Communication Evenementielle

NDRC Mettre en place une stratégie
1B de communication évènementielle
1 Définir les objectifs de la communication évènementielle

2 Différencier les types d’évènements selon le public cible
- Le public interne
- Le public externe
3 Améliorer l’impact de l’événement grâce au digital
- Développer l’interactivité
- Mesurer l’impact
- Augmenter la durée de vie de l’événement
4 Mobiliser les participants
- Choisir un thème mobilisateur
- Définir le format de l’événement
- Concevoir le contenu des messages
- Prévoir des contacts réguliers vers la cible
- Développer en parallèle quelques techniques pour optimiser les retours
5 Préparer l’Accueil
- Anticiper très en amont la logistique
- Soigner l’accueil
6 Animer l’événement
- Mettre en scène
- Choisir les intervenants
- Faire participer les convives
La communication évènementielle repose sur la création d’un événement par

l’entreprise, qui a pour objectif :
- D’améliorer l’image de l’entreprise
- D’améliorer sa notoriété et celle de sa marque
- De promouvoir les produits
- De réunir les cibles de l’entreprise, ou des influenceurs
Les cibles des évènements peuvent être réparties en 3 catégories :
Public Interne Public Professionnel Grand Public

- Clients
- Institutionnels - Consommateurs
- Collaborateurs
- Presse - Citoyens
- Managers
- Partenaires - Elus locaux
- Actionnaires
La communication évènementielle concerne généralement les évènements à

caractère unique. Les objectifs peuvent être très variés :
PARTAGER DES
EXPERIENCES
INFORMER ECHANGER DES
CONNAISSANCES CRÉER DES CONTACTS
AVEC DES
FAVORISER LE CLIENTS/PARTENAIRES
POTENTIELS
RESEAU AMELIORER UNE
IMAGE
FAVORISER UN
ESPRIT D’EQUIPE
RECRUTER/
MOTIVER /
FORMER DU
REMERCIER DU LANCER UN
PERSONNEL
PERSONNEL NOUVEAU
PRODUIT
La communication évènementielle concerne généralement les évènements à

caractère unique. Les objectifs peuvent être très variés :
Public externe
Public Interne Clients, distributeurs, Journalistes, blogueurs, Consommateurs,
actionnaires leader d’opinion citoyens, élus
Présentation de nouveaux produits, road show (tournée promotionnelle)

Salon, convention, Conférence de Evènements,
Séminaires, convention, séminaire, journée presse, déjeuner de spectacle, concert,
congrès, remise de prix, clients, club presse, soirée, festival, sponsoring,
challenge utilisateurs congrès salon salon
Le public interne : Tous les collaborateurs sont concernés par ces évènements !
Selon la taille et la localisation, l’événement réunira tout ou partie des collaborateurs.
L’objectif est de marquer un temps fort de la vie de l’entreprise (anniversaire,
nouvelle marque, stratégie, …). Ces évènements sont assez réguliers (présentation
des résultats, challenges, objectifs futurs), et participent à la motivation des équipes
à travers des séminaires souvent festifs.
Public externe

Le public interne : Tous les collaborateurs sont concernés par ces évènements !
Selon la taille et la localisation, l’événement réunira tout ou partie des collaborateurs.
L’objectif est de marquer un temps fort de la vie de l’entreprise (anniversaire,
nouvelle marque, stratégie, …). Ces évènements sont assez réguliers (présentation
des résultats, challenges, objectifs futurs), et participent à la motivation des équipes
à travers des séminaires souvent festifs.
Public externe

Le public externe : Les clients, distributeurs, actionnaires pour les attirer avec
un thème motivant (conférence sur un thème transverse : Améliorer sa visibilité sur
le net,…) ou une remise de prix pour récompenser les distributeurs les plus
performants. Les journalistes et blogueurs développer la notoriété. Le grand public
pour sortir du lot et se différencier en créant le buzz.
Public externe

Le public externe : Les clients, distributeurs, actionnaires pour les attirer avec
un thème motivant (conférence sur un thème transverse : Améliorer sa visibilité sur
le net,…) ou une remise de prix pour récompenser les distributeurs les plus
performants. Les journalistes et blogueurs développer la notoriété. Le grand public
pour sortir du lot et se différencier en créant le buzz.
Choisir un thème mobilisateur (80% de la réussite) :

- Éveiller la curiosité
- Fédérateur
- Plaire au plus grand nombre
- Si c’est une conférence : transmettre un savoir-faire et répondre à une
problématique.
Définir le format (Convention ? Séminaire ? Salon ?...) : à partir de la cible

visée !
Concevoir le contenu des messages : thème, intervenants, date, durée. Les

messages mobiliseront les futurs participants, et susciteront leur intérêt au
fur et à mesure des relances (mais pas trop).
Choisir un thème mobilisateur (80% de la réussite) :

- Éveiller la curiosité
- Fédérateur
- Plaire au plus grand nombre
- Si c’est une conférence : transmettre un savoir-faire et répondre à une
problématique.
Définir le format (Convention ? Séminaire ? Salon ?...) : à partir de la cible

visée !
Concevoir le contenu des messages : thème, intervenants, date, durée. Les

messages mobiliseront les futurs participants, et susciteront leur intérêt au
fur et à mesure des relances (mais pas trop).
Prévoir des contacts réguliers vers la cible (au choix) :

- un mail interne,
- un mail d’annonce de la date,
- un mail pour demander de « bloquer » la date
- Un mail d’invitation
- Une invitation cartonnée (VIP)
- Une relance à J – 10
- Une relance à J – 2
Développer quelques techniques pour optimiser les retours :

- Campagne sur les réseaux sociaux
- Campagne sur les groupes facebook ou Linkedin de la page Entreprise.
- Une relance téléphonique pour ceux qui n’ont pas ouvert le message
- Une annonce sur la première page du site internet
- Un rappel sur la newsletter.
5 Préparer l’accueil
Pour réserver un bon accueil aux participants, il faut prévoir tous les détails
et n’en négliger aucun. L’entreprise à le choix entre organiser l’événement en
interne ou faire appel à un prestataire. Elle peut aussi organiser elle même
certaines opérations et prendre un prestataire pour les autres.
Anticiper très en amont la logistique

Réserver un lieu Choisir un prestataire Prévoir l’aménagement
- Déco
- Selon le nbre de
- Matériel
participants - Traiteur ?
- Eclairage
- Le budget - Prévoir toujours un peu - Son, Vidéo, Micro
- Le thème (l’entreprise plus que le nombre
- Ordinateur
elle même, un site d’invités - Une équipe technique
prestigieux)
- La sécurité
5 Préparer l’accueil
Dédier des équipes Préparer l’information Prévoir une doc

Le Jour J
- Hôtesses d’accueil - Signalétique - Remis aux participants

(interne ou externe à - Emargement (programme, plan expo,
l’entreprise) - Briefings si épreuves horaires des
- Equipe de sécurité interventions, …)
- Former l’équipe
Avant le jour J
- Plan d’accès
d’accueil (briefer)
- Les invitations
- Informer les équipes de - Dossier sur l’événement
- Badges pour les hôtes,
sécu (visite des lieux et - Goodies (cadeaux)
et codes de tenues pour
des zones sensibles)
- les organisateurs
Prévoir un vestiaire
6 Animer l’évènement
Mettre en scène : Rendre l’événement unique et exceptionnel. Faire vivre

l’événement aux participants et travailler la dimension affective (une
histoire, une aventure, un moment agréable)
Choisir les intervenants :

- Un présentateur/trice qui anime
- Un expert reconnu pour les conférences
- Une personnalité extérieure pour un événement interne, un
collaborateur interne pour un événement externe
- Une agence spécialisé pour les animations thématiques
Faire participer les convives

Impliquer les participants et proposer des activités autour du jeu (si le
contexte de l’entreprise le permet). Des comédiens poeuvent intervenir pour
créer une ambiance agréable.

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1 Définir les objectifs de la communication évènementielle

La communication évènementielle repose sur la création d’un événement par

Les cibles des évènements peuvent être réparties en 3 catégories :

Public Interne Public Professionnel Grand Public

La communication évènementielle concerne généralement les évènements à

La communication évènementielle concerne généralement les évènements à

Présentation de nouveaux produits, road show (tournée promotionnelle)

Présentation de nouveaux produits, road show (tournée promotionnelle)

Présentation de nouveaux produits, road show (tournée promotionnelle)

Présentation de nouveaux produits, road show (tournée promotionnelle)

Choisir un thème mobilisateur (80% de la réussite) :

Définir le format (Convention ? Séminaire ? Salon ?...) : à partir de la cible

Concevoir le contenu des messages : thème, intervenants, date, durée. Les

Choisir un thème mobilisateur (80% de la réussite) :

Définir le format (Convention ? Séminaire ? Salon ?...) : à partir de la cible

Concevoir le contenu des messages : thème, intervenants, date, durée. Les

Prévoir des contacts réguliers vers la cible (au choix) :

Développer quelques techniques pour optimiser les retours :

Anticiper très en amont la logistique

Dédier des équipes Préparer l’information Prévoir une doc

- Hôtesses d’accueil - Signalétique - Remis aux participants

Mettre en scène : Rendre l’événement unique et exceptionnel. Faire vivre

Choisir les intervenants :

Faire participer les convives

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