REQUEST FOR PROPOSAL (RFP) FOR PREPARATION OF SURVEY 
RECORDS OF VARIOUS DISTRICTS, GUJARAT 
 
 
 
 
TENDER NO: WAP/SSP/AMD/2017/1 
 
 
 
 
From: 
 
 
 
 
 
 
 
WAPCOS LTD. 
(A Government of India Undertaking) 
SSP FIELD UNIT 
1st Floor, “SADBHAV” Complex 
Nr. Drive in Cinema, Drive in Road, 
Ahmedabad – 380054 
Telefax : 079‐ 27416724 
Email: wapcosahmedabad@yahoo.in 
 
 
JANUARY , 2017 
  
CONTENTS 
 
Data Sheet 
General Instructions to Bidders 
SECTION 1: INVITATION FOR BIDS & INSTRUCTIONS TO BIDDERS 
SECTION 2: SCOPE OF WORK 
 
 
 
 
 
 DATA SHEET 
BASIC DETAILS
Tender Reference Number
Tender Type Proposal
Form of Contract Item Rate
No of cover(s) 3 (Three)
Tender Category Services
Cover Title Tender  Documents  for  PREPARATION  OF  SURVEY 
RECORDS OF VARIOUS DIVISIONS, GUJARAT 
 
Work Item Details
Work/ Item Title Tender  Documents  for  PREPARATION  OF  SURVEY 
RECORDS OF VARIOUS DIVISIONS, GUJARAT 
Work / Item Description As per NIT
Prequalification Details As per EOI Document
Tender Value Rs. 2,500/‐
Bid Validity Days 180 days
Contract Tenure 12 (Twelve) Months
Location  State of Gujarat 
Pre Bid Meeting Date, time & Venue No Meeting
Bid Opening Place WAPCOS Ltd., SSP Unit, Ahmedabad
Inviting Officer Chief Project Manager, SSP Unit, WAPCOS Limited
Inviting Officer Address 1st Floor, ‘SADBHAV’ Complex,
Nr. Drive in Cinema, Drive in Road, 
Ahmedabad – 380 054 
Phone : 079‐27416724 / 27462647 
E‐mail : wapcosahmedabad@yahoo.in 
 
Fee Details
Tender Fees (Non Refundable) Rs. 2,500/‐
Earnest  Money  Deposit  (Refundable)  Earnest  Money  Deposit  for  Rs.  2,00,000/‐
Details:  (Rupees Two Lac Only) in favour of “WAPCOS 
(The  same  shall  be  valid  for  3  Months    LIMITED” is mandatory to be submitted in the 
from last date of tender submission)S  form of Bank Guarantee/ Demand Draft valid 
for 3 (Three) months issued by a nationalized 
bank / scheduled bank for each division. 
 
Important Dates
Publishing Date
Document Download/ Sale Start Date 27.01.2017 
Document Download/ Sale end Date 07.02.2017, 3:00 p.m.
Tender Submission Start Date 02.02.2017 
Tender Submission End Date 07.02.2017, 4:00 p.m.
Bid Opening Date 08.02.2017, 2:30 p.m.
 
 GENERAL INSTRUCTIONS TO BIDDERS 
 
 Bidders  are  required  to  bid  as  per  finalized  Terms  &Condition  of  the  tender  only  including 
corrigendum/  addendum  if  any.  Bids  will  be  opened  in  the  presence  of  opening  Committee 
Members  as  well  as  Bidder's  or  their  representatives  who  choose  to  attend  on  the  specified 
date  and  time.  The  Tender  Committee  has  been  empowered  to  take  the  final  decision 
regarding the tender.  
 
 The  Bidder  is  expected  to  examine  the  bidding  document  completely  and  carefully.  The  bid 
must  be  precise,  complete  and  in  the  prescribed  format  as  per  the  requirement  of  the  bid 
document.  Failure  to  furnish  any  of  the  information  required  in  the  bidding  document  or 
submission  of  a  bid  not  responsive  to  the  bidding  documents  in  every  respect  will  be  at  the 
Bidder‘s risk and may result in rejection of the bid WAPCOS LIMITED shall at its sole discretion 
be entitled to determine the adequacy / sufficiency of the information provided by the Bidder. 
 
 Though the tenders are invited for preparing Survey records for more than one division, it is to 
be clearly understood that WAPCOS Ltd. has the right to award the work to separate Bidders in 
any of the divisions. Also, WAPCOS can assign more than one division to one Bidder depending 
on their capacity. 
 
 WAPCOS  LIMITED,  may  for  any  reasons;  add/  modify/  amend/  relax/  cancel  any  terms/ 
conditions/ criteria of the tender document during any stage of the tendering process and such 
amendments shall be binding on all the bidders.  
 
 WAPCOS  LIMITED,  at  its  own  discretion  reserves  the  right  to  reject  any  Proposal,  modify  or 
scrap the whole tender at any time, without assigning any reason or incurring any liability.  
 
 To assist in the evaluation, comparison and an examination of bids, WAPCOS LIMITED, may, at 
its sole discretion, ask the Bidder for a clarification of its bid including breakdown of unit rates 
etc.  The  request  for  clarification  and  the  response  shall  be  in  writing.  If  the  response  to  the 
clarification  is  not  received  before  the  expiration  of  deadline  prescribed  in  the  request, 
WAPCOS  LIMITED,  reserves  the  right  to  make  its  own  reasonable  assumptions  and  take 
appropriate decision. 
  
 WAPCOS LIMITED, reserves the right to modify / change the dates of Bid opening / submission/ 
technical presentation at its own discretion and these changes shall be binding on the bidders.  
 
 WAPCOS reserves the right to accept or reject any proposal, and to annul the proposal process 
and reject all proposals at any time prior to award of contract, without thereby incurring any 
liability  to  the  affected  bidder(s)  or  any  obligation  to  inform  the  affected  bidder(s)  of  the 
 grounds for such decision.  
 
 It is also to be noted that bids should be compulsorily be submitted as mentioned in this tender 
document in hard copy and soft copies – as per the instruction and the submission shall be as 
per the dates and time mentioned in the RFP schedule.  
 
 In  case  bidder  needs  any  clarification  regarding  tender  document  details,  they  can  contact 
WAPCOS Limited, Ahmedabad as per contact Details as under; 
Address:   
The Chief Project Manager 
WAPCOS Limited 
1st Floor, “SADBHAV COMPLEX” 
Nr. Drive in Cinema, Drive in Road, 
Ahmedabad – 380 054 
GUJARAT, INDIA 
Phone : 079‐27416724 / 27462647 
E‐mail : wapcosahmedabad@yahoo.in 
 
 Prospective Bidders are specifically directed NOT to contact any other person apart from the 
one mentioned above in this Bid Document for meetings, conferences or technical discussions 
that  are  related  to  the  Bid  Document.  Unauthorized  contact  shall  be  cause  for  immediate 
rejection of the Bidder‘s Bid Document response. Substantive questions shall be dealt with in 
writing.  
 
 ELIGIBILITY CRITERIA
 

i Bidder shall be registered in India under Companies Act 1956 at least for 3 years. 
ii The Bidder should be registered for Sales Tax / VAT / Service Tax / Excise as applicable. 
iii Average Annual Net Turnover of the bidder during last 3 years, ending 31.03.16 shall 
be at least Rs. 1.0 Crores in India. The bidder‘s annual turnover for any of the last three 
FY shall not be less than Rs 0.75 Crores.  
iv The  Bidder  should  not  be  blacklisted/  banned  /  disqualified  /  declared  ineligible  / 
declared  having  dissatisfactory  performance  by  any  government  /  quasi‐government 
authority  in  India  for  supply  of  materials/  carrying  out  operations  and  maintenance 
work.  
v Bidder should have minimum experience of three years as on 31.03.2015 in terms of 
works  like  Topographic  survey  /resurvey  /  Property  Survey  work  with  value  of  work 
more than Rs. 50 Lacs . 
 
 
 Abbreviations  
 CSS    :  City Survey Superintendent  
 E.O.     :  Enquiry Officer, City Survey  
 DGPS    :  Differential Global Positioning System  
 ETS    :  Electronic Total Station Machine  
 BLRC    :  Bombay Land Revenue Code 1879  
 NIC      :  National Informatic Centre  
 GIS      :  Geographic Information Systems  
 MS      :  Multi Storied building  
 Individual unit  :  An  open  land  or  it  is  a  Ground  Floor  or  Ground  floor  +1  or 
Ground floor +2 having single owner of a constructed unit.  
 Multi storied unit   :  Ground  floor  +1  or  more  floors  having  different  owners  of 
different constructed units  
 
 
 SECTION 1: INVITATION FOR BIDS & INSTRUCTIONS TO BIDDERS 
 
1. BID SUBMISSIONS: 
This shall comprise following; 
  
a. Tender Fees: 
At the time of submission of the bid document the vendor has to submit the bid amount against 
a non refundable fee of Rs. 2,500/‐ to “WAPCOS LIMITED” & refundable EMD as mentioned in 
Data  Sheet  division  wise  in  the  form  of  Demand  Draft  only  issued  by  a  Nationalized 
Bank/Scheduled  Bank  in  favour  of  “WAPCOS  Limited”.  Failure  to  furnish  the  above  mentioned 
demand  draft  would  result  in  rejection  of  the  bid.  The  firms  registered under  MSME/  SME  are 
exempted from submission of above fee. However, they have to provide a copy of MSME/ SME 
registration with their bid/ proposal/offer. 
 
b. Earnest Money Deposit 
The  bidders  must  submit,  along  with  their  Bids,  EMD  in  the  form  of  Bank  Guarantee/  Demand 
Draft  valid  for  3  (Three)  months  issued  by  a  nationalized  bank  /  scheduled  bank  in  favour  of 
“WAPCOS LIMITED” and can be held till the Security Deposit comes into effect. The EMD shall be 
furnished in Indian Rupees (INR) for the amount of Rs. 2,00,000/‐ (Rupees Two Lac only) for each 
division. The firms registered under MSME/ SME are exempted from submission of above EMD. 
However, they have to provide a copy of MSME/ SME registration with their bid/ proposal/offer. 
 
Refund of EMD 
Unsuccessful Bidder’s EMD shall be refunded within 30 days after the LOI issued to the successful 
bidder. The successful Bidder’s EMD will be refunded against the submission of Security Deposit 
upon the Bidder signing the Contract. 
 

Forfeiture of EMD  
The EMD can be forfeited if a Bidder Withdraws his bid during the period of bid validity specified 
by  the  Bidder  on  the  Bid  Form  or  does  not  accept  the  correction  of  errors  or  In  case  the 
successful Bidder fails to sign the Contract within the specified time or to furnish security deposit 
within the specified time  
 

MSME/SME 
If  the  firms  registered  under  MSME/SME,  they  have  to  provide  copies  of  the  concerned 
registration  certificate.  Preference  will  be  given  to  such  agency  and  more  over  they  are 
exempted from Tender Fee and EMD. 
 
c. Technical Bid  
Bidder has to submit hard copy of all supporting documents in a separate envelop along with 
Tender fee and EMD clearly describing ―“Tender No.: _______________”. Division ‐___ 
  
i) Bidder’s Technical Bid Submission must include but not limited to following ; 
 Technical Bid Submission Cover Letter 
 Tender fees & EMD 
 An undertaking on their letter head stating the compliance with all the conditions of the 
Contract  and  Technical  Specifications  of  this  Document.  Any  condition  put  forth  by  the 
bidder non‐conforming the bid requirements shall not be entertained at all and such bid 
shall be rejected. 
 Documentary evidences for all the compliance to eligibility criteria. In case the Bidder fails 
to  submit  the  entire  relevant  documentary  evidences,  his  bid  is  liable  for  rejection 
without assigning any reason thereof. 
 Proposed Approach and Methodology to carry out the tendered work 
 Proposed Equipments and Facilities to be deployed for the tendered work 
 Proposed List of Manpower with their detailed CVs and Proposed Organization Chart for 
the tendered work 
 Proposed Hardware Deployment Plan 
 Bidders  Proposed  Schedule  of  Activities  to  complete  the  tendered  work  in  scheduled 
completion time. 
 Bidders shall include the Compliance Statement as a separate section in the Technical Bid 
clearly  mentioning  Compliance  To  Eligibility  Criteria  along  With  List  Of  Support 
Documents Submitted For The Compliance. 
 Bidders shall include any additional hardware or software required to make their solution 
fully functional as per requirement. 
 Any  other  technical  support  documents/  details  which  bidder  may  find  will  help  in 
technical evaluation of their bid. 
 NO FINANCIAL BID DETAILS / PRICE SCHEDULE shall be indicated/ submitted in/ as a part 
of the Technical Bid and it shall only be quoted in the Financial Bid. Inclusion of the same 
in Technical bid submissions will lead to disqualification of the bidder. 
 
d. Financial Bid  
The bidder shall strictly adhere to the format of the Financial Bid as specified in Schedule‐ B 
of the bid document. The financial bid submitted in any other form and format shall not be 
considered valid and is liable for rejection. The rates quoted shall be exclusive of Service Tax 
only which will be paid extra as per prevailing rates. 
 
Prices  quoted  by  the  Bidder  shall  be  fixed  and  no  variation  will  be  allowed  under  any 
circumstances  during  the  project  period.  No  open‐ended  bid  shall  be  entertained  and  the 
same is liable to be rejected straightway. 
  
e. Number of copies of bids  
(i) The Bidder shall submit Tender Fees and Earnest Money Deposit in two separate sealed 
covers mentioning “TENDER FEES” and “EARNEST MONEY DEPOSIT” respectively. 
 

(ii) The  Bidder  shall  submit  one  HARD  copy  of  technical  bid  in  separate  sealed  cover 
mentioning “TECHNICAL BID SUBMISSIONS” separately. 
 
(iii) Bidder  shall  submit  only  ONE  HARD  COPY  of  the  Price  bid  in  separate  sealed  cover 
mentioning “PRICE BID‐ DO NOT OPEN BEFORE DUE DATE AND TIME” separately.  
 
f. Bid Documents Authentication 
The person or persons signing the Bid Document shall initial all pages of the Bid Document, 
including  pages  where  entries  or  amendments  have  been  made.  All  the  pages  of  the 
proposal should be serially numbered. Any interlineations, erasures, alterations, additions or 
overwriting  shall  be  valid  only  if  the  person  or  persons  signing  the  bid  have  authenticated 
the same with signature. 
 
g. Submission Address 
The physical bid shall be submitted at the below address: 
 

WAPCOS LIMITED 
SSP FIELD UNIT 
1st Floor, “SADBHAV” Complex 
Nr. Drive in Cinema, Drive in Road, 
Ahmedabad – 380054 
Telefax : 079‐ 27416724 
Email: wapcosahmedabad@yahoo.in 
 

2. Bid Evaluation  
The  decision  of  Executive  Director  (GR),  WAPCOS  Limited  will  be  final  at  any  stage  of  bid 
evaluation, which is to be carried out as under;  
 
i) Preliminary Evaluation  
Bidders  Proposal  will  be  opened  on  the  mentioned  date  in  this  Bid  Document  at  WAPCOS 
LIMITED, AHMEDABAD. The bidders not submitting tender fees & EMD shall be rejected for 
further tender evaluation.  
ii) Technical bids Evaluation 
 The  Technical  Bid  will  be  examined  with  respect  to  Eligibility  Criteria  as  mentioned  in  the 
document. The tenders which do not conform to the eligibility criteria shall be rejected. All 
eligible tenders will be considered for further evaluation.  
 

iii) Commercial Evaluation Final Negotiations & Award of Contract  
Commercial bids will be opened for the technically qualified bidders and the bidder who has 
the  Lowest  Commercial  quoted  Price  may  be  awarded  the  contract  for  the  concerned 
division. WAPCOS has right to invite and carry negotiation process with L‐1 bidder and the 
work  will  also  be  allotted  to  other  agencies  who  agrees  to  work  on  the  same  negotiated 
rates.  
 

WAPCOS  LIMITED  reserves  the  right  to  increase  /  decrease  order  ease  by  up  to15%  of 
quantity of work and services originally specified in the schedule of Requirements (rounded 
off to then exact whole number) without change in the terms and conditions, at the time of 
awarding the successful bidder after wards. 
 

3. Period of Validity of Bids  
Bids shall remain valid for 90 days after the date of bid opening prescribed by the WAPCOS. The 
WAPCOS  holds  the  rights  to  reject  a  bid  valid  for  a  period  shorter  than  90  days  as  non‐
responsive, without any correspondence.  
 
4. Project Schedule  
The  successful  bidder  shall  complete  and  implement  the  project  within  12  Months  (Twelve 
Months)  from  the  date  of  award  of  contract.  The  implementation  schedule  specified  in  the 
agreement shall be strictly adhered to. WAPCOS Limited have final rights to make extension of 
project  schedule.  WAPCOS  LIMITED  may  extend  the  contract  as  required  with  the  same  terms 
and  conditions  along  with  commercial  &  the  successful  bidder  is  liable  to  execute  the  same 
without any change.  
 
5. Security Deposit  
Within ten (10) working days of the receipt of the acknowledgment of the Letter of Acceptance 
from  WAPCOS  LIMITED,  the  successful  Bidder  shall  furnish  a  Security  deposit  for  an  amount 
equivalent to 5% of the Contract Value in accordance with the conditions of the Contract, in the 
form  of  a  Bank  Guarantee  valid  for  18  (Eighteen)  months  issued  from  a  Nationalized  bank  / 
scheduled bank drawn in favour of “WAPCOS LIMITED”.  
 

On satisfactory performance and completion of the contract, in all respects, and upon return in 
good condition of any property belonging to the Company, which may have been issued to the 
bidder,  the  Security  Deposit  shall  be  returned  to  the  bidder  after  completion  of  1  (One)  years 
Contract.  
  
6. Payment Terms, Schedule of Payment:  
Payment  to  the  bidder  will  be  released  on  Work  completion  of  below  mentioned  milestones. 
Bidder’s Invoice shall be accompanied by the supported with evidence of accomplishment of the 
item wise work. Work completion stages are as stated below:  
 

Stage  Milestone  Payment 

1  On completion of Measurement Of Properties  60% of Completed Works  
2  On  completion  of  serving  notices  in  form2,  2A  and  60% of Completed Works + 30% 
collection  of  documents  with  form‐3  and  statements  of Stage 1  
from property holders 
3  On completion of Serving notice of decision, scanning  60% of Stage 3+ 30% of Stage 2  
the  documents,  data  entries  of  all  prescribed  forms 
mentioned in RFP and delivery of hard copies  
4  After promulgation   10 % of Stage 1 + 10% of Stage 
2 + 40% of Stage 3  
All the payments will be released on back to back basis. All work contract tax and income tax will 
be deducted at sources per the prevalent rules & regulations at the time of making payments to 
the successful Bidder during the billing cycles. However, service tax as per prevailing rates shall 
be payable extra. 
 
7. Award of Contract  
i) WAPCOS  LIMITED  has  right  to  invite  and  carry  negotiation  process  with  L‐1  bidder  and  the 
work will also be allotted to other agencies who agrees to work on the same negotiated rates.  
ii) WAPCOS LIMITED reserves the right to increase / decrease order ease by up to15% of quantity 
of work and services originally specified in the schedule of Requirements (rounded off to then 
exact whole number) without change in the terms and conditions, at the time of awarding the 
successful bidder afterwards.  
 
 

 
 
 
 
 
 SECTION 2 : SCOPE OF WORK 
Property  card  is  a  very  important  document  for  property  holders  in  abadi  area  properties  so  it  is 
highly required to prepare a property card for all property holders of the state. 
 

It is proposed to select bidder to carry out the end‐to‐end responsibilities in respect of the carrying 
out survey activities, document collection and preparation of records for GAMTHAN (Abadi area) of 
villages. 
 

As  a  project,  958  villages  of  32  Districts  will  be  covered  to  (30  village  s/District)  carryout 
measurement work, collection of documents of measured properties (Open plots, Tenaments, Flats, 
Financial shops , Industrial properties etc) and scanning, data entry work, Preparation of soft & hard 
copy  of  records  on  GIS  based  software.  After  measurement  of  properties  and  collection  of 
documents  by  Bidder,  Enquiry  process  (Hak  choksi  –  It  is  quasi‐judicial  work)  will  be  done  by 
concerned  Government  department  officers.  After  completion  of  which,  agency  will  prepare  final 
record on GIS based software. 
 

A. Major Activities: 
The  activities  to  be  carried  out  as  part  of  the  proposed  project  shall  consist  of  the  following 
components: 
 The  activity  regarding  GAMTHAN  survey  preparation  is  to  be  conducted  in  the  confined 
GAMTHAN area confined by LRC 126 decided by SLR/Collector for that village. 
 The vendor has to opt ground truthing in which a detailed measurement of each property using 
ground survey method. DGPS is only allowed to establish control network of GAMTHAN area and 
only ETS is allowed for detailed property measurement activity. Co‐ordinates will be generated 
for each property 
 Agency will establish 4 TO 5 control points with specified size stones in village Area limits. 
 Agency will also take 12 hours observation of this control points & also establish auxiliary control 
points of each stone. Agency has to take care of providing sufficient protection to the stone by 
establishment  them  in  areas  like  temple,  junction  of  roads,  school  buildings,  government 
buildings,  garden  etc.  Connection  to  existing  resurvey  points  is  also  in  the  scope  of  selected 
agency. 
 The  selected  Bidder  is  allowed  to  use  only  purely  ground  survey  methodology  for  the  survey 
process, activities would include all the necessary tasks to conduct the survey process and create 
spatial data fabric and collate required and relevant textual information to generate the required 
outputs  –  using  DGPS  and  ETS  equipment.  The  selected  Bidder  shall  also  assist  during  title 
enquiry process. 
 Agency  will  also  have  to  measure  &  prepare  all  Government  properties  like  roads,  open  plots, 
public utilities, roads, gardens etc. covered in village area limits. 
 Integration of textual and graphical records in prescribed format by using GIS based software. 
 Before starting of actual measurement work, the selected bidder will take care of IEC activity for 
awareness  of  property  holder,  conduct  gramsabha  activities  in  the  presence  of  department 
officials and establish toll free number for registering the grievances. 
 Establish Ground Control Points across the Project Site  
 Measurement of each property. 
 Map the identified boundary vertices 
 Prepare notices for document collection of measured properties and get it signed by competent 
officer. 
 Distribution of notices to holders and collection of documents. 
 After submission of document to the officer (enquiry officer), enquiry process will be conducted 
by enquiry officer prepare the finalized property records in standard software prepared by the 
department. 
 GIS  based  IT  related  activity  also  covered  by  the  successful  bidder  for  the  preparation  of  final 
record in prescribed formats. 
 Assistance  to  enquiry  officials  at  the  time  of  enquiry,  correction  of  records  as  per  the  order of 
enquiry officer and preparation of final record. 
 After  promulgation,  property  records  will  be  integrated  with  respective  SRO  offices  so  data 
should be in such a form that can be directly integrated with a SRO offices. 
 After  completion  of  project,  the  selected  Bidder  has  to  give  operational  training  to  the  each 
district officials and handle the project for the one year under maintenance. 
 
B. General Work Flow Steps: 
 Government  Sanction  for  Survey  and  settlement  activity  in  proposed  village  sites  under  BLRC‐ 
95,131 
 Power Delegation to officer to carryout survey and settlement under BLRC‐1879  
 Selection  of  Bidder  to  carry  out  the  measurement,  document  collection  and  preparation  of 
records. 
 Development of GIS based software.  
 Formation Local Panchayat Committee before carrying out property measurement. 
 IEC activity by Bidder before starting of measurement of property and collection of documents. 
 Carryout measurement in the presence of property holder  
 Serve notices to give documents 
 Collection of document from property holder/panchyat /local bodies 
 Enquiry order by designated officer  
 Deliver final notices to land holder regarding the order of an enquiry officer 
 To keep record open for Promulgation and maintenance of property records. 
 
C. Role of Selected Bidder: 
After appropriate selection of Bidder, Main task of the Bidder will ;  
 Arrange Gram Sabha in the presence of Government officer and panchayat resolutions. Agency 
will submit videograph & photograph of Gramsabha  
 Carryout measurement of each property of confined Gamthan area in the presence of property 
holder, surveyor and acknowledges the same. 
 To get Signature on Notice of competent officer to collect the document from property holder 
/panchayat /government  
 Agency  will  maintain  proper  record  and  documentation  of  measurement,  document  collection 
and  data  entry  work,  preparation  of  final  records  ,  signatures  of  property  holders  and 
acknowledge slips of notices etc. 
 Agency  will  take  photograph  during  the  measurement  in  the  presence  of  property  holder, 
government surveyor, agency team, neighbours of the property holders if available. 
 Collection of documents from property holder/panchayat/local bodies /Government offices  
 Submit the documents to the officer for enquiry process. 
 After Enquiry order, serve the final notice of order of an enquiry officer 
 Agency will not dump the record at a time to the offices but care should be taken that at regular 
interval record should be submitted with consultation of officer concern. 
 If  Measurement,  document  collection  or  data  entry  activity  found  incorrect  at  any  level  of 
project Agency will correct the related work without extra charges. 
 Remain  present  at  the  time  of  promulgation  if  any  question  regarding  measurement  dispute, 
document verification etc 
 Scanning  of  collected  records  and  Data  Entry  of  the  enquiry  properties  and  generate  all 
deliverables after enquiry process as described in the RFP Document. 
 Submission of records in digital/Hard copy form to the concern officer  
 Preparation of property cards and Maintenance of the records, training to the staff for one year 
after completion of inquiry and promulgation. 
 GIS files & database should be submitted in .shp, .mxd files & database is in Microsoft SQL 2012 
compatible only. It should be integrated with Google map API also. 
 The  Detail  preparation  of  records  after  promulgation  may  be  as  per  Government  approved 
format/s. 
 Bidder  will  open  a  publicity  cell  before  starting  its  work  for  Public  awareness.  Bidder  will  give 
press notes, circulate Handbills and will arrange ward/ society meeting with help of government 
officials before starting measurement, document collection activity in the field.  
 Bidder  will  conduct  village  wise  meeting  before  measurement  operation  in  the  presence  of 
Officer. 
 
D. Preparation and measurement activity 
Bidder  will  have  to  set  up  minimum  4‐5  control  point  stones  before  measurement  of  village 
properties. Size of the stone is 30cmx30cmx75cm‐sand stone/Rock Stones with proper cementing 
and concreting from top to bottom at the time of laying the stone. 
 Control points should be 15 cm above the ground and) per Village and will take observation by 
DGPS (Differential Global Positioning System) for 72 hours. 
 Control Points should be established away from High Tension Electric lines, transformers Mobile 
Towers, Jammers, high frequency dish antennas and high rise buildings which interferes with GPS 
signals,  should  be  strictly  avoided.  This  is  required  to  avoid  overlapping  –  gapping  between 
village abadi Area and revenue survey number Area. 
 This control points should be connected with primary/ secondary Control Points of Resurvey Net 
Work of a particular village.  
 Selected  Bidder  will  carry  out  property  measurement  of  each  and  every  property  by  ETS 
(Electronic Total Station) of an abadi area/ with reference to this control points. To minimise the 
error Bidder will traversing of particular area at the time of measurement. 
 After measurement of village properties, on the basis on Col.1to13 of Enquiry Register, (Form‐1) 
prepared by Measurement unit, the documents of individual / Properties (individual land parcels) 
will be collected through Bidder. 
 Selected  Bidder  will  convert  the  Graphical  Data  into  GIS  based  on  the  software  prepared  by 
Department / NIC. 
 
E. Filling of Columns of Enquiry Register: 
 Form‐(1/A) prepared by Measurement Unit, the document of Multi storied Building's units (Flats, 
shops  etc.)  also  will  be  collected  through  Bidder.  Bidder  will  also  collect  the  all  required 
documents of owner. 
 Multi storied Building means building which is situated having one or more floors and has more 
than one occupant for each unit. 
 To  collect  document,  Bidder  will  serve  notices  in  form  No.  2/2A.  Notice  will  be  served  to  all 
holders in person, by registered post to last known address and collect documents as in Form‐3. 
After  collecting  documents;  the  selected  bidder  will  submit  it  to  Enquiry  Officer  appointed  by 
Govt.  
 Enquiry Officer will take decision on the basis of documents which are collected by the selected 
Bidder. 
 Agency  will  fill  Col.5  to16  of  Form‐1  and  1/A  (Enquiry  Register).  And  enquiry  officer  will  make 
changes if required and after decision is taken by Enquiry Officer record will be prepared by the 
agency 
 The  Bidder  will  integrate  the  textual  and  graphical  data  in  prescribe  formats  of  property  cards 
and Sanad if required. Scanning of documents, data entry of all registers and final records after 
decision taken by Enquire officer. 
 The Final intimation notices are to be prepared by Enquiry Officer through Bidder on computer 
and issue them to the Property Holders through Bidder. 
 The selected Bidder will fill column no.1 to 18 after due verification of the document and enter 
the text of the decision by way of data entry then the decision will be taken by the competent 
officer. This data entry of the column No. 13 will also be entered ( column 14 in case of Multi‐ 
storied building) in SI (Self Index) case or the documents re‐entered by the applicant. The text so 
entered by the Agency will be checked & approved/ disapproved by the Enquiry officer. In case 
of  the  disapproval  on  the  basis  of  the  documents  not  collected  by  the  Agency,  the  agency will 
have to submit the documents firstly as demanded by the Enquiry officer. 
 

In case of the non availability of the document after due efforts, the agency has to submit notice 
published in the newspaper / newspapers. 
 
F. Procedure for Documents Collection: 
(A) To Collect Documents of Individual Properties. 
1. Notice  in  Form‐2  will  be  printed  by  the  selected  Bidder  and  signed  by  concerned  Enquiry 
Officer. These signed notices will served by the selected Bidder to the Holder. 
2. Selected  Bidder  will  send  an  “Appointed  Person”  (Clarified  as  under)  to  concern  Property 
Holder with Identity Card. Employee of the selected Bidder will serve the notice, and explain 
the details to property holders and communicate surely the date and time of collection of 
the Documents. 
3. The “Appointed Person” would visit the Property Holder on such date and time and collect 
the documents. Selected Bidder will have to carry out ward meetings of society, distribution 
of  pamphlets,  and  toll  free  telephone  numbers  and  have  to  establish  a  public  grievance 
redressal mechanism before starting the measurement activity. 
 
(B) To Collect Documents for Multi – Storied Building (Units)  
1. Enquiry Officer will issue signed Notices in Form‐2A after printing by the selected Bidder and 
the selected Bidder will serve it to the concerned Property/Flat/Shop Holder. 
2. The  selected  Bidder  will  send  an  “Appointed  Person”  (defined  as  under)  to  the  concerned 
President / Secretary of Association / Society and collect Document Prescribed in Form‐2/A. 
3. The “Appointed Person” would also visit the property/ flat/ shop holder. 
a. If  the  property  holder  is  same  as  in  Society’s  Association  record,  he  would  collect 
details  about  the  encumbrance  on  the  property  (with  documents)  and,  in  case, 
property holder discloses no encumbrance, then an affidavit to that effect. 
 b. If  the  property  holder  is  different  from  the  owner  showing  Societies/Association 
record,  then  collect  documents  of  transaction  establishing  his  occupancy  and  also 
collect details of encumbrances as in (a) above. 
 

G. Quantity of work and Working Area: 
The estimates of properties for Abadi (Gamthan) survey and preparation is as under; 
SR. NO.  DIVISION Districts No. of Villages TOTAL NO. OF PROPERTY
1  A RAJKOT 8 28,189
  JAMNAGAR 2 3,745
  MORBI 2 3,800
  TOTAL : 12 35,734
2  B BHAVNAGAR 11 17,472
  BOTAD 2 4,509
  SURENDRANAGAR 6 19,615
  TOTAL : 19 41,596
3  C GIR SOMNATH 6 10,834
  JUNAGADH 6 8,295
  AMRELI 8 15,876
  TOTAL : 20 35,005
H. Quality of Work:  
The  Agency  shall  maintain  good  quality  in  various  process  entrusted  to  them.  Agency  will 
provide quality check certificate to the departmental officials. After issuing such certificate, if 
any kind of error found in any records, Agency will have to rectify the error in form at its own 
cost. Agency is bound to maintain quality standards in records and soft data as well.  
 

(a)   Criterions: The quality of work may be judged based on following criterion.  
i)   All  notices  should  be  served  individually  and  get  signed  by  holder  as  proof  of 
notice acceptance / the property holders who are outside; notices will be served 
by  Registered  Post.  Where  either  holder  in  person  or  notice  address    is  not 
available  all  such  unserved  notices  should  be  returned  to  Enquiry  Officer  with 
reasons. List of Unserved notices will be published in Local News Paper also.  
ii)   Preparation  of  records,  GIS  based  applications,  Data  entry  and  scanning  of  the 
record as per decision of Enquiry Officer will be made in software.  
iii)   Collection  of  all  documents  from  the  occupant/  holder  of  the  property  and  /  or 
Society  /  Assciation  for  all  the  latest  transactions  incurred  in  respect  of  that 
property in Abadi Area of Villages upto present Occupant.  
iv)   Quality of stationeries used at the time of final submission of records in form of 
registers,  maps,  notices  should  be  as  per  such  standard  that  can  preserve  the 
record alteast for 20‐30 years.  
 (b)  Quality Checks: Based on above criterions–  
i)   The Agency is expected to get the quality of 100% work checked with their own 
Supervisor  first  and  furnish  a  certificate  that  effect.  Sample  checking  done  by 
WAPCOS  The  sample  size  for  checking  may  extend  upto  50%  of  the  record.  In 
addition, The representation and objection from the property occupants/holders 
which bring out the deficiency in work of document collection, services of notices 
or data entry.  
ii)  Material  for  city  map/sheet  should  be  made  of  thermally  bounded  HDPE  non‐
woven, high tear strength, water resistant, puncture resistant, anti‐static coated, 
eminently  printable,  GSM(gram  per  square  meter)  should  be  >105  and thickness 
should be <400 micron and should be bright white in color.  
 
(c) Quality Standards and Penalty: The quality standard and corresponding penalty may be 
as under:‐  
The  imposition  of  penalty  of  any  amount  would  not  absolve  the  Agency  of  its 
responsibility  to  correct  the  mistakes  /  errors/  deficiencies  in  the  record  of  such 
properties in respect of which such deficiencies have occurred and no extra cost / 
charge may be demanded/payable in their respect. Following Consideration shall 
be given for deciding penalties based on quality standards; 
i)   If 98% or more of records out of sample checked is found correct, no penalty may 
be imposed.  
ii)   If correct record is between 95% to 98%, a penalty may be up to 10% of the total 
concerned village wise payment may be imposed.  
iii)  If  the  correct  record  is  between  90%  to  95%,  penalty  may  beup  to  20%  of  total 
concerned village wise payment.  
iv)  Below 90%, the work may be rejected and Agency shall be asked to re do the work 
with a penalty may be up to 30% total concerned village wise payment.  
    
I. DELIVERABLES 
It will be divided in two parts:  
 
Part ‐1: Submission of GIS data in soft copy format  
Data should have following capabilities:  
 Should  be  capable  of  integrating  GIS  platform  &  image  &  must  support  to  open  source 
software standards.  
 Functionality with realtime information using GPS survey. Follow OGC standard (open geo 
customization)  
 Should be customizable using VBA/VXT technology.(Microsoft open standard)  
 Geo‐processing capability, Overlay analysis, Projection support  
 Layer  management  ‐  Different  individual  Layers  for  Property  no.,  Chalta  no,  Sheet 
no,Village,  Taluka,  District,  City  survey  offices  etc.  &  any  other  layer  at  the  time  of 
finalization of record  
 Relational  database  management,  Support  quarry  builder,  Integrate  with  any  satellite 
data, Geometric correction, Image enhancement, classification, processing.  
 Use advanced symbology, Capable of vector data management , Can be interlinked with 
department  existing  data/software  like  e‐dhara,  SRO  office  data,  DILR  data,  City  Survey 
office data etc. with Unicode language support & the data should be OGC compliance ( 
latest version )  
 
Part ‐2: Submission of survey data in hard copy  
The output of the entire exercise shall be as follows:  
 Accurate  geo‐referenced  digital  map  using  established  control  survey  net  work  around 
existing GCN of re‐survey control points of a particular village.  
 Proper indexed map with proper sheet number for village, Open file format (.shp)  
 Spatial and non spatial data dictionary with feature codes, feature type (points, line and 
polygon)  
 Feature description and symbols  
 The  use  of  Open  standards  is  mandatory  for  data  sharing  and  inter‐operability  among 
different systems (Use of Open Source Software is must as a deliverable).  
 Geodetic  network  with  co‐ordinates  and  sketch  of  the  control  points  showing  their 
description and location  
 Village properties maps showing with coordinates.  
 The boundaries of surveyed properties shall be downloaded from the ETS and linked with 
the  attributes  data  collected,  in  the  GIS  format  so  as  to  create  the  DTDB  (Digital 
Topographic Database). The final plotting and soft copy DTDB of the measured properties 
and other topographic details shall be generated from the ETS data.  
 Data base standards: SQL‐92 (Rational Model)/ SQL‐1999 (Object Model ) or compatible 
latest version to be adopted as a standard for Relational Database Management Systems 
(RDBMSs)  
 UNICODE ‐ character encoding for each and every alphabet of all the languages. The most 
commonly  used  encodings  are  UTF‐8  (Unicode  Transformation  Format)  and  UTF‐16 
should be the character encoding. All deliverables should be in Gujarati language (Shruti 
Fonts).  
 Seamlessly  mosaiced  village  properties  map  digital  database  with  a  provision  to  show 
various  layers  of  various  topographical  details  in  customized  web  based  GIS  Software 
 developed  by  department.  Interpreted  Topographical  layers  should  be  considered.  The 
standard list of topo details will be provided to the selected survey agencies.  
 Digitized copies of the Village property maps showing features like City Survey No, Name, 
Chalta No., ward no, sheet no etc. Chalta No. can also be marked on the digitized copies 
of maps as it will provide linkage/reference to city survey nos.  
 Village maps prepared on the basis of final city survey no and order of inquiry officer. The 
color coding needs to be done as per following guidelines:  
 Boundaries and city survey no. of new map – black  
 Chalta No ‐ Green  
 Background – White  
 Encroched area – Red  
 Sheet No – Blue  
 Edge‐matching  with  the  adjacent  properties  of  concerned  revenue  survey  no.  or 
govement land survey no.  
 Conversion  of  entire  digital  database  into  existing  RDBMS  (Relational  Database 
Management System) data format.  
 Integration of spatial data with the non‐spatial database.  
 Land registers in the prescribed pro‐forma and maps   
 
Note:  
 Agency  will  have  to  submit  the  deliverables  as  per  relevant  forms  in  practice  by 
concerned authority  
 Hard  copy  of  all  the  registers,  maps,  is  also  required  to  be  submitted  after  enquiry  and 
promulgation  process.  Record  will  be  generated  on  software  provided  by  Government 
Department.  
 Integration of Graphic and textual data will have to be done by Agency only.  
 
J. SCHEDULE‐ B : 
AS ATTACHED 
 
 
 ANNEXURES 

ANNEXURE 1 

DETAILS OF RELEVANT EXPERIENCE 

Name of Firm : 

Sr. No.  Name of Work  Client  Cost of Project  Commencement  Scheduled  Actual  Remarks 

in Rs.  Date  Completion  Completion  (including 
Date  Date  reasons for 
Delay) 

1               

2               

…               

…               

N               

We hereby certify that information as given in above table is correct and we have attached Client Completion Certificates in support of list of works given as 
above. 

Signature of Bidder with seal          Date            Place 

 ANNEXURE 2 

TURNOVER DETAILS 

Name of Firm : 

Sr. NO.  Financial Year  Turnover Rs.  Turnover from Land Survey / 

Topographic Survey works Rs. 

1  2015‐16     

2  2014‐15     

3  2013‐14     

Signature of Bidder with seal          Date            Place 

Note : The bidder must submit Chartered Accountant certificate in support of the details as given above or get this statement verified by the Chartered 
accountant 

 
 

ANNEXURE 3 

DETAILS OF MANPOWER 

Name of Firm : 

Sr. NO.  Name  Educational Qualification  Total Experience in Years  Years with Firm 

1         

2         

..         

..         

..         

n         

Signature of Bidder with seal          Date            Place 

 
 ANNEXURE 4 

DETAILS OF AVAILBALE EQUIPMENTS/ FACILITIES WITH BIDDER 

Sr. No.  Equipment  Owned (Y/N)  Year of Purchase  Make  Specifications 

           

           

           

           

           

Necessary Support documents for the details mentioned above are attached as per tender requirements. 

Signature of Bidder with seal          Date            Place 

 ANNEXURE 5 

SCHEDULE OF ACTIVITIES 

Sr. No. Activity  MONTHS FROM START 

M1  M2  M3  M4  M5  M6  M7  M8  M9 

1  Mobilization and Preliminary Data Collection                    

2  Establishment of Control Points and Surveys                   

3  Property Measurement                   

4  Serving  notices  in  form2,  2A  and                   

collection  of  documents  with  form‐3 
and statements from property holders 

5  Serving notice of decision, scanning the                   
documents,  data  entries  of  all 
prescribed  forms  mentioned  in  this 
tender  document  and  original  RFP  and 
delivery of hard copies 

Note: The above items are for reference only. 

Signature of Bidder with seal          Date            Place 

 ANNEXURE 6 

SCHEDULE OF MACHINERY DEPLOYMENT 

Sr. No. Name of Hardware  Nos. To be Deployed  MONTHS FROM START 

M1  M2  M3  M4  M5  M6  M7  M8  M9 

                       

                       

                       

                       

                       

Signature of Bidder with seal          Date            Place 

 ANNEXURE 7 

PROPOSED APPROACH AND METHODOLOGY TO PERFORM THE ASSIGNMENT 

 
 SCHEDULE – B 
Division : 
Sr. No Activity Rates Per unit property in Rupees
Individual Unit  Units of Multi
storied Buildings 

1  On completion of Measurement Of Properties 
   

On completion of serving notices in form2, 2A and 
2  collection of documents with form‐3 and statements 
   
from property holders 
On completion of Serving notice of decision, scanning 
3  the documents, data entries of all prescribed forms 
   
mentioned in RFP and delivery of hard copies  

TOTAL : 
 

TOTAL  IN words :  
 

 
 
 
 
Signature of Bidder with seal          Date            Place