BAHAN RAPAT DINAS

17 APRIL 2014

Sie Farmasi & POM

Tugas dan Tanggungjawab

Pengelolaan Obat di
Puskesmas

Pengelolaan obat
Merupakan suatu rangkaian kegiatan yang menyangkut aspek
perencanaan, pengadaan, pendistribusian dan penggunaan obat yang dikelola
secara optimal untuk menjamin tercapainya ketepatan jumlah dan jenis
perbekalan farmasi dan alat kesehatan, dengan memanfaatkan sumbersumber yang tersedia seperti tenaga, dana, sarana dan perangkat lunak
(Metode & Tata laksana).

Pengelolaan Obat Harus Dilakukan dengan penuh

TANGGUNG JAWAB

Tujuan Pengelolaan Obat

Menjamin tersedianya obat dgn mutu yang

terjamin, tersebar secara merata dan teratur,

sehingga mudah diperoleh pada tempat dan
waktu yang tepat.

Seksi Farmasi & POM

Pengelolaan Obat di Puskesmas

Kepala Puskesmas
harus melakukan Pemantauan, Pengawasan, Pengendalian
yang MEMADAI terhadap Pengelolaan

NG
A
U
/
T
SE
A
h
a
l
a
d
OBAT a

Obat

Secara Rinci tugas dan tanggungjawab

Kepala Puskesmas adalah :
1. Tugas :

a) Membina Petugas Pengelola Obat.

b) Menyampaikan laporan bulanan pemakaian obat kepada
Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota setempat.
c) Melaporkan dan mengirimkan kembali semua obat yang
rusak / kadaluarsa / dan atau yang tidak dibutuhkan
kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota setempat.
d) Melaporkan obat hilang kepada Kepala Dinas Kesehatan
Kabupaten / Kota setempat.
e) Mengajukan permintaan obat dan perbekalan kesehatan
kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota
setempat.

Lanjutan..

2. Tanggung Jawab
Pengawasan dan Pengendalian terhadap Pengelolaan dan
pencatatan aporan obat serta perbekalan kesehatan di Puskesmas.

Tugas & tanggung jawab

Petugas Gudang Obat di Puskesmas

melaksanakan :
1) Penerimaan obat dan perbekalan kesehatan
Kabupaten / Kota
2) Pemeriksaan kelengkapan obat dan perbekalan
kesehatan
3) Penyimpanan dan pengaturan obat dan perbekalan
kesehatan
4) Pendistribusian obat dan perbekalan kesehatan untuk
sub unit pelayanan

Tugas dan Tanggungjawab

Petugas Depo Obat Puskesmas
melaksanakan :
1)

2)
3)
4)
5)

Menyimpan, memelihara dan mencatat mutasi obat dan

perbekalan kesehatan yang dikeluarkan maupun yang
diterima oleh kamar obat Puskesmas dalam bentuk buku
catatan mutasi obat.
Membuat laporan pemakaian dan permintaan obat dan
perbekalan kesehatan.
Menyerahkan kembali obat sesuai resep ke pasien.
Menyerahkan obat sesuai resep ke pasien.
Memberikan informasi tentang pemakaian dan
penyimpanan obat kepada pasien.

SIKLUS PENGELOLAAN OBAT & ALKES

PERENCANAAN
TERPADU
EVALUASI &
PELAPORAN

PENGGUNAAN
DI PUSKESMAS

PENGANGGARA
N

PENGENDALIAN
PENGADAAN
PENDISTRIBUSI
AN
PENYIMPANAN

1. PERENCANAAN OBAT DI PUSKESMAS

Perencanaan obat :
Suatu proses kegiatan seleksi obat dan
menentukan jml obat yg tepat sesuai kebutuhan
dalam rangka pengadaan.
Perencanaan obat merupakan salah satu aspek

penting dan menentukan dalam pengelolaan

obat, krn perencanaan obat akan mempengaruhi
pengadaan, pendistribusian, pelayanan dan
penggunaan obat di unit pelayanan kesehatan.
Seksi Farmasi & POM

Tujuan :

1.
2.
3.
4.
5.

Tersusunnya rencana kebutuhan obat disetiap

puskesmas
Tersedianya jenis dan jumlah obat yang tepat
disetiap puskesmas
Menghindari terjadinya kekosongan obat
Penggunaan obat secara rasional dapat lebih
ditingkatkan di puskesmas
Meningkatkan efesiensi penggunaan obat

Seksi Farmasi & POM

METODE :

Metode perencanaan obat di unit pelayanan

kesehatan, menggunakan :
1.
Metode Konsumsi
2.
Metode Epidemiologi

Metode Konsumsi didasarkan pada analisa data

konsumsi obat tahun sebelumnya.
Metode epidemiologi didasarkan pada frekuensi
penyakit, jumlah kunjungan dan standar pengobatan
yang digunakan

Seksi Farmasi & POM

MEKANISME PERENCANAAN
Input

Proses

Output

SDM
TIM POT
DATA
Jml Penduduk
LPLPO
Kunjungan
Sisa Stock
Pola Penyakit
Harga Satuan
Data Sasaran
Program
Pengolahan
Data (computer)
METODA

PERENCANAAN
SELEKSI

RKO

ALUR PERMINTAAN OBAT DARI PUSKESMAS

SEKSI FARMASI DAN POM

LPLPO DARI
PUSKESMAS

Diteliti :
-Jumlah Kunjungan
-Rasio Pemakaian Obat
-Pemakaian Obat Puskesmas
-Sisa obat di Dinas
-Persediaan obat di Dinas
-Pengisian kolom pemberian
BENDAHARA KHUSUS OBAT
/PETUGAS FARMASI :
* Dibuat SBBK
Obat dihitung, diteliti dan Dicek

Obat masuk ke
Gudang Puskesmas

OBAT KELUAR

bersama
+ SBBK Ditandatangani oleh
Bendahara dan disetujui Kasi
Farmasi

2. PENERIMAAN OBAT

TUJUAN :
Agar obat yang diterima sesuai dgn kebutuhan
Berdasarkan permintaan yg diajukan oleh
Puskesmas

Seksi Farmasi & POM

Penerimaan :
Suatu kegiatan dalam menerima obat-obatan yg
diserahkan dari unit pengelola yg tinggi kpd unit
pengelola di bawahnya.
Setiap penyerahan obat oleh seksi farmasi
kpd Puskesmas dilaksanakan setelah mendapat
persetujuan dari Kepala Dinas Kab/kota atau pejabat yg
diberi wewenang untuk itu.

Seksi Farmasi & POM

Petugas penerimaan obat wajib melakukan

pengecekan thdp obat-obat yg diserahkan,
mencakup jml kemasan, jenis dan jml obat, bentuk
obat sesuai dgn isi dokumen(LPLPO) dan
ditandatangani oleh petugas Penerima / diketahui
Kepala Puskesmas.
Setiap penambahan obat-obatan, dicatat
dan dibukukan pd buku penerimaan obat dan kartu
stok.
Seksi Farmasi & POM

3. PENYIMPANAN
Penyimpanan adalah suatu kegiatan
pengamanan
thdp obat-obatan yg diterima agar aman (tdk
hilang), terhindar dari kerusakan fisik maupun
kimia dan mutunya tetap terjamin.
a. Agar obat Tidak Rusak secara fisik dan kimia
perlu diperhatikan :
- Ruangan kering tidak lembab
- Ada ventilasi agar ada aliran udara dan tidak
panas/ lembab
Seksi Farmasi & POM

a. Agar obat Tidak Rusak secara fisik dan kimia

perlu diperhatikan :
- Ruangan kering tidak lembab
- Ada ventilasi agar ada aliran udara dan tidak panas/
lembab
- Perlu cahaya yang cukup
- Dinding dibuat licin
- Lantai terbuat dari tegel/semen yang tdk
memungkinkan bertumpuknya debu dan kotoran lain
- Penyiapan tempat untuk obat dgn kondisi khusus,
seperti lemari tertutup rapat, lemari pendingin, kotak
kedap udara

Seksi Farmasi & POM

Tata Cara Menyimpan dan Menyusun obat

Obat Narkotik di gudang obat, harus
terpisah dengan obat lain dan terkunci
b. Obat-obat disusun di atas rak obat, menurut
abjad atau berdasarkan bentuk sediaan
c. Obat dan Alat kesehatan dapat dipisahkan
menurut jenisnya :
- Obat berbahaya
- Alat-alat kesehatan
- Alat-alat Laboratorium
- Bahan-bahan yang mudah terbakar
a.

Seksi Farmasi & POM

d. Meyusun stok dalam rak obat atau lemari obat,

sebaiknya berdasarkan FIFO artinya obat yang pertama
diterima harus pertama digunakan/ dikeluarkan.
Hal ini penting karena :
- Obat yang sudah lama, kekuatannya atau potensi
sudah berkurang
- Beberapa obat, seperti antibiotik mempunyai batas
waktu pemakaian dimana obat mulai berkurang
efektivitasnya, obat yang kadaluarsa jangan
digunakan lagi.
Seksi Farmasi & POM

e. Memberi tanda / Kode pada wadah obat :

Beri tanda semua wadah obat dengan jelas
apabila ditemukan obat dengan wadah
tanpa etiket, sebaiknya jangan digunakan.

Seksi Farmasi & POM

MEKANISME PENYIMPANAN
INPUT

OBAT DAN

PROSES

GUDANG

PERBEKALAN

-Penerimaan

KESEHATAN

-Pemeriksaan
-Penataan

JUMLAH
Gudang
Farmasi
Kabupaten

OUTPUT

JENIS
KUALITAS

STOK PERSEDIAAN

Manajemen Obat Di Puskesmas

Input

Proses

OutPut

Gudang Obat Puskesmas

Gudang Obat Kabupaten
Kroscek Ulang dengan SBBK

Obat & Perbekkes

1.SBBK

Pengelola Obat PKM

Bendahara Obat Kabupaten

Obat di tata secara Persediaan dan

alfabetis di gudang obat

Dimasukkan ke dalam
1.Kartu stok / kartu stelling
2.Buku Penerimaan

Pengelola Obat PKM

Diketahui Ka. Puskesmas

Persediaan Obat di
Gudang Puskesmas

4.DISTRIBUSI OBAT
Penyaluran / distribusi adalah kegiatan pengeluaran
dan penyerahan obat secara merata dan teratur untuk
memenuhi kebutuhan sub-sub unit pelayanan kesehatan
antara lain :
1. Sub unit pelayanan kesehatan di lingkungan
Puskesmas
2. Puskesmas Pembantu
3. Puskesmas Keliling
4. Pos Yandu
5. Polindes

Seksi Farmasi & POM

Kegiatan Distribusi Obat

1. Menentukan frekuensi distribusi dengan
mempertimbangkan :
a. jarak sub unit pelayanan
b. Biaya distribusi yang tersedia
2. Menentukan jumlah obat dengan
mempertimbangkan :
a. Pemakaian rata-rata perjenis obat
b. sisa stok
c. Pola penyakit
d. jumlah kunjungan dimasing-masing sub
unit pelayanan kesehatan
Seksi Farmasi & POM

Manajemen Obat Di Puskesmas

Input

Proses

OutPut

Rekap Pemakaian Obat

Bulanan
Depo Obat Puskesmas

Gudang Obat Puskesmas

Obat & Perbekkes

1. Kartu Stok
2. Buku Mutasi Obat/ Buku
Pengeluaran / Buku Gudang

Petugas Gudang Obat

Pengeluaran
Harian/ Resep

Buku Harian

Pustu

LPLPO Sub Unit

Program

LaporanPemakaian Obat
Program

Pusling

LPLPO Sub Unit

Petugas Depo Obat PKM

Petugas Program
Petugas PUSTU & PUSLING
Diketahui Ka. Puskesmas

5. PENCATATAN DAN PELAPORAN

Pencatatan dan pelaporan pada dasarnya

digunakan untuk :
Bukti bahwa suatu kegiatan pelayanan obat
telah dilakukan
b. Sumber data untuk melakukan pengawasan
dan pengendalian
c. Sumber data untuk membuat laporan
pertanggungjawaban dari penerima, pengelola
dan pengguna kepada pemberi sumber
a.

Seksi Farmasi & POM

A.

PENCATATAN
1. Gudang Obat
Gudang obat mengeluarkan obat ke Pustu,
Pusling dan Depot
Sarana yang harus tersedia :
a. Buku Penerimaan obat dari Dinkes
terdiri dari 3 sumber (PKD, JPKMM(BS),
Askes) dalam satu buku, Buku di
bagi 3
b. Kartu stok diisi setiap ada penerimaan dan
pengeluaran obat dan pada kolom
keterangan dicantumkan ED dan No.
Batch

Seksi Farmasi & POM

c. Buku Rekapan pemakaian puskesmas (seluruh

unit) setiap bulan (semua pengeluaran
disatukan dari semua sumber, sumber data
dari LPLPO pada kolom 9 dan 10
d. Buku pengeluaran obat ke unit lain (depot,
Pustu, Pusling) ditandatangani dan diketahui
Kepala Puskesmas
e. Arsip RKO
f. Arsip LPLPO
g. Arsip LPLPO sub unit
h. Berita acara pemeriksaan fisik obat setiap 3
bulan
Seksi Farmasi & POM

2. Depot Obat
Depot obat mengeluarkan obat ke posyandu,
kamar suntik dan rawat inap
Sarana yang harus tersedia :
a. Buku permintaan dan penerimaan obat dari
gudang obat ditandatangani penerima obat,
yang menyerahkan dan diketahui oleh
kepala puskesmas
b. Buku bantu pengeluaran obat harian
c. Buku harian pemakaian atau pengeluaran
obat kepada pasien berdasarkan resep
dokter
d. Buku pengeluaran kepada Posyandu, kamar
suntik serta rawat inap
Seksi Farmasi & POM

e.

Buku rekapan jumlah lembar resep setiap hari

kemudian dijumlahkan setiap bulannya

f.

Bundel resep setiap bulannya, resep

psikotropika dan narkotika dipisahkan

g.

Melaporkan pemakaian obat setiap bulan ke

gudang obat ( Arsip LPLPO sub Unit)

Seksi Farmasi & POM

Pelaporan Puskesmas
Input

Proses

LPLPO

OutPut

Dinas Kesehatan Kabupaten

1.SBBK
2. Obat & Perbekkes

Buku Pengeluaran
Rekap Tahunan
Rekap Pemakaian Obat
Bulanan

Laporan Narkotika&
Psikotropika
Indikator Peresepan
Jumlah Kunjunga Resep

Pengelola Obat
Diketahui Ka. Puskesmas

Sisa Stok Akhir Tahun/

Data Stok Opname

RKO

Pelaporan Obat

Terdiri dari :
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)

LPLPO
Laporan Narkotika & Psikotropika
Indikator Peresepan
Jumlah Kunjungan
Laporan Rawat Inap & PONED
Rasio Obat
Laporan Obat Program

Dilaporkan setiap bulannya paling Lambat tanggal 5 bulan berikutnya.

Prosedur Tetap
Pencatatan dan Penyimpanan Resep
Yaitu :
a)
b)
c)
d)

e)
f)

Pencacatan jumlah resep harian berdasarkan jenis pelayanan

( Umum, Gakin / Gratis, Asuransi ).
Membundel resep yang mempunyai tanggal yang sama
berdasarkan urutan resep dan kelompok pembiayaan pasien.
Membundel secara terpisah resep yang ada narkotikanya.
Menyimpan bundel resep pada tempat yang ditentukan secara
berurutan berdasarkan tanggal agar memudahkan dalam
penelusuran resep.
Memusnahkan resep yang telah tersimpan selama 3 tahun
dengan cara dibakar.
Membuat berita acara pemusnahan resep dan dikirimkan ke
Dinas kesehatan Kabupaten / Kota setempat.

Prosedur Tetap Pemusnahan Resep

Yaitu :

a) Memusnahkan resep yang telah disimpan 3 tahun

atau lebih
b) Tata cara Pemusnahan :
Resep Narkotika dihitung lembarannya (resep
lain ditimbang)
Resep dihancurkan, lalu dikubur atau dibakar
c) Membuat berita acara pemusnahan

Prosedur Tetap
Penanganan Obat Rusak atau Kadaluarsa.
Yaitu :
a)
b)
c)

Identifikasi obat yang sudah rusak atau kadaluarsa

Memisahkan obat rusak atau kadaluarsa dari penyimpanan obat
lainnya
Membuat catatan Jenis dan Jumlah Obat yang rusak atau
kadaluarsa untuk dikirim kembali ke Instalasi Farmasi
Kabupaten / Kota setempat.

MEKANISME STOCK OPNAME DINAS

KESEHATAN
Input

OBAT DAN
PERBEKALAN
KESEHATAN

Proses
Pengelola Obat
Puskesmas
- Menghitung Stock
-Kroscek dengan
kartu stock
-Membuat laporan
hasil stock opname &
Berita acara

-Melaporan hasil
stock opname &
Berita acara ke
Kepala
Puskesmas

Dilakukan setiap 1
Tahun sekali per 31
Desember

output

Laporan
Stock
Opname
Berita Acara
Stock
Opname

HASIL
MONITORING EVALUASI &
PEMERIKSAAN BPK

TEMUAN BPK di beberapa Puskesmas

SOP masih ada yang tidak sesuai standar
Pencatatan dan pelaporan (administrasi) obat belum benar masih banyak kesalahan

misalnya :
Penjumlahan pada buku harian pemakaian obat dari hari ke hari salah.
yang seharusnya berjumlah 72 ditulis 96
yang seharusnya berjumlah 188 ditulis 28
Jumlah pemakaian obat selama 1 tahun untuk beberapa obat lebih besar dari pada

penerimaan obat di Puskesmas

Kepala puskesmas mengakui adanya obat yang berasal dari swadana.
Obat yang berasal dari swadana tidak masuk ke dalam penerimaan obat Puskesmas

tetapi masuk ke dalam pencatatan pemakaian obat puskesmas.

Lanjutan

Adanya selisih data jumlah obat yang tertera pada LPLPO, Sisa stok dan kartu stok

serta pada fisik obat di Puskemas

Petugas obat melakukan pencatatan pemakaian obat dengan metode sendiri

sehingga hanya petugas obat tersebut yang mengerti dan setelah dilakukan
pengecekan banyak terdapat kesalahan dalam pencatatan dan perhitungannya.
Tenaga pengelola

obat latar belakang pendidikan bervariasi mulai dari SMP, SMA,

Perawat, Bidang, AA , Apoteker dll

Tenaga pengelola obat merangkap 2 atau lebih tanggungjawab sebagai petugas

penanggungjawab program lainnya seperti Bendahara penerima retribusi , Imunisasi,

TU Dan lain2 di Puskesmas

Hasil Pemeriksaan BPK di beberapa Puskesmas 4

Tidak ada prosedur pencatatan pada saat obat datang, karena SBBK dipegang oleh

petugas obat dan tidak pernah diperlihatkan ke Kepala Puskesmas

Kepala Puskesmas tidak bisa memastikan kebenaran LPLPO yang telah di tanda tangan

olehnya karena hanya di review sekilas saja dan tidak pernah di kroscek langsung ke
fisik obat.
Pencatatan dan pelaporan (Administrasi) tidak dilakukan secara baik dan benar.
Petugas Obat merangkap menjadi TU

 Adanya ketidak sesuaian antara jumlah obat yang tertera pada SBBK dengan

obat yang di aada di Puskesmas (gudang dan DEPO), Pemeriksaan dilakukan 1

hari setelah pengambilan obat.
No

Nama Obat

Jumlah di SBBK

Jumlah di Puskesmas

Kekurang

9.000

4.000

5.000

Antalgin

Antibakteri Salep Kulit

250

125

125

Atropin Tablet

200

Nihil

200

Betamethason

225

125

100

Dexa Injeksi

100

Nihil

100

Defenhidramin Inj

30

Nihil

30

Hidrokortison cream

240

120

120

Kloramphenikol Kaps

3.120

720

2.400

Prasetamol Syrup

336

302

34

Rifampisin

1.600

700

900

10

Tiamin

1.000

Nihil

1.000

11

Antasida Syrup

100

Nihil

100

12

Oksitetrasiklin SK

100

Nihil

100

13

Diaform

3000

2000

1000

14

Papaverin

3000

2000

1000

15

Ciprofloksasin

1300

500

800

16

Pirazinamid

3000

500

2500

Contoh Pemeriksaan BPK yang dinilai baik

SOP sudah sesuai standar

Telah dilakukan pengawasan dan pengendalian yang memadai dari

Kepala Puskesmas .
Setiap kedatangan obat selalu di uji fisik dan volume secara populasi

oleh pengelolaan obat dan Kepala Puskesmas

LPLPO di tandatangani dan dipastikan kebenarannya oleh Kepala

Puskesmas

Data administrasi obat sudah benar

Fisik obat sesuai dengan data di kartu stok obat
Tenaga pengelola obat adalah Asisten Apoteker

Penataan obat sudah baik dan rapih

Petugas obat hanya bertugas untuk pengelolaan obat dan perbekkes (tidak

merangkap lainnya)

PERHATIAN
INFORMASI AUDIT BPK :
Diinformasikan kepada seluruh Puskesmas bauik UPT, UPF dan
PUSTU bahwa audit BPK masih berlangsung sampai 5 Mei 214

Pelaporan LPLPO
Puskesmas yang belum menyampaikan laporan LPLPO bulan Maret
2014 sampai tanggal 15 April 2014 adalah :
1. Puskesmas Curug
2. Puskesmas Keradenan
MOHON SEGERA DISAMPAIKAN