REQUISITIONER TIPS 
 
 
 
CONTENTS 
 
Search for a Vendor................................................................................................................................................. 2 
Search for Existing Purchase Orders ....................................................................................................................... 2 
View Requisitions and their Statuses ...................................................................................................................... 3 
View Requisition Approvals..................................................................................................................................... 4 
View Purchase Order Status .................................................................................................................................... 5 
View all Receipts Created for a PO .......................................................................................................................... 8 
View all Vouchers and Checks/Wires by Vendor .................................................................................................. 10 
View Requisition Number from PO ....................................................................................................................... 11 
Receiving on Purchase Orders .............................................................................................................................. 12 
Save Query for Requisitioner ................................................................................................................................ 13 
Using Saved Queries .............................................................................................................................................. 13 
Approvers Accessing Requisitions Without Notification Email ............................................................................. 14 
 

 
 
Search for a Vendor 
Materials    Purchasing    Vendors    Manage Vendors    Query 

Search on Long Name = Contains 
 

 
 
 
NOTE:  Always search on the Long Name.  The Name field is often an abbreviation of the vendor’s entire 
name. 
 
 
 
 
Search for Existing Purchase Orders 
Materials    Purchasing    Purchase Orders    Query 
 
Search for the PO Number in the Purchase Order ID field 
 
 
 
Notes about different things you might see within the PO screen 
 
 If a Line is Open – the line can be received on 
 Line is System Closed – the line has been fully received and was automatically closed 
 Line is Closed – the line was closed manually by a buyer and can be re‐opened with written request 
 
 Some ProcureIT POs may not have migrated correctly and will need adjustments.  Contact 
Procurement staff for assistance in resolving PO issues. 
 
 Only Procurement staff can attach documents to existing POs. 
 Only Procurement staff can attach documents to requisitions after they have been submitted for 
approval.  
 
 
 
   

2 
 
 
View Requisitions and their Statuses 
Procurement Planning    Purchase Requisitions    Manage Purchase Requisitions 
Go to Query    go to the second tab labeled Query 
 First field: choose Requisitioner Name  
 Second field:  choose Contains 
 Third field:  enter the first OR last name    click on  sign to the right of the box 

3 
 
 
View Requisition Approvals 
Locate a requisition by using your saved queries    Double click on the box to the left of the requisition 
number to open it 
Click on Hdr Approvals link in the middle of the page 
 

 
 
In the Approval Box, scroll right to see the name(s) of who has already approved. If no approvers are listed and 
you need to know who the approvers are, you will have to request the Approval Process routing from the 
finance manager of the project. 
NOTE:  If your requisition was rejected, the Hdr Approvals will show who rejected it and why. 
 

4 
 
 
View Purchase Order Status 
This function allows users to view purchase order details including line items, receipts, vouchers and checks. 

Materials    Purchasing    Purchasing Reports/Inquiries    View Purchase Order Status 

Purchase Order Status can be viewed in any number of ways.  The most common is to select a specific PO 
number. 

Type in the Purchase Order number on the screen    Hit Tab 
Click on the lightning bolt icon  
PO number and corresponding information appear below the header 

Select Purchase Order Lines (see next screen shot) 

5 
 
 
This is the view of purchase order lines 

Highlight a line item and go to Form View (see next screen shot for results): 

From this screen you can see quantity ordered as well as quantity received and accepted as well as amounts 
that have been vouchered (remember that to fully receive an item both the received and accepted quantities 
must be filled in). 

6 
 
 
To review a voucher select Vchr Hist Ln at the bottom of the screen (see next screen shot for results): 

 
Note the Voucher number and Invoice Amount are indicated here. 

To review the check (i.e. payment) issued by FHI360 select check at the bottom of the screen (see next screen 
shot for results): 

 
Note that Check number, Pay Amount, and Check Date are indicated here. 

7 
 
 
View all Receipts Created for a PO 
Receiving    Receiving    Manage Purchase Order Receipts    Query 
 
Search on Purchase Order    Click Count    Click Find 
 

 
 
 
Each individual receipt created will be displayed.  Double click on the small box to the left of the Warehouse 
field to open that particular receipt. 
 
Example 1:  Each receipt will only show what was received at that time.  Note in the example below, the first 
receipt RC15002422 is highlighted and at the bottom it shows that only Line 1 (20,000) was received on at 
that time.   
 

 
 
 
 
8 
 
 
 
 
 
 
Example 2:  The second receipt RC15002807 is highlighted and at the bottom it shows that only Line 2 
(7,500) was received on at that time. 
 

 
 
 
 
Opening a Receipt will show the details entered for that Receipt. 
 

9 
 
 
View all Vouchers and Checks/Wires by Vendor 
Accounting Module    Accounts Payable    View Vendor History Inquiry 
Search for the Vendor Number or Vendor Name (hover to the right of the box and click on magnifying glass 
beside one of them) 
 
 Click on the yellow Lightning Bolt toward the top of the page 
 Click on the link Vouchers or Checks Disbursed at the bottom of the page 
 A list will appear showing all of the payments made to that vendor where you can search for the 
desired payment 
 Scroll to the right to see specific amounts paid, PO numbers, etc. 
 
 

 
 
VOUCHER VIEW 
 

 
10 
 
 
View Requisition Number from PO 
 
Materials Module    Purchasing    Purchase Orders  Manage Purchase Orders 
Query for the purchase order.  Within the purchase order: 
 
 Click on Other Defaults Tab in the header information 
 
 

11 
 
 
Receiving on Purchase Orders 
Receiving    Receiving    Manage Purchase Order Receipts (there are only a few fields to enter) 
Type in the Purchase Order number on the screen    Hit Tab 
In Packing Slip No, type in the invoice or receipt number (this is a required field) 
Click on Autoload (This will load all of the PO lines) 
Go to Form View 
 

 
You must Receive AND Accept the desired quantity. If receiving on more than one line, go to each line and 
receive and accept.  Go to the next line by clicking the next arrow.  
 
*Check the Total Received Amount box to ensure the correct amount has been received. 
 
If a line has an Open Qty of zero, the full amount has already been received. 
 
After receiving the Receipt number at the bottom of the page, upload and attach the invoice. 
 
NOTE:  Pay attention to the Order Qty and the Open Qty.  If the PO was set up where you will be receiving on 
the PO more than once or odd amounts will be received, the Order Qty will show the total dollar amount of 
the line and the Price will be 1 (one).  If the line has been received on previously, a message will appear at the 
bottom of the screen stating “This line may have already been vouchered.”  Click Continue. 

 
12 
 
 
Save Query for Requisitioner 
Procurement Planning    Purchase Requisitions    Manage Purchase Requisitions 
Go to Query    go to the second tab labeled Query 
 First field: choose Requisitioner Name  
 Second field:  choose Contains 

Third field:  enter the first OR last name    click on  sign to the right of the box

Before closing this box, you will need to save the query
Click Save Query   Name the query (e.g., My Requisitions (Query ID can be any abbreviation you choose)) 
Click Save 
Click Query at the bottom of the first screen.  You will see a list of all your requisitions. 

 
 
Using Saved Queries 
Procurement Planning    Purchase Requisitions    Manage Purchase Requisitions 
Click the Arrow to the right of the Query Button at the top right of the screen   

 
In the dropdown menu click on your saved query 
 
NOTE:  More than one query can be saved.  All of your saved queries will be shown as a dropdown menu. 
   

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Approvers Accessing Requisitions Without Notification Email 
If an Approver did not receive an email with a link to the requisition, to approve they should:  

Open Costpoint 

Go to Materials  Procurement Planning  Purchase Requisitions  Approve Requisitions 

The Query box will pop up.  Enter the Requisition ID box (e.g., RQ15003008) 

Click on Count 

Click on Find 

The requisition should then appear as it normally would if they had gone through the email link.   

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