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TOMA DE INVENTARIO CODIGO: AGC-PG03

CICLICO Y CONCILIACION VERSION: 02
Fecha de Actualizacin: 09.04.08
DE PRODUCTO

1. AFECTA

El proceso de Gestin de Facturacin, Gestin de Despacho y Suministros e

Inventarios.

2. PROPSITO

Establecer un control ms constante sobre los inventarios fsicos, con el fin de

detectar, disminuir, identificar y solucionar a tiempo errores en facturacin,
compras, traslados y en general movimientos de inventarios.

3. POLTICA

Para CASAMOTOR S.A. es indispensable tener un procedimiento que contribuya

a un control ms estricto sobre el inventario fsico, siendo este uno de los
principales activos de la Compaa.

4. REFERENCIAS
Formato de Conteo Fsico, es un listado de SAP que se baja a Excel
Formato Medicin y liquidacin tanques producto a granel.
Formato Medicin y Liquidacin contenedores producto a granel.
Formato Medicin y liquidacin compartimentos vehculo granelero.
Formato de Acta de Inventario.
Formato de registro de parejas de conteo
Planilla de relacin de documentos de corte
Planilla de control de despachos durante el inventario

5. DEFINICIONES

Inventario Cclico: Inventario que se realiza para controlar el producto fsico de

una bodega, en un periodo inferior a un ao.
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DE PRODUCTO

Custodio: Persona encargada de la custodia del inventario fsico de bodega.

Plan de Accin: Conjunto de actividades compuesto por dos componentes:

1. Una vez se detecte el problema se debe identificar su causa.
2. Determinar e implantar medidas correctivas para no incurrir en el mismo error
Lista de Chequeo: Requisitos que aseguran que en la toma de inventario no se
presenten diferencias por falta de cierre de movimientos antes de su ejecucin.

ITEM PROCESO ACTIVIDAD

1 COMPRAS Revisar que los productos y cantidades registradas en el sistema
estn de acuerdo con lo recibido fsicamente y en la bodega
correcta.
Garantizar que todo producto recibido fsicamente esta registrado
en el sistema
2 TRASLADOS Revisar que los productos y cantidades registradas en el sistema
ENTRE BODEGAS estn de acuerdo con lo enviado fsicamente en la bodega correcta
y revisar el stock que se encuentra en traslados.
VER ANEXO 1
3 VENTAS Garantizar que todas las correcciones por devoluciones de
producto estn registradas en el sistema.
Garantizar que todos los productos entregados estn debidamente
facturados y contabilizados en SAP.

4 CONSUMOS Garantizar que los consumos en la operacin estn registrados

correctamente como facturacin a Casamotor.
VER ANEXO 2
5 VENTAS Revisar por la transaccin VF04 si existe alguna entrega que por
error del sistema este sin contabilizar.
6 PRODUCTO NO Cabe anotar que no debe existir productos entregados sin facturar,
FACUTRADO Y si los hay debe existir autorizacin expresa del Gerente de
ENTREGADO operaciones o del Jefe de compras
(REMISIONADO)
7 PRODUCTO Revisar el stock de producto bloqueado que generalmente obedece
BLOQUEADO a producto no conforme

8 OPERACIONES Diligenciar los documentos: Planilla de registro de parejas de

conteo, planilla de relacin de documentos de corte

9 OPERACIONES Imprimir listado de inventario

VER ANEXO 3
10 CONSIGNACION Esta figura se maneja expresamente en Yopal
DE EXXONMOBIL

Invitado a Inventario: Una mas personas que se encuentren actualmente

trabajando con Casamotor S.A. y haya firmado contrato, necesariamente ajeno al
personal que maneja la bodega y los productos que en ella se encuentran. Por
otro lado, pueden ser personas que no estn vinculadas laboralmente con
Casamotor S.A.

REQUISITO
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El Jefe de Bodega debe garantizar que los productos estn organizados por
referencias; de lo contrario se suspende el inventario y el Jefe de Bodega asume
la responsabilidad.

6. PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE

INICIO

Verificar la organizacin de las parejas de

1 Mesa de control
conteo
PREPARAR
INVENTARIO FSICO
Para el granel se debe verificar que los
instrumentos estn bien calibrados, las
tablas de aforo deben estar vigentes,
Jefe de Bodega
2 identificar los contenedores llenos y
Administrador
ALISTAR parcialmente llenos y asegurar que los
CONTEO carrotanques se encuentren en posicin
horizontal.
Verificar el cumplimiento de los Items de
4 la lista de Chequeo e imprimir el formato Mesa de control
REALIZAR LISTA de conteo fsico.
DE CHEQUEO

A
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Realiza el conteo del producto,

garantizando que la cantidad escrita en el
formato sea realmente la que encontr
fsicamente, en el caso de Graneles
diligenciar el instructivo
Medicin y liquidacin tanques
producto a granel. Personas encargada
Medicin y Liquidacin contenedores de realizar el
producto a granel Inventario fsico.
REALIZAR Medicin y liquidacin
5 CONTEO compartimentos vehculo granelero
Debe estar fechado y firmado por las
personas participantes del inventario.
El formato de conteo fsico no debe tener
tachones ni enmendaduras.

Los datos del conteo se deben diligenciar

6 en el formato de conteo fsico en Excel, y Encargado de la mesa
PASAR hacer la respectiva comparacin con el fin de control
INFORMACIN AL de resaltar las diferencias
FORMATO

A NO
HAY 12
DIFERENCIA
S?
SI
B
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B
Se realiza el reconteo de las diferencias
encontradas (Preferiblemente una persona
Personas encargada
diferente a la que cont inicialmente y que
9 de realizar el
no corresponda al rea de operaciones);
Inventario.
colocando en la casilla de reconteo (R) la
REALIZA cantidad encontrada.
RECONTEO

NO
B 12
HAY
DIFERENCIA
SI S?
Si definitivamente siguen existiendo
diferencias, se revisa el movimiento del
Jefe de Bodega y/o
10 producto adjuntando la documentacin
REVISA Administrador
correspondiente y se debe dar una
MOVIMIENTO DE explicacin de la diferencia.
PRODUCTO
Una vez detectado el error, en la
conciliacin se debe exponer el plan de Jefe de Bodega y/o
11
REALIZAR PLAN accin se describe la accin correctiva Administrador
DE ACCIN tomada con evidencia clara de la solucin.

Jefe de Bodega y/o

12
REALIZA ACTA DE Realiza el acta de inventarios. Administrador
INVENTARIOS

Imprime el acta de inventario. Estos

Jefe de Bodega y/o
13 documentos deben estar debidamente
Administrador
IMPRIME firmados y fechados.
DOCUMENTOS Y
FIRMA

C
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Enva la informacin por correo Jefe de Bodega y/o

14
electrnico Administrador
ENVA
INFORMACIN

Verifica que la informacin reportada

15 Jefe de Compras
VERIFICA LA coincida con el saldo fsico.
INFORMACIN

Retroalimenta todas las agencias con los Jefe de Compras y/o

16 resultados del inventario, con el objetivo Gerente de
REALIZA de no cometer errores. Operaciones
RETROALIMENTACIN

Elabora documentos de ajustes de

17 inventarios e imprime la documentacin Jefe de Compras
soporte.
ELABORA
DOCUMENTOS
El Area Contable revisa que los ajustes a
realizar estn enmarcados en las buenas
18 Contador
prcticas contables con los costos
REVISION DEL adecuados.
AREA CONTABLE
Solicita la autorizacin de ajustes de
19 Jefe de Compras
inventarios de acuerdo al DOAG.
SOLICITA
AUTORIZACIN

Realiza ajustes en el sistema SAP

20 coordinando con el administrador de la Jefe de Compras
sucursal y el jefe de bodega
REALIZA
AJUSTES
Reportar al rea financiera sobre el
21 resultado del inventario fsico. Jefe de Compras
INFORMA AL REA
ADMINISTRATIVA

Verificar con el contador que las notas Jefe de Compras y

22
elaboradas en el sistema sean realmente las Contador
REALIZA aprobadas.
CONCILICIACIN
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Enva la documentacin al Auxiliar de

23 Jefe de Compras
Archivo.
ENVA
DOCUMENTOS

FIN

ANEXO 1
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PROCESO DE TRASLADOS DE MERCANCIAS ENTRE

BODEGAS:

1. TRASLADO DE AGENCIA PARA ENTREGAR

DIRECTAMENTE AL CLIENTE:

Este caso se presenta cuando por razones comerciales o de ubicacin

el cliente es de una agencia, pero este requiere que le entreguen en
otra agencia de nuestra compaa:

1.1. La agencia que est realizando la venta debe realizar el

pedido en el sistema, este debe quedar liberado por cartera
para continuar el proceso.
1.2. El administrador de la agencia que solicita debe realizar
requerimiento va mail al administrador de la agencia que
debe entregar el producto, apuntando numero de pedido
aprobado por el sistema SAP.
1.3. El administrador de la agencia que entrega debe realizar la
verificacin del estado del pedido para proceder con la
autorizacin de entrega.
1.4. Se realiza el traslado por la transaccin MB1B clase de
movimiento 303, se informa a la agencia que solicita y al Jefe
de Compras para incluir estas entregas dentro del anlisis de
los pedidos
1.5. El Jefe de bodega debe realizar la entrega al cliente y hacer
firmar la remisin de traslado que arroja el sistema.
1.6. La agencia que solicita debe hacer la recepcin virtual del
traslado por la transaccin MB1B clase de movimiento 305.
1.7. La agencia que solicita debe realizar la factura y enviarla a su
cliente.

2. TRASLADO ENTRE AGENCIAS PARA ENTREGAR EN LAS

PROPIAS BODEGAS DE CASAMOTOR.
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2.1. El administrador de la agencia que requiere el traslado lo

solicita va mail al Jefe de Compras y al Gerente de
Operaciones, indicando el descuento que tiene el cliente que
requiere el producto
2.2. El Gerente de Operaciones enva la autorizacin va mail a la
sucursal que debe enviar el producto.
2.3. La agencia que enva debe realizar el traslado en SAP por la
transaccin MB1B clase de movimiento 303, imprimir el
comprobante y hacerlo firmar por el transportador.
2.4. Cuando la agencia que solicita recibe el traslado debe
ingresarlo por la transaccin MB1B clase de movimiento 305.

3. Es muy importante que los Jefes de bodega realicen la siguiente

verificacin el da programado para el desarrollo del inventario,
porque es un punto de control interno que va a realizarse por el
Jefe de compras mensualmente y es incluido dentro de los
parmetros de medicin para la gestin de los almacenes:

3.1. Entramos por la transaccin MB52

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3.Ejecutar

1.Digitar el nmero del

centro

2.Marcar representacin
no jerrquica
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3.2. Entramos a la pantalla visualizar stocks en almacn por material y

en la barra de herramientas: click

3.3. Seleccionar la disposicion click

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3.4. Inmediatamente despus sale una lista como la siguiente:

Cabe anotar que en esa lista deben aparecer nicamente los productos
que se encuentren pendientes de entrar porque estn siendo
transportados.

3.5. Si dentro de la lista salen productos que en efecto el Jefe de

bodega no est esperando o la agencia no solicit deben inspeccionar
el stock por MMBE

Digitar el numero y el
centro del material que
desean revisar
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3.6. El sistema arroja la siguiente pantalla donde figura la cantidad en

la columna traslado(centro)

3.7. Para revisar el movimiento del producto:

Clic en material
movements

Ubicarse encima de la
cantidad en traslado y clic
en entorno

3.8. Sale la lista del movimiento del producto, deben revisar los
documentos que tengan tipo de movimiento 303 y que la cantidad en
entrada este positiva
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Doble clik en el
documeto

En la vista info doc,

3.9. Aparece el documento de material: Aparece quien lo hizo y
en que centro
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Revisar este tipo de stock es muy importante porque de otras

sucursales pueden afectar su bodega, en el momento de hacer
inventario estos productos van a aparecer en la lista.

ANEXO 2
INSTRUCTIVO DE CONSUMOS
Cuando surge la necesidad del consumo en el rea de operaciones
(llantas, lubricantes, aditivos para vehculos), El administrador de la
agencia debe enviar solicitud va mail al Gerente de Operaciones,
relacionando los productos requeridos y las placas del vehiculo que
esta solicitando, cuando sea autorizado deben realizar una factura a
nombre de Casamotor S.A. y hacer constar el recibido por la persona
encargada del vehiculo, enviar la factura fsicamente por correo a
Contabilidad en Ibagu, igualmente enviar mail con los datos de
factura y el costo para que finalmente el Gerente de operaciones enve
la autorizacin a contabilidad para contabilizar la factura al gasto.
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ANEXO 3
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE INVENTARIOS EN SAP

A continuacin le envo la instruccin de un procedimiento fcil y rpido para la elaboracin de los

inventarios mensuales:

1. Por la transaccin MB52, en el campo Tipo de material pueden poner las siguientes opciones
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Digitar el centro y el almacn

Si desean pueden generar un reporte

por cada tipo de material

2. El reporte sale muy lago as que podemos generar una disposicin donde salga nicamente las
columnas que necesitamos

Click
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Emitido: MAR-07 Origen:
Reemplaza: Suministro e Inventarios Pgina 18 de 7

Click

3. El sistema genera el siguiente reporte, el cual puede ser exportado a excel

Para exportar a excel

4. Cuando tengan el reporte en Excel, le incluyen dos columnas ms para ingresar la cantidad fsica contada y
las diferencias.
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5. Vale aclarar que al momento de imprimir, deben dejar no visualizada la columna de libre utilizacin,
con el fin de no influenciar el resultado del inventario.

FORMATO ACTA DE INVENTARIO.xls

PLANILLA AUTOMATIZADA DE CONTROL DE DESPACHOS DURANTE EL

INVENTARIO.xls

PLANILLA REGISTRO DE PAREJAS DE CONTEO.xls

PLANILLA RELACION DOCUMENTOS DE CORTE.xls