Gestao Do Tempo

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Fundamentos

I ntrodução

A gestão do tempo é uma habilidade crucial em todos os aspectos da


vida, especialmente no ambiente profissional. A gestão do tempo
eficaz pode ajudá-lo a ser mais produtivo, a alcançar suas metas com
mais facilidade, além de uma melhor qualidade de vida.

Objetivos da aula

• Aprender a gerenciar o tempo;

• Conhecer habilidades de organização;

• Aprender a monitorar tarefas.

Resumo

Diante dos avanços tecnológicos, a sociedade tornou-se cada vez mais


imediatista diante dos resultados e respostas. Tudo parece ser para
ontem, com uma urgência e emergência descomunais. Nesse cenário
contemporâneo, o estresse e a ansiedade tornam-se triviais.

Somos cobrados constantemente pelos gestores, com metas inatingíveis,


apresentação e desenvolvimento de estratégias gigantescas. O
brainstorming tornou-se uma obrigatoriedade e, em muitos casos, está
relacionado a um tsunami, sem precedentes, com objetivos muitas vezes
inatingíveis e abstratos. Há organizações que, mesmo diante desse
quadro, ainda insistem em não investir na qualidade de vida e bem-estar
de seus colaboradores.

A realidade da vida pessoal não difere das exigências e demandas


cotidianas no trabalho. As expectativas de familiares e amigos por
atenção, na maioria das vezes, podem ser impiedosas e brutais, afetando
diretamente nossa saúde mental.

Analisando esse cenário, desenvolver uma gestão do tempo tornou-se um


fator primordial.

Com o objetivo de desenvolver uma relação eficaz entre você e suas


tarefas, compromissos, demandas e contatos, convido você a refletir
sobre alguns aspectos necessários para essa gestão de tempo: você
gostaria de ter mais tempo em sua vida? Para quê?

Reflexões sobre a Gestão do Tempo

Vamos analisar algumas frases?

1. “Tempo é dinheiro! ou Tempo é dinheiro?”

Existem ditados que considero dúbios, principalmente se não soubermos


interpretá-los. Já que tempo é dinheiro, o trabalho é uma constância
incessante? Se o dia tivesse 12 horas a mais, trabalharíamos todas elas
para gerar mais dinheiro?

Em outro cenário, se eu conseguir reduzir a realização de minhas tarefas


em 4 horas, terei mais tempo para gerar mais dinheiro. Aqui temos um
embate dos grandes, há quem concorde ou discorde veementemente.
Convido você a fazer a seguinte reflexão: em boa parte do tempo
podemos desenvolver produtividade e atender as metas, focados no
equilíbrio trabalho/qualidade de vida, e não somente no dinheiro (espécie).

2. “Isso é coisa para quem é organizado demais.”

Quanto mais desenvolver sua habilidade de organização e gerenciamento


de suas tarefas, você tornará seu tempo mais assertivo. É possível
desenvolver ótimas técnicas para melhorar sua relação com o tempo.
Contudo, o mais importante é agir. Mova-se! Afinal, buscar qualidade na
gestão de tempo é seu desafio.

“Torna a minha vida muito programada.”


3. “Sou uma máquina, como assim? Sou Programada!!”

Esta interpretação errônea deve ser desconsiderada. Acreditar que o


processo de organização é um martírio, pois sua agenda está engessada
e estática no desenvolver de suas atividades é uma compreensão
equivocada. Ao surgir uma nova demanda ou tarefa, você terá maior
controle sobre os prazos e estratégias para o desenvolvimento. Assim,
quanto melhor for o planejamento de seus compromissos e tarefas, maior
liberdade de ação você terá no seu dia a dia.

4. “Minha vida profissional e pessoal são distintas e separadas.”

Uma das certezas da vida é que somos indissociáveis de nossa vida


pessoal e profissional. Analise seu comportamento no espaço de trabalho
e em sua residência com familiares e amigos. Suas ações, forma de
vestir, comportamentos e modo de se expressar mudam conforme o
ambiente em que está inserido.

A demanda por uma maior organização profissional, resolução de


problemas, desenvolvimento de estratégias e cumprimento de metas são
fatores que corroboram de modo decisivo para desligamentos ou
demissões em massa quando há a necessidade de ajustes no quadro de
funcionários nas organizações.

Levar demandas e preocupações profissionais para casa pode ser uma


ação perigosa. Afinal, o convívio familiar é primordial e necessário. Reflita
o quanto essa postura já complicou o convívio com familiares e amigos. A
situação inversa também é um fator dificultoso no ambiente de trabalho.

Compreender esses fatores, suas realidades e resultados é primordial


para que você observe que o sistema de gerenciamento de tempo deve
levar em conta todos os papéis do indivíduo, sem fragmentação.

Como aplicar na prática o que aprendeu

Agora que você já sabe a importância do gerenciamento de tempo, inicie


seu gerenciamento com atividades cotidianas, por exemplo, horário de
estudo, lazer com seus filhos, acompanhar familiares em consultas
médicas, rotina de exames, entre outros. Vale até mesmo organizar as
refeições, vestimenta, passeios, etc.

A cada semana inclui-se uma nova informação, demanda do trabalho, um


novo curso, um novo projeto, um hobby, academia, maratonar um seriado,
etc.

Dica: Lembre-se de utilizar a agenda como sua aliada!

Conteúdo bônus

Tópicos avançados

Sugiro a leitura dos seguintes materiais para aprofundamento do tema.

MOREIRA, Adriana Rodrigues et al. A educação profissional e sua


importância no mercado de trabalho. Inova+ Cadernos da Graduação
da Faculdade da Indústria, v. 1, n. 2, 2020.

RODRIGUES, Thales Volpe; DE JESUS, Rômulo Gomes; OLIVEIRA,


Nathan Peixoto. A importância do gerenciamento de projetos para
pequenas e médias empresas. Gestão e Desenvolvimento em Revista,
v. 5, n. 1, p. 4-12, 2019.

Referência Bibliográfica

BARBOSA, Christian. A Tríade do Tempo: a revolução da


produtividade pessoal. Rio de, 2004.

BARBOSA, Christian. 60 estratégias práticas para ganhar mais tempo.


Sextante, 2013.

COVEY, Stephen. Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes:


lições poderosas para a transformação pessoal. Gradiva, Ed, 2017.

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A Matriz do Tempo

I ntrodução

Administrar seu próprio tempo e não ter um objetivo final é o mesmo


que estar faminto e não se alimentar. A definição das metas é
primordial para um planejamento eficaz. É necessário alinhar as metas de
curto, médio e longo prazo no seu planejamento semanal, quinzenal e
semestral, assegurando que estejam em consonância com os objetivos.

Viver em estado constante de stress em que temos muito trabalho todos


os dias, frequentemente resulta em frustração por não termos conseguido
concretizar o que planejamos fazer.

Funciona mais ou menos assim: a gente trabalha e tem um dia intenso,


com muito estresse, muitos problemas para resolver, muitos conflitos e
muitas crises. Mesmo com um livro à espera ou outras atividades
produtivas possíveis, a tendência é buscar uma fuga. O desejo de
'desligar' é forte!

Em vez de escolhermos vídeos educativos ou enriquecer nossos


conhecimentos, caímos na tentação de perambular pelas redes sociais e
assistirmos a fofocas.

Quando o cansaço é grande, não queremos mais fazer nada. Por isso,
acabamos escolhendo filmes leves e descompromissados – comédias
românticas ou filmes 'água com açúcar' – que demandam pouco de nossa
capacidade de reflexão.

Objetivos da aula

• Definir metas.

• Estabelecer a diferença entre urgência e importância.

• Elaborar e criar uma Matriz do Tempo.

Resumo

A modificação de paradigma na gestão do tempo envolve distinguir suas


atividades, sejam elas periódicas e imprevistas em urgência e
importância. Mas será que toda urgência é necessariamente importante?

As metas estão diretamente ligadas à importância. Elas são associadas


ao que é importante para você, aos compromissos que estão alinhados
com seus interesses, princípios e prioridades. É algo que você define sua
importância, sendo o movimento de dentro para fora. Já a urgência está
relacionada ao tempo. Geralmente, é algo imposto a você. Nesse caso, o
movimento aqui é de fora para dentro, algo externo que chega até você e
precisa ser resolvido em um curto tempo.

As metas desempenham um papel fundamental na gestão eficaz do


tempo. Estabelecer metas claras ajuda a definir a direção em que você
deseja direcionar seu tempo e esforço, facilitando a priorização das
atividades. Com metas bem definidas, é possível identificar quais tarefas
são mais importantes para alcançar seus objetivos e alocar seu tempo de
acordo. Ter metas pessoais e profissionais definidas pode ser motivador,
isso dá um propósito claro para suas ações e ajuda a manter o
entusiasmo para completar as tarefas, permitindo que você avalie seu
progresso ao longo do tempo. Você pode medir o quão perto está de
alcançar suas metas e ajustar seu plano conforme necessário. As metas
são essenciais no planejamento estratégico, pois ajudam a definir os
passos necessários para alcançá-las, incluindo a definição de prazos e a
alocação de recursos de forma eficiente. Isso ajuda a evitar o desperdício
de tempo em atividades sem propósito e a tornar-se mais seletivo nas
tarefas que escolhe realizar.
As metas são componente vital da gestão do tempo, pois fornecem um
quadro de referência para a priorização, motivação e direção, contribuindo
para tornar o uso do seu tempo mais eficiente e produtivo.

Portanto, existem tarefas que são simultaneamente importantes e


urgentes, como um conflito com um cliente ou um familiar necessitando
de cuidados. No entanto, muitas atividades são apenas urgentes e não
alinhadas com suas metas, representando, assim, uma mera perda de
tempo.
Como aplicar na prática o que aprendeu

O tempo é dividido em 4 (quatro) quadrantes:

Fonte: Autoria Própria

Diante das seguintes tarefas e situações, pense em quais quadrantes


estaria cada uma delas:

• Crises.

• Problemas urgentes.

• Planejamento.

• Atividades de “fuga”.

• Interrupções desnecessárias.

• Prevenção.

• Relatórios desnecessários.

• Projetos, reuniões e relatórios com prazos finais.

• Preparação (estudo).

• Reuniões, telefonemas, correspondências e e-mails sem importância.

• Telefonemas e e-mails irrelevantes.

• Atividades que desperdiçam o tempo.

• Excesso de TV, internet e pausas prolongadas no trabalho.

• Complicações de alheios sem grande significância.

• Imprevistos.

• Criatividade.

• Construção de relacionamentos.

Agora é a sua vez! Elabore essa ordenação para desenvolver sua


aprendizagem.
Fonte: Autoria Própria

Conteúdo bônus

Tópicos avançados

A MATRIZ DE EISENHOWER é uma ferramenta muito intuitiva que


distribui funções em quatro tabelas de acordo com a urgência ou
importância.

Dessa forma, as tarefas podem ser urgentes, não urgentes, importantes


ou sem importância, combinando sempre as duas classificações, que são
cruciais para a compreensão das prioridades.

Embora muitas empresas ainda insistam que urgente é sinônimo de


importante, os dois conceitos são diferentes. Compreender essa diferença
evitará o acúmulo de tarefas e tornará o dia a dia mais enérgico e
confiante.

Como sugestão para aprofundamento dos conceitos apresentados, sugiro


que assista ao vídeo intitulado ‘MATRIZ DE EISENHOWER (Como
Priorizar as Tarefas Certas)’, que está disponível no canal ‘Blog Abri Minha
Empresa’ no YouTube.

A Matriz do Tempo

É um instrumento extremamente eficiente para o gerenciamento das


atividades e, consequentemente, para a otimização do tempo. Ao
desenvolver a habilidade de priorizar suas tarefas de modo eficaz, a
eficiência no trabalho será progressiva de modo que as metas ao longo
prazo sejam mais claras e assertivas.

Disponível em: https://br.pinterest.com/pin/535435843197879025/. Adaptado pelo autor.

Ladrões do tempo

Os programas de TV são feitos com o intuito de nos entreter. No entanto,


tenha consciência disso da próxima vez que ligar a sua TV. O problema é
que muitas vezes a gente vai no automático e acaba passando horas na
frente da TV e não nos concentramos em nada, só ficamos mudando de
canal ou emendando um programa no outro sem nem perceber. A
internet, embora seja outra vilã quando o tema é tempo, nos traz muitas
informações de forma rápida, nos auxiliando no nosso dia a dia. Uma dica
é utilizar aplicativos que monitoram o tempo que passamos nas redes. O
Iphone, por exemplo, já tem essa opção. Inclusive, você pode ativar
quanto tempo você quer passar por dia em cada aplicativo. Essa função
se chama “Foco”. Para os aparelhos Android, existem alguns aplicativos
para baixar, por exemplo, o aplicativo “Bem-estar digital”, que oferece a
mesma função do Foco do IOS. Assim, você pode ter um controle mais
efetivo sobre o tempo que passa em cada aplicativo, ajudando a gerenciar
melhor sua relação com a tecnologia.

Referência Bibliográfica

BARBOSA, Christian. A Tríade do Tempo: a revolução da


produtividade pessoal. Rio de, 2004.

BARBOSA, Christian. 60 estratégias práticas para ganhar mais tempo.


Sextante, 2013.
COVEY, Stephen. Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes:
lições poderosas para a transformação pessoal. Gradiva, Ed, 2017.

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Trabalhando os quadrantes

I ntrodução

É fundamental a compreensão dos quadrantes para que, ao distribuir


suas tarefas, você perceba uma redução ou até eliminação do
desperdício de tempo.

Agora é o momento de colocar em prática. Fique tranquilo, este é o


momento perfeito para aprimorar suas percepções diante do cenário de
suas atividades tanto profissionais quanto pessoais.

Objetivos da aula

• Adequar as suas atividades profissionais;

• Eliminar o que compromete os objetivos;

• Focar nos quadrantes: I, III e IV.

Resumo

Após compreender a distribuição do seu tempo nos 4 quadrantes da


matriz do tempo, é necessário fazer um trabalho de redução nos
quadrantes I, III e IV. O objetivo é ter cada vez mais tempo para se dedicar
ao quadrante II.

Como extinguir o quadrante IV?

• Reflexão contínua.

• Atenção com os ladrões do tempo: televisão e internet.

• Gerenciamento do estresse.

• Propósito familiar/pessoal.

Como evitar o quadrante III?

• Alinhamento (profissional).

• Discutir a relação (pessoal).

• Esclarecer expectativas.

• Aprender a dizer não e a negociar novos prazos.

• Delegando poder (aumentando o nível de autonomia).

Sendo possível, evite atender todas as suas ligações. Desenvolva uma


regra e/ou filtro na origem das ligações recebidas e no momento de
atendê-las. A interrupção ao desenvolver uma atividade importante
compromete o foco e qualidade da tarefa.

Compreender a importância de dizer NÃO

Esta tarefa é um tanto complexa. Dizer não se torna especificamente difícil


quando, por mais que a atividade proposta seja de nenhuma importância
em sua vida, a pessoa que está pedindo é um parente próximo e/ou
amigo.

A relação apresentada entre os problemas relacionados e as dicas irão


oportunizar o seu próximo NÃO. Observe:

Problemas:

• - Isso vai contra a sua cultura.

• - Muitas vezes reflete antipatia, rispidez ou falta de atenção.


• - Dicotomia entre a não importância da tarefa e a importância da
pessoa.

Dicas:

• - Desenvolva um planejamento semanal como escudo.

• - Reflita sobre a tarefa que você não concluirá para atender ao pedido.

• - Faça os seguintes questionamentos: esta atividade é imprescindível


nesse exato momento? Minha presença é indispensável? Há a
necessidade de ser realizada essa tarefa?

• - Não use o TALVEZ.

• - Ao superior: transfira a ele a decisão sobre as suas prioridades.

• - Fuja da popularidade e tenha coragem!

Como reduzir o quadrante I?

• - Desenvolva um planejamento semanal.

• - Cuidando dos relacionamentos.

• - Delegando.

• - Meta: 25% em urgências.

Para saber o momento certo de dizer não, pese os prós e os contras de


cada comportamento, suas prioridades e como você se sente a respeito.

Além disso, o poder da gratidão e da bondade deve ser sempre exercido.


Lembre-se de que dizer não a algo não significa dizer não à pessoa que o
solicita. Seja educado e mantenha sua posição. Se você for consistente e
gentil, verá gradualmente um aumento notável no respeito e na
consideração pelos seus valores.

No final das contas, saber dizer “não” nada mais é do que priorizar seus
objetivos e, claro, sempre considerar as consequências de suas ações
sobre você e os outros.

Como aplicar na prática o que aprendeu

Faça uma reflexão e defina quais são as principais atividades pessoais,


acadêmicas e/ou profissionais na sua semana nos seguintes quadrantes:
QI, QII, QIII e QIV. Para aprofundar ainda mais essa reflexão, reflita:

• O que você faria para eliminar o QII? E o QIV?

• O que você faria para REDUZIR o QI?

Conteúdo bônus

Tópicos avançados

Para aprofundar suas pesquisas acerca da gestão do tempo, recomendo


a leitura dos materiais abaixo, que estão disponíveis gratuitamente no
Google em versão PDF:

• BIRD, Polly. Gestão do tempo. Leya, 2020.

• MOURA, Fernanda Rissi et al. A importância do bem estar no


ambiente de trabalho. 2023.

Referência Bibliográfica

BARBOSA, Christian. A Tríade do Tempo: a revolução da


produtividade pessoal. Rio de, 2004.

BARBOSA, Christian. 60 estratégias práticas para ganhar mais tempo.


Sextante, 2013.
COVEY, Stephen. Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes:
lições poderosas para a transformação pessoal. Gradiva, Ed, 2017.

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Preparando a Casa

I ntrodução

Para um sistema de gerenciamento de tempo efetivo e qualitativo,


oriente-se pelos seguintes temas: contatos, compromissos, notas e
tarefas. Além disso, a escolha das ferramentas que irão auxiliar no
processo de maneira integrada é fundamental. Diante das ferramentas
apresentadas, você irá definir, adequar e customizar de maneira que elas
sejam adequadas a sua realidade e demandas cotidianas.

Objetivos da aula

• Desenvolver sinergia;

• Relacionar as atividades cotidianas em correspondência;

• Desenvolver habilidades para uma rotina organizada.

Resumo

Contatos

Registre todos os dados que você tiver de uma pessoa em um só lugar.


Anote o número do telefone, e-mail, empresa, cargo, endereço, entre
outros dados no seu telefone e/ou no seu provedor de e-mail. Utilize
também o campo ‘notas’ do seu contato para anotar qualquer outra
informação que ache relevante, por exemplo, a data de aniversário.

Estabeleça o maior network possível. Isso é importante tanto do ponto de


vista pessoal quanto profissional. Cultive o “vínculo fraco”, ou seja,
mantenha contato com aquelas pessoas que não são do seu vínculo forte.
Isso vai facilitar, por exemplo, na busca por novas oportunidades de
emprego, facilitando recomendações ou indicações.

Além disso, crie grupos no provedor de e-mail para facilitar comunicações


específicas e recorrentes. Seja criterioso com os contatos do Facebook e
use o LinkedIn. Essas redes sociais são excelentes ferramentas para
cultivar os vínculos fracos. Lembrando que cada rede tem seu perfil
específico. O Facebook tem um foco muito mais pessoal e o LinkedIn um
foco mais profissional. Portanto, não misture as informações postando sua
vida pessoal no LinkedIn, por exemplo. As principais ferramentas para
guardar contatos são: celular, provedores de e-mail, computador, agenda
física ou digital.

Compromissos

Anote todos os compromissos em uma plataforma com lembrete. Mesmo


que você tenha o hábito de anotar em sua agenda física, é importante
colocar um lembrete no seu celular para maximizar a eficiência dessa
prática. Lembrando que o ideal é diminuir o número de interrupções.
Então, ajuste os lembretes para que não interrompam suas atividades -
seja um aviso via e-mail ou um pop-up na tela. Lembretes antecipados
podem ajudar a preparar-se melhor para o compromisso. Ao utilizar um
provedor que tenha a opção de agenda faz com que você compartilhe
com as pessoas envolvidas as informações da reunião. Nesse caso, peça
para elas confirmarem a presença e os demais dados necessários para a
reunião, como a pauta, por exemplo, já visível a todos. Utilize a ferramenta
“repetir” para eventos recorrentes, como reuniões semanais, mensais e
até mesmo aniversários.

Importante: não registre uma tarefa como compromisso. O compromisso


está relacionado com outras pessoas. As principais ferramentas para
anotar compromissos são: o calendário, Google Agenda, agenda
tradicional, entre outros.

Anotações

As anotações que estão na nossa construção do conhecimento são de


fundamental importância, por isso devem estar organizadas. Defina onde
você fará suas anotações, garantindo que possa acessá-las e revisá-las
quando necessário. Sempre que apropriado, associe uma tarefa à
anotação, evitando que informações valiosas sejam esquecidas. Sugiro
que crie pastas em seu computador para organizar artigos,
apresentações, entre outras pesquisas. As principais ferramentas para
fazer anotações são: aplicativos de celular, Outlook, bloco de notas, folha
de anotações, entre outros.

Tarefas

Dentre os quatro pilares da gestão do tempo, os dois mais importantes


são: os compromissos e as tarefas. Enquanto compromissos envolvem
interações e acordos com outras pessoas, tarefas referem-se, na maioria
das vezes, a responsabilidades individuais. Lembre-se:

• Registre todas as suas tarefas importantes para que você não caia no
erro de responder na urgência e não na importância.

• Use a ferramenta “repetir” para eventos recorrentes.

• Defina sempre um prazo, mesmo que tenha que adiar constantemente.

• Transforme e-mails em tarefas (copiando os dados relevantes).

• Seja criterioso no uso de lembretes.

As principais ferramentas para registrar tarefas são: aplicativos de celular,


Google Tarefas, Outlook, bloco de notas, entre outros.

O estilo é um ponto importantíssimo na sua análise. Suas preferências,


seu comportamento e características individuais determinarão se o seu
estilo é totalmente online, totalmente offline ou misto.

Na prática, é essencial reconhecer e abraçar o estilo que você se sente


mais confortável, pois isso impacta diretamente em como você gerenciará
eficientemente seu tempo.

Como aplicar na prática o que aprendeu

A escolha do seu estilo no dia a dia te ajudará a definir quais ferramentas


você utilizará para os 4 pilares da gestão do tempo.

Se você é o tipo de pessoa que funciona utilizando só as ferramentas


online, como smartphone, computador e aplicativos, então seu estilo é
totalmente online, pois não utiliza nenhum recurso fora da tecnologia
digital para se organizar.

Agora, se você não consegue se organizar com a tecnologia digital e


prefere apenas utilizar as agendas, planners e blocos de anotações, como
o famoso papel e a caneta, logo seu estilo é totalmente offline. No entanto,
se você é híbrido e utiliza parte da tecnologia digital e parte do papel e
caneta, seu estilo é o misto. Faça sua análise e defina qual é seu estilo. E
a partir disso, será possível definir melhor as ferramentas para cada pilar
da gestão do tempo.

Conteúdo bônus

Tópicos avançados

Para desenvolver suas aprendizagens e potencializar sua gestão de


tempo, sugiro o vídeo intitulado ‘Você supervaloriza as Urgências?’, que
está disponível no canal Christian Barbosa no YouTube.

O planejamento visa sempre partir de uma situação atual para atingir uma
situação futura desejada através de ações que devem ser feitas em um
determinado período.

Assim, as ações previstas em um plano devem ter prazos prefixados (que


podem variar ou não a depender da urgência). De acordo com o prazo
previsto para a realização dessas ações, pode-se classificar o
planejamento em:

• Planejamento de curtíssimo prazo.

• Planejamento de curto prazo.

• Planejamento de médio prazo.

• Planejamento de longo prazo.


Os períodos podem variar para cada pesquisador. No entanto, aqui no
nosso curso como o foco é a gestão do tempo, vamos trabalhar com os
seguintes prazos para cada tipo de planejamento:

• Curtíssimo prazo: estamos falando daquilo que nos propomos a fazer


no dia, tudo o que planejamos para aquele dia. Caso surja algum
imprevisto, será necessário reagendar alguma tarefa programada. Além
disso, é necessário lembrar sempre da importância e da urgência de
cada tarefa. É o que chamamos de follow up diário. O foco é a
priorização, garantindo que as atividades mais urgentes e importantes
sejam tratadas primeiro.

• Curto prazo: é aquele que realizamos no decorrer de uma semana.


Neste planejamento incluímos nossas tarefas da semana, por exemplo,
compromissos pessoais e profissionais. O objetivo é trabalhar de
maneira prazerosa e produtiva.

• Médio Prazo: compreende atividades que demorem menos de um ano


para serem realizadas e mais do que um mês, como o caso de
participação em eventos, viagens nacionais, cursos, treinamentos, entre
outros. O objetivo é a organização de rotina, assegurando que nossas
atividades diárias estejam em sintonia com nosso propósito maior.

• Longo prazo: são aquelas metas que levam mais de um ano para
serem realizadas, como o planejamento de um casamento, a compra
de um apartamento ou carro. O objetivo é a construção de um legado, o
delineamento do futuro que almejamos.

Veja a tabela a seguir:

Fonte: O próprio autor.

Referência Bibliográfica

COVEY, Stephen R. Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes.


São Paulo:Editora Best Seller, 1999, 2a ed.

BARBOSA, Christian. A tríade do tempo. Rio de Janeiro: Editora


Sextante, 2011.

BARBOSA, Christian. 60 estratégias práticas para ganhar mais tempo.


Rio de Janeiro: Editora Sextante, 2013.

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Planejamento Semanal

I ntrodução

Ao desenvolver o seu planejamento semanal, o seu gerenciamento


de tempo e assertividade na análise das demandas, os resultados
alcançados serão positivos, proporcionando-lhe maior autonomia em suas
tarefas. A definição dos papéis e sua importância são instrumentos que
lhe possibilitam alavancar a sua produtividade e focar em sua vida
pessoal e/ou profissional com mais qualidade de tempo.

Objetivos da aula

• Definir os papéis semanais;

• Acompanhar as ações diariamente;

• Realizar uma análise constante.

Resumo

Para seu planejamento semanal, é importante desenvolver a prática.


Reserve, em média, de 20 a 30 minutos para se dedicar a essa tarefa,
que será suficiente para análise e organização.
É importante observar que o planejamento semanal refere-se à
organização de sua rotina, com foco na execução, buscando otimizar o
tempo destinado ao planejamento. Uma dica é realizar esse planejamento
na sexta-feira à tarde, pois essa antecedência permite uma análise com
maior tranquilidade. Evite desenvolver essa ação na segunda-feira pela
manhã; afinal, a segunda-feira por si, já é desafiadora, pois marca o fim do
tão esperado final de semana.

Definir os papéis da semana, atrelado ao planejamento semanal com


certeza você terá resultados positivos e esperados. Mas fique atento, o
acompanhamento diário é necessário e essa ação irá balizar todas as
ações futuras e análises. Pois continuamente haverá novas demandas e
análises inseridas em seu contexto. O Foco é no curtíssimo prazo: tarefas
e compromissos.

Para toda ação é necessária uma revisão do que já foi realizado, uma
análise profunda dos pontos positivos e negativos, além de desenvolver
estratégias para potencializar os pontos positivos.

Desenvolver um passo a passo para esse planejamento é primordial:

• Revisão do planejamento da semana antecedente.

• Listar novas tarefas.

• Excluir as tarefas executadas e finalizadas.

• Desenvolver o rastreamento das tarefas delegadas.

• Estrategiar novos prazos para as tarefas não cumpridas.

• Reagendar compromissos não realizados.

Averiguar os compromissos da semana é primordial e necessário.


Desenvolver uma análise para dimensionar o quantitativo dos encontros e
reuniões em relação às tarefas da semana é importante. Haverá
momentos em que o reagendamento se tornará uma ferramenta assertiva
e mais produtiva, evitando assim o desperdício de tempo. Esteja atento às
demandas: para cada compromisso, analise e avalie os dados e
informações. O envio de relatórios é uma ação que consome tempo, pois
você precisará trabalhar os dados para que os demais compreendam a
análise realizada. Uma boa prática é confirmar os compromissos. É
importante que as pessoas saibam que você possui uma agenda e se
preocupa com o tempo destinado ao desenvolvimento de um
projeto/tarefa.

A definição das tarefas semanais requer uma análise da dimensão,


execução e tempo disponível. Adiar os compromissos para a semana
subsequente é uma ação assertiva, mas use essa estratégia com
moderação. Ao estabelecer as tarefas prioritárias, distribua-as ao longo da
semana. Tenha atenção ao número de tarefas e assegure-se de definir
um período de descanso e momentos para qualidade de vida.
É essencial manter o foco na importância da verificação diária. Anote e
registre o que não foi realizado nos dias anteriores, avalie as causas e
desenhe novas estratégias para finalizar essas atividades. Analise a
agenda do dia e decida, de forma produtiva, o que pode, deve ou não ser
adiado entre suas tarefas e compromissos.

Como aplicar na prática o que aprendeu

Para toda ação é necessária uma revisão do que já foi realizado, uma
análise profunda dos pontos positivos e negativos, além de desenvolver
estratégias para potencializar os pontos positivos.

Desenvolver um passo a passo para esse planejamento é primordial:

• Revisão do planejamento da semana antecedente.

• Listar novas tarefas.

• Excluir as tarefas executadas e finalizadas.

• Desenvolver o rastreamento das tarefas delegadas.

• Estrategiar novos prazos para as tarefas não cumpridas.

• Reagendar compromissos não realizados.

Conteúdo bônus

Tópicos avançados

Te convido a ouvir o podcast do Christian Barbosa chamado ‘MAIS


TEMPO - Como desenvolver seu Mindset Produtivo’, que está disponível
gratuitamente no Spotify. Esse profissional é uma referência para auxiliar
na prática e compreensão do gerenciamento do tempo com
produtividade.

Referência Bibliográfica

BARBOSA, Christian. A tríade do tempo. Rio de Janeiro: Editora


Sextante, 2011.

BARBOSA, Christian. 60 estratégias práticas para ganhar mais tempo.


Rio de Janeiro: Editora Sextante, 2013.

COVEY, Stephen R. Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes.


São Paulo: Editora Best Seller, 1999, 2a ed.

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Dicas Práticas

I ntrodução

Torna-se necessária uma atenção especial à nossa caixa de e-mails


e seu gerenciamento. Caso contrário, essa ferramenta torna-se uma
vilã para o foco das atividades. O mesmo ocorre para as reuniões, que
devem ser objetivas, contribuindo para a execução das demandas e
tarefas de modo produtivo.

Objetivos da aula

• Organizar as tarefas;

• Entender a importância do planejamento;

• Gerenciar as atividades profissionais e acadêmicas.

Resumo

O e-mail surgiu em meados da década de 1970, inventado pelo


engenheiro Ray Tomlinson, a quem se atribui o envio da primeira
mensagem por e-mail. Desde então, o e-mail ganhou texto,
funcionalidades e aplicações diversas e avançadas.
No Brasil, essa ferramenta de comunicação surgiu na década de 1990,
quando o país estava apenas começando a usar a Internet. Tornou-se
popular em 1996 com a criação de provedores gratuitos. Primeiro veio o
Hotmail, seguido por Gmail, Yahoo, entre outros.
Hoje, mesmo com a popularidade das redes sociais na Internet, o e-mail
ainda ocupa um lugar importante como meio de comunicação,
principalmente no mundo dos negócios e no atendimento ao cliente.
Por ser um dos métodos de comunicação mais utilizados, o fluxo diário de
mensagens entre empresas e clientes tende a ser enorme. Então, com
tantos e-mails circulando, saber gerenciá-los é fundamental para
organizar o dia a dia da sua empresa.
Além de aumentar a eficiência e a produtividade no trabalho diário, a boa
gestão de e-mails também é uma das chaves para melhorar o
relacionamento entre empresas e clientes. Afinal, uma gestão eficiente
evita que mensagens relevantes se percam ou que assuntos urgentes
deixem de ser respondidos.
A caixa de entrada do seu e-mail é a janela de sua organização. Não
deixe os e-mails resolvidos e finalizados acumulados; direcione-os para
uma subpasta. Atente-se ao Spam: sinalize os recebidos indesejados,
cancele os cadastros em mailings que não lhe interessam mais.

Reduza o quantitativo de respostas como: ok, ciente, obrigado entre


outras. Ao escrever um e-mail, releia para que todos os pontos
importantes sejam apresentados. Além disso, verifique se há uma
eloquência textual para que sua mensagem seja compreendida por todos
que irão receber. Uma sugestão é utilizar tópicos e marcadores. Evite
repreensões por e-mail; prefira um feedback presencial e reservado.

Desenvolva suas atividades e acompanhe para que os demais realizem


suas tarefas conforme os prazos. Afinal, o trabalho em conjunto é muito
importante e todos devem contribuir.Essas práticas podem reduzir, em
média, de 15% a 25% o volume de e-mails abertos sem resolução ou
relevância.

Encaminhe seu e-mail para as pessoas específicas que fazem parte do


projeto. Em vez de apagar os e-mails, utilize subpastas, pois pode ser
necessário revisar dados, ações e informações

O hábito de criar pastas e/ou subpastas é importante do mesmo modo


que criar grupos de destinatários específicos ao projeto, assunto,
demanda e etc. Estipule uma rotina para “zerar” a verificação da sua caixa
de entrada.

As reuniões são necessárias e fazem parte de todo o contexto profissional


e, por vezes, pessoal. Então, tornar esses momentos objetivos, produtivos
e assertivos é um desafio.

Reserve um momento para definir a pauta de cada reunião, selecione os


participantes e defina um horário de início e término. Encaminhar os
documentos pertinentes aos envolvidos é outra ação positiva. Além disso,
não se esqueça de: iniciar sempre no horário combinado.
Como aplicar na prática o que aprendeu

Para evitar a sensação de desorganização, os sentimentos de sufoco e


culpa, assim como a impressão de não dar conta de suas tarefas e
demandas, é fundamental a organização de seus e-mails. Essa
ferramenta é importantíssima para a comunicação diária entre
organizações e clientes. O gerenciamento adequado dos e-mails contribui
para o aumento da eficiência e produtividade.
Dedique uma atenção especial à sua caixa de entrada e gerencie as
mensagens consideradas SPAM. Além disso, reduza respostas como
ciente, obrigada e ok. E, por fim, seja objetivo ao escrever seus e-mails.

Conteúdo bônus

Tópicos avançados

Para potencializar seus estudos, sugiro que você assista ao vídeo


intitulado ‘David Grady: Como salvar o mundo (ou pelo menos a si
mesmo) de reuniões ruins’, que está disponível no canal TED no
YouTube.

Referência Bibliográfica

BARBOSA, Christian. A tríade do tempo. Rio de Janeiro: Editora


Sextante, 2011.

BARBOSA, Christian. 60 estratégias práticas para ganhar mais tempo.


Rio de Janeiro: Editora Sextante, 2013.

COVEY, Stephen R. Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes.


São Paulo: Editora Best Seller, 1999, 2a ed.

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