UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR

VICERRECTORADO ACADMICO
DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLGICOS
COORDINACIN DE ADMINISTRACIN ADUANERA

INFORME DE PASANTAS REALIZADAS EN LA EMPRESA

MERCAL C.A. SUCURSAL MAIQUETA
Informe de Pasanta presentado ante la Ilustre Universidad Simn Bolvar, como requisito
para optar al Ttulo de Tcnico Superior Universitario en Administracin Aduanera-

Autor:
Rada O. Mireya Y.
Carnet: 08-6118
C.I.: V 19.444.822

Tutor Acadmico: Prof. Humberto Mayora

Camur Grande, Mayo 2013

ii

DEDICATORIA

Este logro se lo dedico a mis padres, por haberme ayudado y brindado todo su
apoyo incondicional, a mis hijos por ser mis motivos para seguir adelante da a da, ya que
gracias a ellos logre mi mayor objetivo. Y a todas aquellas personas que aportaron su
granito de arena para darme fuerza en momentos tan difciles.

Mireya Rada

iii

RECONOCIMIENTOS

Principalmente a la Universidad Simn Bolvar y a todos los profesores que la

integran por haberme abierto las puertas de su grandiosa casa de estudios, ya que si no
hubiese sido gracias a ellas hoy no estuviese cumpliendo una de mis mayores metas.

A la empresa MERCAL C.A, especialmente al personal que labora en la sede de

Maiqueta, por permitirme tener un acercamiento a lo que sern las funciones que
desempear como profesional, principalmente a la Coordinadora de Administracin,
Anglica Estrada y a Elis Blanco por tan valioso apoyo brindado durante dicho periodo de
pasantas.

Mireya Rada

iv

NDICE GENERAL
NDICE DE FIGURAS ......................................................................................................... vi
NDICE DE CUADROS ......................................................................................................vii
RESUMEN ...........................................................................................................................viii
INTRODUCCIN .................................................................................................................. 1
Objetivo General ..................................................................................................................... 4
Objetivos Especficos ............................................................................................................. 4
CAPTULO I - ASPECTOS RELATIVOS A LA EMPRESA .............................................. 5
CAPTULO II - ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE EL PERODO DE
PASANTAS EN UPS SCS VENEZUELA, C. C. A. (MAIQUETA) .............................. 12
CAPTULO III - CASO PRCTICO: Compra de Alimento de Atun en Aceite Vegetal y
Jurel al Natural para la Red Mercal .................................................................................... 30
CONCLUSIONES ................................................................................................................ 35
RECOMENDACIONES....................................................................................................... 36
FUENTES DE INFORMACIN ......................................................................................... 37
ANEXOS .............................................................................................................................. 38

NDICE DE FIGURAS
Figura 1. Estructura Organizativa de la Empresa ................................................................. 10
Figura 2. Estructura Organizativa del Departamento Tcnico ............................................. 11
Figura 3. Sistema SIGA ........................................................................................................ 13
Figura 4. SIGA...................................................................................................................... 14
Figura 5. SIGA. CIDESA ..................................................................................................... 14
Figura 6. Ejecutable SIGA .................................................................................................... 15
Figura 7. Casilla de Tipo de Orden de Pago ......................................................................... 16
Figura 8. Referencia de la Orden de Compra ....................................................................... 17
Figura 9. Informacin de la Orden de Compra .................................................................... 18
Figura 10. Informacin del Preveedor .................................................................................. 19
Figura 11. Concepto de la Orden de Pago ............................................................................ 20
Figura 12. Tipo de Retencin ............................................................................................... 21
Figura 13. Datos de la Factura .............................................................................................. 22
Figura 14. Pestaa salvar la Informacin............................................................................. 23
Figura 15. Comprobante de la Orden de Pago ...................................................................... 24
Figura 16. Pestaa de salvar la Informacin ....................................................................... 25
Figura 17. Numero de Comprobante .................................................................................... 26
Figura 18. Numero de la Orden de Pago .............................................................................. 27
Figura 19. Opcin de Imprimir la Orden de Pago ................................................................ 28

vi

NDICE DE CUADROS
Cuadro 1. Cronograma de actividades propuestas .................................................................. 2
Cuadro 2. Cronograma de actividades realizadas ................................................................... 3

vii

UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR

VICERRECTORADO ACADMICO
DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLGICOS
COORDINACIN DE ADMINISTRACIN ADUANERA

INFORME DE PASANTAS REALIZADAS EN LA EMPRESA MERCAL C.A.

SUCURSAL MAIQUETA

Autor: Rada O. Mireya Y.

Tutor Acadmico: Prof. Humberto Mayora
Fecha: Mayo 2013

RESUMEN

Las pasantas a realizar en la Empresa C.A que se van a desarrollar en el Departamento de

Administracin, el cual es el encargado de la planificacin, organizacin y control de los
Recursos Financieros y materiales de la empresa., comenzar con la visin hacia la empresa
teniendo en cuenta los objetivos a fijar, estableciendo la forma en que se deben realizar las
tareas, tomando en cuenta la medicin del desempeo. Se desarrollaran actividades como
analista, donde se realiz rdenes de Pagos a travs del sistema SIGA, que gestionar la
administracin operativa del presupuesto. De esta manera, se lograran los objetivos
propuestos de aplicar profesionalmente los conocimientos tericos

adquiridos en la

Universidad Simn Bolvar, institucin a la cual se recomienda construir lazos con

diferentes empresas que les brinden mayor facilidad a los estudiantes en sus pasantas.
Palabras Claves: Nacionalizacin, Organizacin, Sistema, Recursos.

ix

INTRODUCCIN
En el desarrollo de las pasantas, las cuales se llevarn a cabo en MERCAL C.A
(Mercados de Alimentos), especficamente en la Unidad de Administracin.
Las funciones que se realizararn tienen como propsito entrar en contacto directo
con las comunidades para la conformacin y adecuacin de los Mercales Comunales, los
nuevos lineamientos que se van a aplicar para las redes directas (Mercales Fijos) e
indirectas (Bodegas Mviles) permitiendo poner en prctica los conocimientos obtenidos a
lo largo de la carrera, as como el de confrontar y participar en las actividades que se
ejercen en el desarrollo de MERCAL (Mercados de Alimentos), como una de las
principales misiones del estado.
Es importante destacar que la metodologa aplicada en la investigacin de campo
documental utilizada mediante un proceso ordenado y lgico, ser mediante labores
diarias bajo supervisin, as como tambin la documentacin mediante manuales de
organizacin y mtodos. Dentro de los logros a obtener, se encuentran la recoleccin de
datos para la elaboracin de expedientes.
El presente informe de pasantas presenta la siguiente Estructura:

El primer captulo trata acerca de la evolucin histrica de la empresa y los servicios

que ofrece como misin.

El segundo captulo se desglosar todo lo que se realizar en dicho periodo de

pasantas, todo el aprendizaje en la elaboracin de expedientes de mercancas.

El tercero ahondar un Caso Prctico de una compra de Alimento de Atn en Aceite

Vegetal y Jurel al Natural para la Red Mercal.

Y por ltimo se presentan las conclusiones y recomendaciones derivadas del trabajo de

pasanta.

A continuacin, se muestran las actividades propuestas a realizar por la bachiller

durante el transcurso de la pasanta:
Cuadro 1. Cronograma de actividades propuestas

FASE

II
III
IV

VI

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES Y
TAREAS
Fase Introductoria: presentacin al personal de
la divisin de Administracin e induccin
general sobre la empresa.
Fase de Ejecucin: revisin de expedientes de
las compras realizadas por la empresa.
Realizacin de rdenes de Pago para ser
enviados al departamento de contabilidad.
Inventarios de Bienes Nacionales; de igual forma
se lleva Control de los Gastos que entran y salen
de la misin mercal.
Elaboracin de cuadros de rdenes de Compras y de
Rendicin, el mismo se lleva a caracas cada mes (se
encarga la Administradora.)
Archivar expedientes de Gastos de Funcionamiento,
Otros Programas, Transporte y Fideicomiso.

Distribucin de materiales(papelera y limpieza), a los

mdulos de mercal este entre otros casos

Fuente: Elis Blanco (Analista de Administracin, 2013)

CRONOGRAMA
DE
EJECUCIN
Una (2) semana

Dos (2) semanas

Dos (2) semanas
Una (2) semana

Dos (2) semanas

Una (2) semana

En el siguiente cuadro, se muestran las actividades realizadas efectivamente durante la

pasanta, la cual se llev a cabo en el Departamento de Administracin.
Cuadro 2. Cronograma de actividades realizadas
Fase Introductoria: presentacin al personal e induccin
general sobre la empresa.

Una semana(1)
07/01 al 11/01

Fase de Ejecucin
Departamento de Administracin:
Armado de Documentos ( comprobante, Hoja de
Ruta, Orden de Compra)

Una semana(1)
14/01 al 18/01

Revisin de Expedientes ( clculo de los precios de

los productos)

Una semana (1)

Del 21/01 al 25/01

Elaboracin de rdenes de Pago

Dos Semanas(2)
28/01 al 08/02

Elaboracin de cuadros de Relacin de Ordenes de

Compras y Rendicin de los expedientes relacionados
con los gastos que se realizaron en la empresa

Una Semana(1)
11/02 al 15/02

Elaboracin de Escritos ( memorndum)

Una semana (1)

Del 18/01 al 01/03

Archivar los expedientes una vez de hacerse todos los

procesos anteriores

Una semana (1)

Del 04/03 al 15/03

No tuve actividades por motivo de auditora en la

empresa Mercal C.A.

Dos semanas(2)
18/03 al 22/03

Inventario de Bienes Nacionales Muebles de la

empresa.

Dos semanas (1)

25/03 al 29/03

Fuente: elaboracin propia, 2013.

Objetivos del informe

Objetivo General
Explicar

los

procedimientos

empleados en

la empresa MERCAL C.A. Sucursal

Maiqueta realizados en los diferentes trmites de mercancas conforme a lo establecido

en las normas y procedimientos de la empresa e internacional vigente.

Objetivos Especficos

Conocer la resea, estructura organizativa y funcional de la empresa MERCAL

C.A.

Describir el funcionamiento de las operaciones administrativas realizadas en la

empresa.

Explicar, por medio de un caso prctico, los trmites a una compra de Atn en
Aceite Vegetal y Jurel al Natural realizada por la empresa. m

CAPTULO I
ASPECTOS RELATIVOS A LA EMPRESA
1.1 Razn Social
MERCADOS DE ALIMENTOS MERCAL C.A
Ramo que se desempea: Distribucin y venta de alimentos subsidiados por el estado.

RIF: G-20003591-9
NIT: 0279642902
1.2 Direccin Fiscal
Calle El Desvo, Pariata, Adyacente al Liceo Licenciado Francisco Aranda, Parroquia
Maiqueta, Edo. Vargas, Repblica Bolivariana de Venezuela.

1.3 Resea histrica de la empresa

La Misin MERCAL tiene su gnesis en acontecimientos ocurridos entre diciembre del ao
2002 y enero de 2003. En esos meses nuestro pas vivi las horas ms angustiosas a
consecuencia del nefasto sabotaje cometido contra el pueblo venezolano: la paralizacin de
nuestra principal industria, PDVSA. Esa paralizacin gener un grave problema con la
alimentacin del pueblo, las principales industrias de produccin y comercializacin de
alimentos se sumaron al vil sabotaje y por esta razn el Estado asume la responsabilidad de
garantizar la seguridad alimentaria con la creacin del Plan Especial de Seguridad
Alimentaria (PESA), donde se conjug el esfuerzo de empresas como CASA y PROAL,
ambas, apoyadas en el hombro inquebrantable de nuestra gloriosa Fuerza Armada
Nacional.
Aquel esfuerzo mancomunado pronto se vio organizado con la iniciativa del Comandante
Hugo Chvez al proponer la creacin de un sistema logstico, basado en la planificacin de

jornadas de ventas de alimentos realizadas al aire libre en las comunidades ms

desasistidas, a objeto de ofrecer alimentos bajo un esquema de precios accesibles; de este
modo, se prevena cualquier otro intento de vulnerar el derecho de los venezolanos y
venezolanas de alimentarse y es

por ello que nace Mercados de Alimentos, CA.

(MERCAL).
El 22 de abril de 2003, MERCAL inicia sus actividades con la inauguracin de un Mercal
Tipo I realizada en el Sector Ruiz Pineda de la Parroquia Caricuao. Este fue el primer
establecimiento en aperturarse

fue comandado por el ciudadano Presidente de la

Repblica Bolivariana de Venezuela, Hugo Chvez Fras, quien con orgullo y su

acostumbrado furor indic que se daba inicio a la primera etapa de MERCAL. Triunfar,
triunfar y triunfar, ese es el destino de nuestro pueblo as lo hizo saber el Comandante
Presidente, dando paso a MERCAL que se constituy en uno de los programas sociales que
impuls el Gobierno Bolivariano para garantizar la cesta alimentara a los ms desposedos.
En sus inicios

MERCAL beneficiaba a 55.632 personas y contaba con cinco (5)

establecimientos: tres (3) Mercales Tipo I y dos (2) Centros de Acopio; sin embargo, la
revolucin activ sus mecanismos para la ampliacin de los puntos de venta y al cierre del
2003, la red contaba con 1.625 establecimientos, pero la tarea no concluy all, se han
realizado importantes esfuerzos para que el pueblo pueda acceder a los alimentos y es por
ello que al cierre del 2009, MERCAL ha experimentado un gigantesco incremento de
beneficiarios elevando la cifra a ms de 10 millones de personas. En el 2010, cuenta con
ms de diecisis mil ochocientos puntos de venta distribuidos en: 210 Mercales Tipo I, 991
Mercales Tipo II, 36 Supermercales de vveres, 114 centros de acopio, 4 centros
frigorficos, 3 Supermercales de hortalizas, frutas y verduras, 346 Mercalitos mviles,
1.695 Mercalitos comunales y 13.417 Mercalitos.
A travs del tiempo se ha logrado una conexin entre el pueblo y el Estado, pues esta
Misin trabaja de la mano de los comits de alimentacin de los Consejos Comunales
(anteriormente gabinetes de alimentacin) para fortalecer la Soberana y Seguridad

Alimentaria de todo el pas, siempre basados en la premisa de que un pueblo libre y

organizado, debe velar junto al Estado para que la poblacin disfrute, goce, y ejerza su
derecho a recibir una alimentacin sana, de calidad y a precios justos.
En el transcurrir de los aos, MERCAL ha reacondicionado sus infraestructuras para elevar
la cantidad de toneladas de alimentos segn las necesidades del pueblo. Tambin ha
celebrado convenios estratgicos con productores locales para arrimar sus productos hasta
los puntos de venta ms convenientes para los habitantes de las zonas beneficiadas, todo
esto, ha incidido significativamente en la creacin de empleos directos e indirectos, lo cual
se traduce en una mejora del sector productivo regional y en consecuencia, la reactivacin
de la economa nacional.
La implementacin de las jornadas de alimentacin tales como operativos, mercados a cielo
abierto, halla casos socialistas, operativos especiales de azcar, entre otros, han logrado
canalizar y atender la necesidad de los venezolanos y venezolanas que durante muchos aos
se vieron olvidados por los gobiernos capitalistas. Otra idea que tiene races puramente
socialistas, es la creacin de la frmula llamada Mercalitos Comunales cuya estructura
busca fortalecer la organizacin de las comunidades para garantizar la transferencia de
poder al pueblo.
Hasta el 2010 MERCAL, ha expendido ms de 8.4 millones de toneladas y ha garantizado
el acceso a una cesta alimentara balanceada para los sectores de menores recursos,
evolucionando con numerosos beneficiarios desde la creacin de esta misin, garantizando
no slo el soberano derecho a la alimentacin al pueblo venezolano, sino que tambin se ha
transformado en una importante empresa donde laboran de forma directa ms de 8 mil
trabajadores y de forma indirecta ms de 40 mil personas a nivel nacional. Todo esto ha
sido el resultado de un exhaustivo trabajo cargado de compromiso y lealtad por parte de su
talento humano.
Fuente: Mercal 2013, pgina web: www.mercal.gob.ve/.

1.4 Misin de la empresa Mercado de Alimentos C.A. (MERCAL)

MERCAL, C.A., tiene como misin efectuar el mercadeo y comercializacin, permanente,

al mayor y detal de productos alimenticios y otros productos de primera necesidad,
manteniendo la calidad, bajos precios y fcil acceso, para mantener abastecida a la
poblacin venezolana y muy especialmente la de escasos recursos econmicos,
incorporando al grupo familiar, a las pequeas empresas y a las cooperativas organizadas,
mediante puntos de comercio fijos y mviles; desarrollando una corporativa en todos sus
procesos y con apego a las normas que rigen la materia; para garantizar la seguridad
alimentaria.

1.5 Visin de la empresa Mercado de Alimentos C.A. (MERCAL)

Es una Empresa de comercializacin y mercadeo en forma directa y permanente de

productos alimenticios y otros de primera necesidad, manteniendo la calidad de los
mismos, a precios solidarios, alto compromiso social participativo, sentido corporativo y
presencia en el mbito nacional.

1.6 Valores de la Empresa Mercado de Alimentos C.A. (MERCAL)

Responsabilidad: Cumplimiento eficiente de las tareas en el marco de la

organizacin.

Lealtad: Identificacin de la gente con la institucin, se evidencia en un

comportamiento de permanencia.

Mstica: Actitud hacia el trabajo caracterizada por una disposicin a la entrega

personal en pro del pas y del logro de la mstica de la organizacin.

Sensibilidad Social: Responsabilidad tica y esttica con la sociedad.

Liderazgo: Capacidad de conducir a la gente donde ellos no pueden ir solos.

8

Comunicacin: Concebida como el intercambio oportuno de informacin amplia y

suficiente al interior y/o exterior de la organizacin se consideran un medio ms que

un valor.

Excelencia: Actitud permanente de mejoramiento de la productividad y la calidad

de vida personal.

Justicia: Dar lo debido y recibir lo adecuado.

tica: Mide la rectitud del comportamiento de los funcionario

Fuente: Mercal 2013, pgina web: www.mercal.gob.ve/.

1.7 Objetivo de la empresa Mercado de Alimentos C.A. (MERCAL)

El objeto fundamental de MERCAL es la comercializacin y el mercadeo de productos

alimenticios y de otros de primera necesidad para ser colocados al mayor o al detal, en
centros de venta fijos o mviles, previa captacin de comercio individuales, colectivas o
familiares.

1.8 Estructura Organizativa de la Empresa Mercado de Alimentos C.A

(MERCAL)
La empresa MERCAL C.A cuenta con una estructura organizacional, la cual se encuentra
definida en funcin de responsabilidades, autoridades y relacin de comunicacin como se
muestra a continuacin:

Figura 1. Estructura Organizativa de la Empresa

(Fuente: elaboracin propia, segn datos suministrados por Mercal C.A., 2013)

10

1.9 Estructura Organizativa del Departamento De Administracin

La pasante realiz sus actividades dentro de este Departamento, el cual tiene una estructura
organizativa tal como se aprecia en la Figura 2.

JEFE ESTADAL

COORDINADORA
DE
ADMINISTRACION

ANALISTA
ANALISTA

ASISTENTE

SUPERVISORA
DE BIENES
NACIONALES

Figura 2. Estructura Organizativa del Departamento de Administracin

(Fuente: elaboracin propia, segn datos suministrados por Mercal.C.A. 2013)

En la sede Maiqueta del Departamento Administracin se realiza rdenes de pago, de

compras de las mercancas suministradas por los proveedores, de tal forma creando un
compromiso con los mismos para sus respectivos pagos.

11

CAPTULO II

ACTIVIDADES REALIZADAS POR LA PASANTE DURANTE EL

PERODO DE PASANTAS EN LA EMPRESA MERCAL C. A.
(MAIQUETA)
2.1 Armado de documentos la pa
La Pasante en el Departamento de Administracin no solo se encargaba de recibir la
documentacin original del expediente a procesar, sino de armarla de la forma correcta que
establece el reglamento de la empresa, de tal forma que contenga:
* Comprobante
* Hoja de Ruta Factura Original
* Nota de Entrega con su acta de Recepcin
* La Orden de Compra con ajuste si lo tuviese
* Cuadro de precios
* Acto Motivado
* Acta de comercializacin
* Anlisis de Cotizacin
Estos mismos se deben asegurar que tengan sellos y firmas tanto de la empresa,
proveedores y jefe regional de la empresa.
2.2 Revision de Expedientes
Al llegar los expedientes al Departamento de Administracin una vez armado la pasante
revisaba y verificaba que la Documentacin tuviera la informacin correcta para cerciorarse
12

de que est completa y cumpla con los requisitos establecidos en la normativa vigente de la
empresa, que poseyera la factura original, firmas y sellos y que los precios de los productos
estuvieron correctos.

2.3 Elaboracin de rdenes de Pago

Una vez que se examina y verifica los expedientes. La Pasante elaboraba las rdenes de
pagos, estas rdenes se realizan para que se le pueda hacer los cheques correspondientes
para el pago de los proveedores por los productos vendidos a la empresa. Para realizar este
proceso, MERCAL, C.A., tiene un sistema llamado SIGA, donde se introducen los datos
expresados en la Orden de Compra y factura. A continuacin, se presentan una serie de
imgenes donde se explica paso a paso el proceso de Orden de Pago.
-

Se tilda la opcin de SIGA

Figura 3.Sistema SIGA

(Fuente: Sistema siga de MERCAL, C.A, 2013)

13

Figura 4. SIGA
(Fuente: Sistema siga de MERCAL, C.A, 2013)

- Una vez abierto el sistema Se ingresaron los datos suministrados por la empresa

Figura 5. SIGA. CIDESA

(Fuente: Sistema siga de MERCAL, C.A, 2013)

14

1) Segn el medio en que se ingresa a la Orden de Pago se deba seleccionar en Sima,

Tesorera y luego Ordenamiento de Pago Para su elaboracin, como se muestra en
la imagen.

Figura 6. Ejecutable SIGA.

(Fuente: Sistema siga de MERCAL, C.A, 2013)

2) Se muestra el ejecutable del sistema, para procesar con la elaboracin de la Orden

De Pago

15

Figura 7. Casilla Tipo de Orden de Pago

(Fuente: Sistema siga de MERCAL, C.A, 2013)

3) Haciendo clic en la pestaa de tipo se coloca el tipo de Orden de Pago, y

nuevamente dndole Ente empieza el proceso de elaboracin de Orden de Pago.

16

Figura 8. Referencia de la Orden de Compra

(Fuente: Sistema siga de MERCAL, C.A, 2013)

4) Se colocaron la referencia del expediente, yndose a la hoja de la Orden De Compra

del mismo.

17

Figura 9. Informacin de la Orden de Compra

(Fuente: Sistema siga de MERCAL, C.A, 2013)

5) Este presenta la informacin correspondiente al proveedor para poder dar a la

opcin de salvar y Salir para recuperar la informacin y comenzar con la orden de
pago vigente.

18

Figura 10. Informacin del Proveedor

(Fuente: Sistema siga de MERCAL, C.A, 2013)

6) Se presentaron la informacin del proveedor.

19

Figura 11. Concepto de la Orden de Pago

(Fuente: Sistema siga de MERCAL, C.A, 2013)

7) Se tiende a comenzar a llenar el concepto con los datos del proveedor

suministrados en el expediente, una vez terminado seleccionamos la pestaa de
retenciones si este lo tuviese.

20

Figura 12. Tipo de Retencin

(Fuente: Sistema siga de MERCAL, C.A, 2013)

8) Se colocaron el tipo de retencin que se le retuvo al proveedor por el pago de

impuesto

21

Figura 13. Datos de la Factura

(Fuente: Sistema siga de MERCAL, C.A, 2013)

9) Se selecciono la pestaa de FAC, que es aquella donde se ingresaron los datos de la

factura del proveedor

22

Figura 14. Pestaa salvar la Informacin

(Fuente: Sistema siga de MERCAL, C.A, 2013)

10) Una vez ingresados todos los datos del proveedor se le da a la opcin de salvar para
s guardar la informacin suministrada y poder obtener la orden de pago del
proveedor.

23

Figura 15. Comprobante de la Orden de Pago

(Fuente: Sistema siga de MERCAL, C.A, 2013)

11) Una vez salvada la informacin este tiende a arrojar el comprobante para verificar
que los datos ingresados estn correctamente.

24

Figura 16. Pestaa de salvar la Informacin

(Fuente: Sistema siga de MERCAL, C.A, 2013)

12) Una vez verificada la informacin nuevamente se le da a la opcin de salvar para

que esta pueda arrojar el numero de comprobante con el que se va a guardar la
orden de Pago del proveedor.

25

Figura 17. Numero de Comprobante

(Fuente: Sistema siga de MERCAL, C.A, 2013)

13) Al guardar la fase anterior, el sistema arroj un nmero de comprobante, el cual se

registr el expediente, a este se le da a la pestaa aceptar para si poder guardar el
mismo.

26

Figura 18. SIGA

(Fuente: Sistema siga de MERCAL, C.A, 2013)

15) Al guardar la fase anterior, el sistema nuevamente arroj otro nmero para la orden de
pago, el cual se registr en el expediente.

27

Figura 19. Opcin de Imprimir la Orden de Pago

(Fuente: Sistema siga de MERCAL, C.A, 2013)

14) Finalmente se tiende a seleccionar la pestaa de, imprimir la orden de pago con el
detalle de la factura. Para obtener a esta le damos a la opcin de SI.

2.4 Elaboracin de cuadros de Relacin de Ordenes de Compras y Rendicin

Cuando los expedientes se cancelan

la Pasante elabora un cuadro en Excel para

relacionarlos en un memorndum y as poder ser llevados a la sede principal de caracas

para su liberacin.
28

2.5 Elaboracin de Escritos

La Pasante realiza memos con el objetivo que todas las informaciones suministradas a las
otras coordinaciones o sede, sean llegadas de tal manera de comunicar en forma breve
asuntos de carcter administrativos a personas de la empresa, institucin o dependencia de
gobierno. Regularmente este documento se elabora en hojas de papel media carta. Tambin
hay formatos que llevan impreso el nombre de MEMORANDUM con el logo de la
empresa.
La estructura del documento consta de las siguientes partes:

Nombre(s) de a quien se dirige

Nombre(s) del remitente(s)
Fecha
Asunto
Escrito redactado brevemente.
Firma(s)

2.6 Archivar
Una vez que se realiza todos los procesos anteriores la Pasante archiva en carpetas los
expedientes, indicando las diferentes categoras de cmo se clasifican, esto segn el nmero
de cheques, ya sea de mayor a menor.

2.7 Inventario de Bienes Nacionales Muebles

El departamento de administracin no solo se encarga de la Documentacin sino tambin
de realizar inventarios sobre los bienes muebles que contenga la empresa, clasificndolos
por departamentos, la pasante se encargo de este proceso.
29

CAPTULO III
CASO PRCTICO: Compra de Alimentos para la Red Mercal

Mercados de Alimentos C.A (MERCAL, C.A) procede a tramitar compra de alimento

de cajas de Atn en Aceite Vegetal y Jurel al Natural; en el siguiente procedimiento:

Incorporacin del producto a la Red Mercal

El da 25 de Marzo de 2013, en el Departamento de Mercadeo y Ventas del Estado

Vargas

la Pasante realiz estudios de investigacin de mercado de alimentos para

transmitir la Informacin a travs de un Cuadro de precios con fecha de mismo da al

Departamento de Compras de las cantidades a comprar y del precio de ventas de los
productos ms competitivos y favorables para que Mercal comercialice en la Red Directa
(Mercales Fijos) y en la Red Indirecta (Bodegas Mviles). (VER ANEXO 1 y 2).

Apertura del expediente

El da 26 de Marzo de 2013 la pasante pas el expediente al departamento de

Compras para planificar el abastecimiento de los productos regionales para la
comercializacin a travs de la Red Comercial, tomando en consideracin los siguientes
aspectos: actualizacin del inventario, rotacin del producto, capacidad de almacenaje,
condiciones de conservacin, transporte y armona con el Plan de Compras Nacionales.

30

Orden para realizar la Compra del producto

Culminado el proceso anterior la Pasante dio inicio a la apertura del sistema SIGA
para la apertura de La Orden de Compra del producto donde se coloco:

Nombre del Proveedor

Direccin

Motivo de la compra

Denominacin de los productos

Total en Bs de la Compra

Rif del Proveedor

Fecha de Emisin

Retencin de Impuesto.

Esta debe estar firmada por el Coordinador Estadal, Administrador y Jefe de

Compras.

El sistema valido esta informacin y arrojo el Nmero de Expediente. (VER ANEXO 3)

Ajuste a la Orden de Compra

Seguidamente el da 29 de Marzo en el mismo Departamento de Compras y Ventas

la pasantese ingres al sistema SIGA para realizar un ajuste a la Orden de Compra el cual
arrojo el

N 00004429 de fecha 29/03/2013, se realiza por despachar menos de lo

Comprado, este tiene un monto de 247,968.00 Bs con una retencin de I.V.A de 26,568 Bs.
(VER ANEXO 4)

31

Elaboracin de Factura

El Departamento de compra tambin es el encargado de elaborar la factura del

proveedor por la compra del producto, esta fue realizada con el N 180843 de fecha 29 de
Marzo de 2013 con N de Control 00-037707 con el monto del Ajuste nombrado
anteriormente. Se imprime y se procede a realizar la hoja de Ruta la cual es elaborada y
entregada por la pasante junto con la documentacin dirigida a los Departamentos de
Contabilidad, Administracin y Finanzas. (VER ANEXO 5)

Ejecucin de la HOJA DE RUTA

La hoja de ruta es realizada como requisito primordial de que conste que el

expediente por la compra realizada del producto fue recibido y aprobado por los
departamentos principales de la empresa MERCAL C.A., este lleva los datos del mismo,
es realiza con el numero HRV204/12 para la RED COMERCIAL. (VER ANEXO 6 y 7)

El juego de Documentos se entrega en el Departamento de Administracin, contenido por:

Cuadro de Precios

Orden de Compra

Ajuste Orden de Compra

Factura

Hoja de ruta

32

La Pasante se encarg de verificar que la mercanca comprada concuerde con las

referencias de la factura, unidades y monto por unidad, estando conforme, la
administradora firma la documentacin para proceder al pago de la misma.
Pago del Producto
El da 30 de Marzo de 2013 en el Departamento de Administracin la Pasante
procedi al pago del producto esto se hace mediante una orden de pago que fue definida
con N 00023739 de fecha 30/03/2013 con monto de 223,614 Bs, ya que se le retuvo
aparte un 2% de Responsabilidad Social por el monto excedido al que seala el reglamento
de la empresa segn Decreto 4998, para si poder cancelar la factura emitida por el
proveedor. La pasante se encarg de la apertura del expediente en el mismo departamento.
(VER ANEXO 8)

Una vez culminado este proceso la Pasante pasa el expediente al Departamento de

Contabilidad para proceder a la realizacin del comprobante Contable el cual se crea con
N 220900000361 de fecha 02/04/2013. . (VER ANEXO 9).

Siendo el siguiente paso la elaboracin del cheque por el Departamento de

Finanzas, para la cancelacin de Gastos por la compra
IMPORT C.A con

a nombre de LEGUMNEZ

N 44005662 de fecha 03 de Abril de 2013 por un monto de

223,614.00 Bs. (VER ANEXO 10)

Venta del producto

Los productos de compras regionales debern ser pagados al contado por los
afiliados a la misin, ya que no est autorizada la venta a crdito de los mismos, esto para

33

los Mdulos Tipo II y Mercalitos (Bodegas Asociadas), los cuales a su vez deben vender
los productos al precio de venta que estipula Mercal, C.A.

El efectivo recaudado por la venta de productos adquiridos por las compras

regionales a la Red Directa, se depositar en una cuenta bancaria habilitada para tal fin,
trasladados y depositados por una empresa de transporte de valores. El Contador de la
Coordinacin Estadal, habilitar el Libro de Ventas Regionales para vaciar la
informacin enviada por los Centros de Acopio, Mdulos y Supermercales.

34

CONCLUSIONES
Mercal C.A. Coordinacin Regional del estado Vargas,

lleva

la

poltica

alimentaria en sus diversos eslabones de una forma impecable, creativa es decir a calidad,
con esmero y decisiones de acuerdo con las polticas nutricional del ejecutivo
regional.
La Coordinacin Regional a nivel departamental est bien distribuida. En lo que
respeta al espacio fsico, es muy reducido tomando en cuenta el personal que labora. El
eslogan que tiene esta Institucin la lleva con orgullo Garantizar la Seguridad
Alimentaria a Toda La Poblacin.; A nivel de actividades y programas se encuentra
activa, coordinada, posee un buen plan de trabajo con consejos comunales, grupos
sociales e instituciones.
Al referirse especficamente al trabajo realizado como pasante en la empresa Mercal
C.A, se logro describir, explicar y ejecutar los distintos procesos previstos en los objetivos
de este trabajo de investigacin.
Fue posible la participacin y total integracin, permitiendo conocer y participar en
las diferentes actividades realizadas por la empresa en pro del cumplimiento de sus
objetivos como organizacin.
Finalmente, este proceso de pasantas construy un puente de comunicacin entre la
los estudiantes de Administracin de la USB y la institucin (Mercal C.A.), ya que todo lo
aprendido durante este lapso fue importante para nuestro desarrollo como futuros
profesionales y siempre se mantuvieron presentes a apoyar el proyecto; los objetivos
fueron alcanzados con xito; fue posible la participacin y total integracin de la pasante al
grupo de trabajo de la empresa MERCAL, C.A. como un recurso en el desarrollo y
ejecucin de las distintas tareas y actividades que la empresa desempea.

35

RECOMENDACIONES
Una vez finalizada el informe de pasantas surgieron las siguientes recomendaciones:
A la Empresa
- La coordinacin debe elaborar o realizar reuniones continuas o peridicas, con el
personal que elabora en los diversos departamentos, para estimular una dinmica grupal
de accin reciproca a fin de lograr la cohesin en los trabajadores personales obrero,
empleado y directivo de Mercal.
- Realizar mesas de trabajo con el personal (debate poltico) para interactuar con la
finalidad de crear un ambiente que edifique en el da a da.
- Incorporar a la Institucin, personal especializado en Proyectos de Participacin y
Gestin Pblica a fin de desarrollar nuevos modelos, diseos, estrategia poltica.
. - Se recomienda que en coordinacin Vargas se disee una sala situacional para la
discusin y el dialogo, ya que se tienen las condiciones para hacerlo.
- La poltica que desarrolla la institucin es eficiente, pero se necesita ms personal que
realice el trabajo comunitario a nivel educativo en los diferentes programas que lleva
la institucin.
- Se requiere incorporar al personal con conocimiento en Proyectos de Participacin y
Gestin Pblica para que articule los programas con el poder popular en las comunidades,
grupos sociales e instituciones.
A la Universidad
- Seguir formando profesionales como lo han hecho hasta ahora.

36

FUENTES DE INFORMACIN
Manual de Normas y Procedimientos para las compras Regionales. (2006, Diciembre 29).
Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela, 38.313 (Ordinario), Noviembre
14, 2005.

Referencias Electrnicas:

Mercal,

C.A.

[Pgina

Web

en

lnea].

www.mercal.gob.ve/. [Consulta: 2013, Febrero].

37

Venezuela

2007.

Disponible:

http://

ANEXOS

ANEXO 1: Cuadro de Precios

39

ANEXO 2: Cuadro de Precios

40

ANEXO 3: Orden de Compra

41

ANEXO 4: Ajuste a Orden de Compra

42

ANEXO 5: Factura de Proveedor

43

ANEXO 6: Hoja de Ruta

44

ANEXO 7: Hoja de Ruta

45

ANEXO 8: Orden de Pago

46

ANEXO 9: Comprobante Contable

47

ANEXO 10: Comprobante del Cheque

48

ANEXO 11: Elaboracin Escrita

49