SAP Customer Success Story

Distribuição

“A solução superou claramente as nossas

expectativas. Pretendíamos reduzir o fluxo de papel
e organizar os processos de gestão de documentos
e isso foi conseguido e até ultrapassado”
Luís Henriques, Infrastructure & Operations Manager
da Unilever Jerónimo Martins, Lda.

RESUMO

Sumário Razões da escolha SAP

UNILEVER JERÓNIMO MARTINS
Apostando na simplificação e na
melhoria do processo de gestão
•Integração transparente e rápida
com a solução SAP existente
Simplificar para garantir eficácia
de documentos, a Unilever
Jerónimo Martins, Lda
•Escalabilidade do ReadSoft
DOCUMENTS for Invoices A criação da Unilever Jerónimo Martins acontece em Janeiro
implementou ainda em 2005 a
solução ReadSoft
•Robustez da solução integrada
para gerir um ambiente com de 2007 mas a história das empresas integradas nesta nova
DOCUMENTS for Invoices, mais de 10 mil documentos companhia iniciou-se em 1949, data em que se estabeleceu
INVOICE COCKPIT e WEB mensais e 600 utilizadores.
CYCLE, ganhando eficácia a
Alguns números
uma joint venture com a multinacional anglo-holandesa
vários níveis.
Web Site
• 4 profissionais envolvidos
na implementação
Unilever, cujos produtos já eram comercializados por
http://www.unilever-jm.com (2 da IDW e 2 da Unilever
Jerónimo Martins desde há muito.
Principais desafios
Jerónimo Martins, Lda). Em Janeiro de 2007 procede-se à fusão das empresas Fima/VG,
• Ultrapassar a resistência do • Implementação finalizada em
3 meses e roll-out em 15 dias. LeverElida e IgloOlá, surgindo a empresa Unilever Jerónimo
hábito de utilização do papel
• Implementar um sistema que • 10.000 documentos tratados
por mês (média 5 paginas por
Martins, Lda.
permitisse ultrapassar as documento). A solução SAP é usada na empresa desde 1995, altura em que foi
dificuldades geradas pela
dispersão geográfica de vários • Ciclo de Aprovação de
documentos reduzido em
iniciada a implementação do ERP de forma faseada, primeiro na
departamentos. 1 semana. FIMA, depois na Iglo e mais tarde na Lever, empresas que
Objectivos do projecto • 9 meses para obtenção do actualmente integram a Unilever Jerónimo Martins, Lda.
•Garantir a gestão das dezenas
de milhares de documentos
retorno de investimento.
“Hoje temos praticamente todos os módulos, uns mais usados
Principais benefícios
recebidos mensalmente nas
várias empresas que compõem • Optimização dos processos
de gestão de documentos
do que outros. Temos três plataformas distintas: R/3, BW e
a Unilever Jerónimo Martins, na empresa.
SCM”, explica Luís Henriques, Infrastructure & Operations
Lda.
•Optimizar o ciclo de gestão e • Redução dos custos de cópia
e transporte de documentos
Manager da Unilever Jerónimo Martins, Lda.
aprovação dos documentos entre diferentes departamentos. Com estas três plataformas distintas o SAP abrange
•Simplificar os procedimentos
com ganho de eficácia. • Eliminação de perdas transversalmente todos os sistemas da empresa e toca todas as
de documentos.
Soluções • Redução do tempo de áreas de negócio que estavam dispersas nas várias companhias.
•SAP ERP. aprovação. A premência de gerir os documentos que entravam na empresa
•ReadSoft DOCUMENTS for
Invoices.
Parceiro de implementação de forma mais eficiente tinha sido identificada há já alguns anos,
•INVOICE COCKPIT. • IDW.
sobretudo após a centralização das várias aplicações SAP das
•WEB CYCLE. Hardware
diversas empresas, que acontece na sequência da criação da
•2 scanners (frente e verso).
•1 impressora de etiquetas de
código de barras.
Direcção de IT e da Direcção Financeira, ainda em 1999.
•Servidor Intel . A unidade de Information Management and Technology
Sistema Operativo (IM&T) e a Direcção Financeira passaram a gerir um volume de
• Windows 2003.
cerca de 10 mil documentos por mês, que tinham que transitar
 www.sap.pt/clientes

entre os responsáveis das várias empresas para aprovação e vali- departamento financeiro e mesmo no roll out para as restantes
dação, com a complexidade que este processo acarreta, sobretu- unidades. “A implementação foi muito rápida. Estiveram
do porque as várias unidades estavam separadas envolvidas duas pessoas da IDW e duas pessoas da Unilever
geograficamente. Jerónimo Martins, Lda na fase inicial e a transição para o departa-
“Sem uma aplicação de gestão de documentos e workflow as mento financeiro demorou cerca de 15 dias em que foi feito um
facturas tinham de ser copiadas e enviadas aos responsáveis, pelo acompanhamento mais intensivo”, descreve Luís Henriques.
que havia um elevado número de documentos originais a
transitar entre departamentos com o risco de se perderem e de Mudança de processos
ficarem na gaveta”, explica Luís Henriques. A par com a implementação da nova solução de gestão
documental foi alterado o fluxo de documentos. Ao contrário
A importância da escalabilidade do que acontecia anteriormente, os documentos passam agora
Depois de uma pesquisa de mercado sobre a melhor solução de primeiro pelo departamento financeiro, onde são digitalizados,
gestão documental e workflow, a Unilever Jerónimo Martins, contabilizados em SAP, arquivados, passando depois ao sistema
Lda optou pela solução da IDW, que combina o ReadSoft de workflow do WEB CYCLE para aprovação dos responsáveis
DOCUMENTS for Invoices e o INVOICE COCKPIT e WEB CYCLE. nos vários departamentos.
“A IDW apresentou-nos uma solução que à partida não era
gigantesca. A solução ReadSoft DOCUMENTS for Invoices
“A implementação foi muito rápida. Estiveram
consegue crescer por departamento e, em 2004 - quando
implementámos o sistema só para a área de IT -, foi possível envolvidas duas pessoas da IDW e duas pessoas
justificar a implementação para um volume de documentos da Unilever Jerónimo Martins, Lda na fase inicial
relativamente pequeno”, sublinha Luís Henriques. e a transição para o departamento financeiro
Depois da primeira experiência foi fácil expandir a demorou cerca de 15 dias em que foi feito um
implementação para as diversas unidades das empresas, ainda
acompanhamento mais intensivo”
juridicamente separadas, abrangendo a solução actualmente um
volume de 10 mil documentos por mês, com uma média de Luís Henriques, Infrastructure & Operations Manager
da Unilever Jerónimo Martins, Lda.
5 páginas por documento, e 600 utilizadores, uma grandeza já
significativa e que exige uma grande robustez.
A integração transparente com o SAP que é garantida pela Com a solução de gestão de documentos a funcionar há mais
ReadSoft é uma vantagem óbvia para Luís Henriques. “Não há de ano e meio em todas as empresas que integram a Unilever
forma de uma empresa com os sistemas assentes em SAP adoptar Jerónimo Martins, Lda Luís Henriques admite estar bastante
uma solução de gestão de documentos que não se relacione satisfeito com a escolha. “A solução superou claramente as nossas
de forma transparente com o SAP. Se não for desta forma exige expectativas. Pretendíamos reduzir o fluxo de papel e organizar
o desenvolvimento de interfaces que são o princípio de muitos os processos de gestão de documentos e isso foi conseguido e até
problemas”, admite. superado”, sublinha o responsável de infra-estrutura e gestão de
O ReadSoft DOCUMENTS for Invoices, o INVOICE operações de TI da Unilever Jerónimo Martins, Lda.
COCKPIT e o WEB CYCLE estão muito bem relacionados, Considerando o tempo de aprovação de documentos, a perda
integram-se muito bem em SAP, estão homologados, pelo que de documentos e os atrasos que todo o processo causava, e que
não houve nenhuma necessidade de desenvolver interfaces, fazer podiam implicar penalizações junto dos fornecedores,
ajustes e configurar a programação, o que contribuiu para Luís Henriques estima que o retorno do investimento nesta
a rapidez da implementação inicial no departamento de IT e no solução foi obtido em cerca de 9 meses.

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