Frais professionnels

Remboursement et procédure
Comprendre les frais professionnels

Le présent document a pour objet de décrire les règles et modalités pratiques de remboursement des frais dans le cadre des missions réalisées par les
salariés portés du Groupe UMALIS.

Les frais professionnels s’entendent des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi du travailleur salarié ou assimilé que celui-ci
supporte au titre de l’accomplissement de ses missions.

Les frais professionnels exposés en tant que porté, comme tout salarié, ne peuvent faire l’objet de remboursement que si :
▪ ils se rattachent à une mission en portage salarial ou à une prospection et sont nécessaires à l’exécution de cette mission ou prospection ;
▪ ils sont rattachés à une période travaillée ayant fait l’objet d’un salaire ou d’une facturation ou à une période de prospection ;
▪ ils respectent l’application des règles & barèmes URSSAF ;
▪ ils font l’objet de justificatifs toujours en lien avec une mission et un client ;
▪ le compte d’activité du porté est suffisamment approvisionné ;
▪ le compte rendu d’activité est correctement rempli.

Le remboursement de ces frais est soumis à des règles fiscales et administratives. Les règles générales sont posées par l’arrêté du 20 décembre 2002.
Concernant les frais refacturés au client, ceux-ci sont déplafonnés à condition qu’ils rentrent dans le cadre défini de votre mission.

Si ces règles ne sont pas respectées, le caractère professionnel des frais n’est pas rapporté, et constitue un avantage en nature assimilé à une
rémunération, et donc soumis à cotisations sociales et imposables à l’impôt sur le revenu.
Les frais de repas (1/2)

Sont considérés comme frais professionnels, les dépenses

supplémentaires engagées par le salarié porté en situation de
déplacement professionnel afin de s’alimenter à l’heure du
déjeuner, et lorsque ses conditions de travail ne lui permettent
pas de regagner son domicile.

Pour les salariés portés, deux cas doivent être distingués : les
salariés dits « sédentaires » et les salariés en déplacement.
Les frais de repas (2/2)
Pour les salariés sédentaires (un seul lieu de mission) :
▪ ils peuvent bénéficier de la carte Ticket Restaurant Edenred d’une valeur facial de 13,83 €/jour presté, et ouvrant le droit à une exonération de
cotisation patronale ;
▪ pour ceux qui sont contraints de prendre leur repas sur leur lieu mission en raison d’une organisation ou horaire de travail particulier (travail en
équipe, posté, continu, en horaire décalé ou de nuit), ils peuvent également bénéficier d’une allocation forfaitaire, à hauteur de 7,30€/jour presté.
Attention : l’organisation ou l’horaire de travail particulier doit être caractérisé (mention sur le contrat de travail et sur le contrat commercial).

Pour les salariés en déplacement (pluralité de lieux de mission et donc a fortiori un déplacement et l’impossibilité de regagner son domicile ou son lieu de
travail habituel pour le repas) :
▪ Repas pris hors restaurant, une indemnité forfaitaire de 10,10 €/jours presté est prévue. Une indemnisation au réel sous réserve du justificatif est
également possible (ticket de caisse pour chaque repas par jours presté) ;
▪ Repas pris au restaurant, une indemnité forfaitaire de 20,70 €/jour presté est prévue. Une indemnisation au réel sous réserve du justificatif est
également possible (ticket de caisse pour chaque repas par jours presté).

Les repas d’affaires sont remboursés à 100%. Dans le cadre des repas d'affaires, les personnes invitées doivent avoir un rôle directement décisionnaire
quant à l'avenir de votre mission.
Indiquer sur le justificatif leurs noms, prénoms, fonctions dans la société et rôle dans le cadre de votre mission. Les repas d’affaires doivent avoir un
caractère exceptionnel.

Dans le cadre des repas de prospection, il faudra nous envoyer un mail qui indique que votre mission ne sera pas prolongée et que vous êtes prospection
d’un nouveau client pour une nouvelle mission.
Les repas sont remboursés au réel et à 100%.
Les frais de transport en commun et individuel
Le Pass Navigo, ainsi que tous les abonnements mensuels,
hebdomadaire ou annuel sont remboursables à 50%.
La prise en charge des frais de transport est subordonnée à la
présentation des titres de transport utilisés par le salarié. Pour être
admis à la prise en charge, les titres doivent permettre d'identifier le
titulaire et être conformes aux règles de validité définies par
l'établissement public, la régie ou l'entreprise de transport, ou le
gestionnaire du service public de location de vélos

Les tickets de métro à l’unité ne sont pas remboursables.

Les billets de train et de TGV, les taxis ou Uber sont remboursés à 100%,
si ces frais sont engagés dans la cadre de la mission uniquement.

Les frais de péage sont remboursés à 100% sur justificatif : ticket de

péage daté ou facture mensuelle détaillée et correspondant aux jours
prestés.

Les frais de parking sont remboursés à 100% sur justificatif : ticket daté
ou facture mensuelle détaillée et correspondant aux jours prestés.
 Les indemnités kilométriques
Lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, le remboursement effectué par l’employeur à partir du barème
fiscal d’indemnités kilométriques est exonéré de cotisations. Sont uniquement concernés les salariés qui ne peuvent utiliser les transports en commun, soit
parce que le trajet domicile-lieu de travail n'est pas desservi ou l'est dans des conditions incommodes pour le salarié, soit en raison de conditions d'horaires
particuliers de travail.

Le barème kilométrique fiscal est fixé annuellement. Il couvre les véhicules de 3 à 7 CV. Ce plafonnement s’applique également en matière sociale.
L’utilisation du barème fiscal est désormais admise pour les véhicules dont le salarié lui-même, ou le cas échéant son conjoint ou l’un des membres de son
foyer fiscal, est personnellement propriétaire.
Seuls les allers/retours du domicile au travail par jour presté sont acceptés.

Justificatifs à fournir : la carte grise qui doit être à votre nom et adresse ou au nom d’une personne appartenant à votre foyer fiscal, ainsi que le nombre de
kilomètres/trajets effectués chaque mois.
Le barème utilisé est celui de la tranche kilométrique la plus élevée du barème fiscal : un coefficient est appliqué par kilomètre en fonction du nombre de
chevaux fiscaux de votre véhicule. Il inclut les frais de carburant et de réparation du véhicule.

Puissance fiscale Jusqu’à 5 000 km De 5 001 à 20 000 Km Au-delà de 20 000 Km

3cv et moins d x 0,529 (d x 0,316) + 1 065 d x 0,370

4 cv d x 0,606 (d x 0,294) + 1 330 d x 0,407

5 cv d x 0,636 (d x 0,308) + 1 395 d x 0,427

6 cv d x 0,665 (d x 0,323) + 1 457 d x 0,447

7 cv et plus d x 0,697 (d x 0,340) + 1 515 d x 0,470

Source : Urssaf 2024
 Le télétravail
Le salarié porté effectuant une partie ou la totalité de sa prestation en télétravail peut demander le remboursement de frais justifié par la réalité des
dépenses professionnels supportées.

L’URSSAF prévoit trois catégories de frais professionnels qui peuvent être identifiées :

Les frais fixes (loyer ou valeur locative brute, taxe d’habitation, taxe foncière, charges de copropriété, assurance multirisque habitation) : la valeur réelle est
définie par une quote-part de l’ensemble des frais fixes réellement supportés au titre du local affecté à un usage professionnel au prorata de la superficie
totale de l’habitation principale et est égale à [(Taxe d'habitation + loyer) x surface pro (10m2)/surface du local].

Les frais variables (chauffage et/ou climatisation, électricité) : la valeur réelle représente une quote-part des frais variables réellement supportés au titre du
local affecté à un usage professionnel.

Les frais de matériels informatiques, de connexion et consommables (ordinateur, imprimante, bureau, ramettes de papier, cartouches d’encre,
téléphonique, Internet).

Attention, car certains frais peuvent être remboursés à 50 % de la valeur de dépense.

Il est important de rappeler que les salariés en télétravail peuvent bénéficier des tickets restaurant.

Le remboursement au réel étant confronté à certaines difficultés pratiques (absence de factures, certains frais ne sont pas quantifiables), l’URSSAF a mis à
jour sa politique sur son site Internet depuis décembre 2019 : (https://www.urssaf.fr/portail/home/employeur/calculer-les-cotisations/les-elements-a-
prendre-en-compte/les-frais-professionnels/le-teletravail.html).
 L’indemnité de grand déplacement (1/2)
L’indemnité de grand déplacement est destinée à couvrir les dépenses supplémentaires de nourriture et de logement du salarié en déplacement
professionnel.

Le grand déplacement est caractérisé par l’impossibilité pour un salarié de regagner chaque jour sa résidence du fait de ses conditions de travail.

L’empêchement est présumé lorsque deux conditions sont simultanément réunies :

▪ la distance lieu de résidence / lieu de travail est supérieure ou égale à 50 km (trajet aller) ;
▪ les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 1h30 (trajet aller).

Les déplacements en métropole

Logement et petit déjeuner

Repas Départements Autres
75, 92, 93 et 94 départements
Pour les 3 premiers mois 20,70 € 74,30 € 55,A0 €

Au-delà du 3e mois et jusqu’au 24e mois 17,60 € 63,20 € 46,80 €

Au-delà du 24e mois et jusqu’au 72e mois 14,50 € 52,00 € 36,60 €

Source : Urssaf janv. 2024

 L’indemnité de grand déplacement (2/2)
Les déplacements en Outre-mer

Martinique, Guadeloupe, Guyane, la Réunion, Mayotte, Saint-Pierre-et-Miquelon

Indemnité forfaitaire Abattement applicable à l’ensemble des assiettes forfaitaires
Hébergement 120,00 €*
Déplacement de plus de 3 mois 15%
Repas 20,00 €
Déplacement de plus de 24 mois 30%
*150 € pour un salarié reconnu travailleur handicapé et en situation de mobilité réduite

Nouvelle-Calédonie, Wallis et Futuna, Polynésie française

Indemnité forfaitaire
Hébergement 120,00 €*
Repas 24,00 €
*150 € pour un salarié reconnu travailleur handicapé et en situation de mobilité réduite

Les déplacements à l’étranger

Afin de connaître les forfaits applicables aux déplacements à l’étranger, il convient de consulter le site web suivant :

https://www.economie.gouv.fr/dgfip/mission_taux_chancellerie/frais
Les outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC)
Les frais engagés par le salarié à des fins professionnelles, pour l’utilisation des
outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication
qu’il possède, sont considérés comme des charges à caractère spécial inhérentes
à la fonction ou à l’emploi.

Les « nouvelles technologies » prennent diverses formes : internet, ordinateur ou

téléphone portable, modem, progiciels…Peuvent être remboursés par
l’employeur à condition de justifier la réalité des dépenses.

Si l’employeur ne peut justifier de la réalité des dépenses professionnelles, la part

des frais professionnels est déterminée d’après la déclaration faite par le salarié,
évaluant le nombre d’heures à usage strictement professionnel, dans la limite de
50 % de l’usage total.

Pour en savoir plus, veuillez consulter le lien ci-après :

https://www.urssaf.fr/portail/home/employeur/calculer-les-cotisations/les-
elements-a-prendre-en-compte/les-frais-professionnels/les-outils-issus-des-
nouvelles-t.html
 Autres frais
▪ Frais postaux (frais d’envoi de lettres) : remboursement à 100%, sur présentation du justificatif.

▪ Location d’un bureau ou d’un espace coworking : la période de location doit être couverte par un contrat de prestation, sur présentation d’une facture
acquittée.

▪ Fournitures de bureau : par exemple, des ramettes de papier, cartouches d’encre, etc., sur présentation de justificatif.

▪ Sites professionnels : abonnements, accès aux sites à caractère professionnel, par exemple : Linkedin, remboursement sur justificatif.

▪ Documentation professionnelle : livres, magazines, en lien avec votre poste et/ou avec votre mission.

▪ Équipements spécifiques exigés par le client : il s’agit principalement des équipements de sécurité, par exemple :
o Masques, tenues de protection, gants, casques, lunettes, chaussures de sécurité, etc.), sur facture.

▪ Conférences, forums, formations : la prise en charge se fait avec une acceptation préalable de l’employeur.
o La formation peut être acceptée si en lien avec votre poste et/ou mission actuelle et sous condition de trésorerie disponible.
o La participation à une conférence/ forum professionnel est éligible si en lien avec votre mission et sous condition de
o Présentation d’un justificatif de paiement et de présence.

▪ Cadeaux clients : un par an et par client (n° SIRET), dans la limite de 73 € TTC par cadeau.

Si avez un doute concernant un achat ou un frais n’est pas présent dans cette liste, nous vous invitons à nous solliciter via la messagerie du bureau virtuel
avant d’engager la dépense
 UMALIS Group
10, rue de Penthièvre - 75008 Paris
+33 (0)1 84 60 44 44
contact@umalis.fr