Planejamento e Estruturação de Arquivos Corporativos
Planejamento e Estruturação de Arquivos Corporativos
Planejamento e Estruturação de Arquivos Corporativos
• Gestão Documental
• Órgãos internacionais e nacionais normativos
dos princípios e políticas de gestão de arquivos
• Instrumentos de pesquisas em Arquivo
• Métodos de Arquivamento
• Planejamento e estruturação de Arquivo
Internacionais:
Brasil:
Arquivo Nacional
Conarq
GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS
ISO/TR 13028:2010 - Information and documentation - Implementation guidelines for digitization of records
ISO 16175-1:2010 - Information and documentation -- Principles and functional requirements for records in electronic office
environments -- Part 1: Overview and statement of principles
ISO 16175-3:2010 - Information and documentation -- Principles and functional requirements for records in electronic office
environments -- Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business systems
ISO 16175-2:2011 - Information and documentation -- Principles and functional requirements for records in electronic office
environments -- Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems
ISO/TR 23081-3:2011 - Information and documentation -- Managing metadata for records -- Part 3: Self-assessment method
ISO 30300:2011 – Information and documentation -- Management systems for records -- Fundamentals and vocabulary
ISO 30301:2011 - Information and documentation -- Management systems for records – Requirements
ISO 13008:2012 - Information and documentation -- Digital records conversion and migration process
ISO/TR 17068:2012 - Information and documentation - Trusted third party repository for digital records
ISO/TR 18128:2014 - Information and documentation - Risk assessment for records processes and systems
ISO 30302:2015 - Information and documentation – Management systems for recorsds – Guidelines for implementation
ISO 15489-1:2016 - Information and documentation – Records management – part 1; Concepts and principle
PLANEJAMENTO E ESTRUTURAÇÃO DE ARQUIVOS CORPORATIVOS
Planejamento
para organização
de documentos
Estruturação do
Arquivo
Gestão
Arquivística
Integrada
PLANEJAMENTO DA ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Humano: profissional com conhecimento técnico e científico para a realização das atividades
de classificação dos documentos e informações, avaliação documental, seleção, destinação,
eliminação, preservação, conservação, recuperação, tramitação, disponibilização, dentre outras
funções técnicas e intelectuais.
ESTRUTURAÇÃO DO ARQUIVO
I-recebimento, registro e distribuição dos documentos, bem como controle de sua movimentação;
II-classificação, arranjo, descrição e execução de demais tarefas necessárias à guarda e
conservação dos documentos, assim como prestação de informações relativas aos mesmos;
III-preparação de documentos de arquivo para microfilmagem e conservação e utilização de
microfilme;
IV-preparação de documentos de arquivo para processamento eletrônico de dados.
GESTÃO DOCUMENTAL
Lei 8.159 de 1991
Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.
De acordo com a norma ISO 15.489, os documentos arquivísticos conferem aos órgãos e
entidades a capacidade de:
Autenticidade
Confidencialidade
Enquanto não sejam designados para os arquivos permanentes ou não sejam classificados
como documentos de acesso público ou de transparência, os documentos são constituídos de graus
de confidencialidade e sigilo. Sendo assim, podem ser ultrassecretos, secretos e reservados.
CARACTERÍSTICAS DOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS
Integridade
Os documentos físicos ou digitais para serem judicialmente aceitos devem ser íntegros,
ausente de adulteração ou modificação indevida, durante todo tempo de sua existência.
Organicidade
O documento arquivístico mantém relação com a estrutura funcional corporativo e/ou com
outros documentos dentro do conjunto documental.
Unicidade
Cada documento é único, ainda que, existam cópias ou outras vias originais, cada cópia e via
é único no seu contexto de produção.
ARQUIVO CORRENTE
Nesta fase deve se encontrar os documentos que são frequentemente acessados em razão
do valor primário de suas informações para fins: administrativos, jurídicos, legais e
funcionais.
Aqueles que devem cumprir as razões imediatas pelas quais foram criados no
desempenho funcional, para atender a administração corporativa e funcional, a legislação,
aos órgãos reguladores e fiscalizadores.
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
Nesta fase são contemplados os documentos de origem corrente, que, por já terem cumprido
os prazos para as finalidades primárias das quais foram criados, não são mais acessados com a
mesma frequência.
Nesta etapa do ciclo vital, os documentos devem ser submetidos à avaliação e a aplicação da
tabela de temporalidade, onde será aplicado sua destinação para recolhimento ao arquivo
permanente ou eliminação, conforme critérios preestabelecidos: importância funcional, legal,
informacional, técnico e científico.
ARQUIVO PERMANENTE
⚫ GUIA: ⚫ INVENTÁRIO:
“Destinado à orientação dos usuários no Analítico: “as unidades de arquivamento de
conhecimento e utilização dos fundos que um fundo ou de uma de suas divisões são
integram o acervo de um arquivo permanente.”
identificadas e pormenorizadamente descritas”
⚫ ÍNDICE:
Sumário: “as unidades de arquivamento de um
“Lista sistemática, pormenorizada, dos elementos fundo ou uma de suas divisões são
do conteúdo de um documento ou grupo de identificadas e brevemente descritas”
documentos, disposta em determinada ordem
para indicar e facilitar sua localização no texto.”
⚫ REPERTÓRIO:
⚫ CATÁLOGO:
“São descritos, pormenorizadamente,
“Os catálogos e índices constituem documentos previamente selecionados,
instrumentos voltados para a localização
específica de unidades documentais.” pertencentes a um ou mais fundos, podendo
ser elaborado segundo um critério temático,
cronológico, onomástico ou geográfico.”
INSTRUMENTOS DE PESQUISA
LOPEZ, André.
INSTRUMENTOS DE PESQUISA
CATÁLOGO SELETIVO
SALA
■ HORIZONTAL
Nesse tipo de arquivamento os documentos ficam uns sobre os outros em posição horizontal,
indicado para arquivar plantas cartográficas, mapas e desenhos.
Indicado para ser aplicado em arquivos permanentes e desaconselhável para os arquivos
correntes.
■ VERTICAL
Indicado para os arquivos correntes. Os documentos em caixas ou pastas fica armazenado
um ao lado do outro. Sem necessidade de manipular ou remover outros.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• BÁSICO
Alfabético
Numérico (simples, cronológico e dígito-terminal)
Geográfico
• IDEOLÓGICO (ASSUNTO)
Alfabético (enciclopédico e dicionário)
Numérico (duplex, decimal e uni-termo ou indexação)
• PERSONALIZADO
Variadex, mnemônico, rôneo, automático
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• BÁSICO
Alfabético
Está entre os mais fáceis, ideal quando o volume da massa documental não é tão grande e o
principal vocábulo utilizado na recuperação são os nomes. Ordena-se pelo último
sobrenome.
José Carlos Silva dos Santos Santos, José Carlos Silva dos
Ordem de arquivamento:
Conceição, Claudia da
Oliveira, Anderson
Santos, José Carlos Silva dos
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• BÁSICO
Simples:
Cronológico:
Dígito-terminal:
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• BÁSICO
Geográfico:
Por Estado:
Ordena-se primeiro os estados, depois as cidades e por fim o correspondente. As capitais
ficam sempre em primeira posição no ordenamento.
Por cidade:
Dispõe primeiro a cidades, em seguida o Estado e por fim o correspondente, nesse caso as
capitais não tem preferência em posição.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• IDEOLÓGICO (ASSUNTO)
Alfabético (enciclopédico e dicionário)
Assistência jurídica
Correspondência
Pareces
Gerencia administrativa
Contratos
Contratos de serviços
Contratos de trabalho
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• IDEOLÓGICO (ASSUNTO)
Numérico (duplex, decimal e uni-termo ou indexação)
Duplex:
0 Administração Geral
1 Recursos Humanos
1-1 Admissão de pessoal
1-1-1
2 Qualidade
2-1 Legislação e normas
2-2 Políticas de qualidade
2-2-1 Qualificação de fornecedores
PROCEDIMENTOS E OPERAÇÕES TÉCNICAS
Este instrumento auxilia na gestão de documentos de arquivos através das informações pré
estabelecida que determinam a fase de cada documentos de acordo seu tempo de produção, prazo
de prescrição e relevância da informação. Neste instrumento é definido o tempo na fase corrente,
intermediário e permanente, além de informar se o documento deve ser eliminado ou recolhido para
a guarda permanente.
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO
– TTDA
TABELA DE TEMPORALIDAD E DAS UNIDADES
Fonte: Arquivística,2022.
MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO – MGDA