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    Ensayo Tablas de Retencion Documental

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    Alejandra Londoño
    El documento describe los avances en la gestión archivística de las organizaciones a través del uso de tablas de retención documental. Antes de que la Ley 594 del 2000 hiciera obligatoria su elaboración, los archivos se manejaban de forma alfabética y desorganizada, lo que llevaba a la pérdida de información. Hoy en día, las tablas de retención permiten organizar la información de manera estandarizada y conocer el ciclo de vida de los documentos. Adicionalmente, facilitan el manejo de la información y ay

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    El documento describe los avances en la gestión archivística de las organizaciones a través del uso de tablas de retención documental. Antes de que la Ley 594 del 2000 hiciera obligatoria su elaboración, los archivos se manejaban de forma alfabética y desorganizada, lo que llevaba a la pérdida de información. Hoy en día, las tablas de retención permiten organizar la información de manera estandarizada y conocer el ciclo de vida de los documentos. Adicionalmente, facilitan el manejo de la información y ay

    Descripción original:

    Ensayo tablas de retención documental- gestión documental

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    El documento describe los avances en la gestión archivística de las organizaciones a través del uso de tablas de retención documental. Antes de que la Ley 594 del 2000 hiciera obligatoria su elaboración, los archivos se manejaban de forma alfabética y desorganizada, lo que llevaba a la pérdida de información. Hoy en día, las tablas de retención permiten organizar la información de manera estandarizada y conocer el ciclo de vida de los documentos. Adicionalmente, facilitan el manejo de la información y ay

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    El documento describe los avances en la gestión archivística de las organizaciones a través del uso de tablas de retención documental. Antes de que la Ley 594 del 2000 hiciera obligatoria su elaboración, los archivos se manejaban de forma alfabética y desorganizada, lo que llevaba a la pérdida de información. Hoy en día, las tablas de retención permiten organizar la información de manera estandarizada y conocer el ciclo de vida de los documentos. Adicionalmente, facilitan el manejo de la información y ay

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    Tablas de retención documental y su importancia en los avances de la

    Gestión Archivística de las organizaciones

    A medida que avanzan los años, son cada vez más los cambios que se evidencian
    en relación a la Gestión Documental, al proceso de archivo, su sistematización y
    divulgación; si bien leemos sobre la historia que emana el archivo, o la gestión
    documental en Colombia, se pueden reflejar cambios importantes y significativos.

    Antes de la publicación y obligatoriedad de la elaboración de tablas de retención


    documental establecida en la Ley 594 del 2000, los archivos se manejaban por
    asuntos y generalmente su nombre era alfabético, de igual forma las condiciones
    en que este se archivaba, no permitía la durabilidad del mismo, por tal razón, se
    deterioraban documentos, al punto de perderse información. A pesar de tener
    intenciones de obtener un archivo sistematizado y organizado, este no permitía
    lograr tener una información eficiente e inmediata en el momento que se requería.
    En la actualidad se puede evidenciar un gran avance en la gestión documental, ya
    que permite a través de sus tablas de retención documental, manejar un sinfín de
    información de manera organizada y estandarizada, con series y sub-series, que
    permiten a una organización generar una trazabilidad en su archivo, generando una
    historia y una memoria intacta y bien maneja.

    Otro aspecto importante que se puede evidenciar para la organización archivística


    y que ha permitido la obligatoriedad de la implementación de las tablas de retención
    documental, es el poder saber la disposición desde el inicio hasta el final del
    desarrollo de un documento, ya que anteriormente, se desconocía el ciclo vital de
    los documentos y archivos, a diferencia de la actualidad, la cual permite conocer las
    fases por las que atraviesa un archivo y su valor primario o secundario dentro de la
    organización.

    Cabe agregar, que la implementación de las tablas de retención documental y su


    manejo desde la gestión archivística, permite a cada empresa u organización
    privada, publica, o persona natural y jurídica, organizar de acuerdo a la normatividad
    vigente y aplicable y con base a sus necesidades y estructura orgánica el desarrollo
    del ciclo vital de la documentación que se genera. Para dar cumplimiento, la
    empresa debe realizar un diagnóstico y bosquejo de cada una de sus áreas y
    dependencias en relación a sus funciones, pudiendo de este modo conocer cada
    uno de los procesos y personas productoras de documentos, para generar el
    desarrollo de las TRD y las TVD.
    Podemos concluir, que la situación actual de los archivos que se manejan en
    Colombia en relación con la aplicación de tablas de retención documental, han
    permitido sistematizar y estandarizar los archivos de las organizaciones.

    Que las tablas de retención documental facilitan el manejo de la información,


    permitiendo racionalizar la producción de documentos y ayudando a que las
    organizaciones puedan prestar un servicio efectivo en el acceso y control de los
    documentos.
    Que la Ley 594 del 2000, es de carácter obligatorio para cada empresa, institución
    u organización que cumpla funciones de servicios públicos.

    Y por último resalto, la importancia de la Gestión Documental en las empresas y el


    desarrollo adecuado de las tablas de retención documental. Ya que si bien con
    anterioridad hablamos de la Ley 1712 del 2014, la cual establece la transparencia
    y derecho de acceso a la información; al tener este proceso archivístico tal y como
    lo establece la ley y de acuerdo a las indicaciones que como empresa se establecen
    para el manejo de la información, este permitirá dar cumplimiento a los principios de
    transparencia, facilitación, celeridad, calidad de la información y por último la
    divulgación proactiva de la información.

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