Proyecto de Simulacion
Proyecto de Simulacion
Proyecto de Simulacion
*
Ingenieria industrial, Univesidad Tecnologica de Bolivar, Cartagena, Colombia
a* e-mail: eliana_0229@hotmail.com
b* e-mail: caterin-betancourt@hotmail.com
c* e-mail: belkisbuelvasc@gmail.com
Resumen
Centro Oftalmolgico Ebenezer S.A.S, es un centro de servicios oftalmolgicos de
ltima tecnologa, dedicados a la realizacin de procedimientos quirrgicos, consulta
especializada y ayudas diagnosticas en el rea de la salud ocular. Para usuarios
particulares, prepagadas o contrato mutual ser. Esta empresa busca ofrecer al sector
salud mediante la prestacin de sus servicios, alta tecnologa, confiabilidad, calidad
humana y efectividad a nivel regional y posicionarnos como lderes en turismo mdico.
Con altos estndares de calidad, que permitan contribuir al mejoramiento continuo de la
infraestructura regional. Inicialmente, se efectu el diagnstico de la situacin inicial de
la empresa analizando los factores que influyen en el proceso del agentamiento de citas
mdicas. Con base en estos criterios se identific la problemtica, la cual es la falta de
estandarizacin y capacidad de atencin para los procesos de agentamiento de citas
mdicas mediante plataformas telefnicas. Por esta razn se busca incorporar la
utilizacin de simulacin (Promodel) como herramienta de apoyo en la toma de
decisiones para el proceso de agentamiento de citas a travs de las llamadas telefnicas.
Abstract
Introduccin
La industria de los centros de atencin de llamadas o call centers surge inicialmente por
el inters de las grandes empresas de atender de forma masiva a sus potenciales clientes
y mantener un contacto proactivo con sus compradores, al igual que con sus
proveedores. Un call center se define como una empresa constituida por un conjunto de
recursos tecnolgicos, cuya principal actividad es lograr la interaccin y vinculacin de
clientes y potenciales clientes por medio de plataformas telefnicas integradas a
herramientas informticas [farn, s., 2012].Este trabajo presenta una breve descripcin
de la empresa, sus antecedentes histricos, la identificacin del problema, mtodo de
solucin y las oportunidades de mejora del sistema de llamadas del Call Center del
Centro Oftalmolgico Ebenezer S.A.S. Con la finalidad de iniciar un trabajo aplicativo
que permita estudiar la utilizacin de una herramienta de simulacin de eventos
discretos, para evaluar la medida de desempeo y toma de decisiones, acerca de la
operacin de recibir las llamadas telefnicas desde el Call Center para realizar el
agendamiento de citas mdicas. Principalmente, se analiz el proceso actual de recesin
de llamadas segn tipo de contrato (prepagadas o particulares y mutual ser), el
conocimiento que tienen los agentes operadores sobre el proceso y la infraestructura
instalada por la empresa. El objeto de estudio consiste en eestablecer un modelo
estndar de atencin que permita mejorar el desempeo y disponibilidad de atencin de
llamadas telefnica del call center, para el agentamiento de citas oftalmolgica. Se
determin que, para alcanzar dicho fin, la implementacin de un software de simulacin
brindara las herramientas necesarias para la evaluacin de dicho propsito.
Antecedentes
Servicios y procedimientos
En esta Valorizacin
Oftalmolgica Integral, el
paciente recorre 7 equipos de
diagnstico de la ms alta
tecnologa. Cada uno de ellos,
Chequeo est especializado en evaluar una
oftalmolgico parte y/o funcin especfica del
Integral sistema visual. Finalizado el
recorrido, se recibe la valoracin
de un Optmetra y la consulta
especializada por un
Oftalmlogo.
- Cornea, Segmento Anterior y
Catarata.
- Oftalmologa Peditrica y
Procedimiento Estrabismo
s Quirrgicos - Ciruga Oculoplstica.
- Ciruga de Retina y Vtreo.
- Ciruga de Glaucoma
La catarata es la prdida de la
transparencia del cristalino, una
parte de nuestro ojo que cumple
las funciones de un lente,
enfocando las imgenes en la
retina. La mayora de las veces,
se presenta como un sntoma
Ciruga de asociado con la edad. Sin
Cataratas embargo, puede aparecer en
cualquier etapa de la vida.
Una solucin para este problema
visual es la moderna ciruga de
catarata con el lser LenSx,
rpida, sin hospitalizacin, sin
bistur y sin dolor.
- Oftalmologa general.
- Oftalmologa especialidad
segmento anterior.
- Oftalmologa especialidad
Glaucoma.
- Oftalmologa especialidad
Consulta peditrica.
oftalmolgica - Oftalmologa especialidad
retina.
- Oftalmologa especialidad
oculoplastia.
- Oftalmologa especialidad
Neuro-oftalmologa
Es un procedimiento correctivo
para problemas visuales como la
miopa, la hipermetropa y el
Ciruga astigmatismo. En breves
Refractiva con palabras, esta ciruga es la que le
lser permite al paciente dejar de usar
anteojos al instante.
- Capsulotoma.
- Iridotoma.
- Iridoplastia.
Procedimiento - Fotocoagulacin.
Lser - Panfotocoagulacin.
- Trabeculoplastia laser
TonoPaquimetra Automatizada
de No contacto. Biometra,
Campo Visual Computarizados,
Pentacam, Topografa de Cornea,
Exmenes de Paquimetra, Recuento de
diagnsticos Clulas Endoteliales,
Interferometra, Fotografa,
digitalizada de Segmento
Anterior, Fotografa digitalizada
de Segmento Posterior, Terapia
ortptica, Tomografa ptica
Coherente Seg. Anterior,
Tomografa ptica Coherente
Seg. Posterior, Angiografa
Fluorescenica Digitalizada.
- Ecografa Ocular
- Angiografa Fluoresceinica
Digitalizada
- Paquimetra Crnea
- Fotografa a Color Digitalizada
de Segmento Posterior
- Campo Visual Computarizado
Diagnostico Azul Amarillo
- Biometra
- Tomografa ptica Coherente
1.2.2. Visin
Ser reconocidos como el mejor centro oftalmolgico de referencia con alta
tecnologa, confiabilidad, calidad humana y efectividad en la prestacin de
servicios a nivel regional y posicionarnos como lderes en turismo mdico.
La razn de ser de un call center es lograr que sus clientes sean ms productivos en
sus negocios a travs del servicio que ofrecemos. Lograr que los clientes de los call
center se enfoquen ms a su negocio, que sean ms agiles en su operacin, y que sean
ms eficientes en cuanto a sus resultados1. Para ello, las empresas deben ser capaces
de combinar nuevas tecnologas con una nueva actitud hacia la forma en que sus
agentes (y la propia empresa) deciden interactuar con los clientes2.Es por ello que el
estudio apunta a afrontar un problema recurrente en estos, como es el de la
distribucin y la cantidad de servidores a utilizar [Paternina, C. et al., 2000`].3
Es necesario que se generen diversos escenarios donde se puedan mejorar los problemas
existentes en l, para ello el modelo de simulacin debe capturar las complejidades y la
aleatoriedad que el Call Center tenga, vale decir, aleatoriedad en la llegada de
llamadas y en tiempos de atencin, ruteo de llamadas basado en habilidades o skills
y la disposicin a esperar por parte de los clientes4.
Se deben que tener en cuenta indicadores tales como: el nivel de servicio, de atencin y
de utilizacin, con el fin de mejorar la calidad de estos. Es importante buscar un
escenario base a estudiar, un da hbil que tenga una demanda total parecida al
promedio de demandas totales de los das hbiles en los meses (4) previos a la
realizacin de la simulacin.
1 http://ri.ufg.edu.sv/jspui/bitstream/11592/7266/2/658.314-Q7p-Capitulo%20I.pdf
2 http://www-935.ibm.com/services/us/gbs/bus/pdf/the-contact-center-of-the-future.pdf
3 https://rev-inv-ope.univ-paris1.fr/files/36215/36215-09.pdf
4 https://repositorio.uc.cl/bitstream/handle/11534/1863/550926.pdf?sequence=1
Mediante el uso del paquete de conexin de archivos externos, se estableci en el
mismo la posibilidad de migrar informacin registrada en tablas de Excel, que
permiten que los usuarios interacten con el modelo, teniendo as la oportunidad de
especificar o cambiar ciertas condiciones de las variables de entrada, que para el caso,
fue usada como plataforma de ingreso de los tiempos de atencin en las distintas
locaciones. Asignndole a los mismos tiempos de incertidumbre mxima, es decir,
comportamientos aleatorios de distribucin uniforme con parmetros establecidos
segn referencias secundarias [Farn, S., 2012; Paternina, C. et al., 2000;10].
Objetivos Especficos
Realizar el levantamiento de la informacin relacionada con los procesos
seleccionados.
Establecer un modelo estndar de atencin que mejore el desempeo y
disponibilidad de atencin del call center.
Lograr el mximo agendamiento de pacientes en la lnea prepagada y de
particulares.
Desarrollar una herramienta de estudio para mejorar la toma de decisiones
administrativas.
Diagnostico.
Para la identificacin del problema se realiz una entrevista programada con alguno de
los empleados operadores del call center, coordinador del rea (encargado de rendir
informe estadstico de desempeo) Evangelina Batista operador prepagadas y
particulares, Carolina Bolivar y Julia Valdes operadoras contrato mutual y Felly Rodelo
coordinadora del rea. Gracias a la entrevista fue posible evidenciar la necesidad que
tiene el Centro Oftalmolgico Ebenezer, por mejorar el rendimiento de su operador call
center lnea prepagada y garantizar la disponibilidad de agentamiento mxima posible, y
la mnima posible para garantizar el agentamiento de 3000 pacientes por mes, por las
llamadas atendidas por los operadores del contrato mutual. Gracias a las entrevistas que
se realizaron en la empresa se evidencio la necesidad de priorizar el problema de
optimizar el desempeo y disponibilidad de atencin de llamadas telefnicas del call
center para maximizar la disponibilidad de agentamiento de citas oftalmolgicas por la
lnea prepagada y particulares, y determinar la minima disponibilidad de atencin para
garantizar el agendamiento de 3000 pacientes por las lneas del contrato Mutual Ser.
Variables y Parmetros
= 22.000
Datos disponibles
El Centro Oftalmolgico Ebenezer S.A.S en su proceso comercial de atencin al
cliente, mediante plataforma telefnica para el agendamiento de citas
oftalmolgicas cuenta con la siguiente infraestructura:
Infraestructura:
Personar de trabajo
Jornada de trabajo
Servicio Mutual: Los operadores 251 y 253 de (8:00 a.m a 6:00p.m) de lunes a viernes.
El operador 254 para pacientes prepagada y particulares, con un periodo de atencin de
11 horas (7:00 a.m a 5:00 p.m) de lunes a viernes y sabados de 7:00 a.m a 12:00 p.m
Tiempo promedio de atencin telefnica 3 minutos para prepagada y 4 para mutual
Anlisis de causas
Entrevista
Segn entrevistas al personal de trabajo, se pudo determinar lo siguiente:
- Se necesita ms personal. - Se necesita mejorar la plataforma de llamadas.
- Se necesitan mejorar el proceso de atencin de llamadas.
DEFINICIN DE TERMINOS
1. Llamadas Atendidas: Son aquellas que entraron en la cola del sistema, alcanzaron a
timbrar en la extensin y fueron contestadas.
2. Llamadas NO Atendidas: Aquellas llamadas que entraron en la cola del sistema,
alcanzaron a timbrar en la extensin y no fueron contestadas.
3. Intentos Fallidos: Son aquellos intentos de llamadas, que pueden ser nmeros
telefnicos repetitivos en su intento por comunicarse, que en ese momento no
lograron que su llamada timbrara en la extensin.
4. Llamadas Fallidas: Son aquellos intentos fallidos agrupados por lneas telefnicas
que intentaron comunicarse. Es decir, solo se cuenta un intento por lnea telefnica.
Total llamadas
Entrantes
Estado Ext 251 Ext 253 Ext 254 TOTAL CALL CENTER
NO ANSWER 1 5 13 19
ANSWERED 21 102 87 210
LLAMADA FALLIDA 35 43 0 78
FAILED 1360 883 0 2243
Total llamadas 57 150 100 307
Total Intentos 1382 990 100 2472
251 253
FRECUENCI 22,2950 14,4754
A 82 098
Maximo 132 84
Minimo 1 1
Anlisis estadstico
Ingreso de una muestra de 50 datos obtenidos a partir de una tabla del registro de
llamadas de las ext. 251 y 254
Prueba de bondad y ajuste, para efectos del anlisis tomamos la distribucin con
un rango ms alto.
Distribuciones Ajustadas
Lognormal
media = 3,03242
desviacin estndar = 4,28102
Escala log: media = 0,561214
Escala log: desv. est. = 1,04704
Este anlisis muestra los resultados de ajustar una distribucin lognormal a los datos de
Minutos entre llamadas. Los parmetros estimados para la distribucin ajustada se
muestran en la tabla.
Prueba de Kolmogorov-Smirnov
Lognormal
DMAS 0,0419317
DMENOS 0,0773362
DN 0,0773362
Valor-P 0,925946
Esta tabla muestra los resultados de diversas pruebas realizadas para determinar si
Minutos entre llamadas(datos) puede modelarse adecuadamente con una distribucin
lognormal.
Debido a que el valor-P ms pequeo de las pruebas realizadas es mayor igual a 0,05,
no se puede rechazar la idea de que Minutos entre llamadas proviene de una distribucin
lognormal con 95% de confianza.
Histograma.
18 Distribucin
Lognormal
15
12
frecuencia
0
0 3 6 9 12 15
Minutos entre llamadas
Traza de Densidad para Minutos entre llamadas
0,16
0,12
densidad
0,08
0,04
0
0 3 6 9 12 15
Minutos entre llamadas
Ingreso de una muestra de 50 datos obtenidos a partir de una tabla del registro de
llamadas de la ext. 253. nos arroj que tienen una distribucin uniforme con lmite
inferior = 0.22, lmite superior = 7.58
Prueba de bondad y ajuste
Distribuciones Ajustadas
Uniforme
lmite inferior = 0,22
lmite superior = 7,58
Este anlisis muestra los resultados de ajustar una distribucin uniforme a los datos de
Minutos entre llamadas. Los parmetros estimados para la distribucin ajustada se
muestran en la tabla.
Pruebas de Bondad-de-Ajuste para Minutos entre llamadas
Prueba de Kolmogorov-Smirnov
Uniforme
DMAS 0,191739
DMENOS 0,145707
DN 0,191739
Valor-P 0,0506288
Esta tabla muestra los resultados de diversas pruebas realizadas para determinar si
Minutos entre llamadas(datos) puede modelarse adecuadamente con una distribucin
uniforme.
Debido a que el valor-P ms pequeo de las pruebas realizadas es mayor igual a 0,05,
no se puede rechazar la idea de que Minutos entre llamadas proviene de una distribucin
uniforme con 95% de confianza.
Histograma.
10 Distribucin
Uniforme
8
frecuencia
0
-1 1 3 5 7 9 11
Minutos entre llamadas
0,24
0,2
0,16
densidad
0,12
0,08
0,04
0
0 2 4 6 8
Minutos entre llamadas
Conclusin. Como se puede observar los datos de los tiempos entre llamadas de las ext.
251 y 254 se ajustaron a una distribucin log-normal y los datos de la ext. 253 se
ajustaron a una distribucin uniforme continua, ambas distribuciones son continuas.
Nota. Pon en la conclusin el porque se uni la extensin 251 con
la 254 y se separ de la 253 y que significa que las dos ajustes
arrojaran distribuciones continuas para el estudio que ests
haciendo
Referencias
Pginas de internet:
http://es.ccm.net/contents/210-centros-de-llamadas-centro-de-ayuda-centro-de-
llamadas