PGCO

INTRODUÇÃO AOS ESTUDOS

PROF. DR. ANTONIO BOTÃO
O impacto das tecnologias de
informação sobre princípios e
práticas de arquivos: algumas
considerações

Charles M. Dollar
Revista Acervo, v.7, n.12, p. 3-38, jan-dez 1994
 O impacto das tecnologias de informação sobre
princípios e práticas de arquivos: algumas
considerações
• Década de 1990;
• O trabalho do arquivista e os impactos das TI
sobre este;
• Dividido em 2 partes:
– Como os imperativos tecnológicos influenciam no
trabalho em geral e como será seu uso no futuro;
– Como estes interferem nos princípios e práticas
arquivísitcas;
 O impacto das tecnologias de informação sobre
princípios e práticas de arquivos: algumas
considerações (cont.)
• Arquivistas devem se tornar ativamente
envolvidos no tratamento da informação;
• Mudança global das comunicações:
I
– Informação Impressa Informação Eletrônica
• O trabalho deverá enfocar registros
eletrônicos que são e que serão criados;
• Diferenças nas visões arquivísticas européias e
norte-americanas;
 Os Imperativos Tecnológicos
• Causaram impacto tão profundo quanto:
Revolução Industrial, Impressão, Escrita;
• São Eles:
– Natureza mutável da documentação:
• Mudança de suporte;
• Doc’s eletrônicos = não lineares/hipermídia;
• Bases de dados = alavancam negócios;
• Propriedade de documentos na rede;
Os Imperativos Tecnológicos (cont.)
– Natureza mutável do trabalho:
• Perda de um sentido de tempo;
• Extensão da participação com outros trabalhadores;
• Trabalho mais rápido = planilhas, editores de texto –
instantaneidade do trabalho;
• Descentralização do trabalho = interação;
– Mudanças de Tecnologia:
• Estimulam a inovação;
• Mais rápidas, flexíveis e baratas;
• Preço = obsolescência tecnológica;
Conceitos e Práticas Arquivísiticas

Lidar com registros eletrônicos;

3 Conceitos Arquivísticos:
 Documentação Original e Ordem Original:
▪ Documento = entidade física = prova
▪ Autenticidade = atributo (assinatura e outras marcas
identificáveis)
▪ “Documento público = entidade física produzida ou recebida por
um setor público oficial na conduta do negócio”
• Impossível para doc’s eletrônicos na década de 1990;
▪ Arquivistas - definir o que constituem recursos
eletrônicos e verificar suas autenticidades;
Conceitos e Práticas Arquivísiticas (c0nt.)
▪ Mudança de ênfase = suporte informação
▪ Metadados = características de registro de uso;
▪ Ordem dos documentos = hierarquia, estrutura da
organização, localização facilita a recuperação e
mantém relações;
▪ Não existe na doc. Eletrônica = doc. das relações lógicas;
 Proveniência:
▪ Assegura que seja mantido o contexto dos documentos
arquivísitcos;
▪ Impossível virtualmente afirmar a proveniência dos
documentos eletrônicos;
Conceitos e Práticas Arquivísiticas (c0nt.)
• Um usuário de uma base de dados pode acessar a
informação sem saber onde está armazenada, que
unidade a criou, se a informação está atualizada, quem
a utiliza, pois a informação não é auto referencial;
– Depósito Central:
• Arquivos inativos/permanentes = preservação da
informação para fins de pesquisa e estudo;
• Doc. Eletrônico = diminui custos, reduz espaços
dependência de hardware e software
transferência de registros para outro suporte =
obsolescência;
Conceitos e Práticas Arquivísiticas (c0nt.)
• Custo-benefício ditam onde os doc’s arquivísiticos
são armazenados arquivistas devem redefinir o
papel e as responsabilidades dos arquivos centralizados
para registros eletrônicos, com interfaces facilitadoras
do acesso, utilizando o arquivo físico como último
recurso;
 Práticas Arquivísticas Básicas
• Avaliação: seleção de doc’s de valor
arquivístico;
– Doc’s eletrônicos exigência de equipamentos
de leitura;
– Questão da legibilidade e portabilidade =
manipulabilidade computacional;
– Administração do ciclo vital dos doc’s eletrônicos;
 Práticas Arquivísticas Básicas (c0nt.)
Organização e Descrição
 Conservação da proveniência e facilitação do acesso aos doc’s
localização física;
 Organização intelectual relações lógicas entre grupos de
documentos = mais significativa;
 Descrições devem sugerir principalmente conteúdo em relação à
estrutura;
Referência
 Proporcionar acesso aos pesquisadores;
 Doc’s eletrônicos redução do tempo na busca =
especificidade;
 Focalizar as necessidades dos usuários;
 Práticas Arquivísticas Básicas (c0nt.)

Preservação
 Recuperar e modificar a retenção arquivísitca
permanente;
 Extensão da vida útil dos doc’s por um período ilimitado;
 Obsolescência tecnológica deve-se assegurar a
transferência dos registros;
 Valor da continuidade = avaliar os custos da manutenção
da preservação dos doc’s que perdem valor com o tempo;
 Finalidade nova assegurar a legibilidade e
intelegibilidade dos doc’s eletrônicos para facilitar a
permuta de dados através dos tempos;
 Conclusão
Arquivistas devem repensar suas funções e
responsabilidades frente à revolução tecnológica
da informação;
Redefinir e adaptar seus princípios e práticas para
lidar com sistemas complexos de informação;
União com outros profissionais da informação,
assegurando que as NT’s atendam de modo
adequado interesses organizacionais e individuais
dos usuários da informação;
 Gestão de Documentos: uma
renovação epistemológica no
universo da arquivologia

Ana Celeste Indolfo

Arquivística.net V.3, n.2, p. 28-60, jul-dez. 2007
 Introdução
Aborda uma revisão de literatura acerca do
surgimento do conceito de gestão de documentos e
dos estudos de classificação e avaliação do ciclo vital
da informação arquivística, a partir do séc XX.
Documento – ações administrativas
Antiguidade Clássica à Rev. Francesa – prova, exercício
do poder, consolidando a noção de Arquivos de
Estado e Arquivos Nacionais.
Séc XIX – doc’s com valor de testemunho para a
História
• Séc XX – aumento da qtde de informações
produzidas, incremento das atividades de
racionalização, utilização, valorização para a
acessibilidade = questões que envolvem
tratamento, armazenamento e difusão de
informações registrados nos novos suportes
magnéticos, eletrônicos e digitais.
• Séc XXI – novos desafios para dar conta da
gestão, da preservação e do acesso à
informação arquivística.
 Conceito de Gestão de Documentos
EUA, década de 1940 – records management =
era mais adm e econ do que arquivística,
otimizando o funcionamento da adm, limitando
a qtde de docs produzidos e o prazo de guarda:
 [gestão de documentos é] o planejamento, o controle, a direção,
a organização, o treinamento, a promoção e outras atividades
gerenciais relacionadas à criação, manutenção, uso, e eliminação
de documentos, com a finalidade de obter registro adequado e
apropriado das ações e transações do Governo Federal e efetiva e
econômica gestão das operações dos agências (44 U.S.C. Chapter
29 apud FONSECA, 2004, p. 73, tradução da autora).
• Brooks é o primeiro a fazer referência ao ciclo vital
dos doc’s.
• Duranti (1994) – reconhecia o papel dos
arquivistas em chamarem à atenção para o ciclo
vital dos doc’s para melhores procedimentos de
guarda e formulação de políticas de gestão.
• Posner e Schellenberg – difusão nas décadas de
1950-60 = renovação na disciplina arquivística
 Qdo e pq isso começou?
• Marco?
• Época Colonial - Inglaterra – arquivos
organizados.
• 1810 – EUA- Congresso Americano = Archives
Act – necessidade de espaço para armazenar
doc’s públicos.
• Séc XX – início – proibido eliminar doc’s.
• 1934 – records management – votação do
National Archives Act.
• 1941 – instalação do imóvel – records content
1950 – Federal Records Act – determinava q
organismos governamentais dispusessem de um
records management program.
Forneceu os pilares para a gestão de doc’s americana.
1950-60: controle da produção, racionalização de
eliminações, conservação na fase intermediária,
difusão de manuais de procedimento.
1970-90: prestação de contas dos programas de
gestão, reorganização da adm dos arquivos = NARA
(anos 80).
 Conceito e Enfoques
• [...] o segmento de um programa de ação
formulado para procurar economia e eficácia
na criação, organização, conservação e
utilização dos documentos [records] e nas
disposições finais tomadas sobre eles,
garantindo que os documentos [records]
inúteis não serão criados ou conservados e
que os documentos [archives] valiosos serão
preservados. (PÉROTIN, 1962 apud LLANSÓ I
SANJUAN, 1993, p. 68, tradução nossa)
• Na Europa, nesse mesmo período (1930-40), o
problema foi tratado especialmente sob o
ângulo do interesse histórico dos documentos,
com diversas formas de controle dos
arquivistas-historiadores sobre a seleção dos
documentos a conservar e sobre a destruição
do resto, constituindo-se o que se tem
denominado, ‘de maneira bastante imprecisa’,
às vezes, de préarquivamento. (DUCHEIN,
1993, p. 13, grifo do autor, tradução nossa)
• [...] nenhum [modelo] é exportável tal qual
fora do seu próprio contexto, e nenhum pode
ser considerado como exemplar in abstracto.
Porém, pode-se dizer que também, nenhum
país pode, hoje, escapar da necessidade de
definir a sua própria doutrina neste terreno.
(DUCHEIN, 1993, p. 13, grifo do autor,
tradução nossa)
James Rhoads (1983) – fases da gestão: elaboraçao,
utilização e manutenção, eliminação de doc’s.
Nascimento, morte, reencarnação.
Desenvolvimento em 4 níveis:
 nível mínimo: estabelece que os órgãos devem contar, ao menos,
com programas de retenção e eliminação de documentos e
estabelecer procedimentos para recolher à instituição arquivística
pública aqueles de valor permanente;
 nível mínimo ampliado: complementa o primeiro, com a existência
de um ou mais centros de arquivamento intermediário;
• nível intermediário: compreende os dois primeiros,
bem como a adoção de programas básicos de
elaboração e gestão de formulários e correspondências
e a implantação de sistemas de arquivos;
• nível máximo: inclui todas as atividades já descritas,
complementadas por gestão de diretrizes
administrativas, de telecomunicações e o uso de
recursos da automação. (ARQUIVO NACIONAL. Brasil,
1993, p. 15-16)
• Lawrence Burnet:
• a gestão de documentos é uma operação arquivística
entendida como o processo de reduzir seletivamente a
proporções manipuláveis a massa de documentos, que é
característica da administração moderna, de forma a
conservar permanentemente os que têm um valor cultural
futuro sem menosprezar a integridade substantiva da massa
documental para efeitos de pesquisa.
• A questão da produção documental em novos
suportes, aponta para o seguinte fato:
• As novas tecnologias tentam o gestor de documentos
com o perigo da infidelidade: recuperação acelerada,
economia de espaço e melhoria das comunicações mas,
ao mesmo tempo, dificultam a tarefa do arquivista que
tem de aplicar os princípios da procedência e ordem
original e de avaliar o significado histórico e legal com o
desaparecimento de fontes documentais em suporte
papel. (SANDERS, 1989 apud LLANSÓ I SANJUN, 1993,
p. 30)
A década de 1980 foi promissora em experiências de
implantação de programas de modernização arquivística.
Década de 1990 – manual de arquivística, publicado
pelos arquivistas canadenses.
Publicação do Dictionary of Archival Terminology, em
1984/88 e 2002, pelo CIA.
Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística – AN,
2005.
Glossary of Archival and Records Terminology – Pearce-
Moses, 2005.
 Renovação Epistemológica
• Décadas de 1940-50 – explosão documental –
redefinição da disciplina e do perfil
profissional.
• Final do séc XX – Diplomática – sentido de
validação e preservação dos doc’s eletrônicos.
• Controle da doc para assegurar a longevidade
– foco no ciclo vital, garantindo autenticidade,
fidedignidade, integridade e acessibilidade.
 Classificação e Avaliação de Doc’s de
Arquivos
• A avaliação é um processo de análise e
seleção de documentos que visa estabelecer
prazos de guarda e destinação final dos
documentos, definindo quais documentos
serão preservados para fins administrativos ou
de pesquisa e em que momento poderão ser
eliminados ou recolhidos ao arquivo
permanente, segundo o valor e o potencial de
uso que apresentam para a administração que
os gerou e para a sociedade.
A fixação da temporalidade é essencial para se alcançar a
racionalização do ciclo documental, para reduzir, ao
essencial, a massa documental dos arquivos e para
ampliar o espaço físico de armazenamento, assegurando
as condições de conservação dos documentos de valor
permanente e a constituição do patrimônio arquivístico
nacional.
A aplicação dos critérios de avaliação deve efetivar-se nos
arquivos correntes, a fim de se distinguirem os
documentos de valor eventual, de eliminação sumária,
daqueles de valor probatório ou informativo.
Os arquivos servem, em uma primeira instância, para apoiar o
gerenciamento operacional. [...] Sem arquivos, nem as ações e
transações que formam os processos e nem os processos de
trabalho, eles mesmos, poderiam ser vinculados uns aos outros. [...]
Arquivos devem não só assegurar que o trabalho seja feito de modo
eficiente e efetivo, mas também possibilitar que terceiros chequem
se, e como, foi executado. Arquivos também servem para garantir
responsabilidade e evidência. Arquivos confiáveis contêm evidência
confiável a respeito de decisões tomadas, direitos adquiridos e
compromissos assumidos. [...] Arquivos confiáveis tornam pessoas e
organizações responsáveis umas com as outras, com fornecedores e
clientes, e com a sociedade em geral. (THOMASSEM, 2006, p. 7)
Só a classificação permite a compreensão do
conteúdo dos documentos de arquivo dentro do
processo integral de produção, uso e acesso à
informação arquivística, mantendo os vínculos
orgânicos específicos que possui com a entidade
geradora.
 Sem a classificação, fica nebulosa a característica que torna os
documentos de arquivo peculiares e diferenciados em relação aos demais
documentos: a organicidade. Nenhum documento de arquivo pode ser
plenamente compreendido isoladamente e fora dos quadros gerais de sua
produção – ou, expresso de outra forma, sem o estabelecimento de seus
vínculos orgânicos. (GONÇALVES, 1998, p. 13, grifo da autora)
Se os documentos são adequadamente classificados,
atenderão bem às necessidades das operações correntes.
[...] Na avaliação de documentos públicos, o primeiro
fator a ser levado em consideração é o testemunho ou
prova que contêm da organização e da função. [...] Se a
classificação dos documentos visa a refletir a organização.
[...] E se, além disso, são classificados pela função [...]
então o método de classificação proporciona as bases
para a preservação e destruição, seletivamente, dos
documentos depois que hajam servido aos objetivos das
atividades correntes. (SCHELLENBERG, 1974, p. 61-62)
O processo de avaliação deve considerar a função pela qual foi criado o
documento, identificando os valores a ele atribuídos, primário ou secundário,
segundo o seu potencial de uso.
A gestão de documentos pressupõe essa intervenção no ciclo de vida dos
documentos por intermédio de um conjunto das operações técnicas e processos
que governam todas as atividades dos arquivos correntes e intermediários e que
são capazes de controlar e racionalizar as atividades desde a produção e uso até a
destinação final dos documentos.
Então, a vinculação entre a classificação e a avaliação é primordial para garantir o
controle dos fluxos informacionais, o acesso e a disponibilização da informação.
Só essas práticas permitem o compartilhamento das informações para a tomada
de decisão segura e transparente, a preservação dos conjuntos documentais para
a guarda permanente, e asseguram que a eliminação, daqueles documentos
destituídos de valor, a curto, médio ou longo prazo, seja realizada de forma
criteriosa.
A tarefa da classificação exige o conhecimento da estrutura organizacional da
administração produtora dos documentos e das necessidades de utilização dos
documentos produzidos por esses administradores.
A classificação pressupõe a realização do levantamento da produção documental,
atividade que permite conhecer os documentos produzidos pelas unidades
administrativas de um órgão no desempenho de suas funções e atividades, e a análise
e identificação do conteúdo dos documentos.
A classificação refere-se ao estabelecimento de classes nas quais se identificam as
funções e as atividades exercidas, e as unidades documentárias a serem classificadas,
permitindo a visibilidade de uma relação orgânica entre uma e outra, determinando
agrupamentos e a representação, sob a forma de hierarquia, do esquema de
classificação proposto.
A estruturação de um esquema de classificação pode ser facilitada pela utilização de
uma codificação numérica para designar as classes, subclasses, grupos e subgrupos
pré-estabelecidos, o que agiliza a ordenação, a escolha do método de arquivamento, a
localização (física e lógica).
A elaboração de um plano de classificação deve
permitir a articulação entre os conjuntos
documentais produzidos, formadores dos arquivos,
e as funções e as atividades exercidas pelo produtor,
a organização e ordenação dos documentos. Ele
deve, também, possibilitar o acesso às informações,
de forma rápida, eficiente e segura, assegurando
que a prática da avaliação se constitua numa
atividade essencial para a racionalização do ciclo de
vida dos documentos.
A avaliação de documentos deve ser baseada na análise total da
documentação relativa ao assunto a que se referem os documentos. A
análise é a essência da avaliação arquivística. Ao mesmo tempo que
aquilata os valores probatórios dos documentos, o arquivista deve levar
em conta o conjunto da documentação do órgão que os produziu. Não
deve proceder avaliações baseando-se em partes, ou baseando-se nas
unidades administrativas do órgão, separadamente. Deve relacionar o
grupo particular de documentos que está considerado com outros grupos,
para entender-lhes o significado como prova da organização e função. Sua
apreciação depende do grau de análise das origens e inter-relações dos
documentos. Igualmente, ao apreciar os valores informativos dos
documentos, o arquivista deve levar em consideração a documentação
total em conexão com o assunto a que se refere a informação.
(SCHELLENBERG, 1974, p.196- 197, grifo nosso)
 Classificação de Doc’s Arquivísticos:
fundamentos, escolhas e polêmicas
• Classificar é agrupar em classes ou grupos –
processo mental, habitual – é uma
representação.
• Combinar diferentes tipos de aproximações
dos múltiplos objetos a serem classificados.
• Schellenberg, meados do séc XX –
configuração dos planos de classificação dos
doc’s correntes.
A classificação significa, enquanto aplicada aos documentos
correntes, a criação de um sistema de classes dispostas em
determinada ordem, segundo a qual se possam agrupar os
documentos e a localização dos documentos nos respectivos lugares
em tal sistema. [...] Há que distinguir-se a classificação do
arquivamento [...] e distinguir-se-á ainda a classificação do arranjo
do arquivo. [...] Os documentos públicos podem ser classificados de
acordo com todos os tipos de classificação: funcional, organizacional
e por assunto. [...] Como regra geral, há que classificar-se os
documentos em relação à função. São eles o resultado da função;
são usados em referência à função; devem ser, portanto,
normalmente, classificados de acordo com a função.
(SCHELLENBERG, 1959, p. 26-33, grifo do autor)
 Avaliação de doc’s arquivísticos e suas implicações:
testemunho, perda, história e memória

• Le Goff – conceito de memória, diferenças

entre memória oral e memória escrita, fases
de transição de uma à outra.
• Permite o armazenamento, o homem se
comunica no tempo e espaço, procede
registros e a memorização.
• Rev. Francesa – alargamento da memória,
explosão da memória com a apropriação dos
novos suportes de memória, criação dos
arquivos nacionais.
Nora (1984) – lugares de memória – pq não existem
os meios de memória.
Necessidade de memória e de história.
 Os lugares de memória são, antes de mais nada, restos. [...] Os
lugares de memória nascem e vivem do sentimento de que já
não existe uma memória espontânea que é preciso criar
arquivos, que é preciso manter aniversários, organizar
celebrações, pronunciar elogios fúnebres, registrar atas, porque
essas operações não são naturais. [...] São lugares resgatados de
uma memória que não habitamos mais, meio oficiais e
institucionais, meio afetivos e sentimentais. (NORA, 1984, p.XXIV,
grifo nosso)
Noção de Doc:

 Seria uma grande ilusão imaginar que a cada problema histórico corresponde um tipo
único de documentos, específico para tal emprego. Quanto mais a pesquisa, [...], se
esforça por atingir os fatos profundos, menos lhe é permitido esperar a luz a não ser
dos raios convergentes de testemunhos muito diversos em sua natureza. (BLOCH,
2001, p.80)

 A história faz-se com documentos escritos, sem dúvida. Quando estes existem. Mas
pode fazer-se, deve fazer-se sem documentos escritos, quando não existem. (FEBVRE,
1953, apud LE GOFF, 2004. p. 98)

 Não há história sem documentos. [...] Há que tomar a palavra ‘documento’ no sentido
mais amplo, documento escrito, ilustrado, transmitido pelo som, a imagem, ou
qualquer outra maneira. (SAMARAN, 1961 apud LE GOFF, 2004. p. 98)
• Noção de fontes:
• Chamaremos de “fontes” todos os vestígios do passado
que os homens e o tempo conservaram,
voluntariamente ou não – sejam eles originais ou
reconstituídos, minerais, escritos, sonoros, fotográficos,
audiovisuais, ou até mesmo, daqui para a frente,
“virtuais” (contando, nesse caso, que tenham sido
gravados em uma memória) - e que o historiador, de
maneira consciente, deliberada e justificável, decide
erigir em elementos comprobatórios da informação
afim de reconstituir uma seqüência particular do
passado. (ROUSSO, 1996, p. 2, grifo nosso)
Michel Foucault:
 O documento, pois, não é mais, para a história, essa matéria inerte
através da qual ela tenta reconstituir o que os homens fizeram ou
disseram, o que é passado e o que deixa apenas rastros; [...] ela é
o trabalho e a utilização de uma materialidade documental (livros,
textos, narrações, registros, atas, edifícios, instituições,
regulamentos, técnicas, objetos, costumes etc) que apresenta
sempre e em toda parte, em qualquer sociedade, formas de
permanências, quer espontâneas, quer organizadas. O documento
não é o feliz instrumento de uma história que seria em si mesma, e
de pleno direito, memória; a história é, para uma sociedade, uma
certa maneira de dar status e elaboração à massa documental de
que ela não se separa. (FOUCAULT, 2004, p.7-8, grifo do autor)
O problema da avaliação, tanto em seus princípios quanto em suas
práticas, sempre foi, e ainda, é muito pouco conhecido dos serviços
arquivísticos públicos.
Para Jardim (1995), a noção de memória não é problematizada como
referência teórica na literatura sobre a avaliação de documentos.
Para o autor, no Brasil, preconiza-se uma política de salvaguarda dos
documentos que, na maioria das vezes, ignora os parâmetros
científicos e confunde o histórico com aquilo que restou, num
processo de resgate daquilo que o Estado produziu e acumulou de
forma negligente, devido à ausência de normas e padrões de
gerenciamento. Acrescente-se nisso a falta de recursos humanos,
financeiros e materiais para o seu processamento técnico,
armazenamento adequado, disponibilização, acesso e uso.
[...] os estoques informacionais dos arquivos públicos
[...] tendem a ser considerados como parte de uma
memória coletiva tomada como produto, e não
como processo. Essa memória arqueologizável é
freqüentemente identificada sob a noção de
patrimônio documental arquivístico. Compostos por
acervos, mediante critérios teóricos e políticos
pouco explicitados, os arquivos públicos, geralmente,
promovem a monumentalização dos seus
documentos. (JARDIM, 1995, p. 8, grifo do autor)
 Considerações Finais
No Brasil, somente a partir da introdução do conceito
de gestão de documentos disposto na Lei de Arquivos é
que se pode afirmar que a sua adoção começou a ser
identificada como forma de garantir o controle do ciclo
de vida dos documentos, permitindo uma avaliação
criteriosa e assegurando a organização de conjuntos
documentais que viessem alcançar a guarda
permanente. Essa recomendação já se encontrava
prescrita nos manuais norte-americanos, traduzidos
para a língua portuguesa, desde os anos de 1960.
O Estado não reconhece, ainda, na implementação
dessas atividades a possibilidade de uso dos recursos
informacionais produzidos como forma de estimular a
gestão participativa e de ampliar a conquista dos
direitos civis, propiciando a superação de muitas das
desigualdades sociais e a construção da cidadania plena.
As primeiras mudanças no cenário arquivístico brasileiro
pós-1990 ocorreram, em primeiro lugar, com a obtenção
do marco legal e, a seguir, com a sua regulamentação.
A adoção das normas arquivísticas vem esbarrando nas implicações
técnicas advindas das dificuldades de compreensão de uso dos
instrumentos, bem como a intensidade e o alcance de sua
observância apresenta implicações políticas.
A elaboração dos instrumentos técnicos de gestão de documentos
exigiu, dos produtores das normas, a realização de uma pesquisa
detalhada das funções e competências dos órgãos da administração
pública com relação à produção documental e uma análise do uso e
dos prazos de guarda desses documentos para o cumprimento dos
deveres e direitos do Estado na prestação de serviços públicos à
coletividade. Esses instrumentos são resultantes da produção de um
conhecimento arquivístico na área de gestão de documentos.
As dificuldades apresentadas para aplicação dos instrumentos
de classificação e avaliação devem-se, principalmente, ao fato
de uma longa tradição no serviço público de organização dos
documentos levando-se em consideração a tipologia e espécies
documentais, dissociadas do conteúdo informacional que
tratam, e privilegiando a ordenação numérico-cronológica.
Na elaboração de códigos de classificação e tabelas de
temporalidade e destinação de documentos é de fundamental
importância o conhecimento datotalidade da produção
documental, além de serem necessários a existência de
mecanismos de controle do fluxo informacional.
 Arquivologia e informática: impacto
e perspectiva histórica das relações
entre as duas disciplinas

RONDINELLI, Rosely C. Gerenciamento arquivísticos de documentos

eletrônicos. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2002. 160 p.
 Cap. 1
Pós II Guerra – uso da tecnologia do computador –
expansão lenta pelas instituições públicas e
privadas.
Década de 1970 – uso do computador limitado aos
especialistas necessidade de domínio das
estruturas de hardware e software CPD.
Década de 1980 – computadores pessoais (PC)
fim dos CPDs descentralização dos trabalhos
informáticos.
Softwares amigáveis e custos baixos
disseminação do uso dos microcomputadores.
Tecnologia de rede evolui para as LAN
(Local Area Network).
Era da informação eletrônica implicações
econômicas, políticas, sociais e culturais.
Trabalho – profissionais da informação
profundamente atingidos.
Arquivistas – mudança nos mecanismos de
registro e de comunicação da informação.
Mudança dos e nos arquivos reflexão sobre o
impacto das NTICs e construção das relações sobre
o campo.
Breton (1991) – informática informatique =
informação + automática (1962 – Philippe Deyfus).
◦ Fragomeni (1986:314)
 Ciência do tratamento automático da informação(...). Inclui
desde recursos lógicos, ou logical (softwares), como linguagens,
algoritmos, cálculos, e gerência, ate recursos físicos, ou
material (hardware), como processadores periféricos,
terminais, memória, blocos lógicos e componentes.
Evolução dos computadores – 3 etapas:
◦ Tecnologia de válvula (1942-59);
◦ Transistor (1959-65);
◦ Circuito integrado (1965 ate hj);
Disseminação e uso – década de 1980 – lenta adesão dos
arquivistas às novas tecnologias.
Fishbein (1984) – “arquivologia e informática” – CIA - 1964
– I CONGRESSO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS – PARIS.
◦ Pouco interesse dos participantes;
◦ Computador para fins estatísticos e fiscais;
◦ NARA (National Archives and Record Administration) – EUA –
exceção – uso do computador pra atividades administrativas e
recuperação de informação
• Conferência Internacional da Mesa Redonda
de Arquivos (CITRA) – Paris, 1965.
– Desinteresse dos profissionais (conservadorismo +
falta de recursos);
– Rejeição doso cartões perfurados e fitas
magnéticas como doc’s arquivísitcos;
– NARA – exceção – computador para recuperação
de processos e para estudos sobre avaliação
desses materiais;
Conferência Internacional da Mesa Redonda de
Arquivos (CITRA) – Bonn, 1971.
◦ Robert Henri Bautier – situação dos arquivos frente à
automação;
 Crescimento do uso das técnicas informáticas pelos
arquivistas no final da década de 1960;
 Arquivo Nacional da Suécia – políticas de recolhimento e
conservação de doc’s eletrônicos de valor permanente;
 NARA – controle da doc. eletr, produzida pelo gov. em fitas
magnéticas e recolhimento das que tinham valor permanente;
 Alemanha – pioneiros em índices automatizados;
 Itália – indexação de arquivos textuais;
• Entre 1965 e 1971 – pesquisadores que
utilizavam computador para imputar seus
dados, tb utilizavam consulta dos docs eletr.
da adm pública;
• Docs em suporte magnéticos eliminados sem
intervenção de arquivistas:
– Falta de conhecimento de informática;
– Falta de recursos para conservação;
– Obstáculos legais;
Dificuldade de considerar os docs
eletrônicos como arquivísticos
Congresso Internacional de Arquivos – Moscou,
1972: “Novas técnicas arquivísitcas”.
◦ Relatório de Rieger Morris: arquivistas não tinham
uma idéia muito clara sobre o significado do termo
“novas tecnologias arquivísticas”, que o definiu:
 “Novas técnicas arquivísticas são métodos, procedimentos,
tecnologias, dispositivos e processos específicos que
emergiram nos últimos anos (ou continuam emergindo) na
prática arquivísitca e que mudaram significativamente ou
suplantaram inteiramente a metodologia existente, ou
criaram uma alternativa viável para essa metodologia, ou
serviram como meio de executar uma função arquivística que
não existia antes, ou que prometem fazer uma dessas coisas”.
• Grupo de Trabalho: “As implicações do
tratamento automático de dados para a
gestão arquivística”. Spoleto, Itália, 1972.
– Recomendações:
• Publicação de periódico sobre automação em arquivos;
– ADPA – Automatic Data Processing and Archives (1972)
• Compilação de bibliografia de automação;
• Currículo de informática para ensino aos arquivistas;
• Elaboração de instruções sobre GDE;
Dificuldade em se reconhecer o valor dos doc’s
eletrônicos ainda persistia;
Seminário: “Utilização e tratamento automático dos
arquivos”. 1975, Chelwood, Inglaterra.
◦ Ivan Coulas - “Informática e arquivos: um balanço
internacional”.
 Reitera Bautier sobre o uso da informática pelos arquivos;
 Arquivos públicos de vários países utilizando a informática nas
atividades administrativas e no processamento de acervos;
◦ LC (EUA) 1967 – inventário arquivo do JFK – SPINDEX
◦ França 1972 - Préarchivage Informatisé des Archives des Ministères –
informatização dos aruivos intermediários da França;
◦ Itália 1973 – AN - transcrição de docs textuais pra computador (sistema alemão
GOLEM II);
 Destaca a preservação de doc’s eletrônicos;
• 1976 – VIII Congresso Internacional de
Arquivos – Washington, EUA: “Implicações
arquivísticas dos documentos eltrônicos”.
– Lionel Bell – aspectos psicológicos da relação
arquivistas/técnicos em computação;
– Qual seria o perfil do profissional de arquivo e
suas responsabilidades?
– Década de 1960 e 1970 – binômio
impacto/tentativa de assimilação;
No Brasil – relações entre arquivologia e informática,
década de 1970, limitavam-se à reflexões, sempre a
reboque de outros profissionais da informação;
Anais dos Congressos de Arquivologia de 1972, 1976 e
1979, artigos da Revista Arquivo & Administração, da AAB,
revelam uma abordagem por engenheiros e
administradores, a convite dos arquivistas;
Década de 1980 – acontecimentos importantes no âmbito
das relações entre arquivística e informática:
◦ Pesquisa do CIA em 1985: aplicação da informática à
arquivística;
◦ Congresso Internacional de Arquivos 1988 - Paris
• Relatório de Michael Cook publicado na ADPA
em 1986, sobre a pesquisa do CIA:
– Questionário enviado a 204 instituições
arquivísticas;
– 132 preenchidos = 64,7%;
– 65,9% dos que preencheram, usavem um sistema
de automação ou estavam em vias de implantá-lo;
– O AN não respondeu;
• Criação do Cepad (1985) – Comissão Especial
de Preservação do Acervo Documental:
analisar, diagnosticar e propor mudanças nos
segmentos arquivo, biblioteca e museu, de
modo a melhorar a qualidade de desempenho
de suas atividades, produtos, serviços e
recursos informacionais pertinentes à
administração pública federal;
Década de 1980 – ouviu-se muito, fez-se pouco:
Seminário AAB 1982: “Tecnologia, administração e arquivo”.
◦ Mont-Mor: uso da automação em arquivos;
1983, Soares – impacto da informática, da eletrônica e do
processamento de dados – implica profundamente nos arquivos;
1986, Mont-Mor: conservação de doc’s em diferentes suportes,
mas não contemplou os doc’s eletrônicos;
1986, Roberto Pereira – analista de sistemas – Projeto de
automação da Cinemateca Brasileira;
1988, Paris- Primeiro Congresso dedicado aos “novos materiais
arquivísticos”;
1989 René-Bazin – incerteza sobre documentos eletrônicos arquivísticos,
prematuridade científica para definir o que são os novos arquivos;
1988 (França), Ana Maria Camargo – novos arquivos
e formação dos arquivistas – os programas de
formação atendiam às exigências dos novos
materiais? Somente através da interdisciplinaridade
com outras ciências da informação seria possível
capacitar os arquivistas para tal;
Década de 1990 – riqueza literária e profundidade
das discussões;
◦ Fidedignidade, autenticidade, preservação e aplicabilidade
dos princípios arquivísticos aos doc’s eletrônicos ainda
pairam diante dos aquivos como problemas que ainda
precisam ser solucionados;
Charles Dollar – o impacto das novas tecnologias da
informação nos proncípios e práticas de arquivo,
redefinição dos princípios e práticas arquivísticos e
revisão dos conceitos de proveniência, ordem
original e depósitos centrais, bem como das práticas
de avaliação, descrição e preservação;
1994 a 1995 – nova pesquisa do CIA – saber sobre
implantação ou pretensão de gestão de doc’s
eletrônicos;
◦ 100 instituições responderam;
 65% não conservavam nem gerenciavam os doc’s eletrônicos;
1992, José Maria Jardim – “A arquivologia e as novas
tecnologias da informação”.
◦ Contexto da “era da informação”.
◦ Impacto das NTIC’s no mundo arquivístico;
1992, Adelina Novaes e Cruz, Boletim da AAB – 3
aspectos a serem considerados em relação à informática:
◦ Gerenciamento de dados;
◦ Gerencicamento de doc’s eletrônicos;
◦ Transferência de suportes;
◦ Contexto da “era da informação”.
◦ Impacto das NTIC’s no mundo arquivístico;
1994, Marilena Leite e Paes e Ana Maria Camargo –
implicações da informática;
1995, José Maria Jardim – novas perspectivas da arquivologia
dos anos 90;
1997, Anna Carla Mariz – dissertação de Mestrado em
Memória Social e Documento (UNI-RIO) – ”O correio eletrônico
e o impacto na formação dos arquivos empresariais”;
2001, Vanderlei Batista dos Santos – dissertação de Mestrado
– “Gestão de documentos eletrônicos sob a ótica arquivística”;
1998, Rosely Rondinelli – artigo baseado em estudos de
Luciana Duranti e Heither MacNeil, Boletim da AAB –
fidedignidade e autenticidade da informação eletrônica;
1998, Carlos Henrique Marcondes – Revista Arquivo &
Administração – questões relativas à estruturação e
representação de documentos e agrupamento de
documentos de arquivo em espaço computacional;
Ausencia de anais de congresssos brasileiros de
arquivologia nas décadas de 1980 e 1990, impedem
um melhor rastreamento das relações
arquivologia/informática no período;
1998 e 2000, Congressos na Paraíba e Bahia:
◦ Conscientização da comunidade arquivística em relação à
tecnologia da informação e aos doc’s eletrônicos;
Nos últimos anos o foco é no gerenciamento
arquivístico de documentos eletrônicos, que preconiza a
intervenção arquivísitca desde a concepção do sistema
eletrônico;
1989, Duranti – estudo do impacto das NTIC’s na
arquivística fidedignidade e autenticidade
diplomática;
1997, Eastwood e MacNeil – Projeto Interpares –
International Research on Permanent Authentic Records
in Eletronic Systems – iniciativa arquivística mais
importante nos dias de hj – SIGAD – Sistemas de Gestão
Arquivísticas de Documentos;
• Conclusão
– Abandono na postura passiva dos arquivistas na
década de 1990;
– Iniciativas de parceria entre arquivística e
informática;
– Revisão do campo de conhecimento em nível
epistemológico e empírico;