCHIVAGE
NUMÉRIQUE A PAPERSCAN PRO

Comme il a été dit en introduction générale, le papier reste l’élément de base pour garder les
informations sensibles, actuellement.

Mais sachant aussi ses limites, des recherches sont menées afin de mieux connaître le terrain où
sera appliqué le thème choisi. Ajouté à cela, une méthodologie pensée pour mettre en œuvre une
dématérialisation des documents comptables et leur archivage dématérialisé en local, est retenue
et détaillé pour cette partie du rapport de stage. Ces fameuses recherches et cette méthodologie
dont ils sont question, est abordé dans le premier chapitre de cette partie. Chaque section est
centrée respectivement sur ces éléments.

Dans la deuxième partie, les résultats de notre analyse et des recommandations suggérées sont
mis à votre disposition. La première section s’occupe des résultats et la seconde section des
recommandations.

29
Chapitre 2 :

Le cadre d’étude

Étant donné que le stage peut passer vite, notre concentration sur notre sujet était nécessaire.
Dans ce chapitre, d’une part, il y a la première section donnant les techniques d’investigations
utilisées afin d’obtenir un maximum d’informations en rapport avec le sujet. D’autre part, la
seconde section détaillant la méthodologie choisie pour appliquer à la dématérialisation aux
documents comptables physiques et son archivage en local.

SECTION 1 : Les techniques d’investigation

La numérisation générale ne nous était pas vraiment inconnue. Mais, de nombreux entretiens,
observations neutres ou participantes et recherches web et locales ont été mise en œuvre afin de
pouvoir mieux nous documenter par rapport à la BEAC. Voici ce qui est donnée dans cette
section.

ENTRETIEN AVEC LE CHEF DE SERVICE CBCG

Lundi, un entretien avec le chef de service au lieu. Naturellement, en tant que Maitre de stage,
et chef du service, il a été informé de notre thème pour ainsi obtenir des informations par rapport
à notre sujet, surtout le coté informatique.

De cet entretien, les conclusions sont les suivantes :

5. Qu’il ne pourrait nous aider sur le plan gestion.

6. Consulter le responsable du service informatique lorsqu’il sera
présent pour parler de la partie informatique de notre sujet.

En attendant, les caractéristiques des outils informatiques de la salle de travail commune ont
attiré notre attention plus précisément l’imprimante.

30
OBSERVATIONS NEUTRES DE L’IMPRIMANTE DE FONCTION

Visuellement, elle possédait :

• un emplacement pour l’impression

• et un écran de plaquette pour scanner

• et une entrée spéciale connectée à l’entrée USB de l’ordinateur.

(D’expérience, ce câble vu sur l’image plus haut, connectait l’imprimante à l’ordinateur)

31
D’entrée de jeu, elle possédait un petit écran de
navigation de plusieurs fonctionnalités de
l’imprimante accessibles sur plusieurs pages,
comme le montre cette image.

Avec des recherches, la

fonctionnalité SCANNER
DISTANT a été repéré. Ne
sachant pas quoi faire, la
fonctionnalité
DIDACTICIEL nous a
servie.

Cette fonctionnalité, expliquait comment réaliser plein de choses grâce à l’imprimante.

Notamment comment utiliser l’imprimante de fonction en tant que scanneur distant. L’image
plus bas nous le montre :

En cliquant dessus, nous avons obtenu une information importante.

32
 Grace à cette
information, notre
recherche du logiciel
nous a été centré sur la
compatibilité TWAIN.

Recherche d’articles sur le NET par rapport à la numérisation

Malgré tout, D’autres recherches cette fois-ci sur le web ont été faites pour en apprendre plus à
ce sujet.

La norme internationale sur numérisation des documents d’entreprise est celle-ci :

« AFNOR NFZ42 – 013 publie sur le titre ISO 14641-1 »9

Après avoir croisé en chemin, le chef de service informatique nous a donné rendez-vous à son
bureau à 14h.

ENTRETIEN AVEC LE CHEF DE SERVICE

SYSTEME D’INFORMATION

Grace à notre entretien avec le chef de service système d’information, M. MBA Sylvestre Aimé,
le thème de départ s’est amélioré, au niveau de l’archivage.

Mais tout d’abord après recherche sur l’ordinateur de travail, on réalisait la découverte du
logiciel compatible TWAIN et compatible avec Windows 7/10/11 a été réalisé. Il s’agit de
Paperscan créé par ORPALIS, une société déjà connue par M. MBA et qui a trouvé certaines
fonctionnalités utiles. Il nous a d’ailleurs recommandé des captures d’écran sur comment on
utilise ce logiciel.

9
https://www.afnor.org/actualites/la-norme-francaise-nf-z42-013-sur-larchivage-electronique-
transposee-en-norme-internationale-par-liso-2/

33
Au cours de notre discussion, il nous a indiqué, que les supports de stockage amovibles pour
archiver des documents électroniques étaient bannis et pas viable due à leur fragilité. Il nous a
alors suggéré de :

• Réorienter notre partie du thème concernant l’archivage sur supports amovibles vers des
serveurs locaux de stockage grâce à des services dédié à l’archivage électronique de
documents. Notamment, des serveurs avec une bonne gestion des droits d’accès, une
rapidité de recherche de documents et gestion de l’organisation des archives numériques.
• Regarder des vidéos pour savoir comment l’archivage électronique se passe.

On s’est alors une nouvelle fois donnée rendez-vous, dès ce que ce sera fait. La recherche pour
l’archivage sur le net est en cours.

Deuxième entretien avec le chef de service CBCG

Grace à ce deuxième entretien avec M. NGOYE, une liste des documents comptables physiques
est établie grâce au besoin en numérisation du service. Il s’agit de :

• Journées comptables :
o Le justificatif des Compte rendu d’opérations. Il est composé d’un ou plusieurs
éléments.
o Le compte rendu d’opérations.
• Balance détaillée des comptes
• Conventions :
o D’ouvertures et fonctionnement des comptes.

Deuxième entretien avec le chef de section

BUDGET ET CONTROLE DE GESTION

Avec cette liste en tête, afin de nous informer si sa section a des besoins de documents
numérisables, nous avons un deuxième entretien avec M. MBOTOTO. Nous avons découvert
que ses documents sont en grande majorités déjà numériques.

34
Le papier est donc négligeable n’est pas conservé en grand nombre. Comme tous les documents,
dont il en a besoin sont sur son ordinateur. D’autres papiers qu’ils gardent tout de même se trouve
dans « Sa boîte des archives », n’ont pas besoin d’être numérisés, selon lui.

Il nous a par ailleurs expliqué, que ce serait beaucoup plus efficace de numériser juste les
justificatifs des CRO numérotés à la main. Et qu’il visualise les CRO numérisés et envoyés vers
son ordinateur via GROUPWISE et les valident numériquement via une signature numérique.
On n’aurait plus besoin de les faire tirer.

Entretien avec le chef de service Adjoint

Au cours de cet entretien avec Mme. LENDJOUGOU, un bon conseil nous a été donné, par
rapport à la numérisation des journées comptables, celui de commencer par les plus récents.

Et un autre conseil par rapport à notre investigation, est celui de commencer par l’application du
sujet traité sur les documents listés au cours de notre entretien avec M. NGOYE.

Ces conseils sont pris également note pour la présentation de la numérisation au sein du service.

Recherche web sur l’archivage numérique au GABON

Au cours de nos recherches, sur un site nommé « JOURNAL OFFICIEL » a été trouvé. Dans
les infos à contacter, ce site mentionne la Direction Des Publications Officielles et leur
adresse. Dans ce lien (https://journal-officiel.ga/18190-025-2021-/.) se trouve la « Loi N°
025/2021 du 28/12/2021 portant réglementation des transactions électroniques en
République Gabonaise ».
Nous y avons trouvé de nombreux articles servant de base légale. Les voici :

35
SECTION 2 : Présentation de la méthodologie

appliquée à la dématérialisation

Dans cette section, on va traiter notre sujet avec des outils technologiques. Il comporte plusieurs
axes :

• L’acquisition d’images de documents physiques.

• Le tampon numérique
• L’enregistrement avec archivage.

Pour chacun des axes, une méthodologie détaillée avec des outils précis et la justification des
choix opéré sans oublier les réalisations obtenues.

JUSTIFICATION ET PRÉSENTATION DES CHOIX D'OUTILS

Comme dit dans la deuxième section de la première partie, les outils retenus sont :

• Un logiciel de numérisation nommée PAPERSCAN version 4.0.9 en édition

professionnelle crackée
Software
Outil choisi Justification
-Compatibilité avec le pilote TWAIN/WIA
avec Windows 7/8/8.1/Vista/XP/10/11
-Dédié à la numérisation des documents
-Définition manuelle d’une norme prédéfinie
Logiciel PaperScan VERSION 4.0.9
de numérisation
-Intègre un Moteur OCR pratique.
-Enregistrement des fichiers PDF (numérisés
ou pas)
Édition -Complète par rapport avec les autres éditions
Professionnelle avec toutes les fonctionnalités possibles
Édition
Édition -Usage à vie de toutes les fonctionnalités du
Professionnelle cracké logiciel PaperScan

Source : https://paperscan.orpalis.com/fr/features/

36
 • Une imprimante

Outil Choisi

Hardware Software
Équipement intégré Justification Protocole Intégré Justification
Cette plaquette est le
Une plaquette en
support du document
verre
physique lors du scan
Compatible avec
Élément qui scanne le WIA
Un scanner à PaperScan pour
document physique (Windows Imaging
balayage acquérir des images
du bas vers le haut Application)
obtenues après scan
Élément empêchant
via ledit logiciel.
tout accès extérieur
Trappe de fermeture
au document lors de
son scan

• Un ordinateur portable

Outil choisi
Ordinateur portable : HP Pavillion 15-eg0050wm avec écran tactile
Type : PC à base de x64

Hardware
Équipement utilisé Justification
Nom -Il écrit et lit plus vite les fichiers
NVMe SAMSUNG MZVLQ512 rendant les taches de l’ordinateur
Type concernant l’écriture où la lecture des
SSD NVME fichiers plus rapide.
-Il stocke les fichiers installés par le
programme d’installation de
PaperScan et la base de données
d’archivage.

37
Capacité
500 Go
Nom
Barrettes RAM La mémoire dynamique (RAM) de
Type l’ordinateur est assez grande pour
DDR4 passer avec fluidité d’un programme
Capacité à un autre
24Go (16Go + 8Go)
Nom : Intel® Core™ i5-1135G7 Le processeur réalise plus
Type : Processeur Quad core rapidement tous les calculs
Génération : 11th Génération nécessaires au bon fonctionnement
Fréquence : 2,42Ghz à 4,20Ghz de Windows 11 et peut même faire
du multitâche.
Software
OS et applications Justification
OS Système d’exploitation installé par le
Windows 11 Professionnel fabriquant
Version 22H2
Fonctionnalités Nécessaire à l’installation de
NET Framework 3.0 et 4.0 PaperScan 4.0.9
Application Ouverture des fichiers numérisés en
Microsoft Edge format PDF
Accès aux fichiers bien précis
Application présents sur le système.
Gestionnaire des fichiers Utile pour la création de la base de
données d’archivage.
Application Portable et léger avec une recherche
xsearch précise.

• Un câble de branchement imprimante-ordinateur.

Hardware
Outil utilisé Justification Image descriptive
Pont
connecteur
Câble pour entre
branchement l’ordinateur
imprimante et
ordinateur l’imprimant
dotée d’une e afin que
sortie USB l’ordinateur
2.0 pour une reconnaisse
sortie le
d’imprimant périphérique
e de notre
imprimante

38
CONTEXTE PHYSIQUE
Avant tout, on applique cette méthodologie dans notre lieu de résidence. Plus précisément, dans
ma chambre, on recherche un document papier (carte).

JUSTIFICATION
On va s’en servir pour obtenir un document numérique (PDF/A-4).

Lors de nos recherches, on déniche et télécharge sur le site officiel du logiciel PaperScan version
4 dans ses trois éditions. Via ce lien : https://paperscan.orpalis.com/fr/paperscanpro/, on peut
acheter l’édition professionnelle couteux pour une licence seulement.

Cependant il existe diverses méthodes pour en profiter malgré tout.

Suivant ce lien : https://karanpc.com/orpalis-paperscan-professional/, on télécharge un fichier se

trouvant être de type compressé du nom suivant : « PaperScan.4.0.9 » avec extension « .rar ».

Le document physique nous servant pour nos expériences fera office de documents comptables
fictifs. Maintenant, nous réalisons en local, des prérequis importants pour créer une base de
données numériques dédié l’archivage de documents comptables dématérialisés dans
l’explorateur de fichiers. (Cette partie est abordée dans la partie Annexes A)

La dématérialisation des documents physiques

Prérequis

• Le logiciel Paperscan, édition professionnelle, (64-bit) installé et opérationnelle.

• L’ordinateur connecté à l’imprimante convenablement.
• L’imprimante allumé, opérationnelle ayant le protocole TWAIN/WIA intégré.
• La base de données d’archivage déjà créé selon la méthodologie décrite dans la partie
Annexes B.
• La page du C.R.O (Compte rendu des opérations) se trouve dans l’emplacement de
l’imprimante servant à numériser. (Ici, pour la méthodologie, nous nous servons
d’une carte à la place)

Exécution du logiciel Paperscan

39
Démarrons le logiciel Paperscan version 4 Édition professionnelle sur l’ordinateur en cliquant
deux fois sur le raccourci entouré en rouge.

Le logiciel va alors se démarrer comme suit :

Si les prérequis se sont bien passés, le logiciel détectera le périphérique de l’imprimante et

attendra confirmation du périphérique d’imprimante à utiliser. On clique alors « OK ».

40
Le logiciel établira la connexion avec le périphérique de l’imprimante.

Si la connexion est réussie, le logiciel va s’ouvrir comme ceci.

L’acquisition d’une image numérique

Configuration

Configuration des options du logiciel Paperscan

Nous pouvons maintenant le configurer en cliquant sur « Options » ou « CTLR + Y ».

Une nouvelle fenêtre s’ouvrira.

41
 Création du profil 50_OD

A la section « Options de profil »,

nous allons remplacer le nom de profil « Default » par «50_OD CRO ».

La nomenclature du profil indique le type de document et le type de journal où il sera classé,

plus tard.

Puis nous allons cliquer sur « Enregistrer », tout en haut de la fenêtre en bas du bandeau bleu.

On va réaliser un « CTRL + Y » pour refaire apparaitre les options de configurations.

42
On peut remarquer à la section « Profils », toujours de la même fenêtre que la mise à jour du
nom du profil modifié est visible.

Ce profil est créé pour définir un certain nombre de paramètres qui s’appliqueront à tous les
comptes rendus d’opérations (CRO) qui seront dématérialisés via celui-ci.

Configuration de l’enregistrement du fichier (Partie 1)

Allons à la section « Options de profils ».

Cliquons sur « Options d’enregistrement » dans la bande bleu pour

configurer l’enregistrement.

Configuration du nom du fichier

A la section « Paramètres d’emplacement de sortie », remplacons ce qui figure dans le champ

du « Nom du fichier » par « 50_OD CRO Numéro_ ». Ce qui donne ceci.

43
Cliquons sur le premier bouton « Options… » en partant du haut vers le bas pour faire
apparaitre la fenêtre « Paramètres de nommage des fichiers ».

Voici la fenêtre que ça donne.

Nous allons laisser toutes les sections

tel quel sauf la section « Indice ».

Dans cette section, nous allons

décocher la checkbox « Ajouter un
suffixe ». Ce qui résulte ceci :

Cliquons enfin sur « Enregistrer » pour conclure.

On revient ainsi aux options de configuration.

Configuration des options du fichier (format, caractéristiques, etc…)

Toujours à la catégorie « Options d’enregistrement » dans la section « Paramètres

d’emplacement de sortie », on clique cette fois ci sur le deuxième bouton « Options… »

44
Voici la nouvelle fenêtre « Paramètres PDF ».

Dans la section « Métadonnées », inclus dans la section « Options PDF », est présenté comme
celle-ci :

45
Écrivons les éléments suivants à chaque champ servant à la description du fichier numérique
selon le profil « 50_OD CRO » :

Dans le champ « Auteur » : « Backoffice de la CBCG » à la place de « PaperScan Scanner

Software Professional Edition 4.0.9 ».

Dans le champ « Mots-clés » : « Opérations comptable, compte-rendu, CRO ».

Et pour finir, dans le champ « Titre » : « Compte rendu des opérations ». Ces différentes
inscriptions sont montrées ici.

À la section « Version du PDF »

On clique sur la barre déroulante «PDF 2.0 » et sélectionne « PDF/A-4 ».

Cette version apporte au fichier des caractéristiques spécifiques à l’archivage numérique tel que
la non-modification garantissant une durée à long terme sans que les informations contenues
dans celui-ci restent intactes. En plus, il s’agit de la dernière version à ce jour pour les fichiers
du format « PDF/A ».

A la section «
Optimisations »

Cliquons sur la barre

déroulante « JBIG2 »

46
et sélectionnons « JPEG » pour la « Compression pour les images 1-bit ».

Ensuite, cochons sur la case « Activer la compression MRC » comme c’est indiqué sur l’image
de l’autre page.

Cette compression MRC selon la « Qualité du MRC » qui est moyenne, diminuera la qualité de
l’image provenant du document comptable physique, ici le C.R.O, afin que la taille du fichier
obtenue soit compressé.

Enfin appuyons sur le bouton « Enregistrer ».

Afin que toutes ces options s’appliquent à chaque fichier qui s’appliqueront à ce profil pour
revenir à la catégorie « Options d’enregistrement ». (Voir image des options d’enregistrement)

Configuration de l’enregistrement du fichier (Partie 2)

De retour dans les « options d’enregistrements », nous nous intéressons maintenant à la section
« Options de fichiers multipage ».

Vérifions si la checkbox « Enregistrer toutes les pages dans le même fichier » est bien cochée,
au cas où notre compte rendu des opérations possède plusieurs pages physiques à dématérialiser.

Le fichier numérique obtenue a plusieurs pages. Dans le cas de celui choisie, il n’a qu’une page.

Allons maintenant à la section « Attribut de fichier générés »

Assurons-nous que les attributs « Lecture seule » et « Archive » soient cochées.

47
Grace à l’attribut « Lecture seule », le fichier obtenu ne sera que consultable uniquement. Et
avec l’attribut « Archive », il sera plus facile de compresser plusieurs fichiers du même attribut.

Enfin à la sections « Divers », la checkbox recommandant l’ouverture du fichier après

enregistrement est très pratique pour consulter le fichier et s’assurer de la non-modification de
celui-ci.

Après avoir effectué toutes ces configurations, nous pouvons cliquer sur bouton « Enregistrer »
au haut de la fenêtre à l’angle.

Le processus d’acquisition numérique

Nous pouvons lancer une « acquisition rapide » en faisant « CTRL + Q » depuis le clavier. Il
s’agit d’un raccourci par défaut.

Ce processus lance dans l’imprimante, un balayage qui se servira d’un dispositif optique qui
utilise une source lumineuse pour illuminer le document que nous avons placé dans
l’imprimante. Ce balayage commence du haut du document vers la fin à une vitesse constante
puis fait un demi-tour. Le scanner capture ensuite l’image du document en utilisant un capteur

48
CCD (dispositif à transfert de charge) ou un capteur CIS (capteur d’image à contact) et apparaît
à l’écran comme ceci

Le tampon numérique d’images acquises

A ce moment, cliquons sur la catégorie « Annotations ».

Cliquons sur « Editeur d’annotations prédéfinies ».

Création d’un tampon

numérique prédéfinie

Elle fera apparaître cette nouvelle

fenêtre du même nom.

49
Cliquons sur le bouton « Nouveau »

De nouvelles informations apparaissent.

Dans le champ « Nom », renseignons « Validation » à la place de « Preset name ».

Sur la barre déroulante du « Type », cliquons sur le

vide et sélectionnons « Tampon ».

Édition de ses caractéristiques

Puis descendons plus bas pour voir le tableau.

A la ligne « Author », on inscrit

« Backoffice »

A la ligne « CanDelete », on clique sur la

barre déroulante en cliquant sur la flèche,
tournée vers le bas. On sélectionne
« false ».

50
A la ligne « CanEdit », on procéde de la même manière avec la ligne « CanDelete ».

Puis on déroule le tableau plus

bas pour trouver la ligne
« Text », on remplace
« STAMP » par
« Approuvé ».

Sur l’autre partie de la fenêtre, à la partie « Apercu », on clique sur l’image qu’on aperçoit en
aperçu.

Avec le clic gauche, enfoncé de notre pavé tactile, on déplace son curseur vers la droite afin de
prédéfinir la position de notre annotation sur le document pour qu’elle apparaisse toujours à cet
endroit. Ce qui nous donnait ce résultat.

51
 Ceci étant fait, on s’assure de ceci à la
section « Annotations prédéfinies ».

On clique sur le bouton « Sauver » juste en

haut.

Les informations qui étaient apparues n’y sont plus. On appuie donc sur le bouton « Fermer »
tout en bas à droite pour finir.

Ces configurations étant achevés, on revient à la

fenêtre de départ.

L’action de tamponner numériquement

On clique maintenant sur « Annotations prédéfinies »

Puis, on sélectionne « Validation ».

52
Ce qui donna ce résultat.

Enfin, on réalise « CTRL + B » avec le clavier afin que le tampon soit collé au document même
à jamais. Le résultat est le suivant.

L’archivage numérique suivie d’un enregistrement d’images compilés au

format PDF/A

Maintenant nous pouvons retourner à la section « Général » et cliquer sur « Enregistrer ». Ou

réaliser « CTRL + S » toujours avec le clavier. Nous verrons cette image.

53
 A la section
« Paramètres
d’emplacement de
sortie »,

Cliquons sur le
champ « Nom du
fichier » juste à
côté du deuxième
tirer vers le bas.

Écrivons le
numéro du CRO
que nous avons numérisé. Par exemple : 3379.

Ce qui va donner comme nom de fichier « 50_OD CRO Numéro_3379 ». Le résultat devient
ainsi :

Cette fois nous allons

au champ
« Emplacement » pour
cliquer sur les « … »
(trois points de
suspensions)
changeant ainsi l’emplacement du fichier que nous voulons enregistrer sous format PDF.
Amenant ainsi le concept d’archivage électronique manuel demandant plus d’effort.

Ceci ouvre une nouvelle

fenêtre, mais cette fois-ci
nous allons chercher le
dossier racine de notre base
de données d’archivage.

Pour cela double-cliquons

sur « Documents ».

54
Puis double-cliquons sur « Dossiers comptables » qui est le dossier racine.

Ce qui nous donne cette image.

A ce moment, il nous
faut chercher l’année
comptable où les
opérations comptables
ont été saisie. Par
exemple : 2014. Alors
on va cliquer deux fois
sur le dossier « 2014 ».

Puis cliquons à nouveau

deux fois sur le dossier
« Pièces Comptables ».

Car ce dossier est le

point de départ de tous
les documents
physiques liées à une
pièce comptable qui ont
été dématérialisés. Les
CRO numériques et les

55
justificatifs numériques, par exemple.

Ensuite, on recherche à quel mois l’opération comptable a été comptabilisée. Par exemple :
Janvier. Alors on va double-cliquer sur « 1_Janvier ».

Aussi on regarde le jour où l’opération a été comptabilisée. Par exemple : le 2. Alors on va

cliquer deux fois sur le dossier « 2 ».

56
Ce qui donne ceci.

On peut enfin passer à l’enregistrement du fichier après l’avoir archivé au bon endroit. Pour ceci,
on clique sur le bouton « Enregistrer » en haut de la fenêtre à l’angle.

N.B : Toujours selon le

profil « 50_OD CRO »,
pour un autre CRO
comptable à
dématérialiser et
archiver, son
emplacement

d’enregistrement par
défaut sera celui du
précédent. Alors
réappliquer alors tout le
processus
d’enregistrement en
changeant le numéro du document numérique précèdent par celui du C.R.O à dématérialiser et
ainsi que le dossier où il sera enregistré.

57
Cette fenêtre disparait et le processus d’enregistrement se met en marche. Selon le nombre de
pages prises et le type de périphérique de stockage du l’ordinateur, il peut plus ou moins prendre
du temps. D’ailleurs voici à quoi ressemble notre document physique finalement dématérialisé
qu’on a pris pour l’expérience.

En revenant au logiciel, voici un message nous confirmant que l’enregistrement et l’archivage

s’est passée avec succès. Qu’on va cliquer sur « OK » pour qu’il disparaisse.

Suivie de celui-ci nous demandant de réinitialiser les pages du document physiques qu’on a
dématérialisé, ce que l’on accepte en cliquant « Oui » pour les mêmes raisons.

Un nouveau message de confirmation apparait que l’on va cliquer à nouveau sur « Oui ».

58
On peut fermer le logiciel.

Et afin de rechercher le fichier archivé dans la base de données d’archivage, nous nous dirigeons
vers l’utilitaire de recherche, version portable, du fichier « xsearch » que nous avons télécharger
via ce lien : https://www.clubic.com/telecharger-fiche279888-xsearch.html .

(Cette partie est abordée dans la partie Annexes B)

59
CHAPITRE 4 :

RÉSULTATS,

ANALYSE ET RECOMMANDATIONS

Au cours de notre existence, nous classons physiquement du papier provenant d’outil numérique.
Il finit par être conservé, sous forme d’archive :
• à des endroits précis, proche de nous,
• pour pouvoir être lue uniquement,
• à chaque moment voulu et qui laisse une trace,
• de manières sécurisées garantissant sa fiabilité et son intégrité.
Ce qui a entraîné un accroissement des volumes documentaires dont leur intégrité doit être
conservé au fil du temps.
Les résultats de la méthodologie dans la première section sont présentés dans la première section.
Et dans la seconde section, une analyse (forces et faiblesses) suivie de recommandations pour le
service afin d’optimiser cette méthodologie à la vue du nombre d’archives existants.

SECTION 1 : Présentation des résultats

Cette section est concentrée sur l’apport de la concrétisation de notre thème au sein du service
CBCG.

Une trace des documents comptables

Les documents comptables physiques sont dématérialisés avec tampon à l’appui servant ainsi à
rassurer qu’ils soient bien valides. Leur archivage en local permet ainsi de devenir des fichiers
numériques archivés et existent ainsi quelque part à un endroit bien précis de la base de données.
L’enregistrement de documents comptables dématérialisés dans la base de données comptables
lors de l’archivage (sous format .pdf) est une preuve de la traçabilité des documents comptables
numériques. Et sera pratique lorsque la salle des archives devient pleine au point de se
débarrasser du surplus de papier.

Un meilleur stockage par rapport à la salle des archives.

60
Etant donné que les documents comptables dématérialisés ne sont pas stockés dans une salle
physique, alors il est à l’abri de tout évènement imprévisible pouvant le dégrader garantissant
une meilleure préservation du document dématérialisé dans un environnement de stockage
numérique par rapport à la salle physique. En plus, ce stockage peut s’agrandir plus facilement
pour accueillir plus de documents comptables numériques, pour peu qu’on choisisse des
périphériques de stockage ayant de très grandes capacités comme 1Terraoctets. Sans compter
qu’il peut posséder une plus longue durée de vie de conservation et peut être sauvegarder au
besoin.

Un espace de travail peu encombrant

Les documents comptables physiques se retrouve le plus souvent dans le lieu de travail à certains
recoins. Pour réduire cela, ils sont dématérialisés et archivés en local selon la méthodologie, sur
un poste de travail prévue avec un imprimante, et ne sont plus nécessairement gardée sur l’espace
de travail. Ce qui l’encombrera de moins en moins.

Une base de données d’archivage numérique pratique pour le service

Grace à l’organisation choisi pour la base de données d’archivage, il est plus facile d’archiver
au jour le jour, les documents comptables qui ont été validés et dématérialisés. La base de
données d’archivage contient justement des dossiers agissant comme des années comptables et
chacun contient le dossier « Pièces comptables ». Ce dossier « Pièces comptables » est réservé
aux documents comptables journaliers qui sont classés dans des dossiers faisant office de mois
comptables qui contiennent à leur tour des dossiers agissant comme des journées
comptables. Chacun de ses dossiers étant des journées comptables, ils contiennent tout type de
document comptable dématérialisé dont le nom contient « le type de journal, le type de
document, le numéro du document » et numérotés avec leur numéro qui sont archivé selon la
méthodologie.

Une recherche nouvelle de documents comptables numériques

Les documents comptables sont recherchés de manière améliorée parce qu’ils sont
dématérialisés et deviennent numérique. Comme le montre l’annexe, le logiciel « xsearch », à
partir du dossier d’origine de la base de données d’archivage et d’une partie du nom du document
comptable numérique qui sont spécifiés par l’utilisateur, il effectue la recherche du document
comptable numérique en question et donnera le résultat. Sans oublier que l’utilisateur peut
cliquer sur le nom de fichier pour le voir, s’il en a besoin immédiatement, ou même voir le
dossier où il archivé.

61
Des documents comptables physiques mieux regroupés

Dans un optique de dématérialisation et d’archivage en masse de documents comptables

physiques, les classer par journée puis dans chaque journée, les grouper par type de journal sans
se préoccuper du numéro facilite grandement l’archiviste numérique surtout au niveau de
l’archivage. Surtout face à une pile de documents comptables papier.

Un poste à pourvoir d’archiviste numérique dans chaque service

Y compris le service CBCG, les autres services archivent leur documents papier à certains
endroits de leur espace de travail. Avec l’arrivée d’un archiviste numérique et un poste de travail
comprenant un ordinateur et un scanneur (où une imprimante), il suit la méthodologie de
dématérialisation de documents comptables en vue d’un archivage décrite dans ce rapport et
l’adapte pour les documents qui doivent être archivés sous longue durée dans le service où il
occupe. Il crée une base de données d’archivage selon le besoin de son service. Et dématérialise
via le logiciel « Paperscan » tous les documents papiers important et de longue durée et leur
donne une nomenclature facile à comprendre. Et enfin les archive, en local, dans la base de
données d’archivage classés pour s’adapter aux besoins. Sans oublier les sauvegardes régulières
voire journalières de la base de données d’archivage vers le serveur de l’entreprise
« PARTAGE » dans le répertoire accessible et réservée à son service afin qu’ils puissent les
consulter si un membre uniquement du service s’y connecte pour y accéder.

SECTION 2 : L’analyse et recommandations

Pour le service par rapport à la méthodologie.

L’analyse concrète et objective des forces et faiblesses de cette méthodologie suivi de

recommandations pratiques dans la première section sont explicités dans la première section.

Analyse

Sous forme de tableau, voici les forces et faiblesses de ma méthodologie pour le service :

Forces des éléments qui la composent Faiblesses

L’édition professionnelle « Paperscan » est Elle nécessite une clé de licence pour être
complet. utilisé qui vaut son prix.
La nomenclature de dossiers composant la - Elle est vulnérable aux mauvaises
base de données d’archivage est courte. manipulations et peut être modifié car elle se
trouve en local, donc un disque physique.
La nomenclature des fichiers est précise et N’importe quel utilisateur connecté au
court afin de bien comprendre de quoi il s’agit système d’exploitation avec le compte

62
 « Administrateur » peut voir ou supprimer ces
fichiers.
L’utilitaire de recherche « xsearch » est assez Il n’existe qu’en anglais.
simple à utiliser.
« xsearch » pèse moins d’un Mo et ne Il est aussi vulnérable aux mauvaises
nécessite pas de fichiers à installer. manipulations utilisateurs et peut être
supprimé.
L’archivage d’un fichier comptable est assez Étant manuel, un utilisateur
intuitif selon la méthodologie expliquée. « Administrateur » peut se tromper de dossier
au cours de l’archivage.
Les différents profils créés dans Le changement de profile étant manuel au
« Paperscan » peuvent être importés pour un cours de l’exécution du logiciel, selon un type
appareil qui exportera les profils ayant été de document comptable dématérialisé
importés et bénéficiera de la même (JUSTIF ou CRO), l’utilisateur doit procéder
configuration via la méthodologie. aux changements lui-même.
Le logiciel « Paperscan » détecte Sans un correct branchement de l’ordinateur
automatiquement les imprimantes disposant avec le câble adéquat à l’imprimante allumée,
du dispositif « TWAIN » ou « WIA » dès son ce ne sera pas possible.
exécution.
Face à plusieurs imprimantes, le logiciel La dématérialisation de documents
propose de sélectionner une seule imprimante comptables physique se produit via une seule
après sa détection. imprimante.
La création des dossiers dans la section Dans un équipement dont l’ordinateur,
comptable de bases de données d’archivage, possédant un disque dur (HDD) et un
l’acquisition d’images de documents processeur moins performant (Celeron, Dual
physiques, l’enregistrement et archivage core), ces différentes étapes peuvent prendre
numérique se passent à merveille via un peu plus de temps avec plusieurs
l’équipement utilisé (voir le tableau documents papier de plusieurs pages.
JUSTIFICATION ET PRÉSENTATION
DES CHOIX D'OUTILS)

Recommandations

Sous ce rapport, les recommandations proposées sont celles-ci :

• Sécuriser le dossier, « Documents comptables », racine de la base de données en

devenant le propriétaire de ce dossier et ainsi réglementer les autorisations des autres
utilisateurs via le compte « Administrateur » dans les propriétés du dossier.
• Effectuer des sauvegardes régulières de ce dossier afin de le récupérer en cas de perte.
• NE RIEN INSÉRER DANS LE SYTEME INFORMATIQUE, COMME CLE USB OU
DISQUE DUR EXTERNE pour le protéger des quelconques menaces.
• Dématérialiser les documents physiques et archiver sur un seul appareil dont le
processeur serait des dernières générations de i3 ou i7 et le type de disque serait un
NVMe SSD.

63
• Effectuer régulièrement des recherches de fichier via « xsearch » pour voir si les numéros
de tel document comptable est bien archivée au bon dossier.
• Réserver un ordinateur de bureau à la seule tâche de dématérialisation et d’archivage des
documents importants de chaque service à commencer par le service comptabilité.
• Connecter l’ordinateur à plusieurs imprimantes, réservés à la dématérialisation de
documents physiques, via un HUB USB à plusieurs entrées pour que Paperscan détecte
les différents périphériques associés.
• Créer un compte informatique visiteur dans l’ordinateur réservé pour éviter qu’une
personne mal intentionnée ne puisse avoir l’autorisation de consulter le logiciel
Paperscan où même la base de données.
• Autoriser l’accès au dossier « Documents comptables » a seulement quelques personnes
spécifiques via l’explorateur des fichiers.
• Épingler le dossier « Documents comptables » à l’accès rapide dans le gestionnaire des
fichiers afin de vite le retrouver.
• Effectuer l’archivage numérique dans chaque service afin d’avoir différentes bases de
données d’archivage et de méthode d’archivage
• Former celui qui servira l’archiviste numérique dans un service, à la méthodologie de la
dématérialisation de documents physiques et laisser le choix de l’organisation de sa base
de données d’archivage au service qui archivera ses documents numériques.
• L’archiviste numérique sera consacrée à l’archivage numérique et la sauvegarde
régulière et la vérification que la méthodologie soit respectée pour son service.
• Laisser chaque service consulter ses documents archivés via des copies de bases de
données d’archivage faites par l’archiviste qui sera stockés sur le serveur « PARTAGE »
et régulièrement mises à jour par l’archiviste numérique. Afin que la base de données
d’archivage soit toujours consultable en cas de soucis de connexion avec le serveur.

64
CONCLUSION GÉNÉRALE

Le projet étudié, au cours de notre stage, apportera beaucoup à l’entreprise dans son ensemble.
Il est souvent difficile de rechercher un document précis sous une pile de papiers. C’est aussi le
cas, dans nos maisons respectives. En plus, nous ne pouvons éviter des intempéries, ni que le
document en lui-même ne soit mal entretenue, dans son état papier. Mais avec l’archivage
numérique, nous évitons tous ces problèmes. Car en effet,

• La base de données d’archivage est facile à recréer dès qu’on comprend son mécanisme.
• La recherche est très rapide via l’utilitaire de recherche « xsearch ».
• Les employés de l’entreprise pourront consulter leurs documents numériques archivés
plus facilement qu’avec le papier avec l’utilitaire « xsearch ».
• Face à un problème dont la disponibilité d’un document est requise, via les copies de
bases de données régulièrement mises à jour par l’archiviste sur le serveur PARTAGE,
les membres du service peuvent facilement l’imprimer vite fait.
• Les fichiers numériques sont mieux entretenus que les documents papiers et ne peuvent
ni être froissés ni mouillés par des facteurs extérieurs.

En l’état actuel des choses, ce projet n’est encore qu’embryonnaire. Le service informatique
découvre tout juste la méthodologie et va regarder nos recommandations afin de décider de la
ligne de conduite à suivre. Etant donnée qu’il gère tout ce qui a attrait au numérique, c’est à eux
de l’adapter et guider chaque service dans les pas de l’archivage numérique via cette
méthodologie.

Cependant, par rapport à la question posée en introduction, nous pouvons y apporter quelques
éléments de réponse à la question posée dans le cas du service CBCG et le démontrer.

• Établir une base de données numériques assez simple et intuitif afin que n’importe quel
comptable s’y trouve. Et l’améliorer de manière contrôlée et organisés.
• Configurer différents profils sur Paperscan dont chacun correspondra à un type de
document comptable, ou à un type de journal qui sera dématérialisés suivant les
paramètres apposés lors de leur configuration.

65
 • Pour chaque profil, retenir une façon de nommer le fichier généré dans le paramètre
adapté et correspondante à ce que l’on sait du document dans les grandes lignes.
• Dématérialiser le document comptable physique en faisant ceci :
o Acquérir l’image numérique de chaque page en papier composant ce document
en suivant la méthodologie pour l’acquisition d’images.
o Apposer un tampon visuel apportant la preuve que ce document a été approuvé
numériquement et rassurera celui qui le consulte.
o Enregistrer le fichier tamponné à chaque page dans le bon dossier via la
méthodologie d’archivage retenue.
• Regrouper ces archives comptables physique par journées et par type de journal.
• Refaire la même expérience de dématérialisation pour chaque archive comptable
physique, par année.
• Rechercher régulièrement des fichiers via une partie de son nom spécifique au document
dématérialisés tapés sur l’utilitaire spécifique de recherche basés sur un chemin d’accès.
Ceci faisant, la base de données d’archivage sera remplie de plein de dossiers comptables bien
classés par jour et par année. Qui en plus ne seront pas modifiables mais consultables à tout
moment.

Les solutions concrètes à ce problème se résument à être :

• Concentrés pour réussir toute la partie configuration et l’archivage d’un document vers
le bon dossier et avec le bon nom qui lui correspond.
• Actif pour copier régulièrement la base de données d’archivage vers le serveur où
changer de profil avant de dématérialiser un document comptable dont le type est
différent.
• Rapide pour régulièrement faire des recherches connaître et pour réaliser les raccourcis
donnés dans la méthodologie.
• Innovateur pour améliorer la base de données selon les besoins de son service, en
l’occurrence celui de la comptabilité, sans pour autant modifier son organisation qui
perdrait ainsi tout le monde.

Cette année de formation nous a apporté beaucoup par rapport à notre futur projet professionnel.
Celui de la création d’un site nous permettant de pouvoir partager a des abonnés, des fichiers
précis via streaming ou d’e-mails. Grâce au cours de développement Web, j’ai découvert le

66
langage de programmation HTML, le CSS et PHP. J’ai pu créer notre propre petit site en HTML
seulement. Mais, je compte en apprendre plus sur ces autres langages afin de pourquoi pas, nous
en servir afin d’en vivre au quotidien.

67
BIBLIOGRAPHIE

WEBOGRAPHIE

• Viginie Desbordes. "La norme francaise NF Z42-013 sur l’archivage électronique transposée en
norme internationale par l’ISO – Groupe AFNOR." afnor.org, 06/03/2012,
https://www.afnor.org/actualites/la-norme-francaise-nf-z42-013-sur-larchivage-electronique-
transposee-en-norme-internationale-par-liso-2/.
• "Fonctionnalités du Logiciel de Numérisation : OCR, Impression et Plus Encore | Paperscan."
orpalis.com, https://paperscan.orpalis.com/fr/features/.
• "La BEAC – BEAC." beac.int, https://www.beac.int/beac/la-beac/.
• BEAC. (2022). BEAC-Etats-financiers-IFRS-certifiés-2021 [Fichier PDF].
[https://www.beac.int/wp-content/uploads/2022/05/BEAC-Etats-financiers-IFRS-
certifi%C3%A9s-2021.pdf].
• "La BEAC – BEAC." beac.int, https://www.beac.int/beac/organisation/.
• "Télécharger Xsearch (gratuit) Windows – Clubic." clubic.com, 15/02/2023,
https://www.clubic.com/telecharger-fiche279888-xsearch.html.
• "ORPALIS PaperScan Professional 4.0.10 + Portable." karanpc.com,
https://karanpc.com/orpalis-paperscan-professional/.
• "Les Archives nationales du GABON | Cairn.info." Déliquescence d’une institution
documentaire par Clotaire Messi Me Nang. Dans AFRIQUE & HISTOIRE 2005/1 (vol.3),
PAGES 157 À 164, https://www.cairn.info/revue-afrique-et-histoire-2005-1-page-157.htm.
• "PARTIE OFFICIELLE." JOURNAL OFFICIEL DE LA REPUBLIQUE GABONAISE.
(22/09/2016). Loi n°019/2016 du 09 août 2016 portant Code de la Communication en République
Gabonaise. Dans ACTES DE LA RÉPUBLIQUE GABONAISE (17 pages). [Fichier PDF].
[https://www.economie-numerique.gouv.ga/object.getObject.do?id=995].
• "Journal Officiel de la République Gabonaise." (01/01/2022). Loi N° 025/2021 du 28/12/2021
portant réglementation des transactions électroniques en République Gabonaise. Dans
JOURNAL OFFICIEL N°145 DU 1er JANVIER 2022. https://journal-officiel.ga/18190-025-2021-/.
• infoadmin. "Archivage : les étapes clés pour organiser vos documents." tootinfo.com, 24/07/2024
à 06h29, https://www.tootinfo.com/article/stockage/634-les-etapes-d-archivage-des-documents.
• Francoise Banat-Berger et Claude Huc. "Module 7 – Gestion et archivage des documents
numériques | PIAF – Portail International Archivistique Francophone." piaf-archives.org,
https://www.piaf-archives.org/se-former/module-7-gestion-et-archivage-des-documents-
numeriques.

68
 RÉFÉRENCES ÉCRITES

• Note de service n°63/2021 portant l’organigramme des Services de la Direction Nationale de la

BEAC pour le GABON
• ORGANIGRAMME SHÉMATIQUE
• Rapport de stage de fin de cycle en vue de l’obtention de la LICENCE PROFESSIONNELLE,
LEDAGA ONKANIE Melinda Lolita, Session Février 2024

69
ANNEXES A

PRÉREQUIS POUR L’ARCHIVAGE

La création de la base de données d’archivage par étapes

Première étape : Démarrer l’explorateur des fichiers épinglés dans la barre de tâches en cliquant
sur son icône.

Cliquer sur le dossier « Documents ».

Deuxième étape : Cliquer avec un clic droit sur l’option « Nouveau » montrée sur l’image

Troisième étape : Sélectionner « Dossier ».

70
De la deuxième étape à la troisième étape font partie d’un processus de création d’un dossier de
nom prédéfini est achevée.

Quatrième étape : Écrire avec le clavier « Dossiers Comptables ».

Cette étape sert à renommer le nom du dossier créé.

Ce dossier sera la branche principale et les sous-dossiers seront des sous-branches lui seront
créés.

Cinquième étape : Faire un

double clic droit sur le dossier
« Dossiers Comptables » créé
pour l’ouvrir.

Sixième étape : Dans ce dossier, répéter la deuxième étape et la troisième étape simultanément
pour créer un nouveau dossier.

Septième étape : Réaliser la quatrième étape en écrivant cette fois-ci « 2010 ».

Ce premier dossier servira de base pour obtenir les autres.

• Pour le sous-dossier « 2010 » créé :

• Ouvrer le en cliquant deux fois.
• Faire à nouveau, la deuxième et troisième puis la quatrième étape en écrivant cette
fois-ci « Pièces comptables ». Un sous-dossier « Pièces comptables » sera créé.

71
 • Dans le dossier « Pièces comptables » :
a. Effectuer à nouveau, la deuxième et troisième puis la quatrième étape et le
renommer en écrivant « 1_Janvier ».

Ce chiffre « 1 » au début du nom, servira à l’ordinateur à classer les autres sous-dossiers qui
feront office de « Mois » comptable lors de l’archivage.

Maintenant, nous sélectionnons le dossier « 1_Janvier » et l’ouvrons en faisant double clic droit.

Nous effectuons à nouveau le processus de création d’un dossier prédéfinie à travers la

deuxième, troisième en écrivant dès sa création « 1 ».

Dans ce même dossier « 1 », nous sélectionnons le dossier « 1 ».

72
Nous effectuons sa copie en réalisant « CTRL + C » et répétons son collage via le raccourci
« CTRL + V » trente fois créant ainsi 30 copies.

Pour améliorer l’affichage de ces dossiers et qu’on puisse voir tous les dossiers, ce qui est
optionnel mais pratique, cliquer sur le bouton « Afficher ».

Puis sur l’option « Grandes icônes ».

On clique sur le deuxième dossier « 1 – Copie » et on clique sur l’icône montrée sur l’image.

On écrit « 2 » et répète les tabulations tout en écrivant les chiffres successifs à « 2 » à chaque
dossier renommé à chaque fois pour finir au dossier « 31 ».

73
Ce faisant nous aurons notre ensemble de jours comptables sous forme de dossiers numériques
pour une meilleure classification des documents comptables journaliers.

Huitième étape : Cliquer sur « Pièces comptables » mentionnés sur l’image pour revenir au
dossier « 1_Janvier ».

Neuvième étape : Sélectionner le dossier « 1_Janvier » si ce n’est pas fait et réaliser le raccourci
« CTRL + C » avec le clavier.

74
Dixième étape : Réitérer « CTRL + V » onze fois afin de créer 11 copies du même dossier.

Onzième étape :
Sélectionner la
première copie.

Douzième étape : Cliquer à nouveau sur l’icône montrée sur l’image

Puis écrire « 2_Février » puis tabuler et à nouveau écrire « 3_Mars » et répéter ces tabulations
tout en écrivant dans le nom de chaque dossier, « le chiffre consécutif à celui du précédent
dossier_ » à chaque dossier renommé pour finir à « 12_Décembre ».

C’est très important d’écrire à chaque fois, des chiffres consécutifs au début de chaque nom de
dossier afin qu’ils soient triés du plus grand au plus petit automatiquement par l’explorateur des
fichiers.

75
N.B : Ouvrer le dossier « 2_Février » en faisant un clic droit dessus. Ce faisant, nous pouvons
supprimer le sous-dossier « 30 » et le sous-dossier « 31 » en les sélectionnant et en appuyant sur
la touche « delete » du clavier.

Treizième étape : Cliquer maintenant sur « Dossiers Comptables » mentionnés sur l’image.

pour revenir au dossier « 2010 ».

Sélectionner le dossier « 2010 » créé et faire le raccourcis suivant « CTRL + C ».

Quatorzième étape : Réaliser le raccourcis « CTRL + V » quatorze fois afin de créer 14 copies
du même dossier.

76
Dixième étape : Sélectionner la
première copie de dossier.

Onzième étape : Cliquer sur l’icône entourée sur l’image.

Et écrire « 2011 » puis tabuler et à nouveau écrire « 2012 » et répéter ces tabulations tout en
écrivant des années successives à chaque dossier renommé à chaque fois pour finir à « 2024 ».

77
Nous avons ainsi, créé une base de données d’archivage dont les sous-dossiers de « Dossiers
comptables » feront office « d’année » comptable. Et les sous-dossiers de « Pièces comptables »
feront office de « mois » comptable. Et à chacun de ces « mois comptables », s’y trouve toutes
les « journées » comptables possibles sous forme de dossier numérique. Chaque « journée »
comptable contiendra les documents physiques comptables qui ont été dématérialisés et archivés
selon une démarche précise.

78
ANNEXES B
Il est sur le bureau de notre ordinateur.

Après avoir cliqué deux fois sur son icône, voici la fenêtre qui apparait.

A ce moment-là, comme la nomenclature de notre fichier comptable est simple et les numéros
des documents comptables sont différents entre eux. On va écrire, dans le champ « All or part
of the file name », les éléments suivants : « 3379 ».

Dans le champ « Search in », on va cliquer sur « Browse ».

79
 Ce qui nous donne cette fenêtre-ci.

On clique alors sur la petite flèche juste à côté du dossier « Ce PC » donnant lieu à un
déroulement.

On clique à nouveau sur la petite

flèche à côté du dossier
« Utilisateurs » puis celle du

dossier « kevin » ensuite celle du dossier « Documents ».

Enfin on clique sur le dossier « Dossiers comptables » et ça nous donne comme résultat et je
clique sur « OK ».

80
 On clique pour conclure sur le
bouton « Search ».

Voici les résultats de la recherche.

La recherche fut un succès et on peut le consulter en double-cliquant sur la ligne qui entourée en
rouge.

81
GLOSSAIRE
Terme Définition
Archivage numérique Rangement des fichiers numériques selon une méthodologie et
l’organisation du support de stockage.
Archive physique Des documents papier archivés dans un espace physique.
Base de données Ensemble de dossiers classés selon une organisation précise et qui
d’archivage reçoit un fichier archivé.
Cours légal Monnaie en circulation et qu’on peut accepter pour faire des
Et pouvoir libératoire transactions
Actionnaires Propriétaire d’une action qui leur donne des avantages dans le
fonctionnement de la banque.
Acteurs économiques Personne (physique ou morale) qui participe à l’activité
économique
Taux de change en fixe Valeur du FCFA par rapport à une devise étrangère.
Contrôles budgétaires Exploitation du budget afin de planifier et contrôler les
performances de l’entreprise.
Recettes Ensemble de rentrées d’argent.
Budgétaires
Ordre de transfert et Action de mouvementer par un jeu d’écritures.
virement
Réglementation des Ensembles règlements et dispositions codifiés qui encadrent le
changes bon fonctionnement des changes.
Journée comptable L’ensemble des mouvements comptables effectués au cours d’une
journée qui génère un solde.
Justificatif L’ensemble de documents justifiant chaque écriture comptable.
Compte rendu des Document qui retrace les opérations impactant plusieurs comptes
opérations à une période donnée.
Traitements comptables Fenêtre de l’application SYSCOBEAC permettant de choisir un
type d’opération à effectuer.
GL SYSCOBEAC Application centralisée qui enregistre tous les mouvements
comptables de la BEAC et génère sa situation nette comptable à
une période donnée.
Pièces comptables Document comptable qui retrace tous les mouvements d’un
compte effectués au cours d’une période donnée.
Documents comptables L’ensemble des éléments comptables. (Pièces comptables,
justificatifs…)
Transformation digitale Démarche afin qu’un document physique devienne
compréhensible pour les NTIC.
Outils technologiques Ressources permettant d’effectuer une tâche plus facilement.
Salle des archives Lieu, en présentiel, où sont entreposés les archives.
ISO 14641-1 Norme mettant en œuvre l’enregistrement, le stockage et la
restitution de documents électroniques pour une conservation
fiable et une intégrité efficace.
ORPALIS Concepteur de logiciel aidant à la digitalisation dans les
entreprises.
Serveurs locaux de Machine servant à stocker, sécuriser et gérer des données
stockage numériques.
Balance détaillée des Document qui retrace tous les mouvements de comptes à une
comptes période donnée.

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Conventions d’ouvertures Ensemble de textes qui encadre le fonctionnement d’ouverture
et fonctionnement des d’un compte.
comptes
Acquisition d'une image Processus de scan d’un document via un imprimante connecté à
un outil technologique.
Tampon numérique Type d’annotations dont PaperScan propose dans son édition
professionnelle.
Enregistrement avec Action de transformer les images acquises en pages d’un même
archivage document électroniques ou plusieurs via un outil informatique.
Chaque document obtenu sera rangé au bon dossier parmi
d’autres selon une méthodologie d’archivage.
SSD NVME Type de SSD assurant une lecture et une écriture facile de fichiers
numériques.
Lecture et Ecriture Ensemble de processus passif de reconnaissance et un ensemble
processus actif de modification effectué par un type de stockage.
Processeur Partie de l’ordinateur responsable des calculs nécessaires aux
traitements du processus d’acquisition d’images et sa
configuration.
Fichiers numérisés Ensemble de données provenant d’un document physique
dématérialisé.
Dossier numérique Élément faisant partie d’une structure de fichiers.
Logiciel Ensemble de procédés traitant l’information par l’ordinateur.
Périphérique d’imprimante Périphérique d’entrée participant au bon fonctionnement du
logiciel Paperscan.
Compression MRC Technologie de création de fichiers PDF compact.
Attributs de fichiers Propriétés spécifiques à un fichier.
Espace de travail Lieu de travail pour un ou plusieurs personnes.
Équipements Ressources physiques intégrés dans un système prédéfini.
Méthodologie Ensemble de méthodes et techniques d’un domaine particulier.
Archiviste numérique Personne agissant dans le cadre d’une dématérialisation de masse
et d’un archivage numérique de documents électroniques.
Nomenclature Manière de nommer un document en général.
Dématérialisation Action de rendre un document physique numérique via des
processus.
Compte informatique Session invité où une personne se connecte aux systèmes avec des
Visiteur droits réduits.
Hub USB Un équipement technologique à plusieurs entrées.
Profils sur Paperscan Nom donné à un ensemble de paramétrages effectués dans les
options du logiciel PaperScan
Image numérique en Composition de pixels codés par trois nombres binaires
couleur correspondant au Rouge, au Vert et au Bleu.
Développement Web Action de créer où améliorer des pages Web.

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TABLE DES MATIÈRES

DÉDICACE ............................................................................................................................................... 1

REMERCIEMENTS ................................................................................................................................. 2

AVANT-PROPOS..................................................................................................................................... 3

LA TABLE DES ABRÉVIATIONS ......................................................................................................... 6

SOMMAIRE ............................................................................................................................................. 7

INTRODUCTION GÉNÉRALE ............................................................................................................... 8

PARTIE I : DÉROULEMENT DU STAGE ....................................................................................... 11

CHAPITRE 1 : PRÉSENTATION DE LA BEAC GABON ............................................................. 12

SECTION 1 : Historique de la BEAC ............................................................................................ 12

CRÉATION ................................................................................................................................ 12

STATUT JURIDIQUE ............................................................................................................... 13

SECTION 2 : Activités, Organisation, Fonctionnement de la BEAC GABON .......................... 13

Activités ..................................................................................................................................... 14

Produits .......................................................................................................................... 14

Services .......................................................................................................................... 14

Organisation .............................................................................................................................. 14

La conférence des chefs d’États de la CEMAC. ........................................................... 14

Le Comité Ministériel de l’UMAC ................................................................................ 14

Le Conseil d’Administration de la Banque.................................................................... 14

Les Comités Économiques et Financiers Nationaux ..................................................... 14

Le Gouvernement de la Banque..................................................................................... 15

Le Collège des Censeurs ................................................................................................ 15

Organisation de la Direction Nationale .................................................................................. 15

Fonctionnement ........................................................................................................................ 16

Fonctionnement de la BEAC GABON ....................................................................... 17

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 1- 1er Adjoint au Directeur National ..................................................... 17
A- Activités ..................................................................................................... 17
2- Fonctionnement du pôle d’exploitation ........................................... 17
A- Émission Monétaire et Circulation fiduciaire............................................. 17
A.1- Section d’activités ........................................................................ 17
B- Comptabilité, Budget et Contrôle de Gestion............................................. 17
B.1- Missions ....................................................................................... 17
B.2- Sections d’activités ...................................................................... 17
C- Ressources Humaines, Formation et Organisation ..................................... 18
C.1- Sections d’activités ...................................................................... 18
D- Systèmes et Moyens de Paiement .............................................................. 18
D.1- Sections d’activités ...................................................................... 18
E- Systèmes d’information.............................................................................. 18
E.1- Sections d’activités ............................................................................. 18
F- Patrimoine, Moyens Généraux et Relations Publiques .............................. 18
F.1- Sections d’activités ............................................................................. 18
3- 2e Adjoint au Directeur National................................................................. 19
A- Activités ..................................................................................................... 19

4- Fonctionnement du pôle « Étude et contrôle bancaire » ......................... 19

A- Études et Recherches .................................................................................. 19

A.1- Section d’activités ........................................................................ 19
B- Statistiques Monétaires et Balance des Paiements ....................................... 19
B.2- Sections d’activités ............................................... 19
C- Stabilité Financière, Activités Bancaires et Financement des Économies ... 19
C.1- Sections d’activités ...................................................................... 19
D- Gestion Administrative des Marchés et Affaires Juridiques...................... 19
D.1- Sections d’activités ...................................................................... 19
E- Études des transferts et Suivi de la Réglementation des charges .............. 19
E.1- Sections d’activités ....................................................................... 19
F- Secrétariat Général du Comité National Économique et Financier ........... 20
F.1- Sections d’activités ....................................................................... 20

CHAPITRE 2 : PRÉSENTATION DU STAGE ET TRANSFORMATION DIGITALE .............. 21

SECTION 1 : Le stage dans le service Comptabilité, Budget et Contrôle de gestion ................ 21

Le service C.B.C.G de la BEAC GABON............................................................................... 22

Rapport des tâches accomplies au sein du service ................................................................. 24

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 Section Backoffice ........................................................................................................ 24

CRÉATION D’UNE JOURNÉE COMPTABLE SOUS FORMAT ................ 24

D’ENVELOPPE PHYSIQUE

CRÉATION DE TRAITEMENTS COMPTABLES ........................................ 25

TRANSPORT DE PIÈCES COMPTABLES PHYSIQUES VERS UN

APPPROBATEUR ..................................................................................................................... 25

CLASSEMENT EN ORDRE CROISSANT DE DOCUMENTS COMPTABLES D’UNE

ENVELOPPE DONNÉE ............................................................................................................ 25

Analyse critique du stage ......................................................................................................... 26

Bilan du stage ............................................................................................................................ 27

SECTION 2 : La transformation digitale et choix du thème ........................................................ 27

Les outils technologiques retenus ............................................................................................ 28

Le choix du thème ..................................................................................................................... 28

PARTIE II : LE SUJET ........................................................................................................................ 29

CHAPITRE 3 : Le cadre d’étude ......................................................................................................... 30

SECTION 1 : Les techniques d’investigations ............................................................................... 30

Entretien avec le chef du Service C.B.C.G ............................................................................. 30

Observation neutre de l’imprimante de fonction .................................................................. 31

Recherche d’articles sur l’internet par rapport à la numérisation ............................................... 33

ENTRETIEN AVEC LE CHEF DE SERVICE SYSTÈME D’INFORMATION .............. 33

Deuxième entretien avec le chef de Service C.B.C.G............................................................. 34

Entretien avec le chef de section BUDGET ET CONTROLE DE GESTION .................... 34

Entretien avec le chef de service adjoint................................................................................. 35

Recherche web sur l’archivage numérique au GABON ....................................................... 35

SECTION 2 : Présentation de la méthodologie appliquée à la dématérialisation ...................... 36

JUSTIFICATION ET PRÉSENTATION DES CHOIX D’OUTILS................................... 36

CONTEXTE PHYSIQUE ........................................................................................................ 39

86
 JUSTIFICATION ..................................................................................................................... 39

La dématérialisation de documents physiques à une page ................................................... 39

Prérequis....................................................................................................................... 39

Exécution du logiciel PaperScan ................................................................................ 39

L’acquisition d’une image numérique ....................................................................... 41

Configuration ............................................................................................................... 41

Configuration des options du logiciel Paperscan ......................................... 41

Création du profil 50_OD.................................................................. 42

Configuration de l’enregistrement du fichier (Partie 1) ................ 43

Configuration du nom du fichier ......................................... 43

Configuration des options du fichier (format,

caractéristiques, etc…) ............................................................................................................. 44

Configuration de l’enregistrement du fichier (Partie 2) ................ 47

Le processus d’acquisition numérique ............................................. 48

Le tampon numérique d’images acquises .................................................................. 49

Création d’un tampon numérique prédéfinie .............................................. 49

Édition de ces caractéristiques .......................................................... 50

L’action de tamponner numériquement ....................................................... 52

L’archivage numérique suivie d’un enregistrement d’images compilés au format

PDF/A.....................................................................................................................................................................53

CHAPITRE 4 : RÉSULTATS, ANALYSE ET RECOMMANDATIONS ...................................... 60

SECTION 1 : Présentation des résultats ........................................................................................ 60

Une trace des documents comptables ................................................................................ 60

Un meilleur stockage par rapport à la salle des archives ............................................. 60

Un espace de travail peu encombrant ............................................................................... 61

Une base de données d’archivage numérique pratique pour le service .................... 61

Une recherche nouvelle de documents comptables numériques ................................. 61

87
 Des documents comptables physiques mieux regroupés .............................................. 62

Un poste à pourvoir d’archiviste numérique dans chaque service ............................ 62

SECTION 2 : L’analyse et recommandations par rapport à la méthodologie ........................... 62

Analyse....................................................................................................................................... 62

Recommandations .................................................................................................................... 63

CONCLUSION GÉNÉRALE ................................................................................................................. 65

BIBLIOGRAPHIE .................................................................................................................................. 68

ANNEXES A .......................................................................................................................................... 70

ANNEXES B........................................................................................................................................... 79

GLOSSAIRE ........................................................................................................................................... 82

88