Universidade Federal da Fronteira Sul

Secretaria Especial de Tecnologia e Informação

Diretoria de Gestão da Informação
Divisão de Arquivos

RECOMENDAÇÕES PARA
ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS DA
UFFS

UFFS
Chapecó
2013
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APRESENTAÇÃO

A preocupação com a organização e o acesso aos documentos públicos é antiga, mas só

recentemente foram dados passos decisivos neste sentido. A Constituição Federal de 1988 dispõe,
no parágrafo 2º do artigo 216, que “cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da
documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela
necessitarem”.

Mais tarde a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de
arquivos públicos e privados, preconiza a revitalização dos serviços arquivísticos do Poder Público
por meio de Programas de gestão de documentos que reúnam procedimentos e operações técnicas
referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos.

Atualmente, com a promulgação do Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012, que

regulamentou a Lei de acesso à informação (Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011), ficou
eminente a necessidade de organização das informações nos órgãos públicos para estarem
disponíveis a sociedade.

No artigo 71, o Decreto prevê que os órgãos e entidades deverão adequar suas políticas de
gestão da informação, promovendo os ajustes necessários aos processos de registro,
processamento, trâmite e arquivamento de documentos e informações. Logo, para o
atendimento dessas normativas, as instituições públicas necessitam ter seus arquivos organizados,
conservados e acessíveis.

Divisão de Arquivos
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SUMÁRIO

1 PRINCIPAIS CONCEITOS …................................................................................................. 04

2 SISTEMÁTICA DA GESTÃO DE DOCUMENTOS EM UNIVERSIDADES FEDERAIS 06
3 APLICAÇÃO DO CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS …................... 08
3.1 Classificação e arquivamento de documentos …...................................................................... 08
3.1.1 Rotinas correspondentes às operações de classificação ….................................................... 08
3.1.2 Rotinas correspondentes às operações de arquivamento …................................................... 09
4 ACONDICIONAMENTO DE DOCUMENTOS …................................................................ 10
5 PROCEDIMENTOS PARA ORGANIZAÇÃO FÍSICA DOS DOCUMENTOS …........... 15
6 CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS …............................................................................. 18
6.1 Manuseio e acondicionamento …............................................................................................. 18
7 CONSIDERAÇÕES IMPORTANTES …................................................................................ 20
REFERÊNCIAS …...................................................................................................................... 22
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1 PRINCIPAIS CONCEITOS

Documento – informação registrada em um suporte, utilizada como prova, ou para consulta e/ou
pesquisa. O documento comprova fatos, resguarda direitos e registra fatos e pensamentos do
homem.

Arquivo – conjunto de documentos, que independente da natureza ou do suporte são reunidos por
acumulação (orgânica) ao longo das atividades de pessoas físicas e jurídicas, públicas ou privadas e
preservados para garantir a consecução de seus objetivos.

Arquivo corrente – documentos que servem regularmente para a administração;

Arquivo intermediário – documentos que são utilizados ocasionalmente, e:

Arquivo permanente – documentos conservados permanentemente.

Classificar – distribuir em classes e nos respectivos grupos, segundo um sistema ou método.

Ordenar – reunir, dispor, colocar em uma sequência.

Avaliar – determinar a importância de alguma coisa.

Classificação – distribuir documentos de um arquivo de acordo com um Plano/Código de

Classificação.

Plano/Código de Classificação – esquema de distribuição de documentos em classes e subclasses,

seguindo uma estrutura hierárquica e lógica que reflete as funções e atividades de uma organização
produtora de documentos.

Ordenação – operação de unir os documentos de um mesmo assunto, relacionando-os uns com os

outros de acordo com uma ordem previamente estabelecida (data, número, nomes, lugares, etc.).

Avaliação – análise do ciclo de vida dos documentos, através dos prazos estabelecidos em uma
Tabela de Temporalidade para sua destinação.

Comissão de Avaliação – grupo multidisciplinar que possui a responsabilidade de definir a

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destinação dos documentos públicos. CPAD/UFFS (Portaria 341/GR/2012)

Destinação – decisão com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para

guarda permanente ou eliminação

Tabela de Temporalidade – instrumento de destinação que determina prazos e condições de guarda

tendo em vista a transferência, recolhimento ou o descarte de documentos.

Transferência – passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.

Recolhimento – passagem de documentos

Gestão de documentos – conjunto de procedimentos e tarefas aplicados aos documentos,

abrangendo sua criação, classificação, tramitação, avaliação e destinação final, visando a eficiência
administrativa e a preservação do patrimônio de interesse histórico-cultural.
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2 SISTEMÁTICA DA GESTÃO DE DOCUMENTOS EM UNIVERSIDADES FEDERAIS

A gestão dos documentos públicos no Brasil é controlada e normatizada pelo Arquivo

Nacional, órgão do Ministério da Justiça responsável por orientar os órgãos da Administração
Pública, por intermédio do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ no que se refere a política
nacional de arquivos, bem como às determinações do Sistema de Gestão de Documentos de
Arquivo da Administração Pública Federal – SIGA, no âmbito público federal, no que diz respeito
aos procedimentos de classificação, avaliação e destinação dos documentos.

O Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo para a

Administração Pública: atividades-meio, foram elaborados por Técnicos do Arquivo Nacional, e
constituem elementos essenciais à organização dos arquivos correntes e intermediários, permitindo
acesso aos documentos por meio da racionalização e controle eficazes das informações neles
contidas.

A utilização desses instrumentos, além de possibilitar o controle e a rápida recuperação de

informações, orienta as atividades de racionalização da produção e fluxos documentais, avaliação e
destinação dos documentos produzidos e recebidos, aumentando a eficácia dos serviços
arquivísticos da administração pública em todas as esferas.

O Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos relativo às

atividades-fim das IFES foram elaborados pelo SIGA seguindo as especificidades das Instituições
Federais de Ensino Superior, tomando como base os instrumentos técnicos de gestão de documentos
elaborados pela Universidade Federal da Paraíba, uma vez que estes mantinham a proposta
metodológica apresentada e desenvolvida pela Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, do
CONARQ, sendo estes instrumentos aprovados através da Portaria Nº 92/AN, de 23 de setembro
de 2011.
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Como as classes 100 a 800 destinam-se ao desenvolvimento das funções e atividades

finalísticas dos órgãos e entidades da Administração Pública, manteve-se as três classes propostas
pelo Código e Tabela da UFPB, que contemplavam as funções de Ensino, Pesquisa e Extensão,
sendo incluídas e/ou alteradas as classes, grupos e subgrupos, após consulta pública à todas as IFES,
que apontou a necessidade do estabelecimento de mais duas classes que contemplassem as novas
atividades que vem sendo desenvolvidas nas IFES em razão da expansão dos programas e das ações
da política nacional de educação empreendida pelo governo federal.

Assim foi criada a classe 400 – Educação Básica e Profissional para atender não só as
Universidades Federais que possuem Colégio de Aplicação, e oferecem o ensino fundamental e
médio, como também para atender as Instituições Federais que possuem ensino técnico-
profissional.

A Classe 500 – Assistência Estudantil, foi criada a partir da necessidade do programa

político de governo e pela existência de planos que vem estimulando a concessão de benefícios e
auxílios, para a permanência dos estudantes nas Instituições Federais de Ensino.

O código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado

para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de
suas funções e atividades.

A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um

mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas relacionadas com a
avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez
que o trabalho é realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete a atividade que o
gerou e determina o uso da informação nele contida.

A classificação define, portanto, a organização física dos documentos arquivados,

constituindo-se em referencial básico para sua recuperação.

No código de classificação, as funções, atividades, espécies e tipos documentais

genericamente denominados assuntos, encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com
as funções e atividades desempenhadas pelo órgão. Em outras palavras, os assuntos recebem
códigos numéricos, os quais refletem a hierarquia funcional do órgão, definida através de classes,
subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular.
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3 APLICAÇÃO DO CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS

A classificação é uma das atividades do processo de gestão de documentos, a qual inclui

procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade no gerenciamento
e controle de informações.

Desta forma, para que o Código de Classificação de Documentos seja aplicado

eficientemente, deve-se levar em consideração algumas operações e rotinas na classificação e
arquivamento de documentos.

3.1 Classificação e arquivamento de documentos

Classificação

A classificação deve ser realizada de acordo com as seguintes operações:

ESTUDO: consiste na leitura do documento, a fim de verificar sob qual assunto deverá ser
classificado.

CODIFICACÃO: consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o

documento.

3.1.1 Rotinas correspondentes às operações de classificação

- Ler o documento, identificando o assunto principal;

- Localizar o assunto no Código de classificação de documento da UFFS;

- Anotar o código (à lapis) na primeira folha do documento;

Obs.: quando o documento possuir anexo (s), este (s) deverá (ão) receber a anotação do (s) código
(s) correspondente (s).

Arquivamento

Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser arquivado, obedecendo às

seguintes operações:

INSPEÇÃO: consiste no exame do (s) documento (s) para verificar se o (s) mesmo (s) se destina
(m) realmente ao arquivamento.
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ORDENAÇÃO: consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto. A

ordenação tem por objetivo agilizar o arquivamento. Além disso, estando ordenados
adequadamente, é possível manter reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto.

Após a ordenação os documentos serão arquivados em pastas suspensas ou caixas-arquivo,

de acordo com suas dimensões.

ARQUIVAMENTO: consiste na guarda do documento no local devido (pasta suspensa, caixa,

prateleira), de acordo com a classificação dada. Nesta fase deve-se ter muita atenção, pois um
documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido, dificultando sua recuperação quando
solicitado posteriormente.

3.1.2 Rotinas correspondentes às operações de arquivamento

- Verificar a existência de antecedentes (documentos que tratam do mesmo assunto);

- Reunir os documentos, colocando-os em ordem cronológica decrescente, sendo o documento com

data mais recente em primeiro lugar e assim sucessivamente, ou o contrário, caso a ordem adotada
for a crescente;

- Ordenar os documentos que não possuem antecedentes, de acordo com a ordem estabelecida
(cronológica, alfabética, numérica, etc.).

- Verificar a existência de cópias, eliminando-as. Caso o original não exista, manter uma única
cópia;

- Arquivar os documentos nos locais devidos, identificando de maneira visível as pastas suspensas,
gavetas, caixas, prateleiras, etc.
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4 ACONDICIONAMENTO DA DOCUMENTAÇÃO

Materiais de Acondicionamento

Atualmente, a UFFS dispõe de dois materiais essenciais para o acondicionamento de

documentos correntes (que são utilizados diariamente pelos setores), as pastas suspensas e as pastas
A-Z.

Para o armazenamento de documentos permanentes são utilizadas as caixas-arquivo e pastas

com elástico.

A escolha de qual material é adequado ao acondicionamento dos documentos, dependerá de

fatores como dimensão e volume da documentação, frequência de utilização e facilidade de
recuperação e acesso aos documentos, em conformidade com o fluxo de trabalho do setor, bem
como com a garantia de que os documentos serão acondicionados com integridade (evitando a
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deterioração e o extravio do suporte).

Obs.: existem documentos que necessitam de suportes especiais para armazenamento. Quando
ocorrer a necessidade, os setores devem contatar a Divisão de Arquivos que orientará o modo mais
adequado para o acondicionamento.

Definido qual meio de acondicionamento será mais adequado à guarda da documentação

(não apenas no presente, mas considerando a previsão de crescimento da produção documental),
inicia-se a etapa de organização dos documentos (memorandos, ofícios, atas, relatórios, portarias,
etc.) nas suas respectivas classes (de acordo com o Código de Classificação de Documentos da
UFFS).

Para facilitar a organização dos documentos, recomenda-se a identificação de cada pasta

(seja suspensa ou A-Z) de acordo com as classes superiores do Código de Classificação.

Dessa forma, a identificação das etiquetas em cada pasta será como apresenta-se:

E assim sucessivamente...

Após a identificação das pastas de acordo com as classes superiores, a disposição do arquivo
será da seguinte forma:
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A partir do momento em que as pastas estiverem identificadas, inicia-se a etapa de

classificação dos documentos na classe a qual pertençam. A identificação da classe onde deve
ocorrer a classificação decorre com base no ASSUNTO do documento. Ex:
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Após a criação das pastas com as classes superiores, é comum que a produção de
documentos tenha um crescimento acelerado, necessitando nestes casos, que sejam criadas divisões
no interior das pastas para que a localização dos tipos documentais não seja prejudicada pelo
montante de documentos.

Tomado-se como exemplo a classe 010 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO, as

subdivisões no interior desta pasta, seriam:

010 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO

011 – Comissões. Conselhos. Grupos de Trabalho. Juntas. Comitês

012 – Comunicação Social

019 – Outros assuntos referentes à organização e funcionamento

OBS: as subclasses de cada classe superior constam no Código de Classificação de Documentos da

UFFS, sendo necessário consultá-lo para identificar a nomenclatura correta das divisões.
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Recomenda-se que a disposição dos documentos em cada divisão e subdivisão, utilize a

ordenação cronológica crescente ou decrescente. Este é mais um critério para agilizar a localização
de um documento.

Para facilitar a organização dos documentos e evitar acumulação ao longo do tempo, a cada
ano os documentos podem (dependendo da frequência com que são consultados) ser transferidos
para caixas-arquivo, que deverão ter o conteúdo identificado de acordo com o seguinte modelo de
etiqueta.
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5 PROCEDIMENTOS PARA A ORGANIZAÇÃO FÍSICA DOS DOCUMENTOS

Ao se iniciar o trabalho de organização documental nos setores sugere-se os seguintes

passos:

- Separar inicialmente a documentação de anos anteriores (para tomar conhecimento dos assuntos
existentes, o que facilitará a organização da documentação recente);

- Distribuir a documentação nas classes superiores do Código (000, 010, 020,030...), pois isso
facilita a primeira classificação documental;

- Após a primeira separação, proceder a classificação levando em consideração as subclasses do

Código (geral para o particular);

- Com a documentação nas devidas classes, proceder a ordenação cronológica dos documentos;

- Estando os documentos devidamente classificados e ordenados, proceder o acondicionamento da

documentação, sendo a documentação corrente armazenada em pastas suspensas, e a documentação
intermediária em caixas-arquivo;

- Nas pastas suspensas, devem ser criadas divisões referentes a cada subclasse da classe superior
que a pasta acondiciona;

Ex: se a pasta for a 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL, internamente terá divisões referentes às
subclasses: Modernização e reforma administrativa, Planos. Programas e Projetos de Trabalho,
Relatórios de Atividades, etc.
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- Todas as pastas suspensas devem ser identificadas com o código e o nome das classes superiores
(quando não couber na etiqueta, pode-se abreviar);

- Para facilitar o arquivamento, as pastas suspensas podem ser numeradas sequencialmente;

- A documentação de anos anteriores deve ser acondicionada em caixa-arquivo identificada com o

modelo de etiqueta da UFFS, que traz as informações da Classe e do período da documentação
armazenada;

- Estando as pastas com a documentação armazenada e devidamente identificadas, deve-se proceder

o arquivamento nos armários ou estantes, respeitando-se a ordem das classes no Código de
Classificação de Documentos; Sugere-se que os setores solicitem junto ao Setor de Patrimônio os
dispositivos para arquivamento de pastas suspensas nos armários, como demonstrado nas figuras a
seguir.
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- Ao final de cada ano, a documentação corrente armazenada nas pastas suspensas pode ser
transferida para caixas-arquivo, como forma de racionalizar o espaço e manter o controle e
acondicionamento dos documentos;

- Sugere-se a elaboração de índices (listagem de assuntos de documentos a serem classificados em

cada classe) para futuras consultas aos documentos, após a organização física da documentação,
sendo que estes devem ser atualizados na medida em que novos documentos forem criados.
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6 CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS

As medidas de Conservação preventiva englobam as melhorias de interferência do meio

ambiente e dos meios de armazenagem e proteção, visando retardar a degradação dos materiais.

6.1 Manuseio e Acondicionamento

Os critérios para manusear um documento são determinantes para uma maior vida útil e de
sua permanência no acervo. Recomenda-se, portanto, a adoção de normas e procedimentos básicos:

- Manter sempre as mãos limpas;

- Usar ambas as mãos ao manusear gravuras, impressos, mapas, etc. sempre sobre uma
superfície plana;
- Não utilizar fitas adesivas tipo durex, fitas crepe, ou outras de qualquer tipo. Esses
materiais possuem alta acidez, provocando manchas irreversíveis onde aplicados;
- Não expor os documentos à luz solar;
- Evitar o uso de colas plásticas (PVA);
- Evitar enrolar documentos, mapas gravuras, etc;
- Nunca umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro tipo de líquido para manusear os
documentos;
- Nunca efetuar marcas nos documentos, seja com dobras ou tintas, usar marcadores de
páginas;
- Não furar ou cortar os documentos;
- Não apoiar os cotovelos sobre os documentos ao ler ou pesquisar;
- Nunca fazer anotações particulares nos documentos;
- Não fazer anotações com canetas e lápis colorido; se preciso, fazê-los a lápis de grafite
macio;
- Evitar o uso de grampos e clipes metálicos nos documentos;
- Não usar carimbos perfurantes ou de relevo. Utilizar carimbos pequenos e em áreas não
escritas ou impressas. Não encharcar o carimbo. Não apertá-lo demais, coloque sobre a
folha um mata-borrão;
- Evitar trazer qualquer tipo de alimento e realizar refeições dentro das áreas destinadas ao
trabalho e manuseio de documentos;
- Não circular com líquidos pelo acervo.
- Para documentos informáticos, usar sempre programas antivírus;
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- Proteger os suportes ópticos de arranhões e da poeira;

- Utilizar caixas-arquivo de boa qualidade, preferencialmente de polionda;
- Para os documentos de uso corrente utilizar pastas suspensas de boa resistência com hastes
e presilhas plásticas;
- Na identificação das caixas e pastas deve-se utilizar etiquetas auto-adesivas impressas
eletronicamente, seguindo as especificações da Divisão de Arquivos.

Outras recomendações importantes:

- Monitoração do ambiente, com temperatura e umidade em níveis aceitáveis. O mais
recomendado é manter a temperatura o mais próximo possível de 20º C e a umidade relativa
de 45% a 50% ;
- A circulação do ar ambiente representa um fator muito importante para amenizar os efeitos
de temperatura e umidade relativas elevadas;
- A radiação da luz pode ser controlada por meio de cortinas e persianas nas janelas que
bloqueiem totalmente o sol; essa medida também ajuda no controle de temperatura,
minimizando a geração de calor durante o dia;
- Deve-se evitar a exposição de documentos à luz natural ou artificial (lâmpadas
incandescentes e fluorescentes), qualquer exposição à luz, mesmo que por pouco tempo, é
nociva e o dano é cumulativo e irreversível;
- Adotar uma política de conservação contra os agentes biológicos de deterioração (fungos,
roedores, insetos), procurando sempre buscar o auxílio de profissionais especializados para
tratar os materiais atacados;
- Adotar uma política de conservação contra a obsolescência tecnológica dos documentos
informáticos, como a migração constante de suporte;
- Finalmente cabe enfatizar que vistorias nos documentos devem ser feitas periodicamente
para revisá-los e manter a higienização, pois limpeza é um dos fatores prioritários de
preservação e deve ser realizada em todas as fases de arquivamento.
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7 CONSIDERAÇÕES IMPORTANTES

Adotando-se as medidas sugeridas para a organização dos documentos, possibilita-se que ao

longo do tempo, seja mantido o controle sobre os documentos existentes e armazenados nos setores,
bem como a sua correta destinação que pode ser: eliminação (mediante aprovação da Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD) ou guarda permanente (custódia realizada pelo
Arquivo Central da UFFS).

Sugere-se a consulta frequente ao Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e

Destinação de Documentos da UFFS (Resolução 008/2011/CONSUNI), instrumentos que
definem a organização e os prazos de guarda e destinação para cada documento produzido ou
recebido pela Universidade.

Sugere-se ainda a consulta à Instrução Normativa 001/SETI/2012, que dispõe sobre o

estabelecimento da política de gestão de documentos da UFFS e ao Manual de procedimentos de
gestão de documentos no Sistema SGPD, sendo que estes documentos subsidiam o
desenvolvimento das atividades arquivísticas na Universidade.

A instituição quando promover a mudança de suporte dos seus documentos deverá observar
os preceitos técnicos da Arquivologia, a legislação em vigor (em especial, a Lei nº 12.682, de 9 de
julho de 2012, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios
eletromagnéticos) e a relação custo-benefício de tal mudança. É importante salientar que os
documentos de guarda permanente poderão ser microfilmados ou mesmo digitalizados, contudo, o
seu original deverá ser preservado.

OBS: Salienta-se que os documentos digitalizados e inseridos no Sistema SGPD não são
documentos originais, pois são apenas cópias dos documentos originais em suporte papel, que
devem ser assinados e enviados aos setores de destino posteriormente ao cadastro do documento
(como físico) no Sistema.
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ONDE ENCONTRAR OS DOCUMENTOS DE GESTÃO DOCUMENTAL DA UFFS?

O Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação de

Documentos da UFFS encontram-se disponíveis para download no espaço dedicados aos
“Documentos” da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD na Seção
“Comissões” no site da Universidade:

http://www.uffs.edu.br/index.php?option=com_docman&task=doc_download&gid=5082&Itemid=

A Instrução Normativa 001/SETI/2012, que estabelece a política de gestão documental da UFFS

e o Manual de procedimentos de gestão de documentos no Sistema SGPD encontram-se
disponíveis para download na Seção “Instruções Normativas” na página da SETI:

http://www.uffs.edu.br/index.php?
option=com_content&view=category&layout=blog&id=397&Itemid=1586&site=seti

IMPORTANTE LEMBRAR:

A gestão envolve diversas atividades para que os documentos mantenham-se organizados e em

boas condições de guarda desde sua criação. Aliás, é importante ressaltar que os documentos
devem ser planejados desde sua origem, pois a responsabilidade sobre os mesmos é de todos
os envolvidos. Muitas vezes, tem-se a impressão errônea que o trabalho com a documentação é
somente do Arquivo Central, como se só dele dependesse a organização e conservação de
documentos. Se os produtores destes registros não se preocuparem com a gestão e destinação dos
mesmos, nunca haverá um correto tratamento desta informação, gerando desperdícios de tempo,
recursos humanos e materiais.

Moisés Rockemback

Sem a classificação, fica nebulosa a característica que torna os documentos de arquivo peculiares e
diferenciados em relação aos demais documentos: a organicidade. Nenhum documento de
arquivo pode ser plenamente compreendido isoladamente e fora dos quadros gerais de sua
produção – ou, expresso de outra forma, sem o estabelecimento de seus vínculos orgânicos. Por
consequência, a classificação torna-se condição para a compreensão plena dos documentos de
arquivo – tanto a perspectiva de quem os organiza como de quem os consulta. De outro lado, o
acesso bem sucedido à documentação está associado, entre outros fatores, à sua localização rápida
e precisa, algo que depende da conveniente ordenação dos documentos.

Janice Gonçalves
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REFERÊNCIAS

Arquivo Nacional (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos. Classificação, temporalidade e

destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da administração
pública/Arquivo Nacional. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001.

Arquivo Nacional (Brasil). Sistema de Gestão de documentos de arquivo da administração pública

federal – SIGA. Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de
Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim das Instituições federais de Ensino
Superior – IFES/Arquivo Nacional. Rio de Janeiro, 2011.

GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo/Janice Gonçalves. -

São Paulo: Arquivo do Estado, 1998.

LIMA, Eliseu dos Santos, LINK, Jocelaine Zanini Rubim. SCHÄFER, Murilo Billig. Técnicas em
gestão documental. Programa de Capacitação de Servidores. Chapecó: Universidade Federal da
Fronteira Sul, 2011.

DIVISÃO DE ARQUIVOS

Eliseu dos Santos Lima

Jocelaine Zanini Rubim Link
Murilo Billig Schäfer
Arquivistas

E-mail: dgi.arq.ch@uffs.edu.br
Telefones: (49) 2049-1536/(49)2049-1561
Unidade Seminário: Bloco 04 – Sala 11