Etapas de un Proyecto-rev3.docx 67.

98 Trabajo Profesional FIUBA

Seminarios de Acompañamiento al desarrollo de la Asignatura:

67.98 – Trabajo Profesional

Primer Seminario

“Proyecto: Etapas que lo Componen”

Contenido

 ¿Qué es un Proyecto?
 ¿Para qué hacemos lo que hacemos?
 Atributos fundamentales de un Proyecto
 Etapas que componen un Proyecto:
o Hipótesis / Objetivos
o Planificación o diseño
o Ejecución
o Monitoreo y control (Acc. Correctivas y Preventivas)
o Conclusión

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¿Qué es un Proyecto?
Antes de comenzar a trabajar en un Proyecto es importante poder entender de qué hablamos
cuando mencionamos la palabra Proyecto.
Basándonos en su etimología, vemos que su significado proviene del latín proiectus que es “la
acción de echar adelante, a lo lejos”.
Considerando lo dispuesto por la Real Academia Española (RAE), vemos que proyecto posee
varias acepciones:
1. adj. Geom. Representado en perspectiva.
2. m. Planta y disposición que se forma para la realización de un tratado, o para la
ejecución de algo de importancia.
3. m. Designio o pensamiento de ejecutar algo.
4. m. Conjunto de escritos, cálculos y dibujos que se hacen para dar idea de cómo ha de
ser y lo que ha de costar una obra de arquitectura o de ingeniería.
5. m. Primer esquema o plan de cualquier trabajo que se hace a veces como prueba antes
de darle la forma definitiva.

Habida cuenta de éstas definiciones y la intención de este Seminario, consideraremos la última

de ellas:

Primer esquema o plan de cualquier trabajo que se hace a

veces como prueba antes de darle la forma definitiva

Podríamos entonces aceptar como base de nuestro análisis, que al proyectar estamos
reflexionando acerca de una idea o resultado que se quiere obtener. Esto nos lleva a la
segunda pregunta planteada,

¿Para qué hacemos lo que hacemos?

Siempre es fácil poner manos a la obra y comenzar a operar sin reflexionar acerca de lo que
estamos haciendo, para qué lo estamos haciendo y cómo lo estamos haciendo. Volviendo unos
años atrás, recuerdo a un gran profesor de la asignatura Análisis Matemático 2 de esta casa de
estudios, que pregonaba a viva voz: “¡Usted no piense, integre!”.
Claro que a esta altura de la carrera, ya hemos desarrollado capacidades analíticas suficientes
para “parar la pelota” y pensar.
Es probable que si no nos detenemos a pensar, y de tanto en tanto evaluamos lo que nos
queda por hacer en relación a lo que hemos hecho, no alcancemos los objetivos planteados si
estos fueron formalmente detallados, o en su defecto, la intención o idea que teníamos en
mente pero no habíamos formalizado.
Por otro lado, tampoco es recomendable entrar en la conocida parálisis paradigmática, que nos
impide hacer por limitarnos a pensar. Como en la vida, la gestión de proyectos, es un arte de
búsqueda permanente del equilibrio. En este caso entre pensar y hacer.
Ahora bien, si convertimos este ejercicio de pensar (PLAN) y hacer (DO) en un proceso
iterativo, al cual agregamos a periodos establecidos el control (CHECK) para verificación de lo
realizado hasta el momento y la acción (ACT) para corrección de los desvíos, entonces
llegamos al famoso Circulo de Deming.
Dicho circulo o ciclo lleva su nombre en honor a su creador, Williams Edwards Deming (1900-
1993) un ingeniero y estadístico estadounidense dedicado a la mejora de procesos mediante el
estudio estadístico de los mismos, y difusor del concepto de Calidad Total recocido por sus
trabajos en la reconstrucción de Japón luego de la Segunda Guerra Mundial.

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Fig. 1 – Ciclo de Deming

Con el pasar de los años, el Ciclo de Deming se convirtió en la base de los Sistemas de Gestión
tan comúnmente utilizados en la industria actualmente.
Algunos ejemplos de Normas que plantean Sistemas de Gestión son los siguientes:
- ISO 9001: Sistema de Gestión de la Calidad
- ISO 14001: Sistema de Gestión Medio Ambiental
- OHSAS 18001: Sistemas de Gestión de Seguridad e Higiene

Por lo expuesto, podemos imaginar muchos ejemplos de nuestra vida cotidiana, que podrían
encuadrarse en este ejercicio de proyectar: la remodelación de un automóvil antiguo, la
construcción de una casa, la preparación de un examen de una asignatura de nuestra carrera,
etc.
Mucho hay escrito acerca de la Gestión de Proyectos, pero no es la intención de este apunte
ahondar en ello.
Por el contrario, se busca dejar los conceptos básicos entorno al universo de los Proyectos,
términos y definiciones relacionados, las Etapas que lo componen, etc; de forma tal que todo
aquel que se embarque en la motivante tarea de llevar adelante un proyecto, sepa que existen
estos pasos formales.
Por otro lado, se brindarán las herramientas más conocidas para gestionarlos, que serán
explicadas en el siguiente capítulo de este seminario: Diagrama de Gantt, Matriz de decisión,
Camino Critico, Tormenta de Ideas, …

Atributos Fundamentales
Antes de evaluar las etapas de un proyecto, es importante destacar dos atributos
fundamentales de un proyecto:

- Alcance: Determinar los limites de nuestro proyecto es tan importante como el proyecto en
sí mismo, puesto que no podemos abarcar todo el universo de temas que constituyen el
proyecto que seleccionemos. Es decir, al delimitar el alcance estamos especificando
formalmente “hasta donde” llegará nuestro análisis, quedando fuera todo lo que no se
detalle aquí.
- Viabilidad Económica: En nuestra carrera profesional deberemos, en más de una
oportunidad, evaluar si es viable económicamente llevar a cabo una idea, es decir
implementar un proyecto. Las herramientas más comúnmente utilizadas para este fin, serán
abordadas en el tercer Seminario: Valor Actual Neto (VAN), Tasa Interna de Retorno (TIR),
Tiempo de Repago, Retorno de la Inversión (ROI).

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Etapas que componen un Proyecto

Similar a lo planteado por Deming, un proyecto posee varias etapas. Independientemente del
nombre que se les otorgue, pueden reconocerse las siguientes:

 Inicio o Hipótesis
 Planificación o Diseño
 Ejecución o Producción
 Monitoreo y Control
 Cierre o Conclusión

Fig. 2 – Etapas de un Proyecto

En Proyectos complejos, se podría agregar una etapa de “Toma de Decisiones”, en la que en

base a un resultado esperado (o no), se decide cómo se sigue adelante.

1) INICIO: Hipótesis
Esta primera etapa, consiste en establecer la necesidad u oportunidad a partir de la cual es
posible iniciar el diseño del proyecto. La idea de proyecto puede iniciarse debido a que existen
necesidades insatisfechas actuales; o porque existen recursos no aprovechados que pueden
optimizarse y mejorar las condiciones actuales; o bien porque es necesario complementar o
reforzar otras actividades o proyectos que se producen en el mismo lugar y con los mismos
involucrados.

En esta etapa se determina la naturaleza y alcance del proyecto, es por este motivo que si esta
etapa no se realiza de manera adecuada, es muy probable que el proyecto no sea exitoso en
alcanzar los objetivos buscados.
Toda deficiencia o “punto débil” debe intentar reconocerse y destacarse en esta etapa con el fin
de buscar una solución para que no impacte en el futuro.
El INICIO del proyecto debe por lo menos incluir la siguiente información:
 Problema reconocido
 Solución que se plantea
 Alcance del proyecto
 Plazo de realización
 Objetivos medibles
 Recursos necesarios y recursos disponibles; incluyendo las personas que formaran
parte integral del mismo (grupo, tutor/es, otras partes interesadas)
 Análisis de la viabilidad económica del proyecto (factibilidad o pre-factibilidad)
 Macro-procesos y tareas que constituirán el proyecto

Herramientas:
 Viabilidad Económica de Proyectos (TIR, VAN,
ROI)…
 Brainstorming

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2) PLANIFICACION o DISEÑO
En esta etapa se valoran las estrategias a seguir, teniendo presente siempre el objetivo a
alcanzar. En conjunto con el Tutor o Líder del Proyecto, se lleva a cabo la aprobación del
proyecto, que debe hacerse con la información detallada en la etapa INICIO.
Una vez acordados estos puntos, se realiza la planificación operativa que consiste en prever
los plazos de tiempo necesarios para alcanzar los objetivos del proyecto, distribuyendo tareas y
responsabilidades de cada integrante.

Luego de la etapa de INICIO, el proyecto ya se encuentra en un nivel de planificación

apropiado, a partir de la cual será necesario plantear más en detalle los tiempos, dedicación y
recursos necesarios para estimar el trabajo necesario y el riesgo existente durante la duración
del proyecto. Al igual que en la etapa inicial, una mala planificación llevará a resultados no
deseados y/o objetivos no alcanzados.

Esta etapa consiste generalmente en los siguientes procesos:

 Determinación de cómo se planificará (por: procesos, tareas, responsabilidades,
jerarquías, costos, etc.)
 Desarrollo del alcance declarado en el inicio
 Identificación de posibles riesgos o desvíos y las actividades para corregirlos en una
secuencia lógica
 Estimación de recursos necesarios para cada actividad
 Estimación de tiempos y costos de cada actividad
 Desarrollo de diagramas de seguimiento
 Determinación de herramientas de comunicación
 Definición de roles y responsabilidades

Herramientas:
 Diagrama de Gantt
 Camino Crítico

3) EJECUCIÓN
Esta etapa consiste fundamentalmente en poner en práctica la planificación llevada a cabo
previamente. Es decir, pasar a la acción teniendo presente siempre los objetivos que se buscan
alcanzar.
Además, esta etapa involucra la coordinación de integrantes, recursos necesarios y desarrollo
de actividades de acuerdo al plan de gestión de proyecto realizado en las etapas anteriores.
Si bien es tarea de todos los integrantes de manera descentralizada realizar esta coordinación,
buscando atender los objetivos, generalmente una única persona será quien lidere el proyecto,
razón por la cual es recomendable designar formalmente la figura del Líder dentro del grupo de
trabajo. La figura del líder no implica que su opinión tenga mayor peso, sino que éste será quien
centralice las tareas y responsabilidades.
Como resultado de cada tarea, se tendrán resultados y nuevos riesgos o desvíos a lo
planificado, que serán los datos de entrada para la etapa que se describe a continuación.

Herramientas:
 Diagrama de Gantt (sirve para coordinar y
manejar recursos)
 Registros de reunión, visita, etc..

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4) MONITOREO y CONTROL
En esta etapa, se observa la ejecución del proyecto, con el fin de identificar posibles problemas,
desvíos o riesgos de forma anticipada, que a futuro atenten contra los resultados que se buscan
en cada proceso o tarea, o bien contra los objetivos finales que se plantearon al inicio.
Es importante destacar las dos formas de operar en esta etapa que son ampliamente utilizadas
en la Industria, los Sistemas de Gestión y la Gestión de Proyectos propiamente dicha: las
Acciones Preventivas y las Acciones Correctivas.
En el caso ideal, se dispara una Acción Preventiva cuando se ha reconocido un riesgo de forma
tal de evitar de manera prematura un resultado no deseado.
En caso que los desvíos ya sean evidentes, y haya que corregir el rumbo, se dispara una
Acción Correctiva para evitar que estos errores, desvíos o resultados indeseados no se
propaguen en el tiempo atentando contra el objetivo buscado.
La clave para esto resulta entonces, observar el desempeño del proyecto y medir a plazos
establecidos los resultados obtenidos para identificar riesgos o desvíos a lo planificado.

Algunos de los procesos que se identifican en esta etapa son:

 Medición de las actividades en curso ('donde estamos’)
 Comparación de las tareas planificadas con las actuales (‘donde deberíamos estar’)
 Identificación de riesgos y las acciones preventivas a tomar (‘como evitamos desvíos’) ó
identificación de desvíos y las acciones correctivas a tomar (‘como volvemos a la ruta
planeada’)

Fig. 3 – Ciclo de Monitoreo y Control

En este proceso, puede muchas veces replantearse el alcance, los plazos y hasta el objetivo
propuesto si la incertidumbre cuando se definieron estos atributos era grande. Se debe prestar
atención entonces, a cuan eficaces son las acciones tomadas.
No se debe temer si esto ocurre pues los cambios suelen ser positivos, puesto que el deseo de
‘cambiar’ implica haber encontrado desvíos o riesgos.
Estos cambios, se realizarán con el consentimiento de todas las partes interesadas, debiendo
además registrarse formalmente y finalmente comunicarse.
Siempre que se encuentren desvíos, resultados no planificados, o No Conformidades, se podrá
seleccionar alguna de las siguientes opciones para seguir adelante:
- No hacer nada (pues no afecta el desvío)
- Corregir lo obtenido (pues con una corrección es suficiente)
- Realizar la tarea nuevamente desde el inicio (el resultado no es útil)

Se podría hacer una analogía con la industria, cuando se realizan los planos ‘as-built’ que son la
representación del resultado real obtenido. Es probable que este resultado no sea exactamente
igual a lo planificado y habrá que determinar si los desvíos son admisibles, es decir, se
encontraban dentro de la ‘tolerancia’ planificada o bien se debe corregir.

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5) CONCLUSION o CIERRE
La etapa de conclusión o cierre involucra la aceptación final del proyecto buscando determinar
si se alcanzaron los objetivos propuestos. En tal caso, si se resuelve el problema planteado o
no y por qué.
En esta etapa, se debe proceder a presentar los resultados finales generalmente a través de un
informe detallado, una presentación personal y un resumen ejecutivo de presentación del
proyecto de forma resumida y concreta.

 Referencias/ Fuentes Consultadas

- Project Management Institute
- International Organization for Standardization (ISO)
- Real Academia Española
- Wikipedia

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