Gestão de Documentos

TEXTO DE APOIO
GESTÃO DE DOCUMENTOS
Gestão de Documentos destinação de documentos. Atualmente, as empresas
Diante das mudanças econômicas e tecnológicas que estão, cada vez mais, adotando sistemas de registro e
impulsionam a competitividade dos mercados, o controle do trâmite documental, que organizam a
tratamento da informação organizacional, por meio da informação de modo a torná-la acessível, inclusive com
gestão documental, assume espaço vital nos negócios da informações sobre os prazos de guarda.
empresa, indo muito além da simples preocupação com o
atendimento aos requisitos legais. Atividades de um processo de gestão documental
Um documento é um conjunto de informações registradas Triagem de documentos
em determinada mídia, que possibilitam às empresas, Os documentos que chegam às empresas (ou às áreas da
dentro outras coisas, adquirir conhecimento; comprovar a empresa), pelos mais diversos meios, precisam passar por
veracidade e evidenciar eventos. Entretanto, para que uma triagem. A triagem é a separação dos documentos por
cumpram sua função (administrativa, técnica, jurídica, etc.) cada tipo separando-os em `pastas´. É importante a
é necessário que estejam organizados, sejam preservados e separação correta dos documentos pelos organizadores
acessíveis adequadamente. correspondentes, considerando o modo como funciona a
Sob esse enfoque, as empresas necessitam de uma visão empresa/área e optar pela melhor organização. Também é
estratégica em gestão documental, em especial o muito importante uma boa identificação de alguns
tratamento dos arquivos, com a preocupação de preservar documentos.
a informação produzida no âmbito interno e externo, Classificação (estrutura de organização) dos documentos
otimizando os processos e a produtividade. Para isso é A classificação pode ser feita no próprio documento antes
essencial a preservação do acervo através de modernas de registar no sistema, por meio de código(*) associado ao
técnicas de conservação, digitalização das informações, documento, muitas vezes por meio de carimbo, ou, quando
espaços adequados para arquivos, atuação do gestor houver sistema de digitalização de documentos, ao se
documental, entre outros fatores. lançar documentos diretamente no sistema.
(*) Este código deve seguir critérios previamente definidos
A gestão de documentos pela organização, normalmente estabelecidos pelo seu
No âmbito empresarial existem documentos e Sistema de Gestão da Qualidade.
correspondências, embora, os dois possam ser classificados Manuseio (distribuição e utilização)
como comunicação escrita empresarial. A correspondência Os documentos devem ser distribuídos (entregues e/ou
é um meio de comunicação e requer acompanhamento. Por dada permissão de acesso) àqueles a quem será necessário
sua vez, os documentos administrativos são entendidos para a realização de suas atividades ou a quem for
como sendo qualquer base de informação ou endereçado, no caso de documentos gerados
conhecimento, materializada para registro e posterior externamente e recebidos pelo “setor de
utilização. Os documentos administrativos podem ser: ata, correspondências” ou similar.
edital, estatuto, declaração e atestado, procuração, Arquivamento
comunicado ou avisos, convocação, recibos, etc.. Um Os documentos (físicos ou eletrônicos) devem ser
documento administrativo, não necessariamente, armazenados adequadamente, sendo que cuidados devem
demandará um retorno ou acompanhamento. Uma ser adotados para a sua preservação e de suas propriedades
correspondência, em dado momento e dependendo da informativas, a saber: Confidencialidade (garantia de que a
informação contida nela, poderá ser tratada como um informação só será acessível por pessoas autorizadas);
documento. Integridade (garantia de que o conteúdo da informação não
A gestão de documentos tem por objetivo otimizar os foi alterado ou violado indevidamente, ou seja a exatidão
processos e tornar as tarefas mais ágeis, eficientes, da informação); Disponibilidade (garantia de que uma
confiáveis e racionais, e de maneira simplificada, possibilita informação estará disponível para acesso no momento
que todas as informações uteis à empresa sejam desejado) e Autenticidade (garantia de que a identidade de
corretamente armazenadas, possibilitando que todos os quem fornece a informação ou elaborou o documento seja
arquivos sejam mantidos adequadamente organizados e aquele que assegura ser e que tenha autorização para tal).
seguros. Descarte (ou destinação)
Utilizando-se de instrumentos técnicos que tratam a Os documentos devem, ao final de seu ciclo de vida serem
informação contida no documento, a gestão de devidamente descartados, de acordo com a sua
documentos adota normas e procedimentos que classificação quanto a segurança e criticidade de suas
acompanham a vida do documento, desde sua origem até a informações (secreto, sigiloso, reservado ou público).
destinação final, quando os documentos poderão ser: Sistemas e Técnicas de Arquivamento
eliminados (caso não tenham valor jurídico, fiscal e técnico) Os sistemas e técnicas de arquivamento foram sendo
ou recolhidos para guarda permanente, devido a desenvolvidas para facilitar o manuseio, acesso e
necessidade. acondicionamento dos documentos, e, com o aumento do
A gestão de documentos é um conjunto de medidas e volume, diminuir o uso de espaços físicos e melhorar o
rotinas visando à racionalização e eficiência na desempenho da função arquivística. A seguir serão
recepção/criação, classificação, trânsito, uso, preservação e apresentados alguns sistemas e sua evolução.
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O Sistema Ainsworth 1) Os LNCs são conduzidos pelo RH, com participação
O sistema Ainsworth de "fichas-índices de registro" foi direta dos Gerentes.
projetado para facilitar a consulta aos documentos dos 2) As informações sobre as necessidades de capacitação
pensionistas da Guerra Civil. devem ser armazenadas para futura consulta e
O sistema implicava o registro em fichas das informações atualização.
sobre o serviço militar de cada soldado, conforme os 3) Os Planos de Capacitação (Institucional, das Áreas e
documentos militares e médicos de natureza vária. As fichas Individuais) devem ser armazenados.
de cada soldado eram colocadas em invólucros de papel, 4) As respectivas gerências devem emitir a requisição de
dispostos alfabeticamente pelos sobrenomes dos soldados treinamento e encaminhá-la ao RH para providências.
dentro das unidades do exército, e as unidades dentro dos As requisições devem ser armazenadas.
Estados. Utilizavam arquivos Woodruff para facilitar o 5) O RH é o responsável pela montagem das turmas e/ou
manuseio e a localização dos invólucros. contratação dos treinamentos.
O sistema dividia a documentação em unidades organizadas 6) Os treinamentos realizados internamente (não
de arquivamento. Os arquivos Woodruff davam o aspecto comprados de entidades externas) devem ter listas de
ordenado ao arranjo. presença para comprovarem os treinamentos. As listas
A Classificação Decimal de Dewey de presença devem ser armazenadas.
Dewey propôs a classificação de todo o conhecimento 7) A Avaliação de Potencial é responsabilidade dos
humano em dez classes principais, cada uma com dez gerentes, que devem encaminhar os resultados ao RH,
subclasses, subdivididas em mais dez divisões cada. Desta para providências. As APO devem ser armazenadas.
forma, o conhecimento ficou assim classificado: 000 Obras 8) Os certificados de treinamento é propriedade dos
Gerais; 100 Filosofia; 200 Religião; 300 Ciências Sociais; 400 colaboradores, entretanto há a necessidade de
Teologia; 500 Ciências Puras; 600 Ciências Aplicadas; 700 evidência das capacitações dos colaboradores.
Belas-Artes; 800 Literatura; 900 História. 9) O transporte deve ser solicitado pelas respectivas
Sistemas Numéricos gerências. A gerência de Serviços Gerais é a
A Classificação Decimal de Dewey é base dos chamados responsável por prover o transporte.
sistemas numéricos e numéricos-duplex, que embora 10) A contratação de salas é responsabilidade da Gerência
possam variar entre si, seguem basicamente o mesmo de Compras, a partir de uma requisição emitida pelo
princípio: criar categorias que permitam facilmente RH. A requisição deve ser armazenada.
identificar e localizar os documentos, por exemplo: 1. 11) O RH deve solicitar à gerência de Serviços Gerais o
Educação; 2. Comunicações; 3. Contas; 4. Pessoal; 5. Coffee Break. As requisições devem ser armazenadas.
Material; 6. Organização; 7. Qualidade. Havendo a 12) As NFs e respectivas autorizações para pagamento
possibilidade de subdivisões: 3.1. Contas a Pagar; 3.2. devem ser encaminhadas para Contas a Pagar. Ambos
Contas a Receber; 3.3. Contas Pagas; 3.4. Contas Recebidas. os documentos devem ser armazenados.
Sistemas Alfabéticos 13) As Ordens de serviço e respectivas autorizações para
As Fichas de Ainsworth são a base para os sistemas pagamento devem ser encaminhadas para a
alfabéticos, sendo que os assuntos são dispostos em ordem contabilidade, para realização da transação contábil
alfabética, sem qualquer consideração às relações entre os centros de custos. Ambos os documentos
existentes entre eles. Porém, podem ser divididos, caso haja devem ser armazenados.
a necessidade, conforme abaixo: Comunicações; 14) As fichas de inscrição devem ser armazenadas, para
Comunicações – Correio; Comunicações - Correio – confirmação da compra e montagem do processo de
Franquia. treinamento.
Uma subcategoria dos sistemas alfabéticos são os sistemas
mnemônicos, por exemplo os utilizados na aviação
comercial: GRU – Aeroporto de Guarulhos; VCP – Aeroporto
de Viracopos; JDI – Aeroporto de Jundiaí; etc.
Sistemas Alfanuméricos
É um sistema que usa letras e números na classificação e
identificação dos documentos, por exemplo: Classes
principais: A- Administração; C- Comercial; Q- Qualidade.
Dentro da classe Administração, algumas subdivisões: A1
COMUNICAÇÕES; A1-1 E-mails; A1-2 Correio; etc.
ATIVIDADE
Caso você não esteja participando de algum dos grupos
montados em sala de aula, baseando-se no texto,
proponha como arquivar os documentos que aparecem
no processo abaixo.
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