Helsinkiläisessä päiväkoti Riikassa vanhemmat ja henkilöstö vaihtavat pikaiset kuulumiset suullisesti aamulla sekä iltapäivällä.
– Kommunikointi toimii näin tosi hyvin. Hoitajat kertovat joka päivä, miten päivä on mennyt, ja miten lapset ovat syöneet ja nukkuneet, sanoo 6-vuotiaan Aukustin ja 3-vuotiaan Ilmarin äiti Kati Lampela.
Kohtaaminen hoitajien kanssa on tärkeää myös Minna Kommerille, joka on hakemassa 5-vuotiasta Vilma-tytärtään päiväkodista. Kommeri kuitenkin kaipaisi lisäkeinoja viestintään päiväkodin kanssa.
Hän on tottunut käyttämään Helsingin kouluissa olevaa Wilma-käyttöliittymää, jonka avulla perhe viestii 8-vuotiaan Niilo-pojan opettajien kanssa.
– Jos molemmat lapset olisivat samassa järjestelmässä sekä päiväkodissa että koulussa, olisi helppo hoitaa kaikki viestintään liittyvät asiat koulun ja päiväkodin välillä yhden ohjelman kautta.
Päiväkodin asiakkuus on salaisuus
Helsingissä päiväkotien yleisiä tiedotteita lähetetään sähköpostilla, mutta sen välityksellä ei voi lähettää lasten kuvia tai henkilökohtaista tietoa, koska lapset ovat sosiaalihuollon asiakaslain piirissä. Tämä tarkoittaa, että lapsen asiakkuus päiväkodissa on salassa pidettävää tietoa, vaikka käytännössä vanhemmat tuntevat toisensa ja lastensa kaverit.
Helsingin varhaiskasvatusjohtajan Satu Järvenkallaksen mukaan monet vanhemmat ovat kummastelleet viestinnän jäykkyyttä ja vanhanaikaisuutta.
– Olemme saaneet aika paljon palautetta tästä. Ihmiset ihmettelevät keskenään, että kun he tuntevat vanhempainillassa toisensa ja haluavat tehdä yhteistyötä, niin me emme voi sitä mahdollistaa, vaikka vanhemmat voivat toki keskenään perustaa omia keskusteluryhmiään netissä.
Lasten lomia joudutaan tiedustelemaan paperikaavakkeilla, joita kuljetetaan edestakaisin päiväkodin ja kodin välillä. Matkan varrella paperit saattavat hävitä, ja niiden palautus voi unohtua.
Kellokortti ja viestintä samassa järjestelmässä
Jyväskylässä ja Tuusulassa paperiliikenne on jäänyt historiaan, sillä päiväkodeissa on otettu käyttöön sähköinen Daisy-järjestelmä, jossa on suojattu viestintäyhteys. Tämä mahdollistaa myös henkilökohtaisten viestien ja kuvien lähettämisen.
Lisäksi järjestelmä kirjaa automaattisesti lasten päiväkodissa viettämän ajan, kun vanhemmat lasta tuodessaan ja hakiessaan vilauttavat tunnistautumistägiään hoitajan älypuhelimelle.
– Käytännössä järjestelmästä on se hyöty, että vanhemmat laittavat sinne lasten hoito- ja loma-ajat etukäteen, niin me tiedämme, milloin lapsia on tulossa, ja kuinka paljon heitä on minäkin päivänä paikalla. Silloin voimme järjestää työvuorot lasten paikallaolon mukaan, kertoo tuusulalaisen Mattilan päiväkodin vs. lastentarhanopettaja Mari Launiainen.
Kun vanhemmat kirjaavat itse lapsen hoitoajat ja lomapäivät suoraan järjestelmään, henkilöstö säästyy samalta työltä, ja tämäkin aika jää lasten kanssa olemiseen.
Kaupungeilla on monenkirjavat viestintäkäytännöt
Isoissa kaupungeissa halutaan vielä pitemmälle vietyä järjestelmää, jonka piiriin saataisiin sekä koululaiset että päiväkotilapset. Useissa kouluissa käytettyä Wilma-liittymää ei kuitenkaan voi sellaisenaan laajentaa päiväkoteihin tietoturvasyistä. Päiväkotilasten asiakkuus on sosiaalihuoltolain alla, kun taas koululaiset kuuluvat opiskelijahuoltolain piiriin, joka on huomattavasti kevyempi asiakkuuden salassapidon osalta.
Oulussa esikoululaiset kuitenkin ovat Wilma-liittymässä, koska heihin voi soveltaa kumpaakin lakia. Mutta järjestely ei ole mutkaton käyttäjien kannalta.
– Viestintää häiritsee se, että vanhempien pitää aina käyttää vahvaa tunnistautumista eli pankkitunnuksia kirjautuessaan liittymään, sanoo varhaiskasvatusjohtaja Ulla Rissanen.
Turussa Wilma on räätälöity päiväkodeille sopivaksi, ja sitä käyttävät kaikkien päiväkotilasten vanhemmat. Henkilökohtaiset tunnukset riittävät pankkitunnusten sijaan.
Wilman kautta ei kuitenkaan lähetetä lasten valokuvia tai henkilökohtaisia tietoja. Vanhemmat eivät myöskään näe toistensa tietoja vaan yhteys toimii ainoastaan vanhemman ja henkilöstön välillä.
Lisätyötä henkilökunnalle aiheuttaa se, että Wilma ei keskustele päiväkotien käyttämän asiakastietojärjestelmän Effican kanssa, joten työntekijät joutuvat käyttämään kahta eri järjestelmää.
– Lainsäädäntö tuo omat haasteensa viestinnälle, koska salassapidon kanssa joudutaan olemaan ehdottoman tarkkoja, sanoo Turun varhaiskasvatuksen palvelupäällikkö Anne Siipola.
Lakiin toivotaan muutosta
Myös Oulussa, Jyväskylässä ja Helsingissä lainsäädäntö koetaan ongelmalliseksi, koska se luo hankalia rajapintoja henkilötietojärjestelmien ja käyttöliittymien välille.
– Kun varhaiskasvatus on siirtynyt opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnon alalle, ja opetushallitus on siellä sisältöä ohjaava elin, niin miksei lainsäädäntökin voisi olla yhteen nivottu siltä osin? Asioita pitäisi yksinkertaistaa, toteaa Jyväskylän sivistyspalvelujen toimialajohtaja Eino Leisimo.
Helsingin varhaiskasvatusjohtajan Satu Järvenkallaksen mielestä päiväkoteihin riittäisi samantyyppinen asiakkuuden salassapitosuoja kuin koululaisilla on.
– Jos suojaus on kovin vahva, se tekee työstä raskaampaa. Tällaisessa isossa kaupungissa meidän olisi hyvä päästä näppärästi kokeilemaan perheiden kanssa erilaisia ratkaisuja, jotta löytäisimme parhaita vaihtoehtoja ja voisimme lähteä kehittämään niitä.
Opetus- ja kulttuuriministeriön mukaan varhaiskasvatuslakiin liittyvä ongelma on tiedostettu, ja lakipäivityksen valmistelu alkanee ensi syksynä.
Koko kunnan palvelut yhdellä kirjautumisella
Monissa kaupungeissa pohditaan parhaillaan, mikä järjestelmä ja käyttöliittymä vastaisi parhaiten niiden tarpeisiin.
Jyväskylälle ei kuitenkaan riitä, että päiväkodit ja koulut saadaan samaan järjestelmään vaan kaikki tekniset raja-aidat eri palveluiden väliltä halutaan kaataa.
Tulevaisuuden visiona on, että kuntalainen pääsee yhdellä kirjautumisella ja samoilla tunnuksilla kaikkien palveluiden äärelle.
– Nyt keskustelemme siitä, että meillä olisi yhden luukun periaate koko kaupungissa. Ei tarvitsisi olla erikseen yhtä tunnusta liikuntapalveluihin, toista koulupalveluihin ja kolmatta varhaiskasvatuspalveluihin, Leisimo kuvailee.