Preventivas Correctivas

Acciones Preventivas y Correctivas.
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ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS
Revisado por: Comit Integrado Aprobado por: Representante por
de Gestin la Direccin
1. OBJETIVO.
Adoptar y estandarizar una metodologa que permita identificar,

dimensionar, analizar y eliminar las causas de de las no conformidades
reales o potenciales (Oportunidades de Mejora), determinando las
acciones preventivas o correctivas que permitan mitigar el impacto
causado y evitar su reincidencia o prevenir su ocurrencia
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todas las acciones preventivas y correctivas

resultantes de las no conformidades halladas en los servicios prestados
en cada uno de los procesos que hacen parte del Sistema de gestin de
Calidad de la Alcalda Municipal de La Virginia La Virginia y aquellas
acciones implementadas iniciativa de los responsables de los procesos
que procuran el mejoramiento de los mismos
3. RESPONSABLES.
Los Secretarios de Despacho, los Jefes de rea y los dueos de cada

proceso, son los responsables de realizar este procedimiento dentro de
la entidad. Adems es responsabilidad del Representante por la
Direccin, de verificar y realizar el seguimiento respectivo para lograr la
conformidad en la prestacin de los servicios, que permitan el
aseguramiento de la calidad de la Alcalda Municipal de La Virginia La
Virginia
4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
4.1 ACCIONES CORRECTIVAS (Oportunidades de Mejora): Accin

tomada para eliminar la causa de una No Conformidad y evitar que
vuelva a ocurrir.
4.2 ACCIN PREVENTIVA: Accin tomada para eliminar las causas de

una No Conformidad potencial y evitar que ocurra.
Palacio Municipal Cra 8 N. 5-35 NIT 891.480.027-1

PBX 3682673 FAX 3684543 www.lavirginia-risaralda.gov.co
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4.3 CORRECTIVO: Accin para eliminar el efecto de una No

Conformidad.
4.4 NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.
5. GENERALIDADES.
El presente procedimiento establece las pautas a aplicar tanto para el

caso de una Accin Correctiva, como de una Accin Preventiva.
La Administracin Central de La Virginia tomar acciones para prevenir o

eliminar la ocurrencia de de No Conformidades detectadas en los
servicios o procesos de su Sistema de Gestin de Calidad; para ello las
documenta en el formato A22FO-17 SOLICITUD DE ACCIONES
PREVENTIDAS Y CORRECTIVAS y en formato A22FO-17
LISTADO MAESTRO DE ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS
Las acciones que se generen por iniciativa propia de cualquier

funcionario que intervenga en el servicio o proceso, y que propenden
por el mejoramiento, se registra en el formato A22FO-19SOLICITUD
DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
Las No Conformidades que se detecten en las Auditoras Internas de

Calidad, se manejan y corrigen de acuerdo en lo establecido en el
procedimiento A22PC-03 AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
6. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 IDENTIFICACIN DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y

PREVENTIVAS (Oportunidades de Mejora)
Las fuentes bsicas de informacin para detectar las Acciones

Correctivas son:
Auditoras Internas.
Auditoras Externas

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Seguimientos Entes de Control

Revisin por la Direccin.
Quejas y Reclamos.
Encuestas de Satisfaccin
Auditoras, evaluaciones o seguimientos de Control Interno
Anlisis de datos del Sistema de Gestin de Calidad
Servicios No Conformes
Revisiones por la Direccin
Medicin y control de los procesos
Revisin y anlisis de los indicadores
Evaluaciones de satisfaccin de los usuarios
Sugerencias de mejoramiento del personal que interviene en el
proceso
Las Acciones Correctivas y Preventivas que se presentan en el Sistema

de Gestin de Calidad de la Alcalda Municipal de La Virginia La Virginia
se registran en el formato A22FO-18 SOLICTUD DE ACCIONES
PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS, ste es diligenciado por el personal
de la Administracin, capacitado para tal fin, conformando este grupo la
Alta Direccin, Secretarios de Despacho, Jefes de rea, Dueos de
Procesos y Representante por la Direccin.
En el caso, de presentarse una situacin que genere una Accin

Correctiva o Preventiva, sta es diligenciada por el personal que se
encuentre en cualquier nivel de la organizacin.
6.2 TRATAMIENTO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y

PREVENTIVAS (Oportunidades de Mejora):
Por medio del siguiente procedimiento se describe el orden de

actividades para el tratamiento de las Acciones Correctivas y
Preventivas que se generan en el Sistema de Gestin de Calidad.
Los servidores pblicos de la Alcalda, deben diligenciar la Accin

Correctiva o Preventiva, recogiendo la informacin de mayor
importancia teniendo en cuenta qu se encontr y contra qu incumple.
A22FO-18 SOLICITUD DE ACCIONES PREVENTIVAS Y
CORRECTIVAS

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Luego debe analizar el registro A22FO-16 SERVICIO NO

CONFORME en Comit Integrado de Calidad
El Comit Integrado de Gestin debe determinar las causas de la Accin

Correctiva o Preventiva utilizando herramientas estadsticas, tcnicas de
por qu (s) o lluvia de ideas segn lo decida el dueo del proceso,
Dejando registro de este punto en el formato A22FO-16 SERVICIO
NO CONFORME y Determinar la accin a toma y los responsables de
ejecutarla y del seguimiento.
De la misma manera debe ordenar la implementacin de la accin,

realizndole el seguimiento y verificando la eficacia de la accin
ejecutada. (De no ser eficaz se implementa una nueva accin).
6.3 ALMACENAMIENTO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y

PREVENTIVAS
Las Accin Correctiva o Preventiva estn almacenadas en una carpeta o

legajador, el cual est identificado con el nombre y cdigo del formato,
adems del perodo de tiempo que corresponde. sta carpeta se ubica
en el proceso que se genera.
6.4 REVISIN DE LAS ACCIONES
Las Acciones Correctivas o Preventivas generadas por una Oportunidad

de Mejora real, son revisadas entre el responsable del proceso en los
Comits Integrados de Gestin y se registran en el formato A22FO-13
ESTADO DE ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS
7. ANEXOS FORMATOS
ACCIONES PREVENTIVAS y CORRECTIVAS A22FO-17
LISTADO MAESTRO ACCIONES PREVENTIVAS CORRECTIVAS A22FO-18
SOLICITUD DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO A22FO-19

AUDITORAS INTERNAS DE CALIDAD
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1. OBJETIVO
Establecer las responsabilidades y requisitos necesarios para la

planificacin y realizacin de auditoras internas al Sistema de Gestin
de la Calidad en la Alcalda Municipal de La Virginia a travs de cuales,
se verifique la eficacia de los procesos del Sistema, como tambin para
informar sus resultados, mantener los registros de calidad que se
deriven de su aplicacin y para el aseguramiento de la
competencia de los integrantes del equipo auditor.
2. ALCANCE
Se aplica todos los procesos del Sistema de Gestin de la Calidad que se

adelantan en la Alcalda Municipal de La Virginia
3. RESPONSABLES
Son responsables el Representante por la Direccin y los Auditores

Calificados
4. TRMINOS Y DEFINICIONES
4.2 AUDITADO: Organizacin que es auditada
4.2 AUDITORA: Proceso sistemtico, independiente y documentado

para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva
con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de
auditora.
4.3 AUDITOR: Persona con la competencia para llevar a cabo una

auditoria (NTC ISO 9000).
4.4 CLIENTE DE LA AUDITORIA: Organizacin o persona que solicita

una auditoria (NTC ISO 9000).

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4.5 CONCLUSIONES DE LA AUDITORA: Resultado de una auditoria

que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la
auditoria y todos los hallazgos de la auditoria (NTC ISO 9000).
4.6 EQUIPO AUDITOR: Uno o ms auditores que llevan a cabo una

auditoria (NTC ISO 9000).
4.7 EVIDENCIA DE LA AUDITORA: Registros, declaraciones de

hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los
criterios de auditoria y que son verificables (NTC ISO 9000)
4.8 HALLAZGO DE LA AUDITORIA: Resultados de la evidencia de la

auditoria recopilada frente a los criterios de auditora (NTC - ISO9000).
4.9 PROGRAMA DE LA AUDITORIA: Conjunto de una o ms

auditorias recopiladas frente a los criterios de auditora (NTC ISO
9000)
5.1 INICIACIN
Cada ao se efecta un ciclo de auditoras internas de calidad y el

auditor lder programa el Plan de auditora en el formato A22FO-09
PLAN DE AUDITORA INTERNA DE CALIDAD de acuerdo a
solicitud efectuada por la Alta Direccin, el Representante por la
Direccin o el Responsable de un Proceso.
La auditoria interna de calidad se realiza implementando el formato

A22FO-11 HOJA DE VERIFICACIN DE AUDITORA INTERNA DE
CALIDAD, es ejecutada por medio de entrevistas y/o observaciones
directas, con preguntas abiertas y/o cerradas.

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5.2 SELECCIN DE AUDITORES
Los auditores se seleccionan a travs del perfil establecido en el

documento perfil de cargos, adems se evala su competencia a travs
del formato A22FO-14 INFORME DE EVALUACIN COMPETENCIA
DE AUDITORES al finalizar cada ciclo de auditora, los cuales son
evaluados por la el Representante por la Direccin.
En el caso en que la entidad decida contratar externamente un Auditor

Interno de Calidad, se selecciona de acuerdo al perfil de cargos del
auditor interno de calidad, a dems al finalizar la auditoria se reevalan
sus servicios a travs de una acta donde se analiza el desempeo del
auditor teniendo en cuenta el cumplimiento del horario, los hallazgos
encontrados, la calidad humana y se determina si en el futuro se puede
adquirir nuevamente sus servicios.
5.3 PREPARACIN
Dentro de los Auditores Calificados se nombra un auditor lder, quien

asigna los procesos a auditar, teniendo en cuenta que al auditor
asignado no le corresponda el proceso del cual ha sido responsable y se
nombra para cada ciclo de auditora.
El auditor prepara la auditoria solicitando los documentos al

responsable del proceso y con la norma elabora la hoja de verificacin,
de la auditoria.
5.4 EJECUCIN
De acuerdo a la programacin se inicia la Auditora Interna de Calidad y

la reunin de apertura a la cual asisten: El responsable del rea a ser
auditada, los auditores y los responsables del proceso a auditar,
estipulando el alcance, objetivo, la fecha de inicio, fecha de finalizacin
de la auditoria y fecha de la reunin de cierre.

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Se desarrolla la auditora interna de calidad de acuerdo a la hoja de

verificacin, Aplicando el ciclo PHVA a los procesos auditar.
Los auditores tienen plazo para la entrega del informe de Auditoria, al

Auditor Lder tres das despus de la fecha de finalizacin de la
auditoria.
Cinco (5) das despus de terminar la Auditoria, se efecta una reunin

de cierre con los auditores y los responsables de los procesos auditados
para informar los resultados de la Auditoria y entregar el informe de la
misma.
El informe de la Auditora interna de Calidad contiene:
Proceso auditado
No conformidades, conformidades y/o observaciones
Conclusiones
5.5 DOCUMENTACIN
Es una actividad posterior a la actividad de campo.
Permite presentar las conclusiones del equipo auditor al auditado y a la

alta direccin
Durante los primeros ciclos de auditora se recomienda efectuar una

reunin previa del equipo auditor para obtener consenso sobre no
conformidades y observaciones.
En la reunin de cierre nicamente se presentan las no conformidades y

observaciones redactadas por consenso del equipo auditor.
Debe darse nfasis en la obtencin de un acuerdo con los auditados

sobre no conformidades y observaciones identificadas por el equipo
auditor.
Se recomienda presentar un resumen documentado de la auditoria

sobre:

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a. Actividad auditada
b. Personas entrevistadas
c. Conclusiones sobre aspectos favorables
d. Conclusiones sobre aspectos desfavorables
e. Documentos consultados.
f. Presentacin de observaciones y no conformidades
5.6 SEGUIMIENTO
El Auditor del proceso efecta el seguimiento de acuerdo a la fecha

estipulada en el formato A22FO-13 ESTADO DE ACCIONES
PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS y bajo la metodologa establecida en
el AS31FO-16 SERVICIO NO CONFORME; al finalizar el ltimo
seguimiento se concluye si fue o no eficaz la accin, si esta fue eficaz se
cierra la accin, de lo contrario se genera una accin correctiva.
6. GENERALIDADES
La programacin del ciclo anual de auditoras internas de calidad

incluye:
Dependencias y procesos a auditar.

Requisitos a auditar.
Mes previsto de ejecucin de la auditora.
Equipo Auditor, indicando el Auditor Lder.
Para la elaboracin de la programacin del ciclo anual de auditoras

internas de calidad el Representante por la Direccin para el Sistema de
Gestin de la Calidad considera los siguientes aspectos:
Se cubren la totalidad de los requisitos de la norma NTCG 1000:2004
Los procesos de la cadena de valor de las diferentes Dependencias

tienen prioridad sobre los dems procesos.

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Aquellos procesos que en auditoras previas presenten

desviaciones significativas respecto a los requisitos del Sistema de
Gestin de la Calidad, se auditan con mayor frecuencia y profundidad.
El Jefe de la Dependencia auditada coordina las actividades de

ejecucin de acciones correctivas necesarias para la eliminacin de
las no conformidades encontradas, de acuerdo con lo establecido en
el PROCEDIMIENTO DE ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS
Y DE MEJORAMIENTO A22PC-05 adems de la conservacin de
los Informes de INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
CALIDAD A22FO-13 es responsabilidad de los Jefes de las
Dependencias auditadas, la participacin de los Servidores Pblicos que
estn a su cargo, en la totalidad de la ejecucin de las actividades de
la auditora, el suministro de las evidencias solicitadas por el
Equipo Auditor) y la correccin a travs de acciones correctivas de las
no conformidades encontradas.
7. POLTICAS
7.1 Sobre la competencia y evaluacin de los auditores
Tener la experiencia laboral que contribuya al desarrollo de las

actividades de la entidad.
Conocer la terminologa de calidad
Conocer las caractersticas tcnicas de los procesos
Preparacin comprobable como Auditor Interno del Sistema de

Gestin de Calidad
No pertenecer al rea a auditar
7.2 Sobre la capacitacin de los auditores
Los auditores internos de calidad como el auditor lder recibirn

capacitacin anualmente

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Se capacitar al grupo de auditores sobre la operacin de los

procesos
Si se agregan o cambien auditores, estos deben sern capacitados

como auditores internos
7.3 Sobre las auditoras internas
Las auditoras internas de calidad en la Administracin Central de

la Virginia se adelantarn, dependiendo de la importancia de los
procesos, de las reas a auditar y de los resultados previos de
otras auditoras o planes de mejoramiento suscritos.
El seguimiento a los resultados de las auditoras se adelantarn en

el Consejo de Gobierno
La seleccin de los auditores y la realizacin de las auditoras

deben asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de
auditoras.
Los auditores no deben auditar sus propias reas de trabajo
Se respetar la independencia con otras funciones y autoridades

asegurndose la integridad del equipo auditor
La auditora slo quedar cerrada cuando las acciones correctivas

propuestas surtan su efecto positivo
8. REGISTROS GENERADOS
Formato A22FO-08 Servicio no Conforme

Formato A22FO-09 Acciones Correctivas y Preventivas
Formato A22FO-10 Plan de Auditora Interna de Calidad
Formato A22FO-11 Programa de Auditoria
Formato A22FO-12 Hoja de Verificacin de Auditora Interna
Formato A22FO-13 Informe de Auditoria

Cdigo: A22PC-03
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Versin: 1
DE LA VIRGINIA
Vigencia: 24-11-08
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Formato A22FO-14 Informe Competencia de Auditores

Formato A22FO-15 Planes de Mejoramiento

Caracterizacin De Procesos
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ALCALDA MUNICIPAL Versin: 1
DE LA VIRGINIA Vigencia: 21-12-2010
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CARACTERIZACION DEL PROCESO
Revisado por: Comit Integrado de Gestin Aprobado por: Representante por la Direccin
OBJETIVO: Asegurar que el personal con el que cuenta la entidad sea competente, con el fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos de la entidad y la
satisfaccin de la comunidad.
PROCESO: ADMINISTRATIVO CLIENTES

ENTRADAS SALIDAS
PROVEEDORES
INTERNOS. Requerimiento de Mejora Definir las actividades INTERNOS

personal continua de bienestar social que
Todas las Perfil del Cargo Acciones se realizarn al personal en el Compras de bienes Todas las
Secretarias. Hoja de vida. correctivas transcurso del ao o servicios secretarias
Registro de Acciones rdenes de compra
Definir los temas de Formacin y/o
Capacitacin y/o preventivas
capacitacin para el personal. Cuentas por pagar
entrenamiento.
Desempeo del Contratos
Personal en su Cotizaciones
labor
Control interno Desarrollar actividades
EXTERNOS Auditorias de Bienestar social al EXTERNOS
Personal.
Seleccionar personal. Organismos de
Dar induccin al personal Control
contratado. Comunidad
Contratistas.
Gestionar todo lo relacionado con contratistas
el almacn de la alcalda
DOCUMENTACION
RECURSOS INDICADORES
Manual de Calidad
Manual de procesos por procedimientos Personal competente.
Equipo de cmputo e impresin.
Plan institucional de Formacin y Capacitacin Evaluacin del Desempeo
Comunicaciones (equipos, telfono,
Contratos Eficacia de las Capacitaciones
Internet, Fax).
Plan de compras Insumos.
Plan de mejoramiento

Cdigo: A22F0-75
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OBJETIVO: Planear, gestionar y controlar los recursos financieros para atender las obligaciones contradas por la secretaria general de la alcalda municipal
PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO: FINANCIERO

SALIDAS CLIENTES
Mejora Elaborar presupuesto municipal.

continua Planeacin y formulacin de Plan Financiero INTERNOS
INTERNOS. Informacin Acciones polticas para la gestin
correctivas Plan de Compras
financiera, financiera
Plan Anualizado de Todas las
Todas las presupuestos y Acciones
Elaborar del Plan Financiero secretarias
secretarias. preventivas Caja
gastos de todas las
Prepara informes Estatuto Fiscal
secretarias y cada
presupuestales, contables, Disponibilidades y
una de sus
financieros, de tesorera Registros
dependencias
Presupuestales
Informes Financieros,
Control interno Asignacin del presupuesto Contables y
EXTERNOS
Auditorias para los diferentes proyectos de Presupuestales
la alcalda Entidades
Realizar un reporte de los Financieras
estados contables Proveedores
EXTERNOS
Registrar la contabilidad Gobernacin
Contratistas. pblica. Ministerio de
Efectuar recaudos y pagos. Hacienda
Liquidacin y Pago del Impuesto de
Industria y comercio
Realizar Pagos de Nmina
Realizar Pago de Compromisos a
Terceros
DOCUMENTACION
INDICADORES
RECURSOS
Libro mayor Impuestos

Registros bancarios Personal competente. Eficiencia
Nomina Efectividad
Comunicaciones (equipos, telfono,
Estados financieros Internet, Fax). Eficacia
Presupuesto

Cdigo: A22F0-75
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OBJETIVO: Evaluar permanentemente el desempeo de la alcalda del municipio de la Virginia Risaralda, para el mantenimiento de los Sistemas de Control
Interno y la mejora contina.
ENTRADAS PROCESO: CALIDAD SALIDAS CLIENTES

PROVEEDORES
Mejora continua Fomentar cultura de autocontrol. INTERNOS

INTERNOS. Mapa de riesgos.
Acciones Establecer un Plan de Mejoramiento Plan de Mejoramiento
Plan de auditoria Todas las
correctivas Institucional, incluyendo las acciones Institucional
Todas las Plan de accin
Acciones necesarias para el mejoramiento de Cambios o ajustes al secretarias
secretarias. Plan de los sistemas integrados Grupo de
preventivas Sistema
mejoramiento
Acciones Correctivas Auditores
institucional, por Comit
procesos e Control interno Verificar el estado de avance del Plan y Preventivas
Integrado
individual. Auditorias de Accin institucional a travs de la
Ejecuciones Planes evaluacin por secretarias.
de Accin y Plan Ejecutar Auditoras Internas de
Desarrollo Gestin y Auditoras Internas de
Institucional Calidad. EXTERNOS
EXTERNOS Resultados Realizar el Seguimiento a los Planes
Auditorias de de mejoramiento por proceso e Organismos de
individual
Contratistas. Calidad control
Informes Elaborar el acta respectiva
Organismos de Realizar Recomendaciones para la
Control mejora de los sistemas integrados

DOCUMENTACION
RECURSOS INDICADORES
Ley 87 de 1993. Personal competente.

Cumplimiento de auditorias
Resolucin 048 de 2004 Contadura General de la Equipo de cmputo e impresin.
Repblica Comunicaciones (equipos, telfono,
MECI 1000:2005 Internet, Fax).
Decreto 1599 de 2005 Departamento Administrativo de la Insumos.
Funcin Pblica
NTC GP 1000: 2009
Cdigo: A22F0-75
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OBJETIVO: Garantizar el cabal cumplimiento por parte de la comunidad, gremios, comerciantes, industriales o informales de los requerimientos de tipo legal,
sean constitucionales o del orden municipal
PROCESO: CRECIMIENTO ECONOMICO SALIDAS CLIENTES
ENTRADAS
PROVEEDORES
Recepcionar solicitudes de vigilancia y INTERNOS

Requerimientos de Mejora control
la comunidad desde continua Recepcionar todos aquellos cambios que
INTERNOS. Pago de Secretaras de
una perspectiva Acciones requiere la comunidad en cuanto a trmites
correctivas de vehculo Impuestos Despacho
Secretara de econmica.
Acciones Programar actividades de vigilancia y Vigilancia y
Gobernacin. Listado
preventivas control control de Usos
establecimiento Solicitar requerimientos de medios o del Suelo EXTERNOS
comerciales insumos para adelantar las actividades de Vigilancia y
Plan de vigilancia y control
EXTERNOS
Documentar actividades de vigilancia y
control de Comunidad
Ordenamiento
Municipal control Espacio Pblico Comerciantes e
Contralora Sanciones.
Fichas catastrales Preparar informes de actividades de Industriales
departament vigilancia y control Organismos de
al Estatuto de rentas
Control
Ministerios Normatividad
Control Realizar todas aquellas solicitudes
Organismos vigente interno correspondientes a licencias de
de Control Requerimientos Auditorias conduccin, traspasos de papeles, registro
Organismos del de vehculos,
Estado Vigilancia , Control, Trmite de Quejas E
Imposicin de Sanciones sobre Actividades
de Urbanizacin y Construccin
Control de Precios, Pesas y Medidas INDICADORES
Realizar Control sobre Establecimientos
DOCUMENTACION Pblicos
RECURSOS Actividades de vigilancia y control
1. Informes reas que hacen vigilancia y control realizadas
2. Rendiciones de cuentas a la comunidad Reduccin de la evasin de pago
3. Concejo de Gobierno Personal competente.
de impuestos
4. Informes Control Interno Sanciones realizadas
Comunicaciones (equipos, telfono, Internet, Fax).
5. Requerimientos comunidad
Insumos.

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OBJETIVO: Administrar de forma eficiente el suelo y los recursos naturales para el desarrollo sostenible de la Virginia.
PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO: DESARROLLO TERRITORIAL

SALIDAS CLIENTES
INTERNOS. Plan Estratgico INTERNOS

Mejora Definir los criterios de evaluacin
Planes de Accin
continua para la planeacin de la distribucin
Secretaria Requerimientos Plan Financiero Todas las
Acciones territorial del municipio.
de Plan Operativo dependencias de
de la correctivas Administracin y Operacin del
planeacin Plan Indicativo la Alcalda
comunidad Acciones Banco Municipal de Programas y Municipal
desde una preventivas Proyectos de Inversin Metas Nacionales,
Planeacin, Coordinacin, Departamentales
perspectiva
Supervisin y Control de las Estadsticas y
territorial Diagnsticos
Actividades Artsticas y Culturales,
servicios de Salud, Actividades Recursos
EXTERNOS EXTERNOS
educativas y deportivas.
CARDER Elaboracin, Aprobacin, Ejecucin, Organismos
Seguimiento y Evaluacin PDM
Departamento de Control
nacional de Concejo de
La Virginia
planeacin Control interno Desarrollar actividades que eleven el Comunidad
Planeacin Auditorias. desarrollo sostenible en cuanto a la Veeduras
departamental utilizacin suelos y recursos.
Prestacin de los Servicios.
DOCUMENTACION
INDICADORES
RECURSOS
Programa de Gobierno
Plan de desarrollo municipal Numero de certificados
Personal competente.
Planes de accin. expedidos
Equipo de cmputo e impresin. Permisos aprobados
Planes de desarrollo departamental Comunicaciones (equipos, telfono, Internet, Fax). Recursos utilizados
Insumos.

Cdigo: A22F0-75
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OBJETIVO: Mejorar la calidad de vida de la comunidad de la Virginia a travs de la provisin de infraestructura social y vivienda digna .
PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO: DESARROLLO SOCIAL SALIDAS

CLIENTES
INTERNOS. INTERNOS
Requerimientos de Mejora continua Definir las actividades de
la comunidad desde Acciones bienestar social que beneficien a
Secretaria de Alta calidad de Todas las
una perspectiva correctivas la comunidad del municipio.
gobierno vida de la dependencias
social Acciones Definir cronograma de
Secretaria de comunidad Virginia de la Alcalda
preventivas actividades de Recreacin y
salud Cronogramas de deportes Asesoras
actividades
Secretara de Programar brigadas de Actividades
Compromisos prevencin y salud. conjuntas
deportes
Institucionales Definir visitas para la atencin de
Proyectos a
poblacin vulnerable.
ejecutar o en
EXTERNOS
ejecucin
Control interno Desarrollar actividades
Secretaria de Auditorias de Bienestar social EXTERNOS
educacin para la comunidad
departamental Gestin logstica para el Comunidad de la
Comisin desarrollo de las actividades de Virginia
nacional del la promocin del bienestar social.
servicio civil Asesora y Ayuda Sicolgica a
Contralora Miembros de la Familia
departamental
DOCUMENTACION INDICADORES
RECURSOS
Base de datos del SISBEN
Plan local de salud Personal competente.
Equipo de cmputo e impresin. Encuesta de satisfaccin del nivel de
Control de espacio publico
Comunicaciones (equipos, telfono, Internet, Fax). vida de la comunidad
Estratificacin Insumos. Cantidad de auxilios entregados

Cdigo: A22F0-75
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OBJETIVO: Garantizar los funcionarios de la Administracin Municipal de La Virginia, todas las condiciones laborales que le permitan desarrollar su talento y
propiciar su crecimiento personal y profesional
PROCESO: GESTIN DEL TALENTO SALIDAS

PROVEEDORES ENTRADAS CLIENTES
HUMANO
INTERNOS. Requerimientos Plan de INTERNOS

Mejora Revisar necesidades de personal
internos continua Vincular personal
Bienestar
Comit Todos los
Manual de Acciones
Inducir al personal Plan de
Integrado de correctivas Funcionarios
Funciones
Capacitar al personal Capacitacin
Gestin Acciones
Todas las
Estructura preventivas Preparar programa de bienestar social Vinculaciones
Todas las Organizacional e incentivos Retiros
Unidades
secretarias. Plan de Bienestar Organizar y coordinar las evaluaciones Hojas de vida
de desempeo del personal
Plan de Contratos
Prepara y liquidar nmina del personal EXTERNOS de
Capacitacin laborales Organismos
Coordinar la dotacin de los elementos
Evaluaciones de que requiere el personal Proveedores
control del Estado
desempeo
EXTERNOS
Control interno Realizacin de Traslados, Encargos Ciudadana
Auditorias
Organismos del Concesin de Permisos
Estado Rgimen Disciplinario
Nombramientos Provisionales
Calificacin de servicios
DOCUMENTACION
RECURSOS
Estructura Organizacional INDICADORES
Planes de Accin por reas
Programa de Bienestar Social e Incentivos Personal competente.
Equipo de cmputo e impresin. Eficiencia
Plan de Capacitacin Eficacia
Comunicaciones (equipos, telfono, Internet, Fax).
Manuales de Procesos y Procedimientos Efectividad
Insumos.
Manual de Funciones y Competencias laborales

Cdigo: A22F0-75
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OBJETIVO: Disponer que la documentacin archivada, ordenada y en estado que permita facilitar su bsqueda y encontrar los soportes necesarios que permitan
generar las respuestas en tiempo eficaz con los trminos que se aplican (derechos de peticin, ordinarios, resoluciones, decretos, leyes, convenios, hoja de vida,
demandas, oficios enviados y recibidos, como datos y dems).
PROVEEDORES ENTRADAS SALIDAS

PROCESO: GESTION DOCUMENTAL CLIENTES
INTERNOS. Actos INTERNOS

administrativos En caso de diferencia, Diseo y elaboracin del
coordinar con las unidades plan general de archivo Acta de Remisin
Diferentes Medio magntico, y relacin
Dependencia
Dependencias correo electrnico, participantes la depuracin o que lo
consecucin de la documental.
manuales, planos, Tabla de
requiere.
cuentas de cobro, informacin.
retencin
entre otros. Mejora continua
documental.
Acciones correctivas
Acciones preventivas
Recibir y revisar la EXTERNOS
Revisin del registro frente al diferente
EXTERNOS documento registrado por documentacin. rganos
cada dependencia. Legajar, Foliar, registrar externos
rganos Control interno o digitar para archivo
externos Auditorias general.
Contratistas Distribuir en las diversas
. dependencias los
archivos que le
correspondan a estas.
RECURSOS
Gestin documental
Control de documentos. Metros de archivo disponible segn tablas
Personal competente. de retencin Documental cumpliendo las
Control de registros. Equipo de cmputo e impresin. normas generales de archivo.
Control de la produccin y prestacin del servicio. Comunicaciones (equipos, telfono, Internet, Fax).
Seguimiento y medicin de los servicio. Insumos.

Cdigo: A22F0-75
Pgina 10 de 12
OBJETIVO: Efectuar de manera eficiente y oportuna, el Ingreso de los bienes e insumos adquiridos por la Alcalda de la Virginia , a si como el Almacenamiento,
custodia, conservacin, distribucin y control de los bienes en el almacn, aportando al adecuado y correcto funcionamiento de los mismos.
PROVEEDORES PROCESO: GESTION DE BIENES Y SERVICIOS CLIENTES
ENTRADAS SALIDAS
INTERNOS. Plan de Estructuracin del plan de compras INTERNOS

desarrollo Mejora continua para la vigencia entrante.
Contratos
Todos los institucional Acciones Estructuracin de mecanismos y Todos los
procesos vigente correctivas estrategias para el mejoramiento Compras de bienes procesos
Secretaras de Plan de compras Acciones de la gestin del proceso. o servicios reas
Despacho vigencia preventivas Estructuracin de mecanismos rdenes de compra Funcionales
EXTERNOS
anterior. para fortalecer la mejora continua Cotizaciones
Requerimientos en la prestacin de los servicios. Convenios EXTERNOS
Secretaras Elaboracin y ejecucin del plan de Interadministrativos
Comunidad de la Requisitos del Control interno compras Comunidad de
Virginia cliente. Cuentas por pagar
Auditorias Implementacin de los la Virginia
Empresas y /o Programas y mecanismos para fortalecer la Organismos
personas Proyectos
mejora continua en la prestacin de de Control
naturales que
suministran los servicios
materiales, Elaboracin de inventarios de los
elementos bienes Institucionales en almacn
equipos y/o Elaboracin de reportes de bienes
prestadoras de para asegurar.
servicios
RECURSOS
Plan de compras Personal competente. Recursos Ejecutados

ingreso de bienes al almacn Equipo de cmputo e impresin. Metas Cumplidas
Interventoras Comunicaciones (equipos, telfono, Internet, Fax). Nmero de bienes y servicios contratados
Presupuesto Insumos.

Cdigo: A22F0-75
Pgina 11 de 12
OBJETIVO: Medir y evaluar la eficiencia y eficacia de los dems controles, asesorando a la direccin en la continuidad del proceso administrativo, la revaluacin de
los planes establecidos y en la introduccin de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.
PROCESO: EVALUACIN INDEPENDIENTE CLIENTES

PROVEEDORES ENTRADAS SALIDAS
INTERNOS. Plan de Desarrollo Propuesta Plan INTERNOS

Municipal
Mejora continua Identificar requisitos legales y anual de Auditoras
Plan de Trabajo del Acciones correctivas reglamentarios Plan de Trabajo Todas las
SGI Acciones Elaborar el plan de accin y/o para la Evaluacin Dependencia
Entes de Expectativas de preventivas proyectos para la vigencia al SCI y Contable Procesos del
Control,
regulacin y
Auditoras Elaborar el plan anual de Informes del plan de SGI
Resultados y planes auditoras Accin Anual
legislacin.
de mejoramiento de Programacin de la Evaluacin Informe consolidado
auditoras anteriores del SCI (Sistema de Control del SCI (Sistema de
Plan anual de Interno) y Contables Control Interno)
Auditorias Aprobado Planes de
Metodologa Mejoramiento EXTERNOS
EXTERNOS aplicacin para la Fomentar la cultura del
Control interno Autocontrol Entes de
Evaluacin al

Comunidad y Sistema de Control
Auditorias Desarrollar el plan anual de Control
partes Interesadas Interno y el Contable Auditoras
Conceptos Jurdicos Ejecutar el plan de accin y/o
proyectos para la vigencia
Ejecucin de la Evaluacin del
SCI (Sistema de Control
Interno) y Contable
INDICADORES
DOCUMENTACION
RECURSOS
Auditora Interna Cumplimiento de los Planes de

Personal competente.
Evaluacin del sistema Equipo de cmputo e impresin.
Mejoramiento
Cumplimiento del Plan de Auditorias
Auditora Interna de calidad Comunicaciones (equipos, telfono, Internet, Fax).
Insumos. Evaluacin del Sistema de Control
Interno
Cdigo: A22F0-75
Pgina 12 de 12
OBJETIVO: Planificar, coordinar, y asegurar la implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad en la Administracin Municipal de la Virginia y hacer
seguimiento y evaluacin para su mantenimiento y mejora Continua.
PROCESO: MEJORAMIENTO CONTINUO

SALIDAS CLIENTES
PROVEEDORES ENTRADAS
INTERNOS Programa de INTERNOS

Plan de desarrollo Mejora continua Programar auditoras internas de auditora aprobado
Todos los Poltica y objetivos Acciones calidad Planes de Todos los
procesos de calidad correctivas Planear auditoras internas de auditoras a procesos
Informacin sobre calidad
Acciones

procesos Auditores
desempeo de los
preventivas
Planificar la revisin por la direccin Cronograma de internos
Procesos Programar reuniones del comit de reunin para la Proceso
Normatividad calidad revisin mejora
aplicable Programar reuniones y Cronograma de
Informes del capacitaciones del equipo de alto continua
reuniones de comit
proceso impacto Informes de
Planes de Identificar recurso necesarios
auditoria seguimiento de
Ejecutar programa de auditora procesos EXTERNOS
EXTERNOS Directrices para la
mejora Control interna de calidad
interno Capacitar auditores internos y equipo Entes de
Entidades Auditorias Control
de alto impacto
Gubernamentales Realizar auditoras internas de
de orden nacional, calidad
municipal Apoyar la elaboracin de planes de
mejoramiento por procesos
Consolidar el producto No Conforme
DOCUMENTACION identificado en los procesos
INDICADORES
RECURSOS
Planes de mejoramiento por procesos.

Personal competente. Cumplimiento de los Planes de
Equipo de cmputo e impresin. Mejoramiento
Formato de solicitud de accin de mejora. Comunicaciones (equipos, telfono, Internet, Fax).
Insumos.

ALCALDA MUNICIPAL Cdigo: A22PC-01
DE LA VIRGINIA Versin: 2
Vigencia: 11-01-11
ELABORACIN O MODIFICACIN Pgina 1 de 14
DE DOCUMENTOS
De Gestin la Direccin
CONTENIDO
1. OBJETIVOS
2. ALCANCE
3. RESPONSABLES
5. GENERALIDADES
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
7. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN
8. TIPOS DE DOCUMENTOS
9.1 ELABORACIN O MODIFICACIN DE DOCUMENTOS

9.2 REVISIN Y ANLISIS DE DOCUMENTOS
9.3 APROBACIN DE DOCUMENTOS
9.4 CONSERVACIN DE LA INFORMACIN
9.5 CONTROL Y DISTRIBUCIN DE ORIGINALES Y COPIAS
9.6 CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS
9.7 CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO
9.8 DIRECTRICES PARA LA ELABORACIN
10. ANEXOS FORMATOS
SOLICITUD DE ELABORACIN O MODIFICACIN A22FO-01

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS A22FO-02
DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS A22FO-03
CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS A22FO-04
LISTADO MAESTRO DE FORMATOS A22FO-05
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS OBSOLETOS A22FO-06

Vigencia: 11-01-11
DE DOCUMENTOS
1. OBJETIVO:
Establecer las directrices para la elaboracin, modificacin,

estructuracin, presentacin y control de los documentos internos y
control de documentos externos que conforman los Sistemas Integrados
de Gestin en la Alcalda Municipal de la Virginia Risaralda, garantizando
su adecuacin, revisin, aprobacin, actualizacin, legibilidad,
identificacin y prevencin de obsolescencia.
2. ALCANCE El alcance de este procedimiento es para todos y cada uno

de los documentos internos o externos que se generan, tramitan y
archivan en la entidad, a travs de los cuales se registran todas las
actividades de la gestin institucional y que se relacionen directamente
con la prestacin del servicio.
3. RESPONSABLES: El Representante de la Direccin es responsable

por verificar el cumplimiento de las acciones descritas en este
documento y evaluar el desempeo de este proceso.
Adicionalmente, los servidores pblicos responsables de la elaboracin

de los documentos deben guiarse por las disposiciones aqu
establecidas.
4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:
4.1 APROBAR: Consiste en verificar que lo contenido en los

documentos se direccionen hacia el cumplimiento de la poltica y los
objetivos de calidad.
4.2 ARCHIVO CENTRAL: Se conforma con los documentos

transferidos de los archivos de gestin por las dependencias de la
Alcalda. Estos documentos siguen siendo objeto de consulta por las
dependencias y a travs de ellas por la comunidad en general.

Vigencia: 11-01-11
DE DOCUMENTOS
4.3 ARCHIVO DE GESTIN: El archivo de gestin se refiere al

manejo, disposicin y organizacin, fsica, tecnolgica y conceptual de
la documentacin en trmite, en las Secretaras y reas Funcionales en
desarrollo de sus funciones, y que se encuentran sometidos a un
continuo flujo, uso y consulta por parte de los usuarios internos y
externos, por lo cual esta documentacin tiene valor inmediato
4.4 BORRADOR DEL DOCUMENTO: Documento elaborado previo al

definitivo para correccin y posterior aprobacin.
4.5 DIFUNDIR: Es dar a conocer el procedimiento a las personas

involucradas en el proceso y la evidencia de esta actividad se lleva a
cabo haciendo firmar el registro de asistencia.
4.6 DISPOSICIN FINAL: Se refiere al momento en que los archivos

de Gestin son transferidos al archivo central.
4.7 DOCUMENTO: Es el medio de soporte de la informacin del

Sistema de Calidad, la cual puede estar en papel, disco magntico o
cualquier otro medio.
4.8 DOCUMENTO EXTERNO: Son los documentos suministrados por

entes o personas externas a la empresa, por ejemplo puede ser por un
cliente, un proveedor, la entidad de certificacin, entre otros. Este
documento sirve de gua o apoyo para el desarrollo de las actividades.
4.9 DOCUMENTO INTERNO: Informacin o datos que posee y

elabora la entidad a travs de papel, disco magntico, ptico o
electrnico y/o fotografas.
4.10 DOCUMENTO OBSOLETO: Documento que contiene informacin

desactualizada por lo cual se prohbe su uso.
4.11 ESPECIFICACIONES: Documento que establece los requisitos

con los que un producto o servicio debe estar conforme.

Vigencia: 11-01-11
DE DOCUMENTOS
4.12 FORMATO: Documento que obedece a un patrn determinado y

es til para registrar datos e informacin en general.
4.13 INSTRUCTIVO: Documento que detalla minuciosamente la

manera de realizar una operacin.
4.14 MANUAL DE CALIDAD: Se utiliza como carta de presentacin de

la filosofa de la entidad, a los clientes posibles, auditores externos,
proveedores y Personal interno; Al ser un documento de difusin tiene
un carcter pblico.
4.15 PLAN DE CALIDAD: Documento que especifica que

procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quien debe
aplicarlos y cuando deben aplicarse a una actividad o proceso especfico
4.16 PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una

actividad o un proceso.
4.17 REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o

proporciona evidencia de actividades desempeadas.
4.18 RETENCIN: Es el plazo en trminos de tiempo en que los

documentos deben permanecer en el archivo de gestin.
4.19 VERSION DEL DOCUMENTO: Indica el nmero de edicin del

documento.

Vigencia: 11-01-11
DE DOCUMENTOS
5. GENERALIDADES
Los documentos de la Alcalda Municipal de la Virginia siempre debern

ser revisados para su aprobacin.
Toda la documentacin del Sistema de Gestin de Calidad, es legible,

rpidamente identificada y conservada ordenada de manera que pueda
ser consultada por las partes interesadas.
Es responsabilidad de cada uno de los Secretarios de Despacho y Jefes

de rea, garantizar el cumplimiento de los requisitos establecidos en
este procedimiento por parte de sus funcionarios
El documento original permanece en la red interna y en el CAMECI

Virtual en forma organizada y si se requiere copias controladas el
Representante por la Direccin es la nica persona que las autoriza.
Cada Secretario de Despacho o Jefe de rea asegura el estado de los

documentos del Sistema de Gestin de Calidad que se encuentren
impresas como copias controladas, evitando el dao, deterioro por
condiciones inadecuadas en el sitio de archivo o por uso indebido de
estos documentos.
La codificacin de los documentos del Sistema de Gestin de Calidad

en la Alcalda Municipal de la Virginia se har a travs de la utilizacin
de letras y dgitos, con siete caracteres, los tres primeros representan el
nivel al que pertenecen, los dos siguientes el tipo de documento y los
dos ltimos al consecutivo dentro de cada tipo.
NIVELES CODIGOS
DIRECTIVO 10
Despacho del Alcalde D10
ASESOR 20
Concejo de Gobierno A20
Control Interno A21
Comit Integrado de Gestin A22
Comits A23
SECRETARIAS 30

Vigencia: 11-01-11
DE DOCUMENTOS
Planeacin S30
Hacienda S31
Salud S32
Servicios Administrativos S33
Desarrollo Social y Comunitario S34
Trnsito y Transportes S35
Gobierno S36
Deportes S37
Ejemplo Uno: A22PC-01
En donde:
A: Significa que pertenece al nivel asesor

22: Significa que lo gener el Comit Integrado de Gestin
PC: Significa que es un procedimiento
01: Significa que es el procedimiento 01
Ejemplo Dos: A22FO-04
A: Significa que pertenece el nivel asesor

22: Significa que lo gener el Comit Integrado de Gestin
FO: Significa que es un formato
04: Significa que es el formato 04 de la documentacin del Sistema
Los formatos, procesos, procedimientos manuales, proyectos,

programas, planes, guas e instructivos del Sistema de Gestin de
Calidad en la Alcalda Municipal de la Virginia, se identifican de la
siguiente manera:
ADMINISTRACIN CENTRAL Cdigo:

DE LA VIRGINIA Versin:
Vigencia:
NOMBRE DEL DOCUMENTO Pgina 1 de X
Revisado por: Aprobado por:

Vigencia: 11-01-11
DE DOCUMENTOS
Las Comunicaciones Oficiales se identificarn en la parte superior

izquierda de la primera hoja, anteponindole las letras CO
Comunicacin Oficial a los cdigos internos que ya estn establecidos
para cada una de las Secretaras y dems dependencias.
Las Comunicaciones Oficiales, Decretos, Resoluciones. Actas y Circulares

llevarn los siguientes encabezado y pi de pgina:
El control de los documentos que hacen parte del Sistema de Gestin de

Calidad se maneja a travs del formato LISTADO MAESTRO DE
DOCUMENTOS A22FO-02
La nica dependencia de la Alcalda Municipal de la Virginia Risaralda,

que debe mantener una copia de documentos Obsoletos es aquella en
la cual labora el Representante por la Direccin y se llevar un registro
de los mismos en el formato LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
OBSOLETOS A22FO-06
La responsabilidad de la actualizacin de los documentos es de cada

Secretara o rea de la Alcalda Municipal de la Virginia, cuando as se
requiera, es el jefe de dicha dependencia, en compaa del dueo o lder
del proceso, para identificar posibles modificaciones y generar mejora
continua.
Cuando sea necesario crear, modificar, actualizar o anular algn

documento del Sistema de Gestin de Calidad su solicitud debe hacerse

Vigencia: 11-01-11
DE DOCUMENTOS
a travs del formato A22FO-01 SOLICITUD DE ELABORACIN O

MODIFICACIN DOCUMENTOS
El control de los documentos externos se hace a travs del formato

A22FO-04 CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
NTC ISO 9000:2000 Sistema de Gestin de Calidad, fundamentos,

Vocabulario y requisitos.
NTCGP 1000:2004 Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica,

requisitos
Ley 57 de 1985, Publicacin de Actos Administrativos
Ley 754 Ley General de Archivos
7. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN
La estructura de la documentacin en la Alcalda Municipal de la Virginia

Risaralda, se divide en seis niveles.
71 MANUAL DE CALIDAD
7.2 MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
7.3 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
7.4 FORMATOS, INSTRUCTIVOS, GUAS, CARTILLAS
7.5 DOCUMENTOS EXTERNOS
7.6 REGISTROS

Vigencia: 11-01-11
DE DOCUMENTOS
8. TIPOS DE DOCUMENTOS
TIPOS DE DOCUMENTOS CODIGOS

Cartilla CA
Comunicaciones Oficiales CO
Formato FO
Guas de Atencin GA
Instructivos IN
Manual MA
Mapa de Procesos MP
Plan PL
Poltica PO
Procedimiento PC
Proceso PR
Programa PG
Proyecto PY
9.1 ELABORACION O MODIFICACIN DE DOCUMENTOS
La deteccin de la necesidad de crear, modificar, revisar o anular algn

documento la presenta cualquier funcionario de la Alcalda, para lo cual,
la parte interesada debe diligenciar el formato, A22FO-01
SOLICITUD DE ELABORACIN MODIFICACIN DE
DOCUMENTOS donde se describe el documento, la justificacin de la
elaboracin o del cambio:
El interesado lo entrega al dueo del proceso junto con el documento

sugerido, quien debe verificar que el documento presentado cumpla con
los requisitos expuestos en este procedimiento, para ser presentado al
Comit Integrado de Gestin, en donde se revisa.

Vigencia: 11-01-11
DE DOCUMENTOS
9.2 REVISIN Y ANALISIS DEL DOCUMENTO
La revisin y anlisis lo adelanta en Comit Integrado de Gestin,

teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
1. Aporte de la elaboracin o modificacin hacia el mejoramiento de

los procesos o actividades de los Sistemas de Integrados de Gestin.
2. La ausencia del documento est afectando a los Sistemas de

Integrados de Gestin.
3. Correccin de un problema real o potencial que se viene

presentando o que se puede presentar en las actividades o procesos de
la Entidad.
4. Cambio en alguna metodologa de trabajo o incorporacin de

tecnologa.
5. Modificacin del organigrama, habilidades y responsabilidades de

los cargos.
6. La solicitud de elaboracin o modificacin de un documento puede

realizarla cualquier colaborador de la entidad.
7. En el Formato SOLICITUD DE ELABORACIN O

MODIFICACIN DE DOCUMENTOS A22F0-01 en la parte de
comentarios se identifica la versin actual del documento y la versin a
la que cambia el mismo.
8. Especificar como se identifica la versin del documento y el estado

de la revisin y se actualiza el listado maestro del documento.
9.3 APROBACIN DE DOCUMENTOS
Una vez que el Comit Integrado de Gestin analiza y revisa el

documento y ste cumple con los requisitos, lo pasa al Representante
por la Direccin para su aprobacin, quien verifica que lo contenido en

Vigencia: 11-01-11
DE DOCUMENTOS
los documentos se direccione hacia el cumplimiento de la Poltica y los

Objetivos de Calidad y requerimientos de los Sistemas Integrados de
Gestin
Luego de revisado y analizado el documento, si se aprueba, se le asigna

cdigo y se establece la versin y se ordena incluirlo en el Listado
Maestro de Documentos y adelantar su difusin, divulgacin y su
disposicin en los medios existentes.
De igual manera, ordena la implementacin por parte de todos los

interesados e involucrados.
La evidencia de que un documento ha sido revisado y aprobado es la

firma de cada uno de los responsables de cada proceso (Revisado y
Aprobado)
Si el documento no es aprobado, se regresa al Comit Integrado de

Gestin con las observaciones, para que por su intermedio se le regrese
al interesado para que ste a su vez haga los ajustes y reinicie el
trmite.
Si se trata de un documento que fue modificado, se debe identificar la

versin anterior como DOCUMENTO OBSOLETO en cada una de las
hojas del documento
Cuando se trate de anulacin de un documento, ste se debe identificar

con DOCUMENTO ANULADO, en cada una de las hojas del documento.
9.4 CONSERVACIN DE LA INFORMACION
De todos los documentos en papel se conservar copia en el disco duro

del computador y un disco magntico con respaldo electrnico, adems
en la red del sistema y en back-ups peridicos, que se guardan como
mecanismos de seguridad; igualmente, a todo documento cuyo original
se encuentre en medio magntico, se le sacar una copia original en
papel.

Vigencia: 11-01-11
DE DOCUMENTOS
9.5 CONTROL Y DISTRIBUCIN DE ORIGINALES Y COPIAS
stos son los documentos que se utilizan en los sistemas integrados de

gestin y se identifican con la expresin DOCUMENTO ORIGINAL
CONTROLADO en el pi de pgina derecho del documento. El original
se encuentra bajo la responsabilidad del Representante de la Direccin
en un flder, carpeta o archivo magntico, denominado DOCUMENTOS
ORIGINALES.
Los documentos de los Sistemas Integrados de Gestin se distribuyen a

travs del formato A22FO-03 DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS
en el cual se registra el cdigo, el nombre del documento, la versin, la
fecha de entrega y se solicita la firma de quien recibe el documento
como evidencia de su entrega. Se le entrega al responsable de cada
documento una copia, para garantizar que est disponible en su punto
de uso y se incorpora en el LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
A22FO-02
La copias llevan el texto COPIA CONTROLADA en color rojo en cada

una de sus pginas y no llevarn nada en el pi de pgina.
9.6 CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS
Para evitar los documentos obsoletos en los Sistemas Integrados de

Gestin, se destruyen las copias generadas para cada rea de la
Entidad y se identifica el original de la versin anterior a la vigente con
un sello de Documento Obsoleto en todas las hojas. Este documento se
archiva de manera permanente, llevndose un registro en el LISTADO
MAESTRO DE DOCUMENTOS OBSOLETOS A22FO-06. Estos
documentos se encuentran bajo la responsabilidad del Representante
de la Alta Direccin en una carpeta o flder denominado OBSOLETOS
9.7 CONTROL DE DOCUMENTO DE ORIGEN EXTERNO
Todos los documentos suministrados por entes o personas externas a la

Alcalda Municipal de la Virginia, se llevan al representante por la
Direccin para la autorizacin de su distribucin y se incorporan en el

Vigencia: 11-01-11
DE DOCUMENTOS
formato A22FO-02 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS y se

controlan en el formato A22FO-04 CONTROL DE DOCUMENTOS
EXTERNOS
9.8 DIRECTRICES PARA LA ELABORACIN DE DOCUMENTOS
TAMAO DEL PAPEL: Los documentos son elaborados en papel

tamao carta u oficio, pero excepcionalmente, pueden utilizar otro
tamao segn la necesidad.
LETRA: El texto de los documentos se realiza en Verdana 10 o 12, de

acuerdo al texto, justificado, los ttulos del documento en el centro en
mayscula sostenida.
ESPACIOS: El texto de los documentos se elabora a espacio sencillo.
TABLAS Y GRFICOS: Se enumera en forma consecutiva, con nmeros

arbigos, lleva un ttulo breve que concrete el contenido de la tabla
correspondiente, ambos en mayscula centrado y en negrilla, el cual se
coloca en la parte superior despus de la palabra tabla y el nmero.
MRGENES DEL TEXTO. Pueden variar entre:
Margen superior: 2 y 4 cm.

Margen inferior: 2 y 3 cm.
Margen derecho: 2 y 3 cm.
Margen izquierdo: 2 y 4 cm.
REPRESENTACIN DE VALORES NUMRICOS: Se utiliza una coma

para separar la parte entera del decimal.
-ASPECTOS DE REDACCION
Que exista claridad, precisin y coherencia en la redaccin.

Utilizacin de un solo trmino para designar cada concepto.
No se utilizan extranjerismos en la redaccin.
Los verbos estn en tiempo presente.
Se evita el uso de abreviaturas.

Vigencia: 11-01-11
DE DOCUMENTOS
Todos los documentos son en espaol.
10. ANEXOS
SOLICITUD DE ELABORACIN O MODIFICACIN A22FO-01

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS A22FO-02
DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS A22FO-03
CONTROL Y DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS EXTERNOS A22FO-04
LISTADO MAESTRO DE FORMATOS A22FO-05
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS OBSOLETOS A22FO-06

CONTROL DE REGISTROS.
Cdigo: A22PC-02
ALCALDA MUNICIPAL
Versin: 1
DE LA VIRGINIA
Vigencia: 24-11-08
Pgina 2 de 10
CONTROL DE REGISTROS
1. OBJETIVO:
Establecer los parmetros para controlar, identificar, almacenar,

recuperar, conservar, proteger y disponer los registros que se generen
como evidencia del desarrollo de los procesos que integran el Sistema
de Gestin de Calidad en la Alcalda Municipal de La Virginia
2. ALCANCE
Este documento se aplica para todos los registros que se generen en

todos los procesos que integran el Sistema de Gestin de Calidad en la
Alcalda Municipal de La Virginia. Este procedimiento empieza con la
generacin de formatos, y termina cuando los registros se trasladan al
archivo central.
3. RESPONSABLES:
El Comit Integrado de Gestin, por mantener el control de documentos y

registros a travs de la produccin y mantenimiento del Listado Maestro
de Registros.
Los dueos o lderes de procesos, de asegurar la identificacin,

almacenamiento, legibilidad y proteccin de los registros que respaldan
las actividades de su proceso. Definir el tiempo de retencin de sus
registros.
La responsabilidad de mantener y garantizar la legibilidad, oportunidad

y confiabilidad, recaen en aquellos cargos que generen o controlen
registros del Sistema de Gestin de Calidad.
El Representante por la Direccin, es responsable de verificar que se

cumplan las acciones descritas en este procedimiento..
El manejo del archivo Central es responsabilidad de la persona

encargada para tal fin.

Cdigo: A22PC-02
ALCALDA MUNICIPAL
Versin: 1
DE LA VIRGINIA
Vigencia: 24-11-08
Pgina 3 de 10
4.1 ALMACENAMIENTO: Es la accin de organizar los registros en

carpetas y archivadores de tal forma que su consulta sea gil y fcil.
4.1 ARCHIVO CENTRAL: Se conforma con los documentos

transferidos de los archivos de gestin por las dependencias de la
Alcalda. Estos documentos siguen siendo objeto de consulta por las
dependencias y a travs de ellas por la comunidad en general.
4.3 ARCHIVO DE GESTIN: El archivo de gestin se refiere al manejo,

disposicin y organizacin, fsica, tecnolgica y conceptual de la
documentacin en trmite, en las Secretaras y reas Funcionales en
desarrollo de sus funciones, y que se encuentran sometidos a un
continuo flujo, uso y consulta por parte de los usuarios internos y
externos, por lo cual esta documentacin tiene valor inmediato
4.4 DISPOSICION: Es la accin a tomar cuando se ha cumplido el

tiempo de retencin establecido para cada registro.
4.5 FORMATO: Documento que obedece a un patrn determinado y es

til para registrar datos e informacin en general.
4.6 IDENTIFICACION: Es la accin que permite reconocer los registros

de calidad y relacionarlos con la actividad involucrada o el proceso del
sistema de calidad que se evidencia.
4.7 PROTECCIN: Son las acciones emprendidas para conservar en

buen estado los registros y evitar su deterioro prdida.
4.8 RECUPERACION: Condiciones que se deben establecer para su

fcil acceso.
4.9 REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o

proporciona evidencia de actividades desempeadas (NTC-ISO 9000).
4.10 TIEMPO DE RETENCION: Periodo durante el cual deben

permanecer los registros en los sitios de almacenamiento.

Cdigo: A22PC-02
ALCALDA MUNICIPAL
Versin: 1
DE LA VIRGINIA
Vigencia: 24-11-08
Pgina 4 de 10
5. GENERALIDADES
Los registros de calidad corresponden a informacin contenida en papel

o medios electrnicos referentes al desarrollo o resultados alcanzados
en los procesos y actividades del Sistema de Gestin de Calidad. Los
memorandos, actas, circulares, comunicaciones oficiales y formatos
diligenciados dentro de la operacin habitual de la entidad, hacen parte
de los registros de la Alcalda Municipal de La Virginia
La generacin, manejo, custodia, control y conservacin de los registros

tiene como objetivo demostrar el desarrollo, brindar informacin,
proporcionar evidencia objetiva de actividades y procesos del Sistema
de Gestin de Calidad.
Cada rea responsable de registros de calidad, lleva un control de

estos en el formato A22FO-07 LISTADO MAESTRO DE REGISTROS
el cual presenta informacin respecto de su identificacin, retencin y
disposicin.
Todos los registros del Sistema de Gestin de Calidad de la entidad

deben cumplir con las siguientes etapas:
5.1 IDENTIFICACION: Se realiza por medio de carpetas marcadas de

acuerdo a los requerimientos de la Ley General de Archivo.
5.2 LEGIBILIDAD:
Para mantener la legibilidad de los registros que genera el Sistema de

Gestin de Calidad se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
Los registros no deben ser diligenciados a lpiz.

Deben permanecer libres de tachones y enmendaduras.
A los formatos no se les puede inventar casillas para colocar
informacin adicional. En tal caso se elabora una solicitud de
modificacin del formato, segn procedimiento A22FO-01

Cdigo: A22PC-02
ALCALDA MUNICIPAL
Versin: 1
DE LA VIRGINIA
Vigencia: 24-11-08
Pgina 5 de 10
SOLICITUD DE ELABORACIN O MODIFICACIN DE

DOCUMENTOS
5.3 ALMACENAMIENTO:
El almacenamiento de los registros de calidad se realiza por medio de

carpetas, flderes o bases de datos, Cds, diskettes; entre otros, en cada
rea correspondiente.
En medios magnticos, los mismos programas clasifican la informacin

a medida que se van almacenando con extensin, directorio, carpeta;
y/o impresos en carpetas de acuerdo al listado maestro.
5.4 PROTECCION:
Para conservar los registros de calidad se utilizan lugares secos, libres

de humedad y se guardan en archivadores o escritorios, de acuerdo al
manejo de los archivos de gestin y archivo central, definidos por la Ley
General de Archivo.
Para preservar los registros se deben tener en cuenta los siguientes

aspectos:
Guardarlos oportunamente almacenamiento
Se debe solicitar autorizacin al responsable de la informacin

para utilizar los registros.
En medios magnticos se protege con antivirus, copias de

seguridad, uso de diskettes, Memorias y cds.
5.5 RECUPERACION:
Los registros se organizan como considere ms conveniente el

responsable de los mismos de manera que faciliten su consulta o
recuperacin, de manera fcil, oportuna y completa.

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5.6 TIEMPO DE RETENCION:
El tiempo de retencin de los registros estn definidos en el formato

A22FO-05 LISTADO MAESTRO DE REGISTROS y de acuerdo a las
Tablas de Retencin definidas y aprobadas por la entidad, segn lo
establecido por la Ley General de Archivo.
El retiro de los registros de su lugar de almacenamiento debe ser

autorizado por el responsable del archivo.
5.7 DISPOSICION DE LOS REGISTROS:
La disposicin de los registros, se define en el formato A22FO-05

LISTADO MAESTRO DE REGISTROS
6.1 Generacin de Formato: El dueo de proceso disea y elabora

los formatos de acuerdo a los requerimientos de cada procedimiento,
considerando que estos documentos van a ser los registros que
muestren evidencia objetiva de cmo se lleva a cabo un trabajo en cada
uno de los procesos que conforma el sistema de gestin de calidad.
Para el diseo del formato se debe determinar con exactitud, la

informacin que se requiere, es decir no deben incluirse campos cuya
informacin no se necesite ya que ninguno de los tems puede quedar
sin diligenciar, no deben quedar casillas vacas (en caso que en alguna
casilla no hay informacin a registrar, se coloca un guin) y debe
dejarse un espacio donde se registre el nombre y firma del responsable
de su diligenciamiento.
Para llevar a cabo la creacin o cualquier modificacin al formato, el

dueo de proceso sigue el procedimiento de control de documentos, que
describe este proceso.
6.2 Diligenciamiento de Registros: Los responsables de los

diferentes registros generados durante el desarrollo de las actividades
del Sistema de Gestin de Calidad de la Alcalda Municipal de La

Cdigo: A22PC-02
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Versin: 1
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Virginia diligencian los mismos (sin tachones ni enmendaduras, en los

casos en los que los registros corresponden a soportes fsicos) de
acuerdo a los requerimientos, solicitudes y necesidades de la prestacin
del servicio.
6.3 Almacenamiento Registros: Los responsables de los registros

almacenan los mismos en el archivo de gestin de acuerdo con sus
caractersticas en la forma descrita en el Formato Control de Registros
para cada uno en los procesos.
En donde:
Nombre: Nombre del registro o formato.
Cdigo: Es el cdigo asignado al registro, de acuerdo a los parmetros

establecidos en el procedimiento de Elaboracin y Control de
Documentos. AS31PC-01
Tipo: Los registros segn su tipo presentan la siguiente clasificacin:
Fsicos: Actas, informes, memorandos, circulares, acuerdos, formatos

diligenciados, son registros cuya evidencia queda en copia dura.
Electrnicos: son aquellos cuyo registro y evidencia queda consignada

en una base de datos, aplicativo, archivos en medios electrnicos,
correos electrnicos, etc.
Responsable del Diligenciamiento: Cargo responsable del

almacenamiento del registro en el Archivo de Gestin y de preparar la
transferencia al Archivo Central.

Cdigo: A22PC-02
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Nivel Acceso: Dada la naturaleza de los diferentes tipos de informacin

que se maneja al interior del Sistema de Gestin de Calidad se han
definido tres niveles de acceso a los documentos del Sistema, sean:
Confidencial: Documentos y registros que slo estn a disposicin

del proceso que los genera y de las directivas de la institucin.
Restringido: Documentos y registros que estn a disposicin del

personal autorizado en cada proceso.
General: Documentos y registros que estn a disposicin de todo

el personal de la Administracin.
Almacenamiento: son las condiciones que permiten mantener en buen

estado los registros de calidad. Para los archivos en medio fsico se
diligencia el nombre de la carpeta o unidad de almacenamiento, y
ubicacin locativa, en donde se almacenan los registros. Para los
archivos electrnicos se diligencia la ruta de acceso electrnico a los
registros.
Clasificacin: Manera como se organizan los registros para su

almacenamiento. Ej: cronolgico, alfabtico, consecutivo, etc.
Frecuencia: Establece la periodicidad con la que se diligencia el

registro, ejemplo: Semanal. anual, mensual, cada vez que se ejecuta
una actividad.
Tiempo de Retencin en Archivo de Gestin: Tiempo de

permanencia de los registros en el lugar de trabajo.
Tiempo de retencin en archivo de central: Es el tiempo que los

registros del Sistema de Gestin de Calidad deben permanecer en el
archivo central. En cada proceso se encontrar el formato Listado
Maestro de Registros AS31FO-005, donde se relacionan los registros que
se originan del correspondiente procedimiento
6.4 Anlisis Registros: Los responsables de los procesos,

auditores internos y dems interesados de acuerdo con el nivel de

Cdigo: A22PC-02
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Vigencia: 24-11-08
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acceso que tengan sobre la informacin del sistema, estudian los

registros para generar y hacer seguimiento a las acciones
correctivas, preventivas y de mejora que hubiera lugar.
6.5 Traslado Registros a Archivo Central: Una vez los registros han
cumplido su tiempo de retencin especificado, el responsable de proceso
ordena su traslado archivo central de la institucin, en dicho lugar se
siguen las normas establecidas para la disposicin final de los
documentos.
7. DOCUMENTOS DE REFRENCIA
NTC ISO 9000:2000 Sistema de Gestin de Calidad, fundamentos y

Vocabulario
NTCGP 1000:2004 Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica,

requisitos
Procedimiento Elaboracin o Modificacin de Documentos

A22PC-01
Ley 754 Ley General de Archivos
8. ANEXOS
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS A22FO-07

Diagnostico Institucional
Cdigo: A22F0-75
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Vigencia: 21-12-2010
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Diagnostico institucional.
Revisado por: Comit Integrado de Aprobado por: Representante
Gestin por la Direccin
Las letras S (Si), N (No), P (Parcialmente) indican el estado de implementacin de acuerdo al

sistema de gestin de la calidad NTC-GP 1000:2009.
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD (SGC)
REQUISITOS GENERALES
S N P OBSERVACIONES
1. Se ha establecido un SGC de acuerdo a la norma NTC-GP
1000:2009 X
2. Estn identificados los procesos, la secuencia e interaccin
de la eficacia del SGC X
3. Se aplican los procesos necesarios para el SGC a travs de
la organizacin. X
4. Se asegura la disponibilidad de recursos e informacin
necesarios para apoyar la operacin y seguimiento de los
procesos X
5. Se realiza el seguimiento, la medicin y el anlisis de estos
procesos. X
6. Se implementan las acciones necesarias para alcanzar los
resultados planificados y para la mejora continua de los
Procesos X
7. Se gestionan los procesos de acuerdo con los requisitos de
la norma NTC-GP 1000:2009 X
REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION
1. Esta documentado el SGC de la organizacin X
2. Existe una declaracin documentada de la poltica de
calidad X
3. Existe una declaracin documentada de los objetivos de
calidad
X
S N P OBSERVACIONES
4. Se cuenta con los procedimientos documentados requeridos
por la norma NTC-GP 1000:2009 para las siguientes
actividades: X
4.2.3 Control de los documentos
4.2.4 Control de los registros
8.2.2 Auditoria interna
8.3 Control del servicio no conforme
___________________________________________________________________________________________________
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8.5.2 Acciones correctivas

8.5.3 Acciones preventivas
5. Existen procedimientos documentados necesarios para la
planificacin, operacin y control de los procesos X
MANUAL DE CALIDAD
1. La empresa cuenta con un manual de calidad X
CONTROL DE LOS DOCUMENTOS
1. Estn controlados los documentos requeridos por el SGC X
2. Existe un procedimiento documentado que define los
controles necesarios para:
Aprobar los documentos en cuanto a su adecuacin
antes de su emisin
Revisar, actualizar y aprobar documentos cuando sea Manual Controles; Tablas
necesario X de Retencin
3. Se identifican los cambios en los documentos X
4. Se identifica el estado de revisin actual de los documentos X
5. Se asegura que los documentos permanecen legibles y
fcilmente identificables X
6. Se asegura que se identifican los documentos de origen
externo y se controla su distribucin X
7. Se identifican adecuadamente los documentos obsoletos
cuando se mantienen por alguna razn X
CONTROL DE LOS REGISTROS
1. Se cuenta con los registros que demuestran la operacin
eficaz del SGC X
2. Se cuenta con los registros que demuestran la conformidad

con los requisitos
X
3. Son los registros fcilmente identificables X
4. Son los documentos fcilmente recuperables X
5. Se ha establecido un procedimiento documentado para el
control de los registros
Tablas de Retencin por

X dependencias
RESPONSABILIDAD POR LA DIRECCION
___________________________________________________________________________________________________
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COMPROMISO POR LA DIRECCION

S N P OBSERVACIONES
1. La alta direccin ha comunicado a la organizacin la
importancia de satisfacer los requisitos del cliente como los
legales y reglamentarios X
2. La direccin lleva a cabo las revisiones al SGC X
3. La direccin asegura la disponibilidad de recursos X
ENFOQUE AL CLIENTE
1. Se determinan por la alta direccin o por los requisitos del
cliente X
2. Se cumplen los requisitos del cliente X
3. Se tiene evidencia del aumento de la satisfaccin del cliente X
POLITICA DE CALIDAD
1. Existe una declaracin documentada de la poltica de
calidad X
2. Es revisada la poltica de calidad para su continua
adecuacin X
3. La poltica de calidad proporciona un marco de referencia
para establecer y revisar los objetivos de calidad X
4. La poltica de calidad es comunicada dentro de la
organizacin X
5. La poltica de calidad es entendida dentro de la organizacin X
PLANIFICACION
OBJETIVOS DE CALIDAD
1. Se ha establecido los objetivos de calidad en las funciones y
niveles pertinentes dentro de la organizacin X
2. Existe una declaracin documentada de los objetivos de
calidad X
3. Son controlados los objetivos de calidad de acuerdo a los
requisitos de la clusula 5.4.1 X
4. Son revisados los objetivos de calidad para su continua
adecuacin X
5. Se incluyen los objetivos de calidad necesarios para cumplir
los requisitos del producto y/o servicio X
6. Son comunicados los objetivos de calidad dentro de la
organizacin X En proceso
7. Son medibles y son medidos los objetivos de calidad
X
PLANIFICACION DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
___________________________________________________________________________________________________
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1. La alta direccin se asegura de que la planificacin del SGC

se realiza con el fin de cumplir con los objetivos de calidad X
2. La alta direccin se asegura de que se mantiene la
integridad del SGC cuando se planifican e implementan X
cambios en este
RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACION
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
S N P OBSERVACIONES
1. La alta direccin se asegura de que las responsabilidades y
autoridades sean definidas X
2. Se cuenta con un manual de funciones y responsabilidades X
3. La alta direccin se asegura de que las responsabilidades y
autoridades son comunicadas dentro de la organizacin X
REPRESENTANTE DE LA DIRECCION
1. Se ha designado un miembro de la alta direccin como
representante de la gerencia con autoridad y responsabilidad X
2. El representante de gerencia se asegura de que se tome
conciencia de los requisitos del cliente en toda la organizacin X En proceso
3. El representante de gerencia se asegura de que se
establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios X
para el SGC
COMUNICACIN INTERNA
1. Se establecen los procesos de comunicacin apropiados
dentro de la organizacin X Parcialmente
2. Se efecta la comunicacin considerando la eficacia del
SGC X
3. Se mantienen los registros que demuestran que los
procesos de comunicacin son adecuados para la organizacin X
REVISION POR LA DIRECCION
GENERALIDADES
1. Existe un programa para la revisin del SGC por la alta
direccin X
2. La alta direccin revisa el SGC de acuerdo con lo planificado X
3. Incluye la revisin por la alta direccin la evaluacin de
oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios X
en el SGC
4. Incluye la revisin por la alta direccin la necesidad de
efectuar cambios en la poltica y objetivos de calidad X Se debe mejorar
5. Se mantienen registros de la revisin por la gerencia al SGC X
INFORMACION PARA LA REVISION
1. La revisin del SGC por la alta direccin incluye los objetivos X
___________________________________________________________________________________________________
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de calidad
2. La revisin del SGC por la alta direccin incluye los
resultados de las auditorias de calidad X
3. La revisin del SGC por la alta direccin incluye la
conformidad del producto y/o servicio X
4. La revisin del SGC por la alta direccin incluye las no
conformidades que se detectan en la operacin X
5. La revisin del SGC por la alta direccin incluye las acciones
correctivas y preventivas X
S N P OBSERVACIONES
6. La revisin del SGC por la alta direccin incluye el estado de
planificacin y ejecucin de la capacitacin X
7. La revisin del SGC por la alta direccin incluye el estado de
mantenimiento de los equipos de operacin X
8. La revisin del SGC por la alta direccin incluye los
reclamos de los clientes X
9. La revisin del SGC por la alta direccin incluye los cambios X
que podran afectar el desempeo del SGC
10. La revisin del SGC por la alta direccin incluye las X
recomendaciones para la mejora
RESULTADOS DE LA REVISION
1. Se documenta el cumplimiento de las acciones fijadas con
anterioridad X
2. Los resultados de la revisin por la direccin incluyen las
acciones que se deben emprender indicando el plazo y los X
responsables de la ejecucin
3. Se controlan los requisitos tal como se establecen en:
4.2.4 Control de los registros X
GESTION DE LOS RECURSOS
PROVISION DE LOS RECURSOS
1. La organizacin determina y proporciona los recursos
necesarios para implementar y mantener el SGC X
necesarios para mejorar continuamente la eficacia X
necesarios para aumentar la satisfaccin del cliente
cumpliendo los requisitos
X
TALENTO HUMANO
GENERALIDADES
___________________________________________________________________________________________________
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Versin: 1
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1. Se han identificado los cargos del personal que realiza

trabajos que afecta la calidad del producto y/o servicio X
2. Se puede demostrar la competencia del personal que realiza
trabajos que afecta la calidad del producto y/o servicio X
COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACION
1. La organizacin se asegura de que el personal sea
consciente de la pertenencia e importancia de sus actividades X
2. La organizacin se asegura de que el personal sea
consciente de cmo sus actividades ayuda al logro de los
objetivos de calidad X
3. La organizacin mantiene los registros apropiados que
demuestren la formacin, educacin, habilidades y
competencias de su personal. X
INFRAESTRUCTURA
1. La organizacin determina y mantiene espacios de trabajo y
servicios asociados para lograr la conformidad con los
requisitos del producto y/o servicio X
S N P OBSERVACIONES
2. La organizacin determina y mantiene los servicios de apoyo
(transporte y comunicacin), para lograr la conformidad con los X
requisitos del producto y/o servicio
AMBIENTE DE TRABAJO
1. La organizacin determina y gestiona el ambiente de trabajo
necesario para lograr la conformidad con los requisitos del X
producto y/o servicio
PRESTACIN DEL SERVICIO
PLANIFICACION DE LA PRESTACIN DEL SERVICIO
1. La organizacin determina y desarrolla los procesos X
necesarios para la prestacin del servicio
2. La planificacin para la prestacin del servicio es coherente No hay Sistema de Gestin
con los requisitos de los procesos del SGC X de Calidad
PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE
DETERMINACION DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON LA PRESTACIN DEL SERVICIO
1. La organizacin determina los requisitos relacionados por el
cliente X
2. La organizacin determina las caractersticas que son
relevantes en el producto y/o servicio para el cliente
X
3. Se incluyen los requisitos para las actividades de entrega y
posteriores a la misma X
4. La organizacin determina los requisitos no establecidos por
el cliente pero necesarios para el uso especificad X
___________________________________________________________________________________________________
Cdigo: A22F0-75
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Versin: 1
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5. La organizacin determina los requisitos legales y

reglamentarios relacionados con el servicio X
REVISION DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL SERVICIO
1. La organizacin revisa los requisitos relacionados con el
servicio X
2. Se hacen revisiones antes de que la organizacin se
comprometa a proporcionar el servicio X No est documentado
ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS
PROCESO DE ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS
1. La organizacin se asegura de que el producto adquirido
cumple con los requisitos de compra especificados
X
2. La organizacin selecciona a los proveedores en su
capacidad para suministrar los productos de acuerdo con los
requisitos de la organizacin X
INFORMACION DE LA ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS

1. Los documentos de compra contiene la informacin que
describe el producto comprado X
2. La organizacin se asegura de la adecuacin de los
requisitos de compra antes de comunicrselos al proveedor
X
S N P OBSERVACIONES
VERIFIACION DE LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIOS ADQUIRIDOS
1. La organizacin establece e implementa la inspeccin u
otras actividades necesarias para asegurarse de que el
producto comprado cumple con los requisitos de compra X
especificados
PRODUCCION Y PRESTACION DEL SERVICIO
CONTROL DE LA PRODUCCION Y DE LA PRESTACION DEL SERVICIO
1. La organizacin planifica y lleva a cabo la prestacin del
servicio bajo condiciones controladas X
2. Las condiciones controladas incluyen cuando es aplicable:
La disponibilidad de informacin que describe la
prestacin del servicio
La disponibilidad de instrucciones de trabajo
El uso del equipo
El uso de dispositivos de seguimiento y medicin
La implementacin de actividades de liberacin,
entrega y posteriores a la entrega X
VALIDACION DE LOS PROCESOS DE LA PRODUCCION Y DE LA PRESTACION DEL SERVICIO
1. La organizacin valida los procesos de produccin y de
prestacin del servicio donde el producto y /o servicio X No est documentado
___________________________________________________________________________________________________
Cdigo: A22F0-75
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Versin: 1
DE LA VIRGINIA
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resultante no puedan verificarse mediante actividades de

seguimiento o medicin posteriores
2. La organizacin ha establecido criterios para la revisin y
aprobacin de los procesos X
3. La organizacin ha establecido disposiciones para la
aprobacin de equipos y calificacin del personal X
4. La organizacin ha establecido disposiciones para el uso de
mtodos y procedimientos especficos X
IDENTIFICACION Y TRAZABILIDAD
1. La organizacin identifica el estado del servicio con respecto
a los requisitos de seguimiento y medicin X Se debe mejorar
2. Cuando la trazabilidad es un requisito la organizacin
controla y registra la identificacin nica del servicio X
PROPIEDAD DEL CLIENTE
1. La organizacin cuida los bienes que son propiedad del
cliente mientras estn bajo el control de la organizacin o son
utilizados por la misma X
2. Es registrado y comunicado por la empresa al cliente
cualquier bien de su propiedad que se pierda, deteriore o que
de algn modo se considera inadecuado para su uso X
PRESERVACION DEL SERVICIO
1. La organizacin preserva la conformidad del servicio durante
el proceso interno y la entrega al destino previsto X
2. Esta preservacin incluye la identificacin, manipulacin,
almacenamiento y proteccin X
CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICION
S N P OBSERVACIONES
1. La organizacin determina el seguimiento y la medicin a
realizar X
2. La organizacin determina los dispositivos de seguimiento y
medicin necesarios para proporcionar la evidencia de la
conformidad del servicio con los requisitos determinados X
3. La organizacin establece los procesos para asegurarse que
el seguimiento y medicin pueden realizarse X
4. Cuando es necesario asegurarse de la validez de los
resultados, se verifica el cumplimiento de sus requisitos por
parte de la organizacin X
5. Se determinan los mtodos para obtener y utilizar dicha
informacin X
MEDICION, ANALISIS Y MEJORA
GENERALIDADES
___________________________________________________________________________________________________
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1. La organizacin planifica e implementa los procesos

necesarios para llevar a cabo este numeral X
2. Se utilizan las tcnicas estadsticas para realizar las mejoras
correspondientes X
SATISFACCION DEL CLIENTE
1. La organizacin utiliza los mtodos necesarios para medir la
satisfaccin del cliente X
2. Se realizan encuestas para medir la percepcin de los
clientes X
AUDITORIA INTERNA
1. Se planifica un programa de auditorias tomando en
consideracin el estado y la importancia del proceso y las
reas por auditar, as como los resultados de las auditoras
previas X
2. La organizacin lleva a cabo auditorias internas para
determinar si el SGC es conforme con las disposiciones
planificadas X
3. La organizacin lleva a cabo auditorias internas para
determinar si el SGC es conforme con los requisitos de la NTC-
GP 1000:2009 X
MEDICION Y SEGUIMIENTO DE LOS PROCESOS
1. La organizacin aplica mtodos apropiados para el
seguimiento, y cuando es aplicable, la medicin y los procesos
del SGC X
2. Estos mtodos demuestran la capacidad de los procesos
para alcanzar los resultados panificados X
S N P OBSERVACIONES
SEGUIMIENTO Y MEDICION DEL SERVICIO
1. La organizacin mide y hace un seguimiento de las
caractersticas del producto y/o servicio para verificar que se
cumplan los requisitos X
2. La medicin se efecta en las etapas apropiadas del
proceso de realizacin del servicio de acuerdo con las
disposiciones planificadas X
CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME
1. La organizacin se asegura de que el servicio no conforme
con los requisitos, se identifica y controla para prevenir su uso
o entrega no intencional X Se debe mejorar
2. Los controles, las responsabilidades y autoridades X
___________________________________________________________________________________________________
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ALCALDA MUNICIPAL
Versin: 1
DE LA VIRGINIA
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relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme estn

definidos en un procedimiento documentado
3. Cuando se corrige un servicio no conforme, se somete a una
nueva verificacin para demostrar su conformidad con los
requisitos X
4. Cuando se detecta un servicio no conforme despus de la
entrega o cuando ha comenzado su uso, se toman las
acciones apropiadas respecto a los efectos reales, o efectos X No con Sistema de Gestin
potenciales de la no conformidad de Calidad
ANALISIS DE DATOS
1. La organizacin determina, recopila y analiza los datos
apropiados para establecer la idoneidad y la eficiencia del SGC
X
2. La organizacin utiliza los datos adecuados para identificar
dnde puede realizarse la mejora continua de la eficacia del
SGC X
MEJORA
MEJORA CONTINUA
1. La organizacin mejora continuamente la eficacia del SGC,
mediante el uso de la poltica de calidad X
mediante el uso de los objetivos de calidad X
mediante el uso de los resultados de las auditorias X
mediante el uso del anlisis de los datos X
mediante el uso de acciones correctivas y preventivas X
mediante el uso de la revisin por la direccin X
ACCIONES CORRECTIVAS
1. La organizacin toma acciones para eliminar las causas de
no conformidades con el objeto de prevenir que vuelvan a
ocurrir X
2. Las acciones correctivas son apropiadas a los efectos de las
no conformidades encontradas X
3. Existe un procedimiento documentado para las acciones
correctivas X
ACCIONES PREVENTIVAS
___________________________________________________________________________________________________
Cdigo: A22F0-75
ALCALDA MUNICIPAL
Versin: 1
DE LA VIRGINIA
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S N P OBSERVACIONES
1. La organizacin determina acciones para eliminar las causas
de no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia X Se debe mejorar
2. Las acciones preventivas son apropiadas a los efectos de
las no conformidades potenciales X
3. Existe un procedimiento documentado para definir las
acciones preventivas X
___________________________________________________________________________________________________
Informacin Para La Compra
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ALCALDA MUNICIPAL
Versin: 1
DE LA VIRGINIA
Vigencia: 24-11-08
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1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Compra de suministros
2. RESPONSABLE
Jefe Finanzas
3. OBJETIVO
Realizar y controlar la compra de suministros de una forma estructurada de

acuerdo a las normas que este procedimiento exige.
4. ALCANCE
Tener reglamentadas y documentados todos los requisitos necesarios para

realizar una compra de suministros en la alcalda municipal

Cdigo: A22PC-05
ALCALDA MUNICIPAL
Versin: 1
DE LA VIRGINIA
Vigencia: 24-11-08
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N PASOS
Los jefes de rea deben preparar documentos para que exista constancia
1 de la compra que se va a realizar; entre estos documentos se encuentran
pedido o nota de Pedido, factura, factura de otros gastos, estos
documentos son registrados en el Libro de Soporte de suministros.
Al recibir los documentos, el secretario de hacienda deber revisarlos y

evaluar que todo est en regla para aprobar la compra de los suministros y
2 poder realizar el pedido. Al mismo tiempo se debe definir la forma de pago
sea por cheque, pagare, transaccin bancaria o la negociacin que se
establezca con el proveedor.
Despus de haber sido aprobada la compra por el secretario de hacienda

se procede a llamar al proveedor. Se solicita el pedido, y se da un tiempo
3 estimado para que este valore las ofertas y opciones que son ofrecidas por
la organizacin. Una vez realizado el pedido se anotara el nmero en el
Libro de Registro de Compras
Una vez sea realizado el pedido se anotara en el Libro de Registro de

Compra, donde se registrara los datos del vendedor, la fecha de entrega o
4 mxima, numero de orden, fecha de expedicin, numero de contrato,
relacin de artculos solicitados, cantidad de artculos que se solicitan,
condiciones del contrato y la firma del secretario de hacienda constando
que se hacen responsables del pedido.
Se realiza un seguimiento de la mercanca hasta que esta llegue a la

organizacin, todo este seguimiento ser registrado en el Libro de Registro
de Pedidos Emitidos, que contiene el nmero de pedido, fecha en la que
5 se realice el pedido, importe total de la mercanca, proveedor al que se
realiz la compra, fecha de entrega, fecha de recepcin de mercanca,
lugar a donde llegara la mercanca y observaciones que se encuentren
durante el seguimiento.

Cdigo: A22PC-05
ALCALDA MUNICIPAL
Versin: 1
DE LA VIRGINIA
Vigencia: 24-11-08
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N PASOS
Una vez lleguen los suministros, se revisara y se le har saber al

6 proveedor para que este pueda enviar la factura; para otorgar el
consentimiento se firmar una copia o nota de entrega suministrada por el
proveedor.
En este documento se formaliza todos los requisitos legales exigidos para

las facturas. Cuando los precios llevan incluidos el impuesto total la
compra se expresa: Total (IVA incluido); al mismo tiempo ser la nota de
7 entrega y justificante de compra, tambin se incluye el control de la
mercanca para verificar que no existan errores: equivocaciones en
artculos enviados, falta de artculos, daos de artculos.
Despus de ser la factura enviada por el proveedor, esta acreditara

8 legalmente la operacin de compra, y esta debe conservarse en el Libro
de Registros de Compras

Manual de calidad
Cdigo: A22F0-75
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MANUAL DE
CALIDAD
ALCALDIA MUNICIPAL LA VIRGINIA RISARALDA
NIT 8091480027-1
CARRERA 8 No 535
3682050-3679883
FAX 3684543
CONTACTENOS@LAVIRGINIA-RISARALDA.GOV.CO

Cdigo: A22F0-75
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CONTENIDO
CAPTULO I ...........................................................................................................................................5
1. INTRODUCCIN............................................................................................................................5
2. RESEA HISTORICA ......................................................................................................................6
4. OBJETIVO......................................................................................................................................9
5. EXCLUSIONES ............................................................................................................................ 10
6. MISIN ...................................................................................................................................... 11
7. VISIN ....................................................................................................................................... 12
8. PROVEEDORES .......................................................................................................................... 13
9. CLIENTES ................................................................................................................................... 14
CAPTULO II ....................................................................................................................................... 15
4. SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ........................................................................................... 15
4.1 Requisitos Generales......................................................................................................... 15
4.1.1 Caracterizacin de procesos ..................................................................................... 15
4.1.2 Mapa de procesos ..................................................................................................... 15
4.1.3 Eficacia, eficiencia y efectividad................................................................................ 15
4.1.4 Recursos humanos y econmicos ............................................................................. 15
4.1.5 Seguimiento y mejora continua ................................................................................ 15
4.1.6 Acciones correctivas y preventivas ........................................................................... 15
4.2 Requisitos Documentales.................................................................................................. 16
4.2.1 Generalidades ........................................................................................................... 16
4.2.1.1 Poltica y objetivos .................................................................................................... 16
4.2.1.2 Manual de calidad ..................................................................................................... 16
4.2.1.3 Procedimientos obligatorios ..................................................................................... 16
4.2.1.4 Procedimientos ......................................................................................................... 17
4.2.1.5 Registros.................................................................................................................... 17
4.2.2 Manual de calidad ..................................................................................................... 17
4.2.3 Control de documentos ............................................................................................ 17

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4.2.4 Control de registros .................................................................................................. 18

5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN ....................................................................................... 19
5.1 Compromiso De La Direccin ............................................................................................ 19
5.2 Enfoque Hacia El Cliente ................................................................................................... 19
5.3 Poltica De Calidad ............................................................................................................ 20
5.4 Planificacin ...................................................................................................................... 20
5.4.1 Objetivos de calidad .................................................................................................. 20
5.4.2 Planificacin del sistema de gestin de calidad ........................................................ 21
5.5 Responsabilidad, Autoridad, Comunicacin ..................................................................... 21
5.5.1 Responsabilidad y autoridad ..................................................................................... 21
5.5.2 Representante de la direccin .................................................................................. 22
5.5.3 Comunicacin interna ............................................................................................... 23
5.6 Revisin Por La Direccin .................................................................................................. 23
5.6.1 Generalidades ........................................................................................................... 23
5.6.2 Informacin para la revisin ..................................................................................... 24
5.6.3 Resultados de la revisin .......................................................................................... 24
6. RECURSOS HUMANOS............................................................................................................... 26
6.1 Provisin De Recursos ....................................................................................................... 26
6.2 Recursos Humanos............................................................................................................ 26
6.2.1 Generalidades ........................................................................................................... 26
6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formacin........................................................ 27
6.3 Infraestructura .................................................................................................................. 28
6.4 Ambiente De Trabajo ........................................................................................................ 29
7. REALIZACIN DEL SERVICIO ...................................................................................................... 30
7.1 Planificacin De La Realizacin Del Servicio ..................................................................... 30
7.2 Procesos Relacionados Con El Cliente .............................................................................. 31
7.2.1 Determinacin de los requisitos relacionados con el servicio .................................. 31

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7.2.2 Revisin de los requisitos relacionados con el cliente .............................................. 32

7.2.3 Comunicacin con el cliente ..................................................................................... 32
7.3 Diseo y Desarrollo ........................................................................................................... 33
7.4 Compras ............................................................................................................................ 33
7.4.1 Proceso de compras .................................................................................................. 33
7.4.2 Informacin para la compra...................................................................................... 34
7.4.3 Verificacin de servicios................................................Error! Marcador no definido.
7.5 Prestacin del servicio ...................................................................................................... 34
7.5.1 Control de la prestacin del servicio ......................................................................... 34
7.5.2 Validacin de los procesos de la prestacin del servicio .......................................... 35
7.5.3 Identificacin y trazabilidad ...................................................................................... 35
7.5.4 Propiedad del cliente ................................................................................................ 35
7.5.5 Preservacin del servicio........................................................................................... 36
7.6 Control De Los Equipos De Seguimiento Y Medicin ........................................................ 36
8. MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA ............................................................................................... 37
8.1 Generalidades ................................................................................................................... 37
8.2 Seguimiento Y Medicin ................................................................................................... 38
8.2.1 Evaluacin satisfaccin del cliente ............................................................................ 38
8.2.2 Auditorias de calidad................................................................................................. 38
8.2.3 Seguimiento y medicin de procesos ....................................................................... 39
8.2.4 Seguimiento y medicin del servicio ........................................................................ 39
8.3 Control De Servicio No Conforme ..................................................................................... 40
8.4 Anlisis De Datos ............................................................................................................... 40
8.5 Mejora ............................................................................................................................... 41
8.5.1 Mejora continua........................................................................................................ 41
8.5.2 Acciones correctivas.................................................................................................. 41
8.5.3 Acciones Preventivas ................................................................................................ 42

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CAPTULO I
1. INTRODUCCIN
El objetivo del sistema de gestin de calidad es describir la implementacin,

mejoramiento y desarrollo del sistema de calidad de la alcalda municipal de la
Virginia Risaralda, orientado a la satisfaccin de la comunidad Virginiana,
mediante la mejora continua del desempeo de la administracin y la prevencin
de todo lo que pueda afectar la satisfaccin de la misma contribuyendo con su
ejecucin al desarrollo del municipio.
El compromiso adquirido por la administracin muestra su total disposicin para

que se adopte el modelo de gestin por procesos en donde se conjugan
competencias, conviccin y compromiso que contribuye a mejorar las condiciones
laborales de cada uno de los integrantes de la administracin con nuestro aporte
valioso para el logro de este propsito institucional.
Este manual enuncia la poltica y objetivos de calidad que se determinan en los

procesos que en ella se adelantan, de manera que se constituya como una
herramienta de trabajo y referencia permanente en la estructura de gestin de
calidad que correspondan a la exigencias de la norma NTC GP 1000:2009 de tal
forma que las partes interesadas del municipio de la Virginia Risaralda conozcan
como se le dar respuesta a sus necesidades, en termino de calidad, eficacia,
eficiencia, equidad y oportunidad.

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2. RESEA HISTORICA
El Municipio de La Virginia se encuentra ubicado en el valle de Risaralda, en la

confluencia de los ros Cauca y Risaralda, a 30 kilmetros al occidente de Pereira.
Fundado en 1959 por Francisco Jaramillo, Pedro Martnez y Leonardo Villa, ente
otros. Este Municipio fue en sus inicios un Palenque de negros fugitivos de la
esclavitud. EL casero inicial fu denominado Sopinga y luego Nigricia a mediados
del siglo XIX.
El 27 de noviembre de 1959 La Virginia fue declarado municipio, ya que antes
perteneca a Belalcazar, Caldas.
Su desarrollo comercial se inicia con la construccin del puente Bernardo Arango

sobre el ro Cauca, con el cual se mejora la comunicacin vial con Pereira y
Cartago, extinguindose el transporte fluvial. En un principio su economa se bas
en los cultivos de pltano, yuca y maz, actividades que fueron desplazadas por el
cultivo de caf, rengln que se fortaleci con la aparicin de tres trilladoras.
El municipio se encuentra localizado en el valle que conforman los ros Cauca y

Risaralda, conserva una humedad relativamente seca, precipitaciones anuales
que oscilan entre los 1.700 y 1.800 m.m., adems de una excelente ubicacin
geoestratgica en el contexto regional y nacional, lo que le permite articularse con
el sistema vial nacional a travs de la troncal de Occidente y la nueva troncal del
Pacfico o va Panorama, ejes viales que sirven de conexin entre el pacfico, el
atlntico y el centro del pas, su cercana con el Aeropuerto Internacional
Matecaa de Pereira confirma su posicin privilegiada con respecto a otros
municipios.

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La Virginia se encuentra rodeada por los ros Cauca y Risaralda, sus platos tpicos
tradicionales son: el Viudo de Pescado y el Postre de Caf. El crecimiento
econmico del municipio tiene en el potencial turstico un enorme patrimonio que
se ha venido fortaleciendo a travs de la planificacin, programacin y ejecucin
de proyectos estructurantes de corto, mediano y largo plazo, que no solamente
consisten en la oferta de infraestructura y adecuados espacios, sino tambin en
brindar las mejores garantas a sus visitantes, ofreciendo una mejor oferta de
servicios pblicos, un agradable ambiente urbano y rural, y una confiable
seguridad
La Virginia posee un patrn cultural cosmopolita, donde se mezclan las

costumbres de diferentes regiones del pas, predominando la cultura paisa por su
asentamiento, y la vallecaucana por la agroindustria caera. Se posee grandes
arraigos religiosos cristianos, predominando el catolicismo. Esta poblacin
presenta un alto predominio de mestizos y mulatos, aun cuando no se tienen datos
exactos de la proporcin y divisin por etnias y razas.

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3. ALCANCE
El manual de calidad tiene como propsito el mejoramiento del desempeo y la

calidad en la prestacin de servicios a la poblacin del Municipio La Virginia
Risaralda, el cual fue estructurado bajo los requerimientos de la Norma Tcnica
NTC-GP 1000:2009.
El manual de calidad busca presentar la poltica de calidad, los objetivos de

calidad y el sistema de Gestin de calidad, para cumplir con los requerimientos
reglamentarios y tcnicos, que permitan satisfacer las necesidades de todos los
clientes involucrados.
Es compromiso de todos los Funcionarios de la Administracin Municipal aplicar

este Manual como principal documento para la consolidacin y mantenimiento del
Sistema de Gestin de Calidad.

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4. OBJETIVO
Brindar la documentacin necesaria para llevar a cabo la implementacin,

administracin y sostenimiento del Sistema de Gestin de Calidad, con el fin de
una prestacin de servicios transparentes y eficientes para los usuarios de la
Alcalda del Municipio la Virginia.

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5. EXCLUSIONES
El Municipio de Virginia-Risaralda declara que en este manual las exclusiones del

Sistema de Gestin de Calidad son los tems considerados en el numeral 7.3 y 7.6
de La Norma Tcnica NTC-GP 1000:2009, ya que no desempea funciones de
diseo y creacin de bienes o servicios bajo la utilizacin de la ciencia y la
investigacin, y que dichas exclusiones no afectan el desempeo misional del ente
territorial

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6. MISIN
La misin del municipio de la Virginia se fundamenta en buscar para sus

ciudadanos, una vida prolongada y saludable, darles conocimientos y facilitarles
acceso a los recursos necesarios, para mejorar su calidad de vida.

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7. VISIN
En el ao 2032, la Virginia en virtud de su posicin estratgica como punto de

encuentro de los departamentos de Risaralda, Choco, Valle del Cauca y Antioquia,
ser un importante Centro Logstico y Turstico de importancia nacional e
internacional.

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8. PROVEEDORES
Nombre:licitaciones pblicas y convocatorias

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9. CLIENTES
Los clientes estn conformados por la comunidad en general tanto externos como
los son quienes demandan bienes y servicios.
Tambin clientes internos los cuales son los funcionarios quienes presentan
resultados en el cumplimiento de metas a su cargo.

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CAPTULO II
4. SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD
4.1 Requisitos Generales
4.1.1 Caracterizacin de procesos
Ver anexo Caracterizacin de procesos.
4.1.2 Mapa de procesos
Ver anexo Mapa de procesos.
4.1.3 Eficacia, eficiencia y efectividad
Este se referencia en el numeral 5.3
4.1.4 Recursos humanos y econmicos
4.1.5 Seguimiento y mejora continua
4.1.6 Acciones correctivas y preventivas
Este se referencia en los numerales 8.5.2 y 8.5.3

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4.2 Requisitos Documentales
4.2.1 Generalidades
La Alcalda del Municipio de la Virginia Risaralda cuenta con una

documentacin con la que da cumplimiento a cada uno de los requerimientos
exigidos en la Norma Tcnica NTC-GP 1000:2009, de esta manera se brinda un
alto nivel de calidad tanto a los clientes internos como a los clientes externos,
estos documentos son de fcil diligencia y registro para que no presenten
problemas.
La documentacin del sistema de gestin de calidad incluye poltica y objetivos de

calidad, manual de calidad, procedimientos documentados requeridos, otros
documentos que son necesarios para garantizar el correcto funcionamiento del
sistema de gestin de calidad y los registros que se requieren para demostrar
conformidad.
4.2.1.1 Poltica y objetivos
Este se referencia en los numerales 5.3 y 5.4.1
4.2.1.2 Manual de calidad
Este se referencia en el numeral 4.2.2
4.2.1.3 Procedimientos obligatorios
Estos se referencian en los numerales 4.2.3 4.2.4 8.2.2 8.3

8.5.1 8.5.3

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4.2.1.4 Procedimientos
Ver el Anexo Manual de procedimientos.
4.2.1.5 Registros
Ver el Anexo Registros
4.2.1.6 Mapa de riesgos
Ver el Anexo Mapa de Riesgos.
4.2.2 Manual de calidad
El presente documento es el manual de calidad creado con el propsito de dar

cumplimiento a los requisitos incluidos en la NormaTcnica de calidad NTC-GP
1000:2009
4.2.3 Control de documentos
La alcalda del municipio de la Virginia Risaralda se asegura del correcto

funcionamiento del sistema de gestin de calidad a travs del manejo de los
documentos por el sistema; mediante un procedimientoque contiene los
elementos necesarios para que los documentos externos, y para los que sean
elaborados o modificados por la entidad, se haga de forma estandarizada y
controlada, de manera que no se trabaje proceso alguno bajo esquemas
obsoletos.
Todos los documentos antes de su emisin y difusin son revisados y aprobado,

adems de esto se identifican los cambios en los documentos, se identifican los
cambiosen los documentos originales y el estado de revisin actual de los mismos,
cada documento incluir nombres y firma de quien lo revis y aprob para el
control de los documentos de origen externo e interno.

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Ver el Anexo Control de documentos.
4.2.4 Control de registros
La Alcalda del Municipio de la Virginia Risaralda constituye y defiende los

registros para proporcionar la evidencia de la conformidad e inconformidad de los
requisitos para realizar las acciones pertinentes. Los registros son legible y la
legibilidad en los registros fsicos ser responsabilidad de cada servidor pblico,
se identifican con los cdigos que asigna el Comit Integrado de Gestin y se
relacionan en el listado maestro de registros, el tiempo de retencin es el
establecido segn las tablas de retencin aprobadas por la entidad, La
recuperacin de los registros en fsico se solicita a los lderes de los procesos y la
recuperacin de registros electrnicos, se hace de las backup generada.
En los registros se encuentran evidencias de los procesos que se han realizado de

acuerdo a las especificaciones, por esta razn se ha creado un procedimiento
documentado en el que se darn las pautas y condiciones en que los registros se
identificaran, archivaran y mantendrn en condiciones para una adecuada
consulta y as lograr demostrar la calidad de las operaciones, as como el tiempo
mnimo en que el registro deber estar disponible.
Ver el Anexo Control de registros.

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5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
5.1 Compromiso De La Direccin
La gerencia y la alta direccin de la Alcalda Municipal de la Virginia Risaralda

expresa su compromiso con el desarrollo e implementacin del Sistema de
Gestin de la Calidad, implementando un plan de mejora continua en sus
procesos, realizando seguimiento a la Poltica de calidad con base en las
necesidades de los clientes y previa revisin de la misin y la visin, unos
objetivos de Calidad, identificando y verificando acciones correctivas y
preventivas, elaborando el plan de desarrollo Municipal y revisando los estados de
las auditoras internas y externas.
5.2 Enfoque Hacia El Cliente
La identificacin de las necesidad de los usuarios en la Alcalda del Municipio de la

Virginia Risaralda se estableci mediante procedimiento que tiene como objetivo
asegurar del cumplimiento de los requisitos legales, y con base a ellos, trazar
directrices que le permita lograr la satisfaccin de sus clientes, la cual es indagada
a travs de reuniones con la comunidad y dems grupos de inters y por medio de
encuestas de satisfaccin, donde se comunica al Comit Integrado de Gestin
mediante un trabajo multidisciplinario que estable los tipos de clientes y para cada
uno, se identifican las necesidades desde el punto de vista implcito, explcito,
contractual y reglamentario.

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5.3 Poltica De Calidad
Para garantizar la confianza en el ciudadano la administracin municipal de la

Virginia Risaralda estorientada a generar mayores niveles de credibilidad,
confianza y participacin de la comunidad, como resultado de una atencin clida
y oportuna de sus requerimientos, por parte de nuestro talento humano
comprometido con el servicio conllevando al mejoramiento integral de la calidad
de vida e incremento del nivel de satisfaccin de esta, generando un desarrollo
ordenado y sostenible.
5.4 Planificacin
5.4.1 Objetivos de calidad
Prestar un servicio a la comunidad con la oportunidad y calidad

requerida por los usuarios.
Atender y responder oportunamente los requerimientos de la ciudadana

con actitud calidad.
Proporcionar a la comunidad y grupos de inters informacin confiable,

clara y oportuna.
Mantener canales de comunicacin y divulgacin efectivos para el

adecuado suministro y manejo de la informacin institucional.
Fomentar y propiciar espacios para consolidar la participacin de la

comunidad en la toma de decisiones de impacto municipal.
Implementar programas y adelantar acciones que consoliden al talento

humano en sus competencias, en sus actitudes ticas, en su vocacin al
servicio, en su compromiso con la comunidad y en su desarrollo integral
como ser humano.

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Disponer los medios para consolidar el mejoramiento continuo de los

sistemas integrados de gestin.
5.4.2 Planificacin del sistema de gestin de calidad
Para la planificacin del Sistema de Gestin de Calidad el Gobierno Municipal de

la Virginia - Risaralda parte de la identificacin de los procesos misionales y los
de apoyo dichos procesos; se elabora el mapa de procesos, estableciendo su
secuencia e interaccin; se define la caracterizacin para cada proceso y los
puntos de control e indicadores para garantizar la operacin, control y eficacia del
sistema.
5.5 Responsabilidad, Autoridad, Comunicacin
5.5.1 Responsabilidad y autoridad
La Administracin de la Alcalda Municipal de la Virginia Risaralda cuenta con un

Manual de Funciones y Competencias laborales y adicionalmente en los procesos
y procedimientos documentados que tiene la administracin municipal, teniendo
en cuenta el organigrama general y el modelo administrativo de gestin cada uno
de los funcionarios tienen responsabilidades en la organizacin por: administracin
de personal, administracin y manejo de equipos, manejo de dinero y de
informacin.

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5.5.2 Representante de la direccin
La Alcalda Municipal del la Virginia Risaralda design al responsable de la

Jefatura de Planeacin como Representante por la Direccin con independencia
de otras actividades y con responsabilidad y autoridad sobre el Sistema de
Gestin de la Calidad, quien adems hace parte del Comit Integrado de Gestin.
Conocer el estado del Sistema de Gestin de la Calidad, coordina y

ejecuta labores de implementacin y mantenimiento del sistema, e
informa regularmente al Alcalde y Consejo de Gobierno respecto al
estado del sistema y cada vez que sea necesario cuando se identifican
necesidades de mejora.
Informar al Comit Integrado de Gestin todo lo relacionado con el

sistema, orienta acciones a tomar y comunica los requisitos del cliente y
la importancia de satisfacerlos.
Promover la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los

niveles de la entidad, coordina todas las gestiones y actividades
necesarias para desarrollar, mantener, revisar el Sistema de Gestin de
Calidad y atiende las relaciones internas y externas sobre los asuntos
relacionados con este sistema

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5.5.3 Comunicacin interna
En la Alcalda Municipal de la Virginia Risaralda existe

comunicacinrpidamenteeficiente, que se produzca retroalimentacin para la
toma de decisiones, La difusin de la informacin se realiza a partir de la
comunicacin verbal y/o escrita al Comit Integrado de Gestin en el cual hay
representatividad de todos los grupos funcionales y luego sta se replica al resto
de los servidores pblicos y particulares que ejerzan esa funcin Para lo cual la
Administracin ha establecido unos mecanismos de comunicacin interna como:
las carteleras donde se publican los boletines informativos

comunicaciones de inters comn y a travs del CAMECI Virtual.
Reuniones informativas
Buzn de sugerencias
5.6 Revisin Por La Direccin
5.6.1 Generalidades
La alta direccin de La alcalda municipal de La Virginia est en cabeza del

Alcalde Municipal y de ella hacen parte igualmente, el representante por la
direccin y consejo de gobierno. Anualmente, revisa el desempeo del Sistema de
Gestin de Calidad con el fin de asegurarse de su continua conveniencia, eficacia,
eficiencia y efectividad, la revisin del Sistema de Gestin de la Calidad es
realizada anualmente por el Alcalde en reunin especial del consejo de gobierno y
en la que participa el representante por la direccin con el fin de asegurar su
conveniencia, adecuacin y eficacia continua incluye la revisin de la poltica de
calidad y los objetivos los resultados de esta revisin llevan a la implementacin
de acciones correctivas y preventivas y en algunos casos a la modificacin en el
sistema de calidad como registro de las revisiones quedan los informes finales el
resultado de esta revisin es comunicado a todo los servidores pblicos de la
institucin igualmente se hace revisin del sistema en el comit Integrado de
gestin y se evalan aspectos especficos y puntuales.

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La frecuencia de las reuniones del Comit Integrado de Gestin es mensual o

extraordinaria dependiendo de las necesidades y exigencias del sistema.
5.6.2 Informacin para la revisin
Para la revisin por la direccin se realiza una reunin previa por parte del comit
integrado de gestin, en la cual se hace referencia a la informacin de entrada
requerida por la normas, se analiza y a travs de actas se deja evidencia de su
realizacinpara garantizar que se cuenta con los insumos necesarios para la
revisin por la alta direccin, se define una matriz que orienta el levantamiento de
la informacin en el cual se identifican las fuentes, los formatos para recoleccin,
las acciones que genera y los responsables todas las entradas quedan evidencias
dentro del acta de revisin por la direccin.
5.6.3 Documentacin para la revisin por la Direccin
Se cuenta con A22PC-03 Procedimiento Auditoras Internas de Calidad para

adelantarlas y el Formato A22FO-018 Solicitud de Acciones Preventivas y
Correctivas donde se solicita la accin a tomar el informe se consolida al trmino
del ciclo de la auditoria y se pasa a la Alta Direccin para su revisin. Formato
A22FO-012 Informe de Auditora.
5.6.4 Satisfaccin de los Clientes
para recolectar la informacin proporcionada por los clientes, se tienen

aprobadas por el comit integrado de gestin las encuestas de satisfaccin de los
clientes en ellas se recolecta la informacin por quien se asigne independiente de
los procesos, se tabula y se presenta el informe al responsable del proceso quien
define las acciones de mejoramiento y consolida en el formato estado de
acciones preventivas y correctivasque constituye el insumo para la revisin por la
direccin, las peticiones, quejas y reclamos son recepcionados a travs de los
buzones dispuestas en diferentes sitios de la sede de la alcalda o en los
buzones, radicadas y consolidadas por la secretara de servicios administrativos y
se les hace seguimiento por parte de control interno las quejas respecto a

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debilidades o fallas en los procesos misionales, son presentadas por los usuarios
internos y son consolidadas como servicio no conforme.
5.6.5 Resultados de la revisin
El resultado de la revisin por la alta direccin es un plan de mejoramiento

institucional, el cual incluye las decisiones y acciones que se requieren
implementar para la mejora de la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema de
gestin de la calidad y mejora del servicio en cada uno de los procesos as como
la mejora del servicio en lo relacionado con los requisitos establecidos por el
cliente, luego de la revisin por la direccin se elabora un informe el cual es
preparado por el representante de la direccin, en el cual se especifican los
aspectos a mejorar del sistema de gestin de la calidad y el anlisis de las
acciones correctivas y preventivas a implementarseeste informe es analizado en el
comit integrado de gestin y divulgado a todos los colaboradoreslos cambios que
se requieran realizar en el sistema de calidad se implementan de acuerdo a la
complejidad del mismo si se requieren recursos para implementacin de las
acciones correctivas, se determina en la revisin dejndose registro en el acta
correspondiente.

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6. RECURSOS HUMANOS
6.1 Provisin De Recursos
Para la implementacin del sistema de gestin de calidad y para mejorar

continuamente su eficiencia, la alcalda del municipio de la Virginia Risaralda a
establecido un presupuesto asignado para el mejoramiento institucional a travs
del cual se adelanta la implementacin y consolidacin del sistema de gestin de
calidad; de esta manera se asegura la disponibilidad presupuestal necesaria para
el desarrollo del proyecto se tiene designado mediante acto administrativo el
representante por la direccin del sistema de gestin de la calidad, y se contrata
externa para desarrollar algunos aspectos del sistema que la institucin requiera.
6.2 Recursos Humanos
6.2.1 Generalidades
La alcalda municipal de la VirginiaRisaralda a travs del proceso gestin del

talento humano, ha implementado su manual de funciones y competencias, en el
que adems se establecen los requisitos mnimos para cada cargo relacionados
con la educacin, conocimientos esenciales(formacin), experiencia y
competencias comporta-mentales (habilidades)la educacin, formacin y
experiencia resultan de verificar la informacin contenida en las hojas de vida
frente a las exigencias del manual de funciones y competenciaspara la evaluacin
de habilidades, mediante trabajo multidisciplinario se definen las que
corresponden a cada cargo definidas las fortalezas y debilidades de los servidores
pblicos, se elabora el plan de capacitacin enfocado a eliminar las debilidades
observadas y fortalecer las competenciasla alcalda municipal de la Virginia
igualmente realiza evaluacin del desempeo laboral por cumplimiento de
objetivos que es lo que la normatividad legal exige se utiliza la metodologa y
formatos sugeridos por la comisin nacional del servicio civil.

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6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formacin
La alcalda municipal de la VirginiaRisaralda asegura la competencia

necesaria de sus servidores pblicos y/o particulares que ejercen funciones
pblicas que afectan la calidad del servicio.
La alcalda municipal de la Virginia proporciona formacin a sus servidores

con el fin de incrementar su competencia con el propsito de crear un
ambiente de confianza, motivacin y sentido de pertenencia al personal que
ingresa a la institucin, se le hace una induccin general de acuerdo al
procedimiento definido para tal caso, luego se le realiza una induccin o
entrenamiento especfico en el rea por parte del jefe inmediato.
La entidad cuenta como evidencia de lo anterior, las hojas de vidas de sus

servidores pblicos y los contratos de los particulares vinculados mediante
esta modalidad.
Como una herramienta para seleccionar el personal que se va a vincular

en los diferentes cargos y procesos de la alcalda, se establecen los
requisitos en el manual de funciones y competencias que permite
determinar las competencias con base en educacin, formacin,
experiencia y habilidades.
Teniendo en cuenta los resultados obtenidos en las evaluaciones del

desempeo y para brindar la formacin y toma de conciencia de los
requisitos del cliente a todo el personal se incorporan otros temas
relacionados al programa anual de capacitacinse realiza retroalimentacin
por parte del servidor pblico de la capacitacin recibida a los dems
funcionarios relacionados directamente con el tema.
Se procura a travs de capacitaciones y sensibilizaciones, crear conciencia

de la pertinencia e importancia de las actividades que cada uno realiza y de
la repercusin positiva que la competencia adecuada produce en la calidad
de atencin al cliente.

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la alcalda municipal de la Virginia evala la competencia de sus servidores

a travs de las evaluaciones de desempeo laboral, de acuerdo a lo
establecido por la comisin nacional del servicio civil
6.3 Infraestructura
La alcalda del municipio de la Virginia Risaralda presupuesta recursos para el

mantenimiento y las mejoras en la infraestructura para optimizar la calidad de la
atencin o en forma correctiva cuando la calidad del servicio o del sistema se
vean afectados, redundando en beneficio del cliente interno y externoa travs del
proceso gestin administrativa, se garantiza el mantenimiento y buen estado de la
infraestructura fsica, vehculos, equipos de comunicacin y computo y software.
Para el mantenimiento de la planta fsica, se cuenta con presupuesto para
implementar acciones preventivas y correctivas adems de ejercer la labor de
control sobre los trabajos que se desarrollan en infraestructura fsica mediante
contratacin.
La red informtica da cubrimiento a todos los puntos de trabajo, garantizando la
disponibilidad para la consulta de la informacin del sistema de gestin de
calidadesta red es soportada por un servidor se manejan software por
especialidades: para el manejo de presupuesto, contabilidad y tesorera.
Las actualizaciones se realizan cada vez que se requiere o se solicita se dispone
de mantenimiento preventivo y correctivo contratado externamente, apoyo por
parte del mismo contratista en soporte adems del que la administracin brinda
con su personal a todos los usuarios de la red.

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6.4 Ambiente De Trabajo
La administracin del municipio de la Virginia Risaralda cuenta a travs del

proceso de Gestin del Talento Humano se determina y gestiona el ambiente de
trabajo necesario para cumplir con los requisitos del servicio dentro del programa
de salud ocupacional, se contemplan las actividades propuestas para lograr
ambientes de trabajos seguros y adecuados para el personal y en especial
aquellos que inciden en la calidad de la prestacin del servicio.
Son acciones derivadas del panorama de riesgos, la evaluacin de los puestos de
trabajo, actividad que deriva en planes de mejoramiento, la Alcalda tiene en
marcha el programa de salud ocupacional, a travs de cual se busca que sus
servidores pblicos cuenten con medios seguros para adelantar su gestin.
La Alcalda Municipal de La VirginiaRisaralda cuenta con un plan de bienestar
social, se ejecutan actividades que procuren el mejor estar, y el desarrollo
crecimiento de sus servidores, anualmente, se desarrolla una encuesta del clima
organizacional, mediante la cual se analizan oportunidades de mejora para el
clima interno de la entidad.

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7. REALIZACIN DEL SERVICIO
7.1 Planificacin De La Realizacin Del Servicio
En la alcalda Municipal de La Virginia Risaraldase desarrolla los procesos

administrativos necesarios para la prestacin de servicios, la planificacin de estos
es coherente con los requisitos del sistema de gestin de calidad, servicio a
travs de su plan de desarrollo municipal, de los planes operativos y de accin,
construidos a travs de jornadas en las diferentes secretaras de despacho y
reas funcionales.
La entidad del municipio de la Virginia Risaralda cuenta con una estructura

orgnica, manual de Funciones y Competencias laborales y procedimientos
documentados.
Se tienen identificados los procesos necesarios para la prestacin de los

servicios, su secuencia e interaccin.
Para llevar a cabo la planificacin y realizacin de cada uno de estos

procesos se cuenta con los recursos necesarios asignados, procedimientos
documentados, instructivos, objetivos con indicadores de calidad y su
respectiva cuantificacin, actividades de seguimiento en todos los procesos
y medicin en aquellos que aplica y los registros especficos para cada
actividad.
Se tienen definidos estndares de calidad que determinan el estado en que

el proveedor o el cliente entregan o reciben sus entradas o salidas
respectivamente.

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Se trabaja con base en los requerimientos de calidad establecidos para la

prestacin del servicio, teniendo en cuenta las exigencias legales de
obligatorio cumplimiento.
Cada proceso desarrollado para la prestacin del servicio cuenta con

fuentes de informacin para determinar el cumplimiento de estos requisitos.
7.2 Procesos Relacionados Con El Cliente
7.2.1 Determinacin de los requisitos relacionados con el servicio
Todos los Procesos Administrativos de la Alcalda de la Virginia Risaralda que

hacen parte del Sistema de Gestin de Calidad, determinan a travs de sus
procedimientos: los requisitos legales y reglamentarios que estn establecidos en
la constitucin nacional, las leyes, decretos, ordenanzas y acuerdos municipales
que rigen la competencia y funciones de la alcalda municipal de la Virginia
Risaralda los requisitos legales estn determinados por la reglamentacin vigente
y son de obligatorio cumplimientolos requisitos adicionales establecidos
internamente, se definen a travs de decretos y resoluciones, con el fin de
garantizar el cumplimiento de la misin y objetivos institucionales. los requisitos
establecidos por los clientes son consignados a travs de solicitudes directas en
las reuniones con el alcalde o con las secretaras de despachoigualmente, por
intermedio de solicitudes, de peticiones, quejas y reclamos, derechos de peticin,
consultas, sugerencias o participacin de la comunidad a travs de cualquiera de
sus representantespara los requisitos no establecidos por los clientes, pero
necesarios para el uso especificado estn establecidos en la documentacin del
sistema de gestin de calidad, para procurar satisfacer a todos los clientes y
comunidad en general y cumplir con los requisitos exigidos por ellos. La
verificacin del cumplimiento de los requisitos se hace mediante aplicacin de
encuestas de satisfaccin y mediante el seguimiento a la prestacin del servicio.

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7.2.2 Revisin de los requisitos relacionados con el cliente
La administracin del municipio de la Virginia Risaralda revisa los requisitos

relacionados para la prestacin del serviciopara establecer que la entidad est en
capacidad real de cumplir con los requisitos definidos,la revisin queda registrada
a travs de de la documentacin de los procesos asesora y asistencia, servicio
a la comunidad y vigilancia y control, identificado en los procesos que se
encuentran dentro del alcance del sistema de gestin decalidad, antes de prestar
el servicio al cliente y se asegura de: tener los requisitos claramente definidos para
laprestacin de servicios, como se describe en el numeral anterior de este manual,
la revisin de los requisitos legales e internos, se realiza permanentemente a
travs de actualizaciones en internet y reglamentaciones que se entregan
internamente a cada responsable, cumpliendo con lo establecido en la constitucin
nacional, las leyes y en el plan de desarrollo municipal, la satisfaccin de los
requisitos del usuario se evala mediante la informacin que proporciona cada
fuente de la revisin por la direccin.
7.2.3 Comunicacin con el cliente
La alcalda municipal de la VirginiaRisaralda dispone de documentos como

volantes, boletines, cartillas, comunicados de prensa, pgina web, medios radiales
y televisivos y rendiciones de cuentas para dar a conocer informacin acerca de
su razn de ser, servicios que presta y funcin social que desempea,
adicionalmente, la alcalda dispone de atencin personalizada la cual se brinda en
forma directamente o telefnica en donde se atienden y resuelven, las
inquietudes, dudas o consultas sobre la manera como pueden acceder a los
servicios que presta la entidad.
adicionalmente tiene dispuesto medios eficaces para la comunicacin con sus
clientes, formatos para peticiones, quejas y reclamos, correo electrnico, lneas
telefnicasla informacin acerca de consultas, trmites o solicitudes se
proporciona a travs de cada una de las secretaras de despacho o reas

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funcionales, igualmente la secretara de servicios administrativos y de gobierno se

encarga de Recepcionar, registrar, distribuir o tramitar y verificar que se atiendan
las peticiones, quejas y reclamaciones presentadas por los clientesel trmite se
adelanta tal como est como est definido en el procedimiento.Se cuenta con
buzones por medio de los cuales se recoge la opinin del cliente en cuanto a
diferentes temas relacionados con la calidad del servicio y la atencin prestada, se
establece retroalimentacin en la comunicacin incluyendo las quejas como se
describe en el procedimiento, la retroalimentacin del cliente y los mecanismos de
participacin ciudadana son coordinados por la secretara de servicios
administrativos y de gobiernola satisfaccin del servicio es evaluada mediante la
aplicacin de encuestas de satisfaccin.
7.3 Diseo y Desarrollo
El presente numeral se encuentra dentro de las exclusiones del Manual de

Calidad.
7.4 Compras
7.4.1 Proceso adquisicin de bienes y servicios
la alcalda del municipio de la VirginiaRisaraldacuenta con un proceso para

gestionar la adquisicin de bienes y servicios, la administracin se asegura que los
bienes y servicios que adquiere cumplen con los requisitos y especificaciones
establecidos de acuerdo a sus necesidades, plasmados en los pliegos de
condiciones, trminos de referencia y objetos contractuales, para ello tiene
documentado los procedimientos de contratacin y plan de compras y el manual
del interventor, la alcalda adquiere bienes y servicios de acuerdo a las
necesidades y requerimientos, y que hayan sido incluidos en el plan de
compraslos requisitos del bien o servicio solicitado se relacionan en el formato de
estudio de conveniencia y oportunidad que incluye la aprobacin por parte de la
secretara que requiere el bien o el servicio, estos requisitos son transcritos en el
contrato u orden de compra los cuales son verificados al momento de recibir el
bien o previo a la contratacin del servicio mediante una lista de chequeola
evaluacin y reevaluacin de los proveedores se hace en las actas de

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Interventoras y aplica para todo tipo de proveedor.
7.4.2 Informacin para adquisicin de bienes y servicios
Para registrar la informacin para la adquisicin de un bien o servicio se encuentra

descrita en los pliegos de condiciones, trminos de referencia u objetos
contractualescuando se solicita un bien o servicio se verifica que cumpla con los
requisitos que ha establecido el sistema de gestin de calidad y que tiene
documentados en sus procedimientosesta informacin establece los requisitos
para la adquisicin bienes, los cuales son evaluados en la recepcin del bien o
serviciocuando se aprueba la prestacin de un servicio, se legaliza a travs de un
contrato el cual es firmado por la alcalda y el contratista; el contrato contiene las
especificaciones y las condiciones requeridas para la prestacin del servicio tanto
en el objeto como en las obligaciones del contratista.
Ver el Anexo J
7.5 Prestacin del servicio
7.5.1 Control de la prestacin del servicio
La administracin establece un control de la produccin y la prestacin del servicio

se realiza, cumpliendo con los procedimientos documentados, Decretos, Acuerdos
o Resoluciones y por intermedio de todos los documentos del Sistema de Gestin
de Calidad. De esta manera, se garantiza que la entidad planifica y lleva a cabo la
produccin y prestacin de sus servicios bajo las condiciones controladas que
estn determinadas en los procesos y procedimientos, ya que estos describen
las caractersticasdel servicio y los requisitos de calidad con que se deben recibir
las entradas del proceso y se deben entregar las respectivas salidas cuyos
incumplimientos sern reportados, esta informacin se encuentra disponible en los
sitios de trabajo a travs de la red de sistemas y una copia fsica en la Oficina del
Representante por la Direccin, Los instructivos o guas brindan informacin
precisa para asegurar que el servicio sea conforme con los requisitos dichos
instructivos o guas, se encuentran disponibles en el punto de trabajo que amerita,
all se dispone de una copia fsica, Cuando se requiere de cualquier tipo de

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mantenimiento que deba contratarse (Locativas, Equipos de Cmputo o

vehculos), el contratista junto con el interventor establecen un programa y unos
procedimientos para el mantenimiento preventivo o correctivo, cuyo objetivo es
determinar las disposiciones necesarias para evitar cualquier deterioro de la
condicin del equipo o cese de su actividad.
7.5.2 Validacin de los procesos de la prestacin del servicio
Garantizar el cumplimiento de los requisitos del cliente estableciendo controles en la

prestacin de servicios que aseguren la satisfaccin de sus necesidades y exigencias.
7.5.3 Identificacin y trazabilidad
Todos los documentos del Sistema de Gestin de Calidad, relacionados con la

prestacin del servicio son identificados de acuerdo al Procedimiento Control de
Registros, cumpliendo adems con las disposiciones de la Ley General de
Archivos, garantizando de esta forma la identificacin y trazabilidad
7.5.4 Propiedad del cliente
Los materiales propiedad del cliente est representada principalmente por los
medios magnticos en los cuales se entrega la informacin solicitada como CD,
memorias, USB, diskettes. Cuando la comunidad trae a la Entidad estos bienes,
es responsabilidad del funcionario que presta el servicio, garantizar su
salvaguarda. Si se presenta el caso de prdida o dao, este debe ser reportado
por escrito al cliente, y la entidad tomar las medidas correspondientes.

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7.5.5 Preservacin del servicio
La alcalda preserva sus productos (proyectos, decretos, resoluciones) durante

todo el proceso hasta la entrega final en archivo, para lo cual se ha iniciado la
implementacin de la ley general de archivo con el fin de dar cumplimiento a
estas disposiciones son servicios sobre los cuales la institucin controla su
preservacin son los establecidos en la constitucin nacional, las leyes y el plan
de desarrollo municipal.
7.6 Control De Los Equipos De Seguimiento Y Medicin
El presente numeral se encuentra dentro de las exclusiones del Manual de

Calidad.

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8. MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA
8.1 Generalidades
En la alcalda del municipio de la Virginia Risaralda existen mtodos para realizar

seguimientos de cada proceso, se determinan unas actividades que a criterio del
responsable del proceso deben ser puntos obligados en el seguimiento realizado
tanto por l como por el auditor, igualmente estn determinados los indicadores a
medir de manera permanente, con el fin de establecer opciones de mejora para
prestacin del servicio y el sistema de calidad de la Alcalda Municipal de La
Virginia.
Para las mediciones de estos indicadores, los lderes de los procesos,

trimestralmente entregan la informacin al Comit Integrado de Gestin donde se
consolida y se pasa al Alcalde Municipal, los resultados obtenidos y la tendencia
de cada indicador son analizados por el Alcalde y Consejo de Gobierno con el fin
de establecer Acciones Correctivas y Preventivas inmediatas o a largo plazo, las
cuales permiten mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectiva del
Sistema de Gestin de Calidad, igualmente, mediante la realizacin de las
encuestas de Satisfaccin podemos establecer la conformidad del servicio y
mejorar el sistema mediante la revisin por la Direccin.

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8.2 Seguimiento Y Medicin
8.2.1 Evaluacin satisfaccin del cliente
Para asegurar el adecuado desempeo del sistema de gestin de calidad y poder

regular y evaluar laejecucin de los procesos, se hace seguimiento de la
percepcin del cliente aplicando encuestas de satisfaccin para lo cual se tiene
documentado un procedimiento, est definida la aplicacin de stas
semestralmente, y estn dirigidas a las comunidades, grupos de inters, visitantes,
usuarios; los resultados son presentados y analizados por el comit de calidad con
el fin de encontrar e implementar acciones de mejora en todos los procesos que lo
requieranel informe es presentado a la alta direccin y all es analizadola
satisfaccin del cliente tambin es determinada por la recepcin de peticiones,
quejas y reclamos que est documentado en un procedimientolas peticiones,
quejas y reclamos son remitidas en un informe a la alta direccin y el seguimiento
a algunas quejas lo hace el comit de tica y lo consolida en el formato.
8.2.2 Auditorias de calidad
La Alcalda del Municipio de la Virginia Risaralda con el propsito de evidenciar

que el Sistema de Gestin de Calidad vigente este conforme con lo planeado y de
acuerdo a los requisitos requeridos por la Norma Tcnica NTC-GP 1000:2009,
realiza habitualmente auditoras internas a los procesos de la organizacin
relacionados con el Sistema de Gestin de Calidad.
Ver el Anexo Auditorias de calidad.

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8.2.3 Seguimiento y medicin de procesos
Las actividades de seguimiento de obligatoria verificacin en la auditoria y las de

medicin en los casos que aplica, as como los controles asociados, quedaron
descritos en las caracterizaciones de los procesos para cada proceso se
definieron indicadores de resultado, eficacia o eficiencia, gestionados por cada
lder de proceso, cada uno de ellos se les diseo una hoja de vida en donde se
establece las frecuencias y aspectos importantes y otra hoja de registro, en donde
se lleva el detalle de los resultados de las evaluaciones el seguimiento se incluye
dentro de las actividades que se programan y registran en el Formato Hoja de
Verificacin de Auditora que se aplica en la planeacin y ejecucin de la auditoria
la medicin se hace bajo el establecimiento de indicadores de calidad y el anlisis
de su tendencia, que se encuentran en la caracterizacin de los procesos y en el
despliegue de objetivos de calidad, que igual debe ser verificada por el auditor el
resultado de estos puntos de control es analizado a la luz de los objetivos para
determinar la eficacia del sistema de Gestin de la Calidad ante las no
conformidades y observaciones, se determinan correcciones, acciones correctivas
o preventivas y de mejora segn sea el caso, las cuales se plasman en un Plan de
mejoramiento, el seguimiento a las acciones es realizado por el grupo de auditores
lderes.
8.2.4 Seguimiento y medicin del servicio
En la Alcalda de la Virginia Risaralda se hace seguimiento a la prestacin del

servicio se realiza a travs de los puntos de control identificados en las
caracterizaciones de los procesos y procedimientos del Sistema de Gestin de
Calidad y por intermedio de las encuestas de satisfaccin tanto de los clientes
internos (clima laboral) como externos.
Igualmente, a travs de las diferentes auditoras se garantiza el cumplimiento de
los requisitos identificados en los contratos, convenios yrdenes de servicios.

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8.3 Control De Servicio No Conforme
La Alcalda de Municipal de La Virginia Risaraldaasegura que el producto o

servicio que no es conforme con los requisitos se identifica y se controla
debidamente, los controles, las responsabilidades y autoridades relacionadas con
el tratamiento del producto o servicio no conforme detectado internamente por
cualquier fuente o medio, estn definidos en el procedimiento. El tratamiento del
producto o servicio no conforme detectado externamente por intermedio de la
Peticiones, quejas y reclamos est definidos en el procedimiento Atencin de
Peticiones, quejas y reclamos, el servicio no conforme luego de ser identificado,
con la ayuda de la herramienta se registra en el formato Servicio No Conforme, y
de esta manera evitar que llegue al cliente un servicio que no cumpla con sus
exigencias y necesidades.
Ver el Anexo Control de servicio No conforme.
8.4 Anlisis De Datos
Para llevar a cabo el anlisis de datos, la Alcalda Municipal de La

VirginiaRisaralda cuenta con mediciones como la satisfaccin del cliente, la
conformidad con los requisitos del producto o servicio, las caractersticas y
tendencias de los procesos (a travs de los indicadores definidos), medicin del
desempeo de proveedores y contratistas a travs de los diferentes informes de
Interventoras estos datos ayudan a determinar causas de problemas existentes o
potenciales y por tanto permiten guiar las acciones correctivas o preventivas
necesarias para la mejora, cada uno de los datos proporcionados por estas
mediciones es analizado por el comit Integrado de Gestin y por cada uno de los
lderes de procesos.
En la revisin por la direccin realizada anualmente, tambin se analizan estos

resultados para evaluar dnde puede realizarse mejora en el Sistema de Gestin
de Calidad y segn corresponda, aplicar las acciones preventivas o correctivas a
travs de los Planes de Mejoramiento correspondientes.

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8.5 Mejora
8.5.1 Mejora continua
La alcalda municipal de la Virginia Risaralda busca mejorar de manera continua la

eficacia y eficiencia de los procesos y por ende, del sistema de gestin de calidad,
teniendo en cuenta la poltica y objetivos de calidad para lograrlo, se ha dispuesto
de las diferentes actividades como son la realizacin de auditoras de calidad, la
revisin peridica del sistema gestin de calidad, el anlisis de datos, control
interno para el seguimiento y la evaluacin, la revisin por la direccin y los planes
de mejoramiento estos elementos con el fin de gestionar las actividades de mejora
haciendo uso de la implementacin de acciones correctivas, preventivas y de
mejora.
8.5.2 Acciones correctivas
La Alcalda de la Virginia Risaralda en busca de lograr servicios de alta calidad

como mecanismo importante para lograr la mejora continua del sistema de gestin
de la calidad, la alcalda municipal de la Virginia ha definido un procedimiento para
determinar, evaluar e implementar acciones correctivas que permitan eliminar las
causas de no conformidades con el objeto de prevenir repetidas ocurrencias
identificadas las no conformidades con la ayuda del cuadro de gestin de mejora,
se realizan investigaciones y anlisis de causas estas causas pueden ser
determinadas por el responsable del proceso, la persona que presenta la no
conformidad o por el comit de integrado de gestin es importante determinar en
forma acertada la causa de la no conformidad, ya que as se pueden tomar
acciones correctivas efectivas determinada la causa, el responsable del proceso
junto con el comit integrado de gestin evala las acciones a tomar para
asegurarse que las no conformidades no vuelvan a ocurrir la implementacin de
las acciones se realiza teniendo en cuenta los requisitos, costos y efectos que ello
genere, en lo posible se implementan de manera inmediata.

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Al implementarse la accin correctiva y verificarse su efectividad, se establece el

cierre de la no conformidad. si tomada la accin la no conformidad persiste, se
debe establecer una nueva accin es responsabilidad del representante por la
direccin llevar el registro y control de las acciones correctivas tomadas.
Ver el Anexo Acciones correctivas y preventivas.
8.5.3 Acciones Preventivas
La Alcalda de la Virginia Risaralda tiene establecido un procedimiento para

realizar acciones preventivas que permiten determinar acciones para eliminar las
causas de no conformidades potenciales y prevenir su ocurrencia, para ello, la
alcalda municipal de la Virginia ha documentado un manual de gestin de riesgos
y ha identificado los riesgos asociados a cada uno de los diez (10) procesos del
sistema de gestin de calidad
los pasos para el tratamiento de las acciones preventivas son iguales a los
planteados para las acciones correctivas, segn se establece en el procedimiento
documentado.
Ver el Anexo Acciones correctivas y preventivas.

MANUAL DE FUNCIONES MUNICIPIO DE LA VIRGINIA
RISARALDA
DEPARTAMENTO DE RISARALDA
ALCALDA MUNICIPAL DE LA VIRGINIA RISARALDA
N.I.T. 891.480.027-1
MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y DE
COMPETENCIAS LABORALES
PRESENTACION
El presente documento contiene el Ajuste al Manual de Funciones de la planta de personal de

la Administracin Central del municipio de La Virginia Risaralda, como resultado del anlisis
funcional de procesos misionales identificados y normas transversales identificadas por el
DAFP y la ESAP como proceso de implementacin del proyecto piloto Gestin del Talento
Humano por Competencias Laborales, como herramienta de modernizacin del Estado para el
buen gobierno.
Para su ajuste se requiri del trabajo idneo y del trabajo en equipo de los propios funcionarios
para su validacin y elaborar este tipo de productos que se desprende de la Ley 909 de 2004,
en donde configura su vocacin misional para acompaar a las entidades territoriales en el
emprendimiento de procesos de revisin, ajuste y reorganizacin de sus estructuras
administrativas, buscando, en todo caso, su mejoramiento en la prestacin de servicios y
elaboracin de productos.
Para el desarrollo de este trabajo, se sigui de manera estricta las guas que para este efecto
ha elaborado la Escuela Superior de Administracin Publica ESAP, la Comisin Nacional del
Servicio Civil CNSC y el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP.
Este documento servir de base, fundamento y referencia para las decisiones que el Ejecutivo
Municipal asuma en su momento en punto a reorganizar la estructura de la administracin
central del Municipio, si se tiene en cuenta que hay un captulo dedicado a dejar impresas
unas inquietudes a manera de conclusiones.
Este documento representa, a la vez, el compromiso profundo de la administracin con dejar

construidos instrumentos administrativos que permitan hacer una verdadera gestin al interior
y en consonancia con las necesidades de la comunidad.
Luis Alberto Vanegas Castillo, Facilitador ESAP Pgina: 2 de 277

N.I.T. 891.480.027-1
1. INTRODUCCION
La Ley 909 de 2004, que rige hoy el tema del empleo pblico y todas sus implicaciones
bsicamente en el nivel territorial, vino a implementar el concepto de competencias laborales
como un elemento fundamental y sustancial del concepto de empleo pblico. Su repercusin
es mayscula si se tiene en cuenta que este elemento viene a incidir en todo el proceso de
gestin de personal, donde la capacitacin y la evaluacin del desempeo deben estar
fundamentados en competencias laborales, es decir, viene a incidir en la actitud y aptitud
requerida al funcionario en sus labores diarias, lo que implica que tanto para el ingreso como
para la permanencia en la administracin pblica, es necesario que el empleado demuestre
esa competencia requerida en el empleo.
El propsito de la norma al establecer este nuevo enfoque busca que la administracin pblica
cuenta con mejores funcionarios en la prestacin de servicios y elaboracin de elementos.
El nuevo marco conceptual y jurdico se halla, adems de la ley en cita, en sus decretos
reglamentarios 785 y 2539 de 2005, los que establecen los criterios que deben abordar y
abarcar los manuales de funciones y requisitos. El primero de ellos, establece los criterios y la
obligatoriedad para definir e incorporar en los manuales especficos de funciones y de
requisitos las competencias laborales mnimas para los diferentes empleos pblicos de las
entidades del orden territorial. El segundo, establece las competencias laborales generales
para los empleos pblicos de los distintos niveles jerrquicos de las entidades territoriales.
Un ajuste de un manual de funciones debe buscar concretar esfuerzos en lograr elaborar un

moderno y funcional manual de funciones, en el cual se consignen de manera dinmica las
competencias requeridas en cada uno de los niveles y empleos de la entidad, y que el mismo
se constituya en un instrumento funcional para la gestin del recurso humano, para la
concertacin de objetivos, estmulo a sus funcionarios y no contine simplemente reposando
en los anaqueles de la oficina de recursos humanos como un instrumento ms que el Estado
pide sin ninguna utilidad ni respeto.
Se aspira y se espera que el manual de funciones se convierta en un instrumento viviente que

ayude y contribuya a mejorar, sustancialmente, la prestacin de servicios a cargo del
municipio.

N.I.T. 891.480.027-1
2. ESTRUCTURA ORGANICA
Planta Global Actual.
NIVELES JERARQUICOS
DIRECTIVO ASESOR PROFESIONAL TECNICO ASISTENCIAL
Secretarios de Despacho. Control Interno. Profesional Inspector de 6 Auxiliares

Universitario Polica. Administrativo
Secretario de Hacienda. Cdigo 407, Grado
Secretario de Planeacin Jefe de Control Comisaria de Tcnico 03.
Secretario de Gobierno. Interno Familia (vacante) Operativo de 5 Auxiliares
Secretario de Servicios Transito. Administrativo
Administrativos Cdigo 407, Grado
Secretario de Desarrollo 5 agentes de 04.
ALCALDE Social transito 1 Auxiliares
MUNICIPAL Secretario de Salud Administrativo
Secretario de Transito y 6 Tcnicos Cdigo 407, Grado
Movilidad Administrativos 05.
Subsecretario de Deporte 6 Auxiliares
1 Tcnico Administrativo
Subsecretarios Administrativo Cdigo 407, Grado
Cdigo 367, 07.
Subsecretario de Turismo y grado 10. 7 Secretarias
Desarrollo Econmico. Ejecutivas
Subsecretaria de Medio Secretaria Privada
Ambiente Ejecutiva despacho
Subsecretario de Obras Alcalde
Pblicas. Auxiliar de
Subsecretario de Desarrollo Servicios
Social. Generales.
Subsecretaria de Transito y Celador
Movilidad Operario
Conductor
Mecnico
1 13 1 1 14 30
Total Servidores Pblicos en la Planta de Personal: 60

N.I.T. 891.480.027-1
Organigrama por cargos Actual

DESPACHO DEL ALCALDE = 6 CARGOS
Alcalde
Secretaria Ejecutiva - Privada
Tcnico Administrativo (02 CARGOS)
Conductor
Escolta
OFICINA ASESORA DE CONTROL
INTERNO = 1 CARGO
Asesor en Control Interno
SECRETARIA SECRETARIA DE SECRETARIA SECRETARIA SECRETARIA SECRETARIA

DE GOBIERNO SERVICIOS DE TRANSITO DE SALUD = 3 DE HACIENDA DE
= 8 CARGOS ADMINISTRATI- Y MOVILIDAD CARGOS = 8 CARGOS PLANEACION
VOS = 10 = 11 CARGOS = 12 CARGOS
CARGOS
DESPACHO: DESPACHO: DESPACHO: DESPACHO: DESPACHO: DESPACHO:
Secretario de Secretario de Secretario de Secretario de Secretario de Secretario de

Despacho Despacho Despacho Despacho Despacho Despacho
Secretaria Secretaria Subsecretario Secretaria Secretaria Subsecretario
Ejecutiva Ejecutiva para de Despacho Ejecutiva Ejecutiva de Despacho
Auxiliar contratacin Secretaria Tcnico Auxiliar Turismo
Administrativo Tcnico Ejecutiva Administrativo Administrativa Subsecretario
de Administrativo Auxiliar de Despacho
Desplazados de Talento Administrativo PRESUPUESTO: U.G.A.M.
y Defensa del Humano (02 cargos) Tcnico Secretaria
Consumidor Auxiliar Administrativo Ejecutiva
Auxiliar Administrativo AREA Tcnico
Administrativo de Salud OPERATIVA: IMPUESTO: Administrativo
de Espacio Ocupacional Tcnico Auxiliar Banco de
Pblico (02 Operario Operativo Administrativo Proyectos
cargos) Auxiliar de Coordinador (Facturacin) Auxiliar
Celador Servicios de Agentes de SECRETARIA Auxiliar Administrativo
Generales Trnsito DE Administrativo
COMISARIA Agentes de DESARROLLO - Fiscalizacin OBRAS
DE FAMILIA: ALMACEN: Trnsito (05 SOCIAL = 4 (02 cargos) PBLICAS:
Comisario de Tcnico cargos) CARGOS Subsecretario
Familia CONTABILIDAD: de Despacho
Administrativo
Almacenista DESPACHO: Auxiliar Obras
INSPECCION General Administrativo Pblicas
DE POLICIA: SECRETARIA Secretario de Obreros (05
Inspector de DE DEPORTE Despacho
ARCHIVO cargos)
Polica Y Subsecretario
GENERAL: RECREACION
Municipio 4. Auxiliar de Despacho
Categora. = 2 CARGOS (Cultura)
Administrativo
Archivo Central Secretaria
DESPACHO: Ejecutiva
e Histrico (02
cargos) Auxiliar
Secretario de Administrativo
Auxiliar Despacho
Administrativo Auxiliar
Ventanilla nica Administrativo

N.I.T. 891.480.027-1
3. PLATAFORMA ESTRATGICA
Misin.
La misin de La Virginia se fundamenta en buscar para sus ciudadanos, una vida prolongada y
saludable, darles conocimiento y facilitarles acceso a los recursos necesarios, para mejorar su
calidad de vida.
Visin.
En el ao 2032, La Virginia en virtud de su posicin estratgica como punto de encuentro de

los departamentos de Risaralda, Choco, Valle del Cauca y Antioquia, ser un importante
centro Logstico y Turstico de importancia nacional e internacional.

N.I.T. 891.480.027-1
CAPITULO I
1. CONSIDERACIONES PREVIAS
1.1. MARCO LEGAL
La Ley 443 de 1998, que se expidi despus de la Ley 27 de 1992, contuvo normas sobre
carrera administrativa y en vigencia de la misma, se implement el concepto de manual de
funciones y de requisitos.
Con posterioridad se expide la Ley 909 de 2004, por la cual se expiden normas que regulan el
empleo pblico, la carrera administrativa, gerencia pblica y se dictan otras disposiciones, con
la que se establece el concepto de manual especfico de funciones y de competencias
laborales, por lo que impone un nuevo modelo de competencias laborales.
La ley 909, consagr las competencias laborales como uno de los elementos fundamentales
del concepto de empleo pblico, que hacen parte fundamental de la actitud y aptitud requerida
al funcionario en sus labores diarias. De all que para el ingreso, como para la permanencia
en la administracin pblica, es necesario que el empleado demuestre esa competencia
requerida en el empleo.
Razn por la cual las entidades territoriales tienen el compromiso de actualizar la informacin
de los empleos a proveer en el manual de funciones de acuerdo con lo estipulado en la Ley en
mencin y de sus decretos reglamentarios 785 y 2539 de 2005.
La actualizacin implica hacer el ejercicio de ajustar el manual existente, con el cual

determinar la identificacin del empleo, el propsito principal, las competencias funcionales
propias del empleo especfico, los conocimientos esenciales, las competencias comunes para
todos los empleos de la administracin pblica, las competencias comportamentales para
cada nivel jerrquico y los respectivos requisitos de estudio y experiencia.
El Decreto 785 de 2005, reglamentario de la Ley 909, contiene la informacin relacionada con
la identificacin de los empleos, as como los requisitos mnimos y mximos de estudio y
experiencia para cada nivel jerrquico, mientras que la descripcin de las competencias, tanto
generales como comportamentales estn en el Decreto 2539 de 2005.
Por esta razn, se hace necesario definir dentro del manual de funciones del municipio de La
Virginia Risaralda, las competencias requeridas en todos y cada uno de los empleos.
Igualmente la calificacin del perodo de prueba y la evaluacin del desempeo, tambin

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aparecen en la nueva ley de empleo pblico, e incluyen el concepto de competencias

laborales, o medir el cumplimiento de las metas institucionales e individuales en el caso de la
evaluacin, todo ello buscando el reconocimiento o mejoramiento de esas competencias
laborales
La reforma que introduce la Ley 909 est encaminada a que se hicieran las concertaciones de
objetivos sobre las metas institucionales, y no simplemente en el cumplimiento de las
funciones asignadas en cada empleo, buscando que el mrito sea la garanta de permanencia
en el servicio.
Los decretos 770 y 785 de 2005, establecen los criterios y la obligatoriedad para definir e
incorporar en los manuales especficos de funciones y de requisitos las competencias
laborales mnimas, para los diferentes empleos pblicos de las entidades del orden nacional y
territorial.
En desarrollo de estas disposiciones, el Gobierno Nacional expidi el Decreto 2539 de 2005,

que viene a establecer las competencias laborales generales para los empleos pblicos de los
distintos niveles jerrquicos de las entidades a las cuales se aplican los decretos ley 770 y 785
de 2005, donde se fijan las competencias comportamentales comunes a los servidores
pblicos y las comportamentales mnimas que corresponden por cada nivel jerrquico de
empleo.
De la misma manera, el decreto 2539 de 2005 determina los criterios de obligatorio

cumplimiento para definir las competencias funcionales de los empleos.
1.2. MARCO CONCEPTUAL
1.2.1. Manual Especifico de Funciones y de Competencias Laborales
El manual especfico de funciones y de competencias es un instrumento de administracin de

personal a travs del cual se establecen las funciones y las competencias laborales de los
empleos que conforman la planta de personal del municipio de La Virginia Risaralda y los
requisitos exigidos para el desempeo de los mismos. Se constituye en el soporte tcnico que
justifica y da sentido a la existencia de los cargos en este municipio.

N.I.T. 891.480.027-1
El manual especfico de funciones y de competencias laborales, se orienta al logro de los

siguientes propsitos:
Instrumentar la marcha de procesos administrativos tales como: seleccin de personal,

induccin de nuevos funcionarios, capacitacin y entrenamiento en los puestos de
trabajo y evaluacin del desempeo.
Generar en los miembros de la organizacin el compromiso con el desempeo eficiente

de los empleos, entregndoles la informacin bsica sobre los mismos.
Proporcionar informacin de soporte para la planeacin e implementacin de medidas

de mejoramiento y modernizacin administrativas, as como para efectuar estudios de
cargas de trabajo.
Facilitar el establecimiento de parmetros de eficiencia y criterios de autocontrol.
1.2.2. Competencias Laborales
Las competencias laborales refieren a un nuevo concepto en la administracin pblica que se

define como la capacidad de una persona para desempear, en diferentes contextos y con
base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector pblico, las
funciones inherentes a un empleo; capacidad que est determinada por los conocimientos,
destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el
empleado pblico.
Las competencias comunes, las comportamentales y las funcionales, adems de los requisitos
de estudio y experiencia, conforman las competencias laborales.
Las competencias comunes y comportamentales hacen referencia al conjunto de

caractersticas de la conducta que se exigen como estndares bsicos para el desempeo del
empleo, atendiendo a la motivacin, las aptitudes, las actitudes, las habilidades y los rasgos

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de personalidad, cuyos criterios para describirlas estn definidos en los artculos 6, 7 y 8 del
Decreto 2539 de 2005, las cuales se aplican de la siguiente forma:
Competencias comunes a los servidores pblicos a quienes se les aplica los Decretos
770 y 785 de 2005.
Competencias comportamentales mnimas por nivel jerrquico.
1.2.2.1. Competencias funcionales
Son funciones esenciales del empleo y capacidades que se identifican a partir de un anlisis
funcional y del propsito principal del empleo y su desagregacin progresiva, con el objeto de
establecer las contribuciones individuales del empleo, los conocimientos bsicos, los contextos
en los que se debern demostrar las contribuciones individuales y las evidencias requeridas
que demuestren las competencias laborales.
1.2.2.2. Competencias comportamentales por nivel jerrquico
Conjunto de caractersticas de la conducta que se exigen como estndares bsicos para el

desempeo del empleo, atendiendo a la motivacin, las aptitudes, las actitudes, las
habilidades y los rasgos de personalidad.
Competencias funcionales que precisan y detallan aquello que debe estar en capacidad de
hacer el empleado para ejercer un cargo y se definirn a partir del contenido funcional del
empleo.
1.3. ASPECTOS TENIDOS EN CUENTA EN EL AJUSTE AL MANUAL DE FUNCIONES Y

DE REQUISITOS
Los aspectos que se tienen en cuenta en el ajuste del manual de funciones y de competencias
laborales, son los siguientes:

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La identificacin del propsito principal o razn de ser del empleo, que es la misin o el
objeto del empleo que explica la necesidad de existencia del mismo dentro de la
estructura de procesos y misin encomendados al rea a la cual pertenece.
Las competencias comunes a los servidores pblicos y las comportamentales que se

han definido por cada nivel jerrquico de empleo, observando lo dispuesto en los
artculos 7 y 8 del Decreto 2539 de 2005.
Las competencias funcionales de los empleos en los trminos dispuestos en el numeral

10.5 y 10.6 del artculo 10 del Decreto 2539 de 2005.
Los requisitos de estudio y experiencia ajustados de acuerdo con lo dispuesto en el

Decreto 785 de 2005.
4.1. ESTRUCTURA DEL AJUSTE DEL MANUAL
La estructura del ajuste del manual es la siguiente: I) Identificacin del empleo; II) Contenido
Funcional; III) Competencia Laboral; IV) Competencia Comportamentales; V) Requisitos de
experiencia y estudio.
Pasamos a desarrollar, definir y explicar cada uno de los puntos de la estructura, as:
1.4.1. Identificacin del empleo
Se denomina identificacin del empleo al conjunto de datos que describen la denominacin,

dependencia, cdigo, grado, nivel, nmero de cargos y cargo del jefe inmediato.
La denominacin del empleo se refiere al nombre del empleo el cual debe de estar de
acuerdo con la nomenclatura de empleo del Decreto 785 de 2005.
Por su parte, el cdigo del empleo debe igualmente corresponder al sealado en la norma, en
este caso, el Decreto 785 de 2005. Para el nivel territorial el cdigo est formado por tres
dgitos:
El primer dgito establece el nivel jerrquico al cual pertenece el empleo.
Los dos dgitos siguientes corresponden a la denominacin del cargo, dentro del
respectivo nivel jerrquico.

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El grado est formado por dos dgitos y corresponde al grado de remuneracin o de

asignacin salarial determinada en la escala fijada por la autoridad competente.
El nmero de cargos relaciona el nmero de empleos de igual denominacin, cdigo y grado

de remuneracin existentes en la planta de personal del municipio.
Dependencia se refiere a aquella en la cual est ubicado el empleo, cuando los empleos se
encuentran descritos dependencia por dependencia, en la planta de personal. En el caso de
las plantas globales se seala: donde se ubique el cargo.
El cargo del jefe inmediato se refiere al nombre del cargo a quien corresponda ejercer la
supervisin directa del desempeo laboral. En la planta de personal en la cual se efecta la
distribucin de empleos por dependencia, ste corresponder al empleo de la respectiva
jefatura.
En el caso de la planta global, se indicar: quien ejerza la supervisin directa.
1.4.2. Definicin del propsito principal o razn de ser del empleo a partir de las
funciones esenciales
La identificacin de la misin crtica que explica la necesidad de existencia del empleo o razn
de ser dentro de la estructura de procesos y misin encomendados al rea a la cual
pertenece.
Cada empleo de la administracin pblica tiene un propsito fundamental y nico para el

cumplimiento de la misin institucional. Dicho propsito es la descripcin de su objeto
fundamental.
1.4.3. Descripcin de funciones esenciales
Se denominan funciones esenciales aquellas que se requieren para el cumplimiento del

propsito principal del empleo y presentan las siguientes caractersticas:

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Describen lo que una persona debe realizar;

Responden a la pregunta: qu debe hacerse para lograr el propsito principal?;
Expresan lo que debe hacerse, lo cual no corresponde siempre con lo que se hace
actualmente;
Cada funcin enuncia un resultado diferente;
Su redaccin sigue el mismo ordenamiento metodolgico que para el propsito
principal.
En s, con las funciones esenciales se define y describe las funciones para el ejercicio de un
cargo que garantizan el logro de los objetivos institucionales y del rea y responde al
cumplimiento del propsito principal del cargo.
Las funciones esenciales de cada empleo deben estar actualmente incluidas en el manual
especfico de funciones y describen el qu debe hacer y el para qu de cada funcin, de
conformidad con la misin institucional, las actividades de la dependencia, los programas y
proyectos y con el nivel y naturaleza general del empleo. Las funciones esenciales permiten
identificar el propsito principal del empleo.
1.4.4. Definicin de las contribuciones individuales de quien est llamado a desempear

el empleo (artculo 10.5 del Decreto 2539 de 2005)
Las contribuciones individuales se refieren al conjunto de productos o resultados laborales que

permiten medir o especificar lo esperado, en trminos de resultados observables como
consecuencia de la realizacin del trabajo.
Las contribuciones individuales describen en forma detallada lo que el empleado respectivo

ejerciendo un determinado empleo, tiene que lograr y demostrar para comprobar que es
competente e idneo.
Las contribuciones individuales se configuran a raz de las siguientes preguntas:

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Qu se espera del desempeo?

Cmo se espera el resultado?
Cul es la calidad de los resultados?
Al describir las contribuciones individuales hay que tener en cuenta que:
Cada funcin esencial puede tener dos o ms contribuciones individuales.

La contribucin individual contiene un resultado y una condicin de calidad.
No se describen tareas. Se describen los resultados esperados del desempeo.
Las condiciones de calidad son medibles y observables.
El cumplimiento del resultado y la condicin de calidad permite evaluar el desempeo y
el nivel de competencia.
1.4.5. Conocimientos bsicos o esenciales.
Los conocimientos bsicos o esenciales comprenden el conjunto de teoras, principios,

normas, tcnicas, conceptos y dems aspectos del saber que debe poseer y comprender
quien est llamado al desempeo del empleo, para alcanzar las contribuciones individuales.
Estos conocimientos bsicos o esenciales no se refieren a los certificados o ttulos

acadmicos de un determinado estudio formal.
Por ello los conocimientos bsicos o esenciales, se refieren a lo que es indispensable que el
empleado conozca para garantizar las contribuciones individuales que se han identificado.
1.4.6. Requisitos de estudio y experiencia
Para las entidades del orden territorial es el Decreto 785 de 2005, en su artculo 13 fija los
mximos y mnimos de requisitos de estudio y experiencia para los empleos de cada nivel.
1.4.6.1. Estudios

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Por estudios se entienden los conocimientos acadmicos adquiridos en instituciones pblicas

o privadas, debidamente reconocidas por el gobierno nacional, correspondientes a la
educacin bsica primaria, bsica secundaria, medica vocacional, superior en los programas
de pregrado en las modalidades de formacin tcnica, profesional, tecnolgica y profesional y
en los programas de postgrado en las modalidades de especializacin, maestra, doctorado y
posdoctorado.
Los estudios se acreditan mediante la presentacin de certificados, diplomas, grados o ttulo

otorgados por las instituciones correspondientes. Para su validez se requiere de los registros
y autenticaciones que determinen las normas vigentes sobre la materia. La tarjeta profesional
o matrcula correspondiente, segn el caso, excluye la presentacin de cualquier otro
documento.
De acuerdo con la especialidad de las funciones de algunos empleos, con el fin de lograr el
desarrollo de determinados conocimientos, aptitudes o habilidades, se podrn exigir cursos
especficos de educacin no formal orientados a garantizar su desempeo.
Los cursos especficos de educacin no formal se acreditan mediante certificados de

aprobacin expedidos por las entidades debidamente autorizadas para ello.
1.4.6.2. Experiencia.
Se entiende por experiencia los conocimientos, las habilidades y las destrezas adquiridas o
desarrolladas mediante el ejercicio de una profesin, arte u oficio. Igualmente se debe
entender como los antecedentes laborales desarrollados en el ejercicio de una profesin,
ocupacin arte y oficio ajustados de acuerdo con lo dispuesto en el decreto 785 de 2005, para
las entidades del orden territorial.
La experiencia se clasifica en: profesional, relacionada y laboral.
La experiencia profesional es la adquirida a partir de la terminacin y aprobacin de todas las

materias que conforman el pensum acadmico de la respectiva formacin profesional,

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tecnolgica o tcnica profesional, en el ejercicio de las actividades propias de la profesin o

disciplina exigidas para el desempeo del empleo.
La experiencia relacionada es la adquirida en el ejercicio de empleo que tenga funciones

similares a las del cargo a proveer o en una determinada rea de trabajo, de profesin,
ocupacin, arte u oficio.
La experiencia laboral es la adquirida en el ejercicio de cualquier empleo, ocupacin, arte u

oficio.

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CAPITULO II
2. MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
ACTO ADMNISTRATIVO
Decreto No. 156

del 06 de Noviembre de 2013
Por el cual se ajusta el Manual Especfico de Funciones y de Competencias Laborales

para los empleos de la Planta de Personal de la Alcalda Municipal de La Virginia
Risaralda
EL ALCALDE MUNICIPAL DE LA VIRGINIA RISARALDA,
En ejercicio de las facultades que le confieren los artculos 13 y 28 del Decreto Ley 785 de
2005, y
CONSIDERANDO
Que los artculos 13 y 28 del Decreto Ley 785 de 2005, reglamentario de la Ley 909 de 2004,
establece obligatoriedad de las autoridades fijar en los respectivos manuales especficos las
competencias laborales y los requisitos de las respectivas entidades, ya sean de nivel
nacional, departamental o municipal.
Que el Decreto 2539 de 2005 establece las competencias laborales generales para los
empleos pblicos de los distintos niveles jerrquicos aplicables a las entidades pblicas.

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Que segn lo anterior se hace necesario ajustar el manual especfico de funciones y de

competencias laborales para la planta de cargos del sector central de la Alcalda Municipal de
La Virginia Risaralda.
Por lo anteriormente expuesto,
DECRETA:
ARTICULO 1o. Ajustar el Manual Especfico de Funciones y de Competencias Laborales, para

los empleos que conforman la planta de personal de la Alcalda Municipal de La Virginia,
fijada por el Decreto No. 17 del 25 de Enero de 2006, cuyas funciones debern ser cumplidas
por los empleados con criterios de eficiencia y eficacia en orden al logro de la misin, objetivos
y funciones que la ley y los reglamentos le sealan a la Alcalda Municipal de La Virginia, as:
ARTICULO 2: FUNCIONES DE LOS EMPLEOS DEL DESPACHO DEL ALCALDE
1. Del Alcalde
I IDENTIFICACIN DEL CARGO
Nivel: Directivo
Denominacin del empleo: Alcalde
Cdigo: 005
Grado:
No. de cargos: 1
Dependencia: Despacho del Alcalde
Cargo del jefe inmediato:
II CONTENIDO FUNCIONAL
a Propsito del Empleo
Ejercer la autoridad poltica, civil, administrativa y ordenar el gasto en el Municipio de La Virginia;

promoviendo el desarrollo social, econmico, ambiental y cultural; garantizando el
mantenimiento de la infraestructura urbana; acorde con la Constitucin Poltica de Colombia,
dems normas vigentes y planes institucionales, para el mejoramiento de la calidad de vida de
los ciudadanos.

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b Descripcin de Funciones Esenciales
1. Ejercer las funciones que les asigna la Constitucin, la ley, las ordenanzas, los acuerdos
y las que le fueren delegadas por el Presidente de la Repblica o gobernador respectivo.
a) EN RELACION CON EL CONCEJO:
1 Presentar los proyectos de acuerdo que juzgue convenientes para la buena marcha del
municipio.
2 Presentar oportunamente los proyectos de acuerdo sobre planes y programas de desarrollo

econmico y social con inclusin del componente de Derechos Humanos y de Derecho
Internacional Humanitario y de obras pblicas, que deber estar coordinado con los planes
departamentales y nacionales.
3 Presentar dentro del trmino legal el proyecto de acuerdo sobre el presupuesto anual de
rentas y gastos.
4 Colaborar con el Concejo para el buen desempeo de sus funciones; presentarles informes
generales sobre su administracin en la primera sesin ordinaria de cada ao, y convocarlo a
sesiones extraordinarias en las que slo se ocupar de los temas y materias para los cuales
fue citado.
5 Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere aprobado el Concejo y objetar los que
considere inconvenientes o contrarios al ordenamiento jurdico.
6 Reglamentar los acuerdos municipales.
7 Enviar al gobernador, dentro de los cinco (5) das siguientes a su sancin o expedicin los
acuerdos del Concejo, los decretos de carcter general que expida, los actos mediante los
cuales se reconozca y decrete honorarios a los concejales y los dems de carcter particular
que el gobernador le solicite.
8 Aceptar la renuncia o conceder licencia a los concejales cuando el concejo est en receso
b) EN RELACION CON EL ORDEN PUBLICO:
1 Conservar el orden pblico en el municipio, de conformidad con la ley y las instrucciones del
Presidente de la Repblica y del respectivo gobernador. La Polica Nacional cumplir con
prontitud y diligencia las rdenes que le imparta el alcalde por conducto del respectivo
comandante.

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2 Dictar para el mantenimiento del orden pblico o su restablecimiento de conformidad con la

ley, si fuera del caso, medidas tales como:
a Restringir y vigilar la circulacin de las personas por vas y lugares pblicos;

b Decretar el toque de queda;
c Restringir o prohibir el expendio y consumo de bebidas embriagantes;
d Requerir el auxilio de la fuerza armada en los casos permitidos por la Constitucin y la
ley;
e Dictar dentro del rea de su competencia, los reglamentos de polica local necesarios
para el cumplimiento de las normas superiores, conforme al artculo 9 del Decreto
1355 de 1970 y dems disposiciones que lo modifiquen o adicionen.
3 Promover la seguridad y convivencia ciudadanas mediante la armnica relacin con las

autoridades de polica y la fuerza pblica para preservar el orden pblico y la lucha contra la
criminalidad y el delito.
4 Servir como agentes del Presidente en el mantenimiento del orden pblico y actuar como
jefes de polica para mantener la seguridad y la convivencia ciudadana.
5 El Director de la Polica Nacional deber solicitar al final de cada vigencia fiscal a los alcaldes,
un informe anual del desempeo del respectivo comandante de polica del municipio, el cual
deber ser publicado en la pgina web de la Polica Nacional.
6 Disear, implementar, liderar, desarrollar y promover planes integrales de seguridad y

convivencia ciudadana, para garantizar instrumentos efectivos contra la delincuencia urbana y
rural.
7 Los alcaldes podrn presentar ante el Concejo Municipal proyectos de acuerdo en donde se
definan las conductas y las sanciones: pedaggicas, de multas, o aquellas otras que estn
definidas en el Cdigo de Polica. Por medio de ellas podr controlar las alteraciones al orden
y la convivencia que afecten su jurisdiccin.
c) EN RELACION CON LA NACION, EL DEPARTAMENTO Y LAS AUTORIDADES

JURISDICCIONALES:
1 Conceder permisos, aceptar renuncias y posesionar a los empleados nacionales que ejerzan
sus funciones en el municipio, cuando no haya disposicin que determine la autoridad que
deba hacerlo, en casos de fuerza mayor o caso fortuito o cuando reciba tal delegacin.
2 Coordinar y supervisar los servicios, que presten en el municipio entidades nacionales o

departamentales e informar a los superiores de las mismas, de su marcha y del cumplimiento
de los deberes por parte de los funcionarios respectivos en concordancia con los planes y

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programas de desarrollo municipal.
3 Visitar peridicamente las dependencias administrativas y las obras pblicas que se ejecuten
en el territorio de la jurisdiccin.
4 Ejercer las funciones que le delegue el Gobernador.
5 Colaborar con las autoridades jurisdiccionales cuando estas requieran de su apoyo e

intervencin;
d) EN RELACION CON LA ADMINISTRACION MUNICIPAL:
1 Dirigir la accin administrativa del municipio; asegurar el cumplimiento de las funciones y de

la prestacin de los servicios a su cargo; representarlo judicial y extrajudicialmente.
2 Nombrar y remover los funcionarios bajo su dependencia y a los gerentes y directores de los
establecimientos pblicos y las empresas industriales comerciales de carcter local, de
acuerdo con las disposiciones pertinentes,
3 Suprimir o fusionar entidades o dependencias municipales, de conformidad con los acuerdos

respectivos.
4 Los acuerdos que sobre este particular expida el Concejo, facultarn al alcalde para que
ejerza la atribucin con miras al cumplimiento de los principios de igualdad, moralidad,
eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad definidos por el artculo 209 de la
Constitucin Poltica.
5 Crear, suprimir o fusionar los empleos de sus dependencias, sealarles funciones especiales
y fijarles sus emolumentos con arreglo a los acuerdos correspondientes. No podr crear
obligaciones que excedan el monto global fijado para gastos de personal en el presupuesto
inicialmente aprobado.
6 Los acuerdos que sobre este particular se expidan podrn facultar al alcalde para que sin
exceder el monto presupuestal fijado, ejerza dicha funcin pro tmpore, en los trminos del
artculo 209 de la Constitucin Poltica.
7 Ordenar los gastos y celebrar los contratos y convenios municipales de acuerdo con el plan
de desarrollo econmico, social y con el presupuesto, observando las normas jurdicas
aplicables.
8 Ejercer jurisdiccin coactiva para hacer efectivo el cobro de las obligaciones a favor del
municipio. Esta funcin puede ser delegada en las tesoreras municipales y se ejercer

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conforme a lo establecido en la Legislacin Contencioso-Administrativa y de Procedimiento

Civil.
9 Velar por el cumplimiento de las funciones de los empleados oficiales municipales y dictar los
actos necesarios para su administracin.
10 Apoyar con recursos humanos y materiales el buen funcionamiento de las Juntas

Administradoras Locales.
11 Ejercer el poder disciplinario respecto de los empleados oficiales bajo su dependencia.
12 Sealar el da o los das en que deba tener lugar el mercado pblico.
13 Conceder licencias y aceptar renuncias a los funcionarios y miembros de las juntas, concejos
y dems organismos cuyos nombramientos corresponda al Concejo, cuando este no se
encuentre reunido, y nombrar interinamente a quien deba reemplazarlos, excepto en los
casos en que esta ley disponga otra cosa.
14 Coordinar las actividades y servicios de los establecimientos pblicos, empresas industriales

y comerciales, sociedades de economa mixta, fondos rotatorios y unidades administrativas
especiales del municipio.
15 Distribuir los negocios, segn su naturaleza, entre las secretaras, departamentos

administrativos y establecimientos pblicos.
16 Autorizar comisiones a los empleados pblicos municipales de carrera administrativa para

aceptar, con carcter temporal, cargos de la Nacin, de los Departamentos o municipios.
17 Plantas de Beneficio de Animales Destinados para el Consumo Humano: La Administracin

Municipal con el fin de abastecer adecuadamente de carnes a la poblacin deber utilizar
eficientemente los recursos pblicos destinados al funcionamiento y prestacin del servicio
que ofrecen las Plantas de Beneficio de Animales para el Consumo Humano, garantizando su
viabilidad desde el punto de vista sanitario, ambiental, econmico y social en los trminos
establecidos por las autoridades sanitarias.
18 Plazas de Mercado Pblicas: Las Administraciones Municipales debern fomentar e

incentivar la inversin pblica y privada, la asociacin de usuarios y/o cualquier otra
modalidad que permita el adecuado funcionamiento y prestacin del servicio de
abastecimiento de alimentos a la poblacin que ofrecen las Plazas de Mercado Pblicas. Lo
anterior para el ptimo desarrollo desde el punto de vista sanitario, ambiental, econmico y
social de las mismas.

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19 Solicitar al juez la declaratoria sobre la validez o la revisin de las condiciones econmicas de

los contratos de concesin que haya celebrado el municipio, cuando a su juicio el objeto
verse sobre asuntos que no pueden ser realizadas por particulares, o cuando se trate de la
prestacin de servicios pblicos domiciliarios u otros, motivado por una ecuacin contractual
que se encuentre desequilibrada en contra del municipio o porque est afectando en forma
grave el principio de sostenibilidad fiscal consagrado en la Constitucin.
20 Ejecutar acciones tendientes a la proteccin de las personas, nios e indigentes y su

integracin a la familia y a la vida social, productiva y comunitaria; as como el disear, dirigir
e implementar estrategias y polticas de respeto y garanta de los Derechos Humanos y el
Derecho Internacional Humanitario, asegurando su inclusin en los planes de desarrollo y de
presupuesto anuales.
e) CON RELACION A LA CIUDADANIA:
21 Informar sobre el desarrollo de su gestin a la ciudadana de la siguiente manera: En los

municipios de 3, 4, 5 y 6 categora, a travs de bandos y medios de comunicacin local de
que dispongan.
22 Convocar por lo menos dos veces al ao a ediles, a las organizaciones sociales y veeduras
ciudadanas, para presentar los informes de gestin y de los ms importantes proyectos que
sern desarrollados por la administracin.
23 Difundir de manera amplia y suficiente el plan de desarrollo del municipio a los gremios, a las
organizaciones sociales y comunitarias y a la ciudadana en general.
24 Facilitar la participacin ciudadana en la elaboracin del plan de desarrollo municipal.
f) CON RELACION CON LA PROSPERIDAD INTEGRAL DE SU REGION:
1 Impulsar mecanismos que permitan al municipio, en ejercicio de su autonoma, promover el

desarrollo local a travs de figuras de integracin y asociacin que armonicen sus planes de
desarrollo con las dems entidades territoriales, generando economas de escala que
promuevan la competitividad.
2 Impulsar el crecimiento econmico, la sostenibilidad fiscal, la equidad social y la

sostenibilidad ambiental, para garantizar adecuadas condiciones de vida de la poblacin.
3 Para lograr el mejoramiento de la gestin local, promover la armoniosa concurrencia de la

Nacin, las entidades territoriales, las autoridades ambientales y las instancias y autoridades
administrativas y de planificacin en el cumplimiento de las obligaciones constitucionales y

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legales en materia territorial. En especial contribuir en el marco de sus competencias, con

garantizar el despliegue de infraestructuras para lograr el desarrollo y la competitividad
nacional de conformidad con lo dispuesto en el Plan Nacional de Desarrollo.
4 Generar, apoyar y financiar procesos de planeacin participativa que conduzcan a planes de

desarrollo estratgico comunal y comunitario de mediano y de largo plazo.
5 Crear el Consejo Municipal de Desarrollo Rural, el cual servir como instancia superior de
concertacin entre las autoridades locales, las comunidades rurales, organismos de accin
comunal y las entidades pblicas en materia de desarrollo rural, cuya funcin principal ser la
de coordinar y racionalizar las acciones y el uso de los recursos destinados al desarrollo rural
y priorizar los proyectos que sean objeto de cofinanciacin.
6 Incorporar dentro del presupuesto municipal, mediante decreto, los recursos que haya
recibido el tesoro municipal como cofinanciacin de proyectos provenientes de las entidades
nacionales o departamentales, o de cooperacin internacional y adelantar su respectiva
ejecucin. Los recursos aqu previstos as como los correspondientes a seguridad ciudadana
provenientes de los fondos territoriales de seguridad sern contratados y ejecutados en los
trminos previstos por el rgimen presupuestal.
III COMPETENCIA LABORAL

a. Criterio de Desempeo
1. Los programas y proyectos de desarrollo se ejecutan segn los lineamientos del plan de
desarrollo municipal.
2. Los convenios interinstitucionales se desarrollan con criterios de eficiencia, eficacia e

imparcialidad.
3. Las polticas en materia econmica, social, cultural, se enfocan hacia todos los sectores de la
sociedad y responden a las necesidades ms primordiales de la comunidad.
4. La gestin municipal se desarrolla de acuerdo a los principios de eficiencia, eficacia, moralidad

y transparencia.
5. La participacin democrtica es fortalecida constantemente por medio de espacios de

concertacin y democracia.
6. El orden pblico es mantenido de acuerdo a las polticas formuladas por el alcalde.
7. La ley, las ordenanzas, los acuerdos y las dems normas son aplicados de manera imparcial

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para todos los empleados pblicos del municipio.
8. Las dems funciones que le seale la constitucin, las leyes, las ordenanzas, los acuerdos y
las que le delegue el Presidente de la Repblica o el Gobernador sern cumplidas a cabalidad.
b. Conocimientos Bsicos
Rgimen Municipal.
Administracin Publica
Los que establece la Constitucin Poltica y la Ley.
Constitucin Poltica de Colombia.
Plan Nacional de Desarrollo.
Plan de Desarrollo Departamental.
Plan de Desarrollo Municipal.
Normas del Rgimen Departamental y Municipal.
Normas de participacin ciudadana, contratacin, planeacin y rgimen del empleado oficial.
IV Competencias Comportamentales - Decreto 2539 de 2005

a Competencias Comunes
Orientacin a resultados
Orientacin al usuario y al ciudadano
Transparencia
Compromiso con la organizacin
b Competencias por Nivel Jerrquico
Liderazgo.
Planeacin
Toma de Decisiones
Direccin y Desarrollo de Personal
V REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Es un cargo de Eleccin popular, para ser Alcalde se requiere cumplir con los requisitos establecidos en el
artculo 86 de la Ley 136 de 1994:
Ser ciudadano Colombiano en Ejercicio.

Haber nacido o ser residente en el respectivo municipio durante (1) ao anterior a la fecha de
la inscripcin o durante un periodo mnimo de 3 tres (3) aos consecutivos en cualquier
poca.

N.I.T. 891.480.027-1
2. Del Tcnico Administrativo
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO

Nivel: Tcnico
Denominacin del empleo: Tcnico Administrativo
Cdigo: 367
Grado: 10
No. de cargos: Uno (1)
Cargo del jefe inmediato: Alcalde
II. CONTENIDO FUNCIONAL
a. Propsito del Empleo
Ejecutar, supervisar y apoyar las actividades de planificacin estratgica, socioeconmica,

administrativa, financiera y sistemas de informacin de los procesos de Planeacin y
ordenamiento del territorio, para el mejoramiento funcional de la administracin municipal, acorde
con las normas vigentes y procedimientos institucionales
b. Descripcin de Funciones Esenciales
1 Apoyar la ejecucin de los procesos del Despacho del Alcalde, segn instrucciones y
procedimientos legales.
2 Reportar oportunamente al funcionario encargado, sobre situaciones importantes que tengan

que ver con los procesos, programas o proyectos en ejecucin y que puedan obstaculizar o
retardar la ejecucin de los mismos, siguiendo procedimientos institucionales.
3 Apoyar la ejecucin de programas, proyectos y actividades de su competencia, segn lo

programado en los planes de accin, para el cumplimiento de las metas, objetivos y
cronogramas preestablecidos.
4 Elaborar informes sobre los resultados del seguimiento y evaluacin a la gestin institucional,
especficamente sobre los procesos asignados al Despacho del Alcalde, basados en los
reportes y los resultados obtenidos con el propsito de soportar tcnicamente los informes
para su presentacin en otras instancias de responsabilidad, teniendo en cuenta formatos y
metodologas sugeridas
5 Ejecutar las actividades de apoyo tcnico, operativo y el trabajo de los procesos del
Despacho del Alcalde, segn cronogramas y planes de trabajo establecidos.
6 Elaborar, documentar, presentar y sustentar los informes de resultado de las actividades

N.I.T. 891.480.027-1
realizadas en el despacho del Alcalde, acorde con las necesidades y cronogramas

establecidos
III. COMPETENCIA LABORAL

a Criterio de Desempeo
1.1. La ejecucin de los procesos del Despacho del Alcalde es apoyado segn instrucciones y
2.1. Se le Reporta oportunamente al funcionario encargado, sobre situaciones importantes que

tengan que ver con los procesos, programas o proyectos en ejecucin y que puedan
obstaculizar o retardar la ejecucin de los mismos, siguiendo procedimientos
institucionales.
2.2. Los soportes y pruebas tendientes a diligenciar, tramitar e implementar planes de
mejoramiento de los procesos, son entregados a los servidores pblicos, para solucionar
los problemas o dificultades detectadas,
3.1. La ejecucin de programas, proyectos y actividades de su competencia son apoyados,

segn cronogramas de los planes de accin, para el cumplimiento de las metas, objetivos
y cronogramas preestablecidos.
4.1 Los informes son elaborados sobre los resultados del seguimiento y evaluacin a la gestin
institucional, especficamente sobre los procesos asignados al Despacho del Alcalde,
basados en los reportes y los resultados obtenidos con el propsito de presentarlos en
otras instancias de responsabilidad, teniendo en cuenta formatos y metodologas sugeridas
5.1. Se ejecutan las actividades de apoyo tcnico, operativo y el trabajo de los procesos del
Despacho del Alcalde, segn actividades programadas y necesidades de la institucin
6.1. Se Elabora, documenta, presenta y sustenta los informes de resultado de las actividades
realizadas en el despacho del Alcalde, acorde con las necesidades y cronogramas
establecidos
b Evidencias
Producto
Reporte a servidores pblicos sobre hallazgos.

Soportes entregados a servidores pblicos
Informe de avance de actividades del plan de accin asignado
Informes sobre resultados del seguimiento y evaluacin a la gestin institucional
Reporte de actividades tcnicas y operativas ejecutadas

N.I.T. 891.480.027-1
Informes presentados a otras instancias.
c Conocimientos Bsicos
1 Planeacin estratgica.
2 Estructura, roles y fines esenciales del Estado colombiano.
3 Rgimen Econmico y de Hacienda Pblica.
4 Plan Nacional de Desarrollo.
5 Plan Departamental y municipal de Desarrollo.
6 Estatuto Bsico de la Administracin Pblica, Ley 489 de 1.998.
7 Ley 872 de 2.003 sobre Sistema de Gestin de Calidad y la norma NTCGP 1000:2004.
8 Ley 87 de 1.993, Decreto 1599 de 2.005 y la norma MECI 1000:2005.
d Rangos o Campos de Aplicacin
Categora: Tipo de actividades

Clase: Informes, seguimiento, evaluaciones, reportes, apoyo.
Categora: Tipo de Instituciones.

Clase: Secretarias de Despacho, Entidades de Control.
IV. Competencias Comportamentales - Decreto 2539 de 2005

Transparencia
Experticia Tcnica.
Trabajo en Equipo.
Creatividad e Innovacin.
V. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia
Diploma de bachiller en cualquier Veinticuatro (24) meses de experiencia laboral
modalidad relacionada

N.I.T. 891.480.027-1
Equivalencia
Diploma de bachiller en cualquier modalidad, por aprobacin de cuatro (4) aos de educacin
bsica secundaria y un (1) ao de experiencia laboral y viceversa, o por aprobacin de cuatro (4)
aos de educacin bsica secundaria y CAP de Sena.

N.I.T. 891.480.027-1
3. Del Tcnico Administrativo

Nivel: Tcnico
Cdigo: 367
Grado: 06
Dependencia: Planta Global
Aplicar las Polticas del Gobierno Nacional dirigida a las familias ms vulnerables, de acuerdo a la
Ley 1532 de 2012 y dems normativa vigente. Para la superacin de la extrema pobreza.
1. Coordinar la gestin en actividades relacionadas con el enlace en el programa familias

en accin, poblacin desplazada y Comunidades Indgenas, con base en lineamientos
normativos y directivas del gobierno departamental y nacional
1.1. Coordinar el procesos de inscripcin de beneficiarios , de acuerdo con el

cumplimiento previo de requisitos por parte de los beneficiarios
1.2. Dirigir los trmites de novedades, quejas y reclamos de acuerdo a los lineamientos
del Departamento para la Prosperidad Social.
1.3. Administrar Bases de Datos a travs de programas institucionales
1.4. Coordinar el fortalecimiento institucional, Segn el programa
2. Dirigir los procesos de verificacin y certificacin de la informacin y corresponsabilidad de

los beneficiarios, segn los lineamientos del programa y normatividad
2.1. Coordinar el proceso de seleccin de cogestores de acuerdo a los procesos

institucionales y normativa vigente
2.2. Ejecutar las actividades de la estrategia de Familias Unidas (Red Unidos), segn
alianza con diferentes instituciones
2.3. Atender a la poblacin desplazada segn el RUPD (Registro nico de poblacin
desplazada).
2.4. Coordinar los procesos de apoyo en prevencin y promocin de la salud fsica y
mental, segn programas y planes programados.
2.5. Atender a la poblacin con discapacidad segn programas

N.I.T. 891.480.027-1
2.6. Atender a madres cabeza de hogar, segn programas

2.7. Atender a los adultos mayores que se encuentran en situacin de vulnerabilidad,
segn los procedimientos institucionales
2.8. Presentar informes de las actividades realizadas por la oficina, segn contratos
ejecutados, actividades y cronograma

1.1.1. Realiza convocatorias de acuerdo al tipo de poblacin beneficiaria.

1.1.2. Inscripcin de beneficiarios en el Sistema de Informacin de Familias en Accin, teniendo
en cuenta el circuito establecido por el DPS.
1.1.3. Reporta novedades a la Unidad Coordinadora Regional segn procedimiento realizado.
1.2.1. Se Reciben quejas, novedades y reclamos segn procedimientos de la institucin.

1.2.2. La respuesta a las quejas reclamos y novedades se diligencian mediante los formatos
respectivos.
1.2.3. Los trmites de quejas reclamos y novedades se reportan a la entidad Coordinadora
Regional en formatos asignados.
1.3.1. Se verifica el cumplimiento de los compromisos, segn sistemas de informacin.

1.3.2. Se Descarga material segn Sistemas de Informacin.
1.4.1. Los encuentros de bienestar comunitario, asambleas municipales, se realizan segn

cronogramas establecidos
2.1.1. Abre convocatorias segn tiempos establecidos.

2.1.2. Selecciona hojas de vida, segn cumplimiento del perfil requerido.
2.1.3. Publica en la Cartelera municipal hojas de vida seleccionada, segn procesos legales
2.2.1. Visita familias beneficiarias de la zona rural y urbana del municipio, segn
2.2.2. Elabora un censo o lnea base, de acuerdo a criterios o variables
2.2.3. Identifica las falencias y necesidades del grupo familiar, teniendo en cuenta las 9
dimensiones del programa.
2.3.1. Atiende solicitudes de la poblacin desplazada, segn procedimientos institucionales.

2.3.2. Consulta el estado actual de las personas desplazadas, segn, Registro nico de
Atencin a la Poblacin Desplazada.
2.3.3. Brinda atencin de emergencia, de acuerdo, Registro nico de Atencin a la Poblacin

N.I.T. 891.480.027-1
Desplazada
2.4.1 Programa eventos de apoyo, segn cronogramas.

2.4.2 Realiza actividades con instituciones involucradas, de acuerdo a programa.
2.4.3 Hace informe de la actividad, segn metodologa.
2.5.1. Se Realiza un censo de la poblacin discapacitada del municipio, teniendo en cuenta

metodologa recomendada
2.5.2. El certificado de discapacidad, se Solicita segn concepto mdico
2.5.3. La informacin de discapacitados, se registra segn base de datos.
2.5.4. Se Realiza programas de bienestar social, segn planes institucionales
2.6.1. Los eventos sociales y de bienestar, se realizan segn programas

2.6.2. Se Presentan informes, segn metodologa
2.7.1. Los Adultos mayores en calidad de abandono o vulnerabilidad, se identifican segn

criterios de la institucin.
2.7.2. Los adultos mayores, se inscriben previo cumplimiento de requisitos (documentos)
2.7.3. Se Expide nmero llamado ndice mediante un formato establecido.
2.7.4. Al adulto mayor en la planta o el punto de atencin, se le registra de acuerdo a
procedimientos establecidos.
2.7.5. Se ejecutan programa de atencin, segn actividades y cronogramas establecidos.
2.8.1. Se Solicitan informes escritos de las actividades realizadas por la dependencia, segn
criterios y requisitos previstos.
2.8.2. El cumplimiento de cronogramas, se verifican segn metodologa.
2.8.3. Se hace seguimiento y verificacin a las familias beneficiadas, de acuerdo actividades
asignadas.
b Evidencias
Producto
Beneficiarios inscritos.
Reporte de beneficiarios inscritos.
Base de Datos Actualizada
Quejas y reclamos tramitados y reportados.
Reporte de quejas y reclamos atendidos
Informe de avance de los encuentros de bienestar comunitario programados.
Necesidades de grupos familiares identificadas.
Censo lnea base realizado
Informe detallado de las actividades realizadas en los procesos de apoyo en prevencin y

N.I.T. 891.480.027-1
promocin de la salud fsica y mental

Censo de la poblacin discapacitada
Base de datos de discapacitados actualizada
Entrega de informes solicitados
Madres Cabeza de Hogar atendidas
Base de Datos Actualizado
Reportes peridicos presentados
Adultos mayores atendidos.
Bases de datos actualizadas.
Censo actualizado
Informes elaborados presentados
a Ley 715 de 2001

b Ley 387/97
c Ley 982/05
d Ley 375/97
e Ley 361/97
f Plan de desarrollo-
g Plan de accin-
h Manual operativo de los programas de proteccin social-
i Convenio interadministrativo de participacin y cooperacin que se fijen para cada uno de los
periodos
j Base de datos.
k Herramientas ofimticas.
l Conocimientos bsicos de sistemas
Categora: Usuarios
Clase: Poblacin desplazada en caso de inscripciones o ingresos de nuevos menores o
Categora: Sistemas de informacin

Clase: SIRC OFF Sistema de informacin y registro de cumplimiento de compromisos.
SIFA Sistema de Informacin de Familias en Accin.
SIRC WEB. Pginas web operadas SIRC,
Categora: Programas
Clase: Habitabilidad, Vivienda, Documentos de identificacin, Salud, Dinmica familiar, Ingresos
y trabajo,

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Nutricin, Bancarizacin y ahorro, Educacin y capacitacin, Apoyo a la justicia.
Categora: Registro nico a la Poblacin Desplazada

Clase: Programas con Personas Registradas en RUPD, Tramite con personas que no aparecen
en el RUPD

Transparencia
Experticia Tcnica.
Trabajo en Equipo.

Aprobacin de un (1) ao de Experiencia

educacin superior Doce (12) meses de experiencia relacionada
Equivalencia:
Un (1) ao de educacin superior por un (1) ao de experiencia y viceversa, o por seis (6) meses
de experiencia relacionada y curso especfico de mnimo sesenta (60) horas de duracin y
viceversa, siempre y cuando se acredite diploma de bachiller para ambos casos.

N.I.T. 891.480.027-1
4. De la Secretaria Ejecutiva Despacho del Alcalde

Nivel: Asistencial
Denominacin del empleo: Secretara Ejecutiva
Cdigo: 438
Grado: 06
Ejecutar labores de asistencia al alcalde, secretariales, de apoyo y enlace entre el Alcalde, los
Secretarios de Despacho y la ciudadana en general, propiciado por los medios necesarios la
interaccin de stos; y el desarrollo eficiente de las labores administrativas, el control documental,
para cumplir con las obligaciones del Alcalde.
1. Programar las relaciones pblicas del Alcalde de acuerdo a las concertaciones e

instrucciones ordenadas.
2. Coordinar con las dems Dependencias y el Alcalde la informacin sobre los planes y
programas que deba realizar la administracin, adems de la citacin a los Consejos de
gobierno y juntas de hacienda.
3. Recibir y organizar la informacin de los informes de gestin entregados por las dems
dependencias aplicando las normas del sistema general de archivo.
4. Elaborar los programas de relaciones pblicas que debe llevar la Alcalda adems de las
resoluciones, decretos, circulares, memorandos que tenga que ver con las actuaciones del
Alcalde. De acuerdo a las norma vigentes y el sistema de gestin documental.
5. Representar la Alcalda en los actos sociales y pblicos en los que reciba delegacin del
Alcalde.
6. Llevar el registro y control de los documentos y archivos de la oficina, teniendo en cuenta

las normas relacionadas y procedimientos propios de la actividad
7. Recibir, radicar, y organizar la correspondencia, las actas, las certificaciones, resoluciones

N.I.T. 891.480.027-1
y dems para la firma del Alcalde y distribuirla de acuerdo con sus instrucciones.
8. Efectuar labores de recepcin en la dependencia, atender personal y telefnicamente al

usuario y a los servidores pblicos y fijar las entrevistas que sean autorizadas por el
Alcalde
9. Actualizar y rendir informe semestral a la oficina competente de los activos bajo su

responsabilidad.
10. Elaborar los acto administrativos (resoluciones, actas de nombramiento y posesin

decretos, proyectos de acuerdos entre otros), de acuerdo a las instrucciones del Alcalde y
procedimientos institucionales establecidos.
11. Apoyar las actividades relacionadas con la atencin a la comunidad y todos los eventos
programados que deba atender el Alcalde, disponer y organizar materiales, equipos,
instalaciones y dems aspectos que se requieran, suministrando el apoyo logstico
requerido para su realizacin.

1.1. La agenda de compromisos y relaciones pblicas es elaborada de acuerdo a invitaciones y

actividades concertadas con el Alcalde.
1.2. El programa de actividades es programado diariamente, segn agenda y recomendaciones
del alcalde.
2.1. Se Convoca, asiste y se hace las actas de las reuniones, comits, de garantas electorales,
comit local de prevencin y atencin de desastres, Consejos de seguridad, Consejos de
Gobierno y dems que se lleven a cabo en la Alcalda.
2.2. Se coordina con las dems Dependencias y el Alcalde la informacin sobre los planes y
programas que deba realizar la administracin, adems de la citacin a los Consejos de
gobierno y juntas de hacienda.
3.1. La correspondencia y documentos es recibidos, supervisada, clasificada, registrada,

archivada y remitida diariamente de acuerdo a su origen y destino.
3.2. La correspondencia del despacho de la alcalda es organizada, puesta en conocimiento del
alcalde, y respondida de acuerdo al vencimiento de trminos.
3.3. La documentacin del despacho de la alcalda y la correspondencia de entrada y salida es
asentada oportunamente en las planillas de recibido y envi y radicada en el libro correspondiente.
4.1. Los documentos se elaboran utilizando las herramientas ofimticas, software y aplicativos
instalados y de acuerdo a las necesidades de la dependencia.

N.I.T. 891.480.027-1
4.2. El archivo es actualizado siguiendo lineamientos normativos y procedimientos

institucionales
4.3. Los documentos y actos administrativos elaborados en el despacho del alcalde son
administrados de acuerdo al sistema de gestin documental u procedimientos establecidos
5.1. Se representa a la administracin municipal en eventos sociales y pblicos previa

delegacin del Alcalde
6.1. El registro y control de los documentos y archivos de la oficina, son llevados, teniendo en
cuenta las normas relacionadas y procedimientos propios de la actividad
7.1. Se recibe, clasifica y archiva los documentos de la dependencia, segn guas y normas de
archivo
8.1. Colabora con la elaboracin de agenda y con la organizacin de las reuniones que se
programen en su dependencia.
8.2. Atiende las solicitudes de los usuarios y lleva un control sistematizado de las mismas.
8.3. Somete a aprobacin las solicitudes que se reciben y las contesta de acuerdo a las
instrucciones recibidas por el Secretario de Gobierno.
9.1. Se archiva y se rinde informe semestral a la oficina competente de los activos bajo su
responsabilidad.
10.1 Los actos administrativos (resoluciones, actas de nombramiento y posesin decretos,

proyectos de acuerdos entre otros) son elaborados, aplicando normas y herramientas
establecidas.
11.1. Se Apoya las actividades relacionadas con la atencin a la comunidad y todos los eventos
programados que deba atender el Alcalde,
11.2. Se disponer y organizar materiales, equipos, instalaciones y dems aspectos que se
requieran, suministrando el apoyo logstico requerido para su realizacin.
b Evidencias
Producto
Registro de documentos elaborados.

Archivo Actualizado.
Registro de documentos radicados, despachados, redactados, actas, resoluciones entre
otros.
Correspondencia interna despachada

N.I.T. 891.480.027-1
Correspondencia interna recibida.

Correspondencia externa despachada
Correspondencia externa recibida.
Informes Elaborados
Agenda actualizada
Registro de informacin entregada a los usuarios.
Actos Administrativos elaborados
Herramientas ofimticas.
Manejo bsico de computadores.
Tabla de retencin documental.
Tcnicas de archivo.
Clasificacin de documentos.
Categora: Correspondencia Despachada.

Clase: Interna y Externa.
Categora: Correspondencia Recibida

Categora: Tipo de Documentos

Clase: Correspondencia, actas, resoluciones, documentos, informes, agendas, certificados
Categora: Tipo de Usuarios

Clase: Internos, externos

Transparencia

N.I.T. 891.480.027-1
Manejo de la Informacin
Adaptacin al cambio
Disciplina
Relaciones
Interpersonales
Colaboracin

Diploma de bachiller en cualquier Doce (12) meses de experiencia laboral.

modalidad
Equivalencia

N.I.T. 891.480.027-1
5. Del Conductor Mecnico

Nivel: Asistencial
Denominacin del empleo: Conductor
Cdigo: 480
Grado: 03
Transportar al Alcalde municipal y funcionarios designados por el alcalde en el desarrollo de las

funciones inherentes de la institucin al servicio de la comunidad.
1 Transportar al Alcalde donde le indique en cumplimiento de sus funciones.
2 Manejar y utilizar adecuadamente el vehculo que se le asigne.
3 Velar por el mantenimiento y buena presentacin del vehculo a su cargo.
4 Cumplir oportuna y adecuadamente con el transporte de materiales y elementos y que se

le ordenen.
5 Informar oportunamente la fecha de vencimiento de los documentos relacionados con los

vehculos.
6 Permanecer disponible para el cumplimiento de las misiones oficiales que se presenten

en la administracin Municipal.

1.1. Estar a disposicin de la Alcalda para el transporte que se requiera.

1.2. Se atiende el trasporte de funcionarios en actividades oficiales, previa orden u
autorizacin del Alcalde.
1.3. Transportar los documentos de la Alcalda y llevarlos a los diferentes destinos, adems
de devolver las constancias de entrega a las diferentes dependencias.

N.I.T. 891.480.027-1
2.1. Los vehculos conducidos estn bajo los principios de cultura ciudadana y los
lineamientos del cdigo de trnsito.
3.1. Se realizan reparaciones menores al vehculo asignado y se solicita la ejecucin de las

que sean ms complicadas.
3.2. Se realiza mensualmente la revisin del automotor ante las empresas autorizadas y
certificadas
3.3. Mantener en perfecto estado el equipo de herramientas y seales.
3.4. Informar al superior inmediato cuando se requiera de especiales reparaciones en el
vehculo.
3.5. El mantenimiento realizado responde a los lineamientos del manual de tcnico del
vehculo
3.6. La limpieza y mantenimiento del vehculo se realiza peridicamente.
4.1. El transporte de materiales y elementos, se realiza adecuadamente, segn las

recomendaciones, rdenes y tiempos establecidos.
4.2. Se responde por los elementos a su cargo.
4.3. El transporte de los documentos de la Alcalda es realizado oportunamente de acuerdo
a las indicaciones recibidas y las constancias de entrega son devueltas a la
dependencia que corresponde.
5.1. Se informa oportunamente la fecha de vencimiento de los documentos relacionados con

los vehculos.
6.1. Se permanece disponible para el cumplimiento de las misiones oficiales que se

presenten en la administracin Municipal.
6.2. Se presenta al despacho de la Alcalda cuando no tenga vehculo asignado
b. Evidencias
Producto
Mantenimiento menor del vehculo realizado.

Servidores pblicos transportados en misiones oficiales.
Documentos y elementos entregados y transportados.
Herramientas completas y en buen estado.
Informes de mantenimiento preventivo y de relacin.
Documentos del vehculo al da.
c. Conocimientos Bsicos

N.I.T. 891.480.027-1
a Normas de trnsito y seguridad vial.

b Mantenimiento preventivo.
d. Rangos o Campos de Aplicacin
Categora: Tipo de mantenimiento del vehculo

Clase: preventivo, mensual, ajustes menores, reparaciones especiales.
Categora: Transporte
Clase: Servidores pblicos, elementos, documentos.

Transparencia
Manejo de la
Informacin
Adaptacin al
cambio
Disciplina
Relaciones
Interpersonales
Colaboracin
Diploma Bachiller Doce meses (12) meses de experiencia laboral.

Equivalencia
bsica secundaria y un (1) ao de experiencia laboral y viceversa, o por aprobacin de cuatro
(4) aos de educacin bsica secundaria y CAP de Sena.

N.I.T. 891.480.027-1
6. Del Auxiliar Administrativo.

Nivel: Asistencial
Denominacin del empleo: Auxiliar Administrativo
Cdigo: 407
Grado: 05
Ejecutar las acciones necesarias tendientes a garantizar la seguridad e integridad fsica del
Alcalde, de conformidad con las normas de proteccin y seguridad para los altos funcionarios del
estado.
1 Coordinar las acciones necesarias tendientes a garantizar la seguridad e integridad fsica del
Alcalde, de conformidad con las norma de proteccin y seguridad para los altos funcionarios
del estado.
2 Tomar las medidas de seguridad necesarias en sitios y actos en los que debe estar presente
el Alcalde, coordinando con los organismos de seguridad del estado que estn a cargo si es
del caso.
3 Colaborar con las labores de conduccin del vehculo asignado al Alcalde y en transporte de
documentos y/o otros elementos de conformidad con las instrucciones del superior
inmediato.
4 Mantener en perfecto estado las armas y herramientas para el desempeo de su labor.

Las acciones necesarias tendientes a garantizar la seguridad e integridad fsica del Alcalde, se
lleva a cabo con eficiencia, buscando el cumplimiento de las normas de proteccin y seguridad
para los altos funcionarios del estado.
Se toman las medidas de seguridad necesarias en sitios y actos en los que debe estar presente el

N.I.T. 891.480.027-1
Alcalde, existiendo una debida coordinacin con los organismos de seguridad del estado que
estn a cargo, si es del caso.
Las labores de conduccin del vehculo asignado al Alcalde y el transporte de documentos y/o
otros elementos, reciben la activa colaboracin del empleado, y se llevan de conformidad con las
instrucciones del superior inmediato
Las armas y herramientas para el desempeo de su labor permanecen en perfecto estado.
b. Evidencias
Producto
Agendas de recorridos actualizados.

Alcalde con servicio de seguridad.
a Conocimientos sobre aspectos bsicos para la proteccin de altos funcionarios del estado.
b Seguridad.
c Manejo de armas
d Normas de Trnsito y Transporte.
Categora: Proteccin
Clase: Altos Servidores Pblicos, Alcalde.

Transparencia
Adaptacin al cambio
Disciplina

N.I.T. 891.480.027-1
Relaciones
Interpersonales
Colaboracin

Diploma Bachiller Doce meses (12) meses de experiencia
Equivalencia

N.I.T. 891.480.027-1
ARTICULO 5: FUNCIONES DE LOS EMPLEOS DE PLANTA GLOBAL
NIVEL DIRECTIVO
7. Del Secretario de Despacho de Gobierno

Nivel: Directivo
Denominacin del empleo: Secretario de Despacho
Cdigo: 020
Grado: 05
Dependencia: Secretara de Gobierno
Desarrollar y Coordinar los programas necesarios para proteger a la ciudadana y al municipio de

efectos catastrficos de desastres naturales, delitos y contravenciones que afectan la vida y la
propiedad, fomentando la cultura ciudadana hacia la seguridad y la convivencia pacfica, para
proteger a la comunidad, acorde con la normativa vigente.
1 Formular Planes Estratgicos de Seguridad y Orden Publico del Municipio, en

concordancia con la normas y polticas nacionales
2 Disear programas en materia de prevencin y atencin de desastres segn Polticas

Nacionales normas y planes estratgicos.
3 Planear la ejecucin de las actividades de defensa del espacio pblico, segn

procedimientos normativos establecidos.
4 Dirigir acciones de proteccin al consumidor de acuerdo a las normas vigentes y

procedimientos establecidos por la institucin.
5 Aplicar los procesos y oferta institucional, a las vctimas del conflicto armado en el
Municipio en el marco de la Ley 1448 de 2011
6 Suministrar informacin al ciudadano o usuario de acuerdo con normatividad, derechos y

deberes, productos y servicios y segn canales de comunicacin establecidos

N.I.T. 891.480.027-1
7 Formular, controlar y evaluar los planes, programas y proyectos de la dependencia, de

acuerdo con metodologas establecidas.
8 Realizar seguimiento tcnico, administrativo y financiero de los contratos, de acuerdo con

lo establecido en el mismo
9 Presentar informes peridicos al Alcalde, Consejo de Gobierno, y dems entidades de

control sobre los avances y resultados de la aplicacin de las polticas, estrategias,
programas y proyectos de su competencia, segn metodologas establecidas.
10 Representar al Alcalde en las comisiones o convocatorias, cuando este no pueda asistir,

siempre y cuando se le delegue

1.1. Los organismos de Seguridad y Justicia son apoyados, segn normas legales, actas del
comit de orden pblico, consejo de seguridad, plan de seguridad y convivencia del
Municipio.
1.2. Los proyectos y actos administrativos son diseados, de conformidad con las normas
legales vigentes
1.3. Se rinden Informes peridicos, segn requerimientos de las entidades solicitantes
2.1. El Plan local de emergencia para el municipio de La Virginia es actualizado, segn

normativa vigente y el Sistema Nacional de Prevencin y Atencin de Desastres.
2.2. El Plan de Accin es elaborado, teniendo en cuenta el Plan de Desarrollo- Plan de
Ordenamiento territorial y dems planes estratgicos aprobados.
2.3. La ejecucin del el plan de accin de es planeada, de acuerdo a procedimientos
institucionales y legales.
2.4. Los planes de contingencia son elaborados, siguiendo instrucciones de las guas
establecidas por la Direccin de Gestin del Riesgo.
2.5. Las emergencias en materia de prevencin y atencin de desastres son atendidas acorde
con normas vigentes y protocolos de actuacin.
2.6. Se coordinan las visitas tcnicas con dems autoridades y elaborar mapas de riesgo,
segn demanda y procedimientos de la institucin.
2.7. La evaluacin y seguimiento a los programas y proyectos ejecutados son realizados,
segn plan de accin.
3.1. Se administra el espacio pblico, segn normatividad vigente

3.2. El espacio pblico es controlado, acorde Poltica interna de espacio pblico y manual de

N.I.T. 891.480.027-1
convivencia adoptado.
3.3. El espacio pblico es despejado, acorde Poltica interna y manual de convivencia
adoptado.
4.1. Todos los trmites pertinentes en materia de proteccin al consumidor son realizados,
siguiendo lineamientos establecidos en la Normatividad vigente.
4.2. Se programa la inspeccin, control y vigilancia de los establecimientos abiertos al pblico,
conforme a lo establecidas en la ley 232 de 1995 y otras normas.
5.1. Se aplica los procesos y oferta institucional, a las vctimas del conflicto armado en el
Municipio en el marco de la Ley 1448 de 2011
4.1. Se Identifican las necesidades de informacin del ciudadano o usuario segn

procedimientos.
4.1. Al ciudadano o usuario se le informa, con base en sus necesidades y canales de
comunicacin.
7.1. Los planes, programas y proyectos son elaborados y aprobados, segn lineamientos
institucionales establecidos.
7.2. La evaluacin y control de la aplicacin de las polticas, planes, programas y proyectos
son realizadas, de acuerdo a las metodologas establecidas.
6.1. La ejecucin del contrato es evaluado, de acuerdo con estndares y normas tcnicas
establecidas.
6.2. Se aprueba el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato.
6.3. Al contrato se le gestionan modificaciones, de acuerdo con revisiones y evaluaciones
realizadas cuando sea el caso.
6.4. El contrato se liquida, segn procedimiento y normatividad vigente
7.1. Se recopila y se procesan la informacin de los avances y resultados de la Secretara y/o

sectores, planes, programas y proyectos acorde con metodologa y requerimientos.
7.2. Los informes de avance y resultados se presentan, acorde con metodologa
8.1. Se representa al Alcalde en las comisiones o convocatorias, cuando este no pueda asistir,
siempre y cuando se le delegue.
b Evidencias
Producto
Plan de accin formulado Reportes peridicos de avance y ejecucin de los proyectos.

Proyectos de acuerdo presentados al Concejo Municipal.

N.I.T. 891.480.027-1
Actos administrativos formulados

Plan de accin elaborado para la vigencia.
Informe de proyectos ejecutados.
Informe de ejecucin del plan de accin.
Planes de contingencia formulados.
Planes de contingencia aprobados.
Informes de atencin de emergencias y en materia de prevencin y atencin de desastres
Proyectos formulados.
Proyectos certificados
Proyectos ejecutados
Informes presentados
a) Cdigo Nacional de Polica.

b) Manual de Contratacin.
c) Normas de Seguridad y orden publico
d) Sistema Nacional de Gestin del Riesgo.
e) Poltica interna de espacio pblico
f) Ley General de consumo
g) Ley de vctimas.
h) Gerencia Publica
i) Planeacin estratgica
Categora: Fuentes de Informacin.

Clase: Polica Nacional, Medicina Legal, Juzgados, Fiscala, Instituto Colombiano de Bienestar
Familiar, Comisaria de Familia, Secretara de Planeacin, Secretaria de Gobierno, Personera
Municipal, DANE.
Categora: Tipo de Proyectos de Seguridad y Convivencia.

Clase: Prevencin del delito, Proteccin a la poblacin, Infraestructura, Tecnologa.
Categora: Planes
Clase: Plan de Desarrollo, Plan Indicativo Plan de Accin, Plan Institucional de Convivencia y
Seguridad Ciudadana PICSC, Plan Local de Gestin del Riesgo, Plan de Accin Territorial
Categora: Tipo de Actividades

Clase: Seguridad y convivencia ciudadana; Prevencin y atencin de desastres; proteccin al
consumidor, espacio pblico, Victimas del conflicto armado.

N.I.T. 891.480.027-1
IV. Competencias Comportamentales

a Orientacin a resultados
b Orientacin al usuario y al ciudadano
c Transparencia
d Compromiso con la organizacin
Liderazgo.
Planeacin
Toma de Decisiones
Conocimiento del Entorno

Ttulo de formacin tecnolgica o Dieciocho (18) meses de experiencia

profesional en cualquier rea relacionada

N.I.T. 891.480.027-1
8. Del Secretario de despacho de Servicios Administrativos

Nivel: Directivo
Cdigo: 020
Grado: 05
Dependencia: Secretara de Servicios Administrativos
Planear la Ejecucin de las polticas institucionales; implementar los procesos administrativos, el

servicio al cliente, el talento humano y gestin administrativa de la Administracin central
municipal, con el propsito de a acercar al ciudadano a al gobierno municipal
1 Planear la administracin de los bienes y servicios institucionales de acuerdo con la

poltica, necesidades y normas vigentes
2 Proveer bienes y servicios de acuerdo con polticas, planes, procedimientos y perodos de

Tiempos establecidos.
3 Mantener bienes y servicios de manera preventiva y correctiva siguiendo planes y en

perodos de tiempo establecidos
4 Controlar los bienes y servicios de acuerdo con procedimientos, polticas y normatividad

vigentes.
5 Orientar la elaboracin de la poltica institucional en materia de contratacin, teniendo en

cuenta resultados de evaluaciones, diagnsticos y plan estratgico.
6 Disear el modelo de gestin de talento humano por competencias participativamente con

base en la normatividad vigente, las polticas y las necesidades y expectativas de los
diferentes actores del modelo.
7 Implementar la gestin de talento humano por competencias de acuerdo con polticas y

parmetros normativos establecidos

N.I.T. 891.480.027-1
8 Evaluar la gestin de talento humano por competencias de acuerdo con metas y objetivos
establecidos.
9 Ofrecer servicios y productos de acuerdo con necesidades, deberes y derechos de los

ciudadanos o usuarios, naturaleza de las entidades y estndares de calidad establecidos.
10 Hacer seguimiento y control a la gestin del servicio al ciudadano segn procedimientos y

metas establecidas

1.1. Las necesidades de bienes y servicios son determinadas, segn procedimientos.

1.2. Los planes de adquisicin de bienes y servicios son diseados de acuerdo con parmetros
establecidos.
2.1 Los bienes y servicios son adquiridos, segn procedimientos y normas vigentes.
2.2 Los bienes y Servicios son ingresados segn procedimiento.
2.3 Los bienes son distribuidos, segn requerimientos y procedimientos establecidos
2.4 Se prestan los servicios generales segn requerimientos y procedimientos establecidos
3.1. El mantenimiento de los bienes es planeado, segn necesidades.

3.2. El mantenimiento de los bienes es realizado, segn procedimientos.
4.1. El inventario de bienes es actualizado, segn procedimientos.

4.2. Se da de baja los bienes de acuerdo con procedimientos, polticas y normatividad
vigentes.
5.1. Se investiga y se adapta buenas prcticas de acuerdo con lineamientos establecidos.

5.2. Los lineamientos de la poltica de contratacin institucional, son elaborados, segn
prioridades establecidas.
5.3. Las poltica son difundidas, segn procedimientos
6.1. El modelo de talento humano se construye de manera participativa y de acuerdo con

polticas y parmetros de calidad establecidos
6.2. Los planes, programas y proyectos de gestin de talento humano son elaborados,
peridicamente y segn procedimientos.
7.1. Se gestiona con las dependencias internas y los organismos externos correspondientes la
provisin del talento humano y las necesidades del servicio.
7.2. El talento humano es desarrollado de acuerdo con polticas establecidas

N.I.T. 891.480.027-1
7.3. El sistema de evaluacin del desempeo es gestionado de acuerdo con parmetros

normativos y polticas institucionales.
7.4. El sistema de talento humano es administrado de acuerdo con la normatividad vigente y
las polticas institucionales
8.1. La gestin del talento humano es monitoreada, segn procedimientos y metas

establecidas
8.2. Las mejoras en la gestin del talento humano son realizadas de acuerdo con los
resultados del seguimiento y los parmetros institucionales
9.1. El modelo de atencin al ciudadano o usuario es implementado de acuerdo con sus

necesidades, los estndares de calidad establecidos y con lineamientos de orden nacional
y sectorial
9.2. E sistema de informacin sobre la gestin del servicio al ciudadano o usuario es
administrado de acuerdo con las atribuciones de las entidades y el sistema de informacin
institucional
9.3. Suministrar informacin al ciudadano o usuario de acuerdo con normatividad, derechos y
9.4. Asesora al ciudadano o usuario de acuerdo con sus necesidades, derechos y deberes,
productos y servicios y protocolo establecido
9.5. Gestiona PQRS y Recursos de Ley de acuerdo con las atribuciones de las entidades y
trminos de tiempo establecidos
9.6. Utiliza recursos humanos, fsicos y tecnolgicos de acuerdo con las condiciones
socioculturales, capacidades fsicas e intelectuales de los ciudadanos o usuarios
9.7. Utiliza recursos humanos, fsicos y tecnolgicos de acuerdo con las condiciones
socioculturales, capacidades fsicas e intelectuales de los ciudadanos o usuarios
9.8. Realiza campaas de divulgacin con base en necesidades de los ciudadanos o usuarios,
del rea del servicio al ciudadano y atribuciones de las entidades
10.1. Aplica herramientas de evaluacin, seguimiento y control segn metas y objetivos

10.2. Identifica variaciones de la gestin del servicio al ciudadano de acuerdo con parmetros
establecidos
10.3. Elabora informes de evaluacin, seguimiento y control con recomendaciones y
conclusiones.
b Evidencias
Producto
Plan de necesidades reestructurado

Plan de Compras elaborado.
Planes de accin recursos humanos.

N.I.T. 891.480.027-1
Procesos y procedimientos de gestin del talento humano estandarizados

Aportes al plan de accin por funcionario.
Documento de solicitud de apoyo o recursos a nivel interno o externo, segn sea el caso.
Estudio tcnico de carga de trabajo
Descripcin de 2 o 3 cargos de diferente nivel elaborados en el ltimo ao.
Convocatorias realizadas para diferentes tipos de empleo.
Matriz con necesidades priorizadas
Instrumentos de recoleccin de informacin
Documento de diagnstico de necesidades
PIC formulado
Plan de estmulos formulado
Criterios de seleccin de los proveedores
Estudios previos (precontractuales, presupustales y de mercado)
Herramientas e instrumentos de seguimiento y de evaluacin diseados
Propuesta de sistema de evaluacin ajustado o diseado.
Informe de validacin.
Sistema de evaluacin ajustado
Acto administrativo de aprobacin del sistema
Plan de capacitacin de evaluadores y evaluados.
Instrumento de evaluacin del desempeo laboral realizado durante el programa de
capacitacin
Compromisos laborales en el instrumento determinado.
Portafolio de evidencias.
Instrumento de evaluacin con los compromisos calificados.
Informe de evaluacin
Documento con lineamientos de poltica de contratacin.
Plan de divulgacin de la poltica
Modelo de atencin al ciudadano diseado.
Plan de Accin de atencin al ciudadano formulado
Registro de usuarios atendidos en el ltimo mes.
Normatividad nacional e internacional sobre Servicio al Ciudadano

Derechos y deberes de los usuarios
Principios bsicos de administracin Pblica
Principios bsicos de gerencia pblica.
Construccin y medicin de indicadores de gestin.
Anlisis cualitativo y cuantitativo de informacin.
Normatividad vigente en los temas de contratacin.

N.I.T. 891.480.027-1
Conocimientos en polticas de compras y de contratacin

Normatividad que rige la gestin del recurso humano.
Ley general de archivo
Rgimen legal de los actos administrativos
Carrera administrativa
Rgimen disciplinario de los servidores pblicos
Control interno
Categora: Tipo de funcionarios.

Clase: pblicos, contratistas
Categora: Tipos de Funcionarios :

Clase:
Capacitacin: Empleados de carrera administrativa y de libre nombramiento y remocin
Bienestar: Todos los empleados de las entidades pblicas y sus familias, diferenciados por
grupos de inters.
Incentivos: Empleados en nivel de excelencia de carrera administrativa y de libre
nombramiento y remocin del nivel profesional hacia abajo; y mejores equipos de trabajo.
Categora: Tipo de Informacin

Clase: Escrita, Digital, Verbal, Presencial
Categora: Tipo de bien:

Clase: Devolutivos y de servicios especializados, de consumo y de servicios

Transparencia
Liderazgo.
Planeacin

N.I.T. 891.480.027-1
Toma de Decisiones

Ttulo de formacin tecnolgica o Dieciocho (18) meses de experiencia relacionada

profesional en cualquier rea

N.I.T. 891.480.027-1
9. Del Secretario de despacho de desarrollo social

Nivel: Directivo
Cdigo: 020
Grado: 05
No. de cargos: 1
Dependencia: Secretara de Desarrollo Social.
Cargo del Jefe Inmediato Alcalde
Programar el Fortalecimiento de espacios comunitarios y de apoyo a las comunidades en

condiciones de extrema pobreza y vulnerabilidad, Segn Polticas del Gobierno Nacional y la
Constitucin, para su inclusin en el aparato social y productivo del municipio
1. Coordinar la Promocin de la Participacin Social y comunitaria, para el fortalecimiento de

los mecanismos de control social, participacin, desarrollo comunitario y autogestin,
conforme a las normas vigentes relacionadas con la materia.
2. Planear la Ejecucin de programas de Atencin Integral a la poblacin Vulnerable, con el

propsito de proteger y buscar la readaptacin a la vida familiar o a la sociedad, acorde
con la normas vigentes y polticas del gobierno nacional, departamental y municipal.
3. Fortalecer los instrumentos de discusin pblica, participacin democrtica y ejercicio

ciudadano para definir Estrategias de Convivencia y Cultura Ciudadana.
4. Direccionar las polticas pblicas de la educacin preescolar, bsica primaria y secundaria

y superior en el desarrollo de las leyes 29 de 1989, 115 de 1994, 715 de 2001 y dems
normas vigentes relacionadas.
5. Coordinar las actividades de la Cultura y expresiones artsticas en el Municipio, aplicando

los, objetivos, metas establecidas en los planes estratgicos y las normas vigentes.
6. Dirigir los procesos y proyectos de alimentacin escolar, con miras a asegurar el

abastecimiento de alimentos para los educandos durante las jornadas de estudios de
manera que complementen el aspecto nutricional conforme a los diagnsticos realizados
por el ICBF.

N.I.T. 891.480.027-1
7. Suministrar informacin al ciudadano o usuario de acuerdo con normatividad, derechos y

8. Realizar seguimiento tcnico, administrativo y financiero de los contratos, de acuerdo con

9. Presentar informes peridicos al Alcalde, Consejo de Gobierno, y dems entidades de

10. Representar al Alcalde en las comisiones o convocatorias, cuando este no pueda asistir,

1.1. Se consolida el Plan de Accin, de acuerdo con metodologas existentes y plan de

desarrollo.
1.2. Se dirige la Caracterizacin de la Poblacin de acuerdo a las organizaciones legalmente
constituidas, segn las normas vigentes y procedimientos institucionales.
1.3. Se orienta a la poblacin sobre las instancias de participacin, para mejorar la confianza
y la comunicacin con las instituciones.
2.1. Se Revisan programas y proyectos en Plan Indicativo del Plan de Desarrollo, segn
criterios establecidos.
2.2. Se Consolida Plan de accin, segn metodologas establecidas.
3.1. Los procesos de convivencia y cultura ciudadana son orientados, segn procedimientos
legales e institucionales
3.2. Los programas y proyectos son ajustados, segn presupuestos y planes de Accin.
3.3. Los proyectos son ejecutados, teniendo en cuenta planes estratgicos aprobados y
normatividad vigente.
4.1. La ejecucin de proyectos de educacin es planeada, acorde con los planes

estratgicos y procedimientos legales
4.2. Los proyectos de educacin son ejecutados, de acuerdo a Plan de accin de la
vigencia y normatividad vigente
4.3. Se evala la ejecucin de los proyectos teniendo en cuenta indicadores y metas
establecidas
5.1. Se planea la ejecucin de proyectos de Cultura, acorde con las metodologas y

procesos normativos establecidos

N.I.T. 891.480.027-1
6.1. Se Establece el nmero de educandos con necesidades alimentarias, coordinado con el

ICBF y Directivos de los establecimientos educativos del municipio
6.2. Se Identifican los recursos del Sistema General de participaciones y recursos propios
presupuestados para el suministro de alimentacin y dotacin de restaurantes escolares.
6.3. Se Realizan los procedimientos legales e institucionales para la dotacin y suministro a
restaurantes escolares.

procedimientos.
comunicacin.
establecidas.
El contrato se liquida, segn procedimiento y normatividad vigente
9.1. Se recopila y se procesa la informacin de los avances y resultados de la Secretara

y/o sectores, planes, programas y proyectos acorde con metodologa y requerimientos.
10.1. Se representa al Alcalde en las comisiones o convocatorias, cuando este no pueda

asistir, siempre y cuando se le delegue.
b Evidencias
Producto
Plan de accin de participacin social y comunitaria elaborado.

Grupos sociales y comunitarios identificados.
Grupos sociales orientados y capacitados
Proyectos Priorizados de atencin integral a la poblacin vulnerable.
Plan de Accin de atencin integral a la poblacin vulnerable formulado
Grupos sociales identificados.
Acuerdos de integracin establecidos.
Capacitaciones realizadas
Programas y proyectos de cultura y convivencia actualizados.
Proyectos educativos formulados.
Informes de avance de cada uno de las estrategias y programas ejecutados por la

N.I.T. 891.480.027-1
dependencia.
Registro de Informe de poblacin beneficiada, metas alcanzadas, recursos financieros y
fsicos de los programas y proyectos ejecutados y en ejecucin.
Registro de informacin suministrada al ciudadano.
Reporte e informe de participacin en mesas y convocatorias, cuando represente al alcalde
a. Administracin pblica
b. Mecanismos de participacin ciudadana
c. Ley general de la educacin y sus normas complementarias y reglamentarias
d. Legislacin sobre cultura.
e. Conocimientos bsicos sobre sistemas
f. Herramientas Ofimticas
g. Gerencia pblica
h. Actos administrativos
i. Control interno
j. Participacin comunitaria.
k. Planeacin estratgica
l. Sistema General de participaciones.
m. Manual de convivencia y seguridad ciudadana.
Categora: Organizaciones
Clase: Juntas de Accin Comunal, ONGs, Asociacin de mujeres, Tercera Edad,
Discapacitados, Comerciantes, Ambientales, Civiles.
Categora: Instancias de Participacin

Clase: Veeduras, Presupuesto Participativo, Consejo Territorial de Planeacin, Consejo
Municipal de Desarrollo Rural, Consejo Municipal de Gestin del Riesgo de Desastres,
COMEDA, Red de Controladores del SGSSS, Mesa Municipal Equidad y Gnero, Red de
Controladores del SISBEN, Programas Sociales, Juntas de Accin Comunal, Comit Municipal
de Discapacidad, Consejo Municipal de Cultura, JUME, Consejo de Poltica Social, Mesa
Municipal de Primera Infancia y Familia.
Categora: Poblacin Vulnerable.

Clase: Ni@s, Jvenes, Vctimas de la violencia, Tercera Edad, Madres Cabeza de Familia,
Poblacin con capacidades diferentes.

N.I.T. 891.480.027-1
a. Competencias Comunes Decreto 2539 de 2005
Transparencia
Compromiso con la Organizacin
b. Competencias por Nivel Jerrquico Decreto 2539 de 2005
Liderazgo.
Planeacin
Toma de Decisiones


N.I.T. 891.480.027-1
10. Secretario de despacho de Trnsito y Movilidad.

Nivel: Directivo
Cdigo: 020
Grado: 05
Dependencia: Secretara de Transito y Movilidad
Direccionar la movilidad dentro del municipio, el desarrollo vial y la cultura ciudadana, de

conformidad con lo estipulado en la Ley 769 de 2002 y las dems normas concordantes y
supletorias, para la prevencin de accidentes y proteccin de conductores y Peatones.
1. Coordinar el Registro de la informacin de Transito, teniendo en cuenta instrumentos

normativos.
1.1. Dirigir el proceso de Multas y Recaudos, teniendo en cuenta instrumentos legales
2. Orientar las estrategias de movilidad vial, segn planes y nomas vigentes

2.1. Planificar y ejecutar programas y proyectos de sealizacin vial, siguiendo
procedimientos legales
2.2. Implementar programa de Cultura Vial, segn las normativas vigentes y
procedimientos institucionales
2.3. Coordinar el Control de papelera para comparendos, segn procedimientos
institucionales.
3. Rendir Informes permanentes, segn condiciones del Ministerio del Transporte y entidades
de Control.
3.1. Consolidar informacin peridicamente, de la Secretara de Transito, acorde con los
3.2. Organizar informes de avance y seguimiento de las actividades del sector, de
acuerdo a requerimientos e instrumentos normativos.

deberes, productos y servicios y segn canales de comunicacin establecidos.

N.I.T. 891.480.027-1
5. Administrar el parque automotor adscrito a la Secretara de Transito y Movilidad (vehculos

y motocicletas) llevando un inventario y registro actualizado de stos con sus novedades.

1.1.1. Se revisan las rdenes de comparendo e informes nicos de transporte, segn

procedimientos institucionales.
1.1.2. Las resoluciones son elaboradas, segn procedimientos legales.
1.1.3. Los acuerdos de pago, se elaboran, siguiendo procedimientos legales
1.1.4. Se entregan los vehculos por infraccin de trnsito, transporte, accidente de trnsito con
lesionado , inmovilizacin por orden judicial, siguiendo procedimientos legales
1.1.5. Se cita para el curso educativo y registro en el sistema de informacin, segn
1.1.6. Los documentos puestos a disposicin por un guarda de trnsito o polica de trnsito son
entregados, siguiendo procedimientos institucionales
1.1.7. Se elaboran actos administrativos de apertura de investigacin, autos de descargos, autos
de pruebas y resolucin exonerando o sancionando a los infractores. Segn
2.1.1. El diagnstico del estado actual de las vas, se hace segn criterios y procedimientos
institucionales,
2.1.2. Se identifica insumos, recursos y necesidades, para la sealizacin, teniendo en cuenta
precios del mercado
2.1.3. El proyecto de sealizacin, se ajusta, segn diagnstico, necesidades y presupuesto
2.1.4. Los trmites necesarios para la contratacin se adelantan, segn manuales y
2.1.5. El proyecto se ejecutan, siguiendo procedimientos legales.
2.1.6. El seguimiento fsico financiero de las actividades ejecutadas se hace de acuerdo a
instrumentos legales.
2.2.1. El Plan Integral de Seguridad Vial, se formula, segn diagnstico y necesidad de la

comunidad.
2.2.2. Se identifican las actividades a realizar segn plan integral de seguridad vial.
2.2.3. El proyecto es ajustado, segn metodologa, recursos en el presupuesto y
recomendaciones del BPPIM
2.2.4. Los trmites necesarios para la contratacin de los proyectos se realiza, segn
procedimientos e instrumentos normativos.
2.2.5. Las campaas educativas se desarrollan, de acuerdo a cronogramas establecidos.
2.2.6. Se supervisa y se evala el avance fsico y financiero de las actividades realizadas, segn
criterios y metodologas establecidas

N.I.T. 891.480.027-1
2.3.1. El proceso de adquisicin Talonarios de rdenes de comparendo, son adelantados, segn

2.3.2. Se entregan talonarios de comparendos a cada agente o polica de trnsito, segn
consecutivo
2.3.3. Los comparendos a infractores, son diligenciados, siguiendo procedimientos establecidos
en la ley 769 de 2002
2.3.4. Los comparendos diligenciados de Multas y Recaudos son Recibidos, segn
3.1.1. La informacin es solicitada, de acuerdo a estructura, sector y tipo de tramites

3.1.2. Se organiza la informacin, segn criterios establecidos.
3.1.3. Los informes son presentados a la Secretara de Planeacin y a la alta direccin, segn
metodologas propuestas.
3.2.1. Los informes de los avances y resultados de la estrategia sectorial, son recopilados, acorde
con metodologa y requerimientos
3.2.2. Los informes de avance y resultados, son presentados, acorde con metodologa sugerida
por las entidades solicitantes.
4.1. La informacin es suministrada al ciudadano o usuario de acuerdo con normatividad,

derechos y deberes, productos y servicios y segn canales de comunicacin establecidos
4.2. Al ciudadano o usuario se le asesora de acuerdo con sus necesidades, derechos y
deberes, productos y servicios y protocolo establecido
5.1. Se Administra el parque automotor adscrito a la Secretara de Transito y Movilidad

(vehculos y motocicletas) llevando un inventario y registro actualizado de stos con sus
novedades.
b Evidencias
Producto
Informe Mensual de multas y recaudos.

Malla vial del municipio sealizado.
Informes del periodo anterior de la inversin realizada.
Plan de accin del Sector formulado.
Plan Sectorial Formulado.
Estrategias de prevencin, control y cultura ciudadana Ejecutados.

N.I.T. 891.480.027-1
a Cdigo Nacional de Trnsito y sus normas complementarias y reglamentarias

b Rgimen y polticas metropolitanas
c Aspectos bsicos sobre el cdigo penal y de procedimiento penal
d Cdigo nacional y departamental de polica
e Legislacin sobre procedimientos civiles
f Derechos de peticin
g Normas sobre administracin de personal
h Rgimen legal de los actos administrativos
i Control interno
j Jurisdiccin coactiva
k Plan de Desarrollo
l Conocimientos Bsicos de Planeacin estratgica
m Decreto 066 de 2008
n Decreto 170 de 2001
o Resolucin 2252 de 1999
p Normas de contratacin.
q Metodologas para formular proyectos.
r Presupuesto del municipio.
s Anlisis de informacin.
Categora: Tipo de seales viales.

Clases: Preventivas, Reglamentarias, Informativas, De piso, Verticales, Horizontales
Categora: Ordenes de Comparendo.

Clase: Audiencias, Actos administrativos, Acuerdos de pago, Entrega de vehculos, Cursos
educativos, Entrega de documentos
Categora: Papelera.
Clase: Talonarios Comparendos, Talonario de comparendos pedaggicos.
Categora: Ejes Temticos

Clase: Generalidades, Diagnostico o situacin actual, Causas probables de la accidentalidad:
Humanas, mecnica y fsico, Objetivos, Estrategias, metas, proyectos
Categora: Informes.
Clase: Institucionales, De control poltico.


N.I.T. 891.480.027-1
Transparencia
Liderazgo.
Planeacin
Toma de Decisiones
c REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Formacin profesional relacionada Experiencia en el ramo de dos (2) aos o en su defecto

estudios de diplomado o postgrado en la materia.

N.I.T. 891.480.027-1
11. Secretario de despacho de Salud Pblica

Nivel: Directivo
Cdigo: 020
Grado: 05
Dependencia: Secretara de Salud Publica
Coordinar el Sistema General de Seguridad Social en Salud a nivel local, de acuerdo a las
polticas del gobierno nacional y regional, para promover mejores condiciones de salud de los
habitantes del municipio
1. Formular, ejecutar y evaluar planes, programas y proyectos en salud, en armona con las
polticas y disposiciones del orden nacional y departamental.
1.1. Promocionar la Salud y Calidad de Vida, segn planes estratgicos y procedimientos

legales
1.2. Coordinar la Prevencin de los Riesgos y Mitigacin de los Daos, segn normativa
vigente y circulares informativas
1.3. Coordinar las fuentes de informacin en vigilancia epidemiolgica, segn instrumentos
institucionales
2. Orientar los procesos de Control y vigilancia epidemiolgica, segn normativa y

procedimientos institucionales
2.1. Analizar el perfil epidemiolgico de la poblacin, teniendo en cuenta criterios

establecidos y normas vigentes
2.2. Revisar las primeras causas de morbilidad, con base a variable o indicadores definidos
previamente
3. Gestionar y supervisar el acceso a la prestacin de los servicios de salud para la poblacin

del municipio, aplicando las normas vigentes.
3.1. Promocionar la afiliacin al SGSSS, siguiendo procedimientos legales

N.I.T. 891.480.027-1
3.2. Identificar y priorizar la poblacin a afiliar al rgimen subsidiado, teniendo en cuenta

instrumentos normativos.
3.3. Coordinar los trmites de Contratos de Aseguramiento e Interventora, teniendo en
cuenta instrumentos normativos.
4. Impulsar mecanismos para la adecuada participacin social y el ejercicio pleno de los

deberes y derechos de los ciudadanos en materia de salud y de seguridad social en salud.
5. Gestionar el recaudo, flujo y ejecucin de los recursos con destinacin especfica para salud
del municipio, y administrar los recursos del Fondo Local de Salud.
6. Realizar seguimiento tcnico, administrativo y financiero de los contratos, de acuerdo con lo

establecido en el mismo.
7. Promover planes, programas, estrategias y proyectos en salud y seguridad social en salud

para su inclusin en los planes y programas departamentales y nacionales.
8. Adoptar, administrar e implementar el sistema integral de informacin en salud, as como

generar y reportar la informacin requerida por el Sistema.


1.1.1. Se Construye el plan Territorial de Salud mediante la revisin , priorizacin y adopcin del
marco de referencia en promocin y prevencin
1.1.2. La ejecucin del proyecto de plan de intervenciones colectivas se desarrolla. Teniendo
en cuenta procedimientos institucionales
1.1.3. El Seguimiento y evaluacin de la ejecucin contractual, se hace segn normativa y
metodologas establecidas
1.1.4. La ejecucin del contrato en metas e indicadores se ajusta, segn plan de mejoramiento.
1.1.5. Las polticas de salud, son aplicadas, segn Ley 715/2001 y otras normas vigentes
1.1.6. El cumplimiento de la aplicabilidad de las estrategias, es evaluada, segn Instrumento de
Evaluacin
1.2.1. Se Caracteriza y se identifica la poblacin objeto para el desarrollo de jornadas y de

N.I.T. 891.480.027-1
modelos a intervenir, de acuerdo a criterios y metodologas

1.2.2. Se Convoca y se hace conversatorio a todos los actores involucrados con la ejecucin de
las jornadas y modelos de intervencin, de acuerdo a cronogramas.
1.2.3. La Asistencia tcnica se brinda, para la implementacin de los modelos, segn guas de
atencin y normativa vigente.
1.3.1. Los eventos a vigilar son definidos, teniendo en cuenta el Marco de referencia de
lineamientos Nacionales, regionales y municipales (Guas protocolos) Normativa sanitaria
y sistema de informacin adecuado
1.3.2. La informacin es recibida, de acuerdo a mecanismo definidos para cada uno de los
casos.
1.3.3. Se realiza acciones de Monitoreo, evaluacin y anlisis de los eventos obtenidos, segn
metodologas establecidas.
1.3.4. Se realiza Investigacin de campo, y reordenamiento del medio Inspeccin, vigilancia y
control de los sujetos de atencin, teniendo en cuenta instrumentos normativos.
1.3.5. Los datos transferidos en trminos de calidad, oportunidad y cantidad son verificados,
segn instrumentos sistmicos establecidos
1.3.6. Se elabora y transfiere el reporte de los casos de acuerdo al sistema de informacin.
1.3.7. Se evala y se presenta resultados consolidados de Diagnstico en Salud de acuerdo a
instrumentos metodolgicos.
1.3.8. Se referencia a las Aseguradoras las novedades y hallazgos encontrados
2.2.1. Las notificaciones que realizan las ESE son recibidas, teniendo en cuenta procedimientos
establecidos.
2.2.2. La informacin suministrada es revisada por la ESE, segn procedimientos institucionales
2.2.3. Se reporta eventos presentados, teniendo en cuenta la informacin suministrada por la
ESE
2.2.4. Se Verifica (monitoreo y seguimiento) para el desarrollo y evaluacin de las jornadas e
implementacin de modelos de intervencin
2.2.5. Los planes de mejoramiento y de Compromiso, son definidos teniendo en cuenta actas de
reunin e instrumentos de verificacin.
2.2.1. La informacin es consolidada, teniendo en cuenta metodologas establecidas
2.2.2. Se elabora el reporte de informacin, segn solicitud de las entidades de control.
2.2.3. El mapa epidemiolgico es actualizado, segn eventos presentados
3.1.1. La promocin de la afiliacin al SGSSS, se planea con base en el Plan Territorial de Salud
y normativa vigente.
3.1.2. Las estrategias de difusin, son definidas, segn cronograma de actividades
3.1.3. Se ejecuta las estrategias, segn procedimientos institucionales y metodologas
recomendadas
3.1.4. El avance de las estrategias, es evaluado de acuerdo a planes de accin, indicadores y
metas establecidas

N.I.T. 891.480.027-1
3.1.5. Las Acciones Correctivas o Preventivas son definidas, segn requerimientos y hallazgos
encontrados
3.2.1. Los posibles beneficiarios del subsidio, son identificados segn criterios de priorizacin
normativa.
3.2.2. La base de datos de priorizados es consolidada, para subsidios en salud, segn
procedimientos legales e institucionales
3.2.3. Se verifica la estructura y depuracin de la base de datos, de acuerdo a criterios legales
3.2.4. Los ajustes de informacin en la base de datos, son realizados de acuerdo a
requerimientos y criterios normativos
3.2.5. Se adopta el listado oficialmente y se divulga el acto administrativo, de acuerdo a

procedimientos.
comunicacin.
4.3. Al ciudadano o usuario se le suministra informacin, de acuerdo con normatividad,
derechos y deberes, productos y servicios y segn canales de comunicacin establecidos
5.1. Los recursos son gestionados con el gobierno nacional, siguiendo procedimientos
establecidos en la Ley 715 de 2001, y dems normas vigentes.
5.2. Los recursos se ejecutan con base en los planes estratgicos en salud, para el municipio,
aplicando las normas vigentes y procedimientos establecidos para salud.
5.3. Los recursos asignados con destinacin especfica, son ejecutados aplicando la Ley 715
de 2001
5.4. Los recursos del Fondo Local de Salud son administrados conforme a las normas y
establecidas.
7.1. Los planes, programas, estrategias y proyectos en salud y seguridad social en salud son
formulados y se promociona para su inclusin en los planes y programas
departamentales y nacionales, de acuerdo a las necesidades diagnosticas en el municipio
y directrices fijadas por cada uno de los entes territoriales.
8.1. El sistema integral de informacin en salud es adoptado e implementado, de acuerdo a

N.I.T. 891.480.027-1
las necesidades de la institucin.
9.1. Se recopila y se procesa la informacin de los avances y resultados de la Secretara y/o

b Evidencias
Producto
Plan Territorial de Salud Construido

Programas Ejecutados
Reporte de avance plan de accin
Reportes de las fuentes de informacin epidemiolgica consolidadas.
Reportes de avance de las actividades programadas.
Reporte de personas capacitadas
Informacin Consolidada de las primera causas de morbilidad
Mapa epidemiolgico actualizado
Posibles beneficiados del rgimen subsidiado identificados
Reporte de personas aseguradas
Informe de actividades realizadas
Base de Datos actualizada.
Sistema de informacin Integral adoptado e implementado.
a. Normas sobre salud establecidas por el Ministerio de la Proteccin y dems entidades

competentes.
b. Ley 715 de 2001
c. normas relacionadas con el Plan Local de Salud
d. Legislacin sobre transferencias para el sector salud.
e. Rgimen de contratacin de las EPS.
f. Rgimen legal de los actos administrativos
g. Legislacin sobre carrera administrativa
h. Rgimen disciplinario de los servidores pblicos
i. Participacin ciudadana.
j. Planeacin Estratgica
k. Plan de Desarrollo
l. Presupuesto municipal

N.I.T. 891.480.027-1
m. Contratacin
Categora: Ejes Programticos.

Clase: Salud Infantil, Salud Sexual y Reproductiva, Salud Mental, Vectores Zoonosis, Salud Oral,
Enfermedades no Transmisibles, Nutricin, Seguridad Sanitaria, Gestin en promocin.
Categora: Fuentes de Informacin

Clase: De Registro Continuo, Registro de sucesos demogrficos (estadsticas vitales), Registro de
los servicios de salud (hoja HIS), Datos de vigilancia epidemiolgica, Registros de enfermedades
Clase: De Poblacin: Encuestas por muestreo, Censos de Poblacin y vivienda
Categora: Capacitacin e intervencin

Clase: Normas sanitarias, Estilos de vida saludable, Tenencia de animales, ETV Zoonosis
Categora: Aseguramiento
Clase: Rgimen Subsidiado, Rgimen Vinculado

d Competencias Comunes
Transparencia
e Competencias por Nivel Jerrquico
Liderazgo.
Planeacin
Toma de Decisiones

Ttulo profesional en reas de la salud, Dos (2) aos de experiencia profesional en el
econmicas, administrativas o sector salud.
jurdicas.

N.I.T. 891.480.027-1
12. Secretario de despacho de Planeacin y Desarrollo Econmico.

Nivel: Directivo
Denominacin del empleo: Secretario de Despacho Planeacin
Cdigo: 020
Grado: 05
Dependencia: Planeacin y Desarrollo Econmico
Asesorar la formulacin, el seguimiento y la evaluacin del Sistema de Gestin Institucional y/o

Sectorial, articulado al proceso de planeacin del desarrollo nacional y Departamental, adems
de planificar el desarrollo del municipio a travs de polticas y planes estratgicos orientados al
efectivo ordenamiento del territorio para el fortalecimiento de la capacidad productiva de las
diferentes actividades econmicas urbanas y rurales; en el marco de la normatividad vigente y los
lineamientos de poltica establecidos.
1. Establecer requerimientos para la elaboracin de estudios y/o anlisis y/o evaluaciones de

base para la estructuracin de la estrategia y los planes institucionales y sectoriales
acorde con directrices de la direccin.
1.1. Definir trminos, condiciones y o criterios de los estudios, anlisis y/o

evaluaciones de base para la estructuracin de la estrategia y los planes
institucionales y/o sectoriales de acuerdo con directrices dadas.
1.2. Elaborar marco operativo de los estudios anlisis y evaluaciones teniendo en
cuenta requerimientos y polticas establecidas.
2. Orientar el proceso de planeacin estratgico institucional y/o sectorial acorde con

procesos establecidos y polticas pblicas.
2.0. Planear el proceso de definicin de planeacin estratgica acorde con

metodologa seleccionada e identificada por la entidad.
2.1. Realizar el proceso de planeacin estratgica acorde con metodologa
asegurando la participacin de los diferentes niveles y reas de la entidad.
2.2. Divulgar los resultados de la planeacin estratgica acorde con procedimientos.

N.I.T. 891.480.027-1
3. Representar a la entidad en la planeacin estratgica sectorial acorde con procesos

establecidos (para entidades adscritas y vinculadas).
3.1. Participar en el proceso de planeacin estratgica sectorial siguiendo las

orientaciones tcnicas de la direccin de la entidad que se representa.
3.2. Informar a la direccin los resultados de la planeacin estratgica sectorial
peridicamente.
4. Dirigir los procesos de Planificacin socioeconmica en el municipio, para clasificar en

estratos de los inmuebles residenciales que deben recibir servicios pblicos
5. Dirigir y coordinar los procesos de planificacin y ejecucin armnica de las actividades

ambientales, para contribuir a la consolidacin de alternativas de desarrollo sostenible en
el corto, mediano y largo plazo
6. Orientar el Ordenamiento del Territorio y Desarrollo Urbano, para la regulacin y

promocin de la localizacin y desarrollo de los asentamientos humanos, de las
actividades econmicas, sociales y el desarrollo fsico espacial.
7. Administrar los Sistemas de informacin para la planeacin Municipal, segn los las
metodologas y software establecido.
8. Monitorear los avances y los resultados de las actividades ejecutadas, segn

metodologas y procedimientos institucionales.
8.1. Presentar a la alta direccin, avances y relacin de actividades realizadas por la

dependencia, segn metodologa establecidas
8.2. Realizar seguimiento a los programas y proyectos segn procedimientos y
requerimientos establecidos.
9. Organizar los informes, segn procesos y criterios establecidos por la institucin
9.1. Recopilar informacin de los avances del plan de accin acorde con metodologa y
requerimientos
9.2. Presentar informes de avance y resultados acorde con metodologa

Criterio de Desempeo
1.1.1. Las necesidades de estudios, anlisis y/o evaluaciones de base son analizadas segn

N.I.T. 891.480.027-1
1.1.2. Los trminos, condiciones y/o criterios de los estudios, anlisis y evaluaciones de base son
establecidos de acuerdo con resultados de los anlisis elaborados y segn requerimientos
presentados a las instancias requeridas segn procedimientos.
ajustados de acuerdo con observaciones recibidas.
1.1.5. Los trminos, condiciones y/o criterios de los estudios, anlisis y evaluaciones de base
definitivos son consignados en documentos y/o formatos establecidos
1.2.1. Los requerimientos de personal, infraestructura, instrumentos y dems necesidades

operativas del estudio son establecidos de acuerdo con trminos y condiciones dadas.
1.2.2. Los perfiles del personal requerido son establecidos teniendo en cuenta requerimientos de
los estudios, anlisis y/o evaluaciones.
1.2.3. Los requerimientos de personal, de planta o a travs de contrato, son realizados teniendo
en cuenta cargas de trabajo, perfiles requeridos y procedimientos establecidos.
1.2.4. Las gestiones internas para asegurar la disponibilidad de infraestructura logstica y recursos
necesarios para los estudios, anlisis y/o evaluaciones previstas, son realizadas
resolviendo las contingencias dadas.
1.2.5. El documento de marco operativo es elaborado de acuerdo con criterios establecidos.
2.1.1. Los objetivos del ejercicio de planeacin estratgica son definidos teniendo en cuenta
polticas institucionales, necesidades detectadas y lineamientos de la Alta Direccin.
2.1.2. La agenda de las sesiones es elaborada de acuerdo con los objetivos a alcanzar.
2.1.3. Las ayudas y soportes tcnicos del ejercicio son asegurados segn procedimientos
tcnicos.
2.1.4. Los participantes a las sesiones de planeacin estratgica son seleccionados de acuerdo
con criterios establecidos.
2.1.5. La preparacin de la logstica y la convocatoria a las sesiones es delegada a las personas
designadas para ello.
2.1.6. La verificacin del alistamiento es realizada en el tiempo establecido.
2.1.7. Los inconvenientes encontrados son resueltos sin alterar el desarrollo de las agendas de
trabajo.
2.2.1. Las sesiones planeadas se realizan de acuerdo con metodologas establecidas.

2.2.2. La informacin recogida en las sesiones es sistematizada segn requerimientos tcnicos y
en los medios previamente establecidos.
2.2.3. La informacin sistematizada de cada sesin es devuelta al grupo de participantes en la
siguiente sesin.
2.2.4. Los ejercicios tcnicos son desarrollados de acuerdo con parmetros tcnicos.
2.2.5. Las dudas o discrepancias del grupo son resueltas en el marco de las buenas prcticas de
negociacin.

N.I.T. 891.480.027-1
2.2.6. El manejo del grupo es realizado dentro del marco de la participacin, las buenas
relaciones interpersonales y el dominio tcnico del tema.
2.2.7. Los diferentes aspectos o temas de la planeacin estratgica son considerados y resueltos
en el desarrollo de la metodologa de trabajo.
2.2.8. Las conclusiones de las sesiones son elaboradas y presentadas al grupo teniendo en
cuenta los aportes de los participantes y los acuerdos de grupo establecidos.
2.3.1. La estrategia de divulgacin es definida con colaboradores de acuerdo con necesidades.

2.3.2. Los medios de divulgacin de la planeacin estratgica son determinados de acuerdo con
necesidades establecidas.
2.3.3. Los resultados del ejercicio de planeacin estratgica son sistematizados de acuerdo con
los medios de divulgacin establecidos.
2.3.4. La divulgacin de la planeacin estratgica es realizada de acuerdo con cronograma y
agenda establecida.
2.3.5. El conocimiento de los resultados de la divulgacin, por parte del pblico objetivo es
verificada, siguiendo procedimientos establecidos.
2.3.6. Las observaciones, dudas y aportes de los miembros de la organizacin son recolectados y
respondidas en los medios establecidos.
3.1.1. Desarrolla ayudas de memoria de cada encuentro que evidencien los procesos
participativos, los aportes y la secuencia del proceso.
3.1.2. Las directrices de la direccin de la entidad son recogidas teniendo en cuenta plan
estratgico institucional.
3.1.3. La informacin de insumo de la entidad es recogida y sistematizada en los medios
previstos.
3.1.4. La presentacin de la informacin de la entidad es presentada al grupo segn
requerimientos y directrices, si es del caso.
3.1.5. Los aportes al proceso de planeacin estratgica sectorial son dados teniendo en cuenta
directrices y objetivos estratgicos establecidos
3.1.6. Las dudas surgidas en los planteamientos presentados son planteadas y resueltas durante
las sesiones.
3.1.7. Las conclusiones de las reuniones son sistematizadas en informes ejecutivos segn
requerimientos tcnicos.
3.2.1. Se socializa en los distintos niveles y reas de la entidad, los acuerdos y compromisos del
trabajo intersectorial siguiendo procedimientos establecidos.
3.2.2. Las discrepancias de la direccin de la entidad con las conclusiones son plasmadas en los
medios establecidos y verificadas con la misma.
3.2.3. Los ajustes solicitados por la direccin a la planeacin estratgica sectorial son recopilados
y sistematizados en los medios establecidos.
3.2.4. Los nuevos lineamientos de la direccin sobre la planeacin estratgica son acogidos de
acuerdo con criterios tcnicos.

N.I.T. 891.480.027-1
4.1. Se Planifican, ejecutan y revisan los procesos de estratificacin socioeconmica, segn

metodologa del DANE y normativa vigente
4.2. Se asignan estratos por lado de manzana o nuevo desarrollo, siguiendo instrumentos
metodolgicos del DANE y Base de Datos.
4.3. Se expide Certificado de Estratificacin, previo cumplimiento de requisitos.
4.4. Atiende reclamacin de estratificacin socioeconmica primera y segunda instancia, segn
procedimientos normativos
5.1. Se Coordinan Vistas Tcnicas y Permisos Ambientales, segn cronogramas y solicitudes

de la ciudadana
5.2. Se coordinan las actividades de Limpieza y Mantenimiento de Jardines, Separadores,
parques y zonas verdes, para mejoramiento del entorno
5.3. Dirige el mantenimiento, tala y poda de rboles en la zona Urbana del Municipio, previa
aprobacin de permisos por las entidades ambientales.
6.1. Expide Certificado de Uso del Suelo, segn plan de Ordenamiento Territorial y
6.2. Expide Certificado de Nomenclatura, segn procedimientos normativos e institucionales
6.3. Coordina Acciones de Control Fsico y Urbano, segn la normativa vigente y dems
6.4. Certifica predios de Alto Riesgo y de Paramentos, segn la normativa vigente.
6.5. Se realiza seguimiento a las obras realizadas en el municipio, segn cumplimiento de la
normas vigentes
6.6. Los certificados de cerramiento de antejardn son expedidos, teniendo en cuenta
instrumentos normativos
6.7. Dirige las acciones de Ordenamiento del Territorio y Desarrollo Urbano, acorde con las
normas vigentes.
6.8. El Plan de Ordenamiento es revisado y ajustado, segn necesidades y normas vigentes.
7.1. Los sistemas de informacin, son instalados e implementados, segn condiciones de

software y hardware recomendado
7.2. Los sistemas de informacin son fortalecidos, segn requerimientos de las instituciones
gubernamentales.
7.3. La Cartografa es generada, teniendo en cuenta los sistemas de informacin y plan Bsico
de ordenamiento territorial
7.4. La informacin es suministrada, de acuerdo a los sistemas de informacin y solicitudes de
las entidades pblicas, privadas y comunidad.
7.5. Se desarrolla los aplicativos para SIG, segn Procedimientos legales e institucionales.
7.6. Se instala y se pone en funcionamiento la Red Geodsica, siguiendo procedimientos
legales.

N.I.T. 891.480.027-1
8.1.1. La informacin de ejecucin de los planes y proyectos es solicitada a las Secretaras

peridicamente en formatos establecidos
8.1.2. La informacin enviada por las Secretarias de despacho es verificada contra las evidencias
correspondientes.
8.1.3. Las inconsistencias identificadas y los ajustes requeridos son informados al rea segn
procedimientos.
8.1.4. Los informes solicitados son elaborados peridicamente.
8.1.5. Los resultados de la gestin son presentados a las Secretaras requeridas segn
procedimientos.
8.2.1. Los programas y proyectos objeto de evaluacin son identificados de acuerdo con
requerimientos gubernamentales y polticas institucionales.
8.2.2. Los programas y proyectos objeto de evaluacin son presentados a la alta gerencia segn
procedimientos, y notificados a sus responsables, segn procedimientos institucionales.
8.2.3. Las observaciones de la alta gerencia son incorporadas a la propuesta inicial segn
orientaciones dadas.
8.2.4. La evaluacin de los programas y proyectos es monitoreada segn procedimientos.
9.1.1. Los informes de avance del desarrollo de la estrategia institucional y/o sectorial son
solicitados a las instancias requeridas en los medios y formatos establecidos.
9.1.2. Los informes recibidos son registrados en los medios y formatos establecidos.
9.1.3. La informacin recibida es confrontada contra requerimientos solicitados.
9.1.4. Los faltantes en la informacin recibida son solicitados a las instancias respectivas.
9.1.5. Las desviaciones presentadas son identificadas y comunicadas a las instancias respectivas
segn procedimientos
9.2.1. Los resultados de las evaluaciones son analizados contra parmetros, lineamientos y
objetivos establecidos.
9.2.2. Las conclusiones son elaboradas teniendo en cuenta objetivos, variables de anlisis, y
polticas institucionales.
9.2.3. Los informes de resultados son elaborados en los medios establecidos y de acuerdo con
requerimientos institucionales.
9.2.4. Los informes son presentados a las instancias requeridas en los tiempos establecidos.
Evidencias
Producto
Trminos, condiciones y/o criterios finales de los estudios, anlisis y evaluaciones hechos
en el ltimo perodo
Documento de marco operativo del proyecto.
Conclusiones de la ltima reunin de planeacin estratgica sectorial en los que participa

N.I.T. 891.480.027-1
Informes presentados.
Plan institucional formulado.
Plan institucional Aprobado.
Consejo Territorial de Planeacin conformado
Planes estratgicos formulados y asesorados.
Reportes generados peridicamente.
Sistemas de informacin instalados.
Sistemas de informacin actualizados
Aplicativos SIG desarrollados
Red Geodsica Instalada
Programas y proyectos objeto de evaluacin en el ltimo ao.
Informes de avance elaborado y presentado.
Informes del periodo anterior entregados.
Informes para rendicin de cuentas coordinado.
Conocimientos Bsicos
a. Estructura, roles y fines esenciales del Estado colombiano.

b. Rgimen Econmico y de Hacienda Pblica.
c. Ley Orgnica de Planeacin.
d. Plan Nacional y Departamental de Desarrollo.
e. Polticas pblicas relacionadas con las competencias de los diferentes niveles de la
Administracin Pblica.
f. Estatuto Orgnico de Presupuesto.
g. Estatuto de Contratacin Pblica.
h. Procedimientos institucionales propios de la actividad.
i. Elementos conceptuales bsicos del diseo de estudios y evaluaciones de planes,
programas y/o proyectos
j. Sistemas de informacin.
Rangos o Campos de Aplicacin
Categora: Tipo de estudios, Sectoriales, Institucionales

Tipos de evaluaciones:
Categora: Tipo de Evaluaciones.

Clase: De planes, programas y/o proyectos
De proceso
Categora: Tipos de estudios

Clase: Sectoriales, Institucionales

N.I.T. 891.480.027-1
Categora: Tipo de planeacin

Clase: Estratgica sectorial
Categora: Informes
Clase: Institucional, Poltico, entidades de control, rendicin de cuentas, Planeacin Nacional y
Departamental

Transparencia
Liderazgo.
Planeacin
Toma de Decisiones



N.I.T. 891.480.027-1
13. Del Secretario de despacho de Hacienda

Nivel: Directivo
Cdigo: 020
Grado: 05
Dependencia: Secretara de Hacienda
Garantizar la administracin oportuna de los recursos financieros asignados en el marco del

plan de desarrollo, de acuerdo con polticas y normas vigentes para cumplir con los fines del
Estado.
1. Presupuestar, los planes programas y proyectos de acuerdo con los lineamientos

generales de la entidad y los planes de desarrollo y de accin institucional.
2. Apoyar la elaboracin del proyecto de presupuesto, los planes, programas y proyectos

de acuerdo con polticas establecidas.
3. Definir polticas de operacin de acuerdo con plan estratgico establecido.
4. Registrar las operaciones financieras soportadas en la normatividad fiscal, presupuestal,

contable y tributaria vigente.
5. Valorar las operaciones financieras presupuestales segn reporte del sistema de

informacin financiera.
6. Determinar la disponibilidad de flujo de caja de la entidad teniendo en cuenta

procedimientos y normatividad vigente.
7. Realizar actividades para el pago de obligaciones de la entidad segn procedimientos y

normatividad vigente
8. Llevar a cabo las actividades de cobro y recuperacin de cartera de acuerdo con

procedimientos y normatividad vigente.

N.I.T. 891.480.027-1
9. Administrar el Programa Anual de Caja (PAC) segn requerimientos
10. Monitorear y evaluar operaciones financieras segn reporte del sistema de informacin
financiera.


siempre y cuando se le delegue

1.1. El plan de gastos de mediano plazo es analizado frente a la proyeccin de ingresos y

gastos establecidos.
1.2. Los planes, programas y proyectos son cuantificados segn lineamientos establecidos
y de acuerdo con la normatividad vigente.
2.1. La propuesta de anteproyecto es cuantificada financieramente de acuerdo con los

parmetros establecidos.
2.2. La propuesta presupuestal es sustentada financieramente ante las instancias
requeridas.
3.1. La informacin financiera histrica es analizar segn requerimientos tcnicos.

3.2. El plan de necesidades es analizado frente al presupuesto aprobado.
3.3. Los lineamientos que orientan las operaciones financieras son elaboradas teniendo en
cuenta polticas y plan estratgico establecido.
4.1. Los estados financieros conciliados son reportados segn los procedimientos,
normatividad y necesidades del cierre contable.
4.2. Los estados financieros, reportes e informes son presentados de acuerdo con
4.3. Las operaciones financieras no presupuestales son registradas de acuerdo con los
lineamientos y polticas establecidas por cada entidad.

N.I.T. 891.480.027-1
5.1. El seguimiento a los indicadores de ejecucin es realizado de acuerdo con las

directrices impartidas por las entidades gubernamentales correspondientes.
5.2. Las modificaciones a las operaciones financieras, presupuestales, son realizadas de
acuerdo con los resultados de la operacin.
6.1. Se Recauda cartera segn acuerdos o convenios de pago y teniendo en cuenta

6.2. Las salidas de dinero de la entidad son aterrizadas siguiendo procedimientos y
7.1. La programacin de pago a proveedores se hace segn procedimientos.

7.2. La operacin de pago de las obligaciones financieras es realizada de acuerdo con
procedimientos establecidos y lineamientos respectivos.
8.1. La cartera de la entidad se cobrar y recolectar de acuerdo con procedimientos

establecidos y normatividad vigente.
8.2. La cartera es conciliada con instancias involucradas segn procedimientos.
8.3. Los informes de cartera a entes externos son elaborados segn normatividad vigente.
9.1. La disponibilidad del PAC y/o metas de pago son analizadas segn reporte del Sistema
de Informacin Financiera de la Entidad.
9.2. Las modificaciones al PAC y/o a las metas de pago en el Sistema de Informacin
Financiera de la Entidad son realizadas de acuerdo con las necesidades de pago.
9.3. El seguimiento a la aprobacin de las modificaciones del PAC, es realizado teniendo en
cuenta procesos establecidos.
10.1. El seguimiento a los indicadores de ejecucin son realizados de acuerdo con los
requerimientos y polticas establecidas.
10.2. Los ajustes a las operaciones financieras son realizados de acuerdo con los
resultados de la evaluacin.
10.3. La situacin financiera, econmica, social y ambiental es reportada a los organismos
de control y de acuerdo con la normatividad vigente.

procedimientos.
comunicacin.
12.1. Se recopila y se procesan la informacin de los avances y resultados de la Secretara

y/o sectores, planes, programas y proyectos acorde con metodologa y
requerimientos.

N.I.T. 891.480.027-1

b. Evidencias
Producto
Propuesta de Anteproyecto.
Observaciones al plan de necesidades.
Documento de lineamientos operativos financieros del ltimo perodo.
Cierre contable mensual o anual
Estados financieros del ltimo perodo.
Notas dbito, notas crdito, comprobantes de egresos.
Informe de ejecucin presupuestal consolidado de ingresos y gastos.
Informe consolidado de ejecucin presupuestal de la entidad del ltimo perodo.
Conceptos tcnicos de modificaciones presupuestales del ltimo perodo.
Pagos autorizados del ltimo periodo
Programacin de pagos de obligaciones aprobada en el ltimo perodo.
Reporte mensual de ejecucin presupuestal, por partida, por unidad administrativa.
Planilla de informe del ltimo perodo
Informe de cartera del ltimo perodo
Solicitud de modificaciones a la entidad competente.
Reporte de modificaciones al PAC generado del SIIF.
Reportes de distribucin de PAC.
Reportes de los ajustes efectuados
Balance General, Estado de Actividad Econmica y Financiera y Notas a los Estados
Financieros.
Informe de Ejecucin presupuestal actualizado.
a Sistema presupuestal colombiano

b Plan nacional de desarrollo, documentos CONPES Plan estratgico y plan de accin de la
entidad.
c Manejo de indicadores de gestin.
d Manejo de herramientas ofimticas
e Marco jurdico presupuestal
f Plan operativo anual de inversin
g Conocimientos especficos de Contabilidad Pblica.
h Normatividad vigente contable para el registro de operaciones financieras para el sector
pblico
i Conocimientos tributarios

N.I.T. 891.480.027-1
j Manejo del SIIF (Sistema Integrado de Informacin Financiera)

k Plan operativo Anual de la entidad.
l Contratos y convenios institucionales.
m Normativa vigente sobre manejo de PAC
n Calendario PAC.
Categora: Tipo de presupuestos:

Clase: Ingresos y gastos.
Categora: Tipo de lineamientos

Clase: Presupuesto, Contabilidad, Tesorera
Categora: Tipo de cuenta;

Clase: 1. Activo, 2. Pasivo, 3. Patrimonio, 4. Ingresos, 5. Gastos, 6.Costos de ventas y
operacin, 7. Costos de produccin, 8. Cuentas deudoras, 9. Cuentas acreedoras, . 10.
Cuentas de presupuesto y Tesorera.
Categora: Operaciones Financieras a Registrar.

Clase: Nomina, Deducciones Tributarias, Cajas menores, Inversiones
IV Competencias Comportamentales
Transparencia
Liderazgo.
Planeacin
Toma de Decisiones


N.I.T. 891.480.027-1

profesional en cualquier rea.

N.I.T. 891.480.027-1
14. Secretario de Despacho Deporte, Recreacin y Aprovechamiento del Tiempo Libre

Nivel: Directivo
Cdigo: 020
Grado: 05
Dependencia: Secretara de Deporte, Recreacin y
Actividad Fsica
Dirigir las Polticas Institucionales de Deporte, Recreacin y aprovechamiento del tiempo libre,
de acuerdo con la Ley del Deporte, y normas vigentes, para mejorar las condiciones fsicas y de
salud de los habitantes del municipio
1 Orientar la Ejecucin de estrategias de promocin y masificacin del deporte en la

poblacin, de conformidad con el plan de desarrollo municipal planes sectoriales y/o
planes de inversin.
1.1. Planear la ejecucin de proyectos de Deporte, Recreacin y aprovechamiento

del tiempo libre, acorde con las metodologas y procedimientos legales e
institucionales.
1.2. Ejecutar proyectos de inversin social, segn normativa y procedimientos
legales.
1.3. Evaluar la ejecucin de los proyectos teniendo en cuenta indicadores y metas
establecidas.
2 Dirigir el desarrollo de las actividades recreativas y aprovechamiento del tiempo libre,

segn estrategias registradas en los planes estratgicos para la vigencia.
2.1. Planear la ejecucin de actividades recreativas y de aprovechamiento del tiempo

libre, acorde con las metodologas y procesos normativos establecidos.
2.2. Ejecutar proyectos de recreacin y aprovechamiento del tiempo libre, segn
normativa y procedimientos legales
2.3. Realizar monitoreo de los avances de las actividades ejecutadas, de acuerdo a
las metodologas establecidas.

N.I.T. 891.480.027-1
3 Administrar los escenarios deportivos conforme a lo dispuesto en las normas y

3.1. Realizar inventario del estado actual de los escenarios deportivos del municipio,
segn formatos definidos
3.2. Administrar los escenarios deportivos conforme a lo dispuesto en las normas y
3.3. Solicitar la reparacin y adecuacin, segn lineamientos administrativos
3.4. Coordinar el prstamo de los escenarios, segn procedimientos institucionales.

5 Formular, controlar y evaluar los planes, programas y proyectos de la dependencia, de

acuerdo con metodologas establecidas.
6 Realizar seguimiento tcnico, administrativo y financiero de los contratos, de acuerdo con

7 Presentar informes peridicos al Alcalde, Consejo de Gobierno, y dems entidades de

8 Representar al Alcalde en las comisiones o convocatorias, cuando este no pueda asistir,


1.1.1. Se Identifica las necesidades con las instituciones, Comits, Clubes, comunidad y
Planes estratgicos, segn procedimientos establecidos.
1.1.2. La elaboracin del diagnstico del deporte en el municipio, es coordinado, de acuerdo a
datos histricos, eventos y necesidades.
1.1.3. Los proyectos, se formulan de acuerdo a procesos normativos establecidos.
1.2.1. Los tramites de contratacin son adelantados, de acuerdo a los presupuestos, y

1.2.2. Se garantiza el cumplimiento de los contratos, de acuerdo a los pliegos de condiciones.
1.3.1. El seguimiento de la inversin se hace, de acuerdo a cronogramas y metodologas

N.I.T. 891.480.027-1
establecidas.
1.3.2. Los informes y ajustes son elaborados, de acuerdo a procedimientos y metodologas
establecidas.
2.1.1. Las actividades recreativas y de aprovechamiento del tiempo libre, son identificadas,
teniendo en cuenta el plan de desarrollo
2.1.2. Se formulan proyectos, de acuerdo a procesos normativos y metodologas sugeridas por
el BPPIM.
2.2.1. Los trmites de contratacin se adelantan, de acuerdo a los presupuestos, y

2.2.2. Se garantiza el cumplimiento de los contratos, de acuerdo a los pliegos de condiciones.
2.3.1. La informacin de seguimiento se organiza, teniendo en cuenta metas e indicadores de

plan de accin.
2.3.2. Los informes y ajustes se elaboran de acuerdo a procedimientos y metodologas .
3.1.1. Se identifica los escenarios deportivos y recreativos de propiedad del municipio,

teniendo en cuenta procedimientos legales.
3.1.2. Los escenarios deportivos y recreativos, son clasificados, segn tipo y rea.
3.1.3. Se hace el diagnstico de necesidades y prioridades de mantenimiento, adecuacin y
reparacin, segn metodologa
3.2.1. La Solicitud de mantenimiento, es redactada teniendo en cuenta procedimientos

3.2.2. Se radicar solicitud de mantenimiento, segn procedimientos institucionales
3.2.3. Los avances de la ejecucin de obras de mantenimiento, son monitoreados, segn

pertinencia y productos contratados.
3.3.1. Se presenta diagnostico estado actual de escenarios deportivos, segn inventario

actualizado
3.3.2. Se coordina la elaboracin de proyectos con la Subsecretaria de Obras Pblicas, son
segn planes estratgicos.
a Las solicitudes de prstamos, son recibidas, segn procedimientos institucionales

b La disponibilidad de escenarios deportivos, son verificadas, segn formatos
definidos
c Se autorizar la utilizacin de escenarios deportivos, previo cumplimiento de
requisitos establecidos
d Los informes son presentados a las entidades solicitantes, segn formatos
recomendados

N.I.T. 891.480.027-1

procedimientos.
comunicacin.
5.1. Los planes, programas y proyectos son elaborados y aprobados, segn lineamientos
5.2. La evaluacin y control de la aplicacin de las polticas, planes, programas y proyectos
son realizadas, de acuerdo a las metodologas establecidas.
establecidas.
7.1. Se recopila y se procesan la informacin de los avances y resultados de la Secretara

y/o sectores, planes, programas y proyectos acorde con metodologa y requerimientos.

b Evidencias
Producto
Plan Sectorial de Deporte, Recreacin y aprovechamiento del tiempo libre.

Proyectos elaborados.
Proyectos ejecutados.
Informe de ltimo periodo
Inventario Actualizado de Escenarios Deportivos.
Inventario Estado Actual de Escenarios
Informes a entidades de control entregados.
Evolucin y avance de ejecucin de la estrategia de deporte, recreacin y
aprovechamiento del tiempo libre
a. Conocimientos Bsicos de Planeacin Estratgica.

b. Ley del Deporte, La Recreacin, Educacin Fsica y el Aprovechamiento del Tiempo Libre.

N.I.T. 891.480.027-1
c. Contratacin
d. Presupuesto municipal
e. Plan de Desarrollo.
f. Gerencia pblica
g. Control interno
h. Decreto Ley 1228 de 1995
Categora: Usuarios de las Actividades Recreativas y Deportivas

Clase: Nios, Nias, Jvenes, Adultos, Adultos Mayores
Categora: Tipo de Proyectos.

Clase: De Recreacin, Aprovechamiento del Tiempo Libre, Actividad Fsica.

a Orientacin a resultados
b Orientacin al usuario y al ciudadano
c Transparencia
d Compromiso con la organizacin
Liderazgo.
Planeacin
Toma de Decisiones


N.I.T. 891.480.027-1
15. Del Subsecretario de Despacho de Planeacin y Desarrollo Econmico

Nivel: Directivo
Denominacin del empleo: Subsecretario de Despacho
Cdigo: 045
Grado: 03
Dependencia: Secretara de Planeacin y Desarrollo
Econmico
Cargo del jefe inmediato: Secretario de Despacho
Planear la ejecucin armnica de las actividades ambientales, para contribuir a la consolidacin

de alternativas de desarrollo sostenible en el corto, mediano y largo plazo, en el municipio de La
Virginia, acorde con las normas vigentes y procedimientos institucionales
1. Preparar y formular participativamente el plan sectorial de conservacin, proteccin y

mejoramiento del ambiente y de los recursos naturales del municipio de La Virginia,
aplicando los procedimientos y normas vigentes.
2. Planear la ejecucin de programas, proyectos y actividades para la conservacin, proteccin

y mejoramiento del ambiente y de los recursos naturales del municipio, respetando el marco
normativo vigente.
3. Evaluar la calidad y el eficiente funcionamiento de los servicios pblicos que tienen que ver
con el ambiente, tales como recoleccin de basura, calidad del agua, limpieza de vas, segn
instrumentos normativos e institucionales.
4. Ilustrar al gobierno local para la toma de decisiones con respecto a los recursos naturales del
municipio, teniendo en cuenta la normativa vigente.
5. Administrar la agenda ambiental con otras instancias a nivel local, departamental y nacional,
segn competencias, cronogramas y normas vigentes.
6. Disear estrategias de control en la preservacin y defensa del patrimonio ecolgico y

cultural del municipio, aplicando las normas necesarias
7. Programar Vistas Tcnicas y Permisos Ambientales, segn solicitudes de la ciudadana

N.I.T. 891.480.027-1
8. Evaluar el plan de accin de la unidad de gestin ambiental del municipio, aplicando los
formatos y metodologas propuestas por la Secretara de Planeacin.

10. Realizar seguimiento tcnico, administrativo y financiero de los contratos, de acuerdo con lo
establecido en el mismo


1.1. El plan sectorial de conservacin, proteccin y mejoramiento del ambiente y de los recursos
naturales del municipio, es formulado con la participacin de hombres, mujeres, personas
naturales o jurdicas del municipio, aplicando normas y procedimientos institucionales.
1.2. Se formulan proyectos de ndole ambiental, para satisfacer los problemas comunes del
municipio, segn instrucciones y metodologas recomendadas por Banco de Programas y
Proyectos
2.1. La ejecucin de los programas, proyectos y programas para la conservacin, proteccin y

mejoramiento del ambiente y de los recursos naturales del municipio son ejecutados de
cuerdo a los recursos asignados.
2.2. Los proyectos para la conservacin, proteccin y mejoramiento del ambiente y de los
recursos naturales del municipio, son programados en el plan de accin, segn
metodologas y formatos establecidos por la Secretara de Planeacin.
2.3. Se elabora, se promociona e implementa las medidas ambientales en las actividades de su
competencia
2.4. Se planea la ejecucin oportuna de las obras y acciones que se requieran, para la
prevencin, control, mitigacin, compensacin y manejo de degradacin ambiental,
3.1. Se evala la calidad y el eficiente funcionamiento de los servicios pblicos que tienen que ver
con el ambiente, con las entidades prestadoras de servicio segn estrategias, normas
vigentes y procedimientos establecidos.

N.I.T. 891.480.027-1
3.2. Se revisa la adecuada administracin del tratamiento de los residuos slidos, segn
procedimientos propios de la actividad.
4.1. Se Ilustra al gobierno local para la toma de decisiones con respecto a los recursos naturales
del municipio, teniendo en cuenta la normativa vigente.
4.2. Se hace las consultas, estudios y diagnsticos necesarios para la toma de decisiones en
procura de conservar, proteger y mejorar el ambiente y los recursos naturales del municipio.
5.1. Se gestionan los recursos financieros, tcnicos y humanos ante entidades del orden
municipal, regional y nacional, para el desarrollo de los programas y proyectos que integran
la agenda ambiental.
5.2. La agenda ambiental es ejecutada segn cronograma, recursos asignados y concertacin
entre las instituciones del orden municipal, departamental y nacional.
5.3. Se programa y coordina los esfuerzos en materia ambiental con las dems instituciones del
municipio y el ente departamental, acorde con las normativa vigente
6.1. Las estrategias de control en la preservacin y defensa del patrimonio ecolgico y cultural del
municipio, es diseado aplicando procesos, estrategias y normas vigentes.
7.1. Las solicitudes y permisos para visitas tcnicas y permisos ambientales son recepcionados
de acuerdo a procedimientos establecidos
7.2. Se clasifica las notificaciones (visitas tcnicas, derechos de peticin, permisos y solicitudes),
para su respectivo tramite
7.3. Se contesta y se despacha las solicitudes y derechos de peticin segn la norma y procesos
institucionales
7.4. Se Realiza las visitas tcnicas en campo y se realiza los procedimientos correspondientes,
segn procesos legales
7.5. Se elabora y se digita la respuesta de las visitas tcnicas segn procedimientos
institucionales
7.6. Se entrega y se enva la respuesta, segn la norma y procedimientos de la institucin
7.7. Los informes peridicos de las actividades, se presentan, segn solicitudes de control y
planificacin
8.1. El plan de accin de la unidad de gestin ambiental, es avaluado aplicando procedimientos y

metodologas institucionales.
procedimientos.
comunicacin.
establecidas.

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b Evidencias
Producto
Entrega de respuestas a los ciudadanos

Informes Tcnicos elaborados
Plan sectorial de conservacin, proteccin y mejoramiento del ambiente y de los recursos
naturales del municipio elaborado.
Plan de Accin Evaluado.
Agenda ambiental ejecutada.
Proyectos formulados y ejecutados.
Interventoras realizadas.
Informes elaborados y presentados.
Estrategias de control formuladas.
a. Ley 594 de 2000

b. Acta de visita tcnica
c. Decreto 1791
d. Conocimientos bsicos de medio ambiente.
e. Conocimientos bsicos en Legislacin ambiental
f. Ley Orgnica de Planeacin y Ordenamiento Territorial.
g. Fundamentos de Administracin Pblica.
h. Planeacin Estratgica
Categora: Clases de notificaciones

Clase: Visitas tcnicas, Derechos de peticin, Permisos y solicitudes, Informes Tcnicos,

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Comparendos ambientales

Transparencia
Liderazgo.
Planeacin
Toma de Decisiones

Ttulo de formacin Tecnolgica en Diez (10) meses de experiencia profesional relacionada

cualquier rea.

N.I.T. 891.480.027-1
16. Del Subsecretario de despacho de Planeacin y Desarrollo Econmico

Nivel: Directivo
Cdigo: 045
Grado: 03
Econmico
Cargo del Jefe Inmediato Secretario de Despacho
Formular y desarrollar la poltica pblica que fomente el crecimiento y el desarrollo econmico y

turstico, propiciando un clima de negocios, armona laboral y estado de derecho para consolidar
al Municipio como un territorio de atraccin de inversiones nacionales y extranjeras, para el
mejoramiento de la calidad y competitividad de los sectores productivos.
1 Formular el plan Municipal de competitividad y desarrollo econmico para el micro,

pequea mediana empresa, en los sectores productivos de artesanas, industria, comercio,
servicios y turismo.
2 Apoyar e impulsar planes, programas y proyectos en el municipio de La Virginia

relacionados con los sectores productivos de artesanas, industria, comercio, servicios y
turismo.
3 Planear la ejecucin, seguimiento y evaluacin de planes, programas y proyectos de

competitividad, desarrollo econmico y turismo, con las entidades de orden nacional,
departamental y municipal.
4 Mejorar la productividad y competitividad municipal de acuerdo a la vocacin del

municipio.
5 Apoyar la generacin de empleo a travs de la coordinacin e intermediacin con los

sectores productivos del Departamento y la regin.
6 Proponer la creacin de canales y mecanismos de participacin del pequeo y mediano

N.I.T. 891.480.027-1
productor a los mercados regionales, departamentales y nacionales.
7 Aplicar las estrategias que sean necesarias para el cumplimiento de las metas previstas
para el sector en el Plan de Desarrollo del Municipio

1.1. Las necesidades sobre desarrollo econmico, competitividad y turismo son identificadas,
teniendo en cuenta la vocacin y recomendaciones de los gremios del municipio.
1.2. El diagnstico es formulado con la academia, la empresa privada, Asociaciones, Cmara
de Comercio y los pequeos, medianos empresarios del municipio, teniendo en cuenta la
vocacin econmica del municipio
1.3. Las estrategias de inversin directa son propuestas, atendiendo las necesidades de
empleo y capacitacin de la Poblacin.
2.1. Se orienta y promueve a la poblacin vulnerable, para desarrollar proyectos productivos y

oportunidades de autoempleo que le permitan incrementar sus Ingresos y el bienestar de
sus familias y acceder a esquemas de ahorro y crdito.
2.2. Se Facilita y promueve, mediante programas creados previamente, la apertura de micro,
pequeas y medianas empresas mediante la simplificacin de Trmites administrativos.
2.3. Se aplica de conectividad al proceso de nuevas tecnologas de la informacin, redes,
comunicaciones e internet, segn necesidades y demanda del servicio
3.1. Los proyectos de competitividad, desarrollo econmico y turismo son formulados teniendo
en cuenta requerimientos y trminos de referencia propuestos por las entidades del orden
Departamental y Nacional.
3.2. A los proyectos registrados en las instituciones del orden departamental y nacional se
hace seguimiento para verificar su estado de avance y gestionar los recursos propuestos.
3.3. a los proyectos ejecutados en el municipio en materia de competitividad, desarrollo
econmico y turismo, se les hace seguimiento financiero, fsico y se informa a las
entidades coofinanciadoras y de control
4.1. Al gobierno departamental y nacional se le solicita acceso preferencial a programas de

consultora integral, capacitacin y financiamiento a las micro, pequeas y medianas
empresas del Municipio
4.2. Se propone e impulsa el sector turstico del municipio y se disean acciones con las o los
prestadores de servicios en el ramo, para implementar paquetes de promocin que
incrementen la afluencia de turistas, diseando rutas que destaquen el atractivo del
Municipio y lo definan como destino turstico,

N.I.T. 891.480.027-1
5.1. Se aplican acciones destinadas a mejorar el poder adquisitivo de la poblacin, mediante la

generacin de empleos.
5.2. Avalar el desarrollo de nuevos proyectos en beneficio de las micro, pequeas y medianas
empresas.
6.1. Se programa la participacin de manera activa en las distintas instancias del orden
Departamental y regional de competitividad y desarrollo econmico.
6.2. Administrar r los programas de capacitacin, bolsa de trabajo y eventos que se realicen en
cada uno de los programas y proyectos productivos del municipio.
6.3. Se Crean nuevas empresas y se fortalecen las ya existentes para generar un desarrollo
sectorial a travs de asesora, asistencia tcnica, gestin, promocin y capacitacin a los
empresarios.
6.1. Se realizan ferias, exposiciones, festivales gastronmicos, comerciales, laborales
tursticos y de servicios.
7.1. Las estrategias son formuladas, segn cronogramas y recursos disponibles

7.2. Se controla y se realiza seguimiento a los acuerdos y convenios con otras instituciones,
aplicando procedimientos legales e institucionales.
7.3. Proponer y promover la formalizacin de la actividad econmica en el municipio, de
acuerdo a las necesidades y vocacin del municipio.
b. videncias
Producto
Plan estratgico de competitividad, desarrollo econmico y turismo formulado.

Proyectos productivos propuestos para la poblacin vulnerable del municipio
Un Programa de simplificacin de trmites para la creacin la pequea y mediana empresa
formulado.
Reporte de proyectos registrados en las entidades del orden departamental y nacional.
Informe de seguimiento fsico y financiero de los proyectos ejecutados en el municipio.
Reporte de solicitudes al departamento y otras instancias sobre consultora, capacitacin y
acompaamiento a las micro, pequeas y medianas empresas del Municipio
Estrategias de generacin de empleo implementadas.
Informes de programas y actividades realizadas encaminadas a la participacin activa de
entidades del orden departamental y nacional de competitividad y desarrollo econmico.
Presentar informes de seguimiento y avance de cada uno de las actividades realizadas en
torno a la competitividad, desarrollo econmico y turismo en el municipio

N.I.T. 891.480.027-1
1. Plan Desarrollo Municipal

2. Polticas Pblicas de competitividad, desarrollo econmico y turismo
3. Metodologas de investigacin y diseo de proyectos
4. Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI.
5. Sistemas de informacin.
6. Herramientas ofimticas.
7. Fundamentos de Administracin Pblica.
8. Principios de la Funcin Administrativa.
Categora: Clientes
Clase:
Clientes internos:
Clientes externos:
a. Competencias Comunes - Decreto 2539 de 2005
Transparencia
b. Competencias por Nivel Jerrquico - Decreto 2539 de 2005
Liderazgo.
Planeacin
Toma de Decisiones

Ttulo de formacin Tecnolgica en Diez (10) meses de experiencia profesional

cualquier rea. relacionada

N.I.T. 891.480.027-1
17. Del Subsecretario de despacho de Planeacin y desarrollo econmico.

Nivel: Directivo
Cdigo: 045
Grado: 03
Econmico
Disear, ejecutar y controlar las actividades relacionadas con obras pblicas e infraestructura
fsica de conformidad con el Plan de Desarrollo, Plan de Ordenamiento Territorial y normas
vigentes
1. Formular el Plan de Accin anual con los objetivos, indicadores, metas, tiempos, responsables
y recursos asignados a las actividades relacionadas con obras pblicas e infraestructura fsica,
segn metodologa propuesta por la secretaria de planeacin.
2. Planear la Ejecucin de las actividades de Limpieza y Mantenimiento de Jardines,

Separadores, parques y zonas verdes, para mejoramiento del entorno
3. Ordenar el mantenimiento, tala y poda de rboles en la zona Urbana del Municipio, previa
aprobacin de permisos por las entidades ambientales
4. Coordinar la formulacin y ejecucin de los proyectos de infraestructura en funcin de las

obras pblicas proyectadas en el plan de desarrollo y del programa de gobierno.
4.1. Dirigir los procesos de planificacin de los proyectos de infraestructura de acuerdo a los
planes estratgicos aprobados.
4.2. Elaborar presupuesto de obra , segn precios de mercado y dems procedimientos
legales
4.3. Elaborar documento de estudios previos o anlisis de oportunidad, segn criterios
4.4. Solicitar certificado de disponibilidad presupuestal, segn procedimientos
institucionales.

N.I.T. 891.480.027-1
4.5. Ejecutar contrato de Obra pblica, conforme a las normas legales y procedimientos
establecidos
4.6. Liquidar el contrato de obra pblica, siguiendo lineamientos legales
5. Evaluar el plan de accin de la unidad de gestin ambiental del municipio, aplicando los
formatos y metodologas propuestas por la Secretara de Planeacin.
6. Ilustrar al Gobierno local en el anlisis y toma de decisiones con respecto a la planeacin,

ejecucin y evaluacin de las obras pblicas, infraestructura y malla vial del municipio,
teniendo en cuenta las normas vigentes

8. Presentar informes peridicos al Alcalde, Consejo de Gobierno, y dems entidades de control

sobre los avances y resultados de la aplicacin de las polticas, estrategias, programas y
proyectos de su competencia, segn metodologas establecidas.


1.1. Los proyectos a programar de obras pblicas, infraestructura y malla vial, son identificados
en el plan de desarrollo, aplicando procedimientos establecidos.
1.2. El plan indicativo es revisado, para la programacin financiera del plan de Accin.
1.3. Se formula el plan de accin, aplicando las metodologa y formatos recomendados por la
Secretara de Planeacin Municipal
2.1. Las solicitudes son recibidas, segn procedimientos de la institucin.

2.2. El cronograma de Trabajo, es realizado, segn solicitudes y visitas tcnicas a realizar
2.3. Las reas de separadores y zonas verdes del municipio son identificadas, segn la
necesidad
2.4. Las actividades de limpieza, abonada, y resiembra, son ejecutadas, segn recursos
disponibles en el presupuesto.
2.5. Se hace interventora, segn procedimientos legales.
2.6. Se entrega a satisfaccin firmado por comunidad
3.1 Se recibe la solicitud, segn procedimientos de la institucin.

3.2 Se enva la solicitud de Intervencin a la Autoridad Ambiental correspondiente.

N.I.T. 891.480.027-1
3.3 El cronograma de Trabajo, es realizado, segn permisos aprobados por la entidad

ambiental.
3.4 Las actividades de limpieza , abonada, y resiembra, son ejecutadas segn recursos
disponibles en el presupuesto
3.5 La interventora se hace, segn procedimientos legales
3.6 Se entrega a satisfaccin firmado por la comunidad
4.1.1. Los proyectos de infraestructura son identificados de acuerdo a los planes estratgicos
aprobados.
4.1.2. Las Inversiones son priorizadas de acuerdo a la disponibilidad en los rubros
presupuestales y se distribuye de acuerdo al sector.
4.1.3. Se Levanta informacin tcnica en los sitios de las obras proyectadas, segn
cronogramas y procedimientos establecidos.
4.2.1. Se Identifican los Componentes del presupuesto de obras identificadas de acuerdo al

informe tcnico
4.2.2. Se Hace anlisis de precios unitarios, segn precios del mercado o de la regin.
4.2.3. Los proyectos de inversin son formulados, segn manual de operacin del BPPIM y
4.3.1. Se hace descripcin pormenorizada de las necesidades a suplir, de acuerdo a la

informacin suministrada en el proyecto
4.3.2. Se Identifica los fundamentos jurdicos que sustentan la modalidad de seleccin de
acuerdo al estatuto de contratacin pblica.
4.4.1. Los documentos del proyecto son preparados, segn requisitos de la Secretaria
financiera o procedimientos institucionales.
4.4.2. Se Solicita el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, segn rubros presupuestales.
4.4.3. Se Recibe de la Secretara de Financiera el certificado de disponibilidad, segn tiempo
establecido.
4.5.1. Se hace visitas de interventora e informes, segn procedimientos y cronogramas

establecidos.
4.5.2. Las actas se elaboran segn el proceso de avance del contrato.
4.6.1. Se hace acta de liquidacin y certificaciones de recibo a satisfaccin, una vez verificado
el objeto del contrato y dems procedimientos legales.
4.6.2. Los informes se presentan con sus respectivas evidencias de las actividades ejecutadas,
de acuerdo al objeto del contrato.
4.6.3. Los trmites necesarios se diligencian para el pago de los compromisos econmicos
finales, conforme a los informes del interventor y dems procedimientos legales

N.I.T. 891.480.027-1
5.1. El plan de accin de Obras pblicas, infraestructura y la malla vial , es avaluado

aplicando procedimientos y metodologas estacionales.
6.1. Se Ilustra al gobierno local para la toma de decisiones con respecto al desarrollo de obras
pblicas e infraestructura en el municipio
6.2. Se hacen las consultas, estudios y diagnsticos necesarios para la toma de decisiones en
procura de mejorar la infraestructura, obras pblicas y la malla vial del municipio

procedimientos.
comunicacin.

b Evidencias
Producto
Plan de Ejecucin de Proyectos de Infraestructura

Proyectos Registrados con viabilidad financiera
Estudios previos de proyectos registrados formulados.
Obras Ejecutadas
Obras Recibidas
Plan de Accin evaluado.
Informes elaborados
Informes entregados.
a) Obras civiles
b) Plan de Inversiones de la Vigencia.
c) Plan de Ordenamiento Territorial
d) POT-CDP-Decreto 616 de 2006-
e) Decreto 623 diciembre 30 de 2006
f) Ley 80 de 1993
g) Ley 1150 del 2007-Decreto 2474 de 2008.

N.I.T. 891.480.027-1
Categora: Actas de Visita Tcnica

Clase: Fotografas, Personal Tcnico, diseo del presupuesto y anlisis de precios unitario
Categora: Estudios Previos

Clase: Viabilidad Tcnica, Jurdica, Econmica, Ambiental, Financiera.
Categora: Tramite Financiero Secretaria de Hacienda

Clase: Certificado de Disponibilidad Presupuestal, Registro Presupuestal.
Categora: Interventora de Proyectos

Clase: Acta de inicio, Avance Financiero, Avance de actividades, Tiempo, Actividades,
Actas parciales
Categora: Actividades de mantenimiento

Clase: Zonas verdes, Separadores, rboles, Parques, malla vial

c Competencias Comunes
Transparencia
d Competencias por Nivel Jerrquico
Liderazgo.
Planeacin
Toma de Decisiones

Ttulo de formacin Tecnolgica Diez (10) meses de experiencia profesional
en cualquier rea. relacionada

N.I.T. 891.480.027-1
18. Del Subsecretario de Despacho de la secretara de Desarrollo Social

Nivel: Directivo
Cdigo: 045
Grado: 03
Dependencia: Secretara de Desarrollo Social.
Cargo del Jefe Inmediato Secretario de Despacho
Formular, ejecutar y controlar las actividades correspondientes a la Secretaria de Desarrollo

Social, en especial las relacionadas con los Sectores de Cultura, Poblacin Vulnerable, y
Alimentacin Escolar de conformidad con las normas vigentes y procedimientos institucionales.
1. Programar y preparar la estrategia de la Cultura y expresiones artsticas en el Municipio,

acorde las normas, objetivos y metas establecidas en los planes estratgicos.
2. Planear con el Secretario de Despacho la ejecucin de las estrategias del sector

educacin, acorde con las polticas del gobierno nacional, directrices del departamento,
normas vigentes y procedimientos de la institucin.
3. Programar la ejecucin en coordinacin con el Secretario de Despacho, de las actividades

de alimentacin escolar, acorde con los lineamientos de la Ley 715 de 2001, y dems
normas vigentes.
4. Disear el Plan de Accin anual con los programas y proyectos relacionados con el
servicio educativo, la alimentacin escolar, la cultura y expresiones artsticas, con el fin de
asegurar una adecuada planificacin de los sectores de competencia de la Secretara.
5. Reportar informacin correspondiente a los programas, proyectos y actividades bajo su

responsabilidad, al ciudadano o usuario, de acuerdo con normatividad, derechos y
6. Planear la formulacin, control y evaluacin de los planes, programas y proyectos de la

dependencia en coordinacin son el Secretario de Despacho, de acuerdo con
metodologas y procedimientos establecidos.

N.I.T. 891.480.027-1
7. Aplicar el seguimiento tcnico, administrativo y financiero de los contratos, de acuerdo con

8. Reportar informes peridicos al Secretario de Despacho, Alcalde, Consejo de Gobierno, y

dems entidades de control sobre los avances y resultados de la aplicacin de las polticas,
estrategias, programas y proyectos de su competencia, segn metodologas establecidas.
9. Representar al Secretario de Despacho y Alcalde en las comisiones o convocatorias,

cuando este no pueda asistir, siempre y cuando se le delegue.

1.1. Los proyectos de cultura son ejecutados, de acuerdo a Plan de accin de la vigencia y
1.2. Se evala la ejecucin de los proyectos teniendo en cuenta indicadores y metas
establecidas.
2.1. Al Secretario de Despacho se le apoya en la ejecucin de las estrategias del sector

educacin, acorde con las polticas del gobierno nacional, directrices del departamento,
normas vigentes y procedimiento de la institucin.
3.1. Se programan proyectos y actividades a ejecutar segn recursos del presupuesto.

3.2. La planeacin de las actividades y proyectos es ejecutada, siguiendo procedimientos
establecidos, y normativa vigente.
4.1. Los planes de accin de los servicios de Educacin, alimentacin escolar, cultura y las
expresiones artsticas, son formulados, acorde con los datos estadsticos, diagnsticos,
necesidades de los beneficiarios y recursos programados en el plan de desarrollo.

procedimientos.
comunicacin.
establecidas.

N.I.T. 891.480.027-1


b. Evidencias
Producto
Planes de accin de los sectores de: educacin, cultura y alimentacin escolar, elaborados.
Diagnstico de cultura elaborada.
Proyectos de cultura, alimentacin escolar y educacin elaborados.
Informes reportados de los sectores cultura, educacin y alimentacin escolar.
Registro de informacin reportada al usuario o ciudadano.
Interventoras realizadas.
Reportes peridicos entregados.
Informe final de reuniones y mesas de trabajo socializado
a. Administracin pblica
b. Presupuesto municipal.
c. Ley general de la educacin y sus normas complementarias y reglamentarias
d. Legislacin sobre cultura.
e. Conocimientos bsicos sobre sistemas
f. Herramientas Ofimticas
g. Gerencia pblica
h. Planeacin estratgica
i. Sistema General de participaciones.
Categora: Organizaciones
Clase: Juntas de Accin Comunal, ONGs, Asociacin de mujeres, Tercera Edad,
Discapacitados, Comerciantes, Ambientales, Civiles.
Categora: Instancias de Participacin

N.I.T. 891.480.027-1
Clase: Veeduras, Presupuesto Participativo, Consejo Territorial de Planeacin, Consejo

Municipal de Desarrollo Rural, Consejo Municipal de Gestin del Riesgo de Desastres,
COMEDA, Red de Controladores del SGSSS, Mesa Municipal Equidad y Gnero, Red de
Controladores del SISBEN, Programas Sociales, Juntas de Accin Comunal, Comit Municipal
de Discapacidad, Consejo Municipal de Cultura, JUME, Consejo de Poltica Social, Mesa
Municipal de Primera Infancia y Familia.
Categora: Poblacin Vulnerable.

Clase: Ni@s, Jvenes, Vctimas de la violencia, Tercera Edad, Madres Cabeza de Familia,
Poblacin con capacidades diferentes.

c. Competencias Comunes - Decreto 2539 de 2005
Transparencia
d. Competencias por Nivel Jerrquico - Decreto 2539 de 2005
Liderazgo.
Planeacin
Toma de Decisiones

Ttulo de formacin Tecnolgica en 10 meses de experiencia laboral profesional
cualquier rea. relacionada con el Cargo.

N.I.T. 891.480.027-1
19. Subsecretario de Despacho de Secretaria De Trnsito y Movilidad.

Nivel: Directivo
Cdigo: 045
Grado: 03
Dependencia: Secretara de Transito y Movilidad
Coordinar las funciones principales de la estrategia de movilidad vial y el registro de la informacin

de trnsito, en el propsito clave de direccin del proceso de multas y recaudos, segn
procedimientos institucionales, legales, normatividad vigentes e instrucciones del Secretario de
Despacho.
1 Proferir resoluciones de fondo de conformidad con las normas de trnsito y sus normas
legales vigentes, de una manera gil y eficaz para llevar a cabo un debido proceso.
2 Analizar la reincidencia en la misma infraccin en un perodo inferior a un ao y llevar a cabo

el acto administrativo de suspensin de licencia de conduccin si se configura la misma,
cumpliendo con el trmite de notificacin que estipula el Cdigo Contencioso Administrativo
para dar cumplimiento con el artculo 26 de la Ley 769 de 2002.
3 Verificar la viabilidad en el trmite ante la autoridad instructora penal pertinente, respecto al

informe diligenciado por los agentes de trnsito con funciones de polica judicial en materia
de accidentalidad para garantizar el cumplimiento de la norma.
4 Coordinar con el Secretario de Despacho el proceso de Multas y Recaudos, teniendo en

cuenta instrumentos legales.
5 Coordinar las acciones tendientes a detectar y sancionar a los infractores del Estatuto
Nacional de Transporte Terrestre Automotor y el Cdigo Nacional de Trnsito;
6 Entregar vehculos a propietarios una vez hayan cumplido con los requerimientos judiciales,
normativos e institucionales.

N.I.T. 891.480.027-1
7 Elaborar actos administrativos, segn necesidades e instrucciones del Secretario de

Despacho.
8 Dirigir la labor de los Agentes de trnsito bajo su competencia, segn la necesidad
9 Asistir al Secretario de Despacho en el desarrollo de programas y planes estratgicos de la

dependencia, segn competencias y normativa vigente.
10 Cuidar y conservar los materiales y equipos asignados y velar por la buena presentacin de
su dependencia.
11 Organizar, clasificar y entregar informes de avance y seguimiento de las actividades de la

subsecretara al Secretario de Despacho, de acuerdo a requerimientos, solicitudes y
metodologas.

1.1. Las resoluciones son proferidas de conformidad con las normas de trnsito, llevando a
cabo un debido proceso.
2.1. Las Infracciones son analizadas, aplicando el artculo 26 de la Ley 769 de 2002.
2.2. Los actos administrativos de suspensin de licencia de conduccin son ejecutados,
cumpliendo con el artculo 26 de la Ley 769 de 2002.
3.1. El trmite ante la autoridad instructora penal pertinente es viable, garantizando el

cumplimiento de la norma.
4.1. Se sanciona las faltas o contravenciones relativas a infracciones por no cumplir las normas
de Trnsito, ocurridas dentro del territorio de su competencia.
4.2. Los comparendos son revisados y sancionados, aplicando las normas vigentes.
4.3. Se llega a acuerdos de pago con los infractores, segn el artculo 159 ley 769 de 2002.
4.4. Los recaudos por concepto de multas son realizados, siguiendo procedimientos legales e
institucionales.
5.1. Las resoluciones son elaboradas por sanciones a conductores por no acatar las normas del
Cdigo Nacional de Trnsito, y ponerlas a disposicin del Secretario de Despacho para la
firma.
5.2. En la base de datos se registra el contenido de las resoluciones por sanciones, segn
procedimientos establecidos en el sistema de informacin.
5.3. Se carga los comparendos a la base de datos, segn requerimientos del sistema de

N.I.T. 891.480.027-1
informacin.
6.1. Los vehculos son entregados a los propietarios, segn orden judicial.
6.2. Los vehculos se le entregan a los propietarios una vez estn al da con los documentos de
licencia, revisin tcnico mecnica y seguro obligatorio,
6.3. Los vehculos son entregados a los propietarios una vez hayan cumplido con los
requerimientos judiciales, normativos e institucionales.
7.1. Los actos administrativos son elaborados, segn necesidades e instrucciones del
Secretario de Despacho.
8.1. La labor de los Agentes de trnsito son dirigidas bajo su competencia, segn la necesidad
9.1. Al Secretario de Despacho se le acompaa en el desarrollo de programas y planes

estratgicos de la dependencia, segn competencias y normativa vigente.
10.1 Los materiales y equipos asignados son conservados, de acuerdo a los requisitos.
10.2 La presentacin de la dependencia es la adecuada.
11.1. Se organizan, clasifican y entregan informes de avance y seguimiento de las actividades

de la subsecretara al Secretario de Despacho, de acuerdo a requerimientos, solicitudes y
metodologas.
b Evidencias
Producto
Reporte de comparendos cargados al sistema de informacin.

Reporte de resoluciones por sanciones cargados al Sistema de informacin.
Registro de vehculos entregados.
Reporte de vehculos inmovilizados.
Reporte de licencias suspendidas.
Actos administrativos elaborados.
Reporte de recaudos por mes.
Reporte de personas con cursos pedaggicos.
a Cdigo Nacional de Trnsito y sus normas complementarias y reglamentarias

b Aspectos bsicos sobre el cdigo penal y de procedimiento penal
c Derechos de peticin
d Rgimen legal de los actos administrativos

N.I.T. 891.480.027-1
e Jurisdiccin coactiva
f Plan de Desarrollo
g Anlisis de informacin.
Categora: Ordenes de Comparendo.

Clase: Audiencias, Actos administrativos, Acuerdos de pago, Entrega de vehculos, Cursos
educativos, Entrega de documentos, Suspensin de licencias
Categora: Informes.
Clase: de Actividades y rendicin de cuentas

Transparencia
Liderazgo.
Planeacin
Toma de Decisiones
f
REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Ttulo de formacin Tecnolgica Diez (10) meses de experiencia profesional
en cualquier rea. relacionada

N.I.T. 891.480.027-1
NIVEL ASESOR
20. Del Asesor de Control Interno

Nivel: Asesor
Denominacin del empleo: Asesor
Cdigo: 105
Grado: 03
Dependencia: Oficina de Control Interno
Evaluar la efectividad del sistema de control interno, identificando oportunidades de mejora de

forma objetiva e independiente para coadyuvar al cumplimiento de metas y objetivos
institucionales, del marco legal vigente y del uso adecuado de sus recursos.
1. Definir el plan de accin de la Oficina de Control Interno en concordancia con los roles
establecidos en las normas vigentes.
1.1. Formular objetivos y metas de acuerdo con lineamientos normativos, necesidades

institucionales y recursos requeridos.
1.2. Gestionar el plan de accin de la oficina ante el Comit de Coordinacin del
Sistema de Control Interno teniendo en cuenta procedimientos establecidos.
2. Realizar evaluacin y seguimiento teniendo en cuenta las metodologas establecidas.
2.1. Definir objetivos, criterios y alcances del plan de la auditoria teniendo en cuenta
la metodologa de planeacin definida.
2.2. Ejecutar el plan de la auditoria teniendo en cuenta lineamientos establecidos.
2.3. Hacer seguimiento al plan de mejora institucional y al cumplimiento de las
disposiciones vigentes, teniendo en cuenta los indicadores establecidos.
3. Coordinar las relaciones de la entidad con entes externos teniendo en cuenta la

3.1. Servir de enlace entre los entes de control y las diferentes instancias de la entidad

N.I.T. 891.480.027-1
conforme al rol de la Oficina de Control Interno contemplado en la Ley.

3.2. Presentar informes y/o respuestas a entes externos segn lo establece la ley y los
procedimientos institucionales que aplique.
4. Orientar a las diferentes instancias institucionales sobre buenas prcticas referentes al

Control Interno, segn disposiciones legales vigentes y las polticas institucionales.
4.1. Proveer informacin a los funcionarios sobre principios, polticas y normas de

control interno segn lo establece la ley.
4.2. Fomentar la cultura de la autoevaluacin y el autocontrol a travs de mecanismos
y herramientas establecidos por la entidad.
4.3. Asesorar a la alta direccin y a las dependencias en asuntos relacionados con el
Control Interno de la Entidad en armona con las normas legales vigentes.
5. Asegurar la mejora continua de las acciones realizadas por la Oficina de Control Interno,
teniendo en cuenta los criterios de medicin establecidos.
5.1. Disear los mecanismos de evaluacin y seguimiento a las acciones realizadas

por la Oficina de Control Interno teniendo en cuenta el Plan de Accin establecido.
5.2. Evaluar el cumplimiento del plan de accin de la oficina de Control Interno
teniendo en cuenta indicadores y definiendo acciones de mejora.
5.3. Implementar acciones de mejora de acuerdo con los resultados de la evaluacin y
el seguimiento.

1.1.1. Los informes y requerimientos que debe cumplir la oficina son identificados a partir de la
normatividad vigente y la informacin de referencia.
1.1.2. Los procesos crticos de la entidad son identificados teniendo en cuenta su objeto social.
1.1.3. Las prioridades del plan de accin de la oficina son definidas teniendo en cuenta las
polticas, los objetivos y metas institucionales.
1.1.4. Los recursos para el cumplimiento de los objetivos y metas de control, son establecidos
segn necesidades identificadas.
1.1.5. El documento de los objetivos y metas se realiza teniendo en cuenta lineamientos
institucionales.
1.2.1. La propuesta inicial de objetivos y metas de la oficina es presentada ante el comit de

coordinacin de Control Interno segn procedimientos.
1.2.2. Las actividades, su alcance y los recursos del plan de accin de la oficina son sustentados
teniendo en cuenta necesidades identificadas.

N.I.T. 891.480.027-1
1.2.3. El documento del Plan de Accin de la oficina es ajustado teniendo en cuenta la

capacidad institucional y los recursos designados a la oficina.
1.2.4. El plan de accin es publicado en los medios institucionales segn procedimientos.
2.1. Los antecedentes del proceso a auditar se revisan teniendo en cuenta referentes.
2.2. El periodo y la cobertura (alcance) de los temas auditar son precisados teniendo en
cuenta los antecedentes del proceso.
2.3. Los criterios de auditoria son definidos e integrados al plan de la auditoria.
2.4. El documento del plan de la auditoria incluye objetivos, alcances, cronograma y recursos,
y es consignado en el formato establecido.
2.5. El plan de auditoria es comunicado al proceso auditado segn procedimientos
establecidos.
2.2.1. Los papeles de trabajo para el desarrollo de la auditoria se preparan teniendo en cuenta
los objetivos de la misma.
2.2.2. El equipo a auditar y el plan de auditoria es presentado en la reunin de apertura
siguiendo el procedimiento establecido.
2.2.3. Las evidencias son obtenidas a travs de tcnicas de auditoria y registradas en los
formatos establecidos.
2.2.4. Los hallazgos son clasificados en no conformidades u observaciones segn evidencias
objetivas.
2.2.5. La relacin de hallazgos y conclusiones es presentada a los auditados en la reunin de
cierre con los soportes o sustentacin correspondiente.
2.2.6. El informe preliminar de auditoras es remitido al auditado en el formato establecido y en
los trminos acordados en la reunin de cierre.
2.2.7. El informe preliminar es ajustado teniendo en cuenta las observaciones del auditado, en el
caso en que ellas sean procedentes.
2.3.1. La propuesta acciones de mejora es recibida en el formato correspondiente y aprobada,

teniendo en cuenta los hallazgos y conclusiones consignadas en el informe de auditora.
2.3.2. Las acciones de mejora son objetos de seguimiento, teniendo en cuenta el cronograma y
los indicadores establecidos y consignados en el informe de seguimiento.
2.3.3. El avance general del plan de mejora es monitoreado, verificando la eliminacin definitiva
de las debilidades encontradas.
2.3.4. El cierre de las no conformidades reales o potenciales es formalizado ante el CCSCI,
presentando los soportes e indicadores resultantes de las acciones de mejora
3.1.1. La informacin solicitada por los entes externos es identificada y clasificada de acuerdo
con las normas existentes y los requerimientos especficos.
3.1.2. Los requerimientos de informacin son direccionados a las dependencias y responsables
segn procedimientos y tiempos.
3.1.3. El cronograma y las condiciones para entregar la respuesta son establecidas y acordadas

N.I.T. 891.480.027-1
con los lderes responsables de los procesos, segn requerimientos del ente externo.
3.1.4. La informacin recibida de los lderes de los procesos para la respuesta se verifica con
base en la solicitud y la realidad institucional.
3.1.5. Los trminos de las respuestas a los requerimientos se controlan segn las condiciones
establecidas en cada solicitud.
3.1.6. Las mesas de trabajo con entes externos, en los casos en que sea necesario, se
coordinan conforme a los requerimientos del ente y requerimientos institucionales
3.2.1. La informacin requerida es consolidada, segn los trminos establecidos en los

procedimientos.
3.2.2. Los informes y/o respuestas se elaboran con criterio de coherencia e integridad respecto a
los requerimientos.
3.2.3. El informe y/o respuesta es enviado al ente externo empleando el medio de comunicacin
establecido en la metodologa, con la aprobacin del representante legal, si es el caso.
3.2.4. Se consolida la informacin requerida segn los trminos establecidos en los
procedimientos.
3.2.5. Los informes y/o respuestas se elaboran con criterios de coherencia e integridad respecto
a los requerimientos.
4.1.1. Los cambios normativos que se produzcan dentro del marco normativo de la entidad y la
oficina de Control Interno son identificados en las fuentes autorizadas correspondientes.
4.1.2. La interpretacin y aplicabilidad de los cambios normativos se establecen teniendo en
cuenta particularidades de la entidad.
4.1.3. La informacin que afecte la gestin de los procesos de la entidad desde el punto de vista
del control es difundida segn los procedimientos establecidos.
4.1.4. Las inquietudes realizadas por los funcionarios relacionados con los temas de control
interno son resueltas teniendo en cuenta el marco normativo aplicable y las polticas
institucionales.
4.2.1. Las herramientas de autoevaluacin y/o autocontrol se disean participativamente segn

directrices del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica.
4.2.2. Las Herramientas y mecanismos de autoevaluacin y/o autocontrol se verifican de
acuerdo con las guas, instructivos y dems lineamientos establecidos por la entidad.
4.2.3. La presentacin de propuestas de mejoramiento es incentivada por diferentes medios de
comunicacin siguiendo los lineamientos institucionales correspondientes.
4.2.4. Las debilidades de la gestin se identifican de acuerdo con el anlisis de los resultados de
la autoevaluacin.
4.3.1. Las inquietudes y necesidades de asesora y acompaamiento son atendidas segn

requerimientos.
4.3.2. Las evaluaciones internas, externas y de autoevaluaciones son reportadas a la alta
direccin segn lo establecido en el sistema de gestin integrados.

N.I.T. 891.480.027-1
4.3.3. Las prioridades de accin se establecen con base en el anlisis de los resultados de las
evaluaciones internas y externas y de autoevaluaciones.
4.3.4. Las acciones a tomar se establecen de acuerdo con las prioridades de accin definidas en
Comit.
4.3.5. Los conceptos y recomendaciones se presentan ante instancias de la entidad que
corresponda de acuerdo con los antecedentes, riesgos y mecanismos de control que
corresponda.
5.1.1. Los puntos clave de seguimiento y control a la gestin de la Oficina de Control Interno son
identificados a partir del plan de accin, los resultados de las auditorias de control Interno
y la matriz de riesgos del sistema de gestin de calidad
5.1.2. Los indicadores de gestin de los puntos clave de seguimiento y control son definidos de
acuerdo con los objetivos y metas del plan de accin y metodologas establecidas.
5.1.3. Los procedimientos e instrumentos de seguimiento y control a la gestin de la Oficina de
Control Interno son estructurados de acuerdo con los parmetros del sistema de gestin
de calidad y los indicadores de gestin definidos.
5.1.4. Los procedimientos e instrumentos de seguimiento y control de la oficina son divulgadas al
equipo de trabajo de acuerdo con los parmetros establecidos.
5.2.1. La aplicacin de los procedimientos e instrumentos de seguimiento y control es

coordinada segn los parmetros establecidos.
5.2.2. Los ajustes a los procedimientos e instrumentos de seguimiento y control son realizados
teniendo en cuenta las dificultades presentadas en el monitoreo a la gestin de la Oficina
de Control Interno.
5.2.3. La informacin de ejecucin del plan de accin de la Oficina de Control Interno es

solicitada a las reas peridicamente en formatos establecidos.
5.2.4. Las inconsistencias identificadas y los ajustes requeridos son informados al rea segn
procedimientos.
5.2.5. El acompaamiento al equipo de trabajo en la implementacin de los mecanismos de
seguimiento, es realizado en la medida en que se presenten dificultades.
5.3.1. Las acciones correctivas o preventivas se construyen con base en las debilidades,
observaciones o hallazgos encontrados con la autoevaluacin o evaluacin y siguiendo
5.3.2. La informacin recogida a travs de los mecanismos de seguimiento y control es
analizada cuantitativa y cualitativamente de acuerdo con los resultados de la evaluacin.
5.3.3. Las acciones correctivas y preventivas son detalladas de acuerdo con los procedimientos
y recursos institucionales.
5.3.4. Las acciones correctivas y preventivas son socializadas con el equipo de trabajo segn
mecanismos establecidos.

N.I.T. 891.480.027-1
5.3.5. El informe final de seguimiento incluye mecanismos para controlar la y causas de las
dificultades, fomentar las fortalezas y mejorar las debilidades identificadas.
5.3.6. La eficacia de las acciones correctivas y preventivas es evaluada de acuerdo con los
indicadores establecidos.
b Evidencias
Producto
Documento de Objetivos y metas

Plan de accin aprobado.
Plan de Auditoria.
Registro de evidencias de auditoria
Informe preliminar y/o definitivo de auditoria
Acta Comit Integrado de Gestin
Informe de seguimiento.
Comunicacin emitida hacia entes.
Informe de seguimiento
Comunicaciones emitidas hacia entes externos y lderes de los responsables de los procesos.
Actas de mesas de trabajo.
Documentos en que se comuniquen aspectos normativos que afecten los procesos.
Herramientas de autoevaluacin y autocontrol.
Documentos de conceptos o recomendaciones referidas al sistema de control interno.
Reporte de autoevaluacin del plan de accin de la oficina de Control Interno.
Pruebas del acompaamiento al equipo de trabajo
Informe de seguimiento al plan de mejoramiento.
a. Fundamentos de Planeacin.
b. Fundamentos de administracin de recursos.
c. Conocimientos bsicos del sector y la entidad.
d. Roles de la oficina de Control Interno.
e. Lineamientos institucionales para la presentacin de documentos.
f. Procesos y procedimientos Institucionales
g. Fundamentos para la comunicacin efectiva: el manejo de grupos. Argumentacin y
presentacin de informes de forma verbal.
h. Funcionamiento de la entidad.
i. Normas y tcnicas de auditoria.
j. Ciclo P.H.V.A.

N.I.T. 891.480.027-1
Categora: Mecanismos de evaluacin y seguimiento.

Clase: Auditorias, Indicadores de gestin, Documentos de control, Registros de informacin
Categora: Tipos de Indicadores

Clase: De eficiencia, De Eficacia, De Efectividad

Transparencia
Experticia Profesional
Conocimiento del entorno
Construccin de relaciones
iniciativa
Ttulo en formacin Profesional en Treinta y seis (36) meses de experiencia relacionada.

cualquier rea

N.I.T. 891.480.027-1
NIVEL PROFESIONAL
21. Del Comisario(a) de Familia

Nivel: Profesional
Denominacin del empleo: Comisario(a) de Familia
Cdigo: 202
Grado: 03
Dependencia: Comisara de Familia.
Aplicar los procedimientos para proteger y garantizar los derechos de los nios, nias,
adolescentes , La Familia y la Sociedad segn Ley 1098 de 2006, dems normas vigentes y
lineamientos del ICBF
1 Atender Solicitudes que hacen las personas afectadas por violencia intrafamiliar ,
aplicando la Ley 575 /2000, Ley 1257/2011, 296/1994 y dems procedimientos legales
2 Realizar Audiencias de conciliacin, segn derechos vulnerados de la familia, Ley 1098

de 2006 y dems normas vigentes.
3 Atender a las personas que solicitan orientacin por diferentes problemticas,

competencia de otras entidades judiciales policivas, administrativas y/o rutas de
atencin, segn Ley 1098 de 2006 y otras normas vigentes
4 Cumplir funciones de polica judicial transitoria, segn normas y procedimiento penal

vigente.
5 Orientar en materia de derechos y deberes de la infancia y de la familia, segn solicitud

de la comunidad.
6 Rendir informes de acuerdo a metodologas suministradas.
7 Planear la ejecucin de programas de prevencin en materia de violencia intrafamiliar y

delitos sexuales, de acuerdo a planes estratgicos.

N.I.T. 891.480.027-1
8 Dictar las medidas de restablecimiento de los derechos para los nios, las nias y
adolescente que cometan delitos, siguiendo procedimientos normativos.
9 Apoyar a otros organismos y entidades en proteccin de los nios, nias, adolescentes y

familia, segn procedimientos y normas legales vigentes.
10 Aplicar las medidas policivas que correspondan en casos de conflictos familiares,

conforme a las normas vigentes.
11 Presentar informes peridicos al Alcalde, Director Administrativo, Jefe de Control Interno

y dems entidades de control, sobre los avances y resultados de la aplicacin de las
polticas, estrategias, programas y proyectos de su competencia, segn metodologas
establecidas.

III Competencia Laboral

1.1. Se identifica el problema causa de la denuncia, segn trmite correspondiente

1.2. La audiencia de conciliacin como medida de proteccin se realiza, segn normas
vigentes
1.3. Se profiere resolucin en el mismo caso es necesario sancionar, aplicando la norma
vigente
2.1. Se levanta acta de audiencia de conciliacin de lo acordado por las partes procesales,
de acuerdo a la normatividad vigente.
2.2. Las actas de conciliacin realizada son aprobadas, aplicando la normatividad vigente.
3.1. Las quejas o denuncia presentadas por la comunidad, son escuchadas, segn
3.2. Se orienta a la ciudadana, a las entidades competentes, segn tipo de queja o
denuncia a formular.
3.3. Se atiende los requerimientos hechos por los entes solicitantes, segn Resolucin de
la Fiscala general de la Nacin.
4.1. Las audiencias de conciliacin como requisito de procedibilidad son realizadas, de

acuerdo a procedimientos establecidos.
4.2. Se facilita acuerdo comportamentales, teniendo en cuenta procedimientos

N.I.T. 891.480.027-1
normativos.
4.3. Los informes peridicos al ICBF y otras entidades correspondientes, son presentados
de acuerdo a casos atendidos
5.1. Las solicitudes de la comunidad son recibidas, segn procedimientos institucionales.

5.2. Las actividades de capacitacin y orientacin son programadas, segn necesidades de
la comunidad.
5.3. El plan de trabajo es ejecutado, segn cronogramas concertados.
6.1. La informacin de avance y actividades ejecutadas son recolectadas, segn

metodologa
6.2. Los informes de evaluacin y avance de actividades son presentados, segn
metodologa establecida.
7.1. Las actividades de prevencin se desarrollan, segn los planes de accin.

7.2. Se ejecutan los proyectos de prevencin de acuerdo a los cronogramas establecidos.
7.3. Se Hace seguimiento a los proyectos ejecutados teniendo en cuenta las metas y
8.1. Se recibe a prevencin denuncias sobre el hecho a configurarse como delito o como
contravencin, en los que aparezca un menor como ofendido o sindicado, teniendo en
cuenta procedimiento establecidos por la institucin o las normas vigentes.
8.2. Las solicitudes que han sido recibidas en la dependencia, se revisan siguiendo
8.3. Se asume la asistencia y proteccin del adolescente responsable de haber infringido la
ley penal ante el Juez Penal para adolescentes, segn competencias institucionales.
9.1. Los operativos de control relacionados con nios, nias y adolescentes, son apoyados,
siguiendo procedimientos legales.
9.2. Se apoya la ejecucin de programas relacionadas con el consumo de sustancias
psicoactivas.
10.1. Las medidas policivas que correspondan a casos de conflictos familiares, son aplicadas
conforme a las normas vigentes.
11.1. Los informes de los avances y resultados de la Comisara de Familia, son recopilados,
acorde con metodologa y requerimientos.
11.2. Los informes de avance y resultados, son presentados, acorde con metodologa
sugerida por las entidades solicitantes.

procedimientos.

N.I.T. 891.480.027-1

comunicacin.
b Evidencias
Producto
Informe del ltimo ao

Matriz de casos atendidos por mes
Informes de visitas domiciliarias a familias
Informe de Proyectos Elaborados y Ejecutados
Operativos de Control Apoyados.
Reporte de novedades
Reporte de casos denunciados, en la aplicacin de medidas policivas.
Procesos de conciliacin realizados.
Informes presentados a diferentes entidades de control
Registro de respuestas a usuarios.
a Cdigo de infancia y adolescencia.

b Cdigo de Procedimiento Civil
c Cdigo Penal
d Ley 640 de 2001.
e Ley 575 de 2000.
f Mtodo alternativo de solucin de conflictos
g Lineamientos Tcnicos del ICBF
h Manual de Convivencia y Seguridad Ciudadana.
i Manual operativo de proteccin social
j Indicadores.
k Ley 715 de 2001, Sistema General de Participaciones
l Ley 152 De 1992, Plan de Desarrollo
m Rendicin de cuentas
Categora: Familia.
Clase: Nios, Nias, Adultos, Adultos mayores.
Categora: Informes
Clase: Institucionales, Peritaje.

N.I.T. 891.480.027-1
Categora: Estrategias
Clase: Actividades, Campaas, Proyectos, Programas, Tareas
Categora: Entidades y organismos de apoyo

Clase: Polica, Personera, Inspeccin, Hospital
Categora: Clase de Victimas

Clase: Violencia intrafamiliar. Violencia sexual
Transparencia
Aprendizaje Continuo
Experticia profesional
Trabajo en Equipo y Colaboracin
Creatividad e Innovacin

Ttulo profesional en Derecho Doce (12) meses de experiencia Profesional

relacionada

N.I.T. 891.480.027-1
NIVEL TCNICO
22. Del Inspector

Nivel: Tcnico
Denominacin del empleo: Inspector de Polica
Cdigo: 303
Grado: 07
Dependencia: Inspeccin de Polica
Cargo del jefe inmediato: Secretara de Gobierno
Garantizar La Seguridad, Convivencia Ciudadana y el bienestar de la poblacin que le seale

ley o le sean delegadas por las autoridades competentes en ejercicio de actuaciones judiciales
y de polica con el propsito de conocer, dirimir y tratar casos de contravenciones, solucin de
negocios de menor cuanta en defensa de los intereses generales de la comunidad.
1 Aplicar las disposiciones del Cdigo Nacional de Polica, Manual de Convivencia

Ciudadana y los decretos que en materia policiva dicte el Alcalde para asegurar los
derechos de las personas y la sociedad.
2 Defender los derechos civiles y garantas constitucionales de los habitantes del territorio
ejerciendo funciones de polica con el fin de procurar una convivencia pacfica.
3 Atender las denuncias y quejas presentadas por los ciudadanos sobre contravenciones y
delitos, hacer las investigaciones que correspondan y resolver los conflictos conforme a
la ley a fin de atender las querellas, quejas y peticiones ciudadanas para la conservacin
de la armona social.
4 Hacer efectivas las providencias que le soliciten las autoridades judiciales con el fin de
dar celeridad a los procesos y aplicar adecuadamente los procedimientos judiciales
establecidos.
5 Atender con celeridad y prontitud los asuntos de conocimiento y trmite en la

Permanente de Polica para poner a disposicin de las autoridades competentes los
presuntos responsables de hechos punibles o contravenciones.

N.I.T. 891.480.027-1
6 Tramitar las quejas, recursos y dems asuntos administrativos., segn registro de

documentos y normativa vigente.
7 Asesorar y acompaar a la comunidad rural y urbana, especialmente en la resolucin de

conflictos, segn manual de convivencia y dems normas concordantes.
8 Aplicar las medidas policivas en los procesos civiles, querellas, contravenciones,

segn procedimientos establecidos por la Ley
9 Presentar informes peridicos al Secretario de Gobierno, Jefe de Control Interno y

dems entidades de control, sobre los avances y resultados de la aplicacin de las
polticas, estrategias, programas y proyectos de su competencia, segn metodologas
establecidas.


1.1. Se conocen en primera instancia de las contravenciones a que se refiere el decreto ley
522 de 1971.
1.2. Se cuida por el orden pblico de la respectiva jurisdiccin e informar al superior sobre
cualquier posible perturbacin.
2.1. Se efectan las diligencias correspondientes a fin de resolver la situacin jurdica de las
personas en conflicto; atender y asesorar al pblico en casos penales y policivos.
Mantener al tanto de la instruccin de negocio que reciba y fallarlos de acuerdo a la ley.
3.1. Los procesos conciliatorios y aquellos surgidos de contravenciones de acuerdo con lo

establecido en la ley 23 de 1.991 y sus Decretos reglamentarios y/o modificatorios; se
adelantan de acuerdo con el ordenamiento jurdico, y respetando las garantas
ciudadanas.
3.2. Las quejas y denuncias son recibidas, segn procedimientos institucionales.
4.1 Se hacen efectivas las providencias que le soliciten las autoridades judiciales con el fin
de dar celeridad a los procesos
4.2 Se aplica adecuadamente los procedimientos judiciales establecidos.
4.3 Las comisiones de los diferentes despachos judiciales administrativos se cumplen,
segn la normativa vigente y procedimientos legales.

N.I.T. 891.480.027-1
4.4 Se apoya al sector judicial, y autoridades con funciones y/o poder de polica, segn
normativa vigente y procedimientos legales
5.1. Se atiende con celeridad y prontitud los asuntos de conocimiento y trmite en la

inspeccin de Polica para poner a disposicin de las autoridades competentes los
presuntos responsables de hechos punibles o contravenciones.
5.2. La apertura de investigacin a los procesos de denuncia, quejas son iniciados, segn
cronogramas establecidos y procedimientos legales.
5.3. Las quejas y denuncias son remitidas a otras instancias para conocimiento y trmite de
recurso segn normas vigentes y procedimientos legales.
5.4. Se lleva a cabo la instruccin en lo relacionado a la ley 30 del 86 en lo relacionado con el
estatuto de estupefacientes.
6.1. Las quejas y denuncias son recibidas, segn procedimientos institucionales.

6.2. La apertura de investigacin a los procesos de denuncia, quejas son iniciados, segn
cronogramas establecidos y procedimientos legales.
6.3. Las comisiones de los diferentes despachos judiciales administrativos se cumplen,
segn la normativa vigente y procedimientos legales
7.1. Se orienta a la comunidad en la resolucin de conflictos, segn necesidad y

7.2. Se elabora actas y acuerdos conciliatorios entre las partes segn procedimientos legales
y necesidades de los usuarios.
8.1. Se apoya al sector judicial, y autoridades con funciones y/o poder de polica, segn
normativa vigente y procedimientos legales.
8.2. Las peticiones verbal o escrito de la comunidad acerca de la contravencin son
recibidas, segn procedimientos legales.
8.3. Se inicia de oficio o por queja el trmite contravencional o policivo, segn instrumentos
normativos e institucionales
8.4. Las quejas y denuncias son remitidas a otras instancias para conocimiento y trmite de
recurso segn normas vigentes y procedimientos legales.
9.1. Los informes de los avances y resultados de la inspeccin de polica, son recopilados,
9.2. Los informes de avance y resultados, son presentados, acorde con metodologa

procedimientos.
comunicacin.

N.I.T. 891.480.027-1
b Evidencias
Producto
Reporte de actividades programadas realizadas.

Registro de procesos recibidos.
Registro de procesos con respuesta.
Registro de procesos en trmite.
Registro de procesos remitidos
a) Manual de Convivencia
b) Resolucin de conflictos
c) Herramientas ofimticas
d) Conocimientos bsicos de sistemas de computacin.
e) Manual de Convivencia
f) Plan Institucional de Convivencia y Seguridad Ciudadana.
g) Resolucin de conflictos
h) Herramientas ofimticas
i) Conocimientos bsicos de sistemas de computacin.
j) Normatividad vigente sobre la materia.
k) Cdigo Departamental de polica,
l) Cdigo Nacional de Polica y
m) Dems normas relacionadas con la materia
Categora: Poblacin
Clase: Urbana y Rural

Transparencia

N.I.T. 891.480.027-1
Experticia Tcnica
Trabajo en equipo
Creatividad e innovacin

Dieciocho (18) meses de experiencia

Aprobacin de un (1) ao de
relacionada
educacin superior
Equivalencia:
Un (1) ao de educacin superior por un (1) ao de experiencia y viceversa, o por seis (6)
meses de experiencia relacionada y curso especfico de mnimo sesenta (60) horas de duracin
y viceversa, siempre y cuando se acredite diploma de bachiller para ambos casos

N.I.T. 891.480.027-1
23. Del tcnico administrativo

Nivel: Tcnico
Cdigo: 367
Grado: 06
No. de cargos: Cinco (6)
Cargo del jefe inmediato: Segn asignacin en la matriz de
responsables
Aplicar el proceso transversal para la implementacin del talento humano por competencias
laborales, en especial las actividades orientadas a la vinculacin de servidores pblicos,
programas de induccin y re induccin, administrar el sistema de informacin, diseo y
elaboracin de nmina, de acuerdo con polticas y parmetros normativos existentes.
1. Vincular funcionarios segn normatividad.

1.1. Verificar la documentacin de acuerdo con la normatividad vigente.
1.2. Gestionar actos administrativos de nombramiento y posesin segn normatividad.
1.3. Realizar afiliaciones de ley de acuerdo con los parmetros vigentes.
2. Realizar los programas de induccin y re induccin de acuerdo con los lineamientos

institucionales y los plazos establecidos.
2.1. Coordinar el desarrollo de los programas de induccin y re induccin de acuerdo con
los lineamientos establecidos.
3. Manejar el sistema de informacin de talento humano de acuerdo con los procedimientos

establecidos y las necesidades de la entidad.
3.1. Definir los parmetros del sistema de informacin de talento humano de acuerdo con
las necesidades de la entidad
3.2. Operar el sistema de informacin de talento humano segn los requerimientos de la
entidad.
4. Elaborar la nmina de acuerdo con la normatividad vigente y las polticas institucionales

4.1. Liquidar los pagos laborales de acuerdo con las novedades reportadas y la

N.I.T. 891.480.027-1
4.2. Liquidar los aportes de ley en los tiempos y procedimientos establecidos y segn las
especificaciones requeridas.
5. Formular y redactar oficios, resoluciones, constancias y dems documentos de su

competencia para las diferentes entidades externas e internas, segn solicitudes.
6. Aplicar control de cobro de las incapacidades de los servidores pblicos.
7. Apoyar al Secretario de Despacho en el desarrollo de programas sectoriales de la


1.1.1. La documentacin requerida para posesionarse en el cargo, es solicitada segn

procedimientos establecidos y normatividad vigente.
1.1.2. La documentacin presentada se evala contra parmetros establecidos.
1.1.3. La verificacin de la documentacin presentada se registra en formatos establecidos.
1.1.4. Los faltantes de documentacin o inconsistencias es informada al interesado segn
procedimientos
1.2.1. Los requisitos normativos del Acto administrativo de nombramiento, son verificados en los
tiempos establecidos.
1.2.2. Los nombramientos se gestionan segn procedimientos y normatividad vigente.
1.2.3. El acto administrativo de nombramiento es notificado al candidato segn procedimiento y
en los tiempos establecidos.
1.2.4. El acto administrativo de posesin se lleva a cabo de acuerdo con los procedimientos
establecidos y normatividad vigente.
1.3.1. Los procedimientos de las afiliaciones de ley son informados al candidato segn
procedimientos tiempos y normatividad vigente.
1.3.2. Los documentos de afiliacin a seguridad social son verificados en cuanto al cumplimiento
de los parmetros y normatividad vigente.
1.3.3. Los documentos de afiliacin son remitidos a las entidades respectivas de acuerdo con los
procedimientos correspondientes.
1.3.4. Los documentos de afiliacin a seguridad social son archivados en la historia laboral,
segn procedimientos vigentes
2.1.1. Los funcionarios destinatarios de los programas de induccin y re induccin son

convocados segn programacin.
2.1.2. Los apoyos logsticos y humanos necesarios se gestionan teniendo en cuenta el plan

N.I.T. 891.480.027-1
establecido y segn procedimientos.

2.1.3. El desarrollo de los programas de induccin y re induccin se coordinan de acuerdo con el
plan establecido.
2.1.4. Las novedades surgidas se solucionan en el tiempo previsto
3.1.1. Las necesidades relacionadas con el Sistema de Informacin de Personal son

identificadas de acuerdo con el volumen y dems caractersticas de la informacin que se
maneje.
3.1.2. Los requerimientos del sistema se establecen de acuerdo con polticas y necesidades
institucionales
3.1.3. Los requerimientos del sistema son reportados a las entidades encargadas de estructurar
la herramienta, de acuerdo con los procedimientos establecidos.
3.1.4. El sistema de informacin es valorado a travs de pruebas piloto frente a los
requerimientos realizados.
3.2.1. La informacin es recogida en formatos establecidos y segn novedades reportadas.

3.2.2. La informacin se registra en el sistema en los campos definidos y en los tiempos
establecidos.
3.2.3. La informacin ingresada es verificada frente a los datos originales.
3.2.4. Los reportes de informacin se generan de acuerdo con los requerimientos.
4.1.1. Las novedades laborales que afectan los pagos son consultadas en el sistema de
informacin de talento de acuerdo con el procedimiento correspondiente
4.1.2. La liquidacin de los pagos laborales se realiza teniendo en cuenta la informacin de
nmina de la planta de personal y la normatividad vigente.
4.1.3. Las novedades laborales son incluidas en la liquidacin de nmina de acuerdo con los
procedimientos correspondientes
4.1.4. La liquidacin de pagos laborales es validada de acuerdo con los procedimientos
establecidos.
4.2.1. los aportes de seguridad social son determinados de acuerdo con la normatividad vigente.
4.2.2. Se determina los aportes parafiscales a liquidar de acuerdo con la normatividad vigente.
4.2.3. A las instancias requeridas se les reporta la informacin necesaria para realizar los
respectivos pagos.
4.2.4. Las prestaciones sociales definitivas al personal cesante, son liquidadas, segn
solicitudes y necesidades
5.1. Los oficios, resoluciones, constancias y dems documentos de su competencia son

formulados y redactados, para las diferentes entidades externas e internas, segn
solicitudes.
6.1. Los oficios son redactados y elaborados anexando la documentacin requerida para las

N.I.T. 891.480.027-1
EPS y ARL, Aplicando procedimientos establecidos,

6.2. Los datos del servidor pblico son registrados, acorde con los parmetros establecidos por
el sistema de informacin.
7.1. Al Secretario de Despacho, se le apoya en el desarrollo de las actividades, programas y

proyectos sectoriales que estn bajo la responsabilidad de la dependencia, segn
competencias y normativa vigente.
b Evidencias
Producto
Formato de registro de verificacin de documentacin de los servidores pblicos

posesionados
Formularios debidamente diligenciados relacionados con la proteccin social
Plan de los programas de induccin y de un programa de re induccin.
Parmetros del sistema
Reporte del sistema de informacin
Reporte a las instancias requeridas sobre los aportes.
Anlisis de documentos.
Procedimientos y protocolos de actos de nombramiento y posesin de cargo.
Normatividad en administracin pblica.
Normatividad sobre proteccin social
Normatividad vigente sobre programas de induccin y re induccin.
Procedimientos para el desarrollo de programas de induccin y re induccin.
Elementos bsicos de planeacin.
Fundamentos de Andragoga.
Conocimientos Bsicos del Sistema de Informacin de Personal vigente.
Conocimientos del Sistema de Informacin de Personal vigente.
Disposiciones administrativas sobre el tema.
Liquidacin de factores salariales, prestacionales, de aportes al sistema de seguridad social
integral, parafiscales y dems elementos asociados a la nmina.
Procedimientos institucionales para los pagos a las entidades de seguridad social.
Categora: Tipo de Servidores pblicos.

Clase: Toda los Servidores pblicos y contratistas, segn sea el caso.

N.I.T. 891.480.027-1
Categora: Tipos de aportes

Clase: Seguridad social y parafiscal.

Transparencia
Experticia Tcnica
Trabajo en Equipo

Aprobacin de un (1) ao de educacin Doce (12) meses de experiencia relacionada

superior.
Equivalencia:

N.I.T. 891.480.027-1
24. Del Tcnico administrativo

Nivel: Tcnico
Cdigo: 367
Grado: 06
responsables
Administrar en coordinacin con el Secretario de Despacho, los bienes y servicios institucionales

siguiendo procedimientos establecidos, y teniendo en cuenta polticas institucionales y
normatividad vigente, con el fin de garantizar el cumplimiento de la misin institucional y la
satisfaccin de los clientes internos y externos
1. Determinar necesidades de bienes y servicios segn procedimientos

1.1. Consolidar planes de necesidades de bienes y servicios de las dependencias segn
procedimientos.
1.2. Priorizar las necesidades de bienes y servicios teniendo en cuenta histrico de consumo,
metas institucionales y marcos presupuestales.
2. Elaborar anteproyecto de presupuesto de acuerdo con necesidades de contratacin

identificadas y en los formularios establecidos.
2.1. Clasificar la informacin de acuerdo con la Ley de Presupuesto
2.2. Presentar para aprobacin ante competente de acuerdo con procedimientos.
3. Elaborar plan de adquisicin de bienes y servicios (plan de compra)s segn necesidades y

procedimiento.
3.1. Distribuir y desagregar presupuesto de acuerdo con prioridades establecidas.
3.2. Estructurar plan de adquisicin de bienes y servicios segn procedimientos.
4. Remitir reporte de los bienes a asegurar segn procedimientos y clasificacin tcnica

establecida.
5. Registrar los bienes segn procedimientos y normas vigentes.

N.I.T. 891.480.027-1
5.1. Cotejar fsicamente los bienes contra documento soporte segn procedimientos y normas
vigentes
5.2. Ingresar los bienes al sistema de informacin segn procedimientos
5.3. Codificar los bienes teniendo en cuenta normatividad vigente.
6. Almacenar los bienes segn procedimientos y normas vigentes

6.1. Adecuar espacio fsico segn especificaciones de almacenaje
6.2. Ordenar bienes en espacio fsico de acuerdo con requerimientos tcnicos.
7. Egresar el bien del sistema segn procedimientos

7.1. Verificar requerimientos contra existencias e histricos de consumo
7.2. Descargar bien en los sistemas establecidos.
8. Entregar el bien teniendo en cuenta los planes establecidos

8.1. Programar la entrega de los bienes de acuerdo con prioridades establecidas
8.2. Legalizar entrega del bien segn procedimiento.
9. Planear el mantenimiento de los bienes segn necesidades

9.1. Identificar necesidades de mantenimiento segn procedimiento
9.2. Verificar recursos para el mantenimiento en el tiempo previsto
9.3. Elaborar programacin del mantenimiento de acuerdo con caractersticas tcnicas.
10. Programar toma fsica de bienes segn polticas y normas establecidas

10.1 Concertar toma fsica de bienes con interesados en los tiempos previstos
10.2 Preparar documentacin para toma fsica segn procedimientos.
11. Hacer la toma fsica segn procedimiento.
12. Depurar la toma fsica de acuerdo con hallazgos.
13. Identificar bienes no tiles a la entidad en inservibles u obsoletos y prdida segn criterios
establecidos.
14. Apoyar al Secretario de despacho en el desarrollo de las actividades, programas y


1.1.1. Se elabora el plan de trabajo y el instructivo para el reporte de la informacin, segn

N.I.T. 891.480.027-1
procedimientos
1.1.2. Enva el instructivo para el reporte de la informacin a todas las dependencias sealando
el plazo para dar respuesta al requerimiento
1.1.3. Consolida la informacin que reporta cada una de las Dependencias.
1.2.1. La informacin recogida de las reas y dependencias se consolida de acuerdo con el

procedimiento institucional correspondiente
1.2.2. Las necesidades presentadas son analizadas teniendo en cuenta su impacto sobre la
operacin general de la entidad y sobre el cumplimiento de los objetivos misionales.
1.2.3. Las necesidades de bienes y servicios son clasificadas de acuerdo con rubros
establecidos y prioridades institucionales
1.2.4. El informe resultante del anlisis es realizado especificando prioridades institucionales
2.1.1. Las necesidades de recursos de las reas son revisadas frente al marco presupuestal de
la entidad.
2.1.2. Los cambios en materia presupuestal son identificados y comunicados a las instancias
correspondientes segn afecten los montos inicialmente asignados.
2.1.3. Los estimativos de ingresos y gastos de la entidad son realizados de acuerdo con las
propuestas de inversin.
2.1.4. Los consumos histricos de las reas son identificados teniendo en cuenta referentes
documentales institucionales.
2.1.5. Las directrices para la elaboracin del presupuesto de la entidad son identificadas
teniendo en cuenta los programas y actividades establecidas en el plan operativo anual.
2.2.1. En anteproyecto de presupuesto es consolidado en los formatos establecidos.

2.2.2. El anteproyecto es sustentado con los soportes correspondientes teniendo en cuenta los
lineamientos establecidos.
2.2.3. El anteproyecto es presentado para aprobacin a las instancias pertinentes y de acuerdo
con los procedimientos correspondientes.
2.2.4. El anteproyecto es corregido de acuerdo con observaciones en los tiempos establecidos
2.2.5. Publicar informacin de anteproyectos en la pgina Web segn instrucciones.
3.1.1. La justificacin de los requerimientos de las diferentes reas es recibida en los formatos
correspondientes.
3.1.2. Los requerimientos son organizados teniendo en cuenta las caractersticas de los bienes y
las prioridades institucionales definidas.
3.1.3. El plan de compras es cuantificado teniendo en cuenta cotizaciones previas y valores
histricos de los requerimientos aprobados.
3.1.4. Las asignaciones presupuestales son revisadas de acuerdo con el Decreto de liquidacin
expedido por el organismo competente.
3.1.5. Los rubros presupuestales son clasificados segn las asignaciones internas y de acuerdo
con el presupuesto de la entidad.

N.I.T. 891.480.027-1
3.1.6. El presupuesto es asignado a las unidades correspondientes de acuerdo con

3.2.1. La autorizacin de reestructuracin del plan de compras es verificada teniendo en cuenta

parmetros institucionales.
3.2.2. Las asignaciones presupuestales previas son revisadas frente a los requerimientos de
reestructuracin del plan de necesidades.
3.2.3. El periodo para reestructurar es verificado de acuerdo con la normatividad vigente.
3.2.4. Los traslados presupuestales y dems modificaciones a que haya lugar se realizan
teniendo en cuenta los procedimientos establecidos.
4.1 Los tipo de bienes y riesgos se determinan de acuerdo con criterios tcnicos
4.2 Los tipos de plizas se identifican segn caractersticas del bien
4.3 El listado de bienes susceptibles de ser asegurados se consolida segn parmetros
4.4 El listado de bienes se enva a la entidad correspondientes en el tiempo previsto
5.1.1. Las caractersticas del bien se determinan frente a documentos soportes y segn
requerimientos
5.1.2. La funcionalidad y seriales del bien se verifican segn parmetros tcnicos
5.2.1. Las caractersticas del bien se determinan contra informacin del sistema
5.2.2. La informacin se verifica en el sistema contra documentos soporte
5.2.3. El ingreso del bien se registra segn parmetros tcnicos
5.2.4. Los soportes de ingreso se archivan segn procedimiento.
5.3.1. El ingreso al sistema se revisa segn procedimientos

5.3.2. La placa de identificacin del bien se elabora teniendo en cuenta requerimientos tcnicos,
normatividad vigente y procedimientos establecidos
5.3.3. La placa de identificacin del bien se asigna al ismo segn procedimientos
6.1.1. El espacio fsico se disea de acuerdo con caractersticas tcnicas de los bienes
6.1.2. El espacio fsico se acondiciona segn especificaciones tcnicas
6.1.3. La construccin del espacio fsico se verifica de acuerdo con especificaciones tcnicas y
en los tiempos previstos
6.2.1. Los bienes se clasifican segn protocolos tcnicos y de seguridad
6.2.2. Ubicar los bienes en los espacios asignados Y segn criterios de conservacin y
distribucin
7.1.1. La aprobacin de la solicitud del egreso del bien se verifica segn protocolos
7.1.2. La disponibilidad de los bienes solicitados se verifica contra existencias
7.2.1. La legalizacin del comprobante de egreso se verifica segn procedimientos

N.I.T. 891.480.027-1
7.2.2. La informacin en el sistema se actualiza segn procedimientos

7.2.3. El procedimiento de egreso se cierra segn protocolos
7.2.4. Los soportes de egreso se archivan segn procedimiento
8.1.1. Los bienes son entregados a sus destinatarios segn procedimientos

8.1.2. El recibido a satisfaccin de los bienes por parte de sus destinatarios es verificado segn
protocolos
8.1.3. La constancia del recibido de los bienes a satisfaccin se realiza segn procedimientos y
en los formatos establecidos
9.1.1. El diligenciamiento de formatos de identificacin de necesidades se solicita segn

procedimientos
9.1.2. Los formatos de solicitud de servicio o mantenimiento se recepcionan segn
procedimientos
9.1.3. La informacin de necesidades se consolidan segn formatos
9.1.4. Los tipos de bienes se identifican por mantenimiento preventivo y correctivo contra
inventario
9.1.5. Las soluciones de mantenimiento y los pendientes por solucionar se registran segn
procedimientos
9.2.1. Los servicios de mantenimiento se cotizan segn procedimiento

9.2.2. Las existencias de recursos en almacn se verifican fsicamente o por medios
establecidos
9.2.3. La disponibilidad presupuestal de los recursos se solicita segn procedimiento en las
instancias requeridas
9.3.1. La informacin de necesidades es consolidada en formatos establecidos

9.3.2. El cronograma de mantenimiento se elabora de acuerdo con especificaciones de contratos
y necesidades establecidos
10.1.1 La cita con interesado es acordada por los medios establecidos

10.2.1 La comunicacin formal con el interesado es elaborada segn protocolos establecidos
10.2.1 El formato correspondiente a la toma fsica se imprime segn protocolos

10.2.2 El inventario individual de bienes es revisado en los tiempos previstos
10.2.3 El cronograma de toma fsica es elaborado segn procedimientos
11.1 Relaciona los bienes tangibles existentes en los formatos establecidos y en presencia del
responsable de los bienes
11.2 Confronta inventario individual contra fsico
11.3 Reporta faltantes y sobrantes a las instancias establecidas

N.I.T. 891.480.027-1
12.1 Traslada bienes al responsable segn procedimiento

12.2 Incorpora sobrantes al inventario segn procedimiento
13.1 Clasifica bienes en desuso segn criterios tcnicos

13.2 Tramita conceptos tcnicos de acuerdo con su tipologa
13.3 Gestiona aprobacin de baja de los bienes en las instancias requeridas
14.1 Al Secretario de Despacho, se le apoya en el desarrollo de las actividades, programas y

b. Evidencias
Producto
ltimo instructivo remitido a dependencias

Informe sobre anlisis de las necesidades candidatas a obtener recursos
Anteproyecto de presupuesto plan del compras
Anteproyecto publicado en la pgina web.
Reporte de ejecucin presupuestal
Listado de bienes remitido en el ltimo perodo
Ultimo registro de bienes en sistema de informacin
Ultimo espacio fsico adecuado
Bienes almacenados segn protocolo
Archivo de formatos diligenciados de entrega de bienes
Ultima programacin de entrega de bienes realizada
Archivo de soportes de egreso de bienes
Cronograma de mantenimiento del ltimo perodo
certificados de disponibilidad presupuestal de la ltima planificacin y/p cotizaciones del
mantenimiento solicitadas en el ltimo perodo
Ultima comunicacin remitida a interesados
Formatos diligenciados de toma fsica del ltimo perodo
Planilla de toma fsica
ltimo reporte de bienes faltantes
Archivo de traslado de bienes
Registro en el sistema de ingreso de sobrantes del ltimo perodo
Ultimo concepto tcnico de bienes en desuso de la entidad
Acto administracin de inspeccin de bienes a dar de baja
Ultima resolucin de baja de bienes

N.I.T. 891.480.027-1
Conocimientos de Excel o las herramientas informticas del rea

Conocimientos en polticas de compras y de contratacin
Conocimientos de los procedimientos internos establecidos para la elaboracin del Plan de
Compras.
Conceptos de planeacin
Tabulacin y anlisis de informacin
Manejo de presupuestos
Polticas institucionales en materia presupuestal
Conocimientos bsicos de Presupuesto
Clasificacin contable de bienes
Conocimiento bsicos de aseguramiento de bienes
Procedimientos institucionales
Especificaciones tcnicas de los bienes
Procedimiento establecido en la entidad
Conocimientos bsicos de ofimtica
Nociones bsicas contables
Conocimientos bsicos de manejo de bienes
Conocimientos bsicos de seguridad industrial
Normas tcnicas de almacenaje de bienes.
Tipo de bien:
- Devolutivos y de servicios especializados
- De consumo y de servicios
Tipos de mantenimiento:
preventivo y correctivo

Transparencia

N.I.T. 891.480.027-1
Experticia Tcnica
Trabajo en Equipo


superior.
Equivalencia:

N.I.T. 891.480.027-1
25. Del tcnico administrativo

Nivel: Tcnico
Cdigo: 367
Grado: 06
No. de cargos: Sete (7)
responsables
Planear la ejecucin de labores, estudios e investigaciones, de orden tcnico, que permitan un

desarrollo eficaz del proceso de planeacin del municipio y la certificacin de las inversiones a
travs de proyectos registrados en el del Banco de Programas y Proyectos del Municipio, acorde
con las normas vigentes y los procedimientos institucionales.
1. Administrar y Operar el Banco de Programas y Proyectos de Inversin Municipal, de

acuerdo a las normas vigentes y metodologas establecidas por el gobierno nacional
2. Apoyar al Secretario de despacho en el seguimiento y evaluacin a los programas,

proyectos de inversin social, de acuerdo a metodologas sugeridas por planeacin
nacional, departamental y municipal.
3. Administrar el sistema de informacin de la bases de datos de estratificacin, segn guas

metodolgicas del DANE.
4. Administrar los Sistemas de informacin para la planeacin Municipal, segn los las
metodologas y software establecido.
5. Recopilar informacin de los avances del plan de accin acorde con metodologa y
requerimientos
6. Elaborar informes que sean solicitados por el alcalde, o por organismos de control
relacionados con la inversin registrada en el banco de programas y proyectos.

N.I.T. 891.480.027-1

1.1. Se administra el Banco de Programas y Proyectos de Inversin Municipal, para el

cumplimiento de los objetivos y estrategias del Plan de Desarrollo Municipal.
1.2. Se Registra en el Sistema de Seguimiento, el Plan de Desarrollo Nacional, Departamental,
Municipal, Localizacin, Entidades. Subsistema de Registro e Informacin Bsica segn
software y manual operativo
1.3. Se Coordina con las dependencias y los institutos descentralizados la asignacin de un
funcionario responsable de la identificacin, formulacin y evaluacin de proyectos.
1.4. Se Dispone de la capacitacin y difusin necesarias sobre las diferentes metodologas y
procedimientos para la formulacin y el registro de proyectos.
1.5. Se Reciben los proyectos allegados por las diferentes secretaras, departamentos
administrativos, comunidad y entidades pblicas y privadas
1.6. La elaboracin de proyectos para cofinanciar recursos a nivel nacional e internacional es
coordinado teniendo en cuenta las necesidades, las directrices y metodologas
establecidas.
1.7. Se Recibe Solicitud de Viabilidad para su posterior elaboracin.
1.8. Se Emite el concepto de viabilidad asignndole cdigo, quedando as en fase de pre
inversin.
1.9. Se Proyecta y elabora certificado de viabilidad si el proyecto tiene recursos para su
ejecucin (segn la actividad a solicitar).
1.10. Se Informa a los usuarios del BPPIM, sobre Requisitos para la viabilizar proyectos segn
directrices de los Ministerios, Instituciones del orden Nacional, Departamental y
Planeacin Municipal.
1.11. Se Entrega certificado e informa en caso de presentarse modificaciones a los recursos de
los proyectos segn normas vigentes y procedimientos institucionales
1.12. Los Documentos bajo la responsabilidad del Banco de proyectos son Archivados
siguiendo procedimientos legales.
2.1. Se Prepara los proyectos susceptibles de seguimiento y evaluacin, segn metodologas

establecidas.
2.2. Se recopila informacin de las dependencias y reas de trabajo, aplicando procedimientos
establecidos.
2.3. La informacin es clasificada de acuerdo a estrategias, polticas programas y sectores
2.4. Se procesa la informacin en el aplicativo o sistema establecido.
2.5. El anlisis de avance se hace, teniendo en cuenta, los indicadores, metas, recursos
financieros y tiempos.
2.6. La informacin es reportada al secretario de Despacho de la dependencia, segn

N.I.T. 891.480.027-1
indicaciones establecidas
3.1 Se Digita y actualiza la base de datos de acuerdo a la informacin de campo y

zonificacin, se calcula el estrato correspondiente a cada lado de manzana
3.2 Se verifica el estrato socioeconmico en los registros, base de datos, y se elabora el
certificado y se da visto bueno
4.1. Los sistemas de informacin se administran y operan aplicando las guas, manuales e
instructivos
5.1. Se Preparan los planes de accin susceptibles de seguimiento y evaluacin, segn

5.2. Se recopila informacin de las dependencias y reas de trabajo, aplicando procedimientos
establecidos.
5.3. La informacin es clasificada de acuerdo a estrategias, polticas programas y sectores
5.4. La informacin es procesada en el aplicativo o sistema establecido.
5.5. Se Hace anlisis de avance de cada uno de los componentes establecidos en el plan de
accin de la institucin.
5.6. Reporte de informacin al Secretario de Planeacin, segn indicaciones establecidas
6.1. Los informes de avance del desarrollo de la estrategia institucional y/o sectorial son
solicitados a las instancias requeridas en los medios y formatos establecidos.
6.2. Los informes recibidos son registrados en los medios y formatos establecidos.
6.3. La informacin recibida es confrontada contra requerimientos solicitados.
6.4. Los faltantes en la informacin recibida son solicitados a las instancias respectivas.
6.5. Las desviaciones presentadas son identificadas y comunicadas a las instancias
respectivas segn procedimientos

b Evidencias
Producto
Certificados de estratificacin elaborado.

Lado de manzana actualizado con estratificacin.
Solicitudes de estratificacin atendidas.
Reporte mensual de usuarios atendidos
Programas y proyectos objeto de evaluacin en el ltimo ao.
Seguimiento planes de accin.

N.I.T. 891.480.027-1
Seguimiento Plan de Desarrollo

Informes y reportes
Proyectos radicados,
Proyectos con certificado de viabilidad.
Servidores pblicos capacitados en metodologas elaboracin de proyectos.
Servidores pblicos y comunidad en general asistidos para la elaboracin de proyectos de
inversin social
a. Procesos estratificacin socioeconmica.

b. Cartografa por lados de manzana.
c. Codificacin lados de manzana.
d. Conocimiento diligenciamiento de formularios.
e. Metodologa D.A.N.E
f. Metodologas elaboracin de proyectos.
g. Planeacin estratgica.
h. Herramientas ofimticas
i. Informtica bsica.
Categora: Estratificacin de vivienda.

Clase: Nro. De estrato, atipicidad negativa, atipicidad positiva.
Rango: Informes
Clase: Planes, Programas, Proyectos, Estrategia institucional, Estrategia sectorial.
Categora: Tipo de Seguimiento

Clase: Financiero, fsico, indicadores, tiempo, eficiencia, eficacia entre otros
Categora: Tipo de Planes Estratgicos

Clase: Plan de Desarrollo, Planes de Accin, Planes Operativos, Programas y Proyectos

Transparencia

N.I.T. 891.480.027-1
Liderazgo.
Planeacin
Toma de Decisiones

Aprobacin de un (1) ao de Doce (12) meses de experiencia relacionada
educacin superior
Equivalencia:
viceversa, siempre y cuando se acredite diploma de bachiller para ambos casos

N.I.T. 891.480.027-1
26. Del Tcnico administrativo.

Nivel: Tcnico
Cdigo: 367
Grado: 06
responsables
Coordinar con el Director Financiero en la administracin del presupuesto de los gastos, planes,
programas y proyectos de acuerdo con los lineamientos generales de la Secretara de Hacienda y
el Plan de Desarrollo de la Institucin.

1. Desagregar y asignar el presupuesto por rubros en el sistema de informacin financiera,
de acuerdo con la normatividad exigida.
2. Registrar actos administrativos que afectan el presupuesto segn procedimientos.
3. Identificar los movimientos y obligaciones presupuestales realizados en la entidad de

acuerdo con procedimientos establecidos y normatividad.
4. Reportar la ejecucin presupuestal teniendo en cuenta polticas institucionales y

5. Revelar la ejecucin final del presupuesto segn procedimientos establecidos
6. Apoyar en la planeacin de las operaciones financieras del municipio, teniendo en

cuenta necesidades, polticas, procesos y procedimientos organizacionales.
7. Asistir la ejecucin del presupuesto de acuerdo con el plan de necesidades.
8. Apoyar la evaluacin y monitoreo de las operaciones financieras, segn reporte del

sistema de informacin financiera.
9. Colaborar con el cuidado y conservacin de materiales y equipos asignados y velar por

N.I.T. 891.480.027-1
la buena presentacin de su dependencia.
10. Elaborar y presentar informes peridicos al Director Financiero, Jefe de Control Interno
y dems entidades de control, segn solicitudes y metodologas establecidas.

1.1. Las asignaciones presupuestales son revisadas en el SIIF de acuerdo con el Decreto de
liquidacin expedido por el organismo competente.
1.2. Las cuentas de gastos de personal y gastos generales, son desagregadas en el SIIF, de
conformidad con el acto administrativo proferido por el ordenador del gasto de la entidad.
1.3. Los rubros presupuestales son clasificados segn las asignaciones internas y de acuerdo
al presupuesto de la entidad.
1.4. El presupuesto es asignado a las unidades correspondientes en el aplicativo SIIF, de
2.1. La solicitud de expedicin de certificado de disponibilidad presupuestal es verificada

segn la disponibilidad existente.
2.2. El certificado de disponibilidad presupuestal es expedido en el SIIF, de acuerdo a la
solicitud firmada por el ordenador del gasto.
2.3. La solicitud de registro de compromiso presupuestal es verificada segn la informacin
soporte.
2.4. El registro de compromiso presupuestal es expedido en el SIIF, de acuerdo al contrato y/o
acto administrativo firmado por el ordenador del gasto.
3.1. El movimiento de los rubros presupuestales es identificado segn reportes del sistema de
informacin.
3.2. El movimiento presupuestal es analizado contra el valor asignado.
3.3. Las inconsistencias encontradas son reportadas a las instancias establecidas y segn
procedimiento.
3.4. Los diferentes movimientos de los rubros presupuestales son reportados de acuerdo con
su comportamiento y proyeccin anual.
4.1. La informacin presupuestal es digitada en los formatos de las entidades solicitantes

peridicamente.
4.2. La informacin digitada es revisada contra soportes y validadores institucionales.
4.3. Las inconsistencias encontradas son reportadas a las instancias establecidas y segn
procedimientos.
4.4. Los reportes son remitidos a los entes solicitantes y segn procedimientos.

N.I.T. 891.480.027-1
5.1. La informacin de la ejecucin presupuestal de la entidad se consolida de acuerdo con

directrices dadas.
5.2. El anlisis de la ejecucin presupuestal de la entidad se realiza contra metas y lo
proyectado en la vigencia.
5.3. El informe final se elabora de acuerdo con resultados del anlisis realizado y segn
recomendaciones dadas por superiores.
5.4. El informe final se ajusta segn recomendaciones.
5.5. La informacin de la ejecucin presupuestal es presentada a las dependencias, siguiendo
6.1. La planeacin de las actividades financieras son apoyadas de acuerdo a los

procedimientos establecidos por la dependencia.
7.1. La ejecucin de operaciones presupuestales es apoyada de acuerdo con el plan de

necesidades y procedimientos establecidos por la dependencia
8.1. La evaluacin de las operaciones financiera son apoyadas, segn reporte del sistema de
informacin financiera y recomendaciones dadas por los superiores.
9.1. Los materiales y equipos asignados son conservados, de acuerdo a los requisitos.
9.2. La presentacin de la dependencia es la adecuada.
10.1. La informacin de la Direccin Financiera es recopilada, acorde con metodologa y

requerimientos.
10.2. Los informes de la Direccin Financiera, son presentados, acorde con metodologa
b Evidencias
Producto
Reporte de ejecucin presupuestal.

Certificados de disponibilidad presupuestal.
Registros de compromisos expedidos
Presupuesto de la entidad desagregado.
Informes presentados.
a Manejo del SIIF (Sistema Integrado de Informacin Financiera)

b Conocimientos bsicos de Presupuesto pblico.
c Conocimientos sobre contratacin administrativa.

N.I.T. 891.480.027-1
d Procesos y procedimientos institucionales propios de la actividad.

e Conceptos bsicos de movimientos presupuestales.
f Conocimientos bsicos de anlisis financiero presupuestal.
g Procesos y procedimientos institucionales propios de la actividad.
h Normatividad vigente.
Categora: Tipo de presupuestos

Clase: Gastos, Inversin
Categora: Tipos de reportes

Clase: Cierres mensuales, comparativo mensual, contra aos anteriores, y otros
Categora: Tipo de indicadores

Clase: Presupuestales del perodo.

Transparencia
Experticia Tcnica.
Trabajo en Equipo.


superior
Equivalencia:
Un (1) ao de educacin superior por un (1) ao de experiencia y viceversa, o por seis (6)
meses de experiencia relacionada y curso especfico de mnimo sesenta (60) horas de duracin
y viceversa, siempre y cuando se acredite diploma de bachiller para ambos casos.

N.I.T. 891.480.027-1
27. Del Tcnico administrativo.

Nivel: Tcnico
Cdigo: 367
Grado: 06
No. de cargos: Seis (6)
responsables
Vigilar y Controlar el riesgo potencial que puedan representar los diferentes productos alimenticios
producidos, almacenados, comercializado y /o distribuidos en el municipio, de causar dao o
enfermedad a los consumidores, representando as un riesgo al consumo para la salud pblica.
1. Aplicar estrategias de disminucin del riesgo potencial que puedan representar los
diferentes productos alimenticios producidos, almacenados, comercializado y/o distribuidos
en el municipio, son aplicadas teniendo en cuenta los procedimientos legales e
institucionales.
2. Programar la ejecucin de medidas sanitarias referentes al ambiente adecuado para la

proteccin de la comunidad mediante la realizacin de actividades promocinales y
educativas.
3. Organizar jornadas de trabajo y el desarrollo de actividades de los programas o proyectos

de saneamiento Con la Secretara Departamental de Salud de Risaralda, UGAM, y dems
entidades relacionadas con el tema de la salud.
4. Atender quejas y reclamos referentes a los problemas ambientales y de salubridad del

municipio.
5. Levantar actas de visitas y decomisos de sustancias que puedan ser nocivas a la salud de
la comunidad.
6. Apoyar al Secretario de despacho en el desarrollo de polticas de salud y seguridad social,

teniendo en cuenta necesidades, procesos y procedimientos de la institucin.

N.I.T. 891.480.027-1

1.1. La vigilancia y control sanitario sobre alimentos, se ejerce tomando muestras de agua para
laboratorio, en los lugares donde se elabore, prepare, transforme, almacene, distribuya y
venda productos alimenticios.
1.2. Se mantiene actualizado el diagnstico de la situacin sanitaria y ambiental de la localidad y
proponer a las autoridades correspondientes las alternativas de solucin.
1.3. Se vigilan y controla el cumplimiento de las normas de calidad de agua, de disposicin de
aguas residuales desechos slidos y proponer alternativas de manejo ms eficaces.
1.4. La vigilancia y controles especiales a almacenes, salones de belleza, residencias, hoteles,
etc., se ejerce con el fin de que se de aplicacin a normas de salubridad.
1.5. El control y vigilancia en las empresas aplicadoras de plaguicidas por aspersin, nebulizacin
y otros mtodos, se realiza, aplicando procedimientos legales e institucionales.
1.6. Se realiza control sobre la plaza de mercado, programas de recoleccin y disposicin de
basuras y prestar asesora a los mismos.
2.1. Se aplica las medidas de prevencin y mejoramiento contra enfermedades zoonoticas

producidas por animales y nocivos que se encuentran en el medio ambiente.
2.2. En la actualizacin de normas y procedimientos del rea se participa y se aplica las medidas
preventivas o de seguridad cuando estas lo requieren en el mbito de su competencia.
2.3. Se participar en el diagnstico y pronstico del estado de salud de la comunidad y de las
condiciones ambientales de la zona de influencia e interpretar sus resultados.
2.4. Se Participa en actividades de educacin ambiental y de salud al personal vinculado con los
diferentes establecimientos donde exista presencia de factores de riesgo para la salud
humana.
3.1. La vacunacin canina y felina en prevencin de zoonosis, se realiza teniendo en cuenta las
necesidades identificadas y los cronogramas concertados previamente con otras
instituciones que tienen competencia con la actividad a desarrollar.
3.2. El manejo y disposicin de residuos slidos, se vigila y controla, segn las normas,
competencias y procedimientos establecidos
3.3. Se realiza la vigilancia y control en salud ocupacional, acorde con las normativa vigente
4.1. El usuario se recibe de acuerdo con protocolos de servicio y canales establecidos

4.2. La necesidad del usuario se interpreta de acuerdo con sus derechos y deberes y productos y
servicios de la entidad
4.3. La solicitud se traslada de acuerdo con atribuciones del rea y de la entidad
4.4. La informacin y datos sobre el usuario se registran segn procedimiento
4.5. La solicitud del usuario se clasifica segn criterios establecidos

N.I.T. 891.480.027-1
4.6. Las aclaraciones a la solicitud se solicitan al usuario segn procedimiento
5.1. Se realizan decomisos en los establecimientos que expendan alimentos por el no

cumplimiento de la normatividad vigente y a solicitud del Ministerio de salud, el INVIMA o la
Secretara Departamental de Salud Risaralda.
5.2. Las actas de visitas y decomisos de sustancias que puedan ser nocivas a la salud de la
comunidad, son elaboradas de acuerdo a procedimientos establecidos.
6.1. Al Secretario de despacho se le apoya en el desarrollo de polticas de salud y seguridad

social, teniendo en cuenta necesidades, procesos y procedimientos de la institucin.
6.2. Se asiste Comit de Vigilancia Epidemiolgica (COVE) del municipio, previa delegacin y
segn instrucciones del jefe inmediato.
b Evidencias
Producto
Reporte de actividades de sanitario sobre alimentos.

Diagnostico actualizado de situacin sanitaria y ambiental del municipio.
Registro de visitas y controles especiales a establecimientos
Inventario y reporte de actividades de control a empresas aplicadoras de plaguicidas
Reporte de controles y asesoras en la plaza de mercado, recoleccin y disposicin de
basuras
Informe de actividades ejecutadas de vacunacin canina y felina
Registro de atencin al ciudadano referente a los derechos y deberes
Informes detallados de decomisos en establecimientos pblicos
Actas de decomisos elaboradas.
Informes de actividades formuladas y presentadas.
a Manejo de alimentos
b Toma de muestras y anlisis de resultados
c Sistemas operativos actuales.
d Herramientas ofimticas
Categora: Aplicacin de estrategias

Clase: Vigilancia, control y educacin.
Categora: Establecimientos Pblicos.

N.I.T. 891.480.027-1
Clase: Plaza de mercado, Establecimientos de Servicios, Pblicos, del Estado, entre otros.

Transparencia
Experticia Tcnica
Trabajo en equipo
Creatividad e innovacin

Aprobacin de un (1) ao de Doce (12) meses de experiencia relacionada
educacin superior
Equivalencia:

N.I.T. 891.480.027-1
28. Del Tcnico operativo

Nivel: Tcnico
Denominacin del empleo: Tcnico Operativo de Transito
Cdigo: 339
Grado: 06
responsables
c Propsito del Empleo
Coordinar las actividades de los Agentes de Trnsito. Apoyar las labores de control y orden en la
circulacin de vehculos en la jurisdiccin del municipio y vigilar que los conductores de vehculos,
motos, semovientes y transentes en general, cumplan con las seales y medidas de trnsito
establecidas para la regulacin del flujo de automotores en el Municipio y la seguridad de los
mismos.
d Descripcin de Funciones Esenciales
1 Coordinar las actividades relacionadas con el trabajo de los agentes de trnsito de la

Secretaria de Transito y movilidad.
2 Ejecutar las actividades orientadas a campaas preventivas y educativas e informar a la

ciudadana y conductores de vehculos sobre las medidas de seguridad, segn planes
estratgicos y cronogramas establecidos.
3 Apoyar los operativos de control de seguridad vial, que se hagan por parte la Institucin y
con otras entidades previa programacin, aplicando los procedimientos legales e
institucionales.
4 Indicar y hacer levantamientos de croquis, toma de datos, retencin de vehculos y/o

documentos en los casos permitidos por la Ley, en caso de infracciones y accidentes de
trnsito.
5 Capacitar a la poblacin estudiantil en todo lo relacionado con el control de trnsito y

normas de circulacin, segn programas establecidos por la institucin.
6 Revisar y Diligenciar formato para registrar los comparendos diarios y presentar un informe

N.I.T. 891.480.027-1
diario de accidentes e infracciones ocurridos en la zona asignada y dems anomalas

presentadas durante la jornada de trabajo.
7 Apoyar al Secretario de despacho en labores de coordinacin de los procedimientos de

trnsito.

1.1. Las actividades a realizar con los agentes de trnsito, son planificadas y ejecutadas,
teniendo en cuenta planes estratgicos y necesidades de la institucin.
1.2. Las actividades con los agentes de trnsito son coordinadas, segn instrucciones del jefe
inmediato y competencia del cargo.
1.3. Para el desarrollo de operativos y actividades con los agentes de trnsito, se planifica y se
fijan responsabilidades, segn competencia y compromisos establecidos por el sistema de
evaluacin de desempeo.
2.1. Los diagnsticos de movilidad vial son realizados, teniendo en cuenta datos estadsticos e
histricos de los sistemas de informacin de la institucin.
2.2. Las campaas preventivas y educativas son programadas teniendo en cuenta los
diagnsticos y necesidades.
2.3. Las campaas educativas y operativos de control son realizados con base en los
cronogramas establecidos previamente,
2.4. Los cronogramas de trabajo con los agentes de trnsito son elaborados y entregados, en
cumplimiento de los compromisos establecidos con la institucin.
3.1. Las actividades a realizar son analizadas y revisadas, teniendo en cuenta solicitudes de
otras entidades y cronogramas establecidos por la institucin.
3.2. Los operativos de control de seguridad vial, son apoyados aplicando instrumentos legales,
institucionales
4.1 La informacin es recopilada, teniendo en cuenta el tipo de procedimiento a realizar.

4.2 Los croquis son elaborados, acorde con los procedimientos legales.
4.3 Los vehculos y documentos son retenidos en los casos permitidos por la Ley
5.1. A la poblacin estudiantil se les capacita en todo lo relacionado con las normas de
circulacin, previa concertacin con los directivos de colegios y segn cronogramas
establecidos en los planes estratgicos.
5.2. Las jornadas de capacitacin son concertadas con docentes y directivos de las
instituciones educativas del municipio, acorde con las jornadas laborales y cronogramas
establecidos.

N.I.T. 891.480.027-1
6.1. Los formatos para revisar comparendos son revisados e impresos, segn las jornadas,
operativos y campaas educativas.
6.2. Los comparendos elaborados por los agentes de trnsito, son registrados diariamente,
teniendo en cuenta el consecutivo, numero de comparendos y dems informacin
relacionada.
6.3. Se presenta un informe diario de accidente e infracciones ocurrido en la zona o rea de
trabajo y dems anomalas presentadas durante la jornada de trabajo.
7.1. Al Secretario de Despacho se le apoya en labores de coordinacin de los procedimientos

de trnsito, segn instrucciones y recomendaciones.
7.2. Se presentan informes peridicos de la gestin realizada con los agentes de trnsito y
actividades relacionadas con el cargo y compromisos laborales.
b Evidencias
Producto
Planes de trabajo formulados.

Diagnstico de movilidad vial elaborado.
Informe y reporte de campaas de movilidad vial ejecutadas.
Reporte de operativos realizados.
Croquis elaborados.
Reporte de documentos y vehculos retenidos.
Instituciones educativas atendidas con capacitaciones.
Actas de compromisos de capacitacin con instituciones elaboradas
Reporte de comparendos elaborados, daados y no vlidos.
Informe de jornadas laboradas y entregadas
Informe de accidente de transito
Informes peridicos elaborados y presentados.
a Funcin pblica
b Cdigo Nacional de Trnsito y dems normas complementarias y reglamentarias sobre la
materia
c Control interno
d Procedimientos administrativos
e Procedimientos coactivos en materia de trnsito y transporte
f Sistemas
g Relaciones humanas.
h Conduccin de vehculos y motos

N.I.T. 891.480.027-1
Categora: Tipo de Campaas

Clase: Educativas, pedaggicas, operativos de control, capacitacin.
Categora: Tipo de Procedimientos.

Clase: Comparendos, elaboracin de croquis, retencin de vehculos, retencin de documentos.

e Competencias Comunes
Transparencia
f Competencias por Nivel Jerrquico
Experticia Tcnica
Trabajo en Equipo
VREQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Aprobacin de un (1) ao de educacin Experiencia
superior Doce (12) meses de experiencia relacionada
Equivalencia:

N.I.T. 891.480.027-1
29. Del agente de trnsito.

Nivel: Tcnico
Denominacin del empleo: Agente de Trnsito
Cdigo: 340
Grado: 01
responsables
Regular, vigilar, controlar la circulacin vehicular y peatonal e intervenir en el cumplimiento de las

normas de trnsito y transporte en la jurisdiccin del municipio, teniendo en cuenta Planes
estratgicos establecidos
1. Ejercer control y vigilar el cumplimiento de las normas de trnsito y del transporte por parte
de conductores y peatones en las vas pblicas del Municipio de La Virginia, en los das y
horarios dispuestos por el Jefe Inmediato, de acuerdo con las necesidades del servicio.
2. Informar por escrito todas las violaciones a las normas de trnsito y transporte que tenga
conocimiento, mediante el diligenciamiento de rdenes de comparendos y dems informes
pertinentes.
3. Informar todo tipo de accidentes y casos de trnsito, levantando el respectivo informe,

remitindolo a la autoridad competente para su estudio en el trmino de 12 horas siguientes
a su conocimiento.
4. Firmar el libro de recibo de libretas de comparendos, verificando que el consecutivo est

completo, siguiendo procedimientos institucionales.
5. Conducir o hacer conducir todo tipo de vehculos que sean inmovilizados o retenidos a las
instalaciones de la Secretara de Trnsito y Movilidad u otros lugares autorizados, segn lo
demande el procedimiento.
6. Cumplir estrictamente las normas sobre seguridad industrial y de prevencin de accidentes

de trabajo que se le impartan, por la naturaleza del cargo.

N.I.T. 891.480.027-1
7. Conducir los vehculos de la Administracin Municipal cuando se le requiera en el ejercicio

de sus funciones.
8. Apoyar, asistir y colaborar con su jefe inmediato en la atencin y respuesta a las inquietudes,
consultas y requerimientos verbales o escritos relacionados con sus funciones y que son
formulados por los ciudadanos, autoridades y pblico en general dentro de los trminos y
lmites legales vigentes.

1.1. Se ejerce control y vigilancia en el cumplimiento de las normas de trnsito y del transporte
por parte de conductores y peatones en las vas pblicas del Municipio de La Virginia, en
los das y horarios dispuestos por el Jefe Inmediato, de acuerdo con las necesidades del
servicio.
1.2. Se apoya la realizacin de campaas y operativos de prevencin y se informa a la
ciudadana y conductores de vehculos sobre las medidas de seguridad a observar para
evitar accidentes.
1.3. Se coordinan campaas educativas, de cultura ciudadana y seguridad vial, en diferentes
lugares y en instituciones educativas.
2.1. Las violaciones a las normas de trnsito y transporte que tenga conocimiento son
informadas por escrito, mediante el diligenciamiento de rdenes de comparendos y dems
informes pertinentes.
2.2. Las ordenes de comparendo, se diligencian de forma clara, asegurndose que los datos
en ellas contenidos sean correctos y sin tachaduras ni enmendaduras.
2.3. La ordenes de comparendo mal elaboradas sern anuladas y se proceder a generar
reporte de las causales de lo ocurrido siguiendo los procedimientos establecidos propios
de la actividad.
2.4. Se entrega diariamente al funcionario asignado, las rdenes de comparendo consecutivas
que hayan sido diligenciadas por concepto de infracciones, accidentes de trnsito,
decomisos y anulados, al finalizar el turno de servicio.
3.1. Los casos de accidentes y de trnsito son reportados, segn instrumentos institucionales y
normas vigentes.
3.2. Se levanta los respectivos informes de accidentes y casos de transito remitindolo a la
autoridad competente para su estudio en el trmino de 12 horas siguientes a su
conocimiento.
4.1. Los formularios para comparendos son solicitados al funcionario encargado, una vez

N.I.T. 891.480.027-1
agotado los formularios suministrados, en los trminos legales e institucionales.

4.2. El libro de recibo de libretas de comparendos, son firmados verificando que el consecutivo
est completo
5.1. Los vehculos que sean inmovilizados o retenidos son conducidos o hacerlos conducir a
las instalaciones de la Secretara de Trnsito y Movilidad u otros lugares autorizados,
segn lo demande el procedimiento.
5.2. Los vehculos automotores son inmovilizados cuando las normas lo determinen.
5.3. Las licencias de conduccin son retenidas, cuando los conductores sean morosos o
cuando las normas lo dicten.
6.1. Las normas sobre seguridad industrial y de prevencin de accidentes de trabajo que se le
impartan, por la naturaleza del cargo son cumplidas estrictamente y de acuerdo a los
reglamentos establecidos
7.1. Los vehculos de la Administracin Municipal son conducidos, cuando se le requiera en el

ejercicio de sus funciones.
8.1. Se apoya, se asiste y se colabora al jefe inmediato en la atencin y respuesta a las

inquietudes, consultas y requerimientos verbales o escritos relacionados con sus
funciones y que son formulados por los ciudadanos, autoridades y pblico en general
dentro de los trminos y lmites legales vigentes.
b. Evidencias
Producto
Informes de Comparendos elaborados.

Informes de accidentes elaborados y reportados.
Croquis de accidentes elaborados
Registro de vehculos inmovilizados.
Reportes a la violacin de las normas de transito
Registro de participacin y apoyo a campaas y operativos de prevencin y control.
Informes de comparendos mal elaborados o anulados.
Registro de respuestas a las peticiones de los usuarios.
Libro de registro de formularios de comparendos firmados.
a Cdigo Nacional de Trnsito

b Sistema Office y Windows
c Gestin Publica

N.I.T. 891.480.027-1
d Plan de desarrollo
e Procedimientos coactivos en materia de trnsito y transporte
f Relaciones humanas.
g Conduccin de vehculos y motos.
Categora: Campaas
Clase: De prevencin y control.
Categora: Tipo de Comparendos.

Clase: Pedaggicos y oficiales
Categora: Tipo de Conductores.

Clase: De automviles, motos, bicicletas, de traccin animal, peatones, entre otros.

Transparencia
Experticia Tcnica
Trabajo en equipo
Creatividad e innovacin.

Terminacin y aprobacin de cuatro (4)
aos de educacin bsica secundaria y Doce (12) meses de experiencia relacionada
curso especfico, mnimo de sesenta (60)
horas relacionado con las funciones del
cargo.
Equivalencia
Aprobacin de un (1) ao de educacin bsica secundaria por seis (6) meses de experiencia
laboral y viceversa, siempre y cuando se acredite la formacin bsica primaria.

N.I.T. 891.480.027-1
NIVEL ASISTENCIAL

Nivel: Asistencial
Cdigo: 407
Grado: 07
responsables
Asistir la ejecucin del proceso transversal para la implementacin del talento humano por
competencias laborales, en especial las actividades orientadas a determinar y ejecutar
prioridades de desarrollo del personal de acuerdo con las necesidades identificadas, las polticas
institucionales establecidas y caractersticas de la poblacin objetivo.
1. Asistir al Secretario de Despacho en las actividades orientadas a la elaboracin y

sustentacin del desarrollo de personal, de acuerdo a cronogramas e instrucciones
impartidas.
2. Apoyar las labores de difusin de los programas y actividades del plan de Gestin del Talento
Humano de acuerdo con el plan formulado, e instrucciones del secretario de Despacho.
3. Vincular la poblacin objetivo a los programas y actividades de acuerdo con el plan

formulado.
4. Coordinar el desarrollo de las actividades de acuerdo con la programacin prevista.
5. Apoyar al Secretario de Despacho en el desarrollo de actividades de apoyo para la

capacitacin evaluadores y evaluados segn plan establecido.
6. Indicar a cada uno de los secretarios de despacho la concertacin de compromisos de

desempeo laboral y evidencias de acuerdo a instrucciones del jefe inmediato y las normas
vigentes.

N.I.T. 891.480.027-1
7. Consolidar los resultados y reportarlos a las instancias requeridas segn procedimientos.

9. Operar el sistema de informacin PASIVOCOL, segn gua del usuario y recomendaciones

del ministerio de hacienda

1.1. La informacin es obtenida de acuerdo con los parmetros requeridos por los
instrumentos diseados.
1.2. La informacin obtenida es sistematizada y reportada al secretario de despacho para su
anlisis, segn el diseo y formatos para la recoleccin de informacin.
1.3. Las necesidades identificadas son clasificadas y organizadas segn los requerimientos
institucionales, recursos disponibles, tiempos determinados y los polticas establecidos.
2.1. Los medios de divulgacin se seleccionan segn procedimientos y poblacin objetivo.

2.2. Las jornadas de difusin se realizan de acuerdo con el cronograma previsto.
2.3. La informacin divulgada se verifica mediante instrumentos establecidos
3.1. Los formatos de inscripcin a los programas y actividades se disean de acuerdo con la
informacin requerida para su ejecucin y seguimiento.
3.2. La inscripcin de la poblacin objetivo se realiza segn cronograma diseado y formatos
de registro.
3.3. La poblacin inscrita se verifica segn procedimiento
3.4. Los formatos de inscripcin se clasifican de acuerdo con el tipo de programa o actividad a
realizar.
3.5. Las personas inscritas son informadas sobre su inclusin de acuerdo con el cronograma y
4.1. Las actividades previstas se coordinan de acuerdo con la programacin definida en el

plan.
4.2. Las actividades se coordinan de acuerdo con lo establecido en el plan.
4.3. Las novedades presentadas se gestionan segn plan de contingencias establecido.
4.4. Los recursos son utilizados de acuerdo con la programacin establecida.
5.1. El plan de capacitacin de evaluadores y evaluados se apoya segn cronogramas y

planes establecidos.

N.I.T. 891.480.027-1
5.2. El material requerido es preparado de acuerdo con instrucciones del Secretario de

Despacho
5.3. Los apoyos logsticos necesarios se gestionan de acuerdo con el plan establecido.
5.4. El programa de capacitacin a evaluadores y evaluados se realiza de acuerdo con el plan
establecido.
5.5. La evaluacin de las capacitaciones a evaluadores y evaluados se realiza de acuerdo con
los criterios establecidos.
6.1. A los secretarios de despacho se les suministra documentos y formatos para la

concertacin de objetivos de desempeo laboral y evidencias con los servidores pblicos
de carrera administrativa, segn las normas y formatos establecidos.
6.2. A los secretarios de despacho se les define el tiempo y fechas establecidas para la
entrega de compromisos de desempeo laboral concertado y evidencias de acuerdo a
requerimientos de la CNSC.
7.1. Los resultados de las evaluaciones son solicitados a todas las dependencias de acuerdo
con los procedimientos establecidos.
7.2. Los resultados de las evaluaciones son organizados y tabulados de acuerdo con los
7.3. Los informes de evaluacin de desempeo son realizados de acuerdo con los resultados
de la tabulacin e incluyen recomendaciones de mejora.
7.4. Los informes de evaluacin son enviados a las instancias requeridas en los plazos
establecidos.

9.1. La informacin del ao anterior es actualizada, aplicando gua del usuario en el sistema de
informacin.
9.2. Los reportes del sistema de informacin es enviada al ministerio de Hacienda, teniendo en
cuenta el aplicativo y metodologa propuesta.
9.3. Las cuotas partes de los servidores pblicos en trmite de pensin, son calculadas de
9.4. La informacin de cuotas partes de los servidores pblicos es registrada en el sistema de
informacin del ministerio de hacienda, para su respectiva verificacin y calculo, segn a
procesos del aplicativo.
b. Evidencias
Producto

N.I.T. 891.480.027-1
Matriz con necesidades priorizadas recolectada

Informe de avance del PIC
Plan de estmulos formulado
Informe de avance el plan de estmulos
Documentos y formatos de evaluacin y concertacin de objetivos entregados.
Informes de evaluacin de desempeo tabulado y organizado.
Informes de evaluacin de desempeo enviado.
Informes de avance de las actividades o plan de trabajo programadas.
Registro de documentos entregados.
Registro de documentos recibidos.
Informe de resultados de la divulgacin de los planes
Sistema de informacin pasivocol actualizado.
Cuotas partes registradas, verificadas y calculadas en el sistema de informacin.
Normas vigentes referentes a capacitacin y estmulos.

Caractersticas de los medios de difusin y comunicacin disponibles en la entidad
Normatividad relacionada con el sistema de evaluacin.
Herramientas ofimticas
Categora: Tipos de Programas y poblaciones beneficiarias.

Clase:
Capacitacin: Empleados de carrera administrativa y de libre nombramiento y remocin
Bienestar: Todos los empleados de las entidades pblicas y sus familias,
Incentivos: Empleados en nivel de excelencia de carrera administrativa y de libre
nombramiento y remocin del nivel profesional hacia abajo; y mejores equipos de trabajo.

Transparencia

N.I.T. 891.480.027-1
Adaptacin al cambio
Disciplina
Relaciones
Interpersonales
Colaboracin
V.REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Diploma de bachiller en cualquier Doce meses de experiencia relacionada
modalidad y experiencia.
Equivalencia

N.I.T. 891.480.027-1

Nivel: Asistencial
Cdigo: 407
Grado: 07
responsables
Aplicar el sistema de gestin documental proporcionando organizacin y ordenamiento fsicos de

los documentos de la Alcalda del Municipio de La Virginia, el cual permita clasificar y ubicar los
registros, sus anexos y soportes, y ejerciendo control para la eficiente administracin de los
documentos oficiales.
1 Clasificar, administrar y facilitar la localizacin de la documentacin producida con menos

de 2 aos de haberse originado.
2 Ordenar y expurgar cada documento, segn su naturaleza.
3 Elaborar los instrumentos de descripcin necesarios para aumentar la efectividad en la

localizacin, resguardo y respuesta oportuna de la informacin, preparando ndices, guas e
inventarios.
4 Velar por la aplicacin de polticas archivsticas para facilitar la consulta.
5 Ejercer los controles necesarios para el adecuado manejo y conservacin del archivo de
gestin.
6 Planificar y normalizar tcnicamente, la labor de automatizacin de los fondos

documentales en el archivo.
7 Apoyar la creacin de una normativa de confidencialidad para incluir los datos de los
Documentos en el Sistema de Informacin.

N.I.T. 891.480.027-1
8 Apoyar la creacin de normativa de confidencialidad para digitalizar la informacin.

10 Apoyar al Secretario y Subsecretario de Despacho en el desarrollo de programas

sectoriales, actividades de Desarrollo Social, segn competencias y normativa vigente

1.1. Se coloca en el espacio fsico en los archivos rodantes, las unidades archivables (cajas o
expedientes) e instrumentos descriptivos.
1.2. Se sigue el orden numrico de los estantes y unidades documentales.
1.3. Se sigue la estructura orgnica al momento de archivar Cuadro de Clasificacin.
1.4. Las etiquetas son colocadas a los estantes y anaqueles de los Archivos para su respectiva
localizacin.
1.5. Al eliminar unidades documentales quedarn los espacios vacos, por lo que se proceder a
utilizarlos con nueva documentacin, pero la numeracin no ser reutilizada, se llevar un
control cruzado ente el inventario y las actas de eliminacin.
1.6. Se llevan registros mediante frmulas o boletas de los prstamos de documentos.
1.7. Se lleva un registro para el control de visitantes o usuarios del archivo.
1.8. Se tramita la devolucin de los documentos.
1.9. La aplicacin de las Tablas de Plazos de Conservacin de documentos, en los archivos de
gestin se realiza a cabalidad.
1.10. Se lleva al da la labor de archivos de todo tipo de documentos producido y recibido en la
oficina, respetando el orden de origen, del archivo de gestin (por estructura orgnica).
2.1. Las piezas documentales idnticas, que vengan duplicadas o con ms copias son
eliminadas, segn procedimientos institucionales y legales establecidos.
2.2. A los documentos en donde solo vienen fotocopias, se les da un trato especial en su
conservacin para evitar su pronto deterioro.
2.3. Se eliminan duplicados nicamente, cuando exista seguridad absoluta de que los
documentos son idnticos.
2.4. Se Identifica que es material de archivo, y que no debe conservarse para efectos
archivsticos
2.5. Se verifica la vigencia de cada pieza documental en sus diferentes etapas.
3.1 El fondo documental se organiza mediante la utilizacin de secciones documentales, de

conformidad con los grupos que se producen en las oficinas.
3.2 Los documentos son archivados en subsecciones siguientes la lnea esquemtica del cuadro

N.I.T. 891.480.027-1
de clasificacin.
3.3 El fondo documental se divide por clases y tipos documentales. La clase documental puede
ser en papel o textual, audiovisual, cartogrfica, automatizada (discos, pelculas, etc.) y se
archivaran donde est previsto para ello el cuadro de clasificacin.
3.4 La clase documental es el soporte en el cual se plasma la informacin y el tipo documental
es el formato que se le da a la informacin en el soporte.
3.5 Se tomarn los grupos documentales y se dividen por series. Cada serie se ordena
cronolgicamente (por aos o meses), de conformidad con las fechas extremas.
4.1. Se enumera o signa cada unidad archivable o expediente, utilizando el sistema numrico
Cronolgico por das, mes y ao.
4.2. Se levanta en borrador los inventarios de los fondos clasificados y ordenados; siguiendo el
formato del instrumento descriptivo, denominado "Inventario", o sea anotando el lugar de
origen u oficina productora de los documentos, contenido, fechas y signatura, el nmero de
folios y fecha de eliminacin, la cual se tomar de la informacin contenida en las Tablas de
Plazos de Conservacin documental
4.3. Se identifica y analiza los documentos para su localizacin en el espacio fsico, a travs de
instrumentos descriptivos y auxiliares (inventarios, guas, ndices,.).
5.1. Se realiza las labores pertinentes para la adecuada conservacin y manejo de los
documentos, que se encuentran dentro del depsito.
5.2. Se revisa los niveles de temperatura y humedad, del archivo, segn criterios y estado de las
instalaciones.
5.3. Se vigila que la estructura fsica, instalaciones elctricas, tuberas que se encuentran dentro
del archivo estn en perfecto estado.
5.4. Se aspira diariamente el archivo para as evitar el polvo y con ello el desarrollo de hongos o
cualquier otro animal que deteriore la documentacin
6.1. Se Planifica y normaliza tcnicamente, la labor de automatizacin de los fondos

documentales en el archivo.
7.1. Se apoya la creacin de una normativa de confidencialidad para incluir los datos de los
Documentos en el Sistema de Informacin.
8.1. Se apoya la creacin de normativa de confidencialidad para digitalizar la informacin

procedimientos.
comunicacin.
10.1. Al Secretario y Subsecretario de Despacho se le asiste en el desarrollo de programas

N.I.T. 891.480.027-1
sectoriales, actividades de Desarrollo Social, segn competencias y normativa vigente
b. Evidencias
Producto
Informacin clasificada y ordenada producida con menos de 2 aos de haberse originado.

Registros de documentos recibidos.
Registro prstamo de documentos.
Reporte de usuarios visitantes en el archivo.
Informe de avance de actualizacin de inventario.
Reporte de informacin suministrada a los usuarios internos y externos.
Normas actualizadas.
Informes de avance en la organizacin del archivo.
Procedimientos de archivo
Clasificacin de documentos
Software de archivos
Informtica Bsica
Servicio al Cliente
Ley General de Archivo.
Ley anti trmites.
Estatuto Anticorrupcin.
Categora: Institucin
Clase: Todas las dependencias de la administracin municipal.

a. Competencias Comunes
Transparencia

N.I.T. 891.480.027-1
b. Competencias por Nivel Jerrquico
Adaptacin al cambio
Disciplina
Relaciones
Interpersonales
Colaboracin

Equivalencia

N.I.T. 891.480.027-1
32. Auxiliar Administrativo.

Nivel: Asistencial
Cdigo: 407
Grado: 07
Cargo del Jefe Inmediato Segn asignacin en la matriz de
responsables
Apoyar la ejecucin de los procesos administrativos de la Secretara de Desarrollo, aplicando

las normas y procedimientos definidos, elaborando documentacin necesaria, revisando y
realizando actividades, a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos, lograr
resultados oportunos y garantizar la prestacin efectiva del servicio.
1 Apoyar en el diseo, la organizacin, la ejecucin y el control de planes, proyectos o

acciones que deba emprender la Secretaria de Desarrollo Social, que requiera de su
concurso.
2 Ejecutar labores de enlace entre las instituciones de educacin no formal y la Secretaria de

Desarrollo Social para el desarrollo de programas de capacitacin a la poblacin del
municipio, segn convenios y procedimientos institucionales establecidos.
3 Recibir, atender y orientar al usuario en el proceso de matrculas e inscripcin a los

programas de educacin no formal ofertados por la institucin, de acuerdo a convenios,
procedimientos y necesidades.
4 Asistir al Secretario y Subsecretario de despacho en la administracin del Centro de

Capacitacin Municipal y Centro de Acopio, segn cronogramas y horarios de enseanza
programados.
5 Operar y clasificar el sistema de informacin del, segn software y sistema operativo

implementado.
6 Apoyar las labores de fortalecimiento de las unidades productivas, emprendidas por la

N.I.T. 891.480.027-1
secretara, teniendo en cuenta los procedimientos propios de la actividad.
7 Asistir al Secretario de Despacho en el desarrollo de programas sectoriales de la

8 Colaborar con el cuidado y conservacin de materiales y equipos asignados y velar por la

buena presentacin de su dependencia.
9 Elaborar y presentar informes peridicos al Secretario de Despacho, segn solicitudes y


1.1. Se Apoya en el diseo, la organizacin, la ejecucin y el control de planes, proyectos o

acciones que deba emprender la Secretaria de Desarrollo Social, que requiera de su
concurso.
2.1. Las labores de enlace entre las instituciones de educacin no formal y la Secretaria de
Desarrollo Social son ejecutadas para el desarrollo de programas de capacitacin a la
poblacin del municipio, segn convenios y procedimientos institucionales establecidos.
3.1. Se Recibe, atiende y orienta al usuario en el proceso de matrculas e inscripcin a los

programas de educacin no formal ofertados por la institucin, de acuerdo a convenios,
procedimientos y necesidades.
4.2. Al Secretario y Subsecretario de despacho se les asiste, en la administracin del Centro

de Capacitacin Municipal y Centro de Acopio, segn cronogramas y horarios de
enseanza programados.
5.1. El sistema de informacin Es operado y clasificado, segn software y sistema operativo

implementado
6.1. Las labores de fortalecimiento de las unidades productivas emprendidas por la secretara,
es apoyada teniendo en cuenta los procedimientos propios de la actividad.
7.1 Al Secretario de Despacho se le asiste en el desarrollo de programas sectoriales de la

8.1. Se colabora con el cuidado y conservacin de materiales y equipos asignados y velar por

N.I.T. 891.480.027-1
9.1 Elabora y presentar informes peridicos al Secretario de Despacho, segn solicitudes y

b. Evidencias
Producto
Labores de enlace ejecutadas

Registro de usuarios atendidos
Reporte de personas matriculadas en programas de educacin.
Informe de utilizacin centro de capacitacin municipal y centro de acopio.
Avance de ejecucin de actividades productivas
Informes de avance concertacin de objetivos
Convenios interinstitucionales.
Plan de Desarrollo
Informtica bsica.
Relaciones interpersonales

Clase: Estudiantes de educacin no formal.
Categora: Centros de enseanza

Clase: CECAM, Centro de Acopio
a Competencias Comunes Decreto 2539 de 2005
Orientacin a Resultados
Transparencia

N.I.T. 891.480.027-1
Adaptacin al cambio
Disciplina
Relaciones
Interpersonales
Colaboracin

Terminacin y aprobacin de cuatro (4) Nueve (9) meses de experiencia relacionada
aos de educacin bsica secundaria

N.I.T. 891.480.027-1

Nivel: Asistencial
Cdigo: 407
Grado: 07
responsables
Adelantar labores de asistencia operativa para las actividades relacionadas con la defensa del
espacio pblico, la proteccin al consumidor atencin a vctimas del conflicto armado, del
proceso misional de gobierno, aplicando las normas vigentes y procedimientos institucionales
establecidos
1 Apoyar la Administracin del espacio pblico, segn procedimientos establecidos

2 Asistir al Secretario de despacho en el Control del espacio pblico acorde con Poltica
interna y manual de convivencia adoptado.
3 Aplicar los procedimientos para despejar el espacio pblico acorde con instrucciones
del jefe inmediato, Poltica interna y manual de convivencia adoptado.
4 Preparar todos los trmites pertinentes en materia de proteccin al consumidor,

siguiendo instrucciones del Secretario de Despacho, lineamientos establecidos y
Normatividad vigente
5 Apoyar las actividades orientadas a la inspeccin, control y vigilancia de los

establecimientos abiertos al pblico, conforme a lo establecidas en la ley 232 de 1995 y
otras normas.
6 Asistir la formulacin del diagnstico de la poblacin afectada , por el conflicto armado,

segn metodologa y necesidades

N.I.T. 891.480.027-1
7 Indicar a las Victimas en el restablecimiento de derechos, segn normativa y


9 Colaborar con el cuidado y conservacin de materiales y equipos asignados y velar por



1.1. El espacio pblico es defendido, de acuerdo a procedimientos normativos

1.2. El paisaje urbano es preservado, segn procedimientos normativos
2.1. Las mesas de concertacin se realiza con los actores involucrados, segn necesidades.
2.2. Se formulan propuestas para la conservacin del espacio pblico, segn normatividad
vigente
2.3. Las visitas son programadas, de acuerdo al orden de registro.
2.4. Las actividades programadas son verificadas, segn plan de accin.
2.5. Se evalan los procesos sancionados, segn operativos de recuperacin del espacio
pblico
3.1. El control urbano se ejerce, segn normatividad vigente.

3.2. Se preserva el paisaje urbano, de acuerdo a procesos normativos.
3.3. Las campaas pedaggicas se realizan, segn plan de accin aprobado.
3.4. El seguimiento se hace, sobre la recuperacin del espacio pblico, segn metodologa
establecida
4.1. Las acciones de derechos son verificadas, segn orden de registro diario.
4.2. Se hace diagnstico de acuerdo a las necesidades identificadas.
4.3. Los proyectos para campaas educativas son formulados, segn planes de accin
aprobados.
4.4. Las campaas educativas son ejecutadas, segn necesidades de los consumidores.
5.1. Se vigila la regulacin peridica de los precios de los productos de consumo en la

comunidad, segn procedimientos establecidos y normatividad vigente
5.2. El seguimiento a expendios es coordinado, segn procedimientos establecidos.

N.I.T. 891.480.027-1
5.3. El control de calidad se hace, de acuerdo a las normas legales.
6.1. La poblacin es caracterizada, segn criterios y metodologa establecidas

6.2. Se hacer anlisis de la poblacin y tipo hecho victimizante, segn criterios de la
institucin.
6.3. Los recursos son identificados, segn presupuesto y planes estratgicos
7.1. Se recibe a las vctimas, previa solicitud de primera vez o requerimientos de los
inscritos.
7.2. Las vctimas se registran, segn procedimientos legales.
7.3. Se le Informa a las victimas sobre la oferta institucional, de acuerdo a planes
estratgicos y polticas del gobierno.
8.1. Al Secretario de Despacho, se le apoya en el desarrollo de las actividades, programas

y proyectos sectoriales que estn bajo la responsabilidad de la dependencia, segn
10.1. Se apoya en la recopilacin de la informacin de la dependencia, teniendo en cuenta

las metodologas e instrucciones recibidas.
10.2. Se apoya en la presentacin de informes de la secretara de servicios administrativos,
acorde con formatos y metodologas propuestas por las entidades solicitantes.
b. Evidencias
Producto
Plan de accin espacio pblico formulado

Reporte de actividades realizadas.
Avance del plan de accin
Registro de atenciones y orientaciones al consumidor
Registros de control
Plan Estratgico de Victimas formulado
Informes entregados
Registro de personas atendidas y orientadas.
Registro de personas vinculadas a los programas ofertados.
Reporte de personas inscritas
Base de Datos Actualizada
Reporte de avance de compromisos adquiridos.
Reporte de avance y seguimiento de los programas ejecutados y en ejecucin.

N.I.T. 891.480.027-1
a Ley 3294 de 2005.

b Poltica Municipal de Espacio Pblico.
c Manual de convivencia.
d Cdigo departamental de polica
e Plan de ordenamiento territorial.
f Ley General de consumo,
g Decreto 3466/82, llamado el Estatuto del Consumidor
h Decreto 1441/82
i Ley 73 de 1981
j Decreto 3466 de 1982,
k Decreto 1441 DE 1981
l Decreto 2876 DE 1984
m Decreto 147 DE 1999
n Decreto 1485 DE 1996
o Decreto 863 DE 1988
p Ley 1448 de 2011.
q Plan de Desarrollo Nacional, Departamental y Nacional
Categora: Espacio Pblico.

Clase: Zonas peatonales, Zonas verdes, Parques, Plaza Pblica, otros
Categora: Procedimientos
Clase: Apoyo y orientacin al consumidor, Cumplimiento de Polticas, Mediacin
Categora: Victimas por cualquier hecho Violento

Clase: Asesinato, Desaparicin forzada, Tortura o tratos inhumanos o degradantes,
violaciones, abusos o esclavitud sexual, Reclutamiento forzado de nios, nias y
adolescentes o el Desplazamiento forzado

b Competencias Comunes Decreto 2539 de 2005
Transparencia

N.I.T. 891.480.027-1
Adaptacin al cambio
Disciplina
Relaciones
Interpersonales
Colaboracin

Equivalencia
bsica secundaria y un (1) ao de experiencia laboral y viceversa, o por aprobacin de cuatro
(4) aos de educacin bsica secundaria y CAP de Sena.

N.I.T. 891.480.027-1
I. DENTIFICACIN DEL CARGO

Nivel: Asistencial
Cdigo: 407
Grado: 07
responsables
Ejecutar labores de asistencia operativa para las actividades propias del proceso de Gestin
Financiera, en especial las relacionadas con el sistema tributario municipal de conformidad con el
mapa de procesos adoptado en el marco de la implementacin del Sistema de Gestin de
Calidad
1. Registrar diariamente los movimientos que alimenten el Sistema de informacin financiera,

aplicando instrumentos institucionales.
2. Hacer notas dbitos y crditos en el sistema de informacin financiera, acorde con

instrucciones y procedimientos institucionales establecidos.
3. Apoyar la liquidacin de los impuestos de predial e industria y comercio, segn

procedimientos institucionales y normativos.
4. Ejecutar el proceso de facturacin de predial e industria y comercio, aplicando el manual

operativo del sistema de informacin.
5. Cobrar y recolectar la cartera de la entidad de acuerdo con procedimientos establecidos y

6. Apoyar la actualizacin catastral y coordinar cuando lo disponga el jefe inmediato las

acciones pertinentes con el Instituto Geogrfico Agustn Codazzi
7. Certificar sobre el estado y avalo de los predios segn su competencia.

N.I.T. 891.480.027-1
8. Atender, orientar y dar respuesta al usuario en el registro de establecimientos pblicos,

segn procedimientos establecidos y normas vigentes
9. Asistir al Secretario de Despacho en los cobros coactivos a usuarios morosos, segn

instrucciones y normativa vigente.
10. Colaborar con el cuidado y conservacin de materiales y equipos asignados y velar por la
buena presentacin de su puesto de trabajo.
11. Elaborar y presentar informes peridicos al Director Financiero, segn solicitudes y



1.1. La informacin a registrar en el sistema de informacin es clasificada, segn los

campos y registros establecidos en el aplicativo o software utilizado.
1.2. Se registra diariamente los movimientos que alimenten el Sistema de informacin
financiera, aplicando instrumentos institucionales.
2.1. Se clasifica la informacin de acuerdo a las necesidades y requerimientos del sistema

de informacin.
2.2. Los listados de saldo a favor y en contra son elaborados, teniendo en cuenta los pagos
recibidos
2.3. Se hacen notas dbitos y crditos en el sistema de informacin financiera, acorde con
instrucciones y procedimientos institucionales establecidos.
3.1. Identificar valor a cancelar de predial, industria y comercio en los formularios aportados
por los usuarios.
3.2. Se verifican datos en los formatos o formularios de liquidacin de impuestos, segn
procedimientos y normas establecidas.
3.3. Se apoya la liquidacin de los impuestos de predial e industria y comercio, aplicando
instrumentos institucionales y normativos.
4.1. Se consulta el sistema de informacin, teniendo en cuenta las necesidades

institucionales.
4.2. La base de datos es indexada, segn aplicativo instalado

N.I.T. 891.480.027-1
4.3. Se ejecuta el proceso de facturacin de predial e industria y comercio, aplicando el

manual operativo del sistema de informacin.
5.1. Los estados de cartera son generados de acuerdo con procedimientos establecidos.
5.2. La conciliacin de cuentas con clientes es realizada de acuerdo con procedimientos
establecidos.
5.3. El acta de conciliacin es elaborada de acuerdo con procedimientos y formatos
establecidos.
5.4. La glosa es procesada teniendo en cuenta los soportes de facturacin, caractersticas
contractuales, normatividad vigente y procedimientos institucionales.
5.5. Los registros de pago de cuentas por cobrar son realizados de acuerdo con
5.6. Facilitar la concertacin de acuerdos de pagos de predial, industria y comercio,
teniendo en cuenta tiempo y costos de los pagos.
6.1. Se revisa la informacin suministrada por Instituto Geogrfico Agustn Codazzi.

6.2. La informacin recibida es instalada en el sistema de informacin, de acuerdo a
parmetros establecidos.
6.3. Se actualiza la informacin catastral y se coordina cuando lo disponga el jefe inmediato
las acciones pertinentes con el Instituto Geogrfico Agustn Codazzi
7.1. Se recibe solicitud de los usuarios, segn procedimientos establecidos

7.2. La informacin es clasificada, segn solicitudes de los usuarios.
7.3. Se certifica sobre el estado y avalo de los predios segn su competencia.
8.1. Se atiende y orienta al usuario sobre trmites en el registro de establecimientos

pblicos, segn requisitos establecidos.
8.2. Se recibe documentos de registro de establecimientos pblicos, previo cumplimiento de
requisitos.
8.3. Se da respuesta al usuario en el registro de establecimientos pblicos, teniendo en
cuenta tipo de procedimiento solicitado
9.1. Los usuarios morosos son identificados en el sistema de informacin, aplicando

procedimientos sistmicos establecidos.
9.2. Los listados de usuarios morosos son elaborados aplicando criterios de organizacin
establecidos (indexados)
9.3. Las cuentas de cobro a usuarios morosos son realizadas teniendo en cuenta listados
elaborados.
9.4. Las cuentas de cobro son firmadas por el secretario de despacho, una vez revisado y
verificado en los listados elaborados.
9.5. Se asiste al Secretario de Despacho en los cobros coactivos a usuarios morosos,
segn instrucciones y normas vigentes.

N.I.T. 891.480.027-1
10.1. Se colabora con el cuidado y conservacin de materiales y equipos asignados

10.2. El puesto de trabajo es mantenido en buenas condiciones
11.1. La informacin es clasificada y organizada, teniendo en cuenta los reportes a presentar.

11.2. Se elabora y presenta informes peridicos al Director Financiero, segn compromisos
fijados.
12.1. Se apoya al Secretario de despacho en el desarrollo de las actividades, programas y

b Evidencias
Producto
Reporte diario de movimientos de impuestos industria y comercio.

Notas dbitos y crditos realizadas
Facturas de predial e industria y comercio elaboradas.
Impuestos de predial e industria y comercio liquidados.
Registro de acuerdos de pagos realizados.
Actualizacin catastral realizada.
Reporte de certificados expedidos.
a Procesos y procedimientos propios de la actividad.

b Fuentes de registro de las operaciones financieras.
c Contratos y convenios institucionales.
d Normatividad de facturacin y cartera.
e Herramientas ofimticas.

Tipos de cartera.
Entidades publicas
Entidades privadas


N.I.T. 891.480.027-1
Transparencia
Adaptacin al cambio
Disciplina
Relaciones Interpersonales
Colaboracin


modalidad y experiencia
Equivalencia

N.I.T. 891.480.027-1

Nivel: Asistencial
Cdigo: 407
Grado: 07
responsables
Adelantar labores de asistencia operativa para las actividades relacionadas con el procesos de
estratificacin y ordenamiento del territorio, aplicando las normas vigentes y procedimientos
institucionales establecidos
1 Realizar labores de apoyo a los procesos administrativos que se ejecuten en la institucin de

conformidad con los planes, programas y proyectos establecidos.
2 Hacer las visitas oculares para la asignacin y verificacin del estrato socioeconmico, previa
de los usuarios o entidades solicitantes
3 Asistir las labores de visitas tcnicas y expedicin de certificados de uso de suelo, de

nomenclatura, control fsico y urbano; alto riesgo, cerramiento de lotes, segn solicitudes e
instrucciones del jefe inmediato.
4 Aplicar procedimientos relacionados con el ordenamiento del territorio y desarrollo urbano,

segn su competencia e instrucciones del jefe inmediato.
5 Apoyar en las labores de control fsico y comunicarlo a la Secretara de Planeacin, segn

6 Hacer recorridos en la zona urbana, identificando el cumplimiento de las normas que regulan
el desarrollo urbano, e informar al jefe inmediato sobre las novedades y casos encontrados,
teniendo en cuenta procedimientos institucionales establecidos.
7 Responder y velar por el uso y mantenimiento de los bienes y elementos entregados por el

N.I.T. 891.480.027-1
Municipio para el ejercicio de las actividades.

8 Mantener el orden y presentacin de la oficina a su cargo.

1.1. Las labores de apoyo son programadas y concertadas, teniendo en cuenta las competencias
ocupacionales y procedimientos establecidos.
1.2. Las labores son realizadas utilizando los insumos, e instrucciones dadas por el jefe
inmediato.
2.1. Las visitas son programadas segn orden de registro, necesidades de los usuarios y tiempos
establecidos en la normatividad vigente.
2.2. Los formularios son diligenciados segn gua metodolgica del DANE.
2.3. La cartografa de clasificacin por estratos es actualizada, teniendo en cuenta las
actualizaciones de estratificacin registrada en la base de datos.
2.4. Los informes de visitas es remitido al Comit de estratificacin, segn procedimientos
establecidos
3.1. Las visitas de inspeccin son realizadas, teniendo en cuenta instrucciones del superior,
programacin, necesidades de la dependencia y normas vigentes.
3.2. La aplicacin den normas son verificadas en los casos concretos solicitados por los usuarios
y la dependencia.
3.3. Los certificados son elaborados, teniendo en cuenta las visitas, atendiendo las solicitudes de
los usuarios y la aplicacin de las normas vigentes.
3.4. Los certificados son pasados al secretario de despacho para la respectiva firma, una vez
verificado el cumplimiento de requisitos.
4.1. La inspeccin ocular al predio es realizada, para verificar el cumplimiento de las normas para
la ubicacin de publicidad, segn solicitudes y procedimientos establecidos.
4.2. La verificacin de la normatividad aplicable en el sector donde se encuentra el predio objeto
de solicitud, es realizada para cuantificar el cobro del impuesto anual, segn procedimientos
establecidos.
4.3. Los permisos para publicidad exterior visual es elaborado segn normativa vigente y la
aplicacin de herramientas institucionales.
4.4. El documento de permiso es pasado al Secretario de despacho para la firma
correspondiente.
5.1. Las labores de control fsico a realizar son solicitadas al jefe inmediato y concertadas
teniendo en cuenta los procedimientos, tiempos establecidos y normativa vigente.

N.I.T. 891.480.027-1
5.2. Se coordina con la secretaria de gobierno el desarrollo de visitas tcnicas para el control
fsico y espacio pblico, acorde con las solicitudes, competencias y quejas recibidas por la
dependencia.
6.1. Los recorridos a realizar en la zona urbana del municipio, es programada teniendo en cuenta
las necesidades, prioridades y solicitudes de la comunidad.
6.2. Los recorridos son realizados, acorde con los cronogramas establecidos.
6.3. Los informes son elaborados y presentados al secretario de despacho, sobre novedades y
hallazgos encontrados.
7.1 Se colabora con el cuidado y conservacin de materiales y equipos asignados y velar por la
b. Evidencias
Producto
Visitas de estratificacin realizadas

Visitas de campo realizadas.
Certificados elaborados.
Reporte de procedimientos realizados con el ordenamiento del territorio.
Labores de control fsico apoyadas
Reporte de registros y reporte de casos y novedades encontrados.
Metodologa estratificacin DANE

Plan de Ordenamiento Territorial
Decreto 196 de 1999
Plan de Desarrollo.
Elaboracin de documentos y certificaciones.
Procedimientos urbansticos.
Categora: Tipo de procedimientos.

Clase: Estratificacin, usos del suelo, nomenclatura, control fsico, alto riesgo y otros


N.I.T. 891.480.027-1
Transparencia
Adaptacin al cambio
Disciplina
Relaciones
Interpersonales
Colaboracin
V.REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Equivalencia

N.I.T. 891.480.027-1
36. De La Secretaria Ejecutiva

Nivel: Asistencial
Cdigo: 425
Grado: 05
No. de cargos: Siete (7)
Ejecutar las actividades secretariales que sirven de apoyo al Secretario de Despacho en los
procedimientos Transversales de Gestin de Contratacin, Gestin de Servicios Administrativos,
Gestin del Talento Humano y Servicio al Ciudadano, a fin de contribuir al buen funcionamiento de
la institucin, segn instrucciones para el cumplimiento oportuno de sus funciones y administrar la
informacin de la dependencia aplicando la gestin documental
1 Realizar labores de recepcin en la dependencia, atender personal y telefnicamente al

Secretario de Servicios Administrativos.
2 Recibir, radicar, redactar y organizar la correspondencia, las actas, los certificados,

resoluciones y dems documentos para ponerla a disposicin del Secretario de despacho y
distribuirla de acuerdo con sus instrucciones.
3 Elaborar documentos utilizando herramientas ofimticas, de acuerdo a las necesidades de la

Secretara de Servicios Administrativos.
4 Llevar el registro y control de los documentos y archivos de la oficina, teniendo en cuenta las
normas relacionadas y procedimientos propios de la actividad



N.I.T. 891.480.027-1
7 Verificar que los diferentes Secretarios de Despacho realicen la evaluacin del desempeo
laboral de los funcionarios de carrera administrativa los cuales se realizan semestral o
anualmente (calificacin de servicio).



1.1. Se colabora con la elaboracin de agenda y con la organizacin de las reuniones que se
1.2. Se atienden las solicitudes de los usuarios y se lleva un control sistematizado de las
mismas.
1.3. Se someten a aprobacin las solicitudes que se reciben y se contestan de acuerdo a las
instrucciones recibidas por el Secretario de Despacho.
2.1. Los documentos y correspondencia elaborada son puestos a disposicin del Secretario de
Despacho para la firma y fines pertinentes.
2.2. La Correspondencia recibida y dems documentos son radicados y puestos a disposicin
del Secretario de Despacho y distribuida de acuerdo con sus instrucciones
2.3. La correspondencia y documentos de la dependencia son clasificados y archivados,
aplicando las normas del Sistema General de Archivo.
4.1. El registro y control de los documentos y archivos de la oficina, son administrados,

teniendo en cuenta las normas relacionadas y procedimientos propios de la actividad.

5.2. La necesidad del usuario se interpreta de acuerdo con sus derechos y deberes y
productos y servicios de la entidad

N.I.T. 891.480.027-1

7.1. La informacin para la elaboracin de evaluaciones y concertacin de objetivos es enviada

a los Directores de despacho, en los tiempos establecidos.
7.2. Se verifica que los diferentes Secretarios de despacho, realicen la evaluacin del
desempeo laboral de los funcionarios de carrera administrativa los cuales se realizan
semestral o anualmente (calificacin de servicio).
9.1 Se apoya en la recopilacin de la informacin de la dependencia, teniendo en cuenta las

metodologas e instrucciones recibidas.
9.2 Se apoya en la presentacin de informes de la secretara de servicios administrativos,
b Evidencias
Producto

otros.
Informes Elaborados
Agenda actualizada
Registro de informacin entregada a los usuarios
Tcnicas de archivo.

N.I.T. 891.480.027-1





Transparencia
Adaptacin al cambio
Disciplina
Relaciones
Interpersonales
Colaboracin


N.I.T. 891.480.027-1

Nivel: Asistencial
Denominacin del empleo: Secretaria Ejecutiva
Cdigo: 425
Grado: 05
responsables
Apoyar al Secretario de Despacho en todas las acciones administrativas, de Desarrollo Social y

Atencin al Pblico, segn instrucciones para el cumplimiento oportuno de sus funciones y
Administrar la informacin de la pendencia aplicando la gestin documental.
1. Apoyar al Secretario y Subsecretario de Despacho en el desarrollo de programas

sectoriales, actividades de Desarrollo Social, segn competencias y normativa vigente.

2.1. Identificar necesidades de informacin del ciudadano o usuario segn
procedimientos.
2.2. Informar al ciudadano o usuario con base en sus necesidades y canales de
comunicacin
3. Elaborar documentos utilizando herramientas ofimticas, de acuerdo a las necesidades

de la Secretara de Desarrollo Social.
4. Clasificar, registrar y controlar los documentos y archivos de la oficina, teniendo en cuenta

las normas relacionadas y procedimientos propios de la actividad.
5. Recibir, radicar, redactar y organizar la correspondencia, las actas, los certificados,

resoluciones y dems documentos para la firma del Secretario y Subsecretario de
Despacho y distribuirla de acuerdo con sus instrucciones.
6. Efectuar labores de recepcin en la dependencia, atender personal y telefnicamente al

N.I.T. 891.480.027-1
Secretario y Subsecretario de Desarrollo Social.

8. Elaborar informes peridicos al Secretario de Despacho, segn solicitudes y


1.1. Al Secretario y Subsecretario de Despacho, se le apoya en el desarrollo de programas

sectoriales, actividades de planeacin estratgica de la dependencia, segn
2.1.1. El usuario se recibe de acuerdo con protocolos de servicio y canales establecidos

2.1.2. La necesidad del usuario se interpreta de acuerdo con sus derechos y deberes y
2.1.3. La solicitud se traslada de acuerdo con atribuciones del rea y de la entidad
2.1.4. La informacin y datos sobre el usuario se registran segn procedimiento
2.1.5. La solicitud del usuario se clasifica segn criterios establecidos
2.1.6. Las aclaraciones a la solicitud se solicitan al usuario segn procedimiento
2.2.1 Los documentos con informacin tcnica y jurdica se consultan de acuerdo con los
requerimientos del usuario
2.2.2 El proyecto de respuesta se elabora de acuerdo con el anlisis de la solicitud y
procedimientos establecidos
2.2.3 La respuesta se verifica segn procedimientos establecidos
2.2.4 La respuesta se entrega de acuerdo con procedimientos asociados a cada canal de
atencin y protocolos de servicio
2.2.5 Los requerimientos hechos en otro idioma se responden en el mismo idioma de acuerdo
con requerimiento del usuario o ciudadano y procedimientos establecido
3.1. Los documentos se elaboran utilizando las herramientas ofimticas, software y

aplicativos instalados y de acuerdo a las necesidades de la dependencia.
4.1. La correspondencia es clasificada, registrada, controlada y distribuida diariamente de

acuerdo con los procedimientos establecidos en el sistema de gestin documental.
5.1. Se redacta, recibe, clasifica y se archiva los documentos de la dependencia, segn

N.I.T. 891.480.027-1
guas y metodologas establecidas.
6.1. Colabora con la elaboracin de la agenda y con la organizacin de las reuniones que se
6.2. Atiende las solicitudes de los usuarios y lleva un control sistematizado de las mismas.
6.3. Somete a aprobacin las solicitudes que se reciben y las contesta de acuerdo a las
instrucciones recibidas por el Secretario y Subsecretario de Despacho.
8.1. La informacin de la secretara de Desarrollo Social es recopilada, acorde con

metodologa y requerimientos.
8.2. Los informes de la secretara Desarrollo Social son presentados, acorde con
metodologa sugerida por las entidades solicitantes.
b. Evidencias
Producto

otros.
Informes Elaborados.
a. Sistema de gestin documental.

b. Tcnicas de archivo.
c. Informtica bsica.
d. Herramientas ofimticas.

N.I.T. 891.480.027-1





a Competencias Comunes Decreto 2539 de 2005
Transparencia
Adaptacin al cambio
Disciplina
Colaboracin


N.I.T. 891.480.027-1

Nivel: Asistencial
Cdigo: 425
Grado: 05
responsables
Ejecutar las actividades secretariales que sirven de apoyo al Secretario de Despacho en el

proceso Gestin Financiera, a fin de contribuir al buen funcionamiento de la institucin, segn
instrucciones para el cumplimiento oportuno de sus funciones y administrar la informacin de la
dependencia aplicando la gestin documental


3 Elaborar documentos utilizando herramientas ofimticas, de acuerdo a las necesidades de la

Secretara de Servicios Administrativos.
4 Llevar el registro y control de los documentos y archivos de la oficina, teniendo en cuenta las
normas relacionadas y procedimientos propios de la actividad



N.I.T. 891.480.027-1



mismas.




N.I.T. 891.480.027-1
8.1. Se apoya en la recopilacin de la informacin de la dependencia, teniendo en cuenta las

b. Evidencias
Producto

otros.
Informes Elaborados
Agenda actualizada
Tcnicas de archivo.




N.I.T. 891.480.027-1


Transparencia
Adaptacin al cambio
Disciplina
Relaciones
Interpersonales
Colaboracin
V.

N.I.T. 891.480.027-1

Nivel: Asistencial
Cdigo: 425
Grado: 05

proceso Misional Gestin de Gobierno, a fin de contribuir al buen funcionamiento de la institucin,
segn instrucciones para el cumplimiento oportuno de sus funciones y administrar la informacin
de la dependencia aplicando la gestin documental


3 Elaborar documentos utilizando herramientas ofimticas, de acuerdo a las necesidades de

la Secretara de Servicios Administrativos.
4 Llevar el registro y control de los documentos y archivos de la oficina, teniendo en cuenta




N.I.T. 891.480.027-1


mismas.




N.I.T. 891.480.027-1

b. Evidencias
Producto

otros.
Informes Elaborados
Agenda actualizada
Tcnicas de archivo.




N.I.T. 891.480.027-1


Transparencia
Adaptacin al cambio
Disciplina
Relaciones
Interpersonales
Colaboracin
V.

N.I.T. 891.480.027-1

Nivel: Asistencial
Cdigo: 425
Grado: 05

Sistema de Planeacin Institucional y/o sectorial y las estrategias de Desarrollo Econmico, a fin
de contribuir al buen funcionamiento de la institucin, segn instrucciones para el cumplimiento
oportuno de sus funciones y administrar la informacin de la dependencia aplicando la gestin
documental



la Secretara de Servicios Administrativos.




N.I.T. 891.480.027-1



mismas.




N.I.T. 891.480.027-1

b Evidencias
Producto

otros.
Informes Elaborados
Agenda actualizada
Tcnicas de archivo.



N.I.T. 891.480.027-1


Transparencia
Adaptacin al cambio
Disciplina
Relaciones
Interpersonales
Colaboracin



N.I.T. 891.480.027-1

Asistencial
Cdigo: 425
Grado: 05
responsables
procesos Misionales de Salud y Seguridad Social, a fin de contribuir al buen funcionamiento de la
institucin, segn instrucciones para el cumplimiento oportuno de sus funciones y administrar la

Secretario de Despacho


la Secretara de Despacho




N.I.T. 891.480.027-1



mismas.




N.I.T. 891.480.027-1

b. Evidencias
Producto

otros.
Informes Elaborados
Agenda actualizada
Tcnicas de archivo.



N.I.T. 891.480.027-1


Transparencia
Adaptacin al cambio
Disciplina
Relaciones
Interpersonales
Colaboracin
V.

N.I.T. 891.480.027-1

Nivel: Asistencial
Cdigo: 425
Grado: 05
procesos Misionales de Transito y Movilidad, a fin de contribuir al buen funcionamiento de la
institucin, segn instrucciones para el cumplimiento oportuno de sus funciones y administrar la



la Secretara de Transito y Movilidad.




N.I.T. 891.480.027-1


mismas.




N.I.T. 891.480.027-1

b. Evidencias
Producto

otros.
Informes Elaborados
Agenda actualizada
Tcnicas de archivo.




N.I.T. 891.480.027-1

Transparencia
Adaptacin al cambio
Disciplina
Relaciones
Interpersonales
Colaboracin
V.

N.I.T. 891.480.027-1
43. Del Celador

Nivel: Asistencial
Denominacin del empleo: Celador
Cdigo: 477
Grado: 03
responsables
Ejecutar las labores de vigilancia y custodia de instalaciones fsicas y edificaciones; y controlar

el acceso de personas a las dependencias y orientacin al usuario, segn procedimientos
institucionales.
a. Descripcin de Funciones Esenciales
1. Garantizar el normal ingreso y salida de funcionarios de la administracin municipal o

dependencia en la cual sea asignado.
2. Controlar el ingreso y salida de personas visitantes o pblico en general que llega a las
dependencias de la alcalda o institucin en la cual sea asignado.
3. Brindar informacin y orientacin de buena calidad a los usuarios con respecto al servicio
que le solicitan.
4. Controlar el ingreso o egreso de paquetes segn los procedimientos establecidos por la

alcalda.
5. Velar por la custodia y proteccin de las instalaciones locativas, bienes muebles y de los
elementos que le sean asignados.
6. Mantener control y registro, segn las autorizaciones previas y procedimientos, sobre los
vehculos (motos y bicicletas), que ingresen a las instalaciones de la alcalda o institucin
donde sea asignado, indicando tipo de vehculo.
Asistir al Secretario de Despacho en el desarrollo de programas sectoriales de la


N.I.T. 891.480.027-1
Elaborar informes peridicos de la gestin realizada con sus logros, los cuales harn parte
integral del informe de gestin de la dependencia, segn solicitudes y concertacin de
objetivos.

1.1. Se garantiza el normal ingreso y salida de funcionarios de la administracin municipal o

dependencia en la cual sea asignado.
2.1. El ingreso y salida de personas visitantes o pblico es controlada, acorde con los
procedimientos institucionales establecidos
3.1. Se brinda informacin y orientacin de buena calidad a los usuarios con respecto al
servicio que le solicitan.
4.1. El ingreso o egreso de paquetes son controlados, segn los procedimientos

establecidos por la alcalda.
5.1. Se custodia y protege las instalaciones locativas, bienes muebles y de los elementos
que le sean asignados,
6.1. Se mantiene control y registro, segn las autorizaciones previas y procedimientos,

sobre los vehculos (motos y bicicletas), que ingresen a las instalaciones de la alcalda
o institucin donde sea asignado, indicando tipo de vehculo.
7.1. Al Secretario de Despacho, se le asiste en el desarrollo de las actividades, programas


8.2. Los informes son elaborados peridicamente con sus logros, los cuales harn parte
objetivos.
b. Evidencias
Producto
Disponibilidad del servicio a la entrada y salida de los servidores pblicos en los horarios

N.I.T. 891.480.027-1
establecidos.
Reportes de novedades del servicio.
Manejo de Equipos de comunicacin.

Buenas relaciones interpersonales.
Planta de personal y estructura administrativa
Categora: Tipo de Bienes

Clase: Muebles, inmuebles y enseres
Categora: Edificaciones pblicas.

Clase: Alcalda, Casa de la Cultura, CECAM, Centro de Acopio, Transito y Transportes, Parador
Nutico.
Transparencia
Adaptacin al cambio
Disciplina
Relaciones
Interpersonales
Colaboracin

Terminacin y aprobacin de tres (3)
aos de educacin bsica primaria Seis (6) meses de experiencia relacionada

N.I.T. 891.480.027-1
44. Del Auxiliar Administrativo

Nivel: Asistencial
Cdigo: 407
Grado: 04
Dependencia: Secretara de Deporte, Recreacin y
Actividad Fsica
Apoyar las labores de administracin de los escenarios deportivos de propiedad del municipio; y
el desarrollo de las actividades de deporte, recreacin y aprovechamiento del tiempo libre de
conformidad con los instrumentos institucionales y normativos.
1. Asistir al Secretario de Despacho en la programacin y prstamo de los escenarios

deportivos y recreativos, segn procedimientos institucionales.

3. Recibir, radicar, redactar y organizar la correspondencia, las actas, los certificados,

4. Recibir, atender y orientar al usuario en el proceso de actividades relacionadas con los

programas de deporte, recreacin y aprovechamiento del tiempo libre, de acuerdo a
programas y eventos ofertados por la Secretara.
5. Elaborar informes y reportes que requiera la dependencia para asegurar el cumplimiento de

solicitudes realizadas por la administracin municipal y entidades de control.


N.I.T. 891.480.027-1

1.1. Las solicitudes de prstamos, son recibidas, segn procedimientos institucionales

1.2. La disponibilidad de escenarios deportivos, son verificadas, segn formatos definidos
1.3. Se autoriza la utilizacin de escenarios deportivos, previo cumplimiento de requisitos
establecidos
1.4. Los informes son presentados a las entidades solicitantes, segn formatos
recomendados
2.1. Se identifican necesidades de informacin del ciudadano o usuario segn procedimientos.

2.2. Se informa al ciudadano o usuario con base en sus necesidades y canales de
comunicacin.
3.1. Se redacta, recibe, clasifica y se archiva los documentos de la dependencia, segn guas
y metodologas establecidas.

5.1. La informacin de la Secretara de Deporte y Recreacin es recopilada y clasificada,

5.2. Los informes de la dependencia son presentados, acorde con los requerimientos y
solicitudes del Secretario de Despacho
b Evidencias
Producto
Reporte mensual de actividades realizadas y recaudos producto del prstamo de

escenarios deportivos del municipio.
Registro de informacin suministrada los a ciudadanos.
Registro de correspondencia recibida y despachada.
Informes elaborados.

N.I.T. 891.480.027-1
Inscripcin y registro de ciudadanos en las actividades ofertadas por la dependencia.
Conocimiento bsico de sistemas.

Tcnicas de Archivo.
Categora: tipo de Usuarios

Clase: Nios, Nias, Jvenes, Adultos, Adultos Mayores
Categora: Solicitud de Prstamo

Clase: Estadio Municipal, Cancha Bernardo Bolvar, Coliseo Cubierto, Polideportivo
Municipal.
Cancha Sinttica.
Competencias Comunes
Transparencia
Competencias por Nivel Jerrquico
Adaptacin al cambio
Disciplina
Colaboracin


N.I.T. 891.480.027-1

Nivel: Asistencial
Cdigo: 407
Grado: 04
responsables
Adelantar labores de asistencia operativa para las actividades de recuperacin del espacio
pblico y de las actividades propias del proceso Misional de Gobierno, de conformidad con las
normas vigentes y los programas establecidos en los planes estratgicos diseados para la
vigencia.
1. Apoyar la Administracin del espacio pblico, segn procedimientos establecidos

2. Asistir al Secretara de Gobierno en el desarrollo de las actividades orientadas a la

inspeccin, control y vigilancia de los establecimientos abiertos al pblico, conforme a lo
establecidas en la ley 232 de 1995 y otras normas.
3. Programar la realizacin de censos a establecimientos, gremios, organizaciones, ONGs,

entre otras, discriminando su actividad comercial y mantener actualizada esta base de
datos.
4. Apoyar a la Secretara de Gobierno en la programacin y ejecucin de operativos

peridicos de control a la circulacin de animales que deambulan por las calles y expedir
los requerimientos pertinentes con sus sanciones.
5. Asistir al Secretario de Despacho en el desarrollo de programas sectoriales de la

6. Inventariar, cuidar y conservar los materiales y equipos asignados y velar por la buena
presentacin de su dependencia.

N.I.T. 891.480.027-1
7. Elaborar informes peridicos de la gestin realizada con sus logros, los cuales harn parte
objetivos.

1.1. Los sectores de ocupacin indebida al espacio pblico son identificados y se reacciona
oportunamente para su restitucin, aplicando los procedimientos establecidos.
1.2. Las ventas ambulantes del Municipio son organizadas conservando la esttica y
funcionalidad de los mismos, manteniendo control peridico sobre ellas, aplicando
instrumentos legales e institucionales
1.3. Se controla permanente las rifas ilegales, eventos y ferias que se realicen sin el
permiso de la Secretara de Gobierno.
1.4. A la fuerza pblica se le acompaa en la aplicacin de las diferentes medidas de
espacio pblico de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.
1.5. Se verifica que la ubicacin de vallas, pasacalles, afiches y propaganda cuenten con los
respectivos permisos y se coordina el retiro de los que hayan sido fijados contrario a la
ley.
1.6. Las diferentes ventas ambulantes forneas son identificadas y se procede al retiro de
stas con la colaboracin de la fuerza pblica, cuando no cuenten con la autorizacin
del despacho.
1.7. Se crean estrategias de verificacin a los vendedores ambulantes, estacionarios,
lustrabotas, braceros, entre otros, para que porten el carn respectivo vigente y ayudar
a su elaboracin.
2.1. Las visitas peridicas a los establecimientos abiertos al pblico son programadas para
verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos para su funcionamiento y se
requiere cuando sea el caso realizando el respectivo seguimiento.
2.2. Se apoya a la fuerza pblica en la aplicacin de las diferentes medidas de control de
establecimientos comerciales, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.
3.1. Se idntica los establecimientos, gremios, organizaciones, ONGs, entre otras, segn el
registro de industria y cmara de comercio.
3.2. La Informacin por cada establecimiento gremios, organizaciones, ONGs, entre otras,
es recopilada y actualizada segn el sistema de informacin propuesto.
3.3. Se reporta la actualizacin de la base de datos de establecimiento, gremios,
organizaciones, ONGs, entre otras, segn solicitudes recibidas
4.1. A la Secretara de gobierno se le apoya en la programacin y ejecucin de operativos

N.I.T. 891.480.027-1
peridicos de control a la circulacin de animales que deambulan por las calles y

expedir los requerimientos pertinentes con sus sanciones.
5.1. Al Secretario de Despacho, se le asiste en el desarrollo de las actividades, programas

6.1. Los materiales y equipos asignados son inventariados y conservados, de acuerdo a los
requisitos.

7.1. Los informes son elaborados peridicamente con sus logros, los cuales harn parte
objetivos.
b. Evidencias
Producto
Plan de trabajo espacio pblico formulado

Reporte de actividades realizadas.
Avance del plan de trabajo espacio publico
Registros de control a establecimientos abiertos al pblico
Informes entregados
Base de Datos Actualizada de establecimientos pblicos
Operativos de control de animales
Estrategias de verificacin de identidad a los vendedores ambulantes.
Operativos de control a establecimientos pblicos y espacio pblico.

Cdigo nacional y departamental de polica

Rgimen procedimental de las contravenciones
Funcin pblica
Cdigo nico Disciplinario
herramientas ofimticas
Poltica Municipal de Espacio Pblico.
Manual de convivencia.
Cdigo departamental de polica
Plan de ordenamiento territorial.
Y dems normas propias de la actividad

N.I.T. 891.480.027-1
Categora: Espacio Pblico.

Clase: Zonas peatonales, Zonas verdes, Parques, Plaza Pblica, otros
Categora: Tipo de establecimientos

Clase: Establecimientos pblicos, gremios, organizaciones, ONGs, vendedores ambulantes,
estacionarios, entre otros

Transparencia
Adaptacin al cambio
Disciplina
Relaciones
Interpersonales
Colaboracin
Terminacin y aprobacin de dos (2) Doce (12) meses de experiencia

aos de educacin bsica secundaria relacionada
Equivalencia

N.I.T. 891.480.027-1

Nivel: Asistencial
Cdigo: 407
Grado: 04
responsables
Realizar un manejo integral a la correspondencia interna y externa, a los documentos de

facturacin de industria y comercio de la Secretara de Hacienda, acorde con los procedimientos
1 Organizar la facturacin correspondiente al predial e industria y comercio del municipio para

ser entregada a cada usuario, segn procedimientos establecidos
2 Administrar y custodiar la correspondencia a entregar y dems documentos, siguiendo

3 Llevar documentacin a los usuarios del sistema de industria y comercio o lugares indicados
por el jefe inmediato, segn procedimientos institucionales y en los tiempos establecidos.
4 Distribuir la correspondencia interna y externa que le sea encomendad, por el jefe inmediato
teniendo en cuenta su competencia y compromisos establecidos.
5 Ayudar al Secretario de Despacho en las labores en cumplimiento de las gestiones del

sistema tributarias, de acuerdo a las competencias y compromisos laborales.
6 Presentar informes peridicos de las actividades desarrolladas, segn solicitudes y



N.I.T. 891.480.027-1
1.1. La facturacin de industria y comercio es organizada, segn procedimientos establecidos.

1.2. Se clasifica la facturacin de predial, industria y comercio de acuerdo a direcciones, barrios y
establecimientos comerciales.
2.1. La correspondencia es recibida siguiendo instrucciones y recomendaciones del jefe

inmediato.
2.2. La correspondencia se entrega en el tiempo establecido, a la persona o empresa indicada.
2.3. Se Recibe y se tramita la correspondencia y documentacin recibida y enviada para
constatar o efectuar su oportuna respuesta o solucin.
3.1. La facturacin de predial, industria y comercio es transportada, teniendo en cuenta los

cuidados necesarios, para evitar la prdida y el deterioro,
3.2. Se entrega la facturacin de predial, industria y comercio, acorde con las recomendaciones
e instrucciones impartidas por el jefe inmediato
4.1. Se Distribuye la correspondencia interna y externa que le sea encomendada, por el jefe
inmediato teniendo en cuenta su competencia y compromisos establecidos.
4.2. Se presenta planilla de recibido y entregado de correspondencia interna y externa de la
dependencia.
5.1. Al secretario de despacho se le apoya en las actividades encomendadas, teniendo en cuenta

conocimientos, competencias y compromisos establecidos.
5.2. Se elabora informe de las actividades realizadas, siguiendo procedimientos y metodologas
establecidas.
6.1. La informacin de la gestin realizada establecida en los compromisos laborales es

clasificada teniendo en cuenta los insumos, soportes y tiempos establecidos.
6.2. La informacin es registrada en los formatos establecidos previamente, entregada al jefe
inmediato y almacenada en el portafolio de evidencias
b. Evidencias
Producto
a Facturas de predial entregadas.

b Facturas de industria y comercio entregado.
c Correspondencia interna y externa recibida y entregada.
d Planillas de recibido entregados.
e Informes y registros de las actividades realizadas.
f Actividades de apoyo encomendadas realizadas.

N.I.T. 891.480.027-1
Clasificacin de la informacin.
Zona urbana del municipio.
Nomenclatura de direcciones.

Clase: Facturacin Predial, Facturacin Industria y Comercio, Correspondencia interna y externa.

Transparencia
Adaptacin al cambio
Disciplina
Relaciones
Interpersonales
Colaboracin

Terminacin y aprobacin de dos (2) Doce meses de experiencia relacionada
Equivalencia

N.I.T. 891.480.027-1

Nivel: Asistencial
Cdigo: 407
Grado: 04
responsables
Realizar un manejo integral a la correspondencia interna y externa, a los documentos de

facturacin de industria y comercio de la Secretara de Hacienda, acorde con los procedimientos
1 Organizar la facturacin correspondiente al predial e industria y comercio del municipio para

ser entregada a cada usuario, segn procedimientos establecidos
2 Administrar y custodiar la correspondencia a entregar y dems documentos, siguiendo

3 Llevar documentacin a los usuarios del sistema de industria y comercio o lugares indicados
por el jefe inmediato, segn procedimientos institucionales y en los tiempos establecidos.
4 Distribuir la correspondencia interna y externa que le sea encomendad, por el jefe inmediato
teniendo en cuenta su competencia y compromisos establecidos.
5 Ayudar al Secretario de Despacho en las labores en cumplimiento de las gestiones del

sistema tributarias, de acuerdo a las competencias y compromisos laborales.
6 Presentar informes peridicos de las actividades desarrolladas, segn solicitudes y



N.I.T. 891.480.027-1
1.3. La facturacin de industria y comercio es organizada, segn procedimientos establecidos.

1.4. Se clasifica la facturacin de predial, industria y comercio de acuerdo a direcciones, barrios y
establecimientos comerciales.
2.4. La correspondencia es recibida siguiendo instrucciones y recomendaciones del jefe

inmediato.
2.5. La correspondencia se entrega en el tiempo establecido, a la persona o empresa indicada.
2.6. Se Recibe y se tramita la correspondencia y documentacin recibida y enviada para
constatar o efectuar su oportuna respuesta o solucin.
3.3. La facturacin de predial, industria y comercio es transportada, teniendo en cuenta los

cuidados necesarios, para evitar la prdida y el deterioro,
3.4. Se entrega la facturacin de predial, industria y comercio, acorde con las recomendaciones
e instrucciones impartidas por el jefe inmediato
4.3. Se Distribuye la correspondencia interna y externa que le sea encomendada, por el jefe
inmediato teniendo en cuenta su competencia y compromisos establecidos.
4.4. Se presenta planilla de recibido y entregado de correspondencia interna y externa de la
dependencia.
5.3. Al secretario de despacho se le apoya en las actividades encomendadas, teniendo en cuenta

conocimientos, competencias y compromisos establecidos.
5.4. Se elabora informe de las actividades realizadas, siguiendo procedimientos y metodologas
establecidas.
6.3. La informacin de la gestin realizada establecida en los compromisos laborales es

clasificada teniendo en cuenta los insumos, soportes y tiempos establecidos.
6.4. La informacin es registrada en los formatos establecidos previamente, entregada al jefe
inmediato y almacenada en el portafolio de evidencias
b. Evidencias
Producto
g Facturas de predial entregadas.

h Facturas de industria y comercio entregado.
i Correspondencia interna y externa recibida y entregada.
j Planillas de recibido entregados.
k Informes y registros de las actividades realizadas.
l Actividades de apoyo encomendadas realizadas.

N.I.T. 891.480.027-1
Clasificacin de la informacin.
Zona urbana del municipio.
Nomenclatura de direcciones.

Clase: Facturacin Predial, Facturacin Industria y Comercio, Correspondencia interna y externa.

Transparencia
Adaptacin al cambio
Disciplina
Relaciones
Interpersonales
Colaboracin

Terminacin y aprobacin de dos (2) Doce meses de experiencia relacionada
Equivalencia

N.I.T. 891.480.027-1

Nivel: Asistencial
Cdigo: 407
Grado: 04
responsables
Ejecutar labores de asistencia operativa para las actividades propias del proceso transversal de
Gestin Administrativa, en especial las relacionadas con la administracin de recursos fsicos y
materiales y administracin de bienes muebles e inmuebles, de conformidad con los
procedimientos y normas establecidas.
1. Apoyar el Registro de los bienes segn procedimientos y normas vigentes
2. Almacenar los bienes segn instrucciones del superior inmediato y procedimientos

establecidos.
3. Apoyar al tcnico administrativo de almacn en la entrega de bienes, teniendo en cuenta

los planes establecidos
4. Asistir la ejecucin de la toma fsica de bienes segn polticas y normas establecidas.
5. Ejecutar los procesos de Identificacin de bienes no tiles a la entidad en inservibles u

obsoletos y prdida segn criterios establecidos



N.I.T. 891.480.027-1
1.1. Se asiste en el cotejo fsico de bienes contra documento soporte segn procedimientos
y normas vigentes
1.2. Los bienes son Ingresados al sistema de informacin segn procedimientos e
instrucciones del superior inmediato.
1.3. Apoyar la codificacin de los bienes teniendo en cuenta normatividad vigente.
2.1. Los espacios fsicos son adecuados, segn especificaciones de almacenaje

2.2. Los bienes en espacio fsico son ordenados y clasificados de acuerdo con
requerimientos tcnicos
3.1. Los bienes son entregados a sus destinatarios segn procedimientos

3.2. El recibido a satisfaccin de los bienes por parte de sus destinatarios es verificado
segn protocolos
3.3. La constancia del recibido de los bienes a satisfaccin se realiza segn procedimientos
y en los formatos establecidos
4.1. El formato correspondiente a la toma fsica se deja disponible segn procedimiento

establecidos
4.2. Se apoya la realizacin del inventario individual de bienes es revisado en los tiempos
previstos.
5.1. Los bienes en desuso son identificados, aplicando procedimientos establecidos

5.2. Los bienes en desuso son clasificados, segn criterios tcnicos.
6.1. Al Secretario de Despacho, se le apoya en el desarrollo de las actividades, programas

b Evidencias
Producto
Bienes identificados y registrados.

Bienes almacenados.
Espacios de almacenamiento adecuados.
Reporte de bienes entregados.
Inventarios realizados.
Bienes en desuso clasificados
Bienes en desuso identificados.
Informes peridicos presentados.

N.I.T. 891.480.027-1
c Conocimientos Bsicos.
a Conocimientos bsicos de manejo de bienes

b Conocimientos bsicos de seguridad industrial
c Normas tcnicas de almacenaje de bienes.
d Inventarios.
e Herramientas ofimticas.
f Especificaciones tcnicas de los bienes
Tipo de bien:
- Devolutivos y de servicios especializados
- De consumo y de servicios
Tipos de mantenimiento:
preventivo y correctivo

Transparencia

Adaptacin al cambio
Disciplina
Colaboracin

Terminacin y aprobacin de dos (2) Doce (12) meses de experiencia relacionada

Equivalencia

N.I.T. 891.480.027-1

N.I.T. 891.480.027-1

Nivel: Asistencial
Cdigo: 487
Grado: 03
responsables
Apoyar las labores institucionales de Transito y Movilidad, en especial las que tienen que ver con
el registro de la informacin de trnsito, de acuerdo a los procedimientos legales vigentes y
necesidades de los usuarios.
1 Atender y orientar al pblico en todo lo relacionado con documentos de vehculos en trmite,

aplicando los procedimientos establecidos.
2 Buscar en el archivo la informacin o documentacin que le sea solicitada, previa solicitud y

tramite realizar.
3 Legajar y organizar la documentacin correspondiente a cada trmite o expediente;
4 Coordinar el envo de expedientes a las autoridades pertinentes cuando ste no sea

competencia de esta dependencia, segn las instrucciones del superior inmediato.
5 Administrar archivo de documentos de todos los vehculos radicados en la Secretara, en

forma ordenada segn la normas de Ley de archivo.
6 Diligenciar los documentos internos de soporte que permiten legalizar y dejar constancia de
todos y cada uno de trmites realizados.
7 Suministrar y entregar informacin a los funcionarios de la Secretara de Trnsito

debidamente autorizadas en los procedimientos establecidos.
8 Apoyar, asistir y colaborar con su jefe inmediato en la atencin y respuesta a las inquietudes,

N.I.T. 891.480.027-1
consultas y requerimientos verbales o escritos formulados por los usuarios, autoridades y

pblico en general.
9 Colaborar en el mantenimiento del orden, la limpieza y la organizacin del rea de trabajo
10 Presentar informes peridicos de las actividades realizadas orientada al cumplimiento de las

metas establecidas en el plan de compromisos laborales..

1.1. Las solicitudes de los usuarios son recibidas, segn el orden, necesidad y prioridades
1.2. Las solicitudes son revisadas segn documentos y soportes presentados.
1.3. Al usuario se le atiende y orienta de acuerdo con los trmites a realizar, teniendo en cuenta
los soportes y solitudes realizadas.
2.1. La informacin es buscada con nmero de placa de vehculo, siguiendo los procedimientos
establecidos por la institucin.
2.2. La informacin es entregada previo cumplimiento de requisitos solicitados y soportados
3.1. La documentacin archivar de cada tramite es organizado, segn procedimientos normas de

archivo.
3.2. Los documentos son archivados una vez, haya cumplido el proceso de tramite
4.1. Los expedientes son organizados y preparados, cuando el procedimiento no es competencia

de la dependencia.
4.2. El envi de expedientes es coordinados, de acuerdo a procedimientos establecidos por la
dependencia.
5.1. Los instrumentos de descripcin necesarios son elaborados, para aumentar la efectividad en
la localizacin, resguardo y respuesta oportuna de la informacin, preparando ndices, guas
e inventarios.
5.2. Se aplican las polticas archivsticas para facilitar la consulta.
5.3. Los controles necesarios para el adecuado manejo y conservacin del archivo de gestin son
ejecutados, aplicando procedimientos e instrumentos institucionales.
6.1. Los documentos de trmites realizados son organizados, aplicando procedimientos

establecidos.
6.2. Se diligencian los documentos necesarios internos que evidencien el desarrollo y ejecucin
del tramite
6.3. Se deja copia o evidencia de cada uno de los trmites realizados, por la dependencia o

N.I.T. 891.480.027-1
rea.
7.1. Se recibe solicitud de informacin por parte de los servidores pblicos de la dependencia,
segn trmites y procedimientos establecidos.
7.2. La informacin es suministrada y entregada segn orden de solicitud y tramites en proceso.
8.1. Se recibe solicitudes del jefe inmediato y se verifica el contenido, teniendo en cuenta
prioridades y procedimientos.
8.2. Se da respuestas de las solicitudes realizadas, aplicando procedimientos institucionales
establecidos.
8.3. Al jefe inmediato se le apoya, se asiste y colabora en sus solicitudes, deteniendo en cuenta
competencias y alcance de las consultas y requerimientos verbales o escritos.
9.1 se colabora con el mantenimiento y limpieza del rea de trabajo en las horas recomendadas.
9.2 Los equipos bajo su custodia sern cuidados, atendiendo sugerencias tcnicas y operativas.
10.1 La informacin es recogida y clasificada segn cronogramas y necesidades.

10.2 La informacin es registrada, organizada y enviada segn formatos, cronogramas y
metodologas sugeridas.
b. Evidencias
Producto
Publico orientado en los trmites de registro de vehculos.

Archivo ordenado.
Documentos de trmites diarios radicados y archivados.
Registro de trmites realizados diarios.
Registro de recibido y radicado de expedientes.
Registro y radicado de expedientes enviados.
Registro diario de documentos prestados a servidores pblicos de la institucin.
Informes de actividades realizadas.
a Cdigo Nacional de Trnsito y dems normas complementarias y reglamentarias sobre la

materia
b Cdigo nico disciplinario
c Ley general de archivo
e Relaciones humanas
a) Requisitos y procedimientos para registrar vehculos.

N.I.T. 891.480.027-1
b) Conocimientos Bsicos Sistemas de Informacin.

c) Base de Datos.
d) Aplicativo para el procesamiento de informacin registro de vehculos.
Categora: Tipo de Tramites.

Clase: Cambio de Placas, Expedientes recibidos, traslado de vehculos, cambio de motor, color,
entre otros.

Transparencia
Adaptacin al cambio
Disciplina
Relaciones
Interpersonales
Colaboracin

Terminacin y aprobacin de tres (3) Seis (6) meses de experiencia relacionada

aos de educacin bsica primaria

N.I.T. 891.480.027-1

Nivel: Asistencial
Cdigo: 487
Grado: 03
responsables
Ejecutar labores institucionales de Transito y Movilidad, en especial las que tienen que ver con el
registro de la informacin de trnsito, avalos y peritazgos de acuerdo a los procedimientos
legales vigentes y necesidades de los usuarios.
1 Atender y orientar al pblico en todo lo relacionado con documentos de vehculos en trmite,

aplicando los procedimientos establecidos.
2 Revisar conceptos de avalos de vehculos y hacer las observaciones correspondientes,

aplicando procedimientos legales e institucionales.
3 Elaborar licencias, certificados y estados de cuentas o paz y salvo de vehculos segn

necesidad de los usuarios previo cumplimiento de requisitos legales e institucionales.
4 Practicar avalos en las inspecciones oculares que deba adelantar la dependencia de

conformidad con las normas legales vigentes.
5 Administrar y mantener al da los sistemas de informacin relacionados con el registro de

vehculos, segn manual de operativo.
6 Realizar inspecciones - tcnico judiciales, segn solicitudes de las fiscalas y juzgados.
7 Dar respuesta a entidades que soliciten informacin referente a los vehculos matriculados
en la Secretara de Trnsito, teniendo en cuenta procedimientos institucionales y legales

N.I.T. 891.480.027-1
8 Elaborar informes peridicos sobre especies venales para el Ministerio de Transporte, segn
formatos o metodologas establecidas.
9 Elaborar informe para el Registro Nacional Automotor al Ministerio de Transportes, divisin

territorial de Pereira y dems entidades solicitantes, teniendo en cuenta formatos y
10 Presentar informes peridicos de las actividades realizadas orientada al cumplimiento de las

metas establecidas en el plan de compromisos laborales..

1.1. Las solicitudes de los usuarios son recibidas, segn el orden, necesidad y prioridades
1.2. Las solicitudes son revisadas segn documentos y soportes presentados.
1.3. Al usuario se le atiende y orienta de acuerdo con los trmites a realizar, teniendo en
cuenta los soportes y solitudes realizadas.
2.1. Se reciben documentos atendiendo las solicitudes de los usuarios, segn procedimientos
establecidos.
2.2. Los avalos son revisados teniendo en cuenta los la informacin suministrada y el
cumplimiento previo de los requisitos.
2.3. Las observaciones son realizadas, teniendo cuenta la revisin de documentos del vehculo
y propietario.
3.1. Al usuario se le orienta en los trmites legales sobre registro de vehculos, segn
procedimientos institucionales y legales.
3.2. Los documentos para el registro de vehculos, certificados y estados de cuentas o paz y
salvo son revisados, aplicando instrumentos institucionales y legales.
3.3. Los certificados, licencias y paz y salvos o estados de cuentas son elaborados, previo
cumplimiento de requisitos legales.
4.1. Las solicitudes de avalos oculares son revisadas, segn procedimientos establecidos.
4.2. Los avalos en las inspecciones oculares se realizan de conformidad con las normas
legales vigentes
5.1. Los trmites relacionados con el registro de vehculos, se consultan en el sistema de

informacin, segn solicitudes de los usuarios.
5.2. Los trmites son procesados en el sistema de informacin previo cumplimiento de los

N.I.T. 891.480.027-1
requisitos por parte de los usuarios o propietarios de vehculos.

5.3. La informacin de cada uno de los expedientes de vehculos es cargado al sistema,
teniendo en cuenta el manual operativo del sistema de informacin.
6.1. La informacin es consultada y organizada teniendo en cuenta procedimientos

establecidos.
6.2. Las informacin es presentada, segn solicitudes establecidas por la fiscala y juzgados
7.1. La informacin es recogida y clasificada segn cronogramas, necesidades y solicitudes

de las entidades
7.2. La informacin es registrada, organizada y enviada segn formatos, cronogramas y
b. Evidencias
Producto
Publico orientado en los trmites de registro de vehculos.

Archivo ordenado.
Documentos de trmites diarios radicados y archivados.
Registro de trmites realizados diarios.
Registro de recibido y radicado de expedientes.
Registro y radicado de expedientes enviados.
Registro diario de documentos prestados a servidores pblicos de la institucin.
Informe clasificado de vehculos matriculados clasificados.
Informes de especies venales, registro automotor y Dian presentados
Avalos revisados.
Inspecciones judiciales respondidas
Informes de actividades realizadas.
a Cdigo Nacional de Trnsito y dems normas complementarias y reglamentarias sobre la

materia
b Cdigo nico disciplinario
c Ley general de archivo
e Relaciones humanas
f Requisitos y procedimientos para registrar vehculos.
g Conocimientos Bsicos Sistemas de Informacin.
h Base de Datos.
i Aplicativo para el procesamiento de informacin registro de vehculos.

N.I.T. 891.480.027-1
j Avalos de vehculos
k Peritaje
Categora: Tipo de Tramites.

Clase: Cambio color, motor, matricula inicial, chasis, cambio de propietario, certificados, entre
otros
Transparencia
Adaptacin al cambio
Disciplina
Relaciones
Interpersonales
Colaboracin



N.I.T. 891.480.027-1

Nivel: Asistencial
Cdigo: 407
Grado: 03
responsables
Registrar y despachar la informacin que se recibe directamente en la Administracin Municipal o

a travs de los sistemas de correos para dar un manejo adecuado a dicha informacin, y hacerla
llegar en forma oportuna a las dependencias y mantener un seguimiento de la misma, para la
eficiente administracin documental.
1. Recepcionar y radicar correspondencia, aplicando los procedimientos establecidos y

normas vigentes.
2. Registrar la comunicacin, segn medio o aplicativo sistmico.
3. Hacer seguimiento a los tiempos de respuesta y gestin de las peticiones, quejas,

reclamos y sugerencias y elaborar los informes peridicos sobre la materia y los dems a
que haya lugar.
4. Fijar horarios para la recepcin de correspondencia en la ventanilla nica, en un lugar

visible y de fcil acceso para los ciudadanos.
5. Remitir las comunicaciones sin firma a la dependencia competente, quienes avisaran las
acciones recomendadas, segn procedimientos establecidos.
6. Tramitar las comunicaciones por fax, de acuerdo a tablas de retencin documental y

cuando se utilice papel qumico debern reproducirse sobre papel que garantice su
permanencia y durabilidad.
7. Recibir la planilla de correspondencia interna con las respectivas comunicaciones, en los

N.I.T. 891.480.027-1
horarios fijados para tal fin
8. Despachar y entregar la correspondencia mediante los sistemas de correos utilizados,

segn instrucciones del superior inmediato.

1.1. Se abre las comunicaciones oficiales y se cose el sobre al documento.

1.2. Se verifica que las comunicaciones vengan dirigidas a la institucin.
1.3. La correspondencia es clasificada, separando publicaciones y correspondencia personal
1.4. Las comunicaciones oficiales son radicadas (numero, fecha, dependencia cual se
remitir, tiempo de respuesta si es el caso) y nmero anexos)
1.5. La constancia de recibido es firmada y se devuelve la copia de la gua
2.1. Se registra la fecha, nombre de la persona y/o entidad remitente, Nmero radicacin,
nombre o cdigo dependencia competente, anexos y tiempo de respuesta si es el caso.
2.2. A cada dependencia destinataria se le imprime planilla de correspondencia recibida.
2.3. Las planillas son organizadas junto con las comunicaciones, en carpetas identificadas con
el cdigo de dependencia.
2.4. Adiciona a la correspondencia de cada rea instrucciones, quejas, reclamos y sugerencias
radicadas
2.5. La informacin es entregada a las dependencias en las horas establecidas, haciendo
firmar planilla a la secretaria o auxiliar administrativo competente
2.6. El trmite de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias deben tener prioridad y
gestionarse de conformidad con la reglamentacin interna.
3.1. Se certifica la recepcin de documentos cuando ello sea necesario o solicitado.
3.2. Se hace seguimiento a los tiempos de respuesta y gestin de las peticiones, quejas,
reclamos y sugerencias y elaborar los informes peridicos sobre la materia y los dems a
que haya lugar.
4.1. Los horarios son fijados para la recepcin de correspondencia en la ventanilla nica, en
un lugar visible y de fcil acceso para los ciudadanos.
5.1. Las comunicaciones sin firma son remitidas a la dependencia competente, quienes
avisaran las acciones recomendadas, segn procedimientos establecidos.
6.1. Las comunicaciones por fax, son tramitadas de acuerdo a tablas de retencin documental
y cuando se utilice papel qumico debern reproducirse sobre papel que garantice su

N.I.T. 891.480.027-1
permanencia y durabilidad.
7.1. Se recibe la planilla de correspondencia interna con las respectivas comunicaciones, en

los horarios fijados para tal fin.
8.1. Se devuelve copias y planillas diligenciadas a la Secretaria o auxiliar competente, en los

horarios fijados para tal fin. Si la comunicacin fue enviada por fax o por correo devuelve
adems el control automtico de recepcin o la gua de entrega.
b. Evidencias
Producto
Correspondencia externa recibida ,

Correspondencia radicada
Correspondencia despachada a las dependencias.
Seguimientos a las respuestas realizadas.
Correspondencia por fax tramitada.
Registro de correspondencia interna recibida.
Registro de correspondencia interna despachada.
Diseo de aviso de horarios elaborado
Servicio al Cliente
Aplicativo radicacin de correspondencia.
Ley General de Archivo.
Ley anti trmites.
Estatuto Anticorrupcin.
Categora: Tipo de correspondencia



N.I.T. 891.480.027-1
Transparencia
Adaptacin al cambio
Disciplina
Relaciones
Interpersonales
Colaboracin

Terminacin y aprobacin de cinco (5) Doce (12) meses de experiencia relacionada


N.I.T. 891.480.027-1

Nivel: Asistencial
Cdigo: 407
Grado: 03
responsables
Apoyar la administracin de la gestin documental y promover la conservacin adecuada de la

archivala, facilitar y agilizar su uso oportuno, mediante la utilizacin de procedimientos y
operaciones Archivsticas establecidas o fijadas segn las normas.
1. Reunir, conservar, clasificar, ordenar, seleccionar y facilitar la localizacin de documentos

producida con menos de 2 aos de haberse originado, aplicando procedimientos
establecidos
2. Expurgar documentos clasificados y ordenados segn su naturaleza.
3. Elaborar los instrumentos de descripcin necesarios para aumentar la efectividad en la

localizacin, resguardo y respuesta oportuna de la informacin, preparando ndices, guas e
inventarios, segn las normas de gestin documental.
4. Ejercer los controles necesarios para el adecuado manejo y conservacin del archivo de
gestin.
5. Llevar un registro para el control de visitantes o usuarios del archivo.
6. Tramitar la devolucin de los documentos.
7. Apoyar al Secretario de Despacho en las actividades del sector, teniendo en cuenta la

naturaleza del cargo y las competencias.
8. Presentar informes peridicos, segn instrucciones del superior inmediato y compromisos

N.I.T. 891.480.027-1
fijados.
1.1. La clasificacin documental se realizar de acuerdo a las series documentales que se

detecten en cada una del rea Secciones, Subsecciones, Series y Subseries del
Cuadro de Clasificacin del Archivo, siguiendo las normas vigentes.
1.2. Los documentos producidos con menos de 2 aos, se clasifican, se ordenan y
seleccionan, aplicando procedimientos establecidos.
2.1. Las copias y objetos intiles que hacen pare del archivo municipal, son identificados
segn procesos establecidos.
2.2. Se retiran las copias conocidas como intiles, as como los objetos de papelera que
pueden daar los documentos, que en conjunto ocupan espacio, aplicando
instrumentos institucionales y legales
3.1. Los instrumentos de descripcin son definidos en coordinacin con el administrador del
archivo municipal, de acuerdo a los procedimientos fijados para tal fin
3.2. Se aplican los procedimientos establecidos y definidos para aumentar la efectividad en
la localizacin, resguardo y respuesta oportuna de la informacin en el archivo
municipal, segn necesidades de la institucin.
3.3. Las polticas archivsticas son aplicadas, segn necesidades institucionales.
4.1. Los controles para el adecuado manejo y conservacin del archivo de gestin, son
identificados teniendo en cuenta las instalaciones, infraestructura y necesidades de los
usuarios.
4.2. Los reglamentos para la administracin de la gestin documental son aplicados, acorde
con los procesos y procedimientos establecidos.
4.3. Se aplica las Tablas de Plazos de Conservacin de documentos, en los archivos de
gestin.
4.4. Llevar al da la labor de archivos de todo tipo de documentos producido y recibido en la
oficina, respetando el orden de origen, del archivo de gestin (por estructura orgnica).
4.5. Se Lleva al da la labor de archivos de todo tipo de documentos producido y recibido en
la oficina, respetando el orden de origen, del archivo de gestin (por estructura
orgnica).
5.1. Al usuario se le atiende y orienta segn necesidades y servicios solicitados.

5.2. Los datos de los usuarios son registrados, en formatos establecidos por la institucin.
6.1. Los documentos a devolver son clasificados y ordenados segn procedimientos.

6.2. Los documentos son registrados y enviados al rea correspondiente.

N.I.T. 891.480.027-1
6.3. Se apoya al Secretario de Despacho en las actividades del sector, teniendo en cuenta
la naturaleza del cargo y las competencias laborales establecidas.
6.4. Los informes peridicos son presentados, segn instrucciones del superior inmediato y
compromisos fijados.
b Evidencias
Producto
Informacin clasificada y ordenada producida con menos de 2 aos de haberse originado.

Registros de documentos recibidos.
Registro de documentos devueltos
Registro prstamo de documentos.
Reporte de usuarios visitantes en el archivo.
Informe de avance de actualizacin de inventario.
Reporte de informacin suministrada a los usuarios internos y externos.
Informes de avance en la organizacin del archivo.
a Procedimientos de archivo
b Clasificacin de documentos
c Herramientas ofimticas
d Servicio al Cliente
e Ley General de Archivo.
f Ley anti trmites.
g Estatuto Anticorrupcin.
h Expurgue de documentos.
Categora: Institucin
Clase: Todas las dependencias de la administracin municipal.


N.I.T. 891.480.027-1
Transparencia
Adaptacin al cambio
Disciplina
Colaboracin

Terminacin y aprobacin de cinco (5) Doce (12) meses de experiencia relacionada

N.I.T. 891.480.027-1

Nivel: Asistencial
Cdigo: 407
Grado: 03
responsables
Adelantar labores de asistencia operativa para las actividades propias del proceso de la
Secretara de Hacienda, en especial las relacionadas con la gestin contable, de conformidad con
el mapa de procesos adoptado en el marco de la implementacin del Sistema de Gestin de
Calidad.
1. Identificar la operacin financiera correspondiente, de acuerdo con las cuentas de los

estados financieros y el proceso que genera la operacin.
2. Conciliar las cuentas de los estados financieros siguiendo la normatividad vigente, las
polticas institucionales y lineamientos del rea.
3. Apoyar la Planeacin del flujo de caja de acuerdo con periodos establecidos y con base en la
facturacin, gastos realizados y proyecciones.
4. Elaborar los reportes de bancos de acuerdo con procedimientos establecidos, normatividad

vigente y polticas institucionales.
5. Realizar la operacin de pago de las obligaciones financieras de acuerdo con procedimientos

establecidos y lineamientos respectivos.
6. Ayudar en la ejecucin del presupuesto de acuerdo con el plan de necesidades
7. Apoyar la evaluacin de las operaciones financiera, segn reporte del sistema de informacin
financiera.

N.I.T. 891.480.027-1
8. Administrar y custodiar los valores y dems documentos, siguiendo procedimientos

institucionales.

10. Elaborar y presentar informes peridicos al Secretario de Hacienda, Jefe de Control Interno
y dems entidades de control, segn solicitudes y metodologas establecidas.

1.1. Los soportes de la operacin financiera son recibidos de acuerdo con procedimientos
establecidos.
1.2. Las fuentes de registro de la operacin son identificadas de acuerdo con el tipo de
operacin y cuenta afectada, procedimientos y trazabilidad institucional.
1.3. Los requisitos y normas de registro y reporte de la operacin financiera son identificados
segn la normatividad vigente.
2.1. Los registros de las operaciones financieras son elaborados segn manuales de
procedimientos.
2.2. Las operaciones son identificadas teniendo en cuenta su naturaleza, normatividad
vigente y procedimientos establecidos.
2.3. Los registros de las operaciones identificadas son verificadas teniendo en cuenta el
sistema de registro, los soportes contables, la normatividad vigente y procedimientos
establecidos.
2.4. Las operaciones financieras son conciliadas de acuerdo con criterios y procedimientos
establecidos.
2.5. Las operaciones financieras no relacionadas en la conciliacin son registradas de
acuerdo con procedimientos.
2.6. El reporte de conciliacin y registro es elaborado de acuerdo con formatos y
3.1. La planeacin del flujo de caja es elaborada de acuerdo con periodos establecidos y con
base en la facturacin, gastos realizados y proyecciones.
4.1. Los boletines de movimientos bancarios son elaborados a travs del Sistema de
Informacin Financiera.
4.2. El movimiento de cada transaccin en los movimientos bancarios es actualizado segn
sistema de informacin financiera

N.I.T. 891.480.027-1
5.1. Los pagos y comprobantes de egreso son elaborados segn causacin en el sistema de
informacin financiera.
6.1. El registro de las operaciones financieras es asistido y soportado en la normatividad fiscal,

presupuestal, contable y tributaria vigente.
6.2. El registro de los documentos que soportan la cadena presupuestal es apoyado segn
procedimientos y requerimientos establecidos
7.1. Las operaciones financieras son apoyadas y evaluados segn reporte del sistema de
informacin financiera
8.1. El boletn d caja es realizado diariamente a travs del Sistema de informacin.

8.2. Las consignaciones son efectuadas a las correspondientes cuentas bancarias
10.1. La informacin de la Secretara de Hacienda es recopilada, acorde con metodologa y

requerimientos.
10.2. Los informes de la Secretara de Hacienda, son presentados acorde con metodologa
b Evidencias
Producto
Reportes financieros actualizados en el SIIF.

Cuentas conciliadas.
Reportes de bancos elaborados
Reporte de pagos de obligaciones financieras.
Valores reportados y procesados en el SIIF.
Informes mensuales.
i Contabilidad.
j Administracin Financiera.
k Herramientas ofimticas, y aplicativo del sistema de informacin.
l Conocimientos bsicos de Presupuesto pblico.
m Procesos y procedimientos institucionales propios de la actividad.
n Conceptos bsicos de movimientos presupuestales.
o Conocimientos bsicos de anlisis financiero presupuestal.

N.I.T. 891.480.027-1
p Procesos y procedimientos institucionales propios de la actividad.

q Normatividad vigente.
Categora: Pagos
Clase: instituciones descentralizadas, internas, externas (proveedores)
Categora: Tipo de reportes

Clase: ingresos, egresos
Categora: Recaudos
Clase: industria y comercio, impuesto predial, urbanismo y construccin, infracciones de trnsito,
uso del suelo, estampillas, impuesto automotor, transferencias regalas, SGP, otros.

Transparencia
Adaptacin al cambio
Disciplina
Colaboracin

Bachiller en cualquier modalidad 12 meses de experiencia

N.I.T. 891.480.027-1

Nivel: Asistencial
Denominacin del empleo: Auxiliar Administrativo (cajera)
Cdigo: 407
Grado: 03
responsables
Adelantar labores de asistencia operativa para las actividades propias del proceso de la
Secretara de Hacienda, en especial lo relacionado con el recaudo de impuestos de conformidad
con el mapa de procesos adoptado en el marco de la implementacin del Sistema de Gestin de
Calidad
1. Realizar las liquidaciones de impuestos, tomando en cuenta la divisin del trabajo

establecida por su superior inmediato y las normas fiscales vigentes;
2. Actualizar los sistemas de informacin fiscal de los contribuyentes, aplicando los

procedimientos y manuales operativos del aplicativo.
3. Informar y orientar al contribuyente acerca de los procedimientos a seguir para el pago de

los impuestos y dems trmites tributarios que se realicen en la Secretara de Hacienda;
4. Atender y evaluar en primera instancia los reclamos, exigencias y sugerencias de los

contribuyentes y remitirlos al Secretario de Despacho slo en los casos necesarios,
contribuyendo a brindar una imagen amable de la dependencia;
5. Manejar, actualizar y operar las aplicaciones de sistemas desarrolladas para liquidacin y

cobro de los diferentes conceptos de ingreso del municipio;
6. Recibir consignaciones por concepto de cancelacin de impuestos, tasas, contribuciones y

multas municipales, expedir los recibos correspondientes, y custodiar los documentos
satisfactoriamente mientras estn en su poder;

N.I.T. 891.480.027-1
7. Presentar informes peridicos, teniendo en cuenta los compromisos u objetivos fijados con el
evaluador
8. Apoyar al Secretario de Despacho en el desarrollo de las actividades sectoriales, acordes

con la naturaleza del cargo.

1.1. Las liquidaciones de los impuestos son elaboradas, teniendo en cuenta la divisin del
trabajo establecida por el Secretario de Despacho y las normas fiscales vigentes.
1.2. Se elaboran recibos por diferentes conceptos de ingreso, aplicando procedimientos
propios de la actividad.
1.3. Colaborar en los procesos de facturacin y actualizar los archivos y bases de datos con
fundamento en las colillas que certifiquen el pago correspondiente;
2.1. La informacin fiscal de los contribuyentes es organizada, segn criterios.

2.2. Se digita la informacin al sistema, segn aplicativo y recomendaciones de operacin
establecidas.
2.3. La informacin fiscal de los contribuyentes es procesada y actualizada acorde con los
parmetros o criterios seleccionados.
3.1. Al usuario o contribuyente se le orienta y atiende segn sus necesidades y requerimientos.

3.2. Los documentos suministrados por los contribuyentes son recibidos y revisados acorde
con los requisitos establecidos.
3.3. Se adelanta tramite de recibo por pago de impuestos a los contribuyentes, segn
procedimientos por establecido por cada uno de los impuestos.
3.4. la relacin de pago es incorporada al sistema de informacin aplicando procedimientos
establecidos para la operacin del aplicativo.
3.5. Se elabora y entrega recibo de pago al contribuyente una vez aplicado todo el
procedimiento de pago de impuestos.
3.6. Se verifica y expide los paz y salvos a las personas que ostenten esta situacin con el
fisco municipal, de acuerdo a los sistemas y procedimientos que adopte la Secretara para
el efecto
4.1. Los usuarios y contribuyentes son atendidos en primera instancia, teniendo en cuenta las
solicitudes, quejas y reclamaciones.
4.2. La informacin es valorada y se establece dialogo para dar respuesta oportuna al
contribuyente teniendo en cuenta las normas y procedimientos.
4.3. Los casos recepcionados que requieren la competencia del secretario de despacho son

N.I.T. 891.480.027-1
trasladados a su dependencia para la respectiva respuesta
5.1. Las aplicaciones sistmicas son operadas para la liquidacin y cobro de los diferentes
conceptos de ingreso del municipio, aplicando los procesos de cada una de las variables
establecidas.
5.2. Los aplicativos o sistemas de informacin son operados, teniendo en cuenta registros,
campos y variables en cada uno de los conceptos de ingresos del municipio.
6.1. Las consignaciones por concepto de cancelacin de impuestos, tasas, contribuciones y

multas municipales son recibidas y se expide los recibos correspondientes, y se custodia
los documentos satisfactoriamente mientras estn en su poder;
6.2. Se archiva los recibos de caja y realizar la debida foliacin de las carpetas, segn tablas
de retencin documental
7.1. La informacin es recogida y clasificada teniendo en cuenta los informes solicitados.

7.2. Se presentan informes peridicos, teniendo en cuenta los compromisos u objetivos fijados
con el evaluador.
7.3. La informacin es presentada en los formatos establecidos.
8.1. Al Secretario de Despacho se le apoya y asiste en el desarrollo de las actividades

sectoriales, acordes con la naturaleza del cargo y compromisos fijados
b Evidencias
Producto
Informe diario de recibos de caja elaborados.

Recibos de caja elaborados
Reporte del recaudo diario
Archivo debidamente ordenado y foliado segn gestin de calidad.
Informes mensuales
Relacin de entrega de tiquetes de transporte escolar.
Sistemas de informacin actualizada.
Documentos archivados.
Reclamos, quejas atendidas (registro).
Informes elaborados
Informes entregados y registrados
e Conocimientos Bsicos
a Procesos y procedimientos propios de la actividad.

b Fuentes de registro de las operaciones financieras.
c Normatividad de facturacin y cartera.

N.I.T. 891.480.027-1
d Herramientas ofimticas.
e Liquidacin de impuestos
f Estatuto de rentas
g Sistema de informacin
f Rangos o Campos de Aplicacin

Categora: Pagos
Clase: instituciones descentralizadas, internas, externas (proveedores)
Categora: Tipo de reportes

Clase: ingresos, egresos
Categora: Recaudos
Clase: industria y comercio, impuesto predial, urbanismo y construccin, infracciones de trnsito,
uso del suelo, estampillas, impuesto automotor, transferencias regalas, SGP, otros.

Transparencia
Adaptacin al cambio
Disciplina
Colaboracin

Terminacin y aprobacin de dos (2)
aos de educacin bsica secundaria 12 meses de experiencia
Equivalencia

N.I.T. 891.480.027-1
55. del Operario.

Nivel: Asistencial
Denominacin del empleo: Operario
Cdigo: 487
Grado: 03
responsables
Instalar, reparar y mantener las redes, aparatos y conexiones elctricas que forman parte de los
recursos fsicos de la administracin municipal, y realizar labores de mantenimiento y
conservacin de las instalaciones existentes, para lograr que estas cumplan eficazmente al
cumplimiento de los fines a que estn afectas, y para incrementar la vida til de las mismas.
1. Planear la ejecucin de labores de mantenimiento de las instalaciones elctricas del

municipio para prevenir el deterioro de las mismas, segn necesidades y solicitudes
realizadas.
2. Programar y ejecutar reparaciones y labores de mantenimiento que le sean

encomendadas, aplicando las medidas necesarias de seguridad.
3. Reportar oportunamente de las necesidades de elementos para la realizacin efectiva de

su trabajo, segn actividades programadas
4. Apoyar las labores de mantenimiento de las Secretaras de Despacho e instalaciones de

las edificaciones del municipio, as como en las instituciones educativas, segn
instrucciones del superior inmediato y cronogramas establecidos
5. Movilizar, cargar y descargar los materiales, equipos y herramientas requeridos para el

desempeo de sus funciones.
6. Aplicar las disposiciones que en materia de seguridad industrial se hayan previsto para la
proteccin de su integridad fsica y de los elementos bajo su responsabilidad.

N.I.T. 891.480.027-1
7. Instalar, reparar y mantener las redes, aparatos y conexiones elctricas que forman parte
del municipio (administracin municipal, instituciones educativas, etc.), segn solicitudes
de los servidores pblicos de la administracin municipal
8. Inventariar mensualmente los materiales y dems implementos necesarios para el

eficiente desarrollo de las funciones del cargo, acorde con los procedimientos establecidos
9. Revisar y valorar los circuitos, cajas, transformadores, entre otros elementos, con el fin de
detectar y corregir fallas en las instalaciones elctricas.
10. Reparar daos elctricos o similares que se presenten en los edificios pblicos de la
administracin municipal.

1.1. La ejecucin de labores de mantenimiento de las instalaciones elctricas del municipio, se

planea para prevenir el deterioro de las mismas, segn necesidades y solicitudes
realizadas.
2.1. Se programa y se ejecuta reparaciones y labores de mantenimiento que le sean

encomendadas, aplicando las medidas necesarias de seguridad.
3.1. Se elabora un reporte oportunamente de las necesidades de elementos para la realizacin

efectiva de su trabajo, segn actividades programadas
4.1. Las labores de mantenimiento de las Secretaras de Despacho e instalaciones de las

edificaciones del municipio, as como en las instituciones educativas, son apoyadas segn
instrucciones del superior inmediato y cronogramas establecidos
5.1. Se moviliza, carga y descarga los materiales, equipos y herramientas requeridos para el
desempeo de sus funciones.
6.1. Las disposiciones en materia de seguridad industrial son aplicadas, teniendo en cuenta
las sugerencias y recomendaciones previstas para la proteccin de su integridad fsica y
de los elementos de trabajo bajo su responsabilidad
7.1. Las actividades de Instalacin, reparacin y mantenimiento a las redes elctricas,

aparatos y conexiones elctricas que forman parte del municipio (administracin
municipal, instituciones educativas, etc.), son realizadas segn solicitudes de los

N.I.T. 891.480.027-1
servidores pblicos de la administracin municipal
8.1. se hace Inventario mensualmente de los materiales y dems implementos necesarios

para el eficiente desarrollo de las funciones del cargo, acorde con los procedimientos
establecidos
9.1. Se revisa y valora los circuitos, cajas, transformadores, entre otros elementos, con el fin
de detectar y corregir fallas en las instalaciones elctricas.
10.1 Se los Reparan daos elctricos o similares que se presenten en los edificios pblicos de
la administracin municipal, siempre y cuando se suministren los materiales necesarios.
b. Evidencias
Producto
Instalaciones elctricas reparadas y en buen estado.

Reporte de elementos necesarios para el mantenimiento
Mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones
Inventario actualizado de materiales y dems implementos
Reparaciones elctricas.
Buenas relaciones interpersonales.
Categora: Redes Elctricas.

Clase: de Las administracin municipal, casa de la cultura, direccin de trnsito y transporte,
escenarios deportivos, instituciones educativas, centro de acopio, CECAM, entre otras

Transparencia

N.I.T. 891.480.027-1
Adaptacin al cambio
Disciplina
Relaciones
Interpersonales
Colaboracin

Terminacin y aprobacin de cinco tres Doce (12) meses de experiencia relacionada

(5) aos de educacin bsica primaria

N.I.T. 891.480.027-1

Nivel: Asistencial
Denominacin del empleo: Auxiliar de Servicios Generales
Cdigo: 470
Grado: 02
responsables
Realizar las labores de aseo, limpieza y cafetera, para brindar comodidad a los funcionarios en
los sitios de trabajo del rea a la cual est prestando los servicios, conforme a las normas y
procedimientos vigentes.
1. Asear las oficinas y reas asignadas, antes del ingreso de los funcionarios y vigilar que se
mantengan aseadas.
2. Mantener los baos y lavamanos en perfectas condiciones de aseo y limpieza y con la

dotacin necesaria.
3. Clasificar la basura empacando desechos orgnicos, papeles y materiales slidos en

bolsas separadas.
4. Responder por los elementos a su cargo e informar sobre cualquier anormalidad o deterioro
que ellos presenten y solicitar su reposicin o reparacin si es del caso.
5. Mantener limpios los muebles, enseres, ventanas, cortinas y todo elemento accesorio de
las reas de las oficinas.
6. Prestar el servicio de cafetera a los funcionarios en sus oficinas y atender las reuniones
que se lleven a cabo en las oficinas de su rea de trabajo.


N.I.T. 891.480.027-1
1.1. Las oficinas y reas asignadas son aseadas antes del ingreso de los funcionarios y vigilar
que se mantengan aseadas.
2.1 Los baos y lavamanos en mantienen en perfectas condiciones de aseo y limpieza y con la
dotacin necesaria.
3.1 La basura es clasificada, empacando desechos orgnicos, papeles y materiales slidos en

bolsas separadas.
4.1. Se responde por los elementos a su cargo e informar sobre cualquier anormalidad o
deterioro que ellos presenten y solicitar su reposicin o reparacin si es del caso.
5.1. Se mantiene limpios los muebles, enseres, ventanas, cortinas y todo elemento accesorio
de las reas de las oficinas.
6.1. El servicio de cafetera es prestado a los funcionarios en sus oficinas y atender las
reuniones que se lleven a cabo en las oficinas de su rea de trabajo.
b. Evidencias
Producto
Oficinas aseadas diariamente

Servicio de cafetera prestado diariamente
Basura clasifica
Servicio al Cliente
Tcnicas de aseo y limpieza
Clasificacin de documentos
Categora: Tipo de Servicio

Clase: Cafetera y Aseo


N.I.T. 891.480.027-1
Transparencia
Adaptacin al cambio
Disciplina
Relaciones
Interpersonales
Colaboracin


ARTICULO 3. Competencias comunes a los servidores pblicos. Las competencias comunes

para los diferentes empleos a que se refiere el presente manual especfico de funciones y de
competencias laborales sern las siguientes:
Competencia Definicin de Conductas Asociadas

Competencia
Orientacin a Realizar las Cumple con oportunidad en funcin de estndares,
resultados funciones y cumplir objetivos y metas establecidas por la entidad, las funciones
los compromisos que le son asignadas.
organizacionales con Asume la responsabilidad por sus resultados.
eficacia y calidad. Compromete recursos y tiempos para mejorar la
productividad tomando las medidas necesarias para
minimizar los riesgos.
Realiza todas las acciones necesarias para alcanzar los
objetivos propuestos enfrentando los obstculos que se
presentan.
Orientacin al Dirigir las decisiones Atiende y valora las necesidades y peticiones de los
usuario y al y acciones a la usuarios y de ciudadanos en general.
ciudadano satisfaccin de las Considera las necesidades de los usuarios al disear
necesidades e proyectos o servicios.
intereses de los Da respuesta oportuna a las necesidades de los usuarios
usuarios internos y de conformidad con el servicio que ofrece la entidad.

N.I.T. 891.480.027-1
externos, de Establece diferentes canales de comunicacin con el

conformidad con las usuario para conocer sus necesidades y propuestas y
responsabilidades responde a las mismas.
pblicas asignadas a Reconoce la interdependencia entre su trabajo y el de
la entidad. otros.
Transparencia Hacer uso Proporciona informacin veraz, objetiva y basada en
responsable y claro hechos.
de los recursos Facilita el acceso a la informacin relacionada con sus
pblicos, eliminando responsabilidades y con el servicio a cargo de la entidad
cualquier en que labora.
discrecionalidad Demuestra imparcialidad en sus decisiones.
indebida en su Ejecuta sus funciones con base en las normas y criterios
utilizacin y aplicables. Utiliza los recursos de la entidad para el
garantizar el acceso desarrollo de las labores y la prestacin del servicio.
a la informacin
gubernamental.
Compromiso Alinear el propio Promueve las metas de la organizacin y respeta sus
con la comportamiento a normas.
organizacin las necesidades, Antepone las necesidades de la organizacin a sus propias
prioridades y metas necesidades.
organizacionales. Apoya a la organizacin en situaciones difciles
Demuestra sentido de pertenencia en todas sus
actuaciones.
ARTICULO 4. Competencias Comportamentales por nivel jerrquico de empleos. Las

competencias comportamentales por nivel jerrquico de empleos, como mnimo se requieren
para desempear los empleos a que se refiere el presente manual especfico de funciones y
competencias laborales, sern las siguientes:
Nivel Directivo

Competencia
Orientacin a Realizar las Cumple con oportunidad en funcin de estndares,
resultados funciones y cumplir objetivos y metas establecidas por la entidad, las funciones
los compromisos que le son asignadas.
organizacionales con Asume la responsabilidad por sus resultados.
eficacia y calidad. Compromete recursos y tiempos para mejorar la
productividad tomando las medidas necesarias para
minimizar los riesgos.
Realiza todas las acciones necesarias para alcanzar los
objetivos propuestos enfrentando los obstculos que se

N.I.T. 891.480.027-1
presentan.
Orientacin al Dirigir las decisiones Atiende y valora las necesidades y peticiones de los
usuario y al y acciones a la usuarios y de ciudadanos en general.
ciudadano satisfaccin de las Considera las necesidades de los usuarios al disear
necesidades e proyectos o servicios.
intereses de los Da respuesta oportuna a las necesidades de los usuarios
usuarios internos y de conformidad con el servicio que ofrece la entidad.
externos, de Establece diferentes canales de comunicacin con el
conformidad con las usuario para conocer sus necesidades y propuestas y
responsabilidades responde a las mismas.
pblicas asignadas a Reconoce la interdependencia entre su trabajo y el de
la entidad. otros.
Transparencia Hacer uso Proporciona informacin veraz, objetiva y basada en
responsable y claro hechos.
de los recursos Facilita el acceso a la informacin relacionada con sus
pblicos, eliminando responsabilidades y con el servicio a cargo de la entidad
cualquier en que labora.
discrecionalidad Demuestra imparcialidad en sus decisiones.
indebida en su Ejecuta sus funciones con base en las normas y criterios
utilizacin y aplicables. Utiliza los recursos de la entidad para el
garantizar el acceso desarrollo de las labores y la prestacin del servicio.
a la informacin
gubernamental.
Compromiso Alinear el propio Promueve las metas de la organizacin y respeta sus
con la comportamiento a normas.
organizacin las necesidades, Antepone las necesidades de la organizacin a sus propias
prioridades y metas necesidades.
organizacionales. Apoya a la organizacin en situaciones difciles
Demuestra sentido de pertenencia en todas sus
actuaciones.
Nivel Asesor.

Competencia
Aplicar el Oriental el desarrollo de proyectos especiales para el logro
Experticia conocimiento de resultados de la alta direccin.
Profesional profesional en la Aconseja y orienta la toma de decisiones en los temas que
resolucin de le han sido asignados.
problemas y Asesora en materias propias de su campo de

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transferirlo a su conocimiento emitiendo conceptos, juicios o propuestas

entorno laboral ajustadas a lineamientos tericos y tcnicos.
Se comunica de modo lgico, claro, efectivo y seguro
Conocer e interpretar Comprende el entorno organizacional que enmarca las

Conocimiento la organizacin, su situaciones objeto de asesora y lo toma como referente
del entorno funcionamiento y sus obligado para emitir juicios, conceptos o propuestas a
relaciones polticas desarrollar.
administrativas Se informa permanentemente sobre polticas
gubernamentales, problemas y demandas del entorno.
Construccin Establecer y Utiliza sus contactos para conseguir objetivos
de relaciones. mantener relaciones Comparte informacin para establecer lazos
cordiales y reciprocas Interacta con otros de un modo efectivo y adecuado
con redes o grupos
de personas internas
y externas a la
organizacin que
faciliten la
consecucin de los
objetivos
institucionales
Iniciativa Anticiparse a los Prev situaciones y alternativas de solucin que orientan
problemas iniciando la toma de decisiones de la alta direccin.
acciones para Enfrenta los problemas y propone acciones concretas
superar los para solucionarlos.
obstculos y alcanzar Reconoce y hace viables las oportunidades
las metas propuesta
Nivel Profesional.

Competencia

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con redes o grupos
y externas a la
organizacin que
faciliten la
consecucin de los
objetivos
institucionales
las metas propuesta
Nivel Tcnico.

Competencia
con redes o grupos

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y externas a la
organizacin que
faciliten la
consecucin de los
objetivos
institucionales
las metas propuesta
Nivel Asistencial.

Competencia
con redes o grupos
y externas a la
organizacin que
faciliten la
consecucin de los
objetivos
institucionales

N.I.T. 891.480.027-1

las metas propuesta
ARTICULO 5. El Director Administrativo, entregar a cada funcionario copia de las funciones

y competencias determinadas en el presente manual para el respectivo empleo en el momento
de la posesin, cuando sea ubicado en otra dependencia que implique cambio de funciones o
cuando mediante la adopcin o modificacin del manual se afectan las establecidas para los
empleos. Los jefes inmediatos respondern por la orientacin del empleado en el
cumplimiento de las mismas.
ARTICULO 6o. Cuando para el desempeo de un empleo se exija una profesin, artes u
oficio debidamente reglamentado, la posesin de grados, ttulos, licencias, matriculas o
autorizaciones previstas en las leyes o en sus reglamentos, no podrn ser compensadas por
experiencia u otras calidades, salvo cuando las mismas leyes a si lo establezcan.
ARTICULO 7. EL Alcalde Municipal mediante acto administrativo adoptar las

modificaciones o adiciones necesarias Para mantener actualizado el manual especifico de
funciones y de competencias laborales y podr establecer las equivalencias entre estudios y
experiencia, en los casos en que se considere necesario.
ARTICULO 8. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su expedicin y deroga las

normas que le sean contrarias.
COMUNIQUESE Y CUMPLASE
Dado en el Despacho de la Alcalda Municipal de La Virginia Risaralda, a los seis (06) das
del mes de Noviembre de dos mil trece (2013).
____________________________
NELSON PALACIOS VASQUEZ
Alcalde Municipal

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TRANSITO

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Trmites relacionados con los vehculos y motos matriculados y radicados en el
municipio de la Virginia Risaralda
2. DEPENDENCIA
Secretaria de transito y movilidad
3. OBJETIVO
Verificar y revisar toda la documentacin requerida para la matrcula y radicacin
de motos y vehculos
4. RESULTADOS
Matricular y radicar todos los vehculos de la Virginia
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Pedir documentacin

PUNTO FINAL: Archivar
6. FORMATOS O IMPRESOS
Radicaciones Excel
7. CONTROLES EJERCIDOS
8. RIESGOS
Perdida de documentacin, archivar los documentos en carpetas no
correspondientes
9. OBSERVACIONES
Ninguna.

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No.
ACTIVIDAD DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE
Solicitar Solicitar al propietario todos los Documentacin Secretaria de

1 documentos del documentos del vehculo o entregada por transito y
tramite motocicleta. el usuario. movilidad
Descargar el formulario DE
SOLICITUD DE TRAMITES DEL
REGISTRO NACIONAL Formulario de Usuario
Descargar pgina del
2 AUTOMOTOR en la pgina del
formulario ministerio
Ministerio de Transporte para ser
diligenciado con las firmas del
comprador y vendedor
Firmar el contrato de compraventa Contrato de

Firmar contrato compraventa
3 con huella digital tanto el vendedor
de compraventa Usuario
del vehculo como el comprador
Verificar que la documentacin se Documentacin Secretaria de

encuentre completa: Fotocopia de entregada por transito y
Revisar
cedula de vendedor y comprador, el Solicitante movilidad
4 documentacin
fotocopia de la Revisin Tcnico
del tramite
Mecnico y SOAT , Paz y Salvo de
impuestos, paz y salvo SIMIT
Verificar el cumplimiento de toda la Secretaria de

Verificar
5 documentacin requerida para la transito y
documentacion Documentacin
realizacin del trmite. movilidad
entregada por
Se pasa con el encargado de el Solicitante Secretaria de
6 Pasar pagos pagos para cancelar lo estipulado transito y
movilidad
Cuando se ha hecho el respectivo

Archivar Secretaria de
pago, se archiva magnticamente y
7 documentacin transito y
fsicamente en el lugar que
del tramite movilidad
corresponda.

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Liquidacin de los impuestos de vehculos pblicos que requiere cada vehculo y
moto
2. DEPENDENCIA
Secretaria de Transito y Movilidad
3. OBJETIVO
Verificar que los propietarios se encuentran a paz y salvo con los impuestos de los
vehculos pblicos
4. RESULTADOS
Todos los propietarios de vehculos y motos se encontraran a paz y salvo con
impuestos.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de copia de tarjeta de propiedad.
PUNTO FINAL: Archivar todos los recibos de pagos correspondientes
6. RIESGOS
Que los propietarios de los vehculos pblicos al cancelar los impuestos no
ingresen el recibo de pago en la Secretara de Hacienda y Secretara de
Trnsito y movilidad
Que hayan errores de placas y cedulas
7. OBSERVACIONES
Se deben generar mecanismos ms agiles para realizar el pago y para el
manejo de informacin entre la Secretara de Hacienda y la Secretara de
Trnsito y Movilidad.

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No. RESPONSABLE
ACTIVIDAD DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO
Solicitar al usuario copia de la Copia de Secretaria de

Solicitar copia de
tarjeta de propiedad del vehculo tarjeta de transito y
la tarjeta de
1 con el fin de buscan en el archivo propiedad del movilidad
propiedad al
del parque automotor la carpeta vehculo.
usuario
correspondiente,
Se revisa en la carpeta del vehculo Secretaria de

que recibos de pagos tiene el transito y
Revisar la carpeta
2 propietario de su vehculo para Recibos de movilidad
del vehculo
verificar la ultima fecha de pago de pago
impuesto
Si al verificar en la carpeta del Secretaria de

Verificar pagos vehculo no se encuentran los hacienda
contra la recibos de pago y el usuario
3
Secretara de manifiesta que ha cancelado se
Hacienda procede a verificar el pago con la
Secretara de Hacienda.
Verificar los impuestos que no Secretaria de

estn cancelados y entregarle al hacienda y
usuario el formato y la Consignacin usuario
Liquidar el valor del banco
consignacin del banco para
4 de impuestos no
proceder a liquidar en Secretara
cancelados
de Hacienda, el valor del impuesto
de acuerdo la tabla de liquidacin
que maneja esta Secretara.
Solicitar al usuario el recibo de Recibo de Secretaria de

Archivar los pago cancelado, para proceder a caja transito y
5 recibos de pagos guardarlo en archivo en la carpeta movilidad
correspondientes correspondiente.

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Atencin a la oficina de ventanilla nica de la Secretara de Trnsito y Movilidad
2. DEPENDENCIA
Secretaria de Transito y Movilidad
3. OBJETIVO
Recepcionar las comunicaciones que ingresan a transito y direccionar al
competente de dar respuesta.
4. RESULTADOS
Direccionamiento de todas la comunicaciones que ingresan a transito.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de comunicaciones.
PUNTO FINAL: Direccionar al funcionario competente los documentos
6.CONTROLES EJERCIDOS
Libro radicador de correspondencias.
7. RIESGOS
Que no se d respuesta a una comunicacin
Que no se radiquen los documentos
Perdida de documentos
Respuesta tarda a una solicitud
8. OBSERVACIONES
Ninguna.

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No. ACTIVIDAD
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE
Recepcionar Recibir el documento o Copia de Secretaria de

documento o correspondencia del usuario y copia documento de transito y
1
correspondencia del documento de identidad identidad movilidad
del usuario
Radicar en el libro radicador de la Secretaria de

Secretaria de Transito y Movilidad la transito y
comunicacin recibida con, nombre, Libro movilidad
origen, asunto, para organismo de radicador y
Radicar en el libro comunicacin
2 transito, objetivo de la solicitud,
radicador recibida
asignando el numero de radicado a
la comunicacin, con la cual se
identifica en el libro radicado y en el
oficio, con la fecha de ingreso
Direccionar la Se direcciona la comunicacin al Oficio con Secretaria de

solicitud al encargado de responder dicha solicitud transito y
3
funcionario solicitud movilidad
competente
Se entrega el oficio al funcionario Oficio con Secretaria de

encargado de dar respuesta y se solicitud transito y
Firmar el oficio y
4 firma como constancia el libro movilidad
el libro radicador
radicador por el encargado y el
usuario.
Entrega de Devolver recibido al usuario para Secretaria de

constancia de la que haga constancia de la solicitud y transito y
5
solicitud al haga su respectivo control a la Oficio con movilidad
usuario respuesta. respuesta
Cuando es para el secretario de Oficio con Secretaria de

Cuando es para el transito como son derechos de respuesta transito y
6 secretario de peticin, solicitudes de permisos, movilidad
transito oficios, informes se devuelve para
proyectar respuesta y enviarla al

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usuario dependiendo el medio por el

cual fue hecha la solicitud
Se radica en el archivo de Secretaria de

Radicar correspondencia la respuesta y se transito y
7 respuesta en el enva a ventanilla nica de la movilidad
archivo alcalda para que se haga llegar al
usuario
Cuando la comunicacin es para

archivo o radicaciones de traslados, Secretaria de
Direccionar al Oficio con
estas se direccionan al funcionario transito y
funcionario respuesta
8 competente para dar respuesta, la movilidad
competente los
cual debe de ser guardada en las
documentos
carpetas del vehculo
correspondiente.

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Permiso en lnea roja para propietarios de vehculos.
2. DEPENDENCIA
Secretaria de Transito y Movilidad.
3. OBJETIVO
Otorgar un permiso a los propietarios de los vehculos por prdida o deterioro de
placas, para que puedan transitar sin inconvenientes mientras se hace reposicin
con placas nuevas.
4. RESULTADOS
Soluciones temporales para inconvenientes con las placas de los vehculos o
motos.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Recibir el trmite correspondiente por parte del usuario.
PUNTO FINAL: Al momento de la entrega se firma el libro radicador
Permiso en lnea roja autorizacin
Los permisos tienen secuencia de numeracin
Libro radicador
8. RIESGOS
Que el permiso otorgado al solicitante sea falsificado
9. OBSERVACIONES
El permiso se da por 30 das
Cuando se entrega las placas nuevas se pide al usuario las placas viejas para
que puedan ser destruidas y evitar un mal manejo de las mismas.
Si a los 30 das no ha llegado lo solicitado se expide un nuevo permiso por
otros 30 das

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No.
El usuario se dirige a transito y

hace el correspondiente tramite
duplicado de placa, duplicado de Secretaria de
tarjeta, radicacin de cuenta, transito y
1 Recibir el tamite movilidad
conversin, cambio de combustible
correspondiente o matricula inicial de una moto y
as expedir el debido permiso de
lnea roja.
Se revisa que el usuario haya Recibo de

Revisar si el pago hecho el pago pertinente pago
Secretaria de
2
fue efectuado transito y
movilidad
Se diligencia el formato de permiso formato de

Diligenciar el de lnea roja y se pasa al secretario Permiso de
3 formato de de transito o a la sub-secretaria lnea roja Secretaria de
permiso para que lo firmen. transito y
movilidad
Se le entrega al usuario el original formato de Secretaria de

y se archiva en el parque Permiso de transito y
4 entregar al automotor y a los 30 das vuelve el lnea roja movilidad
usuario el original usuario para entregarle lo solicitado
Al momento de la entrega de lo formato de

respectivamente solicitado por el permiso de
usuario se hace firmar el libro lnea roja, Secretaria de
firmar el libro transito y
5 radicador para dar constancia de la Libro
radicador movilidad
entrega radicador

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Permiso para el cierre de vas
2. DEPENDENCIA
Secretaria de transito y movilidad.
3. OBJETIVO
Dar permiso para el cierre de vas para las diferentes actividades que la
comunidad o empresas efectan sobre la va publica
4. RESULTADOS
Realizacin de actividades que permitan la integracin de la comunidad
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Se recibe solicitud de permiso por parte del usuario.
PUNTO FINAL: Archivar copia del permiso
Libro radicador
7. RIESGOS
Que el permiso otorgado sea mal utilizado
8. OBSERVACIONES
El permiso para el cierre es de mximo un da

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No. RESPONSABLE
Se recibe la solicitud del permiso Oficio de Secretaria de

Recibir solicitud
1 hecha por el usuario mediante solicitud transito y
del permiso
oficio movilidad
Se radica en el libro radicador y se Recibo de Secretaria de

Radicar en el libro le entrega el recibido para hacer permiso transito y
2
radicador valido o negar el respectivo movilidad
permiso
Cuando se niega el permiso se le

Sustentar el sustenta al solicitante el porqu fue
3 porqu de la negado esto cuando se solicita el Secretaria de
negacin cierre de una va principal transito y
movilidad
Cuando se acepta el permiso se

contesta por escrito diciendo que la
solicitud es favorable y se le pide
al usuario una estampilla que se Oficio con Secretaria de
4 Contestar compra en secretaria de hacienda
respuesta y transito y
solicitud se pega en el permiso y se estampilla secretaria de
entrega al solicitante firmado por el pro-cultura hacienda
secretario o sub-secretario de
transito
Se archiva la copia del permiso en Copia de

Archivar copia del ventanilla nica permiso
Secretaria de
5
permiso transito y
movilidad

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Acuerdos de pagos
2. DEPENDENCIA
Secretaria de transito y movilidad.
3. OBJETIVO
Facilitar la entrega del vehculo o moto al usuario con un acuerdo de pago en el
que l se comprometa a pagar el comparendo.
4. RESULTADOS
Usuarios satisfechos con formas de pago ms accesibles a su presupuesto.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Se le Inmoviliza el vehculo al ciudadano
PUNTO FINAL: Se archiva la copia y se entrega otra al usuario
Recibos de pagos de tesorera
Sub-secretaria
7. RIESGOS
8. OBSERVACIONES
Los acuerdos de pagos se hacen hasta por 24 meses dependiendo la
capacidad de pago del usuario

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No.
inmovilizar el Al usuariose le inmoviliza el Orden de Secretaria de

1 vehiculo al vehculo y se hace una orden de comparendo transito y
ciudadano comparendo movilidad
El usuariose dirige al secretario o

sub-secretario para manifestarle el
Hacer acuerdo de Secretaria de
2 problema para llegar a un acuerdo
pago transito y
de cmo hacer el respectivo pago y
sacar su vehculo. movilidad
El sub-secretario hace la Acuerdo de

liquidacin y si el usuario pago
hacer la manifiesta no tener todos los Secretaria de
3 transito y
liquidacin recursos econmicos para hacer el
pago y solicita un acuerdo de pago movilidad
con el sub-secretario
Se Pasa a la secretaria para que Acta de

se encargue de realizar un acta de compromiso
compromiso la cual debe contener
realizar acta de nombre de la persona, documento Secretaria de
4
compromiso de identidad, numero de la orden
transito y
de comparendo, placa, valor que movilidad
pago y la forma como se va a
pagar
Este documento debe contener la

copia de la tarjeta de propiedad,
soat, tecno mecnico, licencia del Secretaria de
Pedir transito y
5 vehculo y licencia del conductor, Acta de
documentacin movilidad
se firma por las partes donde se compromiso
explica que si no paga se le hace y copia
efectivo el 100% de la multa
Se archiva la copia y se le entrega

6
otra al usuario y cada mes que se
Secretaria de
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archivar la copia realice el pago se descarga de la transito y

pagina de comparendos hasta movilidad
cumplir el 100% para poderlo
retirar del simit

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Traspaso a persona indeterminada.
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Resolver tramite por venta de vehculo
4. RESULTADOS
Traspaso de papeles al nuevo dueo del vehculo y entrega de licencia de transito.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Traer solicitud del tramite.

PUNTO FINAL: Se saca copia del documento del usuario para ser archivado en su
carpeta y se entrega el documento.
6. RIESGOS
El documento cargue errneamente
Dejar vencer trminos
Malos tratos por parte del usuario
Llamar al HQRUNT Bogot y preguntar diariamente si la informacin carga.
8. OBSERVACIONES
Ninguna.

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No. RESPONSABLE
Traer solicitud El usuario trae la solicitud del Oficio con Oficina de

1 trmite que quiere realizar solicitud tramite
Se enva a archivo al usuario para Archivo

2 Enviar archivo
verificacin de documentos
Pasar Archivo pasa a trmites carpeta Carpeta Archivo

documentacin a con toda la documentacin con
3
oficina de requerida para iniciar el proceso. documenta
tramites cin
Trmites ingresa al sistema Oficina de

Ingreso de (trnsito y transporte) toda la tramite
4
informacin informacin requerida por el
mismo.
5 Se enva solicitud al RUT para que Oficina de

Envio de cargue informacin. tramite
informacin
Despus que la informacin cargue Tarjeta de Oficina de

Entrega de tarjeta en el RUT se procede a entregar propiedad trmite.
7
de propiedad tarjeta de propiedad o licencia de
trnsito.
Se saca copia del documento antes . Archivo

de ser entregado para anexarlo a la Copia de
Archivar tarjeta
8 carpeta del usuario la cual est en
documento tarjeta de
archivo colocando da que se propiedad
entreg.
Entrega de Se entrega documento al usuario. Tarjeta de Oficina de

9
documento propiedad tramite

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Traslado de cuenta
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Hacer traslado de historia para otra ciudad que solicite el usuario.
4. RESULTADOS
El usuario tenga su historial de trnsito en la ciudad que solicita.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Solicitud de traslado de cuenta
PUNTO FINAL: despus de realizar el trmite se archiva la carpeta
6. RIESGOS
Informacin mal diligenciada
Perdida de documentos en el proceso de traslado.
Cada mes se rinde informacin a :
Gobernacin
Dian
8. OBSERVACIONES
Ninguna.

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No. DESCRIPCIN DE LA REGISTRO RESPONSABLE

ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
Solicitud de El usuario solicita a archivo el Oficio con Archivo

1 traslado de traslado de cuenta a otra ciudad solicitud
cuenta
Diligenciamiento Archivo pasa carpeta a oficina de Carpeta Archivo

2
de carpeta tramites
Se verifica si el usuario tiene Archivo

Verificacin de
papeles al da y si se encuentra a
3 documentos al
paz y salvo de impuestos con el
da
municipio.
Se entrega el recibo de pago para Archivo

4 Entrega de recibo
que se dirija al banco a cancelar.
El usuariose dirige a tesorera con

Entrega de Recibo de
la consignacin del banco, para
Recibo caja
5 que estos le entreguen recibo de consignacin usuario
tesoreria
caja.
El usuariose dirige a archivo de Tesorera

trnsito y entrega recibo de caja
Archivar recibo
7 para que este sea archivado para recibo de caja
de caja
constatar que se encuentra libre
de pagos con el municipio.
Pasar carpeta a Archivo direcciona carpeta a Archivo

8 oficina de oficina de trmites.
tramites
Se procede a ingresar datos de la Oficina de

9 Ingreso de datos
carpeta a la plataforma de trnsito tramites
Despus de ingresarlos se realiza

Translado de Oficina de
10 el traslado para la ciudad que
cuenta tramites
solicita el usuario.

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Despus de finalizar el traslado se

Archivo de Oficina de
11 devuelve la carpeta a archivo para
carpeta tramites
que esta sea archivada.

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Renovacin.
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
El usuario pueda tener documentos al orden del da para no tener inconvenientes
para transitar.
4. RESULTADOS
Refrendar licencias por prdida o deterioro
5. LMITES
PUNTO INICIAL: El usuario lleva solicitud a archivo.
PUNTO FINAL: Despus de realizar el trmite se archivar carpeta
6. RIESGOS
La tarjeta sufra alteraciones en los datos por culpa del RUT.
Informe mensual al ministerio de trnsito y transporte.
8. OBSERVACIONES
El RUT tenga en cuenta ingreso de tramite mensual para que realmente se
genere la actualizacin

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No. RESPONSABLE
El usuario lleva solicitud a archivo Oficio con Archivo

1 Llevar solicitud
solicitud
Archivo verifica la informacin que

Verificacin de
2 debe de tener el usuario para
informacin Archivo
realizar el trmite.
Realizar oficio del Archivo genera un oficio para Oficio de

porque se va a anexarlo a la carpeta diciendo por cambio
refrenar o qu se va a llevar a refrenar o Archivo
3
cambiar licencia. cambiar la licencia.
Se entrega el recibo de pago para Archivo

4 Entrega de recibo
que se dirija al banco a cancelar.
El usuariose dirige a tesorera con Tesorera

5 Entrega de
la consignacin del banco, para Recibo de
Recibo caja caja
que estos le entreguen recibo de
tesoreria
caja.
Archivar recibo El usuariose dirige a archivo de Archivo

7
de caja trnsito y entrega recibo de caja.
Archivo pasa carpeta a oficina de Archivo

trmites para que se diligencie el
Direccionamiento
8 nuevo documento ingresando los Carpeta
de carpeta
datos correspondientes en las
pginas de trnsito.
El usuario debe de realizar otro Recibo de

pago por lamina de tarjeta, se caja por
9 Pago por lamina caja
genera otro recibo de caja concepto
de lamina
10 Archivo de recibo Despus de darle el recibo se saca Archivo

copia para archivarlo en la carpeta

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correspondiente y poder constatar Copia de

de que se pag todo lo debido a la recibo
licencia
Se imprime licencia se pasa al

Entrega de usuario, se saca copia de est con Oficina de
11 Licencia
licencia firma de recibido para ser guardada tramite
en el historial.
Se pasa carpeta a archivo para que Oficina de

12 Archivar carpeta sea guardada. tramite
Carpeta
Archivo

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Sanciones
2. DEPENDENCIA
Secretara de Trnsito y movilidad.
3. OBJETIVO
Hacer cumplir las normas de trnsito.
4. RESULTADOS
Cumplimiento de las normas de trnsito.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Parar al infractor
PUNTO FINAL: Recepcion de comparendo original.
6. RIESGOS
Por parte de los infractores recibir soborno.
Cumplimiento de leyes estipuladas por el Ministerio Nacional de Transporte.
8. OBSERVACIONES
Es muy usual recibir sobornos por parte los infractores, hay que informarles que
podran tener hasta 6 aos de crcel por este delito cuando estos son
comprobados.

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ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
Parar al Cuando se encuentra un infractor, Guarda de

1 infractor se procede a detenerlo. trnsito.
Se le explica al infractor el Guarda de

Explicacin de
2 procedimiento que se va a llevar a trnsito.
procedimiento
cabo por la multa cometida.
Se pide al infractor los Documentos Guarda de

Verificacin de documentos segn la ley, tarjeta del infractor trnsito.
documentos. de propiedad del vehculo,
3
licencia, revisin tecno mecnica,
cdula.se verifica que todo est
en orden
Se hace orden de comparendo Guarda de

Se genera orden explicando las razones del trnsito.
4 Formato
de comparendo comparendo dando una copia al
infractor. Orden de
comparendo.
Recepcion de El comparendo original se deja a Secretaria de
5 comparendo disposicin de organismos de transito y
original trnsito para proceder a subir el movilidad
comparendo al sistema SIMIT.

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Accidente de transito
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Atender los diferentes accidentes que se presenten.
4. RESULTADOS
Brindar un orden en la comunidad de la Virginia respecto a movilidad de vehculos.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: la polica o la comunidad Informan del accidente
PUNTO FINAL: Archivar papeleo
6. RIESGOS
Agresiones fsicas o verbales
Se lleva una planilla de accidente.
8. OBSERVACIONES
Se hacen puestos de controles con policas.

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No.
La polica informa del accidente en Secretaria de

Informar del
1 donde ocurri y como se encuentra transito y
accidente
la situacin movilidad
Transito procede a dirigirse al lugar Secretaria de

Ir al lugar de los
2 donde ocurri el accidente transito y
hechos
movilidad
El guarda de seguridad pide la Documentos Secretaria de

Pedir
3 documentacin necesaria para de transito y
documentacin
identificacin identificacin movilidad
Inmediatamente se procede hacer Secretaria de

4 Hacer croquis croquis del accidente y se toman transito y
fotografas. croquis del movilidad
accidente
5 Mandar Se mandan vehculos a los patios si Secretaria de
vechiulos a hubo heridos en el lugar. transito y
patios movilidad
Se procede a llenar plantilla de Secretaria de

Llenar plantilla
7 accidentes con todos los datos del transito y
de accidentes. Plantilla de
accidente. movilidad
accidente
Se hace orden de comparendo para Secretaria de
Se gener orden Orden de
8 los infractores del accidente transito y
de comparendo. comparendo movilidad
Este informe se manda a fiscala Informe de Secretaria de

9 Mandar informe para que contine el proceso. comparendo transito y
movilidad

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La copia de plantilla de accidentes y Copia de

el croquis se les hace copia para croquis y
ser archivado en secretara de plantilla de Secretaria de
10 Archivar papeleo despacho y la orden de accidentes transito y
comparendo se pasa a funcionaria movilidad
para que lo suba al sistema y
genere la multa simit.

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Pago y cargue de comparendos
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Subir al SIMIT y al sistema la orden de comparendo
4. RESULTADOS
Tener actualizado el pago de comparendos en el SIMIT
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Traer comparendos
6. RIESGOS
8. OBSERVACIONES

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No. RESPONSABLE
Los agentes de trnsito traen todos los Comparendos Secretaria de

Traer
1 comparendos del da anterior. transito y
comparendos
movilidad
La funcionaria de transito carga todos Comparendos Secretaria de

Cargar los comparendos a la plataforma del transito y
2
comparendos SIMIT y se enva un correo, a las 24 movilidad
horas el infractor le aparecer la multa.
Pago de El infractor debe ir donde la funcionaria Secretaria de

3 comparendos del trnsito y dar sus datos transito y
movilidad
El funcionario ingresa la No de cdula Secretaria de

Bsqueda de
4 del infractor y busca en la cuenta del transito y
comparendo Informe con
infractor que infracciones tiene. movilidad
Generacin
Se dirige a subsecretara para que de multas, Tesorera
genere recibo de pago, el cual se paga recibo de
Entrega de
5 en el banco y despus dirigirse a pago y recibo
recibo
secretaria de hacienda para recibo de de caja
caja.
Con el recibo de caja entregado por Resolucin de Secretaria de

Entregar tesorera se hace resolucin de descuento transito y
7 resolucion de descuento la cual se carga en SIMIT a movilidad
Descuento las 24 horas el usuario aparecer con
la deuda saldada.
Se archiva resolucin en ventanilla Secretaria de

nica todos los documentos transito y
8 Archivar (resolucin, recibo de caja, estado de movilidad
cuenta).

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SECRETARIA
DE SALUD

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Tramite de los medicamentos No- pos
2. DEPENDENCIA
Secretaria de salud
3. OBJETIVO
Dar al usuario la posibilidad de acceder a medicamentos que no se encuentran en
su pos de la EPS.
4. RESULTADOS
Todos los usuarios puedan acceder a medicamentos esenciales para su bienestar
y salud
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Recibir la orden medica
PUNTO FINAL: Llevar el formato que el mdico debe diligenciar
Solicitud y justificacin para los medicamentos no pos (Ingerir)
Mirar en el fosiga que la autorizacin este vigente
8. RIESGOS
El mdico bote el formato que debe diligenciar cuando se envan y aceptan
medicamentos no pos
Dar medicamentos errneos
9. OBSERVACIONES
Ninguna.

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No. RESPONSABLE
Recibir la orden medica donde se Orden

Recibir Orden verificara que medicamentos es no medica
1 Secretaria de
medica pos
salud
Documentacin (cedula, carnet o Documento

2 Documentacin historia clnica) s del
usuario. Secretaria de
salud
Verificar en el fosyga si est o no

3 Verificacin est incluido en alguna EPS o que
no est vencida (2 meses) Secretaria de
salud
El solicitante se dirige al hospital y Formato de

lleva un formato que el mdico diligenciam
Llevar el formato debe diligenciar cuando ya se iento por Secretaria de
4 que el mdico tiene diligenciado el formato en la parte del salud
debe diligenciar EPS se da respuesta al usuario medico

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Acompaamiento de inspeccin sanitaria y ambientales al tcnico de sanacin
ambiental.
2. DEPENDENCIA
Secretaria de salud.
3. OBJETIVO
Visitar los establecimientos pblicos y comerciales en el municipio de la Virginia
Risaralda.
4. RESULTADOS
Que las personas cumplan con la normatividad vigente al 100%.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Acatar la orden de la secretaria de salud.
PUNTO FINAL: Se firma y se archiva el formato.
Acta especificada (proceso, funcionarios, tema, responsable, dependencia,
datos del propietario, fecha, hora de inicio y fin, elaborado por y compromisos)
Revisar de que los establecimientos cumplan con la documentacin necesaria
para su funcionamiento
Remitir la informacin al tcnico de saneamiento ambiental para que d
concepto si es viable para proceder con el sellamiento por sanidad
Ley 9 del 79
8. RIESGOS
Agresin de los dueos con el funcionario
Que los implicados Traten de sobornar los funcionarios
9. OBSERVACIONES
Ninguna.

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No.
Acatar la orden de la secretara de

salud de que establecimientos
deben ser visitados con la Secretaria de
1 Acatar la orden de compaa del tcnico de salud
la secretaria de saneamiento ambiental y as
salud observar todo lo que hay en el
establecimiento
Se llena el formato establecido y se Acta

llenar el formato dan recomendaciones si existe especificad
2 alguna anormalidad Secretaria de
establecido a
salud
Se pide el certificado de cmara y

comercio, uso de suelos, plan de
Pedir la
fumigacin del estado, certificado Certificados Secretaria de
3 certificacin salud
de seguridad expedida por
correspondiente
bomberos, certificado de
saneamiento ambiental.
Si existen anomalas se les da un

tiempo mximo de 30 das para
4 hacer los correctivos necesarios Secretaria de
Cuando existen salud
anomalas cumpliendo con la ley 9 del 79 y
dems normar vigentes
El formato se hace firmar del dueo Acta

o encargado y el representante, especificad
Se firma y se posteriormente se lleva a la a Secretaria de
5 salud
archiva el formato secretaria de salud donde se
archiva en la carpeta
correspondiente, se anexan copias

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Realizar visitas por quejas o solicitudes que se presentan en la secretaria de
salud.
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Acatar las quejas de los usuarios y dar respuesta pertinente.
4. RESULTADOS
Cumplir al 100% con las quejas o solicitudes hechas por los ciudadanos
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Acatar las quejas y solictudes hechas por los ciudadanos
PUNTO FINAL: Se lleva un control de lo solicitado y de las secretarias a las
cuales compete.
Oficios a las secretarias pertinentes
8. RIESGOS
Que las quejas o solicitudes realizadas en la secretaria de salud no sean reales
Agresin a los funcionarios encargados
9. OBSERVACIONES
Ninguna.

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No. RESPONSABLE
Se recibe rdenes por medio de Oficio

oficio de lo que se debe realizar por
Acatar las quejas parte de la secretaria de salud de Secretaria de
1 y solictudes salud.
acuerdo a las quejas y solicitudes
hechas por los de los usuarios.
ciudadanos
Se entrevista a la persona Acta de

encargada del lugar se dan las situacin
Se Asiste y se explicaciones correspondientes del actual y Secretaria de
2 procede a la porque la visita y se procede a evidencias salud
revisin observar si es verdad la queja o no,
se llena el acta de lo observado y
se toman evidencias
Cuando se encuentran anomalas Informe

Dar se dan recomendaciones y se para
3 informa por escrito o verbal a la secretaria Secretaria de
recomendacin
secretaria de salud lo ocurrido de salud salud
Se da respuesta a la queja Oficio con

realizada por el usuario realizada respuesta
por el tcnico administrativo,
4 Dar respuesta a la firmada por la secretaria de salud y
Secretaria de
solicitud si es viable se dar pronta salud
respuesta a la queja o solicitud
Se archiva copia y Se le manda copia al usuario y la Copia de

se envia una con otra se archiva, cuando no es respuesta
5 la respuesta al competencia de la secretaria de Secretaria de
usuario salud se enva a las cuales salud
solicitante compete
Se lleva un Se le hace un control pertinente a

6 control de lo las otras secretarias para que
solicitado y de las cumplan mediante oficio y se Secretaria de
secretarias a las

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cuales compete espera pronta respuesta salud

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Realizar visitas de control y vigilancia de enfermedades epidemiolgicas.
2. DEPENDENCIA
Secretaria de salud
3. OBJETIVO
Realizar un control de las diversas enfermedades que se presentan en el
municipio de la Virginia Risaralda y as lograr disminuir el riesgo de infeccin,
propagacin en la poblacin.
4. RESULTADOS
Hacer la promocin y prevencin oportuna a los casos encontrados
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Asistir al lugar donde se reporten pacientes afectados.
PUNTO FINAL: Archivar acta del caso.
Ir adecuadamente protegido dependiendo la enfermedad (tapa bocas, guantes)
8. RIESGOS
Ser contagiado por las diferentes enfermedades
Que las personas afectadas no cooperen ante las recomendaciones de los
funcionarios de la secretaria de salud
9. OBSERVACIONES
Ninguna.

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No. RESPONSABLE
Realizar las solicitudes y visitas

pertinentes a los pacientes dando
Asistir al lugar recomendaciones y socializar con Secretaria de
1 donde se reporten los vecinos si presentan alguna salud
pacientes sintomatologa para dar una charla
afectados de prevencin.
Se llena el acta correspondiente y Acta

Llenar el acta se toman evidencias especifica
2 Secretaria de
correspondiente
da
salud
Informar en la secretaria de salud y

en el hospital de lo observado y
Informar en la verificar si se deben tomar medidas Secretaria de
3 secretaria de salud
pertinentes que sern tomadas por
salud y al hospital la secretaria de salud
lo observado
El Acta se archiva y se le da una Acta

copia al hospital y si es necesario a especifica
4 Archivar la secretaria departamental de Secretaria de
da
salud salud

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solitud de actualizaciones.
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Brindarle al usuario agilizar las demoras en los tramites de las autorizaciones
(programacin de cirugas, exmenes mdicos, citas mdicas).
4. RESULTADOS
Un usuario satisfecho con fechas ms acorde con sus necesidades.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Pedir autorizacin al usuario.
PUNTO FINAL: Guardar oficio en carpeta de promocin y prevencin.
6. RIESGOS
Tomar mal el dato del cambio de fecha de la actualizacin del procedimiento
Verificar bien la documentacin.
Tomar las copias necesarias para llevar soporte.
8. OBSERVACIONES
Ninguna.

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No. RESPONSABLE
Cuando llega el usuario se pide la Copias de Auxiliar de

Pedir autorizacin autorizacin, se saca fotocopia de respaldo de secretaria de
1 todos los documentos documentos. salud.
(autorizacin, cedula, carnet,
historia clnica)
Revisar la pgina web el fosyga y Auxiliar de

Revisar pgina se procede a escribir el nmero de secretaria de
2
fosyga cdula del usuario para verificar salud.
que este activo en la EPS.
Llamar a la EPS correspondiente Auxiliar de

Informar a la EPS. explicando el caso y los motivos secretaria de
3 por el cual se solicita agilizar el salud.
trmite de la autorizacin
solicitada.
Escanear todos los documentos y Documentos Auxiliar de

Escanear y enviar se enva a la EPS, se espera escaneados. secretaria de
4 a la EPS respuesta de la EPS en las salud.
documentos. siguientes horas.
EPS
Llamar al usuario y se confirma Auxiliar de

Llamar al usuario para cuando fue adelantada la cita. secretaria de
5 salud.
Realizar oficio explicando los Oficio para Auxiliar de

motivos por el cual se adelant la soportes de secretaria de
Realizar oficio
6 cita para qu da se adelant, se actividades salud.
para reporte.
pide firma del usuario o familiar que
acuda y se firma el reporte.
Procede a guardar en carpeta de Auxiliar de

7 Guadar oficio.
promocin y prevencin. secretaria

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tramites de los medicamentos No pos (no estn autorizados por la EPS)
2. DEPENDENCIA
Secretaria de Salud.
3. OBJETIVO
Bridarle al usuario medicamentos que no encuentran a su alcance y que no se
brinda en plan obligatorio de salud.
4. RESULTADOS
El usuario pueda obtener los medicamentos necesarios y que no se encuentran en
el plan de salud.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Pedir documentacin necesaria.
PUNTO FINAL: Llevar tramite a la EPS.
6. RIESGOS
Perdida de formatos por parte del mdico.
Que la autorizacin tenga fecha vigente.
8. OBSERVACIONES
Cuando los medicamentos no les dan respuesta la comunidad tiene que dirigirse a
la personera o en tutelar a la entidad (EPS)

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ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
Pedir Cuando el usuario llega se le pide Copias de Auxiliar de la

documentacin orden mdica, copia de carnet, documentos secretaria de
1 necesaria. historia clnica, cedula etc. salud.
Verificacin de la pgina web el Auxiliar de la

2 Mirar FOSYGA fosyga que este activo y a que secretaria de
EPS corresponde. salud.
Verificar que la autorizacin no

est vencida la cual tiene dos
Verificacin de Auxiliar de la
meses de caducidad, si est
3 fecha de secretaria de
vencida se devuelve al usuario a
autorizacin salud.
la EPS para que se d nueva
fecha de autorizacin.
Dirigirse a la EPS correspondiente Auxiliar de la

Llenar formato de con la documentacin del usuario secretaria de
solicitud y y el formato de solicitud y Formato de salud, Medico
4 justificacin para justificacin mdica para solicitud y encargado de la
medicamentos medicamentos NO POS que el justificacin autorizacin.
NO POS mdico debe diligenciar la cual es mdica para
dejada y se espera respuesta. medicament
os NO POS.
Cuando ya se tiene diligenciado y Auxiliar de la
Llevar tramite a la
5 firmado se lleva a la EPS, la cual secretaria de
EPS.
hace el trmite correspondiente. salud, EPS.

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Supervisar oportunamente los soportes legales mes a mes para el giro directo de
los recursos de esfuerzo propio (copias de contratos, estado de cartera, copia del
pago, la copia de pliza de alto costo, reporte de novedades, prestadora de
servicios)
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Llevar un control de la documentacin para los pagos correspondientes para que
lleguen a tiempo.
4. RESULTADOS
Estar a paz y salvo con las EPS.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Mandar oficio a entidades con documentacin necesaria.
PUNTO FINAL: Mandar recordatorios.
6. RIESGOS
No llegar a tiempo la documentacin necesaria para hacer los trmites.
El reporte mandando a las EPS este correcto para que sepan que documentacin
tiene que mandar.
8. OBSERVACIONES
Se debe de concientizar a las EPS de la importancia de la puntualidad a la hora de
mandar los reportes ya que sin ellos es imposible realizar los correspondientes
pagos.

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No. RESPONSABLE
Mandar el oficio cada mes Oficio con Auxiliar de

Mandar oficio a
recordando cada uno de los documentaci secretaria de
entidades con
1 documentos que se deben mandar n salud.
documentacin
para llevar a cabo los pagos o las requerida.
necesaria.
otras diligencias necesarias
Pasar reporte al Se espera que se llegue el reporte Reportes de Auxiliar de

coordinador de la y pasarlo al coordinador de la EPS secretaria de
2 secretaria o secretaria de salud. salud.
encargado de
pagos.
Si no se mandan los reportes por Oficio de Auxiliar de

Mandar parte de la EPS se procede a recordatorio secretaria de
3 recordatorios. recordar nuevamente con correos salud.
electrnicos y oficios fsicos ya que
es un requisito obligatorio.

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Supervisin de casos de violencia familiar
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Asegurar que los casos de violencia familiar tomen los respectivos tratamientos
mdicos o psicolgicos.
4. RESULTADOS
Reducir los casos de maltrato y que estos no se repitan.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Revisin de reporte que llega del hospital.
PUNTO FINAL: Realizar visitas domiciliarias para verificar que se contine con el
tratamiento.
6. RIESGOS
olvidar mandar los reportes de casos de violencia
no llevar control de los casos reportados.
revisar y enviar oportunamente el reporte de la ficha a Pereira
Vigilar los casos de violencia intrafamiliar continuamente
8. OBSERVACIONES
Las visitan se realizan cuando se tiene conocimiento de que el maltrato tiene
continuidad.

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No. RESPONSABLE
Se revisa el reporte que llega del Ficha de Auxiliar de

hospital en formato (ficha de notificacin secretaria de
Informarse de los notificacin SIVIGILA) con un oficio SIVIGILA salud.
1 casos. el cual explica la situacin en la
que llego el paciente y el reporte de
urgencias donde se indica como
llego al hospital.
Realizar un oficio dirigido a salud Oficio Auxiliar de

departamental que maneja aprobado secretaria de
Mandar oficios a epidemiologia notificando el caso por la salud.
2 entidades que pas en el hospital, tambin se alcalda.
correspondientes. manda oficio comisaria de familia a
la trabajadora social solicitando
que haga la visita.
Se realizan visitas domiciliarias Auxiliar de

para verificar que haya continuidad secretaria de
3
Realizar visitas. en el tratamiento tanto psicolgico salud.
como mdico.

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Archivar toda la documentacin que entra a la oficina.
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Tener un control y orden de todos los archivos que ingresan a la secretaria de
salud y hacer transferencia documental al archivo central.
4. RESULTADOS
La secretaria de salud tendr en orden y control de todos los archivos que en ella
ingresan.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Organizar documentacion por codigos.
PUNTO FINAL: Organizar en cajas.
6. RIESGOS
Se archive mal
Se pierdan documentos
8. OBSERVACIONES

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No. RESPONSABLE
Organizar por cdigos los legajos Auxiliar de

Organizar
dependiendo el tipo documental ya secretaria de
1 documentacion
que cada documento tiene un salud.
por codigos.
cdigo.
Organizar por cada legajo se organiza por fechas Auxiliar de

2 fechas cada de actas o informes , con un secretaria de
legajo. mximo de 200 hojas salud.
Llevar control de llevar un control en un formato Formato Auxiliar de

archivos nico de formato documental el nico de secretaria de
3
cual se pasa a archivo central con formato salud.
copia en secretaria de salud documental
Organizar en cajas de archivo las Auxiliar de

cuales llevan el nmero de legajo secretaria de
Organizar en
4 cdigo y asunto de la carpeta, salud.
cajas.
fecha inicial y final, numero de la
caja

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Manejo de comits de secretaria de salud
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Comits activos
4. RESULTADOS
Capacitar a los integrantes para cumplir oportunamente con los planes de accin
de cada comit, para cumplir metas estipulada por cada comit.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Informarse del tema a tratar.
PUNTO FINAL: Realizar acta del tema tratado.
6. RIESGOS
mala informacin
no llegue a tiempo la invitacin
no asistan al comit por falta de compromiso
Las entidades que no asisten al comit, se les escribe que es obligacin asistir al
comit.
8. OBSERVACIONES
Si los comits no estn vigentes pueden sancionar al alcalde y a la secretaria
de salud.

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No. RESPONSABLE
Saber qu tema se presenta en el Funcionario de la

Informarse del
1 mes el cual est estipulado en el secretaria de
tema a tratar.
cronograma de actividades del ao. salud
Mandar invitacin a cada uno de Invitacin a Funcionario de la

los integrantes del comit con el integrantes secretaria de
orden del da y a personal de del comit. salud
2 Mandar invitacin
apoyo para la respectiva
capacitacin dependiendo del tema
a tratar.
Realizar la reunin donde Funcionario de la

participan los integrantes del secretaria de
3 Realizar reunin
comit y las personas invitadas salud
para apoyar el tema.
se hace acta de asistencia, y

desarrollo del comit donde se dice
paso por paso que se hice como Acta de Funcionario de la
desarrollo el tema, que tareas se actividades secretaria de
4 Realizar acta salud
dejan, que tareas no se hicieron ,
se hacen segn un plan de accin
de cada uno de los eventos se
socializa en el comit siguiente.

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Radicacin de novedades de aseguramiento
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Registrar los diferentes tipos de novedades para ingreso al sistema general de
seguridad social.
4. RESULTADOS
Tener todas las novedades actualizadas en el sistema.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Verificacin del formulario.
PUNTO FINAL: Firmar el formulario
6. RIESGOS
incluir usuarios sin cumplir requerimientos.
Retirar fallecidos sin debido soporte.
Verificacin de requerimientos.
8. OBSERVACIONES
Ninguna.

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ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
Verificacin del formulario si Formulario Coordinador de

cumple los requisitos segn tipo estructura aseguramiento
de novedad segn
Verificacin del resolucin
1
formulario. 1344 de
rgimen
subsidiado.
Verificacin en Verificacin en la pgina Coordinador de

2
pgina fosyga FOSYGA. Con nmero de cdula aseguramiento
Si cumple se ingresa al usuario a Formato Coordinador de

la estructura del formato segn aseguramiento
estructura segn resolucin 1344 resolucin
Ingreso de de rgimen subsidiado (nombre, 1344.
3
usuario al sistema EPS, cdigo de EPS, tipo de
documento, fecha de nacimiento,
sexo , municipio, nivel SISBEN,
fecha de novedad)
Despus de que se confirma se Formato Coordinador de

Firmar el firma el formulario segn la segn aseguramiento
4
formulario estructura segn resolucin 1344 resolucin
de rgimen subsidiado. 1344.

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Rendicin de informe de novedades mensuales.
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Rendir al consorcio SAYP mensualmente los diferentes tipos de novedades
(fallecimientos, duplicidades, novedades de retiro BDUA)
4. RESULTADOS
Verificar que todas las novedades estn cumpliendo con los parmetros
adecuados para un buen funcionamiento.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Recibir reportes ( defunciones, inhumanaciones)
PUNTO FINAL: Enviar archivo.
6. RIESGOS
No verificar correctamente las novedades
Verificar mensualmente licencia de reporte de registraduria.
Verificar que no sea retirado el usuario de ambas EPS.
8. OBSERVACIONES
Ninguna.

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No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD REGISTRO
Recibir reporte del notario de Reporte de Notario,

defunciones ocurridas en el defunciones, inspector,
1 Recibir reportes
semestre anterior Recibir del licencia de coordinador de
inspector licencia de inhumaciones. inhumaciones aseguramiento.
Verificacin una a una para Formato de Coordinador de

identificar el fallecido al rgimen resolucin aseguramiento.
Verificacin de subsidiario en el FOSYGA y si est 1344 reporte
2
novedades activo se pasa reporte a rgimen de
subsidiado para que pase novedad novedades.
de retiro por muerte.
Revisin de bases de datos para Coordinador de

ver si hay duplicidades despus de aseguramiento.
Revisin de base
3 cruce de bases de datos estas
de datos.
novedades tambin se reportan en
el formato
Despus de cumplir con estructura Coordinador de

4 Guardar archivo. el archivo debe de estar guardado aseguramiento.
como archivo plano. Formato de
novedades
Este archivo se enva por medio Coordinador de
Enviar archivo. de una malla validadora que se aseguramiento.
5 descarga de la pgina FOSYGA

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Informe a la superintendencia Nacional de Salud.
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Informar a la Superintendencia Nacional de Salud el funcionamiento financiero de
la subcuenta del rgimen de las cuentas maestras.
4. RESULTADOS
Ejercer un control de las cuentas maestras.
Tener informacin bien detallada y que cumpla con la estructura del informe.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Recibir informes bancarios de secretaria de hacienda.
PUNTO FINAL: Enviar informe por medio de pgina de sper salud.
6. RIESGOS
Mandar informacin errnea
Verificar que las secretarias enven informes del periodo a reportar.
Verificar que la informacin este completa y veraz.
8. OBSERVACIONES
Ninguna.

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No. RESPONSABLE
Secretaria de hacienda pasa Informes Secretaria de

informes bancarios. bancarios. hacienda,
secretaria de
1 Recibir informes. Secretaria salud pasa salud.
seguimientos de los contratos de
rgimen subsidiario e informacin
general.
Con la informacin presentada se Formato de Coordinador de

2 Escribir informe rinde informe a la sper salud cada informes aseguramiento
3 meses.
Se procede a mandar informe por Coordinador de

3 Enviar informe medio de la pgina de Sper aseguramiento
Salud.

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Cruce en los sistemas de informacin.
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Encontrar inconsistencias en bases de datos en las bases de datos en las
diferentes EPS y en general.
4. RESULTADOS
Tener informacin certera en las diferentes bases de datos
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Recoleccin de bases de datos.
PUNTO FINAL: Organizar informacin.
6. RIESGOS
la informacin enviada por la EPS no est actualizada
al momento del cruce estar seguro de que la informacin este bien controlada.
Exigir a la EPS el reporte de las bases de datos.
8. OBSERVACIONES
Ninguna.

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No. RESPONSABLE
Recolectar las bases de datos Bases de Coordinador de

actuales las cuales son mandadas datos aseguramiento
Recoleccin de
1 por las 3 EPS y la del rgimen
bases de datos.
subsidiado la cual es mandada por
el ministerios de salud.
Realizacin de Se realizan los cruces pertinentes Coordinador de

2
cruce con las diferentes bases de datos. aseguramiento
Se redacta el reporte con las bases Reporte de Coordinador de

3 Redactar reporte de datos, se hallan las diferentes bases de aseguramiento
inconsistencias. datos
Organizar Se organiza la informacin y se Coordinador de

4 solucionan los problemas. aseguramiento
informacin.

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Orden de pago mensual de los recursos del rgimen subsidiado.
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Girar oportunamente los recursos del rgimen ya sea a las diferentes EPS o a la
red pblica segn autorizacin previa.
4. RESULTADOS
Que las EPS puedan recibir los pagos oportunamente.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Recibir autorizacin de las diferentes EPS
PUNTO FINAL: Archivar copia de comprobante de pago.
6. RIESGOS
Realizar mal la orden de pago ya sea de ms o menos valor
Verificar que las EPS cumplen con la entrega de la informacin en el tiempo de
pago.
8. OBSERVACIONES
Ninguna.

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No. ACTIVIDAD DESCRIPCIN DE LA REGISTRO RESPONSABLE

ACTIVIDAD
Recibir autorizaciones para el aro Formato EPS

Recibir de las diferentes EPS autorizaciones
1
autorizacin del giro de
EPS
Descargar de la pgina del Liquidaciones Coordinador de

Descarga de
2 Ministerio las liquidaciones mensuales. aseguramiento
liquidaciones
mensuales.
Verificar que las facturas Facturas Coordinador de

enviadas por las EPS coincidan enviadas por aseguramiento
Verificacin de
3 con la liquidacin del Ministerio. EPS,
facturas
liquidacin del
ministerio.
Consolidar los soportes legales Coordinador de

para realizar el giro aseguramiento
Orden de
Soportes legales(certificaciones pago.
de la EPS, cedula del contador
Consolidaciones
4 pblico, tarjeta profesional del
de soportes
contador, antecedentes
disciplinarios, certificacin
bancaria de la cuenta a girar)
Se procede a realizar orden de Coordinador de

5 Realizacin de pago aseguramiento
orden de pago
Se enva a ventanilla nica para Copia de Ventanilla nica

Envio a ventanilla que sea radicada orden de pago
6
unica

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Enviar copias a Mandar copias a secretaria de Coordinador de

7 secretaria de hacienda aseguramiento
hacienda
Secretaria de hacienda realizan Comprobante

Realizacion de Secretaria de
8 pagos y de ah sale comprobante de pago
pagos hacienda.
de pago.
Archivar copia de Se pide copia de comprobante de Copia de

Coordinador de
9 comprobante de pago y se archiva en la diferente comprobante
aseguramiento
pago carpeta de la EPS de pago.

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Identificacin de listado de beneficiados al rgimen subsidiado
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Identificar las personas que no estn afiliadas al rgimen ingresarlas al sistema de
salud
4. RESULTADOS
Tener actualizados los listados de personas no afiliadas al rgimen.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Realizacin de cruces de las diferentes bases de datos.
PUNTO FINAL: hacer Lista de aseguramiento de personas a afiliar.
6. RIESGOS
no publicar o no informar sobre la existencia del listado de beneficiados
tener la informacin actualizada para realizar cruces pertinentes.
que se la gente que se encuentre en el listado.
8. OBSERVACIONES
Ninguna.

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No. RESPONSABLE
Realizando el cruce de informacin Coordinador de

con las bases de datos del rgimen afiliaciones
Realizacin de contributario, subsidiado, base de
1
cruces datos de certificado del SISBEN.
Verificacin de Se encuentra las personas no Coordinador de

2 personas no afiliadas al sistema general de afiliaciones
afiliadas seguridad social de salud.
Con las personas encontradas se Acta de Coordinador de

Hacer Lista de
3 hace una lista de aseguramiento listados afiliaciones
aseguramiento
para ser afiliadas

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SECRETARIA
DE
GOBIERNO

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Denuncia de amenazas.
2. DEPENDENCIA
Secretaria de Gobierno.
3. OBJETIVO
Ayudar a la comunidad a solucionar problemas de orden sin que las cosas se
dilaten.
4. RESULTADOS
Dar soluciones a las problemticas de la comunidad de manera controlada y justa.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: El usuario Pone denuncia de problemtica que tiene.
PUNTO FINAL: Si no hay pago se procede a embargar.
6. RIESGOS
A la persona amenazada le pase algo
Se genere una resolucin contraria a la ley
Abuso de autoridad
Todo queda por escrito mediante resoluciones
Ordenanza 014 del 2006
Manual de justicia
Derecho de polica cdigo civil.
8. OBSERVACIONES
Ninguna.

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No. RESPONSABLE
El usuario se acerca a la comisaria Secretaria de

y pone la denuncia o amenaza Gobierno
1 Oficio con
Poner denuncia acerca de la problemtica que
tiene. Denuncia
Se valora la gravedad de la Secretaria de

Valoracin de la
2 denuncia como Simple-Gravada Gobierno
denuncia
(imparte medida de proteccin)
Se digita un oficio con la situacin Secretaria de

del denunciante. Gobierno
3 Se escribe Oficio con
situacin del situacin
demandante actual
Se hace orden de citacin para Secretaria de

Generacin de audiencia de conciliacin y Gobierno
4 Orden de
orden de citacin requerimiento
citacin
Comparece al despacho para

hacer audiencia de conciliacin y
Secretaria de
5 Hacer audiencia requerimiento en el que se pueden
Gobierno
multar desde 1 SMLV hasta 20
SMLV
Si vuelve a ocurrir altercado se

vuelve a generar denuncia y se
Denuncia Secretaria de
6 ocurrencia traen testigos, se vuelve a multar
Gobierno
entre 1 SMLV a 500 SMLV segn
resolucin.
Si durante 5 das no se paga en Oficio de Secretaria de

7 Embargo
tesorera, se procede a embargar embargo Gobierno

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Recepcin de denuncias
2. DEPENDENCIA
Secretaria de gobierno
3. OBJETIVO
Atender a la comunidad las diferentes problemticas
4. RESULTADOS
Dar a la comunidad soluciones justas y rpidas.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: El usuario Realiza denuncia.
PUNTO FINAL: Realizar acta de desiciones tomadas en la audiciencia.
6. RIESGOS
Se incumpla lo acordado.
Reincidan en el caso.
Ley 1098 del 2006
Acta de conciliacin.
Formato de registro de atencin a la comunidad
8. OBSERVACIONES
Cada 6 meses se presenta a secretaria de Gobierno un Informe de todos los
procesos y estados.
Todas las conciliaciones cuando son exitosas se archivan en archivo activo:
actas, sanciones, citaciones, pruebas, registro civil del menos.

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ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
El usuario pone la denuncia se le

Realizar denuncia toman todo los datos Nombre,
1 Cedula, Telfono, Direccin. Oficio con Secretaria de
datos del Gobierno
denunciante
Se verifica que toda la Secretaria de

Verificacin de la
2 informacin que dio el usuario sea Gobierno
informacin
veraz
Se toman todas las acciones

necesarias para el caso bien sea
Toma de acciones psicoteraputicas, trabajo social o Secretaria de
3
necesarias de orientacin judicial. Gobierno
Se cita al denunciado por medio Citacin Secretaria de

Se genera de un oficio membretado en caso membretada Gobierno
5
citacin de maltrato
Se realiza audiencia con el

denunciante y el denunciado para
conciliar o no, cuando no se
6 Hacer audiencia concilia se establece una multa Secretaria de
Acta de
de 1 a 2 SMLV, cuando se conciliacin Gobierno
concilia se genera un acta firmada
por los dos intervinientes
Cuando la denuncia es de
Se hace denuncia alimentos se hace denuncia y se Secretaria de
7
de alimentos genera citacin informando la Gobierno
fecha, hora y lugar.

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En el da acordado se realiza un
acta donde el denunciado dice
cuanto est dispuesto a dar de Acta de
acuerdo a sus ingresos, si la tramite
denunciante acepta la suma, se
aprueba el acta y se fijan fechas
para visitas del que no tiene la
8 Realizar acta Secretaria de
custodia de los hijos y se firma
por los intervinientes y si no est Gobierno
de acuerdo el denunciante se
lleva copia autenticada del acta
de no conciliacin para llevar al
juzgado donde se tomaran
medidas pertinentes.

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Rescate de menores.
2. DEPENDENCIA
Secretaria de Gobierno
3. OBJETIVO
Evitar el dao eminente en el que se encuentre un menor.
4. RESULTADOS
Dar la seguridad necesaria los menores en situaciones de peligro.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Recepcion de queja
PUNTO FINAL: Levantar acta de sucesos
6. RIESGOS
Agresin por parte de los implicados
Resistencia a la diligencia, utilizacin de la fuerza
Informes de polica
Informes de bienestar
8. OBSERVACIONES
Ninguna.

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ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
Recepcionar quejas o denuncias,

tomar datos, verificarlos, pedir
1 acompaamiento a la polica de Oficio con Secretaria de
Recepcion de
infancia. datos del Gobierno
queja
denunciante
Verificado el hecho se emite una

resolucin (acto de apertura de la
investigacin) donde se aprueba Resolucin. Secretaria de
2 Realizar acta Gobierno
y legaliza el rescate el cual es
notificado al comandante de
polica
Se dirigen donde se encuentra el

menor ( comisario de familia,
3 Dirigirse a donde trabajadora social, psicloga, Secretaria de
el menor polica de menores) gobierno
De los sucedido o encontrado se

levanta un acta de los hechos una
Levantar acta de vez culminado el proceso se Acta de Secretaria de
4 sucesos Gobierno
sucesos remiten estas diligencias a
bienestar familiar para que
designe hogar sustituto.

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Abandono del adulto mayor.
2. DEPENDENCIA
Secretaria de Gobierno
3. OBJETIVO
Brindar al adulto mayor mejores condiciones de bienestar y seguridad.
4. RESULTADOS
Dar las condiciones adecuadas a los adultos mayores en sus hogares.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Recepcionar queja
PUNTO FINAL: Se notifica a los residentes la decisin.
6. RIESGOS
Agresin, reusar entrega del adulto mayor
Notificacin a trabajadora social y polica.
8. OBSERVACIONES
Ninguna.

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ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
Se genera la queja de la
denuncia, verificando la
informacin se piden los datos, se Acta de Secretaria de
1 Recepcionar denuncia Gobierno
toma la declaracin de los
queja familiares o testigos de las
denuncias.
Informar a Se informa a la trabajadora social Secretaria de

2 trabajadora para acompaamiento a la visita. Gobierno
social.
Se verifica el estado real del

adulto mayor y sus condiciones,
se genera resolucin donde se Resolucin Secretaria de
Verificacin del de Gobierno
queda por escrito si se traslada o
3 estado del adulto condiciones.
se deja en el sitio.
Si hay necesidad de trasladarlo

se pide acompaamiento de la
polica para hacerlo.
Notificar a los Se notifica a los residentes del Resolucin.

4 residentes y lugar y se archiva resolucin.
Secretaria de
archivar. Gobierno

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Proteccin al consumidor
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Garantizar la defensa de los consumidores del Municipio.
4. RESULTADOS
Dar al consumidor proteccin de manera justa segn la ley.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: El usuario realiza queja del producto o servicio prestado.
PUNTO FINAL: Se archiva acta de compromiso
6. RIESGOS
No conocer bien las leyes.
Ley de 14- 80 procuradura delegada para asuntos de consumidor.
8. OBSERVACIONES
Se escanean las actas para una mejor organizacin magntica.

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No. RESPONSABLE
Recepcionar El consumidor pone la queja por la Oficio de Secretaria de

queja que se siente afectado (efectividad queja. Gobierno
1
de garanta, calidad de producto,
prestacin de servicio).
Se citan a las partes para etapa de Secretaria de

2 Citar a las partes.
medicin Gobierno
Formato de atacion (orden de

atacion) se lleva atacion al
Se genera atacion denunciante se entrega original y Formato de Secretaria de
3 atacion Gobierno
se archiva copia. ( en la atacion se
especifica el porqu de la denuncia
segn ley del 14-80 del 2011).
Se constituye el despacho para

hacer audiencia de medicin (en la
que se genera acta de medicin Acta de Secretaria de
4 Hacer audiencia. medicin Gobierno
donde se da el desarrollo general
del acuerdo las etapas de decisin
de la medicin).
Se verifica que se cumpla el

Verificacion de
acuerdo, queda libre va ordinaria Secretaria de
5 cumplimiento de
ante jurisdiccin civil, Gobierno
demanda
superintendencia de comercio.
Se archiva acta de acuerdo. Acta de

Secretaria de
6 Archivar acta. compromiso
Gobierno
o acuerdo

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Visitas a establecimientos comerciales
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Cumplir con la ley 232 para establecimientos y verificar el cumplimiento de los
requisitos
4. RESULTADOS
Tener establecimientos que cumplas con las leyes establecidas para su
funcionamiento.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Recibir solicitud del secretario de gobierno.
PUNTO FINAL: Se Verifica la documentacion y se archiva.
Orden de citacin
Control y vigilancia de establecimientos pblicos
Cumplir con la ley 232 del 95
8. RIESGOS
Que el dueo se enoje y quiera agredir al funcionario
9. OBSERVACIONES
Ninguna.

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No.
Recibir la solicitud de la secretara Solicitud Secretaria de

de gobierno de que gobierno
1 Recibir solicitud establecimientos se deben visitar y
del secretario de proceder a hacerla.
gobierno
Se inspecciona y se solicitan la Certificados Secretaria de

documentacin del establecimiento gobierno
y se verifica si estn completos
2 inspeccin Uso de suelos, certificado de
seguridad fumigacin y extintor,
certificado de sanidad y registro
mercantil
Si la documentacin est en regla Informe de Secretaria de

no se necesita llenar el formato y resultados gobierno
3 Verificacin de la se pasa un informe de que el de visita
documentacin. establecimiento se encuentra en
regla
Si falta algn documento se llena el Formato Secretaria de

formato solicitado y se le deja una para citacin gobierno
4 Revisin.
citacin al dueo del
establecimiento
Se hace un requerimiento cuando Documentaci

n requerida
el dueo llega a la citacin y se da
hacar para carpeta Secretaria de
5 un tiempo para que lleve los
requerimiento (uso de gobierno
documentos solicitados en orden y
suelos,
al da
certificado de
Se verifica la documentacin y se fumigacin y Secretaria de
Verificacin de extinto)
6 archiva en una carpeta gobierno
documentacion
correspondiente

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Quejas y reclamos.
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Mantener la tranquilidad de la comunidad convivencia ciudadana
4. RESULTADOS
Una comunidad pacifica y tranquila de acuerdo con las normas.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Acatarla queja del usuario afectado
PUNTO FINAL: Cuando el usuario no cumple con el requerimineto
6.. CONTROLES EJERCIDOS

Cumplir con el cdigo penal referente a desacatos
7.. RIESGOS
Que el usuario se enoje y agreda al funcionario
Que las quejas y los testigos resulten falsos
Que la queja hubiera sido necesaria la vista del funcionario
8. OBSERVACIONES
Que los ciudadanos mantengan una convivencia ciudadana adecuada

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No. RESPONSABLE
Atender la queja del usuario Secretaria de

Acatar la queja
afectado se verifica los datos del gobierno
1 del
lugar y se procede a hacer la visita
usuarioafectado
correspondiente
Se realiza la visita y se le explica al Evidencias

usuario el porqu y se pide el del lugar
2 hacer la vista documento de identidad, se Secretaria de
observa el lugar se toman gobierno
evidencias.
Se le informa al secretario de Citacin

Informar al gobierno y si es necesario se
3 secretario de realiza una citacin que se le hace Secretaria de
gobierno llegar al usuario con su gobierno
requerimiento
A la fecha de la citacin se llenan

los datos en el libro de quejas
Llenar libro de verbales, se dan recomendaciones Oficio de Secretaria de
4 compromiso gobierno
quejas referentes a la tranquilidad de los
ciudadanos, se firma y se hace un
compromiso de evitar molestias
Si el usuario incumple con las Requerimient

recomendaciones vuelve y se visita o de multa
Llenar y se le hace llenar un requerimiento Secretaria de
5 requerimiento con una multa que va entre medio gobierno
salario mnimo a 20 salarios
mnimos y se archiva por un ao

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Si el usuario no cumple con el

Cuando el usuario requerimiento se le hace efectiva
no cumple con el esta es cobrada por secretaria de Secretaria de
6 requerimineto gobierno
gobierno la cual tiene la capacidad
de verificar la capacidad
econmica del ciudadano

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1.NOMBRE: Permisos para eventos, cuando estos requieren el uso del espacio
publico
1. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Controlar el adecuado uso del espacio publico
4. RESULTADOS
Darle a la comunidad la oportunidad de uso de espacio pblico para sus
actividades comerciales.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Se recibe la solicitud
PUNTO FINAL: Se dan recomendaciones
Concesin de permisos
Observar medidas de seguridad para llevar a cabo la actividad
8. RIESGOS
Que no se conceda el permiso y de todas maneras se realice el evento
9. OBSERVACIONES
Ninguna.

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No. RESPONSABLE
Se recibe la solicitud del permiso Oficio de

para el evento y se le cobra un solicitud
1 Recibir solicitud impuesto a la persona segn la Secretaria de
actividad menos a las entidades sin gobierno
nimo de lucro
Se dan recomendaciones y se da
Dar aviso a la secretaria de transito y a
2 Secretaria de
recomendaciones la polica para evitar cualquier tipo gobierno
de inconvenientes

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Control de cocheras y galpones
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Radicar por completo las cocheras y galpones dentro del rea urbana
4. RESULTADOS
Un rea urbana libre de enfermedades por contaminacin a causa de cocheras y
galpones.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Recibir la solicitud de queja.
PUNTO FINAL: Cuando no se cumple con la radicacin se archiva el caso.
Visitas para controlar el procedimiento
Pasar reporte a personera
Ley de control de radicacin de cocheras y galpones
7. RIESGOS
Que no se cumpla
Que se generen enfermedades
Que no se radiquen todas las cocheras y galpones
8. OBSERVACIONES
Ninguna.

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No. RESPONSABLE
Recibir las quejas y solicitudes por Oficio de Secretaria de

Recibir la
1 medio de oficio de la comunidad o solicitud gobierno
solicitud
del secretario de gobierno
El funcionario procede a realizar la

visita requerida donde observa
cuantos animales hay en el lugar, Evidencias Secretaria de
2 realizar la visita se toman evidencias, medidas a la del lugar gobierno
cochera o galpn, se fija cuantos (fotos)
jaulones hay y se realiza un acta
de la visita
Se realiza una citacin al dueo de Citacin Secretaria de

realizar citacin al la cochera o galpn y se le da un Gobierno
3 tiempo prudencial para que radique
dueo
totalmente la cochera o galpn
Si no cumple con el plazo

estipulado se pasa a secretaria de
4 Cuando no se salud departamental, se archiva y Secretaria de
cumple con la se da por terminado el caso para la gobierno
radicacin secretara de gobierno

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Querella civil de polica
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Tramitar procesos referente a la perturbacin a la posesin y tenencia que se
tenga de un bien inmueble
4. RESULTADOS
Cumplimiento de los derechos de los usuarios con referencia a posesin de un
bien inmueble.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Recibir peticion escrita por el usuario.
PUNTO FINAL: Notificar a todas las partes lo ocurrido en el proceso.
Cdigo nacional de polica
Ley 1355 de 1970
Ordenancia 014 2006
Cdigo civil y de procedimiento civil
Constitucin poltica de Colombia
Los trminos entre la perturbacin a la posesin y el momento de presentar la
demanda debe ser entre uno y 30 das
Que la persona que presente la demanda este legitimado para actuar en el
proceso
8. RIESGOS
Que al hacer la diligencia haya oposicin y toque usar la fuerza publica
9. OBSERVACIONES
Este proceso tiene recurso de reposicin y apelacin.

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No. RESPONSABLE
Recibir peticin escrita por el Oficio de Inspeccin de

Recibir peticion
usuario o representante legal para peticin polica
1 escrita por el
iniciar una apertura de
ciudadano
investigacin
Se da informe en oficio a la Oficio de Inspeccin de

Dar informe a la personera del inicio del proceso informe de polica
2 personera del donde se programa diligencia de la situacin
inicio inspeccin con intervencin de
peritos
Se cita a las partes para notificar la Citacin de Inspeccin de

hora y fecha de diligencia para que la partes polica
hagan valer sus derechos y no se
3 Citar a las partes les viole el debido proceso, una vez
hecha la inspeccin judicial el
funcionario propone a las partes
conciliar
Si hay acuerdo termina el proceso Inspeccin de

Cuando hay
4 polica
acuerdo
Si no hay acuerdo se continua con

el trmite de la querella terminando
la inspeccin si los peritos rinden el Informe de Inspeccin de
informe en el acto se pone en la situacin polica
Cuando no hay conocimiento a las partes y

5 evacuadas todas las pruebas el
acuerdo
inspector de polica toma la
decisin que corresponda segn
los derechos

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Si el dictamen fue tomado por fuera

de la diligencia se pondr en
conocimiento el dictamen en 3 das Inspeccin de
al cabo de los cuales si no hubo polica
Notificar a todas
6 las partes lo oposicin el inspector mediante
ocurrido en el resolucin motivada tomara o
proceso. fallara la querella lo cual debe ser
notificado a todas las personas que
hicieron parte del proceso

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Lanzamiento por ocupacin del hecho
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Ordenar el lanzamiento de personas determinadas o indeterminadas que hayan
ocupado en forma arbitraria o legal un bien inmueble
4. RESULTADOS
El cumplimiento de los derechos y deberes de los ciudadanos respecto a la
adquisicin de inmuebles.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Presentacion por escrito de la demanda.
PUNTO FINAL: Se hace entrega a la parte demandante del bien inmueble
Todo el control del tramite policivo es vigilado por la personera municipal
Articulo 15 decreto 992 de 1930
Ley 57 de 1905
7. RIESGOS
Que al hacer la diligencia haya oposicin y agresin y toque usar la fuerza
8. OBSERVACIONES
Este recurso tiene apelacin

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No.
Se inicia con la presentacin por Oficio de Inspeccin de

Presentar
1 escrito de la demanda con demanda polica
demanda
abogado o sin abogado
Una vez valorado los argumentos Inspeccin de

Dar apertura de la que dieron en la presentacin de la polica
2 demanda se ordena la apertura de
demanda
la investigacin
Se programa diligencia de
lanzamiento por ocupacin de
hecho, se traslada al lugar de los Inspeccin de
programar hechos con el acompaante de la polica
3
diligencia polica, si se tiene conocimiento
que hay menores se debe pedir el
acompaamiento de comisario de
familia o quien haga a su vez.
Se entera a la persona en el lugar Orden de

de los hechos del motivo de la desalojo
diligencia una vez enterado la
Informar a las
persona puede desocupar Inspeccin de
personas el
4 voluntariamente o como puede polica
porqu de la
oponerse lo que motiva a la orden
diligencia
de polica desalojar a las personas
que all se encuentren usando la
fuerza publica
Se hace entrega a la parte Oficio con

hacer entrega a la demandante del bien inmueble que queja
Inspeccin de
5 parte demandante motivo el proceso una vez
polica
del bien inmueble terminado el proceso el expediente
queda en el archivo del despacho

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Certificado de vecindad, antecedentes policivos, de accidente, inhumacin y
perdida de documentos
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Dar certificado para trmites legales exigidos por diferentes autoridades o
entidades administrativas
4. RESULTADOS
Certificados veraces y eficientes para llevar a cabo los diferentes trmites para los
que fueron solicitados.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Se dirge la persona con documento de identidad para reportar
hacer la peticion
PUNTO FINAL: Dar copia al solicitante
Inhumacin lleva un control numrico para llevar las estadsticas de cuantas
personas han fallecido hasta la fecha
8. RIESGOS
Dar certificados errneos
9. OBSERVACIONES
inhumacin requisito traer el certificado de defuncin debidamente firmado por
el mdico que dictamino la muerte

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No. RESPONSABLE
Se dirge la La persona llega y se identifica con

persona con su documento de identidad y bajo
documento de la gravedad del juramento Inspeccin de
1 polica
identidad para manifiesta en qu lugar reside
reportar hacer la observacin para vecindad
peticion
Se procede a realizar el certificado Certificado

Se procede a
solicitado inhumacin requisito de
realizar el Inspeccin de
2 traer el certificado de defuncin inhumacin
certificado polica
debidamente firmado por el mdico .
solicitado
que dictamino la muerte
Se le da copia al solicitante firmada Copia

Dar copia al por el inspector de polica y el firmada de
3 Inspeccin de
solicitante solicitante, quedando otra copia en inhumacin
el archivo polica

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Visitas a establecimientos comerciales.
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Cumplir con la ley 232 de 1995 donde se establece los requerimientos que tienen
que tener los establecimientos comerciales para su funcionamiento.
4. RESULTADOS
Establecimientos comerciales con toda la documentacin en orden y al da segn
las Normas.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Recibir solicitud de estableciemientos a visitar.
PUNTO FINAL: Si no cumple se procede a cerrar el establecimiento.
6. RIESGOS
Una mala actitud del dueo del establecimiento agrediendo al funcionario.
Pasar por alto algn establecimiento que no cumpla con los requerimientos
Cumplir con la ley 232 de 1995
8. OBSERVACIONES
Ninguna.

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RESPON
No.
ACTIVIDAD DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO SABLE
recibir solicitud del secretario de Oficio con solicitud Secretari

1 Recibir solicitud gobierno de que establecimientos a de
se deben visitar gobierno
Se hace la visita en el Documentos del Secretari

Visitar el establecimiento, se solicita la establecimiento. a de
2
establecimiento documentacin del gobierno
establecimiento.
Se verifica toda la documentacin

(el uso de suelo formato que da
planeacin el cual se necesita para
la apertura de establecimiento, Secretari
certificado de seguridad el cual es a de
expedido por bomberos el cual va Documentos del gobierno
Verificar la
3 incluido fumigacin y extintor, establecimiento.
informacin
certificado de sanidad el cual es
expedido eje de salubridad del
departamento, cmara de
comercio), si el establecimiento son
bares (que tenga msica o
televisor) SAICO.
Si los Si los documentos estn en regla Secretari

4 documentos se pasa informe de que est en a de
estn en regla regla toda. Formato de control gobierno
y vigilancia de
5 Si falta algn documento se llena el establecimientos, Secretari
formato control y vigilancia de orden de citacin. a de
Si no estan en establecimientos pblicos y la gobierno
regla orden de citacin
Se deja original de citacin al Original de Secretari

6
dueo del establecimiento citacin. a de

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gobierno
Se pega la citacin al formato Secretari

7 pagar citacion a de
gobierno
Cuando la persona viene a la Acta de

citacin con la documentacin si le requerimientos.
hace falta algn documento el
Secretari
Asistir a la secretario de gobierno genera acta
8 a de
citacion con los requerimientos que hacen
gobierno
falta y plazo para traer los
documentos y se firma por el
secretario.
Se archiva documento en una Citacin. Secretari

9 archivar carpeta a de
gobierno
Si la persona no acata el llamado

se vuelve al establecimiento segn
plazo dado se genera la citacin Secretari
Cerrar
10 con el secretario de gobierno y a de
estableciemiento
segn su criterio se decide si gobierno
otorgar ms plazo o cerrar el
establecimiento.

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Familias en accin
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Entregar incentivos monetarios a las familias ms vulnerables mediante un
compromiso por parte de los beneficiados.
4. RESULTADOS
Familias vulnerables beneficiadas con incentivos monetarios.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Comunicarle a la poblacion
PUNTO FINAL: Mandar la informacion al DPS
Corresponsabilidad de quejas y reclamos
SIFA (sistema de informacin familias en accin)
Verificar que las personas del programa cumplir con la asistencia a clase y a
salud poderles dar el incentivo
8. RIESGOS
Que no haya buen internet para cargar las bases de datos
9. OBSERVACIONES
Ninguna.

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No. RESPONSABLE
informarle a la poblacin por medio

de comunicacin municipal
Comunicarle a la Accin social
1 (Emisora, canal), los procesos y
poblacion
acontecimientos del programa en
general
Se hacen convocatorias abiertas

Hacer en todos los medios,
2 constantemente se inscribe la Accin social
convocatorias
poblacin desplazada
Cuando hay quejas y reclamos se Oficio de

Diligencia de diligencian y se archivan en una queja o
3 Accin social
quejas y reclamos carpeta como soporte (quejas y reclamo.
reclamos)
Cuando hay encuentros de Acta de

ciudadanos se toma asistencia de Asistencias
4 Tomar asistencia las madres beneficiarias y se de madres Accin social
guarda el acta en la carpeta y se
archiva
Cuando la gente se acerca se hace Oficio con

Dar solucion al
5 la solicitud o proceso respectivo y solicitud
requerimiento Accin social
se le da solucin al requerimiento
La informacin se manda al DPS

Mandar la
(departamento para la prosperidad
6 informacion al Accin social
social) quienes son los encargados
DPS
del pago

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Colombia mayor
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Entregar un incentivo al adulto mayor vulnerable y desprotegido.
4. RESULTADOS
Adultos vulnerables beneficiados con incentivos que le permitan un mejor
bienestar.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Buscar los beneficiarios
PUNTO FINAL: Si hay alguna novedad solicitar al consorcio para que haga el
tramite
Control de incentivos entregados.
7. RIESGOS
Que no les llegue el pago por algn bloqueo
8. OBSERVACIONES
Cada que hay pagos (2meses) consorcio manda listado para verificar si las
personas siguen vivas

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No. RESPONSABLE
Buscar los Buscar los potenciales Accin social

1
beneficiarios beneficiarios en sus viviendas
Informar el motivo Se informa el motivo de la visita y Copia de la Accin social

2 se les pide copia de la cedula cedula
de la visita
Informar fechas y Se les informa las fechas de pagos Accin social

3
puntos de pagos y puntos de pagos
Se dirige a accin social y el

Digitalizar e
4 nmero para ser digitalizados y que
inscribir Accin social
queden inscritos
Cuando hay alguna novedades se Oficio de

crea mediante un oficio firmado por tramite
el alcalde haciendo la solicitud a la Accin social
5 Hacer tramite
entidad consorcio prosperar para
que diligencie el trmite ante el
ministerio de trabajo

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SECRETARIA
DE DEPORTES

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Ejecucin de actividades deportivas, recreativas y ldicas.
2. DEPENDENCIA
Secretara de deportes
3. OBJETIVO
Masificacin del deporte
4. RESULTADOS
Se espera una buena audiencia a los eventos y que se genere buenos
comentarios de los ciudadanos hacia la administracin.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: proponer actividad
PUNTO FINAL: ejecucin de la actividad
6. RIESGOS
Inversin inadecuada de los recursos.
Inversin de recursos propios.
La no asistencia al evento por parte de la poblacin de la Virginia.
Perdida de algn implemento utilizado en la actividad.
Cada contratista hace vigilancia de los escenarios para que se entregue en
condiciones iniciales.
8. OBSERVACIONES
Para vigilar el buen funcionamiento de las actividades se realizan reuniones
despus de cada evento para evala la actividad realizada y la persona encargada
resalta los aspectos positivos de la actividad, se habla de aspectos por mejorar y
se hacen propuestas para actividades similares.

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No. ACTIVIDAD RESPONSABLE

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO
Se proponen actividades de Cronograma Secretario de

Proponer actividad acuerdo al plan de desarrollo de deportes
1
estipulado en el cronograma de actividades
actividades
Identificacin Se identificacin los puntos claves Secretario de

2
poblacin y poblacionales deportes
Tabulacin de la Se tabula subjetivamente la Secretario de

3
poblacin poblacin beneficiada deportes
Asignacin de Se asigna fecha del evento Secretario de

4
fecha deportes
Se rene al equipo de trabajo para Secretario de

asignar responsabilidades. deportes
5 Reunin de equipo
Asignacin de
evento Se asigna la actividad o evento al contratista
6
respectivo contratista teniendo en
cuenta su labor desempeada.
Se hacen modificaciones Secretario de

Modificaciones del
7 correspondientes a lo que se va a deportes,
evento
desarrollar. contratista
Se elabora el cuadro de contratista

responsabilidades y necesidades Formato de
Elaboracin de el cual es realizado por el responsabili
cuadro de encargado de la actividad, en el
8 dades y
necesidades y que deben de identificarse las necesidades
responsabilidades responsabilidades que tendr el
contratista, que recursos debe de
conseguir, que das se realizar el

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evento, a quienes va dirigido.
Se elabora acta y se firma Acta y

Elaboracin de El asignado para
9 asistencia de los participantes formato de
acta la labor
asistencia
Organizacin logstica del evento Licencias,

como permisos, gestin de invitaciones.
Organizacin
10 recursos, asignacin de tareas, Contratista
logistica.
invitaciones, publicidad para el
evento y difusin.
Realizacin de informe general Informe

Realizacin de donde se tiene que tener la general
11 contratista
informe general evidencia de objetivo contractual
de la actividad
se realiza reunin de control para

Secretario de
12 Reunin de control vigilar la actividad (que se tiene,
deportes.
que hace falta para realizarlo)
Se elabora acta y firman los Acta y

Elaboracin de El encargado
13 asistentes de la reunin. formato de
acta para la labor.
asistencia.
Ejecucin de la actividad y
Ejecucin del momento pos actividad se rene el
14 Todo el equipo
evento. equipo para recoger todo y dejarlo
en condiciones normales.

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Prestamos de escenarios deportivos
2. DEPENDENCIA
Secretara de Deportes.
3. OBJETIVO
Captar recursos para el mantenimiento de los mismos.
4. RESULTADOS
Tener recursos para llevar a cabo el plan de desarrollo de la Secretaria De
Deportes.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Escuchar la necesidad de prestamo de el escenario.
PUNTO FINAL: Agendar prestamo de escenario deportivo.
6. RIESGOS
Dao de alguno de los escenarios prestados.
Que se utilice el estadio en condiciones de lluvia la cual daara las
instalaciones.
Cada contratista debe vigilar que se entregue en condiciones iniciales los
respectivos escenarios.
Verificar que las organizaciones sean reales.
8. OBSERVACIONES
Ninguna.

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No. RESPONSABLE
Persona natural o jurdica, juntas Secretario de

de accin comunal, clubes Deportes
Solicitud de deportivos, organizaciones
1
prestamo especiales llegan con una
necesidad de uso de los
escenarios deportivos y la solicitan.
Se procede a verificar si el Secretario de

Verificacin de
escenario que se solicita se deportes
2 disponibilidad de
encuentra disponible en el cuadro
escenario
de control o agenda.
Escribir respuesta Se escribe el oficio con la Oficio de Secretara de

3 respuesta y se procede a radicar respuesta deportes.
para enviar al interesado. de solicitud
Se le da recibo diligenciado para Copia de Secretara de

que se dirija a pagar en el banco recibo de deportes.
Dar recibo de
4 Davivienda, despus el interesado pago de
pago
regresa con el recibo de pago y banco
copia. Davivienda
Agendar Se verifica copia del recibo Se Secretara de

prestamo de agenda el prstamo del escenario deportes.
6 escenario deportivo.
deportivo.

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Radicacin de documentos internos y externos
2. DEPENDENCIA
Secretara de deportes
3. OBJETIVO
Llevar un control para saber cuntos documentos llegaron a final de ao
4. RESULTADOS
El archivo sea entendible ante cualquier funcionario
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Recibir la documentacion
PUNTO FINAL: Archivar toda la documentacin
6. RIESGOS
Contestar los archivos antes de los trminos estipulados por la ley 5:94 del
2000
8. OBSERVACIONES
No se puede incluir en el archivo los documentos que no hagan parte de la
tabla de retencin documental

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No. RESPONSABLE
Se recibe la documentacin se lee Oficio Secretara de

y se asigna un numero radicador, deportes
Recibir la
1 fecha de ingreso, hora, numero de
documentacion
folios que acompaan el
documento
Se procede a dar respuesta con Oficio con Secretara de

numero de oficio interno o externo respuesta deportes
2 Se da respuesta dentro de los trminos de ley 5:94
del 2000 dndole cumplimiento a la
tabla de retencin documental
Todos los documentos son Secretara de

archivados segn la tabla de deportes
retencin documental, los
3 Archivar los documentos que no pertenezcan a
documentos la tabla sern guardados en
carpeta como documentos de
apoyo

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SECRETARA
ADMINISTRATIVO

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Contratacin que maneja el municipio.
2. DEPENDENCIA
Secretaria de Servicios Administrativos.
3. OBJETIVO
Contratar el personal requerido por el municipio.
4. RESULTADOS
Tener al personal adecuado para las funciones de cada una de las secretarias.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Requerimientos de personal en las secretarias.
PUNTO FINAL: Inicio de labores
6. RIESGOS
Controlar personal con documentacin falsa perdida del expediente.
Supervisin de la contralora
Revisin control interno
El jurdico revisa la contratacin de principio a fin.
8. OBSERVACIONES
El archivo segn la tabla de retencin documental debe de estar 2 aos y luego se
pasa a archivo central.

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No.
Se mira lo que se necesita en cada

secretaria y de acuerdo a eso se
1 Requerimientos mira el presupuesto y se hace el Todas las
de personal en las proceso de contratacin, licitacin secretarias
secretarias. pblica, concurso de mritos)
Se hacen estudios previos con Secretaria de

Realizar estudios base a eso se hace todo viabilidad, servicios
2
previos inversin, planeacin banco de administrativos
proyectos.
Se publican estudios previos en la

pgina SECOP- (invitacin,
pliegos, pre-pliegos, Constancia Secretaria de
Publicacin de
de servicios
3 estudios previos. observaciones) segn la norma 7-
34 del 2012 hasta llegar al publicacin administrativos
contrato, cuando se llega al
contrato tambin se sube al
SECOP y se imprime la constancia
Cuando es directa se pide hoja de

vida fotocopias de cedula,
Contratacin Secretaria de
4 experiencia, RUT, antecedentes
directa servicios
disciplinarios, tarjeta profesional,
acta de grado, diplomas, CDP, RP. administrativos
Despus de que se tiene todo se Contrato y Secretaria de

7 Firma de contrato firma el contrato y de da acta de acta de servicios
inicio inicio administrativos
Al mes de pago el contratista Informe del

presenta un informe al interventor contratista.
el cual hace la supervisin y se Todas las
8 Inicio de labores
hace el acta de pago y se lleva a secretarias
secretaria de hacienda quien es el
encargado de pago, se entrega

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copia si se solicita certificado

laboral de los contrario se archiva
en carpeta del funcionario.

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Nombramiento de supernumerario.
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Cubrir incapacidades y vacaciones de los empleados de planta.
4. RESULTADOS
Seguir con las labores de cada secretaria
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Informar sobre personal incapacitado o en vacaciones.
PUNTO FINAL: archivar copia de documentos de soporte.
6. RIESGOS
Perdida de la carpeta del supernumerario.
Verificar que toda la documentacin necesaria sea veraz para el cargo a suplir.
8. OBSERVACIONES
Ninguna.

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RESPONSABL
No.
ACTIVIDAD DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO E
Nomina informa al alcalde los Secretaria de

funcionarios que salen a servicios
Informar sobre vacaciones o estn incapacitados y administrativos
1 personal as el alcalde informa que y alcalde.
incapacitado o en supernumerario va a reemplazar al
vacaciones. funcionario.
El supernumerario trae los Secretaria de

documentos necesarios y se servicios
Generar
genera una resolucin de Resolucin administrativos
2 resolucin de de
nombramiento al supernumerario
contratacin
firmada por el alcalde, jurdico, contratacin
secretario administrativo.
Enviar resolucin Se enva a nomina copia de Secretaria de

3 a nomina resolucin para que se puedan servicios
hacer pagos Copia de administrativos
resolucin
Se archiva copia en documentos Copia de Secretaria de

4 Archivar de soportes y otra en nmina. documentos servicios
de soporte. administrativos

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Procesos disciplinarios.
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Llevar correctivos disciplinarios correspondientes al proceso disciplinario
4. RESULTADOS
Cumplimientos de correctivos disciplinarios.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Se Recibe la queja y se realiza un informe.
PUNTO FINAL: Se lleva una investigacin hasta que finalice el proceso.
Radicacin de los procesos
Estar pendiente de los trminos de ley 7:34 del 2002
Asegurar de que los involucrados asistan a las citaciones
7. RIESGOS
Dejar vencer los trminos
8. OBSERVACIONES
Que todo lo dicho por el testigo es bajo juramento ya que todo es de carcter
penal

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RESPONSABL
No.
Se recibe la queja tanto verbal Oficio de

como escrita y se realiza un queja
informe al jefe quien es el Secretaria de
1 Recibir queja encargado de establecer si se hace Servicios
el proceso disciplinario Administrativos.
Cuando se hace un proceso

disciplinario se hace el expediente
Hacer expediente y se le informa a la persona que se Secretaria de
2 para proceso le ha abierto un proceso se cita a la Servicios
disciplinario persona que puso la queja para Administrativos.
que cuente lo sucedido y ratifique y
de pruebas de lo ocurrido
Se desarrolla una investigacin de Secretaria de

lo ocurrido hasta que finalice el Servicios
llevar proceso Informe de Administrativos.
3 investigacin
investigacin
de proceso
disciplinario

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Ausentismo laboral
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Controlar los permisos de los funcionarios de la administracin.
4. RESULTADOS
Disminucin de permisos laborales.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Realizar planillas diarias de asistencia
PUNTO FINAL: Se diligencia un formato de ausentismo
Solicitud de permisos y registros
Solicitud de compensatorio
Formato de jornada y horario de trabajo
Llevar un adecuado control del formato jornada y horario de trabajo
8. RIESGOS
Que no se lleve un control adecuado en portera de los formatos
9. OBSERVACIONES
Que los funcionarios se comprometan diariamente a firmar el formato de
jornada y horario de trabajo

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No. RESPONSABLE
Se realizan planillas diarias de Plantillas Secretaria de

Realizar planillas asistencia que deben firmar los de Servicios
1 diarias de funcionarios a la hora de llegada y asistencia Administrativos.
asistencia de salida
Se diligencia y se controla con un Formato de Secretaria de

Diligenciar y formato de permiso permiso Servicios
2 Administrativos.
controlar
Se diligencia una vez al mes un Formato de Secretaria de

Diligenciar formato de ausentismo donde se ausentismo Servicios
3 formato de especifica la calamidad del Administrativos.
ausentismo funcionario llevando en l una
estadstica de ausentismo

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Plan institucional de capacitacin
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Capacitar los funcionarios de la administracin
4. RESULTADOS
Tener personal capacitado en la alcalda.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Realizar cada ao una resolucion
PUNTO FINAL: Llevar control de asistencia
Cumplir con los planes de capacitacin para que al ser revisados por la
contralora verifiquen y vean que todo fue cumplido
Al no cumplirse se realiza un plan de mejoramiento
Enviar a control interno los informes de capacitaciones
7. RIESGOS
Que no se cumpla con el plan de capacitaciones
Que a la hora de las capacitaciones no llegue ningn funcionario
8. OBSERVACIONES
Ninguna

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No. RESPONSABLE
Realizar cada ao una resolucin Resolucin de Secretaria de

del plan institucional de plan Servicios
Realizar capacitacin realizando a los institucional. Administrativos.
1
resolucion funcionarios una encuesta para
conocer en que quieren ser
capacitados
Con base a eso se realiza el Documentos Secretaria de

documento institucional de institucionales Servicios
Realizar el plan capacitaciones para saber que de Administrativos.
2
institucional capacitaciones se realizaran en el capacitaciones
ao a realizar en el
ao.
Con el jefe administrativo se Secretaria de

Coordinar coordinan las capacitaciones con Servicios
3
capacitaciones las diferentes entidades Administrativos.
encargadas
Se le informa a todos los Circular de Secretaria de

funcionarios con una curricular a capacitaciones Servicios
Informar a
los funcionarios que estn Administrativos.
4 funcionario sobre
interesados en asistir a las
capacitaciones
capacitaciones
Se lleva un control de asistencia a Control de Secretaria de

Llevar control de las capacitaciones asistencias Servicios
5 Administrativos.
asistencia

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Manejo de correspondencia externa
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Asignar un consecutivo a todo documento que se elabora en cada secretaria de la
alcalda
4. RESULTADOS
Documentacin con consecutivo correspondiente elaborado en cada secretaria.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Cada secretaria envia el documento debidamente elaborado
PUNTO FINAL: Se organiza la informacion en y se envian las copias
correspondientes
Asignacin consecutivos correspondencia externa de ventanilla nica
Control interno
Cuando llega la factura se revisa que lo que se enva sea lo mismo que este en
el archivo
8. RIESGOS
Que se pierda algn sobre y no se pueda enviar
Que se asigne mal un consecutivo
Que por poner interno se ponga externo
9. OBSERVACIONES
Si no hay internet no se puede diligenciar la informacin y se tiene que dejar
para otro da
despus de enviado el documenta se demora media hora en llegar

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No.
Cada secretaria trae el documento Copias de

Enviar elaborado y son tres copias una documentos
1 documentacion para ventanilla nica, otra para la para Ventanilla nica
elaborada secretaria correspondiente y otra corresponden
para el destinatario cia
Se asigna un consecutivo con Oficio con

(cdigo, fecha, serie y seb-serie) se consecutivo
Asignar un Ventanilla nica
2 manda orden de impresin para
consecutivo
que quede el archivo con el
consecutivo.
Si es para la Virginia se direcciona

3 Direccionamiento con el encargado de la
correspondencia mensajero Ventanilla nica
Si es para Pereira se enva en un

Enviar sobre elaborado para la ciudad,
4 Ventanilla nica
documentacin. ventanilla nica llena un formato de
control de la empresa 472
Se carga toda la informacin de los

sobres a un programa llamado
sipot de 472 y queda el correo con
Organizacin de
el mensajero, cada sobre se le Ventanilla nica
5 la informacion y
pega una gua de envi 472 y se
envio de copias.
entrega 2 copias de prueba de
envi una para la empresa y otra
para ventanilla nica

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Radicar correspondencia
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Recibir la correspondencia las cuales son aquellas que traen los ciudadanos para
direccionarla y verla por el cumplimiento estipulado por la ley
4. RESULTADOS
Direccionamiento de correspondencia.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Se dirige la persona a la ventanilla unica
PUNTO FINAL: Se imprime lo que se radico y se lleva a cada la secretaria
correspondiente
Radicacin de correspondencia recibida
Planilla de radicacin (fecha de ingreso, nombre remitente, asunto y en
secretaria firmada por quien recibe)
Manejo de la planilla de radicacin
Verificar de que el funcionario que recibe si firme
8. RIESGOS
Mala asignacin de consecutivos
Mal direccionamiento del oficio
Que se cambie el contexto del asunto
9. OBSERVACIONES
No se recibe correspondencia ni para personera, concejo municipal, secretaria
de deportes y secretaria de transito porque cada una tiene su ventanilla

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RESPONSABL
No.
Se dirige la persona con el Copias de

documento a ventanilla nica con documentos
1 Llevar a ventanilla Ventanilla nica
el documento con dos copias si es
para una sola secretaria
Se radica como se asigna el Documento

consecutivo externo lo cual solicita radicado.
radicar ms datos y en 15 das se vence el Ventanilla nica
2
documento documento se imprime el radicador
(radicador, fecha de ingreso, hora,
remitido a folios y anexos)
Se imprime lo que se radico y se Documento

lleva en carpeta para ser entregado radicado.
en cada secretaria y se firma la
Imprimir lo
3 prueba de que fue entregado, estar Ventanilla nica
radicado
pendiente para verificar la fecha de
vencimiento de los documentos
recibidos (cada 20 das)

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1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Liquidacin de nmina.
2. DEPENDENCIA:
3. OBJETIVO:
Liquidar y pasar mensualmente nmina del personal para pagar al
funcionario de acuerdo a su cargo y labor. (Vacaciones, prima de vacaciones,
bonificaciones de recreacin, prima de navidad. Etc.)
4. RESULTADOS
Liquidaciones bien hechas y que los funcionarios queden satisfechos con sus
pagos
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Planificacin de nomina teniendo en cuenta todas las novedades

del mes
PUNTO FINAL: autorizacin de pagos respectivos.
6. RIESGOS
No tener la formacin acadmica para liquidar.
La contralora hace verificacin de pagos
Manejar bien controles de libranzas
Libro erradicador de novedades
8. OBSERVACIONES
Consolidar bien la informacin para no tener malos pagos.

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No. RESPONSABLE
Planificar liquidacin de nmina Secretaria de

Planificacin de para lo cual se tiene en cuenta servicios
1
nomina todas las novedades que se administrativos
tuvieron en el mes.
Las novedades se miran en

cuaderno de control de novedades,
cuadro de control de libranzas con
2 Mirar novedades los diferentes descuentos
Cuaderno Secretaria de
establecidos y autorizados. de control servicios
de nominas administrativos
Verificacin de Antes de pasar a pago de nmina Secretaria de

3
descuentos se verifica que todos los servicios
descuentos si estn bien administrativos
Confrontacin de la liquidacin con Secretaria de

Confrontacin de
4 los datos de libranzas y servicios
la informacin
novedades. administrativos
Una vez verificada la informacin Secretaria de

se procede a pasar todos los datos servicios
Digitalizacin de al sistema para que este haga los administrativos y
5 datos en el debidos clculos. Programa ARIES
sistema el cual calcula
nmina.
6 Revisin Se pasa a una segunda revisin Secretaria de

hecha por el secretario de servicios

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administracin despus se pasa a administrativos

despacho del alcalde para que
autorice para ser pasado a Formato de
tesorera y ellos hagan los liquidacin
respectivos pagos (Cooperativas,
Bancos, etc.).

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Liquidacin de vacaciones.
2. DEPENDENCIA
Secretaria de servicios administrativos
3. OBJETIVO:
Verificar que todos los funcionarios de la alcalda salgan a vacaciones y estas
sean remuneradas.
4. RESULTADOS:
Todos los funcionarios salgan a vacaciones como estipula el cdigo del trabajador.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Mandar comunicado
PUNTO FINAL: Ingresar informacin en cuadro de novedades
6. RIESGOS
No liquidar bien los das de vacaciones que se d ms o menos de lo
establecido, que se pase por alto alguno de las vacaciones.
Verificar que todos los empleados salgan a vacaciones segn cronograma.
8. OBSERVACIONES
Si el funcionario no puede salir a vacaciones por razones justificadas se genera
una resolucin reintegrando a la persona a sus labores y se archiva en hoja de
vida
Los empleados salen a partir de febrero.

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ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
Se manda un comunicado en comunicado Secretaria de

Mandar enero a todas las secretarias para de notificacin servicios
1 que notifiquen en que mes de vacaciones administrativos
comunicado
quieren sacar sus vacaciones.
Cada jefe de despacho manda Oficio con Todos los

Mandar oficio de oficio firmado y autorizado, autorizacin despachos
2
vacaciones relacionando sus vacaciones y la de vacaciones
de sus funcionarios.
Despus de que se tiene los das Secretaria de

Realizacin de que quieren salir los funcionarios servicios
3 Cronograma
cronograma a vacaciones se realiza un administrativos
cronograma de vacaciones. de vacaciones
Para cada funcionario que salga a Resolucin de Secretaria de

Generar
4 vacaciones se hace resoluciones vacaciones servicios
resolucin
individuales por cada empleado administrativos
Se debe hacer volantes de pago Volantes de

para cada persona que va a salir pago de Secretaria de
9 Hacer volantes a vacaciones. vacaciones servicios
de pago administrativos
La copia del volante de pago se

archiva en hoja de vida de la Secretaria de
10 Archivar persona que sale a vacaciones. servicios
administrativos
Cada volante de pago es Secretaria de

11 Informar entregado a cada uno de los servicios
empleados que salen a Volante de administrativos
vacaciones con anexo de

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memorando para informar que da pago

saldr a vacaciones y cuando
realizara el pago de los das.
Ingresar Esta informacin se debe de

Secretaria de
informacin en ingresar al cuadro de novedades
11 Cuadro de servicios
cuadro de para que se lleve a cabo la
novedades. administrativos
novedades liquidacin de las mismas.

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Liquidacin de seguridad social.
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Pagar seguridad social y parafiscales( obligacin legal de las empresas : salud
12.5%, pensin 16%, riesgos profesionales de acuerdo a la actividad en la que se
desempee, parafiscales 9%, icbf 3%, comfamiliar 4%, Sena 0.04%, esap 0.05%,
ministerio de educacin 1%, liquidacin mensual para fondo nacional del ahorro se
pagan aportes voluntarios a pensin).
4. RESULTADOS
Cumplimiento de seguridad social y parafiscal.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Verificacin de novedades
PUNTO FINAL: Realizar pago
6. RIESGOS
No se verifique la informacin
Se lleva el libro radicador de novedades y nominas liquidadas
8. OBSERVACIONE
Con la nueva ley reforma tributaria e impuestos, el municipio pague el 100% de
aportes.

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No. RESPONSABLE
Se miran las novedades (si se Secretaria de

Verificacin de
1 traslad a otro fondo, si tuvo servicios
novedades
incapacidades, ingresos) administrativos
Se revisa el valor de la nmina del Secretaria de

2 Revisin mes anterior se corrobora en el servicios
cuadro de novedades. Novedades del administrativos
mes
Despus se ingresan los datos de

las novedades en el sistema
3 ARIES para que genere el reporte Secretaria de
Ingreso de datos de todos los soportes servicios
(autoliquidacin) administrativos
En Excel se hace formato de pago

Digitacin en para ESAP y Ministerio de
4 educacin, Fondo Nacional del Secretaria de
Excel servicios
ahorro.
administrativos
Se generan constancias para Formulario de

Fondo Nacional del ahorro el cual autoliquidacin
es mensual, y reporte de cesantas. mensual,
Secretaria de
Hacer formulario
5 servicios
constancias mensual de
administrativos
liquidacin y
aporte de ley
21.
Todos los reportes los firma el Secretaria de

6 Firma de reportes secretario administrativo, el servicios
despacho y la tesorera. administrativos
despus de tener todas las firmas Secretaria de

7 Realizar pago.
se procede a realizar pago servicios

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administrativos

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archivar hojas de vida
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO:
Llevar un control de la historia laboral con un inventario documental.
4. RESULTADOS
Tener la documentacin organizada y disponible de todos los funcionarios que
laboran en la alcalda
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Ingresar la documentacin
6. RIESGOS
No archivar documentos como incapacidades, resoluciones etc.)
Verificar que la informacin que aparezca en el historial sea veraz.
8. OBSERVACIONES
Con este control o historial se llevan todos los movimientos de los funcionarios en
sus labores capacitaciones, cunto tiempo lleva en la empresa, que titules tiene

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No. RESPONSABLE
Ingresar la Ingresar la documentacin fecha, Secretaria de

1 documentacin tipo documental, folio y servicios
observaciones. administrativos
Todas las novedades del

funcionario como vacaciones o
Ingresar
2 resoluciones se sacan copia y se Copias de Secretaria de
novedades
busca el nombre correspondiente novedades servicios
al historial. administrativos
Consolidacin Toda la informacin del funcionario Hoja de Secretaria de

3 se consolida y se archiva de vida servicios
acuerdo al apellido. administrativos
Se guarda en archivador. Secretaria de

4 Archivar servicios
administrativos

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Manejo de inventario de bienes muebles
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Llevar registro y control de los bienes muebles de la entidad
4. RESULTADOS
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Hacer el recibido de los elementos comprados.
PUNTO FINAL: Si hay alguna novedad informar al jefe inmediato
Acta de inventario y de responsabilidad fiscal
Acta de ingreso
Revisar estudios de los inventarios
8. RIESGOS
Manejo indebido de los bienes muebles
Que los bienes muebles desaparezcan del almacn
Equivocacin involuntaria a la hora de hacer el inventario
9. OBSERVACIONES
Ninguna.

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No. RESPONSABLE
Hacer el recibido de los elementos Almacn

Hacer recibido de comprados a travs de un contrato
1
los elementos para ingresarlos a los inventarios
del funcionario responsable
Llevar el bien al empleado Oficio de Almacn

encargado y hacer entrega del bien entrega de
2 Llevar insumo
con los datos respectivos (fecha de bien
entrega, cedula y firma)
Hacer control y verificacin de Cuadro de Almacn

inventarios anualmente control de
Hacer control y (noviembre), en la totalidad de inventarios
3
verificacin dependencias de la administracin
y archivar en la carpeta de bienes
muebles
Si hay alguna novedad se informa Secretaria de

Informar al jefe
4 al jefe inmediato quien es el servicios
inmediato.
encargado de tomar medidas administrativos

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Inventario de bienes y muebles
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Llevar registro y control de los bienes y muebles de la entidad
4. RESULTADOS
Inventarios organizados y veraces.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Registrar el bien y mueble en el formato.
PUNTO FINAL: Reportar el bien y mueble en el SIGA.
Inventario de bienes y muebles del municipio de la Virginia Risaralda
SIGA (sistema integrado de gestin de activos)
Auditoria de los organismos de control nacional
8. RIESGOS
Que no se reporte en el siga los bienes y muebles
Perdida de alguna escritura pblica o soporte de algn bien y mueble
9. OBSERVACIONES
Que el estado tenga la valoracin de sus activos para aprovechar al mximo los
mismos

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No. RESPONSABLE
Cuando la alcalda adquiere un Formato de Almacn

Reportar el bien y
bien y mueble se registra en el inventarios
1 mueble en el
formato de inventario de bien y de bien y
formato
mueble mueble
Verificar que los soportes estn en Almacn

Verificar los orden (escritura pblica, matricula
2
soportes inmobiliaria)
Reportar los bienes y muebles de Almacn

la entidad en el SIGA (sistema
Reportar en
integrado de gestin de activos),
3 bienes y muebles
con una clave cada que la
en el SIGA
administracin obtenga un bien y
mueble

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SECRETARIA
DE
HACIENDA

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Liquidacin industria y comercio.
2. DEPENDENCIA
Secretaria de hacienda.
3. OBJETIVO
Recaudar impuestos
4. RESULTADOS
Hacer una buena liquidacin de industria y comercio, en el tiempo indicado.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Verificacin de pagos
PUNTO FINAL: Repartir facturas
6. RIESGOS
Quedar mal liquidadas las facturas.
Revisar que las facturas queden bien
Hacer una copia de seguridad diaria.
8. OBSERVACIONES
Industria y comercio se generan cada mes y el predial cada 3 meses.

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No. RESPONSABLE
Se verifica los primeros das de Secretaria de

Verificacin de cada mes que los pagos se hacienda
1
pagos encuentren registrados.
Se ingresa al sistema y se llena Secretaria de

Llenar
2 con la documentacin necesaria y hacienda
informacin
se genera cierre.
Se procede a hacer liquidacin Secretaria de

3 para generar las facturas. hacienda
Hacer liquidacin Facturas
Despus de que se tienen Secretaria de

impresas las facturas el mensajero hacienda y
4 Repartir facturas facturas
procede a repartirlas a toda la mensajero
Virginia.

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Solicitudes para establecimientos comerciales.
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Dar respuesta al pblico para las diferentes solicitudes que se pueden generar en
establecimientos comerciales (apertura, cambio de direccin, cambio de
propietario, cancelacin)
4. RESULTADOS
Resolver las solicitudes del pblico en sus trmites de establecimientos
comerciales.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Recibir solicitud para trmite.
PUNTO FINAL: Toda la documentacin se archiva.
6. RIESGOS
Perdida de documentos o cambios indebidos.
Verificacin de documentacin requerida.
8. OBSERVACIONES
Ninguna.

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Versin: 02
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ALCALDA DEL MUNICIPIO LA VIRGINIA Fecha Vigencia:
CODIGO Pgina: 1 de 36

ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
Se recibe la solicitud para hacer Solicitud de Secretaria de

1 el respectivo trmite. trmite hacienda
Recibir solicitud
Se verifica que si se pueda solicitud, pago

hacer el trmite que se solicita, y de impuestos,
se mira que la documentacin cmara de
este completa ( solicitud, pago comercio, si
Verificacin de de impuestos, cmara de se va hacer
2
documentacin comercio, si se va hacer cambio cambio de
de propietario se trae copia del propietario se
contrato de compraventa) trae copia del Secretaria de
contrato de hacienda
compraventa
Se procede hacer el cambio Secretaria de

solicitado o inscripcin hacienda
3 Realizar cambios
ingresando lo requerido al
sistema.
Se hace una resolucin del Resolucin Secretaria de

procedimiento que se hizo y del hacienda
4 Hacer resolucin
esta se anexa a la procedimiento
documentacin que trajo.
Toda la documentacin se Secretaria de

5 Archivar archiva. hacienda

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Resoluciones de devoluciones.
2. DEPENDENCIA
Secretaria de hacienda
3. OBJETIVO
Solucionar percance al usuario por un trmite mal hecho por parte del usuario
4. RESULTADOS
Dar al usuario ayuda oportuna para corregir pagos mal realizados por ellos.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Recibir solicitud de la devolucin.
PUNTO FINAL: Hacer comprobante de egreso
6. RIESGOS:
hacer un mal cheque.
verificacin de la documentacin.
8. OBSERVACIONES
Ninguna.

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No. RESPONSABLE
se recibe solicitud de la devolucin

anexando copia de los pagos
1 cancelados( dobles , equivocados, Oficio de Secretaria de
Recibir solicitud: tramites de trnsito, predial, solicitud de hacienda
industria y comercio) devolucin.
Se verifica que efectivamente se Hacienda y

Verificacin de hiciera un mal trmite en el pago persona
2
pagos con la persona de contabilidad la encargada de
cual mira en el sistema. contabilidad
se procede hacer resolucin de Resolucin Secretaria de

3 Hacer resolucin devolucin la cual se pasa a de hacienda
tesorera devolucin.
Tesorera hace comprobante de Comproba

Hacer egreso y cheque con el dinero del nte de
4 comprobante de trmite mal hecho el cual es egreso y Secretaria de
egreso entregado al usuario. cheque al hacienda
usuario.

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Envi de informacin a contabilidad.
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Todos los registros que se hagan de tesorera se carguen correctamente a
contabilidad.
4. RESULTADOS : enviar oportunamente todos los registros de tesorera a

contabilidad
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Verificacin registro:
PUNTO FINAL: Revisin
6. RIESGOS:
En los bajones de energa se borre informacin
contralora, control interno, contador
8. OBSERVACIONES
Ninguna.

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No. RESPONSABLE
Verificacin Primero se verifica el registro en Secretaria de

1
registro taquilla que realmente se efectu. hacienda
Se procede a cargar documento

por documento (ingresos, egresos,
Cargar rdenes de pago, anulaciones, Secretaria de
2 hacienda
documentacin etc...), al hacer el cargue estos se
suben automticamente a
contabilidad.
Se procede a consolidar con los Consignacio Secretaria de

bancos verificando que las nes en los hacienda y
3 Revisin consignaciones de cada una de las bancos contador
cuentas si estn registradas.

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Proceso de cobro coactivo
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Gestionar cartera de los diferentes valores adeudados al municipio por concepto
de impuestos y diferentes caudales constituidos por diferentes ttulos ejecutivos
como actos administrativos, sentencias entre otros.
4. RESULTADOS
Dar cobro de todas las obligaciones que tiene con la alcalda y as recuperar
cartera de los diferentes valores adeudados.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Recibir documentacin de la entidad administrativa.
PUNTO FINAL: Embargo de bienes
6. RIESGOS
La prescripcin por no ejecucin o inoperancia poco tica para llevar a cabo
procedimientos.
Revisin de documentos que se estn ejecutando con antigedad de cartera
para evitar que prescriba accin.
Contralora, control interno
El software establece quien est al da en el pago de impuestos
8. OBSERVACIONES
Ninguna.

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No. DESCRIPCIN DE LA REGISTRO RESPONSABLE PUNTO DE

ACTIVIDAD
ACTIVIDAD CONTROL
Se recibe la documentacin de la conformacin Secretaria de

Recibir
1 entidad administrativa que de expediente hacienda
documentacin
requiere el cobro.
Se verifica la documentacin
aportada est completa y
2 Verificacin constituya ttulo ejecutivo Titulo Secretaria de
(obligacin clara, expresa ejecutivo hacienda
ejecutable).
Se inicia el cobro el cual es una Carta de

carta dirigida al usuario donde se cobro
Inicio de cobro inicia el cobro que puede finalizar mantenimient Secretaria de
3 hacienda
persuasivo en remate, secuestro de bienes. o de pago,
citaciones
para notificar.
Se da paso a la investigacin de
bienes a la oficina de
Inicio de instrumentos pblicos donde se Secretaria de
4 hacienda
investigacin mira que posee el deudor
mirando el nmero de cedula del
usuario implicado
Si dentro del tiempo establecido

no se presenta el deudor se libra
mandamiento de pago el cual es
un acto administrativo mediante el Actas de
Librar
cual se ordena al ejecutado notificacin, Secretaria de
5 mandamiento de
cancelar valores adecuados al resoluciones hacienda
pago
municipio, el cual es de 5 aos de embargo.
finalizado este tiempo se da por
terminado el proceso de
ejecucin.

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En estos 5 aos se procede al

embargo de bienes del deudor, si
no se consigue el pago, se da Actas de
Embargo de remate. Secretaria de
6 proceso al remate de bienes
bienes hacienda
embargados, el municipio se paga
y lo que sobre se devuelve al
ejecutado.

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Tramites de transito
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Entregar al usuario le recibo de pago de los diferentes tramites de trnsito.
4. RESULTADOS
Dar al usuario el servicio necesario para que pueda realizar los trmites de transito
que necesite.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Recibir soporte de transito.
PUNTO FINAL: Entrega de recibo de caja
6. RIESGOS
facturar errneamente algn valor de la tarifa.
Perdida de algn recibo
control interno.
8. OBSERVACIONES
El usuario debe realizar muchas vueltas para llevar a cabo estos trmites, los
cuales deberan ser efectuados directamente en trnsito por comodidad de todos.

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ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
El usuario llega con el soporte de Soporte Secretaria de

transito donde se especifica que entrega en hacienda y
1 Recibir soporte
tramite va a realizar (traspaso, transito transito
multa. Etc.)
Se entrega al usuario la Recibo de Secretaria de

Entregar consignacin correspondiente con consignacin hacienda
2
consignacin el nmero de cuenta para que
consigne en el banco
Despus de que el usuario va al Recibo de Secretaria de

Entrega de recibo
banco y paga l debe de traer el consignacin hacienda
3 por parte del
recibo de consignacin
usuario
cancelado.
Despus de tener soporte de

pago se entrega recibo de caja
donde se especifica que es lo que Recibo de Secretaria de
se paga, en el recibo debe ir caja hacienda
Entrega de recibo especificado que va para cada
4
de caja rubros (foderis, tramisites; otros).
El usuario despus de tener este
recibo se dirige de nuevo a
trnsito para continuar con el
trmite.
se archiva el soporte de Soporte de

consignacin y recibo de caja consignacin Secretaria de
5 Archivar
y recibo de hacienda
caja

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Asentar predial e industria.
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
El pago queda registrado para poder hacer descuentos correspondientes al mes
(acuerdo de pago, abonos, pago total del ao, pago por periodos).
4. RESULTADOS
Llevar un control de predial e industria velando por que todos los pagos se hagan
en su debido tiempo.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Recibir recibo
6. RIESGOS
si no se genera bien el recibo de pago se puede descuadrar el presupuesto
Perdida de alguna estampilla.
Control de estampillas.
8. OBSERVACIONES
Ninguna.

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No. RESPONSABLE
Se recibe el recibo de pago para Recibos de Secretaria de

1 Recibir recibo ingresar cada uno de los recibos al pago hacienda
sistema.
Despus de verificar en el sistema

se genera un recibo de caja con el
Generar recibo Recibo de Secretaria de
2 resumen del da de predial y
de caja caja hacienda
industrial, correspondiente con el
consecutivo.
Archivar se archiva en la correspondiente Secretaria de

3 carpeta del mes. hacienda
si son bares se verifica si ya Secretaria de

4 Se verifica pagos pagaron hacienda
Para los bares se tiene que vender Estampillas

Vender una estampilla procultura para procultura Secretaria de
5
estampilla permisos de amanecidas, hacienda
cabalgatas y artesanas.
Se les da un recibo a para que Recibo de

consignen en el banco, con el cual consignaci Secretaria de
6 Genera un recibo
se da recibo de caja. n, recibo hacienda
de caja
Despus de realizar los pagos se Estampillas

Entregar Secretaria de
7 puede entregar estampilla para el procultura
estampilla hacienda
permiso.
Se archiva original del recibo de Recibo de Secretaria de

8 Archivar
caja. caja hacienda

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Entregas de tiquetes estudiantiles.
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Hacer entrega oportuna de tiquetes estudiantiles.
4. RESULTADOS
Brindar un apoyo a los estudiantes de la Virginia con los tiquetes estudiantiles
entregados a tiempo.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Se entrega consignacin para ir al banco.
PUNTO FINAL: Entregar recibo de pago.
6. RIESGOS
Descuadre por entregar que sean ms o menos tiquetes de los entregados
realmente
plantilla de recibido
Control de recibidos de caja
8. OBSERVACIONES
Ninguna.

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ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
Secretara de desarrollo entrega Recibo de Secretara de

Se entrega consignacin al usuario para ir al consignacin desarrollo,
1
consignacin banco y cancelar secretaria de
hacienda
Entrega de Ya con la consignacin de pago Tiquetes Secretaria de

2
tiquetes se entrega tiquetes de estudio. estudiantiles hacienda
Despus de debe de planillar el Cuadro de Secretaria de

3 Planillar tiquetes consecutivo de los tiquetes y se control de hacienda
les hace firma de recibido. recibido
Se entrega recibo de caja a

secretara de desarrollo por
concepto del total de paquetes de Recibo de Secretaria de
tiquetes entregados en el da, caja hacienda
4 Entregar recibo especificando el Nmero del
consecutivo de tiquetes con el
valor total de tiquetes entregados.

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rdenes de pago
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Pagarle a proveedores (supernumerarios, empleados, contratistas) y descuentos
de nmina ( seguridad social, prestaciones)
4. RESULTADOS: pagar a todos los proveedores y entidades que presta el

servicio a la alcalda.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Verificacin de contrato
PUNTO FINAL: Archivar todos los comprobantes de pago.
6. RIESGOS
Robo de cheques (no hay seguridad para ser documentos tan importantes)
Se gire plata donde no es.
Control interno y contralora.
8. OBSERVACIONES
Ninguna.

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ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
Se verifica que contratacin acta de

mande la documentacin supervisin
completa para generar orden de actividades
pagos (acta de supervisin, desarrolladas, Contratacin y
actividades desarrolladas, cumplimiento secretaria de
cumplimiento de objetivos de objetivos
hacienda.
contractual, pagos de seguridad contractual,
social, orden de servicio o acta pagos de
1 Verificacin de de pago, constancia de servicio seguridad
contrato satisfactorio, copia de Rut, social, orden de
solicitud de disminucin de servicio o acta
retencin). de pago,
constancia de
servicio
satisfactorio,
copia de Rut,
solicitud de
Despus de verificar que toda la

documentacin requerida est
completa se procede a elaborar Orden de pago Secretaria de
Elaboracin de hacienda.
2 orden de pago con sus
orden de pago
respectivos descuentos, el cual
se debe de imprimir para llevarlo
a ser firmado por el alcalde
Despus de que se firma esa

autorizacin se deja de nuevo
en hacienda para que el Secretaria de
3 secretario verifique que recursos hacienda.
Verificacin de
dinero hay disponibles para saber
cuntos pagos se pueden hacer
ese da.

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Se mira si se va a pagar por Secretaria de

Verificacin de
4 cheque o por el portal ( cuenta hacienda.
medio de pago
en el banco)
Se imprime egreso de pago

documento donde se muestra
Impresin de de donde sale la plata y hacia Egreso de pago Secretaria de
5
egreso donde se egresa el dinero, este hacienda.
comprobante sale con un
consecutivo.
Cuando se genera el cheque

despus de confirmar si hay
Generacin de Cheque de Secretaria de
6 fondos y porque medio se va a
cheque pago hacienda.
pagar, este es llevado donde el
secretario para que lo firme.
Por cada descuento hecho en la

nmina se genera otro
Hacer formulario de egreso para Formulario de Secretaria de
7
descuentos realizar pagos de esos egreso por hacienda.
descuentos descuento
Se archiva todos los

Secretaria de
8 Archivar comprobantes de pago en
hacienda.
carpeta comprobantes de pago

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Pago de industria y comercio de vendedores ambulantes(ocupacin del espacio
pblico)
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Recibir todos los pagos de vendedores ambulantes.
4. RESULTADOS
Facturar todos los pagos correspondientes de los vendedores ambulantes para
que continen con su funcionamiento
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Entregar consignacin del banco.
PUNTO FINAL: Archivar recibo.
6. RIESGOS
Dao de la cardes o que se pierdan.
Verificar que se llene cardes correspondiente
8. OBSERVACIONES
Ninguna.

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ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
Al usuario se le entrega Recibo de Secretaria de

consignacin del banco para que consignacin hacienda.
Entregar
1 este pague all lo estipulado por la
consignacin
alcalda de la Virginia para seguir
con su labor comercial
Cuando el usuario trae el recibo

Entrega de recibo de consignacin cancelado se le
2 Recibo de Secretaria de
de caja entrega recibo de caja para que
quede soporte caja hacienda.
Despus de tener los pagos se Cardes del Secretaria de

llena cardes del correspondiente usuario hacienda.
3 Llenar cardes
usuario para llevar control con
fecha, recibo del valor.
Se archiva el recibo y la cardes Secretaria de

4 Archivar del vendedor. hacienda.

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Expedir CDP (certificado de disponibilidad presupuestal)
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Certificar que disponibilidad de recursos que hay en el presupuesto
4. RESULTADOS
Disponer de los recursos segn el presupuesto.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: El alcalde y el secretario de despacho solicitan el CDP
PUNTO FINAL: Se envia por correo electronico a quien solicita
Orden de expedicin de certificado de disponibilidad presupuestal
Decreto 111del 96
Ley 617 del 2000
Ley 819 del 2003
8. RIESGOS
Actuar en contra de la ley
Asignar recursos o destinaciones diferentes a las establecidas por la ley
9. OBSERVACIONES
Todo lo de presupuesto se lleva a un programa llamado ARIES

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No. RESPONSABLE
El alcalde solicita y el secretario de solicitud Secretaria de

1 solicitar el CDP despacho el certificado de hacienda
disponibilidad presupuestal
Cuando es gasto se expide normal Viabilidad Secretaria de

Verificacin de y cuando es inversin se verifica la de hacienda
2 viabilidad de planeacin por escrito planeacin
viabilidad
Si es viable se expide si no es Oficio con Secretaria de

Si es viable se viable se devuelve a las diferentes respuesta hacienda
3 secretarias por escrito o verbal
expide
explicando el porqu no fue viable
Para que sea viable se solicita

- Que la actividad este registrada
en el proyecto
-Que este registra da con la Secretaria de
Para que sea
4 apropiacin y que corresponda a lo hacienda
viable se solicita
que se est solicitando -
Que el tipo de recurso este
destinado para a actividad
(legalmente si es viable se expide)
Se enva por correo electrnico a Secretaria de

Enviar por correo
quien solicito, en caso de que se hacienda
5 electronico a
solicite se firma por el tcnico
quien solicita
administrativo

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Elaboracin de informes presupuestales a entidades de control
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Informar en que se invierten los recursos del municipio para que las entidades
ejerzan control y realicen monitoreo.
4. RESULTADOS
Transparencia en la inversin de los recursos del estado.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Cada tres meses se cierra el presupuesto
PUNTO FINAL: Se rinde va electrnica
Schip hace controles numricos y proceden tales en materia de presupuesto
Ministerio de hacienda quien elabora el informe de calidad
Contralora general de la republica (los primeros 15 das de cada trimestre)
FUT (ultimo da del fin de trimestre)
SIA (a final de ao y a mitad de ao)
7. RIESGOS
No presentar el informe a tiempo
8. OBSERVACIONES
Ninguna.

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No. RESPONSABLE
Cada tres meses se cierra el Ejecucin Secretaria de

Cierre de
1 presupuesto y se imprime una de ingresos hacienda
presupuesto
ejecucin de ingresos y egresos y egresos
Se traduce la informacin a los Formatos Secretaria de

traducir la
2 diferentes formatos dependiendo la para cada hacienda
informacin
entidad entidad
Dar informe Se rinde va electrnica al schip Secretaria de

3
electrnico hacienda

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Registrar los ingresos
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Verificar que los ingresos que entran a la alcalda queden registrados
4. RESULTADOS
Registro de todos los ingresos que entran en la alcalda
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Consolidar los bancos
PUNTO FINAL: El archivo de caja se imprime
Sistema presupuestal de ingresos
Documentos COMPES(ministerio de hacienda)
Contralora
Contadura
8. RIESGOS
Que no se registren bien los ingresos
Que se ingresen en el fondo que no es
9. OBSERVACIONES
Cada tres meses se enva un informe a la contralora general de la nacin

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No. RESPONSABLE
La consolidacin bancaria reporta Auxiliar contable

Consolidar los unos dineros ingresados en las
1
bancos cuentas bancarias del municipio
por medio del estado
Ya identificado los valores y de Recibo de Secretaria de

acuerdo a la cuenta donde fue caja hacienda
Elaborar recibo
2 consignado se elabora el recibo de
de caja
caja dependiendo el objeto del
ingreso
Se determina que rubro Secretaria de

3 Determinar rubro presupuestal a la cual se debe hacienda
ingresar el recaudo
A su vez alimenta el sistema Secretaria de

Alimentar el contable ya que se encuentra hacienda
4
sistema contable parametrizado con el rubio
contable
Cada tres meses se enva un Informe Secretaria de

informe a la contralora general de para hacienda
la nacin, si hay algn contralora
5 Enviar informe
inconveniente mandan va internet general de
el porqu alguna diferencia o algn la nacin.
descuadre
El archivo de caja se imprime una Secretaria de

queda archivada en la carpeta de hacienda
6 imprimir factura de ingreso y la otra copia
queda guardada en el archivo del
contador

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Provisin de prestaciones sociales
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Calcularle a cada empleado lo que se le debe de (vacaciones, cesantas, primas)
4. RESULTADOS
Todos los empleados obtengan las prestaciones sociales que por ley les
corresponden.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Realizar la nomina cada mes de los empleados
PUNTO FINAL: Guardar copia
Balance general y estado de actividad financiera, econmica, social y
ambiental
Verificar que las cuentas sean razonables con la realidad econmica del
municipio
Contralora
Contadura general de la nacin
8. RIESGOS
Que queden valores sin registrar o mal registrados
9. OBSERVACIONES

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No. RESPONSABLE
Revisar las nominas de cada mes Secretaria de

Realizar la
empleado por empleador con el fin hacienda
1 nomina cada mes
de determinar el ingreso mensual
de los empleados
de cada empleado
Calcularle a cada empleado lo que Secretaria de

Calcular lo que le
le corresponde por derecho: por hacienda
2 corresponde a
cesantas, prima, prima
cada empleado
vacaciones, vacaciones
Registrarle a cada empleado el Secretaria de

Registrarle a cada valor que le corresponde por cada hacienda
empleado el calor una de las prestaciones sociales
3
que le con base en los cdigos contables
corresponde establecidos por la contadura
general de la nacin
Verificar los saldos teniendo en Secretaria de

cuenta los pagos realizados al hacienda
Verificar los
4 empleado durante el mes con el fin
saldos
de obtener la responsabilidad de
las cifras
Enviar el balance El balance se enva a la contadura balance de Secretaria de

a la contaduria general de la nacin se imprimir y nominas hacienda
5
general de la se poner en la cartelera a la vista
nacion de todos los funcionarios
Guardar copia en el archivo Secretaria de

6 Guardar copia inactivo y luego en el archivo hacienda
central

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Versin: 02
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Fecha Vigencia:

CODIGO ALCALDA DEL MUNICIPIO LA VIRGINIA
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Registro de depreciaciones
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Determinar el valor de cada activo dependiendo su obsolescencia, uso y
depreciacin
4. RESULTADOS
Tener todos los activos de la alcalda valorizados dependiendo de su uso
y depreciacin.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Tener el inventario total
PUNTO FINAL: Registrar mes a mes
Cumplir con las normas
Contadura general de la nacin
7. RIESGOS
Mala evaluacin de los clculos
8. OBSERVACION
Ninguna.

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ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
Hacer inventario Tener el inventario total de los Secretaria de

1
de activos activos del municipio hacienda
Clasificar todos los activos de Porcentaje de Secretaria de

acuerdo al objeto que cumple y depreciacin y hacienda
Clasificar todos
2 obteniendo su costo histrico y vida til
los activos
las polticas establecidas por la
contralora general de la nacin
Hacer el cuadro Hacer el cuadro de depreciacin Cuadro de Secretaria de

3 de depreciacin y y digitar l en el sistema depreciacin. hacienda
digitar contable
Registrar mes a Mantener registrado mes a mes Secretaria de

4
mes en la contabilidad hacienda

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DESPACHO

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Actos administrativos
2. DEPENDENCIA
Despacho
3. OBJETIVO
Imponer reglas a nivel municipal y administrativo.
4. RESULTADOS
Dar trmite a todas las reglas a nivel municipal y administrativo.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Recibir solicitud de actos administrativos.
PUNTO FINAL: El original queda en el archivo.
Registro de actos administrativos
Libro de actas:
Fecha, consecutivo, objetivo y quien lo solicita
8. RIESGOS
Dar un consecutivo equivocado
9. OBSERVACIONES
Que los actos administrativos no pueden ser anulados
Cada mes se hace un reporte para verificar que hace falta y recordar a
cada secretaria o anular el consecutivo

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No. RESPONSABLE
Recibir la solicitud de actos Solicitud Gobierno

1 Recibir solicitud
administrativos de la administracin
Se pasa a revisin por el asesor Gobierno

2 pasar a revisin
jurdico o asesor del alcalde
asignar Se devuelve para posterior a eso Solicitud Gobierno

3 consecutivo y asignar un consecutivo y fecha radicada
fecha
El original queda en el archivo del Copia de Gobierno

4 archivar despacho y la copia se le enva al solicitud
solicitante

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Seguimiento a los proyectos que ha ordenado el alcalde
2. DEPENDENCIA
Despacho
3. OBJETIVO
Que los proyectos ordenados por el alcalde se ejecuten
4. RESULTADOS
Dar un adecuado seguimiento a los proyectos para velar por su
satisfactoria culminacin y cumplimiento de metas.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Recibir la orden del alcalde.
PUNTO FINAL: Cuando el proyecto culmina se Innaugura ante la comunidad.
Control interno
Entidad nacional o departamental correspondiente
contralora
7. RIESGOS
Que el proyecto fracase
8. OBSERVACIONES
Ninguna.

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ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
Recibir orden del alcalde por Oficio del Despacho

Recibir la orden
1 medio de oficio del proyecto a proyecto
del alcalde
realizar
Se remite a la secretaria Despacho

2 Remitir proyecto encargada a que se formule el
proyecto
La secretaria respectiva formula el Despacho

3 formular proyecto proyecto y luego se presenta a la
entidad nacional o departamental
Se hace un seguimiento para Oficio con Despacho

Hacer
4 identificar si el proyecto es viable seguimiento
seguimiento
o no
Si no es viable se reactiva a la Despacho

5 Si no es viable secretaria donde comenz para
revisar en que se fallo
Si es viable se hace un
seguimiento para verificar de que
6 Si es viable Despacho
el proyecto se ejecute
correspondientemente
Cuando el proyecto se culmina se Oficio con

Innaugurar ante la le informa al alcalde mediante un respuesta
7 Despacho
comunidad oficio para su respectiva
inauguracin ante la comunidad

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Secretaria de
Planeacin

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Seguimiento plan de desarrollo
2. DEPENDENCIA
Secretaria de planeacin
3. OBJETIVO
Controlar el uso eficiente de los recursos y medicin de metas y objetivos.
4. RESULTADOS
Recursos bien invertidos con la obtencin de metas propuestas.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Recolectar informacin de los proyectos ejecutados.
PUNTO FINAL: Entregar reportes a entidades de control.
DNP( departamento Nacional de planeacin)

Gobernacin
7. RIESGOS
No entregar informacin a tiempo
Entregar informacin errnea
No tener soportes
8. OBSERVACIONES
Cada meta tendr una ficha de indicar, las cuales sern suministradas por el
equipo de seguimiento y tendrn informacin especifica que ayudara a monitorear
y medir el avance de cumplimiento.

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Los secretarios de despacho Informacin Todas las

Recolectar capturaran la informacin de los recolectada secretarias
1
informacion proyectos ejecutados. de
proyectos.
Cargar la informacin recolectada en Todas las

los formatos destinados por el grupo secretarias
2
Cargar de seguimiento de planeacin dentro Formato de
informacin de los tiempos acordados seguimiento
de plan de
accin.
Validar la informacin y realizar Informe de Secretaria de

informes de seguimiento respectivos seguimiento transito
Realizar informes
3 que debern presentarse a consejo
de seguimiento
de gobierno y que generaran
tableros de control
Realizar tableros de control Cuadro de Secretaria de

diseados y validados despus de control transito
Realizar tableros realizar los seguimientos el cual
4
de control servir como instrumento de captura,
reporte y anlisis sobre la gestin de
metas.
Realizar capacitaciones a los

encargados de asumir la
responsabilidad de ejecutar y
Realizar adelantar las acciones Secretaria de
5
capacitaciones correspondientes para el cabal planeacin
cumplimiento del seguimiento y
evaluacin al plan de desarrollo
municipal
6 Realizar rendicion Realizar rendicin de cuentas a la

Secretaria de
de cuentas a los ciudadana cada mes a travs de los

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ciudadanos consejos comunitarios de los planeacin

proyectos y publicaciones en pagina
web a los 15 das despus de
aprobados reportes teniendo en
cuenta los principales logros del
gobierno a la fecha.
Entregar reportes e informes Informes y

solicitados por las diferentes reportes
entidades de control de los cuadros de
Entregar reportes diferentes niveles departamentales y control
Secretaria de
7 a entidades de nacional en el cual se tomara de los
planeacin
control. tableros de control, toda la
informacin entregada debe de estar
previamente aprobada por el equipo
de planeacin.

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Actualizacin de listados de informacin de proyectos.
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Tener toda la informacin actualizada de los proyectos de la Alcalda
4. RESULTADOS
Informacin veraz y certera de los proyectos.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Recolectar informacin de proyectos.
PUNTO FINAL: Hacer Cruce de informacin.
Informes de contratacin y ejecuciones presupuestales
7. RIESGOS
No entregar informacin a tiempo
Entregar informacin errnea
No tener soportes
8. OBSERVACIONES
Ninguna.

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No. ACTIVIDAD DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE
Recolectar Recolecta la informacin de los Informacin Secretaria de

1 informacion de proyectos cada 3 meses. recolectada planeacin
proyectos de proyectos
En Excel se organiza la informacin Secretaria de

tomada de los proyectos basada en planeacin
Organizar ejecuciones presupuestales.
2
informacin
Se hace un cruce de la informacin Secretaria de

recolectada con presupuesto, planeacin
contratacin, planeacin, para
Hacer Cruce de
3 verificar que todos los proyectos
informacin
hagan el uso eficiente de los
recursos y cumplimiento de metas y
objetivos.

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Realizacin de visitas tcnicas a poblacin afectada
2. DEPENDENCIA
3. OBJETIVO
Brincarle a la comunidad apoyo en cuanto a molestias como humedades,
afectaciones estructurales, ola invernal o cualquier dao en general en la vivienda
4. RESULTADOS
Viviendas ms actas para la comunidad
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Entregar solicitud de queja.
PUNTO FINAL: Entregar informe al afectado.
Tener evidencias.
7. RIESGOS
Accidentes por edificaciones en mal estado
8. OBSERVACIONES
Para tomar medidas la casa debe de estar muy afectada.
Se hace necesario tener un formato de visitas por humedad para llevar un
control y registro de las visitas realizadas.

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Solicitud de queja y cuando es Oficio de

1 Entregar solicitud humedad se debe de radicar la solicitud
misma.
Se dirige a la vivienda a realizar la Citacin de Secretaria de

visita tcnica para evaluar la las partes planeacin
Desplazamiento a situacin, si es por humedad se llena afectadas y
2 la vivienda citacin si tiene la culpa el vecino, se acta de
afectada citan las partes para llegar a una compromiso
conciliacin y se realiza un acta de
compromiso.
Se genera un registro fotogrfico de Registros Secretaria de

Generar registro la situacin y se realiza un informe fotogrficos planeacin
3
fotogrfico y informe de
la situacin
Remitir situacin Se remite a la dependencia Secretaria de

4 a dependencia correspondiente dependiendo de la planeacin
correspondiente gravedad de la situacin.
Se entrega informe al afectado y la Informe de

Entregar informe Secretaria de
5 otra copia se archiva en la secretaria resultados
al afectado planeacin
de planeacin

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1.NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Uso de suelos
2.DEPENDENCIA
Secretaria de Planeacin
3.OBJETIVO
Dar conforme o no conforme la actividad econmica en alguna zona del municipio
de acuerdo al plan territorial.
4.RESULTADOS
Cumplir con las normativas de uso de suelo adecuados para un buen
funcionamiento de la actividad econmicas que se den en la Virginia
5. LMITES
PUNTO INICIAL: dar formulario de uso de suelos al usuario que solicita el
permiso
PUNTO FINAL: Entregar copia de documento al usuario.
7. RIESGOS
Sobornos para dar los permisos.
8. OBSERVACIONES
Ninguna.

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Solicitar El usuario solicita el permiso de uso Formulario Secretaria de

1 permiso de uso de suelo y se le da el formulario de de uso de planeacin
de suelo uso de suelo suelo
El usuario se dirige a secretaria de Estampilla , Secretaria de

hacienda para comprar estampilla recibo de hacienda
en donde le dan recibo de caja
Comprar
2 consignacin para pagar en el
estampilla
banco y despus volver a la
secretara de hacienda para que le
den estampilla y recibo de caja
Radicar Se deja radicada la solicitud Solicitud Secretaria de

3
solicitud radicada planeacin
De acuerdo al plan bsico de Registros Secretaria de

Hacer visita y
ordenamiento de uso de suelos fotogrficos planeacin
4 registro
territorial se realiza la visita y se
fotogrfico
hace registro fotogrfico
Se realiza el acta del plan de uso Acta Secretaria de

5 Realizar acta
de suelo. planeacin
Se entrega copia del documento al Secretaria de

6 Entregar copia
usuario para que proceda. planeacin

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Visitas para asignacin de nomenclaturas y estratificacin.
2.DEPENDENCIA
Secretaria de Planeacin
3.OBJETIVO
Asignar al predio la nomenclatura requerida para los respectivos trmites legales
4.RESULTADOS
Adecuada asignacin de nomenclaturas para trmites legales.
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Traer solicitud
PUNTO FINAL : Entregar copia y archivar
7. RIESGOS
Sobornos para dar los permisos.
8. OBSERVACIONES
Ninguna.

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No. ACTIVIDAD DESCRIPCIN DE LA RESPONSABLE

REGISTRO
ACTIVIDAD
El usuario llena solicitud en el Recibo de

1 Traer solicitud recibo del predial. predial Usuario
Despus se procede hacer la Formato de

visita del lugar y se toman estratificacin
Hacer visita y medidas de los frentes para Secretaria de
2
toma de medidas asignar el nmero planeacin
correspondiente de la puerta.
Hacer certificado Se expide certificado de Certificado de

Secretaria de
3 de estratificacin estratificacin y nomenclatura estratificacin
planeacin
y nomenclatura
Entregar copia y Se entrega copia al usuario Copia de Secretaria de

4
archivar solicitante y la otra se archiva. formato planeacin

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Reclamos de estratificacin
2.DEPENDENCIA
3.OBJETIVO
Solucionar inconformidades de estratos de la comunidad.
4.RESULTADOS
Una adecuada asignacin de estratos en la comunidad
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Traer solicitud de disminucin de estrato.
PUNTO FINAL: Pasar formato a tcnico
DPN( departamento nacional de planeacin)
Comit nacional de estratificacin
7. RIESGOS
Sobornos
Informacin errnea
8. OBSERVACIONES
Ninguna.

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RESPONSA
No. ACTIVIDAD BLE
El usuario trae solicitud por medio de Oficio de Secretaria

1 Traer solicitud oficio donde pide la disminucin del solicitud de
estrato. hacienda
Se le entrega al usuario formato para Formato de Secretaria

reseccin de reclamos ante la reclamos de
2 Entregar formato alcalda el cual deben de diligenciar hacienda
para iniciar el proceso.
Con base en el formato de reclamo Formato de Secretaria

Diligenciamiento
se llena otro formato de estratificacin de
3 de formato de
estratificacin socioeconmica con la hacienda
estratificacin
informacin de ubicacin y croquis.
Una vez diligencia se procede a Encuesta del Secretaria

visitar el predio se llena encuesta del sitio de
4 Visitar el predio
sitio, condiciones del entorno y hacienda
situacin de la vivienda.
Este formato se pasa al tcnico del Secretaria

Pasar formato a
5 proyecto. de
tecnico
hacienda

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Administracin y operacin del banco municipal de programas y proyectos de
inversin
2.DEPENDENCIA
3.OBJETIVO
Facilitar, estandarizar y coordinar las labores de seguimiento y control de los
proyectos de inversin, as como apoyar la ejecucin y planificacin de la pre
inversin, la programacin de inversiones y la evaluacin posterior
4.RESULTADOS
Verificar la viabilidad de los proyectos de inversin a realizar en el municipio
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Recibir y radicar los proyectos allegados por las diferentes
dependencias de la administracin municipal
PUNTO FINAL: Rendir informe anual al alcalde sobre el funcionamiento del banco
Solicitud de la viabilidad
Ficha esquemtica
Contralora
Departamento nacional de planeacin
Regala
Sistema nico de informacin SUI
Sper servicios
Consejo municipal cada tres meses
8. RIESGOS
Recibir informacin errnea
No hallar soporte
Perdida de la informacin
9. OBSERVACIONES
Ninguna

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ACTIVIDAD
Recibir y radicar los proyectos

allegados por las diferentes
Recibir y dependencias de la administracin
radicar los municipal, entidades Secretaria de
proyectos descentralizadas y ONGs, planeacin
allegados por instancia de participacin
1 las diferentes ciudadana y dems personas
dependencias jurdicas o naturales pblicas y
de la privadas, en el estado que se
administracin encuentren: identificacin, idea,
municipal perfil, pre factibilidad o formulacin
y se pasa a secretario de
planeacin.
Realizar las evaluaciones

Realizar las
tcnicas, econmicas y sociales
evaluaciones Secretaria de
de acuerdo a las metodologas del
2 tcnicas, planeacin
banco de programa y proyectos
econmicas y
vigentes, en el momento de su
sociales
presentacin
Realizar la Realizar la preparacin de la ficha Fichas de Secretaria de

preparacin de esquemtica que contenga los estadsticas planeacin
3
la ficha aspectos ms significativos de bsicas de
esquemtica cada proyecto inversin
Emitir el Emitir el concepto de viabilidad

Secretaria de
4 concepto de econmica y social cuando sea el
planeacin
viabilidad caso debe ser motivado
Realizar la Realizar la actualizacin de los Secretaria de

5 actualizacin de proyectos que lo requieren planeacin
los proyectos

Cdigo: A22F0-75
Pgina 194 de 199

Establecer un sistema de
seguimiento con el fin de conocer
Establecer un Secretaria de
las posibles desviaciones de las
6 sistema de planeacin
metas originales, informar sobre
seguimiento
necesidades de ajuste de los
objetivos, polticas y estrategias
Coordinar los ajustes del caso,

Coordinar los resultantes del proceso de Secretaria de
7
ajustes del caso seguimiento a la ejecucin de los planeacin
proyectos
Coordinar la evaluacin de los

proyectos en funcionamiento
Coordinar la
(etapa de operacin), con el fin de
evaluacin de
determinar la relacin eficiencia e Secretaria de
8 los proyectos
impacto de los proyectos, a la luz planeacin
en
de los objetivos del plan de
funcionamiento
desarrollo, que ayudan a la
planificacin y toma de decisiones
Rendir dentro del mes de enero,

Rendir informe
informe anual al alcalde sobre el
anual al alcalde
funcionamiento del banco Informe anual Secretaria de
9 sobre el
municipal de programas y planeacin
funcionamiento
proyectos de inversin y sobre la
del banco
ejecucin

Cdigo: A22F0-75
Pgina 195 de 199

SECRETARIA
DE
DESARROLLO

Cdigo: A22F0-75
Pgina 196 de 199


Creacin y fortalecimiento de comits de cultura para las personas discapacitadas
y adulto mayo.
2.DEPENDENCIA
Secretara de desarrollo
3.OBJETIVO
Garantizar que los comits de cultura funcionen
4.RESULTADOS
Brindarle a los cudanos discapacitadas y al adulto mayor programas culturales de
fortalecimiento y creacin
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Acatar las orientaciones del decreto nacional
PUNTO FINAL: Llevar control de asistencia
6.FORMATOS O IMPRESOS
Decreto 087 de agosto 6 del 2010 decreto nacional
del ministerio de cultura
8. RIESGOS
Que la instancia se politice
Que las personas por la inoperancia del consejo se desmotiven
Que las tareas no se cumplan
9. OBSERVACIONES
Hace parte de un sistema nacional de cultura y hace parte de la ley
nacional de cultura, mandato legal del consejo municipal
Los miembros del consejo se escogen dependiendo de cada rama cultural

Cdigo: A22F0-75
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ACTIVIDAD
Acatar las Acatar las orientaciones DECRETO Secretara de

orientaciones plasmadas en el decreto 087 de 087 desarrollo
1
del decreto agosto 6 del 2010 decreto
nacional nacional
Elegir los miembros del consejo, Secretara de

Elegir los
Los miembros del consejo se desarrollo
2 miembros del
escogen dependiendo de cada
consejo
rama cultural
Servir como secretaria (realizar Actas de Secretara de

3 actas, citar reuniones, velar para reunin. desarrollo
Servir como
secretaria que los comits se den)
Escoger los Se escogen los debates que se Secretara de

4
debates van a llevar a cabo. desarrollo
Las actas son archivadas previo a Secretara de

5 Archivar actas
la aprobacin del consejo desarrollo
Llevar un control de asistencia Control de Secretara de

Llevar control regido por la norma del ministerio asistencia desarrollo
6
de asistencia de cultura para garantizar la
permanencia de los delegados

Cdigo: A22F0-75
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Enlace de programas de orden nacional (red unidos, ludoteca, naves itinerantes y
comedores infantiles)
2.DEPENDENCIA
Secretara de desarrollo
3.OBJETIVO
Servir como puente entre la administracin municipal y el programa
4.RESULTADOS
Brindarle a la comunidad del municipio de la Virginia los benficos de parte de la
administracin municipal
5. LMITES
PUNTO INICIAL: Hacer solicitud al alcalde municipal
PUNTO FINAL: Realizar informe final
ICBF
Red unidos
DPS (Departamento la Prosperidad Social)
Procuradura
Contralora
7. RIESGOS
Que los recursos para los programas se mal inviertan
Que no llegue a la poblacin que se pretende
8. OBSERVACIONES
Son programas que el municipio acompaa y en algunos casos aporta recursos
(Bienestar)

Cdigo: A22F0-75
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ACTIVIDAD
El programa hace una solicitud al Oficio con Alcalde

Hacer solicitud
seor alcalde quien es el solicitud. municipal
1 al alcalde
encargado de nombrar un
municipal
delegado
Vincular la administracin con el Secretara de

Vincular la programa y darle las herramientas desarrollo
2 administracin necesarias al programa para su
al programa funcionamiento dentro del
municipio.
Verificar que las actividades que el Secretara de

Verificar que programa propone si se llevan a desarrollo
las actividades cabo a la poblacin que realmente
3 que el
lo requieren.
programa
propone si se
llevan acabo
Despus de realizar el programa Informe final. Secretara de
Realizar informe se manda un informe y la desarrollo
4
final secretara de desarrollo le da el
visto bueno

Mapa de Procesos
Cdigo: A22F0-75
Pgina 2 de 2
Mejoramiento contino
Procesos de apoyo
Proceso Estratgico
Procesos de apoyo
NECESIDADES DE LA COMUNIDAD DE LA VIRGNIA
Procesos de apoyo

Direccionamiento Estratgico

SATISFACCION DE LA COMUNIDAD DE LA VIRGINIA
de evaluacin
CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS LEGALES.

Procesos misionales
REQUISITOS LEGALES.
CRECIMIENTO
DESARROLLO SOCIAL ECONOMICO DESARROLLO TERRITORIAL
SOSTENIBLE
Salud Trnsito y movilidad
Desarrollo social y comunitario Espacio pblico Gestin de proyectos
Deportes, Recreacin y actividad Gestin de desarrollo Gestin ambiental
fsica. econmico y competitivo Gestin obras pblicas
Atencin a poblacin vulnerables Turismo
Procesos de apoyo
Gestin de la Gestin Gestin Gestin del Gestin de

calidad documental financiera talento humano bienes y
servicios
Procesos de evaluacin
Procesos de apoyo
Evaluacin independiente
Procesos
Procesos dede apoyo
apoyo
PBX 3682673 FAX Procesos
3684543
Procesos dede apoyo
www.lavirginia-risaralda.gov.co
apoyo
de evaluacin
Procesos de apoyo
SERVICIO NO CONFORME
Cdigo: A22PC-04
ADMINISTRACIN CENTRAL
Versin: 1
DE LA VIRGINIA
Vigencia: 11-24-08
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Revisado por: Comit Integrado Aprobado por. Representante por
1. OBJETIVO: Asegurar que los productos o servicios no conformes con

las caractersticas con las que se debe entregar en cada proceso, se
identifiquen y controles eficaz y oportunamente, para prevenir su uso o
entrega no intencional, as como establecer las responsabilidades y
autoridades relacionadas con su tratamiento.
2. ALCANCE El alcance de este procedimiento es para todos los

procesos del Sistema de Gestin de Calidad de la Alcalda Municipal de
La Virginia
3. RESPONSABLES: El Representante de la Direccin es responsable

por verificar el cumplimiento de las acciones descritas en este
documento y evaluar el desempeo de este proceso.
4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:
4.1 ACCION CORRECTIVA: Accin tomada para eliminar la causa de

una no conformidad detectada u otra situacin indeseable ( NTC ISO
9000/2000).
4.2 ACCIN PREVENTIVA: Accin tomada para eliminar la causa de

una no conformidad potencial indeseable (NTC ISO 9000/2000).
4.3 CONCESION: Autorizacin para utilizar o liberar un producto que

no es conforme con los requisitos especificados. Una concesin est
generalmente limitada a la entrega de un producto que tiene
caractersticas no conformes, dentro de lmites definidos por un tiempo
o una cantidad acordados.
4.4 CORRECCIN: Accin emprendida respecto a un producto o

servicio no conforme para que cumpla los requisitos de usos previstos
aunque no cumpla los requisitos especificados originalmente.
4.5 DEFECTO: Incumplimiento de un requisito asociado a un uso

previsto o especificado.

Cdigo: A22PC-04
Versin: 1
DE LA VIRGINIA
Vigencia: 11-24-08
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4.6 DESECHO: Accin tomada sobre un producto no conforme para

impedir su uso inicialmente previsto. En el caso de la prestacin de
servicios, el uso se impide no continuando con la prestacin del mismo.
4.7 LIBERACION: Autorizacin para proseguir con la siguiente etapa

de un proceso.
4.8 ORGANIZACIN: Conjunto de personas e instalaciones con una

disposicin de responsabilidades, autoridades y relaciones (NTC ISO
9000/2000).
4.9 PERMISO DE DESVIACION: Autorizacin para apartarse de los

requisitos originalmente especificados de un producto antes de su
realizacin.
4.10 NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito especificado

(NTC ISO 9000/2000).
4.11 TRATAMIENTO DE UNA NO CONFORMIDAD: La Accin

emprendida respecto de un producto, servicio, proceso, sistema o accin
no conforme, con el propsito de resolver la no conformidad.
4.12 VERIFICACIN: Confirmacin mediante la aportacin de

evidencia objetiva de que ha cumplido los requisitos especificados.

Cdigo: A22PC-04
Versin: 1
DE LA VIRGINIA
Vigencia: 11-24-08
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5. GENERALADIDADES.
En este procedimiento se observan las diferentes no conformidades

presentadas en los procesos de la organizacin y su debido tratamiento.
El responsable de la Secretara o rea Funcional que detecte la no

conformidad deber levantar el registro correspondiente en el formato
A22FO-16 SERVICIO NO CONFORME
El responsable de la Secretara o rea Funcional, debern analizar la

desviacin, as como proponer las posibles soluciones al problema. En
conjunto deber identificar el producto o servicio no conforme de
manera que se evite su uso o su entrega no intencionada y determinar
el tratamiento a dar al producto o servicio no conforme de acuerdo a
una o ms de las siguientes opciones:
Tomando acciones para eliminar la NO CONFORMIDAD

Autorizar su uso, liberacin o aceptacin bajo concesin por
una autoridad competente y cuando sea aplicable por el
cliente
Tomando acciones para impedir su uso o aplicacin
originalmente previsto
El responsable de la Secretara o rea Funcional, deber mantener

registros de la no conformidad, la disposicin del producto o servicio no
conforme y las acciones tomadas para su solucin de acuerdo al
procedimiento AS31PC-02 CONTROL DE REGISTROS
Para controlar este procedimiento, el mismo funcionario responsable de

su proceso har seguimiento a todas las acciones correctivas y
preventivas tomadas para verificar la implementacin y la eficacia de las
mismas.
Si una no conformidad presenta una ocurrencia superior a tres no

conformidades del mismo tipo, se requiere tomar acciones correctivas.
El Representante por la Direccin, recopila los registros de A22FO-16

SERVICIO NO CONFORME y los presenta ante Comit Integrado de

Cdigo: A22PC-04
Versin: 1
DE LA VIRGINIA
Vigencia: 11-24-08
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Gestin, all se hace anlisis de estos, si se presenta ocurrencia en

alguna no conformidad, llama a los cargos afectados en esta para
documentar las acciones correctivas y preventivas en el los formato
A22FO-13 ESTADO DE ACCIONES PREVENTIVAS Y
CORRECTIVAS
La Representante por la Direccin, hace seguimiento a todas las

acciones correctivas y preventiva tomadas para verificar la
implementacin y eficacia de las mismas.
Las formas de tratamiento de producto o servicio no conforme:
Volver hacer (Reproceso)

Cambio de una parte del producto o servicio para que funcione
(Reparacin)
Acuerdo con el cliente para apartarse de los requisitos
originalmente especificados de un producto o servicio antes de su
realizacin (Permiso de Desviacin)
Cambiar la tipologa del producto o servicio (Reclasificacin)
Para evaluar la efectividad de la implementacin de la accin se utilizan

fuentes adecuadas de informacin tales como:
Disminucin en las quejas de los usuarios

Disminucin de las no conformidades en el servicio
Mejora de los objetivos de calidad
Mejora del resultado de la satisfaccin del clientes
Mejora en los indicadores
El servicio no conforme se detecta a travs de:
Las quejas de los clientes

Resultados de satisfaccin
Auditorias Internas de Calidad
Resultados de los anlisis de los objetivos de calidad e
indicadores de gestin.

Cdigo: A22PC-04
Versin: 1
DE LA VIRGINIA
Vigencia: 11-24-08
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Una vez identificada la No conformidad se controla tomando las acciones

apropiadas.
6. CARACTERSTICAS DE LOS SERVICIOS
6.1 ACCESIBLE: De fcil comprensin, inteligible
6.2 CLARO: Que se distingue bien
6.3 COMPLETO: Acabado, en su totalidad
6.4 CONCISO: Breve, exacto
6.5 CONFIABLE: En el que se puede confiar
6.6 EXIGIBLE: Que se puede exigir, pedir o solicitar
6.7 IDNEO: Adecuado o apropiado para algo
6.8 LEGAL: Conforme a la ley
6.9 OPORTUNO: Que se hace o entrega en el momento que se

requiere o en el tiempo apropiado
6.10 PRCTICO: De fcil uso o manejo
6.11 SOCIAL: Que beneficie a la comunidad
6.12 TIL: Que sirva para los propsitos previstos
6.13 VIABLE: Que por sus caractersticas se pueda llevar a cabo
6.14 VERAZ: Conforme a la realidad

Cdigo: A22PC-04
Versin: 1
DE LA VIRGINIA
Vigencia: 11-24-08
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7.1 ACCIN CORRECTIVA
1. Se identifica la no conformidad y se documenta en el formato

A22FO-16 2SERVICIO NO CONFORME
2. Se le da disposicin a la no conformidad de acuerdo a lo establecido

en este procedimiento.
3. Se analiza si se requiere generar una accin correctiva.
4. Se requiere tomar acciones correctivas.
No: Fin del procedimiento

Si: Se identifica la causa de la no conformidad
5. Se define la accin correctiva
6. Se define la ejecucin de las acciones correctivas
7. Se define el responsable de tomar la accin y de hacerle el

seguimiento.
Lo anterior se registra en el formato A22FO-13 ESTADO DE

Se hace seguimiento a las acciones correctivas
Se consignan los resultados obtenidos, si la no conformidad se elimin

se archiva en la carpeta de acciones Preventivas y correctivas, si la no
conformidad contina se programa una nueva fecha de seguimiento.
En el ltimo seguimiento se evala la eficacia de las acciones tomadas,

si fue eficaz se cierra la accin, de lo contrario se ajusta o se emprende
una nueva accin.

Cdigo: A22PC-04
Versin: 1
DE LA VIRGINIA
Vigencia: 11-24-08
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7.2 ACCIN PREVENTIVA:
Cada dueo de proceso identifica las no conformidades potenciales en su

respectivo proceso a travs del seguimiento y la medicin, lo cual se
encuentra documentado en la caracterizacin que evidencia la necesidad
de tomar acciones preventivas, de la siguiente manera:
Se identifica la No Conformidad potencial y se registra en el formato

A22FO-18 SOLICITUD DE ACCIONES PREVENTIVAS Y
CORRECTIVAS
Se identifica la necesidad de tomar accin preventiva
Se identifica la Causa
Se define la Accin Preventiva
Se registra en el formato A22FO-13 ESTADO DE ACCIONES

PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS
Se establece la fecha de ejecucin de la accin preventiva.
Se establece el responsable de la ejecucin.
Se hace seguimiento a la accin preventiva.
En el ltimo seguimiento se evala la eficacia de la accin tomada.
Se consignan los resultados obtenidos, si la no conformidad potencial se

elimin, se archiva en la carpeta de acciones correctivas y preventivas,
en el caso que ocurra se genera una accin correctiva.
8. ANEXOS FORMATOS
FORMATO SERVICIO NO CONFORME A22FO-14

FORMATO ACCIONES PREVENTIVAS Y PREVENTIVAS A22FO-11

Cdigo: A22PC-04
Versin: 1
DE LA VIRGINIA
Vigencia: 11-24-08
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Cdigo: A22FO-25
ALCALDA MUNICIPAL DE LA VIRGINIA Versin: 2
MAPA DE RIESGOS Vigencia: 24-11-08
Pgina: 7 de 8
SECRETARA DE TRNSITO
IDENTIFICACIN DE RIESGOS ANLISIS VALORACIN ADMINISTRACIN
CALIFICACIN EVALUACIN CONTROLES
Riesgo Descripcin Causas Efectos Grado de Criterio Resultado Responsables Cronograma Indicadores
Probabilidad Impacto
Exposicin
Falta de recursos para la
Existen cortes de energa por breves Se darn insumos Alcalde, Almacenista y
Prdida de informacin por dquisicin de un sistema re Demoras y obstaculizacin 2 20 Importante Tolerable Hacer copias de seguridad y Febrero de Nmero de copias de
segundos impidiendo acceder al software y para la realizacin de Funcionario a cargo de
bajones de energa regulacin automtica de en los procesos Media Catastrfico 30-40 10 adquisicin de UPS 2009 seguridad hechas
causando daos en el copias de suguridad la informacin
voltaje
Al momento de requerir la impresin de las
Existen problemas con la Se deben implementar Mnimo dos
licencias de conduccin la termoimpresora Falta de mantenimiento Demoras en los procesos 2 20 Importante Aceptable Realizar mantenimiento Secretario de Trnsito y
termoimpresora para imprimir los mantenimientos Marzo de 2009 mantenimientos por
presenta demoras en su proceso de preventivo de entrega de licencias Baja Catastrfico 30-40 5 preventivo Transporte
licencias preventivos ao
ejecucin
Cuando existen daos en el hardware o el Ineficiencia en la

Inconvenientes con el soporte limitaciones de recursos
software de la entidad requiere del soporte dependencia por falta de
tcnico requerido desde humanos, tcnicos y
tcnico localizado en Bogot, el cual se conocimiento tcnico en la
Bogot o por internet financieros
presta personalmente o va internet operacin de los sistemas
1. Rezago en el
conocimiento de nuevos
Los guardas no cuentan con elementos sistemas de informacin y
Deficiente dotacin de efectos Limitaciones de recurso 2 20 Importante Se incluyeron en el Aceptable Incluir estos elementos en el Dotacin a guardas de
luminosos para atender accidente y seguridad Alcalde y lmacenista Oct/Feb 2009
luminarios financiero Baja Catastrfico 30-40 Plan de Compras 5 Plan de Compras trnsito
operativos nocturnos 2. Prdidas de tiempos y
recursos en las actividades
propias de la dependencia
1. Demoras en los procesos

desarrollados por la
Tecnolgicamente se encuentran Falta de compromiso de la dependencia La entidad no cuenta Nmero de equipos de
Deficiencias en la dotacin de 2 15-20 Moderado Moderado Incluir estos elementos en el
completamente atrasados, loos equipos entidad al no considerarlo 2. Ineficiencia en la con los reursos Alcalde cmputo en buen
equipos de cmputo Baja Moderado 15-20 15-20 Plan de Compras
estn desactualizados y en mal estado una obligacin organizacin suficientes estado
3. mala calidad en la
prestacin de los servicios
1. Prdida de informacin
Nmero de
Inadecuado sistema de No cuentan con archivo rodante y adecuado Limitaciones en los importante para la entidad La entidad no cuenta
3 20 Importante Importante Incluir estos elementos en el archivadores
almacenamiento de para la custodia de las carpetas de los recursos tcnicos y 2. Prdida de tiempo en las con los reursos Alcalde
Alta Catastrfico 30-40 30-40 Plan de Compras adecuados para estos
documentos vehculos financieros actividades propias de la suficientes
documentos
dependencia
1. Prdida de informacin
Se ha recuperado Archivo central con
El espacio fsico ya no es suficiente para el Limitaciones en los importante para la entidad
3 20 Importante espacio para hacer Moderado mayor capacidad de
Reducido espacio de archivo archivo y el parque automotor se incrementa recursos tcnicos y 2. Prdida de tiempo en las Ampliar el archivo central Alcalde y Archivista Feb/Jul 2009
Alta Catastrfico 30-40 una ampliacin del 15-20 almacenamiento de
cada ao financieros actividades propias de la
archivo central documentos
dependencia
1. Demoras en los procesos

desarrollados por la
Las instalaciones fsicas son
dependencia No se cuenta con un Trasladar la Oficina a un
Inadecuadas instalaciones completamente inadecuadas para realizar Falta de recursos para 3 20 Importante Importante Oficina de trnsito en
2. Inadecuado ambiente de sitio para trasladar la primer piso y con mejores Alcalde
locativas trmites giles y operativos como entidad adecuaciones locativas Alta Catastrfico 30-40 30-40 un primer piso
trabajo oficina condiciones
de trnsito
3. mala calidad en la
prestacin de los servicios
DOCUMENTO ORIGINAL CONTROLADO

Cdigo: A22FO-25
ALCALDA MUNICIPAL DE LA VIRGINIA Versin: 2
MAPA DE RIESGOS Vigencia: 24-11-08
Pgina: 6 de 8
SECRETARA DE HACIENDA
IDENTIFICACIN DE RIESGOS ANLISIS VALORACIN ADMINISTRACIN
CALIFICACIN EVALUACIN CONTROLES
Riesgo Descripcin Causas Efectos Grado de Criterio Resultado Responsables Cronograma Indicadores
Probabilidad Impacto
Exposicin
Se realiz un plan de
3 20 Importante Moderado Medir las necesidades bsicas Alcalde y Secretarios de Oct/Ene Presupuesto ajustado
Presupuesto desfasado compras con reales
Alta Catastrfico 30-40 15-20 y ajustarlas a la realidad Despacho 2009 a la realidad
necesidades
Se trabaja para la
Hacer socializacin y
concertacin del Presupuesto
2 20 Importante Tolerable concertacindel presupuesto Alcalde y Secretarios de Oct/Nov
Poco trabajo en equipo presupuesto con todos concertados con todos
Media Catastrfico 30-40 10 con todos los Secretarios de Despacho 2009
los Secretarios de los Secretarios
Despacho
Despacho
Comunicar a los
contribuyentes la importancia
2 20 Importante Acepatabe Alcalde y Secretarios de Oct 2008 a Ejecucin de obras
No registro de pagos de dar aviso cuando realice
Media Catastrfico 30-40 5 Despacho Oct 2009 planeadas
una consignacin para el pago
de impuestos
Buen mantenimiento
No dar a tirmpo los
3 20 Importante Moderado Alcalde y Tcnico de Oct/Jul de zonas verdes y
respectivos Certificados (CDP
Alta Catastrfico 30-40 15-20 Obras 2009 otros requerimientos
y RP)
que haga la
Planear en el presupuesto
Inclusin de stas en Toda la informacin
3 20 Importante Moderado recursos para la compra de Alcalde y Secretarios de Oct/Jul
Prdida de informacin el Plan Anual de esencial en Back Ups
Alta Catastrfico 30-40 15-20 herramientas para Despacho 2009
Compras de seguridad
realizarBack Ups de seguridad
Contratar con una persona

Facturacin no llega a los 3 20 Importante Alcalde y Secretarios de Oct/Feb Contrato con persona
responsable la entrega de la
contribuyente Alta Catastrfico 30-40 Despacho 2009 responsable
facturacin de impuestos
Tener personal adecuado

Dar iinstrucciones al
para controlar el ingreso a las
personal encargado
3 20 Importante Tolerable instalaciones del Palacio Alcalde y Secretarios de Oct/Nov Disminucin de las
Poca seguridad en Impuestos del ingreso a la
Alta Catastrfico 30-40 10 Municipal y cerrar una de las Despacho 2008 quejas por inseguridad
comunidad para que
puertas para tener ms
realice el control
control
Adecuar un lugar para el

Atencin inadecuada al 2 10 Moderado Tolerable Alcalde y Secretario de Oct/Jul Aumento en el
dilogo con loos
usuario Media Moderado 15-20 10 Hacienda 2009 recaudo de impuestos
contribuyentes
Tener personal adecuado
Dar iinstrucciones al
para controlar el ingreso a las
personal encargado
Falta de seguridad en 3 20 Importante Tolerable instalaciones del Palacio Alcalde y Secretarios de Oct/Nov Disminucin de las
del ingreso a la
Tesorea Alta Catastrfico 30-40 10 Municipal y cerrar una de las Despacho 2008 quejas por inseguridad
comunidad para que
puertas para tener ms
realice el control
control
Inclusin de stas en
3 20 Importante Tolerable Alcalde y Secretarios de Oct/Nov Nmero der UPS
Daos en el programa el Plan Anual de Adquirir UPS
Alta Catastrfico 30-40 10 Despacho 2008 presupuestadas
Compras
DOCUMENTO ORIGINAL CONTROLADO

ALCALDIA MUNICIPAL DE LA VIRGINIA
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS
Revisado por: Comit Integrado de Gestin Aprobado por: Representa

Proceso: Responsable:
IDENTIFICACIN DE CALIDAD
Tipo de
Nivel de Acceso Almacenamiento Clasificacin
Registro
Cdigo del
Responsable del
CONFIDENCIAL
CRONOLGICO
RESTRINGIDO
ELECTRNICO
ELECTRNICO
Nombre del Registro o Formato Registro o
ALFABTICO
Diligenciamiento
GENERAL
CARPETA
FSICO
Formato
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

Cdigo A22FO-07
Versin 1
Vigencia: 24-11-08
Pgina 1 DE 1
: Representante por la Direccin
ificacin Frecuencia
CONSECUTIVO
Retencin Disposicin
SEMANAL
MENSUAL
ANUAL
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

Preventivas Correctivas

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Preventivas Correctivas

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Preventivas Correctivas

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Acciones Preventivas y Correctivas.

Adoptar y estandarizar una metodologa que permita identificar,

Este procedimiento aplica a todas las acciones preventivas y correctivas

Los Secretarios de Despacho, los Jefes de rea y los dueos de cada

4.1 ACCIONES CORRECTIVAS (Oportunidades de Mejora): Accin

4.2 ACCIN PREVENTIVA: Accin tomada para eliminar las causas de

Palacio Municipal Cra 8 N. 5-35 NIT 891.480.027-1

4.3 CORRECTIVO: Accin para eliminar el efecto de una No

4.4 NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.

El presente procedimiento establece las pautas a aplicar tanto para el

La Administracin Central de La Virginia tomar acciones para prevenir o

Las acciones que se generen por iniciativa propia de cualquier

Las No Conformidades que se detecten en las Auditoras Internas de

6. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

6.1 IDENTIFICACIN DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y

Las fuentes bsicas de informacin para detectar las Acciones

Palacio Municipal Cra 8 N. 5-35 NIT 891.480.027-1

Seguimientos Entes de Control

Las Acciones Correctivas y Preventivas que se presentan en el Sistema

En el caso, de presentarse una situacin que genere una Accin

6.2 TRATAMIENTO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y

Por medio del siguiente procedimiento se describe el orden de

Los servidores pblicos de la Alcalda, deben diligenciar la Accin

Palacio Municipal Cra 8 N. 5-35 NIT 891.480.027-1

Luego debe analizar el registro A22FO-16 SERVICIO NO

El Comit Integrado de Gestin debe determinar las causas de la Accin

De la misma manera debe ordenar la implementacin de la accin,

6.3 ALMACENAMIENTO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y

Las Accin Correctiva o Preventiva estn almacenadas en una carpeta o

6.4 REVISIN DE LAS ACCIONES

Las Acciones Correctivas o Preventivas generadas por una Oportunidad

ACCIONES PREVENTIVAS y CORRECTIVAS A22FO-17

LISTADO MAESTRO ACCIONES PREVENTIVAS CORRECTIVAS A22FO-18

SOLICITUD DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO A22FO-19

Palacio Municipal Cra 8 N. 5-35 NIT 891.480.027-1

Establecer las responsabilidades y requisitos necesarios para la

Se aplica todos los procesos del Sistema de Gestin de la Calidad que se

Son responsables el Representante por la Direccin y los Auditores

4.2 AUDITADO: Organizacin que es auditada

4.2 AUDITORA: Proceso sistemtico, independiente y documentado

4.3 AUDITOR: Persona con la competencia para llevar a cabo una

4.4 CLIENTE DE LA AUDITORIA: Organizacin o persona que solicita

Palacio Municipal Cra 8 N. 5-35 NIT 891.480.027-1

4.5 CONCLUSIONES DE LA AUDITORA: Resultado de una auditoria

4.6 EQUIPO AUDITOR: Uno o ms auditores que llevan a cabo una

4.7 EVIDENCIA DE LA AUDITORA: Registros, declaraciones de

4.8 HALLAZGO DE LA AUDITORIA: Resultados de la evidencia de la

4.9 PROGRAMA DE LA AUDITORIA: Conjunto de una o ms

5. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

Cada ao se efecta un ciclo de auditoras internas de calidad y el

La auditoria interna de calidad se realiza implementando el formato

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