PENGELOLAAN RUMAH SINGGAH SEBAGAI RUANG BACA
PERPUSTAKAN UMUM KOTA SOLOK
Sabda1, Ardoni2
Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan
FBS Universitas Negeri Padang
Email: sabda@rocketmail.com
Abstract
This paperaims to describe the Shelter Home Management provided Solok City
Public Library. Based on theresults of the survey and the analysis found that the
Shelter Home Management Solok City Public Library began with the planning of
activities organized by Solok City Public Library. The nextplanis organizedin a
coordinated manner by the employee or staff assigned tomanage thes helter.
Operational activitiesin thes helter directly supervised by the Public Library of
Solok and must submita reporton the application to the head of the library budget.
From the report managers helters will receive direction from the head of the
library if necessary. Of these findings should be expected Solok City Public
Library include eshelt ermanagers in creatingan action plan that will be
implemented by the halfway house. In operations hould need additional staff fing
shelters because of the density of the activities to becarried out by the halfway
house.
Keywords: library; information; shelter home
A. Pendahuluan
Yusuf (1996:95) mengatakan bahwa perpustakaan merupakan tambang ilmu
pengetahuan untuk keperluan pendidikan, penelusuran, kebudayaan, rekreasi, dan
deposit. Perpustakaan dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu perpustakaan umum dan
perpustakaan khusus. Perpustakaan umum merupakan perpustakaan yang berdiri sendiri
tanpaada naungan dari organisasi lain. Perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang
didirikan oleh sebuah departemen, lembaga negara, lembaga penelitian, organisasi
massa, militer, industri, perusahaan swasta, BUMN untuk menunjang pencapaian tujuan
organisasinya.
Perpustakaan Umum Kota Solok merupakan salah satu contoh dari perpustakaan
umum. Perpustakaan Umum Kota Solok berada dalam naungan Kantor Arsip,
Dokumentasi dan Perpustakaan Umum Kota Solok yang merupakansalah satu Satuan
Perangkat Kerja Daerah (SKPD) Kota Solok. Perpustakaan yang terletak di Jalan
Protokol Kota Solok dan berada di kompleks Balai kota, Kota Solok ini mempunyai
bangunan dua lantai, dengan luas 792 m2. Saat ini koleksi Perpustakaan Umum Kota
Solok berjumlah total 15.256 eksemplar/keping. Seluruh koleksi Perpustakaan Umum
Kota Solok telah diklasifikasi dengan menggunakan Dewey Decimal Classification
(DDC).
1
2
Penulis, mahasiswa prodi Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, wisuda periode September 2013
Pembimbing, dosen FBS Universitas Negeri Padang
292
Pengelolaan Rumah Singgah sebagai Ruang Baca Perpustakaan Umum Kota Solok – Sabda,
Ardoni
Agar layanan tersebut dapat dilakukan secara maksimal, Perpustakaan Umum
Kota Solok menjalin kerjasama dengan beberapa pihak seperti Perpustakaan Provinsi
Sumatera Barat, perpustakaan sekolah/universitas dan perpustakaan masyarakat yang
ada di Kota Solok. Saat ini perpustakaan mempunyai 50 pos layanan yang terdiri dari
lembaga pendidikan (TK, SD, SLTP, SLTA dan perguruan tinggi), instansi (kantor
lurah, sanggar belajar), lembaga sosial (rumah singgah, LP, panti asuhan) lembaga
masyarakat, rumah ibadah, kompleks perumahan dan lain-lain.
Salah satu wujud nyata kerja sama antara Perpustakaan Umum Kota Solok dan
lembaga sosial adalah dengan berdirinya rumah singgah. Rumah singgah merupakan
layanan informasi yang terselenggara berkat kerja sama yang dilakukan dengan
pustakawan pada bidang pengelolaan perpustakaan keliling. Rumah singgah dibangun
dengan pengawasan penuh oleh perpustakaan keliling. Berdasarkan itu semua, dalam
makalah ini dibahas tentang pengelolaa rumah singgah sebagai ruang baca Perpustakaan
Umum Kota Solok.
1. Pengertian, Tujuan, dan Fungsi Rumah Singgah
Menurut Terry (1991:17), di dalam Konferensi Nasional II tentang masalah
pekerja anak di Indonesia pada Juli 1996 disebutkan bahwa “rumah singgah sebagai
tempat pemusatan sementara yang bersifat nonformal, dimana anak-anak bertemu untuk
memperoleh informasi dan pembinaan awal sebelum dirujuk ke dalam proses
pembinaan lebih lanjut”. rumah singgah merupakan perantara anak jalan dan pihakpihak yang akan membantu mereka untuk mendapatkan sebuah informasi. Rumah
singgah bertujuan sebagai tempat membentuk sikap dan perilaku anak yang sesuai
dengan norma yang berlaku dimasyarakat menurut (Terry1991:30). Selain itu rumah
singgah dibangun dengan tujuan mengupayakan anak-anak untuk kembali ke rumah jika
memungkinkan atau ke panti dan lembaga pengganti lainnya jika diperlukan serta
memberikan alternatif pelayanan yang disediakan. Fungsi utama rumah singgah adalah
sebagai perantara atau penghubung antara anak jalanan dan keluarga, panti atau
lembaga-lembaga lainnya. (Departemen Sosial, 2000: 42-43).
2. Manajemen dalamPengelolaanRumah Singgah
Menurut Sutarno (2004:6) “manajemen adalah suatu proses penggunaan sumber
daya secara efektif untuk mencapai sasaran”. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia
disebutkan bahwa manajemen adalah suatu proses penggunaan sumber daya secara
efektif untuk mecapai sasaran. Sutarno (2004:6) berpendapat bahwa “manajemen
merupakan bagian yang paling penting dalam ilmu administrasi yaitu merupakan inti
administrasi”.
Sebagai inti dari manajemen, administrasi terdiri dari tujuh unsur yang disingkat
menjadi POSDCORB menurut Luther Gulick dalam buku (Martoatmodjo, 2006:2.10),
dengan akronim berupa:
a. P = planning artinya perencanaan
b. O = organizing artinya pengorganisasian
c. S =staffing artinya ketenagaan/kepegawaiaan
d. D = directing artinya pengarahan
e. CO= coordinating artinya pengkoordinasian
f. R= reporting artinya pelaporan
g. B= budgeting artinya penganggaran
Makalah ini ditulis dengan tujuan untuk mendiskripsikan pengelolaan rumah
singgah yang disediakan Perpustakaan Umum Kota Solok.
293
Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan
Vol. 2, No. 1, September 2013, Seri D
B. Metodologi
Objek pengumpulan data dilakukan melalui pengamatan secara langsung dan
wawancara dengan masyarakat di rumah singgah Perpustakaan Umum Kota Solok.
Pengololaan data dilakukan dengan cara menganalisis hasil pengamatan dan wawancara
dengan teknik analisis isi (content analisis).
C. Pembahasan
Pengelolaan atau yang lebih sering disebut dengan istilah manajemen pada
rumah singgah Perpustakaan Umum Kota Solok bertitik tolak pada teori manajemen
yang dikemukakan oleh Luther Gulick, dalam buku (Martoat modjo, 2006:2.14) yaitu
POSDCORB planning artinya perencanaan, organizing artinya pengorganisasian,
staffing artinya kepegawaiaan, directing artinya pengarahan, coordinating artinya
pengkoordinasian, reporting artinya pelaporan, dan budgeting artinya penganggaran
1. Perencanaan
Tujuan sebuah perpustakaan dapat dirancang dalam sebuah perencanaan dengan
cara-cara yang efektif dan efisien. Menurut (Martoatmodjo, 2006:2.11), suatu rencana
bagi perpustakaan khusus harus diolah dari anggaran dasar perpustakaan yang terdiri
dari kedudukan perpustakaan, tujuan, organisasi dan kewajiban perpustakaan, fasilitas,
kebijaksanaan dan anggaran serta wewenang, tugas dan tanggung jawab perpustakaan.
Pada rumah singgah Perpustakaan Umum Kota Solok tujuan yang hendak
dicapaioleh rumah singgah telah disusun dalam rencana yang dikelola oleh
Perpustakaan Umum Kota Solok sebagai organisasi induknya melalui bidang
perpustakaan keliling. Seharusnya penyusunan rencana oleh Perpustakaan Umum Kota
Solok tetap melibatkan rumah singgah. Agar pengelola rumah singgah secara langsung
dapat menyampaikan aspirasinya.
Rumah singgah merupakan salah satu dari lima rumah singgah yang ada di
Wilayah Kota Solok yang berada di Jalan Rambio Kelurahan Laing Kota Solok
mempunyai fasilitas yang terdiri dari:
a. Data ruangan dan fasilitas rumah singgah Perpustakaan Umum Kota Solok
Pemamfaatan Ruang
Kondisi
Jenis
Jumlah Luas
No
Rusak Rusak
Ruangan
Ruangan M2 Dipakai Tidak Jarang Baik
Ringan Berat
1. Ruang Bahan
1
20
√
√
Pustaka
2. Ruang Baca
1
√
√
3. Ruang Kerja
4. Ruang
Pertemuan
1) Karya cetak
294
Pengelolaan Rumah Singgah sebagai Ruang Baca Perpustakaan Umum Kota Solok – Sabda,
Ardoni
No
Jenis Bahan Pustaka
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10
000 Karya Umum
100 Filsafat
200 Agama
300 Ilmu-Ilmu Sosial
400 Bahasa
500 Ilmu-Ilmu Murni
600 Ilmu-Ilmu Terapan
700 Kesenian
800 Kesusastraan
900 Geografi &
Sejarah
Jumlah
Judul
50
25
84
23
85
5O
5O
Pemamfaatan
Sering Sedang Jarang
√
√
√
√
√
√
√
√
Eksemplar
20
30
45
24
45
30
30
Ket.
2) Serial
No.
1.
2.
Jenis
BahanPustaka
Koran
Majalah
Jumlah
Judul
3
Eksemplar
32
Pemanfaatan
Sering Sedang Jarang
√
-
Keterangan
3) Sarana layanan
No.
Jenis Perabot
Jumlah
(Buah)
1.
2.
3.
4.
5.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
17.
18.
19.
Meja Baca
Kursi Baca
Rak Buku
Meja Sirkulasi
Lemari
Rak Surat Kabar
Laci Katalog
Meja Kerja
Kursi Kerja
Rak Penitipan Barang
Kota Saran
Papan Pengumuman
Televisi
VCD / DVD
Display Pameran
3
12
5
1
2
1
1
1
1
1
-
Cukup
Kurang
Lebih
-
-
-
Baik
√
√
√
√
√
√
√
√
√
-
Kondisi
Rusak Rusak
Ringan Berat
√
-
295
Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan
Vol. 2, No. 1, September 2013, Seri D
b. Layanan rumah singgah
Komponen
No
Layanan rumah singgah
a) Jam Buka Perpustakaan/hari
b) Sistim Peminjaman
c) Koleksi yangDipinjamkan/hari
d) Pengunjung/hari
e) Statistik Perpustakaan Harian
f) Laporan Bulanan
Uraian
Ada Tidak Ada
√
√
√
√
√
√
.............
.............
.............
.............
.............
.............
Keterangan
08.30- 11.30 WIB
Terbuka/tertutup
49 Eks
20 Org
22 Org
2. Pengorganisasian
Untuk berhasilnya suatu rencana, diperlukan organisasi yang baik yaitu adanya
pembagian kekuasaan (structure of authority) yang mampu mencapai tujuan-tujuan
yang telah ditentukan (Martoatmodjo, 2006:2:11). Seharusnya dalam pengorganisasian
kegiatan rumah singgah Perpustakaan Umum Kota Solok yang hanya dari dua orang
staf ini harus tetap mempunyai hierarki tugas dan kewajiban masing-masing. Kepala
rumah singgah mestinya membuat laporan kegiatan yang wajib diserahkan tiap tanggal
24 tiap bulannya kepada kepala perpustakaan.
3. Kepegawaian
Kepegawaian adalah menempatkan tenaga yang tepat untuk melaksanakan kerja
yang tepat (Martoatmodjo, 2006:2.12). Prinsip kepegawaian diharapkan akan tercapai
hasil kerja yang optimum, peningkatan kemampuan para pegawai, perkembangan
semangat kerja. Dalam pelaksanaannya rumah singgah dikelola oleh dua orang staf
Perpustakaan Umum Kota Solok pada bidang perpustakaan keliling. Rumah singgah
beroperasi selama 4 hari dalam seminggu yaitu dari Senin sampai Kamis dari pukul
08.30 WIB s.d. 11.30 WIB. Tata tertib yang digunakan dalam operasionalnya diadopsi
dari tata tertib Perpustakaan Umum Kota Solok
4. Pengarahan
Menurut (Martoatmodjo, 2006: 2.13) pengarahan atau directing mencakup
pengambilan keputusan dan menerapkan dalam bentuk perintah dan pelaksanaannya.
Pada rumah singgah Perpustakaan Umum Kota Solok pengarahan dilakukan setelah
kepala rumah singgah memberikan laporan bulanannya. Pengarahan pun hanya
dilakukan jika ditemukan laporan yang tidak sesuai dengan perencanaan awal.
Sebaiknya pengarahan terhadap rumah singgah dilakukan secara berkala dan terus
menerus.
5. Koordinasi
Mengkoordinasi secara sederhana dapat diartikan yaitu menguhubungkan
berbagai bagian kerja dalam sesuatu organisasi dalam urutan kerja yang harmonis dan
logis (Martoatmodjo, 2006:2.13). Koordinasi pada rumah singgah Perpustakaan Umum
Kota Solok dapat dilihat melalui kegiatan peningkatan minat melalui kegiatan dan acara
promosi minat baca.
6. Laporan
296
Pengelolaan Rumah Singgah sebagai Ruang Baca Perpustakaan Umum Kota Solok – Sabda,
Ardoni
Suatu laporan hanya berguna bila disusun dari fakta-fakta dan data yang
sesungguhnya dan disajikan secara jujur (Martoatmodjo, 2006:2.13). Kegiatan yang
dilakukan oleh rumah singgah secara langsung diawasi oleh kepala perpustakaan.
Sebaiknya bukti pengevaluasian kegiatan yang dilakukan oleh rumah singgah
dilaporkan dalam bentuk tertulis berupa laporan pertanggung jawaban. Laporan ini
wajib diserahkan setiap hari Kamis pada minggu terakhir tiap bulannya.
8. Anggaran
Menurut Martoatmodjo, (2006:2.13) sumber keuangan bagi perpustakaan khusus
biasanya diperoleh dari lembaga induknya. Kegiatan rumah singgah Perpustakaan
Umum Kota Solok dianggarkan oleh Perpustakaan Umum Kota Solok. Pengelola rumah
singgah tidak mengetahui darimana dan berapa dana yang dianggarkan oleh
perpustakaan tersebut, karena fungsi rumah singgah hanya sebagai pelaksana saja.
8. Manfaat Rumah Singgah Perpustakaan Umum Kota Solok
Berdasarkan hasil wawan cara kepada mayarakat sekitar rumah singgah maka
dapat ditarik simpulan bahwa keterbukaan rumah singgah sangat membawa pengaruh
yang baik bagi masyarakat Kota Solok umumnya dan masyarakat sekitar rumah singgah
bernaung khususnya. Bagi Kota Solok, dengan adanya rumah singgah dapat membantu
tugas mereka dalam pemenuhan informasi bagi masyarakat dalam hal ini diamanatkan
pada Perpustakaan Umum Kota Solok. Sedangkan bagi masyarakat sekitar tempat
rumah singgah berada dapat sebagai ajang untuk menimba ilmu pengetahuan yang
beragam dan menarik.
D. Simpulan dan Saran
Dari hasil pembahasan ini dapat disimpulkan bahwa pengelolaan rumah singgah
Perpustakaan Umum Kota Solok diawali dengan penyusunan rencana kegiatan yang
dirancang dalam sebuah rapat oleh Perpustakaan. Selanjutnya rencana tersebut
diaplikasikan oleh dua staf yang terdiri dari satu orang kepala rumah singgah dan satu
orang staf pelaksana yang masing-masing jabatan tersebut mempunyai tugas dan
kewajiban masing-masing.
Dalam operasional kegiatan pengelola mendapat pengarahan dari kepala
perpustakaan atau staf yang ditugaskan. Untuk beberapa kegiatan rumah singgah
berkoordinasi dengan beberapa lembaga lain yang sama-sama berkepentingan. Untuk
pelaporan kegiatan dilakukan oleh pengelola rumah singgah dalam bentuk laporan.
Dalam tersebut akan tertera kegiatan yang telah dilaksanakan beserta penggunaan dana
yang telah dianggarkan.
Disarankan kepada pengelolaan rumah singgah Perpustakaan Umum Kota Solok
agar mengikutsertakan pengelola rumah singgah dalam membuat rencana kegiatan yang
akan dilaksanakan oleh rumah singgah. Selain itu dalam operasional kagiatan sebaiknya
rumah singgah menambahan staf pelaksana karena tingkat kepadatan kegiatan yang
akan dilakukan oleh rumah singgah sangat padat.
Catatan: artikel ini disusun berdasarkan makalah tugas akhir penulis dengan
Pembimbing Drs. Ardoni, M.Si.
297
Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan
Vol. 2, No. 1, September 2013, Seri D
E. Daftar Pustaka
Departemen Sosial RI. 2000. Pedoman Pelaksanaan Rumah Singgah. Jakarta.
Depdikbud.1988. Kamus Besar Bahasa Indonesia.Balai Pustaka. Jakarta
Martoatmodjo, Karmidi. 2006. Manajemen Perpustakaan Khusus. UT. Jakarta
Sutarno, NS. 2004. Manajemen Perpustakaan: Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta.
Terry, George. R. 1991. Prinsip-prinsip Manajemen.Bumi Aksara. Jakarta.
Yusuf, Taslimah. 1996. Manajemen Perpustakaan Umum. Jakarta: Universitas Terbuka.
298