Manual de Auditoría sobre el Desempeño

[ Manual de Auditoría sobre el Desempeño] MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO Índice Introducción ......................................................................................................................... 1 Capítulo 1. Generalidades 1.1. CONCEPTO DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO................................................... 3 1.2. OBJETIVO Y CONTRIBUCIONES .................................................................................... 5 1.3. ALCANCE Y VERTIENTES ................................................................................................ 6 1.4. PROCEDIMIENTO GENERAL .......................................................................................... 8 1.5. MARCO NORMATIVO ................................................................................................... 9 Capítulo 2. Propuestas de Auditoría 2.1. ASPECTOS GENERALES................................................................................................ 10 2.2. INDAGACIÓN E INTERPRETACIÓN DE LAS FUENTES DE INFORMACIÓN ............... 11 2.3. VALIDACIÓN DE ANTEPROPUESTAS Y AUTORIZACIÓN DE PROPUESTAS .............. 18 2.4. REQUERIMIENTO DE INFORMACIÓN PARA EL PROTOCOLO DE AUDITORÍA........ 21 2.5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ................................................................................ 22 2.6. DIAGRAMA DE FLUJO ................................................................................................. 24 Capítulo 3. Protocolo de Auditoría 3.1. ASPECTOS GENERALES................................................................................................ 28 3.2. COMPRENSIÓN DE LA POLÍTICA O PROGRAMA POR AUDITAR ............................ 29 3.3. ABDUCCIÓN DE LA AUDITORÍA ................................................................................. 45 3.4. METODOLOGÍA PARA EJECUTAR LA AUDITORÍA .................................................... 63 3.5. DOCUMENTOS DE PROGRAMACIÓN ....................................................................... 73 3.6. INTEGRACIÓN Y APROBACIÓN ................................................................................. 75 3.7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ................................................................................ 77 3.8. DIAGRAMA DE FLUJO ................................................................................................. 78 ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ i MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO Capítulo 4. Ejecución y Resultados 4.1. ASPECTOS GENERALES................................................................................................ 79 4.2. FORMALIZACIÓN E INICIO DE LOS TRABAJOS DE AUDITORÍA ............................... 80 4.3. ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO .................................................. 82 4.4. APLICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA ........................................ 83 4.5. DETERMINACIÓN Y CONSTRUCCIÓN DE LOS RESULTADOS ................................... 90 4.6. FORMULACIÓN DE CONCLUSIONES ......................................................................... 96 4.7. FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES AL DESEMPEÑO .................................... 98 4.8. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES .............................................................................. 102 4.9. DIAGRAMA DE FLUJO ............................................................................................... 104 Capítulo 5. Informe de Auditoría 5.1. ASPECTOS GENERALES.............................................................................................. 107 5.2. CARACTERÍSTICAS DEL INFORME DE AUDITORÍA ................................................... 108 5.3. ESTRUCTURA DEL INFORME ....................................................................................... 109 5.4 AUTORIZACIÓN DEL INFORME .................................................................................. 110 5.5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES .............................................................................. 111 5.6. DIAGRAMA DE FLUJO ............................................................................................... 112 Capítulo 6. Expediente de Auditoría 6.1. IMPORTANCIA DEL EXPEDIENTE DE AUDITORÍA ..................................................... 114 6.2. ESTRUCTURA E INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE DE AUDITORÍA ............................ 115 6.3. CARACTERÍSTICAS DE LOS PAPELES DE TRABAJO ................................................. 117 6.4. MARCAS DE AUDITORÍA ........................................................................................... 119 6.5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES .............................................................................. 120 6.6. DIAGRAMA DE FLUJO ............................................................................................... 121 Formatos ADPL01 Cédula Análisis Resumen de Fuentes ............................................................. 122 ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ ii MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO ADPL02 Ficha Básica de Programación ....................................................................... 124 ADPL03 Requerimiento de Información para la Planeación .................................... 128 ADPL04 Comparativo de Información Solicitada y Entregada ................................ 131 ADPL05 Matriz de Consistencia Lógica ........................................................................ 133 ADPL06 Tabla del Onus Probandi .................................................................................. 135 ADPL07 Programa de Trabajo ........................................................................................ 137 ADPL08 Guía de Auditoría .............................................................................................. 139 ADEJ01 Orden de Auditoría ........................................................................................... 141 ADEJ02 Acta Circunstanciada ...................................................................................... 146 ADEJ03 Cédula de Determinación de Muestra de Auditoría ................................... 154 ADEX01 Contenido del Expediente del Proceso de Fiscalización............................ 157 ADEX02 Índice General de Papeles de Trabajo.......................................................... 159 ADEX03 Contenido del Expediente de Papeles de Trabajo ..................................... 161 Bibliografía ........................................................................................................................ 163 ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ iii MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO Introducción El Manual de Auditoría sobre el Desempeño, es un documento técnico que el Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Veracruz ha elaborado, con el objetivo de establecer una herramienta metodológica para el desarrollo y ejecución de las auditorías sobre el desempeño, a los Entes Fiscalizables definidos en el artículo 9 de la Ley de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. Este documento es resultado de una adopción de los Lineamientos Técnicos de la Auditoría Especial de Desempeño de la Auditoría Superior de la Federación, cuyos conocimientos y experiencias en la materia, representan un punto de partida para la ejecución de este procedimiento en el Estado de Veracruz. Con base en los lineamientos mencionados, en las características jurídicas de la Fiscalización Superior local y en los aspectos técnicos y reglamentarios del Órgano, se elaboró este Manual como una adaptación que contiene la metodología para desarrollar auditorías sobre el desempeño en los ámbitos estatal y municipal. El Manual de Auditoría sobre el Desempeño está conformado por 6 capítulos y un anexo de formatos. El primer capítulo, corresponde a los Aspectos Generales de la auditoría sobre el desempeño, conceptualizaciones, objetivos y contribuciones, los objetos y sujetos de revisión, el procedimiento general y el marco normativo en el ámbito local. En el segundo y tercer capítulo, se establecen aspectos metodológicos para desarrollar la planeación de auditorías sobre el desempeño; el segundo, presenta una visión genérica de la planeación, materializándose en las Propuestas de Auditoria y, el tercero, corresponde a la planeación específica de las auditorías autorizadas, en donde se analiza las características de la política pública, programa y/o Ente a fiscalizar y se definen los alcances, objetivos, hipótesis, procedimientos y medios de verificación de la auditoría a través del Protocolo de Auditoría. El capítulo cuarto, se refiere al procedimiento de ejecución y elaboración de resultados. La ejecución inicia con la formalización de la Orden de Auditoría y la apertura del Acta de Circunstanciada, posteriormente se aplicarán los procedimientos de auditoría para obtener evidencia suficiente, competente y pertinente. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 1 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO En la determinación de resultados se conocerá cómo se construyen los resultados, a través de la estructura tríadica. Los resultados serán incluidos en el informe, los cuales deberán vincularse con los objetivos de la auditoría. En el capítulo quinto, señala la estructura y procedimiento de elaboración, validación e integración del Informe de Auditoría sobre el Desempeño, mismo que sintetiza los resultados, las conclusiones y, en su caso, la emisión de recomendaciones al desempeño. En el capítulo sexto, se señalan las características estructurales y de integración del Expediente de Auditoría. Finalmente, se proporciona un anexo que establece los distintos formatos e instructivos de elaboración, que resultan necesarios para la planeación y ejecución de la auditoría y que son referidos dentro del contenido del manual. El presente documento será actualizado en ejercicios posteriores, con la finalidad de establecer mejores prácticas que fomenten el rigor metodológico y la calidad de las auditorías sobre el desempeño desarrolladas por el Órgano de Fiscalización Superior del Estado. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 2 Aspectos Generales ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 1 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO Capítulo 1 Aspectos Generales 1.1. CONCEPTO DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO Para establecer conceptualmente a la auditoría sobre el desempeño en el Órgano de Fiscalización Superior del Estado (ORFIS), se analizaron las definiciones de la Organización Internacional de las Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI, por sus siglas en inglés) y de la Auditoría Superior de la Federación (ASF). 1.1.1 Organización Internacional de las Entidades Fiscalizadoras Superiores. La INSTOSAI emite las Normas Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras Superiores (ISSAI), que establecen principios y directrices generales para el desarrollo de la Fiscalización Superior a nivel internacional. A través de la norma ISSAI 300 Principios fundamentales de la auditoría de desempeño, la INTOSAI ha definido a la auditoría sobre el desempeño como una revisión independiente, objetiva y confiable sobre si las acciones, sistemas, operaciones, programas, actividades u organizaciones del gobierno operan de acuerdo con los principios de economía, eficiencia y eficacia, y sobre si existen áreas de mejora. Por otra parte, la norma ISSAI 3000 Normas y directrices para la auditoría del rendimiento basadas en las normas de auditoría y la experiencia práctica de la INTOSAI, define a la auditoría de rendimiento (sobre el desempeño) como un examen independiente de la eficiencia y la eficacia de las actividades, los programas o los organismos de la Administración pública, prestando la debida atención a la economía, y con el propósito de llevar a cabo mejoras. En la ISSAI 3100 Directrices para la auditoria de desempeño: principios clave, define a la auditoría sobre el desempeño como una revisión independiente y objetiva de los proyectos, sistemas, programas u organizaciones gubernamentales, en cuanto a uno o más de los tres aspectos de economía, eficiencia y eficacia, busca fin de conducir a mejoras. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 3 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 1.1.2. Auditoría Superior de la Federación. La ASF ha definido a la auditoría sobre el desempeño como una revisión de la eficacia, eficiencia, economía, competencia de los actores públicos, la calidad del bien o servicio ofrecido y la satisfacción del beneficiario-usuario, así como el impacto socioeconómico y ambiental de la actuación de la administración pública y de los resultados obtenidos por los entes públicos, en operaciones complejas o que por su particularidad deben auditarse mediante enfoques diversos. 1.1.3. Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Veracruz. De acuerdo a la Ley Número 584 de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, en su artículo 2 fracción III, se conceptualiza a la auditoría sobre el desempeño como la verificación del cumplimiento de los objetivos contenidos en los programas estatales y municipales mediante la estimación o cálculo de los resultados obtenidos en términos cualitativos o cuantitativos, o ambos. En este sentido, la auditoría sobre el desempeño es una revisión independiente, objetiva, confiable, sistemática, interdisciplinaria, propositiva y comparativa de la eficacia, eficiencia, economía, competencia de los actores públicos, la calidad del bien o servicio ofrecido y la satisfacción del beneficiario-usuario, así como el impacto social, económico y ambiental de la actuación de la administración pública y de los resultados obtenidos por los entes públicos. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 4 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 1.2. OBJETIVO Y CONTRIBUCIONES La finalidad de la auditoría sobre el desempeño es verificar el cumplimiento de los objetivos contenidos en las políticas, programas y/o proyectos públicos, analizando la eficiencia, la eficacia y la economía de los mismos y su efecto, o la consecuencia social y económica, durante el periodo que se evalúe, con el propósito de promover una gestión gubernamental pública económica, eficaz y eficiente. La auditoría sobre el desempeño contribuye a las mejores prácticas y a la rendición de cuentas al asistir a los responsables de la gestión de los recursos públicos y de las tareas de supervisión para mejorar su desempeño. Lo logra evaluando si las decisiones de los Entes Fiscalizables son preparadas e implementadas eficiente y eficazmente y si los ciudadanos han recibido el justo valor por sus contribuciones; se enfoca en áreas en donde pueda añadir valor y en las cuales tenga el mayor potencial para la mejora. Asimismo, proporciona incentivos para que las partes responsables tomen las medidas apropiadas. De acuerdo con las Normas Profesionales de Auditoría del Sistema Nacional de Fiscalización, este tipo de auditoría promueve la transparencia al ofrecer a los entes públicos y a los ciudadanos, una visión de la administración y los resultados de las diferentes actividades del gobierno. Con ello, contribuye de manera directa al brindar información útil al ciudadano, mientras sirve como base para el aprendizaje y las mejoras. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 5 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 1.3. ALCANCE Y VERTIENTES Este tipo de revisión verificará tanto el cumplimiento de las metas y objetivos definidos por los Entes Fiscalizables, como su rendimiento en la ejecución de las acciones establecidas para lograrlos. Analiza los fines, los medios y los recursos disponibles. En este sentido, la auditoría sobre el desempeño se fundamenta en tres vertientes principales, comúnmente denominadas “las tres e”. La eficacia mide el logro de los objetivos y metas programadas con los recursos disponibles en un tiempo determinado. La eficiencia mide y califica el recorrido entre medios y fines, así como la capacidad de alcanzar los objetivos y metas programadas con el mínimo de recursos disponibles y tiempo, logrando su optimización. La economía mide el costo de la política o programa público comparado contra los resultados obtenidos. Además, comprueba el impacto de los resultados en la población objetivo utilizando indicadores de calidad y de satisfacción del ciudadano; por otra parte, analiza la competencia de los actores o servidores públicos. Estos elementos son vertientes secundarias, comúnmente conocidos como “las tres c”. Las seis vertientes ayudan a establecer líneas de investigación de acuerdo con diferentes aspectos de las acciones gubernamentales, cuyos elementos de revisión más comunes son los siguientes: VERTIENTE ELEMENTOS Resultados Cumplimiento de mandatos normativos Logro de propósitos, objetivos y metas Definición y seguimiento a indicadores estratégicos Impactos sociales EFICIENCIA Operación de políticas y programas Diseño y planeación de políticas, planes y programas públicos Ejecución de políticas, planes y programas públicos Definición y seguimiento de indicadores de gestión Operación de programas y procedimientos Sistemas de información Gestión de actividades y recursos ECONOMÍA Costos y beneficios Ejercicio de los recursos públicos Utilidad de los bienes y servicios generados Viabilidad económica y social Beneficios y ahorros económicos EFICACIA PRINCIPALES ASPECTOS ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 6 SECUNDARIAS MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO VERTIENTE ASPECTOS ELEMENTOS COMPETENCIA Actores o servidores públicos Ética y valores Competencias profesionales Servicios públicos de carrera CALIDAD Servicios y bienes públicos Calidad en la prestación de servicios públicos Calidad intrínseca de los bienes públicos CIUDADANO Satisfacción Satisfacción que los ciudadanos perciben sobre los servicios y bienes que los gobiernos les proporcionan. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 7 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 1.4. PROCEDIMIENTO GENERAL El Manual de Auditoría sobre el Desempeño describe a lo largo de sus capítulos, las etapas del procedimiento de desarrollo, cuyo esquema general es el siguiente: ETAPA 1 PLANEACIÓN Capítulo 2 Propuestas de Auditoría Capítulo 3 Protocolo de Auditoría ETAPA 2 EJECUCIÓN ETAPA 3 INFORME ETAPA 4 EXPEDIENTE Capítulo 4 Ejecución y Elaboración de Resultados Capítulo 5 Informe de Auditoría Capítulo 6 Expediente de Auditoría El Equipo Auditor está integrado por el grupo de auditores de desempeño, mismos que son asignados y habilitados por el ORFIS para llevar a cabo los procedimientos definidos en el manual. Los trabajos de supervisión, aprobación y autorización de la metodología quedan a cargo del Director de Auditoría de Desempeño y Evaluación de Transparencia, del Auditor Especial de Legalidad y de Desempeño y del Auditor General, según sea el caso. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 8 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 1.5. MARCO NORMATIVO El marco normativo de referencia respecto del Procedimiento de Fiscalización Superior, que deberá tener en cuenta el Equipo Auditor, entre otros, será el siguiente: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Constitución Política del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. Ley de Coordinación Fiscal Ley General de Contabilidad Gubernamental. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria Ley de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. Código Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. Reglas Técnicas de Auditoría para el Procedimiento de Fiscalización Superior en el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. Convenios de colaboración. Además, deberán ceñir su actuación a los diferentes documentos normativos que contienen disposiciones de carácter interno; es decir, aquellos en los cuales se regulan las conductas del personal del ORFIS, de conformidad con la filosofía de la institución, como lo son: Reglamento Interior del Órgano de Fiscalización Superior para el Estado de Veracruz. Código de Conducta. Código de Ética. Manual General de Organización. Igualmente, el Equipo Auditor deberá considerar en la práctica, aquellos documentos o publicaciones que, por su contenido se vean relacionados con la materia por auditar, pudiendo ser éstos de carácter federal, estatal o municipal, mencionándose como ejemplo los siguientes: Formatos publicados en el Diario Oficial de la Federación o en la Gaceta Oficial del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. Tratados Internacionales reconocidos por el Estado Mexicano. Decretos emitidos por la Federación o el Gobierno del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. Criterios jurisprudenciales. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 9 Planeación MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO Capítulo 2 Propuestas de Auditoría 2.1. ASPECTOS GENERALES Los trabajos de planeación y programación son fundamentales para la correcta ejecución y obtención de resultados de una auditoría. Por ello, es necesario dirigir los esfuerzos y recursos de la fiscalización a áreas de los Entes Fiscalizables, que por su importancia o su grado de riesgo, resultan prioritarias para el Estado de Veracruz. Las propuestas tienen su origen en las antepropuestas, las cuales son desarrolladas por el Equipo Auditor y revisadas por el Director de Auditoría de Desempeño y Evaluación de Transparencia (en adelante el Director de Auditoría); asimismo, las antepropuestas deberán ser aprobadas por el Auditor Especial de Legalidad y de Desempeño (en adelante Auditor Especial), convirtiéndose éstas en propuestas de auditoría de desempeño; una vez aprobadas las propuestas deberán ser sometidas a consideración y autorización del Auditor General. En razón de lo anterior, en este capítulo se establecen dos registros derivados del procedimiento de planeación y elaboración de propuestas; el primero, se refiere a la Cédula de Análisis-Resumen de Fuentes (Formato ADPL01) que comprende el análisis realizado en cada una de las propuestas y; el segundo, es la Ficha Básica de Programación (Formato ADPL02), que valora cada una de las propuestas, a fin de determinar las que serán sometidas a consideración del Auditor General. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 10 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 2.2. INDAGACIÓN E INTERPRETACIÓN DE LAS FUENTES DE INFORMACIÓN En la planeación de auditorías se establecen los procedimientos lógicos que evitan la discrecionalidad en la determinación de las antepropuestas. Para la búsqueda y recopilación de información se apoya en la heurística, que es la técnica de la indagación y el descubrimiento de documentos: datos, hechos o fuentes históricas. La heurística, en auditorías sobre el desempeño, comprende: los documentos normativos y operativos gubernamentales que, en general, contienen normas, objetivos, metas, estrategias, políticas y medidas operativas que serán aplicadas para la atención de las prioridades de la planeación gubernamental. Para conocer estos documentos, el Equipo Auditor debe recurrir a distintas fuentes de información con el propósito de analizarlos y, en su caso, registrar en las antepropuestas. Según el nivel de información que proporcionan las fuentes de información pueden ser clasificadas en primarias o secundarias. 2.2.1. Fuentes Primarias. Para los fines de esta auditoría, las fuentes primarias son aquellos documentos originarios que en general contienen objetivos, metas, estrategias, políticas y medidas operativas que serán aplicadas para la atención de las prioridades de la planeación gubernamental y que históricamente son los primeros en abordar los componentes que nos ocupan y son las siguientes: 2.2.1.1. Documentos normativos de mediano plazo. Los documentos de mediano plazo son los instrumentos normativos de los Sistemas de Planeación Democrática, siendo los más comunes los planes de desarrollo y los programas de mediano plazo. En este proceso, se analizan distintos documentos de planeación que se distinguen por su jerarquía, su cobertura espacial y temporal, así como por la función que cumplen dentro del sistema. Todos estos documentos constituyen el marco de referencia que confrontamos con los resultados que se obtienen al ser ejecutados para el logro de ciertos fines. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 11 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO Planes de desarrollo. Tienen como función definir los propósitos, las estrategias generales y las principales políticas de desarrollo, así como indicar los programas de mediano plazo que deben elaborarse para atender los objetivos y prioridades económicas y sociales que regirán al quehacer gubernamental; en consecuencia, es el marco orientador de todos los demás documentos que conforman los Sistemas de Planeación Democrática. Los contenidos de los Planes de Desarrollo son básicamente cualitativos, en el entendido de que los documentos operativos de corto plazo y, los programas sectoriales, regionales, institucionales y especiales, deben contener los aspectos más específicos y la definición de metas cuantitativas. Programas de mediano plazo. Tienen como función desagregar y detallar los planteamientos y orientaciones generales de los Planes de Desarrollo, mediante la identificación de los objetivos, metas, políticas e instrumentos que, en su conjunto, contribuirán al logro de los objetivos y prioridades de los planes. Los programas son elaborados a partir de la identificación de los temas estratégicos o prioridades del desarrollo. Estos programas pueden ser: Sectoriales Estratégicos (Regionales y Especiales) Institucionales Convenios y compromisos 2.2.1.2. Documentos normativos de corto plazo. Se trata de documentos que tienen como propósito definir los objetivos, metas y acciones a realizar en un periodo menor o igual a un año, los más comunes son: Leyes de ingresos. Presupuestos de egresos. Programas presupuestarios. Reglas de operación. Criterios de políticas económicas. Programas operativos anuales. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 12 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 2.2.1.3. Instrumentos de control. En la etapa de control, el seguimiento de la ejecución de los Planes de Desarrollo y de los Programas de Mediano Plazo se lleva a cabo mediante evaluaciones parciales con cortes mensuales, trimestrales o semestrales, con objeto de aportar elementos de juicio sobre la evolución de los efectos producidos por las acciones ejecutadas y, en caso, de desviaciones respecto de lo planeado, instrumentar las medidas correctivas pertinentes, los más representativos son los siguientes: Informes sobre la situación económica, las finanzas y la deuda pública. Informes de los gabinetes especializados. Informes de actividades. Informes de los organismos internos de control y evaluación. Informes de auditores externos. Convenios o bases de desempeño. Evaluaciones del control interno. 2.2.1.4. Instrumentos de rendición de cuentas. Se trata de los instrumentos por medio de los cuales los actores gubernamentales informan, explican y justifican a los ciudadanos, de manera clara y transparente, las acciones realizadas en el cumplimiento de sus obligaciones y objetivos, así como los recursos públicos ejercidos y los resultados obtenidos, los más comunes son los siguientes: Informes de gobierno. Informes de ejecución de los planes de desarrollo Cuentas públicas. Versiones estenográficas de las comparecencias de funcionarios públicos. Informes de los titulares de las entidades del sector paraestatal a sus órganos de gobierno. Informes de labores. Informes de evaluaciones externas por despachos consultores o instituciones académicas. Informes del Resultado de la Fiscalización Superior. 2.2.1.5. Documentos de la legislación y normativa. Son los documentos normativos que se relacionan con las atribuciones del Estado en materia de planeación, conducción, coordinación y orientación de la economía, así como aquellas de regulación y fomento. Entre los documentos de la legislación y normativa aplicables a la materia más relevantes se encuentran: ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 13 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Constitución Política del Estado Libre y Soberano del Estado de Veracruz. Leyes orgánicas Códigos. Leyes secundarias. Decretos. Reglamentos. Circulares. Oficios. Estudios y análisis 2.2.1.6. Documentos internos del Ente Fiscalizable. Los principales documentos que se deben considerar son los siguientes: Decreto de creación. Actas constitutivas. Manuales de organización. Manuales de procedimientos. Contratos de fideicomisos Estructura orgánica. Recursos humanos, financieros y materiales Objetivo, misión y resultados. Principales operaciones. Principales servicios o bienes. Mecanismos de rendición de cuentas y fiscalización. Sistemas de control. Fortalezas y debilidades. Estados financieros dictaminados. 2.2.2. Fuentes Secundarias. Son aquellas que analizan, estudian o evalúan las fuentes originales o primarias. Estas fuentes se generan en el medio académico o, por ser motivo de noticia, en los medios de comunicación. 2.2.2.1. Documentos académicos. Para las auditorías sobre el desempeño será importante identificar, analizar e investigar sobre los argumentos expuestos en aquellos documentos elaborados por los especialistas en la materia que auditarán. Es importante tener en cuenta el ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 14 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO prestigio y las instituciones que avalan a los autores que realizan estos documentos, pues en ocasiones, se crean con determinados propósitos, ya que en ocasiones podrían confundir al Equipo Auditor. Los documentos académicos más comunes son: Libros. Revistas especializadas Artículos. Conferencias. Memorias de congresos o de mesas redondas. Documentos de organismos nacionales e internacionales expertos en la materia por auditar. Documentos de organismos nacionales e internacionales expertos en materia de fiscalización superior y auditoría gubernamental. 2.2.2.2. Documentos de la opinión pública. Se trata de los materiales que se encuentran contenidos en los medios siguientes: artículos periodísticos, entrevistas, revistas, reportajes, análisis de la opinión pública, denuncias ante la Comisión de Vigilancia del H. Congreso del Estado de Veracruz o, en su caso, ante el ORFIS. 2.2.2.3. Historia del Ente o de la política pública. Es necesario investigar cuáles fueron las razones por las que se diseñó la política pública, o se creó el Ente Fiscalizable que se pretende auditar. Cuál era el problema que pretendían resolver con la instrumentación de la política, a fin de evaluar si estaba concebida de manera adecuada para, resolver la problemática expuesta, generalmente, en sus documentos de diagnóstico. 2.2.2.4. Otros informes y documentos. Los titulares, además de estar obligados a informar sobre los resultados de los Entes Fiscalizables que encabezan, generalmente hacen declaraciones y citan a conferencias de prensa para promover sus actividades y las acciones que les interesan. Por otra parte, existen distintos documentos que pueden resultar de interés para el Equipo Auditor en el proceso de planeación genérica. Estos documentos pueden ser aquellos que son elaborados o emitidos por: El H. Congreso del Estado de Veracruz. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 15 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO La H. Cámara de Diputados. La Auditoría Superior de la Federación El Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Veracruz. El Instituto Nacional de Estadística y Geografía. El Consejo Nacional de Evaluación de la Política de Desarrollo Social. Organizaciones profesionales y civiles, entre otros. 2.2.3. Análisis e interpretación de Fuentes. En la planeación de las auditorías el análisis de fuentes es relevante, ya que con él se identifican los problemas estructurales y coyunturales del Ente que será objeto de revisión, así como las variables programático-presupuestales y de desempeño que justificarán la elección de la política pública, programa o proyecto por auditar. Para este procedimiento, el Equipo Auditor deberá elaborar una Cédula de Análisis Resumen de Fuentes (ADPL01), en la que se incluya la fuente consultada; su ubicación específica; una síntesis de la información que contiene cada fuente consultada en relación con el componente o componentes que podrán ser auditados, así como las consideraciones propias del Equipo Auditor sobre dicha fuente. Después de que se tiene la información, hay que comprenderla, explicarla e interpretarla; la disciplina que nos enseña a hacer esas tres cosas con rigor técnico y metodológico es la hermenéutica, mismas que nos ayuda a interpretar el valor de esa información. La hermenéutica tiene tres ejes: El sentido sintáctico. Consiste en interpretar la coherencia de los fenómenos entre sí y con sus postulados generales; es la coherencia entre el objetivo y lo realizado, la relación fines–medios. El sentido semántico. Es la capacidad auditora para interpretar correctamente los términos y construir un cuadro de abducción. El sentido pragmático. Comprende hechos, evidencias, datos duros y datos cualitativos. Después de que el Equipo Auditor ha recopilado y ordenado la información, procede a discriminar, de entre todas las antepropuestas, aquellas que cumplen con los criterios de importancia y pertinencia, considerando las siguientes tres vertientes y sus respectivos ejes: A. Diseño normativo de la política pública: 1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 16 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 2. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Veracruz. 3. Leyes Reglamentarias 4. Tratados, Acuerdos y Convenios Locales, Nacionales e Internacionales. B. Diseño programático–presupuestario: 5. 6. 7. 8. Planes de Desarrollo. Programas de Mediano Plazo. Presupuestos de Egresos y/o Leyes de Ingresos. Acciones de Gobierno C. Rendición de cuentas: 9. Informes de los Entes Fiscalizables. 10. Informes de Fiscalización. 11. Cuentas Públicas. Con base en el análisis e interpretación de la información contenida en los once ejes, el Equipo Auditor obtiene elementos que le proporcionan certidumbre y seguridad razonables para determinar las antepropuestas que reúnen las características de importancia y pertinencia. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 17 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 2.3. VALIDACIÓN DE ANTEPROPUESTAS Y AUTORIZACIÓN DE PROPUESTAS En este apartado se da a conocer el proceso que se tiene para la validación de las antepropuestas por parte del Auditor Especial y posteriormente la autorización del Auditor General del ORFIS. 2.3.1. Antepropuestas de Auditoría. Una vez obtenido el resultado del análisis de las fuentes de información, el Equipo Auditor identificará los criterios de selección y las reglas de decisión para elegir los sujetos y objetos por fiscalizar, de conformidad con el instructivo de la Ficha Básica de Programación (AEPL02). La selección de las antepropuestas conlleva a la realización de un análisis sobre: El impacto positivo que se espera de la fiscalización al desempeño, El análisis del diseño de la política pública, el programático-presupuestal y sobre la rendición de cuentas, y La importancia, pertinencia y factibilidad de la antepropuesta. 2.3.1.1. Impacto positivo. En cuanto al impacto positivo que se espera de la fiscalización sobre el desempeño, los criterios a aplicar se sustentan en los rubros siguientes: Fortalecer los mecanismos de operación: que se realizan en áreas detectadas con problemas en el diseño e implementación de las políticas públicas o programas. Impulsar la utilización de sistemas de medición del desempeño: que se relaciona con la revisión de la evaluación de los sistemas de información y medición de la política pública o programa gubernamental, el propósito fundamental es mejorar los procesos de transparencia y rendición de cuentas. Fomentar la calidad de los bienes y la prestación de los servicios: que corresponde a revisiones enfocadas en la evaluación al cumplimiento de las metas programadas, el alcance de la cobertura y la calidad en la prestación de un servicio. Fortalecer los mecanismos de control: que se refiere a revisiones donde se han detectado deficiencias en los procedimientos y en los mecanismos de control, lo que genera riesgos en la operación. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 18 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 2.3.1.2. Análisis del diseño. En cuanto los análisis del diseño de la política pública, del marco programáticopresupuestal y sobre la rendición de cuentas sustentados en la interpretación de la información contenida en los once ejes, el Equipo Auditor obtiene elementos que le permiten cuantificar los componentes que dan relevancia a la materia por fiscalizar, los cuales orientan la planeación de la fiscalización y que sirven de base para elaborar las antepropuestas. 2.3.1.3. Importancia, pertinencia y factibilidad. La definición de la importancia, pertinencia y factibilidad permitirá contar con mayores elementos para seleccionar las antepropuestas de revisión que tienen los mayores elementos técnicos para incluirse en el PAA. Importancia del tema. Consiste en realizar un ejercicio hermenéutico de los elementos en los que se encuentras incluidos el diseño normativo y programático-presupuestal de una política pública o programa de gobierno. Del análisis hermenéutico del diseño normativo, programático-presupuestal, el Equipo Auditor deberá concluir sobre la correspondencia entre el problema que originó la intervención del gobierno y los objetivos y metas, así como sobre el diseño programático respecto del marco normativo. Para que la representatividad del gasto, destinado a cumplir el mandato de la política pública, revele la importancia de la política pública en términos de los recursos destinados para su implantación y operación. Pertinencia. Se refiere al análisis de los documentos de rendición de cuentas, ya que estos reflejan el estado actual de la materia por auditar. Para rendir cuentas sobre su proceder, todos los ejecutores del gasto tienen la obligación de consolidar información sobre su gestión financiera y sobre el cumplimiento de sus objetivos y metas. El análisis de los instrumentos de rendición de cuentas deberá dar cuenta de lo informado respecto del cumplimiento de los objetivos y metas en el año a fiscalizar, lo cual, permitirá identificar áreas con posibilidades de mejorar en la operación o corregir irregularidades, ineficiencias u omisiones. Factibilidad. Analiza si la capacidad operativa, las condiciones funcionales y documentales del Ente Fiscalizable permiten seleccionar la materia por auditar y llevar a cabo la revisión para dar un mensaje integral, de manera que sea posible estimar previamente las implicaciones que su ejecución ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 19 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO representa; y que su realización es viable en términos de tiempo, recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos disponibles. 2.3.2. Revisión y Validación de las Antepropuestas. Todas las antepropuestas que genere el Equipo Auditor, se analizarán y discutirán con el Director de Auditoría para que una vez validadas sean presentadas a consideración del Auditor Especial quien en su caso las aprobará, convirtiéndose éstas en propuestas de auditoría. Por cada antepropuesta que se genere, se deberá elaborar una Ficha Básica de Programación (Formato ADPL02), que contenga los datos generales del planteamiento, una síntesis de los criterios utilizados para el análisis y selección de la misma, así como la justificación respectiva. 2.3.3. Aprobación de las Propuestas. El Auditor Especial presentará al Auditor General los objetivos y características de cada una de las propuestas. Con base en el análisis, revisión y discusión de las propuestas, el Auditor General las autorizará, para que aquellas que fueron elegidas se incluyan al PAA que corresponda. En su caso, el Auditor General podrá indicar la realización de adaptaciones o adecuaciones a las mismas. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 20 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 2.4. REQUERIMIENTO DE INFORMACIÓN PARA EL PROTOCOLO DE AUDITORÍA Una vez que el Auditor General ha autorizado las propuestas que se incluirán en el PAA, el Equipo Auditor elaborará un proyecto de Requerimiento de Información, (Formato ADPL03), por medio del cual, solicitará al Ente Fiscalizable aquella documentación que considere necesaria para complementar la comprensión de la política pública o programa por auditar, así como definir la metodología, alcances, objetivos, hipótesis y procedimientos de la auditoría próxima a realizar. Además, podrá solicitar información a otras dependencias, entidades, organismos, etc., que estén relacionados con el funcionamiento de la política pública o programa por auditar. Elaborado el proyecto de requerimiento, el Equipo Auditor lo presentará al Director de Auditoría quien, de no requerir adaptaciones, lo someterá a consideración del Auditor Especial quien, en su caso, lo aprobará y presentará al Auditor General para su autorización y firma. Con el requerimiento autorizado y firmado, el Equipo Auditor, con el apoyo de la Dirección General de Asuntos Jurídicos, hará llegar dicho documento al Ente Fiscalizable, dependencia, entidad, organismo, etc., de que se trate. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 21 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 2.5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ELABORACIÓN, VALIDACIÓN Y APROBACIÓN DE PROPUESTAS Responsable Equipo Auditor Descripción Recopila las fuentes de información. Del análisis de fuentes primarias y secundarias identifica los posibles sujetos y objetos de revisión. 3. Determina la información para el llenado de la Cédula Análisis Resumen de Fuentes con la descripción sintetizada de los conceptos y aspectos más relevantes contenidos en las fuentes de información consultadas en relación con el o los componentes que podrán ser auditados. 4. Elabora la Ficha Básica de Programación para seleccionar el sujeto y objeto por auditar, considerando las fuentes de información; los criterios de selección y las reglas de decisión. 5. Somete antepropuestas a revisión del Director de Auditoría. Director de Auditoría 6. Revisa las antepropuestas presentadas a su consideración. ¿Requiere adecuaciones a la antepropuesta? SÍ: Continúa en la actividad 7 NO: Continúa en la actividad 8 Equipo Auditor 7. Realiza las adecuaciones y precisiones requeridas por el Director de Auditoría. Director de Auditoría 8. Somete antepropuestas a consideración del Auditor Especial. Auditor Especial 9. Evalúa las antepropuestas presentadas a su consideración. ¿Requiere adecuaciones a la antepropuesta? SÍ: Continúa en la actividad 10 NO: Continúa en la actividad 11 Equipo Auditor 10. Realiza las adecuaciones y precisiones requeridas por el Auditor Especial. Auditor Especial 11. Aprueba las antepropuestas, convirtiéndose éstas en propuestas de auditoría. 12. Somete propuestas a consideración del Auditor General. Auditor General 13. Analiza las propuestas para su posible integración al PAA. ¿Requiere adecuaciones a la propuesta? SÍ: Continúa en la actividad 14 NO: Continúa en la actividad 15 Equipo Auditor 14. Realiza las adecuaciones y precisiones requeridas por el Auditor General, a la propuesta. Auditor General 15. Autoriza las propuestas para que sean incorporadas al PAA. Equipo Auditor 16. Elabora el (los) proyecto (s) Requerimiento (s) de Información para la Planeación de la Fiscalización a la Cuenta Pública. 17. Somete el (los) proyecto (s) de requerimiento (s) a revisión del Director de Auditoría. Director de Auditoría 18. Revisa el (los) proyecto (s) de requerimiento. ¿Requiere adecuaciones al proyecto de requerimiento? SÍ: Continúa en la actividad 19 NO: Continúa en la actividad 20 19. Realiza las adecuaciones requeridas por el Auditor Especial. CONTINÚA Formato 1. 2. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ ADPL01 ADPL02 ADPL03 22 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO ELABORACIÓN, VALIDACIÓN Y APROBACIÓN DE PROPUESTAS Responsable Descripción Formato Director de Auditoría 20. Somete el (los) proyecto (s) de requerimiento (s) a consideración del Auditor Especial. 21. Evalúa el (los) proyecto (s) de requerimiento. ¿Requiere adecuaciones al proyecto de requerimiento? SÍ: Continúa en la actividad 22 NO: Continúa en la actividad 23 Equipo Auditor 22. Realiza las adecuaciones y precisiones requeridas por el Auditor Especial. Auditor Especial 23. Aprueba el (los) proyecto (s) de requerimiento (s) y los somete a consideración del Auditor General. Auditor General 24. Analiza el (los) proyecto (s) de requerimiento. ¿Indica adecuaciones al proyecto de requerimiento? SÍ: Continúa en la actividad 25 NO: Continúa en la actividad 26 Equipo Auditor 25. Realiza las adecuaciones y precisiones sugeridas por el Auditor Especial. Auditor General 26. Autoriza y firma el (los) requerimiento (s) de información. Equipo Auditor 27. Envía a la Dirección General de Asuntos Jurídicos para que notifique al Ente Fiscalizable y/o las dependencias, entidades, organismos etc., los requerimientos de información. FIN DEL PROCEDIMIENTO ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 23 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 2.6. DIAGRAMA DE FLUJO EQUIPO AUDITOR DIRECTOR DE AUDITORÍA AUDITOR ESPECIAL 6. Revisa las antepropuestas. 9. Evalúa las antepropuestas. INICIO 1. Recopila las fuentes de información. 2. identifica posibles sujetos y objetos de revisión. Si 3. Elabora Cédula Análisis de Fuentes (ADPL01). 7. Realiza adecuaciones requeridas por el Director de Auditoría. ¿Adec uaciones? No Si ¿Adec uaciones? No 4. Elabora Ficha Básica Programación (ADPL02). 8. Somete antepropuestas a consideración del Auditor Especial. 5. Somete antepropuestas a revisión del Director de Auditoría. 10. Realiza adecuaciones requeridas por el Auditor Especial. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 11. Apruebas las antepropuestas, convirtiéndose en propuestas. A A 24 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO EQUIPO AUDITOR DIRECTOR DE AUDITORÍA AUDITOR ESPECIAL AUDITOR GENERAL A A 12. Somete propuestas a consideración del Auditor General. 13. Analiza las propuestas de auditoría. Si 14. Realiza adecuaciones requeridas por el Auditor General. ¿Adec uaciones? No 15. Autoriza las propuestas para que sean incorporadas al PAA. 16. Elabora el proyecto de Requerimiento de Información para la Planeación (ADPL03). 17. Somete proyecto de requerimiento a revisión del Director de Auditoría. B A ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 25 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO EQUIPO AUDITOR DIRECTOR DE AUDITORÍA AUDITOR ESPECIAL AUDITOR GENERAL 21. Evalúa proyecto de requerimiento de información. 24. Analiza proyecto de requerimiento de información. B A 18. Revisa proyecto de requerimiento de información. Si 19. Realiza adecuaciones requeridas por el Director de Auditoría. ¿Adec uaciones? No 20. Somete proyecto requerimiento a consideración del Auditor Especial. Si ¿Adec uaciones? No 23. Aprueba el proyecto requerimiento y lo somete a consideración del Auditor General. No ¿Adec uaciones? Si C A D A 22. Realiza adecuaciones requeridas por el Auditor Especial. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 26 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO EQUIPO AUDITOR AUDITOR GENERAL C A D A 25. Realiza adecuaciones requeridas por el Auditor General. 26. Autoriza y firma el requerimiento de información para planeación. 27. Envía requerimiento a la Dirección General de Asuntos Jurídicos para que lo notifique. FIN ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 27 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO Capítulo 3 Protocolo de Auditoría 3.1. ASPECTOS GENERALES El Capítulo 3 se refiere a la programación de la auditoría y tiene como objetivo estructurar de manera ordenada y con rigor metodológico el proyecto de investigación para llevar a cabo la revisión de la política pública, programa y/o actividad gubernamental previamente autorizada e incorporado en el PAA. El Equipo Auditor es responsable de la elaboración del protocolo para cada una de las auditorías que fueron autorizadas. En ese sentido, el protocolo es el diseño previo de la auditoría y marca las líneas de investigación necesarias para cumplir con los objetivos centrales de las auditorías sobre el desempeño: valorar la eficacia, eficiencia y economía con que actuaron los responsables de la operación de la política o programa, así como la calidad del bien o servicio, la competencia de los actores y la percepción del ciudadanousuario de la revisión. Este capítulo está integrado por ocho apartados, en los que se detallan los aspectos para la elaboración del protocolo; particularmente, lo que corresponde a la comprensión de la política pública o programa por revisar, la definición de los elementos conceptuales (abducción) y metodológicos de la auditoría, así como la elaboración de los documentos de programación quedan definidos en los apartados 3.2., 3.3., 3.4. y 3.5.; mientras que los apartados 3.6., 3.7. y 3.8. especifican los detalles, funciones y responsabilidades relacionados con la integración y aprobación del protocolo. Cabe señalar que, si con la revisión de los documentos para la elaboración del protocolo, el Equipo Auditor tiene la sospecha de posibles fraudes por parte de los operadores de la política pública por auditar, deberán hacerlo de conocimiento del Director de Auditoría con el fin de informar esta sospecha ante el área del ORFIS correspondiente. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 28 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 3.2. COMPRENSIÓN DE LA POLÍTICA O PROGRAMA POR AUDITAR Una parte muy importante para la comprensión de la política pública o programa por auditar, proviene del análisis realizado en la fase de elaboración de propuestas, en donde se revisaron distintas fuentes de información. Sin embargo, para lograr una comprensión holística será necesario allegarse de más y mejor información, especialmente de aquella que no fue posible identificar durante el proceso de elaboración de la propuesta y con aquella que fuera necesaria para desarrollar el protocolo de acuerdo con lo establecido en los puntos de este apartado. Como se definió el Capítulo 2, el procedimiento de elaboración de la propuesta concluye con la requisición de información para la planeación, tanto al Ente Fiscalizable como a aquellas dependencias, entidades, organismos, etc., que estén relacionados con el funcionamiento de la política pública o programa por auditar. De esta forma, para estar en posibilidades de analizar la información solicitada y una vez que sea entregada, de acuerdo con los términos y plazos de la Ley de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas estatal, el Equipo Auditor deberá analizar que ésta coincida con lo requerido, por medio del Comparativo de Información Solicitada y Entregada (Formato ADPL04). 3.2.1. Contexto en la Planeación y en la Rendición de Cuentas. Para iniciar el estudio y comprensión de la política pública o programa por auditar, es necesario ubicar en el marco normativo, los documentos rectores de su actuación: los Planes de Desarrollo, los Programas de Mediano Plazo, los Presupuestos de Egresos y las Cuentas Públicas. Esta labor se sintetiza en la construcción de mapas y esquemas que identifican la materia y la política pública o programa por auditar en el contexto de la planeación nacional, sectorial, estatal o municipal; de igual manera la importancia presupuestaria asignada dentro de los Presupuestos de Egresos y su comparación respecto del ejercicio del gasto en las Cuentas Públicas, en términos de la estructura programática y del presupuesto. Este ejercicio tiene como propósito: verificar que, en principio, la política pública o programa por auditar efectivamente se llevó a cabo y, por lo tanto, es factible de fiscalizar; así como, identificar una parte de los elementos esenciales para la construcción de los busilis que delimitarán el alcance de la auditoría, el mandato a cumplir, la importancia relativa en la asignación del gasto, la cobertura dentro ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 29 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO de la acción sectorial, regional e institucional y las unidades responsables de operar la política pública. En el caso de la revisión a las políticas públicas es importante identificar la inserción de las sujetas a fiscalización en el entorno local, regional, nacional e internacional mediante la revisión de los compromisos de acción, de gasto y de resultados pactados en diversos convenios y tratados, lo que permitirá una comprensión holística del fenómeno por auditar. En el caso de revisar un programa presupuestario, es de fundamental relevancia precisar su ubicación y trazabilidad ya que éstos pueden no estar explícitamente señalados en la totalidad de los documentos de la planeación de mediano y corto plazo y de rendición de cuentas sino implícitos en temas de mayor alcance, situación que, de no ser correctamente identificada, puede afectar la comprensión de la política pública sujeta a revisión y, con ello, el diseño y los procedimientos de la auditoría. A partir de la identificación del programa presupuestario objeto de revisión, circunscribiéndose concretamente a éste y no a temas genéricos, se debe identificar cómo se inserta en el contexto de los documentos consultados, considerando especial cuidado en aquellos casos en los que dicho programa no se señale explícitamente, de modo que se precise con pertinencia su alcance, su mandato, la asignación del gasto, la cobertura dentro de la acción sectorial, regional e institucional y los operadores específicamente involucrados en el programa sujeto a fiscalización; así como, Entes Fiscalizables que operan con un solo programa presupuestario para cumplir con los distintos aspectos de su mandato o, bien, casos en los que se programen y reporten actividades sin estar vinculadas a un programa presupuestario. Los instrumentos de rendición de cuentas proporcionan elementos cuantitativos y cualitativos para que el ORFIS fiscalice las acciones gubernamentales, con objeto de verificar el cumplimiento de los objetivos de los programas aprobados y el correcto ejercicio de los recursos. En el análisis de los Presupuestos de Egresos y de las Cuentas Públicas se tiene que resaltar si el mandato corresponde con la rendición de cuentas presentada y, por lo tanto, se debe presentar la comprensión de los resultados reportados por el Ente Fiscalizable. El Equipo Auditor deberá analizar el cumplimiento de las disposiciones para los ejecutores de gasto, respecto del establecimiento del Sistema de Evaluación del Desempeño estatal y, en su caso, federal; y, deberá estudiar si la materia por ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 30 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO auditar cuenta con los indicadores estratégicos y de gestión necesarios para la rendición de cuentas. Para la identificación o construcción de los indicadores estratégicos y de gestión, el Equipo Auditor debe conocer y comprender el marco jurídico y normativo del SED estatal y, en su caso federal; de la metodología para la elaboración de la Matriz de Indicadores de Resultados (MIR); de los programas presupuestarios estatales y federales, así como de las actividades institucionales y fondos federales; y los resultados y tipos de evaluaciones de que hayan sido objeto los programas o políticas de evaluación, señaladas en los Programas Anuales de Evaluación de las administraciones federal, estatal y municipal. 3.2.2. Problema Público. Un problema es una situación no deseada que dificulta o entorpece la consecución de un objetivo, para cuya alteración el Estado ha decidido emplear los recursos públicos disponibles. El problema público es aquel fenómeno que la política pública o el programa sujeta a revisión intenta resolver o cambiar. Es tarea del Equipo Auditor identificar la definición del problema público realizada por el Estado, entendida como la delimitación del factor problemático, de sus causas y, en su caso, de sus efectos. El Equipo Auditor podrá emitir una opinión respecto del grado de atención del problema público logrado con las actividades fiscalizadas, por lo que sólo deberá pronunciarse sobre las relaciones causales efectivamente abordadas. La labor de identificación del problema público señala la importancia de comprender con claridad y precisión el problema público que pretende resolver la política pública sujeta a revisión. A su vez, permitirá identificar y definir cuáles serán los resultados que el Equipo Auditor necesita desarrollar. Ejemplo: Contaminación del Agua La definición del problema debe decirnos de qué se trata la intervención del Estado, a dónde quiere llegar, qué efectos está buscando. Para identificar el problema público no basta con señalar “la creciente contaminación del agua” al ser solamente el factor problemático, sino que también será necesario indicar las causas consideradas por el Estado en sus diagnósticos, tales como: la deficiente regulación y supervisión de agentes contaminantes, la expansión de zonas urbanas, la falta de cultura del agua u otras; asimismo, de ser posible, habrían de ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 31 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO identificarse los efectos del problema determinados por el Estado, tales como la desaparición de ecosistemas, la disminución del agua potable, la propagación de enfermedades, u otros. 3.2.3. Historia. Es fundamental comprender en qué ha consistido el problema que, desde su origen, la política pública o programa en revisión ha pretendido resolver, sus posibles causas y los efectos en la población. Para lograrlo, el Equipo Auditor debe responder a las preguntas: ¿qué problema ha pretendido resolver la política pública por auditar?; ¿se han identificado las posibles causas del problema público?; ¿se han establecido parámetros cuantitativos para medir el problema y sus posibles causas que permitan al responsable de la política pública tomar decisiones sustentadas sobre el estado del problema público?; ¿qué resultados ha obtenido?, ¿se ha modificado el problema público? y, de ser el caso, ¿por qué ha cambiado el problema? La finalidad de este apartado es explicar la evolución temporal de la relación entre problema público y la acción gubernamental para atender dicho problema, teniendo como punto de llegada la manera en cómo el Ente Fiscalizable está concibiendo el problema actualmente y las acciones que está implementando para atenderlo. Conocer la historia del tema por auditar nos indica el génesis, la formulación y los operadores de la política pública, que son indispensables para situarnos en el problema; permitiendo concebir las auditorías desde una enfoque más amplio y de mayor comprensión para elaborar las preguntas clave y conjeturar hipótesis adecuadas. Los considerandos de los decretos de creación de los Entes Fiscalizables son una fuente de información clave para entender los problemas que pretende resolver la política pública. Cada vez que se mencione la creación de un Ente Fiscalizable o la promulgación de una ley se deben referir los principales argumentos de la exposición de motivos. Nunca debe hacerse una relatoría de hechos sin sentido y es muy importante no citar textualmente el problema tal como aparece en los documentos oficiales para no perderse en la retórica y no quedarse en la generalidad de lo expresado en los objetivos nacionales, sectoriales, especiales, institucionales y de programa. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 32 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 3.2.4. Deber Ser. Para la realización de la auditoría es necesario establecer el conjunto de atribuciones, mandatos y objetivos del responsable de la política pública o programa en la que se sitúe nuestra revisión; a dicho conjunto se le denomina “deber ser”. Durante la ejecución de la auditoría, el deber ser constituirá la premisa universal respecto de la cual el Equipo Auditor contrastará los hechos observados. En el caso de auditorías sobre el desempeño a programas presupuestarios, la comprensión del deber ser debe delimitarse al propio programa presupuestario, no al Ente Fiscalizable que lo opera ni a todo un tema de política pública. Las áreas fundamentales de la fiscalización son cuatro: 1. 2. 3. 4. La comprobación del cumplimiento de la legislación vigente. La revisión y análisis del cumplimiento de los objetivos y metas. La comprobación y justificación del uso eficiente de los recursos. La verificación de la observancia de las normas de la contabilidad pública. Es fundamental que se identifique el deber ser del objeto y sujeto por auditar. El punto de partida para identificar el deber ser corresponde al trabajo realizado en la elaboración de las Propuestas (Capítulo 2). El Equipo Auditor no se limitará a transcribir normas jurídicas, sino que hará un trabajo de discriminación: de todas las disposiciones posibles será necesario saber cuáles establecen específicamente la materia de estudio y de todos los artículos y fracciones cuáles proporcionan información precisa sobre los objetivos y la operación del programa, proyecto o política pública en revisión. El deber ser ha de organizarse en los siguientes apartados: Doctrina Jurídica. Leyes primarias y secundarias, decretos. Doctrina Programática. Planes de desarrollo y programas sectoriales, institucionales, regionales y especiales. Doctrina Programática Presupuestal. Presupuestos de Egresos, Sistemas de Evaluación del Desempeño y Matrices de Indicadores de Resultados. Se trata de una revisión exhaustiva cuyos resultados, además de señalarse en el informe, deben usarse para el diseño de pruebas de auditoría, para delimitar el alcance de las pruebas de auditoría. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 33 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO Esquema de Operación. Reglas de operación, lineamientos, convenios, contratos y similares. Éste debe sintetizarse en un flujograma o esquema de operación para identificar las actividades principales, los tramos de control y supervisión, y los reportes de rendición de cuentas que se producen. En el caso de las auditorías que abarquen la entrega de subsidios se debe revisar que en el diseño del programa se especifique la temporalidad del subsidio y su propósito. 3.2.5. Referentes. La finalidad de este apartado es establecer los criterios de verificación que el Equipo Auditor utilizará para sus pruebas de auditoría. En materia de auditoría sobre el desempeño, los referentes son una herramienta fundamental para la comprensión del tema a revisar. Si bien es fundamental conocer el significado de los conceptos expresados en los objetivos y el esquema de operación, también es relevante precisar la interpretación de los diseñadores y ejecutores de la política pública o programa en revisión. Después de definir los conceptos utilizados en los objetivos y esquemas de operación, será necesario confrontar los conceptos del Equipo Auditor con los conceptos de los diseñadores y operadores de los Entes Fiscalizables. Para tal efecto, deben realizarse las actividades siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Identificar los conceptos básicos de los diferentes procesos de la gestión gubernamental: objetivos, esquema operativo, sistemas de rendición de cuentas, y sistemas de supervisión y control. Ordenar los conceptos seleccionados y agruparlos por temas que permitan su vinculación entre sí para facilitar su análisis y definición. Definir el significado de los conceptos de acuerdo con el contexto del deber ser. Solicitar el glosario de términos a los diseñadores y operadores del programa para comparar la definición de los conceptos. Identificar si el Ente Fiscalizable cuenta con definiciones que permitan la cuantificación o al menos la verificación empírica del objeto definido. Éste es el tipo de definiciones a las que el Equipo Auditor debe aspirar, por ser las que le permitirán un trabajo de evaluación. Solicitar, en el Requerimiento de Información emitido para la etapa de planeación (ADPL03), la ratificación de la interpretación de los referentes. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 34 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 7. Presentar los resultados del análisis que comprendan la revisión de los objetivos, el esquema de operación, el sistema de evaluación, y el sistema de control y seguimiento. La identificación y presentación de referentes para comprender la política pública no se limita a una definición conceptual, sino que se amplía a un análisis e interpretación del deber ser. En ningún caso, los referentes pueden reducirse a un simple glosario de términos. Los referentes deben presentarse en un esquema que muestre las interrelaciones y jerarquías entre conceptos, mismo que debe tener como punto de partida el objetivo de la política pública y abrirse de acuerdo con las partes naturales de la política pública, descontextualizando los conceptos. 3.2.6. Universales. La identificación de los universales permite definir el alcance de la política pública, en términos concretos y cuantitativos. Los universales se refieren a todo aquello que comprende todo en el tema de estudio. En la auditoría sobre el desempeño deben definirse los universales con base en el conjunto de referentes identificados. Para ello, es conveniente valorar el conjunto de elementos que por sus cualidades son posibles de generalizar, como la población, la superficie, la producción, los operadores, el gasto gubernamental, los impuestos y los ingresos, entre otros. La delimitación cuantitativa de los universales dependerá de los alcances de la política pública en revisión; si se trata de un programa presupuestario inserto en un conjunto de programas orientados a beneficiar a un determinado grupo social, el universal de interés para la auditoría corresponderá a la proporción que de dicho grupo pretende beneficiar el programa presupuestario sujeto a revisión. Con la determinación del ámbito de la auditoría se facilita la formulación de objetivos, preguntas clave e hipótesis de trabajo. 3.2.7. Análisis de Benchmarking. El benchmarking, también conocido como investigación referencial, es de gran ayuda para identificar las mejores prácticas en organizaciones de naturaleza ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 35 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO similar; estas prácticas pueden ser regionales, nacionales o internacionales. La investigación referencial o benchmarking nos sirve: Para la identificación de indicadores útiles. Para el establecimiento de metas, considerando los estándares de otras instituciones similares. Para establecer las metas que serán medidas por los indicadores es útil identificar la “meta ideal o estándar”; el valor numérico para poder determinar el cumplimiento de las mejores prácticas. El valor ideal o estándar proviene del nivel de logro alcanzado en el área de competencia por los países desarrollados o por las instituciones líderes en el campo de especialidad. Cuando no existe información, el valor ideal o estándar puede establecerse mediante un análisis del nivel de logro requerido para satisfacer las necesidades del ciudadano-usuario. 3.2.8. Resultados. Para la realización de la auditoría es necesario tener un panorama general de los resultados obtenidos por la acción del responsable de la política pública o programa en revisión, lo suficientemente claro como para generarse una expectativa, elemento clave para la formulación de hipótesis pertinentes y viables. Durante la formulación de las propuestas se deben revisar los resultados del programa, principalmente los reportados en las Cuentas Públicas, Informes de Gobierno, informes institucionales y estadísticas publicadas por los Entes Fiscalizables sujetos a revisión. El Equipo Auditor debe valorar si, en conjunto (no individualmente), la información reportada en los documentos de rendición de cuentas es suficiente para poder evaluar el grado de avance en el cumplimiento de metas y objetivos, cuya confiabilidad será corroborada con los trabajos de auditoría. De no ser suficiente, será necesario identificar la información que se requeriría para la ejecución de la auditoría. Tomando como punto de partida los apartados correspondientes a los Referentes y Universales, se deben identificar los indicadores, metas y datos relacionados con las acciones efectuadas por los Entes Fiscalizables. Asimismo, se debe retomar los resultados de auditorías previas (incluso si no han sido auditorías sobre el desempeño) relacionados con la materia. Se deben conocer las evaluaciones del Ente Fiscalizable por parte de actores externos, teniendo en cuenta: los objetivos de dichas evaluaciones; los enfoques y ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 36 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO alcances; los métodos aplicados; y valorar de qué manera se puede aportar información adicional a dichas evaluaciones. De este apartado pueden desprenderse dos primeros resultados preliminares relacionados con la rendición de cuentas y el avance hacia los Sistemas de Evaluación del Desempeño. La revisión de los resultados de la acción pública por auditar debe permitir precisar los componentes siguientes: Antecedentes. Se determinan las fortalezas y debilidades de la evaluación reciente de la intervención pública con los distintos enfoques de análisis. Enfoques. Se identifican los diferentes enfoques, metodologías y alcances de las investigaciones realizadas por organismos públicos, de educación superior y privados. Objetivos. Se detallan los propósitos de la revisión. Hipótesis. Se fundamentan las tesis por demostrar con argumentos cualitativos y cuantitativos. Alcances. Se especifican los temas objeto de la revisión por realizar. Si bien la investigación y el análisis de los resultados retroalimentan las diversas partes constitutivas del protocolo, en este apartado deben desarrollarse tres aspectos fundamentales: los resultados obtenidos en los procesos clave; el alcance de los indicadores estratégicos; y las fortalezas y debilidades observados en otros estudios recientes. Cuando en el protocolo se emita una opinión o un juicio es necesario mencionar la fuente y señalarlo. 3.2.9. Busilis. De acuerdo con el Diccionario de la Real Academia Española, el busilis es el punto donde estriba la dificultad o problema. Para la auditoría sobre el desempeño, el busilis representa la expresión más sintética, directa y concreta de la razón de ser del programa o política pública en revisión; tiene relación con los objetivos, las preguntas de la auditoría, la hipótesis central, los resultados clave y finalmente con la opinión. Idealmente, la razón de ser de las decisiones de gobierno deberían quedar expresadas como los objetivos: nacionales, sectoriales, estatales y/o municipales si se trata de toda una política pública; especiales, institucionales y de programa si ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 37 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO concierne a un programa. Para este ideal, se parte del supuesto que los objetivos van de lo general a lo particular; sin embargo, este ideal asume un modelo de administración por resultados que en México aún no está totalmente consolidado, por lo que, para algunas auditorías, será posible retomar como busilis prácticamente el enunciado de su objetivo programático presupuestario, mientras que para otras habrá que construir esta síntesis. En todos los casos, el Equipo Auditor debe distinguir dos niveles de busilis: Busilis del Hacer. Se trata de un enunciado que describe la operación concreta de la política pública, programa o conjunto de programas, según sea el alcance de la auditoría. Busilis de la Teoría del Cambio. Es un enunciado que sintetiza el fin del programa o política pública, el aspecto y medida del estado de cosas en el que la decisión gubernamental busca injerir. La relación entre estos dos niveles es una relación de medios y fines: se hace algo con determinados medios buscando determinados fines; por supuesto una relación de medios a fines puede ser más o menos compleja; se pueden tener fines inmediatos y fines mediatos, relacionados con los mismos medios. Ejemplo: Becas Económicas a Estudiantes pertenecientes a Grupos Étnicos El marco jurídico, normativo y programático de un programa presupuestario que otorga becas económicas a estudiantes universitarios pertenecientes a algún grupo étnico indican lo siguiente: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos: toda persona tiene derecho a recibir educación. Plan Nacional de Desarrollo: cerrar brechas entre sectores de la población en temas de educación. Objetivo Sectorial: elevar la calidad educativa. Objetivo MIR de Propósito: contribuir a que los estudiantes indígenas permanezcan y concluyan sus estudios universitarios. A partir de la información anterior, se observa que los medios (que se refieren a las acciones y actividades concretas que realiza el programa) son las becas económicas que entrega a estudiantes universitarios que pertenezcan a algún grupo indígena. Para este caso hipotético, si decidiéramos que el busilis de la teoría del cambio es elevar la calidad educativa, habríamos perdido la especificidad de que se trata de un sector de la población en particular. Muchas veces, los objetivos de los propios programas presupuestarios pierden de vista esta especificidad, pero es trabajo del Equipo Auditor retomarla. La propuesta de busilis sería ésta: ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 38 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO Busilis del Hacer: Otorgar becas económicas (se sobrentiende que se refiere a la población de estudiantes universitarios que pertenezcan a un grupo indígena). Busilis de la Teoría del Cambio: Fin Inmediato: contribuir a que los beneficiarios permanezcan y concluyan sus estudios universitarios. Fin Mediato: contribuir a cerrar brechas entre el sector indígena y el no indígena, respecto de la permanencia y conclusión de estudios universitarios. Habiendo expuesto de este modo los busilis, el Equipo Auditor prácticamente cuenta con la definición de las principales preguntas de auditoría, e incluso con las principales variables que debe medir: la correcta definición e identificación de población objetivo; la entrega (en tiempo y forma) de las becas económicas; el seguimiento a los beneficiarios para cuantificar su permanencia en los estudios universitarios; el seguimiento a los beneficiarios para cuantificar la conclusión de sus estudios universitarios; y medidas análogas de referencia para población no indígena. Otras variables serán decididas en el transcurso de la definición de hilos conductores y el planteamiento concreto de preguntas e hipótesis. 3.2.10. Consecuencia Social Esperada. Para articular las Consecuencias Sociales en el Informe es necesario que, durante la elaboración del protocolo, el Equipo Auditor identifique dos de sus componentes básicos, que son: 1. Los efectos que se busca generar con la implementación y operación de la política pública, y 2. Los sujetos sociales receptores de dichos efectos. Las consecuencias sociales deben entenderse como el evento o conjunto de eventos circunscritos al plano de lo social, que tienen origen en la actuación del ejecutor de una política pública o programa orientados a atender un problema público. El plano social es el contexto sociocultural concreto donde surten efecto la implementación y la operación de las políticas públicas y programas gubernamentales. En ese contexto se ubican los sujetos sociales concernidos en las actuaciones de política, cuyo referente genérico (sobre todo en el caso de programas sociales) es el de población potencial y población objetivo. Como ejemplo de sujetos sociales pueden mencionarse: sectores de población delimitados por el espacio geográfico, la edad, el sexo, la ocupación, el rol, el nivel ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 39 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO educativo o de ingreso, y los intereses comunes. Dicha interacción también puede tener un carácter jurídico formal, por lo que las organizaciones políticas, civiles y gubernamentales también son sujetos sociales. Con base en la comprensión integral del programa o proyecto por auditar en el contexto de la política pública, y a efecto de que el Equipo Auditor disponga de los elementos básicos que le permitan determinar las consecuencias sociales de su operación al concluir la ejecución de la auditoría, será necesario: 1. Identificar los efectos esperados de la intervención gubernamental y sus condicionantes, en términos de: Generación de condiciones para el desarrollo de procesos, Aceleración, inhibición o reversión de tendencias, y Conservación del estado de las cosas. 2. Identificar los sujetos sociales que en el marco de la política pública o programa tienen la calidad explícita de población objetivo, o que implícitamente son destinatarios de la intervención gubernamental, con referencia a: La problemática, en términos de las demandas, necesidades o deficiencias que el agente ejecutor tiene encomendado resolver, y Los propósitos (busilis del hacer) y finalidades (busilis de la teoría del cambio) de la intervención gubernamental, en términos de los intereses y expectativas que se propone satisfacer. 3. Vincular los efectos esperados previstos con la población potencial y objetivo destinataria de la intervención gubernamental, especificando el significado de cada efecto para cada sujeto social afectado directa o indirectamente. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 40 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO Ejemplo: Programa de Capacitación y Estímulos al Desempeño para Docentes PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y ESTÍMULOS AL DESEMPEÑO PARA DOCENTES Sujeto Social Efecto Esperado Involucramiento Directo Involucramiento Indirecto Conocimientos y habilidades otorgados para mejorar el desempeño docente. Docentes de educación básica. Estudiantes de educación básica. Incentivos económicos otorgados para mejorar el desempeño docente. Docentes de educación básica. Estudiantes de educación básica. Consecuencias Sociales Esperadas (Vinculación del Efecto Esperado con los Sujetos Sociales) La capacitación y estímulos otorgados a docentes de educación básica indujeron la mejora de su desempeño, lo que contribuyó a elevar el aprovechamiento de los estudiantes. A En su versión final, las Consecuencias Sociales constituyen una opinión sobre el efecto de la actuación gubernamental, no sobre los datos particulares ni aislados; se debe construir siempre con miras a la teoría del cambio. Esta interpretación que requiere una visión integral de la auditoría y no una visión de resultados particulares. 3.2.11. Hilos Conductores. Los hilos conductores refieren a la acción gubernamental y representan las líneas de investigación de las auditorías; constituyen las partes naturales de la acción gubernamental y son la guía para realizar la evaluación. Una vez que ha sido comprendida la problemática, el marco normativo, jurídico y programático del proyecto, programa o política pública por auditar, y que se tienen claros los busilis correspondientes, se debe identificar, separar y clasificar sus partes naturales a fin de determinar las líneas de investigación. La auditoría permitirá argumentar cómo se cumple con el busilis del hacer y con el busilis de la teoría del cambio; por ello, se insiste en que el criterio que privilegia al identificar los hilos conductores es el de las partes naturales del problema, que se concretizan en los busilis, y no las vertientes teóricas de las auditorías sobre el desempeño (tres “E” y tres “C”). Es importante tener en cuenta que los busilis pueden tener más de un componente claramente diferenciado por el tipo de acciones y por la población objetivo a la que se dirige; en este caso, cada componente podría ser un hilo conductor. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 41 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO Ejemplo: Política Pública de Suministro de Agua Potable Supongamos que la política pública de suministro de agua potable tiene como objetivo, precisamente, garantizar el suministro del recurso bajo parámetros de cantidad y calidad determinados, para uso agrícola y para uso doméstico. ¿Cómo sabemos cuáles son las partes naturales de la política pública, que podamos usar como hilos conductores? Eso dependerá de la jerarquía entre conceptos: una opción es que los hilos conductores sean cantidad y calidad, y que la diferencia entre usos sirva para subdividir cada hilo; la otra opción es que los hilos conductores sean uso agrícola y uso doméstico, mientras que los parámetros de cantidad y calidad sean subdivisiones para cada uso. En este caso, lo que sucede es que los parámetros de cantidad y calidad se determinan obedeciendo el uso al que el agua se destine; por tanto, para el diseño de esta política pública, tienen mayor jerarquía los usos que los parámetros, lo cual se ilustra así: Hilos conductores Uso agrícola Uso doméstico Subhilos conductores Cantidad Calidad Cantidad Calidad A 3.2.12. Matriz de Consistencia Lógica. La identificación de las principales partes o hilos conductores de la política pública permitirá la esquematización de la síntesis de las relaciones de todos los elementos de la comprensión del programa o política pública en revisión. Dicho esquema se hará en forma de matriz, de tal manera que, para cada hilo conductor, se pueda identificar la especificidad de sus normas y objetivos, al tiempo que se aprecie el modo en el que todos los elementos se relacionan. Este esquema es denominado Matriz de Consistencia Lógica (Formato ADPL05), la cual está conformada por: Datos de Identificación. Es información que permite identificar el título de la auditoría, el Ente Fiscalizable y la Cuenta Pública que se revisa. Aspectos Generales. Es información general de la política pública o programa por auditar; permite conocer cuál es el problema público, los busilis y las consecuencias sociales. Este apartado estará conformado por:     Problema público. Busilis del hacer. Busilis de la teoría del cambio. Consecuencias sociales esperadas. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 42 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO Filas o Renglones. Por cada una de ellas se colocarán los hilos conductores identificados; en caso de que existan elementos comunes en los renglones (como puede suceder con la definición de la problemática), la columna puede atravesarlos, no es necesario repetir celdas. Columnas. Corresponden a los ordenamientos identificados en los documentos normativos y programáticos que fueron analizados, para cada uno de los hilos conductores definidos. Las columnas más comunes son:    Marco legal y normativo. Documentos programáticos y presupuestales. Documentos de rendición de cuentas. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 43 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO Ejemplo: Sistema de Evaluación del Desempeño BUSILIS PROBLEMA PÚBLICO Falta de medición en los recursos públicos, basado en términos de la eficiencia, eficacia y economía. HILOS CONDUCTORES HILO Evaluaciones al Desempeño y Vinculación al Ciclo Presupuestal Evaluaciones al Desempeño Vinculación al Ciclo Presupuestal CONSECUENCIAS SOCIALES DEL HACER DEL CAMBIO MEDIATO Evaluar la eficiencia, eficacia, economía, transparencia y honradez de la administración de los recursos públicos. Vincular el resultado de la evaluación con el proceso presupuestario. Los resultados de las evaluaciones del SED Estatal contribuyeron a la distribución y administración de los recursos públicos en términos de eficiencia, eficacia, economía, honradez y transparencia para mejorar la resolución de los problemas públicos. COMPONENTES PROGRAMÁTICO – PRESUPUESTALES MARCO LEGAL Y NORMATIVO Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Ley de Coordinación Fiscal Ley Federal del Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria Art. 134 primero, segundo y cuarto párrafo. Ley General de Contabilidad Gubernamental Artículo 2 Artículo 49 cuarto párrafo Fracciones II y V y sexto párrafo Artículos 1 segundo párrafo; 82 primer y segundo párrafo fracciones II; 85 fracciones I y II; 110 cuarto párrafo. Artículos 54, 64, 68 segundo y tercer párrafo; 72 Párrafo primer y segundo párrafo, fracciones I, II y III; 79 primer y segundo párrafo y 80. Artículos 61 primer párrafo fracción II y 63. Código Financiero para el Estado de Veracruz Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz Artículos 186 fracción VI; 289, fracción III quinto al séptimo párrafo; 289 Bis fracción I, Artículos 4 y Transitorio Segundo del Decreto 875 del 26 de agosto de 2013 Artículos 289 Bis fracción. II a X, 289 Ter, 289 Quinquies, 289 Sexies segundo párrafo y 291 Artículos 289 Ter Fracción VII, 292 Artículo 10 segundo párrafo; 19, 20 fracciones IV y LVIII; 33 Y 34 fracciones I, II, IX y XXXIII Lineamientos Generales para la Adopción del PbR y el SED del Estado de Veracruz Artículo 11 y del Anexo único numerales 4.1, 4.2 y 4.3 Lineamientos para el Funcionamiento del SED del Estado de Veracruz Artículos 1, 4, 5, y 8. Artículos 9, 10, 11, 12, 14, 16, 17, 18, 19, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 30, 31, 32, 33, 34, y 35 Artículos 29, 37 y 38 Reglamento Interior de la SEFIPLAN Presupuesto de egresos 2014 Artículos 5, 14 fracción IV; 19 fracción XVII; 41 fracciones III y XV y 45 fracciones XIV y XV. Artículos 1, 4, 5, 6, 8, 30, 54, 74 y 76, DOCUMENTOS DE RENDICIÓN DE CUENTAS Programa Sectorial SEFIPLAN Comparecencia del Secretario de la SEFIPLAN Objetivo 2, Estrategia 2.2, líneas de acción 2.2.1 y 2.2.2 Objetivo 4, Estrategias 4.1, 4.2, 4.3 “La Calidad y Eficiencia del Gasto Público en Veracruz mejoró, no solo por la aplicación de medidas de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal sino también por: -Mejoras en el proceso de planeación, programación y presupuestación. -Modernización del sistema Integral de Información para la planeación. -Instauración integral del presupuesto basado en resultados y el Sistema de Evaluación del Desempeño”. a ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 44 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 3.3. ABDUCCIÓN DE LA AUDITORÍA La abducción se entiende como el conjunto de los planteamientos, razonamientos o silogismos que inducen un conocimiento probable; ésta representa la elección de una hipótesis que sirve para explicar determinados hechos, sin que todavía se haya comprobado. El Equipo Auditor diseña el esquema de la auditoría con base en el mandato legal del ORFIS y en el conocimiento de la materia por auditar; define el esquema metodológico y asigna recursos para realizarla. La abducción de la auditoría permite precisar los elementos que intervienen en la revisión de la política pública o programa que será evaluado. El diseño de las auditorías sobre el desempeño debe considerar las tres “E” y las tres “C”, como se muestra a continuación: Cumplimiento de objetivos del programa EFICACIA Gestión gubernamental o procesos para lograr objetivos y metas EFICIENCIA Costo del programa contra sus resultados ECONOMÍA Bienes y servicios ofrecidos CALIDAD Desempeño de los actores COMPETENCIA Percepción del ciudadano-usuario CIUDADANOUSUARIO CUMPLIMIENTO DE LEYES Y NORMAS En razón de la comprensión de todos los elementos del mandato legal, el Equipo Auditor está en posibilidad de definir los objetivos específicos, los alcances y la estructura del proyecto de auditoría donde se define lo que se pretende hacer. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 45 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 3.3.1. Alcances. Los alcances delimitan la operación concreta de la auditoría, mismos que se definen desde diversos enfoques: por la temporalidad de la revisión (Cuenta Pública concluida inmediata anterior al año de la fiscalización), por las unidades objeto de revisión, el monto del presupuesto ejercido, así como por la profundidad temática. Para la abducción de las auditorías sobre el desempeño, en el protocolo debe definirse la profundidad o alcance temático de la revisión, el alcance temporal que se usará como referencia para dimensionar los resultados del año fiscalizable y el alcance respecto de las unidades administrativas directamente responsables de la operación del programa o política en revisión. El alcance temático se define partiendo de los hilos conductores de la política pública; de ellos, se seleccionan los que correspondan específicamente al programa o política por auditar; si se tratara de una auditoría integral sobre el desempeño, es necesario abarcar todos los hilos conductores de la política pública. De los hilos conductores identificados como específicos para el programa o proyecto por auditar, aún se puede seleccionar un subconjunto, considerando la relevancia de los temas y la capacidad operativa del Equipo Auditor. En las auditorías sobre el desempeño, conforme al tema por auditar, se podrán incluir resultados sobre el estado de la rendición de cuentas del Ente Fiscalizable, su avance hacia el SED y el estado de su control interno. Los análisis, las interpretaciones y las conclusiones de la información de rendición de cuentas, del avance hacia el SED y del control interno podrán formar parte del protocolo pues son insumos que ayudan a definir el alcance de la auditoría, así como los objetivos específicos, las hipótesis y los procedimientos de pruebas de auditoría. Por ejemplo, haber identificado que los indicadores de la MIR de un programa presupuestario fueron incorrectamente construidos es en sí un hallazgo de auditoría pero a su vez da origen a otra línea de investigación para que, en la ejecución, se puedan encontrar las causas de la deficiente construcción de los indicadores, a fin de generar recomendaciones concretas, focalizadas y efectivas. Para la definición del alcance temporal, el Equipo Auditor deberá estar consciente de que todas las revisiones deben referirse al año objeto de revisión de la Cuenta Pública. Ello no obstante, es posible y recomendable contar con datos de años anteriores, como referencia para dimensionar la magnitud de las acciones realizadas por el Ente Fiscalizable en el año fiscalizado. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 46 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO En relación con el alcance respecto de las unidades administrativas del Ente Fiscalizable, es importante que se hayan determinado con precisión las atribuciones de cada área objeto de revisión, a efecto de tener certeza de la responsabilidad de esas unidades de los aspectos por revisar mediante el protocolo. Por lo anterior, el alcance deberá precisar las áreas objeto de revisión. Si durante la auditoría el Equipo Auditor se percata de que los Entes Fiscalizables de la política auditada no han atendido las recomendaciones de auditorías anteriores, deberán señalarlo en el Informe. 3.3.2. Objetivos. La formulación del objetivo consiste en precisar lo que se pretende realizar en la auditoría; expresar un enunciado claro y preciso de lo que se persigue en la investigación. Al final de la auditoría, los objetivos deben ser identificables con los resultados; deben estar respondiendo a los objetivos propuestos. El objetivo general da origen a los objetivos específicos que indican lo que se pretende realizar en cada una de las etapas de la auditoría. Éstos deben ser evaluados en cada paso para conocer los distintos niveles de resultados. El objetivo general de la auditoría se construye con la teoría del cambio, la cual debe construirse a partir del problema público que la política pública o programa pretende resolver; los objetivos específicos se arman con el hacer, el cual se desagrega en los hilos conductores. Dado que el objetivo se plantea, normalmente, en términos abstractos, para alcanzarlo, es necesario un conjunto de pruebas de auditoría; el objetivo sirve, precisamente, para organizar procedimientos de auditoría concretos. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 47 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO Ejemplo: Programas Productivos para la Atención de la Población Indígena Busilis del hacer: otorgar subsidios, asistencia y capacitación a la población indígena Busilis de la teoría del cambio:   Inmediato: lograr que los indígenas tengan como fuente de ingresos los proyectos productivos que generen Mediato: contribuir a mejorar los ingresos de la población indígena Objetivo General de auditoría: Problema Público Evaluar si la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas (CDI) mediante este programa está logrando que la población indígena se haga de los medios para tener ingresos propios. Hilo Conductor Evaluar si los subsidios, la asistencia y la capacitación que otorga el programa están generando proyectos productivos sostenibles en el tiempo. Efecto: Ingresos insuficientes para adquirir los satisfactores básicos. Desarrollo de proyectos productivos. Problema: No tienen un medio para hacerse de ingresos propios. Causas: - Falta de capital de trabajo. - Falta de capacitación. - Falta de asistencia. Objetivo Específico Apoyos del programa. Mecanismos de seguimiento, evaluación y control. Vertiente de Revisión Eficacia Evaluar la capacidad de la CDI para atender a la población con el problema. Eficacia Determinar el costo-beneficio de la operación del programa. Economía Evaluar la contribución del programa para mitigar los efectos del problema. Eficacia Verificar que la CDI tenga criterios para focalizar la atención del problema. Eficiencia Verificar el cumplimiento de las disposiciones en materia de subsidios. Eficiencia Evaluar la pertinencia del diseño del programa para atender las causas del problema identificadas. Eficiencia Evaluar la pertinencia de la capacitación, la asistencia y de los subsidiados otorgados para generar y operar proyectos productivos sostenibles. Calidad Evaluar la capacidad de la CDI operar el programa. Competencia Determinar que en la operación del programa la CDI cumplió con las disposiciones en materia de rendición de cuentas. Eficiencia Evaluar los mecanismos de control interno implementados en la operación del programa. Eficiencia Evaluar la pertinencia de los mecanismos de seguimiento y evaluación para conocer los resultados. Eficiencia A ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 48 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 3.3.3. Vertientes. Todo desempeño se mide por el resultado y se compara con los costos y otros elementos adversos que hacen improbable su realización. Las vertientes son guías de investigación conceptuales que nos ayudan a calificar la acción gubernamental. Si en un hilo conductor asociado a la teoría del cambio los resultados muestran que se resolvió el problema, el calificativo sería que la acción gubernamental fue eficaz; si lo resolvió pero el costo supera los beneficios de resolver el problema, el calificativo es que no fue económico; si en un hilo conductor asociado al hacer se identifica que se hizo todo lo que debía hacer optimizando los recursos, el calificativo sería que fue eficiente, etc. Las auditorías sobre el desempeño se fundamentan en tres vertientes principales, comúnmente denominadas “las tres e”: la eficacia, la eficiencia y la economía; asimismo se valoran tres vertientes secundarias llamadas las “las tres c”: la competencia de los actores, la calidad de los bienes y servicios públicos y la satisfacción del ciudadano-usuario. 3.3.3.1. Las tres “E”. El desempeño implica, en primer lugar, tres dimensiones: La eficacia: hacer que un resultado improbable ocurra. La eficiencia: el menor costo posible, social y económicamente, para que ocurra el resultado. La economía: la razón entre el mínimo costo y el máximo de rendimiento. Estas tres dimensiones responden a la pregunta de cuál es la probabilidad de que una política pública logre sus objetivos orientados a la solución del problema, con qué medios y a qué precio. Son las tres “E”. Eficacia. La eficacia es un concepto ligado esencialmente con el logro de objetivos, los cuales habrían de estar ligados con un problema público que el gobierno seleccionó para atender. La eficacia hace referencia a la relación existente entre los objetivos propuestos, los productos o recursos aportados y los objetivos alcanzados: ¿se cumplieron los objetivos de la política de acuerdo con los medios empleados y los recursos ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 49 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO aportados?, ¿los medios empleados y los resultados logrados son coherentes con los objetivos de la política aplicada? La eficacia consta del análisis de los resultados obtenidos y de su imputabilidad para juzgar en qué medida los acontecimientos observados corresponden a la política pública, lo cual requiere una comparación. Los indicadores estratégicos o de resultados son los parámetros de comparación de la eficacia con la que se cumplieron los objetivos de la política pública. Para evaluar la eficacia deben desarrollarse resultados que versen sobre el logro de los objetivos de una política pública y que, por tanto, aporten información para responder las preguntas: ¿lo hecho resolvió el problema?, ¿lo hecho administró el problema?, ¿lo hecho está en camino de solucionar el problema? La eficacia debe aportar los principales datos duros que den cuenta de la medida en que se avanzó en la solución del problema. Asimismo, deben señalar el vínculo de esos resultados con la acción gubernamental; la finalidad es determinar, si la evidencia lo posibilita, la imputabilidad de la acción gubernamental en el estado que guarda el problema. Algunos aspectos a considerar para evaluar la eficacia en el cumplimiento de una política o programa pueden ser los siguientes puntos: Identificar los objetivos estratégicos de la política pública o programa; dichos objetivos deben ser congruentes con los señalados en los Planes de Desarrollo y los Programas de Mediano Plazo, y son los que reflejan el logro de sus objetivos. Identificar los indicadores estratégicos, los cuales deben estar referidos al logro de los objetivos de la política pública o programa, por lo que es indispensable elegir los indicadores que reflejen con mayor claridad el logro de esos objetivos. Cada política o programa tiene particularidades en su naturaleza, enfoque y alcance, y los parámetros de medición elegidos deben mostrar dichas características. Realizar un análisis hermenéutico del comportamiento de los indicadores estratégicos para validar el cumplimiento o no, de los objetivos definidos en la política o programa. Un sistema de indicadores estratégicos bien diseñado requiere de un profundo ejercicio hermenéutico que permita interpretar, analizar y contextualizar la política pública, lo cual implica conocer el problema público, las causas y los efectos así como las acciones del gobierno para atenderlo. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 50 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO Cuando el Equipo Auditor no identifica indicadores estratégicos o considera que los existentes no son construidos correctamente, podrá diseñar sus propios criterios de evaluación. Ejemplo: Programa Nacional de Vacunación Para el programa nacional de vacunación, tendríamos el siguiente objetivo e indicador estratégico: OBJETIVO INDICADORES ESTRATÉGICOS Disminuir la incidencia de enfermedades prevenibles por vacunación. Diferencia entre la tasa de incidencia de enfermedades prevenibles por vacunación del año 1 y la tasa de incidencia de enfermedades prevenibles por vacunación del año 0. A Eficiencia. La eficiencia mide y califica el recorrido entre medios y fines; es la proporción entre la utilización de insumos, entre recursos, costos, tiempo y forma en la que se relacionan los fines con los medios. A mayor eficiencia, más racionalidad y optimización. Cuando se evalúa la eficiencia de un proceso asociado con una política o programa. Se parte del conocimiento de los procesos y procedimientos existentes, así como de los insumos y productos que garantizan su funcionamiento. Para evaluar la eficiencia de una política pública se deben tomar en cuenta las principales acciones que se desarrollaron para atender el problema de conformidad con los hilos conductores definidos con base en el busilis del hacer. La información que resulte de evaluar la eficiencia debe permitir establecer la conexión con lo que está logrando la política pública en relación con la atención del problema. Algunos aspectos a considerar para evaluar la eficiencia de un proceso asociado con la política pública o programa pueden ser los siguientes: Identificar las operaciones clave, todos los procesos y procedimientos que permiten que las políticas públicas se materialicen. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 51 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO Identificar los indicadores de gestión que permiten medir el cumplimiento o incumplimiento de los procesos y metas. Realizar un análisis hermenéutico de los insumos y productos, así como del comportamiento de los indicadores de gestión, para determinar la viabilidad y el cumplimiento de los procesos y procedimientos. Los indicadores de gestión deben permitir evaluar la eficiencia, ya que se centran en los procesos clave mediante los cuales opera el Ente Fiscalizable para cumplir con los objetivos de la política o programa. En la ejecución de los procesos, los servidores públicos deben mantener el control de las variables clave para el logro de los resultados esperados, prevenir desviaciones o identificar las causas por las cuales no fueron logrados. Al igual en la evaluación de la eficacia, cuando el Equipo Auditor no identifica indicadores de gestión o considera que los existentes no son construidos correctamente, podrá diseñar sus propios criterios de evaluación. Ejemplo: Programa Oportunidades OBJETIVO INDICADORES DE GESTIÓN Las familias en pobreza extrema beneficiarias de Oportunidades amplían sus capacidades en educación. Porcentaje de becarios de Oportunidades inscritos que transitaron a secundaria respecto de los be-carios de Oportunidades activos en primaria en el cierre del ciclo escolar anterior. Familias beneficiarias que cumplieron su corresponsabilidad en salud con apoyos alimentario y nutricional. Porcentaje de familias beneficiarias a las que se les emitió apoyo monetario para alimentación. A Economía. La economía mide el costo o recursos aplicados en los objetivos de un programa o política pública contra los resultados obtenidos; implica racionalidad, es decir elegir entre varias opciones la alternativa con el máximo cumplimiento de los objetivos con el menor gasto presupuestal posible. La principal interrogante es saber si, dentro del contexto político y social específico, los recursos han sido aplicados y utilizados con economía para lograr los fines. También se le conoce como valor por dinero. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 52 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO La economía se puede determinar mediante la comparación del costo unitario real contra el costo unitario presupuestado; o el costo unitario real del Ente Fiscalizable auditado con el de empresas con servicios similares, como por ejemplo, servicios educativos o de salud; o el costo unitario real contra estándares internacionales, como es el caso del costo por barril de petróleo crudo. La economía también se puede analizar desde el costo-beneficio del programa. Esto requiere la cuantificación monetaria de los dos elementos. Determinar cuál fue el costo para la obtención de los bienes y servicios puede ser relativamente fácil; lo difícil es contar con información sobre el beneficio cuantificado en unidades monetarias. Por ejemplo, en materia de salud ¿cómo cuantificar las vidas que se salvan por aplicar exámenes oportunos para prevenir el cáncer cervicouterino? Ejemplo: Programa de Guarderías del Instituto Mexicano del Seguro Social Un ejemplo lo encontramos en el Programa de Guarderías, a cargo del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). En el reporte de los estados financieros se informó que para el año 2002 el instituto había erogado 8,350.6 millones de pesos en la atención de 142,136 niños; esto significó una erogación anual por niño de 58 mil 750 pesos y mensual de 4 mil 896 pesos. Con objeto de determinar la economía en el uso de los recursos, se examinaron los servicios subrogados y los que el IMSS proporcionó en forma directa. El resultado mostró que el instituto no actuó con la economía debida, ya que el gasto por niño fue 10 veces mayor respecto de los servicios subrogados. Concepto Gasto Ejercido (Millones de Pesos) TOTAL 8,350.6 1. Propias 2. Subrogadas Diferencia (1-2) Niños Atendidos Costo Anual por Niño Costo Mensual Por Niño (Pesos) (Pesos) 142,136 58,750.8 4,895.9 6,193.5 31,623 195,854.3 16,321.2 2,157.1 110,513 19,519.0 1,626.6 4,036.4 (78,890) 176,335.3 14,694.6 AA 3.3.3.2. Las tres “C”. Las tres “C” se refieren a la competencia de los actores públicos, a la calidad del bien o servicio ofrecido y a la satisfacción del ciudadano-usuario. Competencia de los actores. Cuando hablamos de la competencia de los actores, nos referimos a quienes realizan las tareas en el sector público: las instituciones y los servidores públicos. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 53 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO Para analizar la competencia de los actores, se formulan preguntas tales como: ¿el Ente Fiscalizable cuenta con un fundamento jurídico que señale de manera clara su mandato y los objetivos?, ¿el Ente Fiscalizable cuenta con normas y manuales o reglas de operación?, ¿tiene una estructura orgánica adecuada a su mandato?, ¿el servidor público es competente para realizar su función?, ¿sabe hacer su función?, ¿es el mejor? Las auditorías ayudan a formular recomendaciones sobre la congruencia de los objetivos del Ente Fiscalizable con su marco legal y determinar la existencia de instrumentos jurídicos e institucionales para alcanzar los objetivos; así como, si el Ente Fiscalizable ha buscado establecer mecanismos que permitan medir y determinar cuáles deben ser las características y habilidades de las personas en los cargos públicos, para fortalecer la organización interna y consolidar un proceso de mejora constante del quehacer institucional. El Servicio Profesional de Carrera es uno de los elementos que se debe valorar cuando se efectúa una auditoría sobre la competencia de actores. Este servicio de carrera parte de una planeación estratégica que fija objetivos claros, realizables y retadores; fundamenta el ingreso y la permanencia del personal en la administración pública según evaluaciones objetivas y transparentes de sus capacidades, competencias y desempeño, tanto personal como organizacional; es una herramienta que ayuda al gobierno a ser más eficiente, más profesional y contribuye a elevar la calidad de los servicios públicos que recibe la ciudadanía. El perfil del puesto es fundamental en el Servicio Profesional de Carrera o Servicio Civil, pues establece un conjunto de características o rasgos peculiares del servidor público que desempeñe determinado puesto o cargo. La comparación del perfil del puesto con las características del servidor público que lo ocupa puede dar las medidas sobre la competencia de éste. Ejemplo: Servicio Público de la Carrera de la Secretaría de Seguridad Pública Federal El Reglamento Interior de la Secretaría de Seguridad Pública establece que corresponde a la Dirección General de Administración y Formación de Recursos Humanos formular y mantener actualizado el Catálogo Institucional de Puestos de la Secretaría. El mapa de puestos incluye los requisitos mínimos para los puestos del Secretariado Ejecutivo del Sistema Nacional de Seguridad Pública (SESNSP), entre los que se encuentran el objetivo del cargo, las principales funciones y actividades, así como los requisitos que deben cubrir los aspirantes, tales como escolaridad y experiencia. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 54 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO Para verificar el cumplimiento de los requisitos del puesto se tomó una muestra de 93 expedientes de un total de 495 plazas. Del total de plazas revisadas 88 estuvieron ocupadas y 5 vacantes. De las 88 plazas ocupadas seleccionadas para revisión, en 13 casos el nivel académico del servidor público no se correspondió con el perfil establecido. De estos 13 casos, en 8 se requirió contar con un título profesional y solo acreditaron a 1 como pasante, 3 con bachillerato, 2 con carrera técnica y 2 con secundaria; y en 5 casos que se requería como mínimo ser pasante de una carrera profesional se otorgó a 1 persona con nivel de bachillerato, 2 de secundaria y 2 de primaria. Además, se constató que el SESNSP no contó con procedimientos de control para verificar la experiencia laboral de los aspirantes. A Calidad del Bien o Servicio y el Ciudadano–Usuario. La corriente contemporánea denominada Calidad en el Servicio tiene como objetivo implementar reformas en la administración pública para mejorar la capacidad de respuesta y sensibilidad de las organizaciones del sector público, al requerir y alentar un mayor énfasis en el rendimiento. La teoría se orienta hacia los resultados en general, de los cuales las necesidades del “ciudadano-usuario” son un aspecto importante. La publicación del Servicio de Administración Pública de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos titulada “La Administración como Servicio: el Público como Cliente” sugiere que los componentes de una prestación de servicio se hacen conforme a los requerimientos del cliente o ciudadano-usuario, los cuales son: Transparencia. Los ciudadanos-usuarios deben saber cómo trabaja la administración, quién es responsable de qué cosa y con qué remedios se cuenta en caso necesario. Participación del ciudadano-usuario. Los ciudadanos se resisten a ser tratados como receptores pasivos de aquello que la administración pone en sus manos. Satisfacción de los requerimientos del ciudadano-usuario. En la medida en que sea posible, se debe ofrecer a los ciudadanos servicios para su particular situación. Los servicios del tipo “una talla le queda a todos” ya no son apropiados. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 55 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO Disponibilidad. Los ciudadanos deben tener facilidad de acceso físico a la administración en horas convenientes y se les debe ofrecer información en lenguaje simple y llano. Oportunidad. Significa que el bien o servicio debe estar disponible cuando lo requiera el ciudadano. Precio. Significa que los bienes o servicios deben ser competitivos. Alternativas para el ciudadano. Éste debe tener la oportunidad de elegir. Para medir la satisfacción del ciudadano-usuario las encuestas son un medio idóneo para conocer diversos aspectos relacionados con la prestación de servicios públicos, y la percepción de los beneficiarios. En las auditorías sobre el desempeño se han utilizado las encuestas con resultados importantes que, además de conocer la satisfacción del ciudadano, permiten formular recomendaciones para mejorar la prestación de los servicios. 3.3.4. Preguntas Clave. Las preguntas constituyen el primer eslabón entre la generalidad y abstracción de los objetivos planteados, y la concreción necesaria para operacionalizar la auditoría. El primer paso para concretar un objetivo planteado en términos abstractos es encontrar el significado del concepto principal del mismo, para lo cual el Equipo Auditor se vale de los referentes definidos y consensuados con el Ente durante la comprensión del deber ser. Es importante tener presente que un sólo concepto, regularmente, se descompone en varias notas o características que conforman su significado. Una vez identificado el conjunto de características que conforman el significado del concepto, cada característica se presenta en forma de pregunta. Las preguntas constituirán la guía de trabajo que nos acercará a la concreción de la operación. Tendremos tantas preguntas cuantas notas compongan el significado del concepto principal, porque sólo estas preguntas resultan menos abstractas que el concepto del objetivo, pero suficientemente generales como para ser preguntas clave que guíen la revisión. Si planteamos preguntas muy concretas, aunque las respuestas que obtengamos sí aporten información relacionada con la revisión, serán respuestas con datos inconexos; las preguntas de auditoría deben permitirnos organizar distintos datos bajo un mismo aspecto. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 56 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO Ejemplo: Programa de Becas Escolares Nuestro objetivo general de auditoría, asociado al hilo conductor de la vertiente de eficacia, puede ser “Fiscalizar la mejora en el logro educativo de los estudiantes como resultado del programa de becas escolares”. De este objetivo, el concepto principal es “logro educativo”. Para pasar a la(s) pregunta(s) de auditoría, necesitamos saber qué significa logro educativo. Durante la construcción de los referentes, identificamos que el concepto logro educativo cuantifica el aprendizaje alcanzado por un estudiante en un nivel o grado educativo. En este caso, el concepto logro educativo no se descompone en más conceptos, por lo que lo tomamos así para plantear la pregunta de auditoría: ¿El otorgamiento de becas escolares ha tenido impacto en el logro educativo de los beneficiarios? Si logro educativo significara, por ejemplo, la cuantificación de su aprendizaje y el avance en grados y niveles escolares, entonces tendríamos que plantear dos preguntas de auditoría, una para cada nota que compone el significado del concepto. Si logro educativo significara, por ejemplo, la cuantificación de su aprendizaje, el avance en grados y niveles escolares y el ingreso a una institución de educación superior, entonces tendríamos que plantear tres preguntas de auditoría, una para cada nota que compone el significado del concepto. Si planteamos preguntas muy concretas como ¿Cuántos estudiantes beneficiarios del nivel educativo primaria obtuvieron mejores calificaciones este año respecto del anterior?, aunque sí es un dato útil y relevante para la revisión, nos dificultará organizar todos los datos semejantes que, en conjunto, integran un solo aspecto del concepto logro educativo. A 3.3.5. Formulación y Comprobación de Hipótesis. La palabra hipótesis se deriva del griego hypo que significa debajo, y thesis postura, proposición. Por tanto, la hipótesis es un supuesto, una conjetura que se usa como punto de partida en la investigación. La hipótesis es la respuesta anticipada, provisional, explicativa y fundamentada al problema planteado en un trabajo de investigación, su función es organizar las variables y las relaciones entre variables que el investigador someterá a prueba; en este sentido, decimos que es una respuesta anticipada; es provisional, en tanto no se someta a prueba, luego de lo cual la hipótesis se confirma como hipótesis, se verifica como tesis o conclusión, o bien, se refuta; es explicativa porque responde a la pregunta ¿por qué sucede esto?; y tiene fundamento teórico, empírico o ambos, de lo contrario se constituiría en una mera opinión subjetiva. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 57 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO La hipótesis es el eje fundamental en el proceso de la auditoría; en ella se condensa el contenido lógico y el conocimiento que aporta el marco conceptual para la interpretación del problema objeto de revisión. La hipótesis es el punto del protocolo en el que buscamos operacionalizar el objetivo de la auditoría: si es un objetivo general, será una hipótesis general; a objetivos específicos corresponden hipótesis específicas. La construcción de hipótesis, por tanto, se logra teniendo como referencia: a) Qué es aquello que queremos conocer, cuál es el objetivo planteado; b) La viabilidad de someter a prueba la hipótesis mediante la información que estimamos que estará disponible (ya sea de manera directa, ya sea mediante un estudio que contrate el Equipo Auditor, etcétera); y c) Que, al identificar las variables y los datos con referencia empírica que están involucrados en la concreción del concepto principal del objetivo, dichas variables y datos correspondan al significado identificado en los referentes consensuados con el Ente Fiscalizable. Ejemplo: Programa de Becas Escolares Si nuestra pregunta de auditoría es: ¿El otorgamiento de becas escolares ha tenido impacto en el logro educativo de los beneficiarios?, no tiene sentido que lancemos una hipótesis como la siguiente: El programa de becas escolares no ha tenido impacto en el logro educativo, porque no nos dice con qué revisamos el logro educativo. Una hipótesis adecuada debe decirnos con qué vamos a conocer lo que nos estamos preguntando. En este caso, si nos preguntamos por el logro educativo, y sabemos que fue definido como la cuantificación del aprendizaje alcanzado por un estudiante, nuestra hipótesis debe hacer referencia a los datos de dicha cuantificación. La hipótesis debe decirnos también el criterio con el que revisaremos los datos. En este caso, podemos comparar los datos que corresponden a los beneficiarios del programa con los que corresponden a los no beneficiarios. La hipótesis quedaría como sigue: El promedio de calificaciones de los estudiantes becarios mejora más rápido que el de los no becarios. En general, las hipótesis que tengan el formato de respuestas Sí/No a la pregunta planteada, no son útiles porque no operacionalizan el concepto abstracto que queremos revisar. A Las hipótesis pueden referirse a una población abierta o a un grupo social determinado, también pueden comprender uno o varios periodos, o abarcar un territorio concreto o no tener límites espaciales. a) Elementos estructurales de las hipótesis: ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 58 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO Las unidades de análisis: individuos, grupos, viviendas, instituciones. Las variables, o sea, las características o propiedades cualitativas o cuantitativas de las unidades de análisis. Los elementos lógicos que relacionan las unidades de análisis con las variables y éstas entre sí. b) Forma adecuada de plantear las hipótesis. En la formulación de las hipótesis deben considerarse: Los objetivos y las preguntas clave. El marco conceptual e histórico de la política pública. La comparación entre el deber ser y los resultados observables. La identificación clara de las variables a incluir y las utilizadas por los entes públicos o en otros estudios. Evitar incluir juicios de valor. c) Para que las hipótesis puedan ser verificadas empíricamente deben reunir los requisitos siguientes: Referirse sólo a un ámbito de la realidad social. Los conceptos de las hipótesis deben ser claros y precisos. Los conceptos de las hipótesis deben contar con realidades o referentes empíricos u observables. El planteamiento de las hipótesis debe prever las técnicas para probarlas. Para plantear la abducción de la auditoría es necesario establecer mediante qué método someteremos a prueba las hipótesis, señalando los procedimientos de auditoría que nos permitirán hacer las observaciones empíricas necesarias. Una vez autorizada y aperturada la auditoría, lo óptimo es que nuestros requerimientos de información al Ente Fiscalizable nos aporten precisamente la información proyectada en la sección del método de prueba de la hipótesis. En el apartado 3.4. se encuentra la descripción detallada de la metodología que el Equipo Auditor puede aplicar para comprobar la hipótesis. Aquí presentamos algunas ideas generales de cómo seleccionar el tipo de método adecuado para la hipótesis propuesta: 1. Para revisar la alineación de objetivos, empleamos un análisis conceptual (método del tipo cualitativo). Revisamos si unos conceptos se comprenden en otros, si unos equivalen a otros, si términos diferentes están siendo empleados para nombrar el mismo concepto, etcétera. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 59 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 2. Para revisar control interno, nos valemos de un cuestionario de control interno (método del tipo cualitativo). 3. Si en una prueba de auditoría necesitamos contar cuántos individuos cumplen con determinada característica, empleamos análisis estadístico (asignamos valores cuantificables a los aspectos cualitativos, y luego contamos). 4. Si queremos saber si 2 variables actúan simultáneamente, empleamos análisis de correlación o regresión lineal simple. 5. Si queremos conocer la trayectoria de una variable en el tiempo y su tendencia, empleamos una gráfica de serie de tiempo y calculamos la tasa media de crecimiento. 6. Si queremos saber si una variable o un conjunto de variables están asociadas a otra variable de interés particular, empleamos análisis de regresión: simple, múltiple o logística 7. Si revisamos la factibilidad de que se cumplan metas de mediano plazo, realizamos: a. Proyecciones, si analizamos el comportamiento de una sola variable a lo largo del tiempo. b. Análisis prospectivos, si analizamos el comportamiento de una variable como función de otras variables también proyectadas. 8. Cuando revisamos la MIR, empleamos la metodología de Marco Lógico. Ejemplo: Programa de Becas Escolares Si nuestra hipótesis quedó planteada como: el promedio de calificaciones de los estudiantes becarios mejora más rápido que el de los no becarios, el método para probarla debe indicar de dónde tomaremos la información (por ejemplo, de la prueba Enlace); cuáles son las variables que queremos analizar (calificaciones); de qué modo las analizaremos (compararemos las calificaciones de beneficiarios contra las de no beneficiarios); si queremos observar una tendencia, el periodo de tiempo que tomaremos como referencia (ciclos escolares de cuya información podemos disponer y que nos sean útiles); e incluso, si necesitaremos algún insumo cuya elaboración debamos contratar (como la construcción de la base de datos). A ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 60 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 3.3.6. Tabla del Onus Probandi. Una vez que se tienen definidos los hilos y subhilos conductores, los objetivos específicos, las preguntas de auditoría, las hipótesis y el área de impacto de la consecuencia social, se ordenan en una tabla que haga manifiesta su congruencia pero sobre todo, la pertinencia y viabilidad de las hipótesis propuestas para las preguntas y objetivos definidos. Para el diseño de la abducción, nos apoyaremos en el esquema denominado Tabla de Onus Probandi (Formato ADPL06), que es un plano en el que se propone la carga de la prueba que habrá de sustentarse. En ocasiones, el Equipo Auditor puede idear hipótesis brillantes y agudas, pero para cuya prueba se carecerá de información durante la auditoría, con lo que la hipótesis pierde viabilidad. Para cerciorarse de que esto no suceda, además de los elementos ya señalados, es necesario que la Tabla del Onus Probandi indique el modo en el que se someterá a prueba cada hipótesis. Lo concerniente al planteamiento de busilis, del alcance de auditoría asociado a los hilos conductores y de los objetivos, así como de la construcción de referentes, ya ha sido expuesto. Ahora veamos cómo se utiliza todo ello para el planteamiento de preguntas de auditoría, hipótesis de trabajo y diseño de métodos de prueba. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 61 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO Ejemplo: Programa de Becas Escolares Nombre de la Auditoría Programa de Becas Escolares Ente Fiscalizable Secretaría de Educación Pública Cuenta Pública 2010 Busilis del Hacer Otorgar becas escolares Busilis de la Teoría del Cambio Incrementar la calidad de la educación Objetivo General Fiscalizar el Programa de Becas Escolares, en el cumplimiento de su objetivo de coadyuvar a la mejora de la calidad de la educación Hipótesis General El promedio de calificaciones de los estudiantes becarios mejora más rápido que el de los no becarios Consecuencias Sociales Los estímulos otorgados por el Programa de Becas Escolares incrementaron el logro educativo de los estudiantes becados Delimitación de la Auditoría (Asociado a los hilos conductores) EFICACIA. Mejora en el logro educativo de los estudiantes. Objetivo Específico Pregunta de Auditoría Hipótesis de Trabajo Fiscalizar la mejora en el logro educativo de los estudiantes como resultado del programa de becas escolares. ¿El otorgamiento de becas escolares ha tenido impacto en el logro educativo de los beneficiarios? El promedio de calificaciones de los estudiantes becarios mejora más rápido que el de los no becarios. Métodos de Prueba de Hipótesis y Procedimiento de Auditoría Método: análisis comparativo de la trayectoria del promedio de calificaciones de beneficiarios contra el análisis de la trayectoria del promedio de calificaciones de no beneficiarios. Procedimientos de auditoría: análisis de la base de datos que concentra información de las evaluaciones del logro educativo (por ejemplo, Enlace) de becarios y no becarios de los ciclos escolares 2005-2006 a 2009-2010; la construcción de la base de datos será contratada con un especialista en manejo de bases de datos. Referente 1: El logro educativo será medido como el promedio de calificaciones de una prueba estandarizada. Dentro de la información que sabemos disponible, identificamos la existencia de pruebas estandarizadas (Enlace, Excale, Pisa). AA ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 62 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 3.4. METODOLOGÍA PARA EJECUTAR LA AUDITORÍA 3.4.1. Método Cualitativo o Cuantitativo por Aplicar. Para la auditoría, el Equipo Auditor debe utilizar los enfoques cuantitativo y/o cualitativo. La revisión cuantitativa emplea números, por lo cual los informes estarán basados en el significado de las relaciones estadísticas. La cualitativa comprende el uso de palabras y tiende a utilizar entrevistas no estructuradas y técnicas de observación, y el informe toma forma de narrativa. Muchas personas hallan los resultados cuantitativos más sólidos. Las revisiones cualitativas pueden ofrecer experiencias emotivas y relatos de individuos reales, y esto puede dar significado humano al programa e incluso persuadir de su importancia. Pero la precisión de las conclusiones (hallazgos) cuantitativas usualmente proporciona un alto grado de convicción. Entonces, ¿qué decisión debe tomar el Equipo Auditor?, ¿qué métodos y diseño dan mejor resultado?, ¿debe la auditoría aplicar los enfoques cuantitativos o cualitativos, o una combinación de los dos? Cuando un programa está claramente definido, los métodos cuantitativos pueden ser utilizados para caracterizar el proceso del programa. Esto es particularmente probable cuando las evaluaciones previas han sido efectuadas sobre programas substancialmente similares. Con un programa innovador y complejo en proceso, tiene sentido decidir por un enfoque cualitativo. Esta revisión puede revelar cómo el Ente Fiscalizable toma forma, a qué problemas se enfrenta, quién tiene el liderazgo y qué tan importante es el liderazgo en determinar la dirección del asunto, cómo están establecidas las metas, y cómo son tomadas las decisiones. Antes de que los procedimientos sean desarrollados o impuestos los estándares, un enfoque cualitativo permite al Equipo Auditor investigar alrededor y llegar a todos los nudos para caracterizar el programa en acción. Los datos cualitativos dan información dinámica más que estática, imágenes en movimiento en lugar de fotos instantáneas. Éstos incorporan la evidencia reunida de perspectivas múltiples y no recaen sobre las categorías preestablecidas del Equipo Auditor; proveen riqueza de detalles. En la búsqueda de respuestas precisas a las preguntas acerca de los resultados, los enfoques cuantitativos son preferibles. Debido al muestreo sistemático de ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 63 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO poblaciones relevantes, éstos pueden dar estimados numéricos de la proporción de beneficiarios que experimentan buenos efectos junto con un cálculo del grado de confianza que tienen en los resultados. Ellos pueden explicar qué significan los buenos efectos en términos de los indicadores específicos y las fuentes de datos utilizadas. Los estudios cualitativos tienden a dar descripciones menos precisas de los resultados del programa. En lugar de números y estadísticas, éstos son probablemente los que utilizan palabras como “mucho” o “la mayoría”, y discuten las asociaciones de los datos en términos generales. Pero éstos se pueden enfocar en materias semejantes para entender los efectos del programa. Por supuesto, no todos los estudios cuantitativos se limitan a sí mismos a las medidas de simples resultados, y no todos los estudios cualitativos se enfocan en asuntos que revelan o explican los resultados complejos, pero la tendencia es en esas direcciones. Los métodos cuantitativos desarrollan respuestas específicas acerca de la relación de estrategias particulares del programa o sucesos relacionados con los resultados. Son probablemente más sensibles para el seguimiento de las cadenas de razonamientos teóricos y para localizar y trazar las desviaciones inesperadas. En donde los senderos esperados están bien marcados y medibles, los métodos cuantitativos pueden cumplir con la tarea. ¿Por qué no combinar ambas estrategias? Muchas auditorías excelentes hacen justo eso. Las técnicas estadísticas permiten al Equipo Auditor resumir y describir una colección de datos; identificar patrones y relaciones entre variables; modelar estos patrones y relaciones para explicar la aleatoriedad en los datos, y hacer inferencias sobre el proceso o la población bajo estudio. En contraste, el análisis cualitativo es una obra cuidadosa cuyos pasos requieren ser sistematizados con métodos rigurosos. 3.4.2. Sistemas de Medición. Para conocer es necesario medir. La ciencia se dedica, en buena medida, a crear instrumentos de medición para comprender los fenómenos. Todas las disciplinas académicas (entre ellas, la auditoría) desarrollan métodos y técnicas para medir los fenómenos de estudio. Las políticas públicas no se conciben bien diseñadas, si no cuentan con sistemas de evaluación y control, con sistemas de medición. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 64 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO Para la construcción del sistema de medición son cuatro los conceptos por manejar: variable o concepto referencial, dato, indicador e índice. Concepto Referencial o Variable. En las auditorías sobre el desempeño las “variables” corresponden a los principales referentes de la política pública que se consignan en el mapa de referentes. Una variable, una dimensión o un referente conceptual designan un aspecto discernible de la política pública. Datos. Uno de los fundamentos sobre los que descansa la rigurosidad metodológica de la auditoría es la recolección de datos sobre dimensiones atributivas de las políticas públicas que son obtenidas y analizadas mediante una pluralidad de métodos. Indicadores. Un indicador es la relación entre las dimensiones teóricamente definidas en el deber ser contra sus equivalentes empíricos respectivos. Índices. Un índice es un valor numérico que expresa la relación entre varios referentes conceptuales o variables, correspondientes a un mismo fenómeno de estudio. El índice provee de información que permite valorar las características y la intensidad de un hecho o para determinar su evolución futura. En las políticas públicas, los conceptos aluden a propiedades o atributos latentes en el fenómeno por auditar no unidimensionales, sino pluridimensionales. Ejemplos: pobreza, marginación social, cohesión social de las comunidades, salud. Las características de un buen sistema de medición son: Validez. La medición de un fenómeno se considera válida si logra captar el fenómeno. La validez es la propiedad de un indicador de demostrar lo que dice que mide. Confiabilidad. Implica las cualidades de estabilidad, consistencia y exactitud, tanto de los datos como de los instrumentos y las técnicas de la auditoría. Precisión. La capacidad de limitación de los objetivos y del alcance de la revisión; además también se alude a la exactitud. Control. Es el ejercicio de una influencia directa o regulativa sobre algo: restringe y guía, vigila, regula y verifica mediante procesos específicos. El Equipo Auditor ejerce control sobre y dentro de su revisión, a fin de dirigir su ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 65 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO labor hacia su objetivo: la revisión de una política pública. El control se integra de procedimientos para asegurar la eficiencia y el cumplimiento de sus objetivos de auditoría. Interacción. Se refiere a todo proceso en el que la acción de una entidad causa otra acción o un cambio en otra distinta. La interacción es por definición recíproca. El Ente Fiscalizable puede influir sobre el Equipo Auditor y viceversa, lo que puede afectar el registro y la interpretación que el último realiza respecto del fenómeno auditado, en algunos casos invalidando el proceso total. Objetividad y valores. Es la capacidad para desprenderse de situaciones con las que se está implicado personalmente y para examinar los hechos basándose en las evidencias y las razones y no en el prejuicio. Error y sesgo. Son las equivocaciones o desviaciones de lo correcto y verdadero en el proceso de auditoría, así como en sus resultados, tanto en datos indicados o índices como en condiciones. El sesgo resulta de la recolección de evidencias de tal forma que una respuesta alternativa a la pregunta del Equipo Auditor resulta favorecida sobre todas las demás. 3.4.3. Poblaciones y Muestras. En estadística, se usa la palabra población para referirse no sólo a personas sino a todos los elementos que han sido escogidos para su estudio, por ejemplo: expedientes, mediciones, requisitos, etc. El término muestra se usa para describir a una porción escogida de la población. En ocasiones no es conveniente o posible realizar un análisis de todos los elementos de una población, especialmente por la limitación de recursos (financieros, humanos, materiales, etc.). Por ello, se selecciona una muestra, entendiendo por tal una parte representativa de la población. La muestra debe lograr una representación adecuada de la población, en la que se reproduzcan, de la mejor manera posible, los rasgos esenciales de la población que son importantes para la investigación, en este caso la auditoría. El muestreo es parte de la estadística aplicada y una herramienta de la investigación científica que se encarga de la selección de un subconjunto de elementos dentro de una población o universo (muestra), con el propósito de obtener cierto conocimiento del total de la población. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 66 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO Visto desde la fiscalización, el muestreo es una herramienta para seleccionar un subconjunto representativo de lo que se debe examinar, evitando selecciones viciadas de elementos. Para diseñar cada procedimiento de auditoría, que pondrá a prueba la hipótesis, el Equipo Auditor deberá identificar de forma clara la población que se desea observar, así como sus estratos, racimos o subconjuntos; y a partir de ella, definir una muestra que será sobre la que se aplicará el procedimiento de auditoría que corresponda. El Equipo Auditor emitirá su opinión sobre los resultados obtenidos, reconociendo que dichos resultados provienen de un análisis muestral. Para seleccionar las muestras para la prueba de hipótesis y aplicación de procedimientos de auditoría, el mecanismo a realizar será el muestreo estadístico, que dependiendo de las características de la población, podrá ser probabilístico o no probabilístico. 3.4.3.1. Tipos de muestreo. El muestreo utiliza métodos probabilísticos y no probabilísticos para construir conclusiones sobre la población. Para las auditorías se utiliza el método probabilístico, o cuantitativo, para el manejo de datos numéricos; mientras que el método no probabilístico, o cualitativo, tiende a utilizarse en entrevistas no estructuradas y técnicas de observación. Muestreo probabilístico. Los métodos de muestreo probabilístico son aquellos que se basan en el principio de equiprobabilidad. Es decir, aquellos en los que todos los individuos tienen la misma probabilidad de ser elegidos para formar parte de una muestra y, consiguientemente, todas las posibles muestras tienen la misma probabilidad de ser seleccionadas. Sólo estos métodos de muestreo probabilísticos nos aseguran la representatividad de la muestra extraída y son, por tanto, los más recomendables. Muestreo simple. En este procedimiento los elementos se seleccionan individualmente de la población con base en el azar. Esta selección al azar es semejante a la extracción aleatoria de números en un sorteo. Sin embargo, suele emplearse una tabla de números aleatorios o un programa generador de números aleatorios (Excel). Este procedimiento, atractivo por su simpleza, tiene poca o nula utilidad práctica cuando la población que estamos manejando es muy grande. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 67 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO Muestreo sistemático. En este procedimiento, los elementos de la población se seleccionan de la población a un intervalo uniforme en una lista ordenada. El riesgo este tipo de muestreo está en los casos en que se dan periodicidades en la población ya que al elegir a los miembros de la muestra con una periodicidad constante podemos introducir una homogeneidad que no se da en la población. Muestreo por estratos. Es aquel en que los elementos de la población son primeramente clasificados en distintos subgrupos, o estratos, sobre la base de una o más características importantes. Después, de cada estrato se toma por separado una muestra aleatoria simple o sistemática. Este plan de muestreo puede servir para la representación proporcional de la muestra de varios subgrupos de la población. Trata de obviar las dificultades que presentan los anteriores ya que simplifican los procesos y suelen reducir el error muestral para un tamaño dado de la muestra. Consiste en considerar categorías típicas diferentes entre sí (estratos), que poseen gran homogeneidad respecto a alguna característica (se puede estratificar, por ejemplo, según la profesión, el municipio de residencia, el sexo, el estado civil, etc.). Lo que se pretende con este tipo de muestreo es asegurarse de que todos los estratos de interés estarán representados adecuadamente en la muestra. Cada estrato funciona independientemente, pudiendo aplicarse dentro de ellos el muestreo aleatorio simple o el estratificado para elegir los elementos concretos que formarán parte de la muestra. En ocasiones las dificultades que plantean son demasiado grandes, pues exige un conocimiento detallado de la población (tamaño geográfico, sexos, edades, etc.). Muestreo por conglomerados. Los métodos presentados hasta ahora están pensados para seleccionar directamente los elementos de la población, es decir, que las unidades muéstrales son los elementos de la población. En el muestreo por conglomerados la unidad muestral es un grupo de elementos de la población que forman una unidad, a la que llamamos conglomerado. Es un tipo de muestreo aleatorio en el que los elementos de la población ocurren naturalmente en subgrupos. Las unidades hospitalarias, los departamentos de una organización, una caja de determinado producto, etc., son conglomerados naturales. Cuando los conglomerados son áreas geográficas suele hablarse de "muestreo por áreas". ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 68 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO El muestreo por conglomerados consiste en seleccionar aleatoriamente un cierto número de conglomerados (el necesario para alcanzar el tamaño muestral establecido), y en investigar después todos los elementos que pertenecen a los conglomerados elegidos. Muestreo no probabilístico. A veces, para estudios exploratorios, el muestreo probabilístico resulta excesivamente costoso y se acude a métodos no probabilísticos, aun siendo conscientes de que no sirven para realizar generalizaciones (estimaciones inferenciales sobre la población), pues no se tiene certeza de que la muestra extraída sea representativa, ya que no todos los sujetos de la población tienen la misma probabilidad de ser elegidos. En general se seleccionan a los sujetos siguiendo determinados criterios procurando, en la medida de lo posible, que la muestra sea representativa. En algunas circunstancias los métodos estadísticos permiten resolver los problemas de representatividad aun en situaciones de muestreo no probabilístico, por ejemplo, los estudios de caso, donde los casos no son seleccionados de manera aleatoria de la población de estudio. Muestreo por cuotas. También denominado accidental, se asienta generalmente sobre la base de un buen conocimiento de los estratos de la población y/o de los individuos más representativos o adecuados para los fines de la investigación. Mantiene, por tanto, semejanzas con el muestreo aleatorio estratificado, pero no tiene el carácter de aleatoriedad. Se fijan unas cuotas que consisten en un número de individuos que reúnen unas determinadas condiciones; por ejemplo: 20 mujeres de 25 a 40 años, residentes en México.Una vez determinada la cuota se eligen los primeros que se encuentren que cumplan esas características. Este método se utiliza mucho en las encuestas de opinión. Muestreo intencional. Este tipo de muestreo se caracteriza por un esfuerzo deliberado de obtener muestras representativas mediante la inclusión en la muestra de grupos supuestamente típicos. Es muy frecuente su utilización en sondeos de zonas que han marcado tendencias o preferencias. También puede ser que el investigador seleccione directa e intencionadamente los individuos de la población. El caso más frecuente de este procedimiento es utilizar como muestra los individuos a los que se tiene fácil acceso. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 69 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO Muestreo bola de nieve. Se localiza a algunos individuos, los cuales conducen a otros, y estos a otros, y así hasta conseguir una muestra suficiente. Este tipo se emplea muy frecuentemente cuando se hacen estudios con poblaciones marginales. 3.4.3.2. Tamaño de la muestra. Para el cálculo del tamaño de la muestra en cada tipo de estudio existe una fórmula estadística; normalmente estas fórmula se basa en el error estándar, que mide el intervalo de confianza de cada parámetro que se analiza (media aritmética, porcentaje, diferencia de medias, etc.), así como en la teoría de la distribución normal de probabilidad. Algo fundamental para comprender el cálculo del tamaño de la muestra es que en tanto la precisión estadística aumenta y el error estándar disminuye, el tamaño muestral crece. Eso significa que entre más grande sea la muestra existen menos posibilidades de equivocarse, siendo lo contrario cuando la muestra es más pequeña. El tamaño de la muestra depende cuatro parámetros fundamentales: Tamaño de la población. Se trata del número total de elementos que conforman la población. En ocasiones no es posible identificarlo porque se trata de poblaciones excesivamente grandes. Sin embargo, hay que saber que el tamaño de la muestra no se altera significativamente para poblaciones mayores de 20,000, por lo que en caso de no saberlo se puede suponer una población de 20,000 elementos. Margen de error. Es el monto de error que se puede tolerar al estimar el tamaño de la muestra. Una manera de verlo es pensar en las encuestas de opinión, este porcentaje se refiere al margen de error que el resultado que obtenga debería tener, mientras más bajo es mejor y más exacto. Nivel de confianza. Es el monto de incertidumbre que se está dispuesto a tolerar, por lo tanto mientras mayor sea el nivel de certeza más alto deberá ser este número, por ejemplo 99%, y por tanto más alta será la muestra requerida. Proporción de la población de interés. Se trata de la proporción de individuos que poseen en la población la característica de estudio. Este dato es generalmente desconocido y se suele suponer que es del 50% ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 70 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO Para el desarrollo de auditorías sobre el desempeño, el ORFIS ha establecido un nivel de confianza mayor o igual al 95%, un margen de error menor o igual al 5% y una proporción de la población de interés del 50% cuando se desconozca. Para determinar el tamaño de la muestra el Equipo Auditor utilizará el “Auxiliar para Calcular el Tamaño de la Muestra” (disponible en versión electrónica); se trata de una hoja de cálculo en la que se introducen los parámetros del cálculo de la muestra y de manera simplificada se calcula el tamaño de la muestra. 3.4.3.3. Identificación en el protocolo de auditoría. En el protocolo se especificará la población de estudio para cada uno de los procedimientos que haya definido en la abducción de la auditoría (tabla del onus probandi). Se debe indicar el tamaño de la muestra, así como su distribución por los estratos, conglomerados o subconjuntos que la conforman; o en su caso la no aplicación de una muestra debido a que no se reúnen las características necesarias. Una vez aplicado el procedimiento de cálculo, deberá indicarse el tamaño de la muestra para cada procedimiento, así como la distribución de la misma de acuerdo con los estratos, conglomerados o subconjuntos identificados en la población. Ejemplo. Identificación de poblaciones y muestras. Procedimiento de Auditoría Revisar el cumplimiento de los requisitos de permanencia en el Servicio Público de Carrera de servidores públicos del ente fiscalizable. Conceptos de la Población/Muestra Población Proporción por Estrato Muestra 1,716 100% 562 Estrato A: Expedientes Zona 1 Estrato B: Expedientes Zona 2 429 343 25% 20% 140 112 Estrato C: Expedientes Zona 3 171 10% 56 Estrato D: Expedientes Zona 4 258 15% 85 Estrato E: Expedientes Zona 5 515 30% 169 Expedientes A Puede suceder que al momento de desarrollar el protocolo, el Equipo Auditor no esté en posibilidades de identificar el tamaño de la población y en consecuencia el tamaño de la muestra, debido a insuficiencias en la información disponible. En este caso, en el protocolo se deberán explicar los motivos por los cuáles no fue posible identificar una población y su muestra. Idealmente el Equipo Auditor debe ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 71 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO describir los posibles estratos, conglomerados o subconjuntos que conforman a la población no identificada. 3.4.4. Herramientas de Recolección de Datos. Las auditorias sobre el desempeño pueden hacer uso de una amplia variedad de técnicas para la recopilación de datos, tales como: Encuestas. Entrevistas. Grupos de enfoque. Observaciones. Análisis de documentos. Prueba de transacción. Análisis de los datos económicos, financieros y de desempeño. En general, cualquier otra técnica de recopilación de datos. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 72 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 3.5. DOCUMENTOS DE PROGRAMACIÓN 3.5.1. Programa de Trabajo. En el Programa de Trabajo (Formato ADPL07) el Equipo Auditor detallará el método o conjunto de métodos que utilizará, la utilidad de cada uno de ellos en la revisión documental y, en su caso, estadística prevista a solicitar para obtener la evidencia suficiente, pertinente y competente de los resultados de la política pública o programa, así como los resultados esperados. Es importante que el Equipo Auditor detalle los indicadores que, en su caso, se construyeron para evaluar la eficacia, eficiencia y economía de la política pública, en sustitución y/o adición a los indicadores identificados en la comprensión del programa, la fórmula de cálculo y la información requerida para su determinación. Es necesario establecer la relación entre los objetivos específicos, los procedimientos para su cumplimiento y la información requerida, la cual debe ser la base para la organización y definición de la guía de auditoría. 3.5.2. Guía de Auditoría. El Equipo Auditor debe elaborar una Guía de Auditoría (Formato ADPL08), la cual especificará los procedimientos, las fechas de inicio y término previstas, el alcance de la revisión y la identificación de las áreas por evaluar. Procedimientos. Estos deben establecer con claridad las técnicas aplicadas para la revisión y obtener la evidencia suficiente, competente, pertinente y relevante. Asimismo deben estar asociados a los objetivos específicos de la auditoría y la estructura del árbol definida para la revisión del programa o proyecto. Fechas de inicio y término. Se debe establecer en cada procedimiento las fechas de inicio y término, ya que la auditoría debe realizarse en los tiempos establecidos, a fin de garantizar que los resultados se entreguen con oportunidad; además de que permite realizar el control de la ejecución de los trabajos y, en su caso, corregir posibles desviaciones. Alcance de la revisión. Se debe establecer la extensión y profundidad de la revisión, así como la representatividad de las operaciones y de los recursos ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 73 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO que serán analizados para obtener conclusiones irrefutables conforme a los objetivos definidos. Identificación de las áreas. Se deben tener plenamente identificadas las áreas que serán objeto de fiscalización, por su importancia dentro de la estructura organizacional, sus operaciones y transacciones y su representatividad en el ejercicio y aplicación de los recursos financieros. 3.5.3. Orden de Auditoría y Acta Circunstanciada de Auditoría. Como parte de la elaboración del Protocolo de Auditoría, el Equipo Auditor diseñará un proyecto de Orden de Auditoría (Formato ADEJ01). En esta orden se incluirá el requerimiento de información para la ejecución de la auditoría, así como de la solicitud de designación de un enlace para el desarrollo de los trabajos correspondientes. El Equipo Auditor diseñará un proyecto de Acta Circunstanciada de Auditoría conforme a lo establecido en el Formato ADEJ02. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 74 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 3.6. INTEGRACIÓN Y APROBACIÓN El protocolo estará integrado por una introducción y cuatro capítulos elaborados en formato libre. El contenido mínimo del protocolo es el siguiente: Introducción. Capítulo 1. Comprensión de la Política Pública o Programa por Auditar. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9. 1.10. 1.11. Contexto en la planeación y en la rendición de cuentas. Problema público. Historia. Deber ser. Referentes. Universales. Análisis de Benchmarking. Resultados. Busilis. Consecuencia social esperada. Matriz de consistencia lógica. Capítulo 2. Abducción de la Auditoría. 2.1. 2.2. 2.3. Alcances. Objetivos. Tablas del onus probando. Capítulo 3. Metodología. 3.1. 3.2. 3.3. Metodología cualitativa y cuantitativa por aplicar. Poblaciones y muestras. Herramientas de recolección de datos. Capítulo 4. Programación. 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. Programa de trabajo. Guía de auditoría. Proyecto de orden de auditoría. Proyecto de acta circunstanciada de auditoría. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 75 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO Cabe señalar que de acuerdo con características propias de la política pública o programa por auditar, o por la inexistencia de información, en ocasiones, no se desarrollarán algunos apartados del protocolo, en cuyo caso, el Equipo Auditor deberá justificar en la Introducción las causas por los cuales no fue posible desarrollar los apartados omitidos. Concluida la elaboración del protocolo, éste debe ser revisado por el Director de Auditoría quien podrá indicar al Equipo Auditor que realice adecuaciones o modificaciones al mismo; una vez que se hayan realizado las modificaciones, o que no fuera necesario, el Director de Auditoría proporcionará el protocolo al Auditor Especial, quien lo aprobará en caso de no requerir adaptaciones finales. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 76 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 3.7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL PROTOCOLO DE AUDITORÍA Responsable Equipo Auditor Descripción 1. Una vez que el ente fiscalizable y/u organismos, dependencias, entidades, etc., entregan la información requerida para la planeación o hayan sido agotados los plazos de Ley, realiza el Comparativo de Información Solicitada y Entregada. 2. Analiza e interpreta la información para cada uno de los elementos de la comprensión del programa, proyecto o política por auditar. 3. Elabora la Matriz de Consistencia Lógica. 4. Construye el Capítulo 1 del protocolo. 5. Establece los alcances de la revisión. 6. Establece y describe los objetivos de auditoría. 7. Plantea las preguntas de auditoría. 8. Formula la hipótesis general y las hipótesis específicas. 9. Señala las pruebas y procedimientos de auditoría. 10. Elabora la Tabla del Onus Probandi. 11. Construye el Capítulo 2 del protocolo. 12. Describe la metodología por aplicar. 13. Identifica y describe las posibles poblaciones y, si es necesario, las posibles muestras. 14. Define y describe las herramientas de recolección de datos. 15. Construye el Capítulo 3 del protocolo. 16. Elabora el Programa de Trabajo. 17. Elabora la Guía de Auditoría. 18. Elabora el proyecto de la Orden de Auditoría. 19. Elabora el proyecto del Acta de Inicio de Auditoría. 20. Construye el Capítulo 4 del protocolo. 21. Construye la Introducción del protocolo. 22. Integra el documento final del protocolo. 23. Somete el protocolo a consideración del Director de Auditoría Director de Auditoría 24. Revisa el protocolo. ¿Sugiere adecuaciones al protocolo? SÍ: Continúa en la actividad 25 NO: Continúa en la actividad 26 Equipo Auditor 25. Realiza las adecuaciones y precisiones al protocolo de auditoría que fueron sugeridas por el Director de Auditoría. Director de Auditoría 26. Somete el protocolo a consideración del Auditor Especial. Auditor Especial 27. Revisa y evalúa el protocolo. ¿Sugiere adecuaciones al protocolo? NO: Fin del procedimiento. SÍ: Continúa en la actividad 28 Equipo Auditor 28. Realiza las adecuaciones y precisiones al protocolo de auditoría que fueron sugeridas por el Auditor Especial. Auditor Especial 29. Autoriza el protocolo de auditoría. FIN DEL PROCEDIMIENTO ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ Formato ADPL04 ADPL05 ADPL06 ADPL07 ADPL08 ADEJ01 ADEJ02 77 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 3.8. DIAGRAMA DE FLUJO EQUIPO AUDITOR INICIO 1. Realiza Comparativo de Información Solicitada y Entregada (ADPL04). 2. Analiza e interpreta información para la comprensión de la política pública o programa por auditar. 3. Elabora Matriz de Consistencia Lógica (ADPL05). 4. Construye el Capítulo 1 del protocolo. 5. Establece los alcances de la auditoría. 6. Establece y describe los objetivos de auditoría. 11. Construye el Capítulo 2 del protocolo. 16. Elabora el Programa de Trabajo (ADPL07). 7. Plantea las preguntas de auditoría 12. Describe la metodología por aplicar. 17. Elabora la Guía de Auditoría (ADPL08). 8. Formula la hipótesis general y la hipótesis específicas. 13. Identifica y describe las posibles poblaciones y muestras. 18. Elabora proyecto de Orden de Auditoría (ADEJ01). 9. Señala las pruebas y procedimientos de auditoría. 14. Define y describe las herramientas de recolección de datos. 19. Elabora proyecto de Acta de Inicio de Auditoria (ADEJ02). 10. Elabora la Tabla del Onus Probandi (ADPL06). 15. Construye el Capítulo 3 del protocolo. 20. Construye el Capítulo 4 del protocolo. A A ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 78 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO EQUIPO AUDITOR DIRECTOR DE AUDITORÍA AUDITOR ESPECIAL 24. Revisa el protocolo de auditoría. 27. Evalúa el protocolo de auditoría. A A 21. Construye la Introducción del protocolo. 22. Integra el documento final del protocolo. 23. Somete el protocolo a consideración del Director de Auditoría. Si 25. Realiza adecuaciones indicadas por el Director de Auditoría. ¿Adec uaciones? Si ¿Adecuaci ones? No 26. Somete protocolo a consideración del Auditor Especial. 28. Realiza adecuaciones indicadas por el Auditor Especial. 28. Autoriza el protocolo de auditoría. FIN ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 79 Ejecución MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO Capítulo 4 Ejecución y Resultados 4.1. ASPECTOS GENERALES Una vez aprobado el Protocolo y notificada la Orden de Auditoría, el Equipo Auditor tiene como interés principal comprobar o desechar sus hipótesis, que estableció para orientar su labor y comparar con toda certidumbre el deber ser de la operación y de los objetivos de una política o programa, con lo que realmente ha sido. Los hallazgos y conclusiones de la auditoría conformarán los resultados que buscan explicar, comprobar, acreditar, demostrar el estado de las cosas frente a cómo deberían estar; y para llegar a ese punto, el Equipo Auditor habrá investigado los hechos o acontecimientos del pasado que sirvan como evidencia al momento de realizar la auditoría; y si es conveniente y está en el objetivo de la auditoría, se puede elaborar la predicción siempre y cuando existan los datos suficientes. El obtener evidencias de irregularidades existentes en el pasado permite prevenir sucesos irregulares en el futuro y mejorar el funcionamiento del Ente Fiscalizable, con ello se realizará una labor proactiva previniendo irregularidades. Para entender por qué se diseñó de tal forma la política pública o programa y qué pretende lograr, es un esfuerzo hermenéutico llamado explicación; mirar cómo se comportó la política pública o programa se denomina retrodicción; y, ver las tendencias y consecuencias de la acción se llama predicción. El Equipo Auditor, en la ejecución de la auditoría, buscará la explicación, la retrodicción y la predicción, para demostrar el estado actual de la realidad contra el deber ser. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 79 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 4.2. FORMALIZACIÓN E INICIO DE LOS TRABAJOS DE AUDITORÍA El procedimiento de fiscalización inicia cuando el ORFIS recibe las Cuentas Públicas por parte del H. Congreso del Estado de Veracruz, por conducto de la Comisión de Vigilancia; a partir de ese momento, el Equipo Auditor podrá iniciar con los trabajos de ejecución de la auditoría sobre el desempeño, donde comprobará las hipótesis planteadas en el Protocolo de Auditoría. La formalización de los trabajos de auditoría inicia con la Orden de Auditoría firmada por Auditor General y con la apertura de la Acta Circunstanciada. El Equipo Auditor es responsable de requisitar el formato de Orden de Auditoría (ADEJ01), al finalizarla deberá turnarla al Director de Auditoría para su revisión; una vez revisada, se presentará al Auditor Especial para su aprobación, quien enviará el documento al Auditor General para su firma de autorización. El Equipo Auditor, deberá analizar detalladamente la información que solicitará para efectuar sus procedimientos de revisión, la documentación debe presentar, invariablemente, tres características centrales: 1. 2. 3. La congruencia con la hipótesis en revisión, así como los busilis y el deber ser a partir del que se deriva dicha hipótesis; La pertinencia indispensable para lograr un análisis objetivo y oportuno de las hipótesis y las preguntas de estudio y; La disponibilidad para lograr los objetivos de la auditoría en los plazos y los términos previstos. La relación entre estas características es definida con antelación durante el protocolo y se manifiesta en las Tablas del Onus Probandi. Cuando el Equipo Auditor obtiene la Orden de Auditoría firmada por el Auditor General y rubricada por el Director de Auditoría y el Auditor Especial, esta deberá ser enviada a la Dirección de Asuntos Jurídicos del ORFIS, para su notificación. Cumplido el plazo de la Orden de Auditoría, el Equipo Auditor, deberá requisitar el Acta Circunstanciada (Formato ADEJ02). Posteriormente, el Equipo Auditor deberá confirmar con los titulares del Ente Fiscalizable la reunión de formalización de inicio de los trabajos de auditoría y firma de la Acta Circunstanciada; es importante dejar constancia en el acta la designación de una persona que funja como enlace por parte del Ente Fiscalizable, para que sea el encargado de atender la auditoría. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 80 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO En el caso de que existan cambios de adición o reducción de auditores habilitados en el Equipo Auditor, esto puede ser comunicado al Ente Fiscalizable. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 81 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 4.3. ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO El estudio y evaluación del control interno de los Entes Fiscalizables son instrumentos fundamentales para iniciar la ejecución de los trabajos de auditoría, ya que en ellos se define la organización del Ente Fiscalizable y los métodos y procedimientos que en forma coordinada adopta para cumplir sus objetivos y metas; realizar con eficiencia sus actividades de gestión o procedimientos, y verificar la razonabilidad y confiabilidad de su sistema de contabilidad financiera, presupuestaria y de consecución de metas e indicadores. La evaluación del control interno estará sujeta a los antecedentes, objetivo y alcance de la auditoría, por lo tanto, deberá estar debidamente justificada y soportada en los papeles de trabajo. El Equipo Auditor además podrá constatar que el Ente Fiscalizable cuenta con mecanismos de control eficientes y eficaces en la consecución de los objetivos, respecto de la confiabilidad de la información financiera, el cumplimiento del marco normativo, etc., y que ha puesto en práctica la uniformidad de su aplicación; asimismo, la actuación de los servidores públicos encargados de llevarlos a cabo, para concluir que operan adecuadamente para documentar las deficiencias detectadas. Se puede aplicar criterios y técnicas específicos para evaluar el control interno, estableciendo en todos los casos su conclusión respecto del resultado de evaluación. Cuando proceda, debe aplicar el cuestionario de control interno. El Equipo Auditor, de acuerdo con el tema por auditar, podrá aplicar un cuestionario de control interno al Ente Fiscalizable, para obtener un diagnóstico y determinar si éste cuenta con áreas de riesgo; en el caso de que los resultados sean negativos, se tendrán que diseñar procedimientos para evaluar las áreas de riesgo. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 82 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 4.4. APLICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA El Equipo Auditor es responsable de aplicar los procedimientos de auditoría para obtener la evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente con el fin de sustentar los resultados con y sin recomendaciones. Las actividades que el Equipo Auditor desarrolle, deberán ser supervisadas por el Director de Auditoría, con el fin de que la auditoría logre en tiempo y forma los objetivos de la revisión, conforme a la Guía de Auditoría, que será el documento fuente para la supervisión. 4.4.1. La Evidencia. La evidencia es el conjunto de elementos lógicos, sistemáticos y argumentativos que aportan las pruebas obtenidas mediante el proceso de la auditoría, que proporcionan el sustento suficiente, competente, relevante y pertinente para que el Equipo Auditor esté en posibilidad de emitir una opinión motivada y fundamentada sobre el asunto auditado. Las pruebas de auditoría son la información recogida y utilizada que apoya los resultados de una revisión, así como las conclusiones y recomendaciones que aparecen en el Informe. De esta manera, enfatiza la necesidad de que el Equipo Auditor deba reflexionar cuidadosamente acerca de la naturaleza y la calidad de las pruebas que obtengan. El Equipo Auditor debe ser creativo, flexible y cuidadoso, trabajando en todos los ámbitos en la búsqueda de pruebas, que deben ser convincentes y concluyentes; a veces resulta útil debatir previamente con el Ente Fiscalizable la naturaleza de la prueba obtenida y la forma en que el Equipo Auditor la analizará e interpretará. 4.4.2. Características de la Evidencia. El Equipo Auditor deberá sustentar sus hallazgos en evidencia que tenga las siguientes características: Suficiente: es cuando se obtiene en la cantidad necesaria para sustentar los hechos observados, los resultados y las conclusiones de las auditorías. Por consiguiente, debe obtenerse la mejor evidencia disponible de acuerdo ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 83 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO con el costo de su obtención. Ello implica que sólo debe obtenerse lo necesario para cumplir con cada uno de los objetivos de la auditoría. Competente: es cuando por sus características es capaz de persuadir su validez para apoyar las conclusiones y recomendaciones. El Equipo Auditor debe considerar cualquier razón que ponga en duda la integridad de su evidencia para en su caso, obtener mayor o mejor información o reflejar la duda de su informe. Una evidencia es competente cuando otorga las características de validez y/o confiabilidad. La evidencia es válida cuando las fuentes, las pruebas y la interpretación que de ellas se desprenden pueden otorgar la certidumbre de la aceptabilidad, la oficialidad de los documentos prueba, la confirmación de los hechos y una interpretación correcta y acorde con los objetivos, las leyes, las normas y las prácticas de la administración pública. Confiable: al realizar muestras y pruebas adicionales se llega a la misma conclusión; o sí, con el mismo método, otro Equipo Auditor podría llegar también a una conclusión similar. Pertinente: es cuando se exige que la prueba posea una relación clara y lógica con los objetivos y los criterios de la auditoría. Un enfoque de la planificación, de la recolección de datos consiste en enumerar, para cada tema y cada criterio, la naturaleza y la localización de la prueba que se necesita, así como el procedimiento que va a ejecutarse. 4.4.3. Tipos de Evidencia. Cuando el Equipo Auditor en el proceso de auditoría ha determinado una conclusión, se espera que presente las evidencias o pruebas a través de documentación, inspección, testimonios o análisis que soporten su aseveración; las evidencias pueden ser: a) Materiales. La observación de personas y acontecimientos, o el examen de bienes, son formas de obtener pruebas materiales. Pueden consistir en fotografías, tablas, mapas, gráficos u otras representaciones mediante imágenes. Cuando la observación de un estado material es decisiva para lograr los objetivos de la auditoría, tendrá que ser confirmada. Esto puede lograrse ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 84 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO haciendo que dos o más auditores lleven a cabo la observación, acompañados, si es posible, por representantes del Ente Fiscalizable. b) Orales. Las pruebas orales asumen la forma de manifestaciones que, por lo general, proceden de encuestas o entrevistas. Estas manifestaciones pueden proporcionar importantes indicios que no siempre cabe obtener mediante otras formas de trabajo de auditoría. Son efectuadas por colaboradores del Ente Fiscalizable, beneficiarios y clientes del programa que se fiscaliza, expertos y consultores contactados para que aporten pruebas que confirmen la prueba en relación con una fiscalización, y miembros del público en general. La confirmación de las pruebas orales puede efectuarse mediante confirmación por escrito del entrevistado, por el análisis de múltiples fuentes independientes que revelen los mismos hechos, o por comprobación posterior de los registros. c) Documentales. La forma más común de pruebas son las documentales de carácter material o electrónico. Pueden ser externas o internas al Ente Fiscalizable. Las primeras abarcan cartas o memorandums recibidas por el Ente Fiscalizable, facturas, arrendamientos, contratos, auditorías externas e internas y otros informes, y confirmaciones de terceros. En tanto que las segundas tienen su origen en el Ente Fiscalizable, tales como registros contables, copias de la correspondencia, descripciones de puestos de trabajo, planes, presupuestos, informes y memorandas internas, y políticas y procedimientos. d) Analíticas. Surgen del análisis y verificación de los datos. El análisis puede realizarse sobre cálculos, razones aritméticas, tendencias y patrones de datos procedentes del Ente Fiscalizable u otras fuentes pertinentes. También pueden efectuarse comparaciones con las normas obligatorias o con las evaluaciones comparativas propias del sector. El análisis suele ser numérico, y toma en consideración las razones matemáticas entre productos y recursos, o el porcentaje del presupuesto que se ha gastado. Puede tener, asimismo, un carácter no numérico; como cuando se observa una tendencia coherente en la naturaleza de las reclamaciones realizadas respecto de un Ente Fiscalizable. e) Directas e Indirectas. Pueden ser directas o indirectas, tanto en sentido metodológico como en el sentido de las pruebas de auditoría. Una evidencia lógicamente directa sobre una proposición o hallazgo es un dato que puede compararse contra dicha proposición, o con un caso o ejemplo ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 85 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO de ello, si es general. Por ejemplo, todo oficio de la autoridad o acta del órgano de gobierno da evidencia directa a favor o en contra de los hallazgos, y también son evidencias a favor de la hipótesis general de cómo se están haciendo las cosas. Una evidencia indirecta a favor de una proposición o conclusión (hallazgo) es aquella que coincide con ella, sin ser comparable. Ejemplo: Política Pública contra las Drogas Auditamos la política pública contra las drogas, podemos encontrar evidencias lógicamente directas; pero si nada de todo eso nos describe qué tan bien está funcionando la lucha contra las drogas podremos buscar evidencias indirectas, llamadas también colaterales a favor o en contra de la hipótesis planteada. El Ente Fiscalizable nos puede decir que aumentó el presupuesto, se contrató más personal, pero todo ello no nos explica si hay éxito o fracaso en la acción pública, por lo que podemos tener datos como el precio de la droga en el mercado, las estimaciones de producción de droga, el número de drogadictos delincuentes y en tratamiento, todo esto es evidencia indirecta conectada con la política pública. 4.4.4. Obtención de la Evidencia. Para hacer que la revisión sea objetiva, clara, convincente y exento de interpretaciones erróneas, ésta debe estar respaldado por evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente. Para obtener este tipo de evidencia se aplican las técnicas de auditoría definidas como los métodos prácticos de investigación y prueba. Las técnicas de auditoría, dependiendo de sus características y condiciones de aplicación, se clasifican en: Documentales: Son las que requieren básicamente del análisis y evaluación de documentos e informes redactados por el Ente Fiscalizable en el desarrollo de sus actividades. Verbales: Se aplican por medio de una relación directa con el servidor público del Ente Fiscalizable, el tercero responsable o el relacionado con la operación sujeta a revisión. Visuales: Se realizan en presencia física dentro del área de operación de las actividades sujetas a revisión. Informáticas: Se realizan en un entorno de sistemas de información por computadora o relativas al procesamiento de datos e información. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 86 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 4.4.5. Confiabilidad de la Evidencia Toda evidencia es un dato, pero no todo dato es una evidencia. El carácter evidencial de un dato no es una propiedad intrínseca del mismo. Son evidencias los datos que son relevantes para comprobar o refutar postulados o para estructurar conexiones de sentido. Se admite que un dato constituye una evidencia a favor de un postulado y se le atribuye credibilidad porque ésta explica o hasta predice. Para medir que la información y los datos que respalden los hallazgos identificados efectivamente se sustentan en evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente es preciso desarrollar las siguientes pruebas: 1. El proceso de refinamiento de los datos (suficiencia). 2. La relación tríadica (competencia y relevancia entre el deber ser, los hallazgos y conclusiones). 3. La potencia explicativa (pertinencia). La prueba, consiste en depurar los datos y la información disponible hasta incorporar al análisis solamente aquellos datos que son adecuados, suficientes y necesarios para corroborar o desechar las hipótesis planteadas. La evidencia (dato) es un concepto complejo, que tiene que alinearse con las particularidades de la hipótesis, y con el trasfondo del conocimiento de la política pública y tiene la estructura de una relación triádica: un dato relativo a alguna hipótesis en virtud de un cuerpo de conocimiento teorético. La auditoría no puede producir sólo una serie de recomendaciones que únicamente apunten al casualismo, a la coyuntura, al hecho aislado y que finalmente, sólo son reactivos, correctivos, sancionatorios, pero que no ayudan a resolver los problemas del quehacer público, ni a explicar el porqué de las políticas públicas. 4.4.6. La Muestra. En la aplicación de procedimientos de revisión el Equipo Auditor podrá hacer uso de técnicas de muestreo estadístico, entendiendo éstas como el proceso de inferir conclusiones a partir del estudio de una parte de un todo denominado universo. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 87 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO De tal forma que, los elementos seleccionados como muestra de ese universo puedan proporcionar información del universo al que pertenecen, sin necesidad de tener que evaluarlo exhaustivamente. La decisión sobre si se debe usar o no un enfoque de muestreo estadístico es un asunto que se deja a juicio del Equipo Auditor, que debe buscar la manera más eficiente de obtener evidencia suficiente y apropiada, en las circunstancias particulares del caso. El Equipo Auditor en el protocolo de auditoría determinó, según sea el caso, la utilización de muestras, además de realizar un análisis de la población; en la etapa de ejecución tendrá que elaborar la Cédula de Determinación de Muestra de Auditoría (ADEJ03) en el que señale: Las unidades de observación. El objetivo de la muestra. Los procedimientos para analizar la muestra. La hipótesis que se quiere someter a prueba haciendo uso de la muestra. El tamaño total de la muestra a revisar. La muestra de la población por estratos a revisar. La Cédula de Determinación de Muestra de Auditoría formará parte de los papeles de trabajo. El Equipo Auditor deberá considerar que para que un conjunto de elementos pueda ser tratado estadísticamente, deberá presentar las siguientes características: Masividad: que el universo por revisar sea extenso, es decir, que por el tiempo y recursos no sea posible revisar la totalidad. Homogeneidad: que los elementos por revisar no presenten diferencias notables del resto con respecto a las características por revisar, debido a que esto puede distorsionar el resultado, si ello sucediese, será necesario subdividir el universo en grupos de elementos homogéneos (estratos). Probabilidad: los elementos del universo deben tener las mismas probabilidades de pertenecer a la muestra. Para los procesos de la determinación de la muestra y selección de pruebas se debe considerar lo siguiente: ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 88 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 1. El Equipo Auditor deberá presentar la Cédula de Determinación de Muestra de Auditoría (Formato ADEJ03) para aplicar las pruebas de muestreo, así como el alcance previsto. 2. El Director de Auditoría efectuará la supervisión sistemática y oportuna del trabajo realizado en el muestreo por el Equipo Auditor, además de revisar el contenido del resultado de la aplicación de las técnicas de muestreo en los papeles de trabajo y, con base en el resultado, podrá solicitar que se aumente el tamaño de la muestra para su revisión. Es necesario que el Equipo Auditor redacte la conclusión de los resultados que usó en el muestreo, como se indica a continuación: Para verificar <<objetivo de la prueba de auditoría>>, de un universo de � <<unidades de muestreo>> se seleccionó una muestra de � <<unidades de muestreo>> con el método <<esquema de muestreo>>, nivel de confianza − � y margen de error �. Con el análisis se detectó que: − �̂ % de la muestra se encuentra conforme el deber ser y �̂ % presenta algún incumplimiento como se indica a continuación: <<aquí podemos listar la proporción de la muestra que incumple cada aspecto que revisamos>>. Esto representa un incumplimiento a <<deber ser>>. el 100% de la muestra se encuentra conforme el deber ser, en cumplimiento de <<deber ser>>. Ejemplo: Verificación de Expedientes de las Visitas de Supervisión. Con el objeto de verificar la confiabilidad en la integración de los expedientes de las visitas de supervisión ordinarias directas realizadas por los supervisores del Instituto Federal de Defensoría Pública en 2012, del universo de 914 revisiones, se seleccionó una muestra de 225 expedientes de supervisión en Defensa Penal, y 46 en materia de Asesoría Jurídica, con base en el método aleatorio estratificado, con un nivel de confianza de 95.0%, y un margen de error de 5.0%. Con el análisis se detectó: Con la revisión de los 225 expedientes de las visitas de supervisión directa ordinaria en Defensa Penal, se constató que el 100.0% de los expedientes cumplió con los requisitos establecidos, lo que representó que el ámbito administrativo con la integración de expedientes y el ámbito sustantivo con la verificación de documentos procedimentales de carácter técnico, se haya realizado conforme a la norma aplicable en la materia, contribuyendo así, con el fortalecimiento en el acceso a la justicia entre la población menos favorecida del país, mediante la prestación de servicios de defensa penal. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 89 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 4.5. DETERMINACIÓN Y CONSTRUCCIÓN DE LOS RESULTADOS Los resultados de la auditoría deben contener todos los argumentos e información necesaria para cumplir con los objetivos de la fiscalización y una comprensión adecuada y correcta de la materia que se informa. Cada resultado se conforma de una estructura triádica que muestra: el deber ser, el hallazgo y la conclusión que califica el cumplimiento o no de lo mandatado, así como las causas que lo originan y los efectos que provocan en el cumplimiento de los objetivos, metas, operación y ejercicio de los recursos. 4.5.1. Construcción del Resultado y su Vínculo con la Evidencia. El proceso para lograr la construcción requiere que el Equipo Auditor interactúe constantemente entre los objetivos de la auditoría, los métodos, los procedimientos y técnicas de auditoría para recabar la evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente y para realizar el análisis hermenéutico sobre la correcta interpretación de la información. Con todos los elementos considerados para el diseño de la auditoría, el Equipo Auditor formuló la Guía de Auditoría, en la cual registró los objetivos, métodos, procedimientos y técnicas para recabar la evidencia y procesar y analizar la información, así como las características de la evidencia para cumplir cada propósito de la revisión. A continuación, se muestra el proceso para desarrollar los resultados con el soporte fiable que requiere su elaboración: Objetivo específico Identifica el deber ser Procedimiento para la revisión Requerimiento de Información Describe: El método, Proceso, y Técnica para recabar la evidencia y procesar la información Define la evidencia requerida Establece que la evidencia sea:  Suficiente.  Competente.  Relevante.  Pertinente. La Guía de Auditoría define la relación triádica que debe contener el resultado y que está conformada por: el deber ser; el hecho que resulta de captar, procesar y analizar la evidencia; y la opinión del Equipo Auditor que se obtiene mediante un ejercicio hermenéutico de interpretación y que está sustentada en la evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 90 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO Para cumplir con todos los objetivos de la auditoría y construir los resultados de la revisión, el Equipo Auditor aplicará el mismo procedimiento. Para cada objetivo existe un deber ser previamente determinado y los métodos, procesos y técnicas variarán según corresponda, al igual que la evidencia. 4.5.2. Estrategia y Táctica para la Obtención de la Evidencia. La Guía de Auditoría considera la estrategia y la táctica; la estrategia comprende el método o conjunto de métodos que se aplicarán para el cumplimiento de los objetivos de la auditoría, responder a las preguntas clave y comprobar las hipótesis de trabajo. El método o conjunto de métodos son relevantes para el desarrollo de la auditoría, su utilidad es fundamental tanto para la revisión documental y estadística como para la obtención de la evidencia, así como los resultados que se esperan lograr con su aplicación. La táctica corresponde a las técnicas y procedimientos de auditoría por aplicar, su utilidad en el proceso de revisión y los resultados que se estiman obtener. Aquí se precisarán los documentos derivados de la aplicación de las técnicas, como son los cuestionarios. Las técnicas de auditoría son también métodos prácticos de investigación y de prueba que el Equipo Auditor utiliza para lograr la información y comprobación necesaria para emitir su opinión profesional. Debido a que el Equipo Auditor no puede obtener el conocimiento que necesita para fundar su opinión en una sola prueba, es necesario que aplique varias técnicas sobre los hechos para llegar a sus conclusiones. Por lo tanto, se deduce que la combinación de dos o más técnicas de auditoría origina los procedimientos de auditoría. En el acopio de evidencia realizado durante la ejecución de una auditoría, los auditores deberán: Examinar las características de los datos requeridos. Recoger datos pertinentes para el logro de los objetivos de la auditoría. Recoger datos basados en los criterios de auditoría expuestos en el Programa de Auditoría. Recoger información suficiente y convincente que fundamente lógicamente el análisis, conclusiones y recomendaciones. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 91 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 4.5.3. Tratamiento de irregularidades. El Equipo Auditor, en el curso de cualquier auditoría, deberá prestar atención especial a aquellas situaciones, operaciones y/o transacciones que denoten indicios de irregularidad, aun cuando éstas sean ajenas a los objetivos de la auditoría; y en cuanto tenga evidencia de ello, las hará del conocimiento de sus superiores para que éstos las notifiquen a las autoridades competentes. 4.5.4. Papeles de Trabajo. Los papeles de trabajo tienen tres propósitos: 1. Proporcionar sustento al resultado que formula el Equipo Auditor. 2. Efectuar la supervisión de la ejecución de los trabajos de auditoría. 3. Demostrar la calidad de la misma. Los papeles de trabajo deben: Constituir la evidencia documental, ante cualquier instancia administrativa o legal, de la aplicación de los procedimientos de auditoría para alcanzar el objetivo y resultados de la revisión; así como la opinión emitida. Integrar y organizar la evidencia documental de la planeación y el desarrollo de la auditoría. Facilitar la revisión, supervisión y evaluación del trabajo de auditoría. Proporcionar elementos para efectuar revisiones subsecuentes. 4.5.5. El Riesgo de la Auditoría. El riesgo de auditoría se integra por el efecto combinado de tres tipos de riesgo: el inherente, el de control y el de detección. El primero, representa el riesgo de que ocurran errores importantes en una transacción o saldo contable en función de las características o particularidades del mismo, sin considerar el efecto de los procedimientos de control interno que pudieran existir; el segundo, constituye el riesgo de que la estructura del control interno del Ente Fiscalizable no tenga la capacidad para prevenir o detectar en forma oportuna errores importantes; y el tercero, es el riesgo probable de que al ejecutar los trabajos de auditoría las pruebas sustantivas no detecten errores significativos que hayan escapado a los procedimientos del control interno. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 92 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO El riesgo inherente considera que la probabilidad de que ocurran errores importantes es mayor en algunas transacciones. Por ejemplo, el dinero en efectivo es más susceptible a robos o malos manejos que un inventario de artículos voluminosos. El riesgo de control se reduce a medida que se incrementa la efectividad del control interno para alcanzar los objetivos planteados. No obstante, este tipo de riesgo no desaparece totalmente, aun cuando se alcancen los objetivos. El riesgo de detección, por su parte, disminuye en la medida que aumenta la efectividad de los procedimientos de auditoría aplicados. Se reconoce que una parte de este riesgo se produce porque no se analiza la totalidad de las partidas que integran una cuenta (el riesgo de muestreo); y, la otra parte, porque se aplican procedimientos inadecuados o se malinterpretan los resultados obtenidos. 4.5.6. La Estructura Triádica. Los resultados son los hechos presentados, los cuales deben estar vinculados con los objetivos de la auditoría y sustentados con evidencias; deben ser explicables por sus causas, con base en las hipótesis que se hayan planteado y deben ser escritos verdaderos; deben ser relevantes y de utilidad. Además deberán tener una estructura triádica, la cual se detalla a continuación: 1. El deber ser: que estará contenido en el mandato legal o normativo, el Equipo Auditor debe constatar que el documento que contiene el deber ser, fue autorizado por la autoridad competente y que es vigente para el periodo revisado. El deber ser tiene que quedar evidenciado en el ángulo superior de la Tríada: Criterios establecidos para la auditoría El deber ser 2. Los Hallazgos: La presentación de los resultados con base en el deber ser, se demuestra con la evidencia suficiente, competente, pertinente y relevante, ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 93 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO respecto del mandato legal, normativo y/o los estándares utilizados. Esta parte corresponde con el ángulo inferior izquierdo de la Tríada. Hallazgos (lo que es, los hechos) 3. Conclusión: señalará el pronunciamiento del Equipo Auditor, en el que se debe indicar de manera explícita si se cumplió o no el mandato. En todos los casos debe hacerse el pronunciamiento respecto del deber ser, que se señaló al iniciar el resultado. Esta parte corresponde con el ángulo inferior derecho de la tríada. Conclusión El deber ser estará sustentado en las funciones, atribuciones y obligaciones del ente, conforme a sus objetivos y metas establecidas en los documentos oficiales. El Equipo Auditor evitará presentar tríadas débiles, en las que el deber ser se defina con base en un enunciado general, o en un buen propósito. Una tríada será sólida en la medida en que se sustente en un mandato, norma concreta o un referente de aceptación universal, no en una generalidad. Vaciar datos en un resultado sin un deber ser, lo convierte en un informe de labores, sin potencia explicativa. El deber ser tiene dos categorías: a) El natural, que se encuentra establecido en los documentos legales o normativos; y b) El construido por el Equipo Auditor, con base en estándares o en sanas prácticas de gobierno generalmente aceptadas. Esta categoría se utiliza cuando no existe ningún mandato. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 94 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO Es más fuerte y contundente que un resultado afirme que no se contó con información para evaluar, que tratar de realizar la auditoría sin un deber ser. El Director de Auditoría, deberá supervisar la estructura triádica de los resultados de auditoría y el cumplimiento de las normas internas. 4.5.7. Pruebas de Auditoría. Una prueba de auditoría es una demostración del pronunciamiento que se emita, respecto de si el Ente Fiscalizable cumple o no sus objetivos, si sus procedimientos son eficientes, en qué grado lo son y en qué etapas presentan fallas u oportunidades de mejora; si el ejercicio de los recursos se hace bajo criterios de economía o no, etc. Una prueba de auditoría lleva implícita una justificación, entendida como el recurso retórico para convencer a otros de la validez y solidez de nuestros argumentos; que implica una secuencia lógica, comenzando por lo que se asume o se ha demostrado previamente que es verdad, y termina aquello que tratamos de demostrar. Una de las más grandes dificultades para hacer una demostración es que el orden en que enunciamos las premisas: la forma en que explicamos cómo llegar del principio a la conclusión no es el mismo orden en que analizamos y pensamos la demostración. De hecho, con frecuencia pensamos la demostración en orden inverso: de la conclusión hacia el principio. Uno de los errores más frecuentes es querer explicar cómo demostramos algo en el mismo orden en que lo pensamos; puede que contenga la evidencia suficiente pero si no tiene el orden apropiado, no es útil como prueba de auditoría. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 95 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 4.6. FORMULACIÓN DE CONCLUSIONES Las conclusiones se presentan en el Informe, enumeradas, sustentadas en evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente y deben estar vinculadas con los objetivos de la auditoría. El proceso de formulación de las conclusiones se sintetiza a continuación: Formulación de Conclusiones El deber ser: Los objetivos y acciones que deben cumplir el Ente Fiscalizable conforme al marco normativo del objeto y sujeto de revisión. El Busilis de la teoría del cambio: El Busilis del hacer: El objetivo que, conforme al ente sujeto a fiscalización, debe cumplirse podrá atender el propósito central de la política pública o programa en revisión. Las acciones que, conforme al programa operativo del Ente Fiscalizable y el deber ser del hacer son necesarias para lograr el busilis de la teoría del cambio identificado. Los hechos: Los hechos: Lo que logró el Ente Fiscalizable respecto al busilis de la teoría del cambio identificada. Lo que el Ente Fiscalizable realizó respecto del busilis del hacer. Conclusiones: Conclusiones: Determinar el cumplimiento o incumplimiento del busilis, así como su congruencia con el deber ser identificado. Determinar el cumplimiento o incumplimiento del busilis, así como su congruencia con el deber ser del hacer identificado. Como ya se había mencionado, esta formulación corresponde con el método de análisis tríadico, en el que, el vértice superior de la Tríada se compone por el marco jurídico que regula las políticas públicas o programas del Ente Fiscalizable sujeto a revisión, el deber ser y sus busilis; el segundo vértice, se refiere a los hallazgos, por medio de la formulación de hipótesis del Protocolo de Auditoría y sirve de guía para ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 96 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO buscar los hechos que se desea comprobar, mismos que se traducen propiamente en los resultados de la auditoría y; el tercer vértice, corresponde a las conclusiones. Las conclusiones son productos de la comparación entre la información obtenida y analizada y los criterios establecidos en el Protocolo. En la exposición de las conclusiones es necesario presentar evidencia soportada con datos duros, verificados y verificables, relevantes y cuantitativos, y debe formular argumentos lógicos, sintéticos y contundentes que permitan demostrar los hallazgos y las desviaciones. En su formulación, las conclusiones deben ser: Puntuales, evitando mezclar varios asuntos; Concisas, contundentes y breves en función de la evidencia obtenida; y Claras, sintetizando cuando sea necesario lo asentado en el apartado de resultados. Las conclusiones deben ser importantes e imparciales, deben servir para propiciar las acciones que contribuyan al cumplimiento de los objetivos y metas, para mejorar la eficiencia en la operación de los procesos, para lograr la economía en el uso de los recursos ejercidos, para obtener la calidad de los bienes y servicios conforme a la normativa y a los estándares existentes, y para promover la competencia de los actores, mejorar el desempeño y la rendición de cuentas, entre otros. De ahí que deban derivar exclusivamente de la evidencia obtenida en la auditoría y que por ello constituyan la base para señalar las recomendaciones al desempeño necesarias para lograr los cometidos antes descritos, así como para establecer, finalmente, la opinión de la auditoría. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 97 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 4.7. FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES AL DESEMPEÑO El principal objetivo de las recomendaciones al desempeño es proporcionar al Ente Fiscalizable elementos que le permitan implementar mecanismos que propicien mejores prácticas gubernamentales; para lograrlo, es necesario que los servidores públicos acepten y se comprometan a instrumentar y realizar las acciones que correspondan, por lo que los resultados deben de ser convincentes al responder a los objetivos de la auditoría. Para que las recomendaciones al desempeño tengan efectos de resultados en el Ente Fiscalizable, así como determinar las ventajas que se obtendrían con su implementación, se debe considerar que las recomendaciones estén derivadas de los resultados de la fiscalización, y que reflejen de manera adecuada las causas y efectos de las conclusiones. Así como su presentación debe ser clara y persuasiva, la información presentada debe ser suficiente para inducir al lector a aceptar la validez de los resultados, la justificación de las conclusiones y el beneficio de poner en práctica dichas acciones. Las recomendaciones al desempeño deben ser viables y aportar valor al Ente Fiscalizable, por lo cual en su formulación deberán: Ser de carácter indicativo, destinadas a superar irregularidades, corregir desviaciones, promover cambios en la orientación y aplicación de la política pública, con criterios de eficacia, eficiencia y economía. Utilizar conceptos y lenguaje preciso, así como una redacción clara y directa; ya que esto condiciona la forma en que responden los Entes Fiscalizables. Las recomendaciones al desempeño se traducen en importantes instrumentos para que el ejecutor o los tomadores de decisiones puedan corregir, modificar, adicionar, reorientar o suspender total o parcialmente sus programas y políticas, por lo que permiten inducir el manejo eficaz, productivo y honesto de los recursos públicos, y promover la transparencia y la rendición de cuentas. Por sus características, las recomendaciones al desempeño permiten mejorar las formas de hacer las cosas, proponer cambios, eliminar lo que obstruye, mejorar lo perfectible; asimismo, obtener mejores resultados en cuanto a la aplicación de los recursos y la prestación adecuada de los servicios públicos. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 98 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 4.7.1. Criterios de Formulación. La principal utilidad de las auditorías sobre el desempeño se traduce en acciones correctivas y preventivas, que consisten en: Verificar, ratificar o corregir el rumbo de la acción gubernamental. Se refiere al énfasis en las metas que tienen sanción oficial con el objetivo de que los implementadores conecten lo que están tratando de cumplir con sus actividades diarias. Este ejercicio de la racionalidad medios-fines es de una gran utilidad para corregir desviaciones de las políticas públicas. Aprender de la experiencia y tomar decisiones sobre bases más sólidas. Se refiere a la extracción del conocimiento de lo ya hecho para mejorar el diseño y la implementación de las políticas públicas. La historia nos proporciona lecciones sobre lo que ha funcionado bien y lo que ha fallado, y las razones de éxitos y fracasos, propios y ajenos, de ahí la relevancia de retomarla. Negociaciones presupuestales. En un sistema de administración por resultados, la evaluación facilita las negociaciones con los ministerios de finanzas. Es más sencillo demandar incrementos presupuestales cuando se pueden mostrar resultados tangibles de las asignaciones recibidas y gastadas, que en el caso contrario. Las sanas prácticas gubernamentales. Un compromiso normal de la evaluación realizada por las auditorías al desempeño está basado en la esperanza de que las prácticas inefectivas puedan ser identificadas mucho antes de que el error se vuelva una pandemia. La evaluación de los procesos del programa puede mandar señales tempranas acerca de lo que necesita atención. Una razón importante para emprender la evaluación es hallar pronto qué está sucediendo para hacer cambios correctivos hacia las mejores prácticas. Ejercicio democrático de rendición de cuentas. Las acciones preventivas y correctivas deben servir como instrumento que permita, en los diferentes niveles de responsabilidad, rendir cuentas sobre la gestión y los resultados de un programa. El ciudadano tiene derecho a saber no sólo en qué se están empleando los fondos públicos, sino también con qué grado de idoneidad, eficacia y eficiencia se están asignando, gestionando y empleando dichos fondos. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 99 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO El principal propósito de las conclusiones y las recomendaciones al desempeño es, lograr su implementación por parte del Ente Fiscalizable. Para ello, es necesario que los servidores públicos acepten y se comprometan a instrumentar y llevar a cabo las acciones pertinentes, por lo que los resultados deben ser convincentes al responder a los objetivos de la auditoría. En el proceso de elaboración de las recomendaciones al desempeño se deberán indicar las medidas para corregir las deficiencias, especificando la forma en que deben aplicarse. Al formular las acciones el Equipo Auditor deberá: 1. Considerar el costo y la factibilidad de las acciones que se proponen, así como medidas correctivas alternativas para su realización, en el caso que hubiese algún impedimento para operar las inicialmente sugeridas. 2. Prever los efectos que tendrán las acciones en los resultados del Ente y exponer las ventajas que se obtendrían con su implementación. Asimismo, al formular las recomendaciones al desempeño se debe considerar que éstas se derivan de los resultados de la fiscalización, y que deben reflejar de manera adecuada las explicaciones causales y los posibles efectos de las conclusiones. Su presentación debe ser clara y persuasiva, por lo tanto su información presentada debe ser suficiente para inducir al lector a aceptar la validez de los resultados, la justificación de las recomendaciones y el beneficio de poner en práctica dichas acciones. Las recomendaciones al desempeño, son sugerencias de carácter preventivo para fortalecer el desempeño de los Entes Fiscalizables mejorando la eficacia, eficiencia, economía, calidad de los servicios, satisfacción del ciudadano-usuario y la competencia de los actores; así como promover la creación y operación de indicadores estratégicos, de gestión y de servicios, para calificar el grado y forma en que se cumplen los objetivos, con el fin de fomentar las mejores prácticas de gobierno. El efecto esperado para las recomendaciones al desempeño se clasifica en: Fortalecer los mecanismos de operación en términos de eficacia, eficiencia y economía. Alentar la implantación y utilización de sistemas de medición del desempeño. Fomentar el óptimo aprovechamiento y aumentar la calidad de los bienes y la prestación de los servicios. Promover la elaboración, actualización o simplificación de la normativa. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 100 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO Fortalecer los mecanismos de operación y control. Impulsar reformas a la legislación. 4.7.2. Impacto. Para generar impactos positivos con la emisión de las recomendaciones al desempeño, el Equipo Auditor determinará: 1. Repercusión en el control: si se detectan deficiencias en los procedimientos de control interno o en el desempeño del Ente Fiscalizable se emitirán acciones para el fortalecimiento de los mecanismos de control y mejora del desempeño de la entidad. Debe ser redactado en presente, con la descripción de la situación observada consecuencia de la irregularidad. 2. Errores y omisiones: Se refiere a la cuantificación monetaria de las omisiones, errores numéricos y de cálculo, revelación insuficiente y aplicación de criterios divergentes para el registro contable, presupuestario, de las operaciones en incumplimiento, entre otros. 3. Consecuencias Sociales: estas deben ser entendidas como el evento o conjunto de eventos que tengan su origen en la actuación del ejecutor de una política pública o un componente o programa que se oriente a la atención de un problema público, circunscribiendo dicho evento o conjunto de eventos al plano social. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 101 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 4.8. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES EJECUCIÓN DE AUDITORÍA Y FORMULACIÓN DE RESULTADOS Responsable Equipo Auditor Descripción Requisita la Orden de Auditoría, incluyendo la relación de la documentación requerida para ejecutar los procedimientos de auditoría. 2. Turna la Orden de Auditoría al Director de Auditoría Director de Auditoría 3. Revisa la Orden de Auditoría. ¿Requiere adecuaciones? SÍ: Continúa en la actividad 4 NO: Continúa en la actividad 5 Equipo Auditor 4. Realiza las adecuaciones y precisiones a la Orden de Auditoría que fueron requeridas por el Director de Auditoría. Director de Auditoría 5. Presenta la Orden de Auditoría al Auditor Especial Auditor Especial 6. Revisa la Orden de Auditoría. ¿Requiere adecuaciones? SÍ: Continúa en la actividad 7 NO: Continúa en la actividad 8. Equipo Auditor 7. Realiza las adecuaciones y precisiones a la Orden de Auditoría que fueron requeridas por el Auditor Especial. Auditor Especial 8. Aprueba la Orden de Auditoría y envía al Auditor General. Auditor General 9. Revisa la Orden de Auditoría. ¿Requiere adecuaciones? SÍ: Continúa en la actividad 10 NO: Continúa en la actividad 11. Equipo Auditor 10. Realiza las adecuaciones y precisiones a la Orden de Auditoría que fueron requeridas por el Auditor General. Auditor General 11. Autoriza con su firma la Orden de Auditoría. Equipo Auditor 12. Envía la Orden de Auditoría firmada y rubricada, a la Dirección General de Asuntos Jurídicos para que sea notificado el Ente Fiscalizable. 13. Requisita el Acta Circunstanciada. 14. Confirma con los titulares del Ente Fiscalizable la reunión de formalización de inicio de los trabajos de auditoría y firma del Acta Circunstanciada. 15. Analiza la necesidad de aplicar cuestionario de control interno ¿Es necesario aplicar cuestionario de control interno? SÍ: Continúa en la actividad 16 NO: Continúa en la actividad 19. 16. Aplica el cuestionario de control interno 17. Analiza las respuestas del cuestionario y determinar áreas de riesgo para enfocar la evaluación de control interno. ¿Identifica áreas de riesgo? SÍ: Continúa en la actividad 18 NO: Continúa en la actividad 19 18. Diseña procedimientos para evaluar las áreas de riesgo del Ente Fiscalizable. CONTINÚA 1. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ Formato ADEJ01 ADEJ02 102 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO EJECUCIÓN DE AUDITORÍA Y FORMULACIÓN DE RESULTADOS Responsable Descripción Formato Equipo Auditor 19. Verifica si los procedimientos de auditoría requieren la determinación de muestras. ¿El procedimiento requiere muestras? SÍ: Continúa en la actividad 20 NO: Continúa en la actividad 25 20. Verifica que la población sujeta a muestra, cumpla las características de masividad, homogeneidad y probidad. 21. Determina las pruebas de muestreo, así como el alcance. 22. Elabora la Cédula de Determinación de Muestra de Auditoría. Director de Auditoría 23. Verifica la Cédula de Determinación de Muestra de Auditoría. ¿Es necesario modificar el tamaño de la muestra? NO: Continúa en la actividad 18 SÍ: Continúa en la actividad 14 Equipo Auditor 24. Aplica procedimientos de auditoría y obtiene evidencia suficiente, competente, confiable y pertinente. 25. Elabora papeles de trabajo resultantes de la aplicación de los procedimientos de auditoría. Director de Auditoría 26. Supervisa la ejecución de los procedimientos de auditoría y la elaboración de los papeles de trabajo, de acuerdo con lo establecido en la Guía de Auditoría. Equipo Auditor 27. Elabora los resultados de acuerdo con las características de la estructura triádica. FIN DEL PROCEDIMIENTO ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ ADEJ03 ADPL08 103 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 4.9. DIAGRAMA DE FLUJO EQUIPO AUDITOR DIRECTOR DE AUDITORÍA AUDITOR ESPECIAL AUDITOR GENERAL 3. Revisa la Orden de Auditoría. 6. Revisa la Orden de Auditoría. 9. Revisa la Orden de Auditoría. Si Si INICIO 1. Requisita la Orden de Auditoría (ADEJ01), incluyendo el Requerimiento de Información. 2. Turna la Orden de Auditoría al Director de Auditoría. ¿Adec uaciones? No No ¿Adec uaciones? No 4. Realiza las adecuaciones requeridas por el Director de Auditoría ¿Adec uaciones? Si A A 5. Presenta la Orden de Auditoría al Auditor Especial 8. Aprueba la Orden de Auditoría y envía al Auditor General. B A 7. Realiza las adecuaciones requeridas por el Auditor Especial. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 104 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO EQUIPO AUDITOR AUDITOR GENERAL A A B A 10. Realiza las adecuaciones requeridas por el Auditor General. 11. Autoriza y firma la Orden de Auditoría. 12. Envía la Orden de Auditoría firmada a la Dirección General de Asuntos Jurídicos para que sea notificada el Ente Fiscalizable. 15. Analiza la necesidad de aplicar cuestionario de control interno 17. Analiza las respuestas del cuestionario y determinar áreas de riesgo. No No 13. Requisita el Acta Circunstanciada (ADEJ02). 14. Confirma con los titulares del Ente Fiscalizable la reunión de formalización de inicio de auditoría y firma del Acta Circunstanciada. ¿Cuestionario? Si 16. Diseña y aplica cuestionario de control interno ¿Áreas Riesgo ? Si 18. Diseña procedimientos para evaluar las áreas de riesgo C A ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 105 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO EQUIPO AUDITOR DIRECTOR DE AUDITORÍA 23. Determina nuevamente la muestra. 22. Verifica la Cédula de Determinación de Muestra de Auditoría. C A 19. Verifica si los procedimientos de auditoría requieren la determinación de muestras. No ¿Mues tra? 24. Aplica procedimientos de auditoría y obtiene evidencia. Si ¿Modificar? No Si 25. Elabora papeles de trabajo. 20. Determina técnicas de muestreo. 21. Elabora la Cédula de Determinación de Muestra de Auditoría (ADEJ03). 27. Elabora los resultados de acuerdo con las características de la estructura triádica. 26. Supervisa la ejecución de los procedimientos de auditoría y la elaboración de los papeles de trabajo, de acuerdo con lo establecido en la Guía de Auditoría (ADPL08). FIN ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 106 Informe ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO Capítulo 5 Informe de Auditoría sobre el Desempeño 5.1. ASPECTOS GENERALES En el presente capítulo se exponen las consideraciones a las que el Equipo Auditor deberá sujetarse para la elaboración de los Informes de Auditoría sobre el Desempeño, mismos que deberán ser claros, objetivos, concisos y de calidad, los resultados que se presenten deben ser relevantes y de utilidad. Para su elaboración, se llevan a cabo una serie de actividades que consideran la participación del Equipo Auditor, del Director de Auditoría, del Auditor Especial y del Auditor General. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 107 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 5.2. CARACTERÍSTICAS DEL INFORME DE AUDITORÍA El Informe es un documento técnico donde se presentan los datos e información que identifican la revisión, las conclusiones obtenidas por el Equipo Auditor y las recomendaciones al desempeño que se propondrán al Ente Fiscalizable. El contenido del Informe debe presentar las características siguientes: Claridad: El contenido del Informe debe expresarse en términos accesibles y lenguaje sencillo, sin ambigüedades y conforme al formato aprobado para tal efecto. La organización lógica, la evidencia de los hechos y la precisión del deber ser. Objetividad: Los resultados del Informe deben ser puntuales e imparciales, sin magnificar los hechos y los resultados. Concisión: El contenido del Informe debe ser breve, sin detalles en exceso. Ser conciso exige que no sea más extenso de lo necesario para transmitir y apoyar la opinión. Calidad: El Informe debe cubrir las características de: Objetividad: Concordancia entre el concepto y el hecho. Imparcialidad: Ser neutral. Confiabilidad: Certeza y seguridad de su contenido. Integralidad: Inclusión de todas sus partes. Competencia: Ser de calidad en sus componentes conceptuales que conforman el todo y con ello tener conocimiento puntual del objeto y sujeto de la revisión. Convicción: Probar los hechos de manera que no se puedan negar racionalmente. Utilidad: Que los resultados sirvan y se aprovechen para mejorar la acción pública. Los resultados que se presenten deben ser precisos e imparciales, deben mostrar los datos duros a fin de mostrar la importancia que tienen dentro del contexto, deben ser breves y sin detalles en exceso. La redacción del Informe deberá ser clara, objetiva, concisa y de calidad; debe realizarse de manera sencilla, sin tecnicismos y con un lenguaje directo. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 108 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 5.3. ESTRUCTURA DEL INFORME El Informe se formulará de acuerdo con los criterios de calidad establecidos y estará integrado por los elementos siguientes: 1. Datos de identificación (Portada). Se debe especificar el título de la auditoría, el Ente Fiscalizable y la Cuenta Pública que se revisa, en función de lo definido en la propuesta y autorizado en el PAA. 2. Introducción. Es una explicación, a grandes rasgos, de lo que trata el documento; debe describir la motivación, el objetivo general y el alcance de la auditoría. 3. Resumen de Procedimientos, Resultados y Recomendaciones. Se trata de una tabla en la que se relacionan los procedimientos de auditoría aplicados, así como los resultados y recomendaciones determinadas, de acuerdo con las vertientes de auditoría (tres e y tres c) correspondientes. Ejemplo: Sistema de Evaluación del Desempeño Resumen de Procedimientos, Resultados y Recomendaciones SED del Estado de Veracruz Vertiente Procedimientos Resultados Recomendaciones 1 1 1y2 2 13 17 3 3 3 4 3, 4, 5 y 6 4, 5, 6 y 7 5 7 8y9 6 7 8y9 7 8 10 y 11 8 9 12 9 10 13 10 11 14 11 12 15 y 16 Transparencia 12 14 18 Totales 12 14 18 Eficacia Eficiencia A 4. Resultados, Conclusiones y Recomendaciones. Los resultados deben expresar los hechos, evidencias y conclusiones obtenidas de la aplicación de los procedimientos y pruebas de auditoría e invariablemente deben contener la estructura tríadica. Se redactarán los resultados señalando lo alcanzado de la meta y evitar decir cumplió o no cumplió. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 109 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 5.4 AUTORIZACIÓN DEL INFORME Con base en los resultados determinados durante el proceso de ejecución, el Equipo Auditor es el responsable de elaborar el Informe de acuerdo con las características definidas en este capítulo, así como de integrarlo al Expediente una vez que haya sido autorizado. El Informe será revisado por el Director de Auditoría quien de no tener recomendaciones lo pondrá a consideración del Auditor Especial. El Auditor Especial revisará el Informe y de no tener adaptaciones o recomendaciones procederá a aprobarlo; una vez aprobado, el Informe será puesto a consideración del Auditor General quien, en su caso, lo aprobará. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 110 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 5.5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ELABORACIÓN, REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO Responsable Equipo Auditor Descripción Formato 1. Elabora e integra el Informe con base en los resultados determinados en la ejecución de la auditoría. 2. Somete el Informe a revisión del Director de Auditoría Director de Auditoría 3. Revisa las características y estructura del Informe. ¿Requiere adecuaciones? SÍ: Continúa en la actividad 4 NO: Continúa en la actividad 5 Equipo Auditor 4. Realiza las adecuaciones y precisiones indicadas por el Director de Auditoría Director de Auditoría 5. Somete el Informe a consideración del Auditor Especial. Auditor Especial 6. Evalúa las características y estructura del Informe. ¿Requiere adecuaciones? SÍ: Continúa en la actividad 7 NO: Continúa en la actividad 8 Equipo Auditor 7. Realiza las adecuaciones y precisiones indicadas por el Auditor Especial. Auditor Especial 8. Aprueba el Informe y lo somete a consideración del Auditor General. Auditor General 9. Analiza el documento final del Informe validado. ¿Requiere adecuaciones? SÍ: Continúa en la actividad 10 NO: Continúa en la actividad 11 Equipo Auditor 10. Realiza las adecuaciones y precisiones indicadas por el Auditor General. Auditor General 11. Autoriza el informe. FIN DEL PROCEDIMIENTO ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 111 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 5.6. DIAGRAMA DE FLUJO EQUIPO AUDITOR DIRECTOR DE AUDITORÍA AUDITOR ESPECIAL AUDITOR GENERAL 3. Revisa las características y estructura del Informe. 6. Evalúa las características y estructura del Informe. 9. Analiza el Informe aprobado por el Auditor Especial. Si Si Si INICIO 1. Elabora el Informe con base en los resultados determinados. 2. Somete el Informe a revisión del Director de Auditoría. ¿Adec uaciones? No 4. Realiza las adecuaciones requeridas por el Director de Auditoría. 5. Somete el Informe a consideración del Auditor Especial. ¿Adec uaciones? No 8. Somete el Informe a consideración del Auditor General. ¿Adec uaciones? No A A B A 7. Realiza las adecuaciones requeridas por el Auditor Especial. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 112 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO EQUIPO AUDITOR AUDITOR GENERAL A A A A 10. Realiza las adecuaciones requeridas por el Auditor Especial. 11. Autoriza el Informe. FIN ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 113 Expediente MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO Capítulo 6 Expediente de Auditoría 6.1. IMPORTANCIA DEL EXPEDIENTE DE AUDITORÍA El Expediente de Auditoría es un instrumento imprescindible que recopila la información de la revisión, los resultados de los procedimientos y pruebas de auditoría aplicados. Integra la información suficiente, competente, pertinente y relevante de las conclusiones y hallazgos. Sustenta y apoya las conclusiones, recomendaciones y opiniones. Además, constituye una evidencia documental ante cualquier instancia administrativa o legal, de la aplicación de los procedimientos de auditoría que soportan el objetivo y el resultado de la revisión, el informe emitido y el alcance del objetivo propuesto. La documentación que el Ente Fiscalizable proporcione para su revisión y evaluación, y cualquier otra evidencia obtenida son parte del expediente. El Expediente se conformará y se identificará con una portada y contará con el índice general de su contenido, marcas, folios, fechas de elaboración, firmas del servidor público que los elaboró y de quien supervisó el trabajo de acuerdo con la normativa institucional. El Expediente es propiedad del ORFIS y su contenido podrá ser de carácter reservado y/o confidencial. El Expediente incluirá la documentación relativa a la planeación, ejecución y elaboración del Informe. Asimismo, debe contener la información suficiente con la finalidad de permitir al Equipo Auditor, que no ha tenido ninguna conexión con la auditoria en cuestión, relacionar la evidencia que respalda sus conclusiones. El objetivo del Expediente es controlar y conservar los documentos generados durante la fiscalización para su resguardo, identificación y accesibilidad. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 114 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 6.2. ESTRUCTURA E INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE DE AUDITORÍA Por cada auditoría realizada el Equipo Auditor ordenará e integrará expedientes; el Director de Auditoría revisará la integración de los papales de trabajo; una vez integrado el Expediente definitivo será autorizado por el Auditor Especial. Existen dos tipos de expedientes: Procedimiento de Fiscalización y Papeles de Trabajo. 1. Expediente del Procedimiento de Fiscalización (ADEX01) contendrá la información de comunicados formales que se generaron para el desarrollo de la auditoría, en sus etapas de planeación y ejecución, el expediente incluirá la siguiente documentación: 1.1. Requerimiento de información para la Planeación. 1.2. Oficio emitido por el Ente Fiscalizable, que contesta o envía la información de planeación. 1.3. Protocolo de Auditoría 1.4. Oficio de la Orden de Auditoría. 1.5. Acta Circunstanciada: Inicio, Reanudación y Cierre de auditoría 1.6. Oficio de aumento, disminución del personal habilitado. 1.7. Oficio de solicitud de documentación complementaria. 1.8. Oficios relacionados con prórroga. 1.9. Oficios emitidos por el Ente Fiscalizable, en la etapa de ejecución. 1.10. Oficio de solicitud de información a terceros. 1.11. Oficio de intervención del Órgano Interno de Control. 1.12. Otros documentos relevantes, actas, informes, etc. 1.13. Informe de Auditoría de Desempeño. 1.14. Otros documentos: (especificar). 2. Expediente de Papeles de trabajo (ADEX02 y ADEX03) contendrá la documentación que el Equipo Auditor desarrolló en las etapas de planeación y ejecución, en su caso, con su soporte documental correspondiente; el expediente incluirá la siguiente documentación: 2.1. Documentos de la Etapa de Planeación. 2.1.1. Cédula de análisis-resumen de fuentes. 2.1.2. Ficha básica de programación. 2.1.3. Comparativo de información solicitada y entregada. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 115 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 2.1.4. Documentación presentada por el Ente Fiscalizable en la etapa de planeación. 2.1.5. Marco Jurídico del Ente Fiscalizable que incluya, entre otros, leyes, reglamentos, normas y acuerdos aplicables a los programas bajo la responsabilidad del Ente Fiscalizable. 2.1.6. Otros documentos relevantes derivados de la planeación. 2.2. Documentos de la Etapa Ejecución. 2.2.1. 2.2.2. 2.2.3. 2.2.4. 2.2.5. Cuestionario de Control Interno. Guía de Auditoría. Cédula de determinación de muestra de auditoría. Cédulas de trabajo y soporte documental. Otros documentos. El archivo contiene información de interés permanente que se extiende más allá de cualquier periodo de auditoría. Se integra de la documentación importante para la auditoría y para las que en lo sucesivo se practiquen. El archivo deberá incorporar el formato del índice señalando el contenido con los folios consecutivos de los documentos incluidos. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 116 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 6.3. CARACTERÍSTICAS DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo deben tener las siguientes características: Claridad. Pulcritud. Exactitud. Consignar los datos relativos al análisis. Comprobación. Conclusiones Los papeles de trabajo contenidos en el Expediente deberán cumplir con los requisitos siguientes: Ser completos, exactos, claros, limpios, comprensibles y técnicamente elaborados. Ser detallados en su lectura para que cualquier otro auditor ajeno a la auditoría esté en posibilidades de fundamentar las conclusiones. Ser legibles y ordenados, y estar organizados adecuadamente para determinar su valor como evidencia. Contener información relevante, esto es, limitarse a los asuntos pertinentes y competentes en cumplimiento del objetivo de la revisión. Ser suficiente la evidencia para soportar los resultados de la revisión. Incluir la opinión del Equipo Auditor como consecuencia del resultado del procedimiento aplicado. Contener la evidencia de la supervisión realizada en la Guía de Auditoría, mediante la firma y, en su caso, los comentarios del Director de Auditoría. La utilización, manejo y custodia de los datos e información recibida del Ente Fiscalizable en forma impresa, en medios electrónicos, magnéticos y ópticos, es propiedad del ORFIS. Una vez analizados, deberán formar parte del expediente. Para la guarda y custodia de los datos e información, contenidos en medios electrónicos, magnéticos u ópticos (CD, DVD, etc.) deberán estar etiquetados con los siguientes datos: Nombre del archivo, Título del documento, Fecha, y Los datos generales de la revisión. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 117 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO La etiqueta de identificación debe consignar el nombre y firma del Equipo Auditor que participó en la revisión. Se debe asegurar que la información en medios electrónicos sea accesible durante el tiempo de guarda y custodia. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 118 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 6.4. MARCAS DE AUDITORÍA En los papeles de trabajo durante el desarrollo de la revisión, las marcas de auditoría utilizadas deberán ajustarse al catálogo siguiente: MARCAS NOMBRE + Suma correcta ≠ Diferencia verificada Verificado contra evidencia documental © ^  Conciliado con Cuenta Pública No cuadra con Cuenta Pública Dato correcto Papel de trabajo preparado por el Ente ↔ Ajuste Pendiente n/a No aplicable … Anotaciones específicas ≈ Documentación en copia fotostática ¢ Documentación Parcial n n/p No presentó Las marcas de auditoría se señalarán en color rojo para lograr una identificación en los papeles de trabajo. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 119 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 6.5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE DE AUDITORÍA Responsable Equipo Auditor Descripción Formato 1. Identifica y recopila en forma ordenada y cronológica la documentación que se va recibiendo del Ente Fiscalizable. 2. Elabora papeles de trabajo resultantes de la ejecución de los procedimientos de auditoría. 3. Integra las cédulas de papeles de trabajo, anexando la evidencia. 4. Integra la documentación relativa a la planeación, ejecución y elaboración del informe de auditoría. 5. Señala las marcas de auditoría en las cédulas de trabajo y/o documentación del Ente Fiscalizable. 6. Archiva la información proporcionada por el Ente Fiscalizable a través de medios electrónicos, magnéticos u ópticos. 7. Integra el expediente auxiliándose de los formatos Contenido ADEX01 del Expediente del Procedimiento de Fiscalización, Índice ADEX02 General de Papeles de Trabajo y Contenido del Expediente del ADEX03 Proceso de Papeles de Trabajo. 8. Imprime el folio a cada hoja de los expedientes. Director de Auditoría 9. Revisa la integración del expediente de auditoría. Auditor Especial 10. Autoriza el expediente definitivo. Equipo Auditor 11. Archiva y resguarda el expediente definitivo. FIN DEL PROCEDIMIENTO ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 120 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 6.6. DIAGRAMA DE FLUJO EQUIPO AUDITOR DIRECTOR DE AUDITORÍA AUDITOR ESPECIAL 9. Revisa la integración del expediente de auditoría. 10. Autoriza el expediente de auditoría definitivo. INICIO 1. Recopila documentación del Ente Fiscalizable 6. Archiva la información proporcionada en medios electrónicos. 2. Elabora papeles de trabajo. 3. Integra cédulas trabajo con evidencias. 4. Integra documentación de planeación, formalización y desarrollo de auditoría 5. Señala las marcas de auditoría en las cedulas y papeles de trabajo. 7. Desarrolla formatos ADEX01, ADEX02 y ADEX03. 8. Imprime folios a todas las del expediente. 11. Archiva y resguarda el expediente definitivo. FIN ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 121 Formatos ADPL01 Cédula Análisis Resumen de Fuentes AUDITORÍA ESPECIAL DE LEGALIDAD Y DE DESEMPEÑO DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE DESEMPEÑO Y EVALUACIÓN DE TRANSPARENCIA CÉDULA ANÁLISIS-RESUMEN DE FUENTES CUENTA PÚBLICA: ENTE FISCALIZABLE: PROPUESTA: (1) (2) (3) Fuente Ubicación específica Síntesis de la información Consideraciones del grupo auditor FUENTES PRIMARIAS: DOCUMENTOS NORMATIVOS DE MEDIANO PLAZO (4) (5) (6) (7) (5) (6) (7) (5) (6) (7) (6) (7) (6) (7) (6) (7) (6) (7) (6) (7) (6) (7) (6) (7) DOCUMENTOS NORMATIVOS DE CORTO PLAZO (4) INSTRUMENTOS DE CONTROL (4) INSTRUMENTOS DE RENDICIÓN DE CUENTAS (4) (5) DOCUMENTOS DE LA LEGISLACIÓN Y NORMATIVA (4) (5) DOCUMENTOS INTERNOS DEL ENTE FISCALIZABLE (4) (5) FUENTES SECUNDARIAS: DOCUMENTOS ACADÉMICOS (4) (5) DOCUMENTOS DE LA OPINIÓN PÚBLICA (4) (5) HISTORIA DEL ENTE O DE LA POLÍTICA PÚBLICA (4) (5) OTROS INFORMES Y DOCUMENTOS (4) (5) Elaboró Revisó Autorizó (8) (9) (10) Fecha de elaboración (11) 122 INSTRUCTIVO Para completar el formato ADPL01 “Cédula Análisis Resumen de Fuentes” se deberá escribir en los espacios correspondientes la información que, de acuerdo con la numeración de referencia, se detalla a continuación: 1. 2. 3. 5. Precisar el año del ejercicio fiscal al que corresponde la Cuenta Pública a revisar. Nombre completo del Ente Fiscalizable. Denominación de la auditoría propuesta. Conforme a las fuentes primarias y secundarias consideradas en el Capítulo I del Manual de Auditoría sobre el Desempeño se deberán establecer aquellas que tengan relación directa con la auditoría propuesta y, en su caso, precisar cuando no apliquen. 6. De la fuente consultada se deberá precisar el título, capítulo, sección o apartado, así como el número de la página o páginas del documento donde se localiza la información. 7. Efectuar una síntesis de la información contenida en la fuente consultada, que tenga relación directa con la auditoría propuesta. 8. Precisar las consideraciones del Equipo Auditor, de la relación que guarda la síntesis de la fuente consultada con los objetivos o alcances de la auditoría propuesta. 9. Nombre y cargo de la persona que elaboró la síntesis de análisis de resumen de fuentes. 10. Nombre y cargo de la persona que revisó la síntesis de análisis de resumen de fuentes. 11. Nombre y cargo de la persona que autorizó la síntesis de análisis de resumen de fuentes. 12. Fecha de elaboración. 123 ADPL02 Ficha Básica de Programación AUDITORÍA ESPECIAL DE LEGALIDAD Y DE DESEMPEÑO DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE DESEMPEÑO Y EVALUACIÓN DE TRANSPARENCIA FICHA BÁSICA DE PROGRAMACIÓN CUENTA PÚBLICA: TÍTULO DE LA PROPUESTA: ENTE FISCALIZABLE: (1) (2) (3) 1. FUENTES GENÉRICAS DE INFORMACIÓN (4) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 2. CRITERIOS DE SELECCIÓN 2.1. EFECTOS ESPERADOS DE LA FISCALIZACIÓN (5) 2.2. PLANEACIÓN PARA LA FISCALIZACIÓN (6) 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 7 8 9 10 11 1. FUENTES DE INFORMACIÓN: */ PRIMARIAS 1. 2. 3. 4. 5. 6. SECUNDARIAS Documentos normativos de mediano plazo Documentos normativos de corto plazo Instrumentos de control Instrumentos de rendición de cuentas Legislación y normativa Documentos internos 7. 8. 9. 10. Documentos académicos Documentos de opinión pública Historia del ente o de la política pública Otros informes o documentos 2. CRITERIOS DE SELECCIÓN: 2.1. CRITERIOS DE SELECCIÓN DE LOS EFECTOS ESPERADOS DE LA FISCALIZACIÓN DEL DESEMPEÑO 1. 2. 3. 4. 5. */ Fortalecer los mecanismos de operación Impulsar la utilización de sistemas de medición del desempeño Fomentar la calidad de los bienes y la prestación de los servicios Fortalecer los mecanismos de control Promover la elaboración y mejora de la normativa 2.3. CRITERIOS PARA LA PLANEACIÓN DE LA FISCALIZACIÓN A) DISEÑO NORMATIVO 1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos 2. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Veracruz 3. Leyes Reglamentarias 4. Tratados, Acuerdos y Convenios B) DISEÑO PROGRAMÁTICO PRESUPUESTARIO 5. Planes de Desarrollo 6. Programas de Mediano Plazo 7. Presupuesto de Egresos y/o Leyes de Ingresos 8. Acciones de Gobierno C) RENDICIÓN DE CUENTAS 9. Informes de los Entes Públicos 10. Informes de Fiscalización 11. Cuentas Públicas Ver detalle de fuentes específicas. ADPL02 124 3. LISTADO DE FUENTES DE INFORMACIÓN FUENTES PRIMARIAS (7) A) Documentos Normativos de Mediano Plazo 1. Planes de Desarrollo 2. Programas Sectoriales 3. Programas Estratégicos 4. Programas Institucionales 5. Convenios y Compromisos B) Documentos Normativos de Corto Plazo 6. Leyes de Ingresos 7. Presupuestos de Egresos 8. Programas Presupuestarios 9. Actividades Institucionales 10. Reglas de Operación 11. Criterios de Política Económica C) Instrumentos de Control 12. Informes sobre la Situación Económica 13. Informes de Gabinete Especializados 14. Informes de Actividades 15. Informes de los OIC 16. Informes de Auditores Externos 17. Evaluaciones de Control Interno D) Instrumentos de Rendición de Cuentas 18. Informes de Gobierno 19. Informes de Ejecución de Planes de Desarrollo 20. Cuentas Públicas. 21. Versiones Estenográficas de Comparecencias 22. Informes de Labores 23. Informes de evaluaciones externas 24. Resultados de la Fiscalización Superior. E) Legislación y Normativa Aplicables a la Materia 25. Constitución de los Estados Unidos Mexicanos 26. Constitución del Estado de Veracruz 27. Leyes Orgánicas. 28. Códigos 29. Leyes Secundarias 30. Decretos 31. Reglamentos 32. Circulares y Oficios 33. Estudios y Análisis G) Documentos Internos del Ente Fiscalizable 34. Decreto de Creación 35. Actas Constitutivas 36. Manuales de Organización 37. Manuales de Procedimientos 38. Contratos de Fideicomisos 39. Ley y/o Estructura Orgánica 40. Recursos Humanos, Financieros y Materiales 41. Objetivo, Misión y Resultados 42. Principales Operaciones 43. Principales Servicios o Bienes 44. Mecanismos de Rendición de Cuentas 45. Sistemas de Control 46. Fortalezas y Debilidades 47. Estados Financieros Dictaminados FUENTES SECUNDARIAS (8) H) Documentos Académicos 48. Libros 49. Revistas Especializadas 50. Artículos Académicos 51. Conferencias 52. Memorias de Congresos o de Mesas Redondas 53. Documentos de Expertos en Fiscalización Superior I) Documentos de la Opinión Pública 54. Artículos Periodísticos 55. Entrevistas 56. Revistas 57. Reportajes 58. Documentos de Análisis de Opinión Pública 59. Denuncias ante la Comisión de Vigilancia 60. Denuncias antes el ORFIS J) Historia del Ente o de la Política Pública 61. Del porqué de la Política Pública 62. Del porqué del Ente Fiscalizable 63. Informes y Memorias K) Otros Documentos Generados por: 64. H. Congreso del Estado 65. H. Cámara de Diputados 66. Auditoría Superior de la Federación 67. Instituto Nacional de Estadística y Geografía 68. CONEVAL 69. Entidades Académicas 70. Organizaciones Profesionales y/o Civiles 71. Otros ADPL02 125 4.1. IMPORTANCIA: (9) 4.2. PERTINENCIA: (10) 4.3. FACTIBILIDAD: (11) 4.4. CONCLUSIONES: (12) Elaboró Revisó Autorizó (17) (18) (19) Fecha de elaboración (20) ADPL02 126 INSTRUCTIVO Para completar el formato ADPL02 “Ficha Básica de Programación” se deberá escribir en los espacios correspondientes la información que, de acuerdo con la numeración de referencia, se detalla a continuación: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. Precisar el año del ejercicio fiscal al que corresponde la Cuenta Pública a revisar. Denominación de la propuesta de auditoría de desempeño. Nombre completo de la entidad a fiscalizar. Marcar con X las opciones a seleccionar de acuerdo a las fuentes primarias y secundarias sobre el diseño normativo, el programático presupuestal y sobre la rendición de cuentas de la política pública. Marcar con X los criterios de selección procedentes de acuerdo con los efectos esperados por la propuesta de auditoría de desempeño, o evaluación de política pública. Marcar con X los criterios de selección para la planeación de la fiscalización procedentes. De las 47 fuentes primarias previstas en el formato, marcar con X aquellas que hayan tenido aplicación en la propuesta de auditoría. De las 24 fuentes secundarias previstas en el formato, marcar con X aquellas que hayan tenido aplicación en la propuesta de auditoría. El análisis de la importancia del tema consiste en realizar un ejercicio hermenéutico de los elementos en los que se encuentra contenido el diseño normativo y programático-presupuestal de una política pública o programa de gobierno. El Equipo Auditor debe valorar la pertinencia de la fiscalización a partir de la identificación de los resultados reportados en los documentos de la rendición de cuentas de la política pública. El análisis sobre la factibilidad de realizar una auditoría o una evaluación de política pública debe considerar la experiencia del equipo auditor en revisiones sobre el tema que trata la política pública. Establecer las conclusiones de la aplicación de los criterios de decisión. Nombre y cargo de la persona que elaboró la Ficha Básica de Programación. Nombre y cargo de la persona que revisó la Ficha Básica de Programación. Nombre y cargo de la persona que autorizó la Ficha Básica de Programación. Fecha de elaboración (día, mes y año). 127 ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR OFS / (1) / (2) / (3) ADPL03 Requerimiento de Información para la Planeación ASUNTO: Solicitud de información para la planeación de la fiscalización de la Cuenta Pública del (4), por el ejercicio (5). Xalapa de Enríquez, Veracruz, (6) C. (7) (8) P R E S E N T E. Con el objeto de efectuar la planeación y determinar su alcance sobre los recursos públicos correspondientes al ejercicio 2015, con fundamento en los artículos 14, 16 y 116, fracción II, antepenúltimo párrafo, de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, vigente; 33, fracción XXIX y 67, fracción III de la Constitución Política del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, vigente; 1, 4, 5 fracciones I y II, 7, 9, 14, penúltimo párrafo, 16, 17, 24, 25, 26, 28, 113, 115 fracciones XVII y XVIII, 116 y 121, fracción XII de la Ley Número 584 de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, vigente; 16, fracción XV del Reglamento Interior del Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, vigente; artículos 43 y 178 fracción III, del Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, solicito a Usted, de la manera más atenta y respetuosa, instruir a quien corresponda, a efecto de que nos proporcione de manera impresa y mediante dispositivo “CD”, la información y documentación que se detalla a continuación: (9) (10) En términos de lo dispuesto por los artículos 5 fracción III, IV y V y 25 de la Ley Número 584 de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas para el Estado de Veracruz, vigente; la documentación antes requerida se deberá entregar en copia debidamente certificada, foliada, en forma completa, correcta y oportuna, mediante escrito dirigido al titular de esta Institución, haciendo referencia al número del presente oficio, mismo que deberá presentarse en la Oficialía de Partes de este Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Veracruz, con domicilio en Carretera Xalapa-Veracruz No. 1102, Esq. Boulevard Culturas Veracruzanas, Reserva Territorial, C.P. 91096, Xalapa Veracruz, en un horario de 9 a 15 horas y de 16 a 18 horas. 128 ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR OFS / (1) / (2) / (3) Asimismo, se hace de su conocimiento que cuenta con un plazo de 15 días hábiles, contados a partir del día siguiente a aquel en que surta efectos la notificación del presente oficio, con fundamento en lo establecido en los artículos 43 y 178 fracción III del Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz; de aplicación supletoria en términos de lo previsto en el artículo 24 de la Ley Número 584 de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas, en comento. Para cualquier aclaración en relación a lo anteriormente citado comunicarse con (11), para lo cual pongo a su disposición el correo electrónico (12), así como, los números telefónicos en los cuales podremos atenderle: Conmutador 01 (228) 8418600 extensión (13), Lada sin costo 01 (800) 215 2745, en un horario de 9:00 a 15:00 horas y de 16:15 a 18:00 horas, de lunes a viernes. No dudando de su atención al presente, le envío un cordial saludo. ATENTAMENTE EL AUDITOR GENERAL TITULAR DEL ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO (14) C.c.p. (15), Secretario Técnico del ORFIS.- Para su conocimiento. (16), Auditor Especial de Legalidad y de Desempeño.- Mismo fin. (17), Director de Auditoría de Desempeño y Evaluación de Transparencia.- Mismo fin. Archivo y Minutario. (18) / (19) / (20) 129 INSTRUCTIVO Para completar el formato ADPL03 “Requerimiento de Información para la Planeación de la Fiscalización a la Cuenta Pública” se deberá escribir en los espacios correspondientes la información que, de acuerdo con la numeración de referencia, se detalla a continuación: 1. Número de oficio. 2. Número del mes en el que se emite el oficio, a dos dígitos. 3. Número del año en el que se emite el oficio, a cuatro dígitos. 4. Denominación de la Cuenta Pública a revisar. 5. Año del ejercicio fiscal al que corresponde la Cuenta Pública a revisar. 6. Fecha en la que se emite el documento, especificar día, mes y año en formato de redacción. 7. Abreviación del título profesional y nombre completo del titular al que se dirige el oficio. 8. Nombramiento del titular al que se dirige el oficio. 9. Número consecutivo de la información específica que se solicita. 10. Denominación de la información específica que se solicita. 11. Abreviación del título profesional y nombre completo del servidor público que fungirá como enlace por parte del ORFIS. 12. Correo electrónico del servidor público que fungirá como enlace por parte del ORFIS. 13. Extensión en la que puede ser localizado el servidor público que fungirá como enlace por parte del ORFIS. 14. Abreviación del título profesional y nombre completo del titular de la Auditoría General del ORFIS. 15. Abreviación del título profesional y nombre completo del titular de la Secretaría Técnica del ORFIS. 16. Abreviación del título profesional y nombre completo del titular de la Auditoría Especial de Legalidad y de Desempeño del ORFIS. 17. Abreviación del título profesional y nombre completo del titular de la Dirección de Auditoría de Desempeño y Evaluación de Transparencia del ORFIS. 18. Letras iniciales del nombre del titular de la Auditoría General del ORFIS. 19. Letras iniciales del nombre del titular de la Auditoría Especial de Legalidad y de Desempeño del ORFIS. 20. Letras iniciales del nombre del titular de la Dirección de Auditoría de Desempeño y Evaluación de Transparencia del ORFIS. 130 ADPL04 Comparativo de Información Solicitada y Entregada AUDITORÍA ESPECIAL DE LEGALIDAD Y DE DESEMPEÑO DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE DESEMPEÑO Y EVALUACIÓN DE TRANSPARENCIA COMPARATIVO DE INFORMACIÓN SOLICITADA Y ENTREGADA TÍTULO DE LA AUDITORÍA: OFICIO DE REQUERIMIENTO: OFICIO DE ENTREGA: (1) En tiempo [ (5) ] Prórroga [ (6) ] Información entregada (8) (9) (16) CUENTA PÚBLICA: (3) (4) Información solicitada Elaboró: (2) ENTE FISCALIZABLE: Supervisó: (17) (7) E ESTATUS P NP (10) (11) (12) Autorizó: (18) FORMATO I D (13) (14) Observaciones (15) Fecha de Elaboración: (19) ADPL04 131 INSTRUCTIVO Para completar el formato ADPL04 “Comparativo de Información Solicitada y Entrega” se deberá escribir en los espacios correspondientes la información que, de acuerdo con la numeración de referencia, se detalla a continuación: 1. Título o denominación de la auditoría. 2. Nombre completo de la entidad a fiscalizar. 3. Año del ejercicio fiscal al que corresponde la Cuenta Pública a revisar. 4. Número de oficio, fecha de elaboración y fecha de acuse del documento en el que se requirió la información para la planeación de la fiscalización superior. 5. Indicar con la marca “” si el documento de presentación de información se entregó en plazo normal. 6. Indicar con la marca “” si el documento de presentación de información se entregó en plazo de prórroga. 7. Número de oficio, fecha de elaboración y fecha de acuse de documento con el ente, dependencia, entidad u organismo entregó la información. 8. Indicar por filas cada una de las solicitudes de información, de acuerdo con la numeración establecida en el oficio de requerimiento. 9. Describir la información que el ente, dependencia, entidad u organismo entregó para dar cumplimiento a la solicitud de información (numeral) del que se trate. 10. Indicar con la marca “” si la información presentada efectivamente corresponde a lo requerido. 11. Indicar con la marca “” si la información presentada cumple parcialmente con lo requerido. 12. Indicar con la marca “” si no se presentó información o no corresponde a lo requerido. 13. Indicar con la marca “” si la información que se presentó se encuentra disponible de manera impresa. En caso de que no se haya presentado información, o no corresponde a lo requerido, se escribirá la leyenda NP. 14. Indicar con la marca “” si la información que se presentó se encuentra disponible de manera digital. En caso de que no se haya presentado información, o no corresponde a lo requerido, se escribirá la leyenda NP. 15. Describir las características de la información que el Equipo Auditor considere que sea necesario resaltar. En el caso en la información sea presentada de manera parcial, se debe indicar cuál información no se entregó y los motivos argumentados por el ente, dependencia, entidad u organismo. De igual forma, cuando la información no se haya presentado o no corresponda a lo requerido, se deben detallar los argumentos del ente. dependencia, entidad u organismo 16. Iniciales de la persona que elaboró. 17. Iniciales de la persona que revisó. 18. Iniciales de la persona que autorizó. 19. Fecha de elaboración. 132 ADPL05 Matriz de Consistencia Lógica AUDITORÍA ESPECIAL DE LEGALIDAD Y DE DESEMPEÑO DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE DESEMPEÑO Y EVALUACIÓN DE TRANSPARENCIA MATRIZ DE CONSISTENCIA LÓGICA TÍTULO DE LA AUDITORÍA: (1) ENTE FISCALIZABLE: (2) CUENTA PÚBLICA: BUSILIS PROBLEMA PÚBLICO HILOS CONDUCTORES CONSECUENCIAS SOCIALES DEL HACER DEL CAMBIO INMEDIATO DEL CAMBIO MEDIATO (5) (6) (7) (4) (8) COMPONENTES PROGRAMÁTICO – PRESUPUESTALES MARCO LEGAL Y NORMATIVO (3) DOCUMENTOS DE RENDICIÓN DE CUENTAS HILO SUBHILO (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) (18) (19) (20) (21) (22) (23) (24) (25) (26) (27) (28) Elaboró: (29) Revisó: (30) Autorizó: (31) Fecha de elaboración: (32) ADPL05 133 INSTRUCTIVO Para completar el formato ADPL05 “Matriz de Consistencia Lógica” se deberá escribir en los espacios correspondientes la información que, de acuerdo con la numeración de referencia, se detalla a continuación: 1. Título o denominación de la auditoría. 2. Nombre completo de la entidad a fiscalizar. 3. Año del ejercicio fiscal al que corresponde la Cuenta Pública a revisar. 4. Describir el problema público de la política pública por revisar. 5. Colocar el busilis del hacer definido. 6. Colocar el busilis la teoría del cambio inmediato definido. 7. Colocar el busilis la teoría del cambio mediato definido. 8. Colocar las consecuencias sociales esperadas que se hayan identificado. 9. 10. 11. Indicar el nombre específico de la norma general vigente que comprenda todas las áreas principales de la política o programa a auditar (deber ser). Se crearan las columnas que sean necesarias. 12. 13. 14. Indicar el nombre específico de los documentos del marco programático presupuestal que resulten aplicables a la materia por auditar. Se deben identificar los objetivos, metas e indicadores definidos en los Planes de Desarrollo, los Programas de Mediano Plazo y los Presupuestos de Egresos. Se crearan las columnas que sean necesarias. 15. 16. 17. Indicar el nombre específico de los documentos en los que la entidad fiscalizada rindió cuentas ante la sociedad y que se relacionen con la materia por auditar. Se crearan las columnas que sean necesarias. 18. Indicar por filas cada uno de los hilos conductores que componen a la política, programa o proyecto a auditar. Los hilos conductores son los ejes rectores del análisis de las demás columnas de la matriz. 19. Especificar subhilos conductores cuando sea necesario detallarlos; en caso de que no existan se sombreará la celda en tonalidad gris. 20. 21. 22. Describir en cada celda la síntesis del o de los artículos de las normas que se estudian (ver 9, 10 y 11) y que se relacionen con el hilo conductor que se está analizando 23. 24. 25. Describir en cada celda las características más importantes de los documentos programáticopresupuestales (ver 12, 13 y 14) que conciernen a la materia por auditar y que a su vez se relacionen con el hilo conductor que se está analizando 26. 27. 28. Describir en cada celda un extracto de los documentos de rendición de cuenta que el ente fiscalizable haya reportado (ver 9, 10 y 11) y que se relacionen con el hilo conductor que se está analizando 29. Nombre y cargo de la persona que elaboró la matriz de consistencia lógica. 30. Nombre y cargo de la persona que revisó la matriz de consistencia lógica 31. Nombre y cargo de la persona que autorizó la matriz de consistencia lógica. 32. Fecha de elaboración. 134 ADPL06 Tabla del Onus Probandi AUDITORÍA ESPECIAL DE LEGALIDAD Y DE DESEMPEÑO DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE DESEMPEÑO Y EVALUACIÓN DE TRANSPARENCIA TABLA DEL ONUS PROBANDI TÍTULO DE LA AUDITORÍA: (1) DEL HACER BUSILIS CAMBIO INMEDIATO CAMBIO MEDIATO (4) (5) HILOS CONDUCTORES (10) REFERENTES: Elaboró: (16) (2) ENTE FISCALIZABLE: (3) CUENTA PÚBLICA: OBJETIVO GENERAL HIPÓTESIS GENERAL CONSECUENCIAS SOCIALES (6) (7) (8) (9) OBJETIVO ESPECÍFICO PREGUNTA DE AUDITORÍA HIPÓTESIS DE TRABAJO MÉTODOS DE PRUEBA DE HIPÓTESIS Y PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA (11) (12) (13) (14) (15) Supervisó: (17) Autorizó: (18) Fecha de Elaboración: (19) ADPL06 135 INSTRUCTIVO Para completar el formato ADPL06 “Tabla del Onus Probandi” se deberá escribir en los espacios correspondientes la información que, de acuerdo con la numeración de referencia, se detalla a continuación: 1. Título o denominación de la auditoría. 2. Nombre completo de la entidad a fiscalizar. 3. Año del ejercicio fiscal al que corresponde la Cuenta Pública a revisar. 4. Colocar el busilis del hacer definido. 5. Colocar el busilis la teoría del cambio inmediato definido. 6. Colocar el busilis la teoría del cambio mediato definido. 7. Especificar el objetivo general de la auditoría planteado en el protocolo. 8. Especificar la hipótesis general de la auditoría planteado en el protocolo. 9. Describir las consecuencias sociales esperadas que se hayan identificado. 10. Indicar por filas cada uno de los hilos conductores que componen a la política, programa o proyecto que serán evaluados en la auditoría. Los hilos conductores son los ejes rectores del análisis de las demás columnas de la tabla. 11. Describir el objetivo específico de auditoría que se haya vinculado al hilo conductor de que se trate. 12. Indicar la pregunta de auditoría que se haya planteado para el hilo conductor de que se trate. 13. Describir la hipótesis de trabajo (específica) que se haya formulado y que se vincule al hilo conductor de que se trate. 14. Enumerar y describir los métodos con los que se pretende comprobar la hipótesis de trabajo que se trate, así como los procedimientos de auditoría que se definan. 15. Definir cada uno de los referentes utilizados en el planteamiento de la pregunta de auditoría. 16. Nombre y cargo de la persona que elaboró la matriz de consistencia lógica. 17. Nombre y cargo de la persona que revisó la matriz de consistencia lógica 18. Nombre y cargo de la persona que autorizó la matriz de consistencia lógica. 19. Fecha de elaboración. 136 ADPL07 Programa de Trabajo AUDITORÍA ESPECIAL DE LEGALIDAD Y DE DESEMPEÑO DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE DESEMPEÑO Y EVALUACIÓN DE TRANSPARENCIA PROGRAMA DE TRABAJO TÍTULO DE LA AUDITORÍA: NUM (1) ENTE FISCALIZABLE: ENE PLANEACIÓN 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 Análisis e interpretación de fuentes Elaboración y aprobación de propuestas Requerimiento de información planeación Elaboración del protocolo Autorización del protocolo 2.0 EJECUCIÓN 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 Elaboración de la orden de auditoría Elaboración y firma del acta circunstanciada Evaluación del control interno Aplicación de procedimientos de auditoría Integración de papeles de trabajo Supervisión Determinación de resultados 3.0 INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO 3.1 3.2 Elaboración Autorización 4.0 EXPEDIENTE 4.1 4.2 4.3 Integración de documentación Archivo Autorización (16) (3) CUENTA PÚBLICA: (4) ACTIVIDAD 1.0 Elaboró: (2) FEB MAR ABR Autorizó: (18) MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC (5) (5) (5) (5) (5) (6) (6) (6) (6) (6) (6) (6) (7) (7) (8) (8) (8) Supervisó: (17) Fecha de Elaboración: (19) ADPL07 137 INSTRUCTIVO Para completar el formato ADPL07 “Programa de Trabajo” se deberá escribir en los espacios correspondientes la información que, de acuerdo con la numeración de referencia, se detalla a continuación: 1. Título o denominación de la auditoría. 2. Nombre completo de la entidad a fiscalizar. 3. Año del ejercicio fiscal al que corresponde la Cuenta Pública a revisar. 4. Año en el que se está desarrollando la auditoría. 5. Marcar con una X y/o sombrear el cuadro que corresponda con el mes o meses de programación de la actividad de planeación de la auditoría que se trate. 6. Marcar con una X y/o sombrear el cuadro que corresponda con el mes o meses de programación de la actividad de ejecución de la auditoría que se trate. 7. Marcar con una X y/o sombrear el cuadro que corresponda con el mes o meses de programación de la actividad de elaboración del informe de auditoría que se trate. 8. Marcar con una X y/o sombrear el cuadro que corresponda con el mes o meses de programación de la actividad de integración del expediente de auditoría que se trate. 9. Nombre y cargo de la persona que elaboró la matriz de consistencia lógica. 10. Nombre y cargo de la persona que revisó la matriz de consistencia lógica 11. Nombre y cargo de la persona que autorizó la matriz de consistencia lógica. 12. Fecha de elaboración. 138 ADPL08 Guía de Auditoría AUDITORÍA ESPECIAL DE LEGALIDAD Y DE DESEMPEÑO DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE DESEMPEÑO Y EVALUACIÓN DE TRANSPARENCIA GUÍA DE AUDITORÍA TÍTULO DE LA AUDITORÍA: Objetivo: (1) ENTE FISCALIZABLE: (2) CUENTA PÚBLICA: Fecha elaboración: (4) Fecha última actualización: (5) (3) (6) PROCEDIMIENTOS No. Descripción Documentación Requerida y Fundamento Legal (7) (8) (9) Elaboró: (17) Supervisó: (18) Fecha Aplicado P/R Inicio Término Si No (10) (11) (12) (13) (14) Autorizó: Comentarios Referencia PT (15) (16) (19) ADPL08 139 INSTRUCTIVO Para completar el formato ADPL08 “Guía de Auditoría” se deberá escribir en los espacios correspondientes la información que, de acuerdo con la numeración de referencia, se detalla a continuación: 1. Título o denominación de la auditoría. 2. Nombre completo de la entidad a fiscalizar. 3. Año del ejercicio fiscal al que corresponde la Cuenta Pública a revisar. 4. Especificar el objetivo general de la auditoría planteado en el protocolo. 5. Fecha de elaboración. 6. Fecha de la última actualización. 7. Número consecutivo de procedimiento de auditoría que se esté analizando. Los procedimientos de auditoría son los ejes rectores del análisis de las demás columnas de la tabla. 8. Describir de manera clara y detallada el procedimiento de auditoría de que se trate. Los procedimientos fueron previamente definidos en la tabla del onus probandi. 9. Enumerar los documentos legales, normativos, programáticos, orgánicos, etc., sobre los cuáles se fundamenta la ejecución del procedimiento de auditoría que se trate. 10. Indicar si la fecha que se escribirá en las columnas 11 y 12, se trata de la fecha de planeación o de realización. En esta columna sólo se escribir la letra “P” cuando se trata de la fecha de planeación y “R” cuando se trata de la de realización. 11. Especificar la fecha de planeación. 12. Especificar la fecha de realización. 13. Marcar con una ”“ cuando el procedimiento se haya ejecutado 14. Marcar con una ”“ cuando el procedimiento se haya cancelado o que no se haya ejecutado habiendo concluido el desarrollo de la auditoría. En este caso es necesario describir los motivos por los que no fue posible desarrollarlo (columna 15). 15. Describir los comentarios que el ejecutor o supervisor considere necesarios. 16. Indicar la referencia de la sección de los papeles de trabajo en la que se encuentran los análisis y documentos que soportan la aplicación del procedimiento. 17. Nombre y cargo de la persona que elaboró la guía de auditoría. 18. Nombre y cargo de la persona que revisó la guía de auditoría. 19. Nombre y cargo de la persona que autorizó la guía de auditoría. 140 ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR (1) ADEJ01 Orden de Auditoría ASUNTO: Orden de auditoría integral en modalidad de visita domiciliaria o de campo. Xalapa de Enríquez, Veracruz, (2). C. (3) (4) P R E S E N T E. Con fundamento en lo dispuesto por los artículos 116, fracción II antepenúltimo párrafo, de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; 49, fracción III, de la Ley de Coordinación Fiscal; y en términos del Convenio de Coordinación y Colaboración celebrado por la Auditoría Superior de la Federación y el Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, para la fiscalización de los recursos públicos federales transferidos para su administración, ejercicio y aplicación al Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, sus municipios y en general, a cualquier entidad, persona física o moral, pública o privada; que se prevén en el Presupuesto de Egresos de la Federación, así como de los correspondientes al Programa para la Fiscalización del Gasto Federalizado (PROFIS), publicado en el Diario Oficial de la Federación el 18 de marzo de 2010; y por lo establecido en los artículos 26, fracciones I, inciso c), y II, 33, fracción XXIX, y 67, fracción III, de la Constitución Política del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave; 6, fracciones I, inciso c), y II, y 18, fracción XXIX, de la Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave; 1, 2, fracciones IV, V, VI, VII y VIII, 3, 4, 6.1, 6.2, 7, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 20, 21, 22, 23, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 62, 63.1, fracciones I, II, III, IV, V, VI, IX, XIV, XV, XVI, XVII, XVIII, XIX, XX, XXII, XXIII, XXIV y XXVI, 64, 65, 69.1, fracciones I, II, V, VI, VII, XII, XIII, XV, XVI, XVII, XVIII, XIX, XXI, XXII, XXIV y XXV, y 74, fracciones I, II y III, de la Ley Número 252 de Fiscalización Superior para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave; 1, 16, fracciones XV, XVI, XVII, XVIII, XIX y XX, 17, fracciones VIII y X, y 43, fracción VI, del Reglamento Interior del Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave; y las Reglas Técnicas de Auditoría para el Procedimiento de Fiscalización Superior en el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, publicadas en la Gaceta Oficial del Estado el día dos de junio del dos mil catorce con Número Extraordinario 218; y los artículos 37, fracción I, 38, 39, 40 y 43, fracciones I y II, del Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave; se hace de su conocimiento que: 141 ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR (1) El H. Congreso del Estado, por conducto de la Comisión de Vigilancia, remitió a este Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave (en adelante Órgano), la Cuenta Pública del (5), con el objeto de efectuar su revisión respecto de la Gestión Financiera correspondiente al ejercicio fiscal (6), entendida como la actividad relacionada directamente con el ejercicio presupuestal de los ingresos, egresos y deuda pública, la administración, ministración, manejo, custodia y aplicación de los recursos financieros y bienes públicos, así como de los recursos públicos utilizados para la ejecución de los objetivos contenidos en los planes y programas aprobados; por tal motivo y de conformidad con las disposiciones antes invocadas, se ordena la práctica de auditoría (7) a la (8), en la modalidad (9). Para efectos de la revisión que se practicará, hago de su conocimiento que, conforme a lo establecido en el artículo 17 de la precitada Ley de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas Estatal, se ha comisionado, a las personas siguientes: 1.- (10) 2.3.Cabe mencionar que los auditores que practicarán la diligencia, se podrán sustituir, aumentar o reducir en cualquier momento, lo cual será notificado por este Órgano en tiempo y forma, de conformidad con lo que establece el artículo 35.1, fracciones I, inciso b) y II, de la referida Ley de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas Estatal. Igualmente, los auditores podrán actuar en forma conjunta o separada. Con base en lo anterior y en términos del numeral 35.1, fracción VI, de la precitada Ley de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas Estatal, se hace del conocimiento del Representante Legal del Ente Fiscalizable con quien se entienda la visita, que para el correcto desempeño de sus funciones, deberá permitirse a los auditores designados, el acceso al lugar o lugares objeto de la visita, así como a poner y mantener a su disposición los libros, registros, sistemas, bases de datos y demás información vinculada con el objetivo de la auditoría; asimismo, para que dentro del término de (11) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha en que se notifique la presente orden, proporcione la información y documentación que se detalla en la relación anexa, la cual forma parte integrante del presente documento, y aquella información y documentación que el personal comisionado le requiera en el transcurso de la revisión. 142 ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR (1) La información podrá ser examinada en el domicilio del Ente Fiscalizable o en el lugar donde se encuentren sus archivos, teniendo la facultad los visitadores designados de solicitar copia certificada de dichos documentos, mismas que deberán ser expedidas por el servidor público del Ente revisado que cuente con dicha atribución o, en su caso, por la autoridad que resulte competente o por fedatario público; asimismo, se le requiere la asignación de un espacio físico adecuado y con el mobiliario necesario, donde se garantice a los auditores designados la seguridad, custodia, reserva y confidencialidad de la información requerida para efectuar la revisión indicada. Por lo tanto, para atender esta auditoría, se le solicita designe al servidor público a quien legalmente corresponda la representación del Ente Fiscalizable o a quien se encuentre facultado para ello mediante el instrumento legal respectivo, debiendo exhibir el nombramiento de ley que acredite el cargo con que se ostenta o el instrumento notarial relativo en original o copia debidamente certificada, quien además deberá identificarse plenamente ante el personal visitador con credencial oficial. Asimismo, se le requiere para que instruya a los responsables de las áreas involucradas con la revisión, para que asistan, cada vez que se les requiera, para proporcionar toda la información necesaria para conocer del ejercicio de las atribuciones relativas a la Gestión Financiera de ese Ente Fiscalizable, en las áreas de su competencia, de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias que rigen la organización y funcionamiento de esa (12). No se omite señalar que, debido al carácter (13) integral del presente procedimiento de fiscalización, esta autoridad fiscalizadora puede practicar, en todo momento, cualquier modalidad o alcance de auditoría (legal/ financiera presupuestal/ técnica a la obra pública/ de desempeño o cumplimiento de objetivos/ o, en su caso, de orden social), de manera conjunta, indistinta o sucesiva, como lo disponen los artículos 32 y 33, de la precitada Ley de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas Estatal. Asimismo, con fundamento en los artículos 11 y 12, de la precitada Ley de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas Estatal, deberá ponerse a disposición de los auditores designados, los datos, libros, documentos justificativos y comprobatorios del ingreso y gasto público, y demás elementos de registro que se le soliciten, apercibiéndole que de no proporcionar la información, documentos y colaboración requeridas, esta autoridad fiscalizadora hará uso de los medios de apremio previstos por el artículo 14, de la Ley, pudiendo proceder a la imposición de la multa señalada en dicho numeral, así como en el 143 ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR (1) caso de los supuestos previstos por los artículos 15 y 16, de la misma Ley de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas Estatal. Los hechos u omisiones observados o el incumplimiento de las disposiciones aplicables a la Gestión Financiera que no hubieren sido aclarados, conforme lo establecen los artículos 35.1, fracción VII inciso h), 35.2 y 36, de la precitada Ley de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas Estatal, se le darán a conocer mediante el (14), para su posterior solventación en términos de ley. No dudando de su atención al presente, le envío un cordial saludo. ATENTAMENTE (15) AUDITOR GENERAL DEL ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE C.c.p. (16), (17).- Para su conocimiento. (16), (17).- Mismo fin. Archivo y Minutario. (18)__/___/___/___/___ 144 INSTRUCTIVO Para completar el formato ADEJ01 “ Orden de Auditoría” se deberá escribir en los espacios correspondientes la información que, de acuerdo con la numeración de referencia, se detalla a continuación: 1. Número del oficio que le asigne la oficina del Auditor General 2. Día, mes y año en que se emite el oficio de orden de auditoría 3. Nombre del titular del Ente Fiscalizable. 4. Cargo del titular del Ente Fiscalizable. 5 Tipo de Ente Fiscalizable y Nombre del Ente Fiscalizable; por ejemplo: Gobierno del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave 6 Año de la Cuenta Pública sujeta a revisión, señalar en letra 7 Tipo de alcance de la auditoría 8 Nombre completo del Ente Fiscalizable 9 Tipo de modalidad de la revisión (Visita domiciliaria o de campo/ Gabinete) 10 Nombre y cargo de las personas comisionadas para realizar la auditoría 11 Plazo de días hábiles para la entrega de la información requerida para la ejecución. 12 Tipo del Ente Fiscalizable: Secretaría, Organismo, Fideicomiso, Municipio. 13 Tipo de alcance de la auditoría 14 Medio donde se darán a conocer los resultados: (Pliego de Observaciones /Informe del Resultado) 15 Nombre completo del Auditor General del ORFIS 16 nombre de los titulares de las áreas que se indican a las que se les envía copia del oficio 17 Cargo de los titulares de las áreas que se indican a las que se les envía copia del oficio 18 Iníciales del: Auditor General/Auditor Especial/Director de Auditoría 19 En marca de agua, número del oficio que le asigne la oficina del Auditor General 20 Nombre del titular del Ente Fiscalizable Notas: a) Para mencionar los nombres de los participantes deberá incluir la abreviación del título profesional y nombre completo. Ejemplo “Lic. Alma Rodríguez Ortiz, Auditor”. b) El formato para la indicar la fecha es tipo redacción señalando primero el día, mes y año. Ejemplo “15 de junio de 2015”. 145 ADEJ02 Acta Circunstanciada <<NOMBRE DE LA DEPENDENCIA/ENTIDAD>> ACTA DE INICIO DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO Y ENTREGA DE LA ORDEN DE AUDITORÍA CUENTA PÚBLICA EJERCICIO <<AÑO>> - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - I. LUGAR Y FECHA. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -- - - - - - - - - - - - - - - En la ciudad de <<ciudad>>, Veracruz, siendo las <<horas>> horas <<minutos>> minutos del día <<día>> de <<mes>> de dos mil dieciséis, y con motivo de la Orden de Auditoría contenida en el Oficio Número <<número de oficio completo>>, de fecha <<fecha de emisión de la orden>> emitida por el titular del Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Veracruz, da inicio el levantamiento de la presente Acta de Auditoría sobre el Desempeño y entrega de la Orden correspondiente, respecto de la Gestión Financiera del ejercicio 2015 en la modalidad de Visita Domiciliaria o de Campo al Ente Fiscalizable denominado <<nombre del Ente Fiscalizable>>, en lo sucesivo “<<Ente Fiscalizable>>”, por parte del personal habilitado Órgano de Fiscalización Superior, en lo sucesivo el “Órgano”, que tendrá lugar en el domicilio que ocupan las oficinas del ente fiscalizable en mención, ubicadas en <<dirección del Ente Fiscalizable>>, o en el lugar donde se encuentren sus archivos, y/o en el lugar donde se localicen las obras objeto de revisión, de conformidad al anexo que acompaña a la presente Acta.- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - II. FUNDAMENTO. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ---------------------------------------------------------------------------------------Conforme a lo establecido en los artículos 1, 2, fracciones III, IX, XI, XII, XIII y XIV , 3, 7, 9, 14, párrafo tercero, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, fracción I, inciso a), 22, 41, 42, 43, 44, 45, 46 fracción II, 48, 113, 115 fracciones I, II, III, IV, V, VI, XIV, XV, XVI, XVII, XVIII, XXII y XXXI, 116 y 117 de la Ley Número 584 de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, vigente; 1, 3, 5, fracción V, inciso b), 6, 7, 16, fracciones V, IX, XI, XII, XIV, XVII, XVIII, XIX, XX, XXIV y XLIV, 27 fracciones III, V, IX, X, XIII, XXII, XIII y XXVI, 28, y 31 fracciones IV, VI, VIII, IX, XII, XIX Y XXIV, del Reglamento Interior del Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Veracruz, Publicado en la Gaceta Oficial del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Número Extraordinario 470, de fecha 25 de noviembre de 2015; así como en las Reglas Técnicas de Auditoría para el Procedimiento de Fiscalización Superior en el Estado de Veracruz, publicadas en la Gaceta Oficial del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Número Extraordinario 058, de fecha 10 de febrero de 2016. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - III. ENTREGA DE LA ORDEN DE AUDITORÍA. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ---------------------------------------------------------------------------------------(EN CASO DE QUE SE PRECEDA CITATORIO A LA ENTREGA DE LA ORDEN) Como antecedentes de este acto, se tiene que con fecha <<fecha de emisión de la orden>>, el C.P.C. Lorenzo Antonio Portilla Vásquez, Auditor General titular del Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Veracruz, emitió la Orden de Auditoría contenida en el Oficio Número <<número de oficio de la orden>>, de fecha <<fecha de emisión de la orden>> dirigida <<al/a la>> C. <<Profesión, Nombre y Cargo>>, en la modalidad de Visita Domiciliaria o de Campo, relativa a la Gestión Financiera de dicho Ente Fiscalizable, correspondiente a la Cuenta Pública del ejercicio fiscal 2015; para ser 146 notificada en el domicilio del ente fiscalizable denominado <<Secretaría / Ayuntamiento / Organismo / Fideicomiso / Universidad / Comisión / Instituto / Consejo, etc.>> y toda vez que no se localizó <<al/a la>> C. <<Profesión, Nombre y Cargo>>, se procedió a dejar citatorio de espera, mismo que fue recibido con las formalidades de Ley, por <<el/la>> C. <<Profesión y Nombre>>, quien se ostentó como C. <<Cargo>>, identificándose con <<Identificación>>, con número de folio <<folio>>, expedida por <<Institución que emite la identificación>>, con fecha de emisión del año <<año de emisión>>, con vigencia al año <<año de vigencia>>, y fotografía, misma que coincide con los rasgos fisionómicos del compareciente. En el citatorio de espera antes descrito, se realizó la citación <<del/de la>> C. <<Profesión y Nombre>>, Titular del Ente Fiscalizable, para efecto de que espera al personal habilitado a las <<horas de la citación>> horas del día <<fecha de la citación>>, señalándole que, en caso de no localizarle, la diligencia se entendería con la persona que se encontrara presente en ese momento en el domicilio del buscado. Por lo que, siendo las <<horas hábiles>> horas, con <<minutos>> minutos, del día <<día>>, del mes de <<mes>>, del año <<año>> (Asentar en la Orden la misma hora, minutos, día, mes y año, señalados en el Citatorio de Espera para realizar la notificación), <<el suscrito/los suscritos>> C. <<Profesión y Nombre del personal habilitado>>, personal habilitado por el Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Veracruz, en lo sucesivo el Órgano, <<quien se identifica/quienes se identifican>>con credencial expedida por el Órgano, con fecha de vigencia del <<fecha de inicio de vigencia>> al <<fecha de conclusión de vigencia >>, con fundamento en lo dispuesto por los artículos 26, 28, fracción I, 29, 30 y 32 de la Ley Número 584 de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, vigente; <<me constituí/nos constituimos>> en el domicilio ubicado en <<dirección del Ente Fiscalizable>>, y habiéndome cerciorado de que se trata del domicilio correcto, por así conocerse de <<Ejemplo: inmueble pintado de blanco con verde y que se denomina “Palacio Municipal”>>, y por el dicho de la persona que atiende la diligencia, procedo a requerir la presencia <<del/de la>> C. <<Profesión y Nombre>> Titular del Ente Fiscalizable o de su Representante Legal (en su caso, agregar copia del poder notarial), apersonándose <<el/la>> C. <<Profesión y Nombre>>, en su carácter de <<Cargo>>, identificándose con <<Identificación>>, con número de folio <<folio>>, expedida por <<Institución que emite la identificación>>, con fecha de emisión del año <<año de emisión>>, con vigencia al año <<año de vigencia>>, y fotografía, misma que coincide con los rasgos fisionómicos del compareciente, quien tiene libre acceso al interior del domicilio y uso del equipo de oficina, manifestándome que en este momento, la persona buscada <<SÍ/NO>> se encuentra presente en el domicilio antes mencionado, <<en caso de No encontrarse se debe asentar el motivo por el cual no se encuentra presente>>, por lo que habiendo precedido citatorio, procedo a desahogar la presente notificación personal, con el C. <<Profesión y Nombre>>, con el carácter antes mencionado, persona que se encuentra en este momento en el domicilio buscado, haciéndole saber que de negarse la notificación se realizará por estrados en las oficinas del Órgano, en términos de lo dispuesto en el artículo 28, fracción III de la Ley Número 584 de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, a lo cual responde <<el/la>> compareciente que <<SI/NO>> acepta recibir la ORDEN DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO, en modalidad de Visita Domiciliaria o De Campo, contenida en el oficio número <<número de oficio>>, de fecha <<fecha del oficio de la orden>>, emitida por el C.P.C. Lorenzo Antonio Portilla Vásquez, Auditor General del Órgano, entregándole un tanto de la misma, en <<precisar si es original con firma autógrafa>>. - - - - - - - - ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Se hace constar que con fecha <<día>> de <<mes>> de <<año>> se hace entrega de la Orden de Auditoría contenida en el Oficio Número <<número de oficio>>, de fecha <<fecha de emisión de la orden>> emitida por el titular del Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Veracruz, <<al/a la>> C. <<Profesión y Nombre del Titular / Representante legal / Representante, designado con Poder Notarial, de la Dependencia o Entidad; y Profesión y Nombre del Titular de la Oficina Operadora>>, en su carácter de <<Cargo>>, <<de la/del>> <<Secretaría/ Ayuntamiento/ Organismo/ Fideicomiso/ Universidad/ Comisión/ Instituto/ Consejo, etc.>>, por lo que desde este momento da inicio el procedimiento de fiscalización con alcance de Auditoría sobre el Desempeño, respecto de la Gestión Financiera, correspondiente a la 147 Cuenta Pública del ejercicio 2015, relativa a este Ente Fiscalizable, enterados los que intervienen en esta diligencia del contenido legal y alcances del mismo. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------En cumplimiento a lo establecido en el artículo 48, fracciones IV y V, de la Ley Número 584 de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, se solicitó <<al/a la>> <<Titular/ Representante legal/ Enlace de auditoría>> <<de la/del>> en su carácter de <<Cargo>>, con quien se entiende la visita, designe dos testigos de asistencia, bajo el apercibimiento de que en caso de no designarlos o los designados no aceptaren, los mismos serán designados por los auditores actuantes; por lo que la persona que atiende la diligencia procedió a nombrar a <<los/las>> CC. <<Profesión y Nombre del testigo 1>> y << Profesión y Nombre del testigo 2>>. - - - - - - - - -------------------------------------------------------------------------------- -------(OPCIÓN 1) quienes se identificaron con credencial(es) para votar con fotografía vigente(s) número <<número de credencial de elector del testigo 1>> y <<número de credencial de elector del testigo 2>>, clave de elector <<número de clave de elector del testigo 1>> y <<número de clave de elector del testigo 2>>, expedidas por el Instituto Nacional Electoral.- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - (OPCIÓN 2) <<credenciales números <<número de credencial de elector del testigo 1>> y <<número de credencial de elector del testigo 2>>, expedidas por el Instituto Nacional Electoral, de acuerdo a la reforma constitucional aprobada por el H. Congreso de la Unión, publicada el 10 de febrero de 2014 en el Diario Oficial de la Federación.>> -- - - - - - - - - - - - (OPCIÓN 3) <<quienes se identificaron con credenciales para votar con fotografía vigentes número <<número de credencial de elector del testigo 1>> y , clave de elector <<número de clave de elector del testigo 1>> y credencial número <<número de credencial de elector del testigo 2>> y , clave de elector <<número de clave de elector del testigo 2>>expedidas por <<el Instituto Federal Electoral e Instituto Nacional Electoral, respectivamente, de acuerdo a la reforma constitucional aprobada por el H. Congreso de la Unión, publicada el 10 de febrero de 2014 en el Diario Oficial de la Federación>>.- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -IV. PARTICIPANTES.- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ---------------------------------------------------------------------------------------Para tal efecto se apersonan en nombre y representación del “Órgano” los C.C <<Profesión y Nombre de los servidores públicos habilitados>> quienes se identifican con credenciales números <<número de credenciales>> expedidas por el C.P.C. Lorenzo Antonio Portilla Vásquez, en su carácter de Titular del “Órgano” con vigencia del día <<día de inicio vigencia>> del mes de <<mes de inicio vigencia>> del año <<año de inicio de vigencia>> al día <<día de conclusión vigencia>> del mes de <<mes de conclusión vigencia>> del año <<año de conclusión vigencia>>, en las cuales aparece su fotografía, así como credencial para votar con fotografía número <<números de credencial para votar de los servidores públicos habilitados>> y clave de elector <<claves de elector de los servidores públicos habilitados>> expedida por el <<Instituto Nacional Electoral>>, respectivamente, quienes fueron habilitados en la orden respectiva, para practicar las diligencias de Auditoría sobre el Desempeño al H. Ayuntamiento de Xalapa.- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -- - - - - - (EN CASO DE QUE SE PRESENTE Y PARTICIPE EN LA FIRMA DEL ACTA EL TITULAR/REPRESENTANTE LEGAL DEL ENTE) Por <<el/la>> <<Secretaría/ Ayuntamiento/ Organismo/ Fideicomiso/ Universidad/ Comisión/ Instituto/ Consejo, etc.>> , el C. <<Nombre del Titular o del Representante legal>>, <<Cargo>> quien se identifica con oficio de nombramiento <<número de oficio>> de fecha <<día>> de <<mes>> de <<año>>, signado por el C. <<Nombre del titular o de quien le expidió el nombramiento>>, <<Cargo de quien firma el nombramiento>>, con credencial oficial expedida por <<el/la>> <<Secretaría/ Ayuntamiento/ Organismo/ Fideicomiso/ Universidad/ Comisión/ Instituto/ Consejo, etc.>>, número <<números de credencial del Titular o del Representante legal>>, con vigencia al <<fecha de vigencia>> y credencial 148 para votar con fotografía número <<número de credencial de elector del Titular o del Representante legal>>, clave de elector <<número de clave de elector del Titular o del Representante legal>>, expedida por el <<Instituto Nacional Electoral>> señalando como domicilio propio para todos los efectos legales y bajo protesta de decir verdad el siguiente: <<domicilio señalado en la credencial de elector>>.- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------(EN CASO DE QUE EN ESTE ACTO PARTICIPE EL REPRESENTANTE CON PODER NOTARIAL) Por <<la/el>> << Secretaría/ Organismo/ Fideicomiso/ Universidad/ Comisión/ Instituto/ Consejo, etc.>>, <<el/la>> C. <<Profesión y Nombre del representante, designado con Poder Notarial, de la Dependencia o Entidad>>, <<cargo del representante, designado con Poder Notarial, de la Dependencia o Entidad>> quien se identificó con <<documento en original/ documento en copia certificada>> del Poder Notarial Número <<no. de Poder Notarial>> de fecha <<día>> de <<mes>> de <<año >>, signado por el C. <<Profesión y Nombre del titular o de quien le expidió el Poder Notarial>>, <<cargo de quien firma el Poder Notarial>> a esa fecha, con credencial oficial expedida por la <<Dependencia o Entidad>>, número <<número de la credencial>>, vigencia del <<fecha de inicio de vigencia>> al <<fecha de conclusión de vigencia>>. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------(EN CASO DE QUE EN ESTE PARTICIPE EL TITULAR DEL OIC) Por el “OIC” el C. <<Profesión y Nombre del titular del OIC>>, Titular del Órgano Interno de Control en <<la/el>> <<Secretaría/ Organismo/ Fideicomiso/ Universidad/ Comisión/ Instituto/ Consejo, etc.>>, quien se identificó con oficio de nombramiento <<número de oficio>> de fecha <<día>> de <<mes> de <<año>>, signado por <<el/la>> C. <<Profesión y Nombre del titular o de quien le expidió el nombramiento>>, <<cargo de quien firma el nombramiento>> a esa fecha y credencial oficial expedida por la Contraloría General, signado por el Contralor General del Estado, número <<número de la credencial>>, vigencia del <<fecha de inicio de vigencia>> al <<fecha de conclusión de vigencia>>.- - - ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------(ó en caso que se identifique con credencial de elector) credencial número <<número de la credencial>>, clave de elector <<clave de elector>>, expedida por el <<Instituto Nacional Electoral>>.- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -- - - - - - - - - - - - - - - - - - ---------------------------------------------------------------------------------------Al efecto, la personalidad de los intervinientes se acredita, previo cotejo con su original, con las copias de las identificaciones personales correspondientes, que se agregan a esta acta de auditoría. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ---------------------------------------------------------------------------------------- - - - - - - - - - - - - - - - - -- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - NOTA 1: Los auditores comisionados por el Ente Fiscalizador levantarán acta circunstanciada de sus actuaciones en presencia de dos testigos, para lo cual requerirán a la persona del ente fiscalizable con quien entiendan la diligencia, que los designe; pero si éste no lo hiciere o los designados no aceptaren serlo, los auditores designarán a quienes fungirán con esa calidad haciendo constar esta circunstancia en el acta que levanten. (Artículo 48.IV) NOTA 2: Los testigos podrán ser sustituidos en cualquier tiempo por no comparecer al lugar donde se realice la visita, por ausentarse antes de que concluya la diligencia o por manifestar su voluntad de dejar de ser testigo. En cualesquiera de estas circunstancias, el Titular/representante legal del ente fiscalizable deberá designar de inmediato a otros dos testigos y, ante la negativa e imposibilidad de los designados, los auditores nombrarán a quienes deban sustituirlos. (Artículo48.IV) NOTA 3: Si al cierre del acta la persona con quien se entendió la diligencia o los testigos se negaren a firmarla, o aquélla se negare a aceptar copia de la misma, esta circunstancia también se asentará en la propia acta, sin que afecte su validez y valor probatorio, dándose por concluida la visita. (Artículo 48.X) 149 <<NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD>> NOTA 4: Todos los participantes deberán anexar fotocopias de los documentos con los que se identificaron, los cuales también deberán firmarse al margen. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -V. SOLICITUD DE INFORMACIÓN. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ---------------------------------------------------------------------------------------Para iniciar el procedimiento de fiscalización en esta modalidad, <<el/la/los/las>> <<C./CC.>> <<Profesión y Nombre>> <<del/de los>> <<servidores públicos habilitados/ representantes del Despacho en nombre del Órgano>>, <<solicita/solicitan>> la documentación que a continuación se relaciona, misma que fue relacionada en la orden de auditoria sobre el desempeño en la modalidad de visita domiciliaria o de campo, sin perjuicio de solicitar la demás que resulte necesaria para el objeto de esta visita: - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ---------------------------------------------------------------------------------------FORMA DE ENTREGARLA COPIA ARCHIVO ELECTRÓNICO ORIGINAL SIMPLE INFORMACIÓN REQUERIDA CERTIFICADA No. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------La relación anterior no es limitativa, por lo que en el transcurso de la revisión, los auditores podrán solicitar información y documentación complementaria relacionada con la auditoría, así como copias certificadas de los documentos que soporten el trabajo realizado. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------- --- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - VI. ENTREGA Y RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ---------------------------------------------------------------------------------------(EN CASO DE QUE AL LEVANTAR EL ACTA DE INICIO Y NO SE RECIBA LA INFORMACIÓN SOLICITADA) Se hace constar que el compareciente NO hace entrega de la información y documentación que se detalla en el numeral V de la presente ACTA DE INICIO DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO, por el motivo <<asentar los motivos que señala para no presentar la documentación e información>>; por lo anterior, en términos de lo dispuesto por el artículo 178 fracción II, del Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, vigente, de aplicación supletoria, por disposición del artículo 130 de la Ley Número 584 de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave vigente, se hace de su conocimiento que cuenta con un plazo de seis días hábiles, contados a partir del día siguiente a aquel en que surta efectos la presente notificación, para que proporcione la información y documentación requeridas en la Orden de Auditoría de Desempeño, en modalidad de visita domiciliaria o de campo, contenida en el oficio descrito en el numeral III de la presente acta de inicio, con el apercibimiento que de no entregarla en esa fecha, se impondrán las sanciones establecidas en los artículos 17, 18 fracción I, 19, y 20 de la Ley Número 584 de Fiscalización Superior y rendición de Cuentas para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 150 <<NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD>> ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------(EN CASO DE QUE AL LEVANTAR EL ACTA DE INICIO SE OBTENGA LA INFORMACIÓN SOLICITADA O PARTE DE ELLA) <<El/Los>> <<representante/representantes>> <<del/ de la>> <<Secretaría/ Organismo/ Fideicomiso/ Universidad/ Comisión/ Instituto/ Consejo, etc.>>, <<cargo del representante>> exhibe la documentación que a continuación se detalla, con el apercibimiento que de no entregar la restante documentación señalada en el numeral V de esta acta, a más tardar el día <<día>> de <<mes>> de <<año>>, se impondrán las sanciones establecidas en los artículos 17, 18 fracción I, 19, y 20 de la Ley Número 584 de Fiscalización Superior y rendición de Cuentas para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -- - - - - - - - - - - - - - - - - - - Detalle de documentación entregada: - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - <<Relacionar los documentos entregados>>.- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Se hace constar que la documentación e información exhibida obra en original y/o copias fotostáticas simples, misma que queda a resguardo del C. <<Nombre del representante del ente>> representante del Ente Fiscalizable, quien se obliga a facilitarla a los representantes del “Órgano” cada vez que sea requerido para ello. Asimismo, al término de la revisión la devolverá al archivo correspondiente del municipio.- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -VII. MANIFESTACIONES DE LOS INTERVINIENTES. - - - - - - - - - - - - - - - - - --------------------------------------------------------------------------------1. Del representante del “Ente Fiscalizable”:- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2. Del “Órgano”:- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ---------------------------------------------------------------------------------------- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -- - - - - - (EN ESTE ACTO PARTICIPA EL TITULAR/REPRESENTANTE LEGAL/REPRESENTANTE DEL ENTE Y ADEMÁS DESIGNA AL ENLACE ENCARGADO DE ATENDER LA AUDITORÍA, SE INCLUYE AQUÍ LA IDENTIFICACIÓN DEL MISMO, COMO SIGUE) 3. En uso de la voz <<el/la>> C. <<Profesión y Nombre del Titular/representante legal/representante de la Dependencia o Entidad>>, <<cargo del Titular/representante legal/representante de la Dependencia o Entidad>>, manifiesta que designa como Enlace, encargado de atender todo asunto relacionado con la auditoría sobre el desempeño, <<al/a la>> C. <<Profesión y Nombre del Enlace de la Dependencia o Entidad>>, <<cargo del Enlace de la Dependencia o Entidad>>, quien se identificó con oficio de nombramiento <<número de oficio>> de fecha <<día>> de <<mes>> de <<año>>, signado por <<el/la>> C. <<Profesión y Nombre del titular o de quien le expidió el nombramiento>>, <<cargo de quien firma el nombramiento>> a esa fecha, con credencial oficial expedida por la <<Dependencia o Entidad>>, número <<número de credencial>>, vigencia del <<fecha de inicio de vigencia al fecha de conclusión de la vigencia o, en su caso, sin vigencia>>. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - .- - - - - - - - - - - - - - - ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Se tiene a la vista el oficio número <<número de oficio>>, de fecha <<día>> de <<mes>> de <<año>>, signado por el C. <<Nombre del Titular del Ente>> mediante el cual se designa al C. <<Nombre del enlace de auditoría>>, como Enlace de Auditoría <<de la /del>> <<Secretaría/ Organismo/ Fideicomiso/ Universidad/ Comisión/ Instituto/ Consejo, 151 <<NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD>> etc.>>, con todas las facultades necesarias y suficientes, para atender los trabajos derivados de la Orden de Auditoría sobre el Desempeño en su modalidad de Visita Domiciliaria o de Campo, contenida en el Oficio Número <<Número de Orden de Auditoría>>, de fecha <<día>> de <<mes>> de dos mil dieciséis.- - - - - - - - - - - - - - - - -.- - - - - - - - - - ------------------------------------------------------------------------------------ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 4. Asimismo, <<el/la>> Enlace <<de la/del>> <<Secretaría/ Organismo/ Fideicomiso/ Universidad/ Comisión/ Instituto/Consejo, etc.>> manifiesta que designa <<a los/las>> CC. << Profesión y Nombre del personal designado por el Enlace>>, como el personal que estará de mando y guardia para atender la visita de auditoría durante el periodo vacacional comprendido del <<fecha de inicio del periodo vacacional>> al << fecha de conclusión del periodo vacacional>>, motivo por el cual, dicho personal estará a disposición para atender cualquier requerimiento relacionado con la auditoría. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------a) Del “Órgano”: .- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 1. <<El/La/Los/Las>> <<C./CC.>> <<Profesión y Nombre de los Auditores habilitados>>, en su carácter de <<representante/representantes>> del “Órgano”, en uso de la palabra, <<hace/ hacen>> del conocimiento <<al/a la/a los/a las>> <<C./CC.>> <<Profesión y Nombre del/de los representante(s) de la Dependencia o Entidad>> <<Titular/representante legal/representante/enlace>> y Enlace, respectivamente, <<de la/del>> <<Secretaría/ Organismo/ Fideicomiso/ Universidad/ Comisión/ Instituto/Consejo, etc.>>, que deberán estar presentes durante el procedimiento de revisión hasta su conclusión, fecha en que se firmará el cierre del Acta de la Auditoría sobre el Desempeño, respecto de la Gestión Financiera, correspondiente a la Cuenta Pública del ejercicio <<ejercicio fiscal>>, que hoy se inicia; asimismo, durante el periodo vacacional deberá estar presente el personal designado por el Enlace del Ente, por lo que <<declara/ declaran>> estar de acuerdo con lo expuesto y se <<compromete/comprometen>> a cumplir con lo manifestado.- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -VIII. CIERRE DEL ACTA- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ---------------------------------------------------------------------------------------Previa lectura, y no habiendo más hechos que hacer constar, siendo las <<hora>> horas <<minutos>> minutos del día <<día>> de <<mes>> de dos mil dieciséis se suspende la presente acta, que se reanudará una vez concluidos los trabajos inherentes a la auditoría, para dar continuidad al procedimiento de fiscalización, sin menoscabo de que esta acta pueda reanudarse en cualquier momento a petición de las partes, firman en <<dos/tres/cuatro>> tantos al margen de todas las hojas y en la última foja al calce los que en ella intervinieron entregando un ejemplar completo <<al/a la>> <<Titular/representante legal/representante/enlace>>, <<al/a la>> Enlace <<de la/del>> << Secretaría/ Organismo/ Fideicomiso/ Universidad/ Comisión/ Instituto/Consejo, etc.>> y al Titular del Órgano Interno de Control.- - - - - - - - - - - - ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------POR EL “ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ” <<NOMBRE y FIRMA>> AUDITOR HABILITADO POR EL ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN. <<NOMBRE Y FIRMA>> AUDITOR HABILITADO POR EL ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN. 152 <<NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD>> POR << EL, LA>> “<<NOMBRE COMPLETO DEL ENTE FISCALIZABLE>>” <<NOMBRE DEL TITULAR/REPRESENTANTE LEGAL/REPRESENTANTE Y FIRMA>> <<CARGO>> <<NOMBRE DEL ENLACE Y FIRMA>> ENLACE DE LA AUDITORÍA POR EL “ÓRGANO INTERNO DE CONTROL” <<NOMBRE DEL TITULAR DEL OIC Y FIRMA>> “TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL /<<EN LA SECRETARÍA _________>>/ DE <<NOMBRE DEL ENTE FISCALIZABLE>>” “TESTIGOS DE ASISTENCIA” <<NOMBRE Y FIRMA>> <<NOMBRE Y FIRMA>> [CUANDO LAS FIRMAS QUEDAN SIN TEXTO, SE PLASMA LA SIGUIENTE NOTA: Nota: Las presentes firmas son parte integrante del Acta de Auditoría sobre el Desempeño, respecto de la Gestión Financiera, correspondiente a la Cuenta Pública del ejercicio 2015, <<del/de la>> <<nombre de la Dependencia/Entidad>>.] 153 ADEJ03 Cédula de Determinación de Muestra de Auditoría AUDITORÍA ESPECIAL DE LEGALIDAD Y DE DESEMPEÑO DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE DESEMPEÑO Y EVALUACIÓN DE TRANSPARENCIA CÉDULA DE DETERMINACIÓN DE MUESTRA DE AUDITORÍA Cuenta Pública: (1) Ente Fiscalizable: (2) Título: (3) MUESTRA DE (4) Objetivo general de la auditoría: (5) Objetivo específico de la muestra: (6) Procedimiento: Hipótesis: (7) (8) Alcance: (9) Muestra determinada: El tamaño total de la muestra a revisar es de ____ (10) ______. Conceptos de la Población/Muestra TOTAL Estrato A Estrato B MARCAS: (16) FUENTE: (17) CONCLUSIONES: Población (11) (13) Proporción por Estrato (11) % (14) % Muestra (12) (15) (18) Elaboró Revisó Autorizó (19) (20) (21) Fecha de elaboración (22) ADEJ03 154 INSTRUCTIVO Para completar el formato ADEJ03 “Cédula de determinación de muestra de auditoría” se deberá escribir en los espacios correspondientes la información que, de acuerdo con la numeración de referencia, se detalla a continuación: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Precisar el año del ejercicio fiscal al que corresponde la Cuenta Pública a revisar. Nombre completo de la entidad a fiscalizar. Nombre de la auditoría ejecutada. Nombrar la población a la que se va aplicar la muestra, ejemplo: Muestra de los expedientes de control de los servicios otorgados en 2013. Señalar el objetivo general de la auditoría, tal como lo indica las tablas del Onus Probandi. Especificar lo que se pretende lograr con la selección y análisis de la muestra, este objetivo está vinculado al deber ser de los resultados que harán uso de la muestra seleccionada. Detallar los aspectos a revisar con la muestra, enlistando las características o atributos que se verificaran. En este apartado, se diseña una hipótesis para someterla a prueba, mediante el análisis de la muestra. Esta hipótesis debe estar relacionada directamente con los objetivos específicos de la muestra, que al someterla a prueba deben ayudar a resolver una pregunta de interés; por ejemplo: “De los objetivos establecidos para la revisión de la muestra, el Equipo Auditor hipótesis siguiente: El 50% de los expedientes, presenta incumplimientos” 9. diseño la Especificar lo que se pretende revisar en la muestra, por ejemplo: “Se analizarán los expedientes del servicio de carrera judicial para los defensores públicos y asesores jurídicos del IFDP” 10. Señalar la población muestra a revisar. 11. Indicar el total de la población y proporción por estrato. 12. El total de la muestra se determina, de la siguiente manera: CÁLCULO DEL TAMAÑO DE UNA MUESTRA 0 TAMAÑO POBLACIÓN NIVEL DE CONFIANZA 95% ERROR 5.0% DISTRIBUCIÓN DE RESPUESTAS 50% TAMAÑO DE LA MUESTRA = 0 13. Población dividida o clasificada por estrato, conforme lo indico el Ente Fiscalizable. 14. Indicar el porcentaje que representa cada estrato de la población y se determina: dividiendo la población por estrato (13) / el total de la población (11). 155 INSTRUCTIVO 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. Indicar la muestra a revisar por estrato, se obtiene: Proporción por estrato (14) * Total de la Muestra (12) Indicar las marcas de auditoría aplicables al formato. Señalar los documentos fuente. Indicar las consideraciones del Equipo Auditor sobre la muestra realizada. Nombre y cargo de la persona que elaboró la cédula de determinación de muestra de auditoría. Nombre y cargo de la persona que revisó elaboró la cédula de determinación de muestra de auditoría. Nombre y cargo de la persona que autorizó la cédula de determinación de muestra de auditoría. Fecha de elaboración. 156 ADEX01 Contenido del Expediente del Proceso de Fiscalización AUDITORÍA ESPECIAL DE LEGALIDAD Y DE DESEMPEÑO DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE DESEMPEÑO Y EVALUACIÓN DE TRANSPARENCIA CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DEL PROCEDIMIENTO DE FISCALIZACIÓN TÍTULO DE LA AUDITORÍA: (1) ENTE FISCALIZABLE: (2) CUENTA PÚBLICA: (3) FECHA DE ARCHIVO (4) CONTENIDO DEL EXPEDIENTE Requerimiento Planeación. de información para RESPONSABLE DE ARCHIVO NOMBRE (5) NOTAS FIRMA (6) (7) la Oficio emitido por el Ente Fiscalizable, con el que contesta o envía la información de planeación. Protocolo de Auditoría Oficio de la Orden de Auditoría: (8) Gabinete ( Visita Domiciliaria o de campo ( ) ) Acta Circunstanciada: (9) Inicio Reanudación Cierre de auditoría Oficio de aumento, disminución del personal habilitado. Oficio de solicitud de documentación complementaria. Oficios relacionados con prórroga. Oficios emitidos por el Ente Fiscalizable, en la etapa de ejecución. Oficio de solicitud de información a terceros. Oficio de intervención del Órgano Interno de Control. Otros documentos relevantes, actas, informes, etc. Informe de Auditoría de Desempeño. Otros documentos: (especificar) REVISÓ: (10) FECHA: (11) AUTORIZÓ: (12) FECHA: (13) ADEX01 157 INSTRUCTIVO Para el llenado del formato ADEX01 “Contenido del Expediente del Procedimiento de Fiscalización” se deberá escribir en los espacios correspondientes la información que, de acuerdo con la numeración de referencia, se detalla a continuación: 1. Título de la auditoria que se esté ejecutando. 2. Nombre completo del Ente Fiscalizable. 3. Año del ejercicio fiscal al que corresponde la Cuenta Pública a revisar. 4. Fecha en la que se archiva el documento que integra el contenido del expediente. 5. Nombre de la persona que realizó el archivo del documento. 6. Firma de la persona que realizó el archivo del documento. 7. Comentarios, en su caso, relacionados con el documento archivado. 8. Señalar la modalidad de la revisión, misma que se incluye en la orden de auditoría. 9. Archivar cada una de las actas circunstanciadas realizadas en la auditoría. 10. Iniciales y rubrica de la persona que verificó la integración del expediente. 11. Fecha de verificación de la integración del expediente. 12 Iniciales y rubrica de la persona que autorizó la integración del expediente. 13 Fecha de autorización de la integración del expediente. 158 ADEX02 Índice General de Papeles de Trabajo AUDITORÍA ESPECIAL DE LEGALIDAD Y DE DESEMPEÑO DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE DESEMPEÑO Y EVALUACIÓN DE TRANSPARENCIA ÍNDICE GENERAL DE PAPELES DE TRABAJO TÍTULO DE LA AUDITORÍA: (1) ENTE FISCALIZABLE: (2) CUENTA PÚBLICA: (3) MODALIDAD: (4) CAMPO ( ) PERIODO DE REVISIÓN: (6) DEL GABINETE ( AL ) NÚM. DE LEGAJO (7) DOCUMENTO 1. LEGAJO: (5) __ DE __ FOLIOS DE (8) A (9) DOCUMENTOS DE PLANEACIÓN Cédula de análisis-resumen de fuentes. Ficha básica de programación. Comparativo de información solicitada y entregada. Documentación presentada por el Ente Fiscalizable en la etapa de planeación. Marco Jurídico del Ente Fiscalizable que incluya, entre otros, leyes, reglamentos, normas y acuerdos aplicables a los programas bajo la responsabilidad de la Entidad Fiscalizada. Otros documentos relevantes derivados de la planeación. 2. DOCUMENTOS DE EJECUCIÓN Cuestionario de Control Interno. Guía de Auditoría. Cédula de determinación de muestra de auditoría. Cédulas de trabajo y soporte documental. Otros documentos. ELABORÓ: (10) FECHA: (11) REVISÓ: (12) FECHA: (13) AUTORIZÓ: (14) FECHA: (15) ADEX02 159 INSTRUCTIVO Para el llenado del formato ADEX02 “Índice General de Papeles de Trabajo” se deberá escribir en los espacios correspondientes la información que, de acuerdo con la numeración de referencia, se detalla a continuación: 1. Título de la auditoria que se esté ejecutando. 2. Nombre completo del Ente Fiscalizable. 3. Año del ejercicio fiscal al que corresponde la Cuenta Pública a revisar. 4. Tipo de revisión, misma que se incluyó en la orden de auditoría. 5. Número de legajo que le corresponde del total de legajos, se recomienda que se requisite al final de la integración de los expedientes para tener el conteo total del número de los expedientes. 6. Señalar la fechas de inicio y terminó de la auditoría. 7. Indicar el número de legajo en el que se encuentra el documento, ejemplo 1/32, 3/5. 8. Señalar el folio inicial del legajo en el que se encuentra el documento. 9. Señalar el folio final del legajo en el que se encuentra el documento. 10. Iniciales y rubrica de la persona que integró el expediente. 11. Fecha de integración del expediente. 12. Iniciales y rubrica de la persona que verificó la integración del expediente. 13. Fecha de verificación de la integración del expediente. 14. Iniciales y rubrica de la persona que autorizó la integración del expediente. 15. Fecha de autorización de la integración del expediente. 160 ADEX03 Contenido del Expediente de Papeles de Trabajo AUDITORÍA ESPECIAL DE LEGALIDAD Y DE DESEMPEÑO DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE DESEMPEÑO Y EVALUACIÓN DE TRANSPARENCIA CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE PAPELES DE TRABAJO TÍTULO DE LA AUDITORÍA: (1) ENTE FISCALIZABLE: (2) CUENTA PÚBLICA: (3) MODALIDAD: (5) CAMPO ( ) GABINETE ( PERSONAL QUE PARTICIPÓ EN LA REVISIÓN: (7) ) LEGAJO: (4) ____ DE ____ FOLIO: (6) ____ AL ____ DESCRIPCIÓN (8) FOLIOS (9) ELABORÓ: (10) FECHA: (11) REVISÓ: (12) FECHA: (13) AUTORIZÓ: (14) FECHA: (15) ADEX03 161 INSTRUCTIVO Para el llenado del formato ADEX03 “Contenido del Expediente de Papeles de Trabajo ” se deberá escribir en los espacios correspondientes la información que, de acuerdo con la numeración de referencia, se detalla a continuación: 1. Título de la auditoria que se esté ejecutando. 2. Nombre completo del Ente Fiscalizable. 3. Año del ejercicio fiscal al que corresponde la Cuenta Pública a revisar. 4. Tipo de revisión, misma que se incluyó en la orden de auditoría. 5. Número de legajo que le corresponde del total de legajos, se recomienda que se requisite al final de la integración de los expedientes para tener el conteo total del Número de los expedientes. 6. Número de folio inicial y final del expediente, ejemplo 001 Al 250. 7. Nombre del Equipo Auditor que participó en la auditoría. 8. Detallar la información que contiene el expediente 9. Número de folio que corresponde a la descripción del documento. 10. Iniciales y rubrica de la persona que integró el expediente. 11. Fecha de integración del expediente. 12. Iniciales y rubrica de la persona que verificó la integración del expediente. 13. Fecha de verificación de la integración del expediente. 14. Iniciales y rubrica de la persona que autorizó la integración del expediente. 15. Fecha de autorización de la integración del expediente. 162 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO Bibliografía Auditoría Superior de la Federación, Lineamientos Técnicos de la Auditoría Especial de Desempeño 1, La Planeación, versión 11, México, D.F. 2014. Auditoría Superior de la Federación, Lineamientos Técnicos de la Auditoría Especial de Desempeño 2, La Auditina, versión 12, México, D.F. 2015. Auditoría Superior de la Federación, Lineamientos Técnicos de la Auditoría Especial de Desempeño 3, El Resultado: el Onus Probandi, versión 10, México, D.F. 2014. Auditoría Superior de la Federación Lineamientos Técnicos de la Auditoría Especial de Desempeño 5 Formulación de Observaciones y Recomendaciones al Desempeño, versión 9, México, D.F. 2014. Auditoría Superior de la Federación, Lineamientos Técnicos de la Auditoría Especial de Desempeño 6, El Dictamen, versión 8 México, D.F. 2014. Auditoría Superior de la Federación, Lineamientos Técnicos de la Auditoría Especial de Desempeño 7, El Informe de Auditoría, versión 8, México, D.F. 2014. Auditoría Superior de la Federación, Lineamientos Técnicos de la Auditoría Especial de Desempeño 8, El Expediente de Auditoría, versión 8, México, D.F. 2014. Auditoría Superior de la Federación, Lineamientos Técnicos de la Auditoría Especial de Desempeño 9, El Resumen de Auditoría, versión 7, México, D.F. 2014. Auditoría Superior de la Federación, Auditoría Especial de Desempeño, Marco Operativo 2011, Tercera Edición, México, D.F. Auditoría Superior de la Federación, Normativa Institucional para la Fiscalización de la Gestión Gubernamental, Lineamientos Técnicos de la Auditoría Especial de Desempeño Tomos I y II, Primera Edición, México, D.F. 2012. Ley de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Gaceta Oficial del Estado, 4 de Agosto de 2015. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 163 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO ISSAI 300 Principios Fundamentales de la Auditoría de Desempeño, Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI). Localizado en: http://www.intosai.org. ISSAI 3000 Normas y directrices para la auditoría del rendimiento basadas en las Normas de Auditoría y la experiencia práctica de la INTOSAI Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI). Localizado en: http://www.intosai.org. ISSAI 3100 Directrices para la auditoria de desempeño: Principios clave Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI). Localizado en: http://www.intosai.org. ISSAI 3100 Anexo Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI). Localizado en: http://www.intosai.org. ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ 164 MANUAL DE AUDITORÍA SOBRE EL DESEMPEÑO Para los efectos de los artículos 13, 162, 163 fracción I, 164 fracción I, 168, 169, 209 fracción III y demás relativos de la Ley Federal del Derecho de Autor, se hace constar que este Manual ha quedado inscrito en el Registro Público del Derecho de Autor. TITULAR: ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ. SEP-INDAUTOR NÚMERO DE REGISTRO PÚBLICO: 03-2016-030911160400-01 MÉXICO, D.F., A 9 DE MARZO DE 2016 ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ