– Haloo, onko Teijo linjoilla?
– Pane se mikrofoni päälle.
– Nyt jollain vuotaa lapsen huuto, mikki pois päältä
Etäkokoukset. Koronapandemian iskettyä niiden määrä räjähti toimistotyöntekijöillä käsiin.
Eikä niiden määrä kaikilla ole sen jälkeen vähentynyt.
Etäkokoukset ovat kuitenkin paljon mainettaan parempia, sanoo professori ja Työelämän tutkimuskeskuksen johtaja Anne Mäkikangas.
– Virtuaalikokouksilla on enemmän positiivisia seurauksia kuin mitä tämä mediakeskustelu ja aiheen ympärillä oleva keskustelu antaa ymmärtää. On tuloksia, että henkilöstökokouksien osallistumisaste on paljon runsaampi, kun siihen annetaan hybridimahdollisuus.
Etäkokoukset säästävät aikaa, rahaa ja energiaa. Ne ovat ekologisempia kuin monet läsnäkokoukset.
Startup-yrityksessä asiakkuuspäällikkönä työskentelevä Ville Talvitie sanoo, että hän käy ”työpaikallaan” vain noin kerran kuussa. Muuten hän työskentelee etänä, esimerkiksi kotoaan Turusta. Toimisto on Helsingissä, mutta työntekijöitä on ympäri Suomea, Lapissa, Keski-Suomessa sekä jopa Ruotsissa ja Slovakiassa.
– Etäpalaverit ovat tätä päivää. Kun työ ei ole paikkasidonnaista, etäkokoukset tuovat joustavuutta työelämään ja arkeen, kun ei tarvitse matkustaa vaikka Helsinkiin yhden tunnin tapaamisen takia, Talvitie sanoo.
Myös asiakastyö on ketterämpää. Uusien asiakkaiden kanssa ei tarvitse sopia jäykkää tapaamista. Se laskee kynnystä.
– Ei tarvitse tulla paikan päälle, keittää kahveja ja tarjota niitä kampaviinereitä, vaan jo vartissa tai puolessa tunnissa saadaan sovittua asioita eteenpäin.
Neljä kertaa vuodessa kaikki firman työntekijät kokoontuvat yhteen. Talvitie kuitenkin haluaa nähdä kollegoitaan useammin ja siksi käy myös toimistolla toisinaan.
Etäkokoukset ovat tehokkaita
HR-alan konsulttina omaa yritystään vetävä Heli Engdahl suosii etäpalavereita ja virtuaalikokouksia.
Etäpalaverit ovat tehokkaita. Ne säästävät kaikkien aikaa. Engdahl sanookin, että hänen kokouksistaan yhdeksän kymmenestä on tätä nykyä etänä.
– Niissä keskitytään läsnäpalavereita paremmin käsiteltävään asiaan ja se on tehokasta, Engdahl sanoo.
Aikaa ei mene myöskään siirtymiseen. Asiakastyötä tekevälle Engdahlille samaan päivään mahtuu monta kokousta tai koulutusta ympäri Suomea. Jos palavereissa pitäisi olla läsnä, siirtymiset saattaisivat viedä suurimman osan työpäivästä.
Virtuaalikokoukset voivat olla yhteisöllisiä
Usein etäkokouksia kritisoidaan siitä, että ne etäännyttävät työntekijöitä toisistaan. Professori Anne Mäkikangas ei tutkimusten perusteella tätä täysin allekirjoita.
– Virtuaalikokoukset tarjoavat mahdollisuuden uudenlaisen yhteisöllisyyden luomiselle ja osallistumiselle, mutta niiden hallinta vaatii strategista ajattelua, Mäkikangas sanoo.
Hallittu käyttö tarkoittaa, että kokouksia mietitään tarkkaan, milloin ne pidetään, miten niihin valmistaudutaan ja miten niissä toimitaan.
Mäkikankaan sanoin virtuaalikokoukset ovat työelämän megatrendi.
– Virtuaalikokoukset eivät ole ainoastaan tiedonsiirtoa varten. Ne voivat olla myös organisaation yhteisöllisyyden ja sitoutumisen rakentamisen välineitä.
Tutkimus tulee kertomaan lisää
Työ- ja organisaatiopsykologian viitekehyksessä kokouksia ei ole juurikaan tutkittu, Mäkikangas sanoo. Hän ja tutkija Esa Jokinen kokosivat tähän saakka tehdystä tutkimuksesta artikkelin. Nyt onkin alkanut Mäkikankaan johtama Työsuojelurahaston rahoittama Palaverismista tuottaviin kokouksiin -hanke.
– Esimerkiksi koronapandemian aikana kiinnostus oli hyvin paljon siinä, että miten tekniset laitteet toimivat, mikä merkitys on katseen suunnalla ja mikä merkitys on sillä, että on kamera päällä, Mäkikangas sanoo.
Sen sijaan vähemmän on tutkittu sitä, mikä merkitys kokouksilla tai kokouspäivän ja kokousviikon kokonaisuudella on esimerkiksi työhyvinvoinnille, työn imulle tai työuupumukselle.
Etäkokouksissa on sekä informaatiotulvaa että informaatiovajetta yhtäaikaisesti, sanoo Mäkikangas. Toisaalta ärsykkeitä on paljon: ääntä, kuvaa, omat kasvot ruudulla. Toisaalta kamerat osalla pois päällä, sanatonta viestintää, eleitä ja ilmeitä, on vaikea tulkita. Informaatiotulva ja vaje tekee virtuaalikokouksista haastavia ja kuormittavia.
Hyvä valmistelu on kaikkien palavereiden tärkeä osa
Yksi asia nousee kuitenkin esiin, oli kyse sitten etä- tai läsnäpalaverista. Hyvä valmistelu.
Jokaisen organisaation pitäisi miettiä palaverien valmisteluun varattu aikaa.
– Ettei se ole niin, että hypätään Teams-palaverista toiseen, jolloin ei ehditä mentaalisesti valmistautua uuteen tilanteeseen.
Huonosti valmisteltu kokous syö aikaa ja voimia. Hyvä palaveri taas edistää asioita.
HR-konsutti Heli Engdahl näkee myös etäkokousten haitat. Pitkät koulutukset etänä ovat väsyttäviä ja puuduttavia, niissä ei jakseta keskittyä.
Engdahlin mukaan nopeasti päätettävät asiat ja työt sopivat etäpalavereihin, pitkät suunnittelut paikan päälle.
Mäkikangas on asiasta samaa mieltä. Jos halutaan innovoida ja kehittää toimintaa yhteistoiminnallisesti, niin silloin läsnäpalaverit ovat paikallaan. Hän kuitenkin muistuttaa, että läsnäpalaverit eivät automaattisesti ruoki yhteisöllisyyttä tai oppimista, vaan ne yhtälailla vaativat etukäteissuunnittelua, osallistavaa työskentelyä ja myös sopimista kokouksen jälkeisestä ajasta.
Ville Talvitie sanoo, että etäkokouksissa töitä tulee tehtyä liiankin kanssa, ilman tarpeellisia taukoja. Lisäksi suhteet työkavereihin kärsivät. Kynnys viestiä muissa kuin työasioissa tai suuremmissa asioissa kasvaa, jutustelu ja sosiaalinen yhteys jää vähemmälle. Niissä läsnäpalaverit ovat olennaisia.
Talvitie sanoo, että hänen edellisessä työpaikassaan oli virtuaalisia kahvihuoneita, joihin saattoi tulla, mutta hän ei niissä oikein viihtynyt.
– Hiljainen tieto liikkuu vähemmän, jos ollaan etänä. Jos haluaa kysyä nopeasti neuvoa, etänä se ei ole niin helppoa kuin että jos kollega on vieressä.
