LAPORAN REDESIGN PELAYANAN FARMASI DENGAN

METODE FAILURE MODE AND EFFECT ANALYSIS

( FMEA )

Jl. Letda Sucipto 211 Tuban (0356) 328299 / (0356) 328244

www.rsnutuban.com

2019
 REDESIGN PELAYANAN FARMASI RS NAHDLATUL ULAMA TUBAN
DENGAN METODE FAILURE MODE AND EFFECT ANALYSIS ( FMEA )

1. PENDAHULUAN
Rumah sakit sebagai produsen jasa yang melayani pasien dan masyarakat,
diharapkan dan dituntut memiliki mutu yang baik. Mutu yang baik diperoleh dari
penerapan standar yang baik pula, oleh karena itu banyak potensi resiko selama
pelayanan kesehatan yang bisa menyebabkan kejadian sentinel, kejadian tidak
diharapkan ataupun kejadian nyaris cidera. Maka dari itulah perlunya melakukan
upaya untuk mengurangi potensi resiko ini. Potensi resiko atau penyebab masalah
harus diidentifikasi terlebih dahulu, kemudian dipelajari, dan dicari serta diterapkan
solusi atau cara penanggulangannnya.
Pelayanan farmasi merupakan salah satu wilayah beresiko tinggi dalam menunjang
mutu sebuah pelayanan kesehatan. Rumah sakit Nahdlatul Ulama Tuban merupakan
rumah sakit yang merespon gerakan sistematis dalam pelayanan yang berfokus pada
keselamatan pasien. Pada tahun 2018 tercatat ada beberapa kejadian terkait pelayanan
farmasi yaitu adanya kesalahan pemberian obat. Mengingat pentingnya memperbaiki
sistem dan alur pelayanan maka tim FMEA akan melakukan redesign di bagian unit
farmasi terkait kesalahan pemberian obat.
Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam metode FMEA ini adalah :
1. Memilih dan menetapkan proses yang beresiko tinggi.
2. Membuat flow chart ( diagram alur ) yang rinci yaitu menentukan titik awal dan
akhir dari suatu proses kemudian menganalisa flow chart.
3. Mengidentifikasi kemungkinan kegagalan proses dan efek yang ditimbulkan ke
pasien.
4. Menetapkan kemungkinan tingkat keparahan dari efek tersebut ke pasien.
5. Tim FMEA melakukan kajian untuk mengidentifikasi masalah yaitu dengan alat
bantu fish bone, dengan tujuan menemukan akar masalahnya.
6. Desaign ulang dengan cara melakukan jejak pendapat untuk menentukan dan
menetapkan design baru.
7. Melakukan uji coba design baru yang diawali dengan sosialisasi design baru
dengan petugas terkait.
8. Evaluasi design baru dengan cara mengukur efektifitas hasil design ulang dengan
parameter sesuai hasil pengukuran resiko sebelumnya.
9. Dengan dilakukannya metode FMEA ini diharapkan dapat menyelesaikan
permasalahan yang terjadi dipelayanan farmasi sehingga meminimalisir adanya
kesalahan pemberian obat dan juga meningkatkan kepercayaan masyarakat
kepada Rumah Sakit Nahdlatul Ulama Tuban.

A. Memilih dan menetapkan proses yang beresiko tinggi

1) Hasil laporan insiden keselamatan pasien pada tahun 2018 ada sebanyak 9
insiden di unit farmasi.
2) Data kompalin masyarakat dari unit farmasi cukup tinggi.

B. Membuat diagram flow chart ( diagram alur ) yang rinci yaitu menentukan
titik awal dan akhir dari proses pelayanan farmasi

PENERIMAAN RESEP

TELAAH RESEP

BILLING

PENYAJIAN OBAT

PENYERAHAN OBAT
C. TAHAP DIAGNOSING
a. Alur proses dan sub proses
1. Penerimaan resep
a. Pemeriksaan kelengkapan resep
b. Pemberian stiker dan nomer antrian
c. Pencatatan waktu
2. Telaah resep
a. Telaah obat
b. Subtitusi obat apabila didapatkan obat kosong
3. Billing
a. Memasukkan identitas pasien di SIM-RS
b. Memasukkan data obat
4. Penyajian obat
a. Pemberian etiket
b. Pengambilan obat
c. Packaging
d. Pasien menunggu obat
5. Penyerahan obat
a. Telaah obat
b. Telaah identitas pasien
c. Pemberian edukasi

b.Failure Mode
1) Penerimaan resep
a. SEP tertukar
b. Pasien berebut menyerahkan resep
c. Setting tempat penerimaan resep tidak nyaman untuk pasien dan petugas
e. Tidak ada loket khusus antara penyerahan resep dan penyerahan obat
f. Pencatatan waktu tunggu sering terlewat karena petugas kurang konsentrasi
karena pasien yang dilayani banyak
2. Telaah resep
a. Tulisan dokter tidak terbaca
b. Resep under dose/over dose
c. Dokter tidak bisa dihubungi
d. Subtitusi obat tidak tepat
3. Billing
a. Salah memasukkan identitas pasien
b. Salah memasukkan nama obat
c. Salah memasukkan jumlah obat
d. SIM error dan tidak bisa memasukkan /entry obat
4. Penyajian obat
a. Salah meracik
b. Salah membaca resep
c. Salah mengambil jumlah obat
d. Salah penulisan etiket
5. Penyerahan obat
a. Salah telaah identitas
b. Salah panggil pasien
c. Salah pemberian edukasi
d. Pasien complain karena menunggu lama
e. Ruang tunggu tidak nyaman, kursi sedikit,pasien banyak
 IDENTIFIKASI PENYEBAB MASALAH
Proses Failure Mode Penyebab kegagalan QC Dampak Kegagalan s Current D RPN Rekomendasi PIC
Conrol
Penerimaan SEP tertukar Tidak ada proses 2 Proses menjadi lebih lama 2 Identifikasi 1 4 Sosialisasi ke unit Kanit RM
resep identifikasi saat karena harus cetak ulang ulang sebelum RM Feb 19
pencetakan SEP
SEP pencetakan
SEP
Pasien berebut Tidak ada mekanisme 4 Pasien complain karena 3 Adanya nomer 4 48 Koordinasi dengan Kanit Farmasi
menyerahkan resep antrian dilayani belakangan antrian kanit untuk usulan Feb 19
nomer antrian bisa
diakses pasien
Setting tempat Jumlah pasien banyak 4 Pasien tidak nyaman 3 Setting tempat 4 48 Koordinasi dengan Kanit Farmasi
penerimaan resep terutama sore sehingga karena bersamaan dengan yang nyaman Kanit untuk Feb 19
tidak nyaman untuk tidak dapat tempat penyerahan obat dan terpisah pemisahan tempat
pasien dan petugas mengakomodasi akhinya komplain antara penerimaan resep
kebutuhan pasien penyerahan dan penyerahan obat
resep dan
penerimaan
obat
Keterbatasan tempat di 4 Pasien berjubel dan 3 Setting loket 4 48 Setting loket yang Kanit Farmasi
unit farmasi merasa tidak nyaman penerimaan berbeda di unit Feb 19
resep dan farmasi
penyerrahan
obat terpisah
Pencatatan waktu Pasien banyak dan hanya 4 Evaluasi waktu tunggu 3 Sementara 3 36 Ada sistem Kanit Farmasi
 tunggu sering ada satu petugas mencatat menjadi terganggu masih pencatatan waktu Feb 19
terlewat karena waktu tunggu sekaligus dilakukan tunggu secara
petugas kurang memberi stiker antrian secara manual otomatis
konsentrasi karena
pasien yang dilayani
banyak
. Telaah resep Tulisan dokter tidak Dokter terburu buru 3 Resep tidak terbaca dan 3 Sulit 2 18 Konfirmasi ke Kanit Farmasi
terbaca menulis resep harus konfirmasi ulang dikendalikan dokter apabila resep
tidak terbaca
Dokter tidak bisa Dokter sibuk , hp tidak 2 Waktu tunggu resep 3 Konfirmasi 2 12 Sosialisasi terkait Kanit Farmasi
dihubungi diangkat menjadi lama dan pasien ulang waktu tunggu ke
komplain dokter
Subtitusi obat tidak Daftar obat E katalog 2 3 Mencari 2 12 Menyediakan stok Kanit Farmasi
tepat tidak lengkap dan terbatas subtitusi obat obat E katalog lbh Feb 19
yang tepat banyak
Billing Salah memasukkan Faktor kelelahan petugas 2 Billing pasien tidak sesuai 2 Petugas lebih 1 4 Memaksimalkan Kanit Farmasi
identitas pasien ke teliti lagi waktu istirahat
SIM-RS petugas
Salah memasukkan Faktor kelelahan petugas 2 Billing pasien tidak sesuai 2 1 4 Memaksimalkan Kanit Farmasi
nama obat waktu istirahat
petugas
Salah memasukkan Faktor kelelahan petugas 2 Billing pasien tidak sesuai 2 1 4 Memaksimalkan Kanit Farmasi
jumlah obat waktu istirahat
petugas
SIM error dan tidak Faktor sistem computer 3 Waktu tunggu menjadi 2 2 12 Ada petugas IT yang Kanit Farmasi
 bisa memasukkan RS lama dan pasien complain stanby sampai jam
/entry obat 21.00 koordinasi
dengan tim IT
Penyajian obat Salah pembuatan dan Petugas terburu buru atau 3 Pasien complain 3 Identifikasi 3 27 Sosialisasi ke Kanit Farmasi
penempelan etiket kurang konsentrasi karena ulang resep seluruh petugas Feb 19
obat pasien banyak dan etiket farmasi
sebelum
ditempel
Salah meracik Petugas terburu buru atau 2 Kerugian pada pasien 4 Verifikasi 2 16 Sosilasisasi SPO Kanit Farmasi
kurang konsentrasi karena oleh petugas Feb 19
pasien banyak lain
Salah membaca resep Petugas terburu buru atau 2 Kerugian pada pasien 4 Verifikasi 2 16 Sosialisasi SPO Kanit Farmasi
kurang konsentrasi karena oleh petugas Feb 19
pasien banyak lain
Salah mengambil Petugas terburu buru atau 2 Kerugian pada pasien 4 Verifikasi 2 16 Sosialisasi SPO Kanit Farmasi
jumlah obat kurang konsentrasi karena oleh petugas Feb 19
pasien banyak lain
Penyerahan obat Salah telaah identitas Petugas kurang teliti 3 Kerugian pada pasien 4 Verifikasi 3 36 Sosialisasi SPO Kanit Farmasi
oleh petugas Feb 19
lain
Salah panggil pasien Petugas kurang teliti 2 Kerugian pada pasien 3 Verifikasi 3 18 Sosialisasi SPO Kanit Farmasi
oleh petugas Feb 19
lain
Pasien complain Jumlah pasien banyak dan 3 Pasien complain menjadi 3 Edukasi 3 27 Setting ruang Kanit Farmasi
karena menunggu pelayanan hanya focus di banyak pasien tunggu lebih Feb 19
lama satu tempat yang sama nyaman, pemisahan
loket penerimaan
resep dan
penyerahan obat
Ruang tunggu tidak Ruang yang terbatas dan 3 Pasien komplain 3 Menambah 3 27 Pemisahan loket Kanit Frmasi
nyaman, kursi pasien banyak di satu jumlah kursi penerimaan dan Feb 19
sedikit,pasien banyak tempat tunggu penyerahan
Salah pemberian Petugas kurang teliti 2 Kerugian pada pasien 3 3 18 Sosialisasi SPO Kanit Farmasi
edukasi Feb 19
KESIMPULAN

Dari pembahasan maka didapatkan RPN tinggi dibeberapa proses yaitu dengan nilai 36-48.
Maka dibuat langkah-langkah rekomendasi redesign sebagai berikut :

No Failure Mode Rekomendasi Waktu

1 Pasien berebut menyerahkan Koordinasi dengan Manager Februari 2019
resep penunjang terkait adanya
nomer antrian bisa diakses
pasien
2 Setting tempat penerimaan resep Koordinasi dengan Manager Februari 2019
tidak nyaman untuk pasien dan Penunjang untuk pemisahan
petugas tempat penerimaan resep
dan penyerahan obat
3 Pencatatan waktu tunggu sering Ada sistem pencatatan Februari 2019
terlewat karena petugas kurang waktu tunggu secara
konsentrasi karena pasien yang otomatis
dilayani banyak

TINDAK LANJUT

1. Telah dilakukan pemisahan tempat penerimaan resep dan penyerahan obat dan
disosialisasikan ke semua petugas farmasi.
2. Telah dibuat sistem antrian tunggu resep secara otomatis.
3. Sosialisasi perubahan kepada seluruh petugas farmasi dilakukan oleh supervisor farmasi pada
bulan Maret 2019
4. Dibuat SPO tentang proses antrian sampai dengan penyerahan obat.
HASIL UJI COBA
1. Terjadi penurunan komplain pasien terkait antrian resep.
2. Tempat lebih nyaman dan pasien tidak berdesakan saat menunggu obat selesai diracik.
IMPLEMENTASI
1. Nomer antrian diberlakukan dan dilengkapi dengan monitor sehingga pasien tau berapa lama
waktu tunggu peracikan obat.
2. SPO tentang penerimaan dan penyerahan obat disahkan direktur dan diberlakukan.

PENUTUP
Demikian laporan FMEA yang telah kami buat,semoga bermanfaat bagi kita semua terutama
dalam peningkatan mutu unit farmasi pada khususnya dan Rumah sakit pada umumnya.

Tuban,April 2019

Mengetahui
Manager Penunjang Supervisor Farmasi

Teguh Gunanto Ssi,Apt Desy Amedia Ayu

DOKUMENTASI
PEMISAHAN TEMPAT RACIKAN RESEP RAJAL DAN RANAP
RUANG FARKLIN DILANTAI 2