Cuentas por cobrar

Segn Romero, A. en su libro contabilidad intermedia P. (169) Las cuentas

por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios
prestados, otorgamiento de prstamos o cualquier otro concepto anlogo.
Las cuentas por cobrar representan hoy da una de las principales situacin
que enfrenta la administracin de las compaas, por la complejidad que los
ltimos tiempos tiene el ambiente empresarial es de vital importancia que las
empresas optimicen su sistema de gestin de cuentas por cobrar de una forma
ms eficiente y oportuna, puesto que el retraso excesivo de la cobranza
interfiere en la liquidez de la empresa y tambin puede afectar su capacidad
de pago.
Segn Bolten, E. en su libro Administracin Financiera. P. 561.Las cuentas
por cobrar no son ms que crditos que se otorgan a los clientes al concederles
un tiempo razonable para que paguen los artculos comprados despus de
haberlos recibido. La mayora de las empresas consideran las cuentas por
cobrar como un instrumento de mercadotecnia para promover las ventas y las
utilidades. El objetivo de la poltica de cuentas por cobrar que sigue la
empresa por lo general consiste en fomentar las ventas y ganar ms clientes
otorgndoles crdito.
En la bsqueda de conservar los clientes y atraer nuevos, la gran mayora de
las empresas encuentran que es preciso ofrecer crdito como un elemento de
competencia, lo cual no significa que para incrementar las ventas se concedan
crditos sin distincin, por lo que se hace preciso disear por parte de la
empresa su poltica de crdito. La ejecucin apropiada de una buena poltica
de crditos es fundamental para la administracin apropiada de las cuentas por
cobrar y su gestin eficiente puede representar ahorros considerables.

Cliente moroso

Segn Alejandra Lpez Salazar y otros en su libro anlisis de la problemtica

financiera, estratgicas y comerciales de la empresa de Celaya P. (125) Los
clientes morosos son aquellas personas que exceden del plazo de tiempo de
crdito otorgado para pagar sus cuentas. Los empresarios tienen problemas
con sus clientes, ya que stos tardan y se atrasan en los pagos del producto,
una de las soluciones es establecer un control de crdito o sistemas de
apartado con polticas bien definidas para evitar este tipo de problemas con los
clientes.

Tcnica de cobro

Segn el manual tcnicas efectivas de cobro elaborado por la gerencia de

proyectos-FUNDAMICRO P (5) tcnica de cobro Es la ciencia de utilizar las
distintas fuerzas de cobranza de una institucin, con el objetivo de recuperar
saldo insolutos a travs de las diferentes tcnicas tales como, telfono,
telegramas, notas de cobro, visitas personalizadas al usuario (la ms
importante), cobro judicial, cobro extrajudicial, etc..

Estas tcnicas se utilizan de acuerdo al reglamento interno de cada institucin,

por lo general comprende desde el da siguiente al del vencimiento de la cuota
plazo para el cumplimiento voluntario, hasta el momento en que el crdito es
totalmente cancelado incluyendo los intereses normales o moratorios que
correspondan.

Estrategias de cobros

Segn el manual de tcnicas efectivas de cobro elaborado por la gerencia de

proyectos-FUNDAMICRO P. (5) una estrategia de cobro Es un conjunto de
acciones sistematizadas y reglamentadas que estn dirigidas a obtener del
cliente, el pago de una deuda contrada con una institucin.

Segn el doctor Eduardo Jorge Buero Especialista y Disertante Internacional

de Cobranzas. En cobranzas es bsico tener ganas de cobrar, hambre de
triunfar, deseo de lograr torcer la voluntad (aunque a veces tambin un cuello)
del deudor y de que ste elija pagarnos a nosotros. El establece una frmula
mgica para cobrar ms la cual est integrada por tres componentes que son:
mximo esfuerzo, insistencia y oportunidad las cuales se pueden resumir de la
siguiente manera:

1.
Mximo esfuerzo. La mitad de las cuentas que no se cobran es porque
no se gestionan con todas las ganas de hacerlo, o para no molestar a los
clientes, o porque la empresa no se anima, o porque piensa que no va a
cobrarla.
2.
Insistencia: los clientes le paga al que ms le insiste, es indudable. Por
cansancio, por molestia, por actitud, por presencia. Siempre digo que al
cobrador no le tienen que entrar las balas y seguir y seguir.
3.
La oportunidad. Todos los rubros y empresas tienen una poca del mes
en que tienen mayor flujo de caja, por lo cual la empresa debe tener mayor
insistencia en esos das de mayor flujo es imprescindible contactar al deudor,
ya que hay ms posibilidad de cobrar.

La gestin de cuentas por cobrar depende de tres elementos esenciales, los

cuales se sintetizan en: Poltica de Crdito, Condiciones del crdito y Poltica
de Cobro.

Las polticas referentes a la gestin de cuentas por cobrar involucran encontrar

una equivalencia entre el riesgo y el rendimiento. En el grado en que se
extiendan los plazos y se conceda crdito a los clientes marginales, se estar
estancando fondos en cuentas por cobrar y se correr el riesgo de disminuir la
capacidad para liquidar las deudas; a pesar de se tiene la ventaja de facilitar la
venta de las mercancas y optimizar los beneficios.

Poltica de Crdito
Es el conjunto de medidas que, originadas por los principios que rigen los
crditos en una empresa, que determinan lo que se ha de aplicar ante un caso
concreto para obtener resultados favorables para la misma. Como por ejemplo:
perodo de crdito de una empresa, las normas de crdito, los procedimientos
de cobranza y los documentos ofrecidos.
La poltica de crdito de una organizacin da la pauta para establecer si debe
otorgar crdito a un cliente y el monto de ste, as como debe establecer
procedimientos para su concesin y para el cobro. La empresa no solo debe
ocuparse de los estndares de crdito que establece, sino tambin de la
utilizacin correcta de estos estndares al tomar decisiones de crdito. Deben
desarrollarse fuentes adecuadas de informacin y mtodos de anlisis de
crdito. Cada uno de dichos aspectos de la poltica de crdito es importante
para la gestin exitosa de las cuentas por cobrar de los clientes de la empresa.
La realizacin inadecuada de una buena poltica de crditos o la ejecucin
exitosa de una poltica de crditos deficientes no producen resultados ptimos.

En la implementacin
de una poltica de crdito se debe analizar
cuidadosamente su impacto potencial sobre las ventas y utilidades, tratando de
no sobreestimarla, pues de esa forma se esperaran beneficios que no se
alcanzaran, por lo que se hace beneficioso aprobar una determinada poltica,
realizar varias proyecciones de ventas y utilidades para diferentes situaciones
posibles. Cuando una empresa disea su poltica de crdito, no lo hace de
forma definitiva.

Al ajustar la poltica de crdito la empresa disminuye los requisitos

establecidos para conceder crdito u ofrecer periodos de crdito mayores, o
ambas. Al brindar mejores facilidades, atrae ms clientes, por lo que debe
aumentar sus ventas y ganancias, lo que genera un beneficio marginal
adiciona. Como consecuencia de la flexibilizacin introducida, su perodo
medio de cobros se demora, dilatndose ms en cobrar, esto implica que
aumenten las posibilidades de perder una mayor cantidad de cuentas; ambos
factores generan costos marginales.
Para establecer una poltica de crdito se deben fijar los patrones de crdito y
establecer procedimientos para analizar a los solicitantes de crdito.

Estndares de crditos:
Definen el criterio mnimo para otorgar crdito a un cliente. Asuntos tales
como evaluaciones de crdito, referencias, perodos promedio de pago y
algunos ndices financieros ofrecen una base cuantitativa para establecer y
hacer cumplir los estndares de crdito.
Gastos de oficina: Si los patrones de crdito se hacen ms flexibles, ms
crdito se concede y si se hacen ms inclementes, se otorgan menos crditos,
para ambos casos se necesita de un departamento de crdito para dar
seguimiento a las cuentas adicionales que se generan. Los estndares de
crdito ms flexibles deben aumentar los gastos de oficina y los estndares de
crdito ms rigurosos convienen disminuirlos. En el anlisis que se hace
posteriormente estos costos no se identifican explcitamente, estn contenidos
en el costo variable por unidad.

Inversin de cuentas por cobrar: Hay un costo relacionado con el manejo de

cuentas por cobrar. Mientras ms alto sea el promedio de cuentas por cobrar
de la empresa, es ms costoso su manejo y viceversa. Si la empresa hace ms
flexibles sus estndares de crdito, debe elevarse el nivel promedio de cuentas
por cobrar, obtenindose como resultado costos de manejos ms altos (para
estndares de crdito ms flexibles) y puede esperase que las restricciones de
los estndares den como resultado costos menores de manejo.
Los cambios en el nivel de cuentas por cobrar relacionados con
modificaciones en los estndares de crdito provienen de dos factores
principalmente, en las variaciones respecto a las ventas y variaciones en
cobros, que estn ntimamente ligados, ya que se espera que aumenten las
ventas a medida que la empresa haga ms flexibles sus estndares de crdito
teniendo como resultado un promedio mayor de cuentas por cobrar, pero si por
el contrario las condiciones de crdito se hacen menos flexibles, se da crdito
a pocos individuos realizando un estudio exhaustivo de su capacidad de pago,
por ende el promedio de cuentas por cobrar se disminuye por efecto de la
disminucin en el nmero de ventas.
En conclusin se tiene que los cambios de ventas y cobros operan
simultneamente para producir costos altos de manejo de cuentas por cobrar
cuando los estndares de crdito se hacen ms flexibles y se reducen cuando
los estndares de crdito se hacen ms rigurosos.
Estimacin de cuentas incobrables: Otra variable que se afecta por los
cambios en los estndares de crdito es las prdidas de cuentas incobrables.
Segn Gitman L. (1986), la probabilidad o riesgo de adquirir una cuenta de
difcil cobro aumenta a medida que los estndares de crdito se hacen ms
flexibles y viceversa, esto dado tambin por el estudio que se hace de los
clientes y su capacidad de pago en el corto y en largo plazo.

Desde otro punto de vista el otorgamiento de crditos comerciales trae consigo

la probabilidad de perder algunas cuentas, aun cuando la entidad sea muy
selectiva. En la medida en que una empresa sea menos exigente para conceder

crdito es de suponer que la prdida de cuentas se incremente, el cual nunca

puede sobrepasar el punto en que econmicamente se convierta en algo
desfavorable para la empresa.
A medida que los estndares de crdito se hacen ms flexibles se espera que
aumenten las ventas y las restricciones las disminuyen, se tiene entonces que
los efectos de estos cambios tienen incidencia directa con los costos e ingresos
de la empresa y por ende la utilidad esperada.

B. Anlisis de crdito:
Se debe recopilar y evaluar la informacin de crdito de los solicitantes para
determinar si estos estn a la altura de los estndares de crdito de la empresa.
Para analizar eficientemente el otorgamiento de un crdito debe tenerse en
cuenta que:
Todo crdito debe pasar por una etapa de evaluacin previa por simple y
rpida que esta sea.
Todo crdito por fcil o bueno y bien garantizado que parezca, tiene riesgo.
El anlisis de crdito no pretende acabar con el 100% de la incertidumbre del
futuro, sino que disminuya.
Es necesario e importante contar con buen criterio y sentido comn.
Los dos pasos bsicos en el proceso de anlisis del crdito son: obtener
informacin de crdito y analizar la informacin para tomar la decisin del
crdito.
Obtener informacin de crdito: Cuando un cliente que desee obtener crdito
se acerca a una empresa, normalmente el departamento de crdito da
comienzo a un proceso de evaluacin del crdito pidindole al solicitante que
llene diferentes formularios en los cuales se solicita informacin financiera y
crediticia junto con referencias de crdito. Trabajando con base en la solicitud
de crdito, la empresa obtiene entonces informacin adicional del crdito de
otras fuentes.

Si la empresa ya le ha concedido anteriormente crdito al solicitante, ya tiene

su informacin histrica acerca de los patrones de pago del solicitante. Es de
enarbolar que, las fuentes externas principales de informacin crediticia son:
los estados financieros, verificacin bancaria, solicitarle referencia de sus
proveedores al cliente o hacer una consulta en Data crdito.

Una vez que se tenga la informacin necesaria se procede a analizarla, Para

tomar una decisin final del crdito acerca de si se debe conceder el crdito al
solicitante y el monto de ste.

Condiciones de Crdito
Las condiciones de crdito de una empresa especifican los trminos de pago
que se estipulan para todos los clientes a crdito. Son convenios en los que la
empresa y el cliente se ponen de acuerdo y se comprometen en cumplir.
Pueden variar segn el tipo de empresa y la rama en que opere, pero las
entidades de la misma rama generalmente ofrecen condiciones de crdito
similares.
Las mismas ayudan a la empresa a obtener mayores clientes, pero se debe
tener mucho cuidado ya que se pueden ofrecer descuentos que en ocasiones
podran resultar nocivos para la empresa. Las condiciones de crdito abarcan
tres aspectos: el descuento por pronto pago, el perodo de descuento por
pronto pago y el perodo de crdito. Los cambios en cualquier aspecto de las
condiciones de crdito de la empresa pueden tener efectos en su rentabilidad
total. Los factores positivos y negativos relacionados con tales cambios y los
procedimientos cuantitativos para evaluarlos se presentan a continuacin:

Descuento por pronto pago

Se ofrecen con la intencin de adelantar el cobro, formando parte de los

trminos de venta. Cuando una empresa establece o aumenta un descuento por
pronto pago se deben generar los siguientes efectos econmicos - financieros.

Factores Positivos:
El volumen de ventas aumenta por el atractivo del descuento y disminuyen las
utilidades medias pues se origina un costo financiero, de esta forma se atraen
nuevos clientes que consideren esta opcin como un tipo de reduccin de
precio.
El perodo de cobro promedio se acorta, ya que los clientes antiguos pagarn
ms rpido para aprovechar estos descuentos, reduciendo as el costo del
manejo de cuentas por cobrar. La disminucin en cobranza proviene del hecho
de que algunos clientes que antes no tomaban los descuentos por pago ahora
lo hagan.
La estimacin de las cuentas incobrables disminuyen debido a que los clientes
pagan ms pronto, este argumento se basa en el hecho de que mientras ms se
demore un cliente en pagar, es menos probable que lo haga. Mientras ms
tiempo transcurra, hay ms oportunidades de que un cliente se declare
tcnicamente insolvente o en bancarrota.
Aumento en las utilidades debido a la disminucin en el periodo promedio de
cobro y a la disminucin en la estimacin de cuentas incobrables.
Factores Negativos:
Disminuye el margen de utilidad por unidad ya que hay ms clientes que
toman el descuento y pagan un precio menor.

Perodo de descuento por pronto pago

Especifica el nmero mximo de das despus de la iniciacin del perodo de

crdito en que puede tomarse el descuento por pronto pago.

Factores Positivos:
Al aumentar el periodo de descuento por pronto pago se produce un efecto
positivo sobre las utilidades porque muchos clientes que en el pasado no
tomaron el descuento por pronto pago ahora lo hacen, reduciendo as el
periodo medio de cobros.
Factores Negativos:
Al aumentar el periodo del descuento tambin existe un efecto negativo
porque muchos de los clientes que ya estaban tomando el descuento por
pronto pago pueden an tomarlo y pagar ms tarde, retardando el periodo
medio de cobros. El efecto neto de estas dos fuerzas en el periodo medio de
cobros es difcil de cuantificar.
Pueden esperarse efectos en las utilidades por un aumento en el periodo de
crdito como un aumento en las ventas, pero es probable que tanto el periodo
de cobros como la estimacin de cuentas incobrables tambin aumenten, as el
efecto neto en las utilidades puede ser negativo. Los perodos de crdito varan
segn el sector, por lo general se pueden considerar: la probabilidad de que el
cliente no pague y si el importe de la cuenta es pequeo, el crdito debe ser
corto, para que el costo de administrarla no sea mayor que la cuenta.

Polticas de cobro.
Las polticas de cobro de la empresa son los procedimientos que sta sigue
para cobrar sus cuentas por cobrar a su vencimiento. La efectividad de las
polticas de cobro de la empresa se puede evaluar parcialmente examinando el
nivel de estimacin de cuentas incobrables. Este nivel no depende solamente
de las polticas de cobro sino tambin de la poltica de crditos en la cual se
basa su aprobacin.

La gestin de cobro puede comenzar desde antes de la fecha de vencimiento

de la cuenta. Para facilitar este proceso se utilizan varias vas: cartas, llamadas
telefnicas, visitas personales, utilizacin de agencias de cobros,
procedimientos legales, procedimientos de cobro por computador.
Si se supone que el nivel de cuentas malas atribuible a las polticas de crdito
de la empresa es relativamente constante, puede esperarse un aumento en los
gastos de cobro para reducir las cuentas de difcil cobro de la empresa.
Un buen soporte para tomar decisiones sobre la gestin de cobros es el anlisis
peridico de las cuentas por cobrar por edades (antigedad de las cuentas).
Separando las cuentas que estn dentro de los trminos (no vencidas), de las
vencidas, y estas ltimas desglosadas por periodos de vencimiento ofrece un
anlisis detallado de las cuentas por cobrar.
Cuando la gerencia analiza peridicamente las edades de las cuentas por
cobrar, obtiene buena informacin sobre aquellas que estn vencidas y no
dilata las acciones de cobro pertinentes; a la medida que una cuenta envejece,
disminuyen las probabilidades de cobrarla.
Como casi todas las decisiones financieras, la concesin de crdito lleva
consigo una gran dosis de sensatez, deben observarse los siguientes principios:
1. Maximizar los beneficios: Lo ms favorable para la empresa es que el
cliente pague pronto y de esta manera recibe los ingresos adicionales totales
de la venta menos los costos adicionales; si no paga pronto, no recibe nada y
pierde los costos. Hay que sopesar las probabilidades de estos resultados
alternativos. Si el margen de beneficios es alto, se justificar una poltica
crediticia liberal; si es bajo, no se puede soportar muchos crditos de dudosos
cobros.
2. Concentrarse en las cuentas peligrosas: Lo que hacen es fijar un lmite de
crdito para cada cliente, el vendedor de la empresa solo presentar el pedido
para su aprobacin si el cliente sobrepasa este lmite.
3. Mirar ms all del pedido inmediato: A veces, puede valer la pena aceptar
un riesgo de calidad relativamente bajo, si existen probabilidades de que el
cliente se convierta en un comprador permanente y fiable. Las empresas de

nueva creacin deben estar preparadas para incurrir en ms crditos de dudoso

cobro que las que estn ms slidas. Esto es parte del costo de crear una buena
cartera de cliente. (Demestre A.; Castell C. & Gonzlez A., Decisiones
Financieras: una necesidad empresarial)

Gestin de cuentas por cobrar

La gestin eficaz de las cuentas por cobrar exige que todos los saldos de las
cuentas por cobrar se analicen al menos una vez al mes. El anlisis ms comn
y eficaz de las cuentas por cobrar es el informe de antigedad, en el cual se
enumeran los diferentes saldos abiertos individuales junto con las fechas de
las transacciones financieras que dieron origen a esos saldos, y las referencias
a los comprobantes de contabilidad. Los informes deben distribuirse todos los
meses a los funcionarios de la organizacin respectiva para fines de cobro o
liquidacin de los saldos.

Bibliografa
Demestre A.; Castell C. & Gonzlez A. (2006). Decisiones Financieras: una
necesidad empresarial. Mxico: Mc Graw Hill.
Ochoa, A. (2001). Administracin Financiera. Mxico: McGraw Hill.
Romero, A. (1998). Contabilidad Intermedia. Mxico: Mc Graw Hill.