PENGANTAR MANAJEMEN HENY HERAWATI Edisi :2 Penerbit : Beringin Mulya

HENY HERAWATI Edisi :2 PENGANTAR MANAJEMEN Penerbit : Beringin Mulya PENGANTAR MANAJEMEN OLEH : HENY HERAWATI Penerbit : PT Beringin Mulya Edisi kedua, 2015 Hak cipta dilindungi undang-undang. Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh buku ini dalam bentuk apapun, baik secara elektronik maupun mekanik, termasuk memfotocopi, merekam atau dengan menggunakan system penyimpanan lainnya tanpa izin tertulis dari penerbit UNDANG-UNDANG RI NOMOR 19 TAHUN 2002 TENTANG HAK CIPTA Ketentuan Pidana Pasal 72 : 1. Barang siapa dengan sengaja atau tanpa hak melakukan perbuatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) atau pasal 49 ayat (1) dan ayat (2 ) dipidana penjara masing-masing paling singkat (1) bulan dan / atau denda paling sedikit Rp.1.000.000,00 ( satu juta rupiah ) atau pidana penjara paling lama 7 ( tujuh ) tahun dan/atau denda paling banyak Rp. 5.000.000.000,00 ( lima milyar rupiah ) 2. Barang siapa dengan sengaja menyiarkan, memamerkan, mengedarkan atau menjual kepada umum suatu ciptaan atau barang hasil pelanggaran Hak Cipta atau Hak Terkait sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 ( lima ) tahun dan/atau denda paling banyak Rp. 500.000.000,00 ( lima ratus juta rupiah ). PENGANTAR MANAJEMEN Edisi ke dua copyright@2015 Perpustakaan Nasional : Katalog Dalam Terbitan ( KDT ) ISBN . 978-602-97785-7-1 ……….. 16 x 24 cm 330 hlm Edisi ke-2 Oktober 2015 Penulis Heny Herawati, SE, MM Penerbit Beringin Mulya Jalan ………………….. Telp………………….. e-mail ………………. JAKARTA Dilarang mengutip sebagian ataupun seluruh isi buku ini dengan cara apapun tanpa ijin sah dari penerbit BAB 1 SEJARAH MANAJEMEN Tujuan Pembelajaran Setelah mengikuti perkuliahan ini mahasiswa diharapkan akan dapat menjelaskan pengertian / definisi tentang Manajemen, sejarah perkembangan Manajemen, teori manajemen, fungsi manajemen, unsur-unsur manajemen, sarana manajemen dan prinsip-prinsip manajemen . 1.1 Pengertian Manajemen M Anajemen adalah disiplin Ilmu dimana dalam pelaksanaannya menempati posisi yang sangat strategis dalam masyarakat maupun bernegara. Manajemen harus menjadi dasar terciptanya suatu organisasi atau perusahaan yang sehat dan menguntungkan dan negara yang bersih dan maju. Penggunaan dan penyelenggaraan suatu badan baik komersial maupun non komersial adalah menjadi keharusan agar tercipta suasana yang bergaya guna dan berhasil guna dengan berpegang pada prinsip ekonomi, yaitu efisien dan efektif, sehingga dengan dibantu penerapan prinsip-prinsip manajemen diharapkan dapat menjamin suatu kegiatan dan tujuan akan berhasil sesuai dengan yang diharapkan. Prinsip- prinsip manajemen, fungsi manajemen dan sistem manajemen merupakan suatu yang universal, yang dapat diberlakukan untuk segala kegiatan baik di masyarakat, negara maupun dunia. Istilah manajemen berasal dari Bahasa latin yaitu “ manus” yang artinya “tangan” manajemen juga berasal dari Italia (1561) yaitu “maneggiare” Kata yang berarti "mengendalikan," terutama dalam konteks mengendalikan kuda, Bahasa Prancis ini lalu mengadopsinya kedalam bahasa Inggris dari kata kerja to manage yang sinonimnya antara lain berasal dari kata to hand berarti “ mengurus”, to control berarti “memeriksa” dan to guide yang berarti “memimpin “ . jadi bila dilihat dari asal katanya maka akan menjadi 1 Menagement yang artinya seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen dapat diartikan menjadi bagaimana cara mengatur, membimbing dan memimpin semua orang yang menjadi bawahannya agar usaha yang sedang dikerjakan dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Tugas seorang Manajer adalah mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Banyak ahli yang memberikan definisi tentang manajemen, di antaranya: 1. Harold Koontz & O’ Donnel dalam bukunya yang berjudul “Principles of Management” mengemukakan, “Manajemen adalah berhubungan dengan pencapaian sesuatu tujuan yang dilakukan melalui dan dengan orang-orang lain”. 2. George R. Terry dalam buku dengan judul “Principles of Management” memberikan definisi: “Manajemen adalah suatu proses yang membedakan atas perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan pelaksanaan dan pengawasan, dengan memanfaatkan baik ilmu maupun seni, agar dapat menyelesaikan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya” . 3.Ensiclopedia of The Social Sciences, Manajemen diartikan sebagai proses pelaksanaan suatu tujuan tertentu yang diselenggarakan dan diawasi. 4.Mary Parker Follet Manajemen adalah seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui oranglain. 5. Thomas H. Nelson, Manajemen perusahaan adalah ilmu dan seni memadukan ide-ide, fasilitas, proses, bahan dan orang-orang untuk menghasilkan barang atau jasa yang bermanfaat dan menjualnya dengan mendapatkan hasil atau menguntungkan. 6. G.R. Terri, Manajemen diartikan sebagai proses yang khas yang terdiri atas perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan yang dilakukan untuk menentukan dan usaha mencapai sasaran-sasaran dengan memanfaatkan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya 7. James A. F. Stoner, Manajemen diartikan sebagai proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengawasan upaya ( usaha-usaha ) anggota organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 8. Oei Liang Lie, Manajemen adalah ilmu dan seni perencanaan pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan sumber daya manusia dan alam, terutama sumber daya manusia untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. 2 9. Ricky w Griffin, Manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran ( goals ) secara efektif dan efisien. Dimana efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai perencanaan dan efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir dan sesuai jadwal yang telah dibuat. 10. Robin 1999,8, Istilah Manajemen mengacu pada proses mengkoordinasikan dan mengintegrasikan kegiatan-kegiatan kerja agar terselesaikan secara efisien dan efektif dengan dan melalui orang lain 11. Menurut Stoner, proses adalah cara sistematik yang sudah ditetapkan dalam melakukan kegiatan yang menggambarkan fungsi-fungsi yang berjalan secara terus menerus yang dilakukan oleh seorang manajer. 12. Definisi lain tentang manajemen yaitu: Management (Manajemen) mengorganisasikan adalah (Organization), proses memimpin dari merencanakan (Leading) (Controlling) terhadap pekerjaan anggota organisasi dengan dan (Planning), mengendalikan menggunakan semua sumber daya organisasi ( SDM dan sumber daya lainnya ), untuk mencapai sasaran organisasi yang sudah ditetapkan. Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa fungsi dari manajemen diantaranya adalah merencanakan, pengorganisasian, mengarahkan dan mengendalikan. Merancang mengandung arti bahwa para manajer memikirkan dengan matang terlebih dahulu sasaran dan tindakan mereka berdasarkan pada beberapa metode, rencana atau logika dan bukan berdasarkan perasaan. Rencana mengarah pada tujuan organisasi dan menetapkan prosedur terbaik untuk pencapaiannya. Disamping itu rencana merupakan pedoman untuk : 1. Organisasi memperoleh dan menggunakan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan 2. Anggota organisasi melaksanakan aktivitas yang konsisten dengan tujuan an prosedur yang telah ditetapkan 3. Memonitor dan mengukur kemajuan untuk mencapai tujuan, sehingga tindakan korektif dapat diambil bila kemajuan tidak memuaskan. Mengkoordinasikan adalah proses mengatur dan mengalokasikan pekerjaan, wewenang dan sumber daya diantara para anggota organisasi, sehingga mereka dapat mencapai sasaran 3 organisasi. Dan pengendalian adalah proses untuk memastikan bahwa aktivitas sebenarnya sesuai dengan kegiatan yang direncanakan. Didalam Islam pengertian tentang manajemen atau kepemimpinan ada dalam Al Qur’an diantaranya : 1. Firman Allah dalam surat (99) Az- Zalzalah : 7-8 Artinya : “ Barang siapa yang mengerjakan amal kebajikan seberat atom ( zarrah ) pun niscaya dia akan melihat balasannya , dan Barang siapa yang mengerjakan perbuatan jahat seberat atom ( zarrah ) pun niscaya dia akan melihat balannya pula.” surat (99) Az- Zalzalah : 7-8 2. Surat (6) Al An’am : 165 ٓ ٓ ‫ﺖ ِﻟّ َﻴ ْﺒﻠُ َﻮ ُﻛ ْﻢ ِﻓﻰ َﻣﺎ‬ ٍ ٰ‫ﺾ ﺩَ َﺭﺟ‬ ٍ ‫ﻀ ُﻜ ْﻢ َﻓ ْﻮﻕَ َﺑ ْﻌ‬ ِ ‫ﻒ ْﺍﻷ َ ْﺭ‬ َ ‫ﺽ َﻭ َﺭ َﻓ َﻊ َﺑ ْﻌ‬ َ ِ‫َﻭ ُﻫ َﻮ ﺍﻟﱠﺬِﻯ َﺟ َﻌ َﻠ ُﻜ ْﻢ ﺧ َٰﻠﺌ‬ ﴾١٦٥:‫ﻮﺭ ﱠﺭ ِﺣﻴ ۢ ٌﻢ ﴿ﺍﻷﻧﻌﺎﻡ‬ ٌ ُ‫ﺏ َﻭ ِﺇﻧﱠ ۥﻪُ َﻟ َﻐﻔ‬ ِ ‫ﺳ ِﺮﻳ ُﻊ ْﺍﻟ ِﻌ َﻘﺎ‬ َ ‫َءﺍﺗ َ ٰﯨ ُﻜ ْﻢ ۗ ِﺇ ﱠﻥ َﺭﺑ َﱠﻚ‬ Artinya Dan Dialah yang menjadikan kamu penguasa-penguasa di bumi dan Dia meninggikan sebahagian kamu atas sebahagian (yang lain) beberapa derajat, untuk mengujimu tentang apa yang diberikan-Nya kepadamu. Sesungguhnya Tuhanmu amat cepat siksaan-Nya dan sesungguhnya Dia Maha Pengampun lagi Maha Penyayang. Surat (6) Al An’am : 165 3. Surat (52) Ath-Thur : 21 ‫ﺐ َﺭ ِﻫﻴ ٌﻦ‬ َ ‫ﺴ‬ َ ‫ﺉ ِﺑ َﻤﺎ َﻛ‬ ٍ ‫ُﻛ ﱡﻞ ْﺍﻣ ِﺮ‬ Artinya : “ Tiap-tiap manusia itu terikat oleh usaha masing-masing “.Surat (52) AthThur : 21 4. Surat (74) Al-Muddatsir : 38 ٌ‫ﺖ َﺭ ِﻫﻴﻨَﺔ‬ ْ ‫ﺴ َﺒ‬ َ ‫ُﻛ ﱡﻞ َﻧ ْﻔ ٍﺲ ِﺑ َﻤﺎ َﻛ‬ Artinya : “ Tiap-tiap manusia bertanggung jawab ( terikat ) atas yang diperbuatnya”. Surat (74) Al-Muddatsir : 38 4 Dalam prakteknya proses manajemen merupakan fungsi bagian yang tidak dapat terpisahkan satu dengan lainnya, dimana mereka saling berkaitan secara simultan. Hal ini terlihat dalam model manajemen secara lengkap pada gambar 1.1 karena anak panah menunjukkan hubungan semua titik dalam dua arah Gambar 1.1 Proses manajemen dalam Praktek Merencanakan Manajer menggunakan logika dan metode untuk memikirkan sasaran dan tindakan Mengendalikan Mengorganisasikan Manajer memastikan bahwa organisasi bergerak mencapai tujuan organisasi Manajer mengatur dan mengalokasikan pekerjaan, wewenang, dan sumber daya untuk mencapai sasaran organisasi Memimpin Manajer mengarahkan, mempengaruhi dan memotivasi karyawan untuk melakukan tugasnya Dari Definisi manajemen diatas dapat disimpulkan secara lengkap Manajemen : Manajemen adalah ilmu atau seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu. 5 1.2 Sejarah Manajemen M anajemen adalah alat yang digunakan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Manajemen yang baik akan memudahkan terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan dan masyarakat. Dengan manajemen, daya guna dan hasil guna dari unsur-unsur manajemen akan dapat ditingkatkan. Ilmu manajemen sudah ada sejak ribuan tahun yang lalu. Hal ini terbukti dengan adanya Piramida di Mesir, yang dibangun oleh lebih dari 100.000 orang selama 20 tahun. Piramida Giza tak akan berhasil dibangun tanpa adanya seseorang yang memimpin dan mengarahkan para pekerja, dan menegakkan pengendalian tertentu guna menjamin bahwa segala sesuatunya dikerjakan sesuai dengan rencana. Praktik-praktik manajemen lainnya dapat disaksikan selama 1400-an dikota Venesia, Italia yang ketika itu menjadi pusat perekonomian dan perdagangan disana. Penduduk Venesia mengembangkan bentuk awal perusahaan bisnis dan awal munculnya organisasi modern seperti dibuatnya gudang senjata Venesia, Perakitan mobil yang dikembangkan oleh Hanry Ford, Manajemen Sumber Daya Manusia untuk mengelola angkatan kerja dan system akuntansi untuk pelacakan pendapatan dan biaya. Daniel Wren membagi evolusi manajemen dalam 4 fase yaitu pemikiran awal, era manajemen sains, era manusia social, dan era modern. a. Pemikiran Awal Sebelum abad ke 20 terjadi 2 peristiwa penting dalam ilmu manajemen.Pertama yaitu tahun 1776 ketika Adam Smith menerbitkan sebuah dokrin ekonomi klasik ( the Wealth of Nation ), yang menjelaskan tentang keunggulan ekonomi yang diperoleh organisasi dari adanya pembagian kerja ( division of labour ) yaitu perincian pekerjaan kedalam tugas-tugas yang spesifik dan berulang. Smith menyimpulkan bahwa pembagian kerja dapat meningkatkan produktivitas dengan : 1. Meningkatkan ketrampilan dan kecekatan tiap-tiap pekerja 2. Menghemat waktu yang terbuang dalam pengantian tugas 3. Menciptakan mesin dan penemuan lain yang dapat menghemat tenaga kerja 6 Peristiwa kedua adalah dengan adanya revolusi Industri di Inggris yang menandai dimulainya penggunaan mesin mengganti tenaga manusia yang berakibat pindahnya kegiatan produksi dari rumah-rumah ke pabrik. Perpindahan ini mengakibatkan manajer-manajer membutuhkan teori untuk membantu mereka meramalkan permintaan, memberikan tugas kepada bawahan, dan mengarahkan sehingga ilmu manajemen mulai berkembang oleh para ahli b. Era Manajemen Sains Era ini ditandai dengan berkembangnya ilmu manajemen dari kalangan insiyur seperti Henry Towner, Frederick Winslow Taylor, Frederick A Halsey dan Harrington Emerson. Manajemen Ilmiah ( Scientific Management ) dipopulerkan oleh Frederick Taylor dalam bukunya Principles of Scientific Management pada tahun 1911 yang mendeskripsikan manajemen ilmiah adalah metode ilmiah untuk menentukan cara terbaik dalam menyelesaikan suatu pekerjaan c. Era Manusia Sosial Era manusia sosial ditandai dengan lahirnya mahzab perilaku ( behavioral school ) tahun 1920 - 1930 yang dikenal dengan nama eksperimen hawthrone. Eksperimen ini bertujuan mempelajari bahwa insentif seperti jabatan, lama jam kerja, periode istirahat, upah, berpengaruh terhadap output pekerja dibandingkan dengan tekanan kelompok, penerimaan kelompok, serta rasa aman yang menyertainya. Penelitian ini menyimpulkan bahwa norma sosial merupakan penentu utama perilaku kerja individu. d. Era Modern Ditandai dengan hadirnya konsep Manajemen kualitas total ( Total Quality Manajemen / TQM ) diabad ke 20 oleh W Edwards Deming ( 1900 – 1993 ) dan Joseph Juran ( 1904 ). Deming orang Amerika sebagai bapak Kontrol Kualitas di Jepang berpendapat bahwa kebanyakan permasalahan dalam kualitas bukan berasal dari kesalahan pekerja melainkan dari sistemnya. Ia menekankan pentingnya meningkatkan kualitas dengan mengajukan teori 5 langkah reaksi berantai. Ia berpendapat bila kualitas dapat ditingkatkan maka: 1. Biaya akan berkurang karena sedikitnya kesalahan, minimnya penundaan dan penggunaan waktu dan material yang efisien 7 2. Produktivitas meningkat 3. Market share meningkat karena meningkatnya kualitas dan harga 4. Profitabilitas meningkat 5. Jumlah pekerjaan meningkat Dengan perkembangan manajemen tersebut dapat dapat digambarkan sejarah bertahap sejarah perkembangan teori manajemen dari awal ( sebelum abad ke 20 ) hingga sekarang yang tercantum dalam gambar 1.2. Gambar 1.2 Sejarah perkembangan teori manajemen Periode Waktu Aliran Manajemen 1870 - 1930 Manajemen Ilmiah (Scientific Management) 1900 - 1940 Teori Organisasi Klasik 1930 - 1940 Aliran Hubungan Manusia (Perilaku atau Neoklasik) 1940 - sekarang Aliran Manajemen Modern Kontributor Frederik W. Taylor Frank dan Lillian Gilberth Henry Gantt Harrington Emerson Henry Fayol Jame D. Mooney Mary Parker Follett Herbert Simon Chester I. Benard Hawthorne Studies Elton Mayo Fritz Roethlisberger Hugo Munsterberg Abraham Maslow Chris Argyris, Douglas Mcgregor, Edgar Schien, David McCleland, Robert Blake & Jane Mouton, Ernest Dale, Peter Drucker, Dll. Perkembangan Mutakhir dari Teori Manajemen dapat dilihat dengan menggunakan dua pendekatan yaitu : 1. Pendekatan Sistem : Dimana dalam pendekatan system ini manajemen memandang organisasi sebagai satu kesatuan yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan dan berkaitan satu sama lainnya. 8 Beberapa Konsep Kunci dalam pendekatan sistem: 1. Subsistem : adalah bagian-bagian yang menyusun seluruh system. 2. Sinergi : adalah situasi dimana keseluruhan lebih besar daripada bagian-bagiannya. Dalam organisasi, sinergi berarti bahwa sebagai departemen terpisah dalam sebuah organisasi bekerjasama dan berinteraksi, mereka menjadi lebih produktif daripada bila masing-masing bertindak sendiri-sendiri. 3. Sistem Terbuka : Sebuah system yang berinteraksi dengan lingkungannya. 4. Sistem Tertutup : Sebuah system yang tidak berinteraksi dengan lingkungannya. 2. Pendekatan Kontigensi Pandangan bahwa teknik manajemen yang paling baik memberikan kontribusi untuk pencapaian sasaran organisasi, mungkin bervariasi dalam situasi atau lingkungan yang berbeda (disebut juga pendekatan situasional). Menurut pendekatan ini, tugas manajer adalah mengidentifikasi teknik mana yang ada dalam situasi tertentu, dibawah keadaan tertentu, dan pada waktu tertentu yang paling baik memberikan kontribusi pada pencapaian sasaran manajemen. 1.3 Prinsip-prinsip Manajemen P rinsip manajemen adalah dasar-dasar atau pedoman kerja yang bersifat pokok yang tidak boleh diabaikan oleh setiap manajer / pimpinan. Dalam prakteknya harus diusahakan agar prinsip-prinsip manajemen ini hendaknya tidak kaku, melainkan harus luwes, yaitu bisa berubah-ubah sesuai dengan kebutuhan. Didalam Manajemen maka yang harus kita pertanyakan adalah Apa yang diatur ? Apa tujuannya mengatur ? Mengapa harus diatur ? Siapa yang mengatur ? Bagaimana mengaturnya ? Dan menurut Nicholas M. Butter, orang sebagai pelaksana dalam manajemen dapat dikelompokkan dalam : 9 1. Membuat sesuatu terjadi 2. Melihat sesuatu terjadi 3. Tidak tahu apa yang telah terjadi Didalam mengatur suatu perusahaan, agar dapat bekerja berjalan dengan baik antara pimpinan dan pekerja perlu adanya penerapan prinsip-prinsip dalam manajemen yang terdiri atas : 1. Pembagian kerja yang berimbang Dalam membagi-bagikan tugas dan jenisnya kepada semua kerabat kerja, seorang manajer hendaknya bersifat adil, yaitu harus bersikap sama baik dan memberikan beban kerja yang berimbang. 2. Pemberian kewenangan dan rasa tanggung jawab yang tegas dan jelas Setiap kerabat kerja atau karyawan hendaknya diberi wewenang sepenuhnya untuk melaksanakan tugasnya dengan baik dan mempertanggung jawabkannya kepada atasan secara langsung. 3. Disiplin Disiplin adalah kesedian untuk melakukan usaha atau kegiatan nyata (bekerja sesuai dengan jenis pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya) berdasarkan rencana, peraturan dan waktu (waktu kerja) yang telah ditetapkan. 4. Kesatuan perintah Setiap karyawan atau kerabat kerja hendaknya hanya menerima satu jenis perintah dari seorang atasan langsung (mandor/kepala seksi/kepala bagian), bukan dari beberapa orang yang sama-sama merasa menjadi atasan para karyawan/kerabat kerja tersebut. 5. Kesatuan arah Kegiatan hendaknya mempunyai tujuan yang sama dan dipimpin oleh seorang atasan langsung serta didasarkan pada rencana kerja yang sama (satu tujuan, satu rencana, dan satu pimpinan). Jika 5 prinsip ini tidak dilaksanakan dalam perusahaan maka kemungkinan bisa akan timbul perpecahan diantara para kerabat kerja atau karyawan di dalam perusahaan. Karena ada yang diberi tugas yang banyak dan ada pula yang sedikit, padahal mereka memiliki kemampuan yang sama. Karena itu prinsip manajemen tersebut harus diterapkan sesuai 10 dengan pengertiannya dari manajemen adalah itu sendiri yaitu proses pencapaian tujuan melalui kerja orang lain. Dengan prinsip manajemen diatas dapat disimpulkan bahwa di dalam manajemen terdapat minimal 4 (empat) ciri, yaitu: 1. Ada tujuan yang hendak dicapai 2. Ada pemimpin (atasan) 3. Ada yang dipimpin (bawahan) 4. Ada kerja sama. Menurut Henry Fayol, seorang pencetus teori dan fungsi manajemen yang berasal dari Perancis, prinsip-prinsip umum manajemen terdiri dari : 1. Pembagian kerja (Division of work) 2. Wewenang dan tanggung jawab (Authority and responsibility) 3. Disiplin (Discipline) 4. Kesatuan perintah (Unity of command) 5. Kesatuan pengarahan (Unity of direction) 6. Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri 7. Penggajian pegawai 8. Pemusatan (Centralization) 9. Tingkatan (Hirarki) 10. Ketertiban (Order) 11. Keadilan dan kejujuran 12. Stabilitas kondisi karyawan 13. Prakarsa (Inisiative) 14. Semangat kesatuan, semangat korps 1.4 Unsur-unsur Manajemen U nsur-unsur manajemen pada umumnya terdiri dari 6 M yaitu Man, Money, Materials, Machines, Methode and Market . Diantara seluruh unsur tersebut manusia ( man ) adalah unsur yang paling penting didalam proses manajemen, 11 sebab manajemen itu ada karena adanya dua orang atau lebih bekerjasama dalam mencapai tujuan yang telah disepakati bersama. Dari unsur-unsur manajemen ini berarti manusia yang merumuskan tujuan, manusia yang menyusun organisasi sebagai wadah pencapaian tujuan, manusia pula yang mengendalikan serta menikmati hasil-hasil yang dicapai Dengan demikian jelas bahwa unsur-unsur manajemen tersebut dapat sebagai alat-alat sarana ( tools) bagi perusahaan untuk mencapai tujuannya atau suatu usaha untuk mencapai hasil yang telah ditetapkan. Adapun Tools ( alat sarana ) tersebut diantaranya : 1. Man ( Manusia / SDM ) Dalam manajemen faktor manusia adalah faktor yang paling menentukan. Manusia yang membuat tujuan dan manusia yang melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa ada manusia tidak ada proses kerja, sebab pada dasarnya manusia adalah mahluk kerja, oleh karena itu manajemen timbul karena adanya orang-orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan. 2. Money ( uang ) Uang merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan. Uang merupakan alat tukar dan alat pengukur nilai. Besar kecilnya hasil kegiatan dapat diukur dari jumlah uang yang beredar dalam perusahaan. Oleh karena itu uang merupakan alat ( tools ) yang penting untuk mencapai tujuan, karena segala sesuatu harus diperhitungkan secara rasional. Hal ini berhubungan dengan berapa uang yang harus disediakan untuk membayar gaji tenaga kerja, membeli alat-alat yang dibutuhkan dan berapa hasil yang akan dicapai oleh suatu organisasi. 3. Material ( bahan baku ) Material terdiri dari bahan mentah, setengah jadi ( raw material ) dan bahan jadi. Dalam dunia usaha selain manusia yang ahli dalam bidangnya, bahan baku merupakan sarana penting untuk mencapai hasil yang dikehendaki, karena bahan baku merupakan bahan dasar untuk terciptanya suatu produk 4. Machines ( mesin ) Dalam kegiatan perusahaan, mesin sangat diperlukan. Penggunaan mesin akan membawa kemudahan atau menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta menciptakan efisiensi kerja. Dengan menggunakan mesin akan mendapatkan hasil pekerjaan yang lebih banyak dibanding tanpa menggunakan mesin / tangan manusia sehingga pendapatan perusahaan akan semakin meningkat dan biaya operasional perusahaan akan semakin ringan. 12 5. Methods ( Metode ) Dalam pelaksanaan kerja metode kerja sangatlah diperlukan. Suatu tata cara kerja yang baik akan memperlancar jalannya pekerjaan. Sebuah metode dinyatakan sebagai penetapan cara pelaksanaannya dengan memberikan berbagai pertimbanganpertimbangan kepada sasaran, seperti fasilitas-fasilitas yang tersedia, penggunaan waktu yang efisien dan efektif, uang dan kegiatan usaha. Perlu diingat, meskipun metode baik sedangkan orang yang melaksanakan tidak mengerti atau tidak mempunyai pengalaman maka hasilnya tidak akan memuaskan. Dengan demikian peran utama dalam manajemen tetap manusia sebagai pengendalinya. 6. Market ( pasar ) Memasarkan produk suatu barang tentu sangat penting sebab bila barang yang diproduksi tidak laku dipasaran maka proses produksi akan berhenti. Oleh sebab itu penguasaan pasar dalam menyebarkan hasil produksi merupakan faktor penentu dalam pengembangan perusahaan. Agar pasar dapat dikuasai maka kualitas dan harga barang harus sesuai dengan selera konsumen dan daya beli / kemampuan masyarakat 1.5 Fungsi Manajemen K eberhasilan suatu kegiatan atau pekerjaan tergantung dari manajemennya. Pekerjaan itu akan berhasil apabila manajemennya baik dan teratur, dimana manajemen itu sendiri merupakan suatu perangkat dengan melakukan proses tertentu dalam fungsi yang terkait. Maksudnya adalah serangkaian tahap kegiatan mulai awal melakukan kegiatan atau pekerjaan sampai akhir tercapainya tujuan kegiatan atau pekerjaan. Pembagian fungsi manajemen menurut beberapa ahli manajemen, di antaranya yaitu : 1. Menurut Dalton E.M.C. Farland (1990) dalam “Management Principles and anagement” membagi fungsi manajemen terbagi menjadi : • Perencanaan (Planning). • Pengorganisasian (Organizing). • Pengawasan (Controlling). 2. Menurut George R. Ferry (1990) dalam “Principles of Management”, proses manajemen terbagi menjadi : 13 • Perencanaan (Planning). • Pengorganisasian (Organizing). • Pelaksanaan (Activating). • Pengawasan (Controlling). 3. Menurut H. Koontz dan O’Donnel (1991) dalam “The Principles of Management”, proses dan fungsi manajemen terbagi menjadi : • Perencanaan (Planning). • Pengorganisasian (Organizing). • Pengarahan (Directing). • Pengawasan (Controlling) Gambar 1.3 kegiatan dalam fungsi manajemen A. Fungsi-fungsi Manajemen : l) Fungsi perencanaan ( planning ) Pada hakekatnya perencanaan merupakan proses pengambilan merupakan dasar bagi kegiatan - kegiatan / tindakan - tindakan keputusan yang ekonomis dan efektif 14 pada waktu yang akan datang. Proses ini memerlukan pemikiran tentang apa yang perlu dikerjakan, bagaimana dan di mana suatu kegiatan perlu dilakukan serta yang bertanggung jawab terhadap siapa pelaksanaannya. G R Terry mengemukakan tentang planning sebagai berikut : “ Planning is the selecting and relating of facts and the making and using of assumptions regarding the future in the visualization and formulation of proposed activities believed necessary to achieve desired result” . ( Perencanaan adalah pemilihan dan penghubungan fakta-fakta serta pembuatan dan penggunaan perkiraan –perkiraan / asumsi – asumsi untuk masa yang akan datang dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan – kegiatan yang diperlukan untuk mencapai sasaran yang diinginkan. Perencanaan yang efektif didasarkan pada fakta dan informasi, bukan atas dasar emosi atau keinginan. Fakta yang relevan dengan situasi yang sedang dihadapi berhubungan erat dengan pengalaman dan pengetahuan seorang manajer. Dibutuhkan cara berfikir yang berefleksi juga dapat dibantu oleh imajinasi dan forecast. Ada beberapa jenis perencanaan yang sering dipergunakan oleh para manajer diantaranya : 1. Perencanaan Fisik ( physical planning ) Perencanaan tersebut meliputi perencanaan yang bersifat physic seperti perencanaan tata kota, perencanaan daerah, perencanaan pembangunan, jalan dan lain sebagainya 2. Perencanaan Fungsional ( Functional Planning ) Perencanaan yang berhubungan dengan perencanaan yang bersifat fungsional seperti perencanaan produksi, perencanaan keuangan, perencanaan pegawai, perencanaan penjualan, perencanaan advertensi dan lain sebagainya 3. Perencanaan Comprehensive ( Comprehensive Planning ) Perencanaan ini merupakan gabungan antara perencanaan fisik dan perencanaan fungsional, sebagai contoh seorang usahawan yang akan mendirikan pabrik tekstil maka ia akan merencanakan gedung pabrik, mesin-mesin produksi yang akan dihasilkan, tenaga kerja, keuangan, penjualan dan sebagainya Dilihat dari pertanyaan-pertanyaan pokok terhadap planning yang biasa disingkat 5W + 1H yaitu ( What, When, Why, Who, Where, + How ) Maka menurut G.R Terry ada beberapa keuntungan – keuntungan serta kekurangan-kekurangan dari adanya perencanaan, diantaranya : 15 1. Keuntungan dari perencanaan a. Perencanaan dapat membuat kegiatan dapat dilakukan secara teratur dan bertujuan ( planning makes for the utilization of purposeful and orderly activity) b. Perencanaan meminimalisir tindakan-tindakan yang tidak produktif ( Inproductive promotes the use of a measure of performance ) c. Perencanaan membantu penggunaan suatu alat pengukur hasil kerja ( Planning promotes the use of a measure of performance ) 2. Kekurangan- kekurangan dari perencanaan a. Informasi atau fakta-fakta yang dibutuhkan untuk meramalkan masa yang akan datang belum tentu tepat, sehingga manajer tidak akan dapat secara pasti meramalkan apa yang akan terjadi dimasa yang akan datang. b. Biaya yang diperlukan untuk menyusun suatu perencanaan yang lengkap sangat besar bahkan dapat melampaui hasil yang akan dicapai c. Secara psikologis orang-orang lebih suka memperhatikan masa sekarang daripada masa yang akan datang mengingat perencanaan berhubungan dengan masa yang akan dating 2) Fungsi pengorganisasian Fungsi pengorganisasian dapat didefinisikan sebagai proses menciptakan hubungan -hubungan antara fungsi-fungsi, personalia dan faktor fisik agar kegiatan kegiatan yang harus dilaksanakan disatukan dan diarahkan pada pencapaian tujuan bersama. Menurut Paul Bertholenenus dalam bukunya “An Outline of public Administration” menyebutkan : “ Organization is an arrangement, presumably logical of interdependent parts to form a unifield whole, trough which power and control can be exercised to the end of achieving a given purpose”. Organisasi adalah susunan yang agak logis dari bagian-bagian yang saling berhubungan untuk mewujudkan sesuatu keseluruhan yang bulat, sehingga kekuasaan dan pengawasan dapat dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 16 Beberapa pendapat para ahli tentang fungsi organisasi : a. Prinsip-prinsip organisasi menurut Harold Koontz terdiri dari 1. Prinsip of unity of Objective ( prinsip kesatuan tujuan ). Dalam organisasi harus ada kesatuan tujuan, dan kesatuan tujuan tersebut harus merata dari atas hingga ke bawah. 2. Prinsip of efficiency ( prinsip hasil guna ). Suatu organisasi dalam mencapai tujuannya harus dapat mempergunakan biaya yang sekecil-kecilnya dengan pengorbanan yang sedikit-dikitnya 3. Span of management principle ( prinsip rentang manajemen ) Seseorang terbatas didalam mengurus orang lain atau memimpin bawahannya. Batasan tersebut tidak tetap bagi setiap orang tergantung kepada kekomplekan hubungan antara atasan dan bawahan dan kepada kemampuan manajer. b. Prinsip-prinsip organisasi menurut G R Terry terdiri dari 1. The Objective (Tujuan ). 2. Authority and Respnsibility (wewenang dan tanggung jawab ) 3. Delegation and Authority ( pelimpahan wewenang ) 4. Assign the personal ( penempatan tenaga kerja ) 5. Sentralisai dan desentralisasi 3) Fungsi pengarahan / Actuating Pengarahan merupakan fungsi yang menstimulir tindakan-tindakan agar betul-betul dilaksanakan. Oleh karena tindakan – tindakan itu dilakukan oleh orang, maka pengarahan meliputi pemberian perintah – perintah dan motivasi pada personalia yang melaksanakan perintah-perintah tersebut. Pengarahan ( Actuating ) berasal Dari bahasa latin yaitu Acture. Terry mendefinisikan Actuating sebagai berikut : “Actuating is setting all members of the group to want to achieve and to stive to achieve the objective willingly and keeping with the managerial planning and organizing efforts”. Pengarahan adalah membangkitkan dan mendorong semua anggota kelompok agar supaya berkehendak dan berusaha dengan keras mencapai tujuan dengan ihklas serta serasi dengan perencanaan dan usaha-usaha pengorganisasian dari pihak pimpinan. 17 Faktor-faktor yang diperlukan dalam pengarahan diantaranya : 1. Kepemimpinan ( Leadership ) Kepemimpinan adalah kegiatan untuk mempengaruhi orang-orang agar berusaha dengan ihklas untuk mencapai tujuan bersama. Seorang manajer yang tidak memiliki kepemimpinan tidak akan mampu untuk mempengaruhi bawahannya untuk bekerja, sehingga manajer yang demikian gagal dalam menjalankan usahanya. Sifat-sifat kepemimpinan menurut Harold Koontz diantaranya adalah : a. Memiliki kecerdasan orang-orang yang dipimpinnya b. Mempunyai perhatian terhadap kepentingan yang menyeluruh c. Memiliki kelancaran dalam berbicara d. Matang dalam berfikir dan emosi e. Memiliki dorongan yang kuat dari dalam untuk memimpin f. Memahami / menghayati kepentingan kerja sama 2. Sikap dan Moral (Attitude and Morale ) Sikap ialah suatu cara memandang hidup, suatu cara berfikir, berperasaan dan bertindak. Oleh karena itu sikap manajer akan berbeda-beda sesuai dengan pola hidupnya. Beberapa sikap manajer dalam perusahaaan diantaranya : Sikap - sikap yang dimiliki oleh manajer dalam perusahaaan diantaranya : a. Sikap Feudal (feudal attitude ). Manajer yang mempunyai sikap cara berfikir, berperasaan dan bertindak sesuai dengan pola-pola kehidupan feodalisme, yaitu suka terikat oleh aturan-aturan tertentu yang telah teradat dan selalu ingin penghormatan yang serba lebih. Dengan demikian dalam masyarakat feudal sikap anggota masyarakat sesuai dengan pola hidup feodalisme yang akan sukar untuk melahirkan kepemimpinan demokratis dari para manajernya, mengingat manajer tersebut hidup dari masyarakat feudal. b. Sikap Kediktatoran ( Dictatorial attitude ), Manajer akan berfikir, berperasaan, dan bertindak sebagai diktator yang mempunyai kekuasaan mutlak sehingga bawahannya atau pekerjanya akan menjadi sasaran utama dari pada kekuasaannya. 3. Tata Hubungan (Comunication ) Komunikasi membantu perencanaan managerial dilaksanakan dengan efektif, pengorganisasian managerial yang dilaksanakan dengan efektif dengan penggerakan managerial yang diikuti dengan efektif dan dengan pengawasan yang diterapkan dengan efektif akan menciptakan hasil yang memuaskan. 18 Didalam manajemen komunikasi terbagi dalam beberapa macam diantaranya : a. Komunikasi Intern yaitu terjadinya komunikasi yang baik yang dilakukan dalam organisasi, baik antara atasan dengan atasan, atau bawahan dengan bawahan atau antara atasan dengan bawahan. b. Komunikasi ekstern yaitu komunikasi yang dilakukan diluar organisasi c. Komunikasi Horizontal yaitu komunikasi yang dilakukan baik intern maupun ektern antar jabatan yang sama d. Komunikasi vertical yaitu komunikasi yang dilakukan dalam intern organisasi baik antara atasan dan bawahan atau sebaliknya dalam suasana formil 4. Perangsang (Incentive ) Insentif adalah sesuatu yang menyebabkan atau menimbulkan seseorang bertindak 5. Supervisi ( Supervision ) Menurut Terry Supervisi adalah kegiatan pengurusan dalam tingkatan organisasi dimana anggota manajemen dan bukan anggota manajemen saling berhubungan secara langsung. Dengan demikian tugas supervisor sangat berat karena harus dapat menemukan kesalahan-kesalahan dan memperbaikinya, serta memberikan petunjuk untuk menyelesaikan suatu pekerjaaan dan memberikan saran serta nasehat kepada pegawai yang mengalami kesulitan. 6. Disiplin (Discipline ) Disiplin adalah latihan pikiran, perasaan, kehendak dan watak untuk melahirkan ketaatan dan tingkah laku yang teratur. Jenis disiplin terbagi dalam dua bagian yaitu : a. Self Imposed Discipline ( disiplin yang timbul dengan sendirinya ) b. Command Discipline ( disiplin berdasarkan perintah ) 4) Fungsi pengkoordinasian Suatu usaha yang terkoordinir dengan baik di mana kegiatan karyawan harmonis, terarah dan diintergrasikan menuju itu tujuan - tujuan bersama akan dapat mencapai kesuksesan dengan cepat. Karena dengan pengkoordinasian yang baik akan menghindari adanya kesalahan dan permasalahan yang berkepanjangan dan membuat karyawan termotivasi untuk semangat bekerja dan apa yang menjadi tujuan perusahaan akan tercapai dengan baik sesuai dengan rencana. Dengan demikian koordinasi sangat 19 diperlukan dalam organisasi agar diperoleh kesatuan bertindak dalam rangka pencapaian tujuan organisasi. 5)Fungsi Pengawasan ( Controlling ) Fungsi pengawasan pada hakekatnya mengatur apakah persyaratan - persyaratan yang ditentukan dalam kegiatan sesuai dengan rencana. Sehingga pengawasan membawa kita pada fungsi perencanaan. Makin jelas. lengkap serta terkoordinir rencanarencana makin lengkap pula pengawasan. Maksud dan tujuan Pengawasan adalah a. Untuk mengetahui jalannya pekerjaan apakah lancar atau tidak b. Untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan yang dibuat oleh pegawai dan mengusahakan pencegahan agar supaya tidak terulang kembali kesalahan yang sama atau timbulnya kesalahan-kesalahan baru. c. Untuk mengetahui apakah pelaksanaan biaya sesuai dengan program ( fase tingkatan pelaksanaan ) seperti yang telah ditentukan dalam perencanaan atau tidak d. Untuk mengetahui apakah pelaksanaan kerja sesuai dengan prosedur dan kebijaksanaan yang telah ditentukan. Cyril O’Donnell dalam bukunya ”Principles of Management” menetapkan prinsip-prinsip pengawasan agar supaya pengawasan tersebut berjalan efektif, sebagai berikut : a. Prinsip tercapainya tujuan (Principles of assurance of Objective ) Pengawasan ( controlling ) harus ditujukan terhadap tercapainya tujuan yaitu dengan mengadakan koreksi untuk menghindarkan penyimpangan / deviasi dari rencana yang sudah dibuat b. Prinsip Effisiensi Pengawasan (Principles of efficiensy of control ) Pengawasan akan efisien bilamana dapat menghindarkan penyimpangan- penyimpangan dari rencana yang sudah ditetapkan, sehingga tidak timbul hal-hal lain diluar dugaan c. Prinsip tanggung jawab Pengawasan ( Principles of control of Responsibility ) Pengawasan (Controlling ) hanya dapat dilaksanakan apabila manajer bertanggung jawab penuh terhadap pelaksanaan sesuai dengan perencanaan 20 Bila dilihat dari Proses dalam pelaksanaannya maka Manajemen dapat dikategorikan dalam 3 proses yaitu meliputi : • Input (sumber daya) - Man, materials, money, machine, method, information • Proses - Perencanaan : menilik tujuan dan cara pencapaian - Pengorganisasian : pemenuhan tanggung jawab untuk pencapain tujuan - Kepemimpinan : menggunakan pengaruh untuk memotivasi bawahan - Pengendalian : mengawasi kegiatan dan melaksanakan koreksi • Output (kinerja) - Mencapai tujuan, produk, jasa, efisiensi, efektivitas Kinerja adalah Kemampuan organisasi untuk mempertahankan tujuannya dengan menggunakan sumber daya secara efektif dan efisien. Effectiveness (Efektivitas) : → melakukan pekerjaan dengan benar Sejauhmana organisasi mencapai tujuan yang telah ditentukan Kemampuan untuk menentukan tujuan yang memadai “melakukan hal yang tepat.” Efficiency (Efisiensi) → melakukan pekerjaan dengan benar atau sesuai standar dengan sejumlah sumber daya yang digunakan untuk mencapai tujuan. Kemampuan untuk meminimalkan penggunaan sumber daya dalam mencapai tujuan organisasi “melakukan sesuatu dengan tepat.”. Orang yang bertanggung jawab untuk mengarahkan usaha yang bertujuan membantu organisasi dalam mencapai sasarannya disebut Manajer (Manager). Ukuran seberapa efektif dan efisien seorang manajer, seberapa baik dia menetapkan dan mencapai tujuan yang memadai disebut Managerial Performance (Prestasi Kerja Manajer). Peran manajerial dalam manajemen Yaitu 1. Peran antar pribadi, misalnya memimpin, sebagai penghubung atau liason atau sebagai symbol. 2. Peran informasional, misalnya memonitor apa yang terjadi, berbagi informasi dengan rekan anda, sebagai juru bicara. 21 3. Peran memutuskan, misalnya mengambil inisiatif, menangani ketidak cocokan, mengalokasikan sumber daya dan melakukan negosiasi dengan mitra kerja. Gambar 1.4 Fungsi Manajemen 1.6 Tingkatan dalam Manajemen P iramida tingkatan manajer dalam suatu organisasi dengan struktur tradisional berdasarkan tingkatannya sering dikelompokkan menjadi manajer puncak, manajer tingkat menengah dan manajer lini pertama ( biasanya digambarkan dalam bentuk piramida, dimana jumlah karyawan lebih besar dibagian lini ( bawah ) dari pada di bagian puncak. Berikut Tingkatan Manajemen mulai dari tingkat bawah ke atas : 1. Manajemen lini pertama atau tingkat pertama (First line or first level management) Dikenal dengan istilah Manajemen operasional , mereka merupakan manajemen tingkat “pertama” atau terendah dari manajemen dalam hierarki organisasi. Mereka bertugas memimpin dan mengawasi karyawan non manajerial yang terlibat dalam proses produksi. Kebutuhan keterampilan  Technical Skill (keterampilan teknik) yaitu : kemampuan menggunakan prosedur, teknik dan pengetahuan bidang khusus. 22 Contoh : Supervisor ( penyelia ), Manajer Shift, manajer area, manajer kantor, mandor ( foreman). 2. Manajemen tingkat menengah (Middle management) Manajer yang berada ditengah-tengah dalam hierarki organisasi, mereka bertanggung jawab atas manajer lain dan kadang-kadang terhadap beberapa karyawan operasional, mereka juga bertanggung jawab kepada manajer yang lebih senior. Kebutuhan keterampilan  Human Skill (keterampilan manusiawi) yaitu : kemampuan untuk bekerja sama, memahami dan memotivasi orang lain sebagai individu atau dalam kelompok Contoh : Direktur Produksi, Pemasaran, Kepala Divisi. Project Manager 3. Manajemen puncak (Top management) Manajemen yang bertanggung jawab atas seluruh manajemen organisasi. Bertugas merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya perusahaan. Kebutuhan keterampilan  Conceptual Skill (keterampilan konseptual) yaitu : kemampuan untuk mengkoordinasikan dan mengintegrasikan semua kepentingan dan aktivitas organisasi. Contoh : Dirut, Presiden Direktur, CEO ( Chief Executive Officer ). CFO ( Chief Financial Officer ) Klasifikasi manajer berdasarkan Keahlian atau Keterampilan 1. Ketrampilan Konseptual (Conceptual Skill) Kemampuan kognitif ( pengalaman, integensia ) untuk melihat organisasi secara keseluruhan dan keterkaitan diantara bagian - bagiannya. Berarti kemampuan untuk berfikir strategis (mengambil pandangan yang luas dan bersifat jangka panjang ). Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan konseptual yaitu untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga merupakan keterampilan untuk membuat rencana kerja. 23 2.Ketrampilan Hubungan dengan orang lain (Human Skill ) Kemampuan manajer untuk bekerja dengan dan melalui orang lain . Selain memiliki kemampuan konsepsional, seorang manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah 3. Ketrampilan tehnis (Technical Skill ) Adalah pemahaman dan kefasihan dalam melakukan tugas tertentu, mencakup penguasaan metode, teknik dan peralatan yang digunakan. Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain. Gambar 1.5 Tingkatan dalam manajemen dan ketrampilan yg dimiliki 24 Selain tiga keterampilan dasar di atas, Ricky W. Griffin menambahkan dua keterampilan dasar yang perlu dimiliki manajer, yaitu 1. Keterampilan manajemen waktu Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan contoh kasus Lew Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer, Frankfort digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah $800 per jam—sekitar $13 per menit. Dari sana dapat kita lihat bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan. Kebanyakan manajer, tentu saja, memiliki gaji yang jauh lebih kecil dari Frankfort. Namun demikian, waktu yang mereka miliki tetap merupakan aset berharga, dan menyianyiakannya berarti membuang-buang uang dan mengurangi produktivitas perusahaan. 2. Keterampilan membuat keputusan Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager). Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik. Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar. Klasifikasi Manajer berdasarkan aktivitas yang dilakukan : 1. Manajer fungsional (Fungtional Manager) Seseorang yang bertanggung jawab hanya pada satu aktivitas organisasi, seperti manajemen keuangan atau MSDM. 25 2. Manajer umum (General Manager) Seseorang yang bertanggung jawab atas semua aktivitas, seperti produksi, penjualan, pemasaran dan keuangan untuk sebuah organisasi seperti sebuah perusahaan atau sebuah anak perusahaan. Klasifikasi Manajer berdasarkan luas ruang lingkup tugas a. General Manager Manajer yang bertanggung jawab terhadap beberapa departemen yang menjalankan fungsi yang berbeda atau manajer yang bertanggung jawab untuk divisi yang berdiri sendiri (mandiri). b. Functional Manager Manajer yang bertanggung jawab atas departemen yang menjalankan tugas fungsional tunggal serta memiliki karyawan dengan pelatihan dan keahlian yang serupa. Contoh : Direktur Produksi, Pemasaran, Kepala Divisi. 26 Soal latihan : 1. Apa yang dimaksud dengan manajemen 2. Kapan dan dimana awal pertama kali ilmu manajemen dilaksanakan dan diterapkan dalam kehidupan sehari-hari 3. Sebutkan dan jelaskan unsur-unsur manajemen 4. Manajemen adalah Ilmu dan seni, jelaskan sejauhmana hubungan ilmu dan seni dalam manajemen dan bagaimana penerapannya dalam kehidupan berorganisasi 5. Dalam manajemen kita mengenal adanya tingkatan / golongan, sebutkan dan jelaskan tingkatan tersebut. 6. Ketrampilan apa yang harus dimiliki oleh masing-masing tingkatan dalam manajemen, jelaskan 7. Sebutkan tipe-tipe pimpinan atau manajer yang diperlukan dalam manajemen . 8. Kemampuan apa yang harus dimiliki oleh seorang manajer . 9. Jelaskan hubungan antara fungsi perencanaan dengan fungsi manajemen lainnya dalam pengambilan suatu keputusan 10. Sebutkan macam-macam komunikasi, mengapa komunikasi tersebut sangat penting dalam suatu organisasi 11. Sebutkan sifat-sifat kepemimpinan menurut Harold Koontz 12. Sebutkan dan jelaskan kebaikan-kebaikan dalam pembuatan sebuah perencanaan bagi perusahaan 13. Apa kekurangan – kekurangan yang menjadi penghambat organisasi dalam pembuatan perencanaan. 14. Apa yang dimaksud dengan Prinsip kesatuan tujuan dalam organisasi 15. Mengapa dalam dunia usaha saat ini Morale and Attitude merupakan faktor utama dalam pergerakan manajemen perusahaan 27 28 29 BAB 2 MANAJEMEN ISLAMI Tujuan Pembelajaran Setelah mengikuti perkuliahan ini mahasiswa diharapkan akan dapat menjelaskan pengertian / definisi tentang manajemen Islami ,Tipe manajemen yang Islami, hal-hal yang dibahas dalam manajemen Islami, dasar pentingnya manajemen menurut pandangan Islam, 4 Pilar dalam manajemen Islami, Jiwa yang harus dimiliki oleh pemimpin Islami 2.1 Pengertian P emimpin adalah orang yang mau bekerja, mau membangkitkan semangat kerja baik dalam diri sendiri maupun jiwa orang lain untuk mencapai tujuan tertentu secara bersama-sama dengan memperhatikan proses kerja yang baik dengan memilih pelaksanaanpelaksanaan, melatihnya , mendukungnya dan mengawasinya ( Jaim bin Muhalhil al Yasin ) Manajemen Islami adalah manajemen ( ilmu dan seni ) yang mengatur sesuatu agar dilaksanakan dengan baik, tepat, terarah dan efisien sesuai dengan yang disyariatkan dalam ajaran Islam. Dan dalam ajaran Islam juga diajarkan bagaimana segala sesuatu pekerjaan harus dilakukan secara benar, tertib, teratur dan rapi. Jadi Mengapa kita perlu untuk belajar teori Manajemen Islami ? 1. Teori memberikan fokus yang mantap untuk memahami apa yang kita alami. Sebuah teori menyediakan kriteria untuk menentukan apa yang relevan dan sebenarnya. 2. Teori mempermudah kita berkomunikasi dengan efisien dan dengan demikian bergerak kearah hubungan yang semakin lama semakin kompleks dengan orang lain. 3. Teori membuat kita, bahkan menantang kita untuk terus belajar mengenai dunia kita secara nyata dan sesuai dengan kaidah Islami. 28 Seperti dalam sebuah hadist yang diriwayatkan oleh Imam Thabrani yang artinya : ” Sesungguhnya Allah sangat mencintai orang yang jika melakukan sesuatu pekerjaan dilakukan secara itqan ( tepat, terarah, jelas dan tuntas )”. Allah telah mengatur kehidupan manusia dengan meninggikan "derajat" sebagian dibanding yang lain agar mereka dapat "mempergunakan" sebagian yang lain. Prinsip ini adalah dasar bagi manajemen Islami dimana Allah telah mengatur sedemikian rupa agar orang-orang yang memiliki derajat lebih tinggi tadi betul-betul dapat mengatur orang lain secara baik (efektif dan efisien) demi mencapai kehidupan yang lebih baik. Seperti dalam Firman Allah dalam Al-Qur’an surat Az Zukhruf (43):32. yang artinya :”Apakah mereka yang membagi-bagi rahmat Tuhanmu? Kami telah menentukan antara mereka penghidupan mereka dalam kehidupan dunia, dan kami telah meninggikan sebahagian mereka atas sebagian yang lain beberapa derajat, agar sebagian mereka dapat mempergunakan sebagian yang lain. Dan rahmat Tuhanmu lebih baik dari apa yang mereka kumpulkan (Az Zukhruf (43):32). Ayat ini juga memiliki makna luas mengenai pentingnya peran pimpinan dalam perusahaan. Dalam ayat berikut juga dibahas mengenai ketaatan terhadap pemimpin. “ Hai orang-orang yang beriman, taatilah Allah dan taatilah Rasul(-Nya), dan ulil amri diantara kamu. Kemudian jika kamu berlainan pendapat tentang sesuatu, maka kembalikanlah ia kepada Allah (Al-Qur'an) dan Rasul (sunnahnya), jika kamu benar-benar beriman kepada Allah dan hari kemudian. Yang demikian itu lebih utama (bagimu) dan lebih baik akibatnya”. Demikian pula ketika kita melakukan sesuatu itu dengan baik, benar, terarah dan terorganisir dengan rapi, maka kita akan terhindar dari keragu-raguan dalam memutuskan suatu pekerjaan. Sesuatu yang dilakukan dengan didasarkan pada keragu-raguan maka akan menghasilkan pekerjaan yang tidak optimal ( tidak sempurna ). Dan pekerjaan akan lebih 29 sempurna apabila dikerjakan secara bersama-sama atau terorganisir dibanding dengan dikerjakan sendiri. Oleh karena itu dalam dalam manajemen Islami yang perlu dibahas adalah 1. Perilaku / ahlak yang baik ( niat ikhlas, tatacara pelaksanaan sesuai dengan syariah, dilakukan dengan sungguh-sungguh ) 2. Struktur organisasi yang sesuai 3. System yang terarah Menurut Abu Sin, Ilmu Manajemen (scientific management) adalah ilmu yang hanya menekankan pada pentingnya efisiensi dan kompensasi ekonomis sebagai insentif utama bagi pekerja, padahal efisiensi menjadi kontra produktif bila pekerja merasa diperlakukan seperti robot dan berapapun besarnya kompensasi ekonomis akan terasa kurang bila kebutuhan psikologis mereka tidak terpenuhi. Bahkan, dengan adanya konsep ini akan menimbulkan pertentangan antara karyawan dengan pimpinan yang sebenarnya tidak perlu terjadi dalam suatu organisasi. Abu Sin berpendapat ada empat hal yang harus terpenuhi oleh sebuah organisasi / perusahaan untuk dapat dikategorikan / masuk kedalam manajemen Islami yaitu : Pertama, manajemen Islami harus didasari pada nilai-nilai dan akhlak Islami. Etika bisnis Islami yang ditawarkan Salafy dan Salam berlaku universal tanpa mengenal ras dan agama. Boleh saja berbisnis dengan label Islam dengan segala atributnya, namun bila nilai-nilai dan akhlak berbisnis ditinggalkan, maka cepat atau lambat kegiatan bisnisnya akan hancur. Sesuai dengan Firman Allah dalam Al-Qur’an surat At Taubah ayat 105 yang berbunyi : ” Dan katakanlah, bekerjalah kamu, karena Allah dan Rasulnya serta orang-orang beriman akan melihat pekerjaanmu, dan kamu akan dikembalikan kepada (Allah) Yang Maha Mengetahui akan yang ghaib dan yang nyata, lalu diperintahkanNya kepada kamu apa yang telah kamu kerjakan”. (At-Taubah : 105) Kedua, kompensasi ekonomis dan penekanan terpenuhinya kebutuhan dasar pekerja. Cukuplah menjadi suatu kezaliman bila perusahaan memanipulasi semangat jihad seorang pekerja dengan menahan haknya, kemudian menghiburnya dengan pahala yang besar. Urusan 30 pahala, Allah yang mengatur. Urusan kompensasi ekonomis, kewajiban perusahaan membayarnya. Ketiga, faktor kemanusiaan dan spiritual sama pentingnya dengan kompensasi ekonomis. Pekerja diperlakukan dengan hormat dan diikut sertakan dalam pengambilan keputusan. Tingkat partisipatif pekerja tergantung pada intelektual dan kematangan psikologisnya. Bila hak-hak ekonomisnya tidak ditahan, dan adanya kebersamaan didalam perusahaan maka pekerja dengan semangat jihad akan mau dan mampu melaksanakan tugasnya jauh melebihi kewajibannya. Keempat, sistem dan struktur organisasi sama pentingnya. Kedekatan antara atasan dan bawahan dalam ukhuwah Islamiyah,tidak berarti menghilangkan otoritas formal dan ketaatan pada atasan selama tidak bersangkut dosa. Dan Islam sangat menyukai kepemimpinan yang terstruktur agar jelas sistem dan aturan kerjanya, agar terjadi suatu keadilan dalam menjalankan pekerjaan yang dijalankannya. Sesuai dengan Firman Allah dalam Al-Qur’an surat Ash Shaf : 4 yang artinya : “Sesungguhnya Allah mencintai orang-orang yang berjuang dijalan-Nya dalam barisan yang teratur ( tersusun rapi), mereka seakan-akan seperti suatu bangunan yang tersusun kokoh” Seorang manajer harus memiliki empat sifat utama itu agar manajemen yang dijalankannya mendapatkan hasil yang maksimal, dan yang paling penting dalam manajemen berdasarkan pandangan Islam adalah harus ada sifat ri'ayah atau jiwa kepemimpinan. Selain keempat hal yang harus terpenuhi oleh sebuah organisasi / perusahaan untuk dapat dikategorikan / masuk kedalam manajemen Islami seperti yang disebutkan diatas maka ada juga empat landasan untuk mengembangkan manajemen menurut pandangan Islam, yaitu 1. kebenaran, Pekerjaan akan sukses apabila dilakukan dengan benar dan sesuai dengan prosedur, karena apabila manajemen yang dilakukan oleh perusahaan berjalan dengan baik dan benar maka apa yang menjadi tujuan perusahaan untuk mencapai kesuksesan akan berjalan dengan baik. Firman Allah SWT, “Boleh jadi kalian membenci sesuatu, padahal itu lebih baik bagi kalian” (QS Al-Baqarah: 161). 2. kejujuran, 31 Dalam menjalankan aktivitas sehari-hari terutama dalam bekerja, kejujuran merupakan hal terpenting yang harus kita lakukan, dengan adanya transparasi dan akuntabilitas dalam setiap laporan kegiatan dan controlling dapat mencegah karyawan untuk melakukan penyelewengan anggaran dan waktu kerja. Untuk itu tugas manajer dalam memotivasi karyawan dan melakukan pengawasan sangat diperlukan dalam suatu organisasi, seperti hadist yang diriwayatkan oleh HR. Ahmad, Thabrani dan Hakim yang berbunyi :"Seutama-utama usaha dari seseorang adalah usaha para pedagang yang bila berbicara tidak berbohong, bila dipercaya tidak berkhianat, bila berjanji tidak ingkar, bila membeli tidak menyesal, bila menjual tidak mengada-ada, bila mempunyai kewajiban tidak menundanya dan bila mempunyai hak tidak menyulitkan" (HR. Ahmad, Thabrani dan Hakim). Dan Al Qur'an juga mengharuskan bersikap jujur dalam berdagang, berniaga dan atau jual beli, sudah diterangkan dengan sangat jelas dan tegas yang antara lain kejujuran tersebut –di beberapa ayat– dihubungkan dengan pelaksanaan timbangan. Sesuai dengan Firman Allah dalam surat Al An'aam (6):152. Yang berbunyi Artinya " Dan janganlah kamu dekati harta anak yatim, kecuali dengan cara yang lebih bermanfaat, hingga sampai ia dewasa. Dan sempurnakanlah takaran dan timbangan dengan adil. Kami tidak memikulkan beban kepada sesorang melainkan sekedar kesanggupannya. Dan apabila kamu berkata, maka hendaklah kamu berlaku adil, kendatipun ia adalah kerabat(mu), dan penuhilah janji Allah. Yang demikian itu diperintahkan Allah kepadamu agar kamu ingat. " . Mohammad Hidayat, seorang konsultan bisnis syariah, juga menekankan tentang pentingnya unsur kejujuran dan kepercayaan didalam manajemen Islam. Beliau mencontohkan Nabi Muhammad SAW sebagai orang yang sangat terpercaya dalam menjalankan manajemen bisnisnya di zamannya. Dan manajemen yang dicontohkan oleh 32 Nabi Muhammad SAW adalah dengan menempatkan manusia bukan sebagai faktor produksi yang semata-mata diperas tenaganya untuk mengejar target produksi. 3.keterbukaan, Agar terhindar dalam adanya demo dari karyawan karena ketidakpuasan mereka terhadap sistem dan pendapatan yang mereka terima, maka perusahaan perlu melakukan pendekatan secara kekeluargaan yaitu dengan adanya keterbukaan terhadap kegiatan dan kondisi yang sedang dialami oleh perusahaan. Dengan demikian karyawan tahu tentang kondisi dan kemajuan perusahaan yang dijalaninya. Dalam banyak organisasi yang memiliki kultur kuat dan berhasil dalam bersaing, selalu tertanam mentalitas "positip" semacam ini. Dalam banyak literatur dari filsuf terkenal, hasil penelitian ilmiah baik di masa lalu maupun masa kini, selalu tercantum pentingnya menjaga semangat kebersamaan dan selalu memandang kedepan, optimis dan positif. Sikap positif menumbuhkan motivasi, menumbuhkan suasana saling menghormati dan tidak saling menyalahkan. Firman Allah dalam surat Az-Zalzalah (90) : 7-8 yang berbunyi Artinya : “ Barang siapa yang mengerjakan amal kebajikan seberat atom ( zarrah ) pun niscaya dia akan melihat balasannya , dan Barang siapa yang mengerjakan perbuatan jahat seberat atom ( zarrah ) pun niscaya dia akan melihat balannya pula.” surat (99) Az- Zalzalah : 7-8 4. dan keahlian. Penempatan karyawan sesuai dengan keahliannya adalah sangat penting bagi kelangsungan kinerja perusahaan, karena dengan penempatan karyawan yang benar akan mempermudah bagi karyawan untuk bekerja secara efisien dan efektif, sehingga apa yang menjadi tujuan perusahaan dapat tercapai sesuai rencana 1. Surat (6) Al An’am : 165 33 ٓ ٓ ‫ﺖ ِﻟّ َﻴ ْﺒﻠُ َﻮ ُﻛ ْﻢ ِﻓﻰ َﻣﺎ‬ ٍ ٰ‫ﺾ ﺩَ َﺭﺟ‬ ٍ ‫ﻀ ُﻜ ْﻢ َﻓ ْﻮﻕَ َﺑ ْﻌ‬ ِ ‫ﻒ ْﺍﻷ َ ْﺭ‬ َ ‫ﺽ َﻭ َﺭ َﻓ َﻊ َﺑ ْﻌ‬ َ ِ‫َﻭ ُﻫ َﻮ ﺍﻟﱠﺬِﻯ َﺟ َﻌ َﻠ ُﻜ ْﻢ ﺧ َٰﻠﺌ‬ ﴾١٦٥:‫ﱠﺭ ِﺣﻴ ۢ ٌﻢ ﴿ﺍﻷﻧﻌﺎﻡ‬ ‫ﻮﺭ‬ ٌ ُ‫ﺏ َﻭ ِﺇﻧﱠ ۥﻪُ َﻟ َﻐﻔ‬ ِ ‫ﺳ ِﺮﻳ ُﻊ ْﺍﻟ ِﻌ َﻘﺎ‬ َ ‫َءﺍﺗ َ ٰﯨ ُﻜ ْﻢ ۗ ِﺇ ﱠﻥ َﺭﺑ َﱠﻚ‬ Artinya Dan Dialah yang menjadikan kamu penguasa-penguasa di bumi dan Dia meninggikan sebahagian kamu atas sebahagian (yang lain) beberapa derajat, untuk mengujimu tentang apa yang diberikan-Nya kepadamu. Sesungguhnya Tuhanmu amat cepat siksaan-Nya dan sesungguhnya Dia Maha Pengampun lagi Maha Penyayang. Surat (6) Al An’am : 165 Dari keempat landasan dalam pengembangan manajemen menurut pandangan Islam tersebut dapat diungkapkan seperti dalam Firman Allah dalam Al-Qur’an surat At-taubah: 105 yang berbunyi : “dan katakanlah : Bekerjalah kamu, maka Allah dan Rasulnya serta orang-orang mukmin akan melihat pekerjaanmu, dan kamu akan dikembalikan kepada (Allah) Yang Maha Mengetahui akan yang ghaib dan yang nyata, lalu diperintahkanNya kepada kamu apa yang telah kamu kerjakan”. (At-Taubah : 105) 2.2 Tipe Manajemen Islami K epemimpinan” menurut Islam merupakan faktor utama dalam konsep manajemen, Manajemen menurut pandangan Islam merupakan manajemen yang adil dan bijaksana. Batasan adil adalah pimpinan tak ''menganiaya'' bawahan dan bawahan tak merugikan perusahaan, dan bijaksana adalah dimana pimpinan dan karyawan bersama-sama membangun perusahaan untuk kemajuan bersama. Bentuk penganiayaan yang sering dilakukan perusahaan pada karyawannya adalah mengurangi atau tidak memberikan haknya kepada bawahannya dan memaksa bawahannya untuk bekerja melebihi ketentuan yang telah ditetapkan. ''Jika seorang manajer mengharuskan bawahannya bekerja melampaui waktu 34 kerja yang ditentukan, maka sebenarnya manajer itu telah mendzalimi bawahannya. Ini sangat ditentang oleh Islam, dan kesepakatan kerja adalah hal yang baik dibuat untuk kepentingan bersama antara pimpinan dan bawahan. Dan setiap permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan dan sebelum perusahaan mengambil keputusan hendaknya melakukan musyawarah kepada karyawan yang ada dilingkungan perusahaan tersebut. Menurut Mohammad Hidayat, seorang konsultan bisnis syariah, menekankan pentingnya unsur kejujuran dan kepercayaan dalam manajemen Islam. ''Nabi Muhammad SAW adalah seorang yang sangat terpercaya dalam menjalankan manajemen bisnisnya,''. Manajemen yang dicontohkan Nabi Muhammad SAW, adalah menempatkan manusia sebagai postulatnya atau sebagai fokusnya, bukan hanya sebagai faktor produksi yang semata diperas tenaganya untuk mengejar target produksi.Nabi Muhammad SAW dalam mengelola (manage) dan mempertahankan (mantain) kerjasama dengan stafnya dalam waktu yang lama dan bukan hanya hubungan sesaat. ''Salah satu kebiasaan nabi adalah dengan memberikan reward dan funishmend atas kreativitas dan prestasi yang ditunjukkan stafnya. Manajemen Islam pun tak mengenal perbedaan perlakuan (diskriminasi) berdasarkan suku, agama, atau pun ras. ''Nabi Muhammad SAW bahkan pernah bertransaksi bisnis dengan kaum Yahudi. Ini menunjukkan bahwa Islam menganjurkan pluralitas dalam bisnis maupun manajemen,'' Ada empat pilar etika manajemen bisnis menurut Islam seperti yang dicontohkan Nabi Muhammad SAW. Pertama, 'tauhid' yang berarti memandang bahwa segala aset dari transaksi bisnis yang terjadi di dunia adalah milik Allah, manusia hanya mendapatkan amanah untukmengelolanya. Kedua, 'adil', artinya segala keputusan menyangkut transaksi dengan lawan bisnis atau kesepakatan kerja harus dilandasi dengan ''akad saling setuju'' dengan sistem profit and loss sharing. Pilar ketiga adalah 'kehendak bebas.' Manajemen Islam mempersilahkan umatnya untuk menumpahkan kreativitas dalam melakukan transaksi bisnisnya sepanjang memenuhi asas hukum ekonomi Islam, yaitu halal. Dan keempat adalah 'pertanggungjawaban.' Semua keputusan seorang pimpinan harus dipertanggungjawabkan oleh yang bersangkutan. Keempat pilar tersebut akan membentuk konsep etika manajemen yang fair ketika melakukan 35 kontrak - kontrak kerja dengan perusahaan lain atau pun antara pimpinan dengan bawahan. Beberapa tipe Manajer yang diperlukan dalam manajemen Islami : 1. Tegas, 2. Percaya diri 3. Memiliki kecerdasan dan mampu untuk mengambil keputusan 4. Memiliki Kemampuan fungsional dan ketrampilan individual 5. Musyawarah / kebersamaan 6. Luwes / fleksibel dalam menjalankan kegiatan perusahaan 7. Keterbukaan dan mampu memahami orang-orang yang dipimpinnya 8. Pemahaman yang dalam terhadap tujuan Organisasi 9. Berani 10. Mampu memberikan motivasi / pengarahan kepada bawahannya 11. Mampu menempatkan dan memberikan job sesuai dengan keahliannya 2.3 Ciri-ciri manajemen Islami H JM Anowar, konsultan manajemen internasional, melihat ciri manajemen Islami adalah sebagai sebuah amanah. ''Jabatan merupakan amanah yang harus dipertanggungjawabkan kepada Allah,'' katanya.Seorang manajer, harus memberikan hak-hak orang lain, baik mitra bisnisnya ataupun karyawannya. ''Pimpinan harus memberikan hak untuk beristirahat dan hak untuk berkumpul dengan keluarganya kepada bawahannya. Ini merupakan nilai-nilai yang diajarkan manajemen Islam,''. Ciri-ciri lain dari manajemen Islami yang membedakannya dari manajemen ala Barat adalah seorang pimpinan dalam manajemen Islami harus bersikap lemah lembut terhadap bawahan. Contoh kecil seorang manajer yang menerapkan kelembutan dalam hubungan kerja adalah selalu memberikan senyum ketika berpapasan dengan karyawan dan mengucapkan terima kasih ketika pekerjaannya sudah selesai. Namun, kelembutan tersebut tak lantas menghilangkan ketegasan dan disiplin. Jika karyawan tersebut melakukan kesalahan, peraturan atau sistem kerja tetap diberlakukan. Penegakkan aturan harus konsisten dan tak pilih kasih. Untuk aspek keadilannya, menekankan pentingnya reward control / pengawasan dalam suatu hubungan kerja perlu ditegakkan. ''Islam juga mengajarkan kita sebagai manusia 36 harus bersyukur kepada manusia sebelum bersyukur kepada Allah,'' Artinya, seorang karyawan yang memiliki prestasi tinggi harus mendapat penghargaan khusus. Bentuk penghargaan bukan hanya berupa materi, tapi juga berupa perhatian dan peningkatan karier. Seperti bagaimana seorang manajer dapat mengetahui tanggal lahir karyawanterdekatnya? Selain itu, setiap pekerjaan harus dilandasi dengan niat yang baik. Karena, niat baik akan menuntun kita melakukan pekerjaan dengan baik untuk hasil yang baik pula. ''Islam mengajarkan sesuatu harus diawali dengan niat baik,'' tegasnya. Seperti Firman Allah dalam Al-Qur’an surat az-Zalzalah :7-8 artinya ”Barangsiapa yang mengerjakan kebaikan sebesar dzarahpun, niscaya Dia akan melihat (balasannya). Dan barang siapa yang mengerjakan kejahatan sebesar dzarahpun, niscaya Dia akan melihat balasannya pula”. Jadi dari ciri-ciri manajemen yang Islami diatas dapat disimpulkan bahwa Sifat- sifat yang harus dimiliki oleh pemimpin Islami yang sukses adalah : 1. Memiliki kemampuan berinteraksi dengan orang lain 2. Komitmen dan sensitif dengan sikap kepemimpiannnya 3. Amanah dan mampu menumbuhkan hubungan yang didasari oleh rasa saling percaya, menghormati dan menghargai 4. Kemampuan untuk mengambil keputusan yang benar dan pada waktu yang tepat 5. Memiliki keberanian dan kemauan yang kuat 6. Memiliki pribadi yang tenang dan tabah dalam menghadapi cobaan 7. Bertanggung jawab 8. Saling mempercayai dan mencintai antara pemimpin dan anggotanya 9. Gesit 10. Mempunyai latar belakang yang cemerlang Selain memiliki 10 sifat-sifat diatas, seorang pemimpin Islami juga harus mempunyai kemampuan sebagai seorang manajer yang Islami didalam memimpin organisasi yang dikelolanya agar bisa berjalan dengan baik dan dapat bersaing dengan organisasi lainnya seperti : 37 1. Mampu mengerakkan dan memotivasi bawahannya. Seorang pemimpin harus mampu memberikan pengarahan dan motivasi kepada bawahannya agar mereka dapat bekerja dengan baik. 2. Mampu menempatkan dan memberi job sesuai dengan keahliannya. Seorang manajer harus mampu menempatkan dan memberikan pekerjaan kepada bawahannya sesuai dengan keahlian dan ketrampilan yang dimilikinya, agar mereka dapat bekerja secara maksimal dan melihat pekerjaan itu bukan semata-mata sebagai kewajiban tapi sebagai suatu kenikmatan. Maka bila ia diberi pekerjaan maka dapat melaksanakannya dengan senang hati dan bukan paksaan. 3. Mampu memberikan reward. Reward tersebut tidak harus dalam bentuk benda atau materi tetapi bisa saja dalam bentuk pujian atau apa saja yang dapat meningkatkan semangat dan motivasi bawahannya 4. Mampu memberi contoh yang baik kepada bawahannya. Jika seorang pemimpin meminta pegawainya tepat waktu maka iapun harus melaksanakannya. Tidak akan efektif jika seorang pimpinan menyuruh sesuatu kepada bawahannya, namun ia sendiri tidak melaksanakannya. Seperti dalam firman Allah dalam surat Al Baqarah: 44 yang artinya : َ‫ﺎﺏ ﺃ َ َﻓﻼَ ﺗ َ ْﻌ ِﻘﻠُﻮﻥ‬ َ َ ‫ﺴ ُﻜ ْﻢ َﻭﺃَﻧﺘ ُ ْﻢ ﺗَﺘْﻠُﻮﻥَ ْﺍﻟ ِﻜﺘ‬ َ ُ‫ﺴ ْﻮﻥَ ﺃَﻧﻔ‬ َ ‫ﺎﺱ ِﺑ ْﺎﻟ ِﺒ ِ ّﺮ َﻭﺗَﻨ‬ َ ‫ﺃَﺗَﺄ ْ ُﻣ ُﺮﻭﻥَ ﺍﻟﻨﱠ‬ ” Mengapa kamu suruh orang lain ( mengerjakan ) kebajikan, sedang kamu melupakan diri ( kewajiban) mu sendiri padahal kamu membaca Al Kitab ( taurat)? Maka tidakkah kamu berfikir?” (QS. 2:44) 2.4 Makna Jabatan menurut Islam J Abatan yang dimiliki manusia merupakan amanat dari Allah yang harus dipertanggung jawabkan dihadapNya. Untuk itu segala apa yang menjadi beban tanggung jawab selama didunia harus dipertanggung jawabkan diakhirat kelak. Seperti dalam hadist HR Tirmidzi yang artinya : ” Tidak akan bergeser telapak kaki seorang hamba pada hari kiamat, sehingga ia ditanya tentang empat hal, yaitu tentang umurnya bagaimana ia habiskan, tentang masa mudanya, 38 bagaimana ia lewatkan, tentang hartanya bagaimana ia dapatkan dan kemana ia infakkan, dan tentang ilmunya bagaimana ia mengamalkannya”. Dan semua itu dapat terlaksana apabila sebagai seorang pemimpin dapat menjadikan makna Jabatan dalam organisasi sebagai : 1. Peluang ibadah kepada Allah SWT. Agar jabatan yang dimiliki menjadi sarana ibadah maka perlu diperhatikan cara mendapatkannya yaitu : a. Tidak berlaku zalim ”.... kamu tidak menganiaya dan tidak (pula) dianiaya ( al baqorah : 279) b. Tidak dengan cara yang batil misalnya suap menyuap ( risywah ) ‫ﺎﻁ ِﻞ َﻭﺗ ُ ْﺪﻟُﻮﺍ ِﺑ َﻬﺎ ِﺇﻟَﻰ ْﺍﻟ ُﺤ ﱠﻜ ِﺎﻡ ِﻟﺘَﺄ ْ ُﻛﻠُﻮﺍ ﻓَ ِﺮﻳﻘًﺎ‬ ِ َ‫َﻭ َﻻ ﺗَﺄ ْ ُﻛﻠُﻮﺍ ﺃ َ ْﻣ َﻮﺍﻟَ ُﻜ ْﻢ ﺑَ ْﻴﻨَ ُﻜ ْﻢ ِﺑ ْﺎﻟﺒ‬ [١٨٨ : ‫ ]ﺍﻟﺒﻘﺮﺓ‬. َ‫ﺎﻹﺛْ ِﻢ َﻭﺃ َ ْﻧﺘ ُ ْﻢ ﺗ َ ْﻌﻠَ ُﻤﻮﻥ‬ ِ ‫ِﻣ ْﻦ ﺃ َ ْﻣ َﻮﺍ ِﻝ ﺍﻟﻨﱠ‬ ِ ْ ‫ﺎﺱ ِﺑ‬ Artinya ” Dan janganlah sebagian kamu memakan harta sebagian yang lain diantara kamu dengan jalan batil dan janganlah kamu membawa (urusan) harta itu kepada hakim, supaya kamu dapat memakan sebagian harta benda orang lain itu dengan ( jalan berbuat ) dosa, padahal kamu mengetahuinya ( al Baqorah: 188 ) c. Tidak dengan cara rekayasa negatif seperti memfitnah. 39 Artinya “Hai orang-orang yang beriman, janganlah suatu kaum merendahkan kumpulan yang lain, boleh jadi yang ditertawakan itu lebih baik dari mereka. Dan jangan pula sekumpulan perempuan merendahkan kumpulan lainnya, boleh jadi yang direndahkan itu lebih baik. Dan janganlah suka mencela dirimu sendiri, dan jangan memanggil dengan gelaran yang mengandung ejekan. Seburuk-buruk panggilan adalah (panggilan) yang buruk sesudah iman dan barangsiapa yang tidak bertobat, maka mereka itulah orang-orang yang zalim” ( Al Hujurat : 11 ) Artinya “Hai orang-orang yang beriman, jauhilah kebanyakan purba-sangka (kecurigaan), karena sebagian dari purba-sangka itu dosa. Dan janganlah mencari-cari keburukan orang dan janganlah menggunjingkan satu sama lain. Adakah seorang diantara kamu yang suka memakan daging saudaranya yang sudah mati? Maka tentulah kamu merasa jijik kepadanya. Dan bertakwalah kepada Allah. Sesungguhnya Allah Maha Penerima Taubat lagi Maha Penyayang”. ( Al Hujurat : 12 ) 2. Peluang memberikan manfaat kepada orang lain 40 Artinya ”Apakah mereka yang membagi-bagikan rahmat Tuhanmu? Kami telah menentukan antara mereka penghidupan mereka dalam kehidupan dunia, dan kami telah meninggikan sebagian mereka atas sebagian yang lain beberapa derajat, agar sebagian mereka dapat mempergunakan sebagian yang lain, dan rahmat TuhanMu lebih baik dari apa yang mereka kumpulkan ”( Al-Zukhruf (43) : 32) 3. Peluang mensejahterakan kehidupan Artinya ”Hai orang-orang yang beriman, bertaqwalah kepada Allah dan hendaklah setiap diri memperhatikan apa yang telah diperbuat untuk hari esok (akhirat ) dan bertaqwalah kepada Allah. Sesungguhnya Allah maha mengetahui apa yang kamu kerjakan” ( Al Hasyr (59):18 ) Artinya ” Carilah apa yang telah dianugerahkan Allah kepadamu ( kebahagiaan ) negeri Akherat, dan janganlah kamu melupakan bagianmu dari ( kenikmatan ) duniawi dan berbuat baiklah ( kepada orang lain ) sebagaimana Allah telah berbuat baik kepadamu, dan janganlah kamu berbuat kerusakan dimuka bumi. Sesungguhnya Allah tidak menyukai orang-orang yang berbuat kerusakan ( Al-Qashash (28) : 77 ” 4. Peluang meningkatkan da’wah Islamiah 41 ‫ﺴﺢِ ﺍﻟﻠﱠﻪُ َﻟ ُﻜ ْﻢ ۖ َﻭﺇِﺫَﺍ‬ ‫َﻳﺎ ﺃَﻳﱡ َﻬﺎ ﺍﻟﱠﺬِﻳﻦَ ﺁ َﻣﻨُﻮﺍ ﺇِﺫَﺍ ِﻗﻴ َﻞ َﻟ ُﻜ ْﻢ ﺗ َ َﻔ ﱠ‬ َ ‫ﺴ ُﺤﻮﺍ ِﻓﻲ ْﺍﻟ َﻤ َﺠﺎ ِﻟ ِﺲ َﻓﺎ ْﻓ َﺴ ُﺤﻮﺍ َﻳ ْﻔ‬ ُ ‫ﺸ ُﺰﻭﺍ َﻓﺎ ْﻧ‬ ُ ‫ِﻗﻴ َﻞ ﺍ ْﻧ‬ ٍ ‫ﺸ ُﺰﻭﺍ ﻳَ ْﺮ َﻓﻊِ ﺍﻟﻠﱠﻪُ ﺍﻟﱠﺬِﻳﻦَ ﺁ َﻣﻨُﻮﺍ ِﻣ ْﻨ ُﻜ ْﻢ َﻭﺍﻟﱠﺬِﻳﻦَ ﺃُﻭﺗُﻮﺍ ْﺍﻟ ِﻌ ْﻠ َﻢ ﺩَ َﺭ َﺟﺎ‬ ۚ‫ﺕ‬ ‫ﻴﺮ‬ ٌ ِ‫َﻭﺍﻟﻠﱠﻪُ ِﺑ َﻤﺎ ﺗ َ ْﻌ َﻤﻠُﻮﻥَ َﺧﺒ‬ Artinya ”Allah akan meninggikan orang yang beriman diantara kamu dan orangorang yang diberi ilmu pengetahuan beberapa derajat, dan Allah Maha Mengetahui apa yang kamu kerjakan ( Al Mujadillah ( 58 : 11 )” Gambar 2.1 Makna Jabatan 1) Peluang Ibadah Kepada Allah 2) Peluang memberi manfaat kepada orang lain Jabatan 3) Peluang mensejahterakan kehidupan 4) Peluang meningkatkan dakwah islamiah Ada beberapa kiat yang harus dilakukan dalam menciptakan Organisasi yang Islami yaitu 1. Adanya kebersamaan 2. Adanya keikhlasan dan sungguh-sungguh ( mujahadah) 3. Adanya pengorbanan Prof KH Ali Yafie memberikan saran bila anda ingin menjadi manajer yang ri'ayah ( berjiwa pemimpin ) maka yang harus dilakukan adalah : 1. Berikan perhatian atau kepedulian kepada bawahan 42 2. Buat perencanaan kerja yang baik 3. Bersungguh-sungguh dan teliti dalam melaksanakan rencana kerja 4. Lakukan pengawasan secara terus-menerus 5. Lakukan evaluasi hasil secara berkala 6. Tegakkan disiplin dalam waktu kerja 7. Memikul tanggung jawab terhadap hasil akhir Etos Kerja Muslim dalam organisasi : 1. Al-Shalah ( baik dan manfaat ) ( surat an-nahl : 97. “ barang siapa yang mengerjakan amal shaleh baik laki-laki maupun perempuan dalam keadaan beriman, maka sesungguhnya akan kami berikan kepadanya kehidupan yang baik “. 2. Al Itqan (kemantapan dan perfectness) 3. Al Ihsan (melakukan yang terbaik ) An-Nawawi (1987: 17) yang diriwayatkan dari Ya’la Rasulullah bersabda: ‫ﺷﻳْﺊ ُﻛ ِّﻝ‬ ‫ﺏﺍ‬ َ ْ ‫ﺳﺎ َﻧﺎ‬ َ َ‫ﻟﻠﻪ‬ َ َ‫ِﺇ ﱠﻥ َﻛﺗ‬ َ ‫ﻠﻰ ﻷ َ ْﺣ‬ َ ‫ﻋ‬ Artinya: “Sesungguhnya mewajibkan kepada kita untuk berlaku ihsan dalam segala sesuatu.” (HR. Bukhari: 6010). 4. Al Mujahadah ( kerja keras ) 5. Tanafus dan ta’awun ( berkompetisi dan tolong menolong ) 6. Mencermati nilai waktu ( al Maidah : 2 ”....... dan tolong menolonglah kamu dalam kebaikan dan takwa dan jangan tolong menolong dalam berbuat dosa” ) 43 Pertanyaan : 1. Apa yang dimaksud dengan manajemen Islami. 2. Sebutkan sifat yang harus dimiliki oleh pemimpin Islami yang sukses. 3. Bagaimana Etos kerja dalam organisasi menurut Islami. 4. Apa yang harus dilakukan seorang manajer yang ri'ayah ( berjiwa pemimpin ) Menurut Prof KH Ali Yafie . 5. Apakah pengertian jabatan menurut Islam, jelaskan. 6. Apa yang dimaksud Etos Kerja menurut Islami. 7. Apa saran yang diberikan oleh Prof KH Ali Yafie bila ingin menjadi manajer yang ri'ayah . 8. Bagaimana menciptakan organisasi yang Islami. 9. Agar jabatan yang dimiliki menjadi sarana ibadah apa yang harus dilakukan sebagai seorang pemimpin yang Islami. 10. Apa pendapat Abu Sin tentang Ilmu Manajemen. 11. Dan menurut pendapat Abu Sin ada empat hal yang harus terpenuhi oleh sebuah organisasi, sebutkan. 12. Apa yang perlu diperlajari dalam manajemen Islami . 13. Sebutkan empat pilar etika manajemen bisnis menurut Islam 14. Dalam Islam orang yang baik untuk menjadi seorang pemimpin adalah orang yang pintar, jujur, kuat, berani dan memiliki kemauan untuk maju jelaskan 15. Apa yang dimaksud dengan ihsan dan itqan dalam pengambilan keputusan 16. Sebagai seorang pemimpin bagaimana penerapan komitmen secara Islami 17. Dalam melaksanakan fungsi manajemen kita perlu untuk bersyukur kepada manusia sebelum kita bersyukur kepada Allah 18. Bagaimana penerapan komitmen secara Islami dalam perusahaan 44 3 KEPEMIMPINAN Tujuan Pembelajaran Setelah mengikuti perkuliahan ini mahasiswa diharapkan akan dapat menjelaskan pengertian / definisi tentang Pemimpin, syarat pemimpin, kualitas kepemimpinan, gaya kepemimpinan, moril pemimpin, pola dasar kepemimpinan, dan tipe-tipe pemimpin. 3.1 Pengertian Kepemimpinan K Esuksesan atau keberhasilan suatu organisasi atau perusahaan pada dasarnya terletak pada kemampuan pemimpinnya. Walaupun organisasi tersebut baik, tehnologi / peralatannya memadai, modal besar, sumber daya manusia handal, tetapi bila dikelola oleh pimpinan yang tidak baik maka organisasi tersebut tidak akan maju dan berkembang. Suksesnya suatu organisasi selalu dimulai dari pemimpinnya, bila pemimpn tersebut berkualitas, energy, krestif, inovatif, jujur dan memiliki solidaritas yang tinggi, maka tidak mungkin usaha atau organisasi tersebut akan tumbuh dan berkembang lebih cepat. Masalah kepemimpinan itu sudah ada sejak manusia hidup berkelompok, karena hal ini merupakan permasalahan sosial. Akan tetapi pengertian tentang kepemimpinan itu sangatlah terbatas. Banyak pengertian tentang kepemimpinan yang ditanggapi secara berbeda. Namun sebenarnya yang dipermasalahkan adalah hubungan antara orang perorangan atau kelompok orang yang disebut atasan dan sekelompok orang lagi yang sebut bawahan. Jadi apakah kepemimpinan itu ? Kepemimpinan merupakan pekerjaan yang dilakukan oleh seorang manajer yang menyebabkan orang lain bertindak, sehingga kemampuan seorang manajer dapat diukur dari kemampuannya dalam mengerakkan orang lain untuk bekerja. 45 Kepemimpinan / leadership secara artikulasi diambil dari kata “ to lead “ yang artinya memimpin. Leader adalah pemimpin, Leadership berarti pemimpin yang seringkali diterjemahkan sebagai kepemimpinan. Pemimpin biasanya diartikan sebagai orang yang mempunyai tugas untuk mengarahkan dan membimbing bawahannya. Tidak bisa dikatakan seorang itu pemimpin jika tidak ada yang dipimpinnnya. Jadi pemimpin adalah seseorang yang memimpin dan mengarahkan orang lain untuk melakukan pekerjaan sesuai dengan yang diinginkannya sehingga orang yang dipimpin itu mematuhinya dengan sukarela . Kepemimpinan merupakan kemampuan seseorang atau pemimpin untuk mempengaruhi perilaku orang lain menurut keinginan-keinginannya agar bekerja mencapai tujuan dan sasaran. Beberapa ahli berpendapat tentang Pemimpin, beberapa diantaranya : 1. Menurut Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan, Pemimpin adalah seseorang dengan wewenang kepemimpinannya mengarahkan bawahannya untuk mengerjakan sebagian dari pekerjaannya dalam mencapai tujuan. 2. Paul Hersay dan Ken Blanchard mendefenisikan kepemimpinan sebagai the process of influencing the activities of an individual or a group in effort toward goal achuement in a given situation atau proses yang menpengaruhi aktivitas seseorang atau sekelompok orang untuk mencapai tujuan yang telah disepakati dalam situasi tertentu 3. Menurut Robert Tanembaum, Pemimpin adalah mereka yang menggunakan wewenang formal untuk mengorganisasikan, mengarahkan, mengontrol para bawahan yang bertanggung jawab, supaya semua bagian pekerjaan dikoordinasi demi mencapai tujuan perusahaan. 4. Menurut Prof. Maccoby, Pemimpin pertama-tama harus seorang yang mampu menumbuhkan dan mengembangkan segala yang terbaik dalam diri para bawahannya. Pemimpin yang baik untuk masa kini adalah orang yang religius, dalam artian menerima kepercayaan etnis dan moral dari berbagai agama secara kumulatif, kendatipun ia sendiri mungkin menolak ketentuan gaib dan ide ketuhanan yang berlainan. 5. Menurut Lao Tzu, Pemimpin yang baik adalah seorang yang membantu mengembangkan orang lain, sehingga akhirnya mereka tidak lagi memerlukan pemimpinnya itu. 6. Menurut Davis and Filley, Pemimpin adalah seseorang yang menduduki suatu posisi manajemen atau seseorang yang melakukan suatu pekerjaan memimpin. 46 7. Sedangkan menurut Pancasila, Pemimpin harus bersikap sebagai pengasuh yang mendorong, menuntun, dan membimbing asuhannya. Dengan kata lain, beberapa asas utama dari kepemimpinan Pancasila adalah : Ing Ngarsa Sung Tuladha : Pemimpin harus mampu dengan sifat dan perbuatannya menjadikan dirinya pola anutan dan ikutan bagi orang – orang yang dipimpinnya. Ing Madya Mangun Karsa : Pemimpin harus mampu membangkitkan semangat berswakarsa dan berkreasi pada orang – orang yang dibimbingnya. Tut Wuri Handayani : Pemimpin harus mampu mendorong orang – orang yang diasuhnya berani berjalan di depan dan sanggup bertanggung jawab. Kepemimpinan adalah kemampuan seseorang mempengaruhi dan memotivasi orang lain untuk melakukan sesuatu sesuai tujuan bersama. Kepemimpinan meliputi proses mempengaruhi dalam menentukan tujuan organisasi, memotivasi perilaku pengikut untuk mencapai tujuan, mempengaruhi untuk memperbaiki kelompok dan budayanya. Menurut Field Manual 22-100.Kepemimpinan adalah seni untuk mempengaruhi dan menggerakkan orang – orang sedemikian rupa untuk memperoleh kepatuhan, kepercayaan, respek, dan kerjasama secara royal untuk menyelesaikan tugas Kepemimpinan berbeda dengan kekuasaan, kekuasaan adalah kemampuan untuk mempengaruhi orang lain untuk mau melakukan apa yang diinginkan pihak lainnya.”The art of influencing and directing meaninsuch away to abatain their willing obedience, confidence, respect, and loyal cooperation in order to accomplish the mission”. Dari ketiga definisi diatas yaitu pemimpin, kepemimpinan serta kekuasaan, memiliki keterikatan yang tidak dapat dipisahkan. Karena untuk menjadi pemimpin bukan hanya berdasarkan suka satu sama lainnya, tetapi banyak faktor. Pemimpin yang berhasil hendaknya memiliki beberapa kriteria yang tergantung pada sudut pandang atau pendekatan yang digunakan, apakah itu kepribadiannya, keterampilan, bakat, sifat – sifatnya, atau kewenangannya yang dimiliki yang mana nantinya sangat berpengaruh terhadap teori maupun gaya kepemimpinan yang akan diterapkan. Didalam Al Qur’an dinyatakan bahwa ada seseorang yang ditakdirkan oleh Allah SWT untuk menjadi pemimpin yaitu thalut, tetapi tidak semua orang dapat ditakdirkan untuk menjadi pemimpin. Seperti dikatakan dalam surat al Baqarah ( 2 ):247 yang berbunyi: َ ‫ﻄ َﻔﺎﻩُ َﻋﻠَ ْﻴ ُﻜ ْﻢ َﻭﺯَ ﺍﺩَﻩُ َﺑ ْﺴ‬ َ ‫ﺻ‬ ‫ﻄﺔً ِﻓﻲ ْﺍﻟ ِﻌ ْﻠ ِﻢ َﻭ ْﺍﻟ ِﺠ ْﺴ ِﻢ َﻭﺍﻟﻠﱠﻪُ ﻳُﺆْ ِﺗﻲ ُﻣ ْﻠ َﻜﻪُ َﻣﻦ‬ ْ ‫ِﺇ ﱠﻥ ﺍﻟﻠﱠﻪَ ﺍ‬ 47 [٢:٢٤٧] ‫َﻳﺸَﺎ ُء َﻭﺍﻟﻠﱠﻪُ َﻭﺍ ِﺳ ٌﻊ َﻋ ِﻠﻴ ٌﻢ‬ Artinya: ……"Sesungguhnya Allah Telah memilih rajamu ( thalut ) dan menganugerahinya ilmu yang luas dan tubuh yang perkasa." Allah memberikan pemerintahan kepada siapa yang dikehendaki-Nya. dan Allah Maha luas pemberian-Nya lagi Maha Mengetahui. Seseorang yang memiliki bakat ( talent) memimpin, tetapi ia tidak menguasai ilmu dan tehnologi dan tidak memiliki pengalaman akan sukar berhasil dalam kepemimpinannya. Jadi keerhasilan kepemimpinan bukan hanya berasal dari bakat ( talent) saja tetapi harus didukung dengan ilmu dan pengalaman. Seperti dalam riwayat Buchori dan Muslim : (‫ﻪ‬kkkk‫ﻦ ﺭﻋﻴﺘ‬kkkk‫ﺆﻝ ﻋ‬kkkk‫ﻢ ﻣﺴ‬kkkk‫ﻢ ﺭﺍﻉ ﻭﻛﻠﻜ‬kkkk‫)ﻛﻠﻜ‬ Artinya ” setiap kamu adalah pemimpin dan setip pemimpin akan diminta pertanggung jawabannya mengenai orang yang dipimpinnya ( riwayat buchari dan muslim ) Kepemimpinan yang sukses ditunjukkan dengan keberhasilan mengelola organisasi untuk mencapai tujuannya dan tujuan-tujuan pribadi yang terlibat didalamnya. Pemimpin akan dikatakan berhasil jika mampu melaksanakan tiga hal yaitu : 1. Mampu mengantisipasi perubahan yang tiba-tiba pada proses organisasi 2. Berhasil melakukan koreksi dan perbaikan pada kelemahan-kelemahan yang timbul dalam organisasi 3. Mampu membawa organisasi kepada sasaran yang dituju Dari tiga hal diatas dan dalam jangka waktu yang ditentukan jelas kiranya bahwa untuk memimpin suatu organisasi sangat diperlukan teori-teori tentang kepemimpinan sumber daya manusia dengan menggunakan prinsip-prinsip human relation. Leadership atau kepemimpinan adalah suatu proses mempengaruhi kegiatan-kegiatan kelompok yang terorganisasi dalam usaha-usaha menentukan tujuan dan pencapaian sasaran organisasi. Berdasarkan pengertian tersebut, terdapat tiga unsur yang merupakan kondisi social dari proses kepemimpinan / leadership yaitu : 1. Adanya kelompok manusia 2. Adanya tujuan kelompok 3. Adanya diferensiasi tanggung jawab 48 Selain tiga unsur diatas seorang pemimpin dapat disebut pimpinan jika ia memiliki unsurunsur dibawah ini, yaitu : 1. Ada orang yang dipengaruhi 2. Ada orang yang mempengaruhi 3. Ada pengarahan dari yang mempengaruhi Menurut Stoner, Kepemimpinan Manajerial adalah suatu proses pengarahan dan pemberian pengaruh pada kegiatan-kegiatan dari sebuah struktur organisasi yang memiliki keterhubungan yang erat antara tugas-tugas mereka. Dari pengertian tersebut terdapat tiga implikasi penting yaitu : 1. Kepemimpinan menyangkut orang lain 2. Kepemimpiann menyangkut suatu pembagian kekuasaan yang seimbang 3. Kepemimpinan merupakan pengaruh Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa kepemimpinan / leadership adalah kemampuan yang dimiliki seseorang untuk mempengaruhi orang lain agar tercapai apa yang menjadi tujuan dan sasaran yang diinginkan Menurut George R Terry kepemimpinan muncul dari adanya hubungan yang komplek yang terdiri dari : 1. Pemimpin 2. Pengikut 3. Struktur Organisasi 4. Nilai social dan pertimbangan politik Gambar 3.1 Kepemimpian sebagai hubungan yang komplek Keadaan ekonomi P SO PK PK PK PK Nilai sosial 49 Pertimbangan Politik Keterangan : P : Pemimpin SO : Struktur Organisasi PK : Pengikut 3.2 Syarat Seorang Pemimpin eorang pemimpin harus dapat memimpin orang lain kearah pencapaian hubungan S antar manusia, sebab organisasi akan bergerak karena adanya interaksi antara manusia. Untuk itu seseorang pemimpin harus memenuhi beberapa persyaratan yaitu 1. Bersungguh-sungguh dan bertanggung jawab 2. Mampu mengenal lingkungan dan kenyataan-kenyataan dalam lingkungan organisasinya 3. Mampu bersikap objektif 4. Mampu menentukan skala prioritas 5. Mampu berkomunikasi Selain 5 syarat diatas, dalam system kepemimpinan Islam kepemimpinan Rosulullah yang diajarkan dalam ada 5 kriteria normative yang harus dimiliki oleh seorang pemimpin Islami yaitu : 1. Rightenousness ( siddiq ) yang artinya benar Nilai dasarnya adalah adanya integritas dalam pribadi seorang pemimpin yang selalu berkata benar, tidak bohong, pikiran jernih, ikhlas dan memiliki keseimbangan emosi, dan mengakui kemampuan dari masing-masing anggotanya sehingga apa yang menjadi tujuan dapat tercapai dengan adanya kebersamaan Sebagaimana firman Allah dalam QS Surat (43) Az Zukhruf :32).: ۚ ‫ﺸﺘ َ ُﻬ ْﻢ ِﻓﻲ ْﺍﻟ َﺤ َﻴﺎ ِﺓ ﺍﻟﺪﱡ ْﻧ َﻴﺎ‬ َ ‫ﺴ ْﻤﻨَﺎ ﺑَ ْﻴ َﻨ ُﻬ ْﻢ َﻣ ِﻌﻴ‬ َ ‫ﺃ َ ُﻫ ْﻢ َﻳ ْﻘ ِﺴ ُﻤﻮﻥَ َﺭ ْﺣ َﻤ‬ َ ‫ﺖ َﺭ ِﺑّ َﻚ ۚ ﻧ َْﺤ ُﻦ َﻗ‬ ُ‫ﺳ ْﺨ ِﺮﻳ‹ﺎ ۗ َﻭ َﺭ ْﺣ َﻤﺖ‬ ٍ ‫ﺾ ﺩَ َﺭ َﺟﺎ‬ ً ‫ﻀ ُﻬ ْﻢ َﺑ ْﻌ‬ ُ ‫ﺕ ِﻟ َﻴﺘ ﱠ ِﺨﺬَ َﺑ ْﻌ‬ ُ ‫ﻀﺎ‬ ٍ ‫ﻀ ُﻬ ْﻢ َﻓ ْﻮﻕَ َﺑ ْﻌ‬ َ ‫َﻭ َﺭ َﻓ ْﻌﻨَﺎ َﺑ ْﻌ‬ َ‫َﺭ ِﺑّ َﻚ َﺧﻴ ٌْﺮ ِﻣ ﱠﻤﺎ َﻳ ْﺠ َﻤﻌُﻮﻥ‬ 50 Artinya : Apakah mereka yang membagi-bagi rahmat Tuhanmu? Kami telah menentukan antara mereka penghidupan mereka dalam kehidupan dunia, dan kami telah meninggikan sebahagian mereka atas sebagian yang lain beberapa derajat, agar sebagian mereka dapat mempergunakan sebagian yang lain. Dan rahmat Tuhanmu lebih baik dari apa yang mereka kumpulkan . Surat (43) Az Zukhruf :32 2. Trustworthiness ( amanah ) yang artinya dipercaya Bisa memengang amanah, tidak mau menyimpang, selalu mempertahankan prinsip berdiri di atas kebenaran, bertanggung jawab dan selalu memberikan yang terbaik. Sebagaimana Firman Allah dalam QS. An. Nisa : 59 : ‫ﺳﻮ َﻝ َﻭﺃُﻭ ِﻟﻲ ْﺍﻷ َ ْﻣ ِﺮ ِﻣ ْﻨ ُﻜ ْﻢ ۖ َﻓﺈ ِ ْﻥ‬ ُ ‫ﺍﻟﺮ‬ ‫ﱠ‬ ‫ﺷ ْﻲءٍ َﻓ ُﺮﺩﱡﻭﻩُ ِﺇ‬ َ ‫َﻭ ْﺍﻟ َﻴ ْﻮ ِﻡ ﺗَﻨَﺎﺯَ ْﻋﺘ ُ ْﻢ ِﻓﻲ‬ ً ‫ﺴ ُﻦ ﺗَﺄ ْ ِﻭ‬ ‫ﻳﻼ‬ َ ‫ْﺍﻵ ِﺧ ِﺮ ۚ ٰﺫَ ِﻟ َﻚ َﺧﻴ ٌْﺮ َﻭﺃ َ ْﺣ‬ ‫ﺍﻟﻠﱠﻪَ َﻭﺃ َ ِﻁﻴﻌُﻮﺍ‬ ‫ﺗُﺆْ ِﻣﻨُﻮﻥَ ِﺑﺎﻟﻠﱠ ِﻪ‬ ‫َﻳﺎ ﺃَﻳﱡ َﻬﺎ ﺍﻟﱠﺬِﻳﻦَ ﺁ َﻣﻨُﻮﺍ ﺃ َ ِﻁﻴﻌُﻮﺍ‬ ‫ﺳﻮ ِﻝ ِﺇ ْﻥ ُﻛ ْﻨﺘ ُ ْﻢ‬ ُ ‫ﺍﻟﺮ‬ ‫َﻟﻰ ﺍﻟﻠﱠ ِﻪ َﻭ ﱠ‬ Artinya ” Hai orang-orang yang beriman, taatilah Allah dan taatilah RasulNya dan Ulil Amri diantara kamu. Kemudian jika kamu berlainan pendapat tentang sesuatu, maka kembalilah ia kepada Allah ( Al Qur’an ) dan Rasul ( sunnahnya ), jika kamu benar-benar beriman kepada Allah dan hari kemudian, yang demikian itu lebih baik utama ( bagimu) dan lebih baik akibatnya ” QS. An. Nisa : 59 3. Intelligent ( Fathanah ) yang artinya memiliki pengetahuan yang luas Cekatan, terampil, memiliki pengetahuan yang luas serta memiliki visi dan misi yang jelas dalam menjalankan kegiatan.Firman Allah dalam QS Az-Sumar : 9 : ‫ﺏ‬ ِ ‫ﻗُ ْﻞ ﻫ َْﻞ َﻳ ْﺴﺘ َ ِﻮﻱ ﺍﻟﱠﺬِﻳﻦَ ﻳَ ْﻌ َﻠ ُﻤﻮﻥَ َﻭﺍﻟﱠﺬِﻳﻦَ َﻻ َﻳ ْﻌ َﻠ ُﻤﻮﻥَ ۗ ﺇِﻧﱠ َﻤﺎ َﻳﺘَﺬَ ﱠﻛ ُﺮ ﺃُﻭﻟُﻮ ْﺍﻷ َ ْﻟ َﺒﺎ‬ Artinya ” ......... Katakanlah : Adakah sama orang-orang yang mengetahui dengan orang-orang yang tidak mengetahui, sesungguhnya orang yang berakallah yang dapat menerima pelajaran” QS Az-Sumar : 9 51 4. Communicative ( Tabligh) yang artinya komunikatif Menjadi pelayan yang baik bagi publik, bisa berkomunikasi dengan baik dan efektif, memberikan contoh yang baik dan mau mendelegasikan wewenangnya kepada orang lain.Firman Allah dalam Qs Asy-Syuura:38 : ُ ‫ﺼ َﻼﺓ َ َﻭﺃ َ ْﻣ ُﺮ ُﻫ ْﻢ‬ ‫ﻮﺭﻯ ﺑَ ْﻴﻨَ ُﻬ ْﻢ‬ ‫َﻭﺍﻟﱠﺬِﻳﻦَ ﺍ ْﺳﺘ َ َﺠﺎﺑُﻮﺍ ِﻟ َﺮ ِﺑّ ِﻬ ْﻢ َﻭﺃَﻗَﺎ ُﻣﻮﺍ ﺍﻟ ﱠ‬ َ ‫ﺷ‬ َ‫َﻭ ِﻣ ﱠﻤﺎ َﺭﺯَ ْﻗﻨَﺎ ُﻫ ْﻢ ﻳُﻨ ِﻔﻘُﻮﻥ‬ Artinya ” Dan bagi orang-orang yang menerima ( mematuhi) seruan Tuhannya dan mendirikan sholat, sedang urusan mereka (diputuskan) dengan musyawarah antara mereka, dan mereka menafkahkan sebagian dari rizki yang kami berikan kepada mereka”. Qs Asy-Syuura:38 5. Saja’ah yang artinya pemberani Mau dan mampu mengambil keputusan, menganalisa data, tepat dalam mengambil keputusan dan responsif. Firman Allah dalam QS.(6) Al An-Am:165 : ٍ ‫ﺾ ﺩَ َﺭ َﺟﺎ‬ ‫ﺕ‬ ٍ ‫ﻀ ُﻜ ْﻢ َﻓ ْﻮﻕَ ﺑَ ْﻌ‬ ْ ‫ﻒ‬ ِ ‫ﺍﻷﺭ‬ َ ‫ﺽ َﻭ َﺭ َﻓ َﻊ َﺑ ْﻌ‬ َ ‫َﻭ ُﻫ َﻮ ﺍﻟﱠﺬِﻱ َﺟ َﻌﻠَ ُﻜ ْﻢ ﺧَﻼ ِﺋ‬ ‫ﻮﺭ َﺭ ِﺣﻴ ٌﻢ‬ ٌ ُ‫ﺏ َﻭ ِﺇﻧﱠﻪُ َﻟ َﻐﻔ‬ ِ ‫ﺳ ِﺮﻳ ُﻊ ْﺍﻟ ِﻌ َﻘﺎ‬ َ ‫ِﻟ َﻴ ْﺒﻠُ َﻮ ُﻛ ْﻢ ِﻓﻲ َﻣﺎ ﺁﺗَﺎ ُﻛ ْﻢ ِﺇ ﱠﻥ َﺭﺑ َﱠﻚ‬ Artinya dan Dia lah yang menjadikan kamu penguasa-penguasa di bumi dan Dia meninggikan sebahagian kamu atas sebahagian (yang lain) beberapa derajat, untuk mengujimu tentang apa yang diberikan-Nya kepadamu. Sesungguhnya Tuhanmu Amat cepat siksaan-Nya dan Sesungguhnya Dia Maha Pengampun lagi Maha Penyayang. ( surat Al An.am 165 ) 52 3.3 Kualitas Kepemimpinan K ualitas kepemimpinan merupakan kunci keberhasilan tim kerja untuk mencapai tujuan yang selanjutnya memungkinkan tim mewujudkan mimpi bersama kelompoknya . Berikut sejumlah kualitas yang menjadi ciri spesifik pemimpin yang baik. 1. Integritas Didefinisikan sebagai kualitas yang membuat anggota kelompok mempercayai pemimpin mereka. ‫ِﺇ ﱠﻥ ﺃَ ْﻛ َﺮ َﻣ ُﻜ ْﻢ ِﻋ ْﻨ َﺪ ﺍﻟﻠﱠ ِﻪ ﺃَﺗْ َﻘﺎ ُﻛ ْﻢ‬ Artinya : Sesungguhnya orang yang paling mulia diantara kamu disisi Allah ialah orang yang paling taqwa diantara kamu ( surat Al Hujurat (49):13 ) 2. Antusiasme Merupakan ciri kualitas pemimpin yang sukses; ‫ﺕ‬ ِ ‫َﻓﺎ ْﺳﺘَﺒِﻘُﻮﺍ ْﺍﻟ َﺨﻴ َْﺮﺍ‬ Artinya : Berlomba-lombalah kamu dalam berbuat kebaikan ( surat Al Baqarah (2): 148, surat Al Maidah(5):48. ) 3. Kehangatan Kehangatan dalam arti kelenturan dalam membina hubungan pribadi dengan setiap anggota kelompok menjadi kekuatan seorang pemimpin, karena dengan adanya kebersamaan dan kekompokan antar anggota dan pemimpin agar mempercepat tercapainyan tujuan. Seperti dalam (QS. Ali Imran: 159) dikatakan ‫ﺖ ﻓَ ﱠ‬ َ ‫ﻏ ِﻠ‬ َ ‫ﻈﺎ‬ ‫ﺐ‬ َ ‫ﺖ ﻟَ ُﻬ ْﻢ ۖ◌ َﻭﻟَ ْﻮ ُﻛ ْﻨ‬ َ ‫ﻓَ ِﺒ َﻤﺎ َﺭ ْﺣ َﻤ ٍﺔ ِ ّﻣﻦَ ﺍﻟﻠ ِﻪ ِﻟ ْﻨ‬ ِ ‫ﻆ ﺍْﻟﻘَ ْﻠ‬ ‫ﻋ ْﻨ ُﻬ ْﻢ َﻭﺁ ْﺳﺘَ ْﻐ ِﻔ ْﺮ ﻟَ ُﻬ ْﻢ َﻭﺷَﺎ ِﻭ ْﺭ ُﻫ ْﻢ‬ ‫ٰﻻ ْﻧﻔَ ﱡ‬ ُ ‫ﻀ ْﻮﺍ ِﻣ ْﻦ َﺣ ِﻮ ِﻟ َﻚ ۖ◌ ﻓَ ْﻌ‬ َ ‫ﻒ‬ ‫ﺐ‬ ‫ﻋﻠَﻰ ﺍﻟﻠ ِﻪ ۚ◌ ِﺇ ﱠﻥ ﺍﻟﻠﻪَ ﻳُ ِﺤ ﱡ‬ َ ‫ﻋﺰَ ْﻣ‬ َ ‫ﺖ ﻓَﺘَ َﻮ ﱠﻛ ْﻞ‬ َ ‫ِﻓ ْﻲ ﺍْﻷ َ ْﻣ ِﺮ ۖ◌ ﻓَﺈِﺫَﺍ‬ . َ‫ﺍْﻟ ُﻤﺘ َ َﻮ ِ ّﻛ ِﻠﻴْﻦ‬ 53 Artinya: “Maka di sebabkan rahmat dari Allah-lah kamu berlaku lemah Lembut terhadap mereka. sekiranya kamu bersikap keras lagi berhati kasar, tentulah mereka menjauhkan diri dari sekelilingmu. Karena itu ma’afkanlah mereka, mohonkanlah ampun bagi mereka, dan bermusyawaratlah dengan mereka dalam urusan itu. Kemudian apabila kamu Telah membulatkan tekad, Maka bertawakkallah kepada Allah. Sesungguhnya Allah menyukai orang-orang yang bertawakkal kepada- Nya.” (QS. Ali Imran: 159) 4. Ketenangan Karakteristik utama pemimpin adalah ketenangan dalam mengambil keputusan pada situasi sulit sekalipun, sehingga dapat menyelesaikan segala permasalahan yang ada dengan adil dan bijaksanan dan dapat memberikan rasa aman bagi anggotanya. Karena pada dasarnya setiap permasalahan pasti ada jalan keluarnya untuk itu ketenangan dalam mencari jalan pemecahannya yang harus diperhatikan bagi seorang pemimpin. Seperti dalam al Qur’an surat An,Nur (24):55 dikatakan Artinya Allah menjanjikan orang-orang yang beriman dan beramal soleh dari kalangan kamu (wahai umat Muhammad) bahawa Ia akan menjadikan mereka khalifah-khalifah yang memegang kuasa pemerintahan di bumi, sebagaimana Ia telah menjadikan orang-orang yang sebelum mereka: khalifah-khalifah yang berkuasa; dan Ia akan menguatkan dan mengembangkan agama mereka (agama Islam) yang telah diredhaiNya untuk mereka; dan Ia juga akan menggantikan bagi mereka keamanan setelah mereka mengalami ketakutan (dari ancaman musuh). Mereka terus beribadat kepadaKu dengan tidak mempersekutukan sesuatu yang lain denganKu. Dan 54 (ingatlah) sesiapa yang kufur ingkar sesudah itu, maka mereka itulah orang-orang yang durhaka. surat An,Nur (24):55 5. Tegas dan adil Kombinasi ketegasan dan keadilan merupakan ciri kualitas pemimpin yang dituntut agar dapat membina kelompok kerja sesuai yang diharapkan. Dalam Islam dikatakan untuk mendapatkan pemimpin yang tegas dan adil maka perlunya kita mencari pemimpin yang beriman seperti dalam surat dalam Al Qur’an surat At-Taubah (9):23 Artinya Hai orang-orang yang beriman, janganlah kamu jadikan bapak-bapak dan saudara-saudaramu pemimpin-pemimpinmu, jika mereka lebih mengutamakan kekafiran atas keimanan dan siapa di antara kamu yang menjadikan mereka pemimpin-pemimpinmu, maka mereka itulah orang-orang yang zalim.. At-Taubah (9):23 Selanjutnya untuk dapat berlaku adil dan dapat menegakkan nilai-nilai keadilan dalam berbagai sendi kehidupan maka perlu diupayakan untuk dibekali dengan K-17 yaitu : 1. Kesehatan, Kesehatan yang prima untuk TOPP ( Tegar, Optimis, Prima, dan Percaya Diri ) mutlak diperlukan setiap pemimpin, karena didalam jiwa yang sehat terdapat dalam tubuh yang sehat pula 2. Kepintaran, merupakan suatu prasyarat bagi pemimpin, karena dalam kondisi dan siatuasi bagaimanapun seorang pemimpin harus mampu berfikir cerdik dan gemilang dalam menyelesaikan permasalahan 3. Keberanian, sangat diperlukan juga sangat dituntut dari setiap pemimpin dalam menegakkan keadilan 4. Ketrampilan, juga sangat dibutuhkan dari setiap pemimpin dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya 55 5. Keuangan, meskipun uang adalah segalanya, akan tetapi sangat diperlukan dalam menegakkan keadilan dalam memenuhi kebutuhan hidup diri dan orang lain yang membutuhkan 6. Ketekunan, Ketekunan, istiqamah, kerajinan dan usaha keras yang tidak mengenal menyerah merupakan bekal yang harus dipenuhi dalam menegakkan keadilan 7. Kepatuhan, Kepatuhan dan ketundukan merupakan sesuatu yang sangat diperlukan terutama terhadap perintah Allah SWT dan Rasulnya, terutama dalam menjalankan kewajibannya dan menjauhi segala larangannya. 8. Kesabaran, Kesabaran dan keuletan yang mengandung unsure : Tenang, Tahan, Tabah, Tekun, Teliti, Tanggulangi, dan Tawakal ( 7T ) sangat diperlukan dalam berbuat adil 9. Kesetiakawanan, Karena manusia pada dasarnya sulit untuk bekerja sendiri, maka diperlukannya kerjasama dengan orang lain yang dilandasi dengan kesetiakawanan sehingga keadilan akan dapat ditegakkan. 10. Kesempatan, Persiapan matang dan sumber daya yang mapan serta mantap yang didukung dengan visi dan misi yang jelas memberikan kesempatan untuk kesukasesan dalam mencapai tujuan perusahaan 11. Kejujuran, kejujuran adalah bagian dari keadilan dan keadilan tidak akan bisa ditegakkan jika tidak ada kejujuran didalamnya 12. Keadilan, merupakan unsur penting yang harus dilaksanakan dalam upaya penegakkan keadilan 13. Kendaraan, sebagai alat transportasi jug mempunyai peran penting yang signifikan dalam upaya penegakkan keadilan 14. Kecerdasan/ kecerdikan yang didukung dengan keimanan dan ketakwaan kepada Allah SWT, tanpa harus dihiasi dengan kecerdikan dan kekejian 15. Kematangan/ Berpengalaman, kemtangan cara pandang dan berpikir, pengalaman, tahu sejarah dan paham kejadian diperlukan dalam penegakkan keadilan 16. Kecanggihan, bukan merupakan keharusan tetapi sebagai pendukung dalam mengikuti tehnologi yang semakin berkembang yang memudahkan dalam penegakan keadilan 17. Konsumsi kesejahteraan yang memadai, Gizi yang tinggi untuk memenuhi kebutuhan keluarga dan kehidupan pribadi sangat menunjang suksesnya menegakkan keadilan ( El Sulthani-2002 ) 56 3.4 Teori Kepemimpinan M emahami teori-teori kepemimpinan sangat besar artinya untuk mengkaji sejauh mana kepemimpinan dalam suatu organisasi telah dilaksanakan secara efektif serta menunjang kepada produktifitas organisasi secara keseluruhan. Sebagai seorang pemimpin kita harus mengerti tentang teori kepemimpinan agar nantinya mempunyai referensi dalam menjalankan sebuah organisasi. Beberapa teori tentang kepemimpinan antara lain : 1. Teori Kepemimpinan Sifat ( Trait Theory ) Analisis ilmiah tentang kepemimpinan berangkat dari pemusatan perhatian pemimpin itu sendiri. Teori sifat berkembang pertama kali di Yunani Kuno dan Romawi yang beranggapan bahwa pemimpin itu dilahirkan, bukan diciptakan yang kemudian teori ini dikenal dengan ”The Greatma Theory”. Dalam perkembanganya, teori ini mendapat pengaruh dari aliran perilaku pemikir psikologi yang berpandangan bahwa sifat – sifat kepemimpinan tidak seluruhnya dilahirkan akan tetapi juga dapat dicapai melalui pendidikan dan pengalaman. Sifat – sifat itu antara lain : sifat fisik, mental, dan kepribadian. Keith Devis merumuskan 4 sifat umum yang berpengaruh terhadap keberhasilan kepemimpinan organisasi, antara lain : a. Kecerdasan Berdasarkan hasil penelitian, pemimpin yang mempunyai kecerdasan yang tinggi di atas kecerdasan rata – rata dari pengikutnya akan mempunyai kesempatan berhasil yang lebih tinggi pula. Karena pemimpin pada umumnya memiliki tingkat kecerdasan yang lebih tinggi dibandingkan dengan pengikutnya. b. Kedewasaan dan Keluasan Hubungan Sosial Umumnya di dalam melakukan interaksi sosial dengan lingkungan internal maupun eksternal, seorang pemimpin yang berhasil mempunyai emosi yang matang dan stabil. Hal ini membuat pemimpin tidak mudah panik dan goyah dalam mempertahankan pendirian yang diyakini kebenarannya. c. Motivasi Diri dan Dorongan Berprestasi 57 Seorang pemimpin yang berhasil umumnya memiliki motivasi diri yang tinggi serta dorongan untuk berprestasi. Dorongan yang kuat ini kemudian tercermin pada kinerja yang optimal, efektif dan efisien. d. Sikap Hubungan Kemanusiaan Adanya pengakuan terhadap harga diri dan kehormatan sehingga para pengikutnya mampu berpihak kepadanya 2. Teori Kepemimpinan Perilaku dan Situasi Dalam Teori ini perilaku seorang pemimpin memiliki kecenderungan kepada dua hal yaitu :.  Pertama yang disebut dengan Konsiderasi yaitu kecendrungan seorang pemimpin yang menggambarkan hubungan akrab dengan bawahan. Contoh gejala yang ada dalam hal ini adalah : membela bawahan, memberi masukan kepada bawahan dan bersedia berkonsultasi dengan bawahan.  Kedua disebut Struktur Inisiasi yaitu Kecendrungan seorang pemimpin yang memberikan batasan kepada bawahan. Contoh yang dapat dilihat , bawahan mendapat instruksi dalam pelaksanaan tugas, kapan, bagaimana pekerjaan dilakukan, dan hasil yang akan dicapai. Jadi, berdasarkan teori ini, seorang pemimpin yang baik adalah bagaimana seorang pemimpin yang memiliki perhatian yang tinggi kepada bawahan dan terhadap hasil yang tinggi pula. 3.Teori Kewibawaan Pemimpin Kewibawaan merupakan faktor penting dalam kehidupan kepemimpinan, sebab dengan adanya kewibawaan, seorang pemimpin akan dapat mempengaruhi perilaku orang lain baik secara perorangan maupun kelompok sehingga orang tersebut bersedia untuk melakukan apa yang dikehendaki oleh pemimpin. 4. Teori Kepemimpinan Situasi Seorang pemimpin harus merupakan seorang pendiagnosa yang baik dan harus bersifat fleksibel, sesuai dengan perkembangan dan tingkat kedewasaan bawahan. 5. Teori Kelompok Agar tujuan kelompok (organisasi) dapat tercapai, harus ada pertukaran yang positif antara pemimpin dengan pengikutnya. Dari adanya berbagai teori kepemimpinan di atas, dapat diketahui bahwa teori kepemimpinan tertentu akan sangat mempengaruhi gaya kepemimpinan (Leadership 58 Style), yakni pemimpin yang menjalankan fungsi kepemimpinannya dengan segenap filsafat, keterampilan dan sikapnya. 3.5 Gaya Kepemimpinan G aya kepemimpinan adalah cara seorang pemimpin bersikap, berkomunikasi, dan berinteraksi dengan orang lain dalam mempengaruhi orang untuk melakukan sesuatu. Gaya tersebut bisa berbeda – beda atas dasar motivasi , kuasa ataupun orientasi terhadap tugas atau orang tertentu. Diantara beberapa gaya kepemimpinan, terdapat pemimpin yang positif dan negatif, dimana perbedaan itu didasarkan pada cara dan upaya mereka memotivasi karyawan. Apabila pendekatan dalam pemberian motivasi ditekankan pada imbalan atau reward (baik ekonomis maupun non ekonomis) berarti telah digunakan gaya kepemimpinan yang positif. Sebaliknya jika pendekatannya menekankan pada hukuman atau punishment, berarti dia menerapkan gaya kepemimpinan negatif. Pendekatan kedua ini dapat menghasilkan prestasi yang diterima dalam banyak situasi, tetapi menimbulkan kerugian manusiawi. Banyak terdapat gaya kepemimpian yang dilakukan para pemimpin untuk menghadapi bawahannya. Ada beberapa gaya kepemimpinan menurut orientasi yang berbeda-beda yaitu : 1. Gaya Kepemimpinan berorientasi pada tugas Seorang pemimpin didalam menjalankan tugasnya harus memberikan petunjuk dan pengawasan secara ketat kepada bawahannya dan memberikan keyakinan bahwa tugas yang diberikan akan berpengaruh terhadap kemajuan perusahaan 2. Gaya kepemimpinan berorientasi pada karyawan Kepemimpinan lebih bersifat kekeluargaan, saling percaya dan kerjasama, lebih memberikan motivasi dari pada pengawasan dan melibatkan bawahan dalam pengambilan keputusan 59 3. Kepemimpinan gaya otokrasi Gaya kepemimpinan yang memberikan perintah dan mengharap mereka dipatuhi tanpa pertanyaan. 4. Kepemimpinan gaya kebapakan Pemimpin yang bersikap dan bertindak dalam menjalankan fungsi kepemimpinannya sebagai seorang bapak terhadap anaknya 5. Kepemimpinan gaya demokratis Pemimpin yang selalu melibatkan bawahannya untuk meminta masukan dalam menyelesaikan permasalahan yang ada 6. Gaya Kepemimpinan berdasarkan Ilmu Pemimpin yang selalu mengambil keputusan berdasarkan ilmu pengetahuan yang ia pelajari 7. Contigency approach Gaya kepemimpinan yang berkeyakinan bahwa perilaku pemimpin yang tepat dalam situasi apapun bergantung pada elemen-elemen yang unik dalam situasi tersebut. Menurut penelitian yang dilakukan di Universitas Ohio, kepemimpinan memiliki dua kategori dalam mempengaruhi bawahannya. Dari hasil survey tersebut, mereka mengemukakan dua kategori dimensi perilaku pemimpin, yaitu :  Pertimbangan (considerations), merupakan kategori pemimpin yang berlaku empati, sensitif terhadap bawahan, memiliki rasa menghormati dan menghargai ide-ide dari bawahannya dan berusaha untuk menciptakan hubungan dan timbal balik yang baik antara pemimpin dan bawahannya.  Inisiasi Struktur (inisiations structure), merupakan kategori pemimpin yang berorientasi pada penyelesaian tugas bawahannya karena ia mengejar hasil daripada kerja bawahannya dan mengawasi dengan ketat bawahannya agar dapat mencapai hasil tertinggi untuk perusahaannya Pemimpin yang positif, partisipatif dan berorientasi konsiderasi, tidak selamanya merupakan pemimpinan terbaik. Fiedler telah mengembangkan suatu model kepemimpnan, yakni dengan 60 model kepemimpinan kontigennis. Model ini menyatakan bahwa gaya kepemimpinan yang paling sesuai bergantung pada situasi dimana pemimpin bekerja, dengan teorinya ini fiedler ingin menunjukkan bahwa keefektifan ditunjukkan oleh interaksi antara orientasi pegawai dengan 3 variabel yang berkaitan dengan pengikut, tugas dan organisasi. Ketiga variabel itu adalah hubungan antara pemimpin dengan anggotanya ( Leader – member rolations), struktur tugas (task strukture), dan kuasa posisi pemimpin (Leader position power). Variabel pertama ditentukan oleh pengakuan atau penerimaan (akseptabilitas) pemimpin oleh pengikut, variabel kedua mencerminkan kadar diperlukannya cara spesifik untuk melakukan pekerjaan, variabel ketiga menggambarkan kuasa organisasi yang melekat pada posisi pemimpin. Model kontingensi Fieldler ini serupa dengan gaya kepemimpinan situasional dari Hersey dan Blanchard. Konsepsi kepemimpinan situasional ini melengkapi pemimpin dengan pemahaman dari hubungan antara gaya kepemimpinan yang efektif dengan tingkat kematangan (muturity) pengikutnya, perilaku pengikut atau bawahan ini amat penting untuk mengetahui kepemimpinan situasional, karena bukan saja pengikut sebagai individu bisa menerima atau menolak pemimpinnya, akan tetapi sebagai kelompok , pengikut dapat menemukan kekuatan pribadi apapun yang dimiliki pemimpin. Menurut Hersey dan Blanchard (dalam Ludlow dan Panton,1996 : 18 dst), masing – masing gaya kepemimpinan ini hanya memadai dalam situasi yang tepat meskipun disadari bahwa setiap orang memiliki gaya yang disukainya sendiri dan sering merasa sulit untuk mengubahnya meskipun perlu. Banyak studi yang sudah dilakukan untuk melihat gaya kepemimpinan seseorang. Salah satunya yang terkenal adalah yang dikemukakan oleh Blanchard, yang mengemukakan 4 gaya dari sebuah kepemimpinan. Gaya kepemimpinan ini dipengaruhi oleh bagaimana cara seorang pemimpin memberikan perintah, dan sisi lain adalah cara mereka membantu bawahannya. Keempat gaya tersebut adalah : Directing Gaya tepat apabila kita dihadapkan dengan tugas yang rumit dan staf kita belum memiliki pengalaman dan motivasi untuk mengerjakan tugas tersebut. Atau apabila anda berada di bawah tekanan waktu penyelesaian. Kita menjelaskan apa yang perlu dan apa yang harus dikerjakan. Dalam situasi demikian, biasanya terjadi over-communicating (penjelasan berlebihan yang dapat menimbulkan kebingungan dan pembuangan waktu). Dalam proses pengambilan keputusan, pemimpin memberikan aturan –aturan dan proses yang detil 61 kepada bawahan. Pelaksanaan di lapangan harus menyesuaikan dengan detil yang sudah dikerjakan. Coaching Pemimpin tidak hanya memberikan secara mendetail proses dan aturan perusahaan kepada bawahan tapi juga menjelaskan mengapa sebuah keputusan itu diambil, mendukung proses perkembangannya, dan juga menerima barbagai masukan dari bawahan. Gaya yang tepat apabila staf kita telah lebih termotivasi dan berpengalaman dalam menghadapi suatu tugas. Disini kita perlu memberikan kesempatan kepada mereka untuk mengerti tentang tugasnya, dengan meluangkan waktu membangun hubungan dan komunikasi yang baik dengan mereka. Supporting Sebuah gaya dimana pemimpin memfasilitasi dan membantu upaya bawahannya dalam melakukan tugas. Dalam hal ini, pemimpin tidak memberikan arahan secara detail, tetapi tanggung jawab dan proses pengambilan keputusan dibagi bersama dengan bawahan. Gaya ini akan berhasil apabila karyawan telah mengenal teknik – teknik yang dituntut dan telah mengembangkan hubungan yang lebih dekat dengan anda. Dalam hal ini kita perlu meluangkan waktu untuk berbincang – bincang, untuk lebih melibatkan mereka dalam penganbilan keputusan kerja, serta mendengarkan saran – saran mereka mengenai peningkatan kinerja. Delegating Sebuah gaya dimana seorang pemimpin mendelegasikan seluruh wewenang dan tanggung jawabnya kepada bawahan. Gaya Delegating akan berjalan baik apabila staf kita sepenuhnya telah paham dan efisien dalm pekerjaan, sehingga kita dapat melepas mereka menjalankan tugas atau pekerjaan itu atas kemampuan dan inisiatifnya sendiri. Keempat gaya ini tentu saja mempunyai kelemahan dan kelebihan, serta sangat tergantung dari lingkungan di mana seorang pemimpin berada, dan juga kesiapan dari bawahannya. Maka kemudian timbul apa yang disebut sebagai ”situational leadership”. Situational leadership mengindikasikan bagaimana seorang pemimpin harus menyesuaikan keadaan dari orang – orang yang dipimpinnya. 62 3.6 Karakteristik Kepemimpinan P Ada tanggal 11-12 April 2002 tokoh eksekutif Internasional dari berbagai jenis perusahaan mengadakan forum diskusi leadership di Harvard Business School merumuskan lima ciri paham spriritualisme yang membawa keberhasilan seorang pemimpin Yaitu : 1. Integritas ( kejujuran ) 2. Energi ( semangat ) 3. Inspirasi ( ide dan inisiatif ) 4. Wisdom ( bijaksana ) 5. Keberanian dalam mengambil keputusan. Dan pada tahun 2002 lembaga leadership Internasional bernama “ Leadership Challenge” melakukan survey tentang karakter pemimpin yang ideal diseluruh dunia. Dari hasil survey tersebut menyebutkan prioritas karakteristik pemimpin ( CEO ) adalah : 1. Honest ( jujur ) 2. Forward looking ( berpikiran maju ) 3. Competent ( kompeten ) 4. Inspiring ( dapat memberikan inspirasi ) 5. Intelligent (cerdas ) 6. Fairminded (adil ) 7. Broad minded ( berpandangan luas ) 8. Supportive ( mendukung ) 9. Straight forward ( terus terang / jujur ) 10. Dependable ( bisa diandalkan ) 11. Coorperative ( bekerjasama ) 12. Determined ( tegas ) 13. Imaginative ( berdaya imajinasi ) 14. Ambitious ( berambisi ) 15. Courageous ( berani ) 16. Caring ( perhatian ) 17. Mature ( matang / dewasa dalam berpikir dan bertindak) 63 18. Loyal ( setia ) 19. Self controlled ( penguasaan diri ) 20. Independent ( mandiri ) Mengacu pada urutan tersebut diatas dapat dikemukakan bahwa yang dibutuhkan saat ini adalah seorang leader ( pemimpin ) yang mempunyai karakter seperti hasil survey internasional tersebut. Hal ini menunjukkan pula bahwa karakter itulah yang mampu membuat seseorang meraih sukses, menjadi seorang “power leaders” yaitu para pemimpin yang memiliki kekuatan yang dasyat. Hendricks ( dalam sukidi, 2004) mengemukakan karakteristik pemimpin yang memiliki kecerdasan spriritual adalah : 1. Memiliki Integritas 2. Terbuka 3. Mampu menerima kritik 4. Rendah hati 5. Mampu menghormati orang lain dengan baik 6. Terinspirasi oleh visi 7. Mengenal diri sendiri dengan baik 8. Memiliki spiritualitas yang non dogmatis 9. Selalu mengupayakan yang terbaik bagi diri sendiri dan orang lain. Stanley ( dalam ginanjar, 2003 ) mengemukakan hasil jajak pendapat yang melibatkan 733 multimilionaire tentang factor dominan yang paling dominan yang paling berperan dalam keberhasilan pemimpin yaitu : (1). Jujur pada semua orang, (2) menerapkan system disiplin, (3) bergaul baik dengan orang lain, (4) memiliki suami, istri atau keluarga yang mendukung, dan (5) bekerja lebih baik/giat daripada kebanyakan orang. Ginanjar ( 2003 ) mengemukakan karakteristik pemimpin memiliki spriritualitas tinggi yaitu (1) transparan, (2) bertanggung jawab, (3) kepercayaan, (4) keadilan, (5) keperdulian social. Tasmara (2006) mengemukakan karakteristik kepemimpinan berbasis spriritual yaitu: (1) attitude, (2) adaptability, (3) attention, (4) Accountable, (5) beauty, (6) behavior, (7) 64 credibility (8) competent, (9) creative, (10) consistence, (11) honest, (12) discipline, (13) competent, (14) enthusiasme, (15) hope, (16) integrity, (17) justice, (18) love, (19) pray, (20) quality, (21) qolbu, (22) service, (23) trust, (23) teamwork, (24) Vision, (25) value , (26) empathy Mubayyidh ( 2006) menyebutkan bahwa seorang pemimpin yang unggul dan berkualitas harus mampu memperhatikan dan melaksanakan adab-adab pergaulan dengan sesama manusia, yakni dengan cara : 1. Menjaga perasaan orang lain Rasulullah SAW pernah bersabda “bukanlah seorang muslim yang suka mencela, melaknat, berkata-kata kotor dan berkata-kata jorok “ ( HR At-Tirmidzi ). Dan dalam al qur’an dikatakan dalam surat Al baqarah 2 : 263 yang berbunyi َ ُ‫ﺻﺪَ َﻗ ٍﺔ ﻳَﺘْ َﺒﻌُ َﻬﺎ ﺃَﺫًﻯ ۗ َﻭﺍﻟﻠﱠﻪ‬ ‫ﻭﻑ َﻗ ْﻮ ٌﻝ‬ ٌ ‫ﻲ َﺣ ِﻠﻴ ٌﻢ َﻣ ْﻌ ُﺭ‬ َ ‫َﻭ َﻣ ْﻐ ِﻔ َﺮﺓ ٌ َﺧﻴ ٌْﺮ ِﻣ ْﻦ‬ ‫ﻏﻨِ ﱞ‬ Yang artinya Perkataan yang baik dan pemberian maaf lebih baik dari sedekah yang diiringi dengan sesuatu yang menyakitkan (perasaan si penerima). Allah Maha Kaya lagi Maha Penyantun.( surat Al Baqarah 2 : 263 ) 2. Mendahului memberi salam dan ceria saat bertemu dengan orang lain Dalam sebuah hadist dikatakan “ Tidak sempurna iman salah seorang diantara kalian hingga ia mencintai saudaranya, sebagaimana ia mencintai dirinya sendiri “. Dengan menyebarkan salam inilah yang membuat sesama saudara saling mencintai dan menyayangi. 3. Mengucapkan terima kasih atas kebaikan orang lain Rasullulah SAW pernah bersabda “ Allah tidak akan mensyukuri orang yang tidak bersyukur kepada orang lain “ ( HR Ahmad dan Abu Daud ) dan menurut Hr Tirmidzi dikatakan “ Barang siapa yang menerima kebaikan dari seseorang dan kemudian mengucapkan do’a semoga Allah membalas kebaikan kepadamu, kepada orang yang berbuat kepadanya, maka sesungguhnya ia telah memujinya dengan pujian yang sangat bagus. 65 4. Menghargai kesepakatan perjanjian yang telah disepakati bersama dengan jujur Dalam sebuah hadist dikatakan “ Bersifat jujurlah sekalipun susah meraihnya karena dalam kejujuran adalah keselamatan ( HR. Ibnu Abi’Adi ) 5. Bersifat amanah dalam segala hal Dalam surat An-Nahl: 91 yang berbunyi artinya “ dan janganlah kamu membatalkan sumpah-sumpahmu itu, sesudah meneguhkan, sedang kamu telah menjadikan Allah sebagai saksimu ( terhadap sumpah-sumpah itu ). Sesungguhnya Allah mengetahui apa yang kamu perbuat” 6. Tidak mengolok-olok dan mengejek orang lain Sebagaimana Firman Allah dalam surat Al Hujurat (49 )ayat 11 artinya Hai orang-orang yang beriman, janganlah sekumpulan orang laki-laki merendahkan kumpulan yang lain, boleh jadi yang ditertawakan itu lebih baik dari mereka. Dan jangan pula sekumpulan perempuan merendahkan kumpulan lainnya, boleh jadi yang direndahkan itu lebih baik. Dan janganlah suka mencela dirimu sendiri dan jangan memanggil dengan gelaran yang mengandung ejekan. Seburuk-buruk panggilan adalah (panggilan) yang buruk sesudah iman dan barangsiapa yang tidak bertobat, maka mereka itulah orang-orang yang zalim. 66 7. Tidak mencari aib / keburukan orang lain Sebagaimana Firman Allah dalam surat Al Hujurat (49 ) ayat 12 yang berbunyi artinya Hai orang-orang yang beriman, jauhilah kebanyakan purba-sangka (kecurigaan), karena sebagian dari purba-sangka itu dosa. Dan janganlah mencari-cari keburukan orang dan janganlah menggunjingkan satu sama lain. Adakah seorang diantara kamu yang suka memakan daging saudaranya yang sudah mati? Maka tentulah kamu merasa jijik kepadanya. Dan bertakwalah kepada Allah. Sesungguhnya Allah Maha Penerima Taubat lagi Maha Penyayang. 8. Tidak menyebut-nyebutkan kebaikan diri sendiri Sebagaimana Firman Allah dalam surat Al Baqarah (2 ) ayat 262 yang berbunyi artinya Orang-orang yang menafkahkan hartanya di jalan Allah, kemudian mereka tidak mengiringi apa yang dinafkahkannya itu dengan menyebut-nyebut pemberiannya dan dengan tidak menyakiti (perasaan si penerima), mereka memperoleh pahala di sisi Tuhan mereka. Tidak ada kekhawatiran terhadap mereka dan tidak (pula) mereka bersedih hati. ( surat Al Baqarah 2 : 262 ) 67 3.7 Pola Kepemimpinan D alam setiap kepemimpinan ada dua pola dasar kepemimpian yang biasa dilakukan oleh suatu organisasi atau perusahaan. Yaitu pola dasar kepemimpian formal dan pola dasar kepemimpinan informal 1. Pola Kepemimpinan Formal Kepemimpinan formal ada secara resmi pada seseorang yang diangkat dalam jabatan kepemimpinan. Hal ini tampak pada berbagai ketentuan yang mengatur khirarki organisasi dan dalam bagan organisasi Adapun penerimaan atas kepemimpinan formal masih harus diuji dalam praktek yang hasilnya tampak dalam kehidupan organisasi. Jadi tidak secara otomatis merupakan jaminan diterima oleh para anggotanya. Kepemimpinan formal dkenal juga dengan sebutan “ headship” 2. Pola Kepemimpinan Informal Kepemimpinan informal tidak didasarkan pada pengangkatan, ia tidak terlihat dalam hirarki atau bagan organisasi. Efektivitas kepemimpinan informal terlihat pada pengakuan nyata dan penerimaan dalam praktek atas kepemimpinan seseorang. Biasanya kepemimpinan informal didasarkan pada kriteria sebagai berikut : 1. Kemampuan memikat hati orang 2. Kemampuan membina hubungan yang serasi dengan organisasi atau orang lain 3. Penguasaan atas arti tujuan organisasi yang hendak dicapai 4. Penguasaan tentang implikasi-implikasi pencapaian tujuan dalam kegiatan operasional 5. Pemikiran atas keahlian tertentu yang tidak dimiliki oleh orang lain 3.8 Kepemimpinan Efektif anyak terdapat metode kepemimpian yang dilakukan para pemimpin B untuk menghadapi bawahannya. Ada beberapa Metode yang digunakan untuk 68 mengarahkan agar kepemimpinan dapat berjalan secara efektive yaitu : 1. Metode persuarsive ( membujuk ) 2. Metode Implikatif ( melibatkan ) 3. Metode Sugestif ( menganjurkan ) 4. Metode diskusi 5. Metode Advise ( nasehat ) 6. Metode Induecement ( paksaan ) 7. Metode Komando ( perintah ) Keberhasilan dan kegagalan kepemimpinan dapat ditandai dengan bagaimana moril pemimpin tersebut dalam menjalankan kepemimpinannya. Moril merupakan keadaan jiwa dan emosional seseorang. Faktor-faktor yang mempengaruhi moril seseorang antara lain adalah sebagai berikut : 1. Kepemimpinan atasan 2. Kepercayaan dan keyakinan akan kebenaran 3. Penghargaan atas penyelesaian tugas 4. Solidaritas dan kebanggaan organisasi 5. Pendidikan dan organisasi 6. Kesejahteraan dan rekreasi 7. Kesempatan untuk mengembangkan bakat 8. Strukrur organisasi 9. Pengaruh dari luar Faktor pendukung yang paling utama dalam kepemimpinan yang bijak adalah bagaimana dia mampu menguasai situasi dan kondisi lingkungan organisasinya. Oleh karena itu pemimpin wajib berusaha untuk menguasai lingkungan yang dihadapinya menjadi suatu kondisi yang menguntungkan. Hal ini dapat diatasi dengan cara sebagai berikut : 1. Mengadakan komunikasi 2. Memiliki kepekaan social yang tinggi 3. Mengetahui kebutuhan materiil dan spiritual lingkungan 4. Memberikan pertolongan tanpa pamrih 5. Mampu menampilkan diri sesuai dengan aturan dan norma yang baik 69 Dari faktor tersebut diatas, seorang pemimpin juga harus mempunyai ciri kepribadian tersendiri yang dapat dilihat dari sikap pemimpin tersebut di dalam menjalankan kegiatan kepemimpinannya di organisasi. Sebagai seorang pemimpin harus mampu memberikan bimbingan, motivasi, arahan dan tuntunan kepada bawahannya agar dapat menjadi teladan dalam bidang apapun serta dapat melahirkan pemimpin baru untuk generasi yang akan datang. Konsep kepemimpinan yang spesifik antara lain : 1. Keterarahan, 2. Inspirasi, 3. Membangun tim, 4. Teladan dan 5. Penerimaan. 3.9 Tipe-tipe Kepemimpinan T Ipe –tipe pemimpin dan ciri-cirinya menurut Sondang P Siagian dapat digolongkan dalam lima tipe yaitu : a. Otokratis Seorang pemimpin yang memiliki sifat : a. Menganggap organisasi adalah milik sendiri b. Mengidentikkan tujuan pribadi dengan tujuan organisasi c. Menganggap bawahan semata mata hanya sebagai alat d. Tidak mau menerima kritik, saran dan pendapat orang lain e. Terlalu tergantung pada kekuasaan formalnya f. Dalam tindakannya sering menggunakan pendekatan yang mengandung unsur paksaan dan punitive ( bersifat hukuman ). Pemimpin otokratis ini biasanya berlaku pada keadaan darurat, maka ada situasi keadaan darurat militer dan keadaan darurat sipil untuk daerah-daerah tertentu agar pimpinan militer dapat bertindak otoriter didaerah tersebut. 70 b. Militeristik Seorang pemimpin yang memiliki sifat : a. Dalam pergerakan bawahannya lebih sering mengunakan system perintah b. Dalam mengerakan bawahannya senang bergantung pada pangkat dan jabatannya c. Senang pada formalitas yang berlebih-lebihan d. Menuntut disiplin yang tinggi dan kaku dari bawahannya e. Sukar menerima kritik dari bawahannya f. Mengemari upacara-upacara untuk berbagai keadaan. Tipe ini bukan seharusnya pemimpin organisasi dan bukan pula seorang pemimpin yang ideal, karena pemimpin ini bersifat kaku dan satu arah, hanya dari atasan kepada bawahannya, namun perintahnya cukup jelas untuk dijalankan oleh bawahannya. Perintah atasan militer harus dilaksanakan demi perintah, walaupun seringkali tidak sesuai dengan hati nurani orang yang melaksanakannya tetapi harus tetap dilaksanakan demi perintah. c. Paternalistik Seorang pemimpin yang bersifat: a. Menganggap bawahannya sebagai manusia yang tidak dewasa b. Bersifat terlalu melindungi ( overly Protective ) c. Jarang memberi kesempatan kepada bawahannya untuk mengambil keputusan d. Jarang memberi kesempatan kepada bawahannya untuk memngembangkan daya kreasi dan fantasinya e. Sering bersifat maha tahu, dalam keadaan tertentu seorang pemimpin tipe ini kadang-kadang diperlukan dengan menghilangkan sifat-sifat yang negative. Pemimpin yang bersifat paternalitik ini hanya cocok bagi anak-anak yang masih kecil dan kurang baik bagi para bawahan yang telah dewasa dan berpendidikan sarjana, akan tetapi kalau seorang pemimpin sudah bertipe parternalistik biasanya sangat sulit untuk mengubah cara kepemimpinannya kearah demokratis yang lebih baik. Kemandirian dan kebebasan kelompok untuk berkembang sulit dicapai. 71 d. Karismatik Pada umumnya pemimpin ini memiliki kharisma yang banyak disukai oleh para pengikutnya dan memiliki daya tarik yang sangat besar, meskipun para pengikutnya sering kali tidak dapat menjelaskan mengapa mereka jadi pengikutinya. Seorang pemimpin yang bertipe karismatik biasanya hanya dari penampilannya dan pidatonya yang singkat sekalipun sudah dapat mempengaruhi banyak orang yang kemudian secara spontan bersedia menjadi pengikutnya secara nasional bahkan internasional dari seluruh dunia e. Demokrasi Tipe pemimpin seperti inilah yang cocok untuk organisasi modern. Pemimpin yang demikian memiliki sifat-sifat sebagai berikut : a. Dalam proses penggerakkan bawahan selalu bertitik tolak pada manusia sebagai mahluk termulia di dunia b. Selalu berusaha mensikronisasikan antara kepentingan tujuan organisasi dan kepentingan tujuan pribadi bawahannya. c. Senang menerima saran dan pendapat, bahkan kritik dari bawahannya d. Selalu berusaha mengutamakan kerjasama dengan teman kerja dalam usaha mencapai tujuan. e. Selalu berusaha agar bawahannya lebih berhasil f. Berusaha mengembangkan kapasitas dirinya sebagai pemimpin. 3.10 Ciri-ciri Kepemimpinan M Enurut prof Dr.S.P Siagian dalam bukunya yang berjudul ” Informasi untuk pengambilan keputusan ” menyebutkan ciri-ciri dan syarat-syarat kepemimpinan yaitu : 1. Memiliki pendidikan umum yang luas 2. Kemampuan berkembang secara mental 3. Bersifat ingin tahu 4. Kemampuan analisis 72 5. Memiliki daya ingat yang kuat 6. Kapabilitas yang integrative 7. Ketrampilan berkomunikasi 8. Ketrampilan mendidik 9. Rasionalitas dan Objektivitas 10. Pragmatis 11. Kesederhanaan 12. Keberanian mengambil keputusan 13. Kemampuan mendengarkan saran-saran 14. Adaptabilitas dan fleksibilitas 15. Ketegasan dalam bertindak 3.11 Pendekatan study Kepemimpinan A Da beberapa pendekatan-Pendekatan tentang Studi Kepemimpinan yaitu: 1. Pendekaan kesifatan Mencakup energi, pandangan, pengetahuan dan kecerdasan, imajinasi, kepercayaan diri, integritas, kepandaian berbicara, pengendalian dan keseimbangan mental maupun emosional, bentuk phisik, pergaulan sosial dan persahabatan, dorongan antusiasme, berani dan sebagainya. Sifat-sifat yang harus dimiliki agar kepemimpinan dapat efektif, menurut Edwin Ghiselli adalah : kemampuan dalam pengarahan dan pengawasan pekerjaan orang lain, kebutuhan akan prestasi dalam pekerjaan, kecerdasan, ketegasan (dicisiveness), kepercayaan diri dan inisiatif. Sedangkan menurut Keith Davis sifat yang harus dimiliki oleh seorang pemimpin adalah : kecerdasan, kedewasaan dan keluasan hubungan social, motivasi diri dan dorongan berapresiasi, dan sikap-sikap hubungan manusiawi. 2. Pendekatan perilaku Berdasarkan pendapat ini bahwa perilaku-perilaku kepemimpinan dapat dipelajari, dilatih atau dikembangkan dengan tepat agar mampu memimpin dengan efektif. 73 Pendekatan perilaku memusatkan perhatiannya pada dua aspek, yaitu : a. Fungsi-fungsi kepemimpinan : 1.Fungsi-fungsi yang berhubungan dengan tugas (task related) atau pemecahan masalah. 2.Fungsi-fungsi pemeliharaan kelompok (group maintenance) atau social. b. Gaya-gaya kepemimpinan : a. Gaya dengan orientasi tugas (task oriented) b. Gaya dengn orientasi karyawan (employee oriented) 3. Pendekatan situasional (contingency) Menggambarkan bahwa gaya yang digunakan tergantung pada factor-faktor seperti situasi, karyawan, tugas, organisasi dan variable-variabel lingkungan lainnya. Menurut konsep Douglas McGregor yang paling terkenal adalah bahwa strategi kepemimpinan dipengaruhi anggapan-anggapan seorang pemimpin tentang sifat dasar manusia, dikenal dengan teori X dan teori Y : Anggapan-anggapan teori X : Bahwa kebanyakan pegawai : 1. Bekerja sedikit mungkin dan menentang perubahan 2. Harus dibujuk, diberi ganjaran, dihukum dan diawasi, sehingga perilaku mereka memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi. 3. Menghendaki pengarahan dan menghindari tanggung jawab. Anggapan-anggapan teori Y : Bahwa kebanyakan pegawai 1. Tidak dengan sendirinya harus tidak suka bekerja 2. Mempunyai kemampuan untuk memikul tanggung jawab atas kerja dan mempunyai potensi untuk membangun, tetapi manajemen dengan tindakan-tindakannya harus membuat mereka sadar akan kemampuannya. 3. Ingin mencapai penghargaan social dan kepuasan yang diperolehnya sendiri dari pekerjaan mereka. Seorang pemimpin yang menganut anggapan-anggapan teori X akan cenderung menyukai gaya kepemimpinan otokratik. Sebaliknya pemimpin yang beranggapan dengan teori Y akan lebih menyukai gaya kepemimpinan partisipatif atau demokratik. 74 Teori Z : William G Ouchin dari Universitas California mengatakan : Kunci peningkatan produktifitas terletak pada partisipasi / ketergantungan bawahan pada atasan dan keterikatan semua anggota pada organisasi Ciri-ciri organisasi pada teori Z adalah 1. Organisasi terdiri dari kelompok manajer yang amat menyadari akan arti pentingnya kelompok kerja dalam organisasi 2. Organisasi memiliki tujuan untuk menciptakan hubungan yang harmonis antara perusahaan dengan pekerjaannya, dengan pemilik, dengan pelanggan, dan dengan masyarakat. 3. Terdapat kebebasan bagi manajer unit untuk menentukan tujuan unitnya dalam rangka mencapai tujuan perusahaan 4. Proses pengambilan keputusan bersifat consensus atas dasar partisipasi 5. Mengembangkan dan penyebarluaskan informasi dan nilai-nilai dalam perusahaan Gambar.3.2 Hirarki kebutuhan menurut Maslow Kebutuhan Aktualisasi diri Kebutuhan Penghargaan Kebutuhan Rasa memiliki Kebutuhan Rasa aman Kebutuhan Fisiologis Manajemen Berdasarkan Sasaran ( Manajemen By Objective / MBO ) Suatu proses dengan mana manajer dan bawahannya ikut serta bersama-sama dalam menentukan tujuan kegiatan dan tanggal jatuh tempo pekerjaan disamping juga evaluasi hasil kerja dalam kaitannya dengan tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. 75 Menurut Peter F Drucker : MBO adalah Suatu cara untuk mengintergrasikan kegiatan-kegiatan dengan tujuan organisasi yang seimbang. Menurut ahli manajemen MBO adalah suatu tehnik penilaian hasil kerja dimana para peserta dievaluasi berdasarkan kontribusi mereka tehadap tujuan secara keseluruhan tidak hanya untuk karakteristik seperti ciri-ciri kepribadian : 1. Atasan dan bawahan secara bersama-sama meninjau kembali strategic organisasi dan kemudian menetapkan tujuan yang diharapkan dan rencana perbaikan kerja untuk periode waktu tertentu. 2. Tujuan-tujuan yang sudah ditetapkan harus dapat diukur dan reabilitis 3. Sistem informasi manajemen harus dirancang sedemikian rupa agar fleksibel dan kecepatan maksimum dapat dicapai dengan maksud dapat memberikan umpan balik untuk mengambil keputusan dan pengawasan yang efektif 4. Atasan dan bawahan saling bertemu muka secara teratur untuk menilai kemajuankemajuan dalam usaha mencapai tujuan yang sudah ditetapkan. Gambar. 3.3 PROSES MBO : 1 RENCANA-RENCANA STRATEGIK DAN TUJUAN PERUSAHAAN 2 TUJUAN UNIT DAN CARA-CARA UNTUK MENCAPAI TUJUAN 4 EVALUASI HASIL KERJA DI BANDINGKAN DENGAN TUJUAN 3 HASIL KERJA MANAJER KETERBATASAN MBO 1. Seorang manajer yang mencapai tujuannya dengan melalui tangan orang lain 2. Adanya tolak ukur yang dipercaya untuk menentukan apakah tujuan benar-benar tercapai 76 3. Tehnik tersebut kurang dapat diterapkan pada karyawan tingkat bawah yang sudah diprogram dan disusun dengan ketat 4. Tidak dapat dipandang berdiri sendiri dari kegiatan yang lain. 4 Kerangka Dasar hubungan manusia 1. Pada dasarnya setiap orang memiliki sifat yang berbeda satu dengan lainnya 2. Pada dasarnya setiap orang memiliki harga diri yang berbeda 3. Pada dasarnya setiap orang memiliki motivasi yang berbeda 4. Pada dasarnya setiap orang memiliki kepentingan timbal balik 3.12 Kegagalan dan Keberhasilan Pemimpin K Egagalan pemimpin adalah ketidakmampuan pemimpinan menggerakkan anggota untuk mencapai tujuan. Kegagalan itu umumnya disebabkan oleh 3 kesalahan yaitu 1. Kesalahan ideologi, hal ini disebabkan karena pemimpin yang hanyut dalam arus ideologi 2. Kesalahan politik, dimana pemimpin tenggelam dalam kebersatuan sehingga melupakan perjuangan 3. Kesalahan organisasi, akibat dari pemimpin yang tidak konsisten dalam memecahkan masalah dan konflik dengan metode yang telah ditetapkan. Selain kegagalan banyak juga pemimpin yang berhasil dalam menjalankan perusahaan, hal ini disebabkan karena : 1. Adanya dukungan dari masyarakat disekitarnya 2. Keberhasilan dalam menyelesaikan masalah yang ada di intern maupun ekstern perusahaan 3. Adanya stabilitas Ekonomi 77 Untuk mencapai tujuannya, pemimpin harus memiliki metode untuk memimpin yang baik, yaitu : 1. Menjabarkan program umum kedalam program khusus yang sesuai dengan kondisi objektif 2. Memadukan kemampuan kepemimpinan kolektif tim manajemen dengan kemampuan individu 3. Melaksanakan garis anggota dari anggota, oleh anggota dan kembali ke anggota Dari metode tersebut maka akan dapat diterapkan dengan jiwa pemimpin yang baik yang dapat memahami kondisi karyawan dengan system perusahaan, karena jiwa pemimpin adalah factor internal yang dapat dilihat dari perbuatannya. Untuk itu pemimpin harus mempunyai jiwa yang : 1. Kuat untuk mencintai kawan dan setia kawan 2. Kuat untuk menaklukkan musuh dan menjadikannya sebagai kawan 3. Kuat untuk menderita ( bila terjadi kegagalan dalam usaha ) 4. Kuat untuk hidup sederhanan dan menghindari hidup mewah dalam kedudukan. Dengan demikian pemimpin yang baik maka ia harus memiliki kehidupan yang siap untuk bekerja, belajar dan berkerjasama dimana tertanam dari jiwanya yang harus memiliki jiwa yang siap menang dan siap untuk kalah. Jika menang maka jangan puas diri tetapi harus tetap konsisten untuk mempertahankan keunggulannya dan bila kalah maka jangan putus asa dan menjadikan kegagalannya sebagai keberhasilan yang tertunda dan berusaha memperbaiki kekurangan dan penyebab terjadinya kegagalan. 78 Pertanyaan : 2. Apa yang dimaksud dengan pemimpin 3. Jelaskan arti dari Kepemimpinan! 4. Apa syarat-syarat seorang Pemimpin yang Islami? 5. Jelaskan pula fungsi dari Kepemimpinan! 6. Apa beda Pemimpin dengan kepemimpian ? 7. Jelaskan jenis-jenis Kepemimpinan dibawah ini : a. Kepemimpinan Situasional b. Kepemimpinan Demokratis c. Kepemimpinan Otoriter 8. Bagaimana seorang pemimpin dapat memotivasi karyawannya, dan bagaimana dengan sikap pemimpin yang tidak mau mendengarkan aspirasi bawahannya? 9. Apa yang dimaksud dengan aktualisasi diri Menurut Hirarki kebutuhan Maslow? 10. Apa yang menyebabkan kegagalan seorang pemimpin ? 11. Bagaimana perusahaaan dapat mengembangkan potensi diri karyawannya agar termotivasi dalam bekerja 12. Analisis gaya kepemimpinan Indonesia sekarang apakah sudah sesuai dengan kebutuhan masyarakat Indonesia 13. Bagaimana bentuk kepemimpinan yang ideal, berikan contohnya 14. Dalam kepemimpinan, apakah tingkat pendidikan sangat berpengaruh dalam sikap kepemimpinan. 15. Apa yang menyebabkan kegagalan dalam memimpin sebuah organisasi 16. Seorang pemimpin harus mempunyai jiwa kepemimpinan untuk keberhasilan usahanya, jelaskan 17. Jelaskan gaya kepemimpinan otokratis, demokratik, partisipatif 18. Bagaimana cara seorang pemimpin mempertahankan agar karyawan anda tidak keluar dari perusahan. 19. Sebutkan dan jelaskan adab- adab pergaulan menurut pendapat Mubayyidh! 20. Mengapa mengucapkan terima kasih baik kepada sesama teman sejawat ataupun kepada bawahan sangat diperlukan dalam organisasi 79 80 BAB III MENGELOLA DALAM LINGKUNGAN GLOBAL GLOBALISASI Pengakuan oleh organisasi bahwa bisnis harus mempunyai fokus global, bukan local. Globalisasi berarti “dunia tanpa batas” artinya pasar menjadi semakin luas, karena dimungkinkannya berkurang/hilangnya hambatan terhadap arus barang, jasa, modal dan SDM melintas batas nasional. Dampak globalisasi : pasar menjadi semakin luas, tetapi juga pesaing dari seluruh dunia juga dapat datang ke pasar domestik kita. Tiga faktor sebagai fenomena globalisasi : 1. Kedekatan  “menyusutnya dunia” Berhadapan dengan pelanggan, pesaing, pemasok dan pemerintah, kemampuan teknologi dan manajerial. Para manajer saling bersaing atau bahkan bekerja sama dengan pemain global yang baru. 2. Lokasi Lokasi dan integrasi dari organisasi yang beroperasi melewati beberapa batas internasional merupakan bagian dari globalisasi. Manajemen transnasional  menggambarkan praktek yang semakin banyak dilakukan orang untuk memperluas operasi organisasi melewati batas banyak negara. 3. Sikap  “tidak ada luar negeri lagi” - Mempraktekan manajemen secara global. - Keingintahuan mengenai dunia di luar batas-batas nasional - Kemauan untuk mengembangkan kemampuan guna berpartisifasi dalam ekonomi global. DAYA SAING (Competitiveness) yaitu : Posisi relatif dari suatu pesaing terhadap pesaing yang lain. 81 Competitive Advantage (Kemampuan bersaing) yaitu : Suatu kemampuan atau keadaan yang memungkinkan sebuah perusahaan untuk memperoleh keuntungan yang lebih tinggi dari rata-rata dalam suatu industri tertentu. Daya saing global  persaingan diantara bangsa-bangsa. - Kesiapan suatu bangsa untuk interaksi daya saing masa depan agar bisa kompetitif. - Memiliki peuang untuk memenangkan perlombaan. Ukuran kriteria : - Upah pekerja dalam sebuah negara - Tingkat pendidikan dari angkatan kerja negara tersebut. - Bagian pasar dunia dari suatu negara - Standar kehidupan suatu negara. Daya saing yang diperlukan dalam glibalisasi adalah : 1. Daya saing kualitas 2. Daya saing harga 3. Daya saing Marketing 4. Daya saing dalam membuat jaringan ( net Working ) Bagaimana Pemerintah mempengaruhi daya saing ? - Iklim Ekonomi - Lembaga - Kebijakan - Perubahan politik - Persetujuan diantara berbagai bangsa MENGELOLA SECARA INTERNASIONAL Berarti : - Berhubungan dengan para staf dan tim tertentu - Mengerti mengenai kompetisi asing - Belajar politik, budaya dan gaya operasi dipasar yang berbeda. 82 Apakah seorang manajer yang baik di negaranya akan menjadi manajer yang baik di negara lain ? ORGANISASI GLOBAL : Mempunyai berbagai unit usaha di berbagai negara yang terintegrasi untuk beroperasi sebagai suatu organisasi yang mendunia. Perusahaan Multinasional (MNE) MNE yaitu : sebuah perusahaan besar dengan operasi dan divisi yang tersebar di beberapa negara tetapi dikendalikan oleh kantor pusat secara sentral. Faktor yang harus diperhatikan oleh manajer MNE dalam membuat keputusan investasi : 1. Ekonomi dari berbagai negara (infrastruktur) 2. Resiko politik 3. Kecocokan teknologi pada budaya yang berbeda 4. Dukungan dari pemerintah setempat. Dampak MNE : - Pada negara tuan rumah : 1. Transfer modal, teknologi dan kewirausahanan 2. Membaiknya neraca pembayaran 3. Terciptanya lapangan pekerjaan 4. Memperbaiki persaingan dlm ekonomi setempat 5. Ketersediaan produk yang lebih banyak Pada negara sendiri : - Keluarnya investasi asing - Melemahkan necara pembayaran - Hilangnya kompensasi dari pendapatan deviden, biaya memberi lisensi, royalty dan penjualan komponen. - Menderita kerugian dari keuntungan teknologi. 83 BAGAIMANA PERUSAHAAN MEMASUKI PASAR GLOBAL ? Tahapan yang dapat ditempuh : 1. Exporting Exporting : yaitu menjual produk yang dihasilkan secara domestik di pasar asing. 2. Licensing Licencing : yaitu penjualan hak ke pasar produk bermerk atau menggunakan proses yang dipatenkan atau material yang dilindungi undang-undang hak cipta. 3. Franchise Franchise : yaitu suatu tipe pengaturan lisensi, sebuah perusahaan menjual paket yang terdiri dari merk dagang, mesin material dan pedoman manajerial. 4. Joint Venture Joint Venture : yaitu bentuk bisnis yang merupakan gabungan perusahaan asing dan perusahaan domestik, mereka berpatungan menanggung biaya pembangunan fasilitas produksi atau penelitian di negara asing. 5. Global Strategik Partnership Global Strategy Partnership : yaitu aliansi yan dibentuk oleh sebuah organisasi dengan satu atau beberapa negara asing, pada umumnya bertujuan kearah mengeksploitasi peluang negara lain dan keaah mengambil posisi pimpinan dalam pasokan atau produksi. Sikap Manajer dalam MNE : 1. Manajer Ethnosentrik (ethnocentric manager) Sikap bahwa kebiasaan manajemen dinegara sendiri lebih baik dari pada di negara lain dan dapat diekspor bersama dengan barang dan jasa organisasi. 2. Manajer Polisentrik (polycentric manager) Sikap yang mengatakan karena kebijakan manajemen negara asing paling baik dipahami oleh personalia manajemen negara itu sendiri, organisasi induk harus mengandalkan pada kantor asing itu. 84 3. Manajer Geosentrik (geocentric manager) Sikap yang menerima persamaan maupun perbedaan antara kebijakan domestik dan asing serta berusaha mencari keseimbangan antara unsure-unsur yang paling efektif. Sikap Manajer apa yang paling cocok untuk perusahaan multinasional menurut anda? Dalam Al-Qur’an surat Al Hujurat : 13 mengambarkan bahwa globalisasi adalah suatu keniscayaan dan seorang muslim harus memiliki sikap takwa. Globalisasi bila tidak dibimbing oleh suatu etnik tertentu maka mereka akan menghilangkan batas-batas yang baik dan buruk, yang halal dan haram, yang boleh dan yang terlarang. Kemajuan usaha yang mereka peroleh tidak terlepas dari hubungan hutang piutang. 85 BAB IV MANAJEMEN PENGAMBILAN KEPUTUSAN Manajer adalah pemecah masalah. Ciri umum Manajer adalah bahwa ia seorang pembuat keputusan. Membuat keputusan adalah memilih suatu alternatif dari dua pilihan atau lebih. Pembuatan keputusan adalah bagian kunci kegiatan manajer. Pembuatan keputusan berkaitan dengan masalah. Masalah muncul kalau keadaan sebenarnya tidak sesuai dengan keadaan yang diinginkan. Membuat Keputusan adalah memilih suatu alternative dari dua pilihan atau lebih untuk menentukan suatu pendapat atau perjalanan suatu tindakan Tipe-tipe Keputusan : Dibuat menurut kebiasaan Ada aturan/prosedur Programmed dicisions Rutin & berulang-ulang Menghemat waktu Penangan masalah komplek/rumit/sederhana Untuk masalah khusus Non-programmed decisions Sekali pakai Proses tidak terstruktur Situasi pembuatan keputusan : - Kondisi kepastian (certainty)  Informasi yang akurat, terpercaya dan dapat diukur, ketepatan ramalan tinggi - Kondisi resiko (risk)  Informasi lengkap tidak tersedia - Kondisi ketidakpastian (Uncertainty) Hanya sedikit yang diketahui mengenai alternatif atau hasilnya. 86 PROSES PEMBUATAN KEPUTUSAN RASIONAL : 1. PENGAMATAN SITUASI 2. KEMBANGKAN ALTERNATIF - Definisikan masalah - Diagnosa penyebab - Tentukan tujuan keputusan - Cari alternatif secara kreatif - Jangan mengevaluasi dulu 4. IMPLEMENTASIKAN KEPUTUSAN & MONITOR HASIL - Rencanakan implementasi - Implementasikan rencana - Monitor implementasi & buat penyesuaian yg perlu 3. MENGEVALUASI ALTERNATIF & MEMILIH YG TERBAIK - Evaluasi alternatif - Pilih alternatif terbaik POHON KEPUTUSAN DAN PEMBUATAN KEPUTUSAN Pohon keputusan (decision tree) merupakan alat/teknik untuk memvisualisasikan masalah/persoalan beserta urut-urutan masalahnya dengan menggunakan diagram yang berbentuk seperti pohon. Dikembangkan untuk membantu manajer dalam membuat serangkaian keputusan yang melibatkan peristiwa-peristiwa ketidakpastian. Contoh kasus : Suatu perushaan menghadapi suatu masalah, apakah akan melakukan pembangunan pabrik baru berukuran kecil atau besar. Bila membangun pabrik besar, maka diperlukan investasi sebesar Rp. 5 milyar, sedangkan bila hanya membangun pabrik kecil, besarnya investasi hanya Rp. 1 milyar. 87 Kemungkinan (probabilitas) permintaan tinggi adalah sebesar 0.75 dan kemungkinan permintaan rendah sebesar 0.25. Bila perusahaan membangun pabrik besar dan permintaan tinggi, investasi itu akan menghasilkan keuntungan sebesar Rp. 1 milyar setiap tahun, tetapi bila permintaan rendah hanya menghasilkan keuntungan sebesar Rp. 300 juta setiap tahun. Dilain pihak bila perusahaan membangun pabrik kecil dan permintaan tinggi, maka perusahaan perusahaan akan mendapatkan aliran kas neto sebesar Rp. 250 juta per tahun, dan bila permintaan rendah, keuntungan yang diterima sebesar Rp 200 juta setiap tahun. Bila besarnya biaya pembangunan pabrik dianggap pasti sedang keuntungan dianggap tidak pasti dan umur pabrik besar maupun kecil = 10 tahun. Berapa besarnya nilai payoffs yang diharapkan dari kedua pilihan tersebut. Bagaimana keputusan anda? Keputusan Keadaan dasar Payoffs Pilihan yang sering dipakai untuk seorang manajer mengambil keputusan : 1. Analisa marginal : Tehnik perbandingan biaya 2. Segi Spikologi : Keputusan berdasarkan biaya 3. Intuisi : perasaan atau bisikan hati 88 Expected payoffs 4. 5. 6. 7. Pengalaman : melihat kejadian dimasa lalu Mengikuti sang pemimpin : melihat keputusan yang telah dicapai Melakukan Percobaan : penyelidikan ilmiah Menganalisa : memecahkan persoalan atas : memecahkan persoalan atas berbagai komponen. 89 BAB V PERENCANAAN (PLANNING) PERENCANAAN  PROSES MENETAPKAN SASARAN DAN MEMILIH CARA UNTUK MENCAPAI SASARAN TERSEBUT. SASARAN SANGAT PENTING KARENA : - MEMBERIKAN ARAH YANG JELAS - MEMUSATKAN/MEMFOKUSKAN USAHA - MENJADI PEDOMAN RENCANA DAN KEPUTUSAN - MEMBANTU DALAM MENGEVALUASI KEMAJUAN Limat Tahap Dasar Perencanaan : - Menetapkan tujuan dan serangkaian tujuan - Merumuskan keadaan saat ini - Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan - Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan. (Mengambil Keputusan) - Menyusun Rencana Pendukung Alasan-alasan dasar Perlunya Perencanaan : - Protective benefite, yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan. - Positive benefite, dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi. Manfaat Perencanaan : - Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan, - Membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah-masalah utama, - Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas, - Membantu penempatan tangggung jawab yang lebih tepa, - Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi, - Memudahkan dalam berkoordinasi antar bagian, 90 - Membuat tujuan lebih husus, terperinci dan lebih mudah dipahami, - Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti, - Menghemat usaha, waktu dan dana. Kelemahan Perencanaan : - Pekerjaan yang tercakup pada perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata, - Perencanaan cenderung menunda kegiatan, - Perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi, - Ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara tidak konsisten. Hubungan Perencanaan dengan Fungsi Manajemen Lainnya : Pengawasan Pengor ganisasi an Staffing Pengara han Perencanaan FAKTOR-FAKTOR YANG MEMBATASI PERENCANAAN : 1. Sulitnya meramal kondisi mendatang yang penuh dengan ketidak-pastian. 2. Perubahan yang sangat cepat 3. Kekakuan internal - Kekakuan psikologis - Kekakuan karena adanya prosedur dan kebijakan - Kekakuan sumber dana dan dana 4. Kekakuan eksternal 5. Waktu dan biaya 91 FAKTOR WAKTU DAN PERENCANAAN : TINGKAT MANAJEMEN PERIODE PERENCANAAN Manajer Puncak (Presdir, Wk. Dir. GM, CEO) Rencana jangka panjang > 3 th Contoh : Apa Strategi Persaingan Persh.? Apa Rencana Produk Baru? Berapa Tk. Pertumbuhan yg Akan Dicapai? Manajer Menengah (Mgr. Fungsional, Kep. Dept, Kep. Cabang) Rencana jangka menengah 1-3 th Contoh : Bagaimana memperbaiki schedul dan koordinasi?, bagaimana memanfaatkan Mgr. Lini pertama secara optimal? Manajer Lini Pertama Supervisor, Pemimpin kelompok Manajer satuan Rencana jangka pendek harian, mingguan, bulanan s/d 1 tahun. Contoh : Bagaimana mengimplementasikan Kebijaksanaan? Penugasan kerja dan metoda Kerja baru? Bagaimana menaikan efisiensi? 92 BAB VI PERENCANAAN STRATEGIS Adalah proses mengidentifikasi tujuan organisasi dan tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Strategic Plans adalah rencana yang didesain untuk memenuhi sasaran organisasi secara luas/jangka panjang Proses Rencana Strategis, dapat digambarkan Sbb: Definisi filosofi dan misi Penerapan pengawasan, perbaikan dan perbaikan rencana Penyaringan lingkungan eksternal u/kesempatan & ancaman Pengembangan rencana (strategi & tujuan) Penilaian kekuatan & kelemahan Internal Peramalan organisasi kemampuan dan kesempatan dlm lingkungan 93 HIERARKI RENCANA ORGANISASI : TUJUAN RENCANA STRATEGIS RENCANA OPERASINAL Rencana sekali pakai Rencana berkelanjutan Kebijakan Program Anggaran Prosedur standar & Metode Proyek Peraturan TUJUAN (Objective) Merupakan suatu sasaran dimana kegiatan itu diarahkan dan diusahakan untuk sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu. KEBIJAKAN (policy) Adalah suatu pernyataan untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan untuk mencapai tujuan. STRATEGI (Strategy) Merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat yang disebabkan oleh berbagai macam reaksi. Yang perlu dipertimbangkan dalam membuat strategi : ketepatan waktu, ketepatan tindakan yang akan dilakukan dan sebagainya. 94 PROSEDUR (Procedure) Merupakan rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang. Prosedur dibuat untuk memudahkan pelaksanaan semua aktivitas dalam organisasi. ATURAN (Rule) Adalah suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur. Aturan-aturan yang saling berkaitan dan dikelompokan menjadi satu golongan, disebut prosedur. PROGRAM (Program) Merupakan campuran antara kebijakan, prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran (budget). Perbedaan Perencanaan Strategis dengan Perencanaan Operasional : Perencanaan Opersional Pokok bahasan Sasaran Batasan Hasil yang diperoleh Informasi Organisasi Kepemimpinan Pemecahan masalah Perencanaan Strategik Masalah-masalah pengoperasian Kelangsungan dan pengembangan jangka panjang Laba sekarang Laba diwaktu yang akan datang Lingkungan sumber daya Lingkungan sumber daya sekarang waktu yang akan datang Efisiensi dan stabilitas Pengembangan potensi mendatang Dunia bisnis sekarang Kesempatan diwaktu yang akan datang Birokrasi/stabil Kewiraswastaan/fleksibel Konservatif Mengilhami perubahan radikal Berdasarkan pengalaman Antisipasi, menemukan masa lalu pendekatan-pendekatan baru. Resiko rendah Resiko tinggi Hambatan-hambatan Perencanaan Efektif : 1. Ketidak sediaan dan ketidak mampuan para perencana untuk melakukan kegiatankegiatan perencanaan, karena : - Kurang pengetahuan tentang organisasi 95 2. - Kurang pengetahuan tentang lingkungan - Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif - Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang - Biaya - Takut gagal - Kurang percaya diri - Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif Keengganan para anggota organisasi untuk menerima perencanaan karena perubahan yang ditimbulkannya. Implementasi strategi MODEL 7-S (diperkenalkan oleh perusahaan konsultan Mckinsey & Co) : 1. Struktur 5. Staf 2. Strategi 6. Skill 3. Sistem 7. Sasaran tingkat tinggi 4. Style TINGKAT STRATEGI DALAM ORGANISASI 1. Strategi Tingkat Korporasi Yaitu strategi yang dirumuskan oleh manajemen puncak yang mencakup operasi organisasi yang terdiri lebih dari satu jenis bisnis. Strategi ini berkaitan dengan pertanyaan : Bisnis apa yang akan dijalani oleh perusahaan?, Apa sasaran dan harapan dari setiap bisnis?, Bagaimana mengalokasikan sumber daya untuk mencapai semua sasaran ini?. 2. Strategi Unit Bisnis Disebut juga strategi lini bisnis, yaitu strategi yang dirumuskan untuk mencapai sasaran bisnis tertentu. Strategi ini berkaitan dengan pertanyaan : Bagaimana bisnis bersaing di pasar?, Produk/jasa seperti apa yang harus ditawarkan?, Pelanggan mana yang harus dilayani?, Bagaimana mendistribusikan sumber daya dalam bisnis?. 96 3. Strategi Tingkat Fungsional Yaitu strategi yang dirumuskan oleh bidang fungsional khusus dalam suatu usaha untuk melaksanakan strategi bisnis unit. 97 BAB VII PENGORGANISASIAN DAN STRUKTUR ORGANISASI Pengertian Organisasi : Menurut James L. Gibson, John M Ivencevich, James H Donnely Jr : “Organisasi adalah kesatuan yang memungkinkan anggota mencapai tujuan yang tidak dapat dicapai melalui tindakan individu secara terpisah”. Menurut Stepahan P Robbins : “Organisasi adalah kesatuan (entity) social yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan”. Kesimpulan dari dua pendapat diatas : “Organisasi adalah kesatuan social yang dikoordinasikan secara sadar, yang memungkinkan anggota mencapai tujuan yang tidak dapat dicapai melalui tindakan individu secara terpisah”. Organisasi adalah alat untuk mencapai tujuan. Sebagai suatu kebutuhan organisasi adalah : - Sebagai wadah/piranti manajemen atau tools of management  Statis, dan - Sebagai proses  Dinamis Hubungan Antar Manusia (Human Relation atau Interpersonal Relation) Dalam Organisasi dikenal adanya dua macam hubungan yaitu : 1. Hubungan Formal yaitu hubungan yang timbul dikarenakan adanya organisasi (Formal Relation). 2. Hubungan Informal yaitu hubungan yang berada diluar hubungan resmi atau diluar kedinasan (Informal Relation) PENGORGANISASIAN (Organizing) Adalah proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya. 98 Asas-asas Organisasi : Agar suatu organisasi dapat berjalan dengan baik harus diperhatikan sbb : 2. Organisasi harus mempunyai tujuan yang jelas, 3. Organisasi harus ada kesatuan komando, 4. Organisasi harus melaksanakan pembagian kerja, dengan syarat : a. The right man in the right place. Menurut Drs. I.G. Wursanto : Adalah mengusahakan efisiensi kerja yang baik. Efisiensi kerja diperoleh apabila penempatan tenaga kerja sesuai dengan bidang dan keahliannya masing-masing. b. Adanya keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab dalam pekerjaan. c. Memperhatikan Span of Control. 5. Organisasi harus ada pelimpahan wewenang dan tanggung jawab (Delegation of Authority and Responsibility). 6. Tersedianya sarana dan prasarana. Ciri Organisasi : 1. Adanya sekelompok orang : - Kepentingan individu - Kepentingan kelompok - Kepentingan organisasi 2. Antar hubungan, dan 3. Kerjasama yang didasarkan atas hak kewajiban dan tanggung jawab masing-masing orang untuk mencapai tujuan. Kiat menciptakan organisasi yang Islami : 1. Adanya kebersamaan 2. Adanya keikhlasan di dalam mengelola 3. Dikerjakan secara sungguh-sungguh ( mujahadah ) 4. Adanya pengorbanan DESAIN ORGANISASI Langkah pertama yang sangat penting dalam pengorganisasian setelah proses perencanaan adalah proses mendesain organisasi. 99 Desain Organisasi adalah proses pembuatan keputusan yang dilakukan oleh manajer untuk memilih struktur organisasi yang sesuai dengan strategi untuk organisasi dan lingkungan tempat anggota organisasi melaksanakan strategi tersebut. STRUKTUR ORGANISASI Menurut Robert H. Miles : Struktur Organisasi adalah pengaturan antar hubungan bagian-bagian dari komponen dan posisi dalam suatu perusahaan/organisasi. Struktur organisasi menspesifikasikan pembagian kerja dan menunjukan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan saling terkait, dalam beberapa hal juga menunjukan tingkat-tingkat spesialisasi dari kegiatan kerja. Disamping itu juga menunjukan hierarki dan kewenangan dan menunjukan pula tata hubungan laporan. Menurut T. Hani Handoko : Struktur organisasi merupakan mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi maupun orang-orang yang menunjukan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Kesimpulannya : bahwa struktur organisasi adalah susunan formal dan mekanismemekanisme dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan sebagai perwujudan hubungan-hubungan antar komponen-komponen, bagian-bagian, fungsi-fungsi, kegiatan-kegiatan dan posisi-posisi juga menunjukan tingkat spesialisasi kegiatan kerja. 5 UNSUR STRUKTUR ORGANISASI : 1. Spesialisasi Kegiatan 2. Standarisasi Kegiatan 3. Koordinasi Kerja 4. Sentralisasi dan Desentralisasi Pengambilan Keputusan 5. Ukuran Satuan Kerja. 100 BAGAN ORGANISASI Bagan organisasi menggambarkan 5 (lima) aspek utama struktur organisasi : 1. Pembagian kerja 2. Manajer dan bawahan 3. Jenis pekerjaan yang dilaksanakan 4. Pengelompokan bagian-bagian kerja 5. Tingkatan manajemen Model bagan organisasi : 1. Model pyramid : menekankan pada pengawasan yang ketat 2. Model vertikal 3. Model horizontal 4. Model lingkaran : menekankan pada percepakan pengambilan keputusan Bentuk-bentuk organisasi : 1. Bentuk organisasi lini (Line Organization)  Henry Fayol Ciri-cirinya : Organisasi masih kecil, jumlah karyawan sedikit, pemilik=pimpinan tertinggi, hubungan bersifat langsung, tingkat spesialisasi rendah, saling mengenal, tujuan yang ingin dicapai sederhana, susunan organisasi tidak rumit, alat yang dibutuhkan sangat sederhana dan produksi belum beraneka ragam. Direktur Kepala Produksi Pekerja A Kep. Pemasaran Pekerja B Pekerja C Pekerja D Kebaikannya : - Kesatuan komando terjamin sangat baik, karena pimpinan berada dalam satu tangan - Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat, karena jumlah orang masih sedikit. - Rasa solidaritas diantara karyawan umumnya tinggi, karena sudah saling mengenal. 101 Kelemahannya : - Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, sehingga apabila orang itu tidak mampu maka organisasi terancam bubar. - Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otoriter - Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas. 2. Bentuk organisasi fungsional (Fungtional Organization)  F.W. Taylor Adalah suatu bentuk organisasi yang didalamnya terdapat hubungan yang tidak terlalu menekankan kepada hierarki struktural, akan tetapi lebih banyak didasarkan kepada sifat dan jenis fungsi yang perlu dijalankan. Presiden Direktur Dir. Perencanaan Proyek A Dir. Teknik Proyek B Dir. Peralatan Proyek C Proyek D Kebaikannya : - Spesialisasi para karyawan dapat digunakan semaksimal mungkin - Solidaritas antara orang-orang yang menjalankan fungsi sejenis pada umumnya tinggi. - Koordinasi antara orang yang menjalankan satu fungsi mudah dilaksanakan. Kelemahannya : - Ada kecenderungan bagi para karyawan terlalu menspesialisasikan diri dalam suatu bidang kegiatan tertentu, sehingga sering sukar untuk mengadakan tour of duty atau tour of area tanpa melalui pendidikan dan pelatihan yang intensif terlebih dahulu. - Orang yang bergerak dalam satu bidang tertentu cenderung untuk mementingkan fungsinya saja, sehingga koordinasi yang bersifat menyeluruh sukar dijalankan dan oleh karenanya sukar untuk menggerakan organisasi sebagai total system. 102 3. Bentuk organisasi Lini dan Staff (Line and Staff Organization)  Harrington Emerson. Orang-orang yang ada dalam organisasi dibagi kedalam 2 kelompok : 1. Kelompok Lini (Line Personnel), yaitu kelompok orang yang melaksanakan tugastugas dalam organisasi, berhak mengeluarkan perintah dan mengambil keputusankeputusan terakhir. 2. Kelompok Staff atau pembantu (Staff Personnel), yaitu kelompok orang-orang yang ahli/penunjang seperti orang-orang pada sekretariat, bagian peralatan/perlengkapan. Kelompok orang ahli, ada 2 jenis yaitu : Asisten pribadi dan Asisten ahli. Direktur Utama Staf Manajer Produksi Manajer Pemasaran Staf Unit A Unit B Staf Unit C Unit D Unit E Unit F Kebaikannya : - Ada pembagian tugas yang jelas bagi setiap orang - Spesialisasi dalam pekerjaan dapat berkembang - Bakat setiap orang lebih mudah berkembang dengan adanya spesialisasi - Disiplin kerja cukup tinggi. Kelemahannya : - Mudah timbul perselisihan dalam pekerjaan, karena adanya dua kelompok yang berbeda kewenangannya 103 - Dapat mengganggu kelancaran tugas. Misalnya tindakan kelompok lini tidak selamanya sesuai dengan nasihat dari kelompok staff, atau kelompok staff yang kadang-kadang bertindak seperti orang dari kelompok lini. 4. Bentuk organisasi komisaris (Commision Organization) Kebaikannya : - Prinsip musyawarah berjalan dengan baik - Keputusan yang diambil dapat memuaskan semua pihak - Kemungkinan seseorang untuk bertindak sendiri atau secara diktator sangat kecil. Kelemahannya : - Proses pengambilan keputusan biasanya memakan waktu lama dan biaya yang cukup tinggi - Pelaksanaan kerja dapat macet karena banyaknya pimpinan yang mempunyai wewenang yang sama. Contoh bentuk organisasi Komisaris : Dewan Komisaris Ketua Dewan Komisaris dan Ketua Pelaksana Perusahaan Presiden Direktur Manajer Administrasi Manajer Pemasaran Manajer Utang/Piutang Kepala Biro Personalia Manajer Keuangan Kepala Biro Hukum 104 5. Bentuk Organisasi Matriks (Matrix Organization) Bentuk ini mencerminkan adanya koordinasi antar departemen/bidang/bagian yang ada dalam organisasi. Bentuk ini bayak dipakai oleh perusahaan konstruksi/kontraktor, kantor akuntan, perusahaan konsultasi dan organisasi-organisasi yang bekerjanya dengan banyak proyek yang memerlukan prestasi teknis tinggi serta membutuhkan keterampilan dan keahlian khusus. Kebaikannya : - Memaksimumkan efisiensi penggunaan tenaga-tenaga fungsional dan struktural - Fleksibel dan membantu perkembangan kreativitas - Menstimulasi kerja sama antar disiplin dan mempermudah kegiatan-kegiatan perusahaan yang bermacam-macam dengan orientasi proyek - Membebaskan manajemen puncak dari perencanaan Kelemahannya : - Pertanggungjawaban ganda dapat menciptakan kebingungan dan kebijaksanaankebijaksanaan yang kontradiktif - Sangat memerlukan koordinasi horizontal dan vertical - Memerlukan lebih banyak keterampilan-keterampilan perorangan - Mendorong timbulnya pertentangan kekuasaan - Mengandung resiko timbulnya anarki. 105 BAB VIII PENGARAHAN, MOTIVASI DAN KEPEMIMPINAN PEMIKIRAN MANAJEMEN ZAMAN RASULLULLAH : 1. Adanya pembinaan dari dalam 2. Keteladanan 3. Penekanan pada tujuan Surat ar-rad : 11 mengatakan : “ Allah tidak akan mengubah nasib suatu kaum sebelum kaum itu sendiri merubahnya.” Berhasil tidaknya suatu organisasi tergantung dari pada bagaimana seorang pemimpian dapat memberikan arahan, dan motivasi kepada bawahnnya dan rekan sekerjanya. PENGARAHAN Pengarahan atau Directing adalah mengintegrasikan usaha-usaha anggota suatu kelompok sedemikian rupa, sehingga dengan selesainya tugas-tugas yang diserahkan kepada mereka, tujuan-tujuan individual dan kelompok akan tercapai. Untuk menjamin agar tujuan yang diinginkan dapat tercapai, maka diperlukan pengarahan dalam bentuk informasi atau instruksi-instruksi dari pimpinan, sehingga tugas-tugas yang akan dilakukan oleh individu-individu dalam kelompok akan berhasil. Keberhasilan seorang pimpinan atau manajer adalah kemampuannya dalam memotivasi, mempengaruhi, mengarahkan dan berkomunikasi dengan para bawahannya. MOTIVASI APAKAH MOTIVASI ITU? Teori motivasi didasari oleh asumsi bahwa seseorang akan bekerja dengan baik bila diberi kesempatan dan dorongan yang tepat. Pengertian motivasi dapat didefenisikan sebagai berikut: suatu kondisi kejiwaan dan mental seseorang berupa aneka keingianan, harapan dan dorongan dan kebutuhan yang membuat seseorang melakukan sesuatu untuk mengurangi kesenjangan yang dirasakan. Motivasi juga dapat didefenisikan sebagai semangat atau dorongan terhadap seseorang untuk melakukan serangkaian kegiatan dengan bekerja keras dan cerdas demi mencapai tujuan tertentu. 106 Karena manajer harus bekerja dengan dan melalui orang lain, maka motivasi merupakan subyek yang penting bagi manajer. Banyak istilah yang digunakan untuk menyebut motivasi (motivation) atau motif, antara lain kebutuhan (need), desakan (urge), keinginan (want), dan dorongan (drive). “Motivasi adalah keadaan dalam pribadi seseorang yang mendorong keinginan individu untuk melakukan kegiatan-kegiatan tertentu guna mencapai tujuan”. Motivasi dapat dibedakan dalam 3 kelompok yaitu : 1. Content Theory  teori isi Menekankan pada pentingnya pemahaman factor-faktor yang ada pada diri seseorang yang menyebabkan mereka mau bekerja lebih giat. 2. Proses Theory  Pelaksanaan Menekannkan pada bagaimana dan dengan tujuan apa seseorang dimotivasi seperti harapan ( expectancy). Jika mereka dapat bekerja dengan baik. 3. Reinforcement theory  Pengalaman Bagaimana konsekuensi perilaku dimasa lalu mempengaruhi tindakan dimasa yang akan datang Berbagai pandangan tentang motivasi dalam organisasi : 1. Model Tradisional  Manajemen Ilmiah (F.W. Taylor) Para manajer menentukan cara yang paling efisien untuk menjalankan pekerjaan berulang dan selanjutnya memotivasi para pekerja dengan satu system rangsangan gaji. Menganggap bahwa para pekerja pada dasarnya malas dan hanya dapat dimotivasi dengan penghargaan berupa uang. 2. Model Hubungan Manusia  Elton Mayor Manajer dapat memotivasi bawahan melalui pemenuhan kebutuhan social mereka dan membuat mereka merasa berguna dan penting. Para karyawan diberikan kebebasan untuk membuat keputusan sendiri dalam pekerjaan. 3. Model Sumber Daya Manusia  McGregor, Maslow, Argyris dan Likert 107 Menyatakan bahwa para karyawan dimotivasi oleh banyak factor, tidak hanya uang dan keinginan untuk mencapai kepuasan, tetapi juga kebutuhan untuk berprestasi dan memperoleh pekerjaan yang berarti. Teori X dan Teori Y  menurut Douglas McGregor Teori X, berpendapat bahwa orang memiliki dalam dirinya sendiri sikap tidak suka dengan pekerjaan, walaupun menganggap kerja itu perlu, mereka akan menghindarinya bila mungkin. Kebanyakan orang malas dan tidak berambisi, lebih suka diarahkan dan menolak tanggung jawab. Teori ini berjalan baik dalam model tradisional dan model hubungan antar manusia. Teori Y, beranggapan bahwa kerja adalah sama halnya seperti bermain atau istirahat. Bahwa sesungguhnya orang ingin berkerja dan dalam lingkungan yang benar, mendapat sejumlah kepuasan dari kerja. Orang memiliki kemampuan untuk menerima bahkan mencari tanggung jawab dan menerapkan imajinasi, kepandaian dan kreatifitas pada masalah-masalah organisasi. Hierarki Kebutuhan Menurut Maslow : Kebutuhan Aktualisasi diri Kebutuhan Penghargaan Kebutuhan Rasa memiliki Kebutuhan Rasa aman Kebutuhan Fisiologis 1. Kebutuhan fisiologis (physiological needs) 108 Teoritis : makan, minum, perumahan, seks, istirahat Terapan : ruang istirahat, berhenti makan siang, udara bersih untuk bernapas, air untuk minum, liburan, cuti, balas jasa dan jaminan social. 2. Kebutuhan keamanan dan rasa aman ( safety and security needs) Teoritis : perlindungan dan stabilitas Terapan : pengembangan karyawan, kondisi kerja yang aman, serikat kerja, jaminan pensiun, asurnsi. 3. Kebutuhan social (social needs) Toritis : cinta, persahabatan, perasaan memiliki dan diterima dalam kelompok, kekeluargaan. Terapan : kelompok-kelompok kerja formal dan informal, kegiatan-kegiatan yang disponsori perusahaan, acara-acara peringatan. 4. Kebutuhan harga diri (esteem needs) Teoritis : status atau kedudukan, kepercayaan diri, pengakuan, reputasi dan prestasi, kehormatan diri, penghargaan. Terapan : kekuasaan, ego, promosi, hadiah, status symbol, pengakuan, jabatan 5. Kebutuhan aktualisasi diri dan pemenuhan diri (self actualization needs) Teoritis : penggunaan potensi diri, pertumbuhan, pengembangan diri. 4. Model teori Harapan  Menyatakan bahwa motivasi individu tergantung pada 2 hal yaitu seberapa besar ia sebenarnya berkehendak melakukan sesuatu dan bagaimana kemungkinan ia menduga dapat mengerjakan hal tersebut. Faktor yang dapat menciptakan kepuasan kerja ( motivator ) adalah : 1. Pencapaian / penyelesaian pada suatu pekerjaan 2. Pengenalan untuk penyelesaian pekerjaan 3. Sifat pekerjaan dan tugas itu sendiri 4. Tanggung jawab untuk menyelesaikan pekerjaan 5. Kelanjutan dan pertumbuhan dalam kemampuan pekerjaan. 109 IMPLIKASI TEORI MOTIVASI TERHADAP TIM KERJA 1.Pemimpin memegang peranan untuk meningkatkan motifasi tim 2.Pemimpin dapat menyediakan tantangan dan peluang bagi setiap anggota untuk mengembangkan kemampuan dan keterampilan sekaligus melakukan penekanan dan pemahaman bahwa anggota timdapat berkembang sesuai dengan harapan masing-masing. 3.Kebutuhan anggota mungkin berbeda. 4.Pengkayaan kerja dan ini berarti peningkatan potensi untuk menghadapi tantangan dan mencapai prestasi 5.Membutuhkan penjelasan untuk mendapatkan parsepsi yang sama. 6.Tugas atau pekerjaan haruslah sangat berharga bagi setiap anggota 7.Rasa memiliki merupakan kata yang berkaitan dengan komitmen 8.Pemimpin harus memperhatiakan dengan seksama dan hati-hati kemungkian turunnya moral kerja 9.Pemimpin harus mempertimbangkan kepercayaan anggota tentang prestasi yang dapat mereka capai 10.Pemimpin dapat mengatasi dengan mengurangi kemungkinan resiko melalui perubahan tahap demi yahap sesuia dengan kemampuan anggota 110 Siklus kebutuhan perilaku : KEBUTUHAN Untuk memuaskan Kebutuhan digambarkan dalam suatu TUJUAN KEINGINAN Perilaku yang diperlihatkan untuk kegiatan pencapaian PENDORONG KEPEMIMPINAN Apakah Kepemimpinan Itu ? Kepemimpinan merupakan kemampuan seseorang atau pemimpin untuk mempengaruhi perilaku orang lain menurut keinginan-keinginannya agar bekerja mencapai tujuan dan sasaran. Paul Hersay dan Ken Blanchard mendefenisikan kepemimpinan sebagai the process of influencing the activities of anindividual or a group in effort toward goal achuement in a given situation atau proses yang menpengaruhi aktivitas seseorang atau sekelompok orang untuk mencapai tujuan yang telah disepakati dalam situasi tertentu 111 Menurut Stoner, Kepemimpinan manajerial dapat didefinisikan sebagai suatu proses pengarahan dan pemberian pengaruh pada kegiatan-kegiatan dari sekelompok anggota yang saling berhubungan tugasnya. Jadi menurut pengertian diatas, ada tiga implikasi penting dari definisi tersebut yaitu ; pertama kepemimpinan menyangkut orang lain (bawahan/pengikut), kedua kepemimpinan menyangkut suatu pembagian kekuasaan yang tidak seimbang diantara para pemimpin dan anggota kelompok dan ketiga pemimpin dapat juga menggunakan pengaruh. Kualitas Kepemimpinan Kualitas kepemimpinan merupakan kunci keberhasilan tim kerja untuk mencapai tujuan yang selanjutnya memungkinkan tim mewujudkan mimpi bersama kelompok.Berikut sejumlah kualitas yang menjadi cirri spesifik pemimpin yang baik. 5. Integritas yang tinggi Didefenisikan sebagai kualitas yang membuat anggota kelompok mempercayai pemimpin mereka’ 6. Antusiasme yang tinggi Merupakan ciri kualitas pemimpin yang sukses; 7. Kehangatan Kehangatan dalam arti kelenturan dalam membina hubungan pribadi dengan setiap anggota kelompok menjadi kekuatan seorang pemimpin. 8. Ketenangan Karakteristik utama pemimpin adalah ketenangan dalam mengambil keputusan pada situasi sulit sekalipun 9. Tegas dan adil Kombinasi ketegasan dan keadilan merupakan ciri kualitas pemimpin yang dituntut agar dapat membina kelompok kerja sesuai yang diharapakan Kepemimpinan dan Perubahan Meskipun seorang pemimpin mempunyai perilaku yang berkualitas dia tidak akan sukses bila tidak dapat mengelola perubahan yang dibutuhkan tim kerja. Konsep kepemimpinan yang spesifik antara lain : 112 1.keterarahan, 2. Inspirasi, 3. Membangun tim, 4. Teladan dan 5. Penerimaan. Pendekatan-Pendekatan Studi Kepemimpinan : 4. Pendekaan kesifatan Mencakup energi, pandangan, pengetahuan dan kecerdasan, imajinasi, kepercayaan diri, integritas, kepandaian berbicara, pengendalian dan keseimbangan mental maupun emosional, bentuk phisik, pergaulan sosial dan persahabatan, dorongan antusiasme, berani dan sebagainya. Sifat-sifat yang harus dimiliki agar kepemimpinan dapat efektif, menurut Edwin Ghiselli adalah : kemapuan dalam pengarahan dan pengawasan pekerjaan orang lain, kebutuhan akan prestasi dalam pekerjaan, kecerdasan, ketegasan (dicisiveness), kepercayaan diri dan inisiatif. Sedangkan menurut Keith Davis : kecerdasan, kedewasaan dan keluasan hubungan social, motivasi diri dan dorongan berpresasi, dan sikap-sikap hubungan manusiawi. 5. Pendekatan perilaku Berdasarkan pendapat ini bahwa perilaku-perilaku kepemimpinan dapat dipelajari, dilatih atau dikembangkan dengan tepat agar mampu memimpin dengan efektif. Pendekatan perilaku memusatkan perhatiannya pada dua aspek, yaitu : a. Fungsi-fungsi kepemimpinan : 4. Fungsi-fungsi yang berhubungan dengan tugas (task related) atau pemecahan masalah. 5. Fungsi-fungsi pemeliharaan kelompok (group maintenance) atau social. b. Gaya-gaya kepemimpinan : 10. Gaya dengan orientasi tugas (task oriented) 11. Gaya dengn orientasi karyawan (employee oriented) 6. Pendekatan situasional (contingency) Menggambarkan bahwa gaya yang digunakan tergantung pada factor-faktor seperti situasi, karyawan, tugas, organisasi dan variable-variabel lingkungan lainnya. 113 Menurut konsep Douglas McGregor yang paling terkenal adalah bahwa strategi kepemimpinan dipengaruhi anggapan-anggapan seorang pemimpin tentang sifat dasar manusia, dikenal dengan teori X dan teori Y : Anggapan-anggapan teori X : Bahwa kebanyakan pegawai : 4. Bekerja sedikit mungkin dan menentang perubahan 5. Harus dibujuk, diberi ganjaran, dihukum dan diawasi, sehingga perilaku mereka memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi. 6. Menghendaki pengarahan dan menghindari tanggung jawab. Anggapan-anggapan teori Y : Bahwa kebanyakan pegawai 4. Tidak dengan sendirinya harus tidak suka bekerja 5. Mempunyai kemampuan untuk memikul tanggung jawab atas kerja dan mempunyai potensi untuk membangun, tetapi manajemen dengan tindakan-tindakannya harus membuat mereka sadar akan kemampuannya. 6. Ingin mencapai penghargaan social dan kepuasan yang diperolehnya sendiri dari pekerjaan mereka. Seorang pemimpin yang menganut anggapan-anggapan teori X akan cenderung menyukai gaya kepemimpinan otokratik. Sebaliknya pemimpin yang beranggapan dengan teori Y akan lebih menyukai gaya kepemimpinan partisipatif atau demokratik. Teori Z : William G Ouchin dari Universitas California mengatakan : Kunci peningkatan produktifitas terletak pada partisipasi / ketergantungan bawahan pada atasan dan keterikatan semua anggota pada organisasi Ciri-ciri organisasi pada teori Z adalah 6. Organisasi terdiri dari kelompok manajer yang amat menyadari akan arti pentingnya kelompok kerja dalam organisasi 7. Organisasi memiliki tujuan untuk menciptakan hubungan yang harmonis antara perusahaan dengan pekerjaannya, dengan pemilik, dengan pelanggan, dan dengan masyarakat. 114 8. Terdapat kebebasan bagi manajer unit untuk menentukan tujuan unitnya dalam rangka mencapai tujuan perusahaan 9. Proses pengambilan keputusan bersifat consensus atas dasar partisipasi 10. Mengembangkan dan penyebarluaskan informasi dan nilai-nilai dalam perusahaan Manajemen Berdasarkan Sasaran ( Manajemen By Objective / MBO ) Suatu proses dengan mana manajer dan bawahannya ikut serta bersama-sama dalam menentukan tujuan kegiatan dan tanggal jatuh tempo pekerjaan disamping juga evaluasi hasil kerja dalam kaitannya dengan tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Menurut Peter F Drucker : MBO adalah Suatu cara untuk mengintergrasikan kegiatan-kegiatan dengan tujuan organisasi yang seimbang. Menurut ahli manajemen MBO adalah suatu tehnik penilaian hasil kerja dimana para peserta dievaluasi berdasarkan kontribusi mereka tehadap tujuan secara keseluruhan tidak hanya untuk karakteristik seperti cirri-ciri kepribadian PROSES MBO : 1 RENCANA-RENCANA STRATEGIK DAN TUJUAN PERUSAHAAN 2 TUJUAN UNIT DAN CARA-CARA UNTUK MENCAPAI TUJUAN 4 3 EVALUASI HASIL KERJA DI BANDINGKAN DENGAN TUJUAN HASIL KERJA MANAJER 115 5. Atasan dan bawahan secara bersama-sama meninjau kembali strategic organisasi dan kemudian menetapkan tujuan yang diharapkan dan rencana perbaikan kerja untuk periode waktu tertentu. 6. Tujuan-tujuan yang sudah ditetapkan harus dapat diukur dan reabilitis 7. Sistem informasi manajemen harus dirancang sedemikian rupa agar fleksibel dan kecepatan maksimum dapat dicapai dengan maksud dapat memberikan umpan balik untuk mengambil keputusan dan pengawasan yang efektif 8. Atasan dan bawahan saling bertemu muka secara teratur untuk menilai kemajuan-kemajuan dalam usaha mencapai tujuan yang sudah ditetapkan. KETERBATASAN MBO 5. Seorang manajer yang mencapai tujuannya dengan melalui tangan orang lain 6. Adanya tolak ukur yang dipercaya untuk menentukan apakah tujuan benar-benar tercapai 7. Tehnik tersebut kurang dapat diterapkan pada karyawan tingkat bawah yang sudah diprogram dan disusun dengan ketat 8. Tidak dapat dipandang berdiri sendiri dari kegiatan yang lain. 4 Kerangka Dasar hubungan manusia 5. Pada dasarnya setiap orang memiliki sifat yang berbeda satu dengan lainnya 6. Pada dasarnya setiap orang memiliki harga diri yang berbeda 7. Pada dasarnya setiap orang memiliki motivasi yang berbeda 8. Pada dasarnya setiap orang memiliki kepentingan timbale balik TUGAS PENGANTAR MANAJEMEN KEPEMIMPINAN DALAM MANAJEMEN 21. Jelaskan arti dari Kepemimpinan! 22. Apa syarat-syarat seorang Pemimpin? 23. Jelaskan pula fungsi dari Kepemimpinan! 24. Jelaskan jenis-jenis Kepemimpinan dibawah ini : a. Kepemimpinan Situasional b. Kepemimpinan Demokratis c. Kepemimpinan Otoriter 116 BAB IX MENGELOLA KELOMPOK KERJA DAN MANAJEMEN KONFLIK Pengertian Kelompok Kerja / Tim Sebuah tim didefinisikan sebagai dua orang atau lebih yang berinteraksi dan saling mempengaruhi kearah tujuan bersama. Tim Formal Adalah kelompok yang sengaja dibentuk oleh manajer dan diberi tanggung jawab melakukan tugas tertentu untuk membantu organisasi mencapai sasarannya. Tipe kelompok formal adalah : tim komando, komite, gugus tugas atau tim proyek. Tim Informal Kelompok informal dapat bertindak sebagai kelompok rujukan, yaitu sutu kelompok yang dijadikan identitas oleh individu dan untuk membandingkan diri mereka sendiri. Fungsi kelompok informal bagi organisasi : 1. Mempertahankan dan memperkuat norma (tingkah laku yang diharapkan) dan nilai-nilai yang dimiliki bersama oleh para anggotanya. 2. Memberi kepuasan, status dan keamanan social kepada para anggotanya. 3. Membantu para anggotanya berkomunikasi. 4. Membantu menyelesaikan masalah. KONFLIK Konflik dapat didefinisikan sebagai segala macam interaksi pertentangan atau antagonistic antara dua pihak atau lebih. Konflik dapat menimbulkan dinamika dan pencapaian cara-cara yang lebih baik dalam pelaksanaan kegiatan kerja suatu kelompok. Konflik berbeda dengan persaingan. Jika ada tujuan dari pihak-pihak yang terlibat tidak sesuai tetapi pihak-pihak tersebut tidak dapat saling mengganggu, maka disebutnya sebagai persaingan, tetapi bila ada kesempatan untuk mengganggu dan bila kesempatan tersebut digunakan, maka akan timbul konflik. 117 Penyebab timbulnya konflik dalam organisasi adalah masalah-masalah komunikasi, hubungan pribadi, atau struktur organisasi. Jenis-jenis Konflik : 1. Konflik dalam diri individu 2. Konflik antar individu 3. Konflik antar individu dan kelompok 4. Konflik antar kelompok dalam organisasi yang sama 5. Konflik antar organisasi Metoda-metoda Pengelolaan Konflik : 1. Stimulasi konflik - Pemasukan atau penempatan orang luar kedalam kelompok - Penyusunan kembali organisasi - Penawaran bonus, insentif dan penghargaan untuk mendorong persaingan - Memilih manajer yang tepat - Perlakuan yang berbeda dengan kebiasaan 2. Pengurangan atu penekanan konflik bila terlalu tinggi atau menurunkan produktifitas. Yaitu mengelola tingkat konflik melalui pendinginan suasana, dengan - Mengganti tujuan yang menimbulkan konflik - Mempersatukan kedua kelompok yang bertentangan. 3. Penyelesaian konflik. a. Dominasi dan penekanan, dapat dilakukan dengan beberapa cara : Kekerasan (forcing), penenangan (smoothing), penghindaran (avoidance), aturan mayoritas (majority rule). b. Kompromi (mencari jalan tengah), dapat dilakukan dengan cara : Pemisahan (separation) pihak-pihak yang sedang bertentangan, arbitrasi (perwasitan) ada pihak ketiga diminta memberi pendapat, kembali ke peraturanperaturan yang berlaku, penyuapan (bribing) salah satu pihak diberi kompensasi. c. Pemecahan masalah integrative, mengubah konflik menjadi situasi pemecahan masalah. Teknik penyelesaiannya : 1. Konsensus 2. Konfrontasi 3. Penggunaan tujuan-tujuan yang lebih tinggi. 118 Konflik Struktural : 1. Konflik hierarki, yaitu konflik atar berbagai tingkatan organisasi. 2. Konflik fungsional, yaitu konflik antar berbagai departemen fungsional organisasi. 3. Konflik lini dan staf, yaitu konflik antara lini dan staf. 4. Konflik formal-informal 119 BAB X KOMUNIKASI DAN NEGOSIASI Pengertian : Komunikasi dibedakan menjadi dua yaitu komunikasi langsung dan tak langsung. Komunikasi langsung adalah interaksi antara dua individu atau lebih. Sedangkan komunikasi tak langsung bisa dilakukan melalui telepon, surat menyurat dan on-line melalui komputer. Komunikasi on-line melalui komputer merupakan komunikasi yang termudah, cepat dan memiliki tingkat efisiensi waktu dan biaya yang relatif rendah. Pentingnya komunikasi yang efektif bagi manajer : 1. Komunikasi menyediakan saluran umum untuk proses manajemen, yaitu perencanaan, pengorganisasian, memimpin dan mengendalikan. 2. Keterampilan komunikasi yang efektif dapat membuat manajer menggunakan bakat yang tersedia dalam dunia multibudaya dari organisasi. 3. Manajer banyak menghabiskan waktunya untuk berkomunikasi. KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI Berbagai factor yang mempengaruhi komunikasi organisasi : 1. Saluran komunikasi formal, adalah cara komunikasi yang didukung dan mungkin dikendalikan oleh manajer. 2. Struktur wewenang, yaitu hierarki pengendalian didalam sebuah organisasi. 3. Spesialisasi pekerjaan 4. Kepemilikan informasi, yaitu informasi dan pengetahuan unik yang dimilki oleh individu tertentu menyangkut pekerjaan mereka. Komunikasi Vertikal Adalah komunikasi yang bergerak ke atas atau ke bawah melewati rantai komando organisasi. Komunikasi ke bawah dimulai dari manajemen puncak dan terus mengalir melewati tingkat manajemen ke karyawan lini dan pekerja biasa. Tujuan utama dari komunikasi ke bawah adalah memberi saran, memberi tahu, mengarahkan, memberi instruksi dan mengevaluasi karyawan serta menyediakan informasi mengenai sasaran dan kebijakan perusahaan kepada anggota organisasi. 120 Komunikasi Lateral Adalah komunikasi antar departemen dari sebuah organisasi yang pada umumnya mengikuti alur pekerjaan, bukannya rantai komando. Tujuan utama dari komunikasi lateral adalah menyediakan saluran langsung untuk koordinasi organisasi dan memecahkan masalah. Komunikasi Informal Yaitu komunikasi di dalam sebuah organisasi yang tidak disetujui secara resmi, seperti desasdesus. NEGOSIASI DALAM MENGATASI KONFLIK Negosiasi dapat membantu dalam menangani konflik secara efektif dan memberi hasil yang memuaskan bagi kedua belah pihak. Negosiasi adalah penggunaan keterampilan komunikasi dan tawar menawar untuk mengatasi konflik dan mencapai hasil yang memuaskan bersama. Menurut Lewicki dan Litterer, seluruh situasi negosiasi ditentukan oleh tiga karakteristik : 1. Ada konflik antara dua pihak atau lebih. 2. Tidak ada peraturan yang pasti atau mantap atau prosedur untuk menyelesaikan konflik, atau pihak-pihak tersebut memilih bertindak diluar peraturan dan prosedur untuk menemukan penyelesaiannya sendiri terhadap konflik. 3. Semua pihak, sekurang-kurangnya pada suatu saat, lebih suka mencari persetujuan daripada bertentangan secara terbuka, menyerah kepada satu pihak, memutuskan hubungan secara permanen atau membawa perselisihan mereka kepada pemegang wewenang yang lebih tinggi untuk mendapatkan pemecahan. Pedoman Untuk Melakukan Negosiasi :  Mempunyai tujuan yang sudah ditentukan dan jelas mengenai setiap hal yang akan disetujui lewat tawar menawar dan memahami konteks tujuan tadi ditetapkan.  Jangan tergesa-gesa  Kalau ragu-ragu, adakan pertemuan tertutup dengan anggota sendiri.  Buat persiapan yang baik dengan data pendukung yang kuat untuk tujuan yang jelas ditentukan.  Pertahankan fleksibilitas dalam posisi anda. 121  Cari motivator yang diinginkan oleh pihak lain.  Jangan sampai macet. Bila tidak ada kemajuan mengenai hal tertentu, lanjutkan dengan hal yang lain dan kembali ke ha yang tadi kemudian. Bangun momentum untuk mencapai persetujuan.  Hargai pentingnya untuk menyelamatkan muka pihak lain.  Jadilah pendengar yang baik.  Ciptakan reputasi menjadi orang yang adil tetapi tegas.  Kendalikan emosi anda.  Pastikan ketika anda melanjutkan setiap langkah tawar-menawar bahwa anda mengetahui hubungannya dengan semua langkah yang lain.  Bandingkan setiap langkah terhadap tujuan anda.  Perhatikan baik-baik penggunaan kata dari setiap bagian yang dinegosiasikan.  Ingat bahwa negosiasi secara wajar merupakan proses kompromi.  Belajar untuk memahami orang – mungkin akan ada gunanya selama negosiasi.  Pertimbangkan dampak negosiasi saat ini pada masa depan. 122 BAB XI MENGELOLA PERUBAHAN ORGANISASI DAN INOVASI Mengelola Perubahan Setiap organisasi membuat perubahan structural sebagai reaksi terhadap perubahan yang terjadi dalam lingkungan tindakan langsung dan lingkungan tindakan tidak langsung. Proses pengelolaan perubahan harus mencakup dua gagasan dasar bila perubahan mengarah pada efektifitas organisasi. Pertama, ada redistribusi kekuasaan dalam struktur organisasi. Kedua, redistribusi ini dihasilkan dari proses perubahan yang bersifat pengembangan. Tahap-tahap Proses Perubahan : 1. Tekanan dan desakan 2. Intervensi dan reorientasi 3. Diagnosa dan pengenalan masalah 4. Penemuan dan komitmen pada penyelesaian 5. Percobaan dan pencarian hasil-hasil 6. Penguatan dan penerimaan. Memastikan bahwa perubahan adalah permanen : Ahli sosiologi Kurt Lewin mengemukakan bahwa perubahan keperilakuan yang efektif akan menyangkut tiga kondisi saling berhubungan yang dialami individe : 1. Unfreezing, keadaan dimana orang akan menjadi siap sedia untuk memperoleh atau mempelajari perilaku baru. 2. Changing, keadaan bila orang mulai melakukan percobaan dengan perilaku baru. 3. Refreezing, terjadi bila orang memandang bahwa pola perilaku baru yang telah diobanya selama periode changing menjadi bagian dari orang tersebut. Berbagai Pendekatan Perubahan Organisasi : 1. Pendekatan Struktural - Prinsip-prinsip perancangan organisasi klasik - Pengubahan organisasi melalui desentralisasi 123 - Melakukan perbaikan prestasi organisasi melalui modifikasi aliran kerja dalam organisasi. 2. Pendekatan teknologi Dengan manajemen ilmiah hasil karya F.W. Taylor : menganalisa dan memperbaiki interaksi-interaksi antara para karyawan dan mesin-mesin untuk meningkatkan efisiensi. 3. Pendekatan Orang Mengubah secara secara langsung perilaku karyawan menjadi lebih produktif, melalui pemusatan pada keterampilan, sikap, persepsi dan pengharapan mereka, sehingga meraka akan melaksanakan tugas dengan lebih efektif. PENGEMBANGAN ORGANISASI Adalah usaha jangka panjang yang didukung oleh manajemen puncak untuk meningkatkan proses pemecahan masalah dan pembaruan organisasi. Proses pemecahan masalah mengacu pada metode organisasi menghadapi ancaman dan peluang dalam lingkungannya. Proses pembaharuan mengacu pada cara manajer melakukan adaptasi proses pemecahan masalah mereka pada lingkungan. Tujuan dari pengembangan organisasi adalah : 1. Memperbaiki proses pembaharuan dari organisasi sehingga para manajer dengan cepat dapat menyesuaikan gaya manajemen mereka pada masalah dan kesempatan baru. 2. Berbagi kekuatan manajemen dengan karyawan, yang ditunjukan dengan frasa manajemen kolaboratif. Manajer menyisihkan struktur wewenang hierarki dan membiarkan karyawan memainkan peran yang lebih besar dalam membuat keputusan. MENGELOLA KREATIVITAS DAN INOVASI Kreativitas didefinisikan sebagai penghasil ide baru, sedangkan inovasi didefinisikan sebagai penterjemahan dari ide ini menjadi perusahaan, produk, jasa, proses dan metode produksi baru. Semakin banyak orang yang menganggap kreativitas dan inovasi sebagai kunci untuk dapat bertahan dalam ekonomi global yang persaingannya sangat kompetitif. 124 Ada tiga langkah proses kreatif dalam organisasi yaitu : 1. Menghasilkan ide, 2. Memecahkan masalah atau mengembangkan ide, dan 3. Implementasi. Proses yang sama pentingnya adalah menetapkan iklim organisasi yang mendorong kreativitas dan inovasi. Kanter menganjurkan untuk menghindari tindakan yang mematikan kreativitas disamping anjuran yang memperkuat kreativitas. Kanter mendaftar kebiasaan yang cenderung mematikan inovasi dan juga menganjurkan untuk memperkuat inovasi : 125 BAB XII PENGAWASAN (CONTROLLING) Yaitu proses untuk menjamin bahwa tujuan dari organisasi dan manajemen tercapai. Definisi yang dikemukakan oleh Robert J. Mockler (the managemen control process): Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang system informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan. Tipe-tipe pengawasan : 1. Pengawasan pendahuluan (feedforward control), mendeteksi masalah-masalah dan mengambil tindakan yang diperlukan sebelum suatu masalah terjadi. 2. Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan (concurrent control), tujuannya untuk menjamin ketepatan pelaksanaan suatu kegiatan. 3. Pengawasan umpan balik (feedback control), mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan. Tahap-tahap dalam proses pengawasan : 1. Penetapan standar. 2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan 3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan 4. Pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan 5. Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan. Berbagai teknik dan metoda pengawasan : 1. Non kuantitatif : pengamatan, inspeksi teratur dan langsung, pelaporan lisan dan tertulis, evaluasi pelaksanaan dan diskusi antara manajer dan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan. 2. Kuantitatif : Anggaran, Audit, Analisa break-even, Analisa Rasio dan teknik lain seperti : PERT (Program Evaluation and Revew Technique) dan CPM (Critical Path Method). 126 Mengapa pengawasan diperlukan ? Salah satu alasan pengawasan diperlukan adalah karena rencana yang paling baik sekalipun dapat menyimpang. Alasan yang lain : 1. Menciptakan mutu yang lebih baik  Total Quality Management (TQM) 2. Untuk menghadapi perubahan 3. Menciptakan siklus yang lebih cepat 4. Untuk menambah nilai pada produk atau jasa perusahaan 5. Untuk mempermudah delegasi dan kerja tim. 127 BAB XIII M U T U (QUALITY) Beberapa pengertian Mutu menurut : J.M Juran  Mutu adalah kesesuaian dengan tujuan dan manfaatnya W. Edward Deming  Mutu harus bertujuan memenuhi kebutuhan pelanggan sekarang dan masa mendatang. Standar Nasional Indonesia (SNI)  Mutu adalah keseluruhan ciri dan karakteristik produk atau jasa yang kemampuannya dapat memuaskan kebutuhan, baik yang dinyatakan secara tegas maupun tersamar. Jadi Produk dan jasa yang bermutu adalah produk dan jasa yang sesuai dengan apa yang diinginkan konsumennya. Sehingga Organisasi/Perusahaan perlu mengenal konsumen atau pelanggannya dan mengetahui kebutuhan dan keinginannya. MENGAPA MUTU ITU PENTING ?? Karena .. :  REPUTASI PERUSAHAAN  PENURUNAN BIAYA  PENINGKATAN PANGSA PASAR  PERTANGGUNGJAWABAN PRODUK  DAMPAK INTERNASIONAL  PENAMPILAN PRODUK DAN JASA  MUTU YANG DIRASAKAN 128 KONSEP MUTU PADA INDUSTRI MANUFAKTUR David A. Garvin menguraikan dimensi mutu untuk industri manufaktur, yaitu :  Performance, yaitu kesesuaian produk dengan fungsi utama produk itu sendiri atau karakteristik operasi dari suatu produk.  Feature, ciri kas produk yang membedakan dari produk lain dan mampu menimbulkan kesan yang baik bagi pelanggan.  Reliability, kepercayaan pelanggan terhadap produk karena kehandalannya atau karena kemungkinan rusaknya rendah.  Conformance, kesesuaian produk dengan syarat atau ukuran tertentu, atau memenuhi standar tertentu.  Durability, tingkat keawetan produk atau lama umur produk.  Servicebility, kemudahan produk itu bila akan diperbaiki atau kemungkinan kemudahan memperoleh komponen produk tersebut. KONSEP MUTU PADA INDUSTRI JASA  Communication, yaitu komunikasi atau hubungan antara penerima jasa dengan pemberi jasa  Credibility, kepercayaan pihak penerima jasa terhadap pemberi jasa  Security, kemanan terhadap jasa yang ditawarkan.  Knowing the Customer, Pemahaman pemberi jasa terhadap kebutuhan dan harapan pemakai jasa.  Tangible, dalam memberikan pelayan kepada langganan harus dapat diukur dan dibuatkan standarnya.  Reliability, konsistensi dan kemampuan memenuhi janji kepada penerima jasa.  Responsiveness, tanggapan pemberi jasa terhadap kebutuhan dan harapan penerima jasa.  Competence, kemampuan atau keterampilan dalam memberikan jasa.  Access, kemudahan untuk dihubungi oleh pelanggan atau penerima jasa.  Courtesy, kesopanan, respek, perhatian, dan kesamaan dalam hubungan personil. 129 SEJARAH PERKEMBANGAN MUTU  Inspeksi (Inspection)  tahun 1920 - an  Pengendalian Mutu (Quality Control)  tahun 1940 - an  Pemastian Mutu (Quality Assurance)  Manajemen Mutu (Quality Management)  Manajemen Mutu Terpadu (Total Quality Management) TOTAL QUALITY MANAGEMENT Total berarti keseluruhan atau terpadu Quality yang berarti mutu Management berarti pengelolaan atau didefinisikan sebagai proses planning, organizing, staffing, leading dan controlling terhadap seluruh kegiatan dalam organisasi. TQM adalah Suatu komitmen budaya organisasi untuk memuaskan pelanggan lewat penggunaan struktur terintegrasi dari peralatn, teknik dan pelatihan. TQM mencakup perbaikan terus menerus proses organisasi, dengan hasil produk dan jasa bermutu tinggi. Penekanannya adalah pada mutu, yaitu dengan mengerjakan segala sesuatu dengan baik sejak dari awalnya dengan tujuan untuk memenuhi kepuasan pelanggan. LIMA IDE UTAMA TQM :  Pendekatan system - Sistem Budaya - Sistem Teknik - Sistem Manajemen  Peralatan TQM Diagram tulang ikan  bagaimana menentukan baik atau buruknya hasil. Disebut juga diagram sebab akibat atau diagram Ishikawa. Benchmarking  Menemukan sifat, proses dan pelayanan terbaik dari yang ada dan menggunakannya sebagai standar untuk memperbaiki produk, proses dan pelayanan perusahaan sendiri. 130  Fokus pada Pelanggan Kemampuan suatu produk atau jasa untuk memuaskan kebutuhan pelanggan yang sebenarnya. Manajer dan pekerja dapat mengkonsentrasikan usaha mereka di tempat yang menjadi masalah.  Peran Manajemen Tugas dari setiap manajer adalah mencari dan mengoreksi penyebab kegagalan, bukan hanya mengidentifikasi kegagalan dan menyalahkan orang lain.  Partisipasi Karyawan Pemberian Wewenang, tindakan mendelegasikan wewenang dan otoritas kepada seorang bawahan, sehingga sasaran dari manajer dapat tercapai. 131 MENENTUKAN MUTU MENURUT PANDANGAN ANDA : Dapatkah anda mengisi bagan berikut ini ? Produk Pembuat Produk Bermutu Mobil Komputer Perbankan Komunikasi Pendidikan Taman hiburan 132 Alasan disebut Bermutu DAFTAR PUSTAKA • Amirullah & Rindyah Hanafi, 2002. Pengantar Manajemen. Graha Ilmu, Yogyakarta. • James A.F. Stoner & R. Edward Freeman. Manajemen, edisi Indonesia, jilid 1 dan 2. Intermedia, Jakarta • Stephen P. Robins & Mary Coulter, 1999. Manajemen, edisi Indonesia, jilid 1 dan 2. PT. Prehellindo, Jakarta. • • M.A. Mukhyi, 1995. Pengantar Manajemen Umum, Gundarma, Jakarta. Fx. Soedjadi, 1997. Analisis Manajemen Modern, Kerangka pikir dan beberapa pokok aplikasi. Gunung Agung, Jakarta. • Sondang P. Siagian MPA, 1996. Fungsi-fungsi Manajemen. Bumi Aksara, Jakarta. • Sukanto Reksohadiprodjo 133 BAB 4 MANAJEMEN PENGAMBILAN KEPUTUSAN Tujuan Pembelajaran Setelah mengikuti perkuliahan ini mahasiswa diharapkan akan dapat menjelaskan pengertian / definisi tentang manajer,fungsi dan tujuan pengambilan keputusan, langkah pengambilan keputusan, dasar-dasar pendekatan pengambilan keputusan, model perilaku pengambilan keputusan. 4.1 Pengertian M anajer adalah pemecah masalah. Ciri umum seorang manajer adalah bahwa ia dapat pembuat keputusan dengan baik dan tepat. Membuat keputusan adalah memilih suatu alternatif dari dua pilihan atau lebih. Pengambilan keputusan harus didukung dengan pemikiran dan ilmu, kemampuan penalaran terhadap masukan dan situasi yang kondusif serta pengalaman. Pembuatan keputusan berkaitan dengan masalah. Masalah muncul kalau keadaan sebenarnya tidak sesuai dengan keadaan yang diinginkan. Untuk itu fungsi dari manajer sangat memegang peranan penting dalam hal penentuan perencanaan dan tindakan yang harus diambil. Manajemen disini merupakan seluruh unsur perencana pengambilan keputusan yang terdiri dari GM ( general Manager ), Dewan komisaris dan manajemen strategi, CEO ( Chief Executive Officer ) sebagai perencana strategi dan konsultan Fred luthan dalam bukunya “perilaku organisasi” menyebutkan bahwa pengambilan keputusan didefinisikan secara universal sebagai pemilihan alternative. Pendapat yang senada diungkapkan oleh Chester Barnard dalam The Function of the Executive bahwa analisis 80 komprehensif mengenai pengambilan keputusan disebut sebagai suatu “proses keputusan…merupakan teknik untuk mempersempit pilihan”. DR Mohammad Abdul Mukhyi, SE, MM mengemukakan bahwa pengambilan keputusan erat kaitannya dengan pemilihan suatu alternative untuk menyelesaikan atau memecahkan masalah serta memperoleh kesempatan. Dan Herbert Simon seorang ahli dalam teori keputusan membagi tiga tahap dalam proses pengambilan keputusan yaitu : 1. Aktivitas intelegensi yakni penelusuran kondisi lingkungan yang memerlukan pengambilan keputusan 2. Aktivitas desain yakni terjadi tindakan penemuan, pengembangan dan analisis masalah 3. Aktivitas memilih yakni memilih tindakan tertentu dari yang tersedia Membuat Keputusan adalah memilih suatu alternative dari dua pilihan atau lebih untuk menentukan suatu pendapat atau perjalanan suatu tindakan. Dan pembuatan keputusan juga yang menentukan apakah yang akan kita lakukan kedepannya akan menjadi baik atau menjadi buruk. Untuk itu sebelum membuat keputusan sebaiknya dipertimbangkan terlebih dahulu kedepannya untuk mendapatkan yang terbaik. Seperti dalam Al Qur’an surat Ar-Ra’d: 11 dikatakan : ‫ﺇِ ﱠﻥ ﺍﻟﻠّﻪَ ﻻَ ﻳُ َﻐ ِﻴّ ُﺮ َﻣﺎ ِﺑ َﻘ ْﻮ ٍﻡ َﺣﺘﱠﻰ ﻳُ َﻐ ِﻴّ ُﺮﻭﺍْ َﻣﺎ ِﺑﺄ َ ْﻧﻔُ ِﺴ ِﻬ ْﻢ‬ Artinya “Sesungguhnya Allah tidak merubah keadaan suatu kaum sehingga mereka merubah keadaan yang ada pada diri mereka sendiri.” (QS. Ar Ra’d: 11) Menurut James A.F. Stoner, keputusan adalah pemilihan di antara berbagai alternatif. Definisi ini mengandung tiga pengertian, yaitu: (1) ada pilihan atas dasar logika atau pertimbangan; (2) ada beberapa alternatif yang harus dipilih salah satu yang terbaik; dan (3) ada tujuan yang ingin dicapai dan keputusan itu makin mendekatkan pada tujuan tersebut. Pengertian keputusan yang lain dikemukakan oleh Prajudi Atmosudirjo bahwa keputusan adalah suatu pengakhiran dari pada proses pemikiran tentang suatu masalah dengan menjatuhkan pilihan pada suatu alternatif. 81 Tipe-tipe Keputusan : Dibuat menurut kebiasaan Ada aturan / prosedur Keputusan Terprogram Rutin & berulang-ulang Menghemat waktu Penanganan masalah komplek/rumit/sederhana Keputusan sebagian dpt diprogram Keputusan setengah terprogram Sebagian rutin dan berulang-ulang Bersifat rumit dan membutuhkan Perhitungan yang matang Proses sebagian tidak terstruktur Untuk masalah khusus Keputusan tidak terprogram Sekali pakai Proses tidak terstruktur Beberapa pendapat para ahli tentang pengambilan keputusan diantaranya 1. Menurut George R. Terry pengambilan keputusan adalah pemilihan alternatif perilaku (kelakuan) tertentu dari dua atau lebih alternatif yang ada. 2. Kemudian, menurut Sondang P. Siagian pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan yang sistematis terhadap hakikat alternatif yang dihadapi dan mengambil tindakan yang menurut perhitungan merupakan tindakan yang paling cepat. Selanjutnya, 3. menurut James A. F. Stoner pengambilan keputusan adalah proses yang digunakan untuk memilih suatu tindakan sebagai cara pemecahan masalah. Pengambilan keputusan sebagai kelanjutan dari cara pemecahan masalah memiliki fungsi sebagai pangkal atau permulaan dari semua aktivitas manusia yang sadar dan terarah secara individual dan secara kelompok baik secara institusional maupun secara organisasional. Di samping itu, fungsi pengambilan keputusan merupakan sesuatu yang bersifat futuristik, 82 artinya bersangkut paut dengan hari depan, masa yang akan datang, dimana efek atau pengaruhnya berlangsung cukup lama. Terkait dengan fungsi tersebut, maka tujuan pengambilan keputusan dapat dibedakan: (1) Tujuan yang bersifat tunggal. Tujuan pengambilan keputusan yang bersifat tunggal terjadi apabila keputusan yang dihasilkan hanya menyangkut satu masalah, artinya bahwa sekali diputuskan, tidak ada kaitannya dengan masalah lain dan (2) Tujuan yang bersifat ganda. Tujuan pengambilan keputusan yang bersifat ganda terjadi apabila keputusan yang dihasilkan menyangkut lebih dari satu masalah, artinya keputusan yang diambil itu sekaligus memecahkan dua (atau lebih) masalah yang bersifat kontradiktif atau yang bersifat tidak kontradiktif. Agar pengambilan keputusan dapat lebih terarah, maka perlu diketahui unsur atau komponen pengambilan keputusan. Unsur pengambilan keputusan itu adalah: (1) Tujuan dari pengambilan keputusan; (2) Identifikasi alternatif keputusan yang memecahkan masalah; (3) Perhitungan tentang faktor-faktor yang tidak dapat diketahui sebelumnya atau di luar jangkauan manusia; dan (4) Sarana dan perlengkapan untuk mengevaluasi atau mengukur hasil dari suatu pengambilan keputusan. 4.2 Fungsi dan tujuan pengambilan keputusan F ungsi pengambilan keputusan adalah : Pengambilan keputusan sebagai suatu kelanjutan dari cara pemecahan masalah mempunyai fungsi antara lain sebagai berikut : 1. Pangkal permulaan dari semua aktivitas manusia yang sadar dan terarah baik secara individual maupun kelompok, baik secara institusional maupun secara organisasional 83 2. Sesuatu yang bersifat futuristic, artinya menyangkut dengan hari depan / masa yang akan datang, dimana efeknya atau pengaruhnya berlangsung cukup lama Tujuan pengambilan keputusan dapat dibedakan atas dua yaitu : 1. Tujuan yang bersifat tunggal yaitu tujuan pengambilan keputusan yang bersifat tunggal terjadi apabila yang dihasilkan hanya menyangkut satu masalah artinya sekali diputuskan dan tidak akan ada kaitannya dengan masalah lain 2. Tujuan bersifat ganda yaitu tujuan pengambilan keputusan yang bersifat ganda terjadi apabila keputusan yang dihasilkan itu menyangkut lebih dari satu masalah artinya bahwa satu keputusan yang diambil itu sekaligus memecahkan dua masalah atau lebih yang bersifat kontradiktif atau bersifat tidak kontradiktif. 4.3 Langkah dalam pengambilan keputusan M intzberg mengungkapkan bahwa langkah-langkah dalam pengambilan keputusan terdiri dari : 1. Tahap identifikasi Tahap ini adalah tahap pengenalan masalah atau kesempatan muncul dan diagnosis dibuat. Sebab tingkat diagnose tergantung dari kompleksitas masalah yang dihadapi 2. Tahap Pengembangan Tahap ini merupakan aktivitas pencarian prosedur atau solusi standart yang ada atau mendisain solusi yang baru. Proses disain ini merupakan proses pencarian dan percobaan dimana pembuat keputusan hanya mempunyai ide solusi ideal yang tidak jelas. 3. Tahap seleksi Tahap ini pilihan solusi dibuat dengan tiga cara pembentukan seleksi yakni penilaian pembuatan keputusan : a. Berdasarkan pengalaman atau intuisi bukan analisis logis b. Berdasarkan analisis alternative yang logis dan sistematis c. Dengan Tawar menawar 84 Beberapa pilihan / langkah yang sering dipakai oleh seorang manajer didalam mengambil keputusan yaitu : 1. Analisa marginal : Tehnik perbandingan biaya 2. Segi Spikologi : Keputusan berdasarkan biaya 3. Intuisi : perasaan atau bisikan hati 4. Pengalaman : melihat kejadian dimasa lalu 5. Mengikuti sang pemimpin : melihat keputusan yang telah dicapai 6. Melakukan Percobaan : penyelidikan ilmiah 7. Menganalisa : memecahkan persoalan atas berbagai komponen. Menurut Eddi Suprayitno Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam Pengambilan Keputusan: 1. Hal-hal berwujud dan tidak berwujud. 2. Keputusan harus dapat dijadikan bahan untuk mencapai tujuan organisasi. 3. Keputusan jangan berorientasi kepentingan pribadi. 4. Jarang ada pilihan yang memuaskan. 5. Pengambilan Keputusan merupakan tindakan mental. 6. Pengambilan Keputusan yang efektif memerlukan waktu cukup lama. 7. Perlu Pengambilan Keputusan yang praktis untuk mendapatkan hasil yang lebih baik. 8. Keputusan hendaknya dilembagakan agar dapat diketahui apakah keputusan tersebut benar atau salah. 9. Keputusan merupakan awal dari serangkaian kegiatan berikutnya. Langkah-Langkah yang dilakukan oleh perusahaan didalam Pengambilan Keputusan ( Eddi Suprayitno ) 1. Rumuskan/identifikasi persoalan keputusan 2. Kumpulkan informasi yang relevan 3. Cari alternatif tindakan 4. Analisis alternatif yang fleksibel 5. Memilih alternatif terbaik 6. Laksanakan keputusan dan evaluasi hasilnya 85 4.4 Jenis-jenis pengambilan keputusan B erdasarkan lingkungannya, keputusan dapat dibedakan menjadi 4 kelompok yaitu terdiri dari ( Hasan, 2002): 1. Pengambilan Keputusan dalam kondisi pasti (Kondisi kepastian (certainty)  Informasi yang akurat, terpercaya dan dapat diukur, ketepatan ramalan tinggi Didalam pengambilan keputusan dimana berlangsung hal-hal berikut :  Alternatif yang harus dipilih hanya memiliki satu jawaban atau pilihan  Keputusan yang akan diambil didukung oleh informasi atau data yang lengkap, sehingga dapat diprediksi secara akurat  Dalam kondisi ini, pengambil keputusan secara pasti mengetahui apa yang akan terjadi dimasa yang akan datang 2. Pengambilan Keputusan dalam kondisi beresiko (risk)  Informasi lengkap tidak tersedia Didalam pengambilan keputusan dimana berlangsung hal-hal berikut :  Alternatif yang dipilih mengandung lebih dari satu kemungkinan hasil  Pengambil keputusan lebih dari satu alternative tindakan  Resiko terjadi karena hasil pengumpulan keputusan tidak dapat diketahui dengan pasti, walaupun diketahui nilai probabilitasnya 3. Pengambilan Keputusan dalam kondisi tidak pasti (Uncertainty), hanya sedikit yang diketahui mengenai alternatif atau hasilnya. Didalam pengambilan keputusan dimana berlangsung hal-hal berikut :  Tidak diketahui sama sekali hal jumlah kondisi yang mungkin timbul serta kemungkinan-kemungkinan munculnya kondisi-kondisi itu  Pengambilan Keputusan tidak dapat menentukan probabilitas terjadi berbagai kondisi atau hasil yang keluar  Hal-hal yang akan diputuskan relative belum pernah tejadi 4. Pengambilan keputusan dalam kondisi bermasalah (konflik) Didalam pengambilan keputusan dimana berlangsung hal-hal sebagai berikut : 86  Kepentingan dua atau lebih pengambil keputusan saling bertentangan dalam situasi pertentangan.  Disini pengambil keputusan bermain dalam suatu permainan 4.5 Faktor dalam pengambilan keputusan M enurut Terry dalam Hasan 2002 faktor-faktor yang mempengaruhi dalam pengambilan keputusan adalah : a. Keadaan Intern Organisasi Keadaan intern organisasi berhubungan dengan apa yang ada dalam organisasi tersebut. Keadaan intern organisasi meliputi : 1. Dana yang tersedia 2. Keadaan Sumber Daya Manusianya 3. Kemampuan Karyawan 4. Kelengkapan peralatan organisasi 5. Struktur organisasi b. Keadaan Ekstern Organisasi Keadaan ektern organisasi meliputi: 1. Keadaan Ekonomi 2. Politik 3. Sosial 4. Budaya 5. Hukum 6. Agama 7. Dsb yang berpengaruh secara tidak langsung dengan organisasi c. Tersedianya informasi yang diperlukan Sifat-sifat informasi tersebut, antara lain; 1. Akurat, informasi sesuai dengan keadaan yang sebenarnya 2. Up to date, informasi yang terbaru 3. Komprehensif, informasi dapat mewakili 4. Relevan, informasi harus berhubungan dengan masalah yang akan diselesaikan d. Kepribadian dan kecakapan dalam pengambilan keputusan 87 Kepribadian dan kecakapan pengambilan keputusan meliputi : 1. Kebutuhannya 2. Penilaiannya 3. Intelegensinya 4. Ketrampilannya 5. Kapasitasnya 6. Dll 4.6 Analisa sebagai Dasar pengambilan keputusan G eorge R Terry dalam Hasan (2002) menyebutkan bahwa pengambilan keputusan yang sering dilakukan oleh seorang manajer atau pimpinan perusahaan didasarkan kepada : 1. Intuisi Kelebihan dan kelemahan dalam pengambilan keputusan berdasarkan intuisi adalah : Gambar 4.1 Kelebihan   Waktu yang digunakan Kelemahan untuk  Keputusan yang dihasilkan relatif mengambil keputusan kurang baik Untuk masalah yang pengaruhnya  Sulit mencari alat pembandingnya, terbatas, sehingga sulit diukur kebenaran dan pengambilan keputusan akan memberikan keputusan pada keabsahannya umumnya  Kemampuan pengambilan keputusan  Dasar-dasar lain dalam pengambilan dari pengambil keputusan itu sangat keputusan sering kali diabaikan berperan, dan itu perlu dimanfaatkan dengan baik 88 2. Pengalaman Pengambilan keputusan berdasarkan pengalaman, memiliki manfaat bagi pengetahuan praktis. Karena pengalaman seseoarang dapat memperkirakan keadaan sesuatu. 3. Fakta Pengambilan keputusan berdasarkan fakta dapat memberikan keputusan yang sehat, solid dan baik. Dengan fakta maka tingkat kepercayaan terhadap pengambilan keputusan dapat lebih tinggi, sehingga orang dapat menerima keputusan-keputusan yang dibuat dengan lapang dada. 4. Wewenang Kelebihan dan kelemahan dalam pengambilan keputusan berdasarkan wewenang adalah: Gambar 4.2 Kewenangan Pengambilan Keptusan Kelebihan Kelemahan  Penerima adalah bawahan  Dapat bertahan dalam waktu  Sering melewati masalah yang yang lama seharusnya dipecahkan   Dapat menimbulkan sifat rutinitas Memilik otentitas Pengambilan keputusan berdasarkan wewenang biasanya dilakukan oleh pimpinan terhadap bawahannya, atau oleh orang yang lebih tinggi kedudukannya kepada orang yang lebih rendah kedudukannya. Hasil keputusannya dapat bertahan dalam jangka waktu yang cukup lama dan memiliki otentisitas (otentik), tetapi dapat menimbulkan sifat rutinitas, mengasosiasikan dengan praktek diktatorial dan sering melewati permasalahan yang seharusnya dipecahkan sehingga dapat menimbulkan kekaburan 89 5. Rasional Pada keputusan ini bersifat objektif, logis, lebih transparan, konsisten untuk memaksimalkan hasil dalam batas kendala tertentu, sehingga dapat dikatakan mendekati kebenaran atau sesuai apa yang diinginkan. Pengambilan keputusan secara rasional ini berlaku sepenuhnya dalam keadaan yang ideal. Pada pengambilan keputusan secara rasional terdapat beberapa hal sebagai berikut:  Kejelasan masalah: tidak ada keraguan dan kekaburan masalah.  Orientasi tujuan: kesatuan pengertian tujuan yang ingin dicapai.  Pengetahuan alternatif: seluruh alternatif diketahui jenisnya dan konsekuensinya.  Preferensi yang jelas: alternatif bisa diurutkan sesuai kriteria.  Hasil maksimal: pemilihan alternatif terbaik berdasarkan atas hasil ekonomis yang maksimal. 4.7 Proses pengambilan keputusan D alam pengambilan sebuah keputusan seorang manajer harus membuat tahapantahapan yang harus dilakukan dalam pengambilan keputusan, seperti dalam tabel berikut ini : 1. Pengamatan Situasi A. Mendefinisikan Masalah Dalam mengambil sebuah keputusan seorang manajer harus mengerti terlebih dahulu apa saja syarat-syarat yang perlu diperhatikan. Syarat-syarat tersebut yaitu dalam bentuk masalah maupun peluang. Sebuah masalah muncul ketika pencapaian organisasi kurang dari tujuan yang telah ditentukan. Sebuah peluang muncul ketika manajer melihat pencapaian yang potensial yang melebihi tujuan organisasi saat itu. Manajer melihat kemungkinan untuk meningkatkan kinerja diatas kinerja kerja yang selama ini telah dilakukan. B. Diagnosis dan Analisis Sebab-Akibat Diagnosis adalah langkah dalam pengambilan keputusan dimana manajer menganalisis faktor-faktor sebab akibat penting yang berhubungan dengan situasi 90 yang penting. Manajer sebaiknya menanyakan serangkaian pertanyaan untuk menspesifikasikan sebab-sebab penting. Pertanyaan tersebut antara lain :  Keadaan tidak seimbang seperti apakah yang mempengaruhi kita ?  Kapankah keadaan ini muncul ?  Dimanakah keadaan ini muncul ?  Bagaimanakah keadaan ini muncul ?  Pada siapakah keadaan ini muncul ?  Apakah kegentingan-kegentingan dari masalah ini ?  Apakah hubungan-hubungan dari peristiwa ini ?  Apakah yang menjadi hasil dari aktifitas ini ? 2. Kembangkan Alternatif Untuk keputusan yang terprogram, alternatif-alternatif bisa dengan mudah dikenali dan bahkan biasanya sudah tersedia dalam peraturan dan prosedur organisasi. Namun keputusan yang tidak terprogram mengharuskan adanya pengembangan tindakan baru yang akan dapat menjawab kebutuhan perusahaan. Bagi keputusan-keputusan yang dibuat dibawah kondisi dengan ketidak pastian yang tinggi, manajer hanya dapat mengembangkan satu atau dua solusi yang akan bisa menjadi pemuasan dalam mengatasi masalah. Namun penelitian menunjukkan bahwa membatasi alternatif merupakan sebab utama gagalnya pengambilan keputusan di organisasi. 3. Pemilihan Alternatif dan memilih yang terbaik a. Pilih alternative yang dikehendaki Alternatif yang terbaik adalah yang solusinya paling sesuai dengan tujuan dan nilainilai keseluruhan organisasi, serta mencapai hasil yang dikehendaki dengan menggunakan sumber daya paling sedikit. Manajer mencoba menyeleksi pilihan dengan risiko dan ketidakpastian paling sedikit. Manajer kemudian mencoba untuk mengukur prospek-prospek menuju sukses. Manajer dapat mengandalkan intuisi dan pengalaman untuk memperkirakan jika suatu arah tindakan sekiranya akan berhasil. b. Pilih Alternatif Terbaik Tahap penerapan ini adalah tahap dimana kemampuan manajerial, administrative, dan tahap persuasive yang dimiliki seorang manajer akan digunakan untuk menjamin 91 bahwa alternative terpilih akan dijalankan. Kesuksesan alternative terpilih ini akan bergantung pada bisa tidaknya alternative ini diterjemahkan menjadi suatu tindakan 4. Implementasi Keputusan dan monitoring hasil Pada tahap evaluasi yang merupakan bagian proses pengambilan keputusan. Para pengambil keputusan akan mendapatkan informasi tentang seberapa baiknya mereka menerapkan keputusan yang telah mereka ambil dan apakah penerapan ini efektif dalam mencapai tujuan mereka. Umpan balik atau monitoring hasil adalah hal yang penting karena pengambilan keputusan dalam proses yang berkelanjutan dan tidak pernah berakhir. Umpan balik memberikan informasi pada pengambil keputusan yang nantinya bisa membentuk siklus pengambilan keputusan yang baru. Gambar 4.3 PROSES PEMBUATAN KEPUTUSAN RASIONAL : 1. PENGAMATAN SITUASI 2. KEMBANGKAN ALTERNATIF - Definisikan masalah - Diagnosa penyebab - Tentukan tujuan keputusan - Cari alternatif secara kreatif - Jangan mengambil keputusan dahulu 4. IMPLEMENTASIKAN KEPUTUSAN & MONITOR HASIL - Rencanakan implementasi - Monitoring hasil - Umpan Balik 3. PEMILIHAN ALTERNATIF & MEMILIH YG TERBAIK - Pilih alternative yang dikehendaki - Pilih alternatif terbaik 92 4.8 Pohon Keputusan dan pengambilan keputusan P ohon keputusan (decision tree) merupakan alat/teknik untuk memvisualisasikan masalah / persoalan beserta urut-urutan masalahnya dengan menggunakan diagram yang berbentuk seperti pohon. Pohon Keputusan dikembangkan untuk membantu manajer dalam membuat serangkaian keputusan yang melibatkan peristiwa-peristiwa ketidakpastian. Keputusan Keadaan dasar Payoffs Expected payoffs Contoh kasus : Suatu perusahaan menghadapi suatu masalah, apakah akan melakukan pembangunan pabrik baru berukuran kecil atau besar. Bila membangun pabrik besar, maka diperlukan investasi sebesar Rp. 100 milyar, sedangkan bila hanya membangun pabrik kecil, besarnya investasi hanya Rp. 25 milyar. Kemungkinan (probabilitas) permintaan tinggi adalah sebesar 0.75 dan kemungkinan permintaan rendah sebesar 0.25. Bila perusahaan membangun pabrik besar dan 93 permintaan tinggi, investasi itu akan menghasilkan keuntungan sebesar Rp. 10 milyar setiap tahun, tetapi bila permintaan rendah hanya menghasilkan keuntungan sebesar Rp. 2 milyar setiap tahun. Dilain pihak bila perusahaan membangun pabrik kecil dan permintaan tinggi, maka perusahaan perusahaan akan mendapatkan aliran kas neto sebesar Rp. 5 milyar per tahun, dan bila permintaan rendah, keuntungan yang diterima sebesar Rp 1 milyar setiap tahun. Bila besarnya biaya pembangunan pabrik dianggap pasti sedang keuntungan dianggap tidak pasti dan umur pabrik besar maupun kecil = 10 tahun. Berapa besarnya nilai payoffs yang diharapkan dari kedua pilihan tersebut. Bagaimana keputusan anda? 4.9 Gaya pengambilan keputusan G aya pribadi pengambilan keputusan mengacu pada perbedaan diantara orang-orang yang berhubungan dengan cara mereka mengevaluasi masalah, mengembangkan alternatif-alternatif dan membuat pilihan. Sebuah penelitian telah menemukan 4 ( empat) gaya pengambilan Keputusan, gaya tersebut adalah : 1. Gaya Direktif Digunakan oleh orang-orang yang lebih memilih solusi masalah sederhana dan jelas. Seseorang yang memilih gaya ini biasanya bersifat efisien dan rasional serta mengandalkan peraturan atau prosedur yang ada dalam pengambilan keputusan 2. Gaya analisis Senang mempertimbangkan solusi yang komplek berdasarkan data sebanyak mungkin yang dapat mereka kumpulkan 3. Gaya Konseptual Orang-orang yang cenderung kearah gaya konseptual juga senang memperhatikan sebanyak mungkin informasi. Mereka juga lebih berorientasi sosial daripada mereka yang menyukai gaya analisis 4. Gaya Perilaku Gaya yang digunakan oleh manajer yang memiliki perhatian mendalam terhadap orang sebagai individu 94 4.10 Pengambilan keputusan yang inovatif M anajer memang membuat beberapa keputusan sendirian, tetapi para pengambil keputusan akan lebih baik dilakukan perkelompok. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pengambilan keputusan keputusan kelompok yang inovatif yaitu : a. Mulailah dengan Curahan Gagasan Kunci untuk melakukan curahan gagasan yang efektif adalah bahwa setiap orang dapat mengembangkan ide milik rang lain, semua ide dapat diterima meskipun ide tersebut kedengaran gila. Tujuan dari curahan gagasan adalah untuk mengumpulkan ide sebanyak mungkin. b. Terlibat Dalam Perdebatan yang Sengit Kunci yang penting dalam membuat keputusan yang lebih baik adalah dengan melakukan perdebatan yang sengit mengenai masalah yang ada. Perdebatan yang sengit dapat dipicu dengan beberapa cara. Salah satu caranya yaitu dengan meyakinkan diri bahwa suatu kelompok itu memiliki perbedaan usia dan jenis kelamin, bidang keahlian, tingkat hirearki dan pengalaman kerja. c. Hindari Groupthink Groupthink adalah kecenderungan anggota kelompok untuk tidak mengutarakan opiniopini yang bertentangan. Ketika para anggota kelompok yang jatuh dalam groupthink, hasrat untuk selalu harmonis mengalahkan pertimbangan untuk mendapatkan keputusan yang berkualitas. Anggota kelompok lebih mementingkan menjaga persatuan daripada meragukan permasalahan dan alternative secara realistis. d. Tahu Kapan Harus Gagal Dalam lingkungan yang bergerak cepat, manajer yang baik akan berani mengambil risiko dan belajar dari kesalahan, tetapi manajer yang baik juga tidak ragu untuk menghentikan hal yang tidak akan berhasil. 95 4.11 Faktor Penentu Pengambilan keputusan K Eputusan yang baik adalah keputusan yang efektif untuk diimplementasikan. Penentapan keputusan perlu pengujian terhadap perilaku orang-orang yang melaksanakannya terhadap keputusan tersebut. Ada beberapa faktor penentu dalam pengambilan keputusan : 1. Berpedoman pada Masa lalu a. Pengalaman dan peristiwa masa lalu b. Keinginan masa lalu yang belum terwujud c. Masalah dan tantangan yang timbul pada masa lalu dan belum terselesaikan d. Ketersediaan informasi masa lalu 2. Melihat kondisi masa kini a. Perubahan faktor lingkungan: politik, ekonomi, sosial budaya. b. Dorongan visi, misi dan keinginan yang hendak dicapai. c. Masalah dan tantangan yang timbul sebagai hasil dari perubahan lingkungan. d. Adanya konsep kelangkaan dan keterbatasan e. Adanya konsep tentang tindakan atas dasar kesadaran untuk memilih salah satu alternatif atas masalah yang dihadapi f. Keputusan-keputusan yang diambil oleh organisasi lain g. Ketersediaan real time information, informasi yang relevan dan berkualitas h. Adanya sejumlah pengetahuan hasil akumulasi masa lalu yang bernilai tinggi 3. Dengan peramalan dimasa yang akan datang a. Visi, misi dan tujuan yang hendak dicapai b. Perubahan faktor lingkungan yang akan terjadi c. Ketidakpastian dan peluang timbulnya risiko dan kelangkaan d. Ketersediaan expected information yang diharapkan membantu proses pengambilan keputusan 96 Pertanyaan : 1. Bagaimana sikap manajemen yang baik dalam pengambilan keputusan yg dilakukan oleh perusahaan. 2. Bagaimana penggunaan pengambilan keputusan yang tepat dengan menggunakan pohon keputusan 3. Bagaimana cara pengambilan keputusan yang efektif dan efisien dalam menangani suatu permasalahan. 4. Apa yang dimaksud dengan keputusan terprogram, setengah terprogram dan keputusan tidak terprogram, jelaskan 5. Sebutkan unsur-unsur atau komponen dalam pengambilan keputusan 6. Sebutkan langkah-langkah dalam pengambilan keputusan menurut Mintzberg 7. Sebutkan jenis-jenis pengambilan keputusan ! 8. Apa yang dimaksud dengan pengambilan keputusan dalam kondisi tidak pasti 9. Dan apa yang dimaksud dengan pengambilan keputusan dalam kondisi beresiko 10. Faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi dalam pengambilan keputusan 11. Apa kelebihan dan kelemahan dalam pengambilan keputusan yang didasarkan pada intuisi 12. Faktor penentu dalam pengambilan keputusan dapat melihat dari pengalaman dimasa yang lalu, jelaskan 13. Apa yang dimaksud dengan pengambilan keputusan dengan gaya direktif 14. Bagaimana cara pengambilan keputusan yg baik agar tujuan dan sasaran perusahaan dapat tercapai 15. Bagaimana cara pengambilan keputusan dengan analisis probability 16. Dalam perusahaan siapa unsur perencana dalam pengambilan keputusan, sebutkan dan jelaskan ! 17. Apa yang dimaksud dengan CEO, dan apa peran CEO dalam sebuah perusahaan 18. Berikan contoh kasus dengan mengunakan keputusan yang tidak terprogram 19. Pertimbangan apa yang dipilih seorang manajer didalam mengambil keputusan 20. Sebutkan Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam pengambilan keputusan menurut Eddi Suprayitno. 97 98 BAB 9 KOMUNIKASI DAN NEGOSIASI Tujuan Pembelajaran Setelah mengikuti perkuliahan ini mahasiswa diharapkan akan dapat menjelaskan pengertian tentang komunikasi,proses dan tujuan komunikasi ,komunikasi dlm organisasi dan komunikasi menurut Islam, Negosiasi. Karakter, tujuan dan tahapan negosiasi, tip dalam negosiasi dan gaya serta pedoman dalam negosiasi 9.1 Pengertian Komunikasi K omunikasi merupakan salah satu bagian terpenting dari aktifitas manusia. Bahkan didalam penelitian menunjukkan bahwa hampir delapan puluh persen waktu aktifitas kita digunakan untuk berkomunikasi (Rakhmat, 1982). Demikian halnya di dalam kehidupan perusahaan maupun organisasi, komunikasi memainkan peran yang sangat penting dalam suatu organisasi. Komunikasi yang efektif dan efisien sangat mempengaruhi kinerja organisasi. Didalam proses negosiasi, ada dua belah pihak yang berlawanan atau berbeda dari sudut pandangnya. Agar dapat menemukan titik temu atau kesepakatan diantara kedua belah pihak, maka kedua belah pihak perlu bernegosiasi dengan melakukan komunikasi yang baik sehingga mendapatkan kesepakatan bersama. Komunikasi merupakan proses transfer pemahaman (understanding) sesuatu yang berarti (meaningful). Komunikasi (communication) adalah proses penyampaian pesan yang mencakup di dalamnya informasi dan makna (meaning) dari seseorang atau kelompok yang disebut sebagai pengirim pesan (sender) kepada pihak lain yang menerima pesan (receiver), (Guffey, 2007). Komunikasi dikatakan berhasil apabila penerima pesan memahami pesan sebagaimana yang dimasudkan oleh pengirim pesan. 196 Di dalam Al Qur’an dalam surat (QS Al Hujurat:6). Dikatakan bahwa salah Artinya Hai orang-orang yang beriman, jika datang kepadamu orang fasik membawa suatu berita, maka periksalah dengan teliti agar kamu tidak menimpakan suatu musibah kepada suatu kaum tanpa mengetahui keadaannya yang menyebabkan kamu menyesal atas perbuatanmu itu (QS Al Hujurat:6). Dari ayat terebut dijelaskan bahwa dalam komuniaksi, setiap informasi yang diterima sebaiknya harus diteliti terlebih dahulu kebenarannya untuk mendapatkan keputusan atau hasil yang memuaskan, karena bila informasi yang kita dapatkan salah maka akan menimbulkan kemudharatan. Menurut Schermerhorn, J.R. (1996), komunikasi merupakan proses antar pribadi yang meliputi pengiriman dan penerimaan simbol yang memiliki makna. Gambar :9.1 Proses Manajer dalam komunikasi Manajer sebagai pemonitor Mengumpulkan informasi dari lingkungan eksternal Manajer sebagai pemonitor Mengumpulkan informasi dari lingkungan internal Manajer sebagai Pusat Pengolahan Informasi Jaringan Organisasi Manajer sebagai penyebar Mendistribusikan informasi kepada subordinat Manajer sebagai juru bicara Mendistribusikan informasi kepada pihak luar Manager sebagai pengambil keputusan Menggunakan informasi untuk pembuatan rencana, penyelesaian masalah dan menggali peluang Sumber : Schermerhorn, J.R. (1996) Harry Mintzberg menguraikan pekerjaan manajer kedalam tiga tipe peran. Dan menurut Mintzberg peran komunikasi dibagi menjadi 3 bagian yaitu, 197 1. Dalam peran antar pribadi, manajer bertindak sebagai tokoh dan pemimpin dari unit organisasinya, berinteraksi dengan karyawan, customer, supplier, dan rekan dalam organisasi. 2. Dalam peran informal, manajer mencari informasi dari rekan, karyawan, dan kontak pribadi yang lain mengenai segala sesuatu yang mungkin mempengaruhi pekerjaan dan tanggungjawab mereka. 3. Dalam peran pengambil keputusan, manajer mengimplementasikan projek baru menangani gangguan, dan mengalokasikan sumberdaya kepada anggota unit dan departemen. 9.2 Proses Komunikasi P Roses komunikasi merupakan serangkaian tahapan antara sumber atau pengiriman (source atau sender) dan penerima (receiver) yang akan menghasilkan suatu transfer pemahaman mengenai sesuatu yang berarti, yaitu pesan. Pesan adalah sesuatu yang hendak dikomunikasikan.seperti yang tercantum dalam gambar proses komunikasi dibawah ini : Gambar 9.2 Proses Komunikasi Umpan balik kembali ke sender Noise Sender memiliki ide berkomunikasi Sender menyusun dan mengirim pesan Media pembawa pesan Receiver terjemahkan pesan Receiver memahami pesan Sumber : Robbins, Stephen P, and Coulter, Mary, 2003, Management, Seventh edition, Prentice Hall, halaman 283 198 Proses komunikasi yang terdiri dari lima tahapan tersebut sebagaimana dapat dilihat pada gambar di atas adalah sebagai berikut. 1. Proses komunikasi dimulai ketika sender memiliki keinginan dan ide untuk berkomunikasi. Bentuk ide komunikasi tersebut akan sangat dipengaruhi oleh suasana hati, latar belakang, budaya, nilai, dan lain-lain yang dimiliki oleh pengirim. 2. Selanjutnya sender akan mengubah ide komunikasi yang dia miliki ke dalam bentuk lisan, tulisan, maupun gerak tubuh / isyarat, yang diperkirakan akan dapat menyampaikan makna. Pesan yang sudah disusun tersebut kemudian dikirimkan kepada penerima dengan menggunakan media baik telepon, fax, e-mail, surat, pengarahan secara lisan, pidato, teleconference, dan sebagainya. 3. Pesan yang dikirimkan oleh pengirim pada hakikatnya merupakan lambang yang harus diterjemahkan oleh penerima menjadi sesuatu yang memiliki arti. Pada tahap ini penerima akan menerjemahkan lambang-lambang yang dikirimkan oleh pengirim agar memperoleh pemahaman atas pesan yang disampaikan. 4. Tahap selanjutnya adalah tahap dimana penerima memahami pesan yang disampaikan oleh pengirim. Pemahaman penerima terhadap pesan yang disampaikan belum tentu sama dengan arti pesan yang dimaksudkan oleh pengirim. Dalam hal ini suatu komunikasi dikatakan berhasil apabila penerima memahami pesan yang disampaikan sebagaimana dimaksud oleh pengirim. 5. Setelah memahami pesan yang disampaikan, penerima akan memberikan tanggapan (umpan balik/feedback) kepada pengirim. 9.3 Tujuan Komunikasi S Etiap orang atau organisasi menginginkan apa yang menjadi tujuan atau pemikirannya dapat dipahami dan dimengerti oleh orang lain, untuk itu diperlukan sarana komunikasi untuk penyampaian maksud tersebut. Menurut Krizan et.al., (2002) menyatakan bahwa setidak-tidaknya terdapat empat tujuan komunikasi, diantaranya : 1. Penerima pesan dapat memahami pesan yang disampaikan pengirim ( penerima ). Tujuan utama dari komunikasi adalah agar penerima 199 pemahaman pesan memahami pesan yang disampaikan oleh pengirim pesan. Agar diperoleh pemahaman atas pesan yang disampaikan, pesan tersebut harus jelas, dan baik pengirim ataupun penerima harus memiliki makna yang sama terhadap pesan yang disampaikan. Perbedaan makna terhadap pesan yang disampaikan dapat tingkat pendidikan, diakibatkan oleh perbedaan budaya, latar belakang, intelegensia, dan lain-lain. Kegagalan untuk mencapai pemahaman bersama atas suatu pesan dapat menimbulkan akibat yang sangat mahal. 2. Penerima pesan memberikan tanggapan terhadap pesan yang disampaikan (respons penerima). Tujuannya adalah agar pihak yang diajak berkomunikasi memberikan tanggapan atas pesan yang disampaikan. Tanggapan tersebut yang positif, negatif, maupun netral dan disampaikan baik dapat berupa tanggapan melalui perkataan, perbuatan, atau kedua-duanya 3. Membangun hubungan saling menguntungkan (favorable relationship). Tujuannya yaitu terciptanya hubungan saling menguntungkan antara pihak-pihak yang terlibat dalam komunikasi (baik pengirim maupun penerima). Melalui komunikasi, seorang pimpinan dapat menjelaskan kepada bawahannya tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi.Melalui komunikasi pula para bawahannya dapat menyampaikan berbagai permasalahan yang menghambat mereka dalam mencapai tujuan organisasi, sehingga pimpinan dapat memberikan saran-saran pemecahan masalah agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai. 4. Membangun nama baik organisasi (organizational goodwill). Melalui komunikasi yang baik kepada internal stakeholders maupun external stakeholders. 9.4 Komunikasi Organisasi K omunikasi organisasi adalah proses pertukaran informasi yang berlangsung pada suatu organisasi. Menurut Wiryanto (2005), komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi. Raymond V. Lesikar menguraikan empat faktor yang mempengaruhi komunikasi organisasi: 200 1. Formal channel of communication (saluran komunikasi formal) yaitu suatu cara komunikasi yang didukung, dan mungkin dikendalikan oleh manajer. Seperti news letter, memo regular, laporan, dan rapat staf. Setiap laporan, dipersiapkan oleh salah seorang dari enam manajer puncak, membantu mempromosikan komunikasi internal yang efektif dengan menawarkan gambaran lengkap moral perusahaan, iklim, dan komunikasi. 2. Authority structure (struktur wewenang) yaitu hierarki control di dalam sebuah organisasi. Seperti percakapan antara President Director dan karyawan administrasi akan dicirikan dengan kesopanan dan formalitas yang dibuat-buat. 3. Work specialization (spesialisasi pekerjaan) biasanya mempermudah komunikasi dalam kelompok yang berbeda-beda. 4. Information ownership (kepemilikan organisasi) yaitu informasi dan pengetahuan unik yang dimiliki oleh individu tertentu yang menyangkut pekerjaan mereka. Seperti kepala departemen yang mungkin mempunyai cara yang amat efektif untuk menangani konflik di antara karyawan. 9.5 Pola Komunikasi dalam Organisasi B erdasarkan pihak yang diajak untuk berkomunikasi, komunikasi yang dilakukan oleh manager dalam suatu organisasi dapat dibagi ke dalam dua kategori, yakni komunikasi internal dan komunikasi eksternal. 1. Komunikasi internal (internal communication), dilakukan oleh manajer dengan berbagai pihak di dalam lingkungan organisasi. Pola komunikasi yang dilakukan bisa berbentuk pola komunikasi vertikal (antara atasan dengan bawahan atau bawahan dengan atasan), komunikasi horizontal (antara manajer dengan koleganya atau karyawan dengan koleganya), maupun komunikasi berbentuk jaringan (antara dengan staff penelitian dan pengembangan untuk manajer pemasaran mendiskusikan perkembangan produk). 2. Komunikasi external ( external communication), terjadi antara manajer dalam suatu perusahaan dengan pihak lain di luar perusahaan. 201 Berdasarkan isi (content) komunikasi yang dilakukan antara manajer dengan berbagai pihak, komunikasi internal dapat dibagi menjadi : 1. Komunikasi formal (formal communication), adalah komunikasi yang berhubungan dengan kegiatan pekerjaan ( business related / work related ) dan biasanya terdapat dokumentasi atas komunikasi yang dilakukan. 2. Komunikasi informal (informal communication atau disebut juga grapevine), adalah komunikasi yang dilakukan oleh manajer dengan para pihak di dalam suatu baik berhubungan dengan bisnis maupun tidak memiliki hubungan bisnis. organisasi Berdasarkan arahnya, komunikasi dalam organisasi dapat dikelompokkan menjadi: 1. Komunikasi ke bawah (downward communication) 2. Komunikasi ke atas (upward communication) 3. Komunikasi horizontal (lateral communication) Gambar 9.3 Komunikasi Organisasi Pimpinan Downward Communication Penyampaian strategi, sasaran, instruksi, kebijakan, feedback Manajer Rekan Rekan Subordinat Penyampaian masalah, saran, pertanyaan Upward Communication Mengkoordinasikan masalah, saran, feedback Lateral Communication Sumber : Schermerhorn, J.R. (1996) Hambatan dan Perbaikan Komunikasi Menurut Schermerhorn, J.R.(1996), terdapat lima jenis hambatan komunikasi, yaitu 1. Saluran komunikasi yang lemah 2. Masalah semantik 3. Tidak adanya feedback 202 4. Gangguan fisik 5. Dampak status 9.6 Komunikasi menurut Islam D Alam berbagai literatur tentang komunikasi, Islam menemukan setidaknya enam jenis gaya bicara atau pembicaraan (qaulan) yang dikategorikan sebagai kaidah, prinsip, atau etika komunikasi Islam, yaitu: 1. Qaulan Sadida (perkataan yang benar, jujur) QS. An Nisa ayat 9 َ‫ﻋﻠَ ْﻴ ِﻬ ْﻢ ﻓَ ْﻠﻴَﺘﱠﻘُﻮﺍ ﺍﻟﻠﱠﻪ‬ َ ‫ﺿ َﻌﺎﻓًﺎ ﺧَﺎﻓُﻮﺍ‬ ِ ً‫ﺶ ﺍﻟﱠﺬِﻳﻦَ َﻟ ْﻮ ﺗ َ َﺮ ُﻛﻮﺍ ِﻣ ْﻦ ﺧ َْﻠ ِﻔ ِﻬ ْﻢ ﺫُ ِ ّﺭﻳﱠﺔ‬ َ ‫َﻭ ْﻟ َﻴ ْﺨ‬ ‫ﺳﺪِﻳﺪًﺍ‬ َ ‫َﻭ ْﻟ َﻴﻘُﻮﻟُﻮﺍ َﻗ ْﻮﻻ‬ “Dan hendaklah takut (kepada Allah) orang-orang yang sekiranya mereka meninggalkan keturunan yang lemah dibelakang mereka, yang mereka khawatirkan terhadap (kesejahteraannya)nya. Oleh sebab itu, hendaklah mereka bertaqwa kepada Allah dan hendaklah mereka berbicara dengan tutur kata yang benar (qaulan sadida)”. 2. Qaulan Baligha (tepat sasaran, komunikatif, to the point, mudah dimengerti) QS. An Nisa ayat 63 ْ ‫ﻋ ْﻨ ُﻬ ْﻢ َﻭ ِﻋ‬ ‫ﻈ ُﻬ ْﻢ َﻭﻗُ ْﻞ ﻟَ ُﻬ ْﻢ ِﻓﻲ‬ ْ ‫ﺃُﻭ َﻟ ِﺌ َﻚ ﺍﻟﱠﺬِﻳﻦَ َﻳ ْﻌ َﻠ ُﻢ ﺍﻟﻠﱠﻪُ َﻣﺎ ِﻓﻲ ﻗُﻠُﻮﺑِ ِﻬ ْﻢ َﻓﺄَﻋ ِْﺮ‬ َ ‫ﺽ‬ ‫ﺃَ ْﻧﻔُ ِﺴ ِﻬ ْﻢ َﻗ ْﻮﻻ ﺑَ ِﻠﻴﻐًﺎ‬ “Mereka itu adalah orang-orang yang Allah mengetahui apa yang di dalam hati mereka. karena itu berpalinglah kamu dari mereka, dan berilah mereka pelajaran, dan katakanlah kepada mereka Qaulan Baligha –perkataan yang berbekas pada jiwa mereka”. 3. Qaulan Ma’rufa (perkataan yang baik) QS. Al Ahzab ayat 32 203 ْ ‫ﻀ ْﻌﻦَ ِﺑ ْﺎﻟ َﻘ ْﻮ ِﻝ ﻓَ َﻴ‬ ‫ﻄ َﻤ َﻊ‬ ِ ‫ﺴ‬ َ ‫ﺎء ِﺇ ِﻥ ﺍﺗ ﱠ َﻘ ْﻴﺘ ُ ﱠﻦ َﻓﻼ ﺗَ ْﺨ‬ َ ِّ‫ِﻣﻦَ ﺍﻟﻨ‬ ‫َﻗ ْﻮﻻ َﻣ ْﻌ ُﺮﻭﻓًﺎ‬ ‫ﻲ ﻟَ ْﺴﺘ ُ ﱠﻦ َﻛﺄ َ َﺣ ٍﺪ‬ َ ‫َﻳﺎ ِﻧ‬ ِّ ‫ﺴﺎ َء ﺍﻟﻨﱠ ِﺒ‬ َ‫ﺽ َﻭﻗُ ْﻠﻦ‬ ٌ ‫ﺍﻟﱠﺬِﻱ ِﻓﻲ َﻗ ْﻠ ِﺒ ِﻪ َﻣ َﺮ‬ “Hai isteri-isteri Nabi, kamu sekalian tidaklah seperti wanita yang lain, jika kamu bertakwa. Maka janganlah kamu tunduk dalam berbicara sehingga berkeinginanlah orang yang ada penyakit dalam hatinya dan ucapkanlah Qaulan Ma’rufa –perkataan yang baik.” 4. Qaulan Karima (perkataan yang mulia) QS. Al Isra’ ayat 23 ‫ﺴﺎﻧًﺎ ِﺇ ﱠﻣﺎ َﻳ ْﺒﻠُﻐ ﱠَﻦ ِﻋ ْﻨﺪَ َﻙ ْﺍﻟ ِﻜﺒَ َﺮ‬ َ ‫َﻭ َﻗ‬ َ ‫ﻀﻰ َﺭﺑ َﱡﻚ ﺃَﻻ ﺗَ ْﻌﺒُﺪُﻭﺍ ِﺇﻻ ِﺇﻳﱠﺎﻩُ َﻭ ِﺑ ْﺎﻟ َﻮﺍ ِﻟﺪَﻳ ِْﻦ ِﺇ ْﺣ‬ ‫ﻑ َﻭﻻ ﺗَ ْﻨ َﻬ ْﺮ ُﻫ َﻤﺎ َﻭﻗُ ْﻞ َﻟ ُﻬ َﻤﺎ ﻗَ ْﻮﻻ َﻛ ِﺮﻳ ًﻤﺎ‬ ٍ ّ ُ ‫ﺃَ َﺣﺪُ ُﻫ َﻤﺎ ﺃَ ْﻭ ِﻛﻼ ُﻫ َﻤﺎ ﻓَﻼ ﺗَﻘُ ْﻞ َﻟ ُﻬ َﻤﺎ ﺃ‬ “Dan Tuhanmu telah memerintahkan agar kamu jangan menyembah selain Dia dan hendaklah berbuat baik kepada ibu bapak. Jika salah seorang diantara keduanya atau kedua-duanya sampai berusia lanjut dalam pemeliharaanmu, maka sekali-kali janganlah engkau mengatakan kepada keduanya perkataan “ah” dan jangan engkau membentak keduanya dan ucapkanlah kepada keduanya perktaan yang baik”. Dari ayat tersebut jelas bahwa kita diperintahkan untuk mengucapkan perkataan yang baik atau mulia karena perkataan yang baik dan benar adalah suatu komunikasi yang menyeru kepada kebaikan dan merupakan bentuk komunikasi yang menyenangkan. 5. Qaulan Layyinan (perkataan yang lembut) QS. Thaha ayat 43-44 َ ُ‫ﻋ ْﻮﻥَ ِﺇﻧﱠﻪ‬ ‫ﻁﻐَﻰ‬ َ ‫ﺍ ْﺫ َﻫﺒَﺎ ِﺇﻟَﻰ ِﻓ ْﺮ‬ ‫ﻓَﻘُﻮﻻ ﻟَﻪُ ﻗَ ْﻮﻻ ﻟَ ِﻴّﻨًﺎ ﻟَﻌَﻠﱠﻪُ ﻳَﺘَﺬَ ﱠﻛ ُﺮ ﺃَ ْﻭ َﻳ ْﺨﺸَﻰ‬ “Pergilah kamu berdua kepada Fir’aun karena benar-benar dia telah melampaui batas. Maka berbicaralah kamu berdua kepadanya dengan kata-kata yang lemah lembut, mudahmudahan dia sadar atau takut”. 204 Dari ayat tersebut maka dapat ditarik kesimpulan bahwa Qaulan Layyinan berarti pembicaraan yang lemah-lembut, dengan suara yang enak didengar, dan penuh keramahan, sehingga dapat menyentuh hati maksudnya tidak mengeraskan suara, seperti membentak, meninggikan suara. Siapapun tidak suka bila berbicara dengan orang-orang yang kasar. Rasullulah selalu bertutur kata dengan lemah lembut, hingga setiap kata yang beliau ucapkan sangat menyentuh hati siapapun yang mendengarnya. Dengan demikian, dalam komunikasi Islam menghindari kata-kata kasar dan suara (intonasi) yang bernada keras dan tinggi. Allah melarang bersikap keras dan kasar dalam berdakwah, karena kekerasan akan mengakibatkan dakwah tidak akan berhasil. Dalam berdoa pun Allah memerintahkan agar kita memohon dengan lemah lembut, “Berdoalah kepada Tuhanmu dengan berendah diri dan suara yang lemahlembut, sungguh Allah tidak menyukai orang-orang yang melampaui batas,” (Al A’raaf ayat 55) 6. Qaulan Maysura (perkataan yang ringan) QS. Al Isra’ ayat 28 ‫ﺿ ﱠﻦ َﻋ ْﻨ ُﻬ ُﻢ ﺍ ْﺑ ِﺘﻐَﺎ َء َﺭ ْﺣ َﻤ ٍﺔ ِﻣ ْﻦ َﺭ ِﺑ َّﻚ ﺗَ ْﺮ ُﺟﻮ َﻫﺎ ﻓَﻘُ ْﻞ ﻟَ ُﻬ ْﻢ‬ َ ‫َﻭ ِﺇ ﱠﻣﺎ ﺗ ُ ْﻌ ِﺮ‬ ‫ﻮﺭﺍ‬ ُ ‫ﻗَ ْﻮﻻ َﻣ ْﻴ‬ ً ‫ﺴ‬ ”Dan jika kamu berpaling dari mereka untuk memperoleh rahmat dari Tuhannya yang kamu harapkan, maka katakanlah kepada mereka Qaulan Maysura –ucapan yang mudah”. 9.7 Pengertian Negosiasi M enurut Hartman, definsi dan pengertian negosiasi berbeda-beda tergantung dari sudut pandang kedua belah pihak yang terlibat dalam suatu proses negosiasi tersebut. Untuk itu ada dua pihak yang terlibat dalam proses negosiasi, yakni pihak pembeli dan pihak penjual. Hartman menegaskan bahwa negosiasi merupakan suatu proses komunikasi antara dua pihak, yang masing-masing mempunyai tujuan dan sudut pandang berbeda, dan berusaha mencapai kesepakatan yang memuaskan kedua belah pihak mengenai masalah yang sama. 205 Menurut Oliver, negosiasi adalah sebuah transaksi dimana kedua belah pihak mempunyai hak atas hasil akhir. Hal ini memerlukan persetujuan kedua belah pihak sehingga terjadi proses yang saling memberi dan menerima sesuatu untuk mencapai suatu kesepakatan bersama. Sementara itu menurut Casse, negosiasi adalah proses dimana paling sedikit ada dua pihak dengan persepsi, kebutuhan dan motivasi yang berbeda mencoba untuk bersepakat tentang suatu hal demi kepentingan bersama. Jadi negosiasi adalah proses tawar-menawar dengan cara perundingan untuk memberi atau menerima, guna mencapai kesepakatan bersama tentang suatu hal yang mrnjadi kepentingan bagi masing-masing pihak, baik perorangan maupun kelompok atau organisasai. Untuk dapat menyelesaikan negosiasi dengan baik maka sangat dibutuhkan sifat-sifat yang dapat menunjang yang harus dimiliki oleh seorang negosiastor, yaitu: 1. Pantang menyerah 2. Berpengaruh dan beribawa 3. Memiliki tujuan yang pasti dalam bernegosiasi 4. Peka terhadap lingkungan dan berdaya konsentrasi tinggi 5. Banyak medengar, perhatian dengan pembicara dan informasi dari pihak lawan 6. Ulet, pandai, dan memiliki ambisi yang besar untuk memenangkan negosiasi 7. Bersifat ekonomis, selalu mencari konsesi yang tidak mahal untuk ditukar dengan hal lain yang lebih berharga. Adapun ciri-ciri proses komunikasi dalam negosiasi adalah sebagai berikut: 1. Melibatkan dua pihak, yaitu penjual dan pembeli 2. Adanya kesamaan tema masalah yang dinegosiasikan 3. Adanya kerjasama dari kedua belah pihak tersebut 4. Bertujuan untuk mengkongkretkan masalah yang masih abstrak Agar unggul dalam bernegosiasi, seorang penjual perlu mengadakan persiapan dini sebelum bernegosiasi, yaitu: 1. Mempelajari dengan baik permasalahan yang terjadi 2. Mengenal peraturan yang berlaku dalam bernegosiasi dengan baik 3. Beranggapan bahwa perjanjian dapat diselesaikan dalam satu atau dua kali pertemuan Berdasarkan pengertian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa negosiasi selalu melibatkan dua orang atau lebih yang saling berinteraksi, mencari kesepakatan diantara kedua belah pihak dan mencapai tujuan yang dikehendaki bersama kedua belah pihak yang terlibat dalam negosiasi tersebut. 206 9.8 Karakteristik Negosiasi B M Eberapa Karakterisitik dari suatu Negosiasi adalah : 1. Senantiasa melibatkan orang, baik sebagai individual, perwakilan organisasi atau perusahaan, sendiri atau dalam kelompok; 2. Memiliki ancaman terjadinya atau di dalamnya mengandung konflik yang terjadi mulai dari awal sampai terjadi kesepakatan dalam akhir negosiasi; 3. Menggunakan cara-cara pertukaran sesuatu, baik berupa tawar menawar (bargain) maupun tukar menukar (barter); 4. Hampir selalu berbentuk tatap-muka yang menggunakan bahasa lisan, gerak tubuh maupun ekspresi wajah; 5. Negosiasi biasanya menyangkut hal-hal di masa depan atau sesuatu yang belum terjadi dan kita inginkan terjadi; 6. Ujung dari negosiasi adalah adanya kesepakatan yang diambil oleh kedua belah pihak. Menurut Lewicki dan Litterer, seluruh situasi negotiation ditentukan oleh tiga karakteristik: 1. Ada conflict of interest (konflik kepentingan) antara dua pihak atau lebih. 2. Tidak ada peraturan yang pasti atau mantap atau prosedur untuk menyelesaikan konflik, atau pihak-pihak tersebut memilih bertindak diluar peraturan dan prosedur untuk menemukan penyelesaiannya sendiri terhadap konflik.. 3. Semua pihak, paling tidak pada suatu saat, lebih suka mencari persetujuan daripada bertentangan secara terbuka, menyerah kepada satu pihak, memutuskan hubungan secara permanen, atau membawa perselisihan mereka kepada pemegang authorization yang lebih tinggi untuk mendapatkan pemecahan. 9.9 Tujuan Negosiasi 207 A B Dapun yang menjadi Tujuan diadakannya Negosiasi dalam suatu organisasi / perusahaan adalah 1. Tujuan agresif - berusaha memperoleh keuntungan dari kerugian (damage) pihak lawan. 2. Tujuan kompetitif - berusaha memperoleh sesuatu yang lebih (getting more) dari pihak lawan 3. Tujuan kooperatif - berusaha memperoleh kesepakatan yang saling menguntungkan (mutual gain) 4. Tujuan pemusatan diri - berusaha memperoleh keuntungan tanpa memperhatikan penerimaan pihak lain 5. Tujuan defensif - berusaha memperoleh hasil dengan menghindari yang negatif 6. Tujuan kombinasi 9.10Tahapan Negosiasi B A  Eberapa tahapan-tahapan yang harus dialkukan dalam negosiasi Preparation and Planing Adalah kunci sukses dari sebuah negosiai, dimana pada bagian ini kita mengatur tujuan dan batasan-batasan. Pada tahap ini kita juga harus mengetahui tipe orang yang akan bernegosiasi dengan kita.  Definition of ground rules Menetapkan prinsip sebuah negosiasi, dengan demikian dapat membantu dalam merencanakan sebuah strategi yang sukses.  Clarification and justification Untuk memulai negosiasi, harus jelas mengenai suatu kepentingan dan harapan.  Bargaining and problem solving Dalam tingkatan ini kedua belah pihak akan saling tawar-menawar / akan aktif dalam menemukan sebuah solusi. 208  Closure and implementation Adalah kesimpulan akhir dari sebuah negosiasi dimana kedua pihak telah memiliki sebuah perjanjian / persetujuan yang dibuat didalam suatu surat perjanjian dan ditandatangani oleh kedua belah pihak. Negosiasi yang tidak efektif dalam organisasi akan berdampak : 1. Tidak dapat mempertahankan kontrol emosi dalam diri dan lingkungan 2. Tidak tercapainya tujuan dikarenakan masing-masing pihak belum dapat mempunyai persepsi yang sama. 3. Timbulnya suatu konflik yang menyebabkan hubungan menjadi kurang baik 4. Timbulnya stress pada orang yang terlibat pada negosiasi. 5. High Cost dalam sisi waktu, pikiran, tenaga dan biaya. 9.11 Strategi Negosiasi A B Dapun strategi Negosiasi yang efektif dalam suatu organisasi / perusahaan adalah 1. Scripting / membuat suatu naskah. Salah satu cara yang terbaik pada waktu kita berada pada tahap persiapan untuk melakukan negosiasi. Dimana pada tahap persiapan kita harus mengetahui tujuan-tujuan negosiasi, batasan-batasan negosiasi. 2. Framing / membuat suatu kerangka. Sebuah kerangka adalah bagian utama dari sebuah pandangan yang dapat memberikan sebuah interaksi pada suatu negosiasi. Dengan fokus kepada suatu prioritas yang diinginkan melalui data dan dasar pemikiran. 3. Managing. Setiap negosiasi adalah suatu kesepakatan untuk mengatur diri sendiri, harapan, waktu, cara yang mana melalui pendekatan situasi. Mengatur emosi dengan mendengar dan menjelaskan (kemampuan berkomunikasi) dapat membantu untuk fokus terhadap permasalahan, tidak dengan bagaimana merespon emosi itu sendiri. 9.12 Tip-tip dalam Negosiasi 209 A B 1. Da beberapa tips untuk mendapatkan Negosiasi yang efektif yaitu : Memutuskan hasil yang terpenting Sebelum memulai negosiasi, kita harus menetapkan apa yang paling kita butuhkan dari negosiasi tersebut dengan cara memilih satu dari beberapa masalah yang ada yang penting untuk dinegosiasikan. 2. Selalu melihat ke depan Dalam melakukan negosiasi usahakan jangan melihat masa lalu (backward), karena negosiasi akan menghasilkan suatu keputusan sekarang dan yang akan datang. 3. Memisahkan orang dari masalah yang dibahas Dalam suatu negosiasi dibutuhkan orang yang obyektif (tidak terpengaruh suatu masalah yang dibahas) untuk mendapatkan keputusan yang terbaik. 4. Memiliki sikap yang baik (win-win attitude) Mendengarkan, menampung pendapat, mengeluarkan pendapat tanpa menyinggung perasaan yang lain dalam mengambil keputusan. 5. Mempersiapkan alternative dari suatu keputusan organisasi Apabila keputusan negosiasi tidak berjalan sesuai yang ditetapkan, maka akan diambil langkah alternative yang sudah disiapkan. 6. Fokus terhadap apa yang mempengaruhi (hubungan) dari keputusan negosiasi Keputusan suatu negosiasi mempunyai jembatan (hubungan) dengan keputusan lain. 7. Memakai k riteria yang obyektif Kriteria dari suatu negosiasi harus obyektif. 8. Merespon Merespon dengan jangan menimbulkan reaksi yang berlebihan. 9. Memakai pihak ketiga Pihak ketiga yang dipakai harus obyektif, karena sebagai rujukan/masukan pendapat apabila sulit mencapai kata sepakat. Pihak ketiga dalam Negosiasi: 1. Mediator 210 Pihak ketiga yang netral, hanya menjembatani kedua belah pihak (tidak memiliki kepentingan dalam negosiasi). 2. Arbitrator Pihak ketiga yang netral, dimana pihak ini memiliki kewenangan yang legal untuk meyatukan dua atau lebih pendapat (masukan atau saran) dari masalah yang diputuskan arbitrator secara obyektif. 3. Conciliator Pihak ketiga yang dipercaya untuk membuat pendekatan terhadap keputusan yang akan disetujui dan memberikan keterangan pendekatan apa saja yang sudah dibuat. 4. Consultant Pihak ketiga yang netral dimana memberi masukan (saran) dalam melakukan negosiasi. 5. Global Negosiasi Mengurusi negosiasi domestik dengan organisasi atau perusahaan asing (luar negeri). 9.13 Gaya Negosiasi A B Da beberapa Gaya-gaya Negosiasi yang dapat dipergunakan dalam suatu organisasi atau perusahaan. Dalam gaya negosiasi dapat dijelaskan dalam dua dimensi, yaitu arah dan kekuatan. 1) Arah berbicara tentang cara kita menangani informasi. a. Mendorong [push] : memberi informasi, mengajukan usul, melalaikan kontribusi orang lain, mengkritik, bertindak sebagai pengganggu – semua taktik yang berlaku tergantung sifat dan konteks negosiasi. b. Menarik [pull] : mengajukan pertanyaan untuk mendapatkan informasi, meminta saran, memastikan pemahaman, meminta kejelasan, menyatakan perasaan kita. 2) Kekuatan berbicara tentang keluwesan kita untuk beranjak dari kedudukan kita yang semula. 211 a. Bersikap keras : kita ingin menang berapapun harganya, tidak akan mengalah atau mundur, tidak akan menerima tawaran apapun – kita mengejar sasaran yang tinggi b. Bersikap lunak : kita mengalah, ragu-ragu, sulit untuk berkata tidak, menyesuaikan diri, sasaran yang kita kejar rendah. 9.14 Pedoman Negosiasi P edoman yang perlu dibuat untuk Melakukan Negosiasi : 1. Mempunyai tujuan yang sudah ditentukan dan jelas mengenai setiap hal yang akan disetujui lewat tawar menawar dan memahami konteks tujuan tadi ditetapkan. 2. Jangan tergesa-gesa 3. Kalau ragu-ragu, adakan pertemuan tertutup dengan anggota sendiri. 4. Buat persiapan yang baik dengan data pendukung yang kuat untuk tujuan yang jelas ditentukan. 5. Pertahankan fleksibilitas dalam posisi anda. 6. Cari motivator yang diinginkan oleh pihak lain. 7. Jangan sampai macet. Bila tidak ada kemajuan mengenai hal tertentu, lanjutkan dengan hal yang lain dan kembali ke ha yang tadi kemudian. Bangun momentum untuk mencapai persetujuan. 8. Hargai pentingnya untuk menyelamatkan muka pihak lain. 9. Jadilah pendengar yang baik. 10. Ciptakan reputasi menjadi orang yang adil tetapi tegas. 11. Kendalikan emosi anda. 12. Pastikan ketika anda melanjutkan setiap langkah tawar-menawar bahwa anda mengetahui hubungannya dengan semua langkah yang lain. 13. Bandingkan setiap langkah terhadap tujuan anda. 14. Perhatikan baik-baik penggunaan kata dari setiap bagian yang dinegosiasikan. 15. Ingat bahwa negosiasi secara wajar merupakan proses kompromi. 16. Belajar untuk memahami orang – mungkin akan ada gunanya selama negosiasi. 17. Pertimbangkan dampak negosiasi saat ini pada masa depan. 212 Pertanyaan : 1. Apa yang dimaksud dengan komunikasi 2. Apa yan g dimaksud dengan negosiasi 3. Coba anda gambarkan proses manajer dalam komunikasi menurut Schermerhorn 4. Apa yang dimaksud dengan informasi formal, beri contoh 5. Apa yang dimaksud dengan informasi non formal, beri contoh 6. Jelaskan tahapan proses komunikasi menurut Robbin, Stephen P 7. Apa yang menjadi tujuan orang melakukan komunikasi 8. Apa yang dimaksud dengan authority structure dalam komunikasi organisasi 213 9. Komunikasi organisasi dapat dikelompokkan dalam 3 jenis, jelaskan 10. Apa yang dimaksud dengan komunikasi internal, berikan contoh 11. Apa yang dimaksud dengan komunikasi eksternal, beri contoh 12. Apa yang menjadi hambatan dalam komunikasi 13. Bagaimana cara memperbaiki komunikasi yang tidak lancer dalam suatu organisasi 14. Sebutkan kharakteristik dalam suatu negosiasi 15. Mengapa negoasiasi itu penting dalam suatu organisasi 16. Apa tujuan perusahaan melakukan negosiasi 17. Menurut Lewicki, situasi negosiasi ditentukan oleh 3 karakter, sebutkan 18. Sebutkan tahapan-tahapan yang harus dilakukan dalam melakukan negosiasi 19. Apa dampak dari adanya negosiasi yang tidal lancer 20. Bagaimana cara agar mendapatkan negosiasi yang efektif, jelaskan 214 215 BAB 5 PERENCANAAN / PLANNING Tujuan Pembelajaran Setelah mengikuti perkuliahan ini mahasiswa diharapkan akan dapat menjelaskan pengertian / definisi tentang perencanaan,alasan perlunya perencanaan, manfaat perencanaan, hubungan perencanaan dengan fungsi manajemen lainnya, faktor-faktor yang mempengaruhi perencanaan dan apa yg dimaksud dengan perencanaan strategis. 5.1 Pengertian Perencanaan P erencanaan adalah proses menetapkan sasaran dan memilih cara untuk mencapai tujuan dan sasaran yang kita inginkan. Perencanaan sangat penting karena dapat memberikan arah yang jelas tentang apa yang akan kita kerjakan, dapat memusatkan / menfokuskan usaha apa yang akan kita jalankan, menjadikan pedoman rencana dan keputusan yang akan kita ambil dan dapat membantu dalam mengevaluasi kegiatan yang akan kita laksanakan agar dapat diketahui sampai sejauh mana usaha yang telah kita jalankan. Dalam konsep manajemen didalam membuat perencanaan hendaklah memperhatikan apa yang telah dilakukan sebelumnya sebagai gambaran untuk membuat rencana dimasa yang akan datang. Dalam Al-Qur’an surat Al-Hashr (59):18 Allah SWT berfirman : ُ ‫ﻳَﺎ ﺃَﻳﱡ َﻬﺎ ﺍﻟﱠﺬِﻳﻦَ ﺁ َﻣﻨُﻮﺍ ﺍﺗﱠﻘُﻮﺍ ﺍﻟﻠﱠﻪَ َﻭ ْﻟﺘَ ْﻨ‬ ْ ‫ﺲ َﻣﺎ ﻗَﺪﱠ َﻣ‬ ‫ﺖ ِﻟﻐَ ٍﺪ َﻭﺍﺗﱠﻘُﻮﺍ‬ ٌ ‫ﻈ ْﺮ ﻧَ ْﻔ‬ َ‫ﻴﺮ ِﺑ َﻤﺎ ﺗَ ْﻌ َﻤﻠُﻮﻥ‬ ٌ ‫ﺍﻟﻠﱠﻪَ ِﺇ ﱠﻥ ﺍﻟﻠﱠﻪَ َﺧ ِﺒ‬ Artinya :”Hai orang-orang yang beriman, bertakwalah kepada Allah dan hendaklah setiap diri memperhatikan apa yang telah diperbuatnya untuk hari esok (akhirat); dan 98 bertakwalah kepada Allah, sesungguhnya Allah Maha Mengetahui apa yang kamu kerjakan”. ( surat Al-Hashr ( 59 ):18 ) Perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan tersebut, mengembangkan rencana aktivitas organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen, karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lainnya seperti pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan tidak dapat berjalan. Sesuai dengan hadist HR Ibnu Mubarak yang menyatakan bahwa Rasulullah pernah bersabda yang artinya ” Jika engkau ingin mengerjakan sesuatu pekerjaan maka pikirkanlah akibatnya, maka jika perbuatan tersebut baik, ambillah dan jika perbuatan itu jelek maka tinggalkanlah”. Dalam pembuatan Rencana maka dapat dibuat berupa rencana informal dan rencana formal. Rencana Informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambisi dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan. Alasan-alasan dasar Perlunya Perencanaan : - Protective benefite, yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan. - Positive benefite, dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi. 5.2 Filosofi Perencanaan M engawali uraian tentang filosofi perencanaan, salah satu hal yang penting dikemukakan adalah definisi tentang terminologi filosofi dan perencanaan. Terbayang dalam pikiran kita, bahwa terminologi filosofi merupakan derivasi dari kata filsafat. Secara harfiah (etimologi) filsafat perencanaan terdiri dari dua filosofi atau filsafat dan perencanaan yang mengandung satu pengertian . Filosofi atau filsafat berasal dari kata Yunani yaitu : Philisophia” yang terdiri dari kata Fhilein , Philos atau philea yang berarti “ cinta “ dan kata “ Sophia” berarti kebijaksanaan atau kearifan ( Dardini 1986 : 9). 99 Menurut isinya, filsafat mempelajari metodologi , hakekat kebenaran dari segala sesuatu yang ada (ontologi) dan nilai – nilai (aksiologi) dari segala sesuatu hal ihwal terutama tentang manusia dan cita-citanya , lingkungannya , agamanya , kehidupannya , ideologinya , hakekat dirinya dan lain-lain sebagainya (A.R.Tahir (1992)). Sedangkan Perencanaan menurut Abe (2001, 43) tidak lain dari susunan (rumusan) sistematik mengenai langkah (tindakan-tindakan) yang akan dilakukan di masa depan, dengan didasarkan pada pertimbangan-pertimbangan yang seksama atas potensi, faktor-faktor eksternal dan pihak-pihak yang berkepentingan dalam rangka mencapai suatu tujuan tertentu. Dalam pengertian ini, termuat hal-hal yang merupakan prinsip perencanaan, yakni : (1) apa yang akan dilakukan, yang merupakan jabaran dari visi dan misi; (2) bagaimana mencapai hal tersebut; (3) siapa yang akan melakukan; (4) lokasi aktivitas; (5) kapan akan dilakukan, berapa lama; dan (6) sumber daya yang dibutuhkan. Berdasarkan pendapat di atas, Tjokroamidjojo (1992, 12) mendefinisikan perencanaan sebagai suatu cara bagaimana mencapai tujuan sebaik-baiknya (maximum output) dengan sumber-sumber yang ada supaya lebih efisien dan efektif. Selanjutnya dikatakan bahwa perencanaan merupakan penentuan tujuan yang akan dicapai atau yang akan dilakukan, bagaimana, bilamana dan oleh siapa. Dengan demikian, menurut Tjokroamidjojo (1992, 14) terdapat 5 (lima) hal pokok yang perlu diketahui dalam perencanaan ataupun perencanaan pembangunan, yakni : Permasalahan-permasalahan yang ada dikaitkan dengan sumber-sumber yang dapat diusahakan, dalam hal ini sumber-sumber daya ekonomi dan sumber-sumber daya lainnya. Tujuan serta sasaran yang ingin dicapai. Kebijaksanaan dan cara untuk mencapai tujuan dan sasaran rencana dengan melihat penggunaan sumber-sumbernya dan pemilihan alternatif-alternatifnya yang terbaik. Penterjemahan dalam program-program atau kegiatan-kegiatan usaha yang konkrit. Jangka waktu pencapaian tujuan. Perencanaan adalah merumuskan tujuan usaha, metode dan jadwal pelaksanaannya di dalamnya termasuk ramalan tentang kondisi di masa yang akan datang dan perkiraan akibat 100 dari rencana terhadap kondisi tersebut. Dengan demikian maka perencanaan adalah penentuan tujuan yang akan dicapai atau yang akan dilakukan , bagaimana , bilamana dan oleh siapa (Aji dan Sirait , 1982). Jadi , hakekat dari pengertian filosofi / filsafat dan perencanaan diatas dapat dirumuskan bahwa filsafat perencanaan adalah suatu studi tentang prinsip-prinsip dalam proses dan mekanisme perencanaaan secara radikal (mendalam), ekspansif (luas) , dan integral (menyeluruh) berdasarkan filsafat antologis , epistemologis dan aksiologis. Manfaat yang dapat diperoleh dalam mempelajari filsafat perencanaan : 1. Dapat menjadi perencana yang bermoral dan bijaksana. Dengan demikian ia akan terhindar dari segala penyelewengan-penyelewengan yang dapat menimbulkan perencanaan yang dwi fungsional. 2. Mencegah terjadinya pemborosan anggaran sebagai akibat dari penyalahgunaan perencanaan. 3. Agar proses perencanaan dapat dilaksanakan secara partisipatif. 4. Agar hasil dari proses perencanaan dapat tercapai apa yang menjadi tujuan secara maksimal dan efisien 5. Memberi inspirasi yang luhur bagi pimpinan perencana baik dipusat maupun didaerah dapat menjalankan kepemimpinannya berdasarkan nilai-nilai luhur sesuai nilai-nilai budaya sendiri. 6. Dapat berfungsi sebagai kontrol dan mencegah prilaku karyawan ataupun pimpinan yang tercela. 7. Dengan demikian para perencana diharapkan menjadi “insan perencana paripurna”. 5.3 Tahap Dasar Perencanaan 101 D idalam membuat suatu perencanaan yang matang seorang pemimpin perlu membuat tahapan-tahapan dasar dalam membuat suatu perencanaan agar apa yang menjadi tujuan perusahaan dapat berjalan dengan baik, tahapan-tahapan perencanaan tersebut adalah sebagai berikut : - Menetapkan tujuan dan serangkaian tujuan - Merumuskan keadaan saat ini - Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan - Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan. (Mengambil Keputusan) - Menyusun Rencana Pendukung Dan secara teknis, perencanaan terdiri atas kegiatan-kegiatan yang dapat dikelompokkan menjadi unsur-unsur perencanaan yaitu sebagai berikut : 1. Persiapan Perencanaan. 2. Pengumpulan dan analisis data. 3. Penentuan hasil yang diharapkan (visi dan misi). 4. Penentuan Strategi pengembangan. 5. Penentuan sasaran-sasaran pada setiap sector kegiatan. 6. Penentuan strategi pelaksanaan untuk mencapai hasil yang diharapkan pada setiap sasaran pada setiap sector. 7. Penentuan tahapan-tahapan pekerjaan dan hasil yang ingin dicapai pada setiap tahapan pelaksanaan (visi temporal) baik secara keseluruhan maupun pada setiap sector. 8. Penentuan kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan disertai urutan prioritas pelaksanaan pada setiap sector. 9. Penyusunan rencana pengembangan. 5.4 Jenis Perencanaan A da dua tipe perencanaan dasar menurut (James Af Stoner dan R . Edward Freeman, 1994) yaitu : a. Perencanan strategis, perencanaan yang dilakukan oleh para manajer puncak dan menengah untuk mencapai tujuan organisasi yang lebih luas, dan 102 b. Perencanaan operasional , perencanaan yang memperlihatkan bagaimana perencanan strategis akan diimplementasikan dalam kegiatan sehari – hari. Dalam memperkenalkan konsep tentang perencanaan, John S. Westren menyebutkan beberapa perencanaan yang mempunyai dimensi strategis menyangkut koneksitas objek tersebut dengan objek yang lain, yaitu : a. Perencanaan Tata Guna Lahan ( Perencanaan Land – Use ) Istilah Land – Use (Tata Guna Lahan) pertama kali berasal dari Inggris oleh Ebenezer Howard dengan kota pergerakan yaitu pertanian (kebun) . Perencanaan Tata Guna Lahan mempunyai tiga ciri utama yaitu area pekerjaan , area pemanfaatan dan area hubungan masyarakat. Tetapi telah terdapat modifikasi dan sudut pandang yang berbeda yaitu : pengaturan penggunaan tanah adalah dasar dari semua kegiatan , selain itu perencanaan tata guna lahan berasal dari paham yang menganut marxisme sebagai dasar yang menghubungkan suatu argumentasi. b. Perencanaan Transportasi Perencanaan Transportasi sangat berhubungan dengan perencanaan tata guna lahan. Istilah perencanaan transportasi berasal dari Amerika. Perencanaan transportasi muncul ketika kota besar di negara tersebut mengalami permasalahan yang buntu yaitu ketika masalah transportasi dihadapkan dengan masalah pembebasan tanah. Tetapi menurut Ebenezer Howard (1966) hal tersebut dapat terselesaikan dengan adanya ketetapan fasilitas yang mampu mengakomodasi suatu perjalanan ke masa depan dan diharapkan dapat memelihara dan memberi harapan dalam pengembangan kota besar tersebut. Tujuan perencanaan transportasi yang utama adalah untuk menentukan penempatan jalan untuk kendaraan cepat dan revitalisasi pemindahan sebagai bagian dari suatu strategi transportasi yang menyeluruh dan dapat melayani kota besar dan bagian pinggiran kota. c. Perencanaan Sosial Sejumlah pelopor dari sosiologi Amerika ikut dilibatkan dalam tindakan untuk menyelesaikan issu sosial di negara tersebut terutama dalam pergerakan perubahan 103 sebagai rencana pembangunan kota, rekreasi publik , dan kesehatan masyarakat.Tetapi setelah pergerakan perubahan terjadi posisi sarjana sosialogi digantikan oleh para profesional (Insinyur). Perencanaan sosial dari suatu tinjauan ulang memiliki pengertian sebagai berikut menurut Mayer (1972) bahwa salah satu dari tiga tema dasar memberikan pendapat yang paling konseptual. Yang pertama mempunyai kaitan dengan ketentuan efisiensi tentang jasa terorganisir ke individu untuk membantu mereka memberdayakan efisiensi dalam lingkungan atau hambatan terhadap kemajuan dalam sistem ini. Yang kedua bertalian dengan pengintegrasian dari semua program dan merancang mengembangkan kehidupan kota besar dengan pertimbangan menyangkut peningkatan kesejahteraan penduduk , dan yang ketiga adalah menggunakan tekanan dan pengendalian terhadap distribusi sumberdaya. d. Perencanaan Ekonomi Mitchell (1966) menegaskan bahwa obyek dari perencanaan ekonomi adalah menggunakan sumberdaya bangsa dengan sebaik mungkin. Istilah dari perencanaan ekonomi telah digunakan pertama kali di Uni Soviet tahun 1928. Tidak lama setelah perang dunia perencanaan ekonomi sudah dianut oleh negara – negara lain karena prinsip dasarnya sangat luas dan mudah. Hal-hal yang perlu diutamakan dari semua perencanaan ekonomi adalah suatu pernyataan dalam istilah yang kuantitatif dari suatu pemerintahan yang tertarik tentang ukuran dan karakter dari sejumlah bagian yang menyangkut output ekonomi dari suatu negeri dan sumberdaya yang diharapkan dapat digunakan dalam produksi. 5.5 Proses Perencanaan P roses perencanaan dalam manajemen merupakan aktivitas yang berusaha memikirkan apa saja yang akan dikerjakannya, berapa ukuran dan jumlahnya, siapa saja yang akan melaksanakan dan mengendalikannya agar tujuan organisasi dapat tercapai. Gagasan mengenai perencanaan pada awalnya berkembang dari pemikiran ekonomi yang didasarkan pada masalah kebutuhan, yakni bagaimana pengaturan sumber-sumber yang 104 terbatas dari suatu kebutuhan yang besar, luas dan terus berkembang. Dalam konteks ini termuat dimensi kalkulasi, prediksi dan pengaturan. Tahap implementasi sebagai salah satu bagian dalam proses perencanaan merupakan pelaksanaan terhadap suatu kebijakan yang telah diambil (diputuskan) dengan menggunakan sumber-sumber yang tersedia (manusia dan finansial) oleh unit-unit administrasi. Kamus Webster (Wahab, 2001; 64), merumuskan bahwa mengimplementasikan (to implement) diartikan sebagai menyediakan sarana untuk melaksanakan sesuatu (to provide the means for carrying out), menimbulkan dampak/akibat terhadap sesuatu (to give practical effect to). Sedangkan Meter dan Horn (Wahab, 2001 ; 65) merumuskan proses implementasi sebagai tindakan-tindakan yang dilakukan baik oleh individu atau kelompok yang diarahkan pada tercapainya tujuan-tujuan yang telah digariskan dalam keputusan kebijaksanaan (those actions by public or private individuals (or groups)that are directed at the achievement of objectives seth for in prior policy decisions). Menurut Thompson dan Strickland (1996) ada banyak pendekatan dalam melakukan perencanaan, yaitu: 1. The Master Strategist Approach, dimana proses perencanaan sangat didominasi oleh satu orang yang disebut sebagai ahli strategi. Perencanaan ini sesuai untuk organisasi yang masih bersifat sederhana dengan banyak staf karyawan yang masih belum siap untuk melakukan perencanaan. 2. The Delegate it to others, pendekatan dimana pemimpin cenderung untuk melemparkan pekerjaan perencanaan kepada level manajemen dibawahnya. Biasanya pemimpin yang melakukan hal ini kurang menguasai bidang usaha yang dipimpinnya. 3. Model collaborative approach yang merupakan kerja dari seluruh anggota organisasi. Pendekatan ini akan memberdayakan anggota organisasi pada level menengah dan bawah, serta selaras dengan kepentingan dan keinginan pimpinan. 4. The Champion approach, cara pembuatan perencanaan usaha yang biasanya dilakukan pada organisasi yang terdiversifikasi dan berskala besar, dimana pimpinan puncak tinggal melakukan koreksi dan evaluasi dari perencanaan yang diajukan oleh unit bisnis-unit bisnisnya. 105 Penentuan pendekatan dalam proses perencanaan strategis merupakan langkah awal yang penting dan menentukan untuk peluang diterapkannya strategi yang akan direncanakan. Pemilihan pendekatan ini sangatlah ditentukan oleh sifat dan skala organisasi, model dan kompetensi kepemimpinan, serta kapasitas dan kemampuan staf organisasi untuk melakukan perencanaan. Setelah melakukan perencanaan usaha, maka langkah penting selanjutnya adalah bagaimana mengimplementasikan rencana usaha. 5.6 Unsur-unsur Perencanaan P erencanaan yang baik harus dapat menjawab enam pertanyaan yang disebut sebagai unsur-unsur perencanaan yaitu : 1. Tindakan apa yang harus dikerjakan ? 2. Apa sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan ? 3. Dimana tindakan tersebut dilakukan ? 4. Kapan tindakan tersebut dilakukan ? 5. Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut ? 6. Bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut. ? 7. Bagaimana target / hasil yang akan dicapai ? 8. Berapa besar modal / dana yang harus dikeluarkan ? Dalam Al Qur’an surat Al-Insiyah:5-6, Allah berfirman : (6 ) ‫ِﺇ ﱠﻥ َﻣ َﻊ ْﺍﻟﻌُ ْﺴ ِﺮ ﻳُ ْﺴ ًﺮﺍ‬ (5) ‫ﻓَﺈ ِ ﱠﻥ َﻣ َﻊ ْﺍﻟﻌُ ْﺴ ِﺮ ﻳُ ْﺴ ًﺮﺍ‬ Artinya “ Karena sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan, Sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan”. Sebagai seorang pemimpin apabila dapat menjawab semua unsur dari perencanaan yang akan dibuat maka dianggap berhasil. Dan seseorang akan dianggap berhasil apabila pernah menghadapi masalah dan dapat menyelesaikannya dengan baik, tepat, cepat dan bijaksana. Seperti yang tercantum dalam Al-Qur’an surat Al Insyirah :7-8 Allah berfirman 106 (7 ) ْ‫ﺼﺐ‬ َ ‫ﻓَﺈِﺫَﺍ ﻓَ َﺮ ْﻏ‬ َ ‫ﺖ ﻓَﺎ ْﻧ‬ yang artinya : “ maka apabila kamu telah selesai ( dari suatu perkara), kerjakanlah dengan sungguh-sungguh ( urusan) yang lain. (8 ) ْ‫ﺎﺭ َﻏﺐ‬ ْ َ‫َﻭ ِﺇﻟَﻰ َﺭ ِﺑ َّﻚ ﻓ‬ yang artinya :. Dan hanya kepada Allahlah hendaknya kamu berharap”. Dan Rasulullah pernah bersabda “….. Ketahuilah bahwa bersama kesabaran ada kemenangan, bersama kesusahan ada jalan keluar, bersama kesulitan ada kemudahan ( HR Tirmidzi ) 5.7 Manfaat Perencanaan S Etiap perusahaan pasti mempunyai tujuan, dan tujuan tersebut agar dapat berjalan dengan baik maka perlu dilakukan perencanaan yang matang. Dengan demikian maka manfaat perencanaan bagi pencapaian tujuan perusahaan adalah : - Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan, - Membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah-masalah utama, - Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas, - Membantu penempatan tanggung jawab yang lebih tepat, - Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi, - Memudahkan dalam berkoordinasi antar bagian, - Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami, - Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti, - Menghemat usaha, waktu dan dana. 5.8 Elemen-elemen Perencanaan 107 P erencanaan terdiri dari dua elemen penting, yaitu sasaran (goals) dan rencana itu sendiri (plan). 1. Sasaran ( goals ) Sasaran adalah hal yang ingin dicapai oleh individu, group, atau seluruh organisasi. Sasaran sering pula disebut tujuan. Sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan membuat kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan. Sasaran dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu sasaran yang dinyatakan (stated goals) dan sasaran riil. Stated goals adalah sasaran yang dinyatakan organisasi kepada masyarakat luas. Sasaran seperti ini dapat dilihat di piagam perusahaan, laporan tahunan, pengumuman humas, atau pernyataan publik yang dibuat oleh manajemen. Seringkali stated goals ini bertentangan dengan kenyataan yang ada dan dibuat hanya untuk memenuhi tuntutan stakeholder perusahaan. Sedangkan sasaran riil adalah sasaran yang benar-benar dinginkan oleh perusahaan. Sasaran riil hanya dapat diketahui dari tindakan-tindakan organisasi beserta anggotanya. 2. Rencana ( plan ) Rencana atau plan adalah dokumen yang digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan. Rencana biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwal, dan tindakan-tindakan penting lainnya. Rencana dibagi berdasarkan cakupan, jangka waktu, kekhususan, dan frekuensi penggunaannya. a. Menurut cakupannya, rencana dapat dibagi menjadi rencana strategis dan rencana operasional. Rencana strategis adalah rencana umum yang berlaku di 108 seluruh lapisan organisasi sedangkan rencana operasional adalah rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari anggota organisasi. b. Menurut jangka waktunya, rencana dapat dibagi menjadi rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek. Rencana jangka panjang umumnya didefinisikan sebagai rencana dengan jangka waktu tiga tahun, rencana jangka pendek adalah rencana yang memiliki jangka waktu satu tahun. Sementara rencana yang berada di antara keduanya dikatakan memiliki intermediate time frame. c. Menurut kekhususannya, rencana dibagi menjadi rencana direksional dan rencana spesifik. Rencana direksional adalah rencana yang hanya memberikan guidelines secara umum, tidak mendetail. Misalnya seorang manajer menyuruh karyawannya untuk "meningkatkan profit 15%." Manajer tidak memberi tahu apa yang harus dilakukan untuk mencapai 15% itu. Rencana seperti ini sangat fleksibel, namun tingkat ambiguitasnya tinggi. Sedangkan rencana spesifik adalah rencana yang secara detail menentukan cara-cara yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan. Selain menyuruh karyawan untuk "meningkatkan profit 15%," ia juga memberikan perintah mendetail, misalnya dengan memperluas pasar, mengurangi biaya, dan lain-lain. d. Menurut frekuensi penggunannya, yaitu single use atau standing. Single-use plans adalah rencana yang didesain untuk dilaksanakan satu kali saja. Contohnya adalah "membangun 6 buah pabrik di China atau "mencapai penjualan 1.000.000 unit pada tahun 2006." Sedangkan standing plans adalah rencana yang berjalan selama perusahaan tersebut berdiri, yang termasuk di dalamnya adalah prosedur, peraturan, kebijakan, dan lain-lain. 109 5.9 Sifat-sifat Perencanaan R encana yang baik harus memuat sifat-sifat sebagai berikut : 1. Pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas dalam arti mudah dipahami oleh yang menerima sehingga penafsiran yang berbeda-beda dapat ditiadakan. 2. Fleksibel, suatu rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang sebenarnya bila ada perubahan keadaan maka tidak semua rencana dirubah dan dimungkinkan diadakan penyesuaian-penyesuaian saja. Sifatnya tidak kaku harus begini dan begitu walaupun keadaan lain dari yang direncanakan. 3. Stabilitas, tidak perlu setiap kali rencana mengalami perubahan jadi harus dijaga stabilitasnya setiap rencana harus ada dalam perimbangan. 4. Ada dalam perimbangan berarti bahwa pemberian waktu dan factor-faktor produksi kepada siapa tujuan organisasi seimbang dengan kebutuhan. 5. Meliputi seluruh tindakan yang dibutuhkan, jadi meliputi fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi. 5.10 Tujuan Perencanaan S tephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan empat tujuan perencanaan. Tujuan pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan non manajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan 110 organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendirisendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien. Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya. Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan. Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan. Selain keempat hal tersebut, sebagian besar studi menunjukan adanya hubungan antara perencanaan dengan kinerja perusahaan. 5.11 D Dasar-dasar Perencanaan Asar- dasar dari perusahaan dalam membuat perencanaan adalah 1. Forecasting Proses pembuatan asumsi-asumsi tentang apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang. Forecasting terbagi menjadi 2 macam, yaitu : 111 a. forecasting kualitatif: prediksi masa depannya menggunakan pendapat para ahli b. forecasting kuantitatif: prediksi masa depannya menggunakan analisa data secara matematis dan statistis (analisa time series, model ekonometri, survey statistik) 2. Penggunaan skenario Meliputi penentuan beberapa alternatif skenario masa yang akan dtaang atau keadaan peristiwa yang mungkin terjadi. Pengidentifikasian kemungkinan skenario yang berbeda waktunya akan membantu organisasi beroperasi lebih fleksibel dalam lingkungan yang dinamis. 3. Benchmarking Perbandingan eksternal untuk mengevaluasi secara lebih baik suatu arus kinerja dan menentukan kemungkinana tindakan yang dilakukan untuk masa yang akan datang. Tujuan: untuk mengetahui apakah orang-orang dan organisasi bekerja dengan baik dan merencanakan bagaimana menggabungkan ide-ide tersebut dalam pengoperasiannya. 4. Partisipasi dan keterlibatan Perencanaan partisipatif yang aktif: perencanaan di mana semua orang yang mungkin akan memperngaruhi hasil dari perencanaan dan atau akan membantu mengimplementasikan perencanaan-perencanaan tersebut. 5. Penggunaan staf perencana Fungsi staf perencana: bertanggung jawab dalam mengarahkan dan mengkoordinasi sistem perencanaan untuk organisasi secara keseluruhan atau untuk salah satu komponen perencanaan yang utama. 112 5.12 Pendekatan Perencanaan P Endekatan yang harus dilakukan dalam pembuatan suatu perencanaan yang strategis adalah : 1. Perencanaan inside-out dan perencanaan outside-in Perencanaan inside-out: terfokus pada yang sudah dilakukan dan mengusahakan untuk melakukan yang tebaik yang dapat dilakukan. Ini meningkatkan efektivitas organisasi. Perencanaan outside-in: dari analisa lingkungan eksternal muncul perencanaan untuk mengeksploitasi kesempatan-kesempatan dan meminimisasi permasalahan yang terjadi. Kedua perencanaan ini dapat dikombinasikan agar optimal. 2. Perencanaan top-down dan perencanaan bottom-up Perencanaan dari atas ke bawah (top-down): manajer dibawah manajer puncak membuat perencanaan berdasarkan tujuan yang telah ditentukan manajer puncak. Perencanaan dari bawah ke atas (bottom-up) dikembangkan pada tingkatan yang lebih bawah tanpa adanya batasan yang secara teratur melewati hirarki tersebut ke tingkat manajer puncak. Kelebihan: kuatnya komitmen dan kepemilikan dalam perencanaan yang lebih rendah. Kelemahan: bila terlalu ekstrim mungkin akan gagal untuk menghasilkan seluruh tugas yang terintegrasi dalam organisasi secara keseluruhan. 3. Perencanaan contingency Perencanaan yang terfokus pada pemikiran ke depan. Perencanaan ini meliputi penentuan alternatif-alternatif tindakan yang dapat diimplementasikan seandainya perencanaan orisinil tidak sesuai karena adanya perubahan keadaan. Kunci: prediksi perubahan yang akan datang yang dapat berakibat pada perencanaan yang sedang dijalankan. 113 5.13 F Faktor yang membatasi Perencanaan Aktor-faktor yang membatasi suatu perencanaan adalah : 1. Sulitnya meramal kondisi mendatang yang penuh dengan ketidak-pastian. 2. Adanya perubahan yang sangat cepat 3. Kekakuan internal - Kekakuan psikologis - Kekakuan karena adanya prosedur dan kebijakan - Kekakuan sumber dana dan dana 4. Kekakuan eksternal 5. Waktu dan biaya Gambar.5.1 Perencanaan tiap tingkatan manajemen: FAKTOR WAKTU DAN PERENCANAAN : TINGKAT MANAJEMEN PERIODE PERENCANAAN Manajer Puncak (Presdir, Wk. Dir. GM, CEO) Rencana jangka panjang > 3 th Contoh : Apa Strategi Persaingan Persh.? Apa Rencana Produk Baru? Berapa Tk. Pertumbuhan yg Akan Dicapai? Manajer Menengah (Mgr. Fungsional, Kep. Dept, Kep. Cabang) Rencana jangka menengah 1-3 th Contoh : Bagaimana memperbaiki schedul dan koordinasi?, bagaimana memanfaatkan Mgr. Lini pertama secara optimal? Manajer Lini Pertama Supervisor, Pemimpin kelompok Manajer satuan Rencana jangka pendek harian, mingguan, bulanan s/d 1 tahun. Contoh : Bagaimana mengimplementasikan Kebijaksanaan? Penugasan kerja dan metoda Kerja baru? Bagaimana menaikan efisiensi? 114 5.14 Perencanaan Strategis P erencanaan Strategis adalah proses mengidentifikasi tujuan organisasi dan tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Strategic Plans adalah rencana yang didesain untuk memenuhi sasaran organisasi secara luas/jangka panjang Gambar.5.2 Proses Rencana Strategis, dapat digambarkan Sbb: Definisi filosofi dan misi Penerapan pengawasan, perbaikan dan perbaikan rencana Penyaringan lingkungan eksternal u/kesempatan & ancaman Pengembangan rencana (strategi & tujuan) Penilaian kekuatan & kelemahan Internal Peramalan organisasi kemampuan dan kesempatan dlm lingkungan 115 Gambar.5.3 HIERARKI RENCANA ORGANISASI : TUJUAN RENCANA STRATEGIS RENCANA OPERASIONAL Rencana sekali pakai Rencana berkelanjutan Kebijakan Program Anggaran Prosedur standar & Metode Proyek Peraturan TUJUAN (Objective) Merupakan suatu sasaran dimana kegiatan itu diarahkan dan diusahakan untuk sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu. KEBIJAKAN (policy) Adalah suatu pernyataan untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan untuk mencapai tujuan. STRATEGI (Strategy) Merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat yang disebabkan oleh berbagai macam reaksi. Yang perlu dipertimbangkan dalam membuat strategi : ketepatan waktu, ketepatan tindakan yang akan dilakukan dan sebagainya. 116 PROSEDUR (Procedure) Merupakan rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang. Prosedur dibuat untuk memudahkan pelaksanaan semua aktivitas dalam organisasi. ATURAN (Rule) Adalah suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur. Aturan-aturan yang saling berkaitan dan dikelompokan menjadi satu golongan, disebut prosedur. PROGRAM (Program) Merupakan campuran antara kebijakan, prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran (budget). Gambar.5.4 Perbedaan Perencanaan Strategis dengan Perencanaan Operasional : Perencanaan Opersional Pokok bahasan Sasaran Batasan Hasil yang diperoleh Informasi Organisasi Kepemimpinan Pemecahan masalah Masalah-masalah pengoperasian Perencanaan Strategik Kelangsungan dan pengembangan jangka panjang Laba sekarang Laba diwaktu yang akan datang Lingkungan sumber daya Lingkungan sumber daya sekarang waktu yang akan datang Efisiensi dan stabilitas Pengembangan potensi mendatang Dunia bisnis sekarang Kesempatan diwaktu yang akan datang Birokrasi/stabil Kewiraswastaan/fleksibel Konservatif Mengilhami perubahan radikal Berdasarkan pengalaman Antisipasi, menemukan masa lalu pendekatan-pendekatan baru. Resiko rendah Resiko tinggi 117 5.15 Hambatan Perencanaan Efektif B eberapa hambatan-hambatan yang terjadi dalam pembuatan perencanaan yang efektif adalah: 1. Ketidak sediaan dan ketidak mampuan para perencana untuk melakukan kegiatankegiatan perencanaan, karena : 2. - Kurang pengetahuan tentang organisasi - Kurang pengetahuan tentang lingkungan - Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif - Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang - Biaya - Takut gagal - Kurang percaya diri - Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif Keengganan para anggota organisasi untuk menerima perencanaan karena perubahan yang ditimbulkannya. 5.16 Kelemahan Perencanaan Strategis P erencanaan yang strategis selain ada keuntungannya tetapi ada pula kelemahannya, adapun kelemahan dari perencanaan adalah : - Pekerjaan yang tercakup pada perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata, - Perencanaan cenderung menunda kegiatan, - Perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi, - Ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara tidak konsisten. 118 Gambar 5.5 Hubungan Perencanaan dengan Fungsi Manajemen Lainnya : Pengawasan Pengor ganisasi an Staffing Pengara han Perencanaan 5.17 Pembuatan Perencanaan Efektif I Implementasi strategi MODEL 7-S (diperkenalkan oleh perusahaan konsultan Mckinsey & Co) dalam pembuatan perencanaan yang efektif adalah : 1. Struktur Struktur organisasi adalah hal yang penting dalam proses perencanaan, karena dalam strukltur akan terlihat jelas siapa yang akan atau yang berhak membuat perencanaan yang efektif bagi organisasi atau perusahaan 2. Strategi Dengan adanya pembuatan strategi perencanaan yang efektif akan dapat melaksanakan kegiatan organisasi / perusahaan secara efisien dan efektif 3. Sistem Perencanaan yang efektif akan membuat system yang ada dapat berjalan dengan baik sehingga pekerjaan dapat dilaksanakan secara maksimal 119 4. Style Perencanaan yang efektif akan mengambarkan gaya kepemimpinan apa yang akan digunakan dalam menjalankan perencanaan tersebut 5. Staff Dengan adanya pembuatan strategi perencanaan yang efektif akan terlihat beberapa jumlah tenaga kerja / staff yang dibutuhkan didalam melaksanakan kegiatan perusahaan 6. Skill Dengan adanya pembuatan strategi perencanaan yang efektif akan terlihat jenis keahlian apa yang dibutuhkan didalam melaksanakan kegiatan perusahaan 7. Sasaran Tingkat Tinggi Pembuatan strategi perencanaan menjadi gambaran kearah / sasaran apa yang akan diinginkan oleh perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang maupun tujuan sasaran tingkat tinggi yang ingin dicapai perusahaan 120 Pertanyan : 1. Apa yang dimaksud dengan perencanaan ? 2. Apa perbedaan antara perencanaan strategis dengan perencanaan operasional ? 3. Apa yang menjadi hambatan dalam perencanaan suatu organisasi 4. Sebutkan unsur-unsur dari perencanaan 5. Sebutkan tahapan-tahapan dalam perencanaan, jelaskan 6. Sebutkan elemen-elemen dari perencanaan 7. Mengapa perencanaan itu sangat penting dalam kita melakukan suatu kegiatan? 8. Faktor yang membantasi perencanaan dalam kekakuan internal seperti kekakuan spikologis, prosedur dan kebijakan dalam perusahaan dapat dicontohkan seperti apa 9. Perencanaan akan membatasi inisiatif dan inovasi karyawan, mengapa ? 10. Bagaimana cara membuat perencanaan yang efektif yang diperkenalkan oleh perusahaan konsultan Mckinsey & Co yang terkenal dengan Model C-7 ? 11. Bagaimana tahapan-tahapan masing-masing tingkat manajemen dalam membuat perencanaan ? 12. Bagaimana hubunngan perencanaan dengan fungsi manajemen lainnya ? 13. Apa tujuan orang membuat perencanaan ? 14. Sebutkan sifat-sifat perencanaan yang anda ketahui ? 15. Bagaimana membuat perencanaan yg baik dengan pengembangan pemikiran kondisi yang akan datang 16. Sebutkan indikator-indikator dalam pembuatan suatu perncanaan ? 17. Apa yang dimaksud dengan Protective Benefite ? 18. Menurut Tjoktoamidjojo ada 5 pokok yang perlu diketahui dalam perencanaan, sebutkan 19. Apa manfaat dari filsafat perencanaan bagi perusahaan 20. Sebutkan manfaat perencanaan bagi perusahaan 121 122 BAB 6 PENGORGANISASIAN Tujuan Pembelajaran Setelah mengikuti perkuliahan ini mahasiswa diharapkan akan dapat menjelaskan pengertian / definisi tentang organisasi dan teori organisasi, ciri organisasi, struktur organisasi dan bentuk-bentuk organisasi berikut kekuatan dan kelemahanya, lingkungan organisasi dan departemensasi. 6.1 Pengertian Organisasi O rganisasi adalah kesatuan sosial yang dikoordinasikan secara sadar, yang memungkinkan anggota mencapai tujuan yang tidak dapat dicapai melalui tindakan individu secara terpisah”. Pengorganisasian adalah langkah untuk menetapkan, menggolongkan dan mengatur berbagai macam kegiatan, menetapkan tugas-tugas pokok, wewenang dan pendelegasian wewenang oleh pimpinan kepada staf dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam Manajemen, dan pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumbersumber, dan lingkungannya. Dalam Qur’an diterangkan bahwa Allah berfirman dalam surat QS. as-Shaf : 4 dikatakan bahwa ( ّ 4 : ‫ﺇﻥ ﺍﻟﻠﻪ ﻳﺤﺐ ﺍﻟﺬﻳﻦ ﻳﻘﺎﺗﻠﻮﻥ ﻓﻲ ﺳﺒﻴﻠﻪ ﺻﻔﺎ ﻛﺄﻧﻬﻢ ﺑﻨﻴﺎﻥ ﻣﺮﺻﻮﺹ ) ﺍﻟﺼﻒ‬ - Artinya "Sesungguhnya Allah menyukai orang-orang yang berperang (berjuang) dijalannya dengan terorganisasi rapih, seperti sebuah bangunan yang tersusun kuat". (QS. as-Shaf : 4) 122 Dalam suatu hadits diterangkan : ‫ﻑ‬ ِ ‫ ﺍ َ ُﻣ ُﺮ ُﻫ ْﻢ ِﺑ ْﺎﻟ َﻤ ْﻌ ُﺮ ْﻭ‬:‫ َﻓ َﻘﺎ َﻝ‬,‫ﺎﺱ‬ ُ ‫ﺳﻠﱠ َﻢ‬ ُ ‫ ِﺇ ﱠﻥ َﺭ‬ِ ‫ﺳﺌِ َﻞ َﻋ ْﻦ َﺧﻴ ِْﺮ ﺍﻟﻨﱠ‬ َ ‫ﺻﻠﱠﻰ ﺍﻟﻠﻪُ َﻋﻠَ ْﻴ ِﻪ َﻭ‬ َ ‫ﺳ ْﻮ َﻝ ﺍﻟﻠ ِﻪ‬ (3:4 ‫ﺍﻟﻤﺮﺍﻏﻰ‬,‫َﻭﺍ َ ْﻧ َﻬﺎ ُﻛ ْﻢ َﻋ ِﻦ ْﺍﻟ ُﻤ ْﻨ َﻜ ِﺮ)ﺍﺑﻮ ﺩﺍﻭﺩ‬ Artinya : Rosulullah SAW ditanya tentang sebaik-baiknya manusia, maka sabdanya: Mereka yang memerintah pada yang ma'ruf dan mencegah kemunkaran (H.R. Abu Daud, Tafsier AlMaroghi 4 : 3) ‫ﺎﻡ‬ccccc‫ﻞ ﺑﻨﻈ‬ccccc‫ﻪ ﺍﻟﺒﺎﻁ‬ccccc‫ﺎﻡ ﻳﻐﻠﺒ‬ccccc‫ﻼ ﻧﻈ‬ccccc‫ﻖ ﺑ‬ccccc‫)ﺍﻟﺤ‬ Artinya: Kebenaran yang tidak terorganisasi dengan rapi, dapat dikalahkan oleh kebatilan yang diorganisasi dengan baik. Dari ayat tersebut dijelaskan bahwa untuk membentuk suatu kegiatan / organisasi maka perlu perencanaan yang matang yang bertujuan untuk kebaikan kedepannya. Karena keberhasilan akan dicapai apabila ada kebersamaan, tujuan yang jelas, komitmen dan struktur organisasi yang jelas. Dengan demikian berdasarkan definisi tersebut maka fungsi pengorganisasian merupakan alat untuk memadukan (sinkronisasi) dan mengatur semua kegiatan yang ada kaitannya dengan personil, finansial, materil dan tata cara untuk mencapai tujuan organisasi yang telah disepakati bersama. Istilah pengorganisasian mempunyai berbagai macam pengertian. Istilah tersebut dapat digunakan untuk menunjukkan hal-hal berikut ini : 1. Cara manajemen merancang struktur secara formal untuk penggunaan yang paling efektif sumber daya- sumber daya yang ada seperti keuangan, bahan baku, mesin, dan tenaga kerja. 2. Bagaimana organisasi mengelompokkan kegiatan-kegiatannya ,dimana setiap pengelompokan diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok. 3. Hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan,tugas-tugas dan para karyawan. 4. Cara dalam mana para manajer membagi lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan mendelegasikan wewenang yang diperlukan untuk mengerjakan tugas tersebut. Pengorganisaian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta pembagian tugas atas pekerjaan di antara para anggota organisasi, agar apa yang menjadi tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien dan efektif. 123 Beberapa pendapat ahli tentang definisi organisasi : 1. Menurut James L. Gibson, John M Ivencevich, James H Donnely Jr : “Organisasi adalah kesatuan yang memungkinkan anggota mencapai tujuan yang tidak dapat dicapai melalui tindakan individu secara terpisah”. 2. Menurut Stepahan P Robbins : “Organisasi adalah kesatuan (entity) social yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan”. 3. Menurut Shafritz and Russel : “Organisasi adalah kelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu” 4. Menurut Chester Barnard : “Organisasi adalah sebuah system aktivitas yang terkoordinasi secara sadar antara dua orang atau lebih “. 5. Menurut Victor A Thompson : “Organisasi adalah integrasi impersonal dan sangat rasional atas sejumlah spesialis yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah disepakati”. 6. Menurut Philip Selznick: “Organisasi adalah suatu ekspresi structural dari kegiatan rasional “. 7. Menurut Henry 1988:71: “Organisasi “didefinisikan” sesuai dengan konteks dan perpsektif orang yang mendefinisikannya 8. Menurut Gibson & Ivencevih : “Organisasi adalah kesatuan yang memungkinkan anggotanya mencapai tujuan yang tidak dapat dicapai melalui tindakan individu yang terpisah 9. Menurut E.Weight Bakke : “Organisasi adalah suatu system yang berkelanjutan atas kegiatan manusia yang bermacam-macam dan terkoordinasi berupa pemanfaatan, perubahan dan penyatuan sumber daya manusia, materi, modal, gagasan dan sumber daya alam untuk memenuhi suatu kebutuhan manusia tertentu dan interaksinya dengan system-sistem kegiatan manusia dan sumber-sumbernya yang lain, dalam suatu lingkungan tertentu 10. Menurut Gareth Morgan (1986) : 124 “Organisasi diibaratkan sebagai :sybernetics dan pemrosesan a. Mesin ( aliran manajemen ilmiah dan teori birokrasi ) b. Organisme ( pendekatan system, teori kontingensi dan pandangan ekologi) c. Jaringan otak ( organisasi dipandang sebagai system c ybernetics dan pemrosesan informasi ) d. Budaya ( pandangan antropologi ) e. Suatu system politik f. Suatu penjara spikis dimana para anggotanya selalu ditekan / dihambat kebebasannya oleh organisasi g. Suatu alat untuk mendominasi 11. Menurut Davis (1951) : “Organization is any group of individual that is working toward some common end under leadership.” (organisasi adalah suatu kelompok orang yang sedang bekerja ke arah tujuan bersama dibawah kepemimpinan Dalam Organisasi / perusahaan hubungan antar manusia (Human Relation atau Interpersonal Relation) baik antara pimpinan dengan bawahan, atasan dengan atasan, perusahaan dengan relasi kerja, maupun antar karyawan dengan karyawan terdapat dua macam hubungan yaitu : 1. Hubungan Formal yaitu hubungan yang timbul dikarenakan adanya organisasi (Formal Relation). 2. Hubungan Informal yaitu hubungan yang berada diluar hubungan resmi atau diluar kedinasan (Informal Relation) Agar organisasi dapat berjalan dengan baik dan mampu bersaing dengan dunia luar ( arus globalisasi ) maka hal yang harus diperhatikan adalah : 1. Adanya komitmen dari para pengelola organisasi baik dari tingkat top management hingga low management untuk membangun kepuasan serta citra nilai yang baik kepada dunia luar 2. Organisasi yang berhasil adalah organisasi mampu menyesuaikan diri terhadap perubahan lingkungan yang terjadi secara terus menerus. 3. Dapat menjalankan visi dan misi orgnaisasi dengan baik dan dapat menyesuaikan dengan perkembangan yang ada. Dalam Qur’an dikatakan dalam surat (Q.S. Ar-Ra’du; 11) dikatakan bahwa : 125 (‫ﻬﻢ‬cccccc‫ﺎ ﺑﺄﻧﻔﺴ‬cccccc‫ﻴﺮﻭﺍ ﻣ‬cccccc‫ﺘﻰ ﻳﻐ‬cccccc‫ﻮﻡ ﺣ‬cccccc‫ﺎ ﺑﻘ‬cccccc‫ﻴﺮ ﻣ‬cccccc‫)ﺇﻥ ﷲ ﻻﻳﻐ‬ Artinya: Sesungguhnya Allah tidak akan mengobah sesuatu kaum sehingga mereka mengubah keadaan yang ada pada diri mereka sendiri. (Q.S. Ar-Ra’du; 11) Dalam ayat ini dijelaskan bahwa sebelum kita melakukan suatu kegiatan maka kita harus mengetahui apa yang menjadi tujuan kita untuk itu kita perlu menentukan visi dan misi dari kegiatan kita . A. MISI Misi adalah cita-cita atau bentuk ideal suatu organisasi atau tim kerja di masa depan.Misi sering diartiakan sebagai cita-cita besar yang merupakan bentuk idaman suatu organisasi. Sebagai contoh : misi bangsa Indonesia adalah “Mencapai Masyarakat Adil dan Makmur”. B. VISI Pengertian Visi adalah pandangan jauh kedepan yang tidak terlihat dengan mata telanjang atau kemampuan sesorang yang dapat meramalkan kejadian atau sesuatu yang belum tampak. Visi juga dapat diartikan sebagai kemampuan untuk membayangkan dengan mata batin bagaimana bentuk atau wujud organisasi dimasa depan. Contoh Walt Disney. Dengan kemampuan imajinasinya ia berkhayal untuk mewujudkan taman bermain anak-anak dan keluarganya dalam wujud sebuah dunia yang belum pernah mereka bayangkan sebelumnya. Adapun manfaat visi bagi individu maupun bagi organisasi adalah sebagai berikut : 1.Visi Membuat Pekerjaan Menyenangkan Rasa gembira akan menyelimuti hati kita ketika berhasil menyelesaikan suatu pekerjaan dengan sukses. 2.Visi Memberi Nilai Tambah Pada Pekerjaan Bila visi berperan, maka keberhasilan akan tampak pada setiap pekerjaan yang kita lakukan walau kecil sekalipun. 126 3. Visi Meramalkan Masa depan. Orang yang mempunyai visi besar memiliki semangat ekstra untuk mencapai masa depanya. 4. Visi Menciptakan Kreativitas Salah satu peran penting visi adalah mendorong setiap anggotanya untuk berfikir dan bertindak kreatif. Visi adalah cita-cita yang mendorong kita untuk maju dan membuat kita kreatif menggunakan sumber daya kita untuk mencapai impian. JADI PENGORGANISASIAN (Organizing) meliputi proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya. 6.2 Teori Organisasi A da 9 macam teori organisasi dalam manajemen yang sering kita kenal dalam lingkungan kegiatan yaitu teori organisasi klasik, teori organisasi birokrasi, teori organisasi human relations, teori organisasi perilaku, teori proses, teori organisasi kepemimpinan, teori organisasi fungsi, teori organisasi pembuatan keputusan dan teori organisasikontingensi. 1. Teori Organisasi Klasik Teori organisasi klasik disebut juga teori organisasi tradisional, teori organisasi spesialisasi, atau teori struktural. Ada 10 macam prinsip organisasi diantaranya : (1) prinsip penetapan tujuan yang jelas. (2) prinsip kesatuan perintah. (3) prinsip keseimbangan. (4) prinsip pendistribusian pekerjaan. (5) prinsip rentangan pengawasan. (6) prinsip pelimpahan wawasan. (7) prinsip departementasi. (8) prinsip penetapan pegawai yang tepat. (9) prinsip koordinasi dan 127 (10) prinsip pemberian balas jasa yang memuaskan. 2. Teori Birokrasi Pada dasarnya teori organisasi birokrasi menyatakan bahwa untuk mencapai tujuan, organisasi harus menjalankan strategi sebagai berikut: a. Pembagian dan penugasan pekerjaan secara khusus b. Prinsip hierarki atau bawahan hanya bertanggung jawab kepada atasannya langsung. c. Promosi didasarkan pada masa kerja dan prestasi kerja, dan dilindungi dari pemberhentian sewenang-wenang dan yang demikian disebut prinsip loyalitas. d. Setiap pekerjaan dilaksanakan secara tidak memandang bulu, tidak membeda-bedakkan status sosial, tidak pilih kasih. Strategi ini dinamakan prinsip impersonal e. Tiap-tiap tugas dan pekerjaan dalam organisasi dilaksanakan menurut suatu sistem tertentu berdasarkan kepada peraturan yang abstrak. Strategi ini dinamakan prinsip uniformitas 3. Teori Human Relations Teori ini disebut juga teori hubungan kemanusiaan, teori hubungan antara manusia, teori hubungan kerja kemanusiaaan atau the human relations theory. Suatu hubungan dikatakan hubungan kemanusiaan apabila hubungan tersebut dapat memberikan kesadaran dan pengertian sehingga pihak lain merasa puas. Pengertian tersebut dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu hubungan manusia secara luas dan secara sempit. Dalam arti luas hubungan kemanusiaan adalah hubungan antara hubungan seseorang dengan orang lain yang terjadi dalam suatu situasi dan dalam semua bidang kegiatan atau kehidupan untuk mendapatkan suatu kepuasan hati. 4. Teori Organisasi perilaku Teori ini disebut merupakan suatu teori yang memandang organisasi dari segi perilaku anggota organisasi. Teori ini berpendapat bahwa baik atau tidaknya, berhasil tidaknya organisasi mencapai sasaran yang telah ditetapkan berasal dari para anggotanya. 5. Teori Organisasi Proses Suatu teori yang memandang organisasi sebagai proses kerjasama antara kelompok orang yang tergabung dalam suatu kelompok formal. Teori ini memandang organisasi dalam arti 128 dinamis, selalu bergerak dan didalamnya terdapat pembagian tugas dan prinsip-prinsip yang bersifat umum (Universal). 6. Teori Organisasi Kepemimpinan Teori ini beranggapan bahwa berhasil tidaknya organisasi mencapai tujuan tergantung sampai seberapa jauh seorang pemimpin mampu mempengaruhi para bawahan sehingga mereka mampu bekerja dengan semangat yang tinggi dan tujuan organisasi dapat dicapai secara efisien dan efektif, adapun sedikitnya kajian atas teori organisasi yang berhubungan dengan masalah kepemimpinan dapat dibedakan atas: a. Teori Otokratis b. Teori Demokrasi c. Teori kebebasan (Teory laissez fairre) d. Teori Patnernalisme e. Teori Personal atau pribadi. f. Teori Non-Personal 7. Teori Organisasi Fungsi Fungsi adalah sekelompok tugas atau kegiatan yang harus dijalankan oleh seseorang yang mempunyai kedudukan sebagai pemimpin atau manager guna mencapai tujuan organisasi. Sekelompok kegiatan yang menjadi fungsi seorang pemimpin atau manager terdiri dari kegiatan menyusun perencanaan (Planning), pengorganisasian (Organizing), pemberian motifasi atau bimbingan (Motivating), pengawasan (Controlling), dan pengambilan keputusan (Decision making). 8. Teori Pengambilan Keputusan Teori ini berlandaskan pada adanya berbagai keputusan yang dibuat oleh para pejabat disetiap tingkatan, baik keputusan di tingkat puncak yang memuat ketentuan pokok atau kebijaksanaan umum, keputusan di tingkat menengah yang memuat program - progam untuk melaksanakan keputusan adminitratif, maupun keputusan di tingkat bawah. 9. Teori Kontingensi (Teori Kepentingan) Teori ini berlandaskan pada pemikiran bahwa pengelolaan organisasi dapat berjalan dengan baik dan lancer apabila pemimpin organisasi mampu memperhatikan dan 129 memecahkan situasi tertentu yang sedang dihadapi dan setiap situasi harus dianalisis sendiri. Dari semua teori ini, tidak satu teori pun yang dianggap paling lengkap atau paling sempurna, teori-teori itu satu sama lain saling mengisi dan saling melengkapi. Teori dianggap baik dan tepat apabila mampu memperhatikan dan menyesuaikan dengan lingkungan dan mampu memperhitungkan situasi-situasi tertentu.: Beberapa pendapat tentang teori organisasi Menurut Beberapa Pakar : a.Menurut G.R Terry : Pengorganisasian dalam pengertian real ( real sense ) menunjukkan hubungan antar manusia sebagai akibat organisasi. Pengorganisasian dalam pengertian abstrak menunjukkan hubungan antara unit – unit / departemen - departemen kerja. b. Menurut Drs. M. Manullang : Organisasi dalam arti dinamis adalah suatu proses penetapan dan pembagian pekerjaan yang akan dilakukan, pembatasan tugas-tugas atau tanggung jawab serta wewenang dan penetapan hubungan-hubungan antara unsur-unsur organisasi, sehingga memungkinkan orang-orang dapat bekerja bersama seefektif mungkin untuk pencapaian tujuan. Organisasi dalam arti statis adalah setiap gabungan yang bergerak ke arah tujuan bersama, dengan istilah popular adalah struktur organisasi atau bagan organisasi. Jadi organisasi dalah arti dinamis disebut pengorganisasian, dalam arti statis disebut organisasi. c. Menurut Drs. Soekarno K. : Organisasi sebagai alat manajemen adalah wadah, tempat manajemen, sehingga memberikan bentuk bagi manajemen yang memungkinkan manajer dapat bergerak. Jadi, sama dengan organisasi dalam arti statis. Organisasi sebagai fungsi manajemen ( organisasi dalam pengertian dinamis) adalah organisasi yang memberikan kemungkinan bagi manajemen dapat bergerak dalam batas tertentu. Organisasi dalam arti dinamis berarti organisasi itu mengadakan pembagian pekerjaan. 130 d. Menurut Koontz & O’Donnel Fungsi pengorganisasian manajer meliputi penentuan penggolongan kegiatan - kegiatan yang diperlukan untuk tujuan perusahaan, pengelompokkan kegiatan tersebut ke dalam suatu bagian yang dipimpin oleh seorang manajer,serta melimpahkan wewenang untuk melakukannya. e. Menurut Prof. Dr. Sondang P. Siagian : Organisasi ialah suatu bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja bersama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan dan dalam ikatan itu terdapat seorang atau sekelompok orang yang disebut bawahan. f. Menurut James D. Mooney : Organisasi adalah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama. g. Menurut Prof. Dr. Mr. S. Pradjudi Atmosudiro : Organisasi adalah struktur tata pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerja sama secara tertentu untuk bersama-sama mencapai suatu tujuan tertentu. Dengan demikian dari beberapa pendapat para ahli tentang organisasi, maka dapat disimpukan tentang aspek-aspek penting dari definisi-definisi dari definisi organisasi di atas adalah : 1. Adanya kelompok orang yang bekerja sama. 2. Adanya tujuan tertentu yang akan dicapai 3. Adanya pekerjaan yang akan dikerjakan 4. Adanya penetapan dan pengelompokkan pekerjaan 5. Adanya wewenang dan tanggung jawab 6. Adanya pendelegasian wewenang 7. Adanya hubungan (relationship) satu sama lain 8. Adanya penempatan orang-orang yang akan melakukan pekerjaan 9. Adanya tata tertib yang harus ditaati. 131 6.3 Asas-asas Organisasi A gar suatu organisasi/ perusahaan dapat berjalan dengan baik harus diperhatikan halhal sebagai berikut : 1. Organisasi harus mempunyai tujuan yang jelas, 2. Organisasi harus ada kesatuan komando, 3. Organisasi harus melaksanakan pembagian kerja, dengan syarat : a. The right man in the right place. Menurut Drs. I.G. Wursanto : Adalah mengusahakan efisiensi kerja yang baik. Efisiensi kerja diperoleh apabila penempatan tenaga kerja sesuai dengan bidang dan keahliannya masing-masing. Sebagaimana dalam hadist HR. Thabrani, Nabi telah bersabda: (‫ﻪ‬ccccc‫ﻞ ﺃﻥ ﻳﺘﻘﻨ‬ccccc‫ﺪﻛﻢ ﺍﻟﻌﻤ‬ccccc‫ﻞ ﺃﺣ‬ccccc‫ﺐ ﺇﺫﺍ ﻋﻤ‬ccccc‫)ﺇﻥ ﷲ ﻳﺤ‬ Artinya: Sesungguhnya Allah sangat mencintai orang yang jika melakukan sesuatu pekerjaan , dilakukan secara itqan (tepat, tearah, jelas, tuntas. (HR. Thabrani). b. Adanya keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab dalam pekerjaan. Dan dalam Al-Qur’an dalam surat . (Al-Insyirah; 7-8)Allah berfirman, (‫ﺐ‬cccccc‫ﻚ ﻓﺎﺭﻏ‬cccccc‫ﻰ ﺭﺑ‬cccccc‫ﺐ ﻭﺇﻟ‬cccccc‫ﺖ ﻓﺎﻧﺼ‬cccccc‫)ﻓﺈﺫﺍﻓﺮﻏ‬ Artinya: Maka apabila kamu telah selesai (dari suatu urusan) kerjakanlah dengan sungguh-sungguh (urusan) yang lain. Dan hanya kepada Tuhanlah hendaknya kamu berharap. (Al-Insyirah; 7-8) c. Memperhatikan Span of Control. (‫ﺮﺍﻳﺮﻩ‬ccccc‫ﺎﻝ ﺫﺭﺓ ﺷ‬ccccc‫ﻞ ﻣﺜﻘ‬ccccc‫ﻦ ﻳﻌﻤ‬ccccc‫ ﻭﻣ‬.‫ﻴﺮﺍﻳﺮﻩ‬ccccc‫ﺎﻝ ﺫﺭﺓ ﺧ‬ccccc‫ﻞ ﻣﺜﻘ‬ccccc‫ﻦ ﻳﻌﻤ‬ccccc‫)ﻓﻤ‬ Artinya: Barangsiapa yang mengerjakan kebaikan seberat dzarrahpun, niscaya dia akan melihat (balasan)nya. Dan barang siapa yang mengerjakan kejahatan seberat dzarrahpun, niscaya dia akan melihat (balasan)nya pula. (Q.S. Az-Zalzalah; 7-8) 132 4. Organisasi harus ada pelimpahan wewenang dan tanggung jawab (Delegation of Authority and Responsibility). 5. Tersedianya sarana dan prasarana. 6.4 Ciri-ciri Organisasi C iri-ciri suatu kelompok kegiatan dapat dikatakan suatu organisasi/ perusahaan apabila memiliki hal-hal sebagai berikut : 1. Adanya sekelompok orang : - Kepentingan individu - Kepentingan kelompok - Kepentingan organisasi 2. Antar hubungan, dan 3. Adanya kerjasama yang didasarkan atas hak kewajiban dan tanggung jawab masingmasing orang untuk mencapai tujuan. Menurut Nicholas Henry, 1988:73 mengemukakan bahwa organisasi mempunyai karakteristik sebagai berikut : a. Punya maksud tertentu, dan merupakan kumpulan berbagai manusia b. Punya hubungan sekunder ( impersonal ) c. Punya tujuan yang khusus dan terbatas d. Punya kegiatan kerjasama pendukung e. Terintegrasi dalam system social yang lebih luas f. Menghasilkan barang dan jasa untuk lingkungannya g. Sangat terpengaruh atas setiap perubahan lingkungan Ada beberapa kiat menciptakan organisasi yang Islami yang pernah dilakukan oleh baginda Rasulullah SAW yang perlu kita contoh dan kita lakukan saat ini yaitu : 1. Adanya kebersamaan 2. Adanya keikhlasan di dalam mengelola 3. Dikerjakan secara sungguh-sungguh ( mujahadah ) 4. Adanya pengorbanan 133 DESAIN ORGANISASI Langkah pertama yang sangat penting dalam pengorganisasian setelah proses perencanaan adalah proses mendesain organisasi. Desain Organisasi adalah proses pembuatan keputusan yang dilakukan oleh manajer untuk memilih struktur organisasi yang sesuai dengan strategi untuk organisasi dan lingkungan tempat anggota organisasi melaksanakan strategi tersebut. 6.5 Struktur dan Bagan Organisasi M enurut Robert H. Miles : Struktur Organisasi adalah pengaturan antar hubungan bagian-bagian dari komponen dan posisi dalam suatu perusahaan/organisasi. Struktur organisasi menspesifikasikan pembagian kerja dan menunjukan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatankegiatan saling terkait, dalam beberapa hal juga menunjukan tingkat-tingkat spesialisasi dari kegiatan kerja. Disamping itu juga menunjukan hierarki dan kewenangan dan menunjukan pula tata hubungan laporan. Menurut T. Hani Handoko : Struktur organisasi merupakan mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi maupun orang-orang yang menunjukan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Kesimpulannya : bahwa struktur organisasi adalah susunan formal dan mekanismemekanisme dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan sebagai perwujudan hubungan-hubungan antar komponen-komponen, bagian-bagian, fungsi-fungsi, kegiatan-kegiatan dan posisi-posisi juga menunjukan tingkat spesialisasi kegiatan kerja. Faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah sebagai berikut 134 1. Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya. Dimana strategi akan menjelaskan bagaimana aliran wewenang dan saluran komunikasi dapat disusun di antara para manajer dan bawahan. Aliran kerja sangat di pengaruhi strategi,sehingga berubah maka struktur organisasi juga berubah. 2. Tekhnologi yang digunakan. Contoh perusahaan mobil memerlukan tingkat standarisasi dan spesialisasi yang lebih tinggi di banding industry pakaian. 3. Anggota (karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi. 4. Ukuran organisasi,yang apabila semakin besar ukuran organisasi,struktur organisasi akan semakin kompleks dan harus di pilih bentuk struktur yang tepat. Ada 5 unsur struktur dalam organisasi yang banyak digunakan oleh perusahaan maupun departemen yaitu : 1. Spesialisasi Kegiatan 2. Standarisasi Kegiatan 3. Koordinasi Kerja 4. Sentralisasi dan Desentralisasi Pengambilan Keputusan 5. Ukuran Satuan Kerja. BAGAN ORGANISASI Bagan organisasi menggambarkan 5 (lima) aspek utama struktur organisasi : 1. Pembagian kerja 2. Manajer dan bawahan 3. Jenis pekerjaan yang dilaksanakan 4. Pengelompokan bagian-bagian kerja 5. Tingkatan manajemen Berikut ini ada beberapa dasar yang dapat dijadikan pedoman untuk mengadakan pembagian kerja pada suatu organisasi atau pemerintahan. Pedoman-pedoman tersebut diantaranya adalah: a. Pembagian kerja atas dasar wilayah atau teritorial, Misalnya wilayah timur, barat atau wilayah kecamatan, kabupaten dan lain sebagainya. b. Pembagian kerja atas dasar jenis benda yang diproduksi, misalnya pada komponen suatu kendaraan, bagian pemasangan jok mobil, 135 pemasangan rem mobil, pemasangan ban mobil, pengaman dan lainnya. c. Pembagian kerja atas dasar langganan yang dilayani, misalnya adalah langganan secara individual atau kelompok, pemerintahan atau non pemerintahan, karyawan dengan perusahaan dan sebagainya. d. Pembagian kerja atas dasar fungsi rangkaian kerja, misalnya bagian produksi, bagian gudang, bagian pengiriman dan lainnya. e. Pembagian kerja atas dasar waktu, misalnya shif kerja pagi, siang dan malam. Dari hal tersebut diatas maka akan terlihat pembagian kerja di dalam suatu organisasi, yakni: Jumlah unit organisasi yang ada akan disesuaikan dengan kebutuhan dari organisasi tersebut.Suatu unit organisasi ini harus mempunyai fungsi bulat dan berkaitan dengan yang lainnya.Pembentukan unit baru hanya dilaksanakan bilamana unit yang ada sudah tidak tepat lagi untuk menampung kegiatan yang baru baik dari beban kerja maupun hubungan kerja.Secara garis besar akan berpengaruh pada aktifitas dan sifat dari organisasi tersebut. Menurut Durkheim, pembagian kerja adalah sesuatu yang memiliki makna tersendiri dalam perkembangan sosial. Pembagian kerja adalah bagian dari fakta sosial yang bersifat material, dalam hal ini yang menggambarkan tingkat dan batasan tanggung jawab maupun kewenangan. Ide dasarnya berangkat dari sebuah idea type masyarakat atau pemilahan berdasarkan tataran perubahan masyarakat. Dalam hal ini, evolusi sosial berkembang dari masyarakat yang bertumpu pada solidaritas mekanis atau masyarakat yang hubungan dan bangunan solidaritasnya berdasarkan tali ikatan tradisional, menuju masyarakat yang bertumpu pada solidaritas organis yaitu masyarakat yang berkembang atas dasar pembagian kerja. Durkheim menyatakan bahwa, “Hukum sejarah menunjukkan bahwa solidaritas mekanis yang dari mulanya muncul sendiri secara cepat kehilangan dasar pijakannya, dan solidaritas organis datang menggantikannya sedikit demi sedikit dan kemudian menjadi lebih kuat Ada enam elemen kunci yang perlu diperhatikan oleh para manajer ketika hendak mendesain struktur, antara lain:  Spesialisasi pekerjaan. Sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi membagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri. 136  Departementalisasi. Dasar yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama. Departementalisasi dapat berupa proses, produk, geografi, dan pelanggan.  Rantai komando. Garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke eselon paling bawah dan menjelaskan siapa bertanggung jawab kepada siapa.  Rentang kendali. Jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif.  Sentralisasi dan Desentralisasi. Sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi. Desentralisasi adalah lawan dari sentralisasi.  Formalisasi. Sejauh mana pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dibakukan. Beberapa disain organisasi yang umum digunakan saat ini yaitu : 1. Struktur sederhana Struktur sederhana adalah sebuah struktur yang dicirikan dengan kadar departementalisasi yang rendah, rentang kendali yang luas, wewenang yang terpusat pada seseorang saja, dan sedikit formalisasi. Struktur sederhana paling banyak dipraktikkan dalam usaha-usaha kecil di mana manajer dan pemilik adalah orang yang satu dan sama. Kekuatan dari struktur ini adalah kesederhanaannya yang tercermin dalam kecepatan, kefleksibelan, ketidakmahalan dalam pengelolaan, dan kejelasan akuntabilitas. Satu kelemahan utamanya adalah struktur ini sulit untuk dijalankan di mana pun selain di organisasi kecil karena struktur sederhana menjadi tidak memadai tatkala sebuah organisasi berkembang karena formalisasinya yang rendah dan sentralisasinya yang tinggi cenderung menciptakan kelebihan beban (overload) di puncak. 2. Birokrasi Birokrasi adalah sebuah struktur dengan tugas-tugas operasi yang sangat rutin yang dicapai melalui spesialisasi, aturan dan ketentuan yang sangat formal, tugas-tugas yang dikelompokkan ke dalam berbagai departemen fungsional, wewenang terpusat, rentang kendali yang sempit, dan pengambilan keputusan yang mengikuti rantai komando. 137 Kekuatan utama birokrasi ada kemampuannya menjalankan kegiatan-kegiatan yang terstandar secara sangat efisien, sedangkan kelemahannya adalah dengan spesialisasi yang diciptakan bisa menimbulkan konflik-konflik subunit, karena tujuan-tujuan unit fungsional dapat mengalahkan tujuan keseluruhan organisasi. Kelemahan besar lainnnya adalah ketika ada kasus yang tidak sesuai sedikit saja dengan aturan, tidak ada ruang untuk modifikasi karena birokrasi hanya efisien sepanjang karyawan menghadapi masalah yang sebelumnya telah mereka hadapi dan sudah ada aturan keputusan terprogram yang mapan. 3. Struktur matriks Struktur matriks adalah sebuah struktur yang menciptakan garis wewenang ganda dan menggabungkan departementalisasi fungsional dan produk. Struktur matriks dapat ditemukan di agen-agen periklanan, perusahaan pesawat terbang, laboratorium penelitian dan pengembangan, perusahaan konstruksi, rumah sakit, lembaga-lembaga pemerintah, universitas, perusahaan konsultan manajemen, dan perusahaan hiburan. Pada hakikatnya, struktur matriks menggabungkan dua bentuk departementalisasi: fungsional dan produk . Kekuatan departementalisasi fungsional terletak, misalnya, pada penyatuan para spesialis, yang meminimalkan jumlah yang diperlukan sembari memungkinkan pengumpulan dan pembagian sumber daya khusus untuk keseluruhan produk. Kelemahan terbesarnya adalah sulitnya mengoordinasi tugas para spesialis fungsional yang beragam agar kegiatan mereka rampung tepat waktu dan sesuai anggaran. Departementalisasi produk, di lain pihak, memiliki keuntungan dan kerugian yang berlawanan. Departementalisasi ini memudahkan koordinasi di antara para spesialis untuk menyelesaikan tugas tepat waktu dan memenuhi target anggaranKarakteristik struktural paling nyata dari matriks adalah bahwa ia mematahkan konsep kesatuan komando sehingga karyawan dalam struktur matriks memiliki dua atasan -manajer departemen fungsional dan manajer produk. Karena itulah matriks memiliki rantai komando ganda. Faktor penentu struktur organisasi Sebagian organisasi terstruktur pada garis yang lebih mekanistis sedangkan sebagian yang lain mengikuti karakteristik organik. Berikut adalah faktor-faktor utama yang diidentifikasi menjadi penyebab atau penentu struktur suatu organisasi: 138 1. Strategi Struktur organisasi adalah salah satu sarana yang digunakan manajemen untuk mencapai sasarannya. Karena sasaran diturunkan dari strategi organisasi secara keseluruhan, logis kalau strategi dan struktur harus terkait erat. tepatnya, struktur harus mengikuti strategi. Jika manajemen melakukan perubahan signifikan dalam strategi organisasinya, struktur pun perlu dimodifikasi untuk menampung dan mendukung perubahan ini.Sebagian besar kerangka strategi dewasa ini terfokus pada tiga dimensi -inovasi, minimalisasi biaya, dan imitasi- dan pada desain struktur yang berfungsi dengan baik untuk masing-masing dimensi. Strategi inovasi adalah strategi yang menekankan diperkenalkannya produk dan jasa baru yang menjadi andalan. Strategi minimalisasi biaya adalah strategi yang menekankan pengendalian biaya secara ketat, menghindari pengeluaran untuk inovasi dan pemasaran yang tidak perlu, dan pemotongan harga. Strategi imitasi adalah strategi yang mencoba masuk ke produk-produk atau pasar-pasar baru hanya setelah viabilitas terbukti. 2. Ukuran organisasi Terdapat banyak bukti yang mendukung ide bahwa ukuran sebuah organisasi secara signifikan memengaruhi strukturnya. Sebagai contoh, organisasi-organisasi besar yang mempekerjakan 2.000 orang atau lebih cenderung memiliki banyak spesialisasi, departementalisasi, tingkatan vertikal, serta aturan dan ketentuan daripada organisasi kecil.Namun, hubungan itu tidak bersifat linier. Alih-alih, ukuran memengaruhi struktur dengan kadar yang semakin menurun. Dampak ukuran menjadi kurang penting saat organisasi meluas. 3. Teknologi Istilah teknologi mengacu pada cara sebuah organisasi mengubah input menjadi output. Setiap organisasi paling tidak memiliki satu teknologi untuk mengubah sumber daya finansial SDM, dan sumber daya fisik menjadi produk atau jasa 4. Lingkungan Lingkungan sebuah organisasi terbentuk dari lembaga-lembaga atau kekuatankekuatan di luar organisasi yang berpotensi memengaruhi kinerja organisasi. Kekuatan-kekuatan ini biasanya meliputi pemasok, pelanggan, pesaing, badan peraturan pemerintah, kelompok-kelompok tekanan publik, dan sebagainya. 139 Struktur organisasi dipengaruhi oleh lingkungannya karena lingkungan selalu berubah. Beberapa organisasi menghadapi lingkungan yang relatif statis -tak banyak kekuatan di lingkungan mereka yang berubah. Misalnya, tidak muncul pesaing baru, tidak ada terobosan teknologi baru oleh pesaing saat ini, atau tidak banyak aktivitas dari kelompok-kelompok tekanan publik yang mungkin memengaruhi organisasi. Secara signifikan, lingkungan yang statis memberi lebih sedikit ketidakpastian bagi para manajer dibanding lingkungan yang dinamis. Karena ketidakpastian adalah sebuah ancaman bagi keefektifan sebuah organisasi, manajemen akan menocba meminimalkannya. Salah satu cara untuk mengurangi ketidakpastian lingkungan adalah melalui penyesuaian struktur organisasi. 6.6 Bentuk-bentuk Organisasi B agan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan departementasi yang menunjukkan hubungan kerja sama. Bagan ini menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, yaitu : 1. Pembagian kerja 2. Rantai perintah 3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan 4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan 5. Tingkatan manajemen 1. Bentuk organisasi lini (Line Organization),menurut  Henry Fayol Ciri-cirinya : Organisasi masih kecil, jumlah karyawan sedikit, pemilik = pimpinan tertinggi, hubungan bersifat langsung, tingkat spesialisasi rendah, saling mengenal, tujuan yang ingin dicapai sederhana, susunan organisasi tidak rumit, alat yang dibutuhkan sangat sederhana dan produksi belum beraneka ragam. Dalam tipe organisasi garis, kekuasaan berjalan secara langsung dariatasan kepada bawahan, langsung dari manajemen/manajer kepadaorangorang/pegawai, sampai setiap orang tercakup di dalamnya. Suatuperintah datang dari atasan kepada bawahannya dalam garis langsung.Organisasi lini adalah suatu bentuk 140 organisasi yang di dalamnyaterdapat garis wewenang, yang menghubungkan langsung secara vertical antara atasan dengan bawahannya. Gambar 6.1 Organisasi Lini Direktur Kepala Produksi Pekerja A Kep. Pemasaran Pekerja B Pekerja C Pekerja D Kebaikannya : - Kesatuan komando terjamin sangat baik, karena pimpinan berada dalam satu tangan - Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat, karena jumlah orang masih sedikit. - Rasa solidaritas diantara karyawan umumnya tinggi, karena sudah saling mengenal. Kelemahannya : - Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, sehingga apabila orang itu tidak mampu maka organisasi terancam bubar. - Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otoriter - Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas. 2. Bentuk organisasi fungsional (Fungtional Organization)  F.W. Taylor Adalah suatu bentuk organisasi yang didalamnya terdapat hubungan yang tidak terlalu menekankan kepada hierarki struktural, akan tetapi lebih banyak didasarkan kepada sifat dan jenis fungsi yang perlu dijalankan. Organisasi fungsional disusun atas dasar tugas yang harus dilaksanakan. Organisasi ini dipakai pada perusahaan yang pembagian tugasnya dapat dibedakan dengan jelas. 141 Gambar 6.2 Organisasi Fungsional Presiden Direktur Dir. Perencanaan Proyek A Dir. Teknik Proyek B Dir. Peralatan Proyek C Proyek D Kebaikannya : - Spesialisasi para karyawan dapat digunakan semaksimal mungkin - Solidaritas antara orang-orang yang menjalankan fungsi sejenis pada umumnya tinggi. - Koordinasi antara orang yang menjalankan satu fungsi mudah dilaksanakan. Kelemahannya : - Ada kecenderungan bagi para karyawan terlalu menspesialisasikan diri dalam suatu bidang kegiatan tertentu, sehingga sering sukar untuk mengadakan tour of duty atau tour of area tanpa melalui pendidikan dan pelatihan yang intensif terlebih dahulu. - Orang yang bergerak dalam satu bidang tertentu cenderung untuk mementingkan fungsinya saja, sehingga koordinasi yang bersifat menyeluruh sukar dijalankan dan oleh karenanya sukar untuk menggerakan organisasi sebagai total system. 3. Bentuk organisasi Lini dan Staff (Line and Staff Organization)  Harrington Emerson. Orang-orang yang ada dalam organisasi dibagi kedalam 2 kelompok : 1. Kelompok Lini (Line Personnel), yaitu kelompok orang yang melaksanakan tugastugas dalam organisasi, berhak mengeluarkan perintah dan mengambil keputusankeputusan terakhir. 2. Kelompok Staff atau pembantu (Staff Personnel), yaitu kelompok orang-orang yang ahli/penunjang seperti orang-orang pada sekretariat, bagian peralatan/perlengkapan. Kelompok orang ahli, ada 2 jenis yaitu : Asisten pribadi dan Asisten ahli. 142 Gambar 6.3 Organisasi Lini dan staf Direktur Utama Staf Manajer Produksi Manajer Pemasaran Staf Unit A Unit B Staf Unit C Unit D Unit E Unit F Kebaikannya : - Ada pembagian tugas yang jelas bagi setiap orang - Spesialisasi dalam pekerjaan dapat berkembang - Bakat setiap orang lebih mudah berkembang dengan adanya spesialisasi - Disiplin kerja cukup tinggi. Kelemahannya : - Mudah timbul perselisihan dalam pekerjaan, karena adanya dua kelompok yang berbeda kewenangannya - Dapat mengganggu kelancaran tugas. Misalnya tindakan kelompok lini tidak selamanya sesuai dengan nasihat dari kelompok staff, atau kelompok staff yang kadang-kadang bertindak seperti orang dari kelompok lini. 143 4.Bentuk organisasi komisaris (Commision Organization) Gambar 6.4 Organisasi Komisaris Dewan Komisaris Ketua Dewan Komisaris dan Ketua Pelaksana Perusahaan Presiden Direktur Manajer Administrasi Manajer Pemasaran Manajer Utang/Piutang Kepala Biro Personalia Manajer Keuangan Kepala Biro Hukum Kebaikannya : - Prinsip musyawarah berjalan dengan baik - Keputusan yang diambil dapat memuaskan semua pihak - Kemungkinan seseorang untuk bertindak sendiri atau secara diktator sangat kecil. Kelemahannya : - Proses pengambilan keputusan biasanya memakan waktu lama dan biaya yang cukup tinggi - Pelaksanaan kerja dapat macet karena banyaknya pimpinan yang mempunyai wewenang yang sama. 144 5.Bentuk Organisasi Matriks (Matrix Organization) Bentuk ini mencerminkan adanya koordinasi antar departemen/bidang/bagian yang ada dalam organisasi. Bentuk ini bayak dipakai oleh perusahaan konstruksi/kontraktor, kantor akuntan, perusahaan konsultasi dan organisasi-organisasi yang bekerjanya dengan banyak proyek yang memerlukan prestasi teknis tinggi serta membutuhkan keterampilan dan keahlian khusus. Kebaikannya : - Memaksimumkan efisiensi penggunaan tenaga-tenaga fungsional dan struktural - Fleksibel dan membantu perkembangan kreativitas - Menstimulasi kerja sama antar disiplin dan mempermudah kegiatan-kegiatan perusahaan yang bermacam-macam dengan orientasi proyek - Membebaskan manajemen puncak dari perencanaan Kelemahannya : - Pertanggungjawaban ganda dapat menciptakan kebingungan dan kebijaksanaankebijaksanaan yang kontradiktif - Sangat memerlukan koordinasi horizontal dan vertical - Memerlukan lebih banyak keterampilan-keterampilan perorangan - Mendorong timbulnya pertentangan kekuasaan - Mengandung resiko timbulnya anarki. Menurut henry G Hodges, terdapat empat bentuk bagan organisasi, yaitu : 1. Bentuk pyramid. Bentuk ini yang paling banyak digunakan karena sederhana,jelas dan mudah di mengerti. 2. Bentuk vertikal. Bentuk vertical agak menyerupai bentuk pyramid, yaitu dalam pelimpahan kekuasaan dari atas ke bawah.hanya bagan vertical berwujud tegak sepenuhnya. 3. Bentuk horizontal,dimana wewenang dan tanggungjawab di gambarkan dari kiri ke kanan. 4. Bentuk lingkaran,bagan in menekankan pada hubungan antara satu jabatan dengan jabatan lain. 145 6.7 Departemensasi D epartementasi adalah aktivitas untuk menyusun satuan organisasi yang akan diserahi bidang kerja tertentu atau fungsi tertentu. Efesiensi kerja tergantung kepada keberhasilan integrasi satuan penentuan cara bagaimana yang bermacam dalam organisasi. Proses kegiatan dikelompokkan disebutkan departementasi Departemen Fungsional adalah pengelompokan fungsi yang sama atau kegiatan yang sejenis untuk membentuk satuan organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi yang paling umum dan bentuk dasar departementasi.Individu dikelompokkan berdasarkan ketrampilan, pengetahuan, dan tindakan yang dilakukan. Misalnya organisasi hanya terbagi dalam bagian administrasi, dan bagian operasi.Pembentukan satuan satuan organisasi yang masing masing diserahi mengurus sekelompok aktivitas yang tergolong sejenis menurut sifatnya atau pelaksanaan pekerjaan pekerjaan yang berkaitan kebaikan dan kelemahan departemen. a. Departementasi Fungsional Kebaikannya : 1. Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama. 2. Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi. 3. Memusatkan keahlian organisasi. 4. Memungkinkan pengawasan manajemen puncak 5. Tugasnya jelas 6. Pengetahuan yang dibutuhkan tidak banyak 7. Hanya membutuhkan manajer saja yang harus berwawasan luas 8. Mudah dijelaskan pada anggota bila ada persoalan Kelemahannya : 1. Menciptakan konflik antar fungsi. 2. Adanya kemacetan pelaksanaan tugas. 3. Umpan balik yang lambat. 4. Memusatkan pada kepentingan tugasnya. 5. Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif 146 6. Kejenuhan akibat monotonnya aktivitas 7. Komunikasi antar area tidak lancar terutama bila ada problem 8. Individu dalam bekerja hanya memperhatikan struktur hierarki b. Departementasi Devisional Departementasi berdasarkan divisi melihat produk, layanan, dan klien sebagai faktordasar pengelompokan. Pola ini digunakan untuk memudahkan usaha antisipasi ancaman atau oportuniti dari luar organisasi. Misalnya pada organisasi otomotif, organisasi terbagi atas divisi otomotif, divisi internasional, divisi keuangan. Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses, dimana tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri. Kebaikan dan Kelemahan Departementasi Devisional Kebaikan : 1. Semua kegiatan ketrampilan, keahlian untuk memproduksi dan dikelompokan menjadi satu dibawah seorang kepala. 2. Semua kegiatan mudah untuk dikoordinasidan prestasi kerja terpelihara. 3. Kualitas dan kecepatan membuat keputusan meningkat. 4. Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat denganlingkungan divisi yang khas 5. Merumuskan tanggung – jawab dengan jelas dan perhatian dipusatkan pertanggung jawaban atas prestasi kerja. 6. Membebaskan para kepala eksekutif dalam pembuatan keputusan strategi lebih luas. 7. Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah. 8. Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi. Kelemahan : 1. Berkembangnya persaingan disfungsional potensial atas sumber daya perusahaan dan konflik antara tugas dan prioritas. 2. Seberapa besar delegasi wewenang diberikan. 3. Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya overhead perusahaan. 4. Menimbulkan konsistensi kebijaksanaan antar divisi. 147 5. Masalah duplikasi sumber daya dan perlatan yang tidak perlu 6. Masing-masing divisi bisa menghadapi problem yang sama sehinggaterjadi pengulangan dalam pengatasannya 7. Target divisi bisa mengalahkan target organisasi 8. Konflik antar divisi bisa terjadi, bila terjadi problem organisasi, c. Organisasi Proyek dan Matrik Merupakan bentuk departementasi campuran (hybrid design). Ini dilakukan dengan mengkombinasikan kebaikan – kebaikan dari system fungsional dan divisional dengan menghindarkan segala kelemahannya. Misalnya, organisasi selain dibagi menurut divisi, juga ditetapkan suatu organisasi baru semacam proyek akan ditugasi khusus dengan orang-orang yang berasal dari sejumlah divisi. Struktur organisasi proyek menyangkut pembentukan tim – tim, spesialis untuk mencapai tujuan khusus. Di sini manajer proyek mempunyai wewenang lini memimpin paraanggota tim selama jangka waktu proyek , jika telah selesai maka tim dibubarkan dan masing – masing anggota kembali ke departemennya masing – masing. Kalau ada proyek barumaka mereka ditarik kembali. Struktur Organisasi Matriks Pada prinsipnya sama dengan sistem proyek, tapi disini para karyawan mempunyai dua atasan, yang tentunya berada di dua wewenang. Rantai perintah pertama yaitu fungsional, yang wewenangnya mengalir secara vertical. Kedua yaitu rantai perintah lateral atau horisontal, wewenangnya melintasi departemen yang dilaksanakan oleh manajer proyek, sehingga menyerupai matrik dalam lalu lintas aliran wewenang Kebaikan dan Kelemahan Organisasi Proyek dan Matriks Kebaikan : 1. Memaksimumkan efisiensi penggunaan manajer fungsional. 2. Mengembangkan ketrampilan dan kreatifitas karyawan serta fleksibilitas kepada organisasi. 3. Melibatkan motivasi dan menantang karyawan serta memperluas manajemen terhadap masalah strategi perusahaan yang pandangan akhirnya membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan. 4. Menstimulasi kerja sama antar disiplin dan mempermudah kegiatan perusahaan dan 148 orientasi proyek. 5. Mampu mengombinasi kelebihan pola fungsional dan divisional 6. Menekankan pada teknik dan pasar 7. Memerlukan sejumlah manager yang mampu menangani personil bidang teknik dan pemasaran Kelemahan : 1. Adanya pertanggungjawaban ganda dan kebijaksanaan yang kontradiktif 2. Memerlukan koordinasi vertikal dan horisontal. 3. Memerlukan lebih banyak ketrampilan antar pribadi. 4. Menimbulkan resiko timbulnya perasaan anarki. 5. Sangat mahal untuk di implementasikan. 6. Mendorong pertentangan kekuasaan dan lebih mengarah perdebatan daripada kegiatan. 7. Sangat mahal 8. Kesatuan komando bisa hilang karena individu memiliki lebih dari satu supervisor. 6.8 Lingkungan Organisasi L ingkungan Eksternal (External Environment) Yaitu semua elemen diluar organisasi yang relevan untuk operasinya, termasuk elemen tindakan langsung dan tindakan tidak langsung. 1. Elemen tindakan langsung (Direct action elements) Yaitu elemen dari lingkungan yang secara langsung mempengaruhi aktivitas sebuah organisasi. Direct action elements : - Para pesaing (competitor) - Langganan (Customer) - Pasar tenaga kerja (labour supply) - Lembaga-lembaga keuangan - Para penyedia (supplier) - Perwakilan-perwakilan pemerintah 149 2. Elemen tindakan tidak langsung (Indirect action elements) yaitu elemen lingkungan eksternal yang mempengaruhi iklim tempat aktivitas organisasi berlangsung, tetapi tidak langsung mempengaruhi organisasi. Indirect action elements : - Perkembangan teknologi - Variabel-variabel ekonomi - Lingkungan social – kebudayaan - Variabel-variabel politik – hukum - Dimensi internasional Peran Manajer dalam organisasi / perusahaan: - Usaha mempengaruhi lingkungan ekstern mikro/direct action elements - Peramalan (forecasting) dan lingkungan ekstern makro/indirect action elements - Perencanaan, perancangan organisasi dan lingkungan Tugas seorang Manajer dalam organisasi / perusahaan : Mengidentifikasi, menganalisa, mengevaluasi, mendiagnosa dan bereaksi terhadap kekuatan-kekuatan lingkungan. Kualitas Manajer dalam organisasi a. Memiliki Integritas yang tinggi b. Memiliki Antusiasme yang tinggi c. Kehangatan dalam arti kelenturan dalam membina hubungan pribadi dengan setiap anggota kelompok menjadi kekuatan seorang pemimpin. d. Ketenangan dalam mengambil keputusan pada situasi sulit sekalipun e. Tegas dan adil merupakan ciri kualitas pemimpin yang dituntut agar dapat membina kelompok kerja sesuai yang diharapkan Tanggung Jawab Sosial Manajer dalam organisasi Tanggung jawab social berarti bahwa manajemen mempertimbangkan dampak sosial dan ekonomi di dalam pembuatan keputusannya. Tanggung jawab sosial merupakan tugas yang harus dilakukan oleh para manajer, karena merupakan syarat utama bagi berhasilnya perusahaan, terutama untuk jangka panjang. 150 1. Kepekaan Social Perusahaan (corporate social responsiveness) Adalah teori tanggung jawab sosial yang memusatkan perhatian tentang cara perusahaan menanggapi masalah dan bukan mencoba menentukan tanggung jawab social yang utama. 2. Prestasi Sosial Perusahaan (corporate social performance) Yaitu sebuah teori tunggal mengenai tindakan social korporasi mencakup prinsipprinsip social, proses dan kebijakan. Manajer dapat mengimplementasikan prinsip-prinsip kontrak social dalam berbagai proses pembuatan keputusan dan dalam kebijakan perusahaan mereka. Keputusan dan kebijakan mereka dapat mencerminkan satu dari empat pendirian : 1. Reaktif, artinya perusahaan memberikan respons pada isu social hanya setelah isu itu membahayakan perusahaan. 2. Defensif, artinya perusahaan bertindak untuk menangkis tantangan yang terjadi. 3. Akomodatif, artinya perusahaan menyesuaikan diri dengan persyaratan pemerintah dan opini publik. 4. Proaktif, artinya perusahaan mengantisipasi tuntutan yang belum dibuat. 151 Pertanyaan : 1. Apa yang dimaksud dengan organisasi 2. Apa tujuan orang membentuk organisasi 3. Apa yang menjadi peran manajer / pimpinan dalam organisasi 4. Jelaskan pengertian organisasi menurut Stephan P Robbin ? 5. Mengapa organisasi itu sangat penting dalam membuat kegiatan agar berjalan dengan baik? 6. Apa yang menjadi suatu hambatan yang membuat organisasi itu tidak berjalan dengan baik 7. Apa yang dimaksud dengan departemen ? 8. Apa kebaikan dan kelemahan dari departemen fungsional 9. Sebutkan 10 prinsip yang harus dimiliki oleh sebuah organisasi 10. Menurut Henry G Hodges stuktur organisasi digambarkan dalam 4 bentuk jelaskan ? 11. Apa yang dimaksud dengan organisasi proyek dan matrik 12. Sebutkan unsur-unsur sebuah organisasi ! 13. Apa yang dimaksud dengan hubungan formal dan informal dalam organisasi ? 14. Apa yang dimaksud Visi dan Misi, jelaskan ! 15. Dalam manajemen ada 9 macam teori organisasi, sebutkan yang dimaksud dengan teori tersebut 16. Dalam teori Birokrasi, organisasi dalam mencapai tujuannya harus memiliki beberapa strategi, sebutkan dan jelaskan 17. Apa yang dimaksud dengan organisasi menurut Drs M Manullang 18. Menurut Prof DR Mr S Pradjudi, hal-hal penting yg harus dilakukan perusahaan dalam membuat struktur dan job description dipengaruhi oleh beberapa aspek, sebutkan 19. Sebutkan hal-hal yang harus diperhatikan dalam menentukan asas-asas organisasi ? 20. Sebutkan ciri-ciri dari sebuah organisasi 152 153 BAB 7 PENGARAHAN DAN MOTIVASI Tujuan Pembelajaran Setelah mengikuti perkuliahan ini mahasiswa diharapkan akan dapat menjelaskan pengertian / definisi tentang pengarahan dan motivasi ,faktor-faktor motivasi, pandangan tentang motivasi dan implikasi dari teori tentang motivasi. 7.1 Pengertian B erhasil tidaknya suatu organisasi tergantung dari pada bagaimana seorang pemimpin dapat memberikan arahan, dan motivasi kepada bawahannya dan rekan sekerjanya.Hal ini dapat dilihat dari pemikiran manajemen di zaman Rosullullah dimana beliau lebih menekankan perilaku kepemimpinan dengan melakukan : 1. Adanya pembinaan dari dalam 2. Adanya contoh Keteladanan 3. Adanya penekanan pada tujuan Seperti dalam riwayat Buchori dan Muslim : 2. (‫)ﻛﻠﻜ))))ﻢ ﺭﺍﻉ ﻭﻛﻠﻜ))))ﻢ ﻣﺴ))))ﺆﻝ ﻋ))))ﻦ ﺭﻋﻴﺘ))))ﻪ‬ 3. Artinya ” setiap kamu adalah pemimpin dan setip pemimpin akan diminta pertanggung jawabannya mengenai orang yang dipimpinnya ( riwayat buchari dan muslim ) Dari hadist tersebut dijelaskan bahwa pada dasarnya setiap manusia itu adalah pemimpin, maka ketika pemimpin tersebut baik untuk diri sendiri maupun untuk organisasinya diakhir pekerjaannya maka akan diminta pertangung jawaban atas apa yang telah dilakukan dimasa 153 kepemimpinannya untuk itu suri tauladan, tujuan dan pembinaan dalam organisasi perlu dilakukan oleh seorang pemimpin Untuk itu sebagai seorang pemimpin yang baik maka seorang pemimpin harus memahami bawahannya dan memahami kharakter manusia yang memiliki dimensi : 1. Etis ( apa yang diperbuat dan kebebasan mengambil keputusan yang bertanggung jawab). 2. Estetis ( menangkap gejala dan peristiwa alam dan social kemudian mengungkapkannya dalam seni ) 3. Religius ( apa yang diharapkan dan penghayatan terhadap supranatural ) 4. Epistemologis ( Apa yang bias dikenal dan bagaimana suatu bias terjadi ) 7.2 Pengarahan P engarahan atau Directing adalah mengintegrasikan usaha-usaha anggota suatu kelompok sedemikian rupa, sehingga dengan selesainya tugas-tugas yang diserahkan kepada mereka, tujuan-tujuan individual dan kelompok akan tercapai. Untuk menjamin agar tujuan yang diinginkan dapat tercapai, maka diperlukan pengarahan dalam bentuk informasi atau instruksi-instruksi dari pimpinan, sehingga tugas-tugas yang akan dilakukan oleh individu-individu dalam kelompok akan berhasil. Keberhasilan seorang pimpinan atau manajer adalah kemampuannya dalam memotivasi, mempengaruhi, mengarahkan dan berkomunikasi dengan para bawahannya. Pengertian pengarahan sendiri yaitu kegiatan untuk menggerakkan atau mengarahkan orang lain supaya bisa dan dapat bekerja dengan baik dalam upaya mencapai tujuan yang di inginkan. Seorang manajer yang baik hendaknya sering memberi masukan-masukan kepada anggotanya karena hal tersebut dapat menunjang prestasi kerja anggota. Seorang anggota juga layaknya manusia biasa yang senang dengan adanya suatu perhatian dari yang lain, apabila perhatian tersebut dapat membantu meningkatkan kinerja mereka. Dengan demikian dengan adanya pengarahan yang dilakukan pimpinan maka apa yang menjadi tujuan perusahaan dapat tercapai, seperti yang tercantum dalam Al Qur’an Surat ar-rad : 11 dikatakan : 154 ‫ ﺇِ ﱠﻥ ﺍﻟﻠﱠﻪَ ﻻ ﻳُﻐَ ِﻴّ ُﺮ َﻣﺎ ِﺑﻘَ ْﻮ ٍﻡ َﺣﺘﱠﻰ ﻳُﻐَ ِﻴّ ُﺮﻭﺍ َﻣﺎ ِﺑﺄ َ ْﻧﻔُ ِﺴ ِﻬ ْﻢ‬.... Artinya “ Sesungguhnya Allah tidak akan mengubah nasib suatu kaum sebelum kaum itu sendiri yang merubahnya.” Dari keterangan diatas maka terdapat suatu cara yang tepat untuk digunakan dalam pencapaian tujuan perusahaan diantarnya : 1) Melakukan orientasi tentang tugas yang akan dilakukan 2) Memberikan petunjuk umum dan khusus 3) Mempengaruhi anggota, dan 4) memotivasi Salah satu alasan pentingnya pelaksanaan fungsi pengarahan dengan cara memotivasi bawahan adalah: a) Motivasi secara impalist, yakni pimpinan organisasi berada di tengah-tengah para bawahannya dengan demikian dapat memberikan bimbingan, instruksi, nasehat dan koreksi jika diperlukan. b) Adanya upaya untuk mensingkronasasikan tujuan organisasi dengan tujuan pribadi dari para anggota organisasi. c) Secara eksplisit terlihat bahwa para pelaksana operasional organisasi dalam memberikan jasa-jasanya memerlukan beberapa perangsang atau insentif. Didalam suatu perusahaan, sebagai seorang pemimpin atau manajer dalam menjalankan tugasnya sebelum memberikan arahan dan motivasi kepada karyawannya maka harus mengetahui tipe-tipe manusia yang dapat diklasifikasikan dalam 5 tipe yaitu : 1. Tipe manusia Politik Adalah manusia yang mengejar kekuasaan, karena kekuasaan identik dengan kekayaan dan kenikmatan, dan memandang dunia sebagai arena perebutan kekuasaan. Persepsinya apabila menang artinya memegang kekuasaan sedangkan kalah artinya mereka yang dikuasai 2. Tipe manusia Ilmuwan Mengejar kemajuan dan meningkatkan kebudayaan karena kebudayaan adalah wujud keberhasilan manusia mengelola alam dan social, memandang dunia sebagai wacana penelitian. Persepsi benar artinya sesuai pikiran dan kenyataan sedangkan salah artinya tidak sesuai dengan pikiran dan kekayaan. 155 3. Tipe manusia bisnis Mengejar keuntungan karena identik dengan kekayaan dan kenikmatan, memandang dunia sebagai arena laba . Persepsinya laba artinya keuntungan atau keberhasilan sedangkan kerugian artinya kegagalan 4. Tipe manusia Rohaniawan Mengejar kebaikan dan kebahagiaan karena itu tujuan manusia paling mulia, memandang dunia sebagai arena kebaikan. Persepsinya baik artinya sesuai hati nurani sedangkan buruk artinya tidak sesuai dengan hati nurani 5. Tipe manusia biasa Mengejar pekerjaan karena memandang dunia sebagai arena mencari kerja. Persepsinya upah layak artinya sesuai dengan kebutuhan hidup yang layak pada umumnya dan upah tidak layak artinya kemiskinan, penderitaan dan kesengsaraan. Dari tipe-tipe tersebut maka kita dapat menentukan peran ( pola perilaku yang ditentukan oleh suatu system yang lazim ) yang sesuai dengan system tertentu dimana ia melibatkan diri. Peran yang tidak jelas akan menimbulkan problem atau masalah. Dan untuk menyelesaikan masalah tersebut akibat peran yang tidak jelas maka diperlukannya pengarahan dari pimpinan. Menurut Terry ( 2008 : 181) Directing atau pengarahan adalah mengintegrasikan usaha – usaha anggota suatu kelompok sedemikian rupa, sehingga dengan selesainya tugas – tugas yang diserahkan kepada mereka, mereka memenuhi tujuan – tujuan individual dan kelompok. Cara mengarahkan bawahan / staf yang baik dan tepat dapat dilakukan oleh manajer untuk : 1. Mengenal bawahannya 2. Terbiasa dengan kecakapan dan kemampuan mereka 3. Mengerti akan kapasitas dan perhatian mereka 4. Mengetahui apa yang dapat mereka hasilkan 5. Sudah mengamati perilaku mereka Teknik atau strategi pengarahan yang efektif tersebut dapat dilakukan dengan cara : 1. Memberikan informasi yang diperlukan untuk mengambil tindakan yang efektif 156 2. Memberikan informasi mengenai lingkungan fisik dan manusia di tempat bekerja ( untuk pegawai baru) 3. Mendapatkan informasi cara bekerja yang baik 4. Menyampaikan kebijakan – kebijakan/ keputusan – keputusan pimpinan perusahaan yang meliputi : 1. Lokasi peralatan dalam organisasi / perusahaan atau pabrik 2. Penentuan tempat bagian – bagian utama 3. Perumusan metode kerja 4. Hubungan / koordinasi horizontal di internal perusahaan 5. Saran / cara membuat dan mengisi format laporan 6. Teknis mengevaluasi kinerja karyawan Dalam bahasa asingnya, terdapat beberapa istilah yang merupakan terminology untuk pengarahan, diantaranya adalah: A. Directing, yakni menggerakkan orang-orang lain dengan memberikan berbagai pengarahan. B. Actuating, yakni menggerakkan orang lain secaara umum. C. Leading, yakni menggerakkan orang lain dengan cara menempatkan diri dimuka orang-orang yang digerakkan. D. Commanding, yakni menggerakkan orang lain yang disertai dengan adanya unsure paksaan. E. Motivating, yakni menggerakkan orang lain dengan terlebih dahulu memberi alasan-alasan mengapa hal tertentu harus dilaksanakan. Adapun fungsi dari adanya pengarahan yaitu : a. Untuk mempengaruhi seseorang supaya bersedia menjadi pengikut. b. Melunakkan daya resistensi pada seseorang. c. Untuk membuat seseorang menyukai tugas serta mengerjakannya dengan baik. d. Untuk mendapatkan serta memelihara dan memupuk kesetiaan,kesayangan, kecintaan kepada pimpinan, tugas serta organisasi tempat mereka bekerja. e. Untuk menanamkan, memupuk serta memelihara rasa tanggung jawab dengan penuh pada seseorang. 157 7.3 Motivasi T eori motivasi didasari oleh asumsi bahwa seseorang akan bekerja dengan baik bila diberi kesempatan dan dorongan yang tepat. Motivasi berasal dari kata Motivation, yang artinya dorongan daya bathin, sedangkan to motivate artinya mendorong untuk berperilaku atau berusaha. Pengertian motivasi dapat didefenisikan sebagai : suatu kondisi kejiwaan dan mental seseorang berupa aneka keinginan, harapan dan dorongan dan kebutuhan yang membuat seseorang melakukan sesuatu untuk mengurangi kesenjangan yang dirasakan. Motivasi juga dapat didefenisikan sebagai semangat atau dorongan terhadap seseorang untuk melakukan serangkaian kegiatan dengan bekerja keras dan cerdas demi mencapai tujuan tertentu. menurut Mc. Ceiied (1961) bahwa dalam diri individu terdapat kebutuhan-kebutuhan pokok yang mendorong tingkah lakunya. Adapun kebutuhan pokok menurut Maslow ada 5 yaitu rasa aman, kebutuhan sosial, kebutuhan akan prestasi, dan kebutuhan mempertinggi kapasitas kerja. Sedangkan menurut Harsey dan Blancat (1982) motivasi pada dasarnya adalah kebutuhan , keinginan, dorongan, atau gerakan hati dalam diri seseorang. Dari definisi diatas dapat diambil suatu kesimpulan mengenai pengertian motivasi, yaitu suatu keadan yang membuat motif bergerak sesuai dengan kebutuhan yang dimiliki oleh masing-masing individu. Karena manajer harus bekerja dengan dan melalui orang lain, maka motivasi merupakan subyek yang penting bagi manajer. Banyak istilah yang digunakan untuk menyebut motivasi (motivation) atau motif, antara lain kebutuhan (need), desakan (urge), keinginan (want), dan dorongan (drive). “Motivasi adalah keadaan dalam pribadi seseorang yang mendorong keinginan individu untuk melakukan kegiatan-kegiatan tertentu guna mencapai tujuan”. Dari pengertian diatas maka motivasi berhubungan dengan : 1. Arah dan perilaku 2. Kekuatan respon ( usaha ) untuk bertindak 158 3. Ketahanan perilaku dalam kurun waktu tertentu 4. Motivasi berhubungan erat dengan perilaku dan prestasi Pemahaman tentang motivasi bukan merupakan suatu hal yang mudah, karena motivasi merupakan sesuatu yang ada dalam diri seseorng dan tidak nampak dari luar. Motivasi ini akan dapat terlihat melalui prilaku seseorang. Oleh karena itu ada beberapa pendekatan mengenai motivasi, antara lain: a) Pendidikan Tradisional Pendakatan ini diperoleh oleh bapak manajemen Frederick W.Tajlor menurut pendekatan ini, motivasi seseorang didorong oleh keinginannya untuk memperoleh gaji. Jadi seseorang akan bergerak apabila ada stimulus berupa uang sebagai upah atas apa yang mereka lakukan dalam hal ini manajemen dianggap lebih tau dibandingkan dengan karyawan, karena pada umumnya karyaman yang malas tidak mau bekerja akan lebih bersemangat untuk bekerja apabila ada stimulus berupa uang tersebut. b) Pendekatan hubungan manusiawi (human relation) Salah satu tokoh dalam pendekatan ini adalah Elton Mayor. Pendekatan ini mendorong motivasi seseorang dengan cara sosial, misalnya dengan adanya pengajian rutin mingguan, arisan bulanan dan sebagainya. Yang bisa mendorong mereka untuk bisa berinteraksi dengan orang lain. Pendekatan ini memperbaiki pendekatan tradisional, karena aspek sosial seseorang tidak hanya pada uang. c) pendekatan human resburse management Pendekatan ini lebih beda dari pendekatan diatas , kalau kedua pendekatan di atas tadi lebih menonjolkan manager, tapi kalau pendekatan ini berpendapat bahwa kepentingan anggota harus diperhitungkan dan pekerjaan itu sendiri dapat memberi motivasi terhadap anggota yg bersangkutan. Di sini tugas manager tidak hanya mendorong anggotanya untuk patuh padanya baik melalui intensif uang maupun melalui penyediaan kebutuhan sosial. Dari berbagai pendekatan di atas sudah jelas bahwa motivasi dalam pengarahan merupakan faktor penting yang mendukung prestasi kerja, namun demikian motivasi bukanlah satusatunya pendukung utama terhadap prestasi kerja. Prestasi kerja seseorang juga tergantung pada faktor lain yaitu kemampuan dan persepsi peranan. Diantara kunci prestasi kerja yaitu kemampuan yang baik, prestasi peranan yang tepat dan motivasi yang tinggi. 159 Kinerja ( performance ) sebenarnya merupakan fungsi dari motivasi dan kemampuan kerja. Kemampuan kerja tanpa didorong dengan motivasi tidak akan menghasilkan sesuatu, akan tetapi walaupun kemampuan kurang, kalau didorong dengan ,motivasi pasti akan menghasilkan sesuatu yang lebih bik dan berguna. Maka kalau kita ingat pepatah yang mengatakan : dimana ada kemauan ( motivasi ) disitu ada jalan dan selanjutnya akan dicapai keberhasilan. Maka dapat dilihat dengan rumus :  Performance = f( motivasi x ability )  Kinerja = f(motivasi x kemampuan ) Untuk mengetahui bagaimana menggerakkan dan memotivasi agar individu maupun kelompok kerja dapat bekerja secara efektif dan efisien maka perlunya seorang pemimpin untuk mengetahui syarat-syarat hubungan manusia yaitu : 1. Manusia pada dasarnya ingin dihargai perasaannya, pikirannya dan kepentingannya 2. Manusia sebagai subjek, mengerakkan alat-alat kerja dengan menggunakan metode kerja yang efektif dan efisien sehingga bisa bekerja secara produktif dan menguntungkan 3. Manusia harus ditingkatkan dan dikembangkan ketrampilan dan pengetahuannya. Dengan syarat-syarat hubungan manusia tersebut maka manajemen dapat memberikan motivasi kepada orang yang ada disekelilingnya dengan menggunakan metode kerja yang sesuai dengan SDM yang ada agar mampu bekerja secara efisien dan efektif dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Untuk mempermudah dalam memotivasi karyawan maka pimpinan harus memandang karyawan sebagai subjek : 1. Yang mencipta 2. Yang mampu mencapai sasaran 3. Yang mampu meningkatkan kinerja 4. Yang mampu mengendalikan total kualitas 5. Yang memproduksi barang dan jasa 6. Yang mencari nafkah untuk memenuhi kebutuhan hidup Motivasi dapat dibedakan dalam yaitu : 1. Content Theory  teori isi 160 Menekankan pada pentingnya pemahaman factor-faktor yang ada pada diri seseorang yang menyebabkan mereka mau bekerja lebih giat. 2. Proses Theory  Pelaksanaan Menekannkan pada bagaimana dan dengan tujuan apa seseorang dimotivasi seperti harapan ( expectancy). Jika mereka dapat bekerja dengan baik. 3. Reinforcement theory  Pengalaman Bagaimana konsekuensi perilaku dimasa lalu mempengaruhi tindakan dimasa yang akan datang 7.4 Faktor-faktor Motivasi M Otivasi kerja dapat disebabkan oleh dua factor yaitu factor individu dan fakor organisasi, 1. Faktor Individual, terdiri dari a. Kebutuhan-kebutuhan manusia b. Tujuan- tujuan individu c. Sikap – sikap individu d. Kemampuan-kemampuan orang 2. Faktor Organisasi, terdiri dari a. Pembayaran gaji b. Keselamatan dan kesehatan kerja c. Supervisi d. Para pengawas fungsional Dari faktor - faktor tersebut diatas maka akan timbul suatu tindakan dimana manusia yang menghendaki adanya tujuan yang ingin dicapainya. Menurut pendapat Drs Manullang ada dua jenis perbuatan untuk melakukan tindakan yaitu : 1. Pemikiran ( thinking ) berupa berbuatan manajerial yang menghendaki bekerjanya daya piker manusia 161 2. Tindakan ( action ) berupa perbuatan jasmaniah yang menggunakan kekuatan otot manusia dan mengandung maksud tertentu yang diinginkan oleh orang yang bersangkutan. Dan antara motivasi dan tindakan sebaiknya harus saling berhubungan secara sadar dan didorong oleh motif yang bertujuan kearah produktivitas kerja. 7.5 Pandangan Tentang Motivasi B erbagai pandangan tentang motivasi dalam organisasi menurut beberapa pakar manajemen yaitu : 1. Model Tradisional  Manajemen Ilmiah (F.W. Taylor) Para manajer menentukan cara yang paling efisien dalam spesialisasi tugas untuk menjalankan pekerjaan yang sedemikian rupa sehingga mencapai efisien gerak dan waktu dan selanjutnya memotivasi para pekerja dengan satu system rangsangan gaji. Menganggap bahwa para pekerja pada dasarnya malas dan hanya dapat dimotivasi dengan penghargaan berupa uang. 2. Model Hubungan Manusia  Elton Mayor Manajer dapat memotivasi bawahan melalui pemenuhan kebutuhan social mereka dan membuat mereka merasa berguna dan penting. Para karyawan diberikan kebebasan untuk membuat keputusan sendiri dalam pekerjaan dan mengurangi pengawasan yang terlalu ketat dan kaku yang sering membuat pekerja kehilangan kreativitasnya 3. Model Sumber Daya Manusia  McGregor, Maslow, Argyris dan Likert Menyatakan bahwa para karyawan dimotivasi oleh banyak factor, tidak hanya uang dan keinginan untuk mencapai kepuasan, tetapi juga kebutuhan untuk berprestasi dan memperoleh pekerjaan yang berarti. Teori X dan Teori Y  menurut Douglas McGregor Teori X, berpendapat bahwa orang memiliki dalam dirinya sendiri sikap tidak suka dengan pekerjaan, walaupun menganggap kerja itu perlu, mereka akan menghindarinya bila mungkin. Kebanyakan orang malas dan tidak berambisi, lebih suka diarahkan dan menolak tanggung jawab. Teori ini berjalan baik dalam model tradisional dan model hubungan antar manusia. 162 Teori Y, beranggapan bahwa kerja adalah sama halnya seperti bermain atau istirahat. Bahwa sesungguhnya orang ingin berkerja dan dalam lingkungan yang benar, mendapat sejumlah kepuasan dari kerja. Orang memiliki kemampuan untuk menerima bahkan mencari tanggung jawab dan menerapkan imajinasi, kepandaian dan kreatifitas pada masalah-masalah organisasi. 4. Model Kebutuhan Manusia  Abraham H. Maslow Teori motivasi yang dikembangkan oleh Abraham H. Maslow pada intinya berkisar pada pendapat bahwa manusia mempunyai lima tingkat atau hierarki kebutuhan, yaitu : 1. Kebutuhan fisiologikal (physiological needs), seperti : lapar, haus, istirahat dan sex; 2. Kebutuhan rasa aman (safety needs), tidak dalam arti fisik semata, akan tetapi juga mental, psikologikal dan intelektual; 3. Kebutuhan akan kasih sayang (sosial needs); 4. Kebutuhan akan harga diri (esteem needs), yang pada umumnya tercermin dalam berbagai simbol-simbol status; dan 5. Aktualisasi diri (self actualization needs), dalam arti tersedianya kesempatan bagi seseorang untuk mengembangkan potensi yang terdapat dalam dirinya sehingga berubah menjadi kemampuan nyata. gambar 7.1 Hierarki Kebutuhan Menurut Maslow Kebutuhan Aktualisasi diri Kebutuhan Penghargaan Kebutuhan Rasa memiliki Kebutuhan Rasa aman Kebutuhan Fisiologis 163 1. Kebutuhan fisiologis (physiological needs) Teoritis : makan, minum, perumahan, seks, istirahat Terapan : ruang istirahat, berhenti makan siang, udara bersih untuk bernapas, air untuk minum, liburan, cuti, balas jasa dan jaminan social. 2. Kebutuhan keamanan dan rasa aman ( safety and security needs) Teoritis : perlindungan dan stabilitas Terapan : pengembangan karyawan, kondisi kerja yang aman, serikat kerja, jaminan pensiun, asurnsi. 3. Kebutuhan social (social needs) Teoritis : cinta, persahabatan, perasaan memiliki dan diterima dalam kelompok, kekeluargaan. Terapan : kelompok-kelompok kerja formal dan informal, kegiatan-kegiatan yang disponsori perusahaan, acara-acara peringatan. 4. Kebutuhan harga diri (esteem needs) Teoritis : status atau kedudukan, kepercayaan diri, pengakuan, reputasi dan prestasi, kehormatan diri, penghargaan. Terapan : kekuasaan, ego, promosi, hadiah, status symbol, pengakuan, jabatan 5. Kebutuhan aktualisasi diri dan pemenuhan diri (self actualization needs) Teoritis : penggunaan potensi diri, pertumbuhan, pengembangan diri. Berangkat dari kenyataan bahwa pemahaman tentang berbagai kebutuhan manusia yang semakin mendalam pada penyempurnaan dan “koreksi” dirasakan bukan hanya tepat, akan tetapi juga memang diperlukan karena dalam kenyataannya di lapangan menunjukkan bahwa usaha pemuasan berbagai kebutuhan manusia berlangsung secara simultan. Artinya, sambil memuaskan kebutuhan fisik, seseorang pada waktu yang bersamaan ingin juga menikmati rasa aman, merasa dihargai, memerlukan teman serta ingin berkembang. 164 Dengan demikian dapat dikatakan bahwa lebih tepat apabila berbagai kebutuhan manusia digolongkan sebagai rangkaian dan bukan sebagai hierarki. Apabila kebutuhan yang satu saat sudah terpenuhi maka akan muncul lagi kebutuhan lainnya di waktu yang akan datang. Pemuasaan berbagai kebutuhan tertentu, terutama kebutuhan fisik, bisa bergeser dari pendekatan kuantitatif menjadi pendekatan kualitatif dalam pemuasannya. Berbagai kebutuhan tersebut tidak akan mencapai “titik jenuh” dalam arti akan tiba dimana suatu kondisi dimana seseorang tidak lagi dapat berbuat sesuatu dalam pemenuhan kebutuhan itu. Kendati pemikiran Maslow tentang teori kebutuhan ini tampak lebih bersifat teoritis, namun telah memberikan pondasi dan mengilhami bagi pengembangan teori-teori motivasi yang berorientasi pada kebutuhan berikutnya yang lebih bersifat aplikatif. 5. Model teori Harapan  Menyatakan bahwa motivasi individu tergantung pada 2 hal yaitu seberapa besar ia sebenarnya berkehendak melakukan sesuatu dan bagaimana kemungkinan ia menduga dapat mengerjakan hal tersebut. Faktor yang dapat menciptakan kepuasan kerja ( motivator ) adalah : 1. Pencapaian / penyelesaian pada suatu pekerjaan 2. Pengenalan untuk penyelesaian pekerjaan 3. Sifat pekerjaan dan tugas itu sendiri 4. Tanggung jawab untuk menyelesaikan pekerjaan 5. Kelanjutan dan pertumbuhan dalam kemampuan pekerjaan. 6. Model Teori Isi Motivasi  Clyton Aldefer ( ERG ) Teori ini merupakan variasi dari teori moslow, menurut Aldelfer dorongan motivasi terbentuk dari tiga hal yaitu: E = Exticence yaitu berasal dari beberapa kebutuhan fisiologis seperti: makan, minum, gaji dsb. R = Relatedness yang berasal dari kebutuhan bersosialisasi dengan orang lain. G = Growth yang mendorong seseorang untuk lebih kreatif dan produktif. 165 Jika makna tiga istilah tersebut didalami akan tampak dua hal penting, yaitu : 1. Secara konseptual terdapat persamaan antara teori atau model yang dikembangkan oleh Maslow dan Alderfer. Karena “Existence” dapat dikatakan identik dengan hierarki pertama dan kedua dalam teori Maslow; “ Relatedness” senada dengan hierarki kebutuhan ketiga dan keempat menurut konsep Maslow dan “Growth” mengandung makna sama dengan “self actualization” menurut Maslow. 2. Teori Alderfer menekankan bahwa berbagai jenis kebutuhan manusia itu diusahakan pemuasannya secara serentak. Apabila teori Alderfer disimak lebih lanjut akan tampak bahwa : a. Makin tidak terpenuhinya suatu kebutuhan tertentu, makin besar pula keinginan untuk memuaskannya; b. Kuatnya keinginan memuaskan kebutuhan yang “lebih tinggi” semakin besar apabila kebutuhan yang lebih rendah telah dipuaskan; c. Sebaliknya, semakin sulit memuaskan kebutuhan yang tingkatnya lebih tinggi, semakin besar keinginan untuk memuasakan kebutuhan yang lebih mendasar. Tampaknya pandangan ini didasarkan kepada sifat pragmatisme oleh manusia. Artinya, karena menyadari keterbatasannya, seseorang dapat menyesuaikan diri pada kondisi obyektif yang dihadapinya dengan antara lain memusatkan perhatiannya kepada hal-hal yang mungkin dicapainya. 7. Model Teori Isi motivasi  Frederick Herzberg Teori ini membagi kebutuhan dasar yang memotivasi manusia menjadi 3 bagian antara lain: 1. kebutuhan akan kekuasaan ( need for power atau n- power ) orang seperti ini biasanya menginginkan posisi kepemumpinan 2.kebutuhan akan afiliasi ( need for affiliation atau n-aff ) orang seperti ini mempunyai hybungan yang akrab, saling memahami dan menyukai hubungan baik dengan orang lain 3.kebutuhan prestasi ( need for achievement atau n-ach ) orang seperti ini menginginkan tantangan, suka bekerja lebih lama dan ingin menjalankan sendiri usahanya, mereka ingin berprestasi dan mempunyai keinginan keras untuk sukses.Dalam hal ini 166 manager mempunyai n-ach yang lebih tinggi, hal ini disebabkan manager berprestasi dalam lingkungan yang kompetitif. Dari hasil wawancaranya dengan para akuntan dan insinyur, Herzberg menyimpulkan bahwa ada dua faktor yang menentukan motivasi seseorang, yaitu: 1) Satisfiers, yaitu faktor yang dapat mendorong motivasi seseorang 2) Dissatisfier, yaitu faktor yang tidak dapat mendorong motivasi seseorang Apabila Dissatisfier ini ada, maka orang tersebut akan merasa terganggu dengan pekerjaannya, namun jika sebaliknya motivasi akan dapat muncul dengan sendirinya dari orang tersebut Frederick Herzberg juga dipengaruhi oleh beranggapan bahwa orang dalam melaksanakan pekerjaannya dua factor yang merupakan kebutuhan, yaitu : 1. Maintenance factors (faktor-faktor pemeliharaan), merupakan kebutuhan yang berlangsung secara terus-menerus dan kebutuhan ini akan kembali pada titik nol setelah dipenuhi. 2. Motivation factors (faktor-faktor motivasi), menyangkut kebutuhan psikologis seseorang, dimana factor motivasi ini berhubungan dengan penghargaan terhadap pribadi yang secara langsung yang berkaitan dengan pekerjaan. 8. Model Teori Kaitan Imbalan dengan Prestasi Bertitik tolak dari pandangan bahwa tidak ada satu model motivasi yang sempurna, dalam arti masing-masing mempunyai kelebihan dan kekurangan, para ilmuwan terus menerus berusaha mencari dan menemukan sistem motivasi yang terbaik, dalam arti menggabung berbagai kelebihan model-model tersebut menjadi satu model. Tampaknya terdapat kesepakan di kalangan para pakar bahwa model tersebut ialah apa yang tercakup dalam teori yang mengaitkan imbalan dengan prestasi seseorang individu .Menurut model ini, motivasi seorang individu sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor, baik yang bersifat internal maupun eksternal. Termasuk pada faktor internal adalah : a. Persepsi seseorang mengenai diri sendiri; b. Harga diri; c. Harapan pribadi; d. Kebutuhaan; e. Keinginan; f. Kepuasan kerja; 167 g. Prestasi kerja yang dihasilkan. Sedangkan faktor eksternal mempengaruhi motivasi seseorang, antara lain ialah : a. Jenis dan sifat pekerjaan; b. Kelompok kerja dimana seseorang bergabung; c. Organisasi tempat bekerja; d. Situasi lingkungan pada umumnya; e. Sistem imbalan yang berlaku dan cara penerapannya. 9. Model Teori Pengharapan Porterm Lawyer Merupakan teori pengharapan dari motivasi dengan versi orientasi masa mendatang dan menekankan antisipasi tanggapan atau hasil. Dasarnya yaitu kemungkinan usaha pengharapan yang dirasakan, usaha yang dijalankan, prestasi yang dicapai, penghargaan yang diterima, kepuasan yang terjadi dan mengarahkan ke usaha dimasa yang akan datang. Model pengharapan menyajikan sejumlah implikasi bagi manajer tentang bagaimana seharusnya memotivasi bawahan dan implikasi. Implikasi ini mencakup : 1. Pemberian penghargaan yang sesuai dengan kebutuhan bawahan. 2. Penentuan prestasi yang diinginkan. 3. Pembuatan tingkat prestasi yang dapat dicapai. 4. Hubungan penghargaan dengan prestasi. 5. Penganalisaan faktor-faktor yang bersifat berlawanan dengan efektifitas penghargaan. 6. Penentuan penghargaan yang mencukupi. Implikasi bagi organisasi adalah : 1. Sistem penghargaan yang dapat memotivasi perilaku. 2. Pekerjaan dibuat sebagai pemberian penghargaan secara intrinsik. 3. Atasan langsung mempunyai peranan penting dalam proses motivasi. 10. Teori motivasi Human Relations Teori ini mengutamakan hubungan seseorang dengan lingkungannya. Dikatakan bahwa seseorang akan berprestasi, bila diterima dan diakui dalam lingkungannya. Pemuas Kebutuhan motivasi tersebut dapat berupa : 1. Physiological needs 2. Security of Safety 168 3. Affiliation or Acceptance 4. Esteem or Status Needs Tingkatan Kebutuhan 5. Self Actualization d. Teori motivasi Claude S. George Teori Human Relation ini juga menyatakan bahwa seseorang mempunyai kebutuhan yang berhubungan dengan tempat dan suasana di lingkungan ia bekerja. Antara lain : 1. Upah yang layak 2. Kesempatan untuk maju 3. Pengakuan sebagai individu 4. Keamanan kerja 5. Tempat kerja yang baik 6. Penerimaan olek kelompok 7. Perlakuan yang wajar 8. Pengakuan atas prestasi 7.6 Implikasi teori Motivasi I mplikasi teori motivasi terhadap tim kerja yang harus dilakukan dalam organisasi atau perusahaan adalah : 1. Pemimpin memegang peranan untuk meningkatkan motivasi tim 2. Pemimpin dapat menyediakan tantangan dan peluang bagi setiap anggota untuk mengembangkan kemampuan dan keterampilan sekaligus melakukan penekanan dan pemahaman bahwa anggota timdapat berkembang sesuai dengan harapan masingmasing. 3. Kebutuhan anggota mungkin berbeda. 4. Pengkayaan kerja dan ini berarti peningkatan potensi untuk menghadapi tantangan dan mencapai prestasi 5. Membutuhkan penjelasan untuk mendapatkan parsepsi yang sama. 6. Tugas atau pekerjaan haruslah sangat berharga bagi setiap anggota 7. Rasa memiliki merupakan kata yang berkaitan dengan komitmen 169 8. Pemimpin harus memperhatiakan dengan seksama dan hati-hati kemungkian turunnya moral kerja 9. Pemimpin harus mempertimbangkan kepercayaan anggota tentang prestasi yang dapat mereka capai 10.Pemimpin dapat mengatasi dengan mengurangi kemungkinan resiko melalui perubahan tahap demi yahap sesuia dengan kemampuan anggota Gambar 7.2 Siklus kebutuhan perilaku KEBUTUHAN Untuk memuaskan Kebutuhan digambarkan dalam suatu TUJUAN KEINGINAN Perilaku yang diperlihatkan untuk kegiatan pencapaian PENDORONG 170 Pertanyaan : 1. Apa yang dimaksud dengan motivasi 2. Apa yang dimaksud dengan pengarahan 3. Mengapa pengarahan dan motivasi sangat diperlukan dalam organisasi 4. Bagaimana perilaku kepemimpinan yang dilakukan pada zaman Rasullulah kepada bawahannya 5. Apa yang dimaksud dengan kharakter, dan sebutkan dimensi kharakter yang dimiliki oleh manusian tersebut 6. Sebutkan surat dalam Al-Qur’an yang membahas tentang motivasi 7. Didalam memberikan pengarahan, seorang pemimpin harus terlebih dahulu mengetahui tipe-tipe dari para bawahannya, coba anda jelaskan maksud dari tipe karyawan 8. Unsur-unsur apa yang menyebabkan terjadinya motivasi 9. Apa yang dimaksud dengan human relation 10. Apa yang dimaksud dengan pendekatan human resburse management 11. Dalam memotivasi karyawan , seorang pemimpin harus bisa memandang karyawan dalam 6 faktor, sebutkan 12. Sebutkan 2 faktor motivasi, dan jelaskan 13. Apa yang dimaksud dengan Reinforcement theory, jelaskan 14. Jelaskan pandangan motivasi menurut Elton Mayor 15. Apa yang anda ketahui tentang teori X dan Y menurut Douglas Mc Gregor 16. Jelaskan tentang hierarki kebutuhan menurut maslow 17. Buatkan gambar siklus kebutuhan perilaku manusia 18. Apa yang dimaksud dengan Satisfiers 19. Menurut teori motivasi Herzberg manusia memiliki kebutuhan akan afiliasi, jelaskan maksud afiliasi tersebut 20. Jelaskan teori motivasi menurut Aldefer yang terkenal dengan istilah ERG. 171 172 BAB 8 PENGAWASAN ( CONTROLING) Tujuan Pembelajaran Setelah mengikuti perkuliahan ini mahasiswa diharapkan akan dapat menjelaskan pengertian / definisi tentang pengawasan / controling , tujuan, bentuk, elemen, fungsi dan prinsip pengawasan, macam dan jenis pengawasan, karakteristik pengawasan dan cara pengawasan yang baik dan langkah-langkahnya. 8.1 Pengertian P engawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifias yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan. Sedangkan fungsi pengawasan dalam manajemen adalah upaya sistematis dalam menetapkan standar kinerja dan berbagai tujuan yang direncanakan, mendesain sistem informasi umpan balik, membandingkan antara kinerja yang dicapai dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan apakah terdapat penyimpangan dan tingkat signifikansi dari setiap penyimpangan tersebut, dan mengambil tindakan yang diperlukan secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan. Pengawasan (Controlling) memiliki arti penemuan, penerapan cara dan alat untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan dan dapat mencapai tujuan yang diharapkan. Dengan adanya manajemen pengawasan (controlling) dimaksudkan untuk mengawasi kegiatan-kegiatan organisasi agar pelaksanaan kegiatan tersebut sejalan dengan tujuan yang ditetapkan. Sebagaimana disabdakan oleh Nabi Muhammad SAW dalam (HR. Tirmidzi: 2383). yang berbunyi: ‫ﺣﺎﺳﺒﻮﺍ ﺃﻧﻔﺴﻜﻢ ﻗﺒﻞ ﺃﻥ ﺑﺤﺎﺳﺒﻮﺍ ﻭﻧﻮﺍ ﺃﻋﻤﺎﻟﻜﻢ ﻗﺒﻞ ﺃﻥ ﺗﻮﺯﻥ‬ 172 ”Periksalah dirimu sebelum memeriksa orang lain. Lihatlah terlebih dahulu atas kerjamu sebelum melihat atas kerja orang lain” (HR. Tirmidzi: 2383). Dan dalam Al-Qur’an dikatakan dalam surat Al-Mujadalah (58): 7 yang artinya Tidakkah kamu perhatikan, bahwa sesungguhnya Allah mengetahui apa yang ada di langit dan di bumi? Tiada pembicaraan rahasia antara tiga orang, melainkan Dia-lah keempatnya. Dan tiada (pembicaraan antara) lima orang, melainkan Dia-lah keenamnya. Dan tiada (pula) pembicaraan antara jumlah yang kurang dari itu atau lebih banyak, melainkan Dia berada bersama mereka di manapun mereka berada. Kemudian Dia akan memberitahukan kepada mereka pada hari kiamat apa yang telah mereka kerjakan. Sesungguhnya Allah Maha mengetahui segala sesuatu. (Al-Mujadalah ( 58: 7 ) Selanjutnya Firman Allah dalam surat (33) Al Ahzab ayat 72 yang artinya : “ Sesungguhnya Kami telah mengemukakan amanat kepada langit, bumi dan gununggunung, lalu mereka enggan memikulnya dan takut menanggung resikonya, kemudian amanat itu dipikul oleh manusia. Sesungguhnya manusia itu amat zalim dan bodoh”. Firman Allah dalam surat (3) Al Imran : 161 “ Barang siapa berkhianat ( korupsi ), pada hari kiamat dia akan datang bersama sama apa yang dikorupsinya “. Secara singkat, dapat dikatakan bahwa fungsi pengawasan ini berusaha untuk menjamin kegiatan organisasi bergerak ke arah tujuannya. Dengan adanya fungsi pengawasan, dapat diketahui apakah pelaksanaan kegiatan berjalan sebagaimana semestinya atau terjadi kesalahan atau penyimpangan. Jika telah diketahui, tindakan lebih lanjut dapat dilaksanakan. Kemudian, dapat diusahakan untuk meningkatkannya dan jika terjadi kesalahan dapat dilakukan perbaikan. Controling merupakan salah satu fungsi manajemen yang harus dilaksanakan oleh seorang controller ( pengawas). Pengawasan dilakukan untuk menemukan dan mengoreksi adanya penyimpangan-penyimpangan dari hasil yang telah dicapai dibandingkan dengan rencana kerja yang telah ditetapkan, pada setiap tahap-tahap kegiatan perlu dilakukan pengawasan. Sebab apabila terjadi penyimpangan akan lebih cepat melakukan koreksi atau perbaikan. 173 Seorang controller ( pengawas ) harus menyelaraskan tingkat jaminan sumber daya dengan kebutuhan rencana-rencana yang pasti dengan proses mencatat atau dengan pengendalian perkembangan ke arah tujuan pokok dan sasaran serta metode pencapaiannya yang memungkinkan seorang pengawas melihat lebih awal adanya penyimpangan. Oleh karena itu, pengawasan berkaitan erat dengan perencanaan. Pengawasan ( Controlling ) dapat diartikan secara negatif, positif, dan dalam arti luas. Dalam arti negatif pengawasan dapat diartikan sebagai tindakan mencari-cari kesalahan kemudian memberikan sanksi, dan melakukan larangan-larangan. Dalam arti positif pengawasan ialah tindakan-tindakan agar organisasi atau perusahaan berjalan terarah, tidak terjadi kesalahan-kesalahan, penyimpangan atau kebocoran di segala bidang. Sedangkan dalam arti luas, pengawasan adalah aktifitas controller untuk melakukan pengamatan, penelitian dan penilaian dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi atau perusahaan yang sedang atau telah berjalan untuk mencapain tujuan yang telah ditetapkan. Adapun pengertian pengawasan menurut beberapa pakar ekonomi, antara lain : 1. Earl P Strong : Pengawasan adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, agar sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana. 2. Haroold Koontz : Pengawasan adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaah dapat terselenggara. 3. G. R. Terry : Pengawasan dapat dirumuskan sebagai proses penentuan apa yang harus dicapai yaitu, standar apa yang sedang dijalankan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan bila perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana yaitu selaras dengan standar. 4. Robert J. Mockler (the management control process): Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang system informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan. 5. Winardi : Pengawasan adalah semua aktivitas yang dilaksanakan oleh pihak manajer dalam upaya memastikan bahwa hasil aktual sesuai dengan hasil yang direncanakan”. 174 6. Basu Swasta : Pengawasan merupakan fungsi yang menjamin bahwa kegiatan-kegiatan dapat memberikan hasil seperti yang diinginkan. 7. Komaruddin : Pengawasan adalah berhubungan dengan perbandingan antara pelaksana aktual rencana, dan awal Untuk langkah perbaikan terhadap penyimpangan dan rencana yang berarti”. Jadi pengawasan ( controlling ) adalah proses untuk menjamin bahwa tujuan dari organisasi dan manajemen tercapai,atau dapat diartikan bahwa Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut. Controlling is the process of measuring performance and taking action to ensure desired results. Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan . The process of ensuring that actual activities conform the planned activities. Pengawasan adalah suatu upaya yang sistematik untuk menetapkan kinerja standar pada perencanaan untuk merancang sistem umpan balik informasi, untuk membandingkan kinerja aktual dengan standar yang telah ditentukan, untuk menetapkan apakah telah terjadi suatu penyimpangan tersebut, serta untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan atau pemerintahan telah digunakan seefektif dan seefisien mungkin guna mencapai tujuan perusahaan atau pemerintahan. Dari beberapa pendapat tersebut diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa pengawasan merupakan hal penting dalam menjalankan suatu perencanaan. Dengan adanya pengawasan maka perencanaan yang diharapkan oleh manajemen dapat terpenuhi dan berjalan dengan baik. Pengawasan pada dasarnya diarahkan sepenuhnya untuk menghindari adanya kemungkinan penyelewengan atau penyimpangan atas tujuan yang akan dicapai. melalui pengawasan diharapkan dapat membantu melaksanakan kebijakan yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan secara efektif dan efisien. Bahkan, melalui pengawasan tercipta suatu aktivitas yang berkaitan erat dengan penentuan atau evaluasi mengenai sejauhmana pelaksanaan kerja sudah dilaksanakan. Pengawasan juga dapat mendeteksi sejauhmana kebijakan pimpinan dijalankan penyimpangan yang terjadi dalam pelaksanaan kerja tersebut. 175 dan sampai sejauhmana Tipe-tipe pengawasan : 1. Pengawasan pendahuluan (feed forward control), mendeteksi masalah-masalah dan mengambil tindakan yang diperlukan sebelum suatu masalah terjadi. 2. Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan (concurrent control), tujuannya untuk menjamin ketepatan pelaksanaan suatu kegiatan. 3. Pengawasan umpan balik (feed back control), mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan. Tahap-tahap dalam proses pengawasan : 1. Penetapan standar. 2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan 3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan 4. Pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan 5. Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan. Berbagai teknik dan metoda pengawasan : 1. Non kuantitatif : pengamatan, inspeksi teratur dan langsung, pelaporan lisan dan tertulis, evaluasi pelaksanaan dan diskusi antara manajer dan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan. 2. Kuantitatif : Anggaran, Audit, Analisa break-even, Analisa Rasio dan teknik lain seperti : PERT (Program Evaluation and Review Technique) dan CPM (Critical Path Method). 8.2 Pengawasan M engapa pengawasan diperlukan ? Salah satu alasan pengawasan diperlukan adalah karena rencana yang paling baik sekalipun dapat menyimpang. Alasan yang lain : 1. Menciptakan mutu yang lebih baik  Total Quality Management (TQM) 2. Untuk menghadapi perubahan 3. Menciptakan siklus yang lebih cepat 176 4. Untuk menambah nilai pada produk atau jasa perusahaan 5. Untuk mempermudah delegasi dan kerja tim. Konsep pengawasan sebenarnya menunjukkan pengawasan merupakan bagian dari fungsi manajemen, di mana pengawasan dianggap sebagai bentuk pemeriksaan atau pengontrolan dari pihak yang lebih atas kepada pihak di bawahnya.” Dalam ilmu manajemen, pengawasan ditempatkan sebagai tahapan terakhir dari fungsi manajemen. Dari segi manajerial, pengawasan mengandung arti sebagai berikut: “pengamatan atas pelaksanaan seluruh kegiatan unit organisasi yang diperiksa untuk menjamin agar seluruh pekerjaan yang sedang dilaksanakan sesuai dengan rencana dan peraturan yang telah ditetapkan.” atau “suatu usaha agar suatu pekerjaan dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan, dan dengan adanya pengawasan dapat memperkecil timbulnya permasalahan atau hambatan, sedangkan hambatan yang telah terjadi dapat segera diketahui sedini mungkin yang kemudian dapat dilakukan tindakan untuk perbaikannya.” Sementara itu, dari segi hukum administrasi negara, pengawasan dimaknai sebagai : “proses kegiatan yang membandingkan apa yang dijalankan, dilaksanakan, atau diselenggarakan itu dengan apa yang dikehendaki, direncanakan, atau diperintahkan.” Hasil pengawasan ini harus dapat menunjukkan sampai di mana terdapat kecocokan dan ketidakcocokan dan menemukan penyebab ketidakcocokan yang muncul. Dalam konteks membangun manajemen pemerintahan publik yang bercirikan good governance (tata kelola pemerintahan yang baik), pengawasan merupakan aspek penting untuk menjaga fungsi pemerintahan berjalan sebagaimana mestinya. Dalam konteks ini, pengawasan menjadi sama pentingnya dengan penerapan good governance itu sendiri. 8.3 Tujuan Pengawasan S esuai dengan pengertian pengawasan dalam arti luas, maka pengawasan bertujuan : 1. Menemukan dan menghilangkan kemacetan yang mungkin timbul. 2. Melakukan pencegahan dan perbaikan kesalahan yang ada. 177 3. Mencegah penyimpangan 4. Mengadakan koreksi apakah hasil sesuai rencana, 5. Memperoleh efisiensi dan efektifitas. 6. Mendidik pegawai dan mempertebal rasa tanggung jawab. Dalam kenyataannya pengawasan tidak hanya dilakukan bagi para pekerja di perusahaan, namun mencakup hampir semua bidang dalam perusahaan. Secara singkat pengawasan dapat dilakukan pada bidang : 1 Produksi Di bidang ini pengawasan dimulai saat menerima pesanan dari pembeli, kemudian melakukan pembelian bahan sampai dengan produk selesai dibuat. Hal ini meliputi pula pengawasan persediaan barang dan pengawasan kualitas serta kuantitas produk. 2 Pemasaran Tugas bagian ini dimulai saat produk akan dikirim ke pasar atau konsumen. Oleh karena itu biasanya pengawasan berawal dari sini, tetapi adakalanya bagi perusahaan yang cukup besar sebelumnya sudah dimulai dengan riset dan mengumpulkan informasi dari pasar. 3 Keuangan Bidang ini harus ditangani dengan cepat, tepat, dan akurat. Pengolahan dan pengawasan yang kurang teliti akan berakibat terjerumusnya perusahaan di dalam masalah keuangan yang bertujuan agar perusahaan dapat menekan biaya-biaya yang digunakan. 4 Personalia Bidang ini merupakan factor penting yang akan ikut menentukan tercapainya tujuan suatu organisasi sehingga perlu mendapatkan perhatian yang serius. Tugas dari bidang ini adalah mengatur, membina, menggerakkan, mengarahkan, serta mengembangkan pegawai agar mampu menyelesaikan tugas-tugasnya secara efektif dan efisien guna menunjang tercapainya tujuan perusahaan atau organisasi. 5 Administrasi (Perkantoran) Bidang ini merupakan penerapan fungsi manajemen dibidang perkantoran, yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan kantor agar tujuan perusahaan dapat tercapai dan karyawan merasa puas. 178 8.4 Bentuk-bentuk Pengawasan P engawasan dapat terbagi dalam beberapa bentuk diantaranya 1. Pengawasan Pendahulu (fee forward control, steering controls) Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan memungkinkan perbaikan atau koreksi dilakukan sebelum kegiatan selesai dilaksanakan. Pengawasan ini akan efektif bila manajer dapat menemukan informasi yang akurat dan tepat serta waktu yang digunakan untuk perubahan yang terjadi atau berkembangannya tujuan perusahaan. Pengawasan Pendahuluan menghilangkan penyimpangan penting pada kerja yang diinginkan yang dihasilkan sebelum penyimpangan tersebut terjadi. Pengawasan Pendahuluan mencakup semua upaya manajerial guna memperbesar kemungkinan bahwa hasil-hasil aktual akan berdekatan hasilnya dibandingkan dengan hasil-hasil yang telah direncanakan sebelumnya oleh pimpinan perusahaan. Memusatkan perhatian pada masalah mencegah timbulnya deviasi-deviasi pada kualitas serta kuantitas sumber-sumber daya yang digunakan pada organisasiorganisasi. Sumber-sumber daya ini harus memenuhi syarat-syarat pekerjaan yang ditetapkan oleh struktur / pimpinan organisasi atau perusahaan yang bersangkutan. Dengan ini, manajemen menciptakan kebijaksanaan-kebijaksanaan, prosedurprosedur dan aturan-aturan yang ditujukan pada hilangnya perilaku yang menyebabkan hasil kerja yang tidak diinginkan di masa depan. Dipandang dari sudut prespektif , maka kebijaksanaan-kebijaksanaan yang ada merupakan pedomanpedoman yang baik untuk melakukan suatu tindakan dimasa yang akan datang. Pengawasan pendahuluan meliputi Pengawasan pada sumber daya manusia, Pengawasan pada bahan-bahan baku / bahan pokok, Pengawasan pada modal awal yang tersedia dan Pengawasan pendahuluan sumber-sumber daya financial lainnya. 2. Pengawasan Concurrent (concurrent control) Yaitu pengawasan “Ya - Tidak”, dimana suatu aspek dari prosedur harus memenuhi syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan. Pengawasan yang terjadi ketika pekerjaan dilaksanakan. Memonitor pekerjaan yang berlangsung guna memastikan bahwa sasaran-sasaran 179 telah dicapai. Concurrent control terutama terdiri dari tindakan-tindakan para supervisor yang mengarahkan pekerjaan kepada para bawahan-bawahan mereka. Direction berhubungan dengan tindakan-tindakan para manajer sewaktu mereka berupaya untuk mengajarkan para bawahan mereka bagaimana cara penerapan metode-metode serta prosedur-prsedur yang tepat, dan mengawasi pekerjaan mereka agar pekerjaan dilaksanakan sebagaimana mestinya. 3. Pengawasan Umpan Balik (feedback control, past-action controls) Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar. Pengawasan yang dipusatkan pada kinerja organisasional dimasa lalu. Tindakan korektif ditujukan ke arah proses pembelian sumber daya atau operasi-operasi aktual. Sifat dari metode-metode pengawasan feed back (umpan balik) adalah bahwa organisasi atau perusahaan lebih memusatkan perhatian pada hasil-hasil historikal, sebagai landasan untuk mengoreksi tindakan-tindakan masa mendatang. Adapun sejumlah metode pengawasan feed back yang banyak dilakukan oleh dunia bisnis diantaranya yaitu: • Analysis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis) • Analisis Biaya Standar (Standard Cost Analysis) • Pengawasan Kualitas (Quality Control) • Evaluasi Hasil Pekerjaan Pekerja (Employee Performance Evaluation) 8.5 Elemen Pengawasan E sensi kontrol terletak pada pengawasan langkah-langkah yang ada dikaitkan dengan hasil yang diinginkan yang ditentukan di dalam proses perencanaan. Elemen- elemen esensial dalam tiap sistem kontrol adalah : 1. Tujuan yang ditentukan sebelumnya, demikian juga rencana, kebijaksanaan, standar, norma, aturan keputusan, kriteria, atau tolak ukur. 2. Alat pengukur untuk kegiatan yang sedang berjalan (bila mungkin secara kuantitatif). 3. Alat untuk pembanding kegiatan yang sedang berjalan dengan kriteria. 180 4. Beberapa sarana koreksi atas kegiatan yang sudah berjalan seperti untuk mencapai hasil yang diinginkan. Elemen pertama dari suatu sistem melibatkan jawaban atas pertanyaan: kira-kira hasilnya akan bagaimana?. Elemen ini menuntut perhatian akan masa yang akan datang atas apa yang diinginkan dan apa yang diharapkan. Usaha untuk meramalkan kejadian yang akan datang merupakan dasar untuk menafsirkan kejadian yang aktual sedang berjalan. Ramalan yang lemah sekalipun, merupakan kerangka kerja untuk lebih baik memahami pengalaman. Kriteria yang ditentukan sebelumnya dapat diterapkan dengan bebas. Tujuannya bisa dinilai oleh orang lain, baik atau tidak baik. Elemen kedua dalam sistem kontrol ialah pengukuran prestasi aktual. Langkah ini pada umumnya menuntut perhatian khusus dan pengeluaran, karena pencatatan dan laporanlaporan haruslah disusun untuk menyampaikan informasi dalam bentuk yang cocok untuk sistem kontrol. Pengukuran-pengukuran prestasi aktual harus dalam unit sama dengan yang ditentukan kriteria sebelumnya. Pelaporan prestasi aktual yang benar menaikkan nilai sistem kontrol. Perbaikan- perbaikan dalam pemprosesan data yang baru ini meningkatkan kecepatan pelaporan data-data tersebut. Elemen ketiga sistem kontrol melibatkan studi pertautan. Teknik tersebut seperti ratio, kecenderungan, ekuasi matematis, dan peta-peta membantu mengartikan pengukuranpengukuran prestasi aktual dengan menunjukan hubungan antara pengalaman aktual atas kriteria yang ditetapkan terdahulu. Gunanya pembandingan prestasi yang lalu dengan prestasi yang sudah direncanakan ialah tidak hanya untuk mengetahui apabila ada kesalahan tetapi juga untuk memungkinkan manajer meramalkan problem di masa datang. Suatu sistem kontrol yang baik akan memberikan informasi secepatnya sehingga hambatan-hambatan dapat dicegah. Elemen keempat suatu sistem kontrol ialah tahap membuat koreksi. Elemen keempat ini melibatkan suatu keputusan untuk tidak melakukan kegiatan apapun apabila prestasi “tidak terkontrol”. Dua tipe dasar kekeliruan yang menghinggapi manajer dalam mengambil tindakan korektif ialah : 1. Mengambil tindakan justru ketika tidak diperlukan. 2. Salah mengambil langkah justru ketika langkah korektif diperlukan. 181 Suatu sistem kontrol yang baik harus memberikan beberapa dasar yang membantu manajer mengestimasikan resiko-resikonya sehubungan dengan tipe-tipe kekeliruan di atas. Sudah barang tentu, tes akhir suatu sistem kontrol ialah tindakan korektifnya jatuh pada waktu yang tepat. 8.6 Fungsi Pengawasan F ungsi pengawasan dimaksudkan untuk mengawasi kegiatan-kegiatan organisasi agar pelaksanaan kegiatan tersebut sejalan dengan tujuan yang ditetapkan. Begitu pula dengan seluruh unsur yang ada didalamnya agar saling mendukung dan bekerja bersamasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, Secara singkat, dapat dikatakan bahwa fungsi ini berusaha untuk menjamin kegiatan organisasi bergerak ke arah tujuannya. Fungsi pengawasan meliputi beberapa tindakan, antara lain : 1. Menetapkan standar prestasi. 2. Mengukur prestasi yang sedang berjalan dan membandingkannya dengan standar yang telah ditetapkan. 3. Mengambil tindakan untuk memperbaiki prestasi yang tidak sesuai dengan standar. Pengawasan merupakan suatu proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Pengawasan manajemen adalah usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, membandingkan kegiatan nyata dengan tujuan perencanaan, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyipangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dan menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisiensi dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan. Dengan demikian ada tiga tipe pengawasan yang harus dilakukan oleh pimpinan berdasarkan proses kegiatan yaitu : 1 Pengawasan Pendahuluan (Feed forward Control’s) Dirancang untuk mengantisipasi adanya penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan. 2 Pengawasan Berjalan (Concurrent Control’s) 182 Pengawasan yang dilakukan bersama dengan pelaksanaan kegiatan Merupakan proses di mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan - kegiatan bisa dilanjutkan, untuk menjadi semacam peralatan "double check" yang telah menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan. 3 Pengawasan Umpan Balik (Postaction Control’s) Pengawasan ini adalah untuk memastikan bahwa output yang dihasilkan sesuai dengan standar dengan kata lain sebagai pengukur hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan. Dari 3 tipe pengawasan diatas pimpinan perusahaan juga perlu untuk mengetahui tahapan – tahapan dalam proses pengawasan antara lain : 1. Penetapan standard kegiatan 2. Penentuan pengukuran kegiatan 3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata 4. Membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan. 5. Mengambil tindakan pengoreksian bila dianggap perlu 8.7 Prinsip Pengawasan B eberapa ide dasar tertentu dalam pengawasan yang sangat berguna dalam pengembangan sistem pengawasan perusahaan yang sering kita sebut prinsip- prinsip kontrol yaitu terdiri dari : 1 Titik Kontrol Strategis (Strategic Point Control) Kontrol terbaik hanya bisa diperoleh apabila titik-titik kritis, titik kunci, dan titik batas dapat diidentifisir dan perhatian khusus diarahkan pada penyesuaian titik-titik tersebut. Usaha mengontrol semua titik cenderung akan menambah usaha sia-sia saja dan mengurangi perhatian atas problem-problem penting. Kontrol yang baik tidak berarti kontrol yang maksimum, karena kontrol itu mahal. 2 Umpan Balik (Feedback) 183 Umpan balik adalah proses penyesuaian kegiatan yang akan datang atas dasar informasi prestasi. Manajemen banyak menggunakan prinsip umpan balik di bidang-bidang yang pada permulaan nampaknya tidak berhubungan. 3 Kontrol yang Fleksibel (Flexible Control) Setiap sistem kkontrol harus peka terhadap perubahan kondisi. Seringkali sistem kontrol menuntut penyesuaian diri dengan perkembangan-perkembangan baru, termasuk kegagalan dari sistem kontrol itu sendiri. 4 Kesesuaian Organisasi (Organizational Suitability) Kontrol harus terpola untuk keperluan organisasi. Arus informasi mengenai prestasi yang sedang berjalan harus sesuai dengan struktur organisasi. Untuk dapatnya mengontrol keseluruhan kegiatan / operasi, seorang atasan harus menemukan suatu pola yang akan memberikan kontrol terhadap semua bagian. 5 Kontrol Diri (Self Control) Unit-unit dapat direncanakan untuk mengontrol diri sendiri. Apabila suatu department dapat mempunyai tujuan masing-masing serta system kontrolnya, control yang mendetail dapat ditangani didalam department itu sendiri. 6 Kontrol Langsung (Direct Control) Setiap sistem kontrol harus didesain untuk memelihara kontak langsung antara pengontrol dan yang dikontrol. Meskipun telah tersedia sejumlah sistem kontrol yang dilaksanakan oleh spesialis-spesialis, supervisor pada tingkat pertama masih diperlukan karena mengenal langsung prestasinya. 7 Faktor Manusia (Human Factor) Tiap sistem kontrol yang menyangkut orang berkaitan dengan cara-cara psikologis bagaimana orang itu memandang suatu sistem. Suatu sistem kontrol yang disusun dengan desain rapi kemungkinan akan gagal karena manusianya tidak menguntungkan untuk sistem itu. 8.8 Macam dan jenis Pengawasan A da beberapa macam pengawasan ditinjau dari beberapa segi antara lain: 1 Menurut Ruang Lingkupnya 184 1. Pengawasan Administrasi yaitu pengawasan yang meliputi seluruh aktifitas organisasi atau perusahaan. 2. Pengawasan Manajerial yaitu pengawasan yang bersifat khusus yang berlaku hanya untuk suatu bagian atau unit tertentu saja. 2 Menurut Obyek Pengawasan 1. Pengawasan keuangan 2. Pengawasan kepegawaian 3. Pengawasan pemasarann 4. Pengawasan produksi 5. Pengawasan kualitas 6. Pengawasan persediaan 3 Menurut Pihak yang Mengawasi a. Internal control atau pengawasan intern adalah pengawasan yang dilakukan oleh orang atau badan yang ada di dalam lingkungan unit organisasi yang bersangkutan atau perusahaan itu sendiri. Pengawasan dalam bentuk ini dapat dilakukan dengan cara pengawasan atasan langsung atau pengawasan yang melekat (built in control) b. External control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh aparat pengawasan dari luar organisasi atau perusahaan. c. Direct Control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan yang bersangkutan ( pengawasan langsung ). d. Indirect Control, yaitu pengawasan yang dilakukan bukan oleh atasan langsung, misalnya pengawasan oleh kepala biro, atau kepala bagian ( pengawasan tidak langsung). e. Formal Control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh masyarakat ( sosial control),misalnya oleh berbagai media. 4 Menurut Waktu a. Preventif Control, yaitu pengawasan yang bersifat pencegahan sebelum terjadinya kesalahan atau penyimpangan. Pengawasan preventif lebih dimaksudkan sebagai, “pengawasan yang dilakukan terhadap suatu kegiatan sebelum kegiatan itu dilaksanakan, sehingga dapat mencegah terjadinya penyimpangan.” Lazimnya, pengawasan ini dilakukan dengan maksud untuk menghindari adanya penyimpangan pelaksanaan keuangan yang akan membebankan dan merugikan perusahaan lebih 185 besar. Di sisi lain, pengawasan ini juga dimaksudkan agar sistem pelaksanaan anggaran dapat berjalan sebagaimana yang dikehendaki. b. Reprensif Control, yaitu pengawasan setelah terjadinya penyimpangan atau kesalahan. Pengawasan preventif akan lebih bermanfaat dan bermakna jika dilakukan oleh atasan langsung, sehingga penyimpangan yang kemungkinan dilakukan akan terdeteksi lebih awal. Di sisi lain, pengawasan represif adalah “pengawasan yang dilakukan terhadap suatu kegiatan setelah kegiatan itu dilakukan.” Pengawasan model ini lazimnya dilakukan pada akhir tahun anggaran, di mana anggaran yang telah ditentukan kemudian disampaikan laporannya. Setelah itu, dilakukan pemeriksaan dan pengawasannya untuk mengetahui kemungkinan terjadinya penyimpangan. Selain macam pengawasan di atas ada beberapa jenis dari pengawasan, diantaranya : a. Pengawasan Kemudi (Steering Control) atau disebut pula pengawasan umpan maju (feed forward control), pengawasan ini dirancang untuk mendeteksi adanya penyimpangan dari tujuan yang telah ditetapkan dan memperbolehkan mengambil tindakan koreksi sebelum kegiatan selesai dikerjakan. b. Pengawasan Skrening (Screening Control), bisa disebut pengawasan ya atau tidak (yes or no control). Tipe pengawasan ini merupakan proses yang terlebih dahulu menyetujui aspek tertentu dari sebuah prosedur, atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan dilanjutkan. Disini segi keamanan merupakan faktor kunci dan bahkan dapat memberikan keamanan ekstra kepada manajer. c. Pengawasan Purnakarya (Post Action Control) atau disebut pengawasan umpan balik (Feed Back Control), jenis pengawasan ini mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan. 8.9 Aspek Penting Pengawasan T erdapat beberapa alasan akan pentingnya pengawasan di dalam setiap organisasi : a. Adanya perubahan di lingkungan organisasi Menyebabkan fungsi pengawasan harus dilaksanakan agar dampak dari perubahanperubahan tersebut segera dapat dideteksi sehingga manajemen akan mampu menghadapi 186 tantangan dan peluang yang disebabkan oleh perubahan itu. Misalnya timbulnya perubahan teknologi, adanya pesaing-pesaing baru yang muncul. b. Organisasi menjadi semakin kompleks Pada umumnya organisasi saat ini cenderung bercorak desentralisasi, maka kegiatan perusahaan menjadi terpisah-pisah secara geografis, lebih luas dan kompleks. Demikian juga jika banyak dipakai penyalur dalam penjualan produk, maka untuk menjaga kualitas dan profitabilitas, perlu system pengawasan yang lebih teliti. c. Timbulnya kesalahan-kesalahan dalam bekerja Untuk mendeteksi adanya kesalahan yang mungkin diperbuat oleh pelaku organisasi, maka digunakan fungsi pengawasan, semakin jarang pekerja melakukan kesalahan, semakin sederhana manajemen melakukan fungsi pengawasan. dan untuk menghindari apabila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer akan dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis. d. Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang Mengimplementasikan sistem pengawasan merupakan cara yang tepat untuk memeriksa pelaksanaan tugas-tugas pekerja yang telah didelegasikan. Namun demikian, manajer harus dapat menjaga keseimbangan antara pengawasan dengan kebebasan pribadi dari pekerja supaya tidak mematikan kreatifitas. e. Komunikasi Komunikasi sangat penting didalam mendapatkan informasi tentang kegiatan yang dilakukan oleh bawahannya dan sejauhmana pemahaman mereka tentang aturan dan system yang dibuat oleh perusahaan sehingga akan mempermudah kita melakukan pengawasan karena sudah mendapatkan input dari orang-orang yang berada di perusahaan. f. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi Dengan dilakukannnya pengawasan sedini mungkin maka informasi dapat kita terima sejak dari awal kegiatan dilaksanakan sehingga apabila terjadi permasalahan maka informasi dapat cepat diterima oleh pimpinan dan dapat dilakukan tindakan koreksi sedini mungkin. Dan sebagai langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan. 187 8.10 Asas-asas Pengawasan H arold Kontz dan Cyril O Donnel menetapkan asas pengawasan sebagai berikut: 1. Asas tercapainya tujuan (Principle of assurance of objective). Pengawasan harus ditujukan ke arah tercapainya tujuan, yaitu dengan mengadakan perbaikan (koreksi) untuk menghindarkan penyimpangan-penyimpangan / deviasi dari perencanaan. 2. Asas efisiensi dan pengawasan (Principle of efficiency and control). Pengawasan itu efisien bila dapat menghindarkan deviasi dari perencanaan, sehingga tidak menimbulkan hal-hal lain di luar dugaan. 3. Asas tanggung jawab pengawasan (Principle of control responsibility). Pengawasan hanya dapat dilaksanakan apabila manajer bertanggungjawab penuh terhadap pelaksanaan rencana. 4. Asas pengawasan terhadap masa depan (Principle of future control). Pengawasan yang efektif harus ditujukan ke arah pencegahan penyimpangan perencanan yang akan terjadi baik pada waktu sekarang maupun masa yang akan datang. 5. Asas pengawasan langsung (Principle of direct control). Teknik kontrol yang paling efektif ialah mengusahakan adanya manajer yang berkualitas baik. Pengawasan itu dilakukan manajer atas dasar bahwa manusia itu sering berbuat salah. Cara yang paling tepat demi pelaksanaan yang sesuai dengan perencanaan ialah mengusahakan agar petugas memiliki kualitas yang baik. 6. Asas refleksi perencanaan (Principle of replection of plans). Pengawasan harus disusun dengan baik, sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan perencanaan. 7. Asas penyesuaian dengan organisasi (Principle of organizational suitability). Pengawasan harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi. Manajer dan bawahannya merupakan sarana untuk melaksanakan rencana. Dengan demikian pengawasan yang efektif harus disesuaikan dengan besarnya wewenang manajer, sehingga mencerminkan struktur organisasi. 8. Asas pengawasan individual (Principle of individuality of control). Pengawasan dan teknik pengawasan harus sesuai dengan kebutuhan manajer, teknik kontrol harus ditujukan terhadap kebutuhan-kebutuhan akan informasi setiap manajer, ruang lingkup 188 informasi yang dibutuhkan itu berbeda satu sama lain, tergantung tingkat dan tugas manajer. 9. Asas standar (Principle of standard). Kontrol yang efektif dan efisien memerlukan standar yang tepat, yang berguna sebagai tolok ukur pelaksanaan dan tujuan yang akan dicapai. 10. Asas pengawasan terhadap strategis (Principle of strategic point control). Pengawasan yang efektif dan efisien memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktorfaktor yang strategis dalam perusahaan. 11. Asas kekecualian (The exception principle). Efisiensi dalam kontrol membutuhkan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor kekecualian. Kekecualian ini dapat terjadi dalam keadaan tertentu ketika situasi berubah atau tidak sama. 12. Asas pengendalian pleksibel (Principle of flexibility of control). Pengawasan harus luwes untuk menghindarkan kegagalan pelaksanaan rencana. 13. Asas Peninjauan Kembali (Principle of review). Sistem kontrol harus ditinjau berkalikali, agar sistem yang digunakan berguna untuk mencapai tujuan. 14. Asas tindakan (Principle of action). Pengawasan dapat dilakukan apabila ada ukuranukuran untuk mengoreksi penyimpangan-penyimpangan rencana, organisasi, staffing dan directing. 8.11 Sifat dan waktu Pengawasan S ifat dan waktu pengawasan/ control dibedakan atas : 1. Preventif Control Pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dikerjakan dengan maksud supaya tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan. Hal ini bisa dilakukan dengan menggunakan beberapa cara, yaitu : a. Membuat peraturan-peraturan yang berhubungan dengan tata cara suatu kegiatan atau dibuat tata tertib. b. Membuat pedoman – pedoman kerja. c. Menetapkan sanksi – sanksi terhadap pembuat kesalahan. d. Menentukan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab. e. Mengorganisasikan segala macam kegiatan. 189 f. Menentukan system koordinasi pelaporan dan pemeriksaan 2 Represive Control Pengawasan yang dilakukan setelah terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan kegiatan, agar tidak terjadi pengulangan kesalahan, sehingga sasaran dapat tercapai. Hal ini bisa dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut : a. Membandingkan antara hasil-hasil kegiatan dengan rencana yang telah ditentukan. b. Mencari penyebab-penyebab terjadinya penyimpangan dan mencari solusinya. c. Memberikan penilaian terhadap hasil kegiatan, termasuk kegiatan para penanggungjawabnya. d. Melaksanakan sanksi yang telah ditentukan terhadap pembuat kesalahan. e. Menilai kembali prosedur-prosedur yang telah ditentukan. f. Mengecek kebenaran laporan yang dibuat para petugas pelaksana. 3 Pengawasan yang dilakukan di tengah proses penyimpangan terjadi. Pengawasan ini dilakukan di tengah proses penyimpangan yang terjadi untuk menghindarkan kegagalan pelaksanaan rencana. 4 Pengawasan berkala Pengawasan berkala yaitu pengawasan yang dilakukan secara berkala sebulan sekali atau satu kuartal sekali atau satu tahun sekali. 5 Pengawasan mendadak Pengawasan mendadak ialah pengawasan yang dilakukan secara mendadak tanpa ada pemberitahuan terlebih dahulu. 8.12 Karakteristik Pengawasan A dapun Karakteristik Sistem Pengawasan yang Efektif 1. Akurat ; setiap data harus akurat, jika tidak mengakibatkan organisasi tidak tepat dalam mengambil keputusan untuk mengoreksi suatu penyimpangan. 190 2. Tepat waktu ; informasi segera dikumpulkan, diarahkan dan dievaluasi jika hendak diambil tindakan yang tepat pada waktunya untuk perbaikan. 3. Obyektif dan Komprehensif ; informasi dalam sistem pengawasan harus dapat dipahami dan dianggap obyektif oleh individu yang menggunakannya. 4. Dipusatkan pada titik pengawasan strategis ; sistem pengawasan sebaiknya dipusatkan pada daerah yang paling banyak kemungkinan akan terjadi penyimpangan dari standar. 5. Ekonomis ; biaya untuk implementasi sistem sebaiknya lebih kecil daripada keuntungan yang diperoleh dari sistem itu. 6. Fleksibel ; sistem harus fleksibel agar organisasi lebih mudah bertindak untuk mengatasi perubahan yang kurang menguntungkan atau memanfaatkan kesempatan-kesempatan baru. 7. Dapat diterima oleh seluruh anggota organisasi ; idealnya jika sistem tersebut dapat menghasilkan prestasi yang tinggi diantara para anggota organisasi dengan membangkitkan perasaan bahwa mereka memiliki otonomi, tanggung jawab dan kesempatan untuk mencapai tujuan. 8. Dapat diorganisasikan dengan arus pekerjaan organisasi. Hal ini disebabkan oleh: - Setiap langkah dalam proses pekerjaan dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan seluruh operasi. - Informasi pengawasan harus sampai kepada orang yang memerlukannya. 8.13 Cara Pengawasan yang baik B Eberapa cara – cara Pengawasan yang baik 1. Pengawasan harus mendukung sifat atau kebutuhan dari kegiatan. Untuk masing-masing kegiatan cara pengawasannya pun berbeda – beda, antara organisasi kecil dan besar juga berbeda. 2. Pengawasan harus segera melaporkan setiap ada penyimpangan, jika ada penyimpangan yang terlambat diatasi maka hal itu akan menjadi parah dan memperumit tindakan korektif yang akan dilakukan. 191 3. Pengawasan harus berorientasi jauh ke depan. Manajemen perlu membuat perkiraan situasi yang mungkin akan terjadi pada organisasi di masa depan. 4. Pengawasan harus akurat dan obyektif. Agar pengawasan menjadi obyektif, maka mutlak diperlukan suatu ukuran sebagi pedoman pelaksanaannya. 5. Pengawasan harus fleksibel. Dalam melakukan pengawasan, perlu dicari alternatifalternatif rencana untuk situasi yang memungkinkan. 6. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi. Jika satu bagian membuat kekeliruan, maka hal itu harus diatasi bersama- sama dengan kegiatan lain yang merupakan satu kesatuan organisasi. 8.14 Langkah-langkah Pengawasan B eberapa langkah-langkah dan Proses Pengawasan 1. Menetapkan standard and metode untuk mengukur prestasi. Misalkan beberapa target yang harus dicapai/ beberapa jumlah produksi yang harus dicapai. Beberapa bentuk standart yang umum dilaksanakan oleh organisasi yaitu : a. Standart fisik b. Standart Moneter c. Standart Waktu 2. Mengukur prestasi kerja, hal ini merupakan proses yang berkesinambungan dan berulangulang yang frekuensinya tergantung pada jenis aktiitasnya, sebaiknya dilakukan dengan segera agar waktunya tidak terlalu panjang. 3. Menentukan apakah prestasi kerja memenuhi standar atau tidak atau sering disebut Tahapan dalam Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan, yang dapat digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat. 4. Merupakan kelanjutan dari kedua langkah terdahulu yaitu membandingkan antara langkah pertama dan langkah kedua. Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan merupakan proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas pengamatan, laporan, metode, pengujian, dan sampel dari kegiatan yang telah dijalankan oleh perusahaan. 192 5. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer. . 6. Mengambil tindakan korektif, apabila tidak ada penyimpangan pada langkah pertama dan kedua maka manajemen tidak perlu melakukan tindakan apa-apa. Tapi jika sebaliknya, maka manajemen perlu melakukan tindakan korektif. Tindakan ini dapat berupa perubahan aktifitas organisasi atau pada standar kerja yang telah ditetapkan semula. 8.15 Pendapat Ahli B eberapa pendapat para pakar manajemen tentang langkah-langkah yang harus dilakukan dalam melakukan Pengawasan diantaranya 1. Menurut Kadarman (2001, hal. 161) langkah-langkah proses pengawasan yaitu: a. Menetapkan Standar,karena perencanaan merupakan tolak ukur untuk merancang pengawasan, maka secara logis hal irri berarti bahwa langkah pertama dalam proses pengawasan adalah menyusun rencana. Perencanaan yang dimaksud disini adalah menentukan standar. b. Mengukur Kinerja, mengukur atau mengevaluasi kinerja yang dicapai oleh organisasi atau perusahaan terhadap standar yang telah ditentukan. c. Memperbaiki Penyimpangan, proses pengawasan tidak lengkap jika tidak ada tindakan perbaikan terhadap penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. 2. Menurut G. R. Terry dalam Sukama (1992, hal. 116) bahwa dalam pelaksanaan proses pengawasan yang dilaksanakan oleh organisasi atau perusahaan terbagi atas 4 tahapan, yaitu: 1. Menentukan standar atau dasar bagi pengawasan. 2. Mengukur pelaksanaan 3. Membandingkan pelaksanaan dengan standar dan temukanlah perbedaan jika ada. 4. Memperbaiki penyimpangan dengan cara-cara tindakan yang tepat. 193 Menurut Terry (dalam Winardi, 1986:397) bahwa pengawasan terdiri dari pada suatu proses yang dibentuk oleh tiga macam langkah-langkah yang bersifat universal yakni: 1. Mengukur hasil pekerjaan, 2. Membandingkan hasil pekerjaan dengan standard dan memastikan perbedaan (apabila ada perbedaan), 3. Mengoreksi penyimpangan yang tidak dikehendaki melalui tindakan perbaikan. 3. Menurut Maman Ukas (2004:338) menyebutkan tiga unsur pokok atau tahapan-tahapan yang selalu terdapat dalam proses pengawasanpada suatu organisasi atau perusahaan, yaitu: 1. Ukuran-ukuran yang menyajikan bentuk-bentuk yang diminta. Standar ukuran ini bisa nyata, mungkin juga tidak nyata, umum ataupun khusus, tetapi selama seorang masih menganggap bahwa hasilnya adalah seperti yang diharapkan. 2. Perbandingan antara hasil yang nyata dengan ukuran tadi. Evaluasi ini harus dilaporkan kepada khalayak ramai yang dapat berbuat sesuatu akan hal ini. 3. Kegiatan mengadakan koreksi. Pengukuran - pengukuran laporan dalam suatu pengawasan tidak akan berarti tanpa adanya koreksi, jikalau dalam hal ini diketahui bahwa aktivitas umum tidak mengarah ke hasil-hasil yang diinginkan. Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa proses pengawasan dilakukan berdasarkan beberapa tahapan yang harus dilakukan oleh organisasi atau perusahaan diantarnya : • Menetapkan standar pelaksanaan (perencanaan),sehingga dalam melakukan pengawasan manajer mempunyai standard yang jelas dan baku dengan apa yang menjadi kegiatan perusahaan. • Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan. Mengukur kinerja pegawai, sejauh mana pegawai dapat menerapkan perencanaan yang telah dibuat atau ditetapkan perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai apa yang menjadi tujuannya secara optimal. • Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisa penyimpangan penyimpangan • Pengambilan tindakan koreksi. Melakukan perbaikan jika ditemukan penyimpanganpenyimpangan yang terjadi. 194 Pertanyaan : 1. Apa yang dimaksud dengan pengawasan 2. Kapan pengawasan itu bisa dilakukan untuk suatu kegiatan 3. Siapa yang berhak melakukan pengawasan dalam suatu organisasi 4. Apa tujuan dilaksanakannya pengawasan 5. Bagaimana cara melakukan pengawasan yang baik pada perusahaan yang baru memulai suatu usaha 6. Sistem pengawasan seperti apa yang harus dilakukan agar pekerjaan dapat berjalan dengan baik dan dapat diterima oleh para pegawainya 7. Sistem pengawasan dapat dilaksanakan dengan adanya komitment dari pimpinan dan pegawai, jelaskan 8. Apakah dengan orang senior / manajemen senior saja yang dapat melakukan pengawasan dalam suatu perusahaan. 9. Menurut anda bagaimana jenis pengawasan yang baik yang harus dilakukan baik dalam pengawasan yang ada didalam perusahaan maupun diluar perusahaan. 10. Sebutkan tahapan-tahapan yang harus dilakukan untuk melakukan pengawasan 195 196 BAB 10 KELOMPOK KERJA Tujuan Pembelajaran Setelah mengikuti perkuliahan ini mahasiswa diharapkan akan dapat menjelaskan pengertian / definisi tentang pengertian Kelompok kerja,mengapa orang masuk dalam kelompok kerja, tahapan-tahapan dalam pembentukan kelompok kerja. Manfaat kelompok kerja dan ciri utama kelompok kerja 10.1 Pengertian Kelompok Kerja K elompok Kerja / Tim adalah Sebuah tim yang didefinisikan sebagai dua orang atau lebih yang berinteraksi dan saling mempengaruhi kearah tujuan bersama. Kelompok Kerja adalah kelompok yang berinteraksi untuk membagi informasi dan mengambil keputusan untuk membantu tiap anggota dalam bidang tanggung jawabnya, seperti pencapaian tujuan berbagi infomasi, tanggung jawab dari job description anggotanya, tugas yang diberikan secara individual, Keterampilan yang dimiliki beragam atau acak. Dalam Qur’an dijelaskan bahwa kelompok kerja sangat diperlukan dalam kehidupan seharihari sesuai dengan yang tercantum dalam surat Al Maidah (5) : 2 yang artinya : “….. Dan tolong-menolonglah kamu dalam (mengerjakan) kebajikan dan takwa, dan jangan tolong-menolong dalam berbuat dosa dan pelanggaran. Dan bertakwalah kamu kepada Allah, sesungguhnya Allah amat berat siksa-Nya. (QS Al-Maaidah (5): 2) Sementara tim Kerja adalah kelompok yang upaya-upaya individu yang menghasilkan suatu kinerja yang lebih besar daripada jumlah dari masukan-masukan individual. 215 Adapun Tim kerja dapat terbagi menjadi 2 bagian yaitu : Tim Formal Adalah kelompok yang sengaja dibentuk oleh manajer dan diberi tanggung jawab melakukan tugas tertentu untuk membantu organisasi mencapai sasarannya. Adapun tipe kelompok formal adalah : tim komando, komite, gugus tugas atau tim proyek. Macam-macam kelompok kerja formal:  Kelompok Kerja langsung : Merupakan kelompok kerja yang disusun oleh manajer dan beranggotakan beberapa orang bawahan yang berada dibagian dimana menejer tersebut di tugaskan  Kepanitiaan adalah kelompok kerja yang disusun oleh manajer dan beranggotakan beberapa orang yang bisa berasal dari bagian yang sama , atau dari bagian lain dari organisasi  Kelompok kerja temporar atau khusus adalah kelompok kerja yang disusun untuk kepentingan-kepentingan khusus dan bersifat sementara. Tim Informal Kelompok informal dapat bertindak sebagai kelompok rujukan, yaitu sutu kelompok yang dijadikan identitas oleh individu dan untuk membandingkan diri mereka sendiri. Fungsi kelompok informal bagi organisasi : 1. Mempertahankan dan memperkuat norma (tingkah laku yang diharapkan) dan nilai-nilai yang dimiliki bersama oleh para anggotanya. 2. Memberi kepuasan, status dan keamanan social kepada para anggotanya. 3. Membantu para anggotanya agar dapat saling berkomunikasi dan berinteraksi dalam bentuk yang informal dan fleksibel. 4. Membantu manajer menyelesaikan masalah yang mungkin dalam kondisi formal tidak dapat terselesaikan. Kelompok Kerja adalah sekumpulan orang, terdiri atas 2 anggota atau lebih yang : 1. Mempunyai tujuan yang sama 2. Mempunyai kepentingan sama 3. Saling bekerjasama 4. Saling berhubungan 5. Memiliki rasa ikut bertanggung jawab 6. Saling tergantung satu dengan lainnya 216 Sementara Kelompok kerja dapat diklasifikasi menjadi : 1. Kelompok Formal, suatu kelompok kerja yang ditandai dengan adanya struktur organisasi. Kelompok ini dibangun sebagai akibat dari pola struktur organisasi dan pembagian kerja yang ditandai untuk menegakkan tugas – tugas. Kebutuhan dan proses organisasi menimbulkan formulasi tipe – tipe kelompok yang berbeda – beda  Kelompok Komando, seorang manajer dan bawahan-bawahan langsungnya. Kelompok komando ditentukan oleh bagan organisasi. Kelompok terdiri dari bawahan yang melapor langsung kepada seorang supervisor tertentu. Hubungan wewenang antara manajer departemen dengan supervisor, atau antara seorang perawat senior dan bawahannya, merupakan kelompok komado.  Kelompok Tugas, mereka yang bekerja bersama-sama untuk menyelesaikan suatu tugas pekerjaan. Kelompok tugas terdiri dari para karyawan yang bekerja – sama untuk menyelesaikan suatu tugas atau proyek tertentu. Misalnya, kegiatan para karyawan administrasi dalam perusahaan asuransi pada waktu orang mengajukan tuntutan kecelakaan, merupakan tugas yang harus dilaksanakan 2. Kelompok Informal adalah suatu kelompok yang tidak terstruktur secara formal, muncul sebagai tanggapan terhadap situasi sosial. Kelompok informal adalah pengelompokan secara wajar dari orang – orang dalam situasi kerja untuk memenuhi kebutuhan sosial. Dengan perkataan lain, kelompok informal tidak muncul karena dibentuk dengan sengaja, tetapi muncul secara wajar. Orang mengenal dua macam kelompok informal khusus diantaranya:  Kelompok Kepentingan (Interest Group) Orang yang mungkin tidak merupakan anggota dari kelompok komando atau kelompok tugas yang sama, mungkin bergabung untuk mencapai sesuatu sasaran bersama. Para karyawan yang bersama – sama bergabung dalam kelompok untuk membentuk front yang terpadu menghadapi manajemen untuk mendapatkan manfaat yang lebih banyak dan pelayan wanita yang mengumpulkan uang mereka merupakan contoh dari kelompok kepentingan. Perlu diketahui juga tujuan kelompok semacam itu tidak berhubungan dengan tujuan organisasi, tetapi tujuan itu bersifat khusus bagi tiap – tiap kelompok. 217  Kelompok Persahabatan (Friendship Group) Banyak kelompok dibentuk karena para anggotanya mempunyai sesuatu kesamaan, misalnya usia, kepercayaan politis, atau latar belakang etnis. Kelompok persahabatan ini seringkali melebarkan interaksi dan komunikasi mereka sampai pada kegiatan diluar pekerjaan. Jika Pola gabungan karyawan dicatat, maka akan menjadi jelas bahwa mereka termasuk dalam berbagai macam kelompok yang sering bersamaan. Jadi jelas ada perbedaan diantara dua klasifikassi kelompok yang luar yaitu : kelompok formal dan informal. Perbedaan utama antara keduanya adalah bahwa kelompok formal ( kelompok komando dan kelompok tugas) dibentuk oleh organisasi formal dan merupakan alat untuk mencapai tujuan, sedangkan kelompok informal (kelompok kepentingan dan kelompok persahabatan) adalah penting untuk keperluan mereka sendiri ( artinya, mereka memenuhi kebutuhan pokok akan berkelompok). Mengapa Orang masuk kelompok kerja? Biasanya orang akan masuk dalam kelompok kerja karena mereka menginginkan 1. Keamanan 2. Status 3. Penghargaan Diri 4. Pertalian 5. Kekuasaan 6. Prestasi Baik Ada beberapa Keuntungan dan kerugian orang bekerja dalam kelompok atau melakukan kelompok kerja diantaranya : Keuntungan : 1. Mendapat Informasi lebih lengkap 2. Dapat memilih Alternatif lebih banyak 3. Diperoleh komitmen 4. Adanya Legitimasi Kerugiannya : 1. Menghabiskan waktu yang cukup lama 218 2. Tekanan untuk sesuai dengan yang lainnya 3. Dominasi mewarnai kelompok 4. Tanggung jawab menjadi samar karena melibatkan banyak orang Robbins (1996) mendefinisikan kelompok sebagai dua individu atau lebih, yang berinteraksi dan saling bergantung, yang saling bergabung untuk mencapai sasaran-sasaran tertentu. Sementara Gibson (1995) memandang kelompok dari empat kelompok prespektif, diantaranya :  Dari sisi persepsi, kelompok dipandang sebagai kumpulan sejumlah orang yang saling berinteraksi satu sama lain, dimana masing-masing anggota menerima kesan atau persepsi dari anggota lain.  Dari sisi organisasi, kelompok adalah suatu sistem terorganisasi yang terdiri dari dua atau lebih individu yang saling berhubungan dengan sistem menunjukkan beberapa fungsi, mempunyai standar dari peran hubungan di antara anggota.  Dari sisi motivasi, kelompok dipandang sebagai sekelompok individu yang keberadaannya sebagai suatu kumpulam yang menghargai individu.  Dari sisi interaksi, menyatakan bahwa inti dari pengelompokkan adalah interaksi dalam bentuk interpedensi. Dari beberapa pandangan tersebut, Gibson menyimpulkan bahwa yang disebut kelompok itu adalah kumpulan individu dimana perilaku dan atau kinerja satu anggota dipengaruhi oleh perilaku dan atau prestasi anggota yang lainnya. Dipandang dari proses kemunculannya, kelompok dapat terbentuk karena tindakan manajerial dan karena adanya keinginan individu. Manager menciptakan kelompok kerja untuk melaksanakam pekerjaan dan tugas yang diberikan. Kelompok juga berfungsi dan berinteraksi dengan kelompok lain, masing-masing mengembangkan satu set karakteristik yang unik termasuk struktur , kepaduan peran, norma-norma dan proses. Kelompok juga menciptakan sendiri kultur mereka. Akibatnya, kelompok akan bekerja sama atau bersaing dengan kelompok lain dan perrsaingan antara kelompok dapat memicu akan adanya konflik. 219 10.2 Tahapan Kelompok Kerja T ahapan pertumbuhan Kelompok (Stage of group development) adalah sebagai berikut : 1. Pembentukkan, adanya ketidakpastian yang cukup tinggi dalam mencapai tujuan, struktur, perilaku dan kepemimpinan yang ada dalam organisasi 2. Konflik, adanya perbedaan ide, cara kerja, nilai dan perilaku anggota organisasi sehingga dapat terjadi perebutan pengaruh atau kekuasaan . 3. Kohesif, terciptanya hubungan yang dekat, komunikasi 2 arah. Kelompok sepakat tentang harapan dan perilaku kelompok Suasana menyenangkan. 4. Produktif, semua enerji diarahkan untuk pencapaian tujuan kelompok Gambar 10.1 Tahapan pertumbuhan kelompok kerja stage of group development Beberapa Teknik Pengambilan Keputusan Kelompok diantaranya : 1. Sumbang Saran. Yaitu suatu proses pemberian gagasan atau saran secara khusus yang mendorong setiap kegiatan dan semua alternative berjalan dengan baik, sementara menahan setiap kritik terhadap alternatif-alternatif terjadi. 2. Teknik Kelompok Nominal. Anggota kelompok bertemu tatap muka untuk mengumpulkan pertimbangan mereka dalam suatu cara yang sistematik tetapi tidak saling bergantung satu sama lain. 3. Teknik Delphi. Anggota kelompok bertindak secara terpisah, mengumpulkan pertimbangan mereka dengan cara yang sistematik dan tidak bergantungan. 220 10.3 Manfaat Kelompok B anyak manfaat yang dapat dipetik dari adanya kelompok baik di dalam maupun di luar satuan organisasi, antara lain: 1. Kelompok merupakan alat perjuangan bagi anggotanya. 2. Kelompok dapat digunakan untuk meningkatkan inovasi dan kreatifitas. 3. Kelompok lebih baik daripada perorangan dalam pengambilan keputusan yang mengangkut orang banyak 4. Anggota kelompok dapat memperoleh keuntungan dari pelaksanaan pengambilan keputusan. 5. Kelompok dapat mengendalikan dan mendisiplinkan anggotanya dibanding dengan mereka yang tidak masuk dalam kelompok 6. Kelompok membantu menangkis pengaruh – pengaruh negative dari meningkatnya organisasi yang semakin besar. 7. Kelompok adalah fenomena alami di dalam organisasi. Perkembangannya yang spontan tidak dapat dihalangi, dan dibutuhkan oleh para anggota sebagai alat untuk mencapai tujuan. 10.4 Ciri-ciri utama Kelompok P enelitian mendalam mengenai sifat-sifat dan hasil-hasil interaksi dalam kehidupan (empat) cirri kelompok yaitu : 1. Terdapat dorongan (motif) yang sama pada individu-individu yang menyebabkan terjadinya interaksi di antaranya ke arah tujuan yang sama. 2. Terdapat akibat-akibat interaksi yang berlainan terhadap individu-individu yang satu dari yang lain berdasarkan reaksi-reaksi dan kecakapan-kecakapan-kecakapan yang berbeda-beda antara individu yang terlibat di dalamnya. Oleh karea itu, lambat laun mulai terbentuk pembagian tugas serta struktur tugas-tugas tertentu dalam usaha bersama untuk mencapai tujuan yang sama itu. Di sisi lain, terbentuk pula normanorma yang kkhas Dalam interaksi kelompok kearah tujuannya sehinggga mulai terbentuk kelompok sosial dengan cirri-ciri yang khas. 221 3. Pembentukan dan penegasan strukutr (organisasi) kelompok yang jelas dan terdiri atas peranan-peranan dan kedudukan hierarkis yang lambat laun berkembang dengan sendirinya dalam usaha pencapaian tujuan. Terjadi pembatasan yang jelas antara usaha-usaha dan orang yang termasuk ingroup serta usaha-usaha dan orang outgroup. 4. Terjadinya penegasan dan peneguhan norma-norma pedoman tingkah laku anggota kelompok yang mengatur interaksi dan kegiatan anggota kelompok dalam merealisasikan tujuan kelompok. Norma-norma dan pedoman tingkah laku ini sebagaiman juga struktur pembagian tugas anggotanya merupakan norma dan struktur yang khas bagi kelompoknya itu. 222 Pertanyaan : 1. Apa yang dimaksud dengan kelompok kerja 2. Apa yang dimaksud dengan pengelolaan kelompok 3. Bagaimana mengelola kelompok yang baik dalam suatu organisasi 4. Apa yang dimaksud dengan Tim Formal, beri contoh 5. Apa yang dimaksud dengan Tim Informal, beri contoh 6. Sebutkan macam-macam kelompok kerja formal 7. Apa fungsi kelompok informal dalam sebuah organisasi 8. Apa yang anda ketahui tentang kelompok komando 9. Dan apa yang anda ketahui tentang kelompok tugas 10. Dan apa pula yang dimaksud dengan kelompok persahabatan ( friendship group ) 11. Apa yang diinginkan orang dengan masuk dalam kelompok kerja 12. Apa keuntungan dan kerugian bekerjasama dalam kelompok kerja 13. Jelaskan pengertian kelompok kerja menurut Gibson 14. Sebutkan dan jelaskan tahapanpertumbuhan kelompok dalam organisasi 15. Sebutkan dan jelaskan tehnik yang dilakukan organisasi dalam pengambilan keputusan 16. Apa manfaat dibentuknya suatu kelompok 17. Sebutkan dan jelaskan ciri-ciri dari sebuah kelompok 18. A pa yang dimaksud dengan tehnik kelompok nominal 19. Apa yang dimaksud dengan kolompok kepentingan ( interest group ) 20. Apa yang dimaksud dengan kepanitiaan, dan apakah jg bisa disebut dengan kelompok kerja. 223 224 BAB 11 ORGANISASI DAN INOVASI Tujuan Pembelajaran Setelah mengikuti perkuliahan ini mahasiswa diharapkan akan dapat menjelaskan pengertian / definisi tentang organisasi dan inovasi , tujuan organisasi, ciri-ciri organisasi, bentuk-bentuk organisasi, unsur-unsur organisasi , mengelola krativitas dan inovasi dan bagaimana system organisasi bisnis dijalankan. 11.1 Pengertian Organisasi O rganisasi adalah sebuah perkumpulan atau wadah bagi sekelompok orang untuk bekerjasama, terkendali dan terpimpin untuk tujuan tertentu. Organisasi adalah system kerjasama antara dua orang atau lebih, atau organisasi adalah setiap bentuk kerjasama untuk pencapaian tujuan bersama, organisasi adalah struktur pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerjasama secara tertentu untuk bersama-sama mencapai tujuan tertentu. Organisasi biasanya memanfaatkan suatu sumber daya tertentu misalnya lingkungan, cara atau metode, material, mesin, uang dan beberapa sumberdaya lain dalam rangka mencapai tujuan organisasi tersebut. Orang-orang yang terkumpul dalam sebuah organisasi sepakat untuk mencapai tujuan tertentu melalui suatu sumber daya secara sistematis dan rasional yang terkendali dan adanya pemimpin organisasi yang akan memimpin operasional organisasi dengan terencana. Dalam Al Qur’an diterangkan tentang pentingnya organisasi yaitu diantarnya dalam surat QS. as-Shaf : 4 dikatakan bahwa : ( ّ 4 : ‫ﺇﻥ ﺍﻟﻠﻪ ﻳﺤﺐ ﺍﻟﺬﻳﻦ ﻳﻘﺎﺗﻠﻮﻥ ﻓﻲ ﺳﺒﻴﻠﻪ ﺻﻔﺎ ﻛﺄﻧﻬﻢ ﺑﻨﻴﺎﻥ ﻣﺮﺻﻮﺹ ) ﺍﻟﺼﻒ‬ 224 - Artinya "Sesungguhnya Allah menyukai orang-orang yang berperang (berjuang) dijalannya dengan terorganisasi rapih, seperti sebuah bangunan yang tersusun kuat". (QS. as-Shaf : 4) ‫ﻖ‬JJJ‫ﺎﻡ ﺍﻟﺤ‬JJJJJJ‫ﻞ ﺑﻨﻈ‬JJJJJJ‫ﻪ ﺍﻟﺒﺎﻁ‬JJJJJJ‫ﺎﻡ ﻳﻐﻠﺒ‬JJJJJJ‫ﻼ ﻧﻈ‬JJJJJJ‫)ﺑ‬ Artinya: Kebenaran yang tidak terorganisasi dengan rapi, dapat dikalahkan oleh kebatilan yang diorganisasi dengan baik. Dan dalam Al Qur’an dikatakan dalam surat (Q.S. Ar-Ra’du; 11) dikatakan bahwa : (‫ﻮﻡ‬JJJJJJJ‫ﺎ ﺑﻘ‬JJJJJJJ‫ﻴﺮ ﻣ‬JJJJJJJ‫ﻬﻢ ﺇﻥ ﷲ ﻻﻳﻐ‬JJJJJJ‫ﺎ ﺑﺄﻧﻔﺴ‬JJJJJJ‫ﻴﺮﻭﺍ ﻣ‬JJJJJJ‫ﺘﻰ ﻳﻐ‬JJJJJJ‫)ﺣ‬ Artinya: Sesungguhnya Allah tidak akan mengobah sesuatu kaum sehingga mereka mengubah keadaan yang ada pada diri mereka sendiri. (Q.S. Ar-Ra’du; 11) Dari ayat tersebut dijelaskan bahwa dengan adanya organisasi yang terorganisir dengan rapi apa yang menjadi tujuan dapat terlaksana. Dan Allah menyukai orang-orang yang mau bekerjasama untuk tujuan yang baik. Setiap organisasi dapat membuat perubahan struktural sebagai reaksi terhadap perubahan yang terjadi dalam lingkungan baik secara langsung maupun tidak langsung. Proses pengelolaan perubahan harus mencakup dua gagasan dasar bila perubahan mengarah pada efektifitas organisasi. Pertama, adanya redistribusi kekuasaan dalam struktur organisasi, kedua, redistribusi ini dihasilkan dari proses perubahan yang bersifat pengembangan. TEORI ORGANISASI Seperti halnya teori yang lain, pemahaman teori organisasi diawali dari kata “organisasi” itu sendiri. Organisasi diambil dari kata “organon” (Yunani) yang berarti alat, yang bisa kita terjemahkan sebagai sekumpulan orang yang memiliki tujuan yang sama. Jadi ada dua hal yang penting di sini yang harus ada dan dipahami secara gamblang: (satu)“sekumpulan orang” Artinya organisasi terdiri minimal atas dua orang atau lebih yang punya interaksi satu sama lain dengan “tujuan” yang sama. ( kedua ) Interaksi tersebut terbentuk karena memiliki visi dan misi / kegiatan lain yang baik secara terstruktur atau tidak untuk mencapai sasaran spesifik atau sejumlah sasaran.Di samping dua hal wajib tersebut sebenarnya masih ada “Culture” dan “Environment”, dan mungkin di uraian di bawah akan ada lagi komponen225 komponen lain yang muncul bila organisasi dipandang dari sudut yang berbeda dan yang lebih detail. Organisasi sebagai sebuah teori dapat dipelajari dari berbagai ilmu Sosiologi (ilmu tentang sifat, perilaku, dan perkembangan masyarakat), Ekonomi (ilmu yang mempelajari sifat manusia yang berhubungan dengan produksi, distribusi, pertukaran, dan konsumsi barang/jasa), Psikologi (ilmu yang mempelajari jiwa/mental terbatas pada manifestasi dan ekspresi jiwa/mental berupa proses, tingkah laku, atau kegiatan), Politik (ilmu yang mempelajari alokasi dan transfer kekuasaan dalam pembuatan keputusan, peran dan sistem pemerintahan termasuk pemerintah dan organisasi internasional, perilaku politik dan kebijakan publik), Manajemen (seni mengatur dan melaksanakan) dan kajian-kajian terhadapnya disebut sebagai studi organisasi, perilaku organisasi, atau analisa organisasi. Dua hal ini yang membentuk perspektif dalam teori organisasi bisa bermacam-macam. Beberapa komponen dasar sebuah organisasi dapat dilihat dari hasil studi organisasi itu sendiri diantaranya dengan adanya:  Anggota  Tujuan  Kegiatan  Komunikasi  Lokasi  Bentuk  Perilaku dan Budaya Pengertian Pengorganisasian. Seperti telah diuraikan sebelumnya tentang Manajemen, Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam Manajemen, dan pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi. Pengertian Struktur Organisasi Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan meninjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). 226 Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan. 11.2 Pengertian Organisasi menurut Para Ahli O rganisasi Menurut pendapat Para Ahli adalah sebagai berikut : 1. Menurut Stoner, pengertian oraganisasi adalah suatu pola hubungan tertentu antara orangorang dibawah pengarahan atasan (pimpinan) untuk mengejar tujuan bersama. 2. James D. Mooney berpendapat, pengertian organisasi adalah suatu sistem aktifitas orangorang yang terdiri dari dua orang atau lebih yang bekerjasama. 3. Menurut Chester I. Bernard organisasi adalah aktifitas kerjasama yang dilakukan oleh sedikitnya dua orang atau lebih. 4. Sedangkan Stephen P. Robbins menyatakan sebuah organisasi merupakan suatu kesatuan sosial yang secara sadar dikoordinasi dengan suatu batasan yang telah ditentukan yang bekerjasama secara terus menerus untuk mencapai satu atau sekelompok tujuan bersama. 5. Menurut Rosenzweig organisasi dapat dipandang sebagai :  Sistem sosial, yaitu orang-orang dalam kelompok  Integrasi atau kesatuan dari aktivitas-aktivitas orang-orang yang bekerja sama  Orang-orang yang berorientasi atau berpedoman pada tujuan bersama 6. Menurut Matthias Aroef Suatu organisasi terjadi apabila sekelompok orang bekerja bersama sama untuk mencapai tujuannya 7 Menurut Pfiffner dan Sherwood organisasi sebagai suatu pola dari cara-cara dalam mana sejumlah orang yang saling berhubungan, bertemu muka, secara intim dan terkait dalam suatu tugas yang bersifat kompleks, berhubungan satu dengan yang lainnya secara sadar, menetapkan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan semula secara sistematis 8. Menurut Bakke organisasi merupakan sebuah sistem yang kontinue dari penggunaan, pemindahan aktivitas-aktivitas manusia yang dibebankan dan dikoordinasikan, sehingga membentuk suatu kumpulan tertentu yang terdiri dari manusia, material, kapital, gagasan, dan sumber daya alam ke dalam suatu keseluruhan pemecahan persoalan 227 9. Allen berpendapat bahwa organisasi adalah suatu proses identifikasi dan pembentukan serta pengelompokan kerja, mendefinisikan dan mendelegasikan wewenang maupun tanggung jawab dan menetapkan hubungan - hubungan dengan maksud untuk memungkinkan orang-orang bekerjasama secara efektif dalam menuju tujuan yang ditetapkan. Sebuah organisasi tidak akan bisa lepas dengan yang namanya struktur organisasi, karena struktur organisasi adalah cara suatu aktivitas organisasi dibagi, diorganisir, dan dikoordinasikan. Menurut Ernest Dale, sebuah struktur organisasi harus memuat tentang 5 hal yaitu :  Daftar pekerjaan yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi  Membagi jumlah beban kerja dalam tugas-tugas atau biasa disebut pembagian kerja (devision of work)  Menggabungkan tugas-tugas dalam keadaan yang logis dan efisien atau departementalisasi (departmentalization)  Menetapkan mekanisme untuk koordinasi  Memonitor efektivitas struktur organisasi dan melakukan penyesuaian apabila diperlukan 11.3 Tujuan Organisasi S ecara umum tujuan organisasi merupakan keadaan atau tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi di waktu yang akan datang melalui kegiatan organisasi. Untuk mencapai tujuan dalam organisasi, pelaku / orang yang ada dalam organisasi diharapkan untuk dapat mendesain ataupun me-manage organisasinya dengan matang agar organisasi dapat berjalan dengan baik. Oleh karena itu, demi berjalan baiknya sebuah organisasi perlu diperhatikan beberapa prinsip organisasi (Jati:2000), seperti berikut:  Perumusan tujuan yang jelas, tujuan organisasi berfungsi untuk, a) memberikan pedoman ke arah mana organisasi akan di bawa, b) landasan bagi organisasi tersebut, c) menentukan jenis aktifitas yang akan dilakukan, d) menentukan program kegiatan, e) beberapa prosedur dan beberapa hal yang terkait dengan koordinasi, f) integrasi, g) simplikasi, sinkronisasi dan mekanisme. 228  Pembagian tugas dan pekerjaan (Job Discription).  Delegasi kekuasaan yang berarti pemimpin organisasi dipilih secara mufakat dan harus diikuti dengan adanya pertanggung jawaban.  Kesatuan perintah (one of command) dan tanggung jawab.  Prinsip Kepemimpinan. Dalam konteks kontemporal dari prinsip ini yang paling mengemuka ke permukaan adalah prinsip kepemimpinan yang berupa prinsip kolektif kolegial, yaitu prinsip kebersamaan, mau mendengarkan dan menyelaraskan diri dengan nilai-nilai dari seluruh komponen organisasi, khususnya pada kepengurusan organisasi.  Tingkat pengawasan, dengan diadakannya sebuah monitoring terhadap kinerja pelaku organisasi atau lebih familiar dengan sebutan oposisi. Beberapa Tipe-Tipe Tujuan Organisasi Klasifikasi tujuan dari Penow bagi organisasi pada umumnya dibedakan menjadi 5 tujuan menurut “sudut pandangan mereka yang berkepantingan” , yaitu : 1. Tujuan Kemasyarakatan (Societal Goals), berkenaan dengan kelas-kelas organisasi luas yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan masyarakat 2. Tujuan Keluaran (Output Goals), berkenaan dengan jenis-jenis keluaran tertentu dalam bentuk fungsi-fungsi konsumen. Contoh : barang- barang konsumen, jasa-jas bisnis 3. Tujuan Sistem (System Goals), cara pelaksanaan fungsi organisasi tidak tergantung pada barang / jasa yang diproduksi / tujuan yang diambil 4. Tujuan Produk (Product Goals) / Tujuan Karakteristik Produk, berbagai karakteristik barang- barang / jasa-jasa produksi 5. Tujuan Turunan (Derived Goals), tujuan digunakan organisasi untuk meletakkan kekuasaanya dalam pencapaian tujuan lain Pada Proses Penetapan Tujuan organisasi merupakan usaha untuk menciptakan nilai-nilai tertentu melalui berbagai kegiatan yang akan dilaksanakan organisasi. Terdapat 6 Unsur dasar yang melatar belakangi penetapan tujuan organisasi yaitu : 1. Barang dan jasa yang diproduksi organisasi akan dapat memberikan berbagai manfaat, paling sedikit sama dengan harganya 2. Barang dan jasa dapat memuaskankebutuhan konsumen/ langganan 3. Teknologi yang digunakan dalam proses produksi akan menghasilkan barang dan jasa 229 dengan biaya dan kualitas bersaing 4. Kerja keras dan dukungan seluruh sumber daya yang ada dan organisasi dapat beroperasi dengan baik 5. Pelayanan manajemen akan memberikan public image yang mengguntungkan, sehingga mereka bersedia menanamkan modal dan menyumbangkan tenaganya untuk membantu sukses organisasi 6. Perusahaan mempunyai konsep diri (self concept) yang dapat dikomunikasikan dan di tularkan kepada para karyawan dan pemegang saham organisasi. Beberapa tahap-tahap Proses dalam Perubahan Organisasi diantaranya: 1. Tekanan dan desakan 2. Intervensi dan reorientasi 3. Diagnosa dan pengenalan masalah 4. Penemuan dan komitmen pada penyelesaian 5. Percobaan dan pencarian hasil-hasil 6. Penguatan dan penerimaan. Memastikan bahwa perubahan adalah permanen : Ahli sosiologi Kurt Lewin mengemukakan bahwa perubahan keperilakuan yang efektif akan menyangkut tiga kondisi saling berhubungan yang dialami individu : 1. Unfreezing, keadaan dimana orang akan menjadi siap sedia untuk memperoleh atau mempelajari perilaku baru. 2. Changing, keadaan bila orang mulai melakukan percobaan dengan perilaku baru. 3. Refreezing, terjadi bila orang memandang bahwa pola perilaku baru yang telah dicobanya selama periode changing menjadi bagian dari orang tersebut. Berbagai Pendekatan Perubahan Organisasi : 1. Pendekatan Struktural - Prinsip-prinsip perancangan organisasi klasik - Pengubahan organisasi melalui desentralisasi - Melakukan perbaikan prestasi organisasi melalui modifikasi aliran kerja dalam organisasi. 2. Pendekatan teknologi 230 Dengan manajemen ilmiah hasil karya F.W. Taylor : menganalisa dan memperbaiki interaksi-interaksi antara para karyawan dan mesin-mesin untuk meningkatkan efisiensi. 3. Pendekatan Orang Mengubah secara secara langsung perilaku karyawan menjadi lebih produktif, melalui pemusatan pada keterampilan, sikap, persepsi dan pengharapan mereka, sehingga meraka akan melaksanakan tugas dengan lebih efektif. PENGEMBANGAN ORGANISASI Adalah usaha jangka panjang yang didukung oleh manajemen puncak untuk meningkatkan proses pemecahan masalah dan pembaruan organisasi. Proses pemecahan masalah mengacu pada metode organisasi menghadapi ancaman dan peluang dalam lingkungannya. Proses pembaharuan mengacu pada cara manajer melakukan adaptasi proses pemecahan masalah mereka pada lingkungan. Tujuan dari pengembangan organisasi adalah : 1. Memperbaiki proses pembaharuan dari organisasi sehingga para manajer dengan cepat dapat menyesuaikan gaya manajemen mereka pada masalah dan kesempatan baru. 2. Berbagi kekuatan manajemen dengan karyawan, yang ditunjukan dengan frasa manajemen kolaboratif. Manajer menyisihkan struktur wewenang hierarki dan membiarkan karyawan memainkan peran yang lebih besar dalam membuat keputusan. 11.4 Ciri-ciri Organisasi K alau kita memperhatikan penjelasan tentang pengertian organisasi maka dapatlah di katakan bahwa setiap bentuk organisasi akan mempunyai unsur-unsur tertentu, yang antara lain sebagai berikut: 1. Sebagai Wadah Atau Tempat Untuk Bekerja Sama Organisasi adalah merupakan merupakan suatu wadah atau tempat dimana orang-orang dapat bersama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan, tanpa adanya organisasi akan sulit bagi orang-orang untuk melaksanakan suatu kerja sama, sebab setiap 231 orang tidak mengetahui bagaiman cara bekerja sama tersebut akan dilaksanakan. Pengertian tempat di sini yaitu suatu tempat untuk menampung atau mewadai keinginan kerja sama beberapa orang untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam pengertian umum, maka organisasi dapat berubah wadah sekumpulan orang-orang yang mempunyai tujuan tertentu misalnya organisasi buruh, organisasi wanita, organisasi mahasiswa dan sebagainya. 2. Proses kerja sama sedikitnya antar dua orang Suatu organisasi, selain merupakan tempat kerja sama juga merupakan proses kerja sama sedikitnya antar dua orang. Dalam praktek, jika kerja sama tersebut di lakukan dengan banyak orang, maka organisasi itu di susun harus lebih sempurna diamana bila kerja sama di lakukan dalam suatu organisasi,mempunyai kemungkinan untuk di laksanakan dengan lebih baik dan hubungan antar kerja sama antara pihak-pihak bersangkutan dapat diatur dengan sebaik-baiknya. 3. Jelas tugas kedudukannya masing-masing Dengan adanya organisasi maka tugas dan kedudukan masing-masing orang atau pihak satu dengan yang lain akan dapat lebih jelas, tanpa pengarahan yang jelas maka akan bingung tentang apa tugas-tugasnya dan bagaimana hubungan antara yang satu dengan yang lain. 4. Ada tujuan tertentu Betapa pentingnya kemampuan mengorganisasi bagi seorang manajer. Suatu perencana yang kurang baik tetapi organisasinya baik akan cendrung lebih baik hasilnya dari pada perencanaan yang baik tetapi organisasi tidak baik. 1. Unsur – Unsur Organisasi Secara sederhana organisasi memiliki tiga unsur, yaitu ada orang, ada kerjasama, dan ada tujuan bersama. Tiga unsur organisasi itu tidak berdiri sendiri-sendiri, akan tetapi saling kait atau saling berhubungan sehingga merupakan suatu kesatuan yang utuh. Adapun unsur-unsur organisasi secara terperinci adalah : 1. Man/ manusia Man (orang-orang), dalam kehidupan organisasi atau ketatalembagaan sering disebut dengan istilah pegawai atau personnel. Pegawai atau personnel terdiri dari semua anggota atau warga organisasi, yang menurut fungsi dan tingkatannya terdiri dari unsur pimpinan (administrator) sebagai unsur pimpinan tertinggi dalam organisasi, para manajer yang memimpin suatu unit satuan kerja sesuai dengan 232 fungsinya masing-masing dan para pekerja (non management / workers ). Semua itu secara bersama-sama merupakan kekuatan manusiawi (man power) organisasi. 2. Kerjasama Kerjasama merupakan suatu perbuatan bantu-membantu akan suatu perbuatan yang dilakukan secara bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama. Oleh karena itu, semua anggota atau semua warga yang menurut tingkatan-tingkatannya dibedakan menjadi administrator, manajer, dan pekerja (workers), secara bersama-sama merupakan kekuatan manusiawi (man power) organisasi. 3. Tujuan Bersama Tujuan merupakan arah atau sasaran yang dicapai. Tujuan menggambarkan tentang apa yang akan dicapai atau yang diharapkan. Tujuan merupakan titik akhir tentang apa yang harus dikerjakan. Tujuan juga menggambarkan tentang apa yang harus dicapai melalui prosedur, program, pola (network), kebijaksanaan (policy), strategi, anggaran (budgeting), dan peraturan-peraturan (regulation) yang telah ditetapkan. 4. Peralatan (Equipment) Unsur yang keempat adalah peralatan atau equipment yang terdiri dari semua sarana, berupa materi, mesin-mesin, uang, dan barang modal lainnya (tanah, gedung/bangunan/kantor). 5. Lingkungan (Environment) Faktor lingkungan misalnya keadaan sosial, budaya, ekonomi, dan teknologi. Termasuk dalam unsur lingkungan, antara lain : a. Kondisi atau situasi yang secara langsung maupun secara tidak langsung berpengaruh terhadap daya gerak kehidupan organisasi, karena kondisi atau situasi akan selalu mengalami perubahan. b Tempat atau lokasi, sangat era t hubungannya dengan masalah komunikasi dan transportasi yang harus dilakukan oleh organisasi. c Wilayah operasi yang dijadikan sasaran kegiatan organisasi. Wilayah operasi dibedakan menjadi : a). Wilayah kegiatan, yang menyangkut jenis kegiatan atau macam kegiatan apa saja yang boleh dilakukan sesuai dengan tujuan organisasi b). Wilayah jangkauan, atau wilayah geografis atau wilayah teritorial, menyangkut wilayah atau daerah operasi organisasi. 233 c). Wilayah personil, menyangkut semua pihak (orang-orang, badan-badan) yang mempunyai hubungan dan kepentingan dengan organisasi. d). Wilayah kewenangan atau kekuasaan, menyangkut semua urusan, persoalan, kewajiban, tugas, tanggung jawab dan kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam batas-batas tertentu yang tidak boleh dilampaui sesuai dengan aturan main yang telah ditetapkan dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 6. Kekayaan Alam 11.5 Bentuk-bentuk Organisasi A da beberapa bentuk organisasi struktural yang ada dimasyarakat diantarnya 1. Organisasi Formal Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional. Contoh : Perseroan terbatas, Sekolah, Negara, dan lain sebagainya. 2. Organisasi Informal Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Contoh : Arisan ibu-ibu , belajar bersama anak-anak sekolah, kemping ke gunung dengan teman, dan lain-lain. 3. Organisasi struktural merupakan bentuk organisasi dengan kompleksitas tertinggi karena di dalamnya muncul berbagai kepentingan / interest terutama di sisi ekonomi dan politik. 4. Organisasi tanpa bentuk , Organisasi tanpa bentuk pada umumnya diawali dari sekumpulan individu yang memiliki kebiasaan dan kebutuhan yang sama dan tidak memerlukan sebuah anggaran dasar untuk melandasi perilaku dan hubungan antar manusia dalam kesehariannya. Contoh paling sederhana adalah keluarga. 5. Organisasi majemuk Organisasi majemuk memiliki keunikan di ketidak konsistenan antara anggaran dasar dan dengan hubungan antar individunya. Organisasi seperti ini (umumnya) memiliki anggaran dasar yang jelas, tetapi hubungan antar individunya lebih didasarkan sebagai hubungan 234 sosial yang setara dan tidak bersifat fungsional. Fenomenanya adalah bukan pada ketidaktaatan individu untuk menerapkan anggaran dasar, tetapi umumnya berawal dari pada saat organisasi itu terbentuk yang lebih menerapkan hubungan sosial kekeluargaan antar individunya yang kemudian semakin menjadi kompleks karena skala keanggotaan dan pembagian fungsi kerja antar individunya, juga karena organisasi tersebut mulai memerlukan hubungan dengan lingkungannya yang menuntut organisasi tersebut berbentuk secara struktural. Contohnya bisa jadi kelompok agama / sekterial dan lembaga sosial. 11.6 Unsur-unsur Organisasi S etiap bentuk organisasi akan mempunyai unsur-unsur tertentu, yang antara lain sebagai berikut : 1. Sebagai Wadah Atau Tempat Untuk Bekerja Sama Organisasi adalah merupakan suatu wadah atau tempat dimana orang-orang dapat bersama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan tanpa adanya organisasi menjadi saat bagi orang-orang untuk melaksanakan suatu kerja sama. Dalam pengertian umum, maka organisasi dapat berubah wadah sekumpulan orang-orang yang mempunyai tujuan tertentu misalnya organisasi buruh, organisasi wanita, organisasi mahasiswa dan sebagainya. 2. Proses kerja sama sedikitnya antar dua orang Suatu organisasi, selain merupakan tempat kerja sama juga merupakan proses kerja sama sedikitnya antar dua orang. Dalam prakteknya, jika kerja sama tersebut di lakukan dengan banyak orang, maka organisasi itu di susun harus lebih sempurna, dan mempunyai kemungkinan untuk di laksanakan dengan lebih baik tanpa organisasi maka proses kerja sama itu hanya bersifat sementara, di mana hubungan kerja sama antara pihak-pihak bersangkutan kurang dapat diatur dengan sebaik-baiknya. 3. Jelas tugas kedudukannya masing-masing 235 Dengan adanya organisasi maka tugas dan kedudukan masing-masing orang atau pihak hubungan satu dengan yang lain akan dapat lebih jelas, dengan demikian kesimpulan dobel pekerjaan dan sebagainya akan dapat di hindarkan. 4. Ada tujuan tertentu Betapa pentingnya kemampuan mengorganisasi bagi seorang manajer. Suatu perencana yang kurang baik tetapi organisasinya baik akan cenderung lebih baik hasilnya dari pada perencanaan yang baik tetapi organisasi tidak baik. Selain itu dengan cara mengorganisasi secara baik akan mendapat keuntungan dimana pelaksanaan tugas pekerjaan mempunyai kemungkinan dapat dilaksanakan secara efisien dan efektif Secara ringkas unsur-unsur organisasi yang paling dasar pada suatu organisasi adalah : - Harus ada wadah atau tempatnya untuk bekerja sama. - Harus ada orang-orang yang bekerja sama. - Kedudukan dan tugas masing-masing orang harus jelas. - Harus ada tujuan bersama yang mau dicapai. 11.7 Mengelola Kreativitas dan Inovasi K reativitas didefinisikan sebagai penghasil ide baru, sedangkan inovasi didefinisikan sebagai penterjemahan dari ide ini menjadi perusahaan, produk, jasa, proses dan metode produksi baru. Semakin banyak orang yang menganggap kreativitas dan inovasi sebagai kunci untuk dapat bertahan dalam ekonomi global yang persaingannya sangat kompetitif. Ada tiga langkah proses kreatif dalam organisasi yaitu : 1. Menghasilkan ide, 2. Memecahkan masalah atau mengembangkan ide, dan 3. Implementasi. Proses yang sama pentingnya adalah menetapkan iklim organisasi yang mendorong kreativitas dan inovasi. Kanter menganjurkan untuk menghindari tindakan yang mematikan kreativitas disamping anjuran yang memperkuat kreativitas. Kanter mendaftar kebiasaan yang cenderung mematikan inovasi dan juga menganjurkan untuk memperkuat inovasi 236 11.8 Businees Organisasi System B usinees organisasi system adalah suatu system yang dilakukan dalam suatu organisasi bisnis dari awal kegiatan sampai terciptanya suatu produk atau jasa yang direncanakan agar dapat berjalan dengan baik. Terdiri dari kegiatan awal yaitu perolehan bahan dasarnya ( inputnya ) seperti bahan baku, tenaga kerja dan modal, proses pelaksanaan kegiatan ( baik proses produksi maupun proses manajemen ) sampai kepada hasil yang dicapai dalam pelaksanaan yang dilakukan perusahaan baik dalam bentuk barang ataupun jasa yang dapat memuaskan konsumen. Gambar XI.1 business organisasi system Sumber daya ( input ) yang diperlukan oleh perusahaan didalam melaksanakan kegiatan perusahaan diantaranya : 1. Manusia 2. Material (barang mentah atau setengah jadi) 3. Mesin, alat produksi, fasilitas lainnya 4. Finansial (modal) 5. Informasi 237 Dengan adanya system tersebut maka diharapkan fungsi dari dibentuknya suatu organisasi adalah 1. Appropriateness, harus dapat mempermudah proses pencapaian tujuan. 2. Adequacy, harus dapat mempermudah pemecahan masalahnya. 3. Effectiveness, harus dapat mewadahi proses-proses usaha dan proses-proses manajemen yang diperlukan untuk mencapai suatu hasil. 4. Efficiency, harus dapat mendukung terjadinya proses-proses untuk mendapatkan hasil yang maksimal dengan pengorbanan yang minimum. Untuk itu langkah yang diperlukan dari suatu organisasi agar dapat berjalan dengan baik sesuai dengan apa yang diinginkan maka perlu adanya : 1. Kekuasaan dan Tanggung Jawab Seorang manajer harus mempunyai otoritas ( authority ) yaitu hak untuk memerintah dan berkuasa, selain juga harus diimbangi dengna adanya responsibility yaitu adanya tanggung jawab atas tugas yang dipegangnya 2. Disiplin Perlu ditanamkan sikap disiplin bagi perusahaan yang merupakan dasar kekuatan bagi majunya suatu perusahaan. 3. Kesatuan Perintah Sikap yang hanya menerima perintah dari seorang atasan, untuk mencegah timbulnya keraguan dipihak bawahan. Oleh Henry Fayol hal ini disebut dengan “unity of Command” 4. Keterpaduan Arah 5. Renumeration Kepada para pegawai dan pekerja haruslah diberikan kompensasi atau upah perorangan yang sesuai dengan aturan yang berlaku. 6. Subordinasi Kepentingan 7. Sentralisasi 8. Rantai Kekuasaan 9. Keteraturan 10. Keadilan 11. Stabilitas Hubungan Kerja 12. Inisiatif 13. “Team Work” 238 Gambar XI.8.2 Tahapan kegiatan dalam organisasi 239 Pertanyaan 1. Apa yang dimaksud dengan organisasi ? 2. Apa perbedaan organisasi dengan pengorganisasian? 3. Organisasi diambil dari kata “organon”, berasal dari bahasa manakah organon tersebut dan apa artinya, mohon dijelaskan 4. Apa pengertian organisasi menurut Rosenzweig, jelaskan ? 5. Jelaskan tujuan orang mendirikan organisasi ! 6. Bagaimana tahapan-tahapan kegiatan suatu organisasi ? 7. Sebutkan bentuk-bentuk organisasi yang anda ketahui ? 8. Bentuk organisasi apa yang banyak digunakan dimasyarakat dan apa alasannya 9. Langkah-langkah apa yang diperlukan dari suatu organisasi agar dapat berjalan dengan baik sesuai dengan apa yang diinginkan ? 10. Sebutkan unsur-unsur sebuah organisasi yang baik 11. Sebutkan ciri-ciri organisasi yang baik 12. Sebutkan prinsip-prinsip dalam sebuah organisasi 13. Dalam beberapa kasus organisasi sering melakukan perubahan, apa alasan organisasi melakukan hal tersebut 14. Apa yang dimaksud dengan pendekatan tehnologi yang merupaka salah satu penyebab terjadinya perubahan dalam organisasi 15. Apa yang dimaksud dengan Unfreezing 16. Apa yang dimaksud dengan Refreezing 17. Sebutkan ciri-ciri organisasi yang berkembang 18. Sebutkan unsur-unsur yang harus dimiliki oleh organisas 19. Langkah- langkah apa yang harus dilakukan agar organisasi dapat tetap berjalan dengan baik 20. Apa yang dimaksud dengan Appropriateness, jelaskan 240 241 BAB 12 MUTU ATAU KUALITAS Tujuan Pembelajaran Setelah mengikuti perkuliahan ini mahasiswa diharapkan akan dapat menjelaskan pengertian / definisi tentang mutu dan kualitas ,dimensi mutu, sejarah perkembangan mutu, perspektif mutu dan konsep mutu pada industri jasa, karakteristik mutu dan TQM 12.1 Pengertian Mutu K ualitas atau mutu merupakan kata yang sering kita dengar. Mutu merupakan sesuatu yang menjadikan suatu barang atau jasa memiliki arti atau berharga tergantung dari sisi mana orang memandangnya dan tentu dari perspektif yang bermacammacam. Individu mengartikan kualitas atau mutu tentu tidak sama dengan individu lainnya, karena mutu memiliki banyak dimensi tergantung dari mana individu tersebut menilainya. Ada mutu dalam produk atau barang ada juga yang berbentuk jasa atau pelayanan. Para tokoh mengartikan mutu atau kualitas dengan berbagai arti sesuai dengan bidang mereka masing-masing, namun dari beberapa banyak pengertian tentang mutu tersebut tidak terlalu bias dari satu pengertian dengan pengertian lainnya. Secara keseluruhan kualitas tetap pada artinya secara umum yaitu sesuatu yang memiliki kesitimewaan yang membuat orang tertarik dan kagum pada sebuah barang atau jasa. Karena itulah tidak ada pendapat yang paling benar tentang arti dari kualitas tersebut secara pasti melihat banyaknya dimensi yang digunakan para tohoh dalam mengartikan dan mendefinisikan mutu atau kualitas. Pada mulanya mutu atau kualitas lebih terkenal hanya pada organisasi-organisasi profit pada barang atau sebuah produk, namum dengan berjalannya waktu, kualitas pun terlahir dari organisasi-organisasi nonprofit seperti pendidikan dan lain sebagainya. Kemudian bermunculanlah berbagai arti tentang mutu. Ada yang mengatakan mutu sebagai 241 kepuasan pelanggan, ada juga yang mengartikan mutu atau kualitas sebagai kesesuaian dengan standar untuk tercapainya tujuan. Menurut Standar Nasional Indonesia (SNI) mutu adalah keseluruhan ciri dan karakteristik produk atau jasa yang kemampuannya dapat memuaskan kebutuhan, baik yang dinyatakan secara tegas maupun tersamar Secara bahasa mutu atau kualitas adalah tingkat baik buruknya sesuatu, kadar, derajat atau taraf (kepandaian, kecakapan, dsb). Dalam kamus Oxford mutu atau kualitas diartikan sebagai the standard of something as measured against other thing of a similar kind,yang artinya secara bebas adalah sebagai pengukur yang membedakan suatu benda satu dengan yang lainnya. Di sini keberadaan mutu tersebutlah yang menjadikan suatu benda itu berbeda. Perbedaan yang terdapat pada benda ini menjadikan benda ini istimewa dan spesial dibandingkan dengan benda lainnya yang masih tergolong sama. Kepuasan merupakan satu kata yang cukup representatif ketika kita berbicara tentang mutu atau kualitas. Mutu adalah barang atau jasa yang memiliki nilai sangat bagus dan berharga. Secara fisik barang yang bermutu dicerminkan dengan kata-kata yang baik, indah, benar, istimewa, dan lain sebagainya. Dalam sebuah organisasi non profit/ jasa, biasanya mutu dapat dilihat dari pelayanan yang diberikan kepada pelanggan oleh seseorang atau sebuah organisasi sehingga pelanggang merasa puas, tanpa adanya keluhan atas pelayanan yang didapat dari organisasi tersebut. Setiap orang dapat mengartikan mutu sesuai persepsi masing-masing. Hal ini dikarenakan mutu belum memiliki arti yang tetap sehingga para pakar masih mengartikan mutu sesuai persepsi dan bidangnya. Berikut merupakan beberapa pengertian mutu berdasarkan kriteria yang berbeda-beda: 1. Melebihi dari yang dibayangkan atau diinginkan 2. Kesesuaian antara keinginan dan kenyataan pelayanan 3. Sangat cocok dalam pemakaian 4. Selalu dalam perbaikan dan penyempurnaan terus menerus 5. Dari awal tidak ada kesalahan 6. Membanggakan dan membahagiakan pelanggan 7. Tidak ada cacat atau rusak. Mutu menyangkut 5 (lima) aspek utama, yaitu : 1. Quality ( Q ) : Mutu dari hasil produk atau jasa yang sesuai dengan persyaratan permintaan 242 2. Cost ( C ) : Mutu dari biaya produk atau jasa. 3. Delivery ( D ) : Mutu pengiriman atau penyerahan hasil produk atau jasa yang tepat waktu sesuai dengan permintaan. 4. Safety ( S ) : Mutu keselamatan atau keamanan pemakaian produk atau jasa 5. Morale ( M ) : Mutu sikap mental sumber daya manusia Manajemen Mutu adalah aspek-aspek dari fungsi manajemen keseluruhan yang menetapkan dan menjalankan kebijakan mutu suatu organisasi atau perusahaan. Dalam rangka mencukupkan kebutuhan pelanggan dan ketepatan waktu dengan anggaran yang hemat dan ekonomis, seorang manajer proyek harus memasukkan dan mengadakan pelatihan manajemen kualitas. Didalam tuntutan zaman, dan dalam era persaingan bebas, kita harus banyak belajar halhal yang menyangkut proses manajemen dalam lingkungan kerja, terutama tentang pentingnya sistem dan realisasi dalam proyek di lapangan. Prinsip dasar manajemen mutu terdiri dari 8 butir, sebagai berikut: 1. Setiap orang memiliki pelanggan 2. Setiap orang bekerja dalam sebuah sistem 3. Semua sistem menunjukkan variasi 4. Mutu bukan pengeluaran biaya tetapi investasi 5. Peningkatan mutu harus dilakukan sesuai perencanaan 6. Peningkatan mutu harus menjadi pandangan hidup 7. Manajemen berdasarkan fakta dan data 8. Fokus pengendalian (control) pada proses, bukan hanya pada hasil out put Mengapa mutu itu penting bagi perusahaan?  Reputasi Perusahaan  Penurunan Biaya  Peningkatan Pangsa Pasar  Pertanggung jawaban Produk  Dampak Internasional  Penampilan Produk dan Jasa  Mutu Yang Dirasakan 243 12.2 Dimensi Mutu D avid A. Garvin menguraikan dimensi mutu untuk industri manufaktur, sebagai berikut. 1. Kinerja (Performance) Yaitu kesesuaian produk dengan fungsi utama produk itu sendiri atau karakteristik operasi dari suatu produk. Kinerja suatu produk harus dicantumkan pada labelnya, misalnya isi, berat, kekentalan, komposisi, lama hidup penggunaan, dan lain sebagainya yang menunjukkan keterangan akan produk tersebut. 2. Keistimewaan (Types of Features) Ciri kas produk yang membedakan dari produk lain dan mampu menimbulkan kesan yang baik bagi pelanggan.Misalnya, konsumen pembeli handphone sering mencari yang mempunyai keistimewaan seperti touch screen, android, memiliki MP3, memilliki TV dan lain sebagainya. 3. Kepercayaan dan Waktu (Reliability and Durability) Kepercayaan pelanggan terhadap produk karena kehandalannya atau karena kemungkinan rusaknya rendah karena keawetan produk atau lama umur produk. Produk yang bermutu baik adalah produk yang mempunyai kinerja yang konsisten baik dalam batas-batas perawatan normal. Misalnya, radio yang bermutu baik, secara konsisten dapat menangkap banyak gelombang siaran luar negeri dengan suara dalam waktu 3 sampai dengan 5 tahun setelah dibeli (durability). 4. Mudah dirawat dan diperbaiki (Maintainability and Serviceability) Kemudahan produk itu bila akan diperbaiki atau kemungkinan kemudahan memperoleh komponen produk tersebut Produk bermutu baik harus memenuhi kemudahan untuk diperbaiki atau dirawat. Dimensi ini merupakan ukuran mudahnya dirawat sehingga barang tersebut dapat beroperasi secara baik. Misalnya, sepeda motor yang baik , salah satu dimensi mutunya adalah mudah dirawat oleh setiap mekanik karena ketersediaan suku cadangnya di pasar bebas. 5. Sifat Khas (Sensory Characteristic) Untuk beberapa jenis produk mudah dikenali dari wanginya, bentuknya, rasanya, atau suaranya. Dimensi ini memberikan citra tersendiri pada produk tersebut. Misalnya, ayam goreng KFC yang memiliki aroma dan rasa yang khas. 244 6. Penampilan dan Citra Etis Dimensi lain dari produk yang bermutu adalah persepsi konsumen atas suatu produk. Misalnya, pelayanan yang cepat dan ramah di salah satu bank. Pelayanan yang cepat di warung pecel lele Cengger Ayam. Menurut David A Garvin dimensi di atas selain menekankan pada produk yang dihasilkan namun tidak menutupi kemungkinan untuk memperhatikan kualitas pada proses produksinya. Selain itu David A Garvin, Juran juga memiliki pandangan lain tentang dimensi kualitas yang cukup komplit, yaitu: 1. Rancangan (design), sebagai spesifikasi produk. 2. Kesesuaian (conformance), yakni kesesuaian antara maksud desain dan penyampaian produk aktual. 3. Ketersediaan (availability), mencakup aspek kedapatdipercayaan serta ketahanan, dan produk itu tersedia bagi konsumen untuk digunakan. 4. Keamanan (safety), aman dan tidak membahayakan konsumen. 5. Guna praktis (field use), kegunaan praktis yang dapat dimanfaatkan penggunanya oleh konsumen. Dalam suatu organisasi non profit seperti dalam industri jasa contohnya perbankan, lembaga pendidikan dan kesehatan yang memiliki beberapa dimensi pokok untuk menjadi penentu terhadap kualitas penyelenggaraan dalam industri jasa tersebut adalah : Pertama, keandalan (reliability), yakni kemampuan memberikan pelayanan yang dijanjikan secara tepat waktu, akurat, dan memuaskan. Kedua, daya tangkap (responsiveness), yaitu kemampuan para tenaga kependidikan untuk membantu peserta didik dan memberikan pelayanan dengan tanggap. Ketiga, jaminan (assurance), mencakup pengetahuan, kompetensi, kesopanan, respek terhadap pelanggan, dan sifat dapat dipercaya yang dimiliki para tenaga kependidikan; bebas dari bahaya, risiko, dan keragu-raguan. Keempat, empati, meliputi kemudahan dalam melakukan hubungan, komunikasi yang baik, perhatian pribadi, dan memahami kebutuhan para pelanggan. Kelima, bukti langsung (tangibles), meliputi fasilitas fisik, perlengkapan, tenaga kependidikan, dan sarana komunikasi 245 12.3 Definisi Mutu M Menurut pendapat beberapa ahli telah mendefinisikan mutu sebagaimana di bawah ini: 1. Joseph Juran, memiliki pendapat bahwa quality is fitness for use. Secara bebas mutu di sini diartikan sebagai Mutu adalah kesesuaian dengan tujuan dan manfaatnya Contoh sederhana dari mutu seperti ini adalah ketika kita membeli suatu produk dan produk itu sesuai dengan yang kita inginkan maka kita menilai produk itu bagus atau baik. Misalnya baju yang kita beli memiliki mutu jika ketika kita memakai baju tersebut merasa puas karena terlihat baik dan bagus sesuai keinginan kita meskipun mahal. Berbeda dengan sebaliknya, apabila baju yang kita beli tidak cocok maka kita akan menilai baju atau produk tersebut tidak bermutu. Demikian juga mutu dalam organisasi nonprofit (jasa). Sebuah contoh yaitu jasa laundry, jika pakaian yang kita titipkan untuk dicuci di jasa laundry tersebut memuaskan kita dengan hasil harum dan bersih maka kita akan merasa senang dan puas seraya kita menilai jasa laundry tersebut bermutu. Namun berbeda jika pakaian yang kita titipkan itu ternyata masih kotor dan bau, maka kita akan menilai jasa laundry tersebut tidak bermutu atau mutunya jelek. 2. Menurut Suyadi mutu dari sisi produsen dapat diartikan sebagai berikut, “Mutu suatu produk adalah keadaan fisik, fungsi, dan sifat suatu produk bersangkutan yang dapat memenuhi selera dan kebutuhan konsumen dengan memuaskan sesuai nilai uang yang telah dikeluarkan.” 3. Dalam pengertian yang lebih luas, Juran mengartikan mutu sebagai kinerja organisasi secara keseluruhan yang difokuskan secara sinergi pada kebutuhan dan kepuasan pelanggan. Di sini mutu dipersepsikan sebagai total quality management ( TQM ). Mengenai contoh-contoh lain dari pengertian mutu sebagaimana yang didefinisikan di atas dapat kita terapkan dalam berbagai produk, barang, atau jasa yang kita lihat dan alami sehari-hari, seperti di bank-bank, warung, panti pijat, tukang cukur, di bengkel, di pasar, dan di institusi-institusi pendidikan di sekitar kita. 4. Philip B. Crosby mendefinisikan mutu sebagai kesesuaian dengan apa yang disyaratkan atau distandarkan (Conformance to requirement) Secara sederhana sebuah produk dikatakan berkualitas apabila produk tersebut sesuai dengan standar kualitas yang telah ditentukan yang meliputi bahan baku, proses produksi, dan produk jadi. Dari definisi ini, 246 mutu itu diartikan sebagai kesesuaian dengan standar yang ada. Sebagai contoh dalam sebuah organisasi memproduk sebuah produk atau barang akan dikatakan bermutu jika barang atau produk tersebut sudah sesuai dengan standar yang ada 5. W. Edwards Deming menyatakan bahwa kualitas atau mutu adalah kesesuaian dengan kebutuhan pasar atau konsumen (Mutu harus bertujuan memenuhi kebutuhan pelanggan sekarang dan masa mendatang). Dalam arti, mutu adalah apa saja yang menjadi kebutuhan dan keinginan konsumen, keinginan konsumen yang selalu berubah-berubah akan mempengaruhi mutu suatu produk sesuai dengan yang dikehendaki konsumen. Dapat disimpulkan mutu di sini bukanlah hal yang tetap, melainkan hal yang selalu berubah-ubah mengikuti keinginan pelanggan. 6. Armand V. Fiegenbaum, mendefinisikan mutu sebagai kepuasan pelanggan sepenuhnya (full customer satisfaction). Suatu produk atau jasa dikatakan berkualitas apabila produk tersebut benar-benar membuat pelanggan puas. Suatu contoh, pedagang Ayam Bakar Wong Solo, warung ini dikatakan bermutu karena warung ini dapat memuaskan pelanggan setelah pelanggan mencoba makan di warung tersebut, dengan berbagai menu yang disajikan terutama menu ayam bakarnya yang khas. 7. Goetssch dan Davis, mutu merupakan suatu kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan. Dari pengertian ini jelas sekali bahwa mutu itu merupakan hal yang dinamis karena berusaha untuk memenuhi harapan-harapan pelanggan. 8. Edwar Sallis, mutu dipandang sebagai sebuah konsep yang absolut sekaligus relatif. Dalam artian absolut, mutu sama halnya dengan sifat baik, cantik, dan benar, merupakan suatu idealisme yang tidak dapat dikompromikan. Sesuatu yang bermutu bagian dari standar yang sangat tinggi dan tidak dapat diungguli. Adapun mutu itu relatif dipandang sebagai sesuatu yang melekat pada sebuah produk yang sesuai dengan kebutuhan pelanggannya. Karena itu, produk atau layanan dianggap bermutu bukan karena ia mahal dan eksklusif, tetapi karena memiliki nilai, misalnya keaslian produk, wajar, dan pamiliar. Edwar Sallis memandang mutu dari dua sisi, yaitu sisi di mana mutu sebagai nilai-nilai universal yang absolut dan bersifat tetap, sisi yang lain memandang mutu sebagai nilai-nilai yang dapat berubah-berubah atau relatif karena berusaha memenuhi dan memuaskan para pelanggan. Di sinilah produsen benar-benar dituntut untuk selalu mengikuti apa yang menjadi harapan dan keinginan pelanggan yang selalu berkembang 247 dan tentunya berbeda satu individu dengan individu lainnya mengenai penilaiannya terhadap produk atau jasa yang ditawarkan. 9. Pengertian Mutu menurut Kerangka ISO 9000,yaitu “ciri dan karakter menyeluruh dari suatu produk atau jasa yang mempengaruhi kemampuan produk tersebut untuk memuaskan kebutuhan tertentu” Dari berbagai definisi mutu yang dikemukakan oleh para tokoh di atas, setidaknya ada beberapa hal yang menjadi indikator dari sebuah kualitaas atau mutu. Antara lain: pertama, kesesuaian untuk pemakaian, kedua, kesesuaian dengan standar, ketiga, kesesuaian dengan kebutuhan pasar, keempat, kepuasan pelanggan, kelima, kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan. 12.4 Sejarah Perkembangan Mutu  Inspeksi (Inspection)  tahun 1920 – an Inspeksi merupakan alat untuk mengukur kegiatan proses produksi untuk memeriksa apakah standart spesifikasi sudah dicapai atau belum  Pengendalian Mutu (Quality Control)  tahun 1940 – an Pengendali mutu adalah tehnik dan aktivitas operasi yang digunakan agar mutu tertentu yang dikehendaki dapat dicapai. Aktivitasnya mencakup monitoring, mengeliminir problem yang diketahui, mengurangi penyimpangan / perubahan yang tidak perlu serta usaha-usaha untuk mencapai efektivitas ekonomi  Pemastian Mutu (Quality Assurance) Pemastian Mutu adalah seluruh tindakan yang sistematis dan terencana yang diperlukan agar terjadi kepastian dan kepercayaan terhadap mutu produk / jasa yang diberikan  Manajemen Mutu (Quality Management)  Manajemen Mutu Terpadu (Total Quality Management) 248 12.5 Perspektif Mutu P ersfektif mutu merupakan suatu pendekatan yang digunakan untuk mewujudkan mutu suatu produk atau layanan. Garvin mengidentifikasikan lima alternative persfektif mutu yang bisa digunakan, yaitu : a. Transcendental Approach, menurut pendekatan ini mutu dapat dirasakan atau diketahui tetapi sulit di operasionalkan. Sudut pandang ini biasanya diterapkan dalam seni musik, drama, seni tari, dan seni rupa. b. Product-based Approach, pendekatan ini menganggap mutu sebagai karakteristik atau atribut yang dapat dikuantifikasikan dan dapat di ukur. Karena pandangan ini sangat objektif maka tidak dapat menjelaskan perbedaan dalam selera,kebutuhan dan preferensi individual. c. User-based Approach, pendekatan ini didasarkan pada pemikiran bahwa mutu tergantung pada orang yang menggunakannya, dan produk yang paling memuaskan preferensi seseorang (misalnya perceived quality) merupakan produk yang bermutu paling tinggi. d. Manufacturing-based Approach, perspektif ini bersifat dan terutama memperhatikan praktik-praktik perekayasaan dan pemanufakturan serta mendevinisikan mutu sebagai sama dengan persyaratannya. e. Value-based Approach, pendekatan ini memandang mutu dari segi nilai dan harga. Mutu dalam perspektif ini bersifat relatif, sehingga produk yang memiliki mutu yang sangat tinggi belum tentu menjadi produk yang paling bernilai, tetapi yang paling bernilai adalah produk yang paling tepat untuk dibeli (best-buy). 12.6 Konsep Mutu pada industri Jasa  Communication, yaitu komunikasi atau hubungan antara penerima jasa dengan pemberi jasa  Credibility, kepercayaan pihak penerima jasa terhadap pemberi jasa  Security, keamanan terhadap jasa yang ditawarkan. 249  Knowing the Customer, Pemahaman pemberi jasa terhadap kebutuhan dan harapan pemakai jasa.  Tangible, dalam memberikan pelayan kepada langganan harus dapat diukur dan dibuatkan standarnya.  Reliability, konsistensi dan kemampuan memenuhi janji kepada penerima jasa.  Responsiveness, tanggapan pemberi jasa terhadap kebutuhan dan harapan penerima jasa.  Competence, kemampuan atau keterampilan dalam memberikan jasa.  Access, kemudahan untuk dihubungi oleh pelanggan atau penerima jasa.  Courtesy, kesopanan, respek, perhatian, dan kesamaan dalam hubungan personil. 12.7 Karakteristik Mutu U ntuk mengetahui suatu mutu perlu ditelaah karakteristik suatu barang atau produk yang ditawarkan. Maka produknya harus jelas dan sesuai dengan keinginan pelanggan. Jika suatu produk telah dinilai bagus, maka pelanggan akan menanyakan proses pembuatannya. Produk yang bermutu tentu tidak lepas dari proses yang tertata dan terkontrol dengan baik, dan proses yang bermutu memerlukan input yang baik dan lengkap. Ada tiga kriteria pokok dalam menilai kualitas jasa, yaitu outcome-related, process related, dan image related criteria. Dari tiga kriteria tersebut dijabarkan menjadi enam unsur karakteristik jasa yang bermutu yaitu: 1. Professionalism and skills; menjadi kriteria utama suatu jasa bermutu. Para pelanggan percaya bahwa SDM penyedia jasa memiliki syarat profesionalisme dan keahlian yang mumpuni sekaligus dapat menghasilkan produk yang bermutu. 2. Attitude and behavior; sikap dan perilaku yang ditunjukkan personil penyedia jasa dalam melayani atau melaksanakan proses sangat empatik dan siap membantu pelanggan. 3. Accessibility and flexibility; proses dirancang secara fleksibel untuk memberikan kemudahan kepada pelanggan dalam melakukan akses. 4. Reliability and trustworthiness; reputasi baik dan selalu menjaga kepercayaan pelanggan membuat para pelanggan percaya dan yakin dengan apa yang diberikan penyedia jasa adalah suatu pelayanan yang bermutu. 250 5. Recovery; saat terjadi kesalahan atau kekeliruan, pelanggan tidak terlalu cemas dan khawatir karena mereka percaya penyedia jasa dapat membantu memecahkan masalahnya. 6. Reputation and credibility; image yang dibuat penyedia jasa adalah menjaga reputasi dan kepercayaan pelanggan. Karakteristik mutu dalam bidang jasa berbeda dengan produk karena cenderung lebih sulit disebabkan oleh subjektifitas para pelanggan (pengguna) jasa. Perbedaan antara mutu produk (barang) dan mutu jasa adalah: 1. Metode: Mutu jasa ditentukan oleh pelanggan dan pemberi jasa, karena jasa diberikan secara langsung dari orang ke orang. Produk tidak mempunyai karakteristik kedekatan pelanggan dengan produsen, tidak terdapat nilai konsistensi atau terjebak dalam persamaan jenis yang absolut dalam pemberian jasa 2. Waktu: Jasa harus diberikan tepat waktu dan jasa digunakan atau dikonsumsi tepat pada saat jasa diberikan, maka kontrol mutu selalu datang kemudian. Untuk menilai pelanggan terpuaskan apa tidak dilakukan dengan memanfaatkan interaksi personal yang akrab dalam pemberian jasa sehingga pemberi jasa akan mendapatkan umpan balik dan evaluasi. 3. Pada jasa tidak bisa ditambal atau diperbaiki, sehingga standar jasa adalah baik sejak awal. Standar ini memang sulit tercapai, tapi harus selalu menjadi tujuan utama. 4. Jasa lebih cenderung mirip proses dari pada produk. Cara jasa sampai ke tempat tujuan lebih penting dari pada apa jasanya. 5. Staf senior pada jasa biasanya jauh dari pelanggan. Kebanyakan pelanggan tidak pernah memiliki akses kepada manajer senior (kepala sekolah). Mutu merupakan pandangan awal yang mewarnai pandangan pelanggan terhadap keseluruhan organisasi, dan kemudian organisasi harus menemukan cara untuk memotivasi pekerja garis depan agar selalu menyampaikan hal terbaik kepada pelanggan. 6. Keberhasilan produktifitas dalam jasa sulit diukur. Satu-satunya indikator prestasi yang penting dalam jasa adalah kepuasan pelanggan. Indikator lunak (Soft) seperti kepedulian, kesopanan, perhatian, keramahan, dan suka membantu merupakan hal terpenting dalam pikiran pelanggan. Indikator ini tidak bisa diraba, sehingga mempersulit jasa dalam melakukan evaluasi. Pelanggan akan menilai mutu dengan cara membandingkan apa yang mereka harapkan dengan apa yang mereka terima Karakteristik di atas merupakan beberapa ciri ketika seseorang ingin menilai apakah barang atau produk itu bermutu atau tidak. Kita dapat melihat bahwa karakteristik di atas 251 merupakan bagaimana konsumen melihat kualitas dalam sebuah organisasi atau industri jasa, karena lebih menekankan pada pelayanan yang diberikan kepada pelanggan demi memuaskan para pelanggan. 12.8 Total Quality Management Definisi TOTAL QUALITY MANAGEMENT ( TQM ) adalah : Total berarti keseluruhan atau terpadu, Quality berarti mutu dan Management berarti pengelolaan atau didefinisikan sebagai proses planning, organizing, staffing, leading dan controlling terhadap seluruh kegiatan dalam organisasi. Jadi TQM adalah Suatu komitmen budaya organisasi untuk memuaskan pelanggan lewat penggunaan struktur terintegrasi dari peralatan, teknik dan pelatihan. TQM mencakup perbaikan terus menerus proses organisasi, dengan hasil produk dan jasa bermutu tinggi. Penekanannya adalah pada mutu, yaitu dengan mengerjakan segala sesuatu dengan baik sejak dari awalnya dengan tujuan untuk memenuhi kepuasan pelanggan. LIMA IDE UTAMA dari Total Quality Management (TQM) yaitu :  Pendekatan system - Sistem Budaya - Sistem Teknik - Sistem Manajemen  Peralatan TQM Diagram tulang ikan  bagaimana menentukan baik atau buruknya hasil. Disebut juga diagram sebab akibat atau diagram Ishikawa. Benchmarking  Menemukan sifat, proses dan pelayanan terbaik dari yang ada dan menggunakannya sebagai standar untuk memperbaiki produk, proses dan pelayanan perusahaan sendiri.  Fokus pada Pelanggan 252 Kemampuan suatu produk atau jasa untuk memuaskan kebutuhan konsumen. Manajer dan pekerja dapat mengkonsentrasikan pada usaha mereka dan membuat perencanaan dan strategi bagaimana produk mereka tetap diminati oleh konsumen.  Peran Manajemen Tugas dari setiap manajer adalah mencari informasi dan membuat perencanaan untuk strategi tang akan dilakukan perusahaan dalam jangka pendek dan dalam jangka panjang.  Partisipasi Karyawan Pemberian Wewenang, tindakan mendelegasikan wewenang dan otoritas kepada bawahan, sehingga apa yang menjadi tujuan manajer dan perusahaan dapat tercapai. Kunci Keberhasilan Dari Suatu Manajemen Kualitas Terpadu (TQM)  Penetapan kebijakan dan tujuan perusahaan serta komitmen untuk menjalankan kebijakan tersebut oleh seluruh pihak dalam organisasi  Kepemimpinan dari manajemen puncak untuk memberikan arah bagi perubahan budaya kualitas dalam perusahaan  Adanya motivasi dari seluruh personel organisasi untuk memberikan dan menjadi yang terbaik bagi perusahaan  Adanya program peningkatan kualitas yang berkesinambungan  Fokus perusahaan untuk memuaskan pelanggan  Penerapan system kualitas sebagai landasan dalam usaha pencapaian kualitas manajemen terpadu Manfaat Dan Keuntungan TQM 1. Meningkatkan tingkat laba 2. Mengurangi keluhan konsumen dan klaim garansi 3. Mengurangi biaya dengan mengurangi pemborosan 4. Meningkatkan pangsa pasar 5. Meniingkatkan keikutsertaan dan kepuasan pelanggan 6. Meningkatkan kemampuan untuk menarik konsumen baru Prinsip-Prinsip TQM 1. Pendekatan – Memimpin Manajemen (Management Led) 2. Metode – Pencegahan bukan penemuan (Prevention not Detection) 253 3. Sasaran – Kepuasan seluruh konsumen (Total Customers Satisfaction) 4. Ukuran – Biaya mutu (The Cost Of Quality) 5. Standar – Benar sejak awal (Right First Time) 6. Ruang Lingkup – Kepemilikan sejak awal (Ownership And Commitmen) 7. Tema – Peningkatan berkesinambungan (Continous Improvement) 8. Kemampuan – Pelatihan dan pendidikan (Training And Education) 9. Komunikasi – kerjasama dan kerja tim (Co-operation And Team Work) 10. Penghargaan – Pengakuan dan kebanggan (Recognition And Pride) Faktor kunci dalam penerapan TQM di Indonesia Untuk Indonesia ada 3 faktor yang perlu diperhatikan dalam penerapan TQM yang perlu menjadi perhatian sesuai dengan kondisi yang ada, diantaranya: Pertama, berkaitan dengan pola alih teknologi yang menempatkan kembali pentingnya teknologi manajemen dengan mengedepankan manusia sebagai figur sentral Kedua, berkaitan dengan pergeseran paradigma pada system produksi dan produksi masal menuju system kostomi masal yang menempatkan konsumen sebagai pusat perhatian Ketiga, berkaitan dengan penerapan metode dan perangkat manjemen Ada 8 Prinsip-prinsip Manajemen Mutu yang digunakan oleh manajemen sebagai suatu kerangka kerja (frame work) untuk membimbing organisasi pada peningkatan kinerja : Prinsip 1 – Organisasi yang berfokus pada pelanggan (Customer Focus) Organisasi tergantung pada pelanggannya. Oleh karena itu, organisasi harus mengerti keinginan pelanggan baik untuk saat ini maupun untuk masa yang akan datang, memenuhi permintaan pelanggan dan bahkan berusaha keras untuk melampauinya. Prinsip 2 – Kepemimpinan (Leadership) Pemimpin menetapkan satu tujuan dan arah organisasi. Mereka harus menciptakan dan memelihara lingkungan internal di mana karyawan dapat terlibat secara penuh dalam mencapai tujuan organisasi. Prinsip 3 – Keterlibatan karyawan (Involvement of People) Karyawan pada semua tingkat adalah unsure dari suatu organisasi dan keterlibatan mereka senantiasa memberikan sumbangsih bagi kepentingan perusahaan. Prinsip 4 – Pendekatan Proses (Procces Orientation) Suatu hasil yang diinginkan akan dicapai secara lebih efisien jika sumber daya dan aktivitas 254 yang saling berkaitan diatur sebagai satu proses. Prinsip 5 – Pendekatan sistem pada manajemen (System Approach to Management) Jika proses-proses yang saling berkaitan dapat diidentifikasikan dan diatur sebagai suatu sistem, maka tujuan dan sasarannya dapat dicapai dengan lebih efektif dan efisien. Prinsip 6 – Peningkatan yang berkesinambungan (Continuous Improvement) Peningkatan yang berkesinambungan harus menjadi suatu tujuan permanen dari organisasi. Prinsip 7 – Pendekatan faktual untuk pengambilan keputusan (Factual Approach to Decision Making) Keputusan efektif berasal dari data dan informasi yang dianalisis dengan baik Prinsip 8 – Hubungan pelanggan yang bermanfaat bagi kedua pihak (Mutually Beneficial Supplier Relationship) Hubungan antara suatu organisasi dan para pemasoknya adalah saling ketergantungan, dan hubungan saling ketergantungan itu menghasilkan nilai lebih bagi keduanya. 255 Pertanyaan 1. Apa yang dimaksud dengan mutu 2. Apa yang dimaksud dengan kualitas 3. Apa yang dimaksud dengan Total Quality Management ( TQM ) 4. Penilaian mutu dapat dilihat dari mana 5. Apakah dengan kebijakan mutu seperti Iso 9001 sudah mewakili perusahaan untuk meyakinkan masyarakat bahwa produk yg diciptakan sudah memenuhi standart 6. Bagaimana penerapan fungsi manajemen dapat menciptakan TQM 7. Pelanggan mendapat kepuasan dari barang yang dibeli dan harga kepada beberapa orang, bagaimana perusahaan memberikan tingkat kepuasan yang maksimal kepada pelanggannya. 8. Kendala apa yang dihadapi oleh perusahaan untuk mendapatkan mutu yang baik 9. Bagaimana dengan adanya barang black market yang sering beredar dimasyarakat 10. Bagaimana sikap manajer bila terjadi penurunan kualitas barang pada saat barang sampe ditangan konsumen 11. Bagaimana pandangan Islam tentang kualitas mutu suatu barang dan jasa 12. Sebutkan konsep-konsep mutu pada industry jasa 13. Sebutkan kunci keberhasilan dari TQM 14. Sebutkan aspek-aspek utama yang menyangkut tentang mutu ! 15. Mengapa mutu dan kualitas sangatlah penting bagi perusahaan 16. David A Garvin menguraikan dimensi mutu untuk perusahaan manufaktur dalam 6 aspek, coba anda sebutkan dan jelaskan 17. Apa pandangan kualitas menurut David A Garin 18. Mengapa jaminan / assurance sangat penting dalam penentuan kualitas suatu produk 19. Sebutkan indicator dari sebuah kualitas atau mutu barang atau jasa 20. Apa yang dimaksud dengan Product based Approach 256 BAB 13 MANAJEMEN KONFLIK Tujuan Pembelajaran Setelah mengikuti perkuliahan ini mahasiswa diharapkan akan dapat menjelaskan pengertian / definisi tentang pengertian manajemen konflik, definisi konflik, penyebab dan jenis konflik, ciri-ciri konflik, dampak terjadinya konflik dan metode pengelolaan konflik. 13.1 Pengertian Konflik K onflik dapat didefinisikan sebagai segala macam interaksi pertentangan atau antagonistic antara dua pihak atau lebih. Konflik dapat menimbulkan dinamika dan pencapaian cara-cara yang lebih baik dalam pelaksanaan kegiatan kerja suatu kelompok. Konflik berbeda dengan persaingan. Jika ada tujuan dari pihak-pihak yang terlibat tidak sesuai tetapi pihak-pihak tersebut tidak dapat saling mengganggu, maka disebutnya sebagai persaingan, tetapi bila ada kesempatan untuk mengganggu dan bila kesempatan tersebut digunakan, maka akan timbul konflik. Dalam Qur’an dikatakan bahwa dalam surat an anfaal : 46 yang berbunyi : ۟ ُ‫ﺸﻠ‬ ۟ ‫ﻋ‬ ۟ ُ‫َﻭﺃ َ ِﻁﻴﻌ‬ ﴾٤٦:‫ﺼﺒِ ِﺮﻳﻦَ ﴿ﺍﻷﻧﻔﺎﻝ‬ َ ‫ﻮﺍ َﻓﺘ َ ْﻔ‬ ُ َ‫ﺳﻮ َﻟ ۥﻪُ َﻭ َﻻ ﺗ َ ٰﻨﺰ‬ ْ ‫َﺐ ِﺭﻳ ُﺤ ُﻜ ْﻢ ۖ َﻭﺍ‬ ُ ‫ﻮﺍ ﺍﻟﻠﱠﻪَ َﻭ َﺭ‬ ‫ﺻ ِﺒ ُﺮ ٓﻭ ۟ﺍ ۚ ِﺇ ﱠﻥ ﺍﻟﻠﱠﻪَ َﻣ َﻊ ﺍﻟ ﱣ‬ َ ‫ﻮﺍ َﻭﺗ َ ْﺬﻫ‬ “ Dan taatlah kepada Allah dan Rosul-Nya dan janganlah berbantah-bantahan, yang menyebabkan kamu menjadi gentar dan hilang kekuataanmu dan bersabarlah. Sesungguhnya Allah beserta orang-orang yang sabar” ( an Anfaal:46 ) 257 Selanjutnya Allah berfirman dalam surat Al Imran(3) : 103 : “ Dan berpeganglah kamu semua kepada tali ( agama ) Allah dan janganlah kamu bercerai berai dan ingatlah akan nikmat Allah kepadmu ketika kamu dahulu ( masa jahiliyah) bermusuh-musuhan, maka Allah mempersatukan hatimu, lalu menjadikan kamu karena nikmat Allah, orang-orang yang bersaudara, dan kamu telah berada ditepi jurang neraka, lalu Allah menyelamatkan kamu daripadanya, Demikian Allah menerangkan ayat-ayatNya kepadamu agar kamu mendapat petunjuk ( Al Imran (3) : 103” Dari ayat tersebut jelas bahwa dalam manajemen permasalahan yang ada pada perusahaan harus segera diselesaikan dan dicari jalan terbaik kedepannya dengan perencanaan yang matang guna menghindari timbulnya masalah-masalah baru seperti permasalahan dalam hal bahan baku, mesin produksi, keuangan, lingkungan kerja, marketing, dan sumber daya manusia ( karyawan ) yang mengelola factor-faktor produksi tersebut serta harus diolah secara baik dan harus diberikan pengawasan secara teliti agar dapat berjalan dengan baik dan terhindar dari konflik yang berkepanjangan Penyebab timbulnya konflik dalam organisasi adalah masalah-masalah komunikasi, hubungan pribadi, atau struktur organisasi. Didalam organisasi kecenderungan terjadinya konflik karena disebabkan adanya suatu perubahan secara tiba-tiba antara lain: kemajuan tehnologi, persaingan ketat, perbedaan kebudayaan dan system nilai, serta berbagai macam kepribadian individu seperti karakteristik-karakteristik kepribadian tertentu yaitu otoriter atau dogmatis yang dapat menimbulkan konflik. Manajemen konflik merupakan serangkaian aksi dan reaksi antara pelaku maupun pihak luar dalam suatu konflik. Manajemen konflik termasuk pada suatu pendekatan yang berorientasi pada proses yang mengarahkan pada bentuk komunikasi (termasuk tingkah laku) dari pelaku maupun pihak luar dan bagaimana mereka mempengaruhi kepentingan (interests) dan interpretasi. Bagi pihak luar (di luar yang berkonflik) sebagai pihak ketiga, yang diperlukannya adalah informasi yang akurat tentang situasi konflik. Hal ini karena komunikasi efektif di antara pelaku dapat terjadi jika ada kepercayaan terhadap pihak ketiga. 258 13.2 Definisi Konflik A rti konflik telah dikacaukan dengan banyaknya konsepsi dan definisi yang berbeda- beda, dan pada hakekatnya konflik didefinisikan sebagai segala macam interaksi pertentangan atau antagonistic antara dua pihak atau lebih. Konflik organisasi adalah ketidaksesuaian antara dua atau lebih anggota-anggota atau kelompok-kelompok organisasi yang timbul karena danya kenyataan bahwa mereka harus membagi sumber daya-sumber daya yang terbatas atau kegiatan-kegiatan kerja dan atau karena adanya kenyataan bahwa mereka mempunyai perbedaan status, tujuan, nilai atau persepsi. Islam sangat melarang terjadinya konflik, karena dengan adanya konflik akan menyebabkan terjadinya perselisihan, pertentangan dan timbulnya perpecahan diantara anggota organisasi. Allah SWt berfirman dalam al Qur’an surat an-anfaal dikatakan bahwa : ۟ ُ‫ﺸﻠ‬ ۟ ‫ﻋ‬ ۟ ُ‫َﻭﺃ َ ِﻁﻴﻌ‬ ﴾٤٦:‫ﺼﺒِ ِﺮﻳﻦَ ﴿ﺍﻷﻧﻔﺎﻝ‬ َ ‫ﻮﺍ َﻓﺘ َ ْﻔ‬ ُ َ‫ﺳﻮ َﻟ ۥﻪُ َﻭ َﻻ ﺗ َ ٰﻨﺰ‬ ْ ‫َﺐ ِﺭﻳ ُﺤ ُﻜ ْﻢ ۖ َﻭﺍ‬ ُ ‫ﻮﺍ ﺍﻟﻠﱠﻪَ َﻭ َﺭ‬ ‫ﺻ ِﺒ ُﺮ ٓﻭ ۟ﺍ ۚ ﺇِ ﱠﻥ ﺍﻟﻠﱠﻪَ َﻣ َﻊ ﺍﻟ ﱣ‬ َ ‫ﻮﺍ َﻭﺗ َ ْﺬﻫ‬ “ Dan taatlah kepada Allah dan Rosul-Nya dan janganlah berbantah-bantahan, yang menyebabkan kamu menjadi gentar dan hilang kekuataanmu dan bersabarlah. Sesungguhnya Allah beserta orang-orang yang sabar” ( an Anfaal:46 ) Perbedaan konflik dengan persaingan (competition) terletak pada apakah salah satu pihak mampu untuk menjaga dirinya dari gangguan pihak lain dalam pencapaian tujuannya.Persaingan ada bila tujuan-tujuan pihak-pihak yang terlibat adalah tidak sesuai tetapi pihak-pihak tersebut tidak dapat saling mengganggu Manajemen konflik merupakan serangkaian aksi dan reaksi antara pelaku baik dari dalam maupun dari pihak luar dalam suatu konflik. Manajemen konflik termasuk pada suatu pendekatan yang berorientasi pada proses yang mengarahkan pada bentuk komunikasi (termasuk tingkah laku) dari pelaku maupun pihak luar dan bagaimana mereka mempengaruhi kepentingan (interests) dan interpretasi. Bagi pihak luar (di luar yang berkonflik) sebagai pihak ketiga, yang diperlukannya adalah informasi yang akurat tentang situasi konflik. Hal ini karena komunikasi efektif di antara pelaku dapat terjadi jika ada kepercayaan terhadap pihak ketiga yang dapat menangani konflik tersebut. Menurut Ross bahwa manajemen konflik merupakan langkah-langkah yang diambil para pelaku atau pihak ketiga dalam rangka mengarahkan perselisihan ke arah hasil tertentu yang mungkin atau tidak mungkin menghasilkan suatu akhir berupa penyelesaian konflik dan 259 mungkin atau tidak mungkin menghasilkan ketenangan, hal positif, kreatif, bermufakat, atau agresif. Manajemen konflik dapat melibatkan bantuan diri sendiri, kerjasama dalam memecahkan masalah ( dengan atau tanpa bantuan orang lain / pihak ketiga) atau pengambilan keputusan oleh pihak ketiga. Suatu pendekatan yang berorientasi pada proses manajemen konflik menunjuk pada pola komunikasi (termasuk perilaku) para pelaku dan bagaimana mereka mempengaruhi kepentingan dan penafsiran terhadap konflik. Didalam Al Qur’an dalam surat al hujurat : 6 dikatakan bahwa apabila kita mendengakan suatu berita hendaknya diperiksa terlebih dahulu tentang kebenaran dari berita tersebut sehingga tidak menimbulkan fitnah atau konflik diantara pemberi berita dan penerima berita ataupun orang yang diberitakan, adapun bunyi surat Al Hujurat tersebut yaitu : Artinya Hai orang-orang yang beriman, jika datang kepadamu orang fasik membawa suatu berita, maka periksalah dengan teliti agar kamu tidak menimpakan suatu musibah kepada suatu kaum tanpa mengetahui keadaannya yang menyebabkan kamu menyesal atas perbuatanmu itu (QS Al Hujurat:6). Menurut Fisher dkk menggunakan istilah transformasi konflik secara lebih umum dalam menggambarkan situasi secara keseluruhan terdiri dari diantaranya : * Pencegahan Konflik, bertujuan untuk mencegah timbulnya konflik yang keras. * Penyelesaian Konflik, bertujuan untuk mengakhiri perilaku kekerasan melalui persetujuan damai. * Pengelolaan Konflik, bertujuan untuk membatasi dan menghindari kekerasan dengan mendorong perubahan perilaku positif bagi pihak-pihak yang terlibat. * Resolusi Konflik, menangani sebab-sebab konflik dan berusaha membangun hubungan baru dan yang bisa tahan lama diantara kelompok-kelompok yang bermusuhan. * Transformasi Konflik, mengatasi sumber-sumber konflik sosial dan politik yang lebih luas dan berusaha mengubah kekuatan negatif dari peperangan menjadi kekuatan sosial dan kekuatan politik yang saling berpengaruh secara 260 positif bagi kedua belah pihak. Tahapan-tahapan diatas merupakan satu kesatuan yang harus dilakukan dalam mengelola konflik. Sehingga masing-masing tahap akan melibatkan tahapan sebelumnya misalnya pengelolaan konflik akan mencakup pencegahan dan penyelesaian konflik. Sementara Minnery menyatakan bahwa manajemen konflik merupakan proses, sama halnya dengan perencanaan suatu tata kota yang merupakan suatu proses. Minnery juga berpendapat bahwa proses manajemen konflik perencanaan kota merupakan bagian yang rasional dan bersifat iteratif, artinya bahwa pendekatan model manajemen konflik perencanaan kota secara terus menerus mengalami penyempurnaan sampai mencapai model yang representatif dan ideal. Sama halnya dengan proses manajemen konflik yang telah dijelaskan diatas, bahwa manajemen konflik meliputi beberapa langkah yaitu: penerimaan terhadap keberadaan konflik (dihindari atau ditekan/didiamkan), klarifikasi karakteristik dan struktur konflik, evaluasi konflik (jika bermanfaat maka dilanjutkan dengan proses selanjutnya), menentukan aksi yang dipersyaratkan untuk mengelola konflik, serta menentukan peran perencana sebagai partisipan atau pihak ketiga dalam mengelola konflik. Keseluruhan proses tersebut berlangsung dalam konteks dan melibatkan perencana sebagai aktor yang mengelola konflik baik sebagai partisipan atau pihak ketiga. Para pakar ilmu perilaku organisasi, memang banyak yang memberikan definisi tentang konflik. Robbins, salah seorang dari mereka merumuskan Konflik sebagai :"sebuah proses dimana sebuah upaya sengaja dilakukan oleh seseorang untuk menghalangi usaha yang dilakukan oleh orang lain dalam berbagai bentuk hambatan (blocking) yang menjadikan orang lain tersebut merasa frustasi dalam usahanya mancapai tujuan yang diinginkan atau merealisasi minatnya". Dengan demikian yang dimaksud dengan Konflik adalah proses pertikaian yang terjadi sedangkan peristiwa yang berupa gejolak dan sejenisnya adalah salah satu manifestasinya. Dua orang pakar penulis dari Amerika Serikat yaitu, Cathy A Constantino, dan Chistina Sickles Merchant mengatakan dengan kata-kata yang lebih sederhana, bahwa konflik pada dasarnya adalah: "sebuah proses mengekspresikan ketidapuasan, ketidaksetujuan, atau harapan-harapan yang tidak terealisasi". Mereka sepakat dengan Robbins bahwa konflik pada dasarnya adalah sebuah proses. Konflik dapat diartikan sebagai ketidaksetujuan antara dua atau lebih anggota organisasi atau kelompok-kelompok dalam organisasi yang timbul karena mereka harus menggunakan sumber daya yang langka secara bersama-sama atau menjalankan kegiatan bersama-sama dan atau karena mereka mempunyai status, tujuan, nilai-nilai dan persepsi yang berbeda. 261 13.3 Penyebab dan jenis Konflik K onflik dapat dikatakan sebagai segala macam interaksi yang pertentangan atau antagonistic antara dua pihak atau lebih.Kita dapat mempelajari apa yang menjadi penyebab konflik dan jenis-jenis konflik yang ada dalam organisasi atau perusahaan agar dapat menyelesaikan dengan baik dan menjadikan konflik sebagai cara untuk mencari jalan terbaik untuk perencanaan dan pengembangan perusahaan kedepan Ada beberapa penyebab timbulnya konflik, diantaranya : 1. Batasan pekerjaan yang tidak jelas 2. Hambatan komunikasi 3. Tekanan waktu 4. Standart, peraturan dan kebijakan yang tidak masuk akal 5. Pertikaian antar pribadi 6. Perbedaan status 7. Harapan yang tidak terwujud Selain hal tersebut diatas adapula penyebab terjadinya konflik dilihat dari : 1. Karakter individual a. Nilai, sikap dan kepercayaan Perasaan kita tentang apa yang benar dan apa yang salah dan predisposisi untuk bertindak positif dan negative terhadap suatu kejadian, dapat dengan mudah menjadi sumber terjadinya konflik. Nilai-nilai yang dipegang dapat menciptakan ketegangan-ketegangan diantara individual dan kelompok dalam suatu organisasi b. Kebutuhan dan kepribadian Konflik muncul karena adanya perbedaan yang sangat besar antara kebutuhan dan kepribadian. Setiap orang, yang bahkan dapat berlanjut kepada perseturuan antar pribadi. Sering muncul kasus dimana orang-orang yang memiliki kebutuhan kekuasaan dan prestasi yang tinggi cenderung untuk tidak begitu suka bekerjasama dengan orang lain, karena mengganggap prestasi pribadi lebih 262 penting, sehingga hal ini tentu mempengaruhi pihak-pihak lain dalam organisasi tersebut. c. Perbedaan Persepsi Persepsi dan penilaian dapat menjadi penyebab terjadinya konflik 2. Faktor situasi a. Kesempatan dan kebutuhan berinteraksi Kemungkinan terjadinya konflik akan sangat kecil jika orang-orang terpisah secara pisik dan jarang berinteraksi. Sejalan dengan meningkatnya asosiasi diantar pihak-pihak yang terlibat, semakin mengikat pula terjadinya konflik. Dalam bentuk interaksi yang aktif dan komplek seperti pengambilan keputusan bersama, potensi terjadinya konflik bahkan semakin besar. b. Kebutuhan untuk berkonsensus Ada banyak hal dimana para manager dan departemen yang berbeda harus memiliki persetujuan bersama, hal ini menolong menekan konflik tingkat minimum. Tetapi banyak pula hal dimana tiap-tiap departemen harus melakukan consensus bersama. Karena demikian banyak hal yang terlibat dalam masalahmasalah seperti ini, proses menuju tercapainya consensus seringkali didahului dengan munculnya konflik. Sampai setiap manager departemen yang terlibat setuju, banyak kesulitan yang akan muncul c. Ketegantungan satu pihak kepada pihak lain Dalam kasus seperti ini, jika satu pihak gagal melaksanakan tugasnya, hal yang lain juga terkena akibatnya, sehingga konflik lebih sering muncul d. Perbedaan status Apabila seorang bertindak dengan cara-cara yang kongruen dengan statusnya,maka konflik akan muncul. Sebagai contoh dalam bisnis kontruksi, para insinyur secara tipikal sering menolak ide-ide inovatif yang diajukan oleh juru gambar karena mereka mengganggap juru gambar memiliki status yang lebih rendah, sehingga tidak sepantasnya juru gambar menjadi sejajar dalam proses desain suatu kontruksi e. Rintangan Komunikasi Komunikasi sebagai media interaksi diantara orang-orang dapat dengan mudah menjadi basis terjadinya konflik. Tidak adanya komunikasi dapat menyebabkan terjadinya konflik, tetapi disisi lain komunikasi yang terjadi itu sendiri dapat 263 menjadi potensi terjadinya konflik. Sebagai contoh, informasi yang diterima mengenai pihak lain akan menyebabkan orang dapat mengidentifikasi situasi berbeda dalam hal nilai dan kebutuhan. Hal ini dapat menjadi konflik yang sebenarnya dapat dihindari dengan adanya komunikasi walau hanya sedikit. f. Batas-batas tanggung jawab dan juriduksi Orang-orang dengan jabatan dan tanggung jawab yang jelas dapat mengetahui apa yang dituntut dari diri masing-masing. Ketika terjadi ketidakjelasan tanggung jawab dan jurisdiksi, kemungkinan terjadinya konflik jadi semakin besar. Didalam organisasi klasik ada empat daerah structural dimana konflik sering timbul, yaitu : 1. Konflik Hirarki. Yaitu konflik antar berbagai tingkatan organisasi. Manajemen menengah mungkin dengan personalia, Dewan direktur mungkin konflik denagn manajemen puncak, atau secara umum terjadi antara manajer dan para karyawan 2. Konflik fungsional Yaitu konflik antara berbagai departemen fungsional organisasi, sebagai contoh klasik, konflik antara departemen produksi dan pemasaran dalam suatu organisasi perusahaan 3. Konflik lini – staf Yaitu konflik antara lini dan staf. Hal ini sering merupakan hasil adanya perbedaanperbedaan yang melekat pada personalia lini dan staf. 4. Konflik formal – informal Konflik anatar organisasi formal dan informal Menurut Agus M. Hardjana mengemukakan sepuluh penyebab munculnya konflik yang terjadi di lingkungan tempat kita berada, yaitu: a. Salah pengertian atau salah paham karena kegagalan komunikas b. Perbedaan tujuan kerja karena perbedaan nilai hidup yang dipegang c. Rebutan dan persaingan dalam hal yang terbatas seperti fasilitas kerja dan jabatan d. Masalah wewenang dan tanggung jawab e. Penafsiran yang berbeda atas satu hal, perkara dan peristiwa yang sama f. Kurangnya kerja sama g. Tidak mentaati tata tertib dan peraturan kerja yang ada 264 h. Ada usaha untuk menguasai dan merugikan i. Pelecehan pribadi dan kedudukan j. Perubahan dalam sasaran dan prosedur kerja sehingga orang menjadi merasa tidak jelas tentang apa yang diharapkan darinya. Stoner sendiri menyatakan bahwa penyebab yang menimbulkan terjadinya konflik adalah : a. Pembagian sumber daya (shared resources) b. Perbedaan dalam tujuan (differences in goals) c. Ketergantungan aktivitas kerja (interdependence of work activities) d. Perbedaan dalam pandangan (differences in values or perceptions) e. Gaya individu dan ambiguitas organisasi (individual style and organizational ambiguities). Robbins membedakan sumber konflik yang berasal dari karakteristik perseorangan dalam organisasi dan konflik yang disebabkan oleh masalah struktural. Dari sini kemudian Robbins menarik kesimpulan bahwa ada orang yang mempunyai kesulitan untuk bekerja sama dengan orang lain dan kesulitan tersebut tidak ada kaitannya dengan kemampuan kerja atau interaksinya yang formal. Konflik perseorangan ini disebut Robbins dengan konflik psikologis. Untuk itulah Robbins kemudian memusatkan perhatian pada sumber konflik organisasi yang bersifat struktural. Sumber-sumber konflik yang dimaksudkan Robbins, yaitu: a. Saling ketergantungan pekerjaan b. Ketergantungan pekerjaan satu arah c. Diferensiasi horizontal yang tinggi d. Formalisasi yang rendah e. Ketergantungan pada sumber bersama yang langka f. Perbedaan dalam kriteria evaluasi dan sistem imbalan g. Pengambilan keputusan partisipatif h. Keanekaragaman anggota i. Ketidaksesuaian status j. Ketakpuasan peran k. Distorsi komunikasi 265 Didalam konflik juga terdapat berbagai macam jenis konflik, tergantung pada dasar yang digunakan untuk membuat klasifikasi. Ada yang membagi konflik berdasarkan pihak-pihak yang terlibat di dalamnya, ada yang membagi konflik dilihat dari fungsi dan ada juga yang membagi konflik dilihat dari posisi seseorang dalam suatu organisasi. a. Konflik Dilihat dari Posisi Seseorang dalam Struktur Organisasi. Jenis konflik ini disebut juga konflik intra keorganisasian. Dilihat dari posisi seseorang dalam struktur organisasi, Winardi membagi konflik menjadi sebagai berikut : 1. Konflik vertikal, yaitu konflik yang terjadi antara karyawan yang memiliki kedudukan yang tidak sama dalam organisasi. Misalnya, antara atasan dan bawahan. 2.Konflik horizontal, yaitu konflik yang terjadi antara mereka yang memiliki kedudukan yang sama atau setingkat dalam organisasi. Misalnya, konflik antar karyawan, atau antar departemen yang setingkat. 3. Konflik garis - staf, yaitu konflik yang terjadi antara karyawan lini yang biasanya Memegang posisi komando, dengan pejabat staf yang biasanya berfungsi sebagai penasehat dalam suatu organisasi. 4. Konflik peranan, yaitu konflik yang terjadi karena seseorang mengemban lebih dari satu peran yang saling bertentangan. b.Konflik Dilihat dari Pihak yang Terlibat di dalamnya. Berdasarkan pihak-pihak yang terlibat di dalam konflik, Stoner membagi konflik menjadi lima macam , yaitu: 1. Konflik dalam diri individu (conflict within the individual). Konflik ini terjadi jika seseorang harus memilih tujuan yang saling bertentangan, atau karena tuntutan tugas yang melebihi batas kemampuannya. Termasuk dalam konflik individual ini, menurut Altman, adalah frustasi, konflik tujuan dan konflik peranan . 2. Konflik antar-individu (conflict between individuals). Terjadi karena perbedaan kepribadian antara individu yang satu dengan individu yang lain. 3. Konflik antara individu dan kelompok (conflict between individuals and groups). Terjadi jika individu gagal menyesuaikan diri dengan norma-norma kelompok tempat ia bekerja. 4. Konflik antar kelompok dalam organisasi yang sama (conflict among groups in the 266 same organization). Konflik ini terjadi karena masing-masing kelompok memiliki tujuan yang berbeda dan masing-masing berupaya untuk mencapainya. c. Konflik Dilihat dari Fungsi. Dilihat dari fungsi, Robbins membagi konflik menjadi dua macam, yaitu: konflik fungsional (Functional Conflict)Konflik fungsional adalah konflik yang mendukung pencapaian tujuan kelompok, dan memperbaiki kinerja kelompok. konflik disfungsional (Dysfunctional Conflict).Konflik disfungsional adalah konflik yang merintangi pencapaian tujuan kelompok. Menurut Robbins, batas yang menentukan apakah suatu konflik fungsional atau disfungsional sering tidak tegas (kabur). Suatu konflik mungkin fungsional bagi suatu kelompok, tetapi tidak fungsional bagi kelompok yang lain. 13.4 Ciri-ciri Konflik C Iri-ciri konflik dapat dilihat dari situasi dan kondisi lingkungan yang terlihat mulai kurang menyenangkan. Baik individunya maupun suasana dimana individu itu berada yang nantinya akan menimbulkan penurunan dalam produktivitas kerja. Adapun ciri-ciri dari pada terjadinya konflik menurut Wijono ( 1993 : 37 ) adalah : 1. Setidak-tidaknya ada dua pihak secara perorangan maupun kelompok yang terlibat dalam interraksi yang saling bertentangan 2. Paling tidak timbul pertentangan antara dua pihak secara perseorangan maupun kelompok dalam mencapai tujuannya, memainkan peran dan ambicius atau adanya nilai-nilai norma yang saling berlawanan 3. Munculnya interaksi yang seringkali ditandai oleh gejala-gejala perilaku yang direncanakan untuk saling meniadakan, mengurangi, dan menekan terhadap pihak lain agar dapat memperoleh keuntungan seperti status, jabatan, tanggung jawab, pemenuhan berbagai macam kebutuhan fisik seperti sandang, pangan, materi dan kesejahteraan dan tunjangan-tunjangan seperti mobil, rumah, bonus, atau pemenuhan kebutuhan sosio-spikologis seperti rasa aman, kepercayaan diri, kasih dan penghargaan serta aktualisasi diri. 4. Munculnyan tindakan yang saling berhadap-hadapan sebagai akibat pertentangan yang berlarut-larut 267 5. Munculnya ketidakseimbangan akibat dari usaha masing-masing pihak yang terkait dengan kedudukan, status social, pangkat, golongan. Kewibawaan, kekuasaan, harga diri, pretise dan seagainya 13.5 Dampak Konflik K onflik yang berjadi dapat menimbulkan dampak positif dan negative, baik untuk individunya, maupun untuk lingkungannya. Konflik bisa saja merupakan sumber energy dan kreativitas yang positif apabila dikelola dengan baik Dampak positif dari adanya konflik yaitu : 1. Membuat organisasi tetap hidup harmonis dan membantu setiap orang untuk saling memahami tentang perbedaan pekerjaan dan tanggung jawab mereka 2. Berusaha menyesuaikan diri dengan lingkungan yang ada 3. Melakukan adaptasi sehingga dapat terjadi perubahan dan perbaikan dalam system dan prosedur, mekanisme program bahkan tujuan organisasi 4. Memunculkan keputusan-keputusan yang lebih inovatif 5. Memunculkan persepsi yang lebih kritis terhadap perbedaan pendapat, dan memberikan kesempatan untuk menyalurkan emosi 6. Memberikan saluran baru untuk komunikasi 7. Menumbuhkan semangat baru pada staf 8. Menghasilkan distribusi sumber tenaga yang lebih merata dalam organisasi Apabila konflik mengarah pada kondisi destruktif, maka hal ini dapat berdampak pada penurunan efektivitas kerja dalam organisasi baik secara perorangan maupun kelompok, berupa penolakan, resistensi terhadap perubahan, aptis, acuh tak acuh, bahkan mungkin muncul luapan emosi destruktif berupa demontrasi. Dampak negatif dari adanya konflik yaitu : 1. Menghambat komunikasi 2. Menganggu kohesi ( keeratan hubungan ) 3. Mengganggu kerjasama 4. Menganggu proses produksi, bahkan dapat menurunkan produksi 268 5. Menumbuhkan ketidakpuasan terhadap pekerjaan 6. Individu atau personil mengalami tekanan ( stress ), mengganggu konsentrasi, menimbulkan kecemasan, mangkir. Menarik diri, frustasi dan apatisme Hal-hal yang tidak boleh dilakukan ditengah-tengah konflik yaitu : 1. Jangan hanyut dalam perebutan kekuasaan orang lain 2. Jangan terlalu terpisah dari konflik. Dinamika dan hasil konflik dapat ditangani secara paling baik dari dalam, tanpa melibatkan pihak ketiga 3. Jangan biarkan visi dibangun oleh konflik yang ada. Jagalah cara pandang dengan berkonsentrasi pada masalah-masalah penting. Masalah yang paling mendesak belum tentu merupakan kesempatan yang terbesar. 13.6 Metode pengelolaan Konflik B Eberapa metode pengelolaa konflik yang dapat dilakukan oleh organisasi atau perusahaan agar dapat menjadikan penyebab konflik yang ada dalam organisasi atau perusahaan dapat terselesaikan dengan baik yaitu. 1. Stimulasi konflik - Pemasukan atau penempatan orang luar kedalam kelompok - Penyusunan kembali organisasi - Penawaran bonus, insentif dan penghargaan untuk mendorong persaingan - Memilih manajer yang tepat - Perlakuan yang berbeda dengan kebiasaan 2. Pengurangan atau penekanan konflik bila terlalu tinggi atau menurunkan produktifitas.Yaitu mengelola tingkat konflik melalui ”pendinginan suasana” tetapi tidak menangani masalah-masalah yang semula menimbulkan konflik, dengan - Mengganti tujuan yang menimbulkan konflik, dengan tujuan yang lebih bisa diterima oleh kedua kelompok tersebut - Mempersatukan kedua kelompok “ancaman” atau “musuh” yang sama. 3. Penyelesaian konflik. 269 yang bertentangan untuk menghadapi Metode ini yang akan dibahas berkenaan dengan kegiatan-kegiatan para manajer yang dapat secara langsung mempengaruhi pihak-pihak bertentangan. Dalam metode ini terdapat 3 penyelesaian konflik yang sering digunakan adalah sebagai berikut : a. Dominasi dan penekanan, dapat dilakukan dengan beberapa cara : - Kekerasan (forecing), Yang bersifat penekanan otokratik - penenangan (smoothing), Menggunakan cara yang lebih diplomatis - penghindaran (avoidance), Dimana menglakukan penghindaran untuk mengambil posisi yang tegas - aturan mayoritas (majority rule). Dilakukan dengan pemungutan suara melalui prosedur yang adil b. Kompromi (mencari jalan tengah), dapat dilakukan dengan cara : - Pemisahan (separation), dimana pihak-pihak yang sedang bertentangan , dipisahkan sampai mereka mencari persetujuan - arbitrasi (perwasitan) ada pihak ketiga diminta memberi pendapat, kembali ke peraturan-peraturan yang berlaku, - penyuapan (bribing), dimana salah satu pihak diberi kompensasi dalam pertukaran untuk tercapainya penyelesaian konflik. c. Pemecahan masalah integrative, mengubah konflik menjadi situasi pemecahan masalah. Dalam pemecahan masalah ini manajer perlu mendorong bawahannya untuk bekerjasama demi tercapainya tujuan bersama, melakukan pertukaran gagasan secara bebas, dan menekankan usaha-usaha pencarian yang optimum, agar tercapainya penyelesaian integrative. Ada 3 jenis penyelesaian konflik secara integrative yaitu : 1. Konsensus, Dimana pihak-pihak yang sedang bertentangan bertemu bersama untuk mencari penyelesaian terbaik mereka dan bukan mencari kemenagan sesuatu pihak 2. Konfrontasi Dimana pihak-pihak yang saling berhadapan menyatakan pendapatnya secara langsung satu sama lain dan dengan kepemimpinan yang terampil 270 dan kesediaan untuk menerima penyelesaian, suatu penyelesaian konflik yang sering dapat diketemukan 3. Penggunaan tujuan-tujuan yang lebih tinggi. Dapat juga menjadi metode penyelesaian konflik bila tujuan tersebut disetujui bersama. Beberapa langkah untuk meraih kedamaian dalam konflik. Apapun sumber masalah dari timbulnya konflik maka lima langkah berikut ini bersifat dasar dalam mengatasi kesulitan tersebut : 1. Pengenalan Kesenjangan antara keadaan yang ada diidentifikasi dan bagaimana keadaan yang seharusnya. Satu-satunya yang menjadi perangkap adalah kesalahan dalam mendeteksi ( tidak memperdulikan masalah atau mengganggap ada masalah padahal tidak ada 2. Diagnosa Ini merupakan langkah penting karena metode yang benar vdan dapat diuji mengenai siapa, apa, mengapa, dimana, dan bagaimana berhasil dengan sempurna. Pusatkan perhatian pada masalah utama dan bukan pada hal yang sepele 3. Menyepakati suatu solusi Kumpulkan masukan mengenai jalan keluar yang memungkinkan dari orang-orang terlibat didalamnya. Saringlah penyelesaian yang tidak dapat diterapkan atau tidak praktis. Jangan sekali-kali menyelesaikan dengan cara yang tidak baik, dan carilah yang terbaik yang dapat menyelesaikan permasalahan dengan cepat dan tepat 4. Pelaksanaan Ingatlah bahwa akan ada keuntungan dan kerugian. Hati-hati, jangan biarkan pertimbangan mempengaruhi pilihan dan arah kelompok 5. Evaluasi Penyelesaian itu sendiri dapatmelahirkan serangkaian masalah baru. Jika penyelesaian tampak tidak berhasil, kembalilah ke langkah-langkah sebelumnya dan coba lagi. Hal hal yang perlu diperhatikan dalam mengatasi konflik Yaitu : 1. Ciptakan system dan pelaksanaan komunikasi yang efektif 2. Cegah konflik yang destruktif sebelum terjadi 271 3. Tetapkan peraturan dan prosedur yang baku terutama yang menyangkut hak karyawan 4. Atasan mempunyai peranan penting dalam menyelesaikan konflik yang muncul 5. Ciptakan iklim dan suasana kerja yang harmonis 6. Bentuklah team work dan kerjasama yang baik antar kelompok dan unit kerja 7. Semua pihak hendaknya sadar bahw semua unit merupakan mata rntai organisasi yang saling mendukung, jangan ada yang mera paling hebat 8. Bina dan kembangkan rasa solidaritas, toleransi dan saling pengertian antar unit/ departemen. Perancangan organisasi modern juga mengandung situasi-situasi konflik potensial. Secara khusus organisasi proyek dan matrik secara structural menciptakan konflik. Manajer proyek dengan tanggung jawab tetapi tanpa wewenang dan manajer pada suatu struktur matrik dengan seorang atasan fungsional serta pimpinan proyek menyajikan situasi-situasi konflik. Keberadaan konflik dalam perancangan organisasi modern juga dapat menunjukkan manfaat. Dalam banyak kasus perancangan organisasi, konflik ternyata dapat sangat membantu manajemen. 13.7 Teori Konflik B Eberapa teori-teori utama mengenai sebab-sebab konflik, dan sasarannya antara lain a. Teori hubungan masyarakat Menganggap bahwa konflik disebabkan oleh polarisasi yang terus terjadi, ketidakpercayaan dan permusuhan di antara kelompok yang berbeda dalam suatu masyarakat. Sasaran dari teori hubungan masyarakat ini adalah bagaimana meningkatkan komunikasi dan saling pengertian antara kelompok yang mengalami konflik, serta mengusahakan toleransi agar masyarakat lebih bisa saling menerima keragaman yang ada didalamnya. b. Teori kebutuhan manusia 272 Menganggap bahwa konflik yang berakar disebabkan oleh kebutuhan dasar manusia (fisik, mental dan sosial) yang tidak terpenuhi atau dihalangi. Hal yang sering menjadi inti pembicaraan adalah keamanan, identitas, pengakuan, partisipasi, dan otonomi. Sasaran dari teori kebutuhan manusia adalah untuk mengidentifikasi dan mengupayakan bersama kebutuhan mereka yang tidak terpenuhi, serta menghasilkan pilihan-pilihan untuk memenuhi kebutuhan itu secara baik dan tepat. c. Teori negosiasi prinsip Menganggap bahwa konflik disebabkan oleh posisi-posisi yang tidak selaras dan perbedaan pandangan tentang konflik oleh pihak-pihak yang mengalami konflik. Sasaran: membantu pihak yang berkonflik untuk memisahkan perasaan pribadi dengan berbagai masalah dan isu dan memampukan mereka untuk melakukan negosiasi berdasarkan kepentingan mereka daripada posisi tertentu yang sudah tetap. Kemudian melancarkan proses kesepakatan yang menguntungkan kedua belah pihak atau semua pihak. d. Teori identitas Berasumsi bahwa konflik disebabkan oleh identitas yang terancam, yang sering berakar pada hilangnya sesuatu atau penderitaan di masa lalu yang tidak diselesaikan. Sasaran dari teori identitas : melalui fasilitas lokakarya dan dialog antara pihak-pihak yang mengalami konflik, sehingga dapat mengidentifikasi ancaman dan ketakutan di antara pihak tersebut dan membangun empati dan rekonsiliasi di antara mereka. e. Teori kesalahpahaman antarbudaya Berasumsi bahwa konflik disebabkan oleh ketidakcocokan dalam cara-cara berkomunikasi di antara berbagai budaya yang berbeda yang ada dimasyarakat. Sasaran: menambah pengetahuan kepada pihak yang berkonflik mengenai budaya pihak lain, mengurangi streotip negatif yang mereka miliki tentang pihak lain, meningkatkan keefektifan komunikasi antar budaya yang ada dimasyarakat 273 f. Teori transformasi konflik Berasumsi bahwa konflik disebabkan oleh masalah-masalah ketidaksetaraan dan ketidakadilan yang muncul sebagai masalah sosial, budaya dan ekonomi. Sasaran teori transformasi konflik adalah bagaimana mengubah struktur dan kerangka kerja yang menyebabkan ketidaksetaraan dan ketidakadilan termasuk kesenjangan ekonomi, meningkatkan jalinan hubungan dan sikap jangka panjang di antar pihak yang berkonflik, mengembangkan proses dan sistem untuk mempromosikan pemberdayaan, keadilan, perdamaian, pengampunan, rekonsiliasi, dan pengakuan. Pertanyaan : 1. Apa perbedaan antara konflik dan persaingan 2. Benarkah pilkada yang sering dilakukan dapat menjadi sumber konflik dalam masyarakat 3. Bagaimana supaya konflik yang terjadi dapat menjadi suatu yang positif 4. Bagaimana menangani suatu konflik dalam manajemen 5. Bagaimana menangani konflik yang terjadi dalam diri individu 6. Apakah dengan tujuan yang berbeda dapat menyebabkan timulnya konflik 7. Bagaimana cara menangani konflik yang ada agar tidak terjadi perselisihan 8. Apa yang dimaksud consensus dan konfrontasi 9. Sebagai seorang pemimpin bagaimana mempertahankan dan memperkuat norma yang ada dalam kelompok agar tidak menimbulkan konflik 10. Bagaimana melokalisir konflik yang masalahnya sama agar tidak mejalar ke yang lain dengan masyarakat yg minoritas 11. Bagaimana menangani konflik internal yang terjadi dalam organisasi dengan memiliki 2 kepemimpinan. 12. Konflik dapat menimbulkan dampak yang positif seperti ketenangan, agresif, kreatif dan mufakat, jelaskan 13. Cara penyebab konflik adalah kurangnya komunikasi, sejauh mana komunikasi tersebut dapat menyebabkan konflik 14. Bagaimana metode pengelolaan konflik yang baik untuk perusahaan agar dapat terselesaikan dengan baik 274 15. Hal-hal apa yang perlu dilakukan ditengah-tengah konflik yang sedang berlangsung. 16. Apa dampak negative terjadinya konflik 17. Dan apa pula dampak positif dari terjadinya konflik 18. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mengatasi konflik 19. Sebutkan ciri- ciri konflik menurut Wijono 20. Winardi membagi konflik dalam 4 macam, jelaskan 275 BAB 14 MENGELOLA DALAM LINGKUNGAN GLOBAL Tujuan Pembelajaran Setelah mengikuti perkuliahan ini mahasiswa diharapkan akan dapat menjelaskan pengertian / definisi tentang Globalisasi,mengelola globalisasi, tantangan dalam mengelola globalisasi, globalisasi ekonomi, dan dampak positif dan negatif globalisasi ekonomi. 14.1 Definisi Pengelolaan P engelolaan adalah proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakkan tenaga orang lain dan memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijaksanaan dan pencapaian tujuan 14.2 Pengertian Globalisasi P Engertian dari Globalisasi adalah adanya keterkaitan dan ketergantungan antar bangsa dan antar manusia di seluruh dunia melalui perdagangan, investasi, perjalanan, budaya populer, dan bentuk-bentuk interaksi yang lain sehingga batas-batas suatu Negara menjadi semakin sempit. 275 Globalisasi adalah suatu proses di mana antar individu, antar kelompok, dan antar negara saling berinteraksi, bergantung, terkait, dan memengaruhi satu sama lain yang melintasi batas negara Pengakuan oleh organisasi bahwa bisnis harus mempunyai fokus global, bukan lokal merupakan tujuan dari globalisasi. Globalisasi berarti “dunia tanpa batas” artinya perdagangan atau hubungan pasar menjadi semakin luas, karena dimungkinkannya berkurang / hilangnya hambatan terhadap arus barang, jasa, modal dan SDM melintas batas Internasional. Lingkungan globalisasi adalah suatu proses dimana menjadikan sesuatu ( benda atau perilaku) sebagai ciri dari setiap individu didunia tanpa dibatasi oleh wilayah globalisasi belum memiliki definisi yang mapan, kecuali sekedar definisi kerja ( working definition), sehingga bergantung dari sisi mana orang melihatnya. Ada yang memandang globalisasi sebagai suatu proses sosial atau proses sejarah, atau proses alamiah yang akan membawa seluruh bangsa dan negara didunia makin terikat satu sama lain, mewujudkan satu tatanan kehidupan baru atau kesatuan konsistensi dengan menyingkirkan batas-batas geografis, ekonomi dan budaya masyarakat. Dan dalam banyak hal, globalisasi mempunyai banyak karakteristik yang sama dengan internasionalisasi sehingga kedua istilah ini sering dipertukarkan. Sebagian pihak sering menggunakan istilah globalisasi yang dikaitkan dengan berkurangnya peran negara atau batas-batas negara. Dampak dari adanya globalisasi adalah terlihat dari pasar yang menjadi semakin luas, dimana pesaingan tidak hanya dari dalam negri tetapi dari seluruh dunia juga dapat datang ke pasar domestik kita. Hal ini yang menjadi faktor pendorong pengusaha-pengusaha kita untuk mampu bersaing lebih keras untuk dapat bertahan dari pasar global. Dalam Al-Qur’an surat Al Hujurat : 13 yang artinya “Hai manusia, sesungguhnya Kami menciptakan kamu dari seorang laki-laki dan seorang perempuan dan menjadikan kamu berbangsa - bangsa dan bersukusuku supaya kamu saling kenal-mengenal. Sesungguhnya orang yang paling mulia diantara 276 kamu disisi Allah ialah orang yang paling taqwa diantara kamu. Sesungguhnya Allah Maha Mengetahui lagi Maha Mengenal”. Qur’an surat Al Hujurat ( 49 ) : 13 Mengambarkan bahwa globalisasi adalah suatu keniscayaan, dan seorang muslim harus memiliki sikap takwa. Globalisasi bila tidak dibimbing oleh suatu etnik tertentu maka mereka akan menghilangkan batas-batas yang baik dan buruk, yang halal dan haram, yang boleh dan yang terlarang. Kemajuan usaha yang mereka peroleh tidak terlepas dari hubungan hutang piutang. Menurut asal katanya, kata "globalisasi" diambil dari kata global, yang artinya universal. Achmad Suparman menyatakan Globalisasi adalah suatu proses menjadikan sesuatu (benda atau perilaku) sebagai ciri dari setiap individu di dunia ini tanpa dibatasi oleh wilayah Globalisasi belum memiliki definisi yang mapan, kecuali sekedar definisi kerja (working definition), sehingga bergantung dari sisi mana orang melihatnya. Ada yang memandangnya sebagai suatu proses sosial, atau proses sejarah, atau proses alamiah yang akan membawa seluruh bangsa dan negara di dunia makin terikat satu sama lain, mewujudkan satu tatanan kehidupan baru atau kesatuan ko-eksistensi dengan menyingkirkan batas-batas geografis, ekonomi dan budaya masyarakat. Di sisi lain, ada yang melihat globalisasi sebagai sebuah proyek yang diusung oleh negaranegara adikuasa, sehingga bisa saja orang memiliki pandangan negatif atau curiga terhadapnya. Dari sudut pandang ini, globalisasi tidak lain adalah kapitalisme dalam bentuk yang paling mutakhir. Negara-negara yang kuat dan kaya praktis akan mengendalikan ekonomi dunia dan negara-negara kecil makin tidak berdaya karena tidak mampu bersaing. Sebab, globalisasi cenderung berpengaruh besar terhadap perekonomian dunia, bahkan berpengaruh terhadap bidang-bidang lain seperti budaya dan agama. Theodore Levitte merupakan orang yang pertama kali menggunakan istilah Globalisasi pada tahun 1985. Jan Aart Scholte melihat bahwa ada beberapa definisi yang dimaksudkan orang dengan globalisasi:  Internasionalisasi: Globalisasi diartikan sebagai meningkatnya hubungan internasional. Dalam hal ini masing-masing negara tetap mempertahankan identitasnya masing-masing, namun menjadi semakin tergantung satu sama lain.  Liberalisasi: Globalisasi juga diartikan dengan semakin diturunkankan batas antar negara, misalnya hambatan tarif ekspor impor, lalu lintas devisa, maupun migrasi. 277  Universalisasi: Globalisasi juga digambarkan sebagai semakin tersebarnya hal material maupun imaterial ke seluruh dunia. Pengalaman di satu lokalitas dapat menjadi pengalaman seluruh dunia.  Westernisasi: Westernisasi adalah salah satu bentuk dari universalisasi dengan semakin menyebarnya pikiran dan budaya dari barat sehingga mengglobal.  Hubungan transplanetari dan suprateritorialitas: Arti kelima ini berbeda dengan keempat definisi di atas. Pada empat definisi pertama, masing-masing negara masih mempertahankan status ontologinya. Pada pengertian yang kelima, dunia global memiliki status ontologi sendiri, bukan sekadar gabungan negara-negara 14.3 Sejarah Globalisasi anyak sejarawan yang menyebut globalisasi sebagai fenomena di abad ke-20, yang B dihubungkan dengan bangkitnya ekonomi internasional. Padahal interaksi dan globalisasi dalam hubungan antar bangsa di dunia telah ada sejak berabad-abad yang lalu. Bila ditelusuri, benih-benih globalisasi telah tumbuh ketika manusia mulai mengenal perdagangan antar negeri sekitar tahun 1000 dan 1500 M. Saat itu, para pedagang dari Tiongkok dan India mulai menelusuri negeri lain baik melalui jalan darat (seperti misalnya jalur sutera) maupun jalan laut untuk berdagang. Fenomena berkembangnya perusahaan McDonald di seluroh pelosok dunia menunjukkan telah terjadinya globalisasi. Fase selanjutnya ditandai dengan dominasi perdagangan kaum muslim di Asia dan Afrika. Kaum muslim membentuk jaringan perdagangan yang antara lain meliputi Jepang, Tiongkok, Vietnam, Indonesia, Malaka, India, Persia, pantai Afrika Timur, Laut Tengah, Venesia, dan Genoa. Di samping membentuk jaringan dagang, kaum pedagang muslim juga menyebarkan nilai-nilai agamanya, nama-nama, abjad, arsitek, nilai sosial dan budaya Arab ke warga dunia. Fase selanjutnya ditandai dengan eksplorasi dunia secara besar-besaran oleh bangsa Eropa. Spanyol, Portugis, Inggris, dan Belanda adalah pelopor-pelopor eksplorasi ini. Hal ini didukung pula dengan terjadinya revolusi industri yang meningkatkan keterkaitan antar bangsa dunia. berbagai teknologi mulai ditemukan dan menjadi dasar perkembangan teknologi saat ini, seperti komputer dan internet. Pada saat itu, berkembang pula kolonialisasi di dunia yang membawa pengaruh besar terhadap difusi kebudayaan di dunia. 278 Semakin berkembangnya industri dan kebutuhan akan bahan baku serta pasar juga memunculkan berbagai perusahaan multinasional di dunia. Di Indonesia misalnya, sejak politik pintu terbuka disyahkan oleh pemerintah,maka perusahaan-perusahaan Eropa banyak yang membuka berbagai cabang perusahaannya di Indonesia. Freeport dan Exxon dari Amerika Serikat, Unilever dari Belanda, British Petroleum dari Inggris dan masih banyak lagi. Perusahaan multinasional seperti ini tetap menjadi ikon globalisasi hingga saat ini. 14.4 Ciri-ciri Globalisasi B  erikut ini beberapa ciri yang menandakan semakin berkembangnya fenomena globalisasi di dunia. Hilir mudiknya kapal-kapal pengangkut barang antar negara menunjukkan keterkaitan antar manusia di seluruh dunia. Perubahan dalam Konstantin ruang dan waktu. Perkembangan barang-barang seperti telepon genggam, televisi satelit, dan internet menunjukkan bahwa komunikasi global terjadi demikian cepatnya, sementara melalui pergerakan masa semacam turisme memungkinkan kita merasakan banyak hal dari budaya yang berbeda terlihat semakin dekat.  Pasar dan produksi ekonomi di negara-negara yang berbeda menjadi saling bergantung sebagai akibat dari pertumbuhan perdagangan internasional, peningkatan pengaruh perusahaan multinasional, dan dominasi organisasi semacam World Trade Organization (WTO).  Peningkatan interaksi cultural melalui perkembangan media massa (terutama televisi, film, musik, dan transmisi berita dan olah raga internasional). saat ini, kita dapat mengkonsumsi dan mengalami gagasan dan pengalaman baru mengenai hal-hal yang melintasi beraneka ragam budaya, misalnya dalam bidang fashion, film, literatur, dan makanan.  Meningkatnya masalah bersama, misalnya pada bidang lingkungan hidup, krisis multinasional, inflasi regional dan lain-lain. Kennedy dan Cohen menyimpulkan bahwa transformasi ini telah membawa kita pada globalisme, dimana sebuah kesadaran dan pemahaman baru bahwa dunia adalah satu dan saling berdekatan. Giddens menegaskan bahwa kebanyakan dari kita sadar bahwa sebenarnya kita turut ambil bagian dalam sebuah dunia yang harus berubah tanpa terkendali 279 yang ditandai dengan selera dan rasa ketertarikan akan hal sama, perubahan dan ketidakpastian, serta kenyataan yang mungkin terjadi. Oleh karena itu maka Peter Drucker menyebutkan globalisasi sebagai zaman transformasi sosial. 14.5 Pengelolaan Globalisasi D Alam mengelola suatu lingkungan global misalnya tantangan yang dihadapi akan menjadi lebih besar. Hal ini terjadi salah satunya karena adanya perbedaan- perbedaan , baik dalam hal budaya, politik maupun ekonomi. Beruntunglah bangsa Indonesia memiliki bahasa persatuan yang lebih dikenal dengan bahasa Indonesia sehingga perbedaan-perbedaan yang ada tidak menjadi penghalang kemajuan tetapi justru menjadi pemicu semangat untuk bersatu dan mempersatukan diri demi cita-cita dan tujuan bersama, seperti yang tercantum dalam firman Allah dalam Al-Qur’an surat Al Mumtahanah:8-9 yang artinya : ”Allah tidak melarang kamu untuk berbuat baik dan berlaku adil terhadap orang-orang yang tiada memerangimu karena agama dan tidak (pula) mengusir kamu dari negerimu. Sesungguhnya Allah menyukai orang-orang yang berlaku adil. Sesungguhnya Allah hanya melarang kamu menjadikan sebagai kawanmu orang-orang yang memerangimu karena agama dan mengusir kamu dari negerimu, dan membantu (orang lain) untuk mengusirmu. Dan barangsiapa menjadikan mereka sebagai kawan, maka mereka itulah orang-orang yang zalim. Tiga faktor sebagai fenomena globalisasi : 1. Kedekatan  “menyusutnya dunia” Produsen harus berhadapan dengan pelanggan, pesaing, pemasok dan pemerintah. Kemampuan teknologi dan manajerial sangat diperlukan dimana dituntut untuk para manajer saling bersaing atau bahkan bekerja sama dengan pemain global yang baru. 2. Lokasi Lokasi dan integrasi dari organisasi yang beroperasi melewati beberapa batas internasional merupakan bagian dari globalisasi. Manajemen trans-nasional  menggambarkan praktek yang semakin banyak dilakukan orang untuk memperluas operasi organisasi melewati batas banyak negara. 280 3. Sikap  “tidak ada luar negeri lagi” - Mempraktekan manajemen secara global. - Keingin tahuan mengenai dunia di luar batas-batas nasional - Kemauan untuk mengembangkan kemampuan guna berpartisifasi dalam ekonomi global. Tantangan dalam mengelola Globalisasi : 1. Munculnya para pesaing baru secara tiba-tiba 2. Adanya peningkatan ketidakpastian 3. Ketakutan dan kegelisahan yang dialami masyarakat 4. Penyesuaian terhadap perubahan lingkungan global serta yang paling penting yaitu menghindari “ parokialisme “ Dampak dari adanya pengelolaan pada suatu lingkungan global atau lebih dikenal dengan globalisasi adalah timbulnya kerjasama atau perjanjian perdagangan yang mempengaruhi persaingan ( kompetisi ) global, baik untuk skala regional maupun global. 14.6 Globalisasi Perekonomian G Lobalisasi perekonomian merupakan suatu proses kegiatan ekonomi dan perdagangan, dimana negara-negara diseluruh dunia menjadi satu kekuatan pasa yang semakin terintegrasi dengan atau tanpa rintangan batas teritorial negara. Globalisasi perekonomian mengharuskan penghapusan seluruh batasan dan hambatan terhadap arus modal barang dan jasa. Ketika globalisasi ekonomi terjadi, batas-batas suatu negara akan menjadi kabur dan keterkaitan antara ekonomi nasional dengan perkonomian internasional akan semakin erat. Globalisasi perekonomian disatu pihak akan membuka peluang pasar produk dari dalam negeri ke pasar internasional secara kompetitif, sebaliknya juga membuka peluang masuknya produk-produk global kedalam pasar domestik Perwujudan nyata dari globalisasi ekonomi antar lain terjadi dalam bentuk : 1. Globalisasi Produksi 281 Dimana perusahaan berproduksi di berbagai negara, dengan sasaran agar biaya produksi menjadi lebih rendah. Hal ini dilakukan baik karena upah buruh yang rendah, tarif bea masuk yang murah, infrastuktur yang memadai ataupun karena iklim usaha dan politik yang kondusif. 2. Globalisasi Pembiayaan Perusahaan global mempunyai akses untuk memperoleh pinjaman atau melakukan investasi ( baik dalam bentuk portofolio ataupun langsung) disemua negara dunia 3. Globalisasi Tenaga kerja Perusahaan global akan mampu memanfaatkan tenaga kerja dari seluruh dunia sesuai kelasnya, seperti penggunaan staf profesional diambil dari tenaga kerja yang memiliki pengalaman internasional atau buruh kasar yang biasa diperoleh dari negara berkembang 4. Globalisasi jaringan informasi Masyarakat suatu negara dengan mudah dan cepat mendapatkan informasi dari negara-negara didunia karena kemajuan tehnologi, antara lain melalui TV, radio, Media cetak dll. Dengan jaringan komunikasi yang semakin maju telah membantu meluasnya pasar ke berbagai belahan dunia untuk barang yang sama. Sebagai contoh, KFC, Mdonald, Jeans Levi’s, yang melanda pasar dimana-mana. Akibatnya selera masyarakat dunia baik yang berdomisili dikota ataupun didesa menuju pada selera global 5. Globalisasi Perdagangan Hal ini terwujud dalam bentuk penurunan dan penyeragaman tarif serta penghapusan berbagai hambatan non tarif. Dengnan demikian kegiatan perdagangan dan persaingan menjadi semakin cepat, ketat, dan fair. Dampak Positif Globalisasi Ekonomi 1. Produksi global dapat ditingkatkan Pandangan ini sesuai dengan teori “ keuntungan komparatif” dari David Ricardo. Melalui spesialisasi dan perdagangan faktor-faktor produksi dunia dapat digunakan dengan lebih efisien, output dunia bertambah dan masyarakat akan memperoleh keuntungan dari spesialisasi dan perdagangan dalam bentuk pendapatan yang meningkat, yang selanjutnya dapat meningkatkan pembelanjaan dan tabungan 2. Meningkatkan kemakmuran masyarakat dalam suatu negara 282 Perdagangan yang lebih besar memungkinkan masyarakat dari berbagai negara mengimport lebih banyak barang dari luar negri. Hal ini menyebabkan konsumen mempunyai pilihan barang yang lebih banyak. Selain itu konsumen juga dapat menikmati barang yang lebih baik dengan harga yang lebih rendah. 3. Meluaskan pasar untuk produk dalam negri Perdagangan luar negri yang lebih bebas memungkinkan setiap negara memperoleh pasar yang jauh lebih luas dari pasar dalam negri 4. Dapat memperoleh lebih banyak modal dan tehnologi yang lebih baik Modal dapat diperoleh dari investasi asing dan terutama dinikmati oleh negara-negara berkembang karena masalah kekurangan modal dan tenaga ahli serta tenaga terdidik yang berpengalaman kebanyakan dihadapi oleh negara-negara berkembang. 5. Menyediakan dana tambahan untuk meningkatkan pembangunan ekonomi. Pembangunan sektor industri dan berbagai sektor lainhya bukan saja dikembangkan oleh perusahaan asing, tetapi terutamanya melalui investasi yang dilakukan oleh perusahaan swasta domestik. Perusahaan domestik ini seringkali memerlukan modal dari bank atau pasar saham. Dana dari luar negri terutama dari negara-negara maju yang memasuki pasar uang dan pasar modal didalam negeri dapat membantu menyediakan modal yang dibutuhkan tersebut. Dampak Negatif Globalisasi Ekonomi 1. Menghambat pertumbuhan sektor Industri Salah satu efek dari globalisasi adalah perkembangan sistem perdagangan luar negri yang lebih bebas. Perkembangan ini menyebabkan negara-negara berkembang tidak dapat lagi menggunakan tarif yang tinggi untuk memberikan proteksi kepada industri yang baru berkembang. Dengan demikian, perdagangan luar negri yang bebas menimbulkan hambatan kepada negara berkembang untuk memajukan sektor industri domestik yang lebih cepat. Selain itu ketergantungan kepada industri-industri yang dimiliki perusahaan multinasional semakin meningkat. 2. Memperburuk neraca pembayaran Globalisasi cenderung menaikkan barang-barang import. Sebaliknya apabila suatu negara tidak mampu bersaing maka eksport tidak bedrkembang. Keadaan ini dapat memperburuk kondisi neraca pembayaran. Efek buruk lain dari globalisasi terhadap neraca pembayaran adalah pembayaran neto pendapatan faktor produksi dari luar 283 negri cenderung mengalami defisit. Investasi asing yang bertambah banyak menyebabkan aliran pembayaran keuntungan (pendapatan) investasi ke luar negri semakin meningkat. Tidak berkembang eksport dapat berakibat buruk terhadap neraca pembayaran. 3. Sektor keuangan semakin tidak stabil Salah satu efek penting dari globalisasi adalah pengaliran investasi ( modal) portofolio yang semakin besar. Investasi ini terutama meliputi partisipasi dana luar negeri ke pasar saham. Ketika pasar saham sedang meningkat, dana ini akan mengalir masuk, neraca pembayaran bertambah baik dan nilai uang akan bertambah baik. Sebaliknya ketika harga-harga saham di pasar saham menurun dana dari dalam negeri akan mengalir ke luar negri,neraca pembayaran cenderung menjadi bertambah buruk dan nilai mata uang domestik merosot. Ketidakstabilan di sektor keuangan ini dapat menimbulkan efek buruk kepada kestabilan ekonomi secara keseluruhan. 4. Memperburuk prospek pertumbuhan ekonomi jangka panjang Apabila hal-hal yang dinyatakan diatas berlaku dalam suatu negara, maka dalam jangka pendek pertumbuhan ekonominya menjadi tidak stabil. Dalam jangka panjang pertumbuhan yang seperti ini akan mengurangi lajunya pertumbuhan ekonomi. Pendapatan nasional dan kesempatan kerja akan semakinlambat pertumbuhannya dan masalah pengangguran tidak dapat diatasi atau malah semakin buruk. Pada akhirnya apabila apabila globalisasi menimbulkan efek buruk kepada prospek pertumbuhan ekonomi jangka panjang suatu negara, distribusi pendapatan menjadi semakin tidak adil dan masalah sosial ekonomi masyarakat semakin bertambah buruk. 14.7 Dampak Globalisasi G lobalisasi sangat berpengaruh hampir disemua aspek yang ada di masyarakat, baik dalam bidang ekonomi, social, budaya. Nilai-nilai maupun persepsi yang berkaitan dengan aspek-aspek kejiwaan maupun psikologis, yaitu apa yang terdapat dalam alam pikiran manusia. Aspek-aspek kejiwaan ini menjadi penting artinya apabila disadari, bahwa tingkah laku seseorang sangat dipengaruhi oleh apa yang ada dalam alam pikiran orang yang bersangkutan. Dari kemajuan tersebut tentukan ada dampak positif perkembangan globalisasi tersebut. 284 dan negative dari Dampak positif globalisasi antara lain:  Mudah memperoleh informasi dan ilmu pengetahuan  Mudah melakukan komunikasi  Cepat dalam bepergian (mobilitas tinggi)  Menumbuhkan sikap kosmopolitan dan toleran ( perubahan dalam tata nilai dan sikap)  Memacu untuk meningkatkan kualitas diri  Mudah memenuhi kebutuhan ( tingkat kehidupan yang lebih baik )  Berkembangnya ilmu pengetahuan dan tehnologi Dampak negatif globalisasi antara lain:  Informasi yang tidak tersaring  Perilaku ( pola hidup ) yang konsumtif  Membuat sikap menutup diri, berpikir sempit ( individualistic )  Pemborosan pengeluaran dan meniru perilaku yang buruk  Mudah terpengaruh oleh hal yang tidak sesuai dengan kebiasaan atau kebudayaan suatu Negara  Adanya kesenjangan sosial Untuk mengukur kriteria globalisasi suatu Negara maka dapat dilihat dari berbagai criteria diantaranya : - Upah pekerja dalam sebuah negara - Tingkat pendidikan dari angkatan kerja negara tersebut. - Bagian pasar dunia dari suatu negara - Standar kehidupan suatu negara. Untuk itu daya saing yang diperlukan dalam globalisasi adalah : 1. Daya saing kualitas 2. Daya saing harga 3. Daya saing Marketing 4. Daya saing dalam membuat jaringan ( net Working ) Bagaimana cara Pemerintah mempengaruhi daya saing / globalisasi tersebut ? - Iklim Ekonomi - Lembaga - Kebijakan - Perubahan politik 285 - Persetujuan diantara berbagai bangsa Faktor yang harus diperhatikan dalam membuat keputusan investasi : 1. Ekonomi dari berbagai negara (infrastruktur) 2. Resiko politik 3. Kecocokan teknologi pada budaya yang berbeda 4. Dukungan dari pemerintah setempat. BAGAIMANA PERUSAHAAN MEMASUKI PASAR GLOBAL ? Tahapan yang dapat ditempuh : 1. Exporting Exporting : yaitu menjual produk yang dihasilkan secara domestik di pasar asing. 2. Licensing Licencing : yaitu penjualan hak ke pasar produk bermerk atau menggunakan proses yang dipatenkan atau material yang dilindungi undang-undang hak cipta. 3. Franchise Franchise : yaitu suatu tipe pengaturan lisensi, sebuah perusahaan menjual paket yang terdiri dari merk dagang, mesin material dan pedoman manajerial. 4. Joint Venture Joint Venture : yaitu bentuk bisnis yang merupakan gabungan perusahaan asing dan perusahaan domestik, mereka berpatungan menanggung biaya pembangunan fasilitas produksi atau penelitian di negara asing. 5. Global Strategik Partnership Global Strategy Partnership : yaitu aliansi yan dibentuk oleh sebuah organisasi dengan satu atau beberapa negara asing, pada umumnya bertujuan kearah mengeksploitasi peluang negara lain dan keaah mengambil posisi pimpinan dalam pasokan atau produksi. 286 Pertanyaan : 1. Apa yang dimaksud dengan globalisasi ? 2. Apa yang dimaksud dengan pengelolaan ? 3. Bagaimana cara yang harus dilakukan agar perusahaan dapat memasuki pasar global 4. Globalisasi adalah sunatullah, bagaimana kita menyingkapi globalisasi tersebut secara baik. 5. Apa maksud dari pengertian globalisasi adalah dunia tanpa batas, jelaskan ! 6. Bagaimana tantangan dalam pengelolaan bisnis secara globalisasi 7. Apa yang dimaksud, licenci, franchesing, dan joint venture 1. Apa yang dimaksud dengan Manajer Ethnosentrik (ethnocentric manager) 8. Faktor-faktor apa yang harus diperhatikan dalam membuat keputusan sebuah perusahaan melakukan investasi diluar negri. 9. globalisasi berarti membuka peluang baru diluar perusahaan baik dalam negri maupun luar negri, Daya saing apa yang diperlukan oleh perusahaan dalam memasuki globalisasi tersebut. 10. Sebutkan dampak positif dan negative dari adanya globalisasi. 11. Bagaimana cara meningkatkan eksport agar mampu bersaing dengan Negara lainnya 12. Bagaimana program dan sikap pemerintah dalam menghadapi dibukanya pasar global 13. Bagaimana cara untuk meningkatkan konsumen untuk mencintai produk dalam negri 14. Bagaimana cara perusahaan memasuki pasar global utk sekarang dan MYD 15. Dengan adanya globalisasi maka daya saing semakin tinggi bagi perusahaan, bagaimana startegi yang harus dilakukan perusahaan dalam hal tersebut. 16. Sejauhmana peran pemerintah dalam mempengaruhi daya saing globalisasi 17. Ketika suatu Negara ingin melakukan investasi, hal-hal apa yang perlu menjadi perhatian untuk pengambilan keputusan tersebut 18. Menurut anda apakah pengusaha yang ada diIndonesia sudah siap memasuki pasar global 19. Faktor-faktor apa yang perlu dipertimbangkan untuk dapat bersaing dalam globalisasi 20. Apa yang dimaksud dengan Competitive Advantage ? 287 288