Cmo hacer un anlisis de costos

Un anlisis de costos (tambin llamado anlisis de costo-beneficio o ACB) es una descripcin

detallada de los riesgos y las ganancias potenciales de un emprendimiento. Este anlisis involucra
varios factores, incluyendo algunas consideraciones abstractas, por lo cual la creacin de un ACB
puede verse ms como un arte que como una ciencia. A pesar de esto, es imprescindible tener
una actitud cuantitativa. Un ACB es til a la hora de tomar muchos tipos de decisiones personales
y de negocios, especialmente aquellas que implican ganancias potenciales (aunque no
necesariamente tiene que ser as). Si bien realizar un ACB puede ser una tarea compleja, no es
necesario que seas un genio de los negocios para aprender a hacerlo. Cualquier persona que
est dispuesta a realizar una lluvia de ideas, investigar y analizar informacin, puede llevar a cabo
un ACB de gran calidad.

Pasos

1
Define la unidad de costo de tu ACB. Dado que el objetivo de un ACB es determinar si cierto
proyecto o emprendimiento es viable en consideracin del costo que implicara realizarlo, es
importante establecer desde un comienzo cules son las medidas de tu ACB en trminos de
"costo". Generalmente, un ACB mide costos literales en trminos de dinero, pero, en los casos en
los que el dinero no representa un problema, un ACB puede medir los costos en trminos de
tiempo, uso de energa, entre otras cosas.
o

A modo de demostracin, vamos a disear un ACB de ejemplo para este artculo.

Digamos que vamos a instalar un lucrativo puesto de venta de limonada durante los fines de
semana de este verano y que queremos realizar un anlisis de costos para ver si vale la pena

colocar un segundo puesto en el otro lado del pueblo. En este caso, nuestro inters principal es
saber si este segundo puesto hipottico nos hara ganar ms dinero a largo plazo o si los costos
asociados a la expansin seran excesivamente altos.

2
Haz una lista con los costos tangibles del proyecto previsto. Casi todos los proyectos
implican costos. Por ejemplo, los emprendimientos requieren inversiones monetarias iniciales para
comprar bienes y suministros, capacitar al personal y ese tipo de cosas. El primer paso para
realizar un ACB es realizar una lista minuciosa, exhaustiva y detallada de los costos del proyecto.
Se recomienda que investigues proyectos similares para descubrir costos que de otra forma no
hubieras tenido en cuenta. Los costos pueden provenir de eventos que ocurren una sola vez o de
gastos cotidianos. Los costos se deben basar en los precios de mercado actuales y en las
investigaciones realizadas (siempre que sea posible), pero de no ser posible, se deben realizar
estimaciones inteligentes.
o

A continuacin se muestran los tipos de costos que debes incluir en tu ACB:

El precio de los bienes o equipos asociados al proyecto

Costos de envo, manejo y transporte

Gastos operativos

Gastos de personal (salarios, entrenamiento, etc.)

Bienes inmuebles (alquiler de oficinas, etc.)

Seguros e impuestos

Servicios pblicos (electricidad, agua, etc.)

Hagamos una rpida lista detallada de los costos iniciales que requerir
nuestro puesto de limonadas hipottico.

Suministros (limones, hielo y azcar): $20 por da

Salario para dos encargados del puesto: $40 por da

Licuadora de buena calidad (para los batidos): costo por nica vez de $80

Refrigerador espacioso: costo por nica vez de $15

Madera y cartn para realizar el puesto y el cartel: costo por nica vez de $20

Nuestros ingresos por el puesto de limonada se encuentran libre de

impuestos, el costo del agua utilizada para hacer la limonada es insignificante y tenemos una
poltica de establecer nuestros puestos en parques pblicos, por lo que no tenemos gastos de
servicios pblicos ni bienes races.

3
Haz una lista de los costos intangibles. Es raro que los costos de un proyecto se compongan
nicamente de costos tangibles y reales. Generalmente, los ACBtambin tienen en cuenta las
demandas intangibles de un proyecto, cosas como el tiempo y la energa que se requieren para
completar el proyecto. Si bien estas cosas no se pueden vender ni comprar, los costos reales se
pueden asignar a ellos determinando la cantidad de dinero que uno estara dispuesto a gastar si
se utilizara para otro propsito. Por ejemplo, a pesar de que tomarse un ao de descanso para
escribir una novela es algo tcnicamente gratuito, uno debe tener en cuenta el hecho de que al
hacerlo dejar de percibir el salario durante un ao. Por lo tanto, en esta situacin, bsicamente
estamos intercambiando tiempo por dinero, comprando un ao para nosotros al precio de un ao
de salario.
A continuacin se muestran los tipos de costos intangibles que debes incluir

en tu ACB:

El costo de tiempo dedicado a un proyecto, es decir, el dinero

quepodras ganar si usaras ese tiempo en otra cosa

El costo de la energa utilizada en el proyecto

El costo de ajustar una rutina establecida

El costo de cualquier prdida de negocios posible durante la implementacin

del proyecto.

El valor del factor de riesgo de intangibles como seguridad y lealtad al cliente.

Tengamos en cuenta los costos intangibles de abrir un puesto de limonada

nuevo. Asumiremos que nuestro puesto actual genera $20 por hora, 8 horas por da, 2 das por
semana (sbado y domingo):
Cerrar el puesto de limonadas existente por un da para poder construir el

puesto nuevo, hacer los carteles y explorar sitios nuevos: prdida por nica vez de $160 de
ganancias.
Pasar 2 horas por semana durante las primeras 2 semanas trabajando en las

cuestiones de la cadena de suministros: prdida por nica vez de $80 en ganancias durante las
primeras 2 semanas.

4
Haz una lista de los beneficios esperados. El propsito de cualquier ACB es comparar los
beneficios de un proyecto con sus costos. Si los beneficios superan con claridad a los costos, el
proyecto seguramente funcionar. Para detallar los beneficios debes proceder de la misma forma
que con los costos, aunque lo ms probable es que tengas que recurrir a estimaciones con
fundamento lgico en mayor medida que cuando analizabas los costos. Intenta respaldar tus
estimados con evidencia obtenida en investigaciones o proyectos similares y asigna una cantidad
monetaria a cualquier forma de ingreso de dinero tangible o intangible que veas en tu proyecto.
A continuacin se muestran los tipos de beneficios que debes incluir en tu

ACB:

Ingresos producidos

Dinero ahorrado

Inters acumulado

Patrimonio construido

Tiempo y esfuerzo ahorrado

Clientes consolidados con el negocio

Ingresos intangibles como referencias, satisfaccin del cliente, empleados

ms felices, un lugar de trabajo ms seguro, etc.

Vamos a calcular los beneficios proyectados para nuestro puesto de

limonadas nuevo y proporcionar un fundamento para cada estimado:

Debido a la gran cantidad de personas que transitan a pie, un puesto de

venta de limonada compitiendo cerca del lugar hipottico de nuestro puesto nuevo deja una
increble ganancia de $40 por hora. Debido a que nuestro puesto nuevo competira con este
puesto por la misma base de clientes y no tenemos reconocimiento boca a boca en esta rea an,
vamos a suponer de forma conservadora que ganaremos menos de la mitad de eso, es decir, $15
por hora o $120 al da. Y esta cantidad aumentar a medida que se propague la palabra sobre
nuestros precios bajos.
La mayora de las semanas, terminaremos desperdiciando aproximadamente

$5 en limones que se echaron a perder. Proyectamos que podremos dividir de forma ms eficaz
nuestros suministros entre los dos puestos, con lo cual eliminaramos esta prdida. Debido a que
abriremos dos das a la semana (sbado y domingo), esto implica un ahorro de $2,5 al da.
Uno de los encargados de nuestro puesto vive muy cerca del sitio del puesto

nuevo. Si le permitimos que trabaje en el puesto nuevo (contratando a alguien para reemplazarlo
en el primer puesto), estimamos que podr utilizar el tiempo que dedicaba al traslado para
mantener el puesto abierto por media hora ms cada da, lo que equivale aproximadamente a
$7,5 adicionales cada da, dado nuestro estimado de la capacidad potencial de producir dinero
que tiene nuestro puesto.

5
Aade y compara los costos y los beneficios del proyecto. Esto es la esencia de todo ACB.
Por ltimo, es necesario determinar si los beneficios de nuestro proyecto superan a los costos. A
los beneficios cotidianos rstale los costos cotidianos, luego aade todos los costos que se
producen por nica vez para que puedas tener nocin del monto que necesitas para realizar la
inversin inicial del proyecto. Usando esta informacin, debes ser capaz de determinar si un
proyecto es rentable y factible.

Ahora vamos a comparar los costos y los beneficios de abrir un segundo

puesto de venta de limonada:

Costos cotidianos: $20 por da (suministros) + $40 por da (salarios) =$60 por

da

Beneficios cotidianos: $120 por da (ingresos) + $7,5 por da (media hora

adicional) + $2,5 por da (ahorros por los limones) = $130 por da

Costos de nica vez: $160 (cerrar el primer puesto durante un da) + $80

(problemas en la cadena de suministros) +$80 (batidora) + $15 (refrigerador) + $20 (madera,

cartn) = $355
Por lo tanto, con una inversin inicial de $355, podemos esperar que

obtendremos unos $70 por da ($130 - $60). Nada mal!

6
Calcula el tiempo de amortizacin del proyecto. Mientras ms rpido pueda pagarse un
proyecto, mejor. Teniendo en cuenta los costos y beneficios totales, determina la cantidad de
tiempo necesario para que puedas recuperar los costos proyectados de tu inversin inicial. En
otras palabras, divide el costo de tu inversin inicial por la cantidad de ingresos diarios,
semanales o mensuales esperados. De esta forma podrs determinar cuntos das, semanas o
meses necesitas para recuperar tu inversin inicial y comenzar a generar beneficios reales.

Nuestro puesto de venta de limonada hipottico tiene un costo inicial de $355

y estimamos que generar $70 al da. 355/70 da un total aproximado de 5, con lo cual sabemos
que (siempre y cuando nuestros estimados sean correctos) nuestro puesto nuevo se pagar por s
mismo en aproximadamente 5 das de funcionamiento. Pero debido a que nuestros puestos solo
abren los fines de semana, esto equivale a unas 2 o 3 semanas.

7
Usa tu ACB para informar tu decisin acerca de si vas a llevar a cabo (o no) tu proyecto. Si
los beneficios proyectados para tu emprendimiento superan con claridad a los costos y podrs
amortizar tu inversin inicial en un plazo de tiempo razonable, debes considerar seriamente poner
tu proyecto en marcha. Sin embargo, si no te queda bien en claro si el proyecto puede generar
ingresos adicionales a largo plazo o no sabes si vas a poder cubrir la inversin inicial en un lapso
de tiempo razonable, probablemente debas reconsiderar el proyecto o incluso descartarlo
totalmente.
Basndose en nuestro ACB, nuestro puesto de limonadas nuevo luce como

algo seguro. Se espera que pueda pagarse a s mismo en pocas semanas, momento a partir del
cual comenzar a generar beneficios. El verano es muy largo, por lo tanto, con algo de suerte,
podremos generar mucho ms dinero a largo plazo teniendo dos puestos que teniendo solo uno.

Consejos

Calcula el valor de un activo intangible usando el costo posible (o retorno) del intangible y
su probabilidad estadstica de que ocurra. Por ejemplo, un cliente podra enviarte una referencia,
con lo cual tu negocio tendr un ingreso adicional de $20. La probabilidad estadstica de que un
cliente enve una referencia es del 30%. Esto dara lugar a un valor de anlisis de costos y
beneficios de $6 por la referencia de ese cliente.

Todos los emprendimientos tienen costos y beneficios diferentes. Al momento de hacer la

lista con los montos proyectados, debes ser lo ms preciso y exhaustivo posible. Recuerda que
todo ayuda, por ms pequeo que sea.