電腦玩物

Trello 中當一次進行多個專案，開啟了更多看板，這時候不同看板中包含了更多我們應該要關注、執行的任務卡片。於是在這樣的情況下， 要如何為自己建立一個「追蹤、過濾、統整」所有不同專案中任務卡片的機制，可以有效的注意、進入到這些繁雜任務的狀態呢？

兩個禮拜前， Trello 推出了新的免費版、付費版訂閱計畫，其中對大多數用戶最有用的改變就是： 原本 Trello 免費帳號只能在一個看板開啟一種強化功能，但新規則中免費版用戶可以無限制的在看板中使用「 Power-Ups （強化功能） 」 。

專案管理工具 Trello ，這幾天推出了大量更新，除了在商業版中提供甘特圖、行事曆、表格等不同檢視模式外，也為免費版的用戶推出了「新型態連結卡片」的新功能。 什麼是「新型態連結卡片」呢？主要的目的是 「減少打開網頁、減少切換分頁、減少進入卡片等瑣碎的操作步驟」 ，他可以解決三大問題： 最上層卡片就可以直接預覽 YouTube、 Google 文件內容，還支援 30 多種以上雲端服務的預覽。 可以把其他專案看板，直接變成一張預覽卡片，快速點擊就可以開啟。 （即將推出）可以把其他看板中的卡片，鏡像到看板中，變成可直接操作的卡片。

Trello 的創始開發者之一賈斯汀·加拉格爾（Justin Gallagher），也是一個時間管理、生產力的專家，他曾經分享過自己每天都使用的時間管理模板，目的是提高他自己的個人生產力。 當然，這個模板是建立在 Trello 上的（使用 Trello 的朋友可以套用這個模板： Mise-En-Place Personal Productivity Template ），不過其實我們可以把他的系統套用在其他數位工具、待辦清單、筆記工具上，一樣通用。

「 Subtask 」是一款剛推出不久的專案管理看板工具 ， 2020 年 8 月發布，最近剛剛脫離 Beta 版。從外貌上來看，他的骨架像是 Trello 那樣的看板管理，但血肉上則有許多獨樹一格的特色，要解決的問題也非常有針對性（針對那些在 Trello 上無法做、不易做的管理），例如：

最近有讀者問我，慣用的 Wunderlist 終於被徹底取代為 微軟的 To Do （他一直堅持到 Wunderlist 今年徹底被停用為止），但是他覺得微軟的 To Do 太簡略、用不習慣，有沒有可以替代的待辦清單工具？ 當時我第一時間，推薦他可以試試看「 Todoist 」。 作為最知名、最強大的待辦清單服務之一， Todoist 有幾大特色： 符合 GTD 原則： 收集箱、今日行動、檢視一週、專案拆解，預設關鍵分類，邏輯架構完整 簡潔易用的介面設計： 但也同時蘊藏大量功能 效率評分、Karma 經驗值： 用遊戲化方式，督促我們保持完成任務習慣 可以根據單一專案、單一任務，多人協同合作： 免費版，每個專案最多 5 人合作 付費版功能也結合了標籤、提醒、筆記與檔案整理 而且最近（2020年9月）， Todoist 推出了一個很有針對性的新功能：「看板模式」 ，讓原本待辦清單列表，可以用類似 Trello 的看板進行管理！ 這個新功能，免費版用戶也可使用，電腦網頁端、手機 App 端都可操作。

Trello 的專案看板模式，從零開始讓我們拆解、分類專案，雖然自由，但有時候要怎麼把專案拆解得好，卻也是另一個問題。所以之前我在電腦玩物上，根據自己多年的經驗，分享了一篇：「 Trello 拆解專案 7 個步驟教學，把目標規劃到容易高效率執行 」，提供拆解 Trello 看板的其中一種思考模型。 這幾天，看到一個新推出的「 Trello 強化功能」， 名稱叫做「 Lean Canvas for Trello 」，則是提供了知名的 精實畫布 框架，幫助我們套用在 Trello 看板上 ，讓面對空看板而茫無頭緒的朋友，或是不知道專案拆解有沒有漏洞的朋友，可以有一個依循的思考模型，規劃出需要的、重要的任務卡片。

Trello 今天推出了「卡片彩色封面」新功能 ，這個功能針對所有免費、付費用戶開放。 新功能讓一張一張的任務卡片可以顯示更漂亮的圖片視覺，或是自訂彩色卡片，讓整理 Trello 看板時，多了許多用顏色、視覺來整理的新方法。 例如你之前可能任務卡片太多 ，很難一眼區隔哪些是優先要做，哪些是資料型卡片，現在，可以用顏色卡片來更清楚的區隔，比原本的標籤功能看起來更明顯。 例如你的看板原本就是要整理許多視覺內容的任務、資料 （例如大量人員的照片、大量產品的照片等等），現在可以用新的卡片封面設計，讓你的看板變成更好看的照片牆。

對我來說 統整所有資料的管理中心是 Evernote 。在 Evernote 中把所有專案、任務資料整理在一起，是最有效率的做法。 不過最近有位同學問我， 他平常就是習慣用 Google 日曆安排所有任務，那可以把任務資料統整到 Google 日曆上： 把 Google 日曆當作任務資料的統整中心嗎？ 或者我也常常會做下面這樣的利用：我們一般會在日曆上安排會議行程，如果會議中有各種需要的資料，像是產品簡報、問題郵件、Evernote 構思筆記，可以都統整到 Google 日曆的會議行程中，從行事曆也可以方便開啟。 要做到上述需求，功能並不難，而且效果很不錯。讓我們來想想看，是不是可以把 Google 日曆變成統整資料的好工具。

昨天才寫完「 太多工具拖慢生產力？最精簡專注的3個「時間管理工具模組」 」一文，今天就看到一個同樣想要解決：使用的服務太多、資料太分散、切換太花時間等問題，叫做「 Command E 」的跨雲端服務搜尋列工具。 「 Command E 」最近脫離 Beta 版，開放 Windows 與 Mac 端的桌面軟體下載。 下載安裝後，其實就是一個可以用［ Ctrl ］（或［ Command ］）＋［ E ］，呼叫出來的搜尋列，只是這個搜尋列可以直接搜尋、開啟我們常用雲端服務內的資料！包含： Google Drive 上的文件、檔案、資料夾 Gmail 上的郵件 Evernote 上的筆記 Notion 中的頁面 Trello 中的任務卡片、專案看板 Slack 中的頻道、聯絡人 還有其他許多雲端服務資料 像是 Windows 或 Mac 內建的搜尋功能，頂多搜尋已安裝軟體內的資料（例如： 必學Mac專家工作捷徑！ Spotlight 12招加速完成任務 ）。 但或許你的工作方式跟我很像，很多資料都是在雲端，又可能分散在不同雲端服務，有沒有可能「 一鍵、一次搜尋到所有不同服務的相關資料，然後快速開啟 」呢？ 「 Command E 」正是要解決這樣的問題，節省雲端工作的切換時間、找資料時間。

Trello 昨天宣布他們的註冊用戶達到了 5000 萬人，並同時推出一系列的功能或改變。其中有一項改變是， 原本是付費版 Trello 才有的「 butler 自動化功能」，開放讓免費用戶也能使用（不過有設定數量的限制）。 什麼是 Trello 的「 butler 自動化功能」呢？他是要幫助我們自動化的完成 Trello 上的繁瑣操作步驟。 舉一個例子，如果我完成了一張任務卡片，拖曳到「驗收」列表後，我需要把所有待辦清單打勾完成，需要把卡片交付給驗收人員，並加上驗收階段的三個步驟，還要加上一周後驗收完成的時間。這裡面包含了 5~ 10 個操作步驟。 但是透過 Trello 的「 butler 自動化功能」，我可以設計一個規則，凡是被拖曳到「驗收」列表的卡片，就自動完成上述的所有步驟。於是我就變成只要做一個動作：「把任務卡片拖曳到驗收列表」即可。 而且「 butler 自動化功能」的設定非常簡單，不需要寫任何程式碼，也不複雜，都是一般使用者就可以完成的條件設定。

Trello 是一個很視覺化的專案管理工具，透過看板、列表、卡片，組合出專案的拆解與進度。 但是在「時程安排」上，則是 Trello 比較難第一時間透過原生功能實現的需求。 （原生的專案管理功能可參考： 如何活用 Trello 專案管理？完整技巧案例教學一次學會懶人包 ） 我想設定每個任務需要多少時間？而非只有截止日？ 每個任務卡片應該排在哪些時間上？並且能看到每個任務的時間表？ 並且任務之間，甚至專案看板之間，時程可以不互相衝突？ 而今天要介紹的「 GoodGantt 」這個 Chrome 外掛，就是一款「 Trello 甘特圖輔助工具」，個人使用時免費，她的功能很特別，也很實用：

在研究 Trello 任務卡片如何跟 Google 日曆「同步管理」的過程中，有許多讀者跟我推薦了一個工具：「 Cronofy 」 ，我當然也進行了一番測試，這篇文章，跟大家分享「 Cronofy 」的特色，以及操作上要注意的細節。 從需求上來說，「 Cronofy 」可以滿足兩個工具「雙向、即時同步」。 在 Trello 看板上設定好截止日期的任務卡片，會同步出現在 Google 日曆的指定行事曆。並且，可以在 Google 日曆上重新安排時間，新截止日期也會自動同步回 Trello 任務卡片上。 「 Cronofy 」本身是一個跟行事曆同步有關的 API 服務，而在 Trello 上，他則以「 Trello 強化功能 」的形式，讓一般用戶也能非常簡單的完成設定。

這是很多 Trello 使用者會想詢問的問題，在看板中拆解出專案流程後，有沒有辦法用行事曆查看每一張任務卡片的截止時間？用行事曆安排任務完成日期？甚至跟 Google 日曆同步？ 這個需求很明確，也有很多外部工具可以協助解決這樣的問題： Planyway 幫 Trello 免費加上行事曆，和 Google 日曆雙向同步 TManager 同步整合 Google 日曆與 Trello ，排好任務時間表 這些外部工具通常提供了 Google 日曆與 Trello 間雙向即時同步的管理方式。 但是如果你不喜歡再多使用一個工具， 那麼 Trello 也內建了可以用行事曆管理任務、和 Google 日曆同步的功能。

雖然 Trello 算是上手不難的專案管理工具，基本功能簡單易學，視覺化的看板也不會讓新手完全看不懂如何使用。 但是如何在 Trello 看板中做出有效的專案規劃，確實還是需要一些背後的方法論。 今天這篇文章，我想分享自己 Trello 的使用方法論 ，但其實不使用 Trello 的朋友也同樣能夠利用來有效規劃一個專案，無論是工作專案，還是人生專案。 一個專案的拆解與規劃，最終的目的應該不只是列出所有要做的事情。而是更要知道怎麼做更容易？怎麼做更有效？

其實 Trello 已經是很好上手的專案管理工具，尤其在團隊協同合作上，有非常簡單、高效率的設計。並且也在許多年前就推出中文版，在台灣有許多的團隊都會使用 Trello 進行專案管理。 而今年，接到比往年更多的企業內訓需求，希望能引導他們上手 Trello 。於是我自己在準備課程的過程中，也回顧了自己在電腦玩物寫過的許多篇文章。 就像我之前這篇整理：「 如何重新整理 Evernote 筆記？完整教學流程的重新排序分享 」，很多讀者覺得有幫助。因為平常我寫文章時，通常是遇到什麼問題就寫什麼解決辦法，對許多想要一次學會的朋友來說，卻找不出文章的前後學習順序。 而這一次，我就把 Trello 的相關文章做一次總整理，排出學習順序，並且說明可以解決哪些問題。已經使用 Trello 的朋友，或許可以發現自己之前漏看的參考。準備開始使用 Trello 的朋友，也有一個可以依照順序練習的懶人包。

前陣子撰寫的：「 從零開始用 Notion 快速打造一個美觀又專業的旅行計畫筆記 」，獲得不少迴響， Notion 是一個結合筆記、知識庫、專案管理的整理工具，最大特色是可以打造出多變化的版面。而正是前一篇文章中的讀者留言討論，提供給我撰寫這篇延伸教學的想法。

上週 Trello 預告他們即將推出全新「首頁」。原本 Trello 的首頁長得像是下面這張圖，根據團隊、星號，列出所有看板。

前幾天撰寫的「 Taskade 更像筆記本的待辦清單，大綱、標籤、跨平台同步管理  」一文，在分享到 Facebook 後， 讀者留言詢問了這樣一個問題： 「請問有可以專案追蹤郵件功能嗎？例如這個專案需要跟特定某些人聯繫，那在這個專案裡都能看到聯繫過的信件......有其他軟體有類似的功能嗎？可以把特定人士的信件都顯示在這個專案中。」

之前我在電腦玩物研究過許多 Trello 專案看板的應用，其中像是「 如何用 Trello 規劃自助旅行？我的 Trello 行程計畫使用技巧教學 」、「 如何活用 Trello 記帳？我的理財計畫心得與看板範本 」，尤其受歡迎。而且有不少老師、學生回饋說，他們後來真的用這樣的方法去安排班級活動，或是管理社團收支。