1.

Introdução

Só de referir que os repositórios de documentos é um instrumento que ajuda as entidades

governamentais, colaborando para a conservação de sua memória, preservação de registos para
depois a fundamentação das metodologias da democratização da aquisição as informações do
grupo. E o estado Moçambicano para assegurar a gestão de arquivos, criou o Decreto nº
36/2007, de 27 de Agosto conselho executivo do Sistema Nacional de Arquivos do Estado, e
sua finalidade é arrumar de modo metodológico os exercícios de administração de arquivos e
documentos nas entidades do Estado, para torna-la, mas dinâmico a recuperação de informação
com finalidades científicos e administrativos.
Este trabalho tinha como finalidade principal abordar sobre a ‘’Importância da Gestão
de Documentos e Arquivos na Administração e sua implementação nas comunidades’’.
garantindo a arrumação, a conservação da informação nas comunidades e instituições públicas.
1.1. Objectivos do trabalho
1.1.1. Objectivo Geral
 Conhecer a importância da gestão de documentos e arquivos na
administração e sua implementação nas comunidades.
1.1.2. Objectivos Específicos
 Definir gestão de documentos;
 Identificar o método adaptado para a preservação dos documentos e arquivos
da escola;
 Mencionar os obstáculos retratados pela análise do conteúdo;
1.2. Justificação do tema
Esse trabalho aborda sobre o método de preservação e gestão de documentos, na
escola primária de Tcheia. Com objectivo na avaliação e classificação de arquivos e
documentos, como mecanismo de eficácia para readquirir as informações com
finalidades científicos e administrativos e na conservação da memória da nação ou
entidade.
Idealmente, qualquer exercício na Gestão Pública é feito a partir de regras que
institui o funcionamento público, o Sistema Nacional de Arquivos de Estado, que é a
instituição legal que tenta melhorar a gestão de documentos a partir da distribuindo os
métodos que garante a recuperação a informação aos usuários, como, a preservação e
conservação da honestidade dos documentos por trabalhadores para alcançar das
finalidades que o concebeu.
1
 2. Contextualização

Após a independência de nosso País existiu uma mudança de estatuto do sistema de

organização, transitando de governação colonial para administração moçambicana. E com a
decadência do governo português o país ficou sem pessoas especializados e sem administração
estruturado (Munguambe, 2005: 224).
devido a independência de Moçambique o Arquivo Histórico de Moçambique (AHM)
ficou parado, essa entidade ficou deixado. No ano de 1976, em execução dos procedimentos do
partido Frente de Libertação de Moçambique e do Estado, o Arquivo Histórico de moçambique
passou a chamar-se de UEM. Esta entidade dava visão os académicos e políticos sobre a
relevância cultural e histórica de arquivos como depositário de memorias e identidade (Tembe,
2005).
Administrado pelo Arquivo Histórico de Moçambique, em 1992, aprovaram o Decreto
nº 33/92, de 26 de Outubro que cria o (SNA) designadamente o Sistema Nacional de Arquivos.
E o objectivo do sistema era regularizar a proteção dos documentos e a possibilidade de acesso
a informação contidas nela (Amaral, 1994).
O Sistema Nacional de Arquivos não era tão extensivo nem comandava os processos
como: compilação e transferência dos documentos. No ano de 2000, o conselho executivo
legalizou a Organização de Informática, a partir de Resolução nº 28/2000 de 12 de Dezembro,
que segundo a óptica de Pereira (2005), essa organização não indica a acção de conservação de
documentos eletrónicos.
No domínio da mudança do Sector Público (2001-2011), o Governo moçambicano
desprendeu o método de Administração de Arquivos e Documentos o método que alcançou
com a autorização, a partir do Decreto 36/2007 de 27 de Agosto, do SNAE tendo como
propósito:
 Vincular com outros sistema que agem indirectamente ou directo na administração
arquivo do estado de Moçambique e bens documentais.
 Administrar e incorporar-se as tarefas de administração de documentos e arquivos;
 Ordenar articuladamente e dinâmicamente, as tarefas de administração de documentos
e arquivo nos Órgãos de Estado.
 Juntar as varias etapas de documentos, respondendo as acumuladoras dos acervos e
particularidades dos órgãos geradores;

2
 2.1. Referencial Teórico
2.1.1. Documento

Documento é a sustentação o físico da memoria humana e do saber. Ou também pode

ser definido como integralmente a informação anotado em uma sustentação material como,
disco óptico, fia, papel, etc. usada para pesquisa, consulta, prova, estudo, logo confirma os
pensamentos de homem, factos, formas de vida e fenómeno de determinado período segundo o
Dicionário de Terminologia Arquivística (2005).
2.1.2. Arquivo

Segundo o Cassares (2012), definiu arquivo como o agrupamento de documentos

recebidos e gerados por entidades públicas, instituições privadas, pessoas físicas, entidades de
cunho público no decorrer das suas actividades, tudo que dá a sustentação da natureza ou
informação do documento.
Segundo o Sistema Nacional de Arquivos do Estado (2007), define arquivo como
agrupamento de qualquer período e método que, soberano da a sustentação a informação, são
amontoados ou guardados em causa do valor que tem ao longo dos exercícios de pessoas
públicas ou privadas, jurídicas ou físicas, para ser útil na prova, informação, fonte ou referência
de pesquisa SNAE (2007).
2.1.3. Gestão de Documentos

Para Cessares e Paes (2012, 2007), Gestão de documentos é o agrupamento de

sequências e intervenções técnicas relativo os exercícios de avaliação, tramitação,
arquivamento, uso e produção de documentos em período intermediário e corrente, informando
sobre o recolhimento e exclusão para reserva definitiva.
3. DISCUSSÃO E APRESENTAÇÃO DOS RESULTADOS
3.1. Exploração documental

A exploração documental a sua finalidade é fazer o levantamento dos dispositivos de

existência que guiam a gestão de arquivos e documentos nacionais praticáveis aos vários
sectores da Administração Pública. A partir desse ponto, foram distinguidos os regulamentos
legais que falam sobre à temática.
Como um método de garantir a eficácia e eficiência na gestão de arquivos e documentos,
o estado moçambicano aprovou o decreto nº 36/2007 de 27 de Agosto que insta o SNA; O
Método para a Administração de Arquivos e Documentos do Estado legislada pela Resolução
nº 46/2006, de 26 de Dezembro; Diploma Ministerial nº 37/2010, de 16 de Fevereiro; Diploma
3
Ministerial nº 30/2008, de 30 de Abril; Diploma Ministerial nº 36/2010, de 16 de Fevereiro;
Diploma Ministerial nº 31/2008, de 30 de Abril, que concede as regras de Exclusão e Avaliação
de Documentos da Administração Pública;
3.2. A Gestão de Arquivos e Documentos no âmbito da Escola Primária de Tcheia

Segundo o senhor Betinho Gaute (Director Adjunto da Escola), a gestão de documentos

e arquivos da escola por ser uma escola muito pequena a preservação de documentos é muito
difícil cujo a direcção também serve como Armazém de matérias escolares, sala dos
professores, sala de reunião, dormitório para aquele que quiser dormir na escola, nalgumas
vezes como cozinha, é uma dificuldade que necessita de ser resolvido o quanto antes possível.
Os documentos principais recebidos e feitos na Escola primária de Tcheia, planos de
actividades, Processos Administrativos, regulamento escolar, actualização de regulamento
escolar, certificados/declarações para alunos e outros.

O gráfico 1, mostra a percentagem dos documentos feitos e recebidos na Escola.

7% 5%
12%
8% 49%

19%

Certificados e declarações actualizacao de regualmento

Planos de actividades processos administrativo
Regulamentos escolares Outros

Fonte: autoria própria partir dos dados apresentados (2024).

Questionado o senhor Felisberto Saize Tole Nota (O Director da Escola), se há uma

pessoa que vela exclusivamente à Administração de Documentos e Arquivos feitos e recebidos
na Escola, respondeu que a pessoa responsável por gerenciamento de documentos e arquivos é
o senhor Director Adjunto da Escola.
Tendo perguntado o senhor Betinho Gaute sobre qual é o método que a escola arquiva
os seus documentos, ele abordou que a escola guarda os seus documentos a partir de pastas de
arquivos, reforçando que a escola não possui meios eletrónicos para arquivamento de
documentos, por enquanto a escola só dispõe de arquivos físicos.
Tendo perguntado como a direcção organiza os documentos de forma a permitir a
rápida localização e facilitação do acesso às informações.

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 Segundo o senhor Betinho Gaute, a organização e arquivamento dos documentos da
escola estão organizadas da seguinte forma.
Gráfico 2, Formas de Arquivamento de documentos da escola

4,3 Formas de arquivamento

4,5
5
3,5 3,2 4
2,5
3
2
1
0
Por ordem Tipo de Por assunto Por Data de Por data de
numerica documento recebimento expedicao

Fonte: autoria própria a partir dos dados apresentados.

3.3. Medidas adaptadas para a Preservação dos Documentos e Arquivos

Na escola notei que o lugar que estão posto as pastas de arquivos é um lugar sã ou
adequado apesar de ter varias outras coisas como por exemplos, livros, compassos de
professores, livros das turmas e entre outras coisas, o lugar é higienização.
3.4. Obstáculos retratados pela análise de conteúdo

Segundo o senhor Felisberto e senhor Betinho as principais dificuldades encontradas são:

 A falta de capacitação sobre Gestão de arquivos e documentos;

 A falta de sistemas eletrônico de gerenciamento e de digitalização de documentos;
 A inserção das informações em meio digital;
 A falta de um lugar próprio para arquivamento de documentos;
3.5. O Perfil da Escola Primária de Tcheia

A Escola Primária de Tcheia esta localizado na província de Tete, no distrito de

Mutarara, no posto administrativo de Inhangoma, na localidade de Goligoli e no povoado de
Tcheia.
3.6. Funcionários da Escola Primária de Tcheia

A Escola Primária de Tcheia tem 10 funcionários no total, é uma escola primária que
leciona a 1ª até 6ª classe.
3.7. Amostra

A partir dos 10 funcionários da Escola Primária de Tcheia que velam pela educação
naquele povoado, 2 funcionários se disponibilizaram para a entrevista desta pesquisa.
5
3.8. Sugestões
A partir da pesquisa do trabalho da para sugerir que:
 Capacitar os gestores públicos sobre a gestão arquivísticos;
 Disponibilizar meios digitais para o gerenciamento de arquivos na escola;
 Disponibilização de um lugar próprio e exclusivo de arquivamento de
documentos.

3.9. Anexos
Anexo 1 Anexo 2

Anexo 3

6
 4. Conclusão

Para a conclusão deste trabalho foi abordado sobre a Importância de Gestão de Arquivos
e Documentos na Administração Pública e sua implementação nas comunidades. Só de referir
que o Sistema Nacional de Arquivos e Documentos disponibilizou uma sucessão de leis ou
decretos que guiam os exercícios de administração de documentos de arquivos, a administração
da informação dos documentos de Moçambique não é eficaz e eficiente.
A partir do estudo, deu-se para entender que na escola primária de Tcheia, de forma
Geral, os documentos ou arquivos de documentos são visto como armazéns que não se usam,
obstaculizando o crescimento de ações de administração de documentos, que ajudam nos
procedimentos de transparência, eficiência administrativa e controle.
Através do diálogo deles deu para notar que há falta de conhecimento na especialização
de arquivos de documentos do estado, que dão resultados negativos, desconhecimento da
importância dos documentos e sua desvalorização.

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 5. Considerações finais
Sérgio, A. M. (s.d). Gestão de Documentos e Arquivos na Administração Pública Moçambicana
[PDF]. Disponível em: https://s3.us-east-1.amazonaws.com
DAYANNE, M. A. S. (2021). A GESTÃO DE DOCUMENTOS E DE ARQUIVOS
ENQUANTO FERRAMENTAS DE CONTROLE, EFICIÊNCIA E TRANSPARÊNCIA DAS
AÇÕES PÚBLICAS: UM ESTUDO DE CASO DA PREFEITURA MUNICIPAL DE
MARIANA/MG (bacharelado em Administração Pública). Universidade Federal de Ouro
Preto [PDF]. Disponível em: https://monografias.ufop.br
Indivíduos questionados
 Felisberto Saize Tole Nota- Director da Escola;
 Betinho Gaute- Director Adjunto da Escola.