Macroestrutura funcional: uma ferramenta

para a interoperabilidade

Direcção-Geral de Arquivos
2011
 2

Sumário
1. Contexto: respostas para uma nova
administração pública
2. A MEF: antecedentes, princípios orientadores
e estrutura
3. A construção da MEF
4. Perspectivas de utilização e desenvolvimento
 3

1. Contexto : respostas para uma nova

administração pública

Modernização Trabalho colaborativo

Simplificação Projectos transversais
Transparência Partilha de recursos

Partilha de informação
Facilitação do acesso à informação
Integração de sistemas de informação
 4

1. Contexto : respostas para uma nova

administração pública
Nenhum organismo trabalha Lançamento do Programa ‘Governo
exclusivamente para si ou para o
seu ministério electrónico e interoperabilidade’:
Muitos processos são
interorganizacionais e transversais •Projecto MIP: Metainformação para
a interoperabilidade (2006-2007).

É fundamental que os documentos

possam ser trocados e •Projecto MEF: Macroestrutura
compreendidos na sua estrutura e funcional para a Administração
significado
Central do Estado (2007-2011).

Interoperabilidade Interoperabilidade
entre plataformas de significados
 5

1. Contexto : respostas para uma nova

administração pública
O que é a Macroestrutura funcional
(MEF)?
A MEF é uma estrutura semântica originalmente
concebida para a classificação dos documentos
produzidos pelos serviços e organismos da
Administração Central do Estado (ACE).
 6

1. Contexto : respostas para uma nova

administração pública
Objectivos da MEF:
▫ Garantir a interoperabilidade semântica nas trocas
documentais entre os serviços, respondendo à necessidade de
uma linguagem comum para representação da informação.
▫ Disponibilizar um modelo de classificação (sintaxe e
significado) passível de ser compreendido da mesma forma pelas
distintas entidades envolvidas.
▫ Potenciar uma maior eficácia na gestão e um acesso
facilitado à informação através da utilização de uma estrutura
única para classificar e organizar a documentação.
▫ Contribuir para a transparência e accountability na
Administração.
 7

2. A MEF: Antecedentes, princípios

orientadores e estrutura

ANTECEDENTE DIRECTO MACROESTRUTURA TEMÁTICA

Projecto liderado pela Presidência do Conselho de Ministros

que teve em vista apoiar a estruturação da Rede Informática
do Governo.

Desenvolvido a partir de um ponto de vista organizacional, e

com base na diferenciação entre ‘funções meio’ e
‘funções fim’ de cada organismo ou serviço
 8

2. A MEF: Antecedentes, princípios

orientadores e estrutura
 9

2. A MEF: Antecedentes, princípios

orientadores e estrutura
2ª Fase
1ª Fase
resoluções
constatações
Necessário assumir 1. Abandono de modelo
1. As funções-meio interoperabilidade
observadas nalguns baseado na diferenciação
como valor maior do entre ‘funções-meio’ e
organismos,
são funções-fim de outros. projecto funções-fim.

2. As áreas de intervenção Imprescindível uma 2. Focalização nas funções de

específica de cada ministério abordagem um ponto de vista macro,
frequentemente concretizam- transversal supraministerial.
se em processos transversais
que extravasam os limites
orgânicos de um ministério.
 10

2. A MEF: Antecedentes, princípios

orientadores e estrutura

Abordagem transversal, supra ministerial, funcional

2. A MEF: Antecedentes, princípios
orientadores e estrutura
2ª Fase: Formalização do projecto MEF
• Produção do documento “Governo eletrónico e interoperabilidade:
documento metodológico para a elaboração de um esquema de
metainformação para a interoperabilidade (MIP) e uma Macroestrutura
Funcional (MEF)”.
• Criação de uma estrutura de gestão: Comissão Executiva e Conselho de
Aderentes
• Adesões formalizadas ao projeto “Governo eletrónico e interoperabilidade”
com adoção do MIP (metainformação para a interoperabilidade):
▫Entidades subscritoras do Projeto “PCM: plataforma comum de
modernização” -MFAP, PCM, MAI, MAOT, 2008
▫Outras entidades – MADRP, ME, FCT, em 2009
2. A MEF: Antecedentes, princípios
orientadores e estrutura

2ª Fase: Principais constrangimentos

Questões conceptuais Como efectuar uma

abordagem funcional,
transversal?

Recolha de informação Como garantir a cobertura

do universo ACE?
 2. A MEF: Antecedentes, princípios
orientadores e estrutura

2ª Fase: Principais constrangimentos

Questões conceptuais Como efectuar uma
abordagem funcional,
transversal?
O que é uma função?
Que relação existe entre uma função e as instâncias a criar numa
macroestrutura funcional e transversal?
Que metodologia adoptar para criar a macroestrutura?
Que elementos informativos é necessário associar à macroestrutura
tendo em vista a utilização que se lhe pretende imputar?
2. A MEF: Antecedentes, princípios orientadores e estrutura
2ª Fase: Principais constrangimentos – Questões conceptuais

ISAAR ISDF
Produtores Funções

Documentos

ISAG

Normas de descrição – representar entidades

2. A MEF: Antecedentes, princípios orientadores e estrutura
2ª Fase: Principais constrangimentos – Questões conceptuais

ISAAR ISDF
Produtores Funções

Documentos

ISAG

Plano de classificação orgânico

Criar uma estrutura
para organização Plano de classificação temático
Plano de classificação funcional
 2. A MEF: Antecedentes, princípios orientadores e estrutura

2ª Fase: Principais constrangimentos – questões conceptuais

Como efectuar uma abordagem funcional, transversal?
• Produção do documento “Macroestrutura Funcional (MEF): Pressupostos básicos”
Representar conceitos que apontam a funções
- Evidenciar a acção e não o objecto
- Secundarizar a missão
- Agregar perspectivas das partes
- Evitar redundâncias

• Definição do modelo conceptual para a estruturação das funções:

Funções de suporte: Funções de Apoio à Governação e
Funções de suporte à gestão de recursos
Missões operacionais: Funções Normativa, Reguladora e Fiscalizadora e
Funções Produtiva e Prestadora de Serviço.
• Definição dos atributos das instâncias
- Código, título (nome) e descrição do conceito
- Notas de aplicação e notas de exclusão
 2. A MEF: Antecedentes, princípios orientadores e estrutura

2ª Fase: Principais constrangimentos – recolha de informação

Como garantir a cobertura do universo ACE?

Processo de identificação de funções

Conciliação entre

Perspectiva Perspectiva
top /down bottom /up

Constituição, Regulamentos,
leis orgânicas… leis específicos

Missão, Processos
competências
 18

2. A MEF: Antecedentes, princípios orientadores e estrutura

2ª Fase: Principais constrangimentos – recolha de informação

Como garantir a cobertura do universo ACE?

Processo de identificação de funções

1. Inputs decorrentes de adesões voluntárias
Abordagem MET: PCM, MAI, MF,
Abordagem MEF: MAOT, ME
Imperativo de aquisição de
2. Trabalho da Equipa técnica de gestão da MEF conhecimentos sobre o
Recolha de informação a partir de conjunto dos processos da
leis orgânicas, legislação específica, ACE
sítios web…
Colaboração pontual de pessoas
singulares externas ao projecto, Contratação de serviços para
capazes de projectar uma visão
identificação e caracterização
macro sobre o negócio específico.
dos processos da ACE
 19

2. A MEF: Antecedentes, princípios orientadores e estrutura

2ª Fase: Principais constrangimentos – recolha de informação

Como garantir a cobertura do universo ACE?
Identificação e caracterização dos processos da ACE

Modelo conceptual

Funções Agentes Objectos Contextos

(o quê) (quem) (sobre) (onde)

Processos
(como)

Sub-processos Actividades Informação

 2. A MEF: Antecedentes, princípios orientadores e estrutura
Identificação e caracterização dos processos da ACE

Implementação de modelo de trabalho colaborativo

Equipa técnica - Unisys com

acompanhamento da DGARQ - Convidados: 194 organismos
Fonte: Unisys e DGARQ

Rede de interlocutores nomeados - Participação em sessões na

Colaboradores nomeados pelos
organismos DGARQ: 179 organismos

Rede de colaboradores chave - Visitas: 90 organismos

Colaboradores dos organismos com
conhecimento profundo dos - Participação de especialistas
processos
 2. A MEF: Antecedentes, princípios orientadores e estrutura
Identificação e caracterização dos processos da ACE
Implementação de modelo de trabalho colaborativo

Participação dos organismos em sessões da DGARQ:

5 ciclos, 15 grupos:
▫ Grupo A: Secretarias-gerais;
▫ Grupo B: organismos de planeamento estratégico;
▫ Grupo C: organismos de supervisão e inspecção;
▫ Grupo D: organismos de regulação;
▫ Grupo E: organismos de gestão de recursos (não financeiros);
▫ Grupo F: organismos de gestão de recursos (financeiros);
▫ Grupo G: organismos de relações externas e da defesa;
▫ Grupo H: organismos de segurança e protecção civil.
▫ Grupo I: organismos de prestação de cuidados de saúde;
▫ Grupo J: organismos de protecção e inclusão social;
▫ Grupo K: organismos de ensino e formação;
▫ Grupo L: organismos de investigação científica e afins;
▫ Grupo M: organismos da área económica
▫ Grupo N: organismos da área do ambiente e agricultura
▫ Grupo O: restantes organismos convidados
 3. A construção da MEF: onde estamos?

+ MEF v.1
Interoperabilidade

(Dez. 2011)

Funcional
(2008-…)
ACE
Temática
(2004-2007)
Ministério
-
Exemplo de uma forma de visualização
23
Exemplo de uma forma de visualização
24
 Código
de
Exemplo de instância de nível 1 (MEF – v. 1)

Título Descrição Notas de aplicação Notas de exclusão

classifi
cação
850 ATRIBUIÇÃO E Relativo à Aplicável às entidades A concessão de apoios
ACOMPANHA administração de que efectuam a gestão de carácter social
MENTO DE fundos e programas de de fundos ou (prestações sociais,
INCENTIVOS
FINANCEIROS
incentivo financeiro a programas, bem como rendimento social de
pessoas, organismos às entidades inserção, bolsa de
ou projectos, tendo em beneficiárias e, ainda, estudo, etc.) deve ser
vista o às entidades que considerada em
desenvolvimento participam apenas na "Prestação de serviços
global do país, de uma apreciação das de protecção e inclusão
região ou de um sector candidaturas a apoios. social/ Atribuição de
de actividade. Inclui apoios prestações sociais e
concedidos por auxílios económicos"
entidades privadas a (650.10).
serviços públicos.
4.Perspectivas de utilização e desenvolvimento
MEF v.1
- 1º nível: Representação das funções da ACE para efeitos
de organização da documentação/informação
- 2º nível: Representação das subfunções da ACEpara
efeitos de organização da documentação/informação

Planos de classificação
- 3º nível: séries documentais
- Processos de negócio (abordagem funcional) ou
- Processos documentais (processos e colecções)
 27

4.Perspectivas de utilização e desenvolvimento

Adesão voluntária (baseada nos benefícios de aplicação):

1. Economia de escala;
2. Redução de eventuais impactos decorrentes da mobilidade de
recursos humanos na Administração e de reajustamentos
estruturais;
3. Agilização da comunicação horizontal e vertical;
4. Transparência e acessibilidade à informação;
5. Melhor definição de privilégios de acesso e segurança;
6. Possibilidade de desenvolvimento de instrumentos de gestão de
documentos passíveis de aplicação transversal.
4.Perspectivas de utilização e desenvolvimento

• Integração numa RCM (trabalho em curso no âmbito da Rede

Interministerial para as TIC da AMA, Grupo de Trabalho para a Gestão
de documentos na Administração Pública) com
requisitos obrigatórios para:
▫ qualificação dos sistemas de arquivo/SEGA’s da ACE
▫ candidaturas a programas de modernização administrativa
• Alargamento da utilização do instrumento à Administração Local:
▫ plano de classificação transversal (projecto em curso com a
participação de alguns municípios)
▫ revisão da Portaria de Gestão de Documentos n.º 1243/09
4.Perspectivas de utilização e desenvolvimento

Figure 2a – A MoReq2010® compliant records system (MCRS) seen as a

grouping of interrelated services with a service based architecture (each
core service has its own numbered section of the specification)
 30

4.Perspectivas de utilização e desenvolvimento

• Divulgação, formação e 1. Facilitar a adesão ao

apoio técnico. produto
2. Auxiliar o
• Produtos reconhecimento, na
complementares:
MEF, de processos e
▫ Índice remissivo, de missões
▫ Glossário, específicas dos
▫ Mapeamento orgânico- organismos
funcional,
▫ Lista de termos para 3. Auxiliar uma correcta
domínios de intervenção. interpretação e
aplicação
 31

Macroestrutura Funcional

A MEF não é a realidade,

é uma representação
aceitável pelas partes como a melhor possível
num contexto determinado e
para uma determinada finalidade.

UM COMPROMISSO
ideias finais
• A MEF assume-se como um instrumento
fundamental para a construção da interoperabilidade
semântica na AP e para a prestação de melhores
serviços ao cidadão, potenciando a (re)utilização da
informação;
• A MEF pode representar um contributo inestimável
para uma maior eficiência e economia de recursos
na gestão da informação e constituir uma ajuda na
diminuição da despesa pública.
 33

Contactos
Para formalizar a adesão ao programa
“Governo electrónico e interoperabilidade”
ou para obter mais informações sobre a
“Macroestrutura funcional”

dsaat@dgarq.gov.pt

http://dgarq.gov.pt