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REGIMEN DE ADMINISTRACION DE LAS COMUNIDADES DE COPROPIETARIOS

(LEY 19537 DEL 16 DE DICIEMBRE DE 1997 Y SU REGLAMENTO, EL DS 46 DEL MINISTERIO DE VIVIENDA Y
URBANISMO DE FECHA 31 DE MARZO DE 1998)

Las normas sobre Administracin de este tipo especial de propiedad estn contenidas bsicamente
en el Ttulo II de la Ley, 19537 denominado "De la Administracin de los Condominios" , y
especficamente en los artculos 17 y siguientes, disposiciones que confan la administracin del
condominio a tres rganos diferentes que son :

LAS ASAMBLEAS DE
COPROPIETARIOS

EL COMITE DE
ADMINISTRACION

EL ADMINISTRADOR
De los tres rganos sealados, en el presente captulo nos referiremos extensamente a todos los
aspectos relacionados directamente con los deberes y obligaciones del Administrador. Respecto a
las Asambleas de Copropietarios y el Comit de Administracin, por ser materias tratadas
extensamente en captulos anteriores, en esta oportunidad se abordarn en forma esquemtica
para resaltar los aspectos prcticos que tienen que ver con las funciones del Administrador.

1.- Realizar la Citacin -Tabla-

LAS ASAMBLEAS DE
COPROPIETARIOS

2.- Confeccionar Registro de Asistencia

4.- Tomar nota para confeccionar el Acta

3.- Certificar los Quorum de Asistencia

EL COMITE DE
ADMINISTRACION
(Art.21 Ley 19537)

El Administrador est subordinado al Comit

de Administracin y no tiene ninguna
atribucin de carcter legal respecto a su
constitucin y funcionamiento.

EL ADMINISTRADOR

Concepto de Administrador:
Persona natural jurdica encargada de realizar la actividad encaminada a procurar la buena
marcha del edificio mediante la aplicacin de las normas legales que la rigen y de la planificacin ,
ejecucin y control de todos los actos administrativos ,que son necesarios para conservar y
fomentar los intereses patrimoniales de los Copropietarios insertos en la Comunidad.
Requisitos para ser Administrador:
La ley de Copropiedad Inmobiliaria no establece ningn requisito especfico que deba reunir
aquella persona a quien se le designa Administrador del Condominio
Designacin del Administrador
La asamblea de copropietarios, en sesin ordinaria, podr designar un administrador, pudiendo
recaer esta designacin en una persona natural o jurdica.
A falta de designacin de administrador actuar como tal el presidente del Comit de
Administracin, entendindose en tal caso, que las referencias al administrador, que contiene la
ley y su reglamento, se hacen al presidente del Comit de Administracin.
El acta de la asamblea en que se design administrador deber reducirse a escritura pblica por la
persona expresamente facultada para ello en la misma acta o, si no se expresare, por cualquiera
de los miembros del Comit de Administracin. Copia autorizada de esta escritura deber
mantenerse en el archivo de documentos del condominio.
Duracin en el cargo:
La ley 19537 dispone que el Administrador durar en el cargo mientras cuente con la confianza de
la Asamblea, pudiendo ser removido en cualquier momento por acuerdo de la misma (Art.22 de la
ley 19537). Cabe sealar que el Comit de Administracin representa a la Asamblea con todas sus
facultades, (Art.21 de la ley 19537)
Funciones del Administrador: (Art. 23 ley 19537)
Las funciones del administrador son muchas y muy variadas, segn la Ley, la Ley 19.537 sobre
Copropiedad Inmobiliaria.
As, sin perjuicio de las que se establezcan en el reglamento de copropiedad y las que
especficamente le conceda la asamblea de copropietarios fuente primordial de sus labores como
tal- , el Administrador tendr funciones tales como:

1.- Cuidar los bienes de dominio comn

Realizar una gestin eficiente y segura que permita preservar y mejorar la calidad de los bienes
comunes de la comunidad. Por ejemplo, infraestructura, instalaciones, ascensores, citofona,
piscina, equipos hidrulicos, equipos de incendio, red seca ,alarmas de incendio, salas multiuso,
jardines etc.
2.- Ejecutar los actos de administracin y conservacin y los de carcter urgente sin recabar
previamente acuerdo de la asamblea, sin perjuicio de su posterior ratificacin. Este tem incluye
acciones destinadas a salvaguardar la integridad de las instalaciones de las reas comunes y/o
unidades.
3.- Cobrar y recabar los gastos comunes y sus incrementos por concepto de fondo comn de
reserva y primas de seguro de incendio, previsto en la ley y en el reglamento. Consiste el reunir
todos los costos involucrados en la operacin mensual de las reas comunes y proceder a su
prorrateo, velando por el cumplimiento de las normativas exigidas por ley, como los fondos de
reserva y las primas de seguro contra incendio.
4.- Las entidades Bancarias, a requerimiento del Administrador o del Comit de Administracin,
procedern a la apertura de la cuenta corriente o de ahorro a nombre del respectivo condominio,
sobre la cual podrn girar la o las personas que designe la asamblea de copropietarios.
5.- El Administrador estar obligado a rendir cuenta documentada de su administracin en la
pocas que se le haya fijado, y adems cada vez que se lo solicite la asamblea de copropietarios o
el Comit de Administracin, en su caso, y al trmino de su gestin. Para estos efectos, los
copropietarios tendrn acceso a la documentacin correspondiente.
6.- Velar por la observancia de las disposiciones legales y reglamentarias sobre copropiedad
inmobiliaria y las del reglamento de copropiedad del condominio, y poner en conocimiento del
Comit de Administracin las transgresiones que detecte. Mantener informado a los copropietarios
y al comit administrativo sobre los actos que transgredan las disposiciones legales que rigen para
este tipo de comunidades.
7.- Representar en juicio, activa y pasivamente, a los copropietarios, con las facultades del inciso
primero del artculo 7 del Cdigo de Procedimiento Civil, en las causas concernientes a la
administracin y conservacin del condominio, sea que se promuevan con cualquiera de ellos o
con terceros.
8.- Citar a reuniones de la asamblea. Preocuparse de dar aviso oportuno de la fecha, hora y lugar
de las asambleas de acuerdo a los plazos legales vigentes en cada caso.
9.- Pedir al tribunal competente que aplique los apremios o sanciones que procedan al
copropietario u ocupante que infrinja las limitaciones o restricciones que en el uso de su unidad le
imponen el reglamento de copropiedad y las normas legales y reglamentarias vigentes sobre
copropiedad inmobiliaria. Realizar el trabajo de representante de la comunidad ante el tribunal
competente, exigiendo que se apliquen las medidas que correspondan, de acuerdo a la
responsabilidad que le cabe a cada copropietario de acuerdo a las normas legales.
10.- Mantener una nmina actualizada de los copropietarios, con sus respectivos domicilios
registrados. Es de vital importancia contar con una base de datos de todos los propietarios,
nombres completos del propietario y su familia, el telfono del domicilio y un telfono de
emergencia, nombres de personas de contacto en caso de su ausencia, etc. Esta base de datos
debe actualizarse peridicamente por un criterio a definir por el administrador (se sugiere 1 vez al
ao y cuando se realice cambio de moradores)
Lo anterior permite por un lado, un conocimiento real, por parte del administrador, respecto del
propietario y su familia, y por otro lado sirve como una herramienta de seguridad para el propietario
y el edificio.
11.- Mantener actualizado el archivo de documentos del condominio y a disposicin de los
copropietarios. Es obligacin del Administrador contar con un archivo actualizado, claro, detallado y
a disposicin de la comunidad, de todas las dependencias del edificio. En este archivo se incluyen
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los planos de las diferentes especialidades de instalaciones, (agua potable, descargas wc,
descargas lavaplatos, red electricidad, red citofona, red telfono, gas, etc.) las superficies, las vas
de evaluacin y toda la documentacin propia de un edificio. Es tambin aconsejable disponer de
los datos de las empresas que ejecutaron los trabajos.
12.- En el caso a que se refiere el inciso primero del artculo 36 de la ley, todas las unidades de un
condominio debern ser aseguradas contra riesgo de incendio, incluyndose en el seguro los
bienes de dominio comn en la proporcin que le corresponda a la respectiva unidad. Cada
copropietario deber contratar este seguro y, en caso de no hacerlo, lo contratar el administrador
por cuenta y cargo de aqul, formulndose el cobro de la prima correspondiente conjuntamente
con el de los gastos comunes, indicando su monto en forma desglosada de stos. Al pago de lo
adeudado por este concepto, se aplicarn las mismas normas que rigen para los gastos comunes
13.- Velar por las instalaciones interiores de las unidades del edifico, no podrn modificarse
mientras representen riesgo para las instalaciones de uno o ms propietarios o de la comunidad en
general. Una vez que el administrador verifique que no existe tal riesgo podr autorizar o en caso
contrario, deber prohibir la realizacin de modificaciones.
14.- Adoptar o proponer el Comit de Administracin, medidas tendientes a precaver la no
ocurrencia de accidentes y a resguardar la integridad personal de los copropietarios y sus
familias, as como sus bienes, dentro del condominio, denunciando la ocurrencia de todo hecho
ilcito a Carabineros, Investigacin o al juez competente
15.- Adoptar medidas tendientes a promover la seguridad al interior de la comunidad,
especialmente en la instalacin de sealtica y de desvos interiores cuando se realicen trabajos
de reparacin o mantencin de las reas comunes. Y por otro lado velar por la seguridad de los
bienes de los copropietarios, sugiriendo las distintas medidas al comit de administracin con el fin
de actuar proactivamente.
16.- Mantener una lista actualizada de telfono y direcciones de servicios de urgencias, hospitales
y clnicas y mdicos, para casos de traslados o atencin de enfermos o accidentados, as como
de Cuerpo de Bomberos, que correspondan a la localidad donde esta ubicado el condominio.
17.- Velar por la debida iluminacin de los espacios de circulacin interiores y perimetrales del
condominio. Preocuparse de entregar seguridad y funcionalidad en las reas de circulacin.
18.- Fiscalizar que se respeten las horas de descanso nocturno establecidas en el reglamento de
copropiedad. Velar por mantener la tranquilidad de los copropietarios, especialmente en las horas
destinadas al descanso.
19.- Poner en conocimiento del Comit de Administracin cualquier acto de ocupacin ilcito o de
dao a los bienes comunes o a las unidades, sea por copropietarios o por terceros. Mantener
informada a la comunidad de cualquier dao a los espacios comunes o unidades y tomar las
medidas correctivas que correspondan.
20.- Si se viere comprometida la seguridad o conservacin de los bienes comunes o de las
unidades, por efecto de filtraciones, inundaciones, emanaciones de gas y otros desperfectos, no
encontrndose el propietario, arrendatario u ocupante que facilite o permita el acceso, el
administrador, conforme a la facultad que le confiere el inciso quinto del artculo 36 de la ley, podr
ingresar forzadamente a una unidad, debiendo hacerlo acompaado de un miembro del Comit
de Administracin, quien levantar acta detallada de la diligencia, incorporando la misma al libro
de actas del Comit de Administracin, dejando copia de ella en el interior de la unidad. Los
gastos que se originen sern de cargo del o los responsables del desperfecto producido.
21.- Proponer al Comit de Administracin la adopcin de medidas para resguardar el ingreso al
condominio de personas ajenas a ste; sea en calidad de visitantes o de prestadores de servicios.
Tener la capacidad de realizar permanentes mejoras en trminos de seguridad, con el objeto de
velar por la seguridad de los propietarios. En este sentido se incluye la evaluacin tcnica
econmica de contar con un servicio de vigilancia externo o interno, es decir, contratado por la
comunidad.

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22.- Certificar la calidad de copropietario hbil para efectos de optar a cargos de representacin de
la comunidad y para concurrir con su voto a los acuerdos que se adopten en asamblea.(incisos 2 y
3 Art.20)
Se debe tener presente que este listado de responsabilidad y deberes del administrador, se debe
entender como bsico y se podr complementar con aquellas tareas que le encomiende el
Reglamento de copropiedad o el Comit de Administracin de turno.
A falta de disposiciones sobre la materia en el reglamento de copropiedad y en el silencio de la
asamblea, sern funciones del administrador las sealadas en la ley y su reglamento.
Administracin ordenada de documentos:
Abundando sobre lo dicho antes, el administrador deber velar por la correcta distribucin de los
documentos en archivos que para tal efecto disponga, tanto en su oficina central como en cada
uno de los condominios que administre.
Entre los documentos que deber preocuparse que se encuentren siempre vigentes, se puede
mencionar, slo a ttulo ejemplar, los siguientes:
1.- Reglamento de Copropiedad
2.- Relacin completa de propietarios y arrendatarios
3.- Reglamento Interno, si existe
4.- Archivo de cartas, circulares, memorndums, citaciones a asambleas, etc.
5.- Archivo de Actas de Asambleas ordinarias y extraordinarias
6.- Archivo del personal conteniendo contratos actualizados, fichas personales, imposiciones,
etc..
7.- Recibos de Cobro de gastos comunes. (Talonarios de Boletas de Ingresos)
8.- Archivo de Ingresos y Egresos y Estados Mensuales.
09.- Libro de Novedades de Conserjeras
10.- Libro de Sugerencias de los Comuneros
11.- Archivo de Planes de Seguridad y Evacuacin
12.- Archivo de planos generales y especficos del edificio
13.- Cuadro de prorrateo de gastos comunes por cada unidad
14.- Archivo de correspondencia recibida y enviada
15.- Pliza de Seguro de cada unidad independiente y de los espacios comunes del edificio
16.- Libro de Control de Asistencia del Personal
17.- Archivo con documentos legales contables tales como:
a.- Iniciacin de Actividades de la comunidad
b

b.- Nombramiento del Administrador

c.- Cuenta Corriente y Cartolas
d.- RUT de la comunidad

e.- Presupuesto de gastos comunes

f.- Balances anuales
g.- Libro de Caja (corresponde al libro de Ingresos y Gastos)

h.- Libro de Inventario de muebles, herramientas e implementos de la comunidad

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i.- Fichas Tcnicas de todos y cada uno de los equipamientos del edificio. Emergencias
j.- Contratos de mantencin de los equipos tales como calderas, ascensores, etc.
e

k.- Certificado de Recepcin Final del Edificio

l.- Especificaciones tcnicas del edificio
m.- Archivo de presupuestos de cada obra mayor
n.- Certificado de revisiones y pruebas de la autoridad a los equipos del edificio

f
g

.- Certificado de limpieza de tanques de agua, certificado de funcionamiento sala de

basuras.

CONTRATACIN

DE

SERVICIOS

DE MANTENCIN DE EQUIPOS:

Los servicios de mantencin de los equipos del Edificio son prestados, generalmente, por
empresas especializadas, o por representantes de las marcas de los equipos.
La contratacin de servicios de mantencin debe procurar especificar lo ms claramente posible,
los servicios incluidos en el contrato, de modo que queda tambin claro lo que est excluido y, por
lo tanto, debe pactarse y pagarse en forma separada.
Es conveniente tener en la oficina del Administrador los respectivos presupuestos de reparaciones
y mantencin de equipos de diferentes empresas de modo de balancear los pagos de los mismos.
Es conveniente, adems, tener las especificaciones tcnicas de cada equipo o mquina a objeto de
conocer la vida til de cada componente y las etapas de los mantenimientos preventivos.
CONTRATACION Y SUPERVISIN DEL PERSONAL
Personal de Planta y Espordico
El administrador puede contratar, a menos que la asamblea establezca lo contrario, al personal de
planta necesario para el correcto funcionamiento del edificio.
En este sentido se incluyen porteros, conserjes, vigilantes, mayordomo, aseadores, etc. El nmero
de trabajadores que requiera cada rea tendr directa relacin con las necesidades de la
comunidad y con los estndares definidos por ella, ya sea por acuerdos de Asamblea o por
disposiciones del Comit de Administracin. As entonces, si la comunidad decide tener un sistema
estricto de vigilancia debern tener un sistema de guardia (propio o externo) acorde a los
requerimientos.
El administrador debe verificar o supervisar continuamente tanto a los empleados de su
organizacin como a los proveedores de servicios y manejar la informacin cruzada entre ellos de
modo de mantener la coordinacin general de las actividades del edificio. En este aspecto, una
comunicacin clara es esencial para evaluar el trabajo y verificar el cumplimiento de los requisitos
y normas de seguridad.
Es de ocurrencia frecuente que en el edificio exista una demanda de personal espordico para
tareas que sean eventuales y cuyo servicio no representa un impacto importante a la comunidad.
Esto quiere decir, por ejemplo, que el servicio de jardinera sea contratado externamente, sin
perjuicio que el jardinero sea reemplazado, y en general esto no provoca impacto en la comunidad.
Sin embargo, un servicio de vigilancia o de guardias, debe tener una rotacin menor y preocuparse
de otras variables como la honestidad, el trato con los residentes, su presencia, su imagen, etc. de
modo que una rotacin excesiva en este servicio muy probablemente genere una incomodidad, y
por que no, la suspensin de este servicio.
Las rotaciones excesivas deben evitarse, en el personal de planta y espordico, y es muy
importante que sean muy bien definidas sus trabajos y responsabilidades. Por este motivo resulta
muy relevante incluir esta nueva herramienta: Descripcin de Cargo
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Descripcin de cargos
En este sentido, tal como las grandes empresas, es necesario desarrollar una descripcin de
cargo. Este trabajo contempla la asignacin de tares principales y secundarias, la distribucin del
tiempo, la estructura organizacional, la lnea de mando, etc.
En resumen llevar un sistema de descripcin de cargo sirve para tener claridad sobre la necesidad
para el empleador (identificar sus necesidades y detectar las solucin) y para el empleado (saber lo
que tiene que hacer y como lo tiene que hacer)

Administracin financiera:
Como seala la Ley 19.537, una de las funciones del administrador es, precisamente, administrar
los fondos recaudados de los comuneros y manejar los presupuestos operativos del edificio.
En este sentido es obligacin del administrador buscar los mecanismos que le permitan reducir
costos y aumentar los rendimientos, teniendo presente la capacidad de negociacin de que est
autorizado. Mensualmente deber dar cuenta a la comunidad de copropietarios sobre el
resultado de su gestin financiera, explicando cada uno de los diferentes egresos e ingresos y los
arrastres de meses anteriores, generando as un balance mensual de la marcha contable. Cada
uno de los diferentes asientos contables deber estar debidamente archivados y en orden, de tal
manera que permitan una expedita revisin por parte de los integrantes del Comit de
Administracin, en el momento que ellos lo requieran.
Ya dijimos que el propio artculo 23 de la Ley 19.537 establece importantes normas de
transparencia en las funciones del Administrador.
As, el administrador estar obligado a rendir cuenta documentada de su administracin en las
pocas que se le hayan fijado y, adems, cada vez que se lo solicite la asamblea de copropietarios
o el Comit de Administracin, en su caso, y al trmino de su gestin.
Para estos efectos, - algo que no siempre conocen- los copropietarios tendrn acceso a la
documentacin correspondiente.
COBRANZA DE LOS GASTOS COMUNES
El administrador est encargado de efectuar todas las cobranzas destinadas a cubrir los costos de
operacin mensual y aquellos destinados a incrementar el fondo de reserva.
(Inciso 1 Art.4 Ley 19537) Cada copropietario deber contribuir tanto a los gastos comunes
ordinarios como a los gastos comunes extraordinarios, en proporcin al derecho que le
corresponda en los bienes de dominio comn, salvo que el reglamento de copropiedad establezca
otra forma de contribucin.
Art.7 Ley 19537)En la administracin de todo condominio deber considerarse la formacin de un
fondo comn de reserva para atender a reparaciones de los bienes de dominio comn o a gastos
comunes urgentes o imprevistos. Este fondo se formar e incrementar con el porcentaje de
recargo sobre los gastos comunes que, en sesin extraordinaria, fije la asamblea de copropietarios;
con el producto de las multas e intereses que deban pagar, en su caso, los copropietarios, y con
los aportes por concepto de uso y goce exclusivos sobre bienes de dominio comn. Los recursos
de este fondo se mantendrn en depsito en una cuenta corriente bancaria o en una cuenta de
ahorro o se invertirn en instrumentos financieros que operen en el mercado de capitales, previo
acuerdo del Comit de Administracin.
Para proceder al cobro de los Gastos Comunes, entre otros aspectos el Administrador deber
proceder a formular el respectivo cobro ("Aviso de Cobro") tomando en consideracin los
siguientes conceptos y variables que lo determinan:
ART.16 REGLAMENTO DS 46 del Ministerio de Vivienda y Urbanismo:
El cobro de los Gastos Comunes se efectuar por el ADMINISTRADOR del Condominio, de
conformidad a las normas de la ley y del reglamento de copropiedad y a los acuerdos de la
asamblea de copropietarios. En el correspondiente " AVISO DE COBRO" deber constar la
proporcin sealada en el Art. 13 DS 46 del Ministerio de Vivienda y Urbanismo, en que el
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respectivo copropietario debe contribuir a los gastos comunes. Este aviso de cobro deber ser
remitido por el administrador dentro del mes anterior al que origina el cobro.
Si as lo establece el reglamento de copropiedad, el administrador podr confeccionar
PRESUPUESTOS ESTIMATIVOS DE GASTOS COMUNES por perodos mensuales anticipados
para facilitar su cobro. Al trmino de cada perodo deber hacer el correspondiente ajuste de
saldos en relacin a los gastos efectivamente producidos. Estos presupuestos debern ser
aprobados por el Comit de Administracin.
La resultante de una gestin administrativa planificada y programada es realizar un pronostico o
una proyeccin de los gastos. Esto constituye una buena medida para aquellas comunidades que
registran bajo nivel de mora y rotacin mnima.
Uno de los beneficios asociados a la proyeccin de gastos en que los propietarios perciban una
conducta proactiva de la administracin y por ende una buena disposicin a la cancelacin, junto
con disminuir el promedio de mora.
La recaudacin de los gastos comunes corresponder al administrador, salvo que el Comit de
Administracin la encomiende a otras entidades de derecho pblico o privado que estn facultadas
para prestar este servicio.
En general el Administrador deber cobrar a los copropietarios todos los GASTOS acordados por
Asamblea y todos los GASTOS que se originen por la mantencin y conservacin de los bienes de
dominio comn. Tambin deber cobrar las cuotas correspondientes a la formacin del Fondo de
Reserva, las cuotas del Seguro de incendio, las multas e intereses establecidos en el reglamento y
la ley y cualquier otro ingreso acordado por los copropietarios reunidos en asamblea.
CONCEPTO DE BIENES DE DOMINIO COMUN (N 3 Art.2):
Los que pertenezcan a todos los copropietarios por ser necesarios para la existencia, seguridad y
conservacin del condominio, tales como:
-

Terrenos de dominio comn

Cimientos
Fachadas
Muros exteriores y soportantes
Estructura
Techumbres
Instalaciones Generales
Ductos de calefaccin, de aire acondicionado, de energa elctrica, de
alcantarillado, de gas, de agua potable y de sistemas de comunicaciones.
Recintos de calderas y estanques
Pasillos y escalas
Terrazas comunes
Ascensores
Dependencias de servicios comunes
Oficinas o dependencias destinadas al funcionamiento de la Administracin y a la
Habilitacin del personal
Jardines
Bienes muebles o inmuebles destinados permanentemente al servicio, recreacin y
esparcimiento comunes de los copropietarios.

CONCEPTO DE GASTOS COMUNES.

Corresponde a los pagos de dinero empleados en la Administracin , conservacin, reparacin e
inversiones de obras nuevas de los Bienes De Dominio Comn ,que pertenecen a la Comunidad.
Los Gastos Comunes se clasifican en dos categoras, que son: A.- Gastos Comunes Ordinarios y
B.- Gastos Comunes Extraordinarios.
A.- GASTOS COMUNES ORDINARIOS (N 4 , Art.2)
1.- GASTOS DE ADMINISTRACION
- Remuneraciones del personal de servicio
- Remuneracin del Administrador
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-

Honorarios por asesoras laborales y contables (Abogado , Contador)

Uniformes del personal
Gastos bancarios (compra talonario de cheques, cargos varios)
Artculos y materiales de oficina (imprenta por confeccin talonarios de boletas de
Ingresos Gastos Comunes, compra de lpices, papel , timbres, etc..)
Libros de actas, de registro de asistencia del personal, de remuneraciones, de
contabilidad, libreta bancaria, etc.
Gastos de movilizacin por gestiones necesarias e ineludibles de la Administracin
Gastos de fotocopias
Etc.

2.- GASTOS DE MANTENCION

Contrato de mantencin ascensores
Contrato de mantencin sistema de bombas agua potable
- Contrato de mantencin jardines
- Contrato de mantencin sistemas de comunicaciones ( citfonos , cmaras de
seguridad)
- Contrato de mantencin portones automticos
Reposicin de luminaria (ampolletas, tubos fluorescentes, etc.)
- Mantenciones de pinturas de rejas y muros , gasfitera , pavimentos, etc.)
- Mantencin del Aseo (cera, jabn , paos, desinfectantes, desodorantes ambientales,
escobas, escobillones, papel higinico , etc.
- Mantencin de los extintores
- En general todos los elementos necesarios para mantener los espacios comunes,
siempre en ptimas condiciones de limpieza , presentacin y seguridad
3.- GASTOS DE REPARACIONES
- Los que demande el arreglo de desperfectos o deterioros de los bienes de dominio
comn
- Reemplazo de artefactos, piezas o partes de stos.
4.- GASTOS DE USO O CONSUMO.
- Consumo de agua potable
- Consumo de electricidad
- Consumo de Gas
- Consumo de Telfono
- Calefaccin, etc..
- En general, todo consumo de servicios colectivos
- Seguro de incendio
5.- LOS GASTOS DE EQUIPAMIENTO (no mencionados explcitamente en la ley 19537)
- Adquisicin telfono , fax, computador
- Adquisiciones de bienes muebles (sillas, escritorios, mesas, juegos terraza, etc.)
- Adquisicin de maquinaria (mquinas para lavandera , enceradora, aspiradora u otros)
- En general todo bien que sea susceptible de inventariarse.
B.- LOS GASTOS COMUNES EXTRAORDINARIOS.(N5, Art.2)
Correspondientes a :
a).- Gastos adicionales o diferentes a los Gastos Comunes Ordinarios.
b).- Gastos destinados a nuevas Obras Comunes.
C.- LOS FONDOS DE RESERVA (Art. N 7)
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En la administracin del Condominio, debe considerarse la formacin de un Fondo Comn de
Reserva, destinado a atender reparaciones en los bienes de dominio comn o a gastos comunes
urgentes o imprevistos. Este fondo se formar e incrementar de la siguiente manera:
a) Con el porcentaje de recargo sobre los gastos comunes que en Sesin Extraordinaria fije la
asamblea de copropietarios.
b) Con el producto de multas e intereses que deban pagar en su caso los copropietarios.
c) Con los aportes que se obtengan por concepto del uso y goce exclusivo de bienes de dominio
comn.
d) Con los aportes que se obtengan en la enajenacin, arrendamiento y gravamen de los bienes
de dominio comn.
CONTROL DE LA MOROSIDAD
Una de las principales funciones del Administrador, que adems constituye un importante
parmetro por el cual ser medida su eficiencia profesional, la constituye el cobro oportuno de los
gastos comunes de tal manera que no existan deudores morosos por este concepto . El xito de la
gestin del Administrador se fundamenta en la existencia de recursos disponibles para ejecutar las
acciones planificadas.
Art.15 DS 46: Cada copropietario deber pagar los gastos comunes dentro de los cinco primeros
das corridos de cada mes, salvo que el reglamento de copropiedad establezca una periodicidad o
plazos diferentes. Si incurriere en mora, la deuda devengar el inters mximo convencional para
operaciones de crdito de dinero no reajustables o el inferior a ste, que establezca el reglamento
de copropiedad.
Art.14 DS 46: El hecho de que un copropietario no haga uso efectivo de un determinado servicio o
bien de dominio comn, o de que su unidad permanezca desocupada por cualquier tiempo, no lo
exime, en caso alguno, de la obligacin de contribuir oportunamente al pago de los gastos
comunes correspondientes. El reglamento de copropiedad podr autorizar al administrador para
que, con el acuerdo del Comit de Administracin, para cada caso en particular , proceda a
suspenda o requerir la suspensin del servicio elctrico que se suministra a aquellas unidades
cuyos propietarios se encuentren morosos en el pago de tres o ms cuotas, continuas o
discontinuas, de los gastos comunes. Si el condominio no dispusiere de sistemas propios de
control para el paso de dicho servicio, las empresas que lo suministren, a requerimiento escrito del
administrador y previa autorizacin del Comit de Administracin para cada caso en particular,
debern suspender el servicio que proporcionen a aquellas unidades cuyos copropietarios se
encuentren morosos en el pago de tres o ms cuotas, continuas o discontinuas, de los gastos
comunes.
Para el control de los Deudores por Gastos Comunes debe emplearse un SISTEMA DE CONTROL
DE CTAS CTES , que permita el registro sistemtico y confiable de los cobros que se le formulan
al Copropietario y los correspondientes pagos o abonos que ste realiza, de tal manera que el
Administrador disponga de la informacin en forma expedita y al instante de las deudas que el
Copropietario mantiene vigente con la Comunidad.
NEGOCIACIN Y RELACION CON LOS PROVEEDORES
Este punto es particularmente relevante, por cuanto tiene un gran impacto en evaluacin
econmica de la gestin del administrador. El abaratamiento de costos, a iguales caractersticas
tcnicas, es una preocupacin permanente en la gestin de cualquier empresa.
En este sentido, se entregaran algunos conceptos y tcnicas de negociacin que ser de utilidad
para la compra inteligente.
Primeramente se debe entender que el proveedor es un socio y no un enemigo, por ende, se
deben establecer alianzas tendientes a lograr una mejor condicin de compra. Una mejor condicin
de compra se basa en un mejor precio, plazo de pago, forma de entrega, plazo de entrega,
garantas, etc.
De modo que es aconsejable crear una base de datos de proveedores, ordenados por proveedor y
por productos. Este archivo ser de especial utilidad, si se piensa que un administrador podr
requerirlo para las distintas comunidades (empresas) que pudiera administrar.
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Antes de crear los archivos, tendremos que tener claridad sobre quienes sern nuestros mejores
socios. Para identificarlos entraremos en la etapa de negociacin.
Para negociar se requieren de la existencia simultanea de tres elementos.

Que el comprador le interese el ofrecimiento del vendedor.

Que el vendedor le interese el ofrecimiento del comprador.

Que ambas partes estn dispuestos a ceder en sus posiciones iniciales.

Cuando existen estos tres elementos se habla de negociacin, no obstante, la ausencia de la

disposicin a ceder convierte la negociacin en venta.
Cuando estn dadas las tres condiciones se comienza la negociacin, y esta consiste en obtener
la mejor negociacin. Cuando nos enfrentamos a una negociacin no sabemos cul ser la
postura de la contraparte, por ende, ellos tampoco debern saber la nuestra.
Es recomendable, no dar informacin, sino procesar la que recibe. Una vez que la negociacin
comienza, es posible separar la negociacin en dos etapas. Primero, la etapa de regateo puro,
donde la nica intencin es obtener el precio menor del ofrecido originalmente.
La negociacin debe ser planificada, de modo que el escenario de lo posible tiene tres elementos

Posicin inicial: es la primera aproximacin con la contraparte y estoy dispuesto a

seguir la negociacin an cuando empeore mi posicin.

Objetivo: es el punto optimo para el cual yo me he preparado

Posicin de ruptura: es el punto donde no estoy dispuesto a seguir negociando y el

ofrecimiento est por debajo del objetivo. Fin de la negociacin.

Una vez que el precio queda establecido, comienza la segunda etapa. En esta etapa se
intercambian concesiones, respecto de la forma de pago, de las condiciones de entrega, de
descuentos adicionales por volumen, forma de entrega, etc. todo aquello que represente un valor
agregado para el comprador.
Este es un tema muy amplio y no se profundiza porque escapa a los objetivos del curso. Sin
embargo se entregan dos recomendaciones finales. Primero, todas las negociaciones deben ser
muy bien preparadas, no hay nada peor que negociar improvisando; y segundo, las concesiones
no se regalan se intercambian.
PLANIFICACIN DE ACTIVIDADES COMUNITARIAS
Es de especial inters entender que la administracin de una empresa debe, necesariamente,
tener una estructura de empresa, donde existen los clientes finales o consumidores, existe una
infraestructura para su operacin, existe los recursos humanos y existen los dueos de la empresa
representado por un directorio.
El administrador debe tener claridad sobre el cargo que ocupa al interior de la empresa, por ende,
tiene responsabilidades y deberes. Adems, es el encargado de la eficiente utilizacin de los
recursos que dispone, sean estos, recursos humanos y/o recursos fsicos.
De tal manera que para ser un gerente eficiente debe aplicar todos sus conocimientos
administrativos, aplicados especficamente a la venta de servicios. Estrictamente hablando, el valor
que tiene la gestin de un administrador es la creacin de la satisfaccin del cliente de manera
eficiente.
En este sentido, las tcnicas de marketing orientadas a la satisfaccin del cliente son necesarias.
Por ejemplo, se entregan algunas herramientas que, bien utilizadas, crearn un reconocimiento de
su labor por parte de los clientes finales, y en consecuencia, tendr el respaldo del directorio.

Mantenga siempre una buena postura, buena presencia, buenos modales y

especialmente buen lenguaje. Sea muy respetuoso con TODOS los integrantes de la
comunidad.
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Velar principalmente por la seguridad y tranquilidad de los propietarios. Tener una

conducta pro-activa.
Fechas como Fiestas Patrias, Navidad, Ao Nuevo y El Da del Nio, entre otros,
son instancias en las que el administrador muestra su compromiso con la Comunidad y
afiata las relaciones humanas entre la Administracin y los Copropietarios.
Otro elemento que habla muy bien de un gerente, es que este atento a todos los
cambios que se produzcan al nivel de sus competidores. Es muy bien visto un jefe
informado, por un lado entrega jerarqua al interior de su empresa y proyecta
tranquilidad y seguridad a los dueos de sta.
Mustrese siempre con una posicin clara y definido frente a las diferentes situacin,
sin embargo, siempre antes debe informarse bien y recoger todos los antecedentes
necesarios.
Sea imparcial y no tenga favoritismo.
Para ser un buen gerente debe tener presente que no existen los ptimos
permanentes y que todo puede ser mejorable, mientras usted tenga una conducta
dinmica y pro-activa, su gestin ser avalada naturalmente por sus resultados.
Finalmente, no olvide que la improvisacin no debe formar parte de su gestin. Los
buenos resultados vienen precedidos de buenos mtodos.

NOCIONES DE CONTABILIDAD
IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD EN LA ADMINISTRACION
En toda Empresa la contabilidad persigue dos objetivos: 1.- Control e 2.- Informacin
a) CONTROL: La contabilidad es el medio que permite a los Copropietarios ejercer un control
sobre el manejo de sus bienes, como as tambin sobre las operaciones ejecutadas por el
Administrador y el Comit de Administracin. Es la contabilidad la que cumple el objetivo de
control que asegura a los Copropietarios el debido resguardo de su patrimonio y la eficiencia
con que se da cumplimiento a las polticas que se hayan propuesto
b) INFORMACION: Es absolutamente indispensable que los copropietarios, en especial el Comit
de Administracin posean una informacin adecuada, que les permita tomar decisiones
oportuna y fundamentadamente.
Es la contabilidad la que proporciona la informacin requerida por los directivos, tanto de los
hechos ocurridos durante el perodo como de la situacin actual, la que permitir analizar las
tendencias que acusa el rodaje de la administracin y trazar un plan para el futuro.
Cabe sealar adems, que la contabilidad proporciona a la Comunidad una adecuada
proteccin legal.
Para cumplir con sus objetivos, la Contabilidad se vale de los siguientes medios:
A.- Formularios o impresos
B.- Libros y registros
C.- Estados peridicos (Informes)

A.- FORMULARIOS O IMPRESOS

En toda administracin de edificios es necesaria la existencia de los siguientes Formularios o
Impresos:
1.- BOLETAS DE INGRESOS:
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Deben ser confeccionadas por Imprenta, que contenga la indentificacin de la Comunidad (logo,
domicilio, telfono, fax, rut , etc.), foliadas correlativamente y en triplicado:
ORIGINAL
1 COPIA
2 COPIA

: Para el Copropietario
: Para el archivo de Ingresos
: Permanece en el taln

Adems su diseo debe consignar pre-impreso, los espacios suficientes para registrar los
siguientes datos:
Fecha
Monto del valor recibido, expresado en nmeros
Monto del valor recibido, expresado en letras
Nombre del Copropietario
N del Departamento (Unidad)
Conceptos del pago recibido, por tem (debe considerar espacio para tres o cuatro tem)
Total
Pi de firma con el nombre del Administrador.
Cada vez que el administrador reciba un ingreso, inmediatamente debe emitir la "Boleta de
Ingreso" debidamente timbrado y firmado , asimismo debe registrar estos datos en la respectiva
"Tarjeta Control Cuenta Corriente Copropietario" (Columna Haber) a objeto de determinar el
nuevo saldo a esa fecha.
Como medida de "Control Interno" todos los ingresos percibidos, de cualquier naturaleza o
concepto, sin excepcin, deben depositarse en la Cta. Cte. De la Comunidad el da hbil siguiente.
Nunca debe utilizarse dicho dinero para realizar pagos de la Administracin.
Todos los pagos que debe realizar la Administracin deben efectuarse con cheque por
"Caja Chica"
2.- FORMULARIOS RECIBOS DE DINERO Y EGRESOS
En Libreras existe una gran variedad de formularios de Recibo de Dinero, lo importante es adquirir
o confeccionar uno que su diseo permita consignar claramente el monto del dinero pagado, el
concepto de dicho pago y la identificacin de la persona que lo suscribe; nombre, Rut, domicilio y
telfono
En la Administracin de un edificio existen una serie de pagos menores que deben utilizar este tipo
de recibos como respaldo.
Tambin debe utilizarse el comprobante de EGRESO CONTABLE que se emite cada vez que se
gira un cheque. En l debe describirse brevemente los pormenores de la transaccin que se realiza
y adjuntar el respaldo correspondiente, (factura, Boleta o recibo) Este formulario corresponde al
respaldo contable.

3.- FORMULARIO " RENDICION CUENTA DE GASTOS CAJA CHICA"

El trmino "Caja Chica" "Fondo Fijo de Caja Chica" corresponde a un mecanismo administrativo
que permite al Administrador del Edificio mantener bajo su responsabilidad una cantidad de dinero
en efectivo, razonable para enfrentar los gastos menores que deben financiarse en un perodo
determinado de tiempo, Por ejemplo, podramos asumir que los gastos menores que se incurren
en un mes alcanzan aproximadamente a la suma de $ 60.000 (sesenta mil pesos), en
consecuencia, en virtud de ello se gira un cheque al Administrador por dicha cantidad y l a medida
que va incurriendo en Gastos de la Comunidad realiza los pagos con este dinero y una vez que se
est agotando dicho fondo, confecciona una "Rendicin de Gastos de Caja Chica" adjuntando
todos los comprobantes de respaldo, como ser, facturas, boletas y recibos de dinero. Y
exactamente por el valor rendido se le gira un nuevo cheque, de tal manera que con ello vuelve a
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mantener en su poder los $ 60.000 que se le asignaron originalmente como fondo fijo de caja
chica.
4.- FORMULARIO: LIQUIDACIONES DE SUELDOS
CONOCIMIENTOS GENERALES DE LA LEGISLACION LABORAL
Otra de las responsabilidades que tiene un administrador de edificios es el clculo de las
remuneraciones a pagar por los servicios contratados, ya sea a honorarios o por un contrato de
trabajo. Se debe tener presente que la Comunidad acta como empleador del personal que trabaja
en el Edificio, en consecuencia se encuentra sujeta a toda las disposiciones legales que rigen en
materia de Derecho Laboral.
Para abordar este tema es necesario sealar que se requieren slidos conocimientos de
Legislacin Laboral , tributaria y de procedimientos especficos. El tema es muy amplio y en esta
oportunidad se procurar dar los conocimientos esenciales para efectuar eficazmente las
liquidaciones de Sueldos a los trabajadores de un Edificio.
Las obligaciones laborales y previsionales que tiene el empleador son las siguientes:
a.-) Contrato de trabajo
La normativa vigente del Cdigo del Trabajo especifica los puntos mnimos que debe tener cada
contrato de trabajo (Art.10 del Cdigo Del Trabajo), como por ejemplo fecha y lugar,
individualizacin de las partes, funcin o cargo del trabajador, lugar de trabajo, jornada ordinaria de
trabajo, remuneracin base (el sueldo mnimo a esta fecha es de $135.000.- y est vigente desde
el mes de Julio 2006) en caso de haber otros beneficios en dinero o avaluables en dinero, duracin
del contrato (se recomienda especificar de manera precisa la fecha de trmino de contrato, en el
caso de no tratarse de una relacin Indefinida), fecha de ingreso del trabajador, y finalmente la
firma de cada parte. Debe firmarse en duplicado quedando una copia en poder de cada parte
b.-) Control de Asistencia (Art.33 Cdigo Trabajo)
Debe mantenerse dicho control por medio de un Libro de Asistencia un reloj control con sistema
de tarjetas, En este libro de registrar los das trabajados, las horas de entrada, salida y colacin,
las disposiciones legales establecen que deben sumarse las horas semanalmente. El propsito de
este registro es obtener informacin imprescindible al momento de confeccionar una Liquidacin de
Remuneraciones; Cantidad de das Trabajados, por consiguiente obtendremos un registro de las
inasistencias ya sea por causa justificada o no, y Horas Extraordinarias, adems del respaldo de
estos datos mediante la firma del trabajador.
c.-) Vacaciones del personal (Art.67 Cdigo Trabajo)
Los trabajadores con ms de un ao de servicio tendrn derecho a un feriado anual de quince das
hbiles (se cuentan de Lunes a Viernes), con remuneracin ntegra. El Administrador debe
suscribir con el trabajador el respectivo Formulario de otorgamiento de vacaciones.
d.-) Reglamento Interno de Higiene y Seguridad.
El administrador debe preocuparse de elaborar el Reglamento Interno de Higiene y Seguridad. La
ley 16.744 trata sobre el seguro obligatorio contra riesgos de accidentes del trabajo y
enfermedades profesionales . El Reglamento es obligatorio, an cuando el nmero de trabajadores
sea una persona.
La tasa obligatoria que rige en estos momentos corresponde al 0,95% (vigente desde Septiembre
de 1998 hasta el mes de Agosto de 2008) y dependiendo de la tasa de siniestralidad (relacin
porcentual de la cantidad de accidentes) podra pagar un porcentaje adicional que vara del 0% al
6,8% sobre el total de las remuneraciones mensuales. Este seguro es de cargo del Empleador y se
paga en el INP en alguna Mutual de Seguridad en los casos que la Comunidad se encuentra
adherida a alguna de las existentes, como ser I.S.T. , Mutual de la Cmara de la Construccin, etc..
Es recomendable que los administradores incorporen a sus trabajadores a una Mutualidad puesto
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que la atencin que otorgan en casos de accidentes del trabajo o de trayecto ,es muy eficiente y
especializada.
e.-) Libro de Remuneraciones (Art.62 del Cdigo Trabajo)
Todo Empleador con cinco o ms trabajadores deber llevar un libro auxiliar de remuneraciones , el
que deber ser timbrado por el Servicio de Impuestos Internos.
Las remuneraciones que figuren en el libro a que se refiere el inciso anterior sern las nicas que
podrn considerarse como gastos por remuneraciones en la contabilidad de la Empresa.
F.-) Liquidacin de Remuneraciones (Inciso 3 Art. 54 Cdigo Trabajo)
Las remuneraciones del personal que trabaja en el edificio deben liquidarse mensualmente y para
ello el Administrador debe confeccionar dichas liquidaciones en un formulario especialmente
diseado para esos efectos.
Como su nombre lo indica corresponde a una liquidacin de remuneraciones de los trabajadores,
por tanto se trata de pagar todos los Haberes que por contrato le corresponde recibir al trabajador
al trmino del mes calendario, rebajando previamente todos aquellos valores que la ley ordena
descontar de esos haberes. En general puede decirse que la liquidacin de Sueldo se obtiene
aplicando la siguiente ecuacin:

TOTAL HABERES - TOTAL DESCUENTOS = ALCANCE LIQUIDO

Una Liquidacin se divide fundamentalmente en dos grupos de valores, denominados Haberes y

Descuentos; se entiende como Haberes los valores que estn a favor del Trabajador, en otras
palabras los dineros generados por este, y se subdividen en Imponibles y No Imponibles; y como
Descuentos aquellos valores que el empleador retendr y pagar a las diversas instituciones, ya
sea previsionales, de salud, y otras etc.
HABERES
HABERES IMPONIBLES
Sueldo Base: Es la cantidad de dinero estipulada segn contrato la cual se cancelar
proporcionalmente a los das trabajados. En la actualidad el Sueldo mnimo legal imponible para
trabajadores de 18 o ms aos de edad asciende a la suma de $ 135.000 ) ciento treinta y cinco
mil pesos) mensuales por una jornada mxima de 45 horas semanales.
La ley tambin fija otros Ingresos mnimos, que son los siguientes:
$ 101.491 Menores de 18 aos y mayores de 65 aos
$ 101.250 Trabajadoras de casa particular
$ 87.697 Para fines no remunerables
$ 19.535 Sueldo vital mensual
Horas Extraordinarias: Se entiende por horas extraordinarias, aquellas horas trabajadas a
continuacin de la jornada ordinaria de trabajo, o fuera de esta.
Art.32 del Cdigo del Trabajo: Las horas extraordinarias slo podrn pactarse para atender
necesidades o situaciones temporales de la empresa. Dichos actos debern constar por escrito y
tener una vigencia transitoria no superior a tres meses, pudiendo renovarse por acuerdo de las
partes.
No obstante la falta de pacto escrito, se considerarn extraordinarias las que se trabajen en exceso
de la jornada pactada, con conocimiento del empleador.
Las horas extraordinarias se pagarn con un recargo del cincuenta por ciento sobre el sueldo
convenido para la jornada ordinaria y debern liquidarse y pagarse conjuntamente con las
remuneraciones del respectivo perodo.
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No sern horas extraordinarias las trabajadas en compensacin de un permiso, siempre que dicha
compensacin haya sido solicitada por escrito por el trabajador y autorizada por el empleador.
Procedimiento para el clculo del valor de horas extraordinarias
1.- Se divide el sueldo mensual por 30 (das del mes) para obtener el monto del sueldo diario
2.- Este monto diario se multiplica por 7 (das de la semana) para determinar el sueldo convenido
para la jornada ordinaria semanal.
3.- El producto as obtenido se divide por la cantidad de horas pactadas que constituyen la
respectiva jornada ordinaria semanal.
4.- La cifra resultante, equivalente al valor de la hora ordinaria, se incrementar, para obtener el
monto del valor de la hora extraordinaria, en un 50% (recargo legal) o en otro porcentaje superior,
si las partes as lo hubieran convenido.
Remuneracin Imponible: Es la sumatoria que servir como base para el clculo de las
cotizaciones previsionales, se determina sumando sueldo base, horas extraordinarias, comisiones,
bonos de responsabilidad, etc.

HABERES NO IMPONIBLES
Asignacin Familiar: Es un beneficio que entrega el estado mediante el empleador y consiste en
una asignacin en dinero clasificada en tramos y publicada por el INP (Instituto de Normalizacin
Previsional), la cual se paga a aquellos trabajadores que acreditan cargas familiares,
proporcionalmente a los das trabajados. El monto a pagar por cada carga familiar est
determinado por una tabla que dice relacin con el total de las remuneraciones que gana el
trabajador. La tabla de valores que est rigiendo desde el da 01 de Julio de 2006, es la siguiente:
Remuneraciones hasta $ 128.445
Remuneraciones entre $ 128.446 y $ 251.585
Remuneraciones entre $ 251.586 y $ 392.387
Remuneraciones superiores a $ 392.387

$
$
$
$

4.126
4.014
1.307
0.000

Bono de Colacin: Corresponde a una cantidad que el empleador puede entregar al trabajador ya
sea en bienes o en dinero. Su monto no est regulado por ley y debe corresponder a un valor
razonable.
Bono de Movilizacin: Al igual que el bono e colacin este bono corresponde a una ayuda que se
hace al trabajador. Su monto no est regulado por ley y se considera un valor razonable el costo
del pasaje de la locomocin ms econmica que el trabajador debe pagar en el traslado de su casa
al lugar del trabajo.
Viticos: Menos frecuentes en el rea de Administracin de Edificios, pero corresponde a
movilizaciones y consumos efectuados por trabajadores que por razones laborales deben viajar
fuera de su lugar permanente de trabajo.
Total de Haberes: Corresponde a la suma de los haberes Imponibles y No imponibles, contra este
Total se rebajar los Descuentos de salud previsionales y otros, resultando un alcance Liquido a
favor del trabajador.
DESCUENTOS
Descuentos Previsionales: En este tem se anotar el porcentaje correspondiente a previsin del
trabajador (Fondo de Pensiones), el cual podr variar en cada caso dependiendo del rgimen
previsional del trabajador y la institucin a la cual est afiliado. Existe en la actualidad funcionando
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paralelamente dos sistemas regmenes de pensiones; por una parte el Sistema Antiguo que agrup
a las ex cajas (SSS, Empart, Ferrocarriles, etc) en un solo Organismo Estatal denominado Instituto
de Normalizacin Previsional (INP), y por otra el Sistema Actual de Administradoras de Fondos de
Pensiones (AFP) que son instituciones particulares con fines similares a los de las ex cajas, es
decir la previsin de los trabajadores.
Los trabajadores afiliados al sistema antiguo, cotizan un porcentaje de acuerdo a la ex caja a la
que pertenezcan, las ms usuales son dos SSS y Empart con porcentajes de 26,79% y 29,79%
respectivamente. En las AFP se cotiza un 10% de la Remuneracin Imponible por concepto de
Fondo de Pensiones. Adems de este 10% cada AFP cobra una prima por el Seguro de Invalidez
y Sobrevivencia ms una comisin por la administracin de los fondos, todo lo cual flucta entre
un 2,23% y un 2,55%, Estos porcentajes los informa cada AFP mediante un formulario de
incorporacin el cual es importante solicitar como parte de la informacin necesaria al momento de
contratar al trabajador.
Los porcentajes que rigen al da 01 de Abril del 2007 son los siguientes:
AFP Cuprum
AFP Habitat
AFP Planvital
AFP Provida
AFP Santa Mara
AFP Summa Bansander

12,48 %
12,23 %
12,55 %
12,39 %
12,42 %
12,42 %

Descuento de Salud: Corresponde al 7% del monto Imponible, el cual es de cargo del trabajador
y corresponde a la cotizacin a enterar en el INP (Instituto de Normalizacin Previsional) cuando el
trabajador est inscrito en Fonasa, en una Isapre si tiene un contrato con el sistema de salud
Privada. Estas ltimas, generalmente tienen planes de cobertura con valores distintos entre s y
pueden pactarse en pesos o en UF. Para desglosar esta cotizacin de salud es necesario valorizar
en pesos el plan al cual est afiliado el trabajador, diferenciando lo que corresponde a 7% de la
cotizacin adicional. Se llama Cotizacin adicional a la diferencia entre el monto pactado con la
Isapre (valor del contrato de salud) y el 7% del monto Imponible que corresponde al porcentaje del
descuento obligatorio.
Bajo este concepto (descuento del 7 % de salud) en muchas Comunidades de Edificios, los
trabajadores se encuentran incorporados a alguna Caja De Compensacin de Asignacin Familiar,
como ser la Caja De Compensacin Los Andes , Caja de Compensacin 18 de Septiembre, etc..En
estos casos, los trabajadores adheridos a Fonasa, se fracciona el descuento del 7 % en dos
partes: una correspondiente al 6,4 % que se entera en el INP y otra correspondiente al 0,6 que se
entera en la Caja de Compensacin de Asignacin Familiar y de ese valor el Empleador deduce el
monto pagado a los trabajadores por concepto de Asignaciones Familiares. Si el descuento es
mayor que la cotizacin, la diferencia a favor que se produce, la Caja de Compensacin la
devuelve al Empleador a travs de un cheque dentro del plazo de 30 das.
Seguro de Cesanta: De acuerdo a la ley N 19728, publicada en el Diario Oficial del 14 de Mayo
del 2001, a partir del 01 de Octubre de 2002, todo trabajador que sea contratado por alguna
entidad Empleadora debe cotizar obligatoriamente un porcentaje equivalente al 0.6% del monto
Imponible de su remuneracin, al Fondo de Cesanta. Esto es para financiar el pago de cesanta en
caso que el trabajador quedara cesante. Esta cotizacin se efecta en la AFC "Administradora de
Fondos de Cesanta", que es la entidad creada por todas las AFP, que se encarga de administrar
estos dineros.
Cabe sealar que el Empleador debe aportar obligatoriamente a este fondo un porcentaje
equivalente al 2,4 % de la remuneracin del trabajador.
Impuesto nico a los Trabajadores: Corresponde al tributo que pagan los trabajadores cuando
quedan afectos a dicho impuesto. Para determinar si un trabajador queda afecto al Impuesto Unico
debe realizarse una resta entre el Total Imponible y el total de descuentos por concepto de
Previsin y salud y el resultado que se denomina "Renta Imponible" se compara con la tabla del
Impuesto Unico que publica mensualmente el Servicio de Impuestos Internos (sitio Internet
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"www.sii.cl") y se le aplica el porcentaje all indicado con la correspondiente rebaja que le
corresponda.
Todo trabajador que tenga una Base Imponible igual o menor a $ 434.781 en el mes de Abril del
2007, (13,5 UTM), se encuentra exento de este tributo.
TOTAL DESCUENTOS:
LIQUIDACIN.

EN ESTE PUNTO SE REGISTRAR LA SUMATORIA DE TODOS LOS DESCUENTOS DE LA

Alcance Lquido: Corresponde a la diferencia entre Total Haberes y Total Descuentos.

Anticipos: Se registrar en este punto la totalidad de los anticipos entregados al trabajador
durante el mes a liquidar.
Saldo Lquido a Pagar: Corresponde a la diferencia entre Alcance Lquido y Anticipos, y ser por
consiguiente el monto final a pagar al trabajador a fin de mes.
4.- FORMULARIO: LIQUIDACIONES DE HONORARIOS
En el pago de honorarios, por lo general es el prestador del servicio quien emite la boleta, (Boleta
de Honorarios) y es frecuente que del monto bruto consignado en ella se encuentre rebajada una
retencin del 10 % de dicho valor bruto, por concepto de impuesto (Retencin de 2 Categora). Al
respecto cabe sealar que las Comunidades no estn obligadas tributariamente a realizar dicho
descuento, pero en la prctica ocurre con frecuencia. Hay que tener en cuenta que desde el
momento mismo que la Comunidad pag un honorario con la retencin del 10 % ella est obligada
a enterarlo en Arcas Fiscales dentro de los doce primeros das del mes siguiente a travs del
formulario N 29 del Servicio De Impuestos Internos, llamado Declaracin y Pago Simultneo
Mensual y para ello debe utilizarse el Cdigo 151.
Tambin, en el mes de Marzo de cada ao debe informar al Servicio de Impuestos Internos a
travs de una Declaracin Jurada el monto de las retenciones de impuestos realizadas por este
concepto durante el ao inmediatamente anterior.

LIBROS Y REGISTROS
La antigua ley, llamada "Ley de Pisos y Departamentos" dispona que el Administrador deba
"llevar un libro, cuaderno o archivo de entradas y gastos, conjuntamente con un archivo de
documentos, facturas y recibos". Es lamentable que la actual ley de Copropiedad Inmobiliaria no
contemple esta disposicin, es ms, debi haberla perfeccionado estableciendo la obligacin de
llevar formalmente una Contabilidad, puesto que en muchas Comunidades de Edificios la
recaudacin anual supera los cientos de millones de pesos y a lo largo del pas otorga trabajo
permanente a miles de trabajadores.
1.- LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS.
La Administracin profesional de un Edificio no puede concebirse sin llevar por lo menos un libro de
registro de Ingresos y Gastos. Tambin suele denominarse como "Libro de Caja"
En el Libro de Ingresos y Gastos, como lo indica su nombre, deben ir anotndose, en forma
cronolgica todos los Ingresos que perciba la Comunidad como asimismo todos los desembolsos
que ella realice. Este libro ser la fuente la de informacin para confeccionar mensualmente la
Rendicin de Gastos y su Saldo deber coincidir con la informacin que se entregue a los
Copropietarios.
El Libro debe contener a lo menos tres columnas : INGRESOS; GASTOS Y SALDOS y su registro
debe contener la informacin en forma clara, breve y concisa y lo ms importante, que cada partida
registrada se encuentre debidamente respaldada (con la documentacin que la sustenta) en el
archivo correspondiente, vale decir el archivo de los Ingresos y el de los Gastos.

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2.- LIBRETA BANCARIA
La Libreta Bancaria es un Registro Extra-Contable que es necesario llevar en toda Administracin a
objeto de registrar en ella el movimiento bancario de la Cuenta Corriente de la Comunidad., de tal
manera que su saldo indique permanentemente las disponibilidades de dinero que existen . Para
ello es necesario registrar cronolgicamente los cheques girados y los depsitos realizados .
Tambin deben registrarse los cargos y abonos bancarios (descuentos de comisiones, intereses,
compra talonarios de cheques, prstamos etc...
El saldo reflejado en la libreta bancaria debe ser confirmado con el saldo que refleja la cartola
bancaria para tener la certeza que ambas informaciones estn "cuadradas" a una misma fecha.
Esto se realiza a travs de un procedimiento que se denomina "CONCILIACION BANCARIA"
2.1.- CONCILIACION BANCARIA:
Una conciliacin bancaria consiste en realizar una comprobacin detallada de los saldos reflejados
a una fecha determinada entre la Cartola Bancaria y la Libreta Bancaria, de tal manera que ambos
saldos (Del Banco y Libreta Bancaria de la Comunidad) sean iguales.
En resumen, realizar una conciliacin bancaria consiste en chequear en la cartola del banco los
depsitos, los abonos (ingresos), los cheques y cargos cobrados (egresos) registrados en la libreta
bancaria y de esta manera determinar los cheques girados y no cobrados y esa diferencia
contrastarla con el saldo existente.
La conciliacin bancaria es la tarea de cotejar las anotaciones que figuran en el extracto bancario
con el libro banco a los efectos de determinar el origen de las diferencias.
La conciliacin consiste en verificar la igualdad entre las anotaciones contables y las constancias
que surgen de los resmenes bancarios, efectuando el cotejo mediante un bsico ejercicio de
control, basado en la oposicin de intereses entre la empresa y el banco.
La conciliacin bancaria NO es un registro contable, es una herramienta de control.
Las diferencias generalmente se generan al haber demoras en registrar algunas operaciones por
falta de informacin.
Uno de los casos ms comunes es cuando la empresa entrega un cheque a un tercero.
Inmediatamente lo contabiliza en sus registros y en el libro banco, pero el banco recin lo har
cuando el beneficiario se presente a cobrarlo o lo deposite. Esta diferencia se conoce con el
nombre de cheque girado y no cobrado o cheque no debitado.
Otro caso de diferencias muy frecuente en la Administracin de un edificio se da cuando un
copropietario deposita sus gastos comunes directamente en la Cuenta Corriente de la Comunidad
y no informa de este hecho al Administrador.
Las notas de dbito bancarias y las notas de crdito bancarias son emitidas por el banco y tambin
originan diferencias. Los dbitos y crditos que el banco efecta en la cuenta corriente del cliente
no son registrados por diversos motivos:

Por no haber recibido la nota de dbito o crdito.

La nota de dbito o crdito fue recibida pero an no se contabiliz.
Por que el banco no emite la nota de dbito, sino que directamente hace el cargo
en la cuenta, y el cliente se informa cuando recibe el resumen de cuenta. Es el
caso de algunos conceptos como los gastos de mantenimiento, de impresin de
cheques, comisiones por cheques rechazados, y tambin los impuestos que
graben estos servicios.

Tambin puede ocurrir que la diferencia entre los registros de la empresa y el banco se deban a
errores u omisiones cometidas por cualquiera de ellos. Estas s son diferencias reales que deben
corregirse si son de la empresa o reclamarse al banco si el error es suyo.
Los errores ms frecuentes que cometen los cuentacorrentistas son:
registrar una boleta de depsito, cheque, nota de dbito o crdito por un importe
distinto al correcto.
omitir de registrar algunos de los comprobantes detallados en el punto anterior.
Errores al calcular los saldos del libro banco.
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cuando la empresa posee varias cuentas corrientes, equivocarse y contabilizar un

movimiento en una cuenta corriente que no corresponde.
El banco puede cometer los mismos errores.
En resumen:

Por falta de informacin

DIFERENCIAS
Errores u omisiones

Cheques pendientes
Depsitos en trnsito
Dbitos o crditos no
contabilizados
de la empresa
del banco

Conciliacin.
Elementos necesarios:
Extracto bancario
Libro banco
Conciliacin del perodo anterior
Pasos:
1.- Se confronta el extracto bancario con el libro banco, teniendo presente que los dbitos
del extracto sern los crditos en el libro banco y viceversa. Esta tarea se hace partida por
partida, haciendo una tilde en ambos registros cuando coinciden.
2.- Identificar las partidas sin tilde, puesto que ellas son el origen de las diferencias. Luego
se determina qu clase de diferencias son (cheques pendientes, depsitos no acreditados,
notas de dbito o crdito no contabilizados, errores u omisiones).
3.- Se realiza la conciliacin propiamente dicha a los efectos de dejar constancia del
trabajo realizado. Se debe tener presente que el objetivo es compensar las diferencias para
llegar a saldos iguales. Para realizar esta conciliacin es indistinto partir del saldo del
extracto bancario para llegar al saldo del libro banco, o partir del saldo en el libro banco
para llegar al saldo del extracto bancario.
CONCILIACIN BANCARIA AL: / /
BANCO...................
Saldo segn cartola N... al ../.../....Menos:
Cheques girados y no cobrados
Depsitos no registrados por la Empresa
Notas de crditos no contabilizadas por la empresa
Otros
Mas:
Dbitos no contabilizados por la empresa
Errores u omisiones del banco que disminuyen el saldo
Otros
SUB TOTAL
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SALDO IGUAL AL SALDO DE LA LIBRETA BANCARIA

Si el SUBTOTAL coincide con el saldo DE LA LIBRETA BANCARIA, la conciliacin ha

terminado. Si el SUBTOTAL no coincide, significa que an existen diferencias, corresponde
revisar todo el procedimiento hasta que ambos saldos coincidan.
Esta minuta se archiva junto con los extractos como comprobante que justifica las
diferencias.
Si se realiza la conciliacin bancaria partiendo del saldo de la libreta bancaria, los
conceptos que anteriormente se sumaron se restan, y los conceptos restados se suman.
4.-) Registro de las diferencias. Si se trata de diferencias que con el transcurso del tiempo
se compensan (diferencias temporales), NO es necesario realizar ningn registro. Ejemplos
de estas diferencias son: cheques pendientes, depsitos sin acreditar, etc. Si, en cambio,
nos encontramos con diferencias que son permanentes, se debe realizar el asiento que
corresponda. Ejemplos de estas diferencias son: notas de dbito o crdito no
contabilizadas, errores u omisiones de la empresa
3.- SISTEMA DE CONTROL DE CTAS CTES. (Sistema Manual)
Este Registro consiste en utilizar tarjetas individuales o un libro empastado de tres columnas
contables, las que se denominarn como: DEBE , HABER Y SALDO
DEBE : Columna de la izquierda , y en ella se registra el valor de los Gastos Comunes que le
corresponde pagar al copropietario. En esta columna a fines de cada mes deber registrarse en
cada tarjeta el monto del gasto Comn que le corresponder pagar al Copropietario, de acuerdo al
prorrateo de las expensas comunes en consideracin a su porcentaje de propiedad
HABER: Corresponde a la columna del centro donde se registrarn los pagos efectuados por el
Copropietario. A esta columna se registran los pagos que se reciben diariamente de acuerdo a las
boletas de Ingresos que se emiten.
SALDO: Correspondiente a la columna de la derecha donde se registrar el valor que resulte de
restarle a la columna del Debe, los valores registrados en la columna del Haber. Si como resultado
de esa resta se obtiene un valor igual a cero, significa que el copropietario no registra deuda con la
Comunidad y si ese valor resulta positivo, significa que el copropietario adeuda ese valor y
finalmente si el resultado es negativo, significa que el copropietario pag dems, lo que significa
que tiene un saldo a su favor.
Obviamente que cada Copropietario dispondr de una tarjeta individual una hoja del libro que
deber identificarse con el nombre completo del copropietario, su telfono y del Departamento de
su propiedad y cualquier otro dato que lo identifique. Cada anotacin se registra en forma
cronolgica, utilizando una lnea por cada transaccin con indicacin de la fecha, del N de la
Boleta emitida y de una breve descripcin del concepto.
En el mercado existen variados sistemas computacionales que cumplen eficazmente este objetivo.

C.- ESTADOS PERIODICOS (INFORMES)

1.- RENDICION DE CUENTAS (INFORME MENSUAL)
Lo normal en toda Comunidad es que el Administrador rinda una cuenta mensual del estado
financiero de la Comunidad. Esta cuenta consiste bsicamente en emitir un informe, que
sustentado con la documentacin de respaldo, informar de todos los hechos econmicos
ocurridos durante el mes que se informa.
La estructura de la "Rendicin Mensual de Gastos Comunes "
ecuacin:

se obtiene de la siguiente

Saldos Iniciales + Ingresos del Mes - Egresos del Mes = Saldos Finales
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Saldos Iniciales:
Corresponden a las disponibilidades de dinero que contaba la Comunidad al
ejercicio, tales como :

comienzo del

- Saldo de la Caja Chica

- Saldo en la Cuenta de Ahorro
- Documentos en cheques a fecha
- Saldo en la Cta.Cte.Bancaria
- Inversiones en Depsitos Bancarios
- Depsitos en Fondos Mutuos
- Depsitos en Financieras
- Etc.

Ingresos del mes:

Corresponde a todos los ingresos monetarios percibidos por la
naturaleza , siendo principalmente los siguientes:

Comunidad, de cualquier

Pagos recibidos de los Copropietarios por Cuotas de Gastos Comunes

Pagos recibidos de los Copropietarios por Cuotas del Fondo de Reserva

Pagos recibidos de los Copropietarios por Cuotas del Seguro de Incendio

Pagos recibidos de los Copropietarios por concepto de multas

Pagos recibidos de los Copropietarios por concepto de intereses

Pagos recibidos por concepto de Arriendo

Reembolsos de Gastos

Telfono fichero

etc

Egresos del mes:

Se denomina Egreso a toda suma de dinero que la Administracin pague, por cualquier concepto,
indudablemente que los principales desembolsos correspondern a Gastos Comunes, ya sean
ordinarios o extraordinarios, pero tambin pueden existir otros desembolsos como Depsitos
Bancarios a Plazo, prstamos al personal etc...
Saldos Finales :
Corresponde a la diferencia producida entre la disponibilidades habidas durante el mes y los
egresos ocurridos en ese mismo lapso de tiempo. Cabe sealar que este saldo pasa a constituirse
en el Saldo Inicial del siguiente ejercicio y adems debe ser objeto de Arqueo en cualquier
momento.
Es importante sealar que el total de los Gastos Comunes incurridos durante un mes determinado,
constituye la base del cobro que debe realizar el Administrador a los Copropietarios para financiar
el mes siguiente. Este cobro se realiza en proporcin al porcentaje de propiedad que a cada
Comunero le corresponde en la Comunidad . Este porcentaje se encuentra determinado en el
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respectivo Reglamento. En consecuencia se concluye que el monto a pagar por los copropietarios,
vara de un mes a otro, pues depende del nivel de gastos realizados en cada perodo.
El documento que contiene "La Rendicin Mensual de Gastos Comunes", confeccionada de
acuerdo a lo explicado en los prrafos inmediatamente anteriores , debe incluir un prrafo final que
le seale al Copropietario el monto que a l le corresponde contribuir en esas expensas comunes ,
de tal manera que ese mismo documento pasa a constituirse, adems, en " El Aviso de Cobro"
que estipula la ley.
2.- PRORRATEO MENSUAL DE GASTOS COMUNES
Este Informe corresponde a la determinacin del monto de los Gastos Comunes que a cada
Copropietario le corresponde contribuir individualmente de acuerdo a su porcentaje de propiedad
determinado en el Reglamento. Este documento se confecciona una vez que se determina el Gasto
Total incurrido por la Comunidad una vez finalizado el mes. Es la distribucin individual del Gasto
Total. Cabe sealar que cada partida debe ser registrada en la respectiva "Tarjeta Control
Cuenta Corriente Copropietarios" (Columna Debe)

3.- INFORME DE DEUDORES

El Administrador mensualmente deber emitir conjuntamente con la Rendicin de Los Gastos
Comunes, una Nmina de los Deudores de Gastos Comunes. En algunas Comunidades es
costumbre publicar la Nmina de los Deudores Morosos como una forma de presionar al
Copropietario para que se ponga al da en sus pagos.
3.- BALANCE ANUAL
Como se dijo en prrafos anteriores, el artculo 23 de la ley 19.537 establece que el Administrador
estar obligado a rendir cuenta documentada de su administracin en la pocas que se le haya
fijado, y adems cada vez que se lo solicite la asamblea de copropietarios o el Comit de
Administracin, en su caso, y al trmino de su gestin. Para estos efectos, los copropietarios
tendrn acceso a la documentacin correspondiente. Para cumplir con esa disposicin el
Administrador deber confeccionar un Balance que comprenda el perodo del cual dar la cuenta y
ello se obtiene de la sumatoria de los informes mensuales que ha emitido oportunamente mes a
mes.
Material confeccionado para la clase de "Administrador de Edificios" por el Contador Auditor (Universidad de Chile) Alfredo
Gerardo Ortiz Ureta.

VIA DEL MAR, Abril del 2007

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