ESTUDO DE CASO SAP SAP RH Recursos Humanos SAP HR Human Resources

Consultora: Profa. Alice Ferruccio, D.Sc COPPE/POLI/UFRJ alice@ind.ufrj.br 21-93257423

Nada pode parar a automao

A sigla SAP alem

Fonte: SAP (Systemanalyse and Programmentwicklung.- Sistemas, Aplicaes e Produtos para Processamento de Dados)

Mdulos SAP
Alguns mdulos podem ser implantados ou no de acordo com a necessidade da empresa. A diviso dos mdulos malevel.
Diviso padro dos mdulos do SAP R/3:

Fonte: SAP (Systemanalyse and Programmentwicklung.- Sistemas, Aplicaes e Produtos para Processamento de Dados)

SAP (Systemanalyse and Programmentwicklung.- Sistemas, Aplicaes e Produtos para Processamento de Dados) ORIGEM: 1972 OBJETIVO INICIAL: criao de uma soluo nica, totalmente integrada, capaz de automatizar todos os processos inerentes a uma empresa. FUNDADORES: cinco engenheiros de sistemas ONDE: 50 pases EMPRESAS QUE J POSSUEM O SISTEMA: Air France, Audi, Bayer, BMW, Bosch, Burger King, Deutsche Bank, Heineken, Honda, KPMG, Lufthansa, Nestl, Nokia, Pfizer, Siemens, Texaco, Petrobras etc.. Subsidiria brasileira est no pas desde 1995.

Vantagens do SAP
o fluxo de dados torna-se flexvel e integrado; h uma considervel simplificao das anlises de negcios e dos processo de tomada de decises; as decises de negcio tornam-se rpidas, fceis e exatas, apresentando flexibilidade; o processamento de dados passa a ser em tempo real; h um maior relacionamento com outros grupos de informaes; os dados passam a ser disponibilizados para todas as reas, no havendo limites organizacionais ou geogrficos. h maior facilidade de integrao com as ferramentas Microsoft; Incorpora-se regras e validaes de negcios visando aumentar a integridade dos dados lanados; os perfis restringem a gama de dados disponveis; passa-se a ter grande variedade de relatrios; h gerenciamento de mltiplos planos de contas.

Principais Benefcios esperados com a implantao do SAP RH

Padronizao global do processo de remunerao de longo prazo e das ferramentas; Transparncia nas regras e critrios relacionados s participaes nos benefcios e administrao de todas as empresas em todo o mundo; Integrao das informaes em uma ferramenta nica de gesto de pessoal; Flexibilidade para estabelecer comparaes de salrios e pacotes de benefcios entre as empresas e as prticas no mercado; Melhoria significativa na integridade dos dados mestres dos funcionrios, com uma grande disponibilidade de conjuntos de relatrios para o processo de tomada de decises e controles, bem como para satisfazer os requisitos legais de divulgao de informaes; Reduo significativa no processo manual

O projeto
Um projeto SAP consiste de vrias etapas com a participao de equipes multidisciplinares, distribuindo atividades complexas que envolvem gesto do projeto, modelagem de processos, tecnologia, parametrizao do sistema, testes unitrios e integrados, suporte e gesto da mudana.

A etapa de modelagem de processos

a primeira do projeto e a mais crtica como produto desta modelagem saem todos os requisitos e funcionalidades que determinaro como o sistema ir funcionar e a nova forma que as pessoas iro trabalhar.

modelagem de processos

Viso Funcional X Orientao por Processos Viso Viso por Funcional Processos

O foco est nas reas da Organizao

O foco est nos processos da Organizao

Adaptado de Prof. Rafael Paim, GPI/UFRJ, 2006

Necessidades

Necessidades

Viso por Processos

FORNECEDOR

MATERIAIS INSUMOS SERVIOS SADA CLIENTE

Melhoria no desempenho : interfaces funcionais Viso dinmica da cadeia de valor : entradas, cliente, processo e produto Comunicao entre departamentos da empresa Empowerment : funcionrios tomam as suas prprias decises

Retorno

Retorno

Diviso do Trabalho X Organizao do Trabalho

DIRETO R OPERAci n GERENT E UP

UGB 1 Fornecedor
COORD 1 ENCAR Insumo REGAD O 1.1

UGB 2
COORD 2

UGB 3
COORD 3 ENCAR Produto REGAD O 2.2

ENCAR REGAD O 1.2

ENCAR REGAD O 2.1

ENCAR REGAD O 2.2

ENCAR REGAD O 2.1

EQUIP E 1.1.1

EQUIP E 1.1.2

EQUIP E 1.2.1

EQUIP E 1.2.2

EQUIP E 2.1.1

EQUIP E 2.1.2

EQUIP E 2.2.1

EQUIP E 2.2.2

EQUIP E 2.1.1

EQUIP E 2.1.2

EQUIP E 2.2.1

EQUIP E 2.2.2

Fonte: GPI, 2003

Cliente

Foco na Mudana
Organizao Funcional

MUDANA

Organizao por Processos

Como preparar a organizao para passar de um modelo para o outro?

O que fazer para promover a mudana na cultura?

iar val A

Pla nej ar

o Ac a mp nh ar

r u ta ec Ex

Como fazer acontecer a mudana estratgica?

o ali Av
CICLO PDCA DE CONTOLE

(Action)
Agir Adequadamente (aes corretivas)

P
Definir metas Definir mtodos

(Plan) Plane jo

Ac o

C
m (Check) pa nh o

Verificar os resultados da tarefa executada

Educar e treinar Executar a tarefa

D
(Do) lem p
Im

to en

Plano de ao para a mudana de viso funcional para viso processual

PONTO FRACO O QUE QUEM QUANDO ONDE POR QU COMO QUANTO CUSTA

O Sistema de Gerenciamento de Recursos Humanos contempla as seguintes reas Administrao de Pessoal; Gesto da Organizao; Desenvolvimento de Pessoal; Recrutamento e Seleo; Gerenciamento de Freqncia; Gerenciamento de Remunerao; Planejamento de Custos; Folha de Pagamento.

Um macroprocesso de GRH

Fonte: Rodrigues (2006)

Um macroprocesso de GRH

Fonte: Rodrigues (2006)

Um macroprocesso de GRH
A Figura indica em verde, branco e azul, as atividades tpicas de gesto de recursos humanos, tanto as de natureza tcnica e rotineira quando aquelas de natureza estratgica. As atividades em branco so crticas e de difcil automao As atividades em verde so mais padronizveis e Atividade em azul tipicamente multifuncional (RODRIGUES, 2006).

Fonte: Rodrigues (2006)

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Administrao de Pessoal
Estrutura Empresarial Estrutura de Pessoal Estrutura dos salrios normativos Rubricas Salariais Infotipos Medidas

Gesto da Organizao
Unidade Organizacional (O) Posio (S) Cargo (C) Pessoa (P) Centro de Custo (K) Tarefa (T)

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Desenvolvimento de Pessoal
Qualificaes e Requisitos Planejamento de Carreiras e Substituies Sistemas de avaliaes Planos de desenvolvimento Treinamentos

Funes na administrao de treinamentos

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Funes na administrao de treinamentos

Preparao de Evento definio de recursos necessrios (sala, material, instrutor) e de um catlogo de eventos; Catlogo de Eventos definio da necessidade de eventos, planejamento e programao das datas dos eventos, administrao de recursos, clculo de custos do evento e preos. Atividades Dirias Processar todos os tipos de atividades de inscrio: reservar, inscrever, transferir, substituir e cancelar; Definir prioridades das inscries e lista de espera; Inscrever participaes individuais e em grupo; Verificar participantes em relao a prrequisitos de participao, conflitos de horrio, etc; Enviar correspondncia automtica ou manualmente. Alocao de Atividade e Faturamento - Executar transferncia real de custos do evento e faturamento. Atividades Repetitivas - Gerar listas de participaes e enviar confirmao de notificaes de participao. Avaliaes - Avaliar participantes; Avaliar eventos; Processar eventos posteriormente (por exemplo, transferir qualificaes de participao bem-sucedida).

Recrutamento e Seleo
Necessidades de pessoal e publicidade Recrutamento 3.4 Seleo de candidatos

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Recrutamento e Seleo
O mdulo de Recrutamento do SAP inclui: da criao de dados de candidato at o preenchimento de posies vagas. Sub-componentes, que apiam fases diferentes do processo: necessidades de pessoal e publicidade; recrutamento; seleo de candidatos.

Exemplo: Macroprocesso
MOMENTO DA EMPRESA
Mapeamento de Processos Mapeamento de Competncias Descrio de Cargos Modelagem de Cargos

Recrutamento

Alocao

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O Processo de Proviso

Estratgia Da rea de Gesto de Pessoas

Estratgia da Empresa

Modelagem de Cargo

Alocao

Necessidade de Seleo identificada

MOMENTO DA EMPRESA

RH Gestor da rea Analisar cargo a ser aberto para recrutamento Descrio do cargo

RH

Montar anncio para divulgao da vaga a ser aberta

Descrio do cargo

Anncio para recrutamento

O Processo de Proviso
RH Divulgar o recrutamento Anncio para recrutamento

Recrutamento Divulgado

MOMENTO DA EMPRESA

RH Receber Currculos Currculo do candidato

Sistema de RH

Curriculos recebidos

Seleo

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O Macroprocesso de Seleo

MOMENTO DA EMPRESA

Recrutamento

Seleo

Treinamento

A Escolha do Mtodo de Seleo

Simulao Anlise dos Currculos Os Testes Escritos

Os Testes Prticos

Os Testes Psicolgicos A Dinmica de Grupo

A Entrevista

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O Processo de Seleo
RH Sistema de RH Currculo atende desrio do cargo

Recrutamento

Curriculos recebidos

Analisar currculos

Currculo do candidato

Descrio dos Cargos

Currculo no atende desrio do cargo

RH

MOMENTO DA EMPRESA

Consultoria de RH

Aplicar Prova

Prova de Conhecimentos Gerais

Prova de Ingls

Prova de Ingls

Candidato aprovado nas Provas Plano de Entrevistas Enntrevistar Candidato Descrio dos Cargos Performance do Candidato Currculo de Candidato

Candidato no aprovado nas provas

RH Consultoria de RH

Candidato Aprovado na Fase Final

Candidato no Aprovado na Fase Final

Currculo de Candidato Gestor da rea Enntrevistar Candidato Performance do Candidato

Candidato Aprovado na Fase Final

Candidato no Aprovado na Fase Final

RH Gestor da rea

Escolher classificao dos candidatos

RH

Armazenar Currculo no banco de de Cadastro

Cadastro de Currculos

Candidato escolhido

Currculo armazenado

Recrutamento

O Processo de Seleo
MOMENTO DA EMPRESA
RH Sistema de RH

Curriculos recebidos

Analisar currculos

Currculo do candidato

Descrio dos Cargos

Currculo atende desrio do cargo

Currculo no atende desrio do cargo

RH Consultoria de RH Aplicar Prova

Prova de Conhecimentos Gerais

Prova de Ingls

Prova de Ingls

Candidato aprovado nas Provas

Candidato no aprovado nas provas

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O Processo de Seleo
RH

Candidato aprovado nas Provas Plano de Entrevistas Enntrevistar Candidato Descrio dos Cargos Performance do Candidato Currculo de Candidato

MOMENTO DA EMPRESA

Consultoria de RH

Candidato Aprovado na Fase Final

Candidato no Aprovado na Fase Final

Currculo de Candidato Gestor da rea Enntrevistar Candidato Performance do Candidato

Candidato Aprovado na Fase Final

Candidato no Aprovado na Fase Final

O Processo de Seleo

Candidato Aprovado na Fase Final

Candidato no Aprovado na Fase Final

RH Gestor da rea

Escolher classificao dos candidatos

RH

Armazenar Currculo no banco de de Cadastro

Cadastro de Currculos

Candidato escolhido

MOMENTO DA EMPRESA

Currculo armazenado

Contratao

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Gerenciamento de Frequncia
Plano de Horrio de Trabalho Calendrio de Feriados Planejamento da Alocao de Pessoal Registro e Administrao de Dados de Tempos Avaliao de Tempos

Gerenciamento de Frequncia
Para representar e processar as estruturas de tempos da empresa, o sistema SAP necessita das trs informaes essenciais a seguir: Em quais horrios e padres de trabalho os empregados devem trabalhar - possvel gravar informaes sobre tempos e padres de trabalho em planos de horrio de trabalho. Esses planos descrevem a durao terica do horrio de trabalho e do padro de trabalho para um determinado perodo de calendrio. Ao personalizar o sistema, pode-se definir diversas variantes de horrio de trabalho para diferentes calendrios de feriados regionais, subgrupos de empregados e agrupamentos de subreas de recursos humanos. Quais os dias da semana e feriados em que os empregados devem trabalhar - Com base no calendrio de feriados: O calendrio de feriados se baseia em um ano real e permite aplicar os modelos de horrio de trabalho em um perodo especfico. essencial utilizar o calendrio de feriados para registrar as presenas e ausncias dos empregados: o programa de clculo das folhas de pagamento s pode ser executado corretamente se os domingos, feriados, etc. forem considerados. O calendrio de feriados criado com base nos feriados regionais e nacionais vlidos nas reas e subreas de recursos humanos. Tambm possvel inserir os dias livres especficos da sociedade no calendrio. Quais excees do plano de horrio de trabalho devem ser registradas e como elas so processadas - Pode-se representar as estruturas de horrios da empresa atravs dos modelos de horrio de trabalho, do calendrio e da atualizao dos infotipos de Gerenciamento de Tempos. Essas opes permitem a insero de todos os dados de tempos e das informaes referentes aos empregados. Esses dados de tempos incluem, por exemplo, tempos de presena e de ausncia, tempos de disponibilidade, horas extras etc.

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Gerenciamento de Frequncia
A seguir so fornecidas apenas algumas das possveis opes de personalizao que permitem controlar a insero e o processamento de dados de tempos no sistema:

Alm dos tipos de ausncia comuns como frias e doena, possvel inserir tipos de ausncia especiais como frias suplementares para pessoas com deficincia grave, tempo livre para horas extras e licena-maternidade. O sistema tambm fornece infotipos especiais para a insero de ausncias que podem exigir processamento posterior - ausncia por acidente de trabalho, por exemplo. possvel definir controles de plausibilidade especficos para a insero de presenas e ausncias. Dessa forma, possvel definir que apenas as empregadas tm direito licenamaternidade e que somente as pessoas com deficincias graves tm direito a frias suplementares, por exemplo. Alm disso, possvel definir as horas reais, dias de semana, domingos e feriados em que determinadas ausncias e presenas so permitidas. possvel atribuir contingentes aos empregados para determinadas presenas e ausncias. Os contingentes so atualizados automaticamente no sistema. O mais comum o contingente de frias, em que possvel gravar o nmero de dias de frias a que um empregado tem direito. O prprio sistema tambm pode preparar contingentes de ausncia. Esse o caso, por exemplo, da acumulao automtica de frias, dos modelos de horrio flexvel e do tempo livre para horas extras. Os contingentes de presena permitem controlar o montante de horas extras que os empregados podem trabalhar e tambm quando eles tm permisso para fazer hora extra. As ligaes temporais so usadas no Gerenciamento de Tempos para impedir a sobreposio indesejada ou a coliso de presenas e/ou ausncias. possvel definir por quanto tempo um empregado tem direito a determinado tipo de presena ou ausncia quando ele tiver de ser remunerado pela presena/ausncia, taxa e durao da remunerao. possvel definir cdigos que so processados individualmente quando os dados de tempos so avaliados no Clculo das folhas de pagamento. Esses cdigos permitem definir como os empregados devem ser remunerados, por exemplo, por trabalhar em dias livres ou feriados.

Gerenciamento de Remunerao
A remunerao um fator importante para atrair e manter empregados e para assegurar que a firma tenha margem de competio em um mundo cada vez mais competitivo. O componente Gerenciamento de remuneraes permite que se diferenciem as estratgias de remunerao daquelas dos competidores, ao mesmo tempo em que possibilita flexibilidade, controle e eficcia de custos. Fornece um conjunto de ferramentas para o planejamento estratgico de remuneraes que reflete a cultura e as estratgias de pagamento da organizao, dando poder aos superiores tcnicos dentro de uma estrutura de controle de oramento flexvel. O Gerenciamento de remuneraes permite o controle total das despesas e oferece remunerao competitiva, seja para pagamento fixo, pagamento varivel, opes em aes, aumentos de mrito ou promoo em outras palavras, remunerao total. Em resumo, possvel utilizar esse componente para: Criar oramentos centralizados e descentralizados; Planejar e administrar reajustes de remunerao em nvel de gerncia; Planejar e administrar reajustes de remunerao dentro do oramento; Realizar avaliao monetria de cargo; Definir escalas de remunerao e estruturas salariais para identificar o valor interno de cargos e posies na empresa; Administrar participaes na empresa. O Gerenciamento de remuneraes engloba os componentes a seguir: Avaliao Monetria de Cargo - possvel usar esse componente para gravar e manipular resultados de sistemas externos de avaliao de cargos e dados de pesquisas externas de marketing. Em seguida, os dados podem ser utilizados como ponto de partida para montagem de estruturas de salrios a serem associadas aos cargos e posies na firma. Esse componente permite identificar o valor interno de cargos e posies na firma. Elaborao do Oramento - possvel usar esse componente para alocar montantes monetrios ou no-monetrios, como, por exemplo, uma quantidade de aes a um determinado departamento, subsidiria ou rea de recursos humanos da firma. Tambm possvel utiliz-lo como mecanismo de controle para assegurar que, ao administrar reajustes de remunerao, permanea-se dentro do montante de oramento alocado. Administrao de Remuneraes - possvel utilizar esse componente para planejar e administrar ajustes de remunerao, como aumentos salariais, bnus e participaes na empresa, extensivo a todos ou de acordo com o motivo de ajuste e critrios de elegibilidade. Esse componente tambm permite distribuir reajustes ao empregado possibilitando que ele sobre grave manualmente o ajuste proposto. As informaes adicionais do empregado fornecidas apiam e facilitam o processo de tomada de deciso. Os mecanismos de controle contidos no componente advertem imediatamente se o planejamento estiver inconsistente ou se tiver excedido o oramento alocado. Mudanas de Acordo Coletivo - O componente de Mudanas de acordo coletivo fornece um conjunto de ferramentas para o tratamento de reatribuies do nvel salarial e aumentos salariais que refletem os termos e as condies definidas pelo acordo coletivo predominante na firma. Em resumo, possvel utilizar esse componente para:
Re-atribuies automticas do nvel salarial com base em idade, tempo de servio ou perodo de tempo em determinada faixa e nvel salarial de um empregado; Re-atribuies automticas do nvel salarial com base nas horas trabalhadas; Aumentos salariais automticos.

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Gerenciamento de Remunerao
A remunerao um fator importante para atrair e manter empregados e para assegurar que a firma tenha margem de competio em um mundo cada vez mais competitivo. O componente Gerenciamento de remuneraes permite que se diferenciem as estratgias de remunerao daquelas dos competidores, ao mesmo tempo em que possibilita flexibilidade, controle e eficcia de custos. Fornece um conjunto de ferramentas para o planejamento estratgico de remuneraes que reflete a cultura e as estratgias de pagamento da organizao, dando poder aos superiores tcnicos dentro de uma estrutura de controle de oramento flexvel. O Gerenciamento de remuneraes permite o controle total das despesas e oferece remunerao competitiva, seja para pagamento fixo, pagamento varivel, opes em aes, aumentos de mrito ou promoo em outras palavras, remunerao total. Em resumo, possvel utilizar esse componente para: Criar oramentos centralizados e descentralizados; Planejar e administrar reajustes de remunerao em nvel de gerncia; Planejar e administrar reajustes de remunerao dentro do oramento; Realizar avaliao monetria de cargo; Definir escalas de remunerao e estruturas salariais para identificar o valor interno de cargos e posies na empresa; Administrar participaes na empresa. O Gerenciamento de remuneraes engloba os componentes a seguir: Avaliao Monetria de Cargo - possvel usar esse componente para gravar e manipular resultados de sistemas externos de avaliao de cargos e dados de pesquisas externas de marketing. Em seguida, os dados podem ser utilizados como ponto de partida para montagem de estruturas de salrios a serem associadas aos cargos e posies na firma. Esse componente permite identificar o valor interno de cargos e posies na firma. Elaborao do Oramento - possvel usar esse componente para alocar montantes monetrios ou no-monetrios, como, por exemplo, uma quantidade de aes a um determinado departamento, subsidiria ou rea de recursos humanos da firma. Tambm possvel utiliz-lo como mecanismo de controle para assegurar que, ao administrar reajustes de remunerao, permanea-se dentro do montante de oramento alocado. Administrao de Remuneraes - possvel utilizar esse componente para planejar e administrar ajustes de remunerao, como aumentos salariais, bnus e participaes na empresa, extensivo a todos ou de acordo com o motivo de ajuste e critrios de elegibilidade. Esse componente tambm permite distribuir reajustes ao empregado possibilitando que ele sobre grave manualmente o ajuste proposto. As informaes adicionais do empregado fornecidas apiam e facilitam o processo de tomada de deciso. Os mecanismos de controle contidos no componente advertem imediatamente se o planejamento estiver inconsistente ou se tiver excedido o oramento alocado. Mudanas de Acordo Coletivo - O componente de Mudanas de acordo coletivo fornece um conjunto de ferramentas para o tratamento de reatribuies do nvel salarial e aumentos salariais que refletem os termos e as condies definidas pelo acordo coletivo predominante na firma. Em resumo, possvel utilizar esse componente para:
Re-atribuies automticas do nvel salarial com base em idade, tempo de servio ou perodo de tempo em determinada faixa e nvel salarial de um empregado; Re-atribuies automticas do nvel salarial com base nas horas trabalhadas; Aumentos salariais automticos.

Planejamento de Custos
Componentes de Custos Objetos de Custos Componentes Salariais Infotipo de Planejamento de Custos (1015) Custos Reais Planejamento de Custos Fluxo do processo Previso de Custos Futuros Remunerao Projetada

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Folha de Pagamento
rea de Processamento da Folha de Pagamento Clculo Retroativo Rubricas salariais Pagamentos

Implantao de SAP HR
Planejamento e Organizao do Projeto Metodologia
Fluxos de Trabalho (Frentes) Estgios 52 Objetivos e Produtos das Frentes por Estgios

Anlise e Redesenho de Processos Questionrio para Levantamento dos Processos

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Implementando a Viso por Processos

Organizao Funcional Organizao por Processos Operar e gerir a organizao via processos de negcios significa romper com os costumes e os hbitos gerenciais das organizaes
DE SORDI, 2005
MUDANA

Gerentes Funcionais Controle total do trabalho e dos funcionrios Responsveis pelos funcionrios Executam tarefas ao longo do processo

Gestores de Processos Controle da gesto e operao do processo Projetam, analisam e acompanham o desempenho No gerem os recursos funcionais

Zonas de Conflito
Disputa pelo mesmo recurso
ORGANIZAO

Mudana nos papis e responsabilidades

FUNO A

FUNO B

FUNO C

PROCESSOS

Processo 1

Processo 2

VISO CLARA DO TRABALHO

MERCADO

ATIVIDADES OU OPERAES

MUDANA NA CULTURA DA ORGANIZAO

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Trs fases durante a transio organizacional

Fim, Zona neutra e Incio da nova realidade
Curva de Aceitao Mudana
FIM ZONA NEUTRA

Comprometimento Aceitao
Aceitao

Status Quo

Raiva

Entendimento

Teste

Comprometimento

Conhecimento
Barganha

Desconhecimento

Negao

Depresso

INCIO

Tempo
Fonte: SELDIN, 2003
Adaptao Paim (2006), baseado em Bridges, 2003

FIM

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