DHL Express
DHL Express
DHL Express
CONTENIDO
ALCANCE.................................................................................................................. 13
ESTUDIO DE CONFIABILIDAD.................................................................................13
Metodologa y Actualizacin de la Poltica..................................................................14
Proveedores Seleccionados.......................................................................................15
BIENESTAR...................................................................................................................15
Auxilio Escolar............................................................................................................16
Auxilio de Estudios Complementarios........................................................................17
Matrimonio.................................................................................................................18
Nacimientos............................................................................................................... 18
Auxilio de Defuncin...................................................................................................19
Auxilio de Gafas......................................................................................................... 20
Campeonatos Deportivos...........................................................................................20
Das Especiales......................................................................................................... 21
Descuento en envos Personales...............................................................................22
Escuela DHL..............................................................................................................22
Fiesta de Fin de Ao..................................................................................................23
Fiesta de los Nios.....................................................................................................24
Prima de Antigedad..................................................................................................24
Prima de Vacaciones..................................................................................................25
Reconocimiento por Antigedad.................................................................................26
Seguro de Vida.......................................................................................................... 26
EVALUACIN DEL DESEMPEO................................................................................27
Poltica de Score Card...............................................................................................27
Qu es Score Card?...............................................................................................27
Cmo se mide?....................................................................................................27
2
Travel support.........................................................................................................42
Procedimiento para solicitud de Anticipos..................................................................42
Procedimiento para aprobacin de anticipos..............................................................43
Por medio electrnico.............................................................................................43
Por medio impreso..................................................................................................43
Procedimiento para giro del anticipo..........................................................................43
Procedimiento para solicitud de Tiquetes Areos.......................................................44
Tipos de gastos de viaje reconocidos por la compaa..............................................45
Alimentacin........................................................................................................... 45
Transporte.............................................................................................................. 45
Hoteles....................................................................................................................... 46
Llamadas telefnicas de Larga Distancia...............................................................46
Lavandera/ Tintorera.............................................................................................46
Renta de Autos en Viajes Internacionales..............................................................46
Invitaciones............................................................................................................. 46
Otros Gastos.......................................................................................................... 46
Reporte de Gastos.....................................................................................................47
Hoteles a Nivel Nacional............................................................................................48
MAS POLITICAS DE CONTABILIDAD.......................................................................48
Objetivo...................................................................................................................... 48
Alcance...................................................................................................................... 49
Responsabilidad.........................................................................................................49
Directores............................................................................................................... 49
Lega....................................................................................................................... 49
Gerente de Contabilidad.........................................................................................49
5
Contabilidad............................................................................................................ 49
Empleados.............................................................................................................. 49
La compaa........................................................................................................... 49
Conciliar................................................................................................................. 49
Compensar............................................................................................................. 49
Partidas abiertas - Open Items:..............................................................................49
Poltica conciliacin de cuentas..................................................................................49
Conciliacin de Bancos..............................................................................................50
Conciliacin de Cartera..............................................................................................50
Conciliacin de Cuentas por pagar............................................................................50
Conciliacin de Activos Fijos......................................................................................51
Conciliacin de Diferidos............................................................................................51
Conciliacin de Otras Cuentas...................................................................................51
VI CAPITULO: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.............................................52
CONCLUSIONES..........................................................................................................52
GENERALIDADES DE LA EMPRESA.......................................................................52
TALENTO HUMANO..................................................................................................52
MARKETING..............................................................................................................52
PRODUCCION........................................................................................................... 52
FINANZAS.................................................................................................................53
BIBLIOGRAFIA..............................................................................................................54
La historia de grandes xitos de DHL 1 comienza en 1969 cuando fue fundada en San
Francisco por Adrian Dalsey, Larry Hillblom y Robert Lynn. Comenz con un automvil de
segunda mano y con una tarjeta de crdito como nico tipo de financiamiento.
Entre los tres tuvieron la ingeniosa idea de entregar la documentacin de embarque
anticipadamente, por avin, desde San Francisco a Honolulu. De sta forma, los trmites
1
El nombre DHL viene de la combinacin de las inciales de sus fundadores, Adrian Dalsey, Larry
Hillblom y Robert Lynn.
aduaneros podan empezar antes de que el barco llegara a puerto. El tiempo de descarga
se reduca sustancialmente con lo que los armadores se ahorraban una fortuna. La idea
fue el comienzo de una nueva industria, el servicio de envos urgentes internacionales.
En 1970, DHL comenz operaciones en la costa Este de los Estados Unidos y se
expandi en el Pacfico en 1971. En 1974, inaugura su primera oficina europea en
Londres. Desde 1977, DHL ha estado presente en Oriente Medio y en 1978 inaugur su
primera oficina en Alemania.
La tecnologa jug una mala pasada a DHL puesto que con el desarrollo del fax, el
potencial de la clsica entrega de documentos se redujo drsticamente. Por eso, en 1980,
DHL lanz el servicio de entrega urgente de mercancas.
Uno de los mayores hitos de la compaa, fue la participacin de Lufthansa y Japan
Airlines en DHL Worldwide, entre 1990 y 1992, lo que aseguraba a largo plazo, el acceso
a los servicios de carga de dos de las principales lneas areas mundiales y a sus
infraestructuras en los grandes aeropuertos.
En 2003 DHL fue su adquisicin total por El Grupo Deutsche Post World Net, que ya
ostentaba una participacin en la compaa desde 1998.
En 2005 adquiri Exel, compaa lder del sector de logstica de contratacin, reforzando
la divisin de logstica de DHL.
Con esta adquisicin, DHL alcanza una posicin de liderazgo a escala mundial en el
sector logstico, donde las perspectivas de crecimiento son ptimas, especialmente en
logstica area, martima y de gestin de la cadena de suministros.
DHL est formada por cuatro divisiones, lder cada una en su sector:
DHL Express: Transporte exprs, paquetera y carga fraccionada nacional e
internacional.
DHL Freight: Transportes terrestres europeos, cargas parciales y completas, servicios
especiales y Aduanas.
DHL Global Forwarding: Servicios internacionales de flete areo y martimo y gestin de
proyectos industriales.
DHL Supply Chain: Logstica de contratacin, gestin de almacenes y distribucin.
First Choice, el ltimo lanzamiento de DHL Express, es una filosofa de servicio y
eficiencia que busca el xito total de sus clientes, durante toda la cadena logstica de sus
envos.
Hoy, DHL es el lder mundial de ambos mercados internacionales en los sectores de
Express y de logstica, especializndose en el abastecimiento de soluciones innovadoras
y modificadas para requisitos particulares.
DHL ofrece experiencia en el transporte de carga area y martima, as como tambin en
servicios de correo internacionales. Combinamos la cobertura mundial con la comprensin
profundizada de los mercados locales; nuestra red internacional cuenta con ms de 220
pases y territorios y 285,000 empleados que se dedican a proporcionar servicios rpidos
y confiables que exceden las expectativas.
TAMAO DE DHL
UBICACIN
En Colombia tiene su sede principal y administrativa en Bogot y counter o centros de
servicios 14 puntos especficos.
Igualmente centros de servicios en Barranquilla, Bucaramanga, Buenaventura, Cali,
Cartagena, Ccuta, Manizales, Medelln, Pereira y Santa Marta.
PRODUCTOS
SERVICIOS DE EXPORTACIN ENTREGA INTERNACIONAL EXPRESS
Son servicios Express a otro pas con opciones de envo verstiles y confiables, desde
envos garantizados para el da siguiente con horario predeterminado hasta opciones
menos urgentes con horario predeterminado.
Gua para Servicios de Exportacin
Time Definite
Servicios
Compromiso de Entrega
DHL
EXPRESS Entrega con horario sensible para el fin del
WORLDWIDE
siguiente da posible
Day Definite
Servicios
DHL
SELECT
Compromiso de Entrega
ECONOMY Entrega menos urgente
determinado rango de das
dentro
de
un
Compromiso de Entrega
Links
10
Compromiso de Entrega
DHL
DOMESTIC Entrega garantizada con horario definido para
EXPRESS 9:00
siguiente da posible a las 9:00 a.m.
DHL
DOMESTIC Entrega garantizada con Horario Definido para
EXPRESS 10:30
el siguiente da posible a las 10:30 a.m.
DHL
DOMESTIC Entrega garantizada con Horario Definido para
EXPRESS 12:00
el siguiente da posible a las 12:00 el medioda
DHL
DOMESTIC Entrega con Horario Definido: para el final
EXPRESS 18:00
siguiente da posible
SERVICIOS OPCIONALES MEJORES OPCIONES DE ENVO
DHL ofrece una variedad de Servicios Opcionales, de entregas para das sbados hasta
transporte que no genere emisiones de carbono. Ofrece una opcin flexible de mejoras de
servicio, donde usted obtiene una conveniencia adicional al utilizar nuestros servicios
internacionales de transporte express.
Seguro
Empaque
Preparacin del Envo
Envos no Estndar
Mercancas peligrosas
11
ORGANIGRAMA
Consultor RRHH
Comunicaciones
y salud
ocupacional
Consultor RRHH
Compensacin y
bienestar
12
SELECCIN DE PERSONAL
AlcanceSe realizaran estudios de Confiabilidad de Seguridad a todo el personal que
Ingrese por primera vez a laborar a las reas crticas de la compaa y se
actualizara cada dos aos con las visitas domiciliarias que realiza el departamento
de seguridad.2
Estudio De Confiabilidad: El estudio requerido tendr como objetivo la verificacin de la
informacin de la hoja de vida de la persona y establecer un perfil del empleado
que asegure mantener los estndares ticos y culturales que exige DHL
EXPRESS COLOMBIA para sus empleados. El estudio de Confiabilidad manejara
los siguientes parmetros:
reas Crticas: Operaciones, SPC (logstica), Aeropuerto, Zona Franca, Tesorera y POS
(centros de servicio).
13
BIENESTAR
REQUISITOS:
VB Lder
Un ao de antigedad
TENER EN CUENTA:
CRITERIOS
Se asignar el auxilio
puntaje
obtenido
calificacin de los
ESCALA
Peso
del
criterio
Alta - 5 puntos
Media - 3
puntos
Baja 1 punto
35%
4.51 5.00
4.01 4.50
3.50 4.00
35%
Menor o igual
$1.000.000
Entre
$1.000.001 y
$2.000.000
Igual o
superior al
$2.000.001
30%
Puntaje
Obtenido
4,6 a 5
4 a 4,59
3 a 3,99
2 a 2,99
1a 1,99
Porcentaje a
asignar
60%
50%
40%
30%
20%
de acuerdo con el
luego
de
la
criterios
14
AUXILIO ESCOLAR
Se otorgan tres das hbiles de permiso remunerado.
NACIMIENTOS
16
ESCUELA DHL
Das en
Dinero
1-4
3
5-7
4
8-9
5
10
6
11
7
12
8
13 - 14 9
15 - 19 10
20 - 21 15
RECONOCIMIENTO POR ANTIGEDAD
SEGURO DE VIDA
La empresa tiene establecida una Pliza de Seguro de Vida, con AIG Seguros de
Vida, cuyo monto para cada empleado se determina basado en el salario mensual.
12 Salarios mensuales por muerte Natural
24 Salarios Mensuales por muerte Accidental
III
CAPITURO: MARKETING
ORGANIGRAMA
20
IV CAPITULO: PRODUCCION
ORGANIGRAMA
21
LOGISTICA SIMPLIFICADA
La solucin integrada de envos inbound para procesos de produccin de DHL (I2M) 4
brinda la completa gestin de sus productos desde los puntos de recogida en las
instalaciones de proveedores de componentes hacia los puntos de consumo en sus
locales de produccin.
La solucin integrada I2M
Permite las siguientes actividades dentro de la cadena de suministro:
22
Hubs de proveedores
Gestin primaria de depsito y servicios de valor agregado
Kitting BOM
Servicios de traslado que unen el hub del proveedor con la planta de produccin
Servicios en plantas de produccin, tales como alimentacin a lneas de
produccin.
SUMINISTRO DE MATERIALES
Cadena de produccin Just in Time
Transportar la cantidad adecuada de repuestos al mercado correcto es un elemento clave
para su xito. DHL le brinda la preparacin, organizacin y control que necesita para
administrar sus envos inbound y responder rpidamente a la fluctuante oferta y demanda.
DHL es conocida por su capacidad, experiencia operativa y tecnologa innovadora.
Utilizamos estas fortalezas para ayudarlo a reducir su inventario y costos de inversin,
mejorar sus tiempos de entrega y coordinar mltiples componentes en forma ms
eficiente. Es resultado es que usted podr responder a los cambios del mercado ms
rpida y eficientemente y mantener y mejorar sus niveles de servicio y participacin de
mercado.
Envos de DHL a plantas de produccin
V CAPITULO: FINANZAS
ORGANIGRAMA
24
TESORERIA
Objetivo Establecer el procedimiento a seguir para dar pago a los Proveedores
con los cuales DHL adquiere compromisos.
Alcance General: Aplica a los Proveedores con los cuales contrate DHL.
Inicio: Entregan original en el sitio indicado por Administracin para la radiacin
de facturas.
Final: Auxiliar tesorera revisa y archiva comprobante de egreso firmado y sellado
o el comprobante del pago electrnico.
Responsables
Del Proceso: Director Financiero
De Revisin: Coordinador de Tesorera
DESCRIPCIN DEL PROCESO
PASO
Descripcin de la actividad
Radicacin facturas
Entrega
de
contabilidad
facturas
Propuesta de pago
Archivo
FACTURACIN
Objetivo Definir el proceso que presta DHL a sus clientes con cuenta, con el
propsito de facturar el valor correspondiente a los envos que hayan
realizado durante el periodo de facturacin correspondiente.
Alcance General: Para envos Outbound y domsticos realizados para Clientes
con cuenta.
Inicio: Ingreso de guas en SCL por parte de los digitadores.
Final: Auxiliar de Facturacin archiva copias de la factura con sello de recibido.
Responsables
Del proceso: Director financiero
Del cumplimiento: Coord. Facturacin
SIMBOLOS, ABREVIATURA Y/O DEFINICIONES
AWB: (Air Wil Bill) Gua Area : Contrato suscrito entre DHL y el remitente a la
recepcin de un envo, donde se estipulan todos los trminos y condiciones
aplicables al envo tanto para el remitente como para DHL, as como las
especificaciones, entre un cliente externo y DHL
Aux. Fact: Auxiliar de Facturacin.
Almatec: Centro documental para manejo especializado de registros y documentos
en general
Courier: Miembro de DHL encargado de recoger y entregar los envos y los
cheques
Com: Comercial
Cia: Compaa.
EXB: External Billing.
External Billing: Facturacin que se remite a DHL en otros pases
OPS: Operaciones
26
Descripcin de la actividad
Impresin de Facturas
Enviar a ruta
Archivo de Radicados
CARTERA
27
Objetivo Definir el proceso que presta DHL a sus clientes con cuenta, con el
propsito de facturar el valor correspondiente a los envos que hayan
realizado durante el periodo de facturacin correspondiente.
Alcance General: Para envos Outbound y domsticos realizados para Clientes
con cuenta
Inicio: Ingreso de guas en SCL por parte de los digitadores.
Final: Auxiliar de Facturacin archiva copias de la factura con sello de recibido.
Responsables
Del proceso: Director financiero
Del cumplimiento: Coord. Facturacin
DESCRIPCIN DE LOS PSOS DEL PROCESO
PASO
Descripcin de la actividad
Impresin de Facturas
Enviar a ruta
Archivo de Radicados
28
POLITICAS DE CARTERA
Propsito Desarrollar el procedimiento a seguir en los casos crticos de
cobranzas en comunicacin directa y trabajo en equipo entre las reas
Financiera y Comercial.
Alcance General: Aplica para todos los casos crticos de cobranza y que afectan
de manera directa las estadsticas de la compaa.
Concepto Son considerados como casos crticos de cobranza, aquellos clientes
que han perdido el comportamiento de pago de sus facturas de forma
regular o que su mora supera los plazos establecidos en la negociacin
inicial. Tambin son considerados dentro de este grupo aquellos clientes
que por sus controles internos requieren de rdenes de trabajo, rdenes de
compra, contratos o adiciones presupuestales y a los cuales se les presta el
servicio sin su respectiva aprobacin y revisin de la documentacin
requerida.
Actividades
Funciones del analista de cartera
Verificar que el cliente recibi la factura.
Conciliar con el cliente su estado de cuenta.
Realizar llamadas de gestin de cobranza a sus contactos, ya sea
financiero, comercio exterior, logstica, administracin, etc. (Estos contactos
se logran segn la gestin telefnica)
Mantener una historia de la gestin por cliente. (Medio magntico y fsico)
Gestin de cobranza
Esta se realiza a travs de tres medios:
Gestin telefnica: esta comunicacin es diaria e inicia desde el momento
de radicacin de la factura.
Gestin de terreno: visita a nuestros clientes por parte de los Analistas de
Cartera, acompaados del Ejecutivo de Cuenta.
Comunicacin escrita: dentro de su procedimiento de cobro, DHL Express
ha establecido 5 modelos de cartas, las cuales son:
o Carta nmero 1: esta comunicacin le informa al cliente el estado de
cuenta a la fecha; se enva entre los 15 y 30 das fecha de factura.
o Carta nmero 2: esta comunicacin se enva a los 15 das
posteriores a su vencimiento. Su contenido refleja la preocupacin
por parte de DHL, sobre el estado de la cartera y el riesgo que
representa en que caso de no cancelar dentro de los tiempos
establecidos y/o acordados para el pago.
o Carta nmero 3: esta comunicacin se enva para informar acerca de
la suspensin de la cuenta, luego de agotar todos los recursos
disponibles para la gestin de cobro.
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BIBLIOGRAFIA
http://colombia/Intranet/inicio.aspx
http://es.wikipedia.org/wiki/DHL
35
http://es.wikipedia.org/wiki/Empresa
http://www.dhl.com.ar/es/express/envios.html
http://www.dhl.es/es.html
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