Organização fácil

Fique por dentro dos métodos mais eficazes para

gerenciar documentos e tarefas

P
or acaso a sua mesa do escritório sempre está classificá-las segundo este parâmetro:
ocupada por uma pilha imensa de papéis, CDs Documentos de ação imediata: aqueles que devem ser so-
de músicas, livros, revistas e até mesmo emba- lucionados com urgência
lagens amassadas de doce? Se você se enquadra justa- Documentos de ação posterior: cujo assunto pode ser resol-
mente nesse perfil e até já perdeu a conta de quantas vido em uma semana
vezes prometeu arrumar seu ambiente de trabalho, está Documentos neutros: podem ser úteis no futuro, mas não
mais do que na hora de tomar uma decisão na sua vida: a nos próximos meses
de organizar toda a sua rotina profissional. Para cumprir Documentos nulos: sua utilidade é praticamente descartada
essa árdua tarefa, nada melhor do que ficar por dentro
das técnicas comprovadamente eficazes de Depois de dividir seus documentos segundo essas condi-
gerenciamento pessoal. Vamos conhecê-las mais de per- ções, coloque-os em pastas, que devem ser guardadas de
to? acordo com o seu grau de urgência. Ou seja, as de ação
imediata devem estar sobre a mesa, ao alcance de suas mãos
Há quem acredite que a organização é uma virtude de pou- e em um local de fácil manuseio, enquanto que as dos outros
cos. Sem dúvida nenhuma, existem pessoas que prezam pela documentos podem ser armazenadas em gavetas ou armá-
ordem: suas mesas estão sempre arrumadas, sem um papel rios.
fora do lugar. Em contrapartida, há aqueles que já estão acos-
tumados a viver em um ambiente desorganizado e até recla-
mam quando alguém se prontifica a ordenar suas coisas.
2 Organização do local de trabalho
Depois de ajeitar todos os papéis espalha-
Apesar dessas diferenças nas características da personali- dos em seu ambiente de trabalho, é hora de dar prio-
dade humana, é possível corrigir esse comportamento e até ridade a outros pertences, como livros, revistas, CDs
mesmo tornar um indivíduo desorganizado em uma pessoa e outros. Ordene as revistas de acordo com a data e
metódica. Para isso, basta que ela se prontifique a seguir guarde-as nas estantes ou em porta-revistas; os livros
algumas das técnicas de organização pessoal existentes e podem ser ordenados pelo assunto e preferência de
se policiar todos os dias. consulta, enquanto os CDs podem ser classificados
É uma prática que exige tempo, muita paciência e porque por ordem alfabética, assunto (no caso de CD-ROMs)
não dizer, uma dose extra de atenção por parte do próprio ou mesmo por gênero musical. Canetas, lápis e afins
indivíduo. É preciso pensar duas vezes antes de tomar uma podem ser guardados em porta-trecos sobre a mesa.
atitude simples como, por exemplo, acumular mais uma fo- Enfim, cada um dos objetos deve ser agrupado segun-
lha de papel sobre a mesa - e na medida do possível, aplicar do sua utilização.
as dicas de gerenciamento pessoal que sugerimos a seguir:

Papéis da mesa e das gavetas

3 Catálogo de livros, revistas, CDs,
fitas, DVDs e afins
Papéis da mesa e das gavetas Você tem uma extensa coletânea de CDs, uma biblioteca vasta
1 Olhe agora para a sua mesa de trabalho. Por acaso
há uma infinidade de folhas, impressos e documen-
de livros ou ainda uma estante repleta de DVDs e fitas de vídeo?
Para organizar toda a sua bagagem cultural, nada melhor do
tos espalhados? Pois bem, a primeira providência é ordenar que adotar um modo de classificação (por exemplo, por ordem
toda essa pilha de papéis em um só monte e começar a alfabética) para facilitar a procura de um título específico.
 Post-its, agendas e recados dências formem uma imensa pilha no fim de semana, toda
4 Quem já não se deparou com o monitor de um vez que receber uma carta, verifique se ela será realmen-
colega repleto de post-its pendurados ao re- te útil. Se não houver problema em descartá-la, não pen-
dor da tela? Além de antiestética, essa prática facilita a se duas vezes: envie-a diretamente para a lixeira. Caso
perda de números de telefone, e-mails e afins. Para não contrário, classifique-a de acordo com o seu estado de
correr esse risco, compre uma agenda e passe a anotar urgência e arquive-a na pasta certa.
seus recados, telefones, endereços e compromissos ali.
Se algum colega do seu escritório deixou-lhe um bilhe-
te com um número de telefone, por exemplo, não deixe
7 Planejar o seu dia
Reserve um horário do dia (de manhã ou no fim
sua obrigação para mais tarde: transcreva o número de tarde, o que lhe parecer melhor) para organizar suas
para a sua agenda e jogue o papel no lixo, sem se pre- tarefas do dia e verificar o que será preciso fazer durante
ocupar em perder esses dados. a semana. É uma forma de recapitular suas obrigações
sem causar nenhum estresse.
A data é fundamental
5 “Em que dia recebi este documento?” Quantas
vezes você já não se perguntou a respeito da data
8 Um projeto por vez, de preferência
Você é uma daquelas pessoas que trabalha com
de emissão ou envio de um determinado arquivo? Para vários projetos ao mesmo tempo e, no final das contas,
não ocorrer quaisquer problemas, nada melhor do que acaba por não concretizar nenhum? Então está mais do
anotar no canto da página a data do documento logo após que na hora de você se focar em apenas um projeto. Esco-
o seu recebimento. Mantenha uma caixa de entrada e de lha aquele que for mais urgente e resolva-o o mais rápido
saída de papéis para tornar o fluxo mais dinâmico. Não se possível - dessa forma, você elimina rapidamente essa ta-
esqueça de limpar essas caixas pelo menos uma vez por refa e pode iniciar outra, sem se preocupar com o anda-
semana. mento das demais. Na medida do possível, faça tudo que
está pendente agora, o não deixe para depois - mesmo
6 Correspondência
Quantas cartas já se acumularam sobre sua mesa
que, aparentemente, sua agenda esteja livre para os pró-
ximos dias. Nunca se sabe que tipo de emergência pode
sem necessidade alguma? Para evitar que as correspon- surgir no meio do caminho.

5S: você sabe do que se trata?

Técnica japonesa vem sendo difundida com sucesso nas empresas ocidentais

Uma técnica de organização pessoal vem sendo aplica- processos que não são úteis a um determinado obje-
da com sucesso nas empresas em todo o mundo, incluin- tivo. Envolve desde o descarte de equipamentos inú-
do o Brasil. Trata-se do 5S, programa desenvolvido na teis, até o aproveitamento do tempo e o corte no des-
década de 50 no Japão para combater a desorganização perdício de recursos no dia-a-dia.
que caracterizava a maioria das companhias nipônicas
no pós-guerra. A eficiência de seu conceito se deve à Seiton (senso de ordenação)
essência do seu conteúdo, que ultrapassa a mera tática Após jogar fora tudo que é desnecessário, é hora de organi-
da "receita de bolo" por apresentar uma verdadeira filoso- zar aquilo que foi classificado como útil. É preciso, por exem-
fia comportamental. Vamos compreender o que significa plo, repensar o sistema de classificação dos arquivos físicos
cada um dos cinco "S". e eletrônicos e a própria disposição dos móveis no ambiente
de trabalho. Deve-se padronizar uma nomenclatura de orde-
Seiri (senso de utilização) nação dos pertences, arquivá-los segundo a sua freqüência
É a etapa em que deve-se eliminar tudo aquilo que é de uso, utilizar cores vivas para diferenciar os objetos e tornar
desnecessário, ou seja, todos os recursos, tarefas e o seu manuseio o mais prático possível.
 Seisou (senso de limpeza) Questionário do 5S
Sim, é hora de colocar a mão na massa, ou melhor, no Estas são algumas das perguntas feitas pelos consul-
pano e na vassoura. Mais uma vez, é preciso pensar tores 5S (os itens referem-se a escritórios):
em cada detalhe, tanto no mouse do computador quan- 1 Os quadros de avisos contêm informações e dados atualizados?
to no piso do banheiro. Para isso, é preciso definir quem 2 Existem objetos desnecessários dentro ou sobre os armári-
serão os responsáveis pela limpeza de cada área, fi- os, mesas, estantes e arquivos?
xar um horário para que os funcionários limpem o seu 3 Sobre as mesas estão apenas objetos de uso imediato?
ambiente de trabalho e estabelecer uma periodicidade 4 Existem objetos debaixo das mesas (papéis, pastas, etc.)?
para a manutenção de cada área. 5 Todos os equipamentos, objetos, materiais, documentos,
pastas e arquivos são mesmo necessários?
6 Os locais de armazenamento de pastas, documentos e equi-
Seiketsu (senso de saúde) pamentos estão definidos?
Aqui a preocupação é com o bem-estar físico e men- 7 As instalações, pastas, arquivos e bandejas estão devida-
tal do indivíduo. Para isso, é fundamental que sejam mente identificados e padronizados?
alcançados os primeiros 3S, para que depois sejam 8 O posicionamento dos materiais, mobiliário e equipamen-
averiguados outros quesitos importantes, como ilu- tos está de acordo com a freqüência de uso?
minação, ruídos, temperatura, cuidado com materiais 9 Há algum controle na emissão de documentos e solicitação
tóxicos, presença de fontes de perigo, exames regu- de serviços?
lares da saúde do indivíduo, incentivo à prática de 10 A organização do layout do local de trabalho contribui para
esportes e outros. o aumento da produtividade?
11 Os móveis, aparelhos de telefone, microcomputadores,
assoalho, paredes, janelas e teto estão limpos?
Shitsuke (senso de autodisciplina ou de 12 A pintura não está descolando, suja ou mofada?
melhoria contínua) 13 As instalações, mobiliário, materiais e equipamentos es-
Depois de atingir todos os "S" anteriores, a pessoa está tão conservados?
apta a se policiar e conviver diariamente com a discipli- 14 A ventilação nas salas é satisfatória?
na, cumprindo com todos os padrões técnicos, éticos e 15 O mobiliário é ergonomicamente adequado?
morais necessários para um relacionamento harmoni- 16 Os empregados preocupam-se com a própria saúde (físi-
oso com a sociedade. O despertar para o melhoramen- ca, mental, emocional)?
to contínuo exige muito aprendizado e paciência, ou 17 Os uniformes e roupas usados pelos empregados estão
seja, ele não acontece da noite para o dia. limpos e adequados?
18 Os filtros dos bebedouros estão com a limpeza em dia?
19 Existe algum risco ambiental na sua área de trabalho?
20 Há sujeira nas salas (verificar atrás das mesas e armários)?
Organização na Rede
21 Todos os empregados usam uniforme?
Aproveite para conferir alguns sites com dicas 22 O quadro de avisos tem área reservada para a qualidade?
sobre organização pessoal 23 A missão, política e visão da gerência está afixada em
local de destaque?
www.acervo.com.br
24 O relógio da parede indica a hora certa?
www.cenadem.com.br 25 Há avisos com datas vencidas?
26 Ao atender o telefone, o nome da seção e o nome da
www.institutomvc.com.br
pessoa estão sendo mencionados?
www.golrh.com.br/artigos 27 Ao se ausentar do local de trabalho, é comunicado ou
anotado o destino?
28 Existem copos plásticos e/ou lixo sobre os móveis?
29 Portas de armários e gavetas são mantidas fechadas?