PAPER Total Quality Management (TQM)

A. Pengertian Total Quality Management (TQM) Seperti halnya dengan kualitas, definisi Total Quality Mangement juga bermacam-macam. Total Quality Mangement sebagaimana diungkapkan oleh Ishikawa, diartikan sebagai perpaduan semua fungsi dari perusahaan ke dalam falsafah holistik yang dibangun berdasarkan konsep kualitas, teamwork, produktivitas, dan pengertian serta kepuasan pelanggan. Definisi lainnya diungkapkan oleh Santoso, ia menyatakan bahwa TQM merupakan sistem manajemen yang mengangkat kualitas sebagai strategi usaha dan berorientasi pada kepuasan pelanggan dengan melibatkan seluruh anggota organisasi. Total Quality Management (TQM) merupakan suatu pendekatan dalam menjalankan usaha yang mencoba memaksimalkan daya saing organisasi melalui perbaikan terus-menerus terhadap produk jasa, sumber daya manusia, proses dan lingkungannya. Sebab, berdasarkan TQM, tolok ukur keberhasilan usaha bertumpu pada kepuasan pelanggan atas barang atau jasa yang diterimanya. Untuk memudahkan pemahaman, maka pengertian TQM dapat dikemukakan sebagai berikut: "Total Quality Managemen merupakan suatu pendekatan dalam menjalankan usaha yang mencoba untuk memaksimumkan daya saing organisasi melalui perbaikan terus-menerus atas produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungannya. Berdasarkan definisi-defini tentang TQM seperti di atas, Goetsch dan Davis mengungkapkan sepuluh unsur utama (karakteristik) total quality management, sebagai berikut: Fokus Pada Pelanggan Dalam TQM, baik pelanggan internal maupun pelanggan eksternal merupakan driver. Pelanggan eksternal menentukan kualitas produk atau jasa yang disampaikan kepada mereka, sedangkan pelanggan internal berperan besar dalam menentukan kualitas manusia, proses, dan lingkungan yang berhubungan dengan produk atau jasa. Obsesi Terhadap Kualitas Dalam organisasi yang menerapkan TQM, penentu akhir kualitas pelanggan internal dan eksternal. Dengan kualitas yang ditetapkan tersebut, organisasi harus terobsesi untuk memenuhi atau melebihi apa yang ditentukan tersebut. Pendekatan Ilmiah Pendekatan ilmiah sangat diperlukan dalam penerapan TQM, terutama untuk mendesain pekerjaan dan dalam proses pengambilan keputusan dan pemecahan masalah yang berkaitan dengan pekerjaan yang didesain tersebut. Dengan demikian data diperlukan dan dipergunakan dalam menyusun patok duga (benchmark), memantau prestasi, dan melaksanakan perbaikan. Komitmen jangka Panjang TQM merupakan paradigma baru dalam melaksanakan bisnis. Untuk itu dibutuhkan budaya perusahaan yang baru pula. Oleh karena itu komitmen jangka panjang sangat penting guna mengadakan perubahan budaya agar penerapan TQM dapat berjalan dengan sukses. Kerja sama Team (Teamwork) Dalam organisasi yang menerapkan TQM, kerja sama tim, kemitraan dan hubungan dijalin dan dibina baik antar karyawan perusahaan maupun dengan pemasok lembaga-lembaga pemerintah, dan masyarakat sekitarnya. Perbaikan Sistem Secara Berkesinambungan Setiap poduk atau jasa dihasilkan dengan memanfaatkan proses-proses tertentu di dalam suatu sistem atau lingkungan. Oleh karena itu, sistem yang sudah ada perlu diperbaiki secara terus menerus agar kualitas yang dihasilkannya dapat meningkat. Pendidikan dan Pelatihan Dalam organisasi yang menerapkan TQM, pendidikan dan pelatihan merupakan faktor yang fundamental. Setiap orang diharapkan dan didorong untuk terus belajar, yang tidak ada akhirnya dan tidak mengenal batas usia. Dengan belajar, setiap orang dalam perusahaan dapat meningkatkan keterampilan teknis dan keahlian profesionalnya. Kebebasan Yang Terkendal Dalam TQM, keterlibatan dan pemberdayaan karyawan dalam pengambilan keputusan dan pemecahan masalah merupakan unsur yang sangat penting. Hal ini dikarenakan unsur tersebut dapat meningkatkan "rasa memiliki" dan tanggung jawab karyawan terhadap keputusan yang dibuat. Selain itu unsur ini juga dapat memperkaya wawasan dan pandangan dalam suatu keputusan yang diambil, karena pihak yang terlibat lebih banyak. Meskipun demikian, kebebasan yang timbul karena keterlibatan tersebut merupakan hasil dari pengendalian yang terencana dan terlaksana dengan baik. Kesatuan Tujuan Agar TQM dapat diterapkan dengan baik, maka perusahaan harus memiliki kesatuan tujuan. Dengan demikian setiap usaha dapat diarahkan pada tujuan yang sama. Namun hal ini tidak berarti bahwa harus selalu ada persetujuan atau kesepakatan antara pihak manajemen dan karyawan mengenai upah dan kondisi kerja. Adanya Keterlibatan dan Pemberdayaan Karyawan Keterlibatan dan pemberdayaan karyawan merupakan hal yang penting dalam penerapan TQM. Pemberdayaan bukan sekedar melibatkan karyawan tetapi juga melibatkan mereka dengan memberikan pengaruh yang sungguh berarti. B. Prinsip dan Unsur Pokok Dalam TQM Total quality management merupakan suatu konsep yang berupaya melaksanakan sistem manajemen kualitas kelas dunia. Untuk itu diperlukan perubahan besar dalam budaya dan sistem nilai suatu organisasi. Menurut Hensler dan Brunell, ada empat prinsip utama dalam TQM, yaitu: Kepuasan Pelanggan Memberikan kepuasan kebutuhan pelanggan (internal dan eksternal) dalam segala aspek, termasuk di dalamnya harga, keamanan, dan ketepatan waktu. Oleh karena itu, segala aktivitas perusahaan harus dikoordinasikan untuk memuaskan para pelanggan. Kualitas yang dihasilkan suatu perusahaan sama dengan nilai (value) yang diberikan dalam rangka meningkatkan kualitas hidup para pelanggan. Semakin tinggi nilai yang diberikan, semakin besar pula kepuasan pelanggan. Respek Terhadap Setiap Orang Dalam perusahaan yang berkelas dunia, setiap karyawan dipandang sebagai individu yang memiliki talenta dan kreativitas yang unik. Dengan demikian, karyawan merupakan sumber daya organisasi yang paling bernilai. Oleh karena itu, setiap orang dalam organisasi diperlakukan dengan baik dan diberi kesempatan untuk terlibat dan berpartisipasi dalam tim pengambil keputusan. Manajemen Berdasarkan Fakta Perusahaan kelas dunia berorientasi pada fakta, setiap keputusan didasarkan pada data, dengan mengacu pada konsep prioritisasi (prioritization) dan variasi (variation), dan bukan sekedar pada perasaan (feeling). Perbaikan Berkesinambungan Agar dapat sukses, setiap perusahaan perlu melakukan proses secara sistematis dalam melaksanakan perbaikan berkesinambungan. Konsep yang berlaku di sini adalah siklus PDCA (plan-do-check-act), yang terdiri dari langkah-langkah perencanaan, pelaksanaan rencana, pemeriksaan hasil pelaksanaan rencana, dan tindakan korektif terhadap hasil yang diperoleh. C. Syarat – Syarat Pelaksanaan TQM Harus secara terus-menerus melakukan perbaikan mutu produk dan pelayanan sehingga dapat memuaskan para pelanggan. Memberikan kepuasan kepada pemilik, pemasok, karyawan, dan para pemegang saham. Memiliki wawasan jauh ke depan dalam mencari laba dan memberikan kepuasan. Fokus utama ditujukan pada proses, baru menyusul hasil. Menciptakan kondisi diana para karyawan aktif berpartisipasi dalam menciptakan keunggulan mutu. Ciptakan kepemimpinan yang berorientasi pada bawahan dan aktif memotivasi karyawan. Rela memberikan ganjaran, pengakuan bagi yang sukses dan mudah memberikan maaf bagi yang belum berhasil / berbuat salah. Setiap keputusan harus berdasarkan pada data, baru berdasarkan pengalaman / pendapat. Setiap langkah keiatan harus terukur jelas sehingga pengwasan lebih mudah. Program pendidikan dan pelatihan hendaknya menjadi urutan pertama dalam peningkatan mutu. D. Manfaat Total Quality Management (TQM) Beberapa manfaat TQM antara lain sebagai berikut : Pengendalian mutu memungkinkan untuk membangun mutu di setiap langkah proses produksi demi menghasilkan produk yang 100% bebas cacat. Pengendalian mutu memungkinkan perusahaan menemukan kesalahan atau kegagalan sebelum akhirnya berubah menjadi musibah bagi perusahaan. Pengendalian mutu memungkinkan desain produk mengikuti keinginan pelanggan secara efisien sehingga produknya selalu dibuat sesuai pilihan pelanggan. Pengendalian mutu dapat membantu perusahaan menemukan data – data produksi yang salah. E. Pengaruh TQM terhadap kinerja manajerial Total quality management merupakan suatu usaha untuk memaksimumkan daya saing organisasi yang berfokus pada perbaikan terus menerus untuk memenuhi kepuasan pelanggan. Kinerja manajerial merupakan “ukuran seberapa efektif dan efisien seorang manajer, seberapa baik dia menetapkan dan mencapi tujuan organisasi” (Stoner, 1996:7). Seseorang yang memegang posisi manajerial diharapkan mampu menghasilkan suatu kinerja manajerial, berbeda dengan kinerja karyawan yang pada umumnya bersifat konkrit, kinerja manajerial bersifat abstrak dan komplek. Manajer menghasilkan kinerja 10dengan mengarahkan bakat dan kemampuan, serta usaha beberapa orang lain yang berada di dalam daerah wewenangnya. Tujuan perusahaan dalam menghasilkan produk berkualitas adalah tercapainya kepuasan pelanggan yang ditandai dengan berkurangnya keluhan dari pelanggan sehingga menunjukkan kinerja perusahaan yang meningkat. Totalquality management membutuhkanperubahan dasar falsafah dari setiap orang dalam perusahaan, terutama manajemen. Tanggung jawab ada pada semua level dari manajemen, tetapi harus dikendalikan manajemen puncak, dan implementasinya harus melibatkan semua anggota organisasi. Penelitian Tersziovski dan Samson, 1999 (dikutip dalam, Suprantiningrum dan Zulaikha 2003) yang meneliti mengenai elemen-elemen total quality management yang dijadikan sebagai sistem penghargaan kualitas, melakukan uji hubungan antara faktor elemen total quality management yang dipilih terhadap faktor kinerja, mereka menyimpulkan faktor elemen total quality management mempengaruhi kinerja. Laily (2001) meneliti Sikap Manajer Menengah Terhadap Penerapan Total Quality Management Dan Pengaruhnya Terhadap Kinerja Manajerial. Hasil penelitiannya menunjukkan bahwa secara serentak sikap manajer menengah terhadap faktor kritis total Quality Management berpengaruh terhadap kinerja manajerial. F. Pengaruh Pengendalian Personal terhadap Kinerja Manajerial Dalam melaksanakan kegiatan, perusahaan memerlukan adanya pengendalian agar dapat memantau atau mengontrol tahapan proses dari kinerja manajerial agar sesuai dengan tujuan perusahaan. Pengendalian personal merupakan pengendalian berdasarkan pada pembuatan kebijakan-kebijakan yang menyangkut sumber daya manasia (Merchant 1998 dalam Leo,2009). Dalam hal ini pengendalian personal menjadi penting sebagai penunjang terciptanya kegiatan pelaksanaan perusahaan yang terhimpun dengan personal-personal yang baik. Untuk mencapai tujuan perusahaan yang baik, perlu bagi para individu untuk menyesuaikan tujuan individu dengan tujuan perusahaan sehingga dengan komitmen demikian akan menghasilkan kinerja manajerial yang sesuai dengan yang diharapkan. Manajemen puncak yang berperan besar untuk bertanggung jawab dalam hal merumuskan visi dan misi suatu organisasi perlu menanamkan pengendalian dalam diri pribadi masing-masing personal sehingga akan menyelaraskan tujuan individu dengan tujuan perusahaan. Dengan proses dan komitmen tersebut akan mampu meningkatkan kinerja manajerial yang lebih baik. RIZKI NAHRIYATI A311 13 028