Bloque 1.

Proyecto desde el enfoque de

administración
El proyecto desde el enfoque de la Administración.

En cada aspecto de nuestra actividad diaria, tenemos claros ejemplos de aquello que
podemos considerar proyectos, pero es importante tener identificado que estos se pueden
confundir con funciones, procesos y actividades que no cumplen con un importante atributo de
un proyecto: tiempo de inicio y tiempo de terminación, esto es, la temporalidad en un proyecto
está determinada y definida con un límite de tiempo de realización.

Por ejemplo, hay quienes consideran proyecto al proceso de venta de un producto, sin
embargo, esta acción constituye una serie de etapas que se realizan de forma secuencial y
permanente dentro del flujo de procedimientos definidos dentro de una organización. No hay
temporalidad limitada. Sin embargo, la campaña de mercadotecnia para promover el producto
si puede estar contenido en un proyecto con fecha de inicio y de fin, ya que este constituye
una actividad que va evolucionando de acuerdo a la respuesta del contexto, y por tanto no
puede ser permanente.

Dado lo anterior, Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un
producto, servicio o resultado único. La naturaleza temporal de los proyectos implica que un
proyecto tiene un principio y un final definidos. El final se alcanza cuando se logran los
objetivos del proyecto, cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o
no pueden ser cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto.
Asimismo, se puede poner fin a un proyecto si el cliente (cliente, patrocinador o líder) desea
terminar el proyecto. Que sea temporal no significa necesariamente que la duración del
proyecto haya de ser corta. Se refiere a los compromisos del proyecto y a su longevidad. En
general, esta cualidad de temporalidad no se aplica al producto, servicio o resultado creado
por el proyecto; la mayor parte de los proyectos se emprenden para crear un resultado
duradero. Por ejemplo, un proyecto para construir un monumento nacional creará un resultado
que se espera perdure durante siglos. Por otra parte, los proyectos pueden tener impactos
sociales, económicos y ambientales susceptibles de perdurar mucho más que los propios
proyectos.

Finalmente, Un proyecto debe contener un resultado final y definitivo, Cada proyecto genera
un producto, servicio o resultado único. El resultado del proyecto puede ser tangible o
intangible. Aunque puede haber elementos repetitivos en algunos entregables y actividades
del proyecto, esta repetición no altera las características fundamentales y únicas del trabajo
del proyecto. Por ejemplo, los edificios de oficinas se pueden construir con materiales
idénticos o similares, y por el mismo equipo o por equipos diferentes. Sin embargo, cada
proyecto de construcción es único, posee una localización diferente, un diseño diferente,
circunstancias y situaciones diferentes, diferentes interesados, etc.
Bloque 1. El tiempo como recurso
El tiempo como recurso

Todo proyecto requiere de una inversión de recursos, estos pueden ser humanos, materiales,
insumos, tecnología, financieros, pero el más valioso y no recuperable es el tiempo. No es fácil
dimensionar su mejor optimización, y tampoco el aprovechamiento. El tiempo es un recurso
sujeto a la percepción no solamente emanado del pensamiento de quienes lo utilizan, también
del contexto del cual se deriva.

El ciclo de vida de un proyecto es la serie de fases por las que atraviesa un proyecto desde su
inicio hasta su cierre. Las fases son generalmente secuenciales y sus nombres y números se
determinan en función de las necesidades de gestión y control de la organización u
organizaciones que participan en el proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su área de
aplicación. Las fases se pueden dividir por objetivos funcionales o parciales, resultados o
entregables intermedios, hitos específicos dentro del alcance global del trabajo o
disponibilidad financiera. Las fases son generalmente acotadas en el tiempo, con un inicio y
un final o punto de control. Un ciclo de vida se puede documentar dentro de una metodología.
Se puede determinar o conformar el ciclo de vida del proyecto sobre la base de los aspectos
únicos de la organización, de la industria o de la tecnología empleada. Mientras que cada
proyecto tiene un inicio y un final definidos, los entregables específicos y las actividades que
se llevan a cabo variarán ampliamente dependiendo del proyecto. El ciclo de vida proporciona
el marco de referencia básico para dirigir el proyecto, independientemente del trabajo
específico involucrado.

Tener una clara concepción de la importancia del tiempo, permite a todo administrador contar
con el mejor de los recursos para establecer indicadores de avance y de desempeño, es
además un excelente elemento y marco de referencia para, de forma cuantitativa y medible,
realizar evaluación objetivo sobre el éxito en el proceso de un proyecto.

Para mejor operar el recurso del tiempo es indispensable que:

 Se defina una unidad de medida

 Se establezca en términos cuantificables

Bloque 1. El factor humano

El Factor Humano

Es importante considerar que si bien el tiempo es un factor que se constituye en importante

herramienta de evaluación de proceso y resultado, es a fin de cuentas el factor humano el que
ejecuta la acción.

El éxito se construirá al lograr el mejor vínculo entre el recurso tiempo y el recurso humano.
Ambos deberán estar debidamente coordinados de tal forma que no solamente se
complementen, sino que derivado de la interacción se multiplique su efecto productivo en el
resultado del proyecto.

Dentro de la gestión de los recursos humanos se proporcionan los atributos de la dotación de

personal del proyecto, los salarios y las compensaciones/reconocimientos correspondientes,
componentes necesarios para el desarrollo de las estimaciones de costos del proyecto.

Es importante realizar un proceso estructurado de reclutamiento así como de capacitación. El

desarrollo de estos procesos permitirá el mejor aprovechamiento de las fortalezas de cada
miembro del equipo, enfocados al alcance de los resultados establecidos.

Bloque 1. ¿Qué puede ser un proyecto?

¿Qué puede ser un proyecto?

La construcción de una casa, la organización de una boda, campaña política, creación de una
empresa, una guerra, etc. toda aquella actividad que demande la inversión de recursos
enfocados a un fin definido ya sea en éxito de un indicador (incremento en ventas, ganar una
elección) o producto tangible (casa, boda).

El factor determinante para la administración del proyecto es el nivel del conocimiento que se
tema sobre la naturaleza del mismo y su operación. Es por ello que el líder del mismo deberá
tener experiencia previa suficiente que le permita discernir sobre el tiempo de cada paso en su
desarrollo, las implicaciones en la asignación del factor humano, la secuencia en las
actividades.

No hay límite en el número de actividades, siempre y cuando el tiempo si tenga un límite,

aunque amplio, visible para la conclusión del proyecto.

Bloque 2. Definiendo los conceptos clave

Se ha concluido una etapa clave en el desarrollo del proyecto: su concepción, es tiempo de
pasar a concretar su realización.

Como se refirió en el Tema 1, es necesario que quien planee y diseñe la realización del
proyecto tenga pleno conocimiento sobre las implicaciones y operación de la actividad. Esto
es, por ejemplo, si alguien planea la construcción de una casa, es necesario que ya haya
participado en la construcción de otras casas, lo mismo para quien desee organizar una boda,
es necesario que ya haya organizado otras fiestas.

El primer paso es determinar cada una de las actividades involucradas en el proyecto, lo más
deseable es que cada actividad represente una acción específica. Ejemplo:

Si va a realizar un proyecto que demande una etapa de investigación, en lugar de referir la

actividad:
 Aplicación Encuesta

Deberá especificar:

 Diseño de Encuesta
 Aplicación Encuesta
 Computo de Resultados

Lo anterior se recomienda ampliamente ya que si sólo se refiere a la "Aplicación de Encuesta"

para englobar todo, se puede obviar que solo una persona realiza la acción, además de no
dimensionar el impacto del tiempo asignado tanto en el diseño del instrumento como en el
cómputo de los resultados.

También, a cada actividad se le debe asignar una clave, para fines de nomenclatura.

A continuación se define la duración de cada actividad. Esta duración debe contar con la
misma unidad de medida para todas las actividades, esto es, horas, días, semanas. Para todo
el proyecto se considera una sola unidad.

Finalmente, se define la secuencia de las actividades. Para cada actividad indique qué
actividad(es) debe(n) haber sido concluida(s) totalmente para poder iniciar la siguiente.

Ejemplo:

Proyecto: Construcción casa

Duración
Clave Actividad Descripción Actividad Actividad Requisito
(Días)
A Limpieza del Terreno 5 -------
B Nivelación del Terreno 8 A

A continuación se presenta un desarrollo considerando un proyecto "X", esto es,

independientemente de la naturaleza del proyecto, estamos revisando su estructura:

Actividad Duración Requisito

A 1 0
B 1 0
C 2 A
D 1 A,B
E 3 B
F 2 D
G 1 E
H 4 F,C
 I 2 H
J 5 I
K 1 H

Bloque 3. Las Actividades y su Duración

Conceptos Básicos

Ya considerando lo requerido para integrar un proyecto, se procede a organizar el mismo en

base a los tiempos que demanda no solamente cada actividad, también el tiempo entre las
mismas y más aún, el tiempo que todo el proyecto requiere en conjunto.

Las actividades primarias son aquellas que se van a realizar en la duración establecida.
Forman parte del proceso y su ejecución demanda de inversión en recursos financieros y de
personas.

Las actividades predecesoras son aquellas cuya ejecución debe de concluir al 100% para que
una primaria pueda iniciar. Estas actividades predecesoras pueden a su vez ser primarias que
pudieran requerir de otras predecesoras.

La duración de la actividad es un valor fijo, independientemente de la duración de las

actividades predecesoras.

Un ejemplo para ilustrar la secuencia es:

Actividad Descripción Duración Requisito
A Limpieza de Terreno 2 -
B Compra de materiales 1 -
C Nivelación de Terreno 2 A
D Construcción de Cimientos 1 A,C
E Construcción de Drenajes 3 B,D
Con este esquema se estará iniciando a construir la planeación de las actividades.

IMPORTANTE: Recuerde que solo con la experiencia y conocimiento pleno de la naturaleza

de la actividad se estará en posición de definir con la claridad necesaria tanto la duración
como los requerimentos requisito para su realización.

Bloque 3. Las Holguras del Proyecto

La Holgura

En todo proyecto se cuenta con actividades que aún siendo paralelas en su realización, estas
no empiezan y terminan al mismo tiempo, generando tiempo disponible entre actividades. A
este lapso de tiempo se le denomina holgura y se clasifica en dos categorías:
 Holgura Total
 Holgura Libre

Holgura Total
Para cualquiera de los caminos o rutas del cronograma, la flexibilidad se mide por la cantidad
de tiempo que una actividad del cronograma puede retrasarse o extenderse respecto de su
fecha de inicio temprana sin retrasar la fecha de finalización del proyecto ni violar restricción
alguna del cronograma, lo que se denomina "holgura total”. Una ruta crítica se caracteriza
generalmente por el hecho de que su holgura total es igual a cero.

Holgura Libre
Es la cantidad de tiempo que se puede retrasar una actividad del cronograma dentro de un
mismo camino o ruta de red sin retrasar la fecha de inicio temprana de cualquier actividad
subsiguiente inmediata dentro de dicha ruta de red.

Bloque 4. Diseñando el nodo

El Nodo de la Actividad

El método de la ruta crítica CPM (Critical Path Method) es un algoritmo basado en la teoría de
redes diseñado para facilitar la planificación de proyectos. El resultado final del CPM será un
cronograma para el proyecto, en el cual se podrá conocer la duración total del mismo, y la
clasificación de las actividades según su criticidad

Cada nodo representa una actividad, esto es, cada uno de los registros de la tabla de actividades,
quedando en claro que el uso de la clave simplifica la Descripción de la Actividad:

Todos los nodos deben tener flecha de entrada y flecha de salida, excepto los nodos de Inicio y de
Fin.
Bloque 4. Construyendo la ruta
Siguiendo con nuestro ejemplo de curso:

Actividad Descripción Duración Requisito

(semanas)
A Limpieza de Terreno 2 -
B Compra de materiales 1 -
C Nivelación de Terreno 2 A
D Construcción de Cimientos 1 B,C
E Construcción de Drenajes 3 D

En los nodos A y B, el TPI es igual a "0", ya que inician en el tiempo "0" del proyecto. Al
TPI se le suma la Duración, quedando:

Y así consecutivamente para el resto de las actividades. Para las actividades el TPI
recibe los valores de las TPT del nodo predecesor:
Para la actividad D se toma la decisión de considerar al TPT mayor, en la reflexión de
que ambas actividades tienen que estar totalmente concluidas para dar inicio la
siguiente, por la tanto su TPI es igual a 4 ya que la actividad C termina en el tiempo 4.
IMPORTANTE: Al continuar con el ejercicio se llega al nodo final acumulando 8
semanas, en caso de haber simplemente sumado las duraciones de todas las
actividades, la duración habría sido 9 semanas.
A continuación se da inicio al cálculo de regreso en la ruta, esto es, del nodo Fin al
INICIO:

En el TUT se va recibiendo el TUI del nodo siguiente, esto es, para B, el TUT es igual a 4
que es el TUI de la actividad D, y se resta un 1 y queda el TUI de B en 3.
Los nodos de inicio y fin son como "comodines" que no contienen actividades en sí,
pero que son marco de referencia para comenzar y cerrar el proyecto. Con esta
metodología se obtiene una duración total del proyecto de 8 semanas

Bloque 5. Determinando las holguras

Ya elaborado el contenido de cada nodo en cada una de sus casillas, se procede a calcular
para las mismas las Holguras Totales y las Holguras Libres:
Para el caso del ejemplo del curso, se obtienen las Holguras Totales y Libres:
Actividad Descripción Duración Requisito HT HL
A Limpieza de Terreno 2 - 0 0
B Compra de materiales 1 - 3 3
C Nivelación de Terreno 2 A 0 0
D Construcción de Cimientos 1 A,C 0 0
E Construcción de Drenajes 3 B,D 0 0

Bloque 5. Desarrollando la Holgura

En base a la tabla del ejercicio del tema 4, la Ruta Crítica del proyecto quedaría:
Por lo tanto, la ruta crítica para este proyecto quedaría como: ACDE

Bloque 6. Las actividades en Gantt

Consiste en una representación gráfica sobre dos ejes; en el vertical se disponen las
tareas del proyecto y en el horizontal se representa el tiempo.
Características
Presenta la información del cronograma con la lista de actividades en el eje vertical,
las fechas en el eje horizontal . La posición de cada bloque en el diagrama indica los
instantes de inicio y finalización de las tareas a que corresponden.
Las duraciones de las actividades se representan en forma de barras colocadas en
función de las fechas de inicio y de finalización.
Los diagramas de barras son relativamente fáciles de leer y se utilizan frecuentemente
en presentaciones a la dirección.
Los bloques correspondientes a tareas del camino crítico acostumbran a rellenarse en
otro color (en el caso del ejemplo, en rojo).
Para las comunicaciones de control y dirección, se utiliza una actividad resumen más
amplia y completa, denominada a menudo actividad resumen, entre hitos o a través
de múltiples paquetes de trabajo dependientes entre sí; se representa en reportes de
diagrama de barras Gantt.

Bloque 6. Registro de actividades

Dado que la definición de Gráfica de Gantt es un diagrama de barras con
información del cronograma donde las actividades se enumeran en el eje vertical, las
fechas se muestran en el eje horizontal y las duraciones de las actividades se
muestran como barras horizontales colocadas según las fechas de inicio y finalización,
la óptima utilización de la misma es si y solo sí es precedida por un Diagrama de Ruta
Crítica.
Lo anterior se deriva a que al considerar la herramienta Gantt como muy amigable
en su uso, se puede incurrir en el error de simplemente apilar actividades de forma
escalonada, sin considerar que hay acciones que pueden ser realizadas en paralelo,
además de los casos en los que la holgura puede ser un factor determinante en la
toma de decisiones.

Para el caso del proyecto ejemplo del tema previo, al diseñar una Gráfica de Gantt
sin utilizar el Diagrama de Ruta Crítica, se obtendría:

Sin embargo, en este esquema no se visualizan las holguras, ni actividades paralelas.

Es importante contar con esta perspectiva, que solo a partir de Ruta Crítica se puede
obtener:

Ya en este esquema es visualizable que la actividad A y B se realizan de forma

simultánea, además de identificar que la B puede ser postergada en su realización
hasta 3 semanas, periodo en el cual puedo, en caso de haber racionalización de
recursos, optar por tomar la decisión de no sacrificar a "A" ya que de hacerlo se vería
afectada la duración total del proyecto.