Noções de Administração Pública

Conceitos

 Administração é o ato de gerenciar recursos e pessoas de modo

planejado, organizado, dirigido e controlado, com o fim de alcançar
objetivos organizacionais de forma eficiente e eficaz;
o Administração não é um processo único e homogêneo.
 Tipos de Recursos:
o Humanos:
o Financeiros:
o Materiais:
 Os 3 f’s:
o Eficiência: Uso racional e econômico de recursos;
 Relacionado aos meios;
 Combate ao Desperdício, fazer mais com menos.
o Eficaz: Alcançar as metas pretendidas;
 Relacionado aos fins.
o Efetividade: Impacto produzido no ambiente ao qual a
organização opera.
 Ligada a transformação, a geração de valor no ambiente
que a gestão está alocada.
 Funções Administrativas:
o Planejamento: Ato de definir objetivos e metas a serem
utilizadas na administração;
o Organização: É uma função preparatória que defini a
estrutura organizacional;
 Defini o Organograma – Representação gráfica da
estrutura formal das organizações;
 Responsável pela divisão do trabalho; e
 Responsável por organizar e alocar recursos.
o Direção: É uma função executória que coloca em
funcionamento aquilo que foi organizado;
 É a função que mais envolve gestão de pessoas e
relações interpessoais; e
  Liderar, Motivar e Comunicar as pessoas.
o Controle: É o responsável por assegurar que a execução
ocorra conforme o planejado.
 Organização: São sistemas abertos que interagem continuamente
com o ambiente externo;
o Conjunto de recursos de forma planejada e estruturada;
o Tipos de Ambientes:
 Ambiente Interno: Tudo que é controlado na
organização. (Estrutura, Pessoas e Processos);
 Ambiente Externo Operacional: Aquele que influência
diretamente a organização. (Clientes, Fornecedores,
Órgãos reguladores, etc.); e
 Ambiente Externo Geral: Aquele que influência
indiretamente a organização. (Política, Economia,
Desastres, etc.)
o Tipos de Organização:
 Formal: Aquela criada de forma deliberada pela
vontade humana;
 Ex.: Uma empresa que é aberta.
 Informal: Surge naturalmente das relações
interpessoais.
 Ex.: As relações entre os funcionários.
 Obs.: A organização formal e informal coexistem,
sendo que a informal exerce influência positiva ou
negativa sobre a formal.
 Habilidades:
o Conceituais: Voltada ao nível estratégico;
 Facilidade em lidar com ideias e conceitos, com
criatividade e capacidade de inovação.
o Humanas: Voltada ao nível tático; e
 Facilidade em lidar com pessoas e capacidade de
liderar, motivar, comunicar e solucionar conflitos entre
pessoas.
o Técnicas: Voltada ao nível operacional.
 Facilidade na execução de tarefas e atividades.
 Competências:
o Conhecimento: Acervo de Informações e Aprendizados;
 o Perspectiva: Saber usar o Conhecimento;
o Julgamento: Saber analisar situações para tomar decisões; e
o Atitude: Comportamento pessoal durante as situações.

Abordagem Sistêmica e Visão Estratégica

 A Abordagem Sistêmica prevê que as ciências devem transcender

suas fronteiras, levando em consideração as outas atividades;
 Principais características:
o Isomorfismo: Existe mais de uma maneira de executar uma
atividade;
o Natureza Totalizante: Não deve se ver o sistema apenas como
partes, mas como um todo; e
o Eliminação de Fronteiras: Deve-se preencher as lacunas em
outras disciplinas.
 Visão Sistêmica: O sistema possui entradas, processamento e
saídas;
 Abordagem sistêmica:
o Expansionismo: Deve-se expandir a visão, ao invés de reduzi-
la;
o Pensamento Sistémico: Busca integrar e compreender o
sistema como um todo; e
o Teleologia: Foca em propósito e finalidades ao invés de
simples relações de causa e efeito.
 Premissas básicas:
o Os sistemas existem dentro de outros sistemas;
o Os sistemas são abertos, possuindo intercâmbio com seu
ambiente; e
o As funções de um sistema dependem de sua estrutura.
 O Sistema é um conjunto de elementos que formam um todo coeso;
 Retroação (Feedback): Mecanismo de controle que compara a saída
do sistema a um padrão predefinido para garantir que o sistema
esteja operando dentro dos limites desejados;
 Visão Estratégica: É elaborado no nível institucional. Deve-se ver
toda a Organização e a relação dela com o ambiente externo;
 o Níveis Organizacionais:
 Estratégico/Institucional: Abrange a Organização como
um todo, voltada ao longo prazo e exercida pela alta
cúpula;
 Características:
o Sistêmico;
o Alto grau de incerteza; e
o Longo prazo.
 Tático: Abrange um departamento específico da
organização, voltado a médio prazo e exercido pelas
gerências; e
 Características:
o Elaborado no nível departamental;
o Articulação entre os níveis altos e baixos; e
o Médio prazo.
 Operacional: Abrange a supervisão da execução de
tarefas e atividades, voltado ao curto prazo e exercido
pelos supervisores e funcionários.
 Características:
o Elaborado nos níveis inferiores de rotina;
o Abrange as tarefas, atividades, métodos,
procedimentos e rotinas de execução;
o Alto grau de certeza;
o Curto prazo; e
o É o nível mais detalhado.
 Planejamento Estratégico
o Orientação para o futuro;
o Construção de consenso, devendo atender a todos os
interesses da organização e do meio;
o Baseado em três aspectos: visão, fatores internos (forças e
fraquezas) e fatores externos (oportunidades e ameaças); e
o Alto grau de incerteza.
 Visão Estratégica (Futuro desejado): É aquilo que a organização
quer ser;
o É definida no nível estratégico; e
o Mostra a ambição da organização, que deve ser tangível,
possível e alcançável.
  Valores: Princípios e crenças que orientam a organização;
o Refletem a cultua organizacional.
 Missão da Organização: Razão de existência da organização, sendo
atemporal;
o Quem a organização atende, área de atuação da empresa.
o É definida no nível estratégico; e
o Delimita a área de atuação organização.
 Matriz SWOT: Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças da
organização:
o É elaborado durante o processo de planejamento estratégico.

Matriz SWOT
Positivos Negativos
Interno Forças Fraquezas
Externo Oportunidades Ameaças

 Balanced Scorecard: Sistema de indicadores de desempenho

balanceados que indicam a relação de causa e efeito;
o Perspectivas:
 Finanças;
 Clientes;
 Processos internos; e
 Aprendizado e crescimento.
o Funções Básicas:
 Esclarece e atualizar a estratégia da organização;
 Avaliar o desempenho da organização;
 Alinhas os objetivos;
 Reduzir a subjetividade do planejamento estratégico; e
 Integrar a estratégia ao orçamento.

Tipos de Estruturas Organizacionais

 Estrutura Linear:
o É uma estrutura vertical;
 o Possui grande ênfase na hierarquia;
o Possui muitos níveis verticais;
o Tende a ter amplitude administrativa fechada (poucos
subordinados por chefia);
o É muito formal;
o Não é indicada a ambientes dinâmicos; e
o É centralizada.
 Estrutura Funcional:
o É uma estrutura horizontal;
o É baseada na especialização;
o Possui poucos níveis verticais;
o Possui múltipla subordinação (cada subordinado tem mais de
um chefe);
 Possui chefias especializadas.
o Tende a ter amplitude administrativa aberta (muitos
subordinados por chefia);
o É indicada para ambientes dinâmicos; e
o É descentralizada.
 Podem surgir barreiras entre as áreas funcionais.

o
 Estrutura Linha-Staff:
o É a junção de uma estrutura linear com funcional;
o O Staff está fora da cadeia de comando;
 O Staff apenas passa informações para a cadeia de
comando, ela segue as orientações caso queira.
o É possível utilizar recursos especializados sem que haja a
perda da cadeia de comando; e
o A principal desvantagem é o possível conflito entre a
autoridade linear e a linha staff.
 Estrutura Divisional:
 o É baseada na criação de divisões, em que cada divisão é vista
como centro de resultados, receitas e despesas são apuradas
em cada divisão;
o São independentes e autônomas;
o Indicada para ambientes dinâmicos; e
o Altamente descentralizado.
o Tipos de estrutura divisional:
 Divisão por Região:
 Divisão por Produtos/Serviços:
 Divisão por Processos:
 Divisão por Clientes.
 Estrutura Matricial:
o São temporárias;
o Os funcionários se reportam a dois ou mais gerentes; e
o Existe o Gerente de departamento e o de projetos.

Gestão de Pessoas

 A gestão de pessoas pode ser realizada com 6 processos básicos:

o Agregar;
o Aplicar;
o Recompensar;
o Desenvolver;
o Manter; e
o Monitorar pessoas.

Gestão da Qualidade

 Ferramentas de Gestão de Qualidade

o Gráfico de Controle;
 Permiti visualizar as variações de um processo e buscar
suas causas;
 Utilizado no controle estatístico de processos; e
  Para cada requisito é estabelecida uma situação ideal,
com limite máximo e mínimo de tolerância.
o Diagrama de Pareto 80/20;
 Analisa a concentração de muitos em pouco;
 É utilizado para identificar prioridades ou relações de
importância; e
 Famoso projeto 80/20.
o Diagrama de Ishikawa/Espinha de Peixe:
 Diagrama de Causa e Efeito;
 Utilizado para identificar e apresentar de forma
organizada as causas de determinado problema; e
 Os 4 m’s: Máquinas, Materiais, Mão de Obra e
Métodos.
o Programa 5S:
 Os 5 Princípios:
 Utilidade: Separar o útil do inútil;
 Organização: Um lugar pada cada coisa;
 Padronização: Manter o ambiente padronizado;
 Limpeza: Ambiente limpo e saudável; e
 Conscientização: Conscientizar as pessoas de
executarem continuamente os outros princípios.
o Ciclo PDCA/ Ciclo de Deming/ Da melhoria contínua:
 Plan/Planejar:
 Definir Objetivos, metas, estratégias e recursos a
serem utilizados.
 Do/Executar:
 Executar o planejado, fornecendo treinamento,
coleta de dados, aplicando recursos.
 Check/Verificar:
 Verificar o alcance dos resultados planejados,
através de uma comparação entre o executado e
planejado.
 Act/Ação Corretiva:
 Ação para corrigir, ajustar ou melhorar algo; e
 Pode resultar na padronização de processos
considerados ótimos.
  Objetiva a melhoria continua nas organizações, de
forma lentar, gradual e incremental, através de um ciclo
de aprendizado; e
 Pode ser utilizado em todos os níveis da organização.
 Qualidade no Atendimento:
o Tangibilidade: Aparência física das instalações, as mesas dos
atendentes, níveis de organização, vestuário;
o Confiabilidade: Cumprir acordos, cumprir promessas;
o Presteza: boa vontade em resolver o problema do cliente;
o Empatia: Acessibilidade, Comunicação, Compreensão das
necessidades dos clientes; e
o Garantia/Segurança: Competência, Cordialidade,
Credibilidade e Segurança (Ausência de dúvidas, perigos e
riscos).

Tipos de Decisão

 Decisões Programadas:
o Lida com problemas que já foram enfrentados anteriormente;
o Lida com situações rotineiras;
o Basta aplicar as soluções padronizadas; e
o Tende a ser mais rápida e de baixo custo.
 Decisões Não Programadas:
o Lida com problemas novos;
o Lida com situações nunca enfrentadas;
o Não dispõe de solução pronta, exigindo:
 Diagnóstico do problema;
 Geração de alternativas ou cursos de ação; e
 Escolha de um curso de ação original.
o Tende a ser mais lenta e com custos mais altos.
 Decisões Centralizadas:
o Poder decisório concentrado;
o Proporciona maior controle e padronização;
o Possui visão geral; e
o Tende a ser autoritária.
 Decisões Descentralizadas:
o Muitos decidem;
o Proporciona menor controle e maior inovação;
o Possui visão mais restrita; e
o É mais democrática.
 Decisões Estratégicas:
o Afeta a Organização como um todo;
o Orientação para o longo prazo; e
o Gerais.
 Decisões Táticas:
o Afeta uma parte da empresa;
o Orientada para o médio prazo; e
o Setorial.
 Decisões Operacionais:
o Relacionam-se às tarefas e atividades;
o Orientada para o curto prazo; e
o Métodos e procedimentos de execução.
