Gestion Projet - Chapitre 5

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Chapitre 5 : Préparer l’environnement de

travail du projet
Comprendre le contexte :
1. L’ancienne collaboratrice chargée de l’organisation du salon ne savait pas se servir de l’intranet. Nous
contactons donc Muriel Villeneuve qui est directrice de communication pour récupérer les dossiers
concernant le salon.

2. Les anciens documents faits avec l’ancienne charte seront incohérents avec les nouveaux documents.

3. Perte de temps, non accessibilité et non disponibilité et définir un plan de nommage.

I - Organiser le stockage des documents du projet :


1. Le nom du fichier concernant les réunions commence parfois par le code du type de document
(CR_REU_N_01_02_lancement),parfois par le code de l’objet du document (REU_conv_23_02_N) et
parfois par la date (N-01-15CR);
Les dates sont parfois exprimés avec le format mm jj et parfois avec le format jj mm ;
Les séparateurs d’éléments du nom sont parfois des _ (tiret du 8),parfois des - (tiret du 6) et parfois des
espaces ;
Les versions d’un même document ne sont pas clairement identifiées (“budget” et “budget-2”) ;
Dans le nom “fichier N-versog-plan d'action”, le terme “fichier” n’a aucun intérêt et ne doit pas comporter
d’apostrophe.
Par ailleurs, on ne dispose d’aucune information sur l’organisation des espaces où sont enregistrés ces
fichiers (espaces partagés? gestion des droits?).

2. Plan de nommage : “type de document”_”date”_”objet”_”complément”_”version”

Types de document Abréviations

Compte rendu CR

Rapport d’avancement RAV

Réunion REU

Charte projet CHAPRO

Budget BUDG

Convocation CONV

Fiche de tâches FT

Lettre LET

Note de cadrage NCAD

3.
Type de documents (annexe 1, 3 à 9) Nouveaux noms

Charte projet CHPRO

Tableau de budget version 1 BUG_V1

Tableau de budget version finale BUG_VF

Convocation réunion de pilotage du projet du CON_N0115_pilotageduprojet_REU


15/01/N

Compte rendu de la réunion de lancement du projet CR_N0102_lancementdeprojet_REU


du 02/01/N

Convocation à la réunion d’avancement du 23/02/N CONV_N0223_avancement_REU

Plan d’action PLAN_action

Note de cadrage version n°1 du 10/01/N salon NCAD_N0110_salonversog_V1


Versög

Compte rendu de la réunion d’avancement du CR_N0223_salonversog_REUAV_V4


23/02/N version n°4 du salon Versög

Fiche de tâche 17/02/N salon Versög : concevoir la FT_N0217_salonversog_documentationdustand


documentation du stand

Matrice des responsabilités MATRICE_responsabilte

Extrait de la charte graphique CHGRAPH_N05

Compte rendu de réunion de pilotage salon Versög CR_N0201_salonversog_REUPILOTAGE


01/02/N

Prise de note d’un entretien entre C.Gindrat et PRISENOTE_entretiengindratetboisseau


C.Boisseau

Liste de tâches salon de Versög LISTETACHES_salonversog

4. Arborescence :

Lance NCAD
PLAN_ACTI
Prépa
Commu CHPRO

Budget BUG_V

Réuni REU_N0115_pilota
geduprojet_REU
Salon Cond


5.

Clôtur
Directeur Directeur Directeur Collaborate Directrice Directeur Directeur
régional logistique commercial ur Nord-Est communica marketing expertise
Nord-Est Nord-Est Nord-Est tion culinaire
Activité
Cyril Guy Henri Camille Muriel Stéphane Mylène
Gindrat Vernave Tufano Boisseau Villeneuve Lemoigne Breter

Gestion de R CA CA A CA CA C
l’ensemble du
projet

Gestion du R CA C A C C C
déplacement
de l’équipe à
Cologne
Actualisation
de la
documentation

Validation de RA C C A C C C
tous les
supports de
communicatio
n sur le salon

Logistique- C R CA A C C CA
acheminement
du matériel et
des
marchandises
sur le stand

Formation des C C RA A CA C C
commerciaux
en langue
anglaise
Formation sur
la nouvelle
gamme Vegan

Création du C CA CA A CA C CA
catalogue et
des produits
présentés au
salon

Mise en place C CA C A CA C RA
de l’atelier
culinaire

6. Note de service :

Plan :

- Présenter l'intérêt d’une règle de nommage et de stockage


- Présenter la manière de stocker dans dossier et sous-dossier
- Présenter le plan de nommage
- Enumérer les différents points (les codes, date, objet,version, séparation de élément par _)
- Remercier de bien suivre les recommandations suivantes.
logo

Karlia A : Equipe projet


De :
Manager
Date : 12/12/2022

Note de service N : 1

Objet : Nommage et stockage des documents.


PJ : schéma de l’arborescence, tableau de codification

Voici un rappel de l’importance de suivre un plan de stockage et de nommage :

- Permet à chaque acteur du projet de retrouver les dossiers créer par d’autre plus facilement
- Permet une meilleure compréhension et un échange plus simple au sein de l’équipe

Vous trouverez les règles à suivre pour le projet Versög dans le schéma créé à l’occasion en pièce
jointe.
En ce qui concerne le plan de nommage, voici celui que nous allons utiliser : “type de
document”_”date”_”objet”_”complément”_”version”.
Les codes pour raccourcir le nom des fichiers au maximum sont également joints à la note.
Voici un exemple : NCAD_N0110_salonversog_V1

Je vous remercie d’avance de respecter ces règles afin de faciliter la communication lors de ce
projet.

XXX
Manager

II -

7. Les documents qui peuvent faire l'objet d’un modèle sont les documents qui sont utilisés plusieurs fois.
Ils contiennent des éléments fixes (logo ; émetteur ; …) Les modèles permettent de gagner du temps
et d’uniformiser les documents.

Modèles : tableau de budget ; convocation ; compte-rendu ; note de cadrage ; fiche de tâches ;


compte-rendu d’une réunion.

8.

9. Logo, émetteur, la logistique de la RU : Date ; heure ; durée, Les prédéfinis validé en amont par le chef
projet : plan d’évocation, liste des participants, canal de diffusion, rubrique complétées au fur et à
mesure de la RU + finalisation à la fin de la RU.

10.
LOGO
Projet XXX - Compte-rendu (reunion de suivi/pilotage) n°X

Date : JJ/MM/N Lieu :

Présents : Absents :
Equipe projet :
Client ou partenaire éventuel :
Invités autres :

Emetteur : Liste de diffusion :


Date de diffusion :

Ordre du jour :

11. Point 1
12. Point 2
13. suivi des actions précédentes

Remarques / Questions

Remarque 1
Remarque 2

Décisions

1. Décision 1
2. Décision 2

Tâches à suivre

Description Responsable Délai Livrable Validé par

Documents :

Prochaine réunion le ………………………..à………………………… .

(En absence de remarques, ce CR sera considéré comme approuvé le XX/XX/N)

12.
LOGO
Projet Salon Versög - Compte-rendu (reunion de suivi/pilotage) n°2

Date : 01/02/N Lieu : Lorient

Présents : Stéphane Lemoigne, directeur marketing Absents : X


Guy Vernave, directeur logistique Murielle
Villeneuve, directrice communication Cyril Gindrat,
directeur régional Nord-Est
Equipe projet : X
Client ou partenaire éventuel : X
Invités autres : X

Émetteur : Direction générale (nous) Liste de diffusion : ?


Date de diffusion : 16/02/N

Ordre du jour : Participation au salon Versög - Cologne

1. Choix de la maquette de la brochure et des plaquettes du salon


2. Prestation de patrick Fauvet

Remarques / Questions :

3. …
4. …

Décisions :

5. Abandon maquette 2
6. …

Tâches à suivre

Description Responsable Délai Livrable Validé par

Documents : x

Prochaine réunion début mars .

(En absence de remarque, ce CR sera considéré comme approuvé le 16/02/N)


Application n°3 :

Les indicateurs peuvent être commerciaux , de


RH (absentéisme, turn over, AT, …), financier,
temporel (suivre un projet), … .
Un tableau de bord est un ensemble de
tableaux mais également de graphiques qui
permettent d’évaluer la situation d’une
entreprise et de suivre son évolution.

1. Indicateurs :

Objectifs :
- augmentation des parts de marché de l’entreprise (provenance étrangère)
- progresser le CA auprès clients actuels
- élargir clientèle

Les indicateurs à suivre sont :


- Courbe du CA
- Nombre de nouveaux clients
- Taux de part dans le marché étrangé

Application 4 :
5.
Appel sortant : c’est nous qui appelons
Utilisation de la méthode CROC

Contact Formule de politesse + présentation (nom, prénom, association) + demande de contact


avec le responsable magasin “Bonjour, je suis [NOM + Prénom + Association]. Suis-je bien
en contact avec un responsable?”

Raison Présentation du thème de l’appel “je vous appelle pour solliciter votre aide afin de récolter
des tailleurs pour les personnes en recherches d’emploi”

Objectif Obtenir un rdv avec le responsable magasin pour la collecte

Conclusion Reformulation de l’objectif + formule de politesse

Application 2 :
2. cf.doc papier
Application 3 :
1. Info importante :
a. formations
b. contrat
c. attestation de niv. de langue
d. fiche renseignement

nomdeformation_typededoc_nomdelapersonne_aammjj

2.
Attestation.do

Nomducandidat

Italien

Orga.formation Anglais

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