Hospital General de Macas

Gestin de Tecnologas de la Informacin y

Comunicacin

Sistema de Gestin Documental QUIPUX

Tema:
Reglamento para el uso del Sistema QUIPUX

Elaborado Por:
Ing. Becket Toapanta

Macas
2015
Eulalia Veln y Macas Fuente
Telfonos: 593 (7) 2703800, (7) 2703-801
www.hospitalmacas.gob.ec

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Introduccin
En el Acuerdo Ministerial Nro. 718 de 11 de mayo de 2009, publicado en el
Registro Oficial Nro. 597 del 25 de mayo de 2009, se dict el
"INSTRUCTIVO PARA NORMAR EL USO DEL SISTEMA DE GESTIN
DOCUMENTAL QUIPUX PARA LAS ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIN
PBLICA CENTRAL".
En el Acuerdo Ministerial Nro, 781 del 13 de julio de 2011 se reforma el
acuerdo 718 para el uso correcto y adecuado del Sistema de Gestin
Documental QUIPUX, de conformidad con las disposiciones establecidas,
"El Uso del Sistema de Gestin Documental QUIPUX se sujetar de manera
obligatoria a la normativa establecida en la Primera Revisin de la Norma
Tcnica Ecuatoriana NTE INEN 2410" (Documentacin, elaboracin de
oficios, oficios circulares, memorandos, memorandos circulares,
requisitos}.
En el Artculo 9 del Acuerdo 781 y en la Norma Tcnica Ecuatoriana NTE
INEN 2410 definen los siguientes trminos:
Circular.- Textos de igual contenido dirigidos a un grupo de
personas para dar conocimiento de algo.
Memorando.- Comunicacin escrito codificado, de carcter interno,
de autoridades superiores a inferiores y viceversa. S hay ms de un
destinatario el memorando se debe denominar "memorando
circular".
Oficio.- Comunicacin escrita codificada, de carcter externo, que
se utiliza en las relaciones entidades y personas naturales o
jurdicas externas. Si hay ms de un destinatario, el oficio se debe
denominar "oficio circular".
El Estatuto del Rgimen Jurdico y Administrativo de la Funcin Ejecutiva se
define:
Artculo 116 numeral 1 establece que: "La Administracin Pblica
impulsar el empleo y aplicacin de las tcnicas y medios
electrnicos, informticos y telemticos, para el desarrollo de su
actividad y el ejercicio de sus competencias, con las limitaciones
que a la utilizacin de estos medios establecen la Constitucin y las
leyes";

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El artculo 102 establece que "las comunicaciones entre los rganos
administrativos podrn efectuarse por cualquier medio que asegure
la constancia de su recepcin";
En la Ley de Comercio Electrnico, Firmas Electrnicas y Mensajes de
Datos se establece:
Artculo 2, reconoce el valor jurdico de los mensajes de datos,
otorgndoles igual valor jurdico que los documentos escritos;
Artculo 8, determina las caractersticas para el archivo en la
conservacin de los mensajes de datos.
Artculo14, establece que la firma electrnica tendr igual validez y
se le reconocern los mismos efectos jurdicos que a una firma
manuscrita en relacin con los datos consignados en documentos
escritos y ser admitida como prueba en juicio;
Artculo 15, establece los requisitos de validez de la firma
electrnica, para garantizar autenticidad, fiabilidad e integridad de
los mensajes de datos;
Artculo 51, otorga la calidad de instrumento pblico y reconoce la
validez jurdica de los mensajes de datos otorgados, conferidos,
autorizados o expedidos por y ante autoridad competente y
firmados electrnicamente;
El Instructivo de Organizacin Bsica y Gestin de Archivos
Administrativos, publicado en el Registro Oficial N 67 del 25 de julio del
2005, en el Captulo VI, que trata sobre "La Conservacin de Documentos",
establece que: "las Instituciones estn obligadas a establecer programas
de seguridad para proteger y conservar los documentos en cada una de
las unidades archivsticas, puede incorporar tecnologas de avanzada en la
proteccin, administracin y conservacin de sus archivos, empleando
cualquier medio electrnico, informtico, ptico o telemtico, siempre y
cuando se hayan realizado estudios tcnicos como conservacin fsica,
condiciones ambientales, operacionales, de seguridad, perdurabilidad y
reproduccin de la informacin as como del funcionamiento razonable del
sistema";
Es poltica gubernamental desarrollar la gestin documental del sector
pblico mediante la incorporacin de Tecnologas de Informacin y
Comunicacin, para agilitar el flujo de informacin y la correspondencia
interna, as como entre entidades pblicas; y, se debe contribuir a las
polticas sobre las buenas prcticas ambientales establecidas en el
acuerdo 131 del Ministerio del Ambiente, Captulo II sobre la Gestin del
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Papel en su artculo 14 expresa: " La poltica de buenas prcticas
ambientales deber incorporar un sistema informtico cero papeles en la
gestin de documentacin interna, sus costos y beneficios, o en su
defecto, cada institucin deber disear un mecanismo de comunicacin
electrnica interna que permita el ahorro del papel."
En las Normas de Control Interno en su artculo 405-04, que habla sobre
documentacin de respaldo y su archivo:
La mxima autoridad, deber implantar y aplicar polticas y
procedimientos de archivo para la conservacin y mantenimiento de
archivos fsicos y magnticos, con base en las disposiciones tcnicas
y jurdicas vigentes.
Toda entidad pblica dispondr de evidencia documental suficiente,
pertinente y legal de sus operaciones. La documentacin
sustentadora
de
transacciones
financieras,
operaciones
administrativas o decisiones institucionales, estar disponible, para
acciones de verificacin o auditora, as como para informacin de
otros usuarios autorizados, en ejercicio de sus derechos.
Todas las operaciones financieras estarn respaldadas con la
documentacin de soporte suficiente y pertinente que sustente su
propiedad, legalidad y veracidad, esto permitir la identificacin de
la transaccin ejecutada y facilitar su verificacin, comprobacin y
anlisis.
La documentacin sobre operaciones, contratos y otros actos de
gestin importantes debe ser ntegra, confiable y exacta, lo que
permitir su seguimiento y verificacin, antes, durante o despus de
su realizacin.
Corresponde a la administracin financiera de cada entidad
establecer los procedimientos que aseguren la existencia de un
archivo adecuado para la conservacin y custodia de la
documentacin sustentadora, que ser archivada en orden
cronolgico y secuencial y se mantendr durante el tiempo que fijen
las disposiciones legales vigentes.
Los documentos de carcter administrativo estarn organizados de
conformidad al sistema de archivo adoptado por la entidad, el que
debe responder a la realidad y a las necesidades institucionales. Es
necesario reglamentar la clasificacin y conservacin de los
documentos de uso permanente y eventual, el calificado como
histrico y el que ha perdido su valor por haber dejado de tener
incidencia legal, tcnica, financiera, estadstica o de otra ndole.
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La evaluacin de toda la documentacin y la destruccin de aquella
que no se la utiliza se har de conformidad a las disposiciones
legales, con la intervencin de una comisin que se encargue de
analizar, calificar y evaluar toda la informacin existente y
determinar los procedimientos a seguir, los perodos de
conservacin de la documentacin, los datos relacionados con el
contenido, perodo, nmero de carpetas o de hojas y notas
explicativas del documento.
Las Normas de Control Interno en su artculo 405-07, que habla sobre
Formularios y documentos:
Las entidades pblicas y las personas jurdicas de derecho privado
que dispongan de recursos pblicos, emitirn procedimientos que
aseguren que las operaciones y actos administrativos cuenten con
la documentacin sustentadora totalmente legalizada que los
respalde, para su verificacin posterior.
En el diseo se definir el contenido y utilizacin de cada formulario,
se limitar el nmero de ejemplares (original y copias) al
estrictamente necesario y se restringirn las firmas de aprobacin y
conformidad a las imprescindibles para su procesamiento.
Los formularios utilizados para el manejo de recursos materiales o
financieros y los que respalden otras operaciones importantes de
carcter
tcnico
o
administrativo
sern
preimpresos
y
prenumerados. Si los documentos se obtuvieren por procesos
automatizados, esta numeracin podr generarse automticamente
a travs del computador, siempre que el sistema impida la
utilizacin del mismo nmero en ms de un formulario. Los
documentos prenumerados sern utilizados en orden correlativo y
cronolgico, lo cual posibilita un adecuado control.
La autoridad correspondiente designar una persona para la revisin
peridica de la secuencia numrica, el uso correcto de los
formularios numerados y la investigacin de los documentos
faltantes.
En el caso de errores en la emisin de los documentos, stos se
salvarn emitiendo uno nuevo. Si el formulario numerado, es
errneo, ser anulado y archivado el original y las copias respetando
su secuencia numrica.

Objetivos
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Usar el Sistema de Gestin Documental QUIPUX para la gestin de la
documentacin tanto interna como externa.
Orientar a los usuarios en el manejo y utilizacin del QUIPUX de manera
adecuada acorde a los lineamientos establecidos.
Disponer de evidencias que justifiquen de manera clara las actividades de los
funcionarios.

Reglamento para el uso del sistema QUIPUX

Art. 1.- Se dispone el uso del Sistema Quipux para la gestin de la
documentacin tanto interna como externa.
Art. 2.- Sobre la Configuracin Inicial del Sistema. Para el normal y correcto
funcionamiento del sistema QUIPUX se debe tomar en cuenta lo siguiente:
a)
El Sistema de Gestin Documental Quipux, se configura en base al
Estatuto Orgnico de Gestin Organizacional por Procesos de los Hospitales, con
las respectivas excepciones por necesidad institucional.
b)
El Proceso Gestin de Talento Humano proporcionar oficialmente, la lista
actualizada de los /las servidores/as, con toda la informacin personal, detalle de
cargos y ubicacin, al Proceso de Tecnologas de la Informacin y Comunicacin
(TICS).
c)
El proceso de TICS, en base al listado proporcionado por Talento Humano
crear y configurar los perfiles de cada usuario.
d) El Gerente con el proceso de TICS definir justificadamente las/los
funcionarios con el privilegio para la creacin de ciudadanos y registro de
documentacin externa.

Del uso de los documentos

Art. 3.- Documentacin Externa. Es toda aquella correspondencia proveniente
de instituciones o usuarios externos, se debe usar Oficios externos para la
comunicacin interinstitucional, en este caso se imprimir el documento para su
envo y se guardar el digital firmado electrnicamente.
Art. 4.- Documentacin Interna.- Es toda aquella correspondencia que se
genera al interior de la institucin y puede circular dentro de ella.
Art. 5.- Uso de Oficios.- Para Comunicacin escrita codificada con entidades y
personas naturales o jurdicas externas a la institucin se utiliza el oficio, en caso
de requerir enviar a ms de un destinatario se debe usar el "oficio circular".
Art. 6.- Uso de Memorandos.- Los memorandos se utilizar para la
comunicacin escrita codificada, de carcter interno, de autoridades superiores a
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inferiores y viceversa. En caso de requerir a ms de un destinatario el
memorando se debe denominar "memorando circular".
Art. 7.- Uso de Circulares.- Se utilizar cuando desea enviar un mismo texto a
un grupo de personas para dar conocimiento de algo.
Art. 8.- Codificacin y formato de los documentos.- Se aplicar la Norma
Tcnica Ecuatoriana NTE INEN 2410. Los documentos tanto internos como
externos tendrn un cdigo nico o identificador asignado por el sistema,
configurado de la siguiente manera;
1.

Siglas de la institucin.

2.

rea de la dependencia.

3.

Ao en curso.

4.

Secuencial.

5.

Tipo de documento.

El Ministerio de Salud, a travs del Proceso de Comunicacin, Imagen y Presa

proporcionar la plantilla de formato para los documentos, el mismo que debe
ser utilizado por la institucin

Del flujo de informacin

Art. 9.- Flujo de la Documentacin.- Se deber seguir el orden jerrquico
establecido en el Hospital General de Macas y todos los usuarios debern regirse
estrictamente al rgano regular para el registro y envo de documentos.
Art. 10.- Flujo interno de la Documentacin. Todos los documentos tanto los
recibidos externamente como los creados internamente forman parte del flujo del
trmite.
El sistema de Gestin Documental Quipux se basa en la estructura organizacional
ya establecida, respetando los niveles jerrquicos en la reasignacin.
Para que el documento siga su trmite normal y una vez que se lo tenga recibido
en la "bandeja de recibidos" el servidor pblico podr ejecutar las siguientes
acciones:
a) Reasignar. La reasignacin consiste en delegar la ejecucin de un trmite de
un servidor a otro indicado con una sumilla o una nota el trmite que debe
realizar, o puede ser que durante la reasignacin slo adjunte algn informe para
continuar con el trmite.
El flujo de la reasignacin es estricto y se ajusta al nivel jerrquico en el que se
encuentre.
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El usuario puede reasignar a:
Usuarios de su misma rea
Usuarios de otras reas del mismo nivel pero que pertenezcan a la misma
rea padre.
Usuarios de reas del nivel jerrquico inferior pero que pertenezcan a la
misma rea padre
Usuarios del nivel jerrquico superior cuya rea sea padre inmediato.
b)
Responder. Se usa esta opcin cuando tenga que continuar con el trmite
mediante una respuesta usando un memorando u oficio, Es obligatorio utilizar
esta opcin para dar secuencia a los trmites, no se debe generar un
"documento nuevo" para responder a documentacin interna o externa.
c)
Comentar. Si el trmite que va efectuar es demasiado largo, este debe
permanecer en la carpeta de recibidos hasta que se realice la respuesta o
reasignacin respectiva. En estos casos debemos colocar algn comentario
indicando el motivo de la demora para poder justificar. Tambin se puede usar
esta opcin para realizar aclaraciones al trmite.
d)
Informar. Seleccionamos cuando el documento o trmite deba ser
comunicado a una o varias personas que consten en el sistema de gestin
documental quipux, sin que ello implique la obligacin de responderlo o darle
algn tipo de trmite, es decir es solo para conocimiento.
e)
Archivar. Se seleccionar esta opcin cuando el trmite haya llegado a su
fin, sea resuelto de manera positiva o negativa y es necesario agregar el
comentario de como finaliz en trmite.
Art. 11.- Creacin de Nuevo Documento.- Se usa esta opcin nicamente
cuando no exista ningn antecedente del trmite, es decir nosotros damos inicio
al trmite y por ningn motivo un usuario de nivel de orden jerrquico inferior
realizar memorandos saltndose el rgano regular.
Art. 12.- Sobre los Documentos Anexados.- Son todos aquellos documentos
que se anexan al trmite y que refuerzan la informacin presentada, para su
tratamiento debemos tener en cuenta lo siguiente:
a)
Se puede adjuntar cualquier tipo de documento, de preferencia en formato
PDF y en lo posible firmados digitalmente.
b)
El ciudadano que adjunta documentacin extra al oficio, debe anexar los
archivos digitalizados en formato PDF.

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c)
Si el ciudadano presenta en digital y en otros formatos, el funcionario que
recibe debe transformarlos a PDF con alguna herramienta de conversin o con la
que provea la Direccin de Desarrollo Tecnolgico e Informtico.
d)
Es necesario agregar una descripcin del anexo porque esta descripcin es
la que se muestre en el documento en la parte inferior de Anexos.
e)

Se puede anexar varios archivos que no exceden el lmite de 100 MB.

Art. 13.-Fecha mxima de trmite.- En base a la gestin por procesos ser

cada dependencia la que defina la fecha mxima para la ejecucin de un trmite.
Art. 14.- Modificacin de datos de usuarios internos- Cualquier cambio en
los datos del usuario, sea por asignacin de nuevas responsabilidades, remocin
de cargos, ascensos, encargos de funciones, vacaciones, etc. Deben hacerse
conocer a travs del Proceso de Gestin de Talento Humano lo ms pronto
posible al Proceso de TICS adjuntando la respectiva accin de personal como
documento anexo.
Art. 15.- Organizacin de las carpetas virtuales. Con el fin de llevar un
control de la documentacin interna y externa
se podr almacenar los
documentos generados en las carpetas virtuales. La estructura de las carpetas
virtuales la crear el Administrador Institucional Quipux y sta debe ser creada
por niveles y por reas, las carpetas podrn tener hasta diez subniveles de
clasificacin y estos subniveles sern tipificados y descritos segn las
necesidades de cada dependencia.
Art. 16.- Organizacin del archivo fsico.- El Administrador del archivo fsico
es el responsable de la organizacin del archivo fsico y la definir segn las
necesidades de cada dependencia. Todo documento digital o fsico deber ser
asignado a una carpeta o expediente.
Art. 17.- Acceso de usuarios.- Cada usuario interno contar con un identificador
y contrasea para acceder al sistema y de esta manera autenticar su identidad.
Una vez ingresado al sistema de gestin documental institucional el usuario
podr hacer uso de las opciones que muestren en el men, habilitadas
previamente por el administrador institucional Quipux de acuerdo al rol que
desempee.
Art. 18.- Perdida de contrasea.- En el caso de que el usuario pierda su
contrasea, lo puede realizar a travs del link Olvido su contrasea desde la
pgina web www.gestiondocumental.gob.ec o puede solicitar al Administrador
Institucional Quipux que restablezca la contrasea.
Art. 19.- Seguridad de la informacin.- La contrasea que posee cada usuario
es confidencial y de absoluta responsabilidad del titular de la misma, por ningn
caso compartir la contrasea con otros usuarios o personas.
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El Administrador institucional ser el responsable de la administracin de la
creacin y actualizacin de usuarios y sus perfiles.
Art. 22.- Subrogacin de cargos.- La subrogacin de cargos la realiza el
administrador institucional Quipux previo documentacin autorizada por la
mxima autoridad, especificando la fecha de inicio y finalizacin de la
subrogacin.

De los usuarios
Art. 23.- Normativa para usuarios.- Los usuarios con la finalidad de garantizar la
integridad y confidencialidad de la informacin generada se debe:
1. Contar con un usuario (login) y una contrasea (password) las mismas que
son de carcter personal.
2. Utilizar contraseas fuertes, para lo cual deben tener mnimo ocho
caracteres, combinaciones de letras, nmeros, signos, maysculas y
minscula.
3. Cambiar las contraseas con frecuencia cada 3 meses.
4. Memorizar las contraseas
5. No
emplear la opcin Recordar contrasea que ofrecen algunas
aplicaciones.
6. Por ningn motivo deje abierta las sesiones en QUIPUX.

De las firmas electrnicas

Art. 24.- Firma electrnica.- Son los datos en forma electrnica consignados en
un mensaje de datos, adjuntados o lgicamente asociados al mismo y que
puedan ser utilizados para identificar al titular de la firma en relacin con el
mensaje de datos, e indicar que el titular de la firma aprueba y reconoce la
informacin contenida en el mensaje de datos.
Art. 25.- Efectos de la firma electrnica.- La firma electrnica tendr igual
validez y se le reconocern los mismos efectos jurdicos que a una firma
manuscrita en relacin con los datos consignados en documentos escritos y ser
admitida como prueba en juicio.
Art. 26.- Obligaciones del titular de la firma electrnica.- El titular de la
firma electrnica deber:
a)

Cumplir con las obligaciones derivadas del uso de la firma electrnica;

b)
Actuar con la debida diligencia y tomar las medidas de seguridad
necesarias, para mantener la firma electrnica bajo su estricto control y evitar
toda utilizacin no autorizada;
c)
Notificar por cualquier medio a las personas vinculadas, cuando exista el
riesgo de que su firma sea controlada por terceros no autorizados y utilizada
indebidamente;
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d)
Verificar la exactitud de sus declaraciones.
e)
Responder por las obligaciones derivadas del uso no autorizado de su
firma, cuando no hubiere obrado con la debida diligencia para impedir su
utilizacin, salvo que el destinatario conociere de la inseguridad de la firma
electrnica o no hubiere actuado con la debida diligencia.
f)
Notificar a la entidad de certificacin de informacin los riesgos sobre su
firma y solicitar oportunamente la cancelacin de los certificados.

Referencias bibliogrficas
Presidencia de la Repblica, Acuerdo Ministerial 781, disponible:
http://www.administracionpublica.gob.ec/wpcontent/uploads/downloads/2014/06/110713-Acuerdo-781.pdf
Presidencia de la Repblica, Norma Tcnica Ecuatoriana 2410:2011, Disponible:
http://www.administracionpublica.gob.ec/wpcontent/uploads/downloads/2014/06/NTE-INEN-2410-2011.pdf
Presidencia de la Repblica, Estatuto de Rgimen Jurdico Administrativo de la
Funcin Ejecutiva, Disponible: http://www.presidencia.gob.ec/wpcontent/uploads/downloads/2012/09/12ESTATUTO_FUNCION_EJECUTIVA.pdf
Congreso Nacional, Ley de Comercio Electrnico, Firmas Electrnicas y Mensajes
de Datos, Disponible en:
https://ecuadorysusdatos.wordpress.com/2012/06/06/ley-de-comercioelectronico-firmas-electronicas-y-mensajes-de-datos/
Consejo Nacional de Archivos, 2005, Instructivo de Organizacin Bsica y Gestin
de Archivos Administrativos, Disponible en:
https://www.supercias.gov.ec/web/privado/marco%20legal/INSTRUCTIVO%20DE
%20ORGANIZ%20%20BASICA%20DE%20ARCHIVOS%20ADMINISTRAT%20LEY
%20ORGAN%20Y%20REGLAMENT%20DE%20TRANSPARENCIA%20E
%20INFORMACION.pdf

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Versiones y Modificaciones
Versin
1.0

Nombre
Becket Toapanta

Descripcin
Creacin del Documento

Fecha
14/04/2015

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Tabla de contenido
Introduccin........................................................................................................... 2
Objetivos................................................................................................................ 5
Reglamento para el uso del sistema QUIPUX.........................................................5
Del uso de los documentos.................................................................................6
Del flujo de informacin...................................................................................... 6
De los usuarios.................................................................................................... 9
De las firmas electrnicas................................................................................... 9
Referencias bibliogrficas..................................................................................... 10
Versiones y Modificaciones...................................................................................11

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