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Auxiliar Financeiro
Estruturação e organização de arquivos de documentos....................................2

Serviços auxiliares de controle financeiro............................................................5

Preenchimento de formulários, planilhas e outros documentos..........................6

Atendimento (telefone, e-mail).............................................................................7

Encaminhamento interno de clientes e visitantes da empresa............................9

Recebimento de fornecedores e encaminhamento dos materiais recebidos...10

Elaboração de agendas.....................................................................................12

Redação e digitação de documentos e comunicados.......................................13

Referências bibliográficas..................................................................................15

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 ESTRUTURAÇÃO E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS DE DOCUMENTOS

Aprender a organizar arquivos é fundamental, para garantir que todo o trabalho

seja feito da melhor maneira possível sem ignorar ou esquecer detalhes
importantes.

Por exemplo, para a realização de apenas uma matrícula, uma instituição

acadêmica precisa de cópias de dezenas documentos de mais diferentes
espécies sobre o aluno, o que no acumulado gera uma grande quantidade de
papéis.

Por mais que a digitalização de documentos seja uma tendência em alta nas
mais diferentes organizações, sempre existem aqueles arquivos que devem ser
mantidos no formato físico por diversos motivos.

Ao começar a organizar os documentos da sua empresa, é importante colocar

os dados funcionais em pastas com o nome de cada colaborador: currículos,
comprovantes de pagamentos de férias ou de fundo de garantia, documentos
pessoais, rescisões, adiantamentos, entre outras documentações. Organize
estes papéis de forma alfabética para facilitar futuras buscas.

Também é preciso organizar em uma pasta separada, documentações da

empresa como: contratos de aluguel, escrituras, CNPJ, contrato social e
cadastros. Assim os diretores terão maior acessibilidade aos documentos caso
necessitem realizar auditorias e prestar informações em eventuais
fiscalizações.

Existem casos específicos onde a empresa pode optar pela microfilmagem de

documentos físicos importantes. Este processo é ato de registrar as
documentações em filmes, permitindo eliminar os papéis físicos legalmente,
conforme indica o decreto número 1.799/1998 da Lei 5.433/1968.

Digitalizar é o melhor dos aconselhamentos para organizar arquivos de uma

empresa, seja por reduzir a necessidade de espaço ou pela disposição dos
documentos digitalizados em softwares assegurando uma maior a integridade
dos mesmos.

Ao buscar o nome do documento através dos softwares para gestão eletrônica

de documentos, os gestores podem acessar os arquivos digitalizados nas
plataformas dentro de poucos segundos, em qualquer hora e em qualquer
lugar.

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Primeiro, é preciso listar todos os títulos dos documentos, bem como informar a
localização, a data de inserção e o vencimento, já que não é preciso anexar
todos os documentos de forma vitalícia, porque a maioria deles perde a
validade legal após certo período.

Na sequência, tenha atenção aos documentos que entraram recentemente na

empresa e também os que devem ser incluídos em sua tabela de índice. Essa
tarefa pode ser desempenhada logo após realizar a triagem inicial das novas
documentações.

O recomendável é fazer a nomeação de forma simples e padronizada, com

siglas fáceis de digitar, nomes encurtados de clientes, datas ou até
considerando uma ordem de importância para que os colaboradores saibam o
que é mais importante ou não em termos de documentações.

Um documento é qualquer registro de informações independentemente do

formato ou suporte utilizado para registrá-las.

Classificação de Documentos:

Quanto à sua origem

Quanto à sua origem os documentos podem ser divididos em públicos e

privados:

Públicos: são emitidos e/ou recebidos por um órgão governamental

na gestão de suas atividades ou mediante procuração de autoridade
pública. Por exemplo, escritura pública de compra e venda emitida por
um notário.

Privados: são emitidos por um particular (pessoa física), ou por autoridade

pública fora de suas funções, atribuições, ou competência.

Quanto ao seu valor

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O valor dos documentos devem ser claramente definidos, sustentáveis e
coexistentes ao período que foram gerados. Desta forma tem-se os seguintes
valores:

Administrativo - Valor que um documento possui para a administração

produtora do arquivo, na medida em que informa, fundamenta ou aprova
seus atos presentes ou futuros.

Fiscal - Valor atribuído a documentos ou arquivos para comprovação de

operações financeiras ou fiscais.

Informativo - Valor que um documento possui pelas informações nele contidas,

independente de seu valor probatório.

Legal - Valor processual que um documento possui perante a lei para

comprovar um fato ou constituir um direito.

Permanente - Valor probatório ou valor informativo que justifica a guarda

permanente de um documento em um arquivo. Também referido como valor
histórico.

Primário - Valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam

ter para o gerador do arquivo, levando-se em conta a sua utilidade para fins
administrativos, legais e fiscais.

Probatório - Valor intrínseco de um documento de arquivo que lhe permite

servir de prova legal.

Secundário - Valor atribuído aos documentos em função do interesse que

possam ter para o gerador do arquivo, e para outros usuários, tendo em vista a
sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente
produzidos.

No Brasil, um documento pode ser classificado como ostensivo ou sigiloso. Um

documento é ostensivo quando a ele não foi atribuído nenhum grau de sigilo,
tendo em vista que o acesso ao seu conteúdo não põe em risco direitos
individuais ou coletivos. Documentos ostensivos devem estar plenamente
acessíveis. Consequentemente, um documento é sigiloso quando a ele é
atribuído algum grau de sigilo, em razão de o acesso ao seu conteúdo poder
colocar em risco direitos individuais ou coletivos.

Se os arquivos físicos forem de extrema importância, ou se a estrutura da

empresa for propícia à umidade ou altas temperaturas, vale a pena o

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investimento em uma sala de segurança para armazenar papéis e mídias como
pendrives, microfilmes, DVD, CD etc..

SERVIÇOS AUXILIARES DE CONTROLE FINANCEIRO

O Assistente Financeiro é o profissional responsável por auxiliar e monitorar as

atividades financeiras de uma determinada empresa.

Um Assistente Financeiro auxilia em atividades da área financeira de controle

bancário e de contas, cuida do fluxo de caixa, das cobranças e investimentos,
emissão de relatórios e de contas a pagar e receber, lançamento de cheques e
organização de documentos.

O que faz um auxiliar administrativo financeiro?

 Controle de estoque
 Controle de contas
 Lançamento de notas
 Entrada e saída de documentos

Contas a Pagar X Contas a Receber

As contas a pagar são, basicamente, as obrigações financeiras que uma

empresa assume com seus funcionários e fornecedores.

As contas a receber são os registros das entradas – aumentos – e as baixas –

reduções – das vendas de uma corporação.

Contas a pagar

Pague as contas em dia e evite juros e multas;

Registre todas as contas em uma ferramenta eficiente;

Separe gastos pessoais de gastos da empresa.

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Contas a receber

Organize todas as contas a receber;

Cobre os devedores de forma correta;

Ofereça vantagens e bônus para pagamentos adiantados;

Tenha um planejamento financeiro de longo prazo.

PREENCHIMENTO DE FORMULÁRIOS, PLANILHAS

E OUTROS DOCUMENTOS

A atividade de organização e métodos é a que fornece os subsídios para a

elaboração e o controle dos formulários.

Tipos de formulário:

Formulários Planos: são formulários cujos campos são desenhados e pré-

impressos em papel padronizado.

Formulários Contínuos: são também elaborados em papel, e destinados a

serem preenchidos por impressoras de computadores, em grande escala. O
desenho desses formulários é realizado em gabaritos de espaçamento que
permitem a impressão de acordo com as características e necessidades
do computador e da respectiva impressora.

Formulários eletrônicos: são elaborados por softwares aplicativos, permitindo o

trâmite na sua organização por meio das redes informáticas, e centros de
computação, dispensando a utilização de papel. Esse tipo de formulário é muito
difundido pelas organizações que se utilizam dos recursos da Internet,
disponibilizando em seus sites os formulários para serem preenchidos por seus
clientes a fim de efetuar suas compras por meio de seus respectivos
computadores devidamente conectados à rede mundial.

Formulários pdf: São formulários preenchíveis em pdf. Podem ser gerados por
um software profissional (Adobe.com). Existem sites que convertem um pdf
regular em formulário eletrônico.

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ATENDIMENTO (TELEFONE, E-MAIL)

Para quem trabalha com atendimento telefônico, a educação, cordialidade e

gentileza são normas básicas para conseguir atingir seus objetivos.

Independente de lidar com reclamações, ouvir problemas, ou ter que contornar

o estresse de clientes, o atendimento telefônico tem alguns princípios que
permitem o bom convívio.

Inicialmente, tenha em mente que cada ligação tem um motivo e que o ciclo da
conversação (o processo de falar, ouvir e responder) deve, sempre, estar
orientado para o atendimento do cliente.

Haja com profissionalismo. Use uma boa linguagem. Se possível formal. Você
não precisa usar a norma culta da Língua Portuguesa, mas é saudável usar as
palavras corretamente, fugindo de gírias, privilegiando uma comunicação que
transmita respeito e seriedade.

Não seja ansioso demais. Isso vai fazer com que você cometa erros
desnecessários. O adequado é encontrar um meio termo entre falar rápido e
devagar demais. Dessa maneira, seu interlocutor vai entender perfeitamente a
mensagem, que deve ser transmitida com clareza e objetividade.

Apesar de ser trivial da nossa parte, em ambientes empresariais e corporativos,

não é adequado atender o telefone com “alô”.

O correto é sempre atender com o nome da empresa, o nome da pessoa,

juntamente das tradicionais saudações (bom dia, boa tarde, boa noite). Isto
evita perda de tempo de quem liga, em confirmar que está falando com a
empresa certa, e em perguntar seu nome.

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Além disso, quando for encerrar a conversa, lembre-se de ser amistoso,
agradecendo e reafirmando o que foi tratado na ligação.

Saiba escutar, anote o nome da pessoa com quem está falando e os pontos
chave da conversa. Chame o cliente pelo nome.

Use palavras mágicas, como: por favor, desculpe e obrigado.

Não deixe o cliente esperando na linha. Evite ao máximo pausas longas

durante a conversação.

Tenha informações suficientes para responder seu cliente. E Não desligue o

telefone antes do cliente.

Um e-mail mal estruturado pode comprometer toda a imagem dela, então, nada
mais importante do que dar esse passo da maneira correta.

O público precisa tomar conhecimento da marca, saber que ela está disponível
no mercado.

Existem diversas formas de atrair essa atenção, mas vamos focar em como
utilizar a técnica na hora de enviar um e-mail.

Mostre claramente o que está oferecendo e qual o percurso que a pessoa deve
seguir para adquirir o que está sendo oferecido.

Trabalhe com o conteúdo e com o visual. As pessoas prestam mais atenção

quando o corpo da mensagem conta com imagens.

O conteúdo deve ser explicativo, ou seja, carregado de informações

pertinentes, ao mesmo tempo em que deve ser resumido.

Deve conseguir atrair a atenção, despertar o interesse e ainda fazer com que a
pessoa deseje seu produto.

Agora é hora de concluir todo o processo, e uma boa maneira de finalizar essa
etapa é colocando um call-to-action convincente.

O e-mail marketing pode, por exemplo, mostrar como o preço está atrativo e
fazer com que a pessoa que o recebeu sinta-se valorizada.

O suporte ao cliente é uma gama de serviços ao consumidor para auxiliá-los a

utilizar um produto de forma correta e econômica. Essa variedade de serviços
inclui assistência no planejamento, instalação, treinamento, resolução de
problemas, manutenção, atualização e descarte de um produto. Esses serviços
ainda podem ser feitos nas instalações do cliente, onde ele/ela usa o produto

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ou serviço. Nesse caso é chamado de "atendimento a domicílio" ou "suporte a
domicílio".

O atendimento ao cliente pode ser provido por uma pessoa (por exemplo,
representante de vendas e serviço), ou por meios automatizados. Exemplos de
meios automatizados são sites da Internet. Uma vantagem com meios
automatizados é uma maior capacidade para fornecer o serviço 24 horas por
dia, o que pode, pelo menos, ser um complemento para o atendimento ao
cliente por pessoas.

Métricas de atendimento ao cliente que são seguidas por empresas dependem

da ferramenta utilizada para o atendimento.

ENCAMINHAMENTO INTERNO DE CLIENTES E

VISITANTES DA EMPRESA

Atendimento ao cliente é a prestação de serviço aos clientes antes, durante e

depois da compra. A percepção de sucesso de tais interações depende dos
funcionários "que podem ajustar-se à personalidade do consumidor". O
atendimento ao cliente diz respeito à prioridade que uma organização atribui ao
atendimento ao cliente em relação aos componentes, como a inovação de
produtos e preço. Neste sentido, uma organização que valoriza o bom
atendimento ao cliente pode gastar mais dinheiro em treinamento de
funcionários que a média das organizações, ou de forma proativa entrevistar
clientes em busca de feedback.

Cliente Todo aquele (pessoas, segmentos e organização) que mantém

contato com a empresa ou a quem você direciona seus serviços e/ou
produtos.

Cliente Externo: Também conhecidos como clientes finais; são os que mantém
financeiramente a organização, adquirindo produtos ou serviços;

Cliente Interno: É o nosso Diretor, Gerente, Chefe ou Colega de Trabalho. São

as pessoas a quem direcionamos os nossos serviços ou que recebe algum tipo
de produto, necessário a realização do nosso trabalho.

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As atividades de Comunicação Empresarial englobam o cuidado com a
imagem corporativa, ou seja, com a marca da empresa (não confundir com as
marcas dos produtos) e, assim, cuida da imagem da empresa.

Quanto a publicações:

Comunicação de resultados

Relatórios que oferecem uma visão clara dos impactos positivos e negativos
dos negócios, juntamente com seus riscos e oportunidades futuras, de maneira
a oferecer melhores condições de decisão aos seus stakeholders.

Relatório de sustentabilidade ou responsabilidade corporativa

Relatório que analisa as dimensões sociais e ambientais dentro do contexto

económico e de estratégia de negócios da organização.

RECEBIMENTO DE FORNECEDORES E ENCAMINHAMENTO DOS

MATERIAIS RECEBIDOS

Na contabilidade, um fornecedor é um credor enquanto um cliente é

um devedor. Existem três figuras básicas se enquadram no conceito de
fornecedor:

Fornecedor ou produtor real: Pessoa física ou jurídica que sob sua

responsabilidade participa do processo de fabricação ou produção do produto
acabado, de um componente ou de uma matéria prima;

Fornecedor ou produtor aparente: Aquele que embora não tendo participado do

processo de fabricação, apresenta-se como tal pela colocação do seu nome,
marca ou outro sinal de identificação;

Fornecedor ou produtor presumido: Aquele que importa o produto ou vende

produtos sem identificação clara de seu fabricante, produtor, importador ou
construtor, assumindo a responsabilidade.

A escolha de um fornecedor pode depender de aspectos individuais a

considerar, tais como:

 Pontualidade nas entregas;

 Qualidade do produto;
 Preços competitivos;
 Antecedentes estáveis;
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  Bons serviços prestados;
 Cumprimento de promessas e prazos;
 Apoio técnico;
 Informação no acompanhamento dos produtos.

Recebimento das mercadorias: A primeira etapa se refere à preparação para a

carga e descarga de mercadorias. De acordo com a espécie e característica
dos produtos, eles são paletizados ou fracionados.

Endereçamento: Nessa etapa é feita a conferência dos produtos com a nota

fiscal e o pedido. Em seguida, os itens são endereçados e enviados para o
estoque conforme a etiqueta da mercadoria.

Estocagem: É encaminhado para o ponto de estocagem para o

armazenamento de modo sistêmico, sendo que ainda aguarda o procedimento
de identificação.

Identificação: A mercadoria é retirada do estoque para identificação. A partir

disso, o pedido vai para o sistema de gerenciamento do armazém.

Separação: A mercadoria chega ao setor de separação, onde é fracionada e

desfeita conforme as especificações do pedido.

Embalagem: Conforme o pedido e o tipo de produto a ser transportado.

Expedição: O produto segue embalado para esse setor e cumpre as

informações do sistema sobre o endereço de recebimento. A carga é carregada
e a entrega, feita.

O Auxiliar Administrativo poderá exercer a função de Auxiliar de Almoxarifado:

O Auxiliar de Almoxarifado é o profissional responsável por receber e estocar

compras dos fornecedores.

Um Auxiliar de Almoxarifado irá organizar a estocagem dos materiais, de forma

a preservar sua integridade física e condições de uso. É de sua
responsabilidade manter o controle dos estoques, através de registros
apropriados, anotar todas as entradas e saídas, visando a facilitar a reposição
e elaboração dos inventários, controlar os estoques, solicitando a compra dos
materiais necessários para reposição, conforme política e procedimentos
estabelecidos para cada item de acordo com as características de cada
material, assim como facilitar a sua localização e manuseio, dar entrada de

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todas as notas fiscais de fornecedores no sistema, organizar a estocagem dos
materiais, manter controles dos estoques, através de registros apropriados no
sistema informatizado, anotando todas as entradas e saídos solicitar reposição
dos materiais, elaborar inventário mensal, visando à comparação com os dados
dos registros, separar materiais para devolução, encaminhando a
documentação para os procedimentos necessários, atender as requisições ao
almoxarifado dos usuários, fornecendo em tempo hábil os materiais solicitados,
controlar os níveis de estoques, baixando as requisições de materiais
solicitados realizar a elaboração do inventário mensal, visando o ajuste de
divergências com os registros contábeis, receber cadastrar, armazenar,
separar, distribuir materiais de uso contínuo ou esporádico, recepcionar,
conferir, armazenar e distribuir os materiais no almoxarifado ou setor
responsável, fazendo a movimentação de materiais entre estoques de
almoxarifado e vendas.

ELABORAÇÃO DE AGENDAS

Para a elaboração de agendas considere:

 a quantidade de compromissos que você assume;

 o número de pessoas que você atende diariamente;
 a bolsa que você usa.

No planejamento mensal, por sua vez, você deve anotar os seus planos para
aquele mês, tanto os que estão em andamento quanto os que você ainda vai
iniciar. Poderá, também, anotar os compromissos já agendados.

Além do planejamento anual e mensal, o ideal é que você faça anotações

diariamente. Assim, antes de começar o trabalho, você deve ter anotados os
seus compromissos, tarefas e pendências, bem como seus horários.

Ao fazer as anotações diárias, pode marcá-las com cores diferentes de acordo

com cada categoria. Como revendedora, e poderá grifar os compromissos,
as visitas agendadas, as tarefas e as pendências cada uma com uma cor
diferente.

Outra forma de facilitar e otimizar o uso da sua agenda é adotando as

legendas.

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A sua agenda deve ser atualizada sempre, pois só assim você poderá confiar
cegamente em tudo o que está escrito.

É muito importante que você monte uma agenda viável. Assim, não adianta
colocar um número de tarefas que você não vai ser capaz de cumprir.

E, à medida que as tarefas forem surgindo ao longo do dia, vá anotando na

agenda na data correspondente.

O primeiro passo para o profissional se organizar melhor é colocar tudo no

papel, preferencialmente em uma agenda. Isso permitirá que você minimize as
chances de esquecer algum compromisso e ainda dará a possibilidade de
consultar as suas tarefas, procurar por números de telefone ou observar os
detalhes de seus afazeres.

Defina bem as prioridades.

REDAÇÃO E DIGITAÇÃO DE DOCUMENTOS E COMUNICADOS

A comunicação oral, escrita ou mesmo gestual, só é possível devido à

existência de um código, uma língua, e ela ocorre quando se quer transmitir
uma mensagem. Há três elementos mínimos e obrigatórios na comunicação:
emissor, receptor e mensagem.

A palavra “redação” nos remete inicialmente àquela produção de texto

dissertativa, argumentativa, realizada na escola com base em uma temática
escolhida.

A redação, no âmbito do serviço público, será tratada como o conjunto de

correspondências, atos normativos e diversos outros textos usados nas rotinas
de trabalho dos agentes públicos.

As comunicações oficiais devem ser sempre formais, isto é, obedecem a certas

regras de forma: além das já mencionadas exigências de impessoalidade e uso
do padrão culto de linguagem, é imperativo, ainda, certa formalidade de
tratamento.

A clareza datilográfica, o uso de papéis uniformes para o texto definitivo e a

correta diagramação do texto são indispensáveis para a padronização.
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A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial, conforme já
sublinhado na introdução deste capítulo. Pode-se definir como claro aquele
texto que possibilita imediata compreensão pelo leitor. No entanto a clareza
não é algo que se atinja por si só: ela depende estritamente das demais
características da redação oficial.

A revisão atenta exige, necessariamente, tempo. A pressa com que são

elaboradas certas comunicações quase sempre compromete sua clareza. Não
se deve proceder à redação de um texto que não seja seguida por sua revisão.

A coerência e a coesão, na redação oficial, resultam da utilização harmoniosa

das palavras em relação ao sentido e do encadeamento das ideias dentro do
texto, de modo que a mensagem se organize de forma sequenciada, tendo um
início, um meio e um fim.

Boa parte das comunicações hoje é feita pela internet.

Olhando para o teclado, escreva seu nome usando todos os

dedos e retornando sempre para a posição inicial. Do lado esquerdo, o dedinho
cobre as teclas Q, A e Z; o anelar, W, S e X; o médio, E, D e C; o indicador, R,
F, V, T, G e B. Basta aplicar a mesma lógica do lado direito. O Shift deve ser
usado de forma cruzada: se a letra maiúscula tem de ser acessada com a mão
direita, use o Shift da esquerda.

Quando estiver digitando seu nome sem olhar para o teclado e de forma
rápida, pegue um texto simples, curto, de preferência que você já conheça.
Mais uma vez, digite tudo com calma, olhando para o teclado, e use o dedinho
direito para o Enter.

Atualmente, todos os teclados têm um pequeno risco em relevo na parte de

baixo nas teclas 'F' e 'J'. Somente nessas duas.

Isso foi criado e patenteado pela americana June E. Botich em 2002. Essas
teclas servem como ponto de partida para a digitação. Em inglês são
chamadas de home row keys.

Os riscos em relevo têm uma função para facilitar o seu trabalho: vão te ajudar
a digitar rapidamente sem ter que olhar para o teclado.

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 Imagem: tudoporemail.com.br

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Referências Bibliográficas

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uma empresa?

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Neil Patel.NEIPATEL.Passo a Passo de Como Escrever um Email Perfeito Em

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FABIO HOINASKI.CEO at IBID - E-procurement | SRM | Cadeia de

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de-mercadorias/

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InfoJobs. O que faz um Auxiliar de Almoxarifado.

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https://www.infojobs.com.br/artigos/Auxiliar_de_Almoxarifado__3001.aspx

Pesquisa equipe IEstudar em: 17/03/2020

Sobre o autor:

Felipe Borges. Blog, Se organizar melhor.

Disponível em:

18
https://blog.superrevendedores.com.br/organize-sua-agenda-2020/

Pesquisa equipe IEstudar em: 17/03/2020

Sobre o autor:

Editor Asaas.Agenda diária: Dicas para o profissional se organizar melhor.

Disponível em:

https://blog.asaas.com/agenda-diaria-dicas-para-o-profissional-se-organizar-
melhor/

Pesquisa equipe IEstudar em: 17/03/2020

Sobre o autor:

Eriberto Manoel Moreira;Lio Cesar Ortmann;Mário Costa.Orientações para a

escrita adequada de documentos oficiais – 2016

Disponível em:

http://www.camarablu.sc.gov.br/

Pesquisa equipe IEstudar em: 17/03/2020

Sobre o autor:

Leonardo Pereira, editado por Rodrigo Loureiro.Olhar digital.

Disponível em:

https://olhardigital.com.br/noticia/5-dicas-para-digitar-com-rapidez/41136

Pesquisa equipe IEstudar em: 17/03/2020

Sobre o autor:

O Editor: Bruno Álvarez.Tudo por email.Digite Confortavelmente No

Computador Sem Olhar o Teclado.

Disponível em:

19
https://www.tudoporemail.com.br/content.aspx?emailid=6609

Pesquisa equipe IEstudar em: 17/03/2020

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