Políticas de informação aplicadas à gestão documental:

revisão de literatura e contribuiçõesi

Rafaela Karoline Galdêncio de Mouraii, Pedro Alves Barbosa Netoiii

RESUMO:
Objetiva estudar as políticas de informação e suas aplicações à Gestão Documental.
Utiliza como metodologia a revisão de literatura por meio de livros e artigos
científicos que deem suporte ao referencial teórico. Caracteriza o panorama geral
das políticas de informação, seu contexto e conceituações nos diversos níveis de
abrangência. Descreve as funções que as políticas de informação desempenham, e
sua relação com a produção, fluxo e sistema organizacional. Ressalta o
desenvolvimento de funções das políticas na organização com a finalidade de
vincular as atividades, produtos e serviços. Apresenta contribuições das políticas de
informação associadas à gestão de documentos a partir da Lei de Acesso à
Informação. Finaliza o estudo com reflexões acerca da Gestão Documental em
sincronia e impacto positivo nas políticas de informação.

Palavras-chave: Políticas de Informação. Gestão Documental. Organizações.

Aplicações.

Information policies applied to documentary

management: review of literature and contributions
ABSTRACT:
It aims to study the information policies and their applications to Document
Management. It uses as methodology the literature review through books and
scientific articles that support the theoretical reference. It characterizes the general
panorama of the information policies, their context and conceptualizations in the
diverse levels of comprehensiveness. It describes the functions that the information
policies play, which is related to the production, flow and organizational system. It
highlights the development of policy functions within the organization to link activities,
products and services. It presents contributions of information policies associated
with document management based on the Access to Information Law. Finalizes the
study with reflections about Document Management in synchrony and positive impact
on information policies.

Keywords: Information Policies. Document management. Organizations.

Applications.

Data de submissão: 04/01/2018 – Data de aprovação: 06/05/2018

i
Este artigo é resultado do Trabalho de Conclusão de Curso de Especialização em Gestão
Documental, vinculado ao Departamento de Ciência da Informação da Universidade Federal do Rio
Grande do Norte.
ii Graduada em Biblioteconomia pela Universidade Federal do Rio Grande do Norte. Especialista em

em Gestão Documental pela Universidade Federal do Rio Grande do Norte.

iii Professor Adjunto do Departamento de Ciência da Informação da Universidade Federal do Rio

Grande do Norte.
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1 INTRODUÇÃO

Desde os primórdios, a sociedade passa por diversos níveis de mudança,

formas e sentidos de trabalho humano, o que demanda avanços nas esferas da
tecnologia, produtos e serviços. A sociedade da informação está inteiramente ligada
a este processo de mudança das atividades humanas, as quais se baseiam na
informação e no conhecimento. Com o passar dos anos, a produção de informação
cresceu e os estoques de documentos passaram a ter um novo panorama de gestão
no âmbito institucional.
Neste contexto, a necessidade de refletir sobre as políticas de informação e
suas contribuições nas organizações que trabalham diretamente com a informação e
documentos levam a elaboração desta pesquisa, visto que a discussão sobre este
tema merece atenção no âmbito científico e social, pois ao passo que a sociedade
avança, convém que a ciência e a tecnologia andem em sintonia com as
atualizações constantes.
Frente ao exposto, o presente trabalho objetivou estudar as políticas de
informação e suas aplicações à gestão documental e, em específico, os seguintes
fatores:
• refletir sobre as políticas de informação no panorama geral;
• observar as funções das políticas de informação nas
organizações;
• analisar os aspectos da gestão documental de modo a viabilizar
na implementação das políticas de informação;
• associar políticas de informação à gestão de documentos.
As políticas de informação servem para o melhor desempenho das
atividades no segmento organizacional, as quais irão lidar com os serviços,
processos e tecnologias, de forma a contribuir com a gestão documental. Isto,
associada à produção, manutenção de informação e massa documental.
A metodologia utilizada para esta pesquisa está constituída em revisão de
literatura por meio de livros e artigos científicos que possam subsidiar a construção
da fundamentação teórica.

2 POLÍTICAS DE INFORMAÇÃO: PANORAMA GERAL

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A revolução industrial foi um marco na era mundial, pois em cada uma das
três fases foi possível a criação de atividades inovadoras no decorrer do século XX.
Na primeira revolução, as máquinas a vapor substituíram o trabalho humano,
acelerando o andamento dos trabalhos e iniciando as primeiras indústrias. Na
segunda revolução, a eletricidade foi o novo meio de produção, também responsável
pela nova forma de comunicação à distância; a terceira, por sua vez, possibilitou o
avanço da tecnologia e originou a chamada sociedade da informação, visto que a
dependência tecnológica e científica passou a ser constante (SANTOS; CARVALHO,
2009, p. 45). O termo “sociedade da informação” trata da prestação de serviços com
base na informação e no conhecimento, desde o século XX. Através do pesquisador
Daniel Bell, os estudos relacionados à sociedade pós-industrial passaram a ter forte
expansão, haja vista que neste momento a produção da informação com foco na
tecnologia se fazia presente. Santos e Carvalho (2009, p. 46) discorrem sobre esse
panorama:

[...] a sociedade da informação produz mudanças em nível fundamental da

sociedade, nas relações de trabalho e produção de bens e consumo.
Podemos, portanto, entender por “sociedade da informação” a sociedade
que está em constituição, na qual a utilização das tecnologias de
armazenamento e transmissão de dados e informação são produzidas com
baixo custo, para que possa atender às necessidades das pessoas [...]

Uma das vantagens da sociedade da informação é que a produção de

serviços pode se adaptar às necessidades das pessoas, fator essencial para a
criação e inovação de produtos. Neste processo podem ser descobertas informações
referentes aos gostos, condições sociais, ou o que estiver ao alcance do usuário. É
neste ínterim que as organizações passam a viver em torno da sociedade
informacional através da inovação tecnológica.

Tal sociedade está associada a uma economia em que a informação está no

centro de suas necessidades econômicas, e na qual ambas, economia e
sociedade, crescem e se desenvolvem em função da produção e do uso de
valores informacionais, e onde a importância da informação como produto
econômico excede a de bens, energia e serviços, modificando a própria
estrutura da urbe e dos relacionamentos e serviços oferecidos no convívio
urbano (MARCIANO, 2006, p. 43).

Frente ao exposto, a produção constante de informações em diversos meios,

principalmente no âmbito digital, demanda uma série de pessoas e processos a
serem realizados. Cada atividade possui a sua finalidade e, para tanto, é
fundamental que haja critérios e métodos de desenvolvimento para que o objetivo da
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organização seja alcançado com êxito. Ao se pensar no desenvolvimento destas

funções, não se faz algo aleatoriamente, sem divisão de responsabilidades, de
pessoas, tempo, espaço e demais fatores relacionados. Existe algo que define (ou
modela) a natureza da organização, bem como na realização das atividades que
objetivem alcançar o fim da organização, o que se denomina política.
No dicionário Houaiss4, um dos conceitos de política (no sentido figurado) diz
respeito à “maneira hábil de agir”, ou seja, para a realização de qualquer atividade,
existem formas de como se deve proceder. Portanto, a política é o que irá definir a
procedência das atividades dentro da organização com base nas informações que
serão produzidas, independente do segmento. De acordo com Farias e Vital (2007,
p. 94) “a organização, independente do ramo de negócio, precisará de informações
que indiquem as tendências, desafios e caminhos, proporcionando maior segurança
para o desenvolvimento das ações estratégicas”, no qual passa a configurar o
contexto das políticas de informação.
Entende-se que política de informação é “voltada à caracterização, ao
delineamento e à definição de ações voltadas à utilização da informação como
elemento transformador da sociedade nas esferas governamentais, organizacionais
e privadas” (MARCIANO, 2006, p. 44), ou seja, a política é o que irá dar forma ao
desenvolvimento das atividades na organização, a fim de que o foco seja melhor
direcionado. Neste sentido, a política de informação

[...] pressupõe a existência de um conjunto de valores políticos que irão

balizar a sua elaboração e a sua execução, além de delimitar o escopo das
questões que envolvam o processo e os fluxos de informação, permeados
pela disputa entre os interesses da sociedade civil, os interesses do Estado
e os interesses do mercado (FERREIRA; SANTOS; MACHADO, 2012, p. 4).

A ideia apresentada diz respeito aos valores de cunho geral, ao

direcionamento de ações voltadas à instituição, foco, missão e objetivos, bem como
o controle dos fluxos de informação, o que requer precisão e estratégia profissional
entre os participantes na instituição. Sob este viés, a política de informação é ligada
à produção informacional frente à tecnologia e seus fluxos, assim como visa à
solução de alguns entraves que possam surgir nas organizações conforme a
realidade e objetivo de cada local, adaptando às necessidades dos usuários e
melhorando a prestação dos serviços.

4
Documento on line, não datado, não paginado.

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É nesta perspectiva que a interdisciplinaridade passa a se fazer presente,

visto que cada área irá contribuir de forma significativa no melhor desempenho das
atividades dentro das organizações, principalmente no contexto em que vivemos,
que abrange a ciência e a tecnologia. Portanto, de acordo com Jardim (2010, p. 3)

Uma política de informação é mais que a soma de um determinado número

de programas de trabalho, sistemas e serviços. É necessário que se defina
o universo geográfico, administrativo, econômico, temático, social e
informacional a ser contemplado pela política de informação.

Nesta perspectiva, o conjunto de programas de trabalho, sistemas e serviços

produzidos constitui o núcleo central das políticas de informação. O universo ao qual
trata é a organização como um todo, o qual produz informações a partir dos recursos
tecnológicos. Deste modo, “a informação, como um precioso recurso para a
organização, deve ser tratada de modo a contribuir efetivamente para a melhoria dos
resultados organizacionais” (FARIAS; VITAL, 2007, p. 89).
Portanto, a política de informação é fundamental para a definição das
atividades organizacionais, seus objetivos, métodos, programas e todo o entorno a
ser trabalhado frente à realidade local, visando atender às necessidades do público,
bem como atingir os resultados esperados pela organização. Assim, irá contemplar o
processo decisório frente ao tratamento nos fluxos de informação produzidas na
sociedade. Produção de informação e seu fluxo são bastante aplicáveis a todos os
segmentos da sociedade, visto que a informação é produzida em diversos meios e
suportes, assim como a política é essencial para direcionar o foco e as ações que a
organização irá desenvolver em tempo hábil. Para Jardim (2010, p. 3)

A noção de "política de informação" tende a ser naturalizada e a designar

diversas ações e processos do campo informacional: arquivos, bibliotecas,
internet, tecnologia da informação, governo eletrônico, sociedade da
informação, informação científica e tecnológica, etc.

Se esta noção é aplicável em diversos segmentos que produzem

informação, no campo informacional é bastante presente, visto que se trabalha
constantemente com a produção, organização, acesso e uso da informação, o que
irá demandar do profissional a criação das políticas de informação em seu ambiente
de trabalho. Logo, na Ciência da Informação, esse entendimento é mais extenso,
conforme Branco (2005 apud BRAZ; SOUZA, 2014, p. 2569):

As políticas de informação podem ser segmentadas em dois grupos

distintos, a básica e a específica. A política de informação básica é aquela
que se relaciona ao aspecto macro por estar associada à produção de
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informação em sentido amplo, estando ligada à tecnologia da informação, às

telecomunicações e à política internacional. A política de informação
específica tem um caráter mais particular, cujo objetivo maior é a
implementação de ações e soluções para cada realidade distinta. Logo, ela
só tem validade e efetividade em um único espaço.

O que difere a política de informação básica da específica é foco e espaço a

ser contemplado, pois a primeira trata dos aspectos mais técnicos que podem se
adaptar a várias organizações, já a segunda abrange as ações como um foco mais
particular, o que nem sempre poderá se adequar a outra realidade totalmente
diferente. Desta forma, as políticas de informação para a organização trazem uma
contribuição significativa para o tratamento, coleta, armazenamento, fluxo e descarte
informacional, a fim de que possam diferenciar seus serviços no contexto da
sociedade hodierna (MARCIANO, 2006, p. 43).

3 FUNÇÕES DAS POLÍTICAS DE INFORMAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES

Conforme descrito, a política de informação está ligada ao processo e fluxo

informacional em que a organização está inserida, a qual irá demandar a elaboração
de valores e princípios conforme a realidade. Os fluxos informacionais tratam do
processo de compartilhamento da informação, cujo objetivo é a “transferência da
informação de um emissor para um receptor” (FERREIRA; PERUCCHI, 2011, p.
448). Neste contexto,

A política de informação poderá ser uma ferramenta existente na

organização que defina a modelagem dos sistemas de informações
utilizados internamente. A política de informação deve estar de acordo com
a estratégia geral da organização; deverá haver sincronismo entre o
planejamento estratégico da organização e a política de informação
(FARIAS; VITAL, 2007, p. 94).

É neste entendimento que os sistemas de informação utilizados na

organização sejam adequados ao contexto e sua realidade informacional, para que
as políticas sirvam de ferramenta no desenvolvimento das atividades. Para tanto, se
faz necessário que o foco da organização esteja bem direcionado com a política,
para que o planejamento frente a política ande em sincronia.
No entanto, ao se tratar da política de informação na perspectiva da Ciência
da Informação, este é embasado no acesso frente à produção de conteúdos (BRAZ;
SOUZA, 2014, p. 2568), ou seja, a informação e seus documentos, tanto no suporte

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físico quanto digital. No que tange ao contexto informacional frente às políticas

apresenta-se a seguinte realidade:

O grande volume de informação produzida, registrada e divulgada pelos

órgãos públicos, torna, a cada dia, mais necessário garantir maior qualidade
de meios para seu processamento, armazenamento e disseminação. O
desenvolvimento de tecnologias avançadas de informação e comunicação
(TICs) vêm ajudando a equacionar este problema, vez que permite a criação
de serviços em meio eletrônico, especificamente voltados para a gestão e
disponibilização da informação pública (JAMBEIRO; BORGES; SOBREIRA,
2007, p. 110).

Sob este viés, como as políticas de informação lidam diretamente aos

processos e fluxos informacionais, se faz necessário o estabelecimento de algumas
funções destas políticas nas organizações, a saber: identificação e avaliação de
informações produzidas, gerenciamento de informações e documentos, identificação
de tecnologias adequadas à gestão das informações produzidas, estabelecimento de
critérios referentes aos processos organizacionais e demais fatores relacionados a
este contexto. Com isso, as atividades vinculadas às políticas de informação estarão
em sincronia com o desenvolvimento de produtos e serviços frente ao contexto
organizacional.
Outro aspecto referente às políticas de informação é que o desempenho das
atividades objetiva alcançar um fim social (SILVA; VENÂNCIO, 2014, p. 2416),
através de estratégias que possibilitem o acesso à informação para o usuário, dentre
elas, a gestão documental, responsável pela administração dos documentos, a qual
será tratada posteriormente.

4 GESTÃO DOCUMENTAL COMO RECURSO DE IMPLEMENTAÇÃO DAS

POLÍTICAS DE INFORMAÇÃO

Com o grande volume de produção da informação, os documentos são

originados em diversos suportes, seja analógico ou digital. Desta forma, com a
massa documental em grande quantidade, faz-se necessária uma gestão adequada
que leve em consideração todos os aspectos relacionados aos documentos. Para
tanto, a gestão documental é elemento fundamental no que concerne à prática
arquivística. Informação é elemento principal no desenvolvimento das atividades na
sociedade, resultante da junção entre “forma, conteúdo e suporte” (MOURA, 2014, p.
17). Neste sentido, o documento se configura como registro da informação em

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determinado suporte (SILVA, 2006, p. 145). É neste pensamento que o conjunto dos
documentos produzidos irá formar o que chamamos de documentação (ou arquivo),
em que entrará em cena a gestão dos documentos enquanto estratégia de
administração do que se produz na organização em nível de informação, seja físico
ou digital. No que tange à gestão documental, ressalta-se:

O programa de gestão documental deverá definir normas e procedimentos

técnicos referentes à produção, tramitação, classificação, avaliação, uso e
arquivamento dos documentos durante todo o seu ciclo de vida (idade
corrente, idade intermediária e idade permanente), com a definição de seus
prazos de guarda e de sua destinação final, requisitos necessários inclusive,
para o desenvolvimento de sistemas informatizados de gestão de
informações (BERNARDES; DELATORRE, 2008, p. 7).

Sob este princípio, as políticas de informação, que dizem respeito ao

“conjunto de valores políticos” (FERREIRA; SANTOS; MACHADO, 2012, p. 4) irão
delimitar formas de executar ações e decisões frente ao processo e fluxo
informacional da organização. Neste sentido, as políticas e a gestão documental, que
tratam dos processos referentes aos documentos, desde a sua produção até a
destinação final terão contribuição bastante significativa. Os principais aspectos
concernentes à política de informação e gestão documental encontram-se a seguir
(ver quadro 1).

QUADRO 1 – Aspectos das Políticas de Informação e Gestão Documental

Políticas de Informação Gestão Documental
Caracteriza ações relacionadas ao uso da Estabelece normas de classificação,
informação (MARCIANO, 2006, p. 44) avaliação, preservação e eliminação de
documentos (BERNARDES; DELATORRE,
2008, p. 6)
Delimita o foco dos processos e fluxos Tratamento técnico das informações
informacionais (FERREIRA; SANTOS; produzidas nos documentos
MACHADO, 2012, p. 4)
Designa ações e processos no campo da Executa gestão, classificação e avaliação
informação (JARDIM, 2010, p. 3) dos documentos (BERNARDES;
DELATORRE, 2008, p. 7)
Relacionada à produção de informação e Visa à eliminação ou recolhimento dos
desenvolvimento de ações frente a realidade documentos
(BRANCO, 2005 apud BRAZ; SOUZA, 2014,
p. 2569)
Fonte: Autoria própria

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Frente ao exposto, percebe-se que a gestão documental poderá viabilizar a

implementação das políticas de informação na organização através das seguintes
estratégias:

• estabelecimento de critérios de preservação das informações produzidas;

• tratamento de informações produzidas conforme o fluxo documental;
• gestão de informações na instituição;
• eliminação ou recolhimento dos documentos frente à necessidade
organizacional;
• assegurar o acesso à informação aos usuários que busquem a informação;
• auxiliar a tomada de decisão de acordo com o fluxo de informações frente aos
documentos;
• avaliar sistemas de informação dentro do escopo organizacional.
A partir destes métodos, as políticas de informação, com base na gestão
documental, passam a ter um novo enfoque tático, estratégico e operacional, as
quais se configuram como aplicações nas organizações, adequando à realidade em
que a instituição se insere.

5 CONTRIBUTOS ÀS POLÍTICAS DE INFORMAÇÃO EM GESTÃO DE

DOCUMENTOS

Para adentrar na reflexão concernente às políticas de informação frente à

gestão de documentos, será abordado um breve panorama sobre o acesso à
informação e suas interfaces, a fim de que as aplicações das políticas de informação
sejam claras na realidade da Gestão Documental.
A Lei de Acesso à Informação (LAI), de nº 12.527, criada em 2011, possui
um caráter geral, com o objetivo de assegurar o acesso livre à informação no
universo brasileiro e a restrição como exceção (BRASIL, 2011 apud PAIVA, 2014, p.
129). Nesta lei é possível a visualização da tipologia informacional em que o usuário
pode buscar; as estratégias que as instituições devem manter para a difusão das
informações, desde o pedido até a disponibilização da mesma; formas de
classificação das informações produzidas e procedimentos referentes ao sigilo de
informações de cunho pessoal (PAIVA, 2014, p. 130). É nesta perspectiva que as

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informações produzidas passam a ter direcionamento frente ao usuário que busca

suprir sua carência informacional. Portanto, sem a difusão da informação é
impossível o acesso aos documentos. Deste modo, conforme Marciano (2006, p. 43-
44) “a formulação de políticas voltadas à pesquisa e ao desenvolvimento de
tecnologias baseadas no uso dos acervos e tecnologias de informação existentes
assume elevado destaque”. Neste sentido, os preceitos da LAI frente às políticas de
informação na gestão documental têm suas particularidades ao tratar a informação
como principal meio de funcionamento das atividades na sociedade, conforme
mostra o quadro 2.

QUADRO 2 – Preceitos da LAI e Políticas de Informação aplicadas a Gestão Documental

Lei de Acesso à Informação Políticas de Informação aplicadas a Gestão
Documental
Acesso livre à informação no âmbito Estabelece critérios de preservação das
brasileiro (BRASIL, 2011 apud PAIVA, 2014, informações produzidas
p. 129)
Possui caráter generalista (BRASIL, 2011 Tratamento das informações frente ao fluxo
apud PAIVA, 2014, p. 129) documental
Restrição como exceção (BRASIL, 2011 Gestão das informações no âmbito
apud PAIVA, 2014, p. 129) institucional
Visualização da informação conforme a Eliminação ou recolhimento de documentos
necessidade do usuário (PAIVA, 2014, p. de acordo com a necessidade da
130) organização
Estabelece para as instituições critérios de Promove o acesso à informação aos
difusão das informações (PAIVA, 2014, p. usuários
130)
Classificação das informações produzidas Auxilia o profissional na tomada de decisão
(PAIVA, 2014, p. 130) de acordo com o fluxo documental
Recomenda procedimentos concernentes ao Avalia sistemas de informação no escopo da
sigilo de informações pessoais (PAIVA, organização
2014, p. 130)
Fonte: Autoria própria

Conforme apresentado, a LAI e as políticas de informação no âmbito da

Gestão Documental se aplicam inteiramente à informação dentro da instituição, visto
que a LAI se configura em sentido geral, enquanto a política diz respeito ao
funcionamento das informações no foco mais específico. Outro aspecto primordial é
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que na LAI as instituições recebem os procedimentos quanto à difusão das

informações, já nas políticas de informação aplicadas a gestão documental, o acesso
à informação pelo usuário é atividade comum à LAI. Portanto, é válido ressaltar que
os preceitos contidos na LAI e nas Políticas de Informação aplicadas a Gestão
Documental se complementam e contribuem significativamente nas organizações
que trabalham diretamente com a informação na sociedade.

6 CONSIDERAÇÕES FINAIS

A produção da informação em diversos meios e suportes na sociedade

hodierna é constante, visto que na atualidade os serviços se baseiam inteiramente
na informação e no conhecimento. Nesta perspectiva, pessoas e processos fazem
parte da realização das atividades na instituição, os quais precisam de
direcionamento através da política de informação. Esta irá tratar dos processos que
estejam relacionados aos valores políticos em nível organizacional, bem como ao
fluxo de informação que é produzido constantemente.
Neste sentido, a política de informação está ligada ao processo e fluxo
informacional em que a organização está inserida, fator este que demanda o
estabelecimento de algumas funções as quais estas políticas possam ser
desenvolvidas nas organizações, seja na identificação e avaliação de informações
produzidas, na gestão de informações e documentos, no estabelecimento de
critérios referentes aos processos internos da instituição, entre outros.
Sob este entendimento, convêm ressaltar que as políticas de informação,
além de contemplar o escopo organizacional, visam atender um fim social, em
especial, às pessoas que buscam a informação constantemente, principalmente nos
documentos, presentes em arquivos. Portanto, a Gestão Documental é a disciplina
que melhor atende aos requisitos concernentes ao tratamento documental, a qual
pode se adequar a realidade organizacional e contribuir na implementação das
políticas de informação.
Desta forma, a LAI contribui para a associação das políticas de informação
frente à gestão de documentos, pois nela contém princípios norteadores no que
tange ao acesso à informação em nível geral, e a partir dela podem-se extrair
conceitos que atendam o escopo organizacional, integrando-se com os princípios da
Gestão Documental e das políticas de informação.

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A metodologia utilizada para esta pesquisa ajudou a alcançar os objetivos

propostos, porém as discussões não se encerram aqui, ainda há muito que tratar
dentro da pragmática científica e social sobre as políticas de informação e a Gestão
Documental.

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