NOÇÕES de

arquivologia

1
NOÇÕES BÁSICAS DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
 NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

Arquivo: é o conjunto de documentos, criados por uma instituição ou pessoa, no exercício de sua atividade,
preservados para garantir a consecução de seus objetivos.

TIPOS DE DOCUMENTOS

Documentos textuais: documentos cuja informação esteja em forma escrita ou textual.

Ex: contratos, atas, relatórios, certidões.
Documentos iconográficos: documentos cuja informação esteja em forma de imagem estática.
Ex: fotografias, desenhos, gravuras.
Documentos audiovisuais: documentos cuja informação esteja em forma de som e/ou imagem em
movimento.
Ex: filmes, registro sonoro em fita cassete.
Documentos digitais: documentos que necessitem do computados para que sejam lidos.
Ex: arquivo em MP3, arquivo do Word.

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

Quanto à abrangência (extensão):

a) setorial: são arquivos cujos documentos são originados em uma divisão, departamento ou setor. Ex: setor
de contabilidade, etc.
b) Geral: são arquivos formados por documentos oriundos dos arquivos setoriais. Ex: Arquivo geral da UFPE.
Quanto à freqüência de uso ou evolução:
a) Corrente (1ª idade, ativo): são os arquivos constituídos de documentos que estão sendo utilizados
constantemente , ou seja, que se encontram em circulação. Ex: Circulares, boletins informativos, etc.
b) Intermediário (2ª idade): são os arquivos constituídos de documentos que não se encontram mais em
circulação, mas cujos serviços podem ainda ser solicitados, seja para tratar de assuntos correlatos, seja para
retomar um problema novamente focalizado. Ex: Regulamentos.
c) Permanente (3ª idade ou histórico): são os arquivos constituídos de documentos que deixaram de ter valor
para a administração, podendo ser armazenados para fins históricos, documentais, informativos ou probatórios.
Podendo também serem destruídos. Ex: Plantas e maquetes, etc.
Quanto à agência criadora:
a) Público: formado por documentos oriundos de órgãos federais, estaduais, distritais e municipais. Ex:
Arquivo Nacional, etc.
b) Privado: formado de documentos de instituições comerciais, organizacionais, familiares ou pessoais. Ex:
Arquivo da Votorantim, Arquivo da Família Real, Arquivo de Jorge Amado.
Quanto ao acesso:
a) Franqueados: são aqueles cujos documentos estão disponibilizados para o público.
Ex: Arquivo Nacional.
b) Restritos: são aqueles cujos documentos são de acesso dos militares e que preservam a segurança
nacional. Ex: Arquivo Histórico do Exército.

NOÇÕES BÁSICAS DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

c) Confidenciais: São aqueles cujos documentos só podem ser consultados por pessoal credenciado. Ex:
Arquivo do Ministério das Relações Exteriores.
Quanto à natureza:
a) Especiais: são aqueles cujo documento é feito de material especial, como por exemplo: fitas, fotografias,
CD, microfilmes, etc.
b) Especializados: são aqueles cujo conteúdo trata de assunto específico, independente do material que são
feitos, como por exemplo: arquivo médico, de engenharia, etc.
Quanto à finalidade:
a) Funcionais: São aqueles que servem à Administração, ou seja, os de 1ª e 2ª idades.
b) Culturais: são aqueles que servem à Cultura e História, ou seja, os de 3ª idade.

TEORIA DAS TRÊS IDADES DO DOCUMENTO

O ciclo de vida do arquivo é contado a partir da produção do documento e do encerramento do ato, ação
ou fato que motivou a sua produção e da sua freqüência deuso. Essa fase se diz na Arquivística que tem
relação com a vigência do documento (a razão de ser do documento). Depois de destituído dessa vigência o
documento pode ser guardado em função dessa importância das informações nele contidas, para a história da
administração ou mesmo para tomadas de decisões pautadas nas ações do passado. A Arquivologia adota a
chamada Teoria das Três Idades ou Ciclo Vital dos Documentos para classificar os estágios ou fases por
que passam os documentos dentro da instituição.
São três as idades dos arquivos: corrente, intermediário e permanente.
1. Arquivos Correntes: também conhecidos como Primeira Idade ou Ativo:
constituído de documentos em curso ou consultados freqüentemente, conservados nos escritórios ou nas
repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso. Seu uso se
caracteriza pelo valor primário dos documentos, isto é, atender as finalidades de sua criação

2
2. Arquivos Intermediários: também conhecidos como Segunda Idade ou Semi-Ativo:
constituído de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que os
receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos e retomar um problema
novamente focalizado. A permanência dos documentos nesse arquivo é transitória.
3. Arquivos Permanentes: também conhecidos como Terceira-Idade ou Histórico:
constituído de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa e que se conservam em razão
de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução.
Apresentam valor secundário.Para a aplicação da Teoria das 3 Idades, torna-se necessária a criação de um
instrumento que defina o prazo de guarda dos documentos nas fases correntes e intermediária, bem como sua
destinação final. É a chamada Tabela de Temporalidade da instituição.
Tabela de temporalidade é o instrumento resultante da etapa de Avaliação dos documentos e que determina
o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária (período em que o mesmo será guardado
nestas fases), bem como sua destinação final (eliminação ou permanente). A Tabela de Temporalidade será
elaborada por uma comissão chamada de Comissão Permanente de Avaliação de documentos e será aprovada
por autoridade do órgão para que possa ser aplicada na instituição. Ex:
Cód Assunto do doc. Corrente Intermediária Destinação final
031.1 Requisição de material 2 anos – Eliminação
023.2 Termo de Posse 5 anos 95 anos Eliminação
045.4 Normas e Regulamentos 5 anos 10 anos Permanente
010.1 Regimento Interno Enquanto vigorar - Permanente
Os prazos acima variarão de acordo com o documento, podendo haver documentos com maior ou menor prazo
de guarda nas fases corrente intermediária, bem como documentos destinados à eliminação e à guarda
permanente.
Detalhamento:
1. Todo documento será criado na fase corrente;
2. A fase corrente será composta pelos arquivos setoriais, localizados nos próprios setores que produzem os
documentos, e pelo arquivo central, também chamado de arquivo geral, que estará localizado próximo aos
setores;
3. Após cumprir seu prazo na fase corrente, os documentos poderão, de acordo com a tabela de temporalidade
da instituição, serem eliminados, transferidos (para a fase intermediária) ou recolhidos (para a fase
permanente);
4. Após cumprir seu prazo na fase intermediária, os documentos poderão, de acordo com a Tabela de
Temporalidade da instituição, serem eliminados ou recolhidos (para a fase permanente);
5. Os documentos históricos serão recolhidos à fase permanente, onde jamais serão eliminados;
6. A eliminação poderá ocorrer em duas das três fases do ciclo vital (corrente ou intermediária);
7. A única fase obrigatória para os documentos é a fase corrente;
8. Todo documento histórico passará por, no mínimo, duas das três fases do ciclo vital (corrente, onde será
criado e permanente, onde cumprirá sua destinação final).

Tipos de arquivos correntes

Os arquivos setoriais são aqueles localizados nos próprios setores que produzem ou recebem os documentos.

NOÇÕES BÁSICAS DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

Os arquivos gerais ou centrais são os que destinam a receber os documentos correntes provenientes dos
diversos setores que integram a estrutura de uma instituição, funcionando como extensão daqueles.

SELEÇÃO DE DOCUMENTOS

É realizada no âmbito dos arquivos correntes e intermediários por técnicos previamente orientados,
seguindo o estabelecido na Tabela de Temporalidade ou nos relatórios de avaliação. A seleção é a separação
física dos documentos de acordo com a sua destinação.
• eliminação: trata-se da destruição dos documentos cuja operacionalização dependerá de seu volume,
podendo ser levada a efeito manualmente ou através de trituradoras.
• transferência: envio dos documentos para o arquivo intermediário, acompanhados de listagem, onde
aguardarão o cumprimento dos prazos de guarda e a destinação final.
• recolhimento: envio dos documentos para o arquivo permanente. Nesta fase, o arquivo deve elaborar
instrumentos de recuperação da informação com vistas à sua guarda permanente e seu acesso público.

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

O método de arquivamento corresponderá à forma em que os documentos serão armazenados, visando sua
localização futura. Apesar de existirem várias formas de se organizar documentos, não é possível identificar
determinado sistema como sendo o mais adequado, sem antes conhecer a documentação a ser tratada. Em
suma, o melhor método de arquivamento dependerá exclusivamente das características dos documentos em
questão. Determinados tipos de documentos, se organizados com métodos inadequados, dificilmente serão
localizados no futuro. O método de arquivamento é determinado, portanto, pela natureza dos documentos a
serem arquivados e pela estrutura da entidade. Pode-se dividir os métodos de arquivamento em dois grandes
sistemas: direto e indireto.

3
Sistema direto é aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde se acha guardado,
sem necessidade de consultar um índice.
Sistema indireto é aquele em que, para se localizar o documento, necessita-se antes consultar um índice ou
um código, É o caso da utilização de fichários.
Semi-indireto: o arquivo pode ser consultado sem o auxílio de índices, mas com a utilização de tabelas em
forma de cartão. Podemos identificar como os métodos mais comumente utilizados para se organizar arquivos
ou fichários os seguintes métodos, que estarão basicamente divididos em duas classes: alfabéticos ou
numéricos.
a) Ordem alfabética;
b) Ordem numérica;
c) Ordem cronológica (por data do documento);
d) Ordem geográfica (pelo local de produção);
e) Ordem ideográfica (pelo assunto do documento).

O GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS GESTÃO DE DOCUMENTOS

Entende-se por gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às

atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guardar permanente. A gestão de documentos é
atingida através do planejamento, organização, controle, coordenação dos recursos humanos, do espaço físico
e dos equipamentos, com objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental. A gestão de documentos tem
os seguintes objetivos:
• Assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação de documentos;
• Garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessária ao governo e aos
cidadãos;
• Assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo fiscal, legal ou para a pesquisa
científica;
• Assegurar o uso adequado da micrográfica, processamento automatizado de dados e outras técnicas
avançadas de gestão da informação;
• Contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores
históricos e científicos.
Fases:
1ª Produção: Refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou
setor.
2ª Utilização: Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função
administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite. Esta fase envolve métodos de controle
relacionados às atividades de protocolo d às técnicas específicas para classificação, organização e elaboração de
instrumentos de recuperação da informação.
3ª Destinação: Envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou
seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente.

DIAGNÓSTICOS

NOÇÕES BÁSICAS DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

É a análise detalhada dos aspectos relacionados ao funcionamento do arquivo da instituição, de forma a
identificar as falhas ou lacunas existentes, permitindo a adoção de medidas que visem aumentar a eficiência do
mesmo.
O diagnóstico proporciona informações como:
1. instalações físicas (infiltrações, goteiras, poeira, luz solar, etc);
2. condições ambientais (temperatura, umidade, luminosidade);
3. condições de armazenamento;
4. estado de conservação do documento;
5. espaço físico ocupado;
6. volume documental;
7. controle de empréstimos;
8. recursos humanos;
9. acesso à informação; gênero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais, cartográficos, etc.);
10. arranjo e classificação dos documentos (métodos de arquivamento adotados);
11. tipo de acondicionamento (pastas, caixas, amarados, etc).

PROTOCOLO

Entende-se por protocolo o conjunto de operações visando o controle dos documentos que ainda tramitam no
órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à
informação. O protocolo realiza as seguintes atividades:

Recebimento e classificação

4
Os documentos de natureza sigilosa e particular deverão ser encaminhados aos respectivos destinatários,
sem serem abertos pelo protocolo, pois têm acesso restrito. Os documentos de natureza ostensiva deverão
ser abertos e analisados, classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes de serem encaminhados aos
seus destinatários.

Registro

É o procedimento no qual o protocolo atribui um número de acompanhamento ao documento

(protocolização), e o cadastrará em um sistema que permitirá o controle de sua tramitação.

Expedição

É atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário, de forma que o mesmo possa circular pela
organização (tramitação), a fim de atingir os objetivos para os quais foi criado.

Controle da tramitação

É a atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores por que passam os documentos, de
forma a recuperá-lo com rapidez, quando necessário, bem como identificar possíveis atrasos na tramitação
destes.

AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

É o processo em que são estabelecidos prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, bem como a
destinação final dos documentos da instituição (eliminação ou guarda permanente). Na prática, é o ato de se
criar a Tabela de Temporalidade, realizado pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. Com base
na teoria das três idades, a aplicação dos critérios de avaliação efetivase na fase corrente, a fim de
distinguirem os documentos de valor eventual (de eliminação sumária) daqueles de valor informativo ou
probatório. Deve-se evitar a transferência para arquivo intermediário de documentos que não tenham sido
anteriormente avaliados, pois o desenvolvimento do processo de avaliação e seleção nesta fase de
arquivamento é extremamente oneroso do ponto de vista técnico e gerencial.

TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS
TIPOS DE DOCUMENTOS
Natureza do assunto

Quanto à natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos. A classificação de

ostensivo ou ordinário é dada aos documentos cuja divulgação não prejudica a administração. Consideram-se
sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram
medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.

GRAUS DE SIGILO

NOÇÕES BÁSICAS DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

Segundo a necessidade do sigilo e quanto à extensão do meio em que pode circular, são quatro os graus de
sigilo e as suas correspondentes categorias, em ordem do maior para o menor grau de sigilo:
• ultra-secreto;
• secreto;
• confidencial;
• reservado.
A classificação de ultra-secreto é dada aos assuntos que requeiram excepcional grau de segurança e cujo teor
ou características só devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.
Ex: Negociações para alianças políticas e militares; planos de guerra; descobertas e experiências científicas de
valor excepcional, etc. Consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto grau de segurança e cujo teor
ou características podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao estudo ou
ao seu manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento. Ex: Planos, programas e medidas
governamentais; planos ou detalhes de operações militares; planos ou detalhes de operações econômicas ou
financeiras. A classificação de confidencial é dada aos assuntos que, embora não requeiram alto grau de
segurança, seu conhecimento por pessoa não-autorizada pode ser prejudicial a um indivíduo ou citar
embaraços administrativos. Ex: Assuntos referentes a pessoal, material, finanças e outros cujo sigilo deva ser
mantido por interesse das partes, como por exemplo: informações sobre atividade de pessoas e entidades, bem
como suas respectivas fontes; cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações consideradas
importantes para a segurança nacional. Reservados são assuntos que não devam ser do conhecimento do
público, em geral. Recebem essa classificação, entre outros, partes de planos, programas e projetos e as suas
respectivas ordens de execução; cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes.

MICROFILMAGEM

5
A microfilmagem é um sistema de gerenciamento e preservação de informações, mediante a captação das
imagens de documentos por processo fotográfico. O microfilme reduz drasticamente o volume dos arquivos,
sendo um meio de armazenamento mais racional e prático, proporcionando acesso eficiente, rápido, limpo e
seguro às informações arquivadas, e de baixo do custo. Segundo o art. 2º do Decreto Lei nº 1799/96, entende-
se por microfilme, o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e
imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução. Os documentos
microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminados por incineração, destruição
mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegração. A incineração dos documentos
microfilmados ou sua transferência para outro local far-se-á mediante lavratura de termo, por autoridade
competente, em livro próprio. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente (valor
histórico), não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de
sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor. A adoção da microfilmagem exigirá da
instituição equipamentos que permitam ler tais documentos, chamados leitoras de microfilmes ou leitoras de
microfichas, que, em alguns casos, permitem a geração de uma cópia de papel do documento microfilmado.

ETAPAS DA MICROFILMAGEM

a) Preparação: compreende a classificação dos documentos a serem microfilmados, sua seleção, ordenação,
restauração e indexação dos mesmos; b) Microfilmagem: Os documentos são microfilmados em
microfilmadoras com numerador eletrônico;
c) Processamento: Os filmes originais serão submetidos aos processos de revelação, fixação, lavagem e
secagem;
d) Revisão: Todos os filmes, tanto os originais quanto as cópias, serão conferidos fotograma por fotograma,
sendo fornecido um laudo técnico da mesma;
e) Controle de Qualidade: realização de todos os testes de controle, assegurando totalmente a qualidade dos
filmes gerados;
f) Armazenamento: os microfilmes serão acondicionados em caixas próprias para microfilmes e devidamente
indexadas.

AUTOMAÇÃO

É a adoção de equipamentos que substituem o trabalho manual nos arquivos, garantindo resultados mais
precisos, rápidos e eficientes. Um sistema informatizado de protocolo, em substituição ao livro manual de
protocolo, facilitará a localização de determinados documentos, além de permitir o acompanhamento on-line da
tramitação dos mesmos pelos diversos interessados dentro da instituição.
São dois os aspectos a serem analisados no que diz respeito aos efeitos da automação nos arquivos:
a) o arquivo como usuário da tecnologia da automação;
b) o arquivo como órgão responsável pela guarda e tratamento técnico das informações armazenadas em
suportes produzidos pelos computadores, tornando-as disponíveis para consultas. No primeiro caso, o arquivo
se utiliza do computador como instrumento de trabalho na identificação de séries documentais, no registro
de documentos, no controle do acervo, na elaboração de guias, inventários, catálogos, etc. No segundo caso o
assunto é bem mais complexo, pois depende de grandes investimentos e alterações substanciais na

NOÇÕES BÁSICAS DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

estrutura dos arquivos, uma vez que a guarda, tratamento e consulta de informações armazenadas em fitas,
discos e outros suportes produzidos pelos computadores exigem técnicas e métodos especiais de arquivamento
e controle, equipamentos específicos (microcomputadores, terminais, etc.), bem como recursos humanos
especializados em automação.

PRESERVAÇÃO, CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS

Além da guarda do documento, o arquivo deverá se preocupar também com a preservação dos documentos da
instituição.
A preservação envolverá as atividades de conservação, armazenamento e restauração dos documentos.
O principal objetivo da conservação é o de estender a vida útil dos documentos procurando mantê-los o mais
próximo possível do estado físico em que foram criados. A restauração tem por objetivo revitalizar a
concepção original, ou seja, a legibilidade do documento. Agentes exteriores que danificam os documentos:
Físicos:
• Luminosidade;
• Temperatura;
• Umidade.
Químicos:
• Poluição atmosférica;
• Tintas.
Biológicos:
• Insetos (vários são os insetos que atacam os documentos, causando a deterioração dos mesmos: baratas,
traças, etc.);
• Microorganismos (fungos);
• Roedores (ratos);

6
• Homem.

EXERCÍCIOS

QUESTÃO 01 Julgue os itens a seguir em certos ou errados:

1. os arquivos são constituídos apenas por documentos em suporte papel ( );
2. os arquivos, assim como as bibliotecas, são formados por documentos produzidos e conservados com
objetivos culturais ( );
3. os documentos de arquivo são produzidos em um único exemplar ou em limitado número de cópias ( );
4. a principal finalidade dos arquivos é servir à administração. Eles constituem-se, com o decorrer do tempo,
em base do conhecimento da história ( );
5. a função principal do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua
guarda.

QUESTÃO 02 Os documentos de arquivo possuem determinadas características que os diferenciam de outros

documentos. Com referência ao tipo de suporte, o conjunto formado pelas fotografias, dispositivos, desenhos e
gravuras existentes no acervo da CAESB é definido como documento:
1. iconográficos;
2. filmográficos;
3. fotográficos;
4. de valor primário;
5. cartográficos.

QUESTÃO 03 Consubstanciam-se como especializados os arquivos:

1. médicos ( );
2. de engenharia ( );
3. audiovisuais ( );
4. Iconográficos ( );
5. de grandes dimensões ( ).

QUESTÃO 04 Classifique como (V) ou (F) cada afirmação sobre arquivos apresentada abaixo:
1. Cada empresa deve adotar a metodologia de arquivamento que atneda às suas necessidades específicas ( );
2. Os arquivos podem passar por três estágios de evolução, que não são complementares ( );
3. A maneira de conservar e organizar os documentos de mudar de acordo com a idade do arquivo ( );
4. Embora o termo “arquivo” seja usado em referência a qualquer uma das três idades, os arquivos
propriamente ditos são os de terceira idade ( );
A ordem correta é:
(1) V-V-F-V
(2) V-V-F-F
(3) V-F-V-V

NOÇÕES BÁSICAS DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

(4) F-F-V-F
(5) F-V-F-V

QUESTÃO 05 assinale a afirmativa correta a respeito de arquivos intermediários:

1. devem necessariamente ser conservados próximos aos escritórios;
2. devem disponibilizar seus documentos para consultas freqüentes;
3. São também chamados de limbo, purgatório ou arquivo morto;
4. Guardam documentos oficiais ou de valor histórico em caráter permanente;
5. Reúnem documentos que precisam estar acessíveis, apesar de menos consultados.

QUESTÃO 06 Julgue os itens abaixo, referentes à teoria das três idades dos documentos de arquivo:
1. Os documentos definidos como de valor permanente devem ser preservados no arquivo intermediário;
2. Alguns documentos podem ser eliminados na fase corrente em uma instituição que possua uma política de
avaliação;
3. Cumpridos os prazos previstos na tabela de temporalidade da instituição, os documentos serão recolhidos da
fase corrente para a fase permanente;
4. A transferência de documentos ocorrerá tão logo seja finalizado seu trâmite;
5. Os documentos com prazo de guarda de cem anos deverão ser preservados na fase intermediária.

QUESTÃO 07 Quanto às características dos arquivos setoriais, é correto afirmar que eles:
1. devem se localizar junto aos órgãos produtores;
2. permitem realizar a distribuição interna de documentos na instituição;
3. são, essencialmente, arquivos correntes;
4. podem descartar documentos;
5. realizam recolhimentos periódicos de documentos ao arquivo central.

7
QUESTÃO 08 O ciclo vital dos documentos compreende três idades: corrente, intermediária e permanente.
Acerca dos arquivos correntes, julgue os itens seguintes em certos ou errados:
1. São constituídos basicamente por documentos de valor histórico;
2. São mantidos nos escritórios ou nos setores que os receberam ou os produziram, bem como em
dependências próximas e de fácil acesso;
3. Após cinco anos, os documentos dessa fase devem ser completamente eliminados;
4. O protocolo, a expedição e o arquivamento são atividades típicas dos arquivos correntes;
5. Normalmente, é pouco freqüente a consulta aos documentos dos arquivos correntes.

QUESTÃO 09 Julgue os itens a seguir em certos ou errados:

1. Os arquivos podem ser divididos em três idades: corrente, intermediária e permanente;
2. Os arquivos podem ser classificados segundo critérios referentes às entidades mantenedoras, aos estágios
de sua evolução, à extensão de sua atuação e à natureza dos documentos;
3. O arquivo de terceira idade ou permanente é constituído daqueles documentos que deixaram de ser
freqüentemente consultados, mas que podem ainda ser solicitados pelos órgãos que os receberam e pelos que
os produziram;
4. Os arquivos são formados por documentos colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra ou
doação;
5. Os arquivos correntes ou de primeira idade são constituídos de documentos pouco consultados.

QUESTÃO 10 Os arquivos são organizados para que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao
usuário com precisão e rapidez. No que se refere à organização de arquivos, julgue os itens subseqüentes:
1. A divisão do arquivo nas fases corrente, intermediária e permanente está vinculada à teoria das três idades;
2. A fase corrente é constituída de documentos em curso ou que são consultados freqüentemente, conservados
nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas e de fácil
acesso;
3. A fase intermediária é constituída de documentos jurídicos, resultantes de ações judiciais;
4. A fase permanente é constituída de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se
conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e
sua evolução;
5. As três fases ou as três idades não são complementares.

QUESTÃO 11 As fases que compõem o ciclo documental, também denominadas idades, incluem a fase:
1. média ou mediana;
2. corrente;
3. primária e a fase secundária;
4. intermediária;
5. permanente.

QUESTÃO 12 Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor para a
eficácia da ação administrativa, como prova, garantia de direitos ou fonte de pesquisa:

NOÇÕES BÁSICAS DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

1. arquivo permanente;
2. arquivo histórico;
3. coleção de periódicos;
4. normas.

QUESTÃO 13 Quais as fases/estágios de um arquivo?

1. corrente, intermediário, permanente;
2. corrente, intermediário, rotativo;
3. corrente, expurgo, rotativo;
4. corrente, permanente, histórico;
5. n.d.a.

QUESTÃO 14 Arquivo constituído de documentos em curso ou consultados freqüentemente, conservados

próximo ao local que os produziu ou recebeu é a definição de:
1. arquivo corrente;
2. arquivo intermediário;
3. arquivo permanente;
4. arquivo histórico;
5. n.d.a.

QUESTÃO 15 Os documentos acumulados pela CAESB e que formam o conjunto de documentos guardados em
caráter definitivo constituem o arquivo:
1. ativo;
2. morto;
3. permanente;

8
4. corrente;
5. secundário.

QUESTÃO 16 Em arquivo, os documentos de relativa importância e que após sua tramitação devem ainda ser
mantidos, em lugar apropriado, por um período mais longo, em função de razões legais ou administrativas, são
chamados de:
1. permanentes;
2. públicos; correntes;
3. correntes;
4. privados;
5. intermediários.

QUESTÃO 17 Com relação à gestão de documentos é correto afirmar que ela:

1. assegura, de forma eficiente, a produção, a administração, a manutenção e a destinação de documentos;
2. assegura somente a eliminação dos documentos que tenham valor administrativo fiscal;
3. assegura o uso adequado da micrográfica, do processamento automatizado de dados e de outras técnicas
avançadas de gestão da informação;
4. contribui para o acesso e a preservação dos documentos que devem ser guardados permanentemente por
seus valores históricos e/ou científicos;
5. indica os conjuntos documentais a serem avaliados na fase corrente.

QUESTÃO 18 As três fases básicas da gestão de documentos arquivísticos são:

1. armazenamento, recuperação e descarte;
2. elaboração, controle e difusão;
3. análise, classificação e seleção;
4. produção, utilização e destinação;
5. ordenação, tratamento e eliminação.

QUESTÃO 19 A legislação arquivística brasileira estabelece os fundamentos legais acerca dos arquivos públicos
e privados. De acordo com tal legislação, gestão de documentos é:
1. um dos princípios básicos da arquivística;
2. um conjunto de procedimentos visando à guarda permanente dos documentos;
3. um conjunto de normas internas expedidas pela instituição, visando ao controle da produção documental;
4. uma etapa arquivística que corresponde aos procedimentos adotados na avaliação de documentos;
5. um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou a seu
recolhimento para guarda permanente.

QUESTÃO 20 Em toda organização pública brasileira, é possível encontrar um setor responsável pelo registro e
distribuição das correspondências produzidas e recebidas, e pela protocolização dos processos e sua tramitação.
Na tradição administrativa, apesar da variedade de expressões, esse setor ou atividade é reconhecido como
protocolo. Acerca desse tema, julgue os itens que se seguem:

NOÇÕES BÁSICAS DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

1. a atividade de protocolo é responsabilidade típica do arquivo permanente;
2. as correspondências de caráter particular recebidas pelas unidades de protocolo deverão ser encaminhadas
diretamente ao destinatário;
3. além das rotinas de recebimento, classificação, registro, movimentação e expedição, cabe também ao
protocolo fazer a avaliação e eliminação dos documentos;
4. a abertura de processos é uma atribuição dos setores de protocolo;
5. não é necessário manter o controle da expedição de correspondências.

QUESTÃO 21 Na gestão de documentos correntes, o conjunto de operações visando ao controle dos

documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos
mesmos, garantindo o acesso à informação refere-se, em arquivística, às atividades de:
1. seleção;
2. tratamento;
3. arquivamento;
4. avaliação;
5. protocolo.

QUESTÃO 22 Assinale a opção que não contém uma das atividades realizadas por um setor de protocolo:
1. avaliação;
2. classificação;
3. registro;
4. expedição;
5. recebimento.

QUESTÃO 23 Os documentos sigilosos são classificados como:

9
1. ultra-secretos, ostensivos e reservados;
2. ostensivos e reservados;
3. ultra-secretos e secretos;
4. ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados;
5. confidenciais e reservados.

QUESTÃO 24 O procedimento arquivístico destinado a assegurar as atividades de acondicionamento,

armazenamento, conservação e restauração de documentos denominase:
1. preservação;
2. descrição;
3. conservação;
4. restauração;
5. avaliação.

QUESTÃO 25 Os arquivos podem ser:

1. públicos;
2. privados;
3. particulares;
4. a e b estão corretas.

QUESTÃO 26 Quanto à agência criadora, os arquivos podem ser classificados em:

1. públicos e particulares;
2. privativos e particulares;
3. públicos e privados;
4. gerais e setoriais;
5. privados e gerais.

QUESTÃO 27 São sistemas de arquivamento:

1. direto, indireto;
2. direto e semi-indireto;
3. indireto e semi-indireto;
4. direto, indireto e semi-indireto.

NOÇÕES BÁSICAS DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

10
GABARITO
1 E E C C C 11 E C E C C 21 5
2 1 12 1 22 1
3 C C E E E 13 1 23 4
4 3 14 1 24 1
5 5 15 3 25 4
6 E C E E C 16 5 26 3
7 C E C C E 17 C E C C E 27 4
8 E C E C E 18 4
9 C C E E E 19 5
10 C C E C E 20 E C E C E

NOÇÕES BÁSICAS DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

11
12
NOÇÕES BÁSICAS DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
13
NOÇÕES BÁSICAS DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA