Secretarioo Escolar

Conselho Estadual de
Educação
ORGANIZAÇÃO ESCOLAR: ATIVIDADES DESENVOLVIDAS NA

SECRETARIA DA ESCOLAR
Secretaria da Escola
● A secretaria da escola é o setor que tem como principal
função a realização de atividades de apoio ao processo
técnico-administrativo, onde se concentram as maiores
responsabilidades relativas à vida escolar do aluno.
● Na escola, deve existir instalação exclusiva destinada aos
serviços da secretaria, a fim de resguardar seu acervo de
escrituração escolar e documentos importantes.
SECRETARIA ESCOLAR
FUNÇÃO E COMPETÊNCIA DO SECRETÁRIO ESCOLAR

Secretário Escolar nos termos da Resolução CEE Nº 333/93
Curso de Formação Inicial de Secretário Escolar nos termos da Resolução

CEE Nº 388/2004
O cargo de
secretário escolar
Curso de Técnico em Secretário Escolar – Eixo de Desenvolvimento
será exercido por Educacional e Social – Resolução nº 483/2020
profissional, de
acordo com as Curso Formação Inicial – Cursos de Graduação Resolução CNE nº 05/2010
normas do CEE
Em caso de impedimento ou ausências, deverá ser substituído por por um
profissional habilitado.
ÉTICO
CARACTERÍSTICAS
RESPONSÁVEL
PESSOAIS ORGANIZADO
DE UM SECRETÁRIO
ESCOLAR
HABILIDADE
PARA O
RELACIONAMENTO
HUMANO
Competências e atribuições do Secretário Escolar
a) matrícula e transferência de alunos;
b) Avaliações internas e externas, e da avaliação institucional;
c) Relatório Anual de Atividades, Censo Escolar/Inep - Resolução nº 510/2023
d) leis, decretos, regulamentos e normas
e) lavrar atas de resultados finais e especiais,
f) manter atualizados e organizados os arquivos dinâmico e estático

Competências e atribuições do Secretário Escolar
g) correspondência oficial interna e externa.
h) Instrumentos de gestão da escola;
i) identificar e executar no seu nível de competência, as diretrizes constantes nos instrumentos gerenciais
da escola;
j) conferir, assinar, arquivar e expedir a documentação referente à vida escolar dos alunos;
l) frequência estudantes, professores e servidores (as) da escola;
m) organização dos processos de legalização

Arquivo Escolar
O Parecer CNE nº 16/97, em seus artigos 2º, alínea “a” e “b”, determina a existência, para cada escola, de
arquivo escolar, contendo duas seções denominadas arquivo dinâmico ou de movimento e arquivo estático
ou permanente.
ARQUIVO: Consiste na guarda e preservação de toda documentação do aluno e da escola.
Arquivo Dinâmico (vivo): contém todos os documentos referentes aos alunos matriculados .
Arquivo Permanente (morto) - consta das pastas dos alunos que já concluíram os estudos ou se
transferiram para outro estabelecimento de ensino.
ESCRITURAÇÃO ESCOLAR
A escrituração escolar tem por finalidade registrar, sistematicamente, a vida da escola e de cada
aluno.
Inúmeras são as ocorrências que devem ser registradas em livro próprio.
● Livro de matrícula de alunos; Livro de atas de resultados finais; Livro de atas especiais;
● Livro de registro de certificados e diplomas; Livro de ponto de professores, técnicos e funcionários;
● Livro de atas de reuniões; Livro de protocolo;
● Livro de ata de licitações.
OBS : Atualmente, muitas escolas estão equipadas com computadores, utilizando-se da tecnologia da
informática.
Escrituração Escolar
INCINERAÇÃO DE DOCUMENTOS
O processo de incineração de documentos escolares deverá ser regulamentado no Regimento

Escolar.
Os documentos transitórios poderão ser incinerados após 05 (cinco) anos de uso, devendo ser
registrados em termo próprio, onde serão discriminadas a espécie do documento e a indicação dos
livros em que tenham sido registrados os conteúdos do referido documento.
A ata deverá ser assinada pelo diretor, secretário e um representante dos professores, sendo
arquivada na própria escola.
Irregularidades detectadas no Arquivo:
Lacuna no histórico escolar do aluno, por reprovação em série anterior ou por ter deixado de
cursar alguma série e foi matriculado na série seguinte;
Documentos com emendas, rasuras ou falsificações;
Ausência de documentação por ocasião da matrícula;
Promoção de alunos sem a devida recuperação de estudos;
Ausência de registros ou registros inadequados relativos à vida escolar dos alunos;
Funcionamento da escola, cursos e etapas sem a devida autorização do órgão competente;
Ausência da assinatura do diretor, secretário ou responsável pela escrituração do documento.

Regularização de vida escolar - RESOLUÇÃO Nº 501/2022
procedimento legal adotado pela instituição de ensino para suprir lacunas e omissões
detectadas na vida escolar do estudante, deverá constar no Regimento;
as avaliações deverão ser registrados em Ata Especial cuja cópia será anexada à pasta
individual do(a) aluno(a), fazendo o fato constar na Ficha Individual e no Histórico Escolar
QUANDO O ESTUDANTE COMPROVAR ESCOLARIDADE COM DESEMPENHO SATISFATÓRIO E REPROVAÇÃO
OU AUSÊNCIA EM SÉRIE ANTERIOR
A vida escolar do estudante está regularizada nos termos do Art. 24 da Lei nº 9.394/1996 e da
Resolução CEE nº 501/2022, por ter obtido resultados satisfatórios em séries subsequentes.
Procedimentos adotados – LDB nº 9.394/1996
Classificação
Reclassificação
Aproveitamento de estudos
Complementação curricular
Classificação – Art.24 LDB 9.394/1996
Poderá ser realizada por:
a) – promoção
b) - transferência
c) - independentemente de escolarização anterior.
OBS: QUANDO O ESTUDANTE NÃO COMPROVAR ESCOLARIDADE, REGISTRAR NA

FICHA INDIVIDUAL E NO HISTORICO ESCOLAR
O estudante foi classificado para o .........série/ano, nos termos do Art. 24 da Lei nº 9.394/1996,
Inciso “......” alínea “......” , e Resolução CEE nº 501/2022, obtendo os seguintes resultados:
Português......; Matemática.......;
Reclassificação
Reclassificação é o processo pelo qual a escola avalia o grau de experiência do estudante
matriculado, a forma diversa de organização de ensino ou país.
Ao receber o estudante transferido, procedente do País ou do exterior, a instituição de ensino

poderá efetuar a sua reclassificação para o ano/série ou o período correspondente ao seu efetivo
desenvolvimento escolar, conforme previsto na legislação em vigor.
O estudante poderá, por meio da Reclassificação, retornar, permanecer ou avançar em mais de

um ano/série letiva ou ser promovido(a) do ensino fundamental para o ensino médio.
QUANDO O ESTUDANTE COMPROVAR ESCOLARIDADE DO ESTRANGEIRO TRANSCREVER OS DADOS DA
ESCOLA, CH, E CONTEUDOS DA SERIE CURSADA PARA O HISTORICO ESCOLAR E FICHA INDIVIDUAL
OBS:
1 - O estudante foi reclassificado para o .........série/ano, nos termos do Art. 23 da Lei nº 9.394/1996 e da
Resolução CEE nº 496/2021.
Aproveitamento de estudos
procedimento legal que permite à escola aproveitar estudos realizados com êxito, no mesmo nível, com
carga horária e objetos de conhecimento compatíveis, podendo agrupar 02 (dois) ou mais componentes
curriculares.
deverá ser realizado mediante a apresentação do histórico escolar, que será apreciado pelo professor do
componente curricular.
para casos específicos, poderá haver aproveitamento de estudos mediante a análise de componentes
curriculares, conteúdos, carga horária, anos, séries, períodos, ciclos ou etapas em que o estudante obteve
aprovação e constatação de sua equivalência ao currículo adotado pela escola de destino ou mediante
avaliação do conhecimento a ser aproveitado.
OBS PARA CONSTAR NO HISTORICO E FICHA INDIVIDUAL
O estudante submeteu-se ao processo de aproveitamento de estudos concluídos com êxito, das

disciplinas/componentes curriculares......................, ......................, ................, nos termos do
Art.24, inciso V, alínea “ d “, e Resolução CEE nº 501/2022
Estudos realizados em instituição irregular
ser realizada por instituição de ensino credenciada e com curso reconhecido há, pelo menos,
3 (três) anos, de acordo com as normas complementares do CEE, e que não tenha sofrido
processo de auditoria ou de sindicância, com irregularidade comprovada, por igual período;
submeter-se à avaliação de conhecimentos dos componentes curriculares das etapas dos
ensinos fundamental e médio e suas modalidades, para fins de prosseguimento ou certificação
de estudos;
adotar o procedimento da classificação para prosseguimento ou conclusão de estudos,
permitindo, a matrícula do aluno no ano/série ou etapa adequada ou a obtenção do respectivo
certificado ou diploma;
O egresso de cursos de educação profissional técnica de nível médio, ministrados por
instituições de ensino não credenciadas, poderá regularizar sua vida escolar mediante os
procedimentos estabelecidos nas competências e habilidades previstas no CNCT.
Complementação de Estudos
É o processo que a escola verifica os componentes curriculares obrigatórios não

cursados pelo(a) estudante e os complementa, de acordo com a matriz curricular.
1 - Poderá ser realizada por meio de aulas, trabalhos, pesquisas ou outras
atividades pedagógicas.
OBS :
O estudante submeteu-se ao processo de complementação curricular dos componentes
curriculares referente ao ensino (fundamental/ médio), obtendo os seguintes resultados:
Português.........; História........; Biologia........;
Convalidação de estudos
Estudantes que concluíram a última etapa da educação básica (ensino
médio) com irregularidades no ensino fundamental e tendo essa etapa
sido sanada, a instituição de ensino deverá convalidar os estudos do
ensino médio de forma a regularizar a situação identificada.
OBS : Fazer constar no Histórico Escolar do estudante a seguinte

observação:
Estudos do ensino médio convalidados nos termos da Resolução CEE

nº 501/2022.

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FUNÇÃO E COMPETÊNCIA DO SECRETÁRIO ESCOLAR

Curso de Formação Inicial de Secretário Escolar nos termos da Resolução

b) Avaliações internas e externas, e da avaliação institucional;

c) Relatório Anual de Atividades, Censo Escolar/Inep - Resolução nº 510/2023

d) leis, decretos, regulamentos e normas

e) lavrar atas de resultados finais e especiais,

f) manter atualizados e organizados os arquivos dinâmico e estático

g) correspondência oficial interna e externa.

h) Instrumentos de gestão da escola;

l) frequência estudantes, professores e servidores (as) da escola;

m) organização dos processos de legalização

ARQUIVO: Consiste na guarda e preservação de toda documentação do aluno e da escola.

O processo de incineração de documentos escolares deverá ser regulamentado no Regimento

Ausência de documentação por ocasião da matrícula;

Promoção de alunos sem a devida recuperação de estudos;

Ausência de registros ou registros inadequados relativos à vida escolar dos alunos;

Funcionamento da escola, cursos e etapas sem a devida autorização do órgão competente;

Ausência da assinatura do diretor, secretário ou responsável pela escrituração do documento.

OBS: QUANDO O ESTUDANTE NÃO COMPROVAR ESCOLARIDADE, REGISTRAR NA

Ao receber o estudante transferido, procedente do País ou do exterior, a instituição de ensino

O estudante poderá, por meio da Reclassificação, retornar, permanecer ou avançar em mais de

OBS PARA CONSTAR NO HISTORICO E FICHA INDIVIDUAL

O estudante submeteu-se ao processo de aproveitamento de estudos concluídos com êxito, das

É o processo que a escola verifica os componentes curriculares obrigatórios não

OBS : Fazer constar no Histórico Escolar do estudante a seguinte

Estudos do ensino médio convalidados nos termos da Resolução CEE

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