Sistemas de inventarios

Dependiendo de la periodicidad con la se realicen los inventarios en una empresa,

podemos distinguir dos tipos de sistemas de inventarios que poseen
características diferenciadas.

Sistema de inventario perpetuo

Con este sistema, también denominado sistema permanente o constante,

durante el día el día de la actividad de la empresa se realiza un inventario
continuo a través del registro de todos los productos y materiales que se
tienen para la producción y venta al cliente. De esta forma, la empresa posee una
actualización constante del inventario de la empresa y puede conocer el coste del
inventario y los productos que ya se han vendido sin tener que para la actividad
para realizar el inventario.

Sistema de inventario periódico

Al contrario que el anterior, en los sistemas de inventarios periódico se contabiliza

de forma continuada el inventario sino que se realiza de forma ocasional. Suele
hacerse al final del ejercicio económico, aunque puede realizarse varias veces
al año según las exigencias de la empresa. El problema de este tipo de inventarios
es que, en ocasiones, se paraliza la actividad de la empresa para poder
realizarlos.

Métodos de valuación de inventarios

Una de los objetivos más importantes en el control de inventarios es conocer

cuál es el coste de tu inventario para saber el valor de tus productos, pero sobre
todo para cuál es el precio de coste, y a partir de ahí poder definir cuál sera el
precio final del producto para el cliente. Existen diferentes métodos.
Valoracion por identificación especifíca:

Este sistema de valoración es el más certero ya que consiste en la identificación

del precio de adquisición exacto de cada uno de los productos que tenemos.
Método PEPS: este el sistema de Primeras Entradas, Primeras Salidas, llamado
en inglés FIFO (First in, Frist Out). Se basa en identificar el precio de coste del
stock se basa en el coste que tuvieron al llegar al almacén.
Método UEPS: este el sistema denominado Últimas Entradas, Primeras Salidas,
en ingles Método LIFO (Last in, First Out). Consiste en que las últimas entradas
que se han adquirido son las primeras que debes salir. Esto significa que el precio
de coste de los últimos productos que se han adquirido es el que se aplicará a las
primeras salidas.
Método de Costo promedio: este método consiste en realizar la media de costes
de todos los productos semejantes pero que que se han adquirido a un precio
diferentes. Para ello, debemos de sumar el coste de todos los productos y dividirlo
entre el número de productos que haya.

Métodos de control y técnicas de gestión de inventarios

Las empresas utilizan diferentes formas de gestión de su inventario según las

características del modelo de negocio que posean. Existen diferentes formas de
controlar y administrar las existencias de los inventarios dependiendo de las
cantidades almacenadas y su clasificación.

Método ABC

Con este método se dividen las existencias de los inventarios en tres clases:
A, B y C. Los productos se dividen en estos tres grupos por orden de importancia,
que en este caso hace referencia al coste del precio del producto. Los de clase A
serían, los más caros, los de B de precio medio y los C los de precio más
reducido. Cuanto más caro es el producto, menor es la cantidad que suele haber.
 Este método ayuda al control de los inventarios, favoreciendo que no se produzca
el desabastecimiento y mejorando la eficiencia empresarial.

Modelo básica de Cantidad Económica de Pedido (CEP)

También conocido como Modelo EOQ, por sus siglas en inglés Economic Order
Quantity, intenta establecer el mínimo coste del inventario a través de una
fórmula matemática. Para ello, intenta establecer cuál será el pedido exacto y el
momento de compra exacto que nos permitirá reducir al máximo los costes. Para
ello, estudia diferentes variables que de forma matemática le permiten conocer la
cantidad exacta de los pedidos.

Punto de reorden

El Punto de reorden hace referencia a la necesidad de establecer un punto

temporal para la renovación de los pedidos que se realizan a proveedores,
teniendo en cuenta la recepción y colocación del propio pedido. Para ello, es
necesario también conocer la cantidad de inventario que se debe mantener en el
almacén, las fechas en que se deben cumplir las órdenes.

Existencias de reservas o seguridad de inventarios

Las empresas crean partidas de seguridad con existencias de reservas con el

objetivo de tener una especie de colchón que le permita abastecer a sus clientes
en caso de problemas en el proceso de producción o de aumentos
inesperados de la demanda que se produzcan fuera de la normalidad.

Control de inventarios justo a tiempo

Se conoce también como modelo JIT o ‘Just in Time’. El objetivo de este modelo se centra
en intentar reducir el inventario de la empresa que se encuentra en el proceso de producción.
El problema de este tipo de modelo de gestión es que se adquieren los productos exactos y
justo antes de que producirlos o venderlos, por lo que cualquier fallo en el suministro y
proveedores puede provocar que no podamos satisfacer la demanda de los cliente
Tipos de sistemas y modelos de inventario

CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INVENTARIOS Y DE LOS MODELOS

DE INVENTARIOS

Definición de Sistema de Inventarios.

Un sistema de inventarios es un conjunto de normas, métodos y procedimientos
aplicado de manera sistemática para planificar y controlar los materiales y
productos que se emplean en una organización. Este sistema puede ser manual o
automatizado. Para el control de los costos, elemento clave de la administración
de cualquier organización, existen sistemas que permiten estimar los costos de las
mercancías que son adquiridas y luego procesadas o vendidas.

Tipos de sistemas de inventario :

SISTEMA DE INVENTARIO PERPETUO: el negocio mantiene un registro

continuo para cada artículo del inventario. Los registros muestran por lo tanto el
inventario disponible todo el tiempo. Los registros perpetuos son útiles para
preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente.

SISTEMA DE INVENTARIO PERIÓDICO:

En el sistema de inventario periódico el negocio no mantiene un registro continuo
del inventario disponible, más bien, al fin del periodo, el negocio hace un conteo
físico del inventario disponible y aplica los costos unitarios para determinar el
costo del inventario final. Ésta es la cifra de inventario que aparece en el Balance
General. Se utiliza también para calcular el costo de las mercancías vendidas. El
sistema periódico es conocido también como sistema físico, porque se apoya en
el conteo físico real del inventario. El sistema periódico es generalmente utilizado
para contabilizar los artículos del inventario que tienen un costo unitario bajo.

Uno de los instrumentos mas utilizados para realizar la clasificación de los

productos en categorías de <alta, media y baja> rotación es el llamado ABC,
también conocido como ley 80:20.
El análisis ABC se realiza con el fin de determinar la importancia de los distintos
productos en función de su aporte a las ventas totales de la empresa y a los
margenes brutos de beneficios generados.
 Para realizar el analis ABC:

 El primer paso consiste en ordenarlos, de mayor a menor, de acuerdo con

el tanto por ciento que representa respecto al total de las ventas de la empresa.

 El segundo paso se completa colocando al lado del tanto por ciento sobre
las ventas el tanto por ciento que representa cada producto respecto al margen
bruto total generado por la venta de todos los productos de la empresa.

 El tercer paso consiste en separar en tramos o categorías, con el fin de

clasificaren productos de alta, media, y baja importancia relativa.Este analisis
permite determinar cuales son los productos realmente importante en la empresa.

Tipos de sistemas y modelos de inventarios

Existen dos sistemas para controlar los Inventarios: Sistema periódico y Sistema
permanente o perpetuo.

El sistema de inventarios periódico: como su nombre lo indica, realiza un

control cada determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un
conteo físico. Para poder determinar con exactitud la cantidad de inventarios
disponibles en una fecha determinada. Con la utilización de este sistema, la
empresa no puede saber en determinado momento cuantos son sus mercancías,
ni cuanto es el costo de los productos vendidos.
La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de venta,
en el momento de hacer un conteo físico, lo cual por lo general se hace al final de
un periodo, que puedes ser mensual, semestral o anual.

Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso

realizar lo que llamamos Juego de inventarios que consiste en tomar el inventario
inicial, y sumarles las compras, restarle las devoluciones en compras y el
inventario final. El resultado es el costo de las ventas del periodo.
El sistema de inventarios periódico, al no ejercer un control constante, es un
sistema que facilita la perdida del los inventarios. Solo se pueden hacer
seguimientos y verificaciones al final de un periodo cuando se hacen los conteos
físicos, lo cual permite o facilita posibles fraudes.
Contabilización en el inventario periódico.
En el inventario periódico, las compras de mercancía o de Materia prima, no se
contabilizan en el activo (Inventarios), sino que se contabilizan en la cuenta
compras (62 Puc Colombiano). Al finalizar el periodo, con el valor allí acumulado,
se realiza el juego de inventarios para determinar el costo de venta.
Las devoluciones de mercancías compradas se contabilizan también en la cuenta
de compras (6225 Puc Colombiano).
Las ventas se contabilizan en la respectiva cuneta de ingresos (4135 Puc
Colombiano), lo mismo que la devolución en ventas (4175 Puc Colombiano).
Cuando se realiza el juego de inventarios, se hace el conteo físico y se determina
el inventario final, éste inventario final si se contabiliza en la cuenta de activos
(Inventarios).

Aspectos tributarios.

El decreto 187 de 1975, en su artículo 27, establece que cuando el costo de venta
se determine mediante el juego de inventarios, no deben incluirse ni las
mercancías en transito, ni las mercancías recibidas en consignación.
En el caso de las mercancías en transito, si se llegare a vender esas mercancías
estando en transito, el costo de venta que se considera provisional, se
contabilizará como diferido. La utilidad o pérdida por esas ventas, se determinará
e incluirá en la renta del año en que se liquide definitivamente el respectivo costo.
Actualmente, el sistema tributario Colombiano, no acepta el inventario periódico
para los contribuyentes que de acuerdo al Estatuto tributario deban presentar la
declaración tributaria firmada por contador publico.

MODELOS DE INVENTARIO.

Comúnmente los inventarios están relacionados con la manutención de cantidades

suficientes de bienes (insumos, repuestos, etc.), que garanticen una operación
fluida en un sistema o actividad comercial.
La forma efectiva de manejar los inventarios es minimizando su impacto adverso,
encontrando un punto medio entre la poca reserva y el exceso de reserva. Está
actitud prevaleció en los países industrializados de Occidente, incluso después de
la segunda guerra mundial, cuando Japón instauró con gran éxito el sistema
(famoso ahora) ”Just in time”, ambiente
que requiere un sistema de producción (casi) sin inventario.

La gestión de inventario preocupa a la mayoría de las empresas cualquiera sea el

sector de su actividad y dimensión.

Por tres factores imperativos:

♦ No hacer esperar al cliente.
♦ Realizar la producción a un ritmo regular, aun cuando fluctué la demanda.
♦ Comprar los insumos a precios más bajos. Una buena gestión de los inventarios
es definir perfectamente:
♦ Mercadería a pedir.
♦ Fechas de pedido.
♦ Lugar de almacenamiento.
♦ La manera de evaluar el nivel de stock.
♦ Modo de re-aprovisionamiento.

Los modelos en que basar la planificación de aprovisionamiento se agrupan en

dos categorías principales, según la demanda sean dependientes o
independientes.

Modelos para Re-aprovisionamiento no programado, en los que la demanda es de

tipo independiente, generada como consecuencia de las decisiones de muchos
actores ajenos a la cadena logística (clientes o consumidores), el modelo más
común es el Lote Económico de Compras.

Modelos para Re-aprovisionamiento programado, en los que la demanda es de

tipo dependiente, generada por un programa de producción o ventas. Responden
a peticiones de Re-aprovisionamiento establecidas por MRP o DRP basadas en
técnicas de optimización o simulación.

A su vez los modelos no programados se clasifican en otras dos categorías:

Modelos de Re-aprovisionamiento continuo, en los que se lanza una orden de

pedido cuando los inventarios decrecen hasta una cierta magnitud o "punto de
pedido". La cantidad a pedir es el "lote económico de compra".
Modelos de Re-aprovisionamiento periódico, en los que se lanza una orden de
pedido cada cierto tiempo previamente establecido. La cantidad a pedir será la
que restablece un cierto nivel máximo de existencias nivel objetivo.
Estos últimos modelos podrían, a su vez, subdividirse en función de demanda es
determinista o probabilista, constante o variable que no aportan diferencias
metodológicas relevantes. Se utilizaron por muchos años los modelos clásicos de
Re-aprovisionamiento no programados, lo que producía resultados anómalos y
extendía en las empresas ciertas dudas sobre la bondad de los modelos analíticos
como sustitutos del buen hacer, intuitivo de los gestores de inventarios. Hasta que
en 1965 se definió los conceptos de demanda dependiente y demanda
independiente era claro que los modelos clásicos eran los únicos aplicables a
casos de demanda no programada o independiente.

Tipos de sistemas y modelos de inventario

Los sistemas de inventarios se enfocan a a partir del VALOR del producto,
ya que con ello pueden establecer las dimensiones de los pedidos para los
productos, periodos de tiempo en cada uno, entre otros. Esto conduce a lo
que se conoce como modelos de inventario los cuales se destacan de la
siguiente forma:

1- Modelos deterministas

Toma como punto de referencia los datos que supone cada inventario para su
pedido, estableciendo así factores como demanda plazo de entrega,precios,
costos de almacenamiento, periodos de los pedidos, y todo lo demás referente a la
características de cada producto.

2- Modelos probabilistas.

Similar al modelo determinista, con la diferencia de que, basándose en datos tales

como la distribución de los productos en su entorno determinado, hace
PROBABLE ciertos hechos como variación en la demanda y el mercado, stock de
seguridad, entre otros.

La administración y gestión de las existenciasy la venta de los productos se

hace imposible si no se lleva una monitorización de los inventarios de la empresa.
El control y el manejo de los inventarios es imprescindible para poder conocer
los costes de producción y la fijacion de unos precios competitivos que nos
permitas conseguir beneficios.

Sin embargo, cada empresa es un mundo ya que posee unas características

propias que las diferencian de otras. Por ello, existen diferentes sistemas y
métodos que nos permiten llevar de una forma u otra el control de los
inventarios y la administración de los productos y existencias de nuestra
empresa.