jurnal KESMAS UAD

KES MAS

ISSN : 1978-0575

51

PERENCANAAN SISTEM REKAM MEDIS BERDASARKAN INPUT

DAN PROSES DI TEMPAT PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN
PUSKESMAS BANGUNTAPAN II KABUPATEN BANTUL
TAHUN 2011
Yuli Uswatun Khasanah, Rosyidah
Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Ahmad dahlan
Abstract
Background : Paradigm of a healthy life can be the foundation for better understanding the
complexities of public health issues. Four main factors that influence health status of individuals/
communities, among other behavioral factors, environmental, health and genetic services. Health
factors play a role in this concept is the third largest. Health care institutions are also required to
improve quality in providing outstanding service, such as by improving the quality of medical record
keeping activities.High and low quality of health services can be seen from the data whether or not
complete treatment are listed in the medical record. Medical records are very important in carrying
out the quality of medical care. A medical record has seven competencies, one of which is a medical
records management unit. Place of registration of patients in Puskesmas Banguntapan II regency
there are still many problems. So, it needs planning system in order to improve the quality of health
services. The research objective is planning a medical record system based on inputs and processes
at patient registration.
Methode : This was descriptive research using qualitative method. Data collection techniques using
observation, interviews and documentation tools while using field notes, check lists, interview guides,
tape recorder, and stationery. Analysis of studies using data reduction, data presentation, and
drawing conclusions.
Result : The results showed that there was many problems in the review of resource inputs (man,
money, materials, methods, mechine, and the market) so that it can identify the problem. Based on
the identification of the problem it will get priority problems and causes of the problems that arise
alternate problem solving. Under an agreement resolving the jury was selected from several
alternative settlement of existing problems. The results of selected problem-solving that will be the
planning system.
Conclusion: there was many problems in the review of resource inputs (man, money, materials,
methods, mechine, and the market) and the planning system in particular parts of the registration of
medical records of patients can be prepared based on the analysis of the situation.
Keywords : Planing, records management unit, out patient

1. PENDAHULUAN
Paradigma hidup sehat dari H.L. Blum dapat dijadikan dasar untuk lebih
memahami kompleksitas masalah kesehatan masyarakat. Berdasarkan pandangan
hidup sehat H.L Blum diperkenalkan empat faktor utama yang mempengaruhi derajat
kesehatan individu / masyarakat, antara lain faktor perilaku, lingkungan, pelayanan
kesehatan dan genetik. Keempat faktor tersebut saling berinteraksi satu sama lain
mempengaruhi derajat kesehatan individu/masyarakat. Diantara keempat faktor
tersebut, faktor perilaku manusia merupakan faktor paling besar dan paling sulit
ditanggulangi disusul oleh faktor lingkungan. Faktor pelayanan kesehatan memegang
peran ketiga terbesar menurut konsep ini.1
Puskesmas sebagai salah satu pemberi pelayanan kesehatan dasar mewujudkan
kesehatan masyarakat dengan biaya yang terjangkau. Institusi pelayanan kesehatan
juga dituntut untuk meningkatkan kualitas dalam memberikan pelayanan yang
memuaskan, diantaranya dengan meningkatkan mutu dari kegiatan pencatatan Page
medis
55
Perencanaan Rekam Medis berdasarkan Input dan Proses.(Yuli Uswatun Khasanah)

jurnal KESMAS UAD

52

ISSN : 1978-0575

di rumah sakit. Tinggi rendahnya mutu pelayanan kesehatan dapat dilihat dari lengkap
atau tidaknya data perawatan yang tercantum dalam rekam medis. 2
Salah satu dari tujuh kompetensi perekam medis adalah manajemen unit kerja
manajemen informasi kesehatan/rekam medis yaitu perekam medis mampu mengelola
unit kerja yang berhubungan dengan perencanaan, pengorganisasian, penataan dan
pengontrolan unit kerja manajemen informasi kesehatan (MIK)/rekam medis (RM) di
instalasi pelayanan kesehatan.3
Berdasarkan observasi di Puskesmas Banguntapan II pada bulan Juli 2011,
dengan Kepala Tata Usaha Puskesmas Banguntapan II Kabupaten Bantul, pendaftaran
pasien menggunakan formulir pendaftaran yang harus diisi langsung oleh pasien.
Kendalanya adalah tidak semua pasien bisa menulis, sehingga petugas pendaftaran lah
yang menuliskan formulir tersebut. Konsep rekam medis di Puskesmas Banguntapan II
menggunakan family folder sehingga di dalam satu berkas rekam medis terdapat
beberapa dokumentasi riwayat penyakit anggota keluarga sehingga dapat diketahui
tingkat kesehatan keluarganya. Bagian rekam medis rawat jalan khususnya bagian
pendaftaran, ditemukan permasalahan antara lain pasien berobat tidak membawa kartu,
sehingga petugas harus mencarikan nomor rekam medis dan nama kepala keluarga
(KK) di buku register pendaftaran pasien baru atau di dalam database yang telah diinput
dalam software microsoft excel di komputer pendaftaran, namun database yang ada di
komputer belum lengkap sehingga sebagian data harus dicari dengan menggunakan
buku register pendaftaran pasien baru. Hal ini sangat memakan waktu yang sangat lama
sehingga sering kali petugas pendaftaran membuatkan nomor baru atas nama pasien
(nama KK) tersebut, sehingga terjadi pendobelan nomor atas nama KK yang sama.
Rekam kesehatan keluarga/family folder memuat catatan kondisi kesehatan keluarga
yang meliputi anggota keluarga beserta statusnya termasuk keadaan lingkungan dan
kebiasaan keluarga tersebut.1 Jika nomor rekam medis atau nomor KK lebih dari satu
maka konsep family folder tidak akan terpenuhi karena berkas pasien akan tercecer
menjadi beberapa folder.
Permasalahan lain yang ditemukan di bagian pendaftaran adalah keterbatasan
petugas yang berkompeten untuk mengentry data pada aplikasi sistem informasi
kesehatan sehingga pengentryan data di bagian pendaftaran belum optimal. Dengan
adanya kendala yaitu entry data yang belum optimal, maka hasil dari pengentryan itu
sendiri belum bisa digunakan sebagai output yang valid untuk dijadikan laporan
kunjungan di bagian pendaftaran sehingga dalam pelaporannya masih menggunakan
manual dan memakan waktu yang lama. Melihat kondisi ini, perlu adanya sebuah
perencanaan sistem rekam medis di bagian pendaftaran sebagai dasar pengambilan
keputusan untuk sebuah perubahan yang akan membantu meningkatkan mutu
pelayanan kesehatan di Puskesmas Banguntapan II.

2. METODE PENELITIAN
Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif dengan
pendekatan kualitatif. Menurut Moleong4, penelitian kualitatif adalah penelitian yang
bermaksud untuk memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh subjek penelitian
misalnya perilaku, persepsi, motivasi, tindakan, dan lain-lain, secara holistik, dan dengan
cara deskripsi dalam bentuk kata-kata dan bahasa, pada suatu konteks khusus yang
alamiah dan dengan memanfaatkan berbagai metode ilmiah. Tempat penelitian ini
adalah di Tempat Penerimaan Pasien Rawat Jalan Puskesmas Banguntapan II
Kabupaten Bantul dan subjek dalam penelitian ini yaitu Kepala Tata Usaha, Ketua Tim
Manajemen Puskesmas, dan Penanggung Jawab Pelayanan Pendaftaran Rawat Jalan.
Page 56

KES MAS Vol. 5, No. 1, Januari 2011 : 1 - 67

jurnal KESMAS UAD

KES MAS

ISSN : 1978-0575

53

3. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

Sistem rekam medis di Puskesmas Banguntapan II belum berjalan optimal. hal ini
disebabkan oleh peralihan sistem pelayanan satu pintu dan transisi manual ke
komputerisasi. Sistem pelayanan satu pintu adalah pelayanan yang dilakukan di satu
loket yaitu pendaftaran dan berakhir di satu loket pula yaitu kasir. Transisi manual ke
komputerisasi dimaksudkan adalah sistem pencatatan dan pelaporan yang saat ini
masih dalam proses peralihan.
a. Mengetahui input sistem rekam medis yang meliputi man, money, material, methode,
mechine dan market di tempat pendaftaran pasien rawat jalan Puskesmas
Banguntapan II Kabupaten Bantul Tahun 2011
1) Man
Man atau sumber daya manusia sangat mempengaruhi sistem rekam medis
di pendaftaran. Sumber daya manusia yang ada berjumlah 3 orang yaitu
petugas rekam medis, perawat, dan fisioterapis. Berdasarkan analisis beban
kerja yang di Kabupaten Bantul dengan rumus :
Jumlah kebutuhan pegawai
: Jumlah beban kerja jabatan
Jam kerja efektif setahun
menyatakan bahwa kebutuhan tenaga kerja berjumlah 3 orang. Hal ini sudah
sesuai hanya saja ketiga petugas yang bertugas tersebut masih dijadwalkan
shift siang atau malam sehingga tidak setiap hari bisa bertugas di pendaftaran.
2) Money
Money adalah pembiayaan yang mendukung sistem rekam medis termasuk
kebutuhan pendaftaran, pemeliharaan alat, dll. Besar dan jumlah anggaran
ditetapkan per tahun dengan membuat POA (plan of action). Alokasi dana
didapat dari anggaran dana operasional, jamkesmas, jamkesos, atau HI (askes)
sesuai dengan porsinya masing-masing. Anggaran biaya untuk sistem informasi
dan rekam medis sebesar 7% dari total biaya tarif retribusi pasien.
3) Material
Pengadaan barang dilakukan setiap kebutuhan barang tersebut akan habis.
Permasalahan yang terjadi adalah tidak semua barang yang diajukan kepada
Tim Pengadaan Barang dapat dengan cepat terpenuhi kebutuhannya, sehingga
harus menunggu lama untuk mendapatkan kebutuhan barang tersebut.
4) Methode
Methode atau prosedure di unit rekam medis Puskesmas Banguntapan II
Kabupaten Bantul masih dalam proses pembuatan standar. Hal ini dikarenakan
masih dalam tahap uji coba perubahan kebijakan di bagian pendaftaran. Tim
Manajemen Puskesmas sedang merencanakan untuk pembuatan Standar
Operating Prosedure (SOP), Prosedur Kerja, dan Instruksi Kerja. Berikut adalah
perencanaan standar prosedurnya :

Page 57

Perencanaan Rekam Medis berdasarkan Input dan Proses.(Yuli Uswatun Khasanah)

jurnal KESMAS UAD

54

ISSN : 1978-0575
Petugas menyiapkan
sarana-prasaran
penadaftaran

Pasien mengambil nomor

antrian pendaftaran

Pasien mengambil dan

mengisi form pendaftaran

Pasien meletakkan form pendaftaran

yang telah diisi lengkap pada tempat
yang disediakan

Petugas mengecek kelengkapan

form pendaftaran pasien

Ya

Tidak

Pasien Baru

Petugas menulis di buku nomor

rekam medis pasien baru/ mengentry
data pasien baru di komputer
Ya

Membawa
kartu?

Tidak

Petugas membuatkan kartu

periksa dan berkas rekam medis
Mencari No. RM
dibuku bantu/
KIUP/Komputer
Petugas membuatkan
kuitansi retribusi

Petugas mempersilahkan pasien

menunggu di ruang tunggu

Petugas menulis di buku register pasien &

Petugas mengentry data pasien ke dalam
komputer (e-health)

Petugas mencari/menyiapkan
berkas rekam medis pasien

Petugas menyisipkan kartu periksa, kuitansi,

form pendaftaran, dan nomor urut masingmasing poli yang dituju

Petugas mendistribusikan berkas

pasien ke poli yang di tuju

Filing

Petugas merapikan
sarana dan prasarana

5) Mechine
Mechine di unit rekam medis berupa seperangkat komputer yang
dipersiapkan untuk mendaftarkan pasien rawat jalan dengan cara komputerisasi.
Komputer di bagian pendaftaran sudah memuat sistem informasi kesehatan
dengan aplikasi E-Health yaitu aplikasi yang diberikan oleh Depkominfo dengan
PT. Eksindo sebagai pihak ketiga untuk pendampingan sistem informasi di
puskesmas. Di bagian pendaftaran pasien sistem komputerisasi belum berjalan
optimal karena keterbatasan sumber daya manusia yang berkompeten untuk
entry data-data tersebut. Selain itu, komputer di bagian pendaftaran masih di
gunakan untuk pembuatan laporan bulanan
6) Market
Market atau pengguna jasa layanan kesehatan di Puskesmas Banguntapan
II adalah pasien yang berobat di rawat jalan tidak semua pasien bisa menulis,

Page 58

KES MAS Vol. 5, No. 1, Januari 2011 : 1 - 67

jurnal KESMAS UAD

KES MAS

ISSN : 1978-0575

55

sehingga petugas pendaftaran membantu mengisikan form pendaftaran. Hal ini

akan memakan waktu sehingga pekerjaan lainnya menjadi tidak lancar. Bukan
hanya itu, pasien juga sering tidak membawa kartu sehingga harus mencari di
buku rekam medis pasien baru memakan waktu kurang lebih 1015 menit dan
secara tidak langsung sangat menghambat pelayan di pendaftran.
b. Mengetahui proses perencanaan sistem rekam medis malalui tahap analisis
permasalahan di Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Puskesmas
Banguntapan II Kabupaten Bantul Tahun 2011
Berdasarkan Pedoman Perencanaan Tingkat Puskesmas, tahap analisis
masalah meliputi identifikasi permasalahan, menetapkan prioritas masalah,
merumuskan masalah, mencari akar penyebab masalah, dan menentukan
penyelesaian masalah berdasarkan kesepakatan bersama di Puskesmas
Banguntapan II Kabupaten Bantul.
1) Identifikasi Masalah
Identifikasi permasalahan di bagian pendaftaran pasien rawat jalan Puskesmas
Banguntapan II Kabupaten Bantul yang dilakukan oleh Peneliti berdasarkan
Pedoman Perencanaan Tingkat Puskesmas pada Juli 2011
2) Menetapkan Prioritas Masalah
Mengingat adanya keterbatasan kemampuan mengatasi masalah secara
sekaligus, ketidaktersediaan teknologi atau adanya keterkaitan satu masalah
dengan masalah lainnya, maka perlu dipilih masalah prioritas dengan jalan
kesepakatan tim. Berdasarkan Pedoman Perencanaan Tingkat Puskesmas
dengan menggunakan metode USG.
3) Merumuskan Masalah
Merumuskan masalah mencakup apa masalahnya, siapa yang terkena
masalahnya, berapa besar masalahnya, dimana masalah itu terjadi dan bila
mana masalah itu terjadi. Mencari Akar Penyebab Masalah
4) Menetapkan Cara Penyelesaian Masalah
Menetapkan cara pemecahan masalah dapat dilakukan dengan kesepakatan
diantara anggota tim. Bila tidak terjadi kesepakatan dapat digunakan kriteria
matriks. Untuk itu harus dicari alternatif pemecahan masalahnya.
Berikut adalah cara penyelesaian masalah yang dilakukan Peneliti berdasarkan
Pedoman Perencanaan Tingkat Puskesmas :

Page 59

Perencanaan Rekam Medis berdasarkan Input dan Proses.(Yuli Uswatun Khasanah)

jurnal KESMAS UAD

56

ISSN : 1978-0575
No Prioritas Masalah

Penyebab Masalah

Perubahan sistem
pendaftaran lama ke
sistem pendaftaran yang
baru

Alternatif Pemecahan
Masalah

1.

Belum adanya
standar prosedur
sebagai pedoman
kegiatan di bagian
pendaftaran.

2.

a. Memasukkan dataa. Pasien masih

a. Pasien lupa
base di Microsoft Exbelum tertib
membawa kartu atau
cell
membawa kartu
kartu pasien hilang
b. Entry database pasien b. Mengeksport data
berobat
Microsoft Excell ke
b. Petugas belum
belum maksimal
mempunyai
dalam sistem
database yang
informasi kesehatan
(aplikasi e-Health)
lengkap di
komputer

Sistem
komputerisasi
belum berjalan
optimal

Pengisian formulir a. Pasien tidak bisa

a. Ada petugas yang
pendaftaran
menulis formulir
bertugas mengecek
pasien rawat jalan
pendaftaran
dan mengisikan
tidak lengkap
b. Pasien tidak tertarik
formulir pendaftaran
bahkan pasien
untuk menulis formulir
pasien
tidak menuliskan
pendaftaran
b. Pasien membawa
data diri mereka
pulang formulir
ketika melakukan
pendaftaran dan
pendaftaran
diisikan dirumah serta
dibawa ketika akan
berobat kembali

Pemecahan
Masalah
Terpilih

Pembuatan diagram alur Pembuatan

pelayanan, SOP,
diagram alur
prosedur kerja, dan
pelayanan,
instruksi kerja
SOP,
prosedur
kerja, dan
instruksi kerja

a. Keterbatasan tenaga a. Penjadwalan shift

di bagian pendaftaran.
pagi oleh tenaga yang
b. Keterbatasan
berkompeten
kemampuan petugas b. Penambahan petugas
yang membantu
jika ada petugas yg
dijadwalkan shift lain
dibagian pendaftaran
(jika kekurangan
orang) untuk
menjalankan sistem
komputerisasi
dibagian pendaftaran

Memasukkan
database di
Microsoft Excell

Penambahan
petugas jika
ada petugas
yg
dijadwalkan
shift lain

Ada petugas
yang bertugas
mengecek
dan
mengisikan
formulir
pendaftaran
pasien

c. Memberikan rekomendasi tentang perencanaan sistem rekam medis di Tempat

Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Puskesmas Banguntapan II Kabupaten Bantul
Tahun 2011
Berdasarkan hasil analisis permasalahan ditemukan identifikasi
permasalahan yang dibuatkan skala prioritasnya sehingga dapat diketahui
permasalahan apa saja yang harus diatasi, dan ditemukan alternatif
permasalahannya. Berbagai macam alternatif penyelesaian maslaah tersebut
dipilihlah solusi penyelesaian masalah yang paling tepat. Berikut adalah
rekomendasi yang dapat disampaikan :
Page 60

KES MAS Vol. 5, No. 1, Januari 2011 : 1 - 67

jurnal KESMAS UAD

KES MAS

ISSN : 1978-0575

57

1) Input sistem rekam medis :

Man
: pememenuhan kebutuhan jumlah petugas pendaftaran
sebanyak 3 orang
Money
: rencana usulan kegiatan selama setahun sesuai dengan
kebutuhan di bagian pendaftaran
Material : daftar kebutuhan material selama setahun
Methode : Diagram alur, SOP, Prosedure kerja, Instruksi kerja
Mechine : Penambahan seperangkat komputer di bagian pendaftaran
Market
: Melayani pasien sesuai dengan standar yang ada
2) Tahap analisis permasalahan
:
Mengidentifikasi permasalahan, menetapkan prioritas masalah, merumuskan
masalah, mencari akar penyebab masalah, dan menetapkan cara penyelesaian
masalah
Rekomendasi dari tahap analisis permasalahan ini adalah :
a) Diagram alur, SOP, Prosedure kerja, Instruksi kerja
b) Entry data base pasien oleh Tim
c) Pelatihan komputer
d) Memenuhi kebutuhan petugas di bagian pendaftaran
Pembahasan
Penyusunan Perencanaan Tingkat Puskesmas melalui 4 tahap: Tahap
persiapan, Tahap analisis situasi, Tahap penyusunan rencana usulan kegiatan, dan
Tahap penyusunan rencana pelaksanaan kegiatan
a. Mengetahui input sistem rekam medis yang meliputi man, money, material,
methode, mechine dan market di tempat pendaftaran pasien rawat jalan
Puskesmas Banguntapan II Kabupaten Bantul Tahun 2011
1) Man
Menurut Hasibuan4 Man yaitu tenaga kerja manusia, baik tenaga kerja
pimpinan maupun tenaga kerja operasional/pelaksana. Men juga disebut
sebagai perencanaan pegawai.5 Di tempat pendaftaran rawat jalan
Puskesmas Banguntapan II Kabupaten Bantul, sumber daya manusia terdiri
dari petugas rekam medis, perawat, dan fisioterapis. Ketiga petugas tersebut
diperbantukan untuk mengurusi pendaftaran rawat jalan. Jika ketiga orang
tersebut hadir lengkap, maka pelayanan di bagian pendaftaran berjalan efektif
dan efisien sesuai dengan pembagian tugas yang telah ditetapkan.
Permaslahan yang terjadi adalah ketiga petugas tersebut mempunyai tugas
pokok lain selain di bagian pendaftaran.
Berdasarkan hasil observasi, didapatkan informasi bahwa :
a) Petugas rekam medis
Berdasarkan surat keputusan Dinas Kesehatan Kabupaten Bantul, petugas
rekam medis hanya menjalani dinas kerja di Puskesmas banguntapan II
hanya empat (4) hari, dan dua (2) hari diperbantukan di puskesmas lain .
Petugas rekam medis juga bertanggungjawab untuk pelaporan bulanan
puskesmas seperti Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas
(SP2TP), Standar Pelayanan Minimal (SPM), Penilaian Kinerja Puskesmas
(PKP), Bank Data Puskesmas, serta menjadi koordinator Sistem Informasi
Kesehatan (SIK) dengan aplikasi bernama e-Health. Oleh karena itu,
petugas rekam medis tidak bisa setiap saat berada di tempat pendaftaran.
Page 61

Perencanaan Rekam Medis berdasarkan Input dan Proses.(Yuli Uswatun Khasanah)

jurnal KESMAS UAD

58

ISSN : 1978-0575

b) Perawat
Perawat merupakan tenaga medis. Puskesmas Banguntapan II adalah
puskesmas rawat inap sehingga mempunyai 3 shift yaitu pagi, siang, dan
malam. Perawat yang diperbantukan di bagian pendaftaran masih
dijadwalkan di shift siang, dan melakukan pelayanan di poliklinik umum
pada waktu rawat jalan. Hal ini menyebabkan perawat yang diperbantukan
di bagian pendaftaran tidak bisa maksimal berada di bagian pendaftaran.
c) Fisioterapis
Petugas fisiioterapi menjalankan tugas nya sebagai fisioterapis jika ada
pasien yang memerlukan pemeriksaan fisioterapi. Jika pasien fisioterapi
tidak ada, maka petugas fisioterapi membantu di bagian pendaftaran.
Petugas fisioterapi tidak dijadwalkan shift pagi. Fisioterapis juga
mendapatkan jadwal shift siang dan malam, sehingga kehadirannya di
tempat pendaftaran pun tidak setiap hari. Hal ini sangat mempengaruhi
pelayanan di bagian pendaftaran.
Berdasarkan analisis beban kerja (ABK), jumlah kebutuhan petugas
di tempat pendaftaran pasien rawat jalan puskesmas adalah 3 orang.
Melihat permasalahan yang ada, sangat diperlukan tenaga kerja untuk
membantu di bagian pendaftaran jika salah satu petugas tidak bisa
bertugas di bagian pendaftaran. Pembagian tugas yang benar akan sangat
membantu mempercepat proses pendaftaran. Salah satu petugas bertugas
melakukan verifikasi kelengkapan data pasien, kemudian melengkapi, dan
membuat kuitansi, jika pasien baru maka petugas membuatkan nomor
rekam medis baru. Petugas lainnya bertugas melakukan registrasi pasien
di buku manual kemudian menyerahkan formulir pasien, kuitansi, serta
nomor antrian poliklinik ke petugas entry data pasien untuk di entry.
Petugas entry data harus selalu berada di depan komputer untuk entry
data pasien dan mencari nomor pasien yang tidak membawa kartu.
d) Money
Menurut Hasibuan4, Money adalah uang yang dibutuhakan untuk
mencapai tujuan yang diinginkan. Money disebut juga sebagai
perencanaan keuangan.5 Money atau dana yang digunakan dalam
pelaksanaan kegiatan di unit kerja rekam medis Puskesmas Banguntapan
II berdasarkan POA (plan of action) dalam rencana usulan kegiatan yang
kemudian diverifikasi oleh Kepala Puskesmas dan dijadikan pedoman
renca pelaksanaan kegiatan. Hasil verifikasi itulah yang akan menentukan
kegiatan apa saja yang akan dilakukan selama setahun ke depan dengan
rincian dana. Tarif Perda Baru 2010 mengalokasikan dana untuk
pengembangan sistem rekam medis dan sistem informasi sebesar Rp.
650,- yang terdiri dari Rp. 400,- untuk sistem rekam medis dan Rp. 250,untuk pengembangan sistem informasi yang didapatkan dari tarif retribusi
setiap pelayanan (sekitar 7%).
Puskesmas Banguntapan II melayani jaminan kesehatan dengan
sistem klaim ke Pemerintah Daerah Kabupaten Bantul, berupa tarif
retribusi dan tindakan. Berdasarkan hasil klaim tersebut, ada
pengalokasian dana untuk dana manajemen. Dana inilah yang nantinya
akan menjadi sumber dana untuk kegiatan di pendaftaran.
e) Material
Material menurut Wikipedia6 terdiri dari bahan setengah jadi (raw
material) dan bahn jadi. Dalam dunia usaha untuk mencapai hasil yang
lebih baik, selain manusia yang ahli dalam bidangnya juga harus dapat
menggunakan bahan/materi-materi sebagai salah satu sarana. Sebab
materi dan manusia tidak dapat dipisahkan, tanpa materi tidak akan
Page 62

KES MAS Vol. 5, No. 1, Januari 2011 : 1 - 67

jurnal KESMAS UAD

KES MAS

ISSN : 1978-0575

59

mendapatkan hasil yang dikehendaki. Di Tempat Pendaftaran Pasien

Rawat Jalan Puskesmas Banguntapan II pemenuhan kebutuhan material
dilakukan dengan cara pengadaan barang setiap kali membutuhkan. Hal
ini dirasa tidak tersistem dengan baik jika kebutuhan material habis dan
tidak bisa terpenuhi seketika. Melihat hal ini peneliti membuat identifikasi
barang sesuai dengan kebutuhan di bagian pendaftaran dari mulai pasien
datang, hingga selesai melakukan pendaftaran. Dari identifikasi barang
tersebut dapat dipilah dan diidentifikasi lebih lanjut barang-barang yang
harus tersedia untuk stok per triwulan, sehingga pengadaan barang
dilakukan pertriwulan, maupun persemester tergantung kapasitas stok
barang yang tersisa.
Pengidentifikasian, pengadaan, penyimpanan barang merupakan
proses sistem pengadaan barang yang cukup baik dibandingkan
pengajuan barang ketika barang hampir habis. Dengan melakukan
identifikasi, dapat memilah barang sesuai tingkat urgensi nya. Hal ini akan
membantu dalam kelangsungan proses pendaftaran pasien dari segi
sarana dan prasarana.
f) Methode
Menurut Hasibuan4, Methode adalah cara-cara yang dipergunakan
dalam usaha mencapai tujuan. Methode disebut juga sebagai
perencanaan metode.5 Di Tempat Pendaftaran Rawat Jalan Puskesmas
Banguntapan II Kabupaten Bantul adalah puskesmas yang masih dalam
masa transisi dari manual ke komputerisasi sehingga standar prosedur
pelayanan belum ada. Diagram alur pelayanan dibuat berdasarkan
rangkaian kegiatan yang ada di bagian pendaftaran mulai dari menyiapkan
sarana yang dibutuhkan untuk melakukan kegiatan pendaftaran meliputi :
nomor antrian, formulir pendaftaran, ballpoint dan tempat ballpoint, tempat
formulir pengisian, buku register, buku rekam medis, kuitansi, berkas
rekam medis, lembar status, alat tulis, dan nomor poliklinik. Sarana dan
prasarana tersebut dirapikan kembali setelah selesai mendaftarkan pasien.
Pelayanan pendaftaran pasien dibuka mulai pukul 07.30 WIB. Pasien
datang mengambil dan mengisi formulir pendaftaran dan meletakkan
ditempat pengisian formulir. Petugas akan melakukan pengecekan
terhadap formulir tersebut mulai dari nama, nomor kartu periksa, umur,
alamat, tujuan periksa, status pasien (bayar, ASKES, Jamkesmas,
Jamkesos), jika ada yang kurang maka petugas memanggil pasien dan
melengkapi formulir pendaftaran tersebut. Pasien dipersilahkan menunggu
di ruang tunggu poliklinik agar mengurangi penumpukan pasien di depan
loket pendaftaran. Petugas membuatkan kuitansi berdasarkan formulir
pendaftaran tersebut dan mencatat di buku register pasien. Jika pasien
baru maka petugas akan memberikan nommor baru dengan mencatat di
buku rekam medis terlebih dahulu. Formulir dan kuitansi di klip menjadi
satu kemudian di serahkan ke bagian peng-entry data untuk di enty ke
dalam sistem informasi kesehatan dan diberikan ke bagian filing untuk
didistribusikan ke poliklinik masing-masing tujuan pasien.
Berdasarkan diagram alur tersebut, dapat dihasilkan Standar
Operating Procedure (SOP) dengan menambahkan pengertian, tujuan,
kebijakan, unit terkait, dan referensi. Dengan demikian, prosedure kerja
dan instruksi kerja dapat dibuat sedemikian rupa. Prosedur kerja berisikan
tata cara mengerjakan pekerjaan, sedangkan instruksi kerja berisikan
perintah kerja untuk melakukan pekerjaan tersebut.
Pembuatan diagram alur pelayanan, SOP, prosedur kerja, dan
instruksi kerja akan memudahkan petugas dalam menjalankan tugas
nya
Page
63
Perencanaan Rekam Medis berdasarkan Input dan Proses.(Yuli Uswatun Khasanah)

jurnal KESMAS UAD

60

ISSN : 1978-0575

karena akan menjadi pedoman kerja untuk melakukan pendaftaran. Seiring

dengan berjalannya waktu, perubahan akan selalu ada untuk ke arah
pelayanan yang lebih efisien dan efektif, namun tidak semuanya
berdampak baik. Maka standar prosedur sangat penting sebagai dasar
perubahan kebijakan
g) Mechine
Mechine menurut Wikipedia6 mesin digunakan untuk memberikan
kemudahan atau menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta
menciptakan efisiensi kerja. Mechine yang ada di bagian pendaftaran
pasien Puskesmas Banguntapan II Kabupaten Bantul adalah seperangkat
komputer yang dipersiapkan untuk mendaftarkan pasien dengan cara
komputerisasi. Tujuannya adalah untuk memudahkan dalam proses
jalannya administrasi di pendaftaran Di tempat pendaftaran pasien rawat
jalan terdapat satu (1) komputer yang merupakan komputer server dan
terhubung dengan jaringan komputer lain disetiap pelayanan. Namun pada
kenyataannya, penggunaan belum optimal dikarenakan keterbatasan
tenaga kerja yang berkompetensi dalam penggunaan komputerisasi.
Mechine merupakan sarana yang paling penting di era teknologi
informasi, oleh karena itu semua unit pelayanan dituntut mempunyai
sarana berupa komputer untuk menunjang kegiatan berbasis informasi.
Komputer yang ada dibagian pendaftaran sebaiknya tidak sekaligus
menjadi komputer server. Komputer server harus berdiri sendiri untuk
mengantisipasi gangguan jaringan yang akan merusak server.
h) Market
Market adalah tempat di mana organisasi menyebarluaskan
(memasarkan) produknya. Memasarkan produk sudah barang tentu sangat
penting sebab bila barang yang diproduksi tidak laku, maka proses
produksi barang akan berhenti.6 Menurut Hasibuan4, Market adalah pasar
untuk menjual barang dan jasa-jasa yang dihasilkan Market disebut juga
sebagai perencanaan pasar.5
Market dalam konteks ini yang dimaksud adalah pasien. Karakteristik
pasien ketika melakukan pendaftran di Puskesmas Banguntapan II
cenderung kesulitan dalam pengisian formulir pendaftaran sehingga
informasi yang dibutuhkan oleh pertugas pendaftaran belum semua
terpenuhi. Akibatnya, petugas harus mengecek dan memanggil kembali
pasien tersebut untuk melengkapi data-data yang dibutuhkan di bagian
pendaftaran. Hal ini akan memperlambat proses pendaftaran.
Bukan hanya itu, jika pasien tidak membawa kartu, petugas harus
mencari nomor rekam medis passien di dalam buku rekam medis
pendaftaran pasien baru yang memakan waktu sekitar 10-15 menit. Upaya
mempercepat pencarian nomor rekam medis telah dilakukan yaitu dengan
cara entry database pasien ke dalam Microsoft Excell kemudian rencana
jangka panjangnya adalah memasukkan database excell ke dalam aplikasi
e-Health sehingga lebih efektif dan efisien, tetapi permasalahan yang ada
adalah belum semua ter-entry dikarenakan keterbatasan tenaga kerja yang
berkompeten.
Melayani pasien dan mendapatkan kepuasan pasien adalah
keinginan dari instansi pelayanan. Oleh sebab itu, upaya untuk
mempermudah pasien dalam proses pendaftaran sangat diharapkan, salah
satunya adalah mempunyai database pasien agar tidak terlalu lama
menunggu petugas mencarikan nomor rekam medis di buku rekam medis
pasien baru. Hal ini akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelayanan
di bagian pendaftaran.
Page 64

KES MAS Vol. 5, No. 1, Januari 2011 : 1 - 67

jurnal KESMAS UAD

KES MAS

ISSN : 1978-0575

61

b. Mengetahui proses perencanaan sistem rekam medis malalui tahap analisis

permasalahan di Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Puskesmas
Banguntapan II Kabupaten Bantul Tahun 2011
Berdasarkan analisis situasi yang dilakukan di tempat pendaftaran, di
dapatkan informasi sebagai berikut :
1) Identifikasi Masalah
Masalah adalah kesenjangan antara harapan dan kenyataan. Identifikasi
masalah dilaksanakan dengan membuat daftar masalah yang dikelompokkan
menurut jenis program, cakupan mutu, ketesediaan sumber daya.7 Terdapat
beberapa permasalahan yang ada di tempat pendaftaran pasien rawat jalan di
Puskesmas Banguntapan II Kabupaten Bantul yaitu :
a) Pengisian formulir pendaftaran pasien rawat jalan tidak lengkap bahkan
pasien tidak menuliskan data diri mereka ketika melakukan pendaftaran. Hal
ini dikarenakan beberapa hal yaitu Pasien tidak bisa menulis yang di
pengaruhi oleh faktor gangguan penglihatan maupun faktor usia. Pasien
tidak terlalu kooperatif dalam pengisian formulir pendaftaran pasien
dikarenakan ketidaktertarikan mereka dalam mengisi formulir
b) Pasien tidak membawa kartu dikarenakan kartu pasien hilang atau pasien
lupa membawa kartu periksanya
c)
Sistem komputerisasi belum berjalan optimal. hal ini disebabkan oleh
Keterbatasan tenaga di bagian pendaftaran. Keterbatasan kemampuan
petugas yang membantu dibagian pendaftaran (jika kekurangan orang)
untuk menjalankan sistem komputerisasi dibagian pendaftaran.
d) Belum adanya standar prosedur sebagai pedoman kegiatan di bagian
pendaftaran. Hal ini disebabkan oleh perubahan sistem pendaftaran lama ke
sistem pendaftaran yang baru.
2) Menetapkan Prioritas Masalah
Mengingat adanya keterbatasan kemampuan mengatasi masalah secara
sekaligus, ketidak tersediaan teknologi atau adanya keterkaitan satu masalah
prioritas dengan kesepakatan tim.7 Berdasarkan urutan masalah maka
didapatkan prioritas masalah dengan mengaitkan tingkat urgensi (U), series (S),
growth (G). Urutan prioritas masalah yang ada di bagian pendaftaran adalah :
a) Tidak ada standar prosedur sebagai pedoman kegiatan di bagian
pendaftaran.
Pembuatan diagram alur pendaftaran pasien, SOP, prosedur kerja, dan
instruksi kerja, diharapkan dapat dijadikan acuan untuk melakukan setiap
kegiatan yang ada di bagian pendaftaran. Petugas pendaftaran mempunyai
dasar untuk melakukan kegiatan secara terstruktur sehingga sistem rekam
medis khususnya di bagian pendaftaran dapat berjalan dengan baik.
b) Pasien tidak membawa kartu.
Pemanfaatan teknologi komputerisasi sangat diperlukan dalam
permasalahan ini. Pasien tidak perlu menunggu lama untuk mencari nomor
rekam medisnya jika dia tidak membawa kartu karena database pasien
sudah ada dalam komputer. Oleh sebab itu, petugas pendaftaran diharapkan
bisa melakukan penyimpanan database secara komputerisasi, melalui
microsoft excell yang akan di eksport ke aplikasi e-Health.
c) Sistem komputerisasi belum berjalan optimal
Perkembangan zaman menuntut setiap tenaga kerja bisa
mengaplikasikan komputer. Salah satu cara adalah dengan mengikuti
beberapa pelatihan komputer. Dari ketiga petugas pendaftaran (rekam
medis, perawat, dan fisioterapis), hanya petugas rekam medis yang pernah
mengikuti pelatihan khusus untuk penggunaan aplikasi e-Health. Petugas
Page 65
Perencanaan Rekam Medis berdasarkan Input dan Proses.(Yuli Uswatun Khasanah)

jurnal KESMAS UAD

62

ISSN : 1978-0575

rekam medis melakukan transfer knowledge kepada perawat dan fisioterapi

sehingga kedua petugas ini mampu menggunakan aplikasi e-Health tersebut.
Kendala belum optimalnya sistem komputerisasi khususnya untuk aplikasi eHealth adalah keterbatasan tenaga di pendaftaran yang disebabkan tugas
pokok lain dan jadwal shift yang tidak setiap hari di bagian pendaftaran.
d) Pengisian formulir pendaftaran pasien rawat jalan tidak lengkap bahkan
pasien tidak menuliskan data diri mereka ketika melakukan pendaftaran
Tingkat pendidikan yang masih relatif rendah adalah salah satu faktor
ketidaklengkapan/ketidakterisian formulir pendaftaran dikarenakan jumlah
pasien yang masuk dalam kategori pralansia/lansia masih relatif banyak.
Beberapa diantaranya beranggapan bahwa pengisian formulir akan
memperlambat proses pendaftaran. Masyarakat awam belum begitu
memahami sistem pendaftaran dengan model seperti ini. Pengisian formulir
akan mengidentifikasi data pasien yang dibutuhkan oleh petugas sehingga
pasien tidak akan menunggu panggilan untuk ditanya data diri nya. Pasien
juga dipersilahkan menunggu langsung didepan poliklinik setelah mengisi
formulir pendaftaran dengan lengkap, tanpa harus mengantri dan merasa
resah menunggu panggilan di bagian pendaftaran.
3) Merumuskan Masalah
Merumuskan masalah mencakup apa masalahnya, siapa yang terkena
masalahnya, berapa besar masalahnya, dimana masalah itu terjadi dan bila
mana masalah itu terjadi.7 Berdasarkan identifikasi permasalahan, dapat
dihasilkan permasalahan-permasalahan yang terjadi di pendaftaran. Baik
permasalahan yang disebabkan oleh pasien, petugas pendaftaran, maupun
sistem yang berlaku. Penggunaan metode USG dapat membantu mengetahui
tingkat urgensi permasalahan sehingga menghasilkan prioritas masalah yaitu
seberapa besar nya tingkat permasalahan yang ada dibagian pendaftaran.
Berdasarkan hasil perumusan masalah, permasalahan yang harus diselesaikan
terlebih dahulu adalah :
a) Pembuatan standar prosedur kegiatan. Standar prosedur yang dimaksud
adalah pembuatan diagram alur pelayanan di bagian pendaftaran, Standar
Operating Prosedur (SOP), prosedur kerja, dan instruksi kerja.
b) Entry database ke dalam microsoft excell/aplikasi e-Health akan sangat
membantu petugas dalam proses pencarian nomor rekam medis pasien
yang tidak membawa kartu.
c) Mengoptimalkan entry dengan cara menempatkan petugas yang
berkompetensi dan pelatihan bagi petugas yang belum mampu melakukan
entry data
d) Membantu pasien mengisikan form pendaftaran
4) Mencari Akar Penyebab Masalah
Mencari akar masalah dapat dilakukan antara lain dengan menggunakan
metode diagram sebab akibat dari Ishikawa (disebut juga diagram tulang ikan
karena digambarkan membentuk tulang ikan) dan diagram pohon masalah
(problem trees). kemungkinan penyebab masalah dapat berasal dari : input
(sumber daya), proses, dan lingkungan . Kategori yang dapat digunakan antara
lain adalah man, money, material, methode.7 Namun seiring dengan
perkembangan zaman ke 4 faktor tersebut bertambah menjadi 6 yaitu man,
money, material, methode, mechine, dan market .
Berdasarkan Diagram Ishikawa, dapat diketahui akar penyebab masalah.
Sumber permasalahan dilihat dari 6 faktor yaitu man, money, material, methode,
mechine, dan market. Seperti yang sudah dipaparkan di pembahasan
sebelumnya bahwa di bagian pendaftaran masih mempunyai kendala dari ke-6
tersebut.
Pagefaktor
66

KES MAS Vol. 5, No. 1, Januari 2011 : 1 - 67

jurnal KESMAS UAD

KES MAS

ISSN : 1978-0575

63

Faktor Man adalah petugas yang berada di bagian pendaftaran tidak sesuai
dengan kompetensinya, sehingga kemampuan dan pengetahuan belum optimal.
Permasalahan lain adalah jika petugas tersebut sedang melaksanakan tugas
lain yang merupakan tugas pokoknya, maka petugas di pendaftaran akan
berkurang. Namun, dengan adanya petugas bantu sudah sangat membantu
jalannya proses pendaftaran pasien meskipun hasilnya masih belum seperti
yang diharapkan. Upaya yang bisa dilakukan adalah penjadwalan dari ketiga
orang tersebut agar salah satu diantara nya untuk tetap ditempat dan dibantu
oleh teman lain untuk kegiatan pendaftaran manual. Rencana jangka panjang
dapat dilakukan pelatihan komputer untuk tenaga non medis agar bisa maksimal
membantu di bagian pendaftaran.
Faktor Money adalah sumber dana untuk mendanai kegiatan di pendaftaran
didapatkan dari 7% biaya retribusi pasien. Sistem perencanaan kegiatan selama
setahun dapat membantu mengetahui kegiatan apa saja yang akan dilakukan
sehingga alokasi dana nya bisa terserap untuk kegiatan-kegiatan tersebut.
Faktor Material adalah pengadaan barang dilakukan ketika barang akan
habis. Dalam proses manajemen hal ini tidak baik karena tidak ada
pengantisipasian terhadap kemungkinan akan kehabisan barang/tidak bisa
melakukan pengadaan/barang tidak ada yang akan menghambat jalannya
proses pendaftaran. Sebaiknya pengadaan barang dilakukan pertriwulan,
persemester sesuai dengan identifikasi tingkat kepentingan barang tersebut.
Faktor Methode adalah tidak ada standar prosedur kegiatan di bagian
pendaftaran sehingga petugas tidak mempunyai pedoman untuk melakukan
kegiatan dibagian pendaftaran. Standar prosedur dapat berupa diagram alur
pelayanan, SOP, prosedur kerja, dan instruksi kerja
Faktor Mechine adalah adanya fasilitas komputer di bagian pendaftaran. Di
bagian pendaftaran terdapat seperangkat komputer untuk menjalankan sistem
informasi, namun komputer tersebut merupakan komputer server sehingga tidak
baik jika digunakan untuk transaksi kegiatan komputerisasi (aplikasi e-Health).
Faktor Market dalam hal ini adalah pasien. Karakteristik pasien berbedabeda. Pasien yang rata-rata tergolong umur pralansia/lansia tidak bisa menulis
formulir pendaftaran sehingga petugas lah yang membantu menuliskan formulir
tersebut. Permasalahan lain adalah pasien tidak mau mnulis lengkap, sehingga
informai yang didapatkan tidak maksimal.
5) Menetapkan Cara Penyelesaian Masalah
Menetapkan cara pemecahan masalah dapat dilakukan dengan kesepakatan
diantara anggota tim. Bila tidak terjadi kesepakatan dapat digunakan kriteria
matriks. Berdasarkan hasil pembuatan matriks untuk menetapkan cara
penyelesaian masalah dapat disampaikan bahwa ada beberapa alternatif
penyelesaian maslah namun hanya satu yang menjadi cara penyelesaian
masalah yang tepat.7 Permasalahan pertama adalah belum adanya standar
prosedur sebagai pedoman kegiatan di bagian pendaftaran yang disebabkana
oleh Perubahan sistem pendaftaran lama ke sistem pendaftaran yang baru.
Alternatif penyelesaiannya hanya ada satu dan akan menjadi penyelesaian
masalah terpilih yaitu pembuatan diagram alur pelayanan, SOP, prosedur kerja,
dan instruksi kerja. Diagram alur pelayanan berupa bagan dan urutan kegiatan.
SOP adalah uraian dari bagan tersebut dilengkapi dengan pengertian, tujuan,
kebijakan, unit terkait, dan referensi nya. Prosedur kerja merupakan tata cara
apa saja yang harus dilakukan dalam melaksanakan proses pendaftaran. Dan
instruksi kerja adalah perintah untuk menjalankan urutan pelaksanaan proses
pendaftaran.
Permasalahan kedua adalah pasien masih belum tertib membawa kartu
berobat (lupa/hilang) dan petugas belum mempunyai database yang lengkap
di
Page 67
Perencanaan Rekam Medis berdasarkan Input dan Proses.(Yuli Uswatun Khasanah)

jurnal KESMAS UAD

64

ISSN : 1978-0575

komputer untuk mencari nomor rekam medis dengan cepat. Alternatif

penyelesaian masalah adalah petugas memasukkan database di Microsoft
Excell, petugas mengeksport data Microsoft Excell ke dalam sistem informasi
kesehatan (aplikasi e-Health) dan cara penyelesaian masalah yang terpilih
adalah memasukkan database di Microsoft Excell. Pertimbangan pemilihan
alternatif permasalahan adalah petugas mampu melakukan entry ke dalam
Microsoft Excell sedangkan pengeksportan database ke dalam aplikasi e-Health
memerlukan bantuan tenaga ahli yang menguasai pemrograman database.
Permasalahan ketiga adalah sistem komputerisasi belum berjalan optimal
yang disebabkan oleh keterbatasan tenaga di bagian pendaftaran dan
keterbatasan kemampuan petugas yang membantu dibagian pendaftaran (jika
kekurangan orang) untuk menjalankan sistem komputerisasi dibagian
pendaftaran. Alternatif penyelesaian masalah adalah penjadwalan shift pagi
oleh tenaga yang berkompeten dan penambahan petugas jika ada petugas yg
dijadwalkan shift lain. Penyelesaian masalah yang terpilih adalah penambahan
petugas jika ada petugas yg dijadwalkan shift lain. Hal ini disebabkan
ketidakmungkinan menjadwalkan perawat dan fisioterapis dalam shift pagi atau
penjadwalan di poliklinik karena itu sudah menjadi tugas pokok dan fungsi utama
yang harus dilaksanakan.
Permasalahan keempat adalah pengisian formulir pendaftaran pasien rawat
jalan tidak lengkap bahkan pasien tidak menuliskan data diri mereka ketika
melakukan pendaftaran yang disebabkan oleh pasien tidak bisa menulis formulir
pendaftaran dan pasien tidak tertarik untuk menulis formulir pendaftaran.
Alternatif penyelesaian masalah adalah ada petugas yang bertugas mengecek
dan mengisikan formulir pendaftaran pasien dan pasien dihimbau untuk
membawa pulang formulir pendaftaran dan diisikan dirumah serta dibawa ketika
akan berobat kembali. Penyelesaian masalah yang terpilih adalah ada petugas
yang bertugas mengecek dan mengisikan formulir pendaftaran pasien.
Pemilihan penyelesaian yang tepat berdasarkan pertimbangan alternatif
penyelesaian disesuaikan dengan situasi dan kondisi di tempat pendaftaran
pasien rawat jalan. Berdasarkan pemilihan penyelesaian, peneliti berharap
dengan adanya perencanaan kegiatan akan membantu pelaksanaan proses
pendaftaran menjadi lebih baik, efektif dan efisien sehingga pelayanan menjadi
lebih baik dan pasien mendapatkan kepuasan atas pelayanan di bagian
pendaftaran.
c. Memberikan rekomendasi tentang perencanaan sistem rekam medis di
Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Puskesmas Banguntapan II
Kabupaten Bantul Tahun 2011
Input sistem rekam medis di Puskesmas Banguntapan II masih belum
optimal sehingga perlu adanya pengoptimalan input dari sumber daya yang sudah
ada, berikut adalah rekomendasi yang dapat disampaikan :
1) Man
: pemenuhan kebutuhan petugas di bagian pendaftaran dengan
jumlah 3 orang, dapat dijadwalkan petugas pengganti jika salah
satu petugas dijadwalkan shift siang/malam
2) Money
: rencana anggaran dan rencana usulan kegiatan dilakukan satu kali
setahun, maka harus dilakukan identifikasi kebutuhan selama
setahun. Jika ada kebutuhan mendadak sulit untuk memenuhi
kebutuhan tersebut karena tidak termasuk dalam rencana usulan
kegiatan tahuanan
3) Material :
pembuatan daftar kebutuhan yang ada dipendaftaran selama
setahun dimaksudkan untuk mengetahui seberapa banyak dan
seberapa besar biaya yang dibutuhkan dalam setahun.
Page 68

KES MAS Vol. 5, No. 1, Januari 2011 : 1 - 67

jurnal KESMAS UAD

KES MAS

ISSN : 1978-0575

65

4) Methode : pembuatan standar kegiatan dimaksudkan untuk mempermudah

petugas dalam melakukan pelayanan dan dijadikan pedoman untuk
semua petugas yang bertugas dibagian pendaftaran.
5) Mechine : pengadaan seperangkat komputer dimaksudkan untuk melakukan
kegiatan komputerisasi (sistem informasi kesehatan), selama ini
masih menggunakan komputer server yang tidak boleh digunakan
untuk transaksi kegiatan pelayanan.
6) Market
:
market dalam hal ini adalah pasien, dimana pelayanan yang
diharapkan dapat mempermudah pasien mendapatkan pelayanan.
Jika ada pasien yang tidak bisa menulis, maka petugas membantu
pasien tersebut untuk mengisikan formulir pendaftaran pasien.
Berdasarkan tahap analisis permasalahan, didapatkan penyelesaian
permasalahan terpilih. Berikut adalah rekomendasi dari penyelesaian permasalahan
terpilih tersebut :
1) Pembuatan Diagram alur pendaftaran pasien, pembuatan Standar Operating
Prosedure (SOP), pembuatan Prosedure Kerja, pembuatan Instruksi Kerja.
2) Entry data base pasien dilakukan oleh tim. hal ini dimaksudkan untuk
mempercepat proses entry data, dan memudahkan dalam melakukan pencarian
nomor kartu pasien jika pasien tidak membawa kartu
3) pelatihan komputer dilakukan untuk meningkatkan kemampuan petugas, dan
mengikuti perkembangan zaman dengan tuntutan menggunakan teknologi
informatika
4) Adanya petugas pengganti jika salah satu petugas dijadwalkan shift siang/malam,
agar petugas yang bertugas dibagian pendaftaran tetap berjumlah 3 orang.
Dengan demikian pelayanan tidak akan terhambat.
Perencanaan sistem rekam medis khususnya dibagian pendaftaran
merupakan salah satu upaya perbaikan untuk masa depan. Hal ini diperkuat di
dalam Al-Quran (QS (13) Ar Raad : 11) bahwa Sesungguhnya Allah tidak merobah
keadaan sesuatu kaum sehingga mereka merobah keadaan. Dari ayat tersebut
dapat diartikan bahwa perubahan harus dilakukan oleh manusia dan Allah akan
menetapkannya.
Dasar lain disebutkan dalam QS (6) : Al AnAam : (135) yang menjelaskan
bahwa Allah menjadikan dunia sebagai tempat mencari (hasil) yang baik yaitu
kebahagiaan diakhirat yang artinya bekerja atau berbuatlah dengan sepenuh
kemampuan jangan setengah-setengah tapi harus profesional.
4. SIMPULAN DAN SARAN
a. Simpulan
Berdasarkan penelitian tentang Perencanaan Sistem Rekam Medis
Berdasarkan Input dan Proses di Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan
Puskesmas Banguntapan II Kabupaten Bantul, dapat disimpulkan bahwa:
1) Input dari sistem rekam medis yang ada di tempat pendaftaran pasien rawat
jalan masih belum optimal, antara lain :
a) Man (sumber daya manusia) di tempat pendaftaran pasien masih belum
mencukupi baik dari jumlah petugas maupun kompetensi petugas di
Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Puskesmas Banguntapan II
b) Money di tempat pendaftaran pasien sudah tercukupi untuk kebutuhan
setahun, tetapi jika ada kebutuhan yang mendesak atau tidak ada dalam
Page 69

Perencanaan Rekam Medis berdasarkan Input dan Proses.(Yuli Uswatun Khasanah)

jurnal KESMAS UAD

66

ISSN : 1978-0575

rencana usulan kegiatan tahunan maka kebutuhan tersebut tidak bisa

dipenuhi dan akan direkomendasikan di tahun yang akan datang.
c) Pengadaan Material di tempat pendaftaran pasien belum teridentifikasi
sampai pada daftar kebutuhannya
d) Metode berbentuk diagram alur, SOP, prosedur kerja, dan instruksi kerjadi
tempat pendaftaran belum ada
e) Mechine seperangkat komputer, di bagian pendaftaran masih menggunakan
komputer server (aplikasi e-Health), dan belum ada komputer khusus untuk
entri data pasien.
f)
Market atau pengguna jasa adalah pasien yang karekteristiknya masih
sangat beragam karena tidak semua pasien mau dan mampu mengisi
formulir pendaftaran
2) Proses dari perencanaan sistem rekam medis sudah sesuai dengan pedoman
perencanaan tingkat puskesmas yaitu melalui tahap analisa masalah yaitu :
a) Identifikasi masalah
Berdasarkan jenis program, target dan pencapaian ditemukanlah
permasalahan-permasalahan nya yaitu : pasien tidak mau/tidak tertarik
mengisi formulir pendaftaran, pasien lupa membawa kartu/kartu pasien
hilang/database pasien belum optimal, keterbatasan tenaga, serta
perubahan sistem pendaftaran lama ke sistem pendaftaran yang baru.
b) Menetapkan prioritas masalah
Berdasarkan identifikasi masalah, dibuat prioritas masalah
menggunakan matrik dengan metoda USG. Dari hasil matriks tersebut
disimpulkan bahwa prioritas masalahnya adalah : perubahan sistem
pendaftaran lama ke sistem pendaftaran yang baru , pasien lupa membawa
kartu/kartu pasien hilang/database pasien belum optimal, keterbatasan
tenaga, dan pasien tidak mau/tidak tertarik mengisi formulir pendaftaran.
c) Merumuskan masalah
Perumusan masalah berisi tentang permasalahan yang ada sesuai
dengan identifikasi masalah, besar permasalahan sesuai dengan jumlah
skor yang didapatkan pada perhitungan prioritas masalah, tempat
permasalahan berada di tempat pendaftaran pasien rawat jalan, dan sangat
berkaitan dengan semua petugas yang bertugas di pendaftaran.
d) Mencari akar penyebab masalah, dengan menggunakan Diagram Ishikawa
(Tulang Ikan) dengan permasalahan dan faktor-faktor yang mempengaruhi
antara lain : man, money, material, metode, mechine, dan market
e) Menetapkan cara penyelesaian masalah
Berdasarkan prioritas masalah, didapatkan alternatif pemecahan
masalah. Kemudian dari alternatif pemecahan masalah tersebut dipilih
pemecahan masalah yang tepat.
3) Rekomendasi perencanaan sistem rekam medis di tempat pendaftaran pasien
rawat jalan
a) Rekomendasi Diagram Alur
b) Rekomendasi Standar Operating Prosedure (SOP)
c) Rekomendasi Prosedur Kerja
d) Rekomendasi Instruksi Kerja
e) Rekomendasai pelatihan komputerisasi bagi petugas
f) Rekomendasi untuk entry data agas dikerjakan oleh TIM
g) Rekomendasi jadwal petugas pendaftaran setiap hari.

Page 70

KES MAS Vol. 5, No. 1, Januari 2011 : 1 - 67

jurnal KESMAS UAD

KES MAS

ISSN : 1978-0575

67

b. Saran
1) Petugas pendaftaran harap mempertimbangkan rekomendasi pembuatan jadwal
petugas yang bertugas di bagian pendaftaran untuk memonitoring kebutuhan
tenaga dibagian pendaftaran
2) Petugas pendaftaran harus jeli dalam mengidentifikasi kebutuhan selama
setahun untuk mengantisipasi kegiatan/kebutuhan yang tidak bisa diadakan
pada tahun tersebut
3) Petugas pendaftaran harap mempertimbangkan daftar kebutuhan material
setahun
4) Petugas harap mempertimbangkan rekomendasi pembuatan diagram alur
dibagian pendaftaran
5) Petugas harap mempertimbangkan rekomendasi pembuatan Standar Operating
Prosedure (SOP) dibagian pendaftaran
6) Petugas harap mempertimbangkan rekomendasi pembuatan Prosedur Kerja
dibagian pendaftaran
7) Petugas harap mempertimbangkan rekomendasi pembuatan Instruksi Kerja
dibagian pendaftaran
8) Petugas harap mempertimbangkan usulan pelatihan komputer bagi petugas
9) Petugas harap mempertimbangkan rekomendasi entri data base pasien oleh
Tim.
DAFTAR PUSTAKA
1. Kapalawi, I. 2008.
Mengenal
Ilmu
Kesehatan
Masyarakat : http://
irwandykapalawi. wordpress.com/2008/03/01/mengenal-ilmu-kesehatan-masyarakat
diambil 18 Oktober 2010 (hal 1)
2. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. 1997.
Pedoman Pengelolaan
Rekam Medis Rumah Sakit. Jakarta: Direktorat Jenderal Pelayanan Medis (
3. Keputusan Kesehatan Republik Indonesia. 2007. Standar Profesi Perekam Medis
dan Informasi Kesehatan. Jakarta: Mentri Kesehatan Republik Indonesia (Nomor:377/
menkes/SK/III/2007) (
4. Hasibuan, Malayu S.P. 2009. Manajemen. Jakarta : Bumi Aksara (
5. Sukarna. 2011. Dasar-Dasar Manajemen. Bandung : CV.Mandar Maju (hal
6. Wikipedia, 2010. Manajemen: http://id.wikipedia.org/wiki/manajemen diambil 18
Oktober 2010 (hal 7,
7. Departemen Kesehatan Republik Indonesia 2006. Pedoman Perencanaan Tingkat
Puskesmas. Jakarta : Direktorat Jenderal Pelayanan Medis

Page 71

Perencanaan Rekam Medis berdasarkan Input dan Proses.(Yuli Uswatun Khasanah)