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    Manejo de La de Historia Clínica Electrónica

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    adriana gisela suarez diaz
    El documento describe los lineamientos para implementar la norma técnica de manejo de la historia clínica electrónica en instituciones de salud, incluyendo definiciones de términos como expediente electrónico, archivo electrónico de documentos y autenticidad, así como los requisitos de seguridad, disponibilidad y preservación a largo plazo de los documentos electrónicos.

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    Manejo de La de Historia Clínica Electrónica

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    El documento describe los lineamientos para implementar la norma técnica de manejo de la historia clínica electrónica en instituciones de salud, incluyendo definiciones de términos como expediente electrónico, archivo electrónico de documentos y autenticidad, así como los requisitos de seguridad, disponibilidad y preservación a largo plazo de los documentos electrónicos.

    Título original

    manejo de la de historia clínica electrónica

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    El documento describe los lineamientos para implementar la norma técnica de manejo de la historia clínica electrónica en instituciones de salud, incluyendo definiciones de términos como expediente electrónico, archivo electrónico de documentos y autenticidad, así como los requisitos de seguridad, disponibilidad y preservación a largo plazo de los documentos electrónicos.

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    cómo se implementa la norma técnica de manejo de la de historia clínica electrónica,

    en la institución de salud.

    1. Medio electrónico: mecanismo tecnológico, óptico, telemático, informático o


    similar, conocido o por conocerse que permite producir, almacenar o transmitir
    documentos datos o información.
    2. Expediente electrónico: conjunto de documentos electrónicos correspondientes
    a un proceso administrativo cualquiera que sea el tipo de información que
    contengan.
    3. Archivo electrónico de documentos: almacenamiento electrónico de uno o varios
    documentos o expedientes electrónicos.
    4. Autenticación electrónica: Acreditación por medios electrónicos de la identidad
    de una persona o autoridad, para elaborar o firmar documentos, o para adelantar
    trámites y procedimientos administrativos.
    5. Foliado electrónico: Asociación de un documento electrónico a un índice
    electrónico en un mismo expediente electrónico o serie documental con el fin de
    garantizar su integridad, orden y autenticidad.
    6. Índice electrónico: Relación de los documentos electrónicos que conforman un
    expediente electrónico debidamente ordenada conforme la metodología
    reglamentada para tal fin.
    7. Autenticidad: Característica técnica que permite identificar al autor de un
    mensaje de datos, el cual es conservado en condiciones que permitan garantizar
    su integridad, para preservar la seguridad de la información que busca asegurar
    su validez en el tiempo, forma y distribución. Así mismo, garantiza el origen de la
    información, validando el emisor para evitar suplantación de identidades.
    8. Integridad: Característica técnica de seguridad de la información con la cual se
    salvaguarda la exactitud y totalidad de la información y los métodos de
    procesamiento asociados a la misma.
    9. Disponibilidad: Característica de seguridad de la información que garantiza que
    los usuarios autorizados tengan acceso a la información y a los recursos
    relacionados con la misma, toda vez que lo requieran asegurando su conservación
    durante el tiempo exigido por ley.
    Garantías de conservación y preservación a largo plazo. Los documentos
    electrónicos podrán conservarse, ya sea en el mismo formato a partir del que se
    originó el documento o en otro cualquiera que asegure su originalidad, así como la
    autenticidad, la integridad, la disponibilidad y confiabilidad necesaria para
    reproducirlo. Así mismo la autoridad deberá garantizar que la migración de los
    documentos electrónicos a otros formatos y soportes que garanticen la
    conservación y preservación a largo plazo, el acceso y la disponibilidad en el
    tiempo establecido en las Tablas de Retención Documental.”
    Los Prestadores de Servicios de Salud pueden utilizar medios físicos o técnicos
    como computadoras y medios magneto-ópticos, cuando así lo consideren
    conveniente, atendiendo lo establecido en la circular 2 de 1997 expedida por el
    Archivo General de la Nación, o las normas que la modifiquen o adicionen. Los
    programas automatizados que se diseñen y utilicen para el manejo de las Historias
    Clínicas, así como sus equipos y soportes documentales, deben estar provistos de
    mecanismos de seguridad, que imposibiliten la incorporación de modificaciones a
    la Historia Clínica una vez se registren y guarden los datos. En todo caso debe
    protegerse la reserva de la historia clínica mediante mecanismos que impidan el
    acceso de personal no autorizado para conocerla y adoptar las medidas
    tendientes a evitar la destrucción de los registros en forma accidental o provocada.
    Los prestadores de servicios de salud deben permitir la identificación del personal
    responsable de los datos consignados, mediante códigos, indicadores u otros
    medios que reemplacen la firma y sello de las historias en medios físicos, de forma
    que se establezca con exactitud quien realizó los registros, la hora y fecha del
    registro.”

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