UNIVERSIDADE CATÓLICA DE MOÇAMBIQUE

INSTITUTO DE EDUCAÇÃO À DISTÂNCIA

SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS DO ESTADO (SNAE)

Cristina Abudo e 708210755

Curso: Administração pública

Disciplina: Disciplina de Gestão

Documental

Ano de frequência: 4° ano, Turma H

Pemba, Maio de 2024

 UNIVERSIDADE CATÓLICA DE MOÇAMBIQUE

INSTITUTO DE EDUCAÇÃO À DISTÂNCIA

SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS DO ESTADO (SNAE)

Cristina Abudo e 708210755

Trabalho de pesquisa a ser apresentado

a Universidade Católica de
Moçambique, curso de Licenciatura em
Administração Pública, 4° Ano, na
Disciplina de Gestão Documental, com
fim avaliativo. Sob orientação da
Docente Alice Ferro

Pemba, Maio de 2024

ÍNDICE
1. INTRODUÇÃO ........................................................................................................ 1
1.1. Contextualização ................................................................................................ 1
2. OBJECTIVOS .......................................................................................................... 2
2.1. Objectivo Geral .................................................................................................. 2
2.2. Objectivos Específicos ....................................................................................... 2
3. METODOLOGIA ..................................................................................................... 2
4. REVISÃO DE LITERATURA ................................................................................ 3
4.1. Definições e Conceitos de SNAE e Gestão de Documentos ............................. 3
4.1.1. O Sistema Nacional de Arquivos na versão de 1992: o princípio da
“grande ideia” ........................................................................................................... 3
4.1.2. O que significa SNAE .................................................................................... 3
4.1.3. Sistema de Arquivo ........................................................................................ 4
4.1.3.1. Arquivo do Estado: ................................................................................. 5
4.1.3.2. Arquivo Privado ...................................................................................... 5
4.1.3.3. Jurídicas de Direito Privado .................................................................... 5
4.1.3.4. Comissões de Avaliação de Documentos ............................................... 5
4.1.3.5. Unidades de Gestão Documental ............................................................ 6
4.1.4. O SNAE.......................................................................................................... 6
4.1.5. Aspectos Relevantes em Função dos Objectivos do SNAE ........................... 7
4.1.5.1. DEBATE À NÍVEL DE OBJECTIVOS DO SNAE .............................. 8
4.1.6. Aplicabilidade ................................................................................................ 8
4.1.7. Intrumentos de Operacionalização ................................................................. 9
4.1.8. O surgimento da Gestão de Documentos à nível Global ............................... 9
4.1.9. Gestão Documental ...................................................................................... 10
4.1.10. Importância de Gestão Documental ......................................................... 10
4.1.11. Caracterização do Documentos ................................................................ 10
4.1.12. Processos de Gestão Documental na Administração Pública no Geral .... 11
5. CONCLUSÃO ........................................................................................................ 14
6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ................................................................... 15
 1. INTRODUÇÃO
1.1. Contextualização
A preservação e o acesso aos arquivos públicos desempenham um papel fundamental na
promoção da transparência governamental, na proteção da memória histórica e na garantia dos
direitos dos cidadãos. No contexto moçambicano, o Sistema Nacional de Arquivos do Estado
(SNAE) surge como uma estrutura institucional crucial para a gestão, preservação e acesso aos
documentos de valor administrativo, histórico e cultural produzidos pelas instituições
governamentais em todos os níveis.

O SNAE, instituído pelo Decreto 33/92 em 26 de outubro de 1992, representa um marco

significativo na história arquivística de Moçambique. Originado de um conjunto de ações
realizadas pelo Arquivo Histórico de Moçambique (AHM) durante a década de 1980, o sistema
foi concebido para coordenar e orientar as práticas de gestão documental em todo o país,
garantindo a preservação do patrimônio documental moçambicano para as gerações futuras.

Neste contexto, o presente trabalho tem como objectivo abordar aspectos fundamentais
relacionados ao Sistema Nacional de Arquivos do Estado (SNAE) e à gestão documental na
administração pública em Moçambique. Ao explorar conceitos, objectivos, aplicabilidade e
instrumentos de operacionalização do SNAE, assim como o processo de gestão documental na
administração pública, busca-se não apenas compreender a importância desses temas, mas
também contribuir para o aprimoramento das políticas arquivísticas do país.

Através desta pesquisa, pretende-se oferecer uma análise abrangente e crítica do SNAE e da
gestão documental na administração pública, destacando seus desafios, oportunidades e
impactos na sociedade moçambicana. Ao fazê-lo, espera-se promover uma maior
conscientização sobre a importância dos arquivos públicos e fomenta em Moçambique e tanto
como à nível Global.

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 2. OBJECTIVOS
2.1. Objectivo Geral
Abordar Aspectos fundamentas a nível de Sistema Nacional de Arquivos do Estado
(SNAE)

2.2. Objectivos Específicos

Conceituar Sistema Nacional de Arquivos do Estado (SNAE);
Explicar aspectos à ver com objectivos da SNAE, aplicabilidade e Instrumentos de
operacionalização;
Descrever o processo de Gestão Documental na administração pública no geral

3. METODOLOGIA
De acordo com (GIL, 2008, p15), métodos tem por objetivos proporcionar ao investigador os
meios técnicos para garantir a objetividade e a precisão no estudo dos fatos sociais. Mais
especificamente, visam fornecer a orientação necessária a realização da pesquisa social em
especial no que diz respeito a obtenção, ao processamento e a validação dos dados pertinentes
a problemática objeto da investigação realizada.

A metodologia utilizada foi o Levantamento de dados com base nos Artigos (pesquisas
bibliográficos, livros ou manuais, e internet), pesquisa documental e levantamento da legislação
existente, de modo a obter uma boa descrição do trabalho. Após a leitura, aplicou-se o método
analítico-sintéctico, o qual permite obter analises e reflexões mais aprofundadas dos materiais
consultados e em manual de tronco comum da Universidade Católica de Moçambique (UCM).
Portanto, que consiste na construção de quadros teóricos e conceptuais relativos aos temas
relacionados com a prossecução da investigação.

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 4. REVISÃO DE LITERATURA
4.1. Definições e Conceitos de SNAE e Gestão de Documentos
4.1.1. O Sistema Nacional de Arquivos na versão de 1992: o princípio da “grande
ideia”
O projeto de Sistema Nacional de Arquivos em Moçambique tem sua origem
identificada pelo Decreto 33/92, de 26 de outubro daquele ano, que institui a primeira versão
do sistema depois de um conjunto de ações realizadas pelo AHM na década de 1980, cujo
reconhecimento pelo Estado teria legitimado esta instituição como proponente e coordenadora
da mesma versão do sistema, concebendo-se, deste modo, como um arquivo nacional. É
imprescindível lembrar que, entre as ações levadas a cabo pelo AHM nos anos 1980, o processo
de recolhimento de documentos de arquivo que se destaca neste período viabilizou a construção
da componente ideológica do Estado, que encontra fundamento na dimensão informacional e
cultural representada nos arquivos coloniais recolhidos.

O Decreto em alusão relaciona, no seu preâmbulo, os arquivos ao processo de “tomada

de decisões dos órgãos do Estado”, bem como à promoção de “direitos dos cidadãos”, um
desiderato que, mesmo retomado no quadro legal do diagnóstico apresentado em 2006, não
encontra realização no âmbito do projeto em curso. Do ponto de vista da estrutura, integram o
sistema, de acordo com o parágrafo segundo do artigo cinco, “o Arquivo Histórico de
Moçambique, os arquivos centrais, os arquivos correntes nos diferentes órgãos do Estado, e
outras entidades e os arquivos especiais existentes ou a serem criados”.

A considerar por esta estrutura, portanto, nota-se uma tendência para a formatação de
um sistema de arquivos dos órgãos centrais ou, pelo menos, abrangendo apenas os órgãos
situados ao nível da capital do País. Esta tendência é mantida pelo artigo nove que, ao referir-
se à custódia pelo AHM, com caráter permanente, dos documentos recolhidos dos órgãos
centrais, preconiza que a mesma pode ser descentralizada, designadamente, no âmbito regional
e provincial e em função da natureza ou suporte da informação. Ora, salvo melhor
entendimento, essa descentralização não é no quadro da estrutura do sistema, visto que os
supostos domínios arquivísticos situados no âmbito regional e provincial, além de não serem
mencionados na estrutura acima referida, nunca existiram.

4.1.2. O que significa SNAE

Sistema Nacional de Arquivos do Estado (SNAE) Pode ser definido como conjuntos de
arquivos documentais seguindo certas normas ou leis são tramitados e conservados

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uniformemente em toda Administração Publica moçambicana. Sistema de Arquivo: conjunto
de elementos (entidades, meios, procedimentos) que funcionam de modo articulado, tendo em
vista a gestão dos documentos produzidos ou recebidos por um organismono exercício das suas
actividades (Decreto no36/2007) Para efeitos o Decreto acima citado, estabelecem-se as
seguintes definições:

4.1.3. Sistema de Arquivo

Segundo Silva (2016) a palavra arquivo era inicialmente vinculada às instituições
arquivísticas e as administrações locais da Europa, entre os séculos XIII e XIV. Essa associação
devia ao interesse da nação em construir uma memória nacional, através do registro e da guarda
do patrimônio histórico/cultural, de tal modo contribuindo para estabelecer uma identidade
própria.
A concepção de arquivo, segundo Martins (1998, p.4) refere ao conjunto de documentos
que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das
atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas. Estes, segundo esta definição,
podem ser constituídos por documentos como relatórios financeiros, relatórios de venda,
prontuários médicos, fotografias, mapas, plantas arquitetônicas e etc.
A nível da administração pública Moçambicana o Manual de Procedimentos da Lei do
Direito a Informação (2016, p.25), desenvolvido no âmbito da definição de estratégias de
implementação da Lei do direito a informação define arquivo como sendo um conjunto de
documentos de qualquer época e forma que, independentemente da natureza ou suporte de
informação, são acumulados e conservados em razão do seu valor ao longo das actividades de
pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, para servirem de referência, prova,
informação ou fonte de pesquisa.

Também, é um conjunto de documentos de qualquer época e forma que,

independentemente da natureza ou do suporte da informação, são acumulados e conservados
em função do seu valor ao longo das actividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou
privadas, para servir de referência, prova, informação ou fonte de pesquisa.
Os arquivos consistem em documentos produzidos, recebidos e mantidos por órgãos
públicos no exercício de suas atividades administrativas, legislativas, judiciais e outras funções
governamentais. Isso pode incluir relatórios, correspondências, memorandos, leis,
regulamentos, atas de reuniões, processos judiciais, entre outros registros.

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 4.1.3.1. Arquivo do Estado:
O termo "Arquivo do Estado" geralmente se refere ao conjunto de documentos e
registros mantidos por uma instituição governamental responsável por preservar a memória
administrativa, histórica e cultural de uma determinada jurisdição, como um estado ou uma
província dentro de um país. Aqui estão alguns pontos importantes sobre o Arquivo do Estado:

4.1.3.2. Arquivo Privado

No contexto da SNAE (Sistema Nacional de Arquivos do Estado), um "arquivo privado"
se refere a coleções de documentos, registros e materiais históricos mantidos por entidades
privadas, como indivíduos, famílias, empresas, organizações não governamentais, instituições
religiosas, entre outros. Aqui estão algumas considerações sobre os arquivos privados dentro
do contexto da SNAE:

4.1.3.3. Jurídicas de Direito Privado

As entidades jurídicas de direito privado, no contexto da SNAE (Sistema Nacional de
Arquivos do Estado), referem-se a organizações não governamentais que, embora não façam
parte do setor público, podem produzir documentos e registros de interesse público ou histórico.
Aqui estão algumas considerações sobre como essas entidades se relacionam com a SNAE.

Em resumo, as entidades jurídicas de direito privado desempenham um papel importante

no contexto da SNAE, contribuindo para a preservação da memória institucional e o acesso à
informação pública. A cooperação entre organizações públicas e privadas é essencial para
garantir que os documentos de interesse público sejam preservados e disponibilizados de forma
adequada para as gerações futuras.

4.1.3.4. Comissões de Avaliação de Documentos

As Comissões de Avaliação de Documentos desempenham um papel crucial na gestão
de arquivos, tanto no setor público quanto no privado. Aqui está uma explicação detalhada
sobre o que são e como funcionam:
Em resumo, Comissões de Avaliação de Documentos são grupos especializados
responsáveis por avaliar e determinar o valor administrativo, legal, fiscal, histórico e cultural
dos documentos produzidos ou recebidos por uma organização. Essa avaliação é fundamental
para decidir quais documentos devem ser preservados permanentemente, quais podem ser
descartados após um determinado período e quais podem ser transferidos para arquivos
históricos.

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Como funcionam?
 Identificação de Documentos: As Comissões começam identificando os tipos de
documentos produzidos pela organização e os diferentes estágios de seu ciclo de vida.
 Classificação dos Documentos: Os documentos são classificados de acordo com
critérios específicos, como valor administrativo, legal, fiscal, histórico ou cultural.
 Avaliação do Valor: Os membros da Comissão avaliam o valor de cada tipo de
documento de acordo com os critérios estabelecidos. Por exemplo, documentos com
valor legal podem precisar ser mantidos por um período específico de tempo de acordo
com a legislação aplicável.
 Decisões de Retenção e Descarte: Com base na avaliação, a Comissão decide quais
documentos devem ser retidos permanentemente, quais podem ser descartados após
um determinado período e quais podem ser transferidos para arquivos históricos.
 Elaboração de Tabelas de Temporalidade e Destinação: As decisões da Comissão
são documentadas em tabelas de temporalidade e destinação, que fornecem diretrizes
para a gestão de documentos ao longo do tempo.
 Implementação das Decisões: Uma vez estabelecidas, as decisões da Comissão são
implementadas pela equipe responsável pela gestão de documentos da organização.

4.1.3.5. Unidades de Gestão Documental

As unidades de gestão documental são departamentos ou setores responsáveis pela
organização, controle, preservação e acesso aos documentos de uma organização.
Em resumo, as unidades de gestão documental desempenham um papel fundamental na
organização e preservação dos documentos de uma organização, promovendo a eficiência
operacional, transparência, conformidade legal e preservação da memória institucional.

4.1.4. O SNAE
O Sistema Nacional de Arquivos do Estado (SNAE) é um conjunto de políticas, normas,
procedimentos e instituições dedicadas à gestão, preservação e acesso aos arquivos públicos de
uma determinada região ou estado dentro de um país. Ele visa garantir a organização eficiente,
a preservação a longo prazo e a acessibilidade dos registros governamentais e documentos
históricos relevantes.

O SNAE em Moçambique é responsável por gerir os arquivos públicos em nível

nacional, estadual e local. Ele é crucial para preservar a história e a memória do país, garantindo
o acesso à informação para os cidadãos, pesquisadores e instituições

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 Em Moçambique, no ano de 2007 o Conselho de Ministros aprovou durante a 19ª sessão
ordinária daquele órgão, ocorrida no dia 24 de Julho, novos instrumentos normativos para área
de Documentação e Arquivos do Estado. Ora, trata-se do Sistema Nacional de Arquivos do
Estado (SNAE), Plano de Classificação de Documentos para as actividades – meio, Tabela de
Temporalidade e destinação de documentos para actividade – meio da Administração Pública
e o Classificador de informações classificadas.
Segundo o Boletim , dos Arquivos Nacionais (2007), “A aprovação destes instrumentos
normativos vem preencher um vazio que desde a independência do país em 1975, vem se
verificando na área de Documentação e Arquivos do Estado”. No entanto, o SNAE é um
instrumento que visa manter integrados e articulados os níveis, garantindo assim a
harmonização nas diversas fases da gestão de documentos. O Sistema Nacional de Arquivos do
Estado surge como resultado da alteração do Sistema Nacional de Arquivos criado pelo Decreto
nº33/92, de 26 de Outubro em resultado da inoperância demonstrada por este sistema, durante
os quinze anos da sua vigência, aliada à inadequação de alguns dos seus preceitos à realidade
actual.

4.1.5. Aspectos Relevantes em Função dos Objectivos do SNAE

O principal objectivo da SNAE (Sistema Nacional de Arquivos do Estado) em Moçambique é
gerenciar, preservar e fornecer acesso aos arquivos públicos do país. Isso inclui documentos
históricos, administrativos, legais e culturais produzidos por instituições governamentais em
todos os níveis, desde o governo central até as autoridades locais. Além disso, outros objectivos
incluem:

 Preservação do Patrimônio Documental

A SNAE visa preservar o patrimônio documental de Moçambique, garantindo que os registros
históricos e culturais sejam protegidos e mantidos para as gerações futuras. Isso envolve a
adoção de práticas de conservação adequadas para proteger os documentos contra deterioração
física e obsolescência tecnológica.

 Acesso à informação

A SNAE busca facilitar o acesso do público aos arquivos governamentais, promovendo a

transparência, a responsabilidade e a participação cívica. Isso envolve a criação de mecanismos
para que os cidadãos possam solicitar e obter acesso a informações contidas nos arquivos, de
acordo com as leis de acesso à informação em vigor.

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  Apoio à Pesquisa e Educação
A SNAE desempenha um papel importante em apoiar a pesquisa acadêmica, histórica e cultural,
fornecendo acesso a fontes primárias de informação. Além disso, ela contribui para o
desenvolvimento educacional ao fornecer recursos para escolas, universidades e instituições de
ensino, permitindo o estudo da história e cultura de Moçambique.

 Promoção da Identidade e Memória Nacional

Ao preservar e disponibilizar os arquivos públicos, a SNAE contribui para promover a
identidade nacional e a memória coletiva de Moçambique. Isso é importante para fortalecer o
senso de pertencimento e a compreensão da história e da diversidade cultural do país.

Em resumo, a SNAE em Moçambique tem como objetivo fundamental garantir a gestão

eficaz, a preservação adequada e o acesso transparente aos arquivos públicos, desempenhando
um papel crucial no fortalecimento da democracia, na promoção da educação e na preservação
da identidade nacional.

4.1.5.1. DEBATE À NÍVEL DE OBJECTIVOS DO SNAE

Em debate, debruçou-se sobre os objectivos do SNAE. São eles: (i) Harmonizar as diversas
fases da gestão de documentos, atendendo as especificidades dos órgãos geradores e
acumuladores dos acervos; (ii) organizar, de forma dinâmica e articulada, as actividades de
gestão de documentos e arquivo nos órgãos do Estado, com vista a tornar mais eficiente o
processo de recuperação de informações para fins administrativos e científicos; (iii) assegurar
a protecção e preservação dos documentos gerados e recebidos no exercício de funções dos
órgãos e instituições públicos e privados, revestidos de valor administrativo, histórico e
científico; (iv) facilitar o acesso público ao património arquivístico nacional de acordo com as
necessidades de informação, respeitando o disposto nas normas de Segredo de Estado e demais
leis que regem o acesso à informação; (v) integrar e coordenar as actividades de gestão de
documentos de arquivos; (vi) articular com os demais sistemas que actuam directa ou
indirectamente na gestão do património documental e arquivístico do Estado moçambicano;
(vii) assegurar a eliminação de documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal
ou para a pesquisa científica.

4.1.6. Aplicabilidade
O SNAE é aplicável a diferentes níveis educacionais, desde o ensino fundamental até o ensino
superior. Ele pode ser adaptado para atender às necessidades específicas de cada país ou região,
levando em consideração suas características culturais, sociais e econômicas.
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 4.1.7. Intrumentos de Operacionalização
Os instrumentos utilizados no SNAE podem variar de acordo com os objetivos específicos de
cada sistema educacional e as áreas que desejam avaliar. Alguns instrumentos comuns incluem:

 Manual de Procedimentos para aplicação do SNAE

 Provas Padronizadas: Testes de conhecimento que são aplicados a uma amostra
representativa de alunos em diversas áreas do currículo, como matemática, ciências e
linguagem.
 Avaliações de Desempenho: Observação direta do desempenho dos alunos em sala de
aula, incluindo habilidades como comunicação, resolução de problemas e trabalho em
equipe.
 Questionários: Aplicação de questionários para alunos, professores e pais para coletar
informações sobre o ambiente escolar, práticas pedagógicas, recursos disponíveis e
satisfação geral.
 Avaliações Institucionais: Análise de documentos, políticas e práticas das escolas e
instituições educacionais para avaliar sua eficácia e eficiência na promoção do
aprendizado dos alunos.
 Indicadores de Contexto: Uso de indicadores socioeconômicos e demográficos para
contextualizar os resultados das avaliações e entender como fatores externos podem
influenciar o desempenho dos alunos.

Esses instrumentos são utilizados de forma integrada para fornecer uma avaliação abrangente
e detalhada da qualidade da educação em um determinado país ou região.

Esses são alguns exemplos de instrumentos de operacionalização utilizados no

contexto do Sistema Nacional de Arquivos do Estado (SNAE) para garantir uma gestão eficaz
e sustentável dos documentos e arquivos públicos.

4.1.8. O surgimento da Gestão de Documentos à nível Global

Segundo Almeida (2018) o surgimento da gestão de documentos foi uma resposta ao aumento
do fluxo informacional, principalmente após a II Guerra Mundial, acarretando um volume
imensurável de novos documentos. Almeida (2018, p. 32) apud Schellenberg (2007, p. 55): O
aumento da população, por sua vez, provocou a expansão das atividades do governo, e essa
expansão afetou a produção de documentos. Uma vez que se aplicaram métodos tecnológicos
modernos no preparo de documentos, o volume destes, nas últimas décadas, atingiu um índice
de progressão antes geométrica que aritmética
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 4.1.9. Gestão Documental
Segundo Pereira (2011) é uma solução de arquivo, organização e consulta de
documentos em formato electrónico, que permite concentrar toda a informação de natureza
documental trocada com clientes ou cidadãos nos pontos de contacto com a organização,
contribui fortemente para a melhoria do nível de serviço prestado.

Para António (2008) o termo Gestão Documental tem vindo a ser usado para referir as
aplicações informáticas orientadas para a gestão das tarefas relacionadas com o tratamento dos
documentos administrativos, como seja o expediente e arquivo quer se trate dos documentos
externos ou internos de utilização frequente (arquivo corrente) ou de acesso esporádico (arquivo
intermédio).

Segundo Leitão (2010) gestão documental é uma expressão muito em voga nos dias de
hoje, mormente associada ás aplicações informáticas que se oferecem no mercado das novas
TIC como soluções de gestão de correspondência e expediente administrativo.

Todavia, quando falamos de gestão documental ou gestão de documentos em rigor,

estamos a falar necessariamente de arquivística ou de gestão de sistemas de informação e não
apenas dos documentos na fase de produção.

4.1.10. Importância de Gestão Documental

É de extrema importância ter um sistema para gerir a gestão documental, torna os
documentos pretendidos acessíveis, garante uma transparência das acções administrativas, é
fácil de ser rastreado de maneira rápida. Agiliza a tomada de decisões, controla o fluxo de
documentos, racionaliza o papel A4 e os tinteiros para a impressão dos documentos, melhor
conservação e eliminação de documentos, e preserva o arquivo permanente sem a necessidade
de ter um espaço físico. Actualmente existe o acervo do Estado, que é o AHM1 lá ficam
armazenados todos os documentos produzidos e recebidos pelas instituições sejam elas públicas
ou privadas, daqui a alguns anos se optarmos pela GD electrónica podemos diminuir a
necessidade de ter o AHM como arquivo permanente, pois seria tudo digitalizado e será de fácil
localização uma vez que com apenas um click podemos aceder a um documento.

4.1.11. Caracterização do Documentos

Na visão de Freiberger (2012, p. 18) Os documentos podem assumir características
distintas quanto aos aspectos físicos e de apresentação, sendo:

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 I. Suporte - diz respeito ao material sobre o qual as informações são registadas. É a base
física dos documentos. Exemplo: fita magnética, filme de nitrato, papel. ii. Formato -
configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi
confeccionado. Exemplo: caderno, cartaz, dispositivo, folha, mapa, planta, rolo de
filme, etc.;
II. Género - configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos
utilizado na comunicação de seu conteúdo. Exemplo: documentação audiovisual, (fotos)
fonográfica (representação gráfica das palavras) iconográfica (imagens);
III. Espécie - configuração que um documento de acordo com a disposição e a natureza das
informações nele contidas. Exemplo: boletim, certidão, declaração, relatório, ata;
IV. Tipo - configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a actividade
que a gerou. Exemplo: boletim de ocorrência, boletim de frequência e rendimento
escolar, certidão de nascimento, certidão de óbito, relatório de actividades, relatório
técnico, etc.

Desta feita, esta caracterização permite com que os documentos sejam classificados, isto é, as
propriedades dos documentos possibilitam a sua classificação, razão pela qual que no olhar e
Rosseau e Coutere apud Freiberger (2012, p. 19) “A classificação consiste em organizar os
documentos produzidos e recebidos pela organização no exercício de suas actividades, de
forma a constituir-se em um referencial para a sua recuperação”.

4.1.12. Processos de Gestão Documental na Administração Pública no Geral

A Gestão Documental na administração pública é um processo essencial para garantir a
eficiência, transparência e conformidade legal no tratamento dos documentos produzidos e
recebidos pelos órgãos e entidades governamentais. Aqui está uma visão geral da descrição de
processos:

Por outra, a Gestão Documental na administração pública é fundamental para promover

a transparência, facilitar a tomada de decisões informadas e garantir a prestação de contas. Um
sistema eficaz de gestão documental ajuda a reduzir o risco de perda ou má utilização de
informações importantes, promovendo assim a eficiência e a confiabilidade dos serviços
governamentais.

Vamos considerar a tramitação de documentos na Direção Provincial de Pemba:

 Produção de Documentos:

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Os documentos são produzidos pelos diferentes departamentos da Direção Provincial de
Pemba. Isso pode incluir relatórios, memorandos, solicitações, ofícios, entre outros.

 Registro Inicial:

Os documentos são registrados no sistema de gestão documental da instituição. Cada

documento recebe um número de registro único e é atribuído a um departamento ou funcionário
responsável pela sua tramitação.

 Análise e Encaminhamento:

O documento é analisado pelo departamento responsável para determinar sua relevância e

urgência. Em seguida, é encaminhado para os departamentos ou funcionários apropriados para
análise ou ação adicional.

 Tramitação Interna

O documento passa por uma série de etapas dentro da Direção Provincial, onde pode ser
revisado, aprovado, modificado ou rejeitado, conforme necessário. Isso pode envolver
diferentes níveis de autoridade e aprovação, dependendo da natureza do documento e das
políticas internas da instituição.

 Comunicação

Durante o processo de tramitação, pode haver comunicação entre os diferentes departamentos

ou funcionários envolvidos no documento. Isso pode ocorrer por meio de reuniões, troca de e-
mails, telefonemas ou outras formas de comunicação interna.

 Tomada de Decisão

Com base na análise e discussão do documento, são tomadas decisões sobre as ações a serem
tomadas. Isso pode incluir a implementação de políticas, a alocação de recursos, a aprovação
de projetos, entre outros.

Arquivamento: Uma vez concluída a tramitação do documento e tomadas as decisões

necessárias, ele é arquivado de acordo com os procedimentos estabelecidos. Documentos
importantes podem ser arquivados em formato físico ou eletrônico para futura referência e
auditoria.

 Acompanhamento e Avaliação

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Periodicamente, os documentos são revisados e avaliados para garantir que as decisões tomadas
tenham sido implementadas corretamente e que os objetivos pretendidos tenham sido
alcançados.

Esse é um exemplo simplificado do processo de tramitação de documentos na Direção

Provincial de Pemba, mas na prática, pode haver variações e especificidades dependendo da
natureza dos documentos e das políticas internas da instituição.

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 5. CONCLUSÃO
O Sistema Nacional de Arquivos do Estado (SNAE) em Moçambique representa um pilar
fundamental na preservação da memória coletiva, na promoção da transparência governamental
e no acesso à informação para os cidadãos. Ao longo deste trabalho, exploramos aspectos
essenciais relacionados ao SNAE e à gestão documental na administração pública, analisando
conceitos, objectivos, aplicabilidade e instrumentos de operacionalização do sistema.

Ficou evidente que o SNAE desempenha um papel crucial na salvaguarda do patrimônio

documental moçambicano, desde documentos históricos e administrativos até aqueles de valor
cultural. Através da coordenação e orientação das práticas de gestão documental em todo o país,
o sistema contribui para garantir a integridade, autenticidade e acessibilidade dos arquivos
públicos, promovendo assim a accountability e a participação cívica.

Além disso, destacamos a importância do acesso à informação como um elemento essencial

da democracia e do desenvolvimento sustentável. O SNAE desempenha um papel crucial na
facilitação do acesso do público aos arquivos públicos, fornecendo recursos e ferramentas para
que os cidadãos possam exercer seus direitos de forma informada e participativa.

No entanto, ao longo da pesquisa, também identificamos desafios significativos que ainda

precisam ser abordados. Estes incluem a necessidade de fortalecer as capacidades técnicas e
institucionais das instituições arquivísticas, aprimorar a preservação digital, expandir o acesso
aos arquivos para comunidades marginalizadas e enfrentar questões relacionadas à
infraestrutura e financiamento.

Diante desses desafios, é imperativo que o governo, as instituições arquivísticas e a sociedade

civil continuem a colaborar e a investir no fortalecimento do SNAE e na promoção de uma
cultura de transparência, responsabilidade e participação cívica. Somente assim poderemos
garantir que o patrimônio documental de Moçambique seja preservado para as gerações futuras
e que os cidadãos tenham acesso pleno à sua história e à sua identidade cultural.

Em suma, o Sistema Nacional de Arquivos do Estado em Moçambique desempenha um papel

vital na promoção do desenvolvimento sustentável e na construção de uma sociedade mais justa
e democrática. É essencial que continuemos a investir nele e a fortalecê-lo para enfrentar os
desafios do século XXI e além.

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 6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
a) Documentos e Legislação

[i] Boletim da República: Decreto nº 33/1992 de 26 de Outubro

[ii] Boletim da República: Diploma Ministerial nº 35/2010 de 10 de Fevereiro

[iii] Boletim da República: Diploma Ministerial nº 42/2017 de 1 de Junho

b) Livros, Artigos e Manuais

[1] Almeida, M.F.I. 2018. Gestão documental e seus impactos: uma abordagem nos processos
de auditoria. UNESP. Campus de Marília Faculdade de Filosofia e Ciências. Marília/ SP.

[2] BOLETIM DOS ARQUIVOS NACIONAIS. (2007). Para a gestão de documentos e

arquivos do Estado, Editado: Centro de Documentação e Informação de Moçambique -
CEDIMO Periodicidade: Trimestral, Maputo, Setembro, 2ª Edição.

[3] Leitão. J. F. V. 2010. A Gestão Documental e a Gestão da Qualidade – O Município da

Lourinhã. Universidade de Lisboa. Lisboa.

[4] Pereira, Elsa M. G. F. 2011. Gestão Documental: Gestão de Processos de Aposentação

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