Cours sur la communication

La communication est un processus essentiel qui permet l'échange d'informations, d'idées,

d'émotions et d'opinions entre individus. Voici quelques éléments clés pour mieux comprendre
la communication :
1. Définition :
- La communication peut être définie comme l'acte d'établir une relation avec autrui en
transmettant des messages à travers divers canaux, qu'ils soient verbaux, non-verbaux ou écrits
Types de communication :
- Communication verbale : Utilisation de mots parlés pour transmettre des messages.
- Communication non-verbale : Utilisation de gestes, expressions faciales, postures, etc., pour
communiquer.
- Communication écrite : Transmission de messages par des mots écrits, comme les emails,
les lettres, et les rapports
3.Éléments de la communication :
- Émetteur : La personne ou l'entité qui envoie le message.
- Récepteur : La personne ou l'entité qui reçoit le message.
- Message : L'information ou l'idée transmise.
- Canal : Le moyen par lequel le message est transmis (par exemple, la parole, l'écriture, les
gestes).
- Feedback : La réponse du récepteur, qui permet à l'émetteur de savoir si le message a été
compris

4. Principes de la communication efficace :

- Clarté et concision : Les messages doivent être clairs et concis pour éviter les
malentendus.
- Écoute active : Les récepteurs doivent être attentifs et ouverts à la réception des messages.
- Adaptation au contexte : Les messages doivent être adaptés au contexte et à l'audience
pour être bien compris

La communication est un élément fondamental de la vie quotidienne, que ce soit dans nos
relations personnelles, professionnelles ou virtuelles. Comprendre ses principes et ses types
peut grandement améliorer notre capacité à communiquer efficacement.
 DIFFÉRENTES TYPES DE COMMUNICATION

Dans les milieux professionnels, plusieurs types de communication sont utilisés pour répondre
aux différents besoins de l'organisation. Voici les principaux types de communication que l'on
rencontre :
1. Communication interne :
o Communication descendante : Informations transmises de la direction vers
les employés, comme les annonces de politiques ou les objectifs de l'entreprise.
o Communication ascendante : Feedback et suggestions remontés des
employés vers la direction.
o Communication horizontale : Échanges entre collègues ou départements pour
coordonner les activités.
2. Communication externe :
o Relations publiques : Gestion de l'image de l'entreprise auprès du public et
des médias.
o Marketing : Promotion des produits ou services de l'entreprise auprès des
clients potentiels.
o Communication B2B (Business to Business) : Interactions avec d'autres
entreprises pour des partenariats ou des ventes.
3. Communication verbale :
o Réunions : Sessions planifiées pour discuter des projets, des objectifs et des
performances.
o Présentations : Exposés formels pour partager des informations importantes
avec un groupe.
4. Communication non-verbale :
o Gestes et expressions faciales : Utilisation du langage corporel pour renforcer
ou compléter les messages verbaux.
o Posture et contact visuel : Indicateurs de l'attention et de l'engagement lors
des interactions.
5. Communication écrite :
o Emails : Correspondance professionnelle pour les annonces importantes ou les
directives.
o Rapports : Documents détaillés sur les projets, les performances ou les
analyses.
 o Mémos : Notes internes pour informer les employés des politiques ou des
changements.
6. Communication visuelle :
o Infographies : Représentations graphiques des données pour faciliter la
compréhension.
o Vidéos : Contenus multimédias pour transmettre des messages de manière
engageante.
7. Communication digitale :
o Intranet : Plateforme interne pour partager des documents et des ressources.
o Réseaux sociaux : Utilisés pour la communication externe et le marketing.
Ces différents types de communication permettent de répondre aux divers besoins de
l'organisation, en assurant une transmission efficace des informations et en favorisant la
collaboration entre les membres de l'équipe.
 LES DIFERENTS TYPES D’APPROCHE DANS LA COMMUNICATION

Dans les milieux professionnels nous rencontrons deux formes d’approche de communication
: la communication formelle et informelle.
La communication formelle et informelle sont deux approches distinctes utilisées dans les
milieux professionnels. Voici une explication de chacune :
Communication Formelle
La communication formelle est un type de communication structurée et officielle, utilisée
principalement dans les contextes professionnels et organisationnels. Voici quelques
caractéristiques clés :
1. Nature écrite et orale :
o La communication formelle se fait souvent par écrit (rapports, mémos, emails)
mais peut aussi inclure des réunions officielles et des présentations.
2. Structure et protocole :
o Elle suit des règles et des procédures établies, assurant que les informations
sont transmises de manière claire, concise et précise.
3. Objectivité et neutralité :
o Les messages formels sont généralement objectifs et neutres, évitant les
opinions personnelles pour maintenir un ton professionnel.
4. Respect de la hiérarchie :
o La communication formelle respecte les niveaux hiérarchiques de
l'organisation, avec des informations souvent transmises de la direction vers les
employés.
5. Documentation et traçabilité :
o Les communications formelles sont souvent documentées, ce qui permet une
traçabilité et une référence future pour les décisions prises.
Exemples de communication formelle :
• Rapports : Documents détaillés sur les projets, les performances ou les analyses.
• Mémos : Notes internes pour informer les employés des politiques ou des
changements.
• Emails officiels : Correspondance professionnelle pour des annonces importantes ou
des directives.
• Réunions : Sessions planifiées avec un ordre du jour précis pour discuter des sujets
importants.
La communication formelle est essentielle pour assurer la clarté et la cohérence des
informations au sein d'une organisation, tout en maintenant un cadre professionnel et
structuré.
La communication informelle.
La communication informelle est un type de communication non structurée et spontanée qui
se produit souvent en dehors des canaux officiels. Voici quelques éléments clés pour mieux
comprendre la communication informelle :
Caractéristiques de la Communication Informelle
1. Spontanéité :
o La communication informelle se produit de manière spontanée et non planifiée,
souvent lors de discussions en face à face, de pauses café, ou via des
messageries instantanées.
2. Flexibilité :
o Elle est plus flexible et moins rigide que la communication formelle,
permettant aux employés de s'exprimer librement sans suivre des protocoles
stricts.
3. Ton Décontracté :
o Le ton est généralement plus décontracté et personnel, ce qui peut aider à
renforcer les relations entre collègues et à créer un environnement de travail
plus convivial.
Avantages de la Communication Informelle
1. Renforcement des Relations :
o Elle favorise la camaraderie et les liens sociaux entre les employés, ce qui peut
améliorer l'ambiance de travail et la collaboration.
2. Partage Rapide d'Informations :
o Les informations peuvent être partagées rapidement et efficacement, facilitant
la résolution de problèmes et la prise de décision.
3. Innovation et Créativité :
o Les discussions informelles peuvent souvent mener à des idées innovantes et
créatives, car elles permettent un échange libre et sans contraintes.
Inconvénients de la Communication Informelle
1. Rumeurs et Malentendus :
o Les informations non vérifiées peuvent se propager rapidement, créant des
rumeurs et des malentendus qui peuvent nuire à l'ambiance de travail.
2. Manque de Traçabilité :
 o Contrairement à la communication formelle, la communication informelle ne
laisse souvent pas de traces écrites, ce qui complique la vérification des
informations et la prise de décision basée sur des faits.
3. Favoritisme et Biais :
o Les relations informelles peuvent conduire à des situations de favoritisme ou
de biais, où certaines personnes reçoivent des informations ou des opportunités
en fonction de leurs relations personnelles plutôt que de leurs compétences.
Exemples de Communication Informelle
• Discussions en Pause Café : Conversations informelles entre collègues pendant les
pauses.
• Messageries Instantanées : Échanges rapides via des applications de messagerie.
• Événements Sociaux : Interactions lors d'événements organisés par l'entreprise,
comme des sorties ou des fêtes.
En résumé, la communication informelle joue un rôle crucial dans la dynamique d'une
organisation en complétant la communication formelle et en favorisant un environnement de
travail plus ouvert et collaboratif.

Importance de l'Équilibre
Il est important de trouver un équilibre entre la communication formelle et informelle pour
une organisation efficace. La communication formelle assure la clarté, la cohérence et la
traçabilité des informations importantes, tandis que la communication informelle favorise la
camaraderie, l'innovation et la flexibilité.
Voici quelques stratégies pour y parvenir :
1. Définir des canaux clairs pour chaque type de communication :
o Utilisez des canaux formels comme les emails, les réunions officielles et les
rapports pour les communications importantes et structurées.
o Encouragez les interactions informelles via des discussions en face à face, des
messageries instantanées ou des pauses café pour renforcer les relations et
favoriser l'innovation.
2. Promouvoir une culture de transparence :
o Assurez-vous que les informations importantes sont communiquées de manière
formelle pour éviter les malentendus.
o Encouragez les employés à partager leurs idées et préoccupations de manière
informelle pour créer un environnement de travail ouvert et collaboratif.
3. Former les employés à la communication efficace :
 o Offrez des formations sur les compétences en communication pour aider les
employés à comprendre quand utiliser des canaux formels ou informels.
o Sensibilisez-les à l'importance de la clarté et de la précision dans les
communications formelles.
4. Utiliser des outils de collaboration :
o Intégrez des plateformes de collaboration qui permettent à la fois des échanges
formels (comme les documents partagés) et informels (comme les chats
d'équipe) pour faciliter la communication à tous les niveaux.
5. Encourager les feedbacks réguliers :
o Organisez des réunions régulières pour recueillir des feedbacks formels sur les
projets et les performances.
o Créez des opportunités pour des feedbacks informels, comme des sessions de
brainstorming ou des discussions ouvertes.
En équilibrant ces deux types de communication, une organisation peut bénéficier de la
structure et de la clarté de la communication formelle tout en tirant parti de la flexibilité et de
la créativité de la communication informelle.
 GESTION COMMUNICATION

La gestion de la communication dans une organisation dépend de sa taille et de sa structure.

Voici les principaux responsables :

1. Responsable de la communication :
- Dans les grandes entreprises, il y a souvent un département de communication dirigé par
un responsable de la communication ou un directeur de la communication. Ce département
gère à la fois la communication interne et externe.

2. Directeur des ressources humaines (DRH) :

- Dans les petites et moyennes entreprises, le DRH peut être responsable de la
communication interne, en s'assurant que les informations circulent efficacement entre les
employés et la direction.

3. Équipe de communication :
- Dans les grandes entreprises, une équipe dédiée peut être en charge de différents aspects
de la communication, comme les relations publiques, la communication interne, et la
communication digitale.

4. Dirigeants et managers :
- Les dirigeants et les managers jouent également un rôle crucial en communiquant les
objectifs, les stratégies et les décisions importantes aux employés. Ils assurent la cohérence et
la clarté des messages transmis.

5. Responsable des relations avec les salariés :

- Dans certaines entreprises, un responsable des relations avec les salariés peut être désigné
pour gérer la communication interne, en particulier dans les contextes où les relations de
travail sont complexes.

Ces rôles peuvent varier en fonction de la taille et de la structure de l'organisation, mais

l'objectif principal reste de garantir une communication claire, efficace et transparente.
 LE RÖLE DU CHARGE DE COMMUNICATION

Le rôle du chargé de communication varie en fonction de la structure et des politiques internes

de l'organisation. En général, voici quelques points à considérer :

1. Politiques internes :
- Dans certaines entreprises, le chargé de communication doit obtenir l'approbation du
conseil d'administration ou de la direction avant de diffuser des informations importantes,
surtout celles qui concernent la stratégie ou les finances de l'entreprise.

2. Niveau de responsabilité :
- Si le chargé de communication a un niveau de responsabilité élevé et une grande
autonomie, il peut être autorisé à diffuser certaines informations sans approbation préalable,
tant que cela respecte les lignes directrices de l'entreprise.

3. Nature de l'information :
- Les informations de routine ou opérationnelles peuvent souvent être diffusées sans
approbation formelle, tandis que les annonces stratégiques ou sensibles nécessitent
généralement une validation par la direction ou le conseil d'administration.

4. Procédures de validation :
- Il est courant que les entreprises mettent en place des procédures de validation pour
s'assurer que les informations diffusées sont exactes et appropriées. Cela peut inclure des
revues par les départements concernés avant la diffusion.
En résumé, la capacité du chargé de communication à propager des informations sans passer
par le conseil d'administration dépend des politiques internes de l'entreprise, de la nature de
l'information et du niveau de responsabilité du chargé de communication.
 L’IMPORTANCE DE LA VALIDATION

La validation des messages sensibles ou stratégiques par la direction est cruciale pour
plusieurs raisons :
1. Exactitude et cohérence :
- La direction s'assure que les informations diffusées sont exactes et cohérentes avec les
objectifs et les valeurs de l'organisation. Cela évite les malentendus et les erreurs qui
pourraient nuire à la réputation de l’entreprise.

2. Protection des informations sensibles :

- Les messages stratégiques peuvent contenir des informations confidentielles ou sensibles.
La validation par la direction garantit que ces informations sont protégées et ne sont pas
divulguées de manière inappropriée.

3. Alignement stratégique :
- La direction valide les messages pour s'assurer qu'ils sont alignés avec la stratégie globale
de l'entreprise. Cela permet de maintenir une communication cohérente et de soutenir les
objectifs à long terme de l'organisation.

4. Gestion des risques :

- En validant les messages sensibles, la direction peut identifier et atténuer les risques
potentiels associés à la diffusion de certaines informations. Cela inclut les risques juridiques,
financiers et de réputation

5. Crédibilité et confiance :
- Lorsque les messages sont validés par la direction, cela renforce la crédibilité et la
confiance des employés, des partenaires et des clients envers l'organisation. Ils savent que les
informations diffusées sont fiables et bien fondées.

En résumé, la validation des messages sensibles ou stratégiques par la direction est essentielle
pour garantir la précision, la protection des informations, l'alignement stratégique, la gestion
des risques et la crédibilité de l'organisation.