BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Instalasi Farmasi merupakan Unit Pelaksana Teknis (UPT) Dinas Kesehatan

Kabupaten Pangkep yang bertugas mengelola obat, diantaranya melakukan
perencanaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pencatatan, pemantauan
dan evaluasi obat yang diperlukan untuk layanan kesehatan di Puskesmas. Instalasi
Farmasi dalam

melaksanakan tugasnya melayani 23 Puskesmas di Kabupaten Pangkep. Berbagai

tugas yang berhubungan dengan pengelolaan obat membuat Instalasi Farmasi
harus mengelola data obat dengan baik. data obat yang dilakukan diantaranya saat
menerima obat dari Pemasok, menerima data LPLPO (Laporan Pemakaian dan
Lembar Permintaan Obat) dalam bentuk lembaran kertas dari 23 Puskesmas di
Kabupaten Pangkep, melakukan pendistribusian obat ke Puskesmas, melakukan
pemberian obat ke selain Puskesmas, mengelola persediaan Instalasi
Farmasi/Puskesmas dan pembukuan laporan. Instalasi Farmasi dalam mengelola
data tersebut mempunyai kelemahan, diantaranya masalah kemudahan, data yang
diolah berasal dari Instalasi Farmasi dan 23 Puskesmas di Kabupaten Pangkep,
sehingga dengan metode seperti ini, beban kerja yang ditanggung Pegawai Instalasi
Farmasi cukup berat. Selain itu, data persediaan obat di Instalasi Farmasi dan
Puskesmas selalu berubah tergantung dengan aktifitasnya. Perhitungan
persediaannya masih dilakukan oleh masing- masing pihak, padahal pada aktifitas
pendistribusian obat dari Instalasi Farmasi ke Puskesmas, data yang diproses
masing- masing pihak sebetulnya sama, tetapi dengan metode seperti ini terdapat
kemungkinan terjadinya kesalahan manusia, sehingga data yang diproses tidak
sama.
B. Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah yang timbul dalam Laporan yang berjudul

Distribusi Obat dan Alat Kesehatan di IFK Provinsi, Kabupaten Pangkep :

1. Apa yang dimaksud dengan distribusi, khususnya dalam IFK?

2. Apa tujuan distribusi obat dan alat kesehatan?

3. Seperti apa kegiatan distribusi obat dan alat kesehatan?

4. Bagaimana tatacara pendistribusian obat?

5. Bagaimana dengan pencatatan harian pengeluaran obat ?

6. Apa saja kegiatan yang dapat dilakukan?

C. Tujuan

Adapun tujuan kami dalam membuat Laporan Dari Instalasi Farmasi,Distribusi

Obat dan Alat Kesehatan di IFK Provinsi, Kabupaten/kota Pangkep secara umum
adalah untuk memenuhi tugas Manajemen Farmasi Pengadaan dan Akutansi dan
secara khusus adalah untuk memahami kegiatan apa saja yang dilakukan oleh IFK
Provinsi, Kabupaten/kota khususnya yang ada di Provinsi Pangkep terkait dengan
pendistribusian obat dan alat kesehatan.
 BAB II

PEMBAHASAN

A. PENGADAAN OBAT

Merupakan proses penyedian obat yang dibutuhkan di rumah sakit dan untuk
unit pelayanan kesehatan lainnya yang diperoleh dari pemasok eksternal melalui
pembelian dari manu faktur, distributor, atau pedagang besar Farmasi.

1.Siklus pengadaan obat

Pada siklus pengadaan tercakup pada keputusan-keputusan dan tindakan dalam

menentukan jumlah obat yang di peroleh, Harga yang harus di bayar,dan kualitas
obat-obat yang harus di terima. Siklus pengadaan obat mencakup pemilihan
kebutuhan,penyesuaian kebutuhan dan dana, pemilihan metode pengadaan,
penetapan atau pemilihan pemasok, penetapan masa kontrak, pemantauan status
pemesanan,penerimaan dan pemeriksaan obat, pembayaran, penyimpanan,
pendistribusian dan pengumpulan informasi penggunaan obat

Proses pengadaan di katakan baik apabila tersedianya obat dengan jenis dan
jumlah yang cukup sesuai dengan mutu yang terjamin serta dapat di peroleh pada
saat di perlukan.

B. PENERIMAAN

1. Penerimaan adalah suatu kegiatan dalam menerima obat-obatan yang

diserahkan dari pemenang lelang kepada panitia penerima obat serta
penyerahan obat dari panitia pemeriksa kepada instalasi farmasi.
2. Penerimaan obat harus dilaksanakan oleh petugas pengelola obat atau
petugas lain dalam hal ini panitia penerima obat yang merupakan
bagian dari panitia pengadaan obat.
Kegiatan Penerimaan Obat

1. Penyerahan obat oleh Dinas kesehatan kepada IFK melalui Berita Acara
penyerahan obat.
2. Petugas penerima obat bertanggung jawab atas pemeriksaan fisik,
penyimpanan, pemindahan, pemeliharaan dan penggunaan obat berikut
kelengkapan catatan yang menyertainya.
3. Pelaksanaan fungsi pengendalian distribusi obat UPTD Farmasi merupakan
tanggung jawab Kepala IFK.
4. Petugas penerimaan obat wajib melakukan pengecekan terhadap obat-obat
yang diserahkan. Bila tidak memenuhi syarat petugas penerima dapat
mengajukan keberatan.
5. Jika terdapat kekurangan, penerima obat wajib menuliskan jenis yang kurang
(rusak, jumlah kurang dan lain-lain). Setiap penambahan obat-obatan, dicatat
dan dibukukan pada buku penerimaan obat dan kartu stok.

C. PENYIMPANAN

1. Definisi :

Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan

cara menempatkan obat-obatan yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari
pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat.

2. Tujuan Penyimpanan :

a. Memelihara mutu obat

b. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab

c. Menjaga kelangsungan persediaan

d. Memudahkan pencarian dan pengawasan

Kegiatan Penyimpanan/Gudang Besar :

 Pengaturan tata Ruang

 Penyusunan stok obat

 Pencatatan stok obat

 Pengamatan mutu obat

Pengaturan tata ruang :

 Rak dan Pallet

- Perlindungan terhadap banjir, serangan serangga

- Pengaruh kelembaban

- Efisiensi

Pengaturan Tata Ruang :

 Kemudahan bergerak, arus U, arus L dan arus lurus

 Sirkulasi Udara yang baik: AC, kipas angin, ventilator

Pengaturan Tata Ruang :

 Kondisi Penyimpanan khusus

- Chold Chain  vaksin, serum

- Lemari khusus  narkotika

- Ruangan khusus  alkohol, eter

 Pencatatan kartu stok untuk per item obat

 Pencatatan Kartu Stok Induk untuk satu item obat dari berbagai sumber
anggaran

Pengamatan mutu obat

 Organoleptis

 Meragukan rujuk ke Lab

 Obat Rusak>> Kumpulkan dan catat serahkan ke Dinkes Kab – Kota

FUNGSI KARTU STOK

 Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi obat

 Tiap lembar kartu stok hanya mencatat data mutasi 1 (satu) jenis obat 1 (satu)
anggaran.
 Tiap baris data hanya mencatat 1 (satu) kejadian mutasi obat.
 Data pada kartu stok untuk menyusun laporan, perencanaan pengadaan
distribusi dan sebagai pembanding terhadap keadaan fisik obat dalam
tempat penyimpanannya.

MANFAAT KARTU STOK INDUK

 Untuk mengetahui dengan cepat jumlah persediaan obat

 Penyusunan laporan
 Perencanaan pengadaan dan distribusi
 Pengendalian persediaan
 Untuk pertanggung jawaban bagi Petugas Penyimpanan dan Penyaluran
 Sebagai alat bantu kontrol bagi Kepala IFK
 Pencatatan dan Kartu Stok Induk
Fungsi :
 1. Mencatat mutasi obat
 2. Tiap lembar kartu stok hanya utk mencatat data mutasi 1 (satu) jenis obat
dari semua sumber anggaran
 3. Tiap baris data hanya untuk mencatat 1 (satu) kejadian mutasi obat

MANFAAT KARTU STOK

 Alat kontrol bagi Kepala IFK

 Alat bantu untuk :
 Penyusunan laporan
 Perencanaan pengadaan dan distribusi
 Pengendalian persediaan

Kartu Stok Induk adalah :

1. Sebagai pencerminan obat-obat yang ada di gudang

2. Alat pembantu bagi ordonatur untuk pengeluaran obat
3. Alat pembantu dalam menentukan kebutuhan
Beberapa hal yang perlu diperhatikan pd penyimpanan obat :

Kelembaban Udara lembab dpt menimbulkan kerusakan pd tablet, kapsul,

oralit

Sinar matahari Sinar Matahari langsung dpt merusak injeksi

Suhu (Panas) Suhu yg terlalu tinggi kerusakan: salep, suppositoria

Kerusakan Fisik Disebabkan menumpuk terlalu tinggi

- Kontaminasi bakteri Wadah obat yg rusak atau terbuka akan mudah tercemar
oleh bakteri
- Pengotoran Ruang yg kotor dpt menyebabkan adanya insek/roden.
- Pengamatan mutu obatdilakukan secara organoleptis

WarnaPerubahan Warna menjadi kecoklatan contoh : Vit C (krn SM)

Pecah Tablet menjadi mudah pecah contoh : Tablet Etambutol (krn Lembab)

Kering Volume cairan berkurang contoh : alkohol (krn penguapan)

Meleleh Perubahan konstituen menjadi leleh contoh : Salep, Supp (krn suhu
panas)

D. DISTRIBUSI

Distribusi adalah suatu rangkaian kegiatan dalam rangka pengeluaran dan

pengiriman obat, terjamin keabsahan, tepat jenis dan jumlah secara merata dan
teratur untuk memenuhi kebutuhan unit-unit pelayanan kesehatan. Distribusi obat
dilakukan agar persediaan jenis dan jumlah yang cukup sekaligus menghindari
kekosongan dan menumpuknya persediaan serta mempertahankan tingkat
persediaan obat.

1. Tujuan Distribusi

A. Terlaksananya pengiriman obat secara merata dan teratur sehingga dapat

diperoleh pada saat dibutuhkan.
B. Terjaminnya mutu obat dan perbekalan kesehatan pada saat pendistribusian
C. Terjaminnya kecukupan dan terpeliharanya penggunaan obat di unit
pelayanan kesehatan.
D. Terlaksananya pemerataan kecukupan obat sesuai kebutuhan pelayanan dan
program kesehatan.
E. Efisiensi pengeluaran dana di unit pelayanan kesehatan.

2. Kegiatan Distribusi

Kegiatan distribusi obat di provinsi / Kota terdiri dari :

1. Kegiatan distribusi rutin yang mencakup distribusi untuk kebutuhan pelayanan

umum di unit pelayanan kesehatan.
2. Kegiatan distribusi khusus yang mencakup distribusi
3. Kegiatan Distribusi Rutin

a. Perencanaan Distribusi

Instalasi Farmasi provinsi / Kota merencanakan dan melaksanakan

pendistribusian obat ke unit pelayanan kesehatan di wilayah kerjanya serta
sesuai kebutuhan.

b. Perumusan stok optimum

Stok optimum persediaan dilakukan dengan memperhitungkan siklus

distribusi rata-rata pemakaian, waktu tunggu serta ketentuan mengenai stok
pengaman. Rencana distribusi obat ke setiap unit pelayanan kesehatan termasuk
rencana tingkat persediaan, didasarkan kepada besarnya stok optimum setiap
jenis obat di setiap unit pelayanan kesehatan. Penghitungan stok optimum
dilakukan oleh Instalasi Farmasi provinsi/Kota.

Pada akhir periode distribusi akan diperoleh persediaan sebesar stok

pengaman di setiap unit pelayanan kesehatan. Rencana tingkat persediaan di
IFK adalah rencana distribusi untuk memastikan bahwa persediaan obat di IFK
cukup untuk melayani kebutuhan obat selama periode distribusi berikutnya.
Posisi persediaan yang direncanakan tersebut di harapkan dapat mengatasi
keterlambatan permintaan obat oleh unit pelayanan kesehatan atau pengiriman
obat oleh IFK provinsi / Kota.

c. Penyusunan peta lokasi, jalur dan jumlah pengiriman

Agar alokasi biaya pengiriman dapat dipergunakan secara efektif dan efisien
maka IFK perlu membuat peta lokasi dari unit-unit pelayanan kesehatan di
wilayah kerjanya. Hal ini sangat diperlukan terutama untuk pelaksanaan distribusi
aktif dari IFK. Jarak (km) antara IFK dengan setiap unit pelayanan kesehatan
dicantumkan pada peta lokasi. Dengan mempertimbangkan jarak, biaya
transportasi atau kemudahan fasilitas yang tersedia, dapat ditetapkan rayonisasi
dari wilayah pelayanan distribusi.

Disamping itu dilakukan pula upaya untuk memanfaatkan kegiatan-kegiatan

tertentu yang dapat membantu pengangkutan obat ke UPK misalnya kunjungan
rutin petugas Kabupaten ke UPK, pertemuan dokter Puskesmas yang
diselenggarakan di provinsi dan sebagainya.

Atas dasar ini dapat ditetapkan jadwal pengiriman untuk setiap rayon
distribusi misalnya ada rayon distribusi yang dapat dilayani sebulan sekali, ada
rayon distribusi yang dapat dilayani triwulan dan ada yang hanya dapat dilayani
tiap enam bulan disesuaikan dengan anggaran yang tersedia. Membuat daftar
rayon dan jadwal distribusi tiap rayon berikut dengan nama unit pelayanan
kesehatan di rayon tersebut lengkap dengan nama dokter Kepala UPK serta
penanggung jawab pengelola obatnya

d. Tata Cara Pendistribusian Obat

1. IFK provinsi melaksanakan distribusi obat ke Puskesmas dan di
wilayah kerjanya sesuai kebutuhan masing-masing Unit Pelayanan
Kesehatan.
2. Puskesmas Induk mendistribusikan kebutuhan obat untuk Puskesmas
Pembantu, Puskesmas Keliling dan Unit-unit Pelayanan Kesehatan
lainnya yang ada di wilayah binaannya.
3. Distribusi obat-obatan dapat pula dilaksanakan langsung dari IFK ke
Puskesmas Pembantu sesuai dengan situasi dan kondisi wilayah atas
persetujuan Kepala Puskesmas yang membawahinya. Tata cara
distribusi obat ke Unit Pelayanan Kesehatan dapat dilakukan dengan
cara penyerahan oleh IFK ke Unit Pelayanan Kesehatan, pengambilan
sendiri oleh UPK di IFK, atau cara lain yang ditetapkan oleh Kepala
Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota.
4. Tata cara pengiriman obat ke unit pelayanan kesehatan dapat
dilakukan dengan cara penyerahan yaitu pengiriman dan pengawasan.
Pengiriman obat dilakukan oleh farrnasi. Cara lain adalah dengan
pengambilan bila puskesmas/rumah sakit mengatur sendiri
pengambilan obat dari gudang farmasi.
5. Obat-obat yang akan dikirim ke puskesmas atau rumah sakit harus
disertai dengan dokumen penyerahan atau pengiriman obat.

6. Sebelum dilakukan pengepakan atas obat yang akan dikirim maka

perlu dilakukan pemeriksaan terhadap,
A. Jenis dan jumlah obat
B. Kualitas atau kondisi obat
C. Isi kemasan, kekuatan sediaan
D. Kelengkapan dan kebenaran dokumen obat
7. Tiap pengeluaran obat dari gudang farmasi harus segera dicatat pada
kartu stock dan kartu stock induk obat serta buku harian pengeluaran
obat.
E. Pencatatan Harian Pengeluaran Obat
8. Obat yang telah dikeluarkan harus segera dicatat dan dibukukan pada
Buku Harian Pengeluaran Obat sesuai data obat dan dilakukan
dokumentasi.
 Fungsinya : Sebagai dokumen yang memuat semua catatan
pengeluaran, baik mengenai data obat maupun dokumen yang
menyertai pengeluaran obat tersebut.
F. Kartu Rencana Distribusi

Fungsi :

A. Sebagai lembar kerja bagi penyusunan rencana distribusi

dan pengendalian distribusi
B. Sebagai sumber data dalam melakukan kegiatan distribusi
ke unit pelayanan.

Kartu Rencana Distribusi terdiri dari :

 Bagian A Ekspedisi.
 Bagian B Kartu/Buku monitoring distribusi per UPK.
 Pencatatan Harian Pengeluaran Obata

E. KEGIATAN YANG HARUS DILAKUKAN

Lakukan pengisian sesuai petunjuk pengisian.

1. Petugas penyimpanan dan penyaluran mengelola dan mencatat pengeluaran

obat di Buku Harian Pengeluaran Obat (Formulir IV).
2. Buku Harian Pengeluaran Obat memuat semua catatan pengeluaran obat,
baik mengenai data obat maupun catatan dokumen obat tersebut.
3. Buku Catatan Harian Pengeluaran Obat ditutup tiap hari dan dibubuhi
paraf/tanda tangan Kepala IFK.
4. Kolom buku harian pengeluaran obat diisi sebagai berikut:
a. Nomor urut sesuai dengan pengeluaran obat
b. Tanggal pengeluaran barang
c. Nomor tanda bukti pengeluaran baik yang berupa surat kiriman dan
tanggal dokumen tersebut
d. Nama perusahaan pengirim
e. Jumlah item obat
f. Total harga
g. Keterangan
h. Pecatatan Pelaporan
  DEFINISI

Merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka penatausahaan obat-obatan

secara tertib baik obat-obatan yang diterima, didistribusikan, maupun yang
digunakan di UPK.

 Tujuan

Tersedianya data mengenai jenis dan jumlah penerimaan, persediaan,

pengeluaran/ penggunaan dan data mengenai waktu dari seluruh rangkaian
kegiatan mutasi obat

 Kegiatan
 Pencatatan dan Pengelolaan Data untuk mendukung perencanaan
pengadaan obat
 Kartu rencana distribusi
 Perhitungan tingkat kecukupan UPK
 Memastikan rencana distribusi didukung oleh stok yang ada

5. Laporan Pengelolaan Obat

1. Laporan Mutasi Obat

2. Laporan Kegiatan distribusi
3. Laporan Pencacahan persediaan akhir tahun anggaran
4. Laporan tahunan/Profil
5. Laporan Mutasi Obat

 Merupakan laporan berkala mengenai mutasi obat,

 Dilakukan pertriwulan, kecuali narkotika

 Memuat jumlah penerimaan pengeluaran dan sisa stok

 Kegunaan :

 Mengetahui jumlah penerimaan dan pengeluaran

 Mengetahui sisa persediaan

 Pertanggungjawaban kepala IFK dan bendahara brg

6. Laporan Kegiatan Distribusi

 Digunakan kartu per-PKM

 Fungsi :

 Laporan PKM atas mutasi obat dan kunjungan resep

 Lembar permintaan obat puskesmas (LPLPO)

 Surat Pengiriman Obat

7. Laporan Pencacahan

Adalah laporan yang dibuat setiap akhir tahun anggaran yang memuat
jumlah penerimaan dan pengeluaran selama 1 tahun anggaran dan sisa
persediaan pada akhir tahun anggaran yang bersangkutan

 Kegunaan :
- Mengetahui jumlah penerimaan dan pengeluaran obat selama 1 tahun
anggaran
- Mengetahui sisa persediaan obat pada akhir tahun anggaran
- Pertanggung jawaban kepala IFK/ bendahara barang

8. Laporan Tahunan

 Fungsi :

Mengukur tingkat kinerja pengelolaan obat di Kabupaten/Kota selama satu an

Informasi yang didapat dari laporan tahunan :

- Jumlah dan nilai persediaan per 31 Desember

- Jumlah dan nilai persediaan di Puskesmas per 31 Desember
- Pemakaian rata-rata perbulan untuk tiap jenis obat
- Tingkat kecukupan setiap jenis obat
- Rencana kebutuhan untuk tahun anggaran berikutnya
- Rencana pengadaan obat menurut sumber
- Biaya obat per kunjungan kasus
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan rangkaian kegiatan yang dilakukan pada penelitian tugas akhir

ini, penulis mengambil kesimpulan:

1. Pengelolaan data obat di Instalasi Farmasi Dinas Kesehatan Kabupaten

Pangkep dapat dilakukan sistem informasi pengelolaan obat berbasis Data.
2. Melalui sistem informasi pengelolaan obat ini, Pegawai Puskesmas dapat
melakukan pengisian data LPLPO kedalam sebuah basis data. Data yang
tersimpan pada basis data tersebut selanjutnya dapat dikelola oleh Instalasi
Farmasi Dinas Kesehatan Kabupaten Pangkep.
3. Pegawai Instalasi Farmasi dapat mempergunakan data LPLPO yang berada
pada basis data untuk menentukan distribusi obat ke seluruh Puskesmas.
4. Pegawai Instalasi Farmasi menyatakan sistem informasi ini membantu
pengumpulan data LPLPO dari seluruh Puskesmas.
5. Pegawai Instalasi Farmasi menyatakan sistem informasi ini membantu dalam
menentukan distribusi obat ke Puskesmas.

B. Saran

Disarankan agar Obat-obat di Gudang Penyimpanan/Gudang besar Di

instalasi Farmasi Kabupaten pangkep Disusun Menurut masing-masing Sumber Dan
Di susun dengan Jumlah susunan yang telah di anjurkan.
 LAPORAN
INSTALASI FARMASI

OLEH:

Nama : Muh. Nurul Taufiqurahman

Stambuk : 150 2011 0182