AUDIT INTERNAL

Oleh: GAMA SOLUTION Yogyakarta

Drs. Qomarudin M.Kes. dan tim

www.gamayogyakarta.com
PENGERTIAN AUDIT MUTU INTERNAL
 Merupakan proses mengumpulkan data dan informasi faktual,
signifikan dan relevan.
 Dilakukan secara sistematis
 Dilakukan secara objektif
 Kegiatan yang terdokumentasi
 Keluarannya adalah kesimpulan yang dibangun berdasarkan data
yang telah dikumpulkan dan diolah
.

www.gamayogyakarta.com
PENGERTIAN AUDIT MUTU INTERNAL
 Dilakukan untuk mengetahui dipenuhi tidaknya azas kesesuaian
 Dilakukan untuk memeriksa efektivitas implementasi sistem
manajemen mutu
 Mendukung tercapainya komitmen, kebijakan dan sasaran mutu secara
keseluruhan
 Penilaian dan rekomendasi auditor diarahkan untuk membantu
menyelesaikan permasalahan mutu, baik untuk masa sekarang maupun
masa depan

www.gamayogyakarta.com
SUBYEK AUDIT MUTU INTERNAL
 Auditor Orang yang mengaudit
 Auditee Orang yang diaudit

www.gamayogyakarta.com
AKTIVITAS AUDITOR INTERNAL
 Memastikan (melakukan konfirmasi dan verifikasi)
 Menilai (mengevaluasi dan mengukur)
 Merekomendasikan (memberikan saran/ masukan)

www.gamayogyakarta.com
CONTOH KEGIATAN AUDITOR INTERNAL
 Melakukan telaah dokumen (desk study)
 Melakukan observasi
 Meminta penjelasan dari auditee
 Meminta peragaan dilakukan oleh auditee
 Membandingkan suatu kenyataan dengan standar atau
kriteria
 Meminta bukti atas suatu kegiatan/ transaksi
 Melakukan pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas

www.gamayogyakarta.com
CONTOH KEGIATAN AUDITOR INTERNAL

 Melakukan pemeriksaan silang (cross check)

 Mengakses catatan yang disimpan auditee
 Mewawancarai auditee
 Menyampaikan angket survei
 Menganalisa data

www.gamayogyakarta.com
Tujuan Audit Mutu Internal Puskesmas

 Untuk memastikan sistem manajemen mutu telah

dijalankan sesuai dengan persyaratan standar secara
efektif mencapai maksud dan tujuan yang telah
direncanakan atau yang telah dijadikan komitmen dan
kebijakan, serta tertuang dalam sasaran mutu Puskesmas

www.gamayogyakarta.com
Tujuan Audit Mutu Internal Puskesmas

 Prioritas masalah yang ada di Puskesmas

 Rencana pengembangan layanan (UKM & UKP)
 Persyaratan suatu sistem manajemen yang digunakan
sebagai acuan
 Persyaratan regulasi ataupun persyaratan kontrak
 Adanya potensi resiko layanan Puskesmas

www.gamayogyakarta.com
Manfaat Audit Mutu Internal Puskesmas

Manfaat Audit Mutu bagi Pimpinan (Kapus)

Hasil audit mutu internal dapat menjadi masukan berharga

untuk referensi dalam membuat keputusan atau mengambil/
merubah kebijakan mutu sehingga pengelolaan mutu dapat
lebih sesuai dengan perencanaan puskesmas jangka panjang

www.gamayogyakarta.com
Manfaat Audit Mutu untuk Unit-unit Layanan

Mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi oleh puskesmas

sehingga setiap penanggungjawab program/layanan dapat
mengambil langkah-Iangkah yang tepat untuk melakukan
perbaikan yang diperlukan sesuai masukan dan rekomendasi
auditor

www.gamayogyakarta.com
Manfaat Audit Mutu bagi Unit Pengelola Mutu

Membantu dalam pengendalian mekanisme jaminan mutu

baik pada tahap input, tahap process maupun tahap output
untuk inflow maupun outflow layanan (UKM & UKP)

www.gamayogyakarta.com
Manfaat Audit Mutu bagi Karyawan
Proses pembelajaran dan pertumbuhan serta pembangunan
budaya organisasi: budaya mutu, budaya taat prosedur,
budaya perbaikan, budaya kerja sistematis

www.gamayogyakarta.com
Manfaat Audit Mutu bagi Auditor
Merupakan proses pembelajaran dan pematangan sebagai tenaga
profesional

Manfaat Audit Mutu bagi Pelanggan

Sebagai alat pendeteksian segala kemungkinan yang dapat menciptakan
ketidakpuasan pelanggan dan dilanjuti dengan tindakan perbaikan dan
pencegahan sehingga komitmen untuk memberikaan kepuasan kepada
pelanggan dapat benar-benar tercapai

www.gamayogyakarta.com
PROSES PENCAPAIAN MUTU PUSKESMAS

Manual
Mutu
Kebijakan • Pra audit,
Komitment
Audit Internal Manajemen •Audit Eksternal
Sasaran PDCA review/RTM • Sertifikasi
Perencanaan Akreditasi
Prosedur • Surveilance

kerja
Instruksi
kerja

www.gamayogyakarta.com
Peran auditor
 Merencanakan audit
 Melaksanakan audit
 Memberikan umpan balik hasil audit
 Membuat laporan audit

www.gamayogyakarta.com
Persyaratan kompetensi auditor
 Paham ttg dasar-dasar audit:
 Konsep mutu
 Teori dan praktek audit
 Manfaat dan konsekuensi dari audit
 Peran dan tanggung jawab klien, auditor dan auditee
 Karakteristik sistem, proses dan hasil audit
 Jenis dan karakteristik audit (internal vs eksternal)
 Analisis kuantitatif dan kualitatif

www.gamayogyakarta.com
Persyaratan kompetensi auditor
 Keterampilan dasar yang harus dimiliki auditor:
◦ Time-management technique
◦ Conflict resolution
◦ Effecrtive communication techniques
◦ Presentation methods and techniques

 Pemahaman terhadap tehnik audit dan keterampilan menggunakan

alat/instrumen audit: tehnik sampling, standar yang digunakan, check
list, guidelines, metoda analisis statistik, alat dan metoda perbaikan
mutu, terminologi yang digunakan, tehnik analisis hasil temuan audit,
dsb

www.gamayogyakarta.com
Tugas auditor
 Paham etika profesi sbg auditor dan isu-isu hukum yg
berkait dg audit/hasil audit
 Menyiapkan kegiatan audit:
 Menyusun rencana audit: tujuan, jenis dan lingkup,
sarana yg dibutuhkan, penetapan tim dan peran
masing-masing, standard yg digunakan
 Mendisain audit: strategi (tracing, discovery), rencana
pengumpulan data, penetapan sample, rencana logistik
 Mereview tools dan dokumen untuk audit
 Koordinasi dan komunikasi ttg rencana audit

www.gamayogyakarta.com
Perencanaan Audit Internal
 Unit yang akan di audit
 Lingkup audit
 Tujuan audit
 Auditor
 Auditee
 Metode audit
 Waktu
 Instrumen audit
Melaksanakan kegiatan audit:
 Mengelola proses kegiatan audit
 Opening meeting
 Pengumpulan data/evidens
 Paper works: dokumentasi dg menggunakan instrumen
audit, mencatat hasil observasi
 Analisis

 Exit meeting

www.gamayogyakarta.com
PELAKSANAAN AUDIT MUTU INTERNAL PUSKESMAS

1. Mengamati Proses
Auditor mengamati secara langsung atas proses dan
aktivitas-aktivitas organisasi dalam perspektif SMM
misalnya mengamati kondisi tempat proses kerja,
tempat penyimpanan alkes, farmasi, dental unit, ruang
layanan pendaftaran, laboratorium, dll
apakah ada tanda-tanda ketidaksesuaian atau potensi
ketidaksesuaian

www.gamayogyakarta.com
2. Meminta Penjelasan
Auditor dapat menggali informasi dengan cara meminta penjelasan dari auditee
atau menanyakan auditee mengenai objek-objek audit yang telah direncanakan.
Teknik bertanya auditor sebaiknya menggunakan pertanyaan terbuka:
 Bagaimana
 Mengapa
 Atau dengan kata "tolong jelaskan“
Contoh :
"Bagaimana Anda mengetahui ketidaksesuaian pada hasil kerja?”
”Tolong jelaskan, mengapa masa retensi arsip ditetapkan selama enam bulan?”
”Tolong jelaskan bagaimana proses penghancuran obat yang telah lewat masa
penggunaanya"

www.gamayogyakarta.com
3. Meminta Peragaan
Dalam kasus tertentu auditor dapat meminta auditee untuk
memperagakan atau mendemostrasikan suatu kegiatan.

Misalnya auditor meminta seorang laboran mempraktekkan urutan

pemakaian jas lab.

www.gamayogyakarta.com
4. Menelaah Dokumen
Bila manual SMM memuat penjelasan mekanisme,
maka auditor dapat mempelajari isi dokumen-dokumen tersebut
untuk menilai apakah ada azas-azas yang tidak relevan lagi dengan
perkembangan keadaan atau kebutuhan puskesmas.

Setelah itu auditor mencatat berbagai informasi signifikan untuk

ditanyakan lebih jauh kepada auditee

www.gamayogyakarta.com
5. Memeriksa dengan Daftar Periksa
Auditor menyiapkan daftar periksa agar lebih mudah untuk
mengingat aspek-aspek yang perlu diaudit.

Daftar periksa dapat disiapkan dengan dua pendekatan:

 Daftar periksa permanen : memuat semua aspek SMM.
 Daftar periksa sesuai keperluan pada saat pemeriksaan suatu
unit: daftar periksa layanan pendaftaran, daftar periksa layanan
umum, daftar periksa layanan gigi, dsb

www.gamayogyakarta.com
6. Mencari Bukti
Auditor mencari informasi dan bukti-bukti objektif yang berupa
catatan, dokumen, kondisi faktual yang dapat dianalisa dan
dibuktikan kebenarannya.

Misalnya auditor telah sampai pada titik terang bahwa telah terjadi
penyimpangan, maka auditor perlu mencari bukti-bukti yang dapat
mendukung hasil observasinya atau untuk menguji kebenaran. Untuk
itu auditor perlu mengumpulkan dokumen-dokumen yang terkait
dengan penyimpangan itu

www.gamayogyakarta.com
7. Memeriksa Silang
Auditor dapat mengumpulkan data dan informasi dari bagian-bagian
lain sebagai bahan untuk menilai fakta-fakta yang ada pada suatu
fungsi yang tengah diaudit.

Misalnya untuk mengecek kebenaran pernyataan yang dikatakan oleh

auditee

www.gamayogyakarta.com
8. Mewawancarai Auditee
 Auditor mewawancari personil unit yang sedang diperiksa untuk
meminta penjelasan, menanyakan, mengklarifikasi permasalahan
untuk memperoleh data informasi.

 Karyawan yang dipilih untuk diwawancari dapat diundang ke ruangan

yang telah disediakan.

www.gamayogyakarta.com
9. Melakukan Survei
Angket survei dapat dilakukan untuk pengecekan hal-hal tertentu,
misalnya mengenai tingkatkepuasan kerja, efektivitas komunikasi,
masalah kepemimpinan.
Data yang masuk diolah dan hasilnya dianalisa, lalu akan diketahui
apakah ada indikasi awal mengenai aspek-aspek yang ingin diketahui,
misalnya rendahnya tingkat kepuasan kerja.
Selanjutnya, dapat dikaji lebih lanjut sampai dapat ditarik sebuah
kesimpulan atau kepastian

www.gamayogyakarta.com
10. Mencari Informasi dari Sumber Luar
Untuk maksud tertentu, misalnya memperoleh informasi mengenai
ketidakpuasan pelanggan, auditor mengupayakan memperoleh data
primer secara eksternal dengan menghubungi beberapa pelanggan

www.gamayogyakarta.com
11. Menganalisa Data dan Informasi
 Auditor melakukan penilaian atas data dan informasi sampai dapat
ditarik suatu kesimpulan.

 Ketika menyoroti masalah ini, auditor dapat mengakses berbagai

catatan atau bukti tentang kegiatan yang telah dilaksanakan sebagai
dasar penilaian, misalnya jadwal, absensi, modul, meminta pendapat
karyawan,dll

www.gamayogyakarta.com
12. Menyimpulkan/Temuan
Berdasarkan data yang dikumpulkan dari berbagai kegiatan selama
proses audit, diolah menjadi informasi dan auditor harus
menyimpulkan
Kesimpulan bisa bersifat:
a. Observasi: tidak termasuk dalam kategori ketidaksesuaian, tetapi temuan
berada di luar sistem yang telah dikembangkan tetapi perlu ditingkatkan
dalam upaya peningkatan kinerja
b. Minor: pelanggaran parsial/insidentil dari persyaratan SMM dan kebijakan
yang telah digariskan
c. Major: pelanggaran bersifat menyeluruh dan konsisten terhadap
persyaratan SMM dan kebijakan yang telah digariskan

www.gamayogyakarta.com
Tindak Lanjut Temuan Audit
 Menerima laporan hasil audit
 Mempelajari laporan
 Membuat perencanaan perbaikan
 Melaksanakan perbaikan dan pencegahan
 Melakukan evaluasi hasil perbaikan dan pencegahan
 Melaporkan hasil perbaikan

www.gamayogyakarta.com
Contoh Form Audit
Instrumen audit
 Daftar pertanyaan yang akan diajukan kepada tiap-tiap
auditee
 Daftar dokumen dan rekaman yang akan diobservasi (PK,
IK, Sasaran mutu, bukti-bukti pelaksanaan kegiatan
perbaikan, formulir, dsb)
 Daftar kegiatan-kegiatan pelayanan yang akan diobservasi
atau minta diperagakan
 Daftar alat-alat yang perlu diperiksa apakah sudah
dikalibrasi atau belum
 Check list yang akan digunakan
 Blanko Survei pelanggan yang akan digunakan (kalau
auditor internal akan melakukan survei pelanggan)
Contoh check list kelengkapan rekam medik
 No dok::
Status revisi:
Form Persiapan Audit Mutu Internal Tgl berlaku:
Halaman:
Unit yang diperiksa :
Auditor pemeriksa :
Tanggal pemeriksaan:

No Rencana Pemeriksaan Catatan

 No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Form Audit Internal Bulanan Halaman:

Unit yang diaudit Lingkup audit Auditor Jadwal Audit Keterangan

 No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Jadwal Audit Mutu Internal Halaman:
Tahun:
Unit yang diaudit Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Spt Okt Nov Des
 No dok::
Form Ringkasan Temuan Audit Status revisi:
Tgl berlaku:
Halaman:
Unit Yang Diperiksa:
Tanggal pemeriksaan:

No Uraian Ketidak Bukti bukti Ketdk sesuaian Klausul ISO Kategori temua Waktu
sesuaian objektif thd SMM penyelesaian

Disiapkan oleh Auditor Disetujui oleh Auditee

-------------------------------- -------------------------------
 No dok::
Status revisi:
Catatan Historis Temuan Audit Tgl berlaku:
Halaman:
Yang Sudah Selesai

Uraian temuan Kategori Departemen Auditor Perbaikan Tanggal

selesai
 No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Laporan hasil perbaikan/tindakan koreksi Halaman:

Uraian temuan audit Kondisi sebelum Kesimpulan sebab Tindakan koreksi yang telah Kondisi setelah Tindakan pencegahan
tindakan koreksi sebab dilakukan tindakan koreksi

Dilaporkan oleh

Auditee
 No dok::
Form Laporan Ketidak Sesuaian Status revisi:
Tgl berlaku:
Kepada:
Halaman:
Dari:
Tanggal
Rincian Temuan Bukti bukti Ketidak sesuaian thd SMM Klausul ISO Kategori temuan Batas waktu
objektif penyelesaian

Rekomendasi tindakan koreksi Tindakan koreksi/prevensi yg telah diambil:

Auditor Auditor
Verifikasi oleh auditor:
Terima Kasih